Tài liệu Ôn thi CIA Gleim (Song ngữ Anh Việt) Part 1: Bài 7

This study unit is the fourth of four covering Domain V: Governance, Risk Management, and Control from The IIA’s CIA Exam Syllabus. This domain makes up 35% of Part 1 of the CIA exam and is tested at the basic and proficient cognitive levels. The four study units are ● Study Unit 4: Governance ● Study Unit 5: Risk Management ● Study Unit 6: Controls: Types and Frameworks ● Study Unit 7: Controls: Application The learning objectives of Study Unit 7 are ● Interpret internal control concepts and types of controls ● Examine the effectiveness and efficiency of internal controls

Study Unit Seven

This study unit is the fourth of four covering Domain V: Governance, Risk Management,

and Control from The IIA’s CIA Exam Syllabus This domain makes up 35% of Part 1 of

the CIA exam and is tested at the basic and proficient cognitive levels The four study

units are

● Study Unit 4: Governance

● Study Unit 5: Risk Management

● Study Unit 6: Controls: Types and Frameworks

● Study Unit 7: Controls: Application

The learning objectives of Study Unit 7 are

● Interpret internal control concepts and types of controls

● Examine the effectiveness and efficiency of internal controls

Flowcharting is a useful auditing tool for both systems development and understanding internal control A flowchart is a pictorial diagram of the definition, analysis, or solution of

a problem in which symbols are used to represent operations, data flow, documents, records, etc Questions on this topic will likely require you to interpret a flowchart.

Lưu đồ là một công cụ hữu ích cho cả việc phát triển hệ thống và hiểu biết về KSNB Lưu

đồ là một sơ đồ hình ảnh về định nghĩa, phân tích, hoặc giải pháp của một vấn đề trong

đó các ký hiệu được sử dụng để biểu thị các hoạt động, luồng dữ liệu, tài liệu và hồ sơ,… Các câu hỏi về chủ đề này có thể sẽ yêu cầu bạn diễn giải lưu đồ.

2 SU 7: Controls: Application

Uses of Flowcharts (Công dụng của lưu đồ)

Process mapping represents a system or process as a diagram called a process map or flowchart Flowcharts depict inputs by machines and/or humans and the outputs that result from those processes Creating and updating process maps aids the auditor’s understanding by facilitating discussion with the relevant auditee personnel.

Sơ đồ quy trình biểu thị một hệ thống hoặc chương trình dưới một sơ đồ được gọi là sơ

đồ quy trình hay lưu đồ Lưu đồ mô tả đầu vào của máy móc và/hoặc con người và kết quả đầu ra từ các quy trình đó Việc tạo và cập nhật sơ đồ quy trình giúp kiểm toán viên hiểu rõ bằng cách tạo điều kiện thảo luận với nhân viên có liên quan của đối tượng được kiểm toán.

Process mapping facilitates the identification of strengths and weaknesses in the process in the form of key controls that need to be tested The auditor should conduct a walk-through to confirm that the process actually works in the manner depicted.

Sơ đồ quy trình hỗ trợ xác định điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình dưới dạng các kiểm soát chính cần được kiểm tra Kiểm toán viên nên tiến hành xem qua để xác nhận rằng quy trình thực sự hoạt động theo cách được mô tả.

Flowchart Symbols (Các ký tự trong lưu đồ)

Due to the widespread use of flowcharts by auditors and other professionals such as business consultants and system engineers, the following standard flowchart symbols have been developed:

Do các kiểm toán viên và các chuyên gia khác chẳng hạn như chuyên gia tư vấn kinh doanh và kỹ sư hệ thống sử dụng phổ biến lưu đồ, các ký hiệu lưu đồ sau đây đã được phát triển:

Starting or ending point of process Điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một quy trình

On-page connector (used instead of flow

lines)

Điểm kết nối (trong trang)

Flow lines in direction of arrow Đường đi

SU 7: Controls: Application 3 Swim lanes can be used to delineate which function or department performs which process In the flowchart below, for example, Purchasing, Computer Processing, Receiving, and Inventory Warehouse identify swim lanes.

Các đường // có thể được sử dụng để mô tả chức năng hoặc bộ phận nào thực hiện quy

trình nào Ví dụ, trong lưu đồ bên dưới, Mua hàng, Quy trình xử lý máy tính, Nhận hàng và Kho hàng tồn kho xác định qua các đường //.

● The example horizontal flowchart below shows the purchasing process starting with the identification of the need for additional inventory and ending with the receipt and recording of the new inventory and recognition of the amount due to the supplier.

● Ví dụ sơ đồ ngang dưới đây cho thấy quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu bổ sung hàng tồn kho và kết thúc bằng việc nhận và ghi lại hàng tồn kho mới

và ghi nhận số tiền phải trả cho nhà cung cấp.

Figure 7-2

SU 7: Controls: Application 5

Other Charts (Biểu đồ khác)

A process narrative is a tool that can be used alongside or instead of a flowchart A narrative is a sequential description of the inputs, process steps, and outputs of a process As with flowcharts, the objective of the auditor is to gain and document sufficient understanding of the process to identify areas of weakness and the key controls that will need to be evaluated Narratives can provide more information than a flowchart

at the expense of clarity.

Tường thuật quy trình là một công cụ có thể sử dụng cùng với hoặc thay thế một lưu

đồ Một bản tường thuật là một bản mô tả tuần tự đầu vào, các bước của quy trình và đầu

ra của một quy trình Cũng như lưu đồ, mục tiêu của đánh giá của kiểm toán viên là đạt được và ghi lại đầy đủ sự hiểu biết về quy trình để xác định các điểm yếu và các biện pháp kiểm soát chính sẽ cần được đánh giá.

A block diagram is similar to a process map in that it is used to depict a process in

diagram form It is easier to create and understand because it does not require knowledge of different symbols.

Sơ đồ khối tương tự như sơ đồ quy trình ở chỗ nó được sử dụng để mô tả một quy trình

ở dạng sơ đồ Nó dễ tạo và dễ hiểu hơn vì nó không yêu cầu kiến thức về các ký hiệu khác nhau.

7.2 Accounting Cycles and Associated Controls

Internal Controls

A properly designed system of internal controls should reduce the risk of errors and prevent an individual from perpetrating and concealing fraud The organization’s structure and the assignment of job duties should be designed to segregate certain functions within this environment.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế phù hợp sẽ làm giảm rủi ro sai sót và ngăn chặn một cá nhân thực hiện và che giấu gian lận Cấu trúc của tổ chức và việc phân công nhiệm vụ công việc nên được thiết kế để tách biệt các chức năng nhất định trong môi trường này.

● Cost-benefit criteria must be considered.

● Tiêu chí lợi ích – chi phí cần được xem xét.

Segregation of Duties

For any given transaction, the following three functions preferably should be

performed by separate individuals in different parts of the organization:

Đối với bất kỳ giao dịch cụ thể nào, ba chức năng sau tốt nhất nên được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt ở các bộ phận khác nhau của tổ chức:

1 Authorization of the transaction

2 Recording of the transaction

3 Custody of the assets associated with the transaction

1 Phê duyệt giao dịch (Giám đốc)

2 Ghi nhận giao dịch (Kế toán kho)

3 Quản lý tài sản gắn liền với giao dịch (Thủ kho)

■ The following memory aid is for the functions that should be kept

separate for proper segregation of duties:

A A uthorization

CIA candidates must understand segregation of duties, a basic principle of internal control Expect multiple questions on this topic.

6 SU 7: Controls: Application

The internal control system is designed to detect fraud by one person but not fraud by collusion or management override.

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế để phát hiện gian lận do một người thực hiện

chứ không phát hiện gian lận do thông đồng hoặc chi phối bởi ban quản lý.

Organizational Hierarchy (Hệ thống phân cấp tổ chức)

In a medium-sized or larger organization, adequate segregation of duties can be achieved by separating the responsibilities of the following corporate-level executives: Trong một tổ chức quy mô trung bình hoặc lớn hơn, có thể đạt được sự phân chia trách nhiệm đầy đủ bằng cách phân chia trách nhiệm của các nhà điều hành cấp công ty sau:

VP of

Operations

Chief Accounting Officer (Controller) Treasurer

VP of Administration

VP of Human Resources

receivable

resources Inventory

warehouse

disbursements

Accounting Cycles

The accounting process can be described in terms of five cycles:

1 Sales to customers on credit and recognition of receivables

2 Collection of cash from customer receivables

3 Purchases on credit and recognition of payables

4 Payment (disbursement) of cash to satisfy trade payables

5 Payment of employees for work performed and allocation of costs

Quy trình kế toán có thể được mô tả theo năm chu kỳ:

1 Bán chịu cho khách hàng và ghi nhận các khoản phải thu

2 Thu tiền mặt từ các khoản phải thu khách hàng

3 Mua chịu và ghi nhận các khoản phải trả

4 Chi (chi) tiền mặt để đáp ứng các khoản phải trả người bán

5 Trả công cho người lao động theo công việc đã thực hiện và phân bổ chi phí

1 Bán hàng ghi nhận phải thu

2 Thu tiền từ khách hàng

3 Mua hàng ghi nhận phải trả

4 Chi tiền trả cho NCC

5 Trả lương cho người lao động

The precise details of accounting cycles and related internal controls will vary significantly across the organizations adopting them As a result, this outline cannot cover all the possible approaches that may be tested on the exam The best way to prepare for the exam is to answer as many practice questions as possible Các chi tiết chính xác của chu trình kế toán và kiểm soát nội bộ liên quan sẽ khác nhau đáng kể giữa các tổ chức áp dụng chúng Do đó, đề cương này không thể bao gồm tất cả các phương pháp khả thi có thể được kiểm tra trong kỳ thi Cách tốt nhất để chuẩn bị cho kỳ thi là trả lời càng nhiều câu hỏi thực hành càng tốt.

On the following pages are five flowcharts and accompanying tables depicting the steps

in the cycles and the controls in each step for an organization large enough to have an optimal segregation of duties In the diagrams that follow, documents that originate

outside the organization are separated by a thick border.

Trên các trang tiếp theo là năm lưu đồ và các bảng đi kèm mô tả các bước trong chu trình

và các biện pháp kiểm soát trong mỗi bước đối với một tổ chức đủ lớn để có sự phân chia nhiệm vụ tối ưu Trong các sơ đồ tiếp theo, các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài tổ chức được phân tách bằng một đường viền dày.

● In small- and medium-sized organizations, some duties must be combined The internal auditor must assess whether organizational segregation of duties is adequate.

● Trong các tổ chức vừa và nhỏ, một số nhiệm vụ phải được kết hợp Kiểm toán viên nội

bộ phải đánh giá liệu sự phân chia nhiệm vụ của tổ chức có đầy đủ hay không.

● Except for manual checks and remittance advices, the flowcharts presented do not assume use of either a paper-based or an electronic system.

● Ngoại trừ kiểm tra thủ công và thông báo chuyển tiền, sơ đồ được trình bày không giả định sử dụng hệ thống trên giấy hoặc trên hệ thống điện tử.

● Each document symbol represents a business activity or control, whether manual or computerized.

● Mỗi biểu tượng tài liệu đại diện cho một hoạt động kinh doanh hoặc kiểm soát, cho dù thủ công hay vi tính hóa.

● The following detailed explanations of the accounting cycles do not need to be

memorized However, you should be able to understand them, and you may be able to relate these generic cycles to how the organization you work for handles them.

● Các giải thích chi tiết sau đây về các chu trình kế toán không cần phải ghi nhớ Tuy nhiên, bạn sẽ có thể hiểu chúng và bạn có thể liên hệ các chu kỳ chung này với cách tổ chức bạn làm việc xử lý chúng.

8 SU 7: Controls: Application

Sales-Receivables-Cash Receipts – Responsibilities of Personnel

Trách nhiệm các cá nhân trong chu trình bán hàng, ghi nhận phải thu và thu tiền

The following are the responsibilities of personnel or departments in the receivables-cash receipts cycle:

sales-Sau đây là trách nhiệm của cá nhân hoặc bộ phận trong quy trình bán hàng, ghi nhận phải thu và thu tiền.

● Sales prepares sales orders based on customer orders.

● Nhân viên bán hàng chuẩn bị báo giá dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng.

● Credit reports to the treasurer, authorizes credit for all new customers, and initiates

write-off of credit losses Credit checks should be performed before credit approval.

● Báo cáo tín dụng tới người quản lý tài chính, phê duyệt tín dụng cho khách hàng mới

và xóa các khoản nợ xấu Kiểm tra tín dụng nên được thực hiện trước khi phê duyệt tín dụng.

● Inventory Warehouse maintains physical custody of products.

● Kho hàng duy trì quyền giám sát vật lý đối với sản phẩm.

● Inventory Control maintains records of quantities of products in the Inventory Warehouse.

● Kiểm soát tồn kho duy trì báo cáo về số lượng sản phẩm trong kho.

● Shipping prepares shipping documents and ships products based on authorized sales orders.

● Vận chuyển chuẩn bị chứng từ vận chuyển và chuyển sản phẩm dựa trên đơn đặt

hàng được phê duyệt.

● Billing prepares customer invoices based on goods shipped.

● Hoán đơn chuẩn bị hóa đơn khách hàng dựa trên lượng hàng được giao.

● Accounts Receivable maintains the accounts receivable subsidiary ledger

● Kế toán phải thu duy trì sổ phụ các khoản phải thu.

● Mail Room receives mail and prepares initial cash receipts records.

● Phòng thư tín nhận chứng từ và chuẩn bị hồ sơ thu chi tiền mặt ban đầu.

● Cash Receipts safeguards and promptly deposits cash receipts.

● Bộ phận nhận tiền đảm bảo an toàn tiền mặt và nhanh chóng gửi tiền mặt vào ngân

hàng.

● General Ledger maintains the accounts receivable control account and records sales Daily summaries of sales are recorded in a sales journal Totals of details from the sales journal are usually posted monthly to the general ledger.

● Sổ cái duy trì tài khoản phải thu và ghi nhận doanh thu Tóm tắt hàng ngày về hoạt động bán hàng

được ghi lại trong nhật ký bán hàng Tổng các giao dịch chi tiết trong từ nhật ký bán hàng sẽ được cập nhập hàng tháng vào sổ cái.

● Receiving prepares receiving reports and handles all receipts of goods or materials, including sales returns.

● Bộ phận tiếp nhận chuẩn bị các báo cáo tiếp nhận và xử lý tất cả các biên nhận hàng

hóa hoặc vật liệu, bao gồm cả hàng bán bị trả lại.

SU 7: Controls: Application 9

Sales-Receivables Flowchart

Study the flowchart below Understand and visualize the sales-receivables process and controls The flowchart begins at “Start.” Read the business activity and internal control descriptions in the table on the next page as needed.

Nghiên cứu flowchart dưới đây Hiểu và trực quan hóa quy trình và kiểm soát các

khoản phải thu bán hàng Lưu đồ bắt đầu tại “Start” Đọc các mô tả về hoạt động kinh doanh và kiểm soát nội bộ trong bảng ở trang tiếp theo nếu cần.

Figure 7-4

10 SU 7: Controls: Application

Sales-Receivables System Flowchart Table

Department Customer Sales Credit Shipping Warehouse Inventory Billing Inventory Control Receivable Accounts General Ledger

Step Business Activity Internal Control

1 Sales receives a customer order and prepares a multi-part sales order then forwards it to Credit.

Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và

chuẩn bị đơn đăt hàng (nội bộ) sau đó gửi tới bộ phận tín dụng

Reconciling sequentially numbered sales orders helps ensurethat orders are legitimate (Recordkeeping)

Đối chiếu các phiếu đặt hàng nội bộ theo thứ tự giúp đảmbảo các đơn đặt hàng là chính thống (Lưu trữ hồ sơ)

2

Credit performs a credit check If the customer is credit worthy,

Credit approves the sales order.

Bộ phận tín dụng kiểm tra tín dụng Nếu khách hàng có tín dụng

đảm bảo Bộ phận tín dụng sẽ chấp nhận đơn đặt hàng (nội bộ)

Ensures that goods are shipped only to actual customers andthat the account is unlikely to become delinquent.(Authorization & Recordkeeping)

Đảm bảo rằng hàng hóa chỉ được vận chuyển đến kháchhàng thực tế và không tồn tại nợ quá hạn (Ủy Quyền & LưuTrữ Hồ Sơ)

3 Credit sends copies of the approved sales order to Sales,Inventory Warehouse, Shipping, Billing, and Inventory Control.

Bộ phận tín dụng gửi các bản đơn đặt hàng được phê duyệt tới bộ

phận bán hàng , bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, bộ phận hóa

đơn và bộ phận quản lý tồn kho

Notifies these departments that a legitimate sale has beenmade (Authorization & Recordkeeping)

Thông báo cho các bộ ohận này rằng việc mua bán hợppháp đã được duyệt (Ủy quyền và Lưu trữ)

4 Upon receipt of the approved sales order, Sales sends an acknowledgment to the customer.

Khi nhận Đơn đặt hàng đã được phê duyệt, bộ phận bán hàng sẽ

gửi xác nhận cho khách hàng

The customer’s expectation of receiving goods reduces thechances of misrouting or misappropriation (Recordkeeping &Custody)

Khách hàng xác nhận đúng đơn đặt hàng làm giảm khả năngnhầm lẫn hoặc biển thủ (Lưu trữ và quản lý)

5 Upon receipt of the approved sales order, the InventoryWarehouse pulls the goods and forwards them to Shipping.

Khi nhận được đơn đặt hàng đã được phê duyệt, thủ kho chuẩn bị

hàng và chuyển cho bộ phận vận chuyển

Ensures that goods are removed from the InventoryWarehouse only as part of a legitimate sale (Recordkeeping

& Custody)Đảm bảo hàng hóa được lấy ra khỏi kho là một phần củagiao dịch hợp pháp (Lưu trữ và quản lý)

6

Shipping verifies that the goods received from Inventory Warehouse

match the approved sales order, prepares a packing slip and a

bill of lading, and ships the goods to the customer.

Bộ phận vận chuyển xác nhận hàng hóa được nhận từ kho khớp

với đơn đặt hàng đã được phê duyệt, chuẩn bị phiếu đóng gói và

vận đơn, và chuyển hàng đến khách hàng

Ensures that the correct goods are shipped (Recordkeeping

& Custody)Đảm bảo hàng hóa chính xác được vận chuyển

7 Shipping forwards a copy of the packing slip and bill of lading toInventory Control and Billing.

Vận chuyển chuyển tiếp một bản sao của phiếu đóng gói và vận

đơn đến Kiểm soát hàng tồn kho và Thanh toán

Notifies these departments that the goods have beenshipped (Recordkeeping & Custody)

Thông báo đến những bộ phận này rằng hàng hóa đã đượcvận chuyển

8 Upon receipt of the packing slip and bill of lading, Inventory Control matches them with the approved sales order and updates

the inventory records

Khi nhận được phiếu đóng gói và vận đơn, Kiểm soát hàng tồn kho

khớp chúng với đơn đặt hàng đã được phê duyệt và cập nhật vào

báo cáo tồn kho

Ensures that inventory records are updated once the goodshave been shipped (Recordkeeping)

Đảm bảo báo cáo tồn kho được cập nhập ngay khi hàng hóađược vận chuyển

9

Upon receipt of the packing slip and bill of lading, Billing matches

them with the approved sales order, prepares a multi-part invoice,

and sends a copy to the customer Typically, a remittance advice is

included for use in the cash receipts cycle

Khi nhận được phiếu đóng gói và vận đơn, Billing đối chiếu chúng

với đơn đặt hàng đã được phê duyệt, chuẩn bị hóa đơn gồm nhiều

phần và gửi một bản sao cho khách hàng Thông thường, một thông

báo chuyển tiền được bao gồm để sử dụng trong chu kỳ thu tiền

mặt

Ensures that customers are billed for all goods, and onlythose goods, that were actually shipped Reconcilingsequentially numbered invoices helps preventmisappropriation of goods (Authorization, Recordkeeping, &Custody)

Đảm bảo rằng khách hàng được lập hóa đơn cho tất cả hànghóa và chỉ những hàng hóa đã thực sự được vận chuyển.Đối chiếu các hóa đơn được đánh số thứ tự giúp ngăn ngừaviệc chiếm dụng hàng hóa (Ủy Quyền, Lưu Trữ Hồ Sơ, &Giám Sát)

10 Accounts Receivable receives an invoice copy from Billing andposts a journal entry to the AR file.

Bộ phận phải thu nhận một bản hóa đơn từ bộ phận hóa đơn và ghi

một bút toán vào sổ theo dõi phải thu

Ensures that customer accounts are kept current.(Recordkeeping)

Đảm bảo tài khoản phải thu của khách hàng được cập nhập

11 Accounts Receivable prepares a daily invoice summary for theday and forwards it to General Ledger for posting to the GL file.

Kế toán phải thu tổng kết các hóa đơn hằng ngày và cập nhập số

tổng vào sổ cái

Separation of the Accounts Receivable, Billing, and General Ledger helps assure integrity of recording (Recordkeeping)Việc tách biệt kế toán phải thu, hóa đơn và Ghi sổ cái đảm bảo việc ghi nhận minh bạch

Cập nhật các tệp tồn kho, AR và GL một cách riêng biệt cungcấp một kiểm soát kế toán bổ sung khi chúng được đối chiếuđịnh kỳ (Lưu trữ hồ sơ)

SU 7: Controls: Application 11

Cash Receipts Flowchart (Lưu đồ thu tiền)

Study the flowchart below Understand and visualize the cash receipts process and controls The flowchart begins at “Start.” Read the business activity and internal control descriptions in the table on the next page as needed.

Figure 7-5

Accounts Receivable

General Ledger

Step Business Activity Internal Control

1

Mail Room opens customer mail with two clerks always present

Customer checks are immediately endorsed “For Deposit Only

into Account XXX.” Remittance advices are separated (one is

prepared if not included in the payment)

Bộ phận thư tín mở thư của khách hàng với 2 nhân viên luôn có

mặt Séc của khách hàng ngay lập tức được xác nhận “Chỉ dành

cho việc gửi tiền vào tài khoản XXX”

Reduces risk of misappropriation by a single employee.Checks stamped “For Deposit Only into Account XXX”cannot be diverted (Recordkeeping & Custody)

Giảm nguy cơ biển thủ của một nhân viên Séc được đóngdấu “… ” không thể bị chuyển đến tài khoản khác

2 Mail Room prepares a remittance listing of all checks received

during the day and forwards it with the checks to Cash Receipts

Bộ phận thư tín chuẩn bị danh sách chuyền tiền của tất cả các séc

nhận được trong ngày và gửi cùng với séc thực tế tới bộ phận

3 Cash Receipts prepares a deposit slip and deposits checks in Bank Bank validates the deposit slip.

Bộ phận nhận tiền chuẩn bị phiếu gửi tiền vào ngân hàng và gửi séc

vào ngân hàng Ngân hàng xác nhận phiếu gửi tiền

Bank provides independent evidence that the full amountwas deposited (Recordkeeping & Custody)

Ngân hàng cung cấp bằng chứng độc lập rằng toàn bộ sốtiền đã được gửi vào tài khoản

4 Mail Room sends remittance advices to Accounts Receivable forupdating of customer accounts in the AR file.

Bộ phận thư tín gửi thông báo chuyển tiền tới bộ phận phải thu để

cập nhập vào tài khoản phải thu khách hàng trên file theo dõi các

khoản phải thu

Ensures that customer accounts are kept current.(Recordkeeping)

Đảm bảo tất cả các tài khoản của khách hàng được cậpnhập

5 Mail Room also sends a copy of the remittance listing to GeneralLedger for posting of the total to the GL file.

Bộ phận thư tín cũng gửi một bản sao chép danh sách chuyển tiền

tới kế toán sổ cái để cập nhập số tổng lên sổ cái

Updating AR and GL files separately provides an additionalaccounting control when they are periodically reconciled.(Recordkeeping)

Cập nhật các file AR và GL một cách riêng biệt cung cấpmột kiểm soát kế toán bổ sung khi chúng được đối chiếuđịnh kỳ (Lưu trữ hồ sơ)

6 Validated deposit slip is returned to General Ledger to compare with remittance listing.

Phiếu gửi tiền vào ngân hàng đã xác nhận chuyển tới bộ phận ghi

sổ cái để so sánh với danh sách chuyển tiền

Ensures that all cash listed on the remittance listing fromthe Mail Room was deposited (Recordkeeping & Custody)Đảm bảo rằng tất cả tiền mặt trong danh sách chuyển tiền

đã được gửi vào tài khoản

7 Accounts Receivable periodically sends an account statement tocustomers showing all sales and payment activity.

Kế toán phải thu định kỳ gửi một bản sao kê tài khoản tới khách

hàng hiển thị tất cả hoạt động bán hàng và thanh toán

Customers will complain about mistaken billings or missingpayments (Recordkeeping & Custody)

Khách hàng sẽ phàn nàn về việc lập hóa đơn nhầm hoặcthanh toán thiếu

SU 7: Controls: Application 13

Purchases-Payables-Cash Disbursements – Responsibilities of Personnel

Responsibilities of personnel and departments in the purchases-payables-cash disbursements cycle include the following:

Trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận trong quy trình mua hàng – ghi nhận phải trả

-và trả tiền như sau:

● Inventory Control provides authorization for the purchase of goods and performs an accountability function (e.g., Inventory Control is responsible for maintaining perpetual

records for inventory quantities and costs).

● Kiểm soát tồn kho cung cấp phê duyệt cho việc mua hàng hóa và thực hiện một chức năng giải

trình (VD: Kiểm soát tồn kho chịu trách nhiệm cho việc duy trì báo cáo vĩnh viễn về chi phí và số lượng hàng tồn kho).

● Purchasing issues purchase orders for required goods.

● Mua hàng phát hành đơn đặt hàng cho hàng hóa được yêu cầu.

● Receiving accepts goods for approved purchases, counts and inspects the goods, and prepares the receiving report.

● Bộ phận tiếp nhận chấp nhận hàng hóa cho các giao dịch mua đã được phê duyệt, kiểm đếm, kiểm tra hàng hóa và lập báo cáo nhận hàng.

● Inventory Warehouse provides physical control over the goods.

● Kho cung cấp các kiểm soát vật lý đối với hàng hóa.

● Accounts Payable (vouchers payable) assembles the proper documentation to support

a payment voucher (and disbursement) and records the account payable.

● Kế toán phải trả (chứng từ phải trả) tập hợp tài liệu thích hợp để hỗ trợ chứng từ thanh toán (và giải ngân) và ghi nhận khoản phải trả.

● Cash Disbursements evaluates the documentation to support a payment voucher and signs and mails the check.

● Bộ phận chi tiền đánh giá tài liệu hỗ trợ chứng từ phải trả và ký và gửi séc.

■ This department cancels the documentation to prevent duplicate payment.

■ Bộ phận này hủy chứng từ để tránh thanh toán trùng lặp.

● General Ledger maintains the accounts payable control account and other related general ledger accounts.

● Bộ phận ghi sổ cái duy trì tài khoản phải trả và các tải khoản khác có liên quan.

14 SU 7: Controls: Application

Study the flowchart below Understand and visualize the purchases-payables process and controls The flowchart begins at “Start.” Read the business activity and internal control descriptions in the table on the next page as needed.

Figure 7-6

NOTE: Nothing is recorded in the general ledger for issuing a purchase order A liability

is not created until the goods and invoice are received (see the Cash Disbursements System Flowchart in Figure 7-7).

Không có gì được ghi lại trong sổ cái để phát hành một đơn đặt hàng Nợ phải trả không được tạo ra cho đến khi nhận được hàng hóa và hóa đơn (xem Sơ đồ hệ thống giải ngân tiền mặt trong Hình 7-7).

SU 7: Controls: Application 15

Purchases-Payables System Flowchart Table

Department Inventory

Control Purchasing Vendor Receiving

Inventory Warehouse

Accounts Payable

General Ledger

Step Business Activity Internal Control

1

Inventory Control prepares a purchase requisition when

inventory reaches the reorder point due to sales and sends it

to Purchasing and Accounts Payable

Kiểm soát hàng tồn kho chuẩn bị yêu cầu mua hàng khi hàng

tồn kho đạt đến điểm đặt hàng lại do sale thiết lập và gửi yêu

cầu đó đến bộ phận Mua hàng và kế toán phải trả

Predetermined inventory levels trigger authorization to initiate

a purchase transaction (Authorization & Recordkeeping)Mức tồn kho được xác định trước sẽ kích hoạt phê duyệt đểbắt đầu giao dịch mua hàng (Ủy Quyền & Lưu Trữ Hồ Sơ)

2

Purchasing locates the authorized vendor in the vendor file,

prepares a purchase order, and updates the purchase order

file

Mua hàng xác định nhà cung cấp được duyệt trong tệp nhà

cung cấp, chuẩn bị đơn đặt hàng và cập nhật tệp đơn đặt

hàng

• Purchasing ensures that goods are bought only fromvendors who have been preapproved for reliability.(Authorization & Recordkeeping)

•Mua hàng đảm bảo rằng hàng hóa chỉ được mua từ nhữngnhà cung cấp đã được phê duyệt trước về độ tin cậy (ỦyQuyền & Lưu Trữ Hồ Sơ)

• Reconciling sequentially numbered purchase orders helpsensure that orders are legitimate (Authorization &Recordkeeping)

•Đối chiếu các đơn đặt hàng được đánh số thứ tự giúp đảmbảo rằng các đơn đặt hàng là hợp lệ (Ủy Quyền & Lưu Trữ

Hồ Sơ)3

Purchasing sends the purchase order to Vendor, Receiving,

and Accounts Payable Receiving’s copy has blank quantities

Mua hàng gửi đơn mua hàng tới NCC, Bộ phận nhận hàng và

kế toán phải trả Bản sao Đơn đặt hàng của bộ phận nhận

hàng để trống số lượng

• Receiving is put on notice to expect shipment.(Recordkeeping & Custody)

• Bộ phận nhận hang được báo trước để chờ chuyển hàng

• Accounts Payable is put on notice that liability to this vendorwill increase when goods arrive (Recordkeeping)

• Kế toán phải trả được thông báo trước rằng khoản phải trảvới NCC này sẽ gia tăng khi hàng được vận chuyển đến.4

When goods arrive, Receiving accepts goods based on the file

copy of the purchase order, prepares a receiving report, and

forwards the receiving report with the goods to the Inventory

Warehouse

Khi hàng về, Bộ phận Tiếp nhận nhận hàng dựa trên file copy

của đơn đặt hàng, lập biên bản nhận hàng và chuyển biên bản

nhận hàng cùng hàng hóa cho Kho hàng

Because quantities are blank on Receiving’s copy of thepurchase order, employees must count items to prepare thereceiving report (Recordkeeping & Custody)

Vì số lượng để trống trên bản sao Đơn đặt hàng của Bộ phậnnhận hàng, nhân viên phải đếm các mặt hàng để chuẩn bị báocáo nhận hàng (Lưu trữ hồ sơ & Giám sát)

5

The Inventory Warehouse verifies that goods received match

those listed on the receiving report.

Kho xác minh hàng hóa nhận được khớp với biên bản nhận

Bộ phận nhận hàng gửi biên bản giao nhận tới kiểm soát tồn

kho để so sánh với yêu cầu mua hàng và cập nhập vào báo

Receiving also sends a copy of the receiving report to

Accounts Payable for matching with the purchase order and

purchase requisition.

Bộ phận nhận hàng cũng gửi biên bản nhận hàng tới kế toán

phải trả để khớp với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng

Accounts Payable ensures that all documents reconcile andwill await the arrival of the vendor invoice to record thepayable transaction (as shown in the Cash DisbursementsSystem Flowchart on the next page) (Recordkeeping)

Kế toán phải trả đảm bảo rằng tất cả tài liệu được đối chiếu và

sẽ chờ hóa đơn của NCC đến để ghi nhận khoản phải trả

16 SU 7: Controls: Application

Study the flowchart below Understand and visualize the cash disbursements process and controls The flowchart begins at “Start.” Read the business activity and internal control descriptions in the table on the next page as needed.

Figure 7-7

Cash Disbursements System Flowchart Table

Function Authorization Custody Recording

Department Vendor Purchasing Cash

Disbursements

Accounts Payable

General Ledger

SU 7: Controls: Application 17

Step Business Activity Internal Control

1

Purchasing receives a vendor invoice The vendor invoice is

matched with the purchase order and approved for payment.

The purchase order is marked as closed in the purchase

order file if completed, and the approved vendor invoice is

forwarded to Accounts Payable

Mua hàng nhận hóa đơn nhà cung cấp Hóa đơn của nhà

cung cấp khớp với đơn đặt hàng và được duyệt thanh toán

Đơn đặt hàng được đánh dấu là đã xong trong tệp đơn đặt

hàng nếu đã hoàn thành và hóa đơn của nhà cung cấp đã

được phê duyệt sẽ được chuyển tiếp đến kế toán phải trả

• Purchasing ensures the vendor invoiced for the properamount and the terms are as agreed (Authorization,Recordkeeping, & Custody)

•Mua hàng đảm bảo nhà cung cấp xuất hóa đơn với số tiềnphù hợp và các điều khoản như đã thỏa thuận (Ủy Quyền,Lưu Trữ Hồ Sơ, & Giám Sát)

• Purchasing can follow up on partially filled orders.(Recordkeeping)

• Mua hàng có thể theo dõi các đơn đặt hàng hoàn thành mộtphần

2

Accounts Payable matches the approved vendor invoice

with the file copies of the purchase requisition, purchase

order, and receiving report and prepares a payment

voucher The payment voucher is recorded in the accounts

payable file

Kế toán phải trả so sánh hóa đơn nhà cung cấp đã được phê

duyệt với các bản sao của yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng

và báo cáo nhận hàng và chuẩn bị chứng từ thanh toán

Chứng từ trả tiền được ghi vào hồ sơ tài khoản phải trả

• Matching all documents provides assurance that only goodsthat were appropriately ordered, received, and invoiced arerecorded as a liability (Recordkeeping)

•Việc khớp tất cả các tài liệu đảm bảo rằng chỉ những hànghóa đã được đặt hàng, nhận và lập hóa đơn phù hợp mớiđược ghi nhận là nợ phải trả (Lưu trữ hồ sơ)

• Periodic reconciliation with the payment vouchers in thetickler file (maintained by due date) with the accountspayable file (maintained by vendor) ensures properrecording (Recordkeeping)

•Đối chiếu định kỳ với các chứng từ thanh toán trong tệptickler (được duy trì theo ngày đáo hạn) với tệp tài khoảnphải trả (được lưu bởi nhà cung cấp) đảm bảo ghi chépphù hợp (Lưu trữ hồ sơ)

3

The payment voucher, with the attached documents, is filed

in a tickler file by due date The daily total of all payment

vouchers is sent to the General Ledger to record the purchase

(inventory) and liability (accounts payable)

Chứng từ phảu trả, cùng với các tài liệu đính kèm được lưu

trong một tệp ticker trước ngày đáo hạn Tổng tất cả các

chứng từ thanh toán hằng ngày được gửi đến bộ phận ghi sổ

cái để ghi nhận việc mua hàng và nợ phải trả

Filing by due date ensures that payment will be made on atimely basis (e.g., to obtain discounts or avoid default).(Recordkeeping)

Lưu hồ sơ trước ngày đáo hạn đảm bảo rằng nợ phải trả sẽđược thực hiện kịp thời (Ví dụ: để được giảm giá hoặc tránh

vỡ nợ)

4

On the due date, the payment voucher and attached

documents are removed from the tickler file sent to Cash

Disbursements for check preparation, signing, and mailing.

The check is recorded in the cash disbursements journal.

Vào ngày đến hạn, chứng từ thanh toán và các tài liệu đính

kèm sẽ được xóa khỏi tệp tickler được gửi đến Bộ phận giải

ngân tiền mặt để chuẩn bị, ký và gửi séc Séc được ghi vào

nhật ký giải ngân tiền mặt

• Cash Disbursements cannot issue a check without anapproved payment voucher (Authorization, Recordkeeping,

5 The payment voucher and attached documents are stamped “Paid,” and the check is mailed to the vendor.

Chứng từ thanh toán và tài liệu đính kèm được đóng dấu là đã

thanh toán, và séc được gửi tới NCC

Stamping the documents “Paid” prevents them fromsupporting a second, illicit payment voucher (Recordkeeping

& Custody)Việc đóng dấu đã thanh toán sẽ ngăn chặn chứng từ thanhtoán số hai, bất hợp pháp

6 The daily total of all checks written and mailed for the day issent to General Ledger to record the reduction in accounts

payable and cash

Tổng số hàng ngày của tất cả các séc được viết và gửi qua

đường bưu điện trong ngày được gửi đến Bộ phận ghi Sổ Cái

để ghi lại khoản giảm các khoản phải trả và tiền mặt

Periodic reconciliation of the accounts payable and generalledger ensures proper recording (Recordkeeping)

Định kỳ đối chiếu tàu khoản phải trả và sổ cái đảm bảo ghinhận phù hợp