Kon Tum, ngày 7 tháng 7 năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Trang 6 GIÁO TRÌNH MƠN HỌCTÊN MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNGTHƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌCMã mơn học: 51013013Vị trí, tính chất, ý nghĩa và
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Quản trị văn phịng” xây dựng chủ yếu dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Trong q trình biên soạn Giáo trình Quản trị văn phịng, tác giả nghiên cứu tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác như: Giáo trình Quản trị văn phịng tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền; tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên Bộ nội vụ, ban hành kèm theo Quyết định số 2721QĐ/BNV, ngày 28/12/2918 Bộ nội vụ Mục đích giáo trình làm tài liệu giảng dạy thức cho nhà giáo làm tài liệu hỗ trợ cho người học ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Giáo trình lưu hành nội bộ, nguồn thơng tin sử dụng nguyên trích sử dụng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Quản trị văn phịng giáo trình biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Đây môn học hệ thống cho người học kiến thức chuyên sâu quản lý liên quan đến q trình quản trị hoạt động hành văn phòng, đồng thời trang bị kỹ nghiệp vụ chủ yếu văn phòng, làm tài liệu cho người học ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Nội dung thể giáo trình giúp người học vững vàng, tự tin học tập, nhận thức rõ vai trò mơn học ngành, nghề mà lựa chọn Từ đó, nâng cao khả tiếp nhận, khả tự học, tự rèn luyện để thành công nghiệp Giáo trình cấu trúc chương: Chương 1: Tổng quan văn phòng Chương 2: Nguyên tắc quản trị hành văn phịng Chương 3: Một số nội dung chủ yếu Quản trị hành văn phòng Chương 4: Đổi đại hóa văn phịng Giáo trình trình bày cách cô đọng, ngắn gọn, dễ hiểu dạng giảng môn nhằm giảm bớt thời gian ghi chép người học để tập trung vào việc nghiên cứu, trao đổi thảo luận lớp Trong chương trình bày theo cấu trúc: giới thiệu kiến thức bản, mục tiêu, nội dung, câu hỏi ôn tập thảo luận Trong trình biên soạn, tơi ln bám sát chương trình mơn học nhà trường phê duyệt cập nhật kiến thức đưa vào theo nội dung giáo trình mơn Vì vậy, tơi hy vọng tập tài liệu có ích cho việc học tập người học nhà trường Tuy nhiều cố gắng, hạn chế mặt thời gian nhân tố chủ quan người biên soạn nên chắn tập tài liệu khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy, nhà trường để giáo trình ngày hoàn thiện Kon Tum, ngày tháng năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN ThS Lê Thị Hoan GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 51013013 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học - Vị trí: Là mơn học bắt buộc, thuộc khối kiến thức chuyên ngành chương trình giáo dục ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp, năm thứ hai - Tính chất: Mơn học Quản trị văn phịng mơn học quản lý thể nguyên tắc, yêu cầu, nội dung liên quan đến trình quản trị hoạt động hành văn phịng, đồng thời trang bị kỹ nghiệp vụ chủ yếu văn phịng xử lý lưu trữ thơng tin, tổ chức văn phòng, tổ chức buổi họp,… Đây môn học kết hợp lý thuyết thực hành, thuộc khối môn học chuyên ngành chương trình đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp - Ý nghĩa vai trị mơn học: Quản trị văn phịng môn học giúp người học hiểu ý nghĩa, vai trò việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin q trình quản trị hoạt động hành văn phịng tổ chức, doanh nghiệp Từ đó, giúp cho máy tổ chức doanh nghiệp hoạt động vận hành cách thông suốt Mục tiêu môn học: Về kiến thức: - Trình bày kiến thức văn phịng quản trị văn phịng; phân tích công việc đặc trưng công tác quản trị văn phịng quan nhà nước, tổ chức trị, xã hội… - Xác định cách thức lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian - Phân tích nguyên tắc quản trị hành văn phịng, đời văn phòng đại; nội dung đổi đại hóa văn phịng; vấn đề đại hóa văn phịng Về kỹ năng: - Vận dụng kiến thức văn phòng, quản trị văn phòng để thực tốt kỹ nghiệp vụ bản, phổ biến công tác văn phịng như: nhận, phân loại giải cơng văn đến, công văn đi, lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bí mật, đầy đủ, dễ tra cứu, tìm kiếm; soạn thảo văn cho thủ trưởng; xếp lịch công tác, trợ giúp công việc hàng ngày nơi làm việc thủ trưởng; - Lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian - Xây dựng tác phong làm việc khoa học: làm việc cá nhân làm việc nhóm để thảo luận giải vấn đề liên quan đến nội dung môn học Về lực tự chủ trách nhiệm: - Nghiêm túc, chủ động, tích cực học tập nghiên cứu mơn học; rèn luyện tính cẩn thận trung thực - Cập nhật kiến thức liên quan đến môn học cách khoa học; NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG Mã chương: 51013013 - 01 GIỚI THIỆU Đây chương mở đầu tồn thể chương trình nội dung mơn học Quản trị văn phịng dành cho hệ trung cấp Nội dung chủ yếu chương nhằm cung cấp cho người học có hiểu biết khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng cấu tổ chức lao động văn phịng Qua đó, giúp người học hình dung nghiệp vụ bản, phổ biến công tác văn phòng; tạo tiền đề để tiếp cận nội dung chun sâu cơng tác quản trị văn phịng chương MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng; tổ chức lao động văn phịng - Thực cơng tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu; tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng quý, tháng, tuần lãnh đạo; nhận, phân loại giải công văn đến, công văn đi, lưu trữ hồ sơ khoa học; soạn thảo văn cho thủ trưởng; xếp lịch công tác, trợ giúp công việc hàng ngày nơi làm việc thủ trưởng - Ý thức tầm quan trọng nghiệp vụ cơng tác văn phịng; nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc thực hành phần quản trị văn phịng nghiêm túc, có chất lượng NỘI DUNG: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ 1.1 Khái niệm văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phịng với nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động nói gọi văn phịng Văn phịng hiểu theo nhiều giác độ khác sau: Nghĩa rộng: máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp Nghĩa hẹp: trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị (1) 1.2 Chức văn phòng 1.2.1 Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm 10 định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao Chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho công tác thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên gia lĩnh vực chuyên môn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phịng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ (1) Như văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị 1.2.2 Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua cơng việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản…(1, 2) 1.2.3 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật