79 Trang 7 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là tài liệu được nhà giáo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum biên soạn, nhằm đáp ứng nhu cầ
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo định số /QĐ-CĐCĐ ngày / /2022 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Kon Tum, 2022 i MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ii LỜI GIỚI THIỆU iii BÀI 1: NHỮNG ỨNG DỤNG TIỆN ÍCH CHO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Các khái niệm (1) .3 Phần mềm nén giải nén Winrar/Winzip .4 2.1 Nén thư mục tập tin 2.2 Giải nén thư mục, tập tin .5 Tìm kiếm tải thơng tin máy tính 3.1 Tìm kiếm thông tin .6 3.1.1 Tìm kiếm 3.1.2 Tìm kiếm nâng cao 3.1.2.1 Loại bỏ từ khỏi kết tìm kiếm 3.1.2.2 Phải có từ kết tìm kiếm 3.1.2.3 Rút gọn từ khóa cần tìm 3.1.2.4 Tìm xác từ khóa 3.1.2.5 Tìm kiếm giọng nói 3.1.2.6 Tìm kiếm hình ảnh Khai thác kết tìm kiếm 3.1 Mở kết tìm kiếm 3.2 Lưu kết tìm kiếm 10 3.2.1 Lưu kết tìm kiếm dạng HTML 10 3.2.2 Lưu văn 10 3.2.3 Lưu hình ảnh 10 3.2.4 Tải nội dung dạng file 11 Một số ứng dụng c Google 11 4.1 Google Driver 11 4.1.1 Đăng nhập vào Google Drive 12 i 4.1.2 Tạo thư mục Google Drive 12 4.1.3 Tải thư mục/ tập tin từ máy tính lên Google Drive 13 4.1.5 Chia sẻ tập tin, thư mục Google Drive 14 4.2 Google Docs 14 4.2.1 Soạn thảo văn thông thường 15 4.2.1.1 Tạo tài liệu 15 4.2.1.2 Mở tài liệu có sẵn 15 4.2.1.3 Chia sẻ tài liệu trực tuyến Google Docs 16 4.2.1.4 Tải tài liệu 17 4.2.2 Soạn thảo văn giọng nói 18 4.3 Google Sheets 19 4.3.1 Tạo bảng tính trực tuyến Google Sheets 19 4.3.2 Mở tài liệu có sẵn 20 4.3.3 Chia sẻ trang tính trực tuyến Google Sheets 20 4.3.3.1 Chia sẻ trang tính soạn thảo Google 20 4.3.3.2 Chia sẻ trang tính lưu trữ Drive 21 4.3.4 Tải trang tính 22 4.4 Google Form 23 4.4.1 Tạo Google Form 23 4.4.2 Gửi biểu mẫu 25 4.4.3 Xem kết thống kế xuất kết thống kê r a file Excel 25 4.5 Google Meet 26 4.5.1 Tổ chức họp video từ Gmail 26 4.5.2 Gửi lời mời họp đến thành viên 27 4.5.3 Các thao tác tổ chức họp 27 4.5.2 Tham gia họ p video từ Gmail 28 4.6 Google Calendar 29 4.6.1 Tạo lịch 29 4.6.2 Thêm kiện tuỳ nh cho lịch 30 i 4.6.3 Xoá lịch 30 4.6.4 Chia sẻ cấp quyề n cho lịch 31 BÀI TẬP 32 BÀI 2: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CSDL TRONG MS EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 37 Quản lý công văn 37 1.1 Thiết lập số quản lý công văn (1) 37 1.1.1 Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý (1) 38 1.1.1.1 Nhận văn đến 38 1.1.1.2 Giao văn c ho phận xử lý c hờ kết 39 1.1.1.3 Bộ phận xử lý thực xong 39 1.1.1.4 Vẽ sơ đồ quản lý công văn Microsoft Excel (2) 39 1.1.2 Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý 40 1.1.3 Tạo sổ quản lý công văn 40 Nhập liệu tìm cơng văn 41 2.1 Nhập liệu (1-3) 41 2.1.1 Thiết lập điều kiện nhập liệu chức Data Validation 41 2.1.2 Theo dõi tình trạng thực c hức Conditional formatting 44 2.3.3 Xây dựng công thức tính mã văn thư 47 2.3.3.1 Nhóm hàm dị tìm (2, 3) 47 2.3.3.2 Hàm COUNTIF COUNTIFS 48 2.2 Tìm kiếm cơng văn (2, 3) 49 2.2.1 Tìm theo tiêu đề cột 49 2.2.1.1 Lọc tự động (AutoFilter) 49 2.2.1.1 Lọc theo từ khoá 50 Quản lý nhân 52 2.1 Lập CSDL nhân 52 2.1.1 Tạo sổ quản lý 52 2.1.2 Nhập liệu quản lý 52 i 2.2 Sắp xế p danh sách nhân (2, 3) 53 2.3 Sử dụng tính lọc liệu để tìm kiếm nhân 54 2.4 Sử dụng hàm CSDL để tổng hợp thông tin (2, 3) 54 Quản lý tài sản 58 3.1 Quản lý thiết bị văn phòng 58 3.2 Quản lý đồ dùng văn phò ng 58 BÀI TẬP 59 BÀI 3: SỬ DỤNG PHẦN MỀM “CHUẨN HOÁ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH” 61 Hướng dẫn cài đặt phần mềm 61 Hướng dẫn chung phần mề m 63 2.1 Khởi động chương trình 64 2.2 Đăng nhập c hương trình 64 2.3 Thốt khỏi chương trình 65 Chức quản trị hệ thống (4) 66 3.1 Tham số hệ thống 66 3.2 Quản lý người dùng 67 3.3 Danh mục từ viết tắt 68 3.4 Chi tiết trình bày thể thức 68 Soạn t hảo văn 69 4.1 Các thành phần thể thức văn đ ược phần mềm mặc định hiển thị 69 4.2 Kỹ thuật nhập nội dung 70 4.2.1 Lựa c họn mẫu văn c ần soạn 70 4.2.2 Nhập nội dung c ác ứng dụng phần mềm 70 4.2.3 Nhập phần “Lưu” 72 4.2.4 Nhập mục “Người ký” 72 BÀI TẬP 73 BÀI 4: GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN 75 i Phần mềm VNP T iOffice (5) 76 1.1 Giới thiệu 76 1.2 Giao diện phần mềm 77 1.3 Các chức c phần mề m 77 1.3.1 Chức văn đến 78 1.3.2 Chức văn 78 1.3.3 Chức văn nội 78 1.3.4 Chức văn lưu 79 1.3.5 Thống kê báo cáo 79 Phần mềm CloudOffice (5) 79 2.1 Giới thiệu 79 2.2 Giao diện 80 2.3 Quản lý văn 80 BÀI TẬP 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 ii TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng tài liệu nhà giáo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum biên soạn, nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập người học nhà trường Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm iii LỜI GIỚI THIỆU Hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hành văn phịng khẳng định, dần trở thành xu tất yếu đào tạo nghề Trong năm qua, trường Cao đẳng Cộng đồng triển khai nhiều biện pháp quản lý, đạo nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào dạy học Đến nay, sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào dạy học nhà trường quan tâm đầu tư đại Hầu hết phịng trang bị máy tính, máy chiếu tương đối đầy đủ phục vụ cho việc giảng dạy học tập; nhiều phần mềm hỗ trợ công tác quản lý, dạy học áp dụng rộng rãi Để trang bị cho học sinh ngành, nghề hành văn phịng trình độ trung cấp đáp ứng yêu cầu kỹ cần thiết cơng việc, tơi biên soạn giáo trình nhằm cung cấp kiến thức cần thiết để học sinh vận dụng vào soạn thảo báo cáo, tài liệu điện tử, tổ chức họp trực tuyến, quản lý thông tin văn cơng việc Giáo trình Ứng dụng CNTT Hành văn phịng gồm bài: Bài 1: Những ứng dụng tiện ích cho cơng tác văn phịng Bài 2: Sử dụng tính quản trị CSDL Microsoft Excel để quản trị văn phòng Bài 3: Sử dụng phần mềm “Chuẩn hố thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Bài 4: Giới thiệu số phần mềm quản lý điều hành văn Trong q trình biên soạn, khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp q thầy (cơ), bạn bè, đồng nghiệp bạn học sinh iii Tác giả biên soạn giáo trình xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, trung tâm Tin học – Ngoại ngữ Thư viện, Khoa Cơ tạo điều kiện để tơi hồn thành giáo trình Xin chân thành cảm ơn! KonTum, ngày 23 tháng năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên ThS Ngô Thị Phương Dung GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TÊN MÔ ĐUN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠ ĐUN Mã mơ đun: 51273914 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Là mơ đun chun ngành dùng cho học sinh chun ngành Hành văn phịng trình độ trung cấp, bố trí sau học phần tin học văn phịng - Tính chất: Mơ đun Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng mơ đun tích hợp lý thuyết thực hành Mô đun cung cấp cho người học kiến thức kỹ ứng dụng phần mềm tin học để quản lý tài liệu, quản lý cơng việc cơng tác văn phịng - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Mơ đun có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp phần kiến thức kỹ nghành, nghề Hành văn phịng Mục tiêu mơ đun: Kiến thức: - Trình bày số khái niệm liên quan lĩnh vực hành văn phịng - Liệt kê ứng dụng CNTT chuyên sâu cho cơng việc hành văn phịng - Trình bày khái niệm CNTT số thuật ngữ sử dụng hành văn phịng - Nêu phân tích cách thức sử dụng ứng dụng Google - Phân tích ưu nhược điểm số phần mềm quản lý văn