Luận án ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc uỷ ban nhân dân tỉnh đắk lắk

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỤC LỤC HÌNH MỤC LỤC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH 1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1.1 Khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước văn điện tử 1.1.2 Khái niệm quản lý văn 10 1.1.3 Các yêu cầu quản lý văn 10 1.1.4 Các nội dung quản lý văn 12 1.2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƢỚC 19 1.2.1 Khái niệm 19 1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 20 1.2.3 Quy định pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 21 1.2.4 Quy trình quản lý văn mơi trường mạng 23 1.2.5 Quy trình lập hồ sơ môi trường mạng 25 1.3 NỘI DUNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 25 1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh 25 1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 26 1.4 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 30 1.4.1 Yếu tố chủ quan 30 1.4.2 Yếu tố khách quan 31 1.5 KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TỈNH 32 1.5.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn tỉnh Cao Bằng 32 1.5.2 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn tỉnh Thành phố Hồ Chí Minh 33 1.5.3 Bài học kinh nghiệm cho tỉnh Đắk Lắk 34 CHƢƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 2.1 KHÁI QUÁT ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ, VĂN HÓA - XÃ HỘI TỈNH ĐẮK LẮK 37 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.2 Đặc điểm kinh tế, văn hóa - xã hội tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.3 Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk 40 2.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 40 2.2.1 Công tác đạo, ban hành văn triển khai lãnh đạo UBND tỉnh lãnh đạo Sở 40 2.2.2 Về tuyên truyền, phổ biến 41 2.2.3 Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin 42 2.2.4 Về nhân lực công tác quản lý văn 44 2.2.5 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn môi trường mạng 46 2.3 CHƢƠNG TRÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 52 2.3.1 Giới thiệu Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản– Điều hành 52 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho lãnh đạo 54 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho chuyên viên 54 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho văn thư 54 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 54 2.4.1 Ưu điểm 56 2.4.2 Hạn chế 58 CHƢƠNG GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK 3.1 QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƢỚNG THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 64 3.2 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 67 3.2.1 Đảm bảo sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 67 3.2.2 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo, cán nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 68 3.2.3 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức, viên chức 69 3.2.4 Ban hành hệ thống văn quy định ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 70 3.2.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 71 3.2.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số quản lý văn 71 3.2.7 Mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 72 3.2.8 Tuyên truyền ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước 75 3.2.9 Triển khai áp dụng khung quyền điện tử tỉnh 75 KẾT LUẬN 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC 83 MỤC LỤC HÌNH Hình 2.1 Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn điều hành 52 Hình 2.2 Chức cho lãnh đạo 83 Hình 2.3 Màn hình trang chủ cho lãnh đạo 83 Hình 2.4 Màn hình tổng quát xử lý văn 84 Hình 2.5 Màn hình chức xử lý văn cho lãnh đạo 85 Hình 2.6 Màn hình chuyển xử lý văn cho lãnh đạo 85 Hình 2.7 Màn hình tạo văn dự thảo cho lãnh đạo 86 Hình 2.8 Màn hình đính kèm văn cho lãnh đạo 86 Hình 2.9 Màn hình chuyển văn dự thảo cho lãnh đạo 87 Hình 2.10 Màn hình văn trình thơng qua cho lãnh đạo 87 Hình 2.11 Màn hình văn trình duyệt cho lãnh đạo 88 Hình 2.13 Chức chuyên viên 90 Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn cho chuyên viên 91 Hình 2.16 Màn hình chức xử lý văn cho chuyên viên 92 Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn cho chuyên viên 92 Hình 2.18 Màn hình tạo văn dự thảo cho chuyên viên 93 Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn cho chuyên viên 93 Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn cho chuyên viên 94 Hình 2.21 Màn hình văn trình thơng qua cho chun viên 95 Hình 2.22 Màn hình văn trình duyệt cho chuyên viên 95 Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thƣ 97 Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn cho văn thƣ 98 Hình 2.26 Màn hình nhập thơng tin văn cho văn thƣ 99 Hình 2.27 Màn hình chọn 01 lúc nhiều văn cho văn thƣ 99 Hình 2.28 Màn hình chọn ngƣời chuyển xử lý cho văn thƣ 100 Hình 2.29 Màn hình kết báo cáo sổ văn đến cho văn thƣ 101 Hình 2.30 Màn hình nhận văn từ phòng, ban cho văn thƣ 102 Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thƣ 103 Hình 2.32 Màn hình kết báo cáo sổ văn cho văn thƣ 104 Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý 105 MỤC LỤC BẢNG Bảng 2.1 Hạ tầng kỹ thuật CNTT quan chuyên môn 42 Bảng 2.2 Nguồn nhân lực quản lý văn quan chuyên môn 45 Bảng 2.3 Thông tin phục vụ đánh giá hiệu sử dụng Hệ thống QLVBĐH 55 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động quan nhà nƣớc xu hƣớng đổi đƣợc nhiều nƣớc giới thực Xây dựng Chính phủ đại yêu cầu tất yếu nhằm mục đích tăng cƣờng hiệu lực, hiệu hoạt động Chính phủ, đồng thời tăng tính cơng khai, minh bạch, từ tạo điều kiện cho ngƣời dân doanh nghiệp thực quyền dân chủ việc tham gia quản lý nhà nƣớc Trong giai đoạn nay, công cải cách hành Việt Nam đƣợc Nhà nƣớc quan tâm tập trung nhiều nguồn lực thực Trong đó, nội dung đại hóa hành nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Với bối cảnh hội nhập quốc tế trình độ khoa học kỹ thuật ngày tiến bộ, việc phát triển ứng dụng CNTT quy trình xử lý cơng việc quan hành nhà nƣớc (HCNN), quan HCNN với giao dịch với tổ chức, cá nhân cần phải đƣợc nâng cao chất lƣợng phù hợp với xu hƣớng phát triển thời đại, hƣớng đến hành chuyên nghiệp, đại; đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa đổi đất nƣớc Nhằm góp phần hồn thành mục tiêu nhiệm vụ trọng tâm Nghị 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 Chính phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành giai đoạn 2011-2020 việc hồn thiện đẩy mạnh hoạt động cải cách hành nội dung cần đƣợc trọng Quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng công tác văn thƣ quan, tổ chức Chính vậy, nhiệm vụ đặt công tác quản lý văn phải đổi hợp lý hóa khâu nghiệp vụ Bởi cơng tác quản lý văn nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Việc ứng dụng CNTT vào công tác yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác hành văn phịng Việc ứng dụng CNTT cơng tác văn nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ từ thủ cơng sang tự động hóa bán tự động khâu nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm; góp phần giải phóng sức lao động chân tay ngƣời, đồng thời nâng cao xuất lao động cán cơng chức; xây dựng tác phịng làm việc đại, hiệu môi trƣờng mạng sử dụng thông tin điện tử, tạo thay đổi tích cực quy trình xử lý thơng tin, xử lý công việc lãnh đạo, cán công chức, viên chức quan, góp phần thực cải cách hành Ngày 12/7/2018, Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nƣớc Để tăng cƣờng sử dụng văn điện tử, bƣớc thay văn giấy, UBND tỉnh Đắk Lắk đạo quan chuyên môn lĩnh vực CNTT nâng cấp hệ thống quản lý văn điều hành đáp ứng chức năng, tính đáp ứng tiêu chuẩn, yêu cầu theo định số 28/2018/QĐ-TTg Tuy nhiên, quan nhà nƣớc địa bàn tỉnh Đắk Lắk nói chung quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk nói riêng gặp nhiều khó khăn q trình ứng dụng cơng cụ quản lý văn nhƣ xây dựng yêu cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, không thống để chuẩn hóa đƣợc quy trình, thiếu quy chế, quy định văn Bên cạnh đó, thách thức việc quản lý văn điện tử thiếu lãnh đạo, đạo cụ thể; thiếu chế thƣởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống có "chống đối" từ phía ngƣời sử dụng; thói quen sử dụng văn giấy tâm lý coi trọng chữ ký dấu; trình độ kỹ ứng dụng cơng nghệ thơng tin cán công chức quan, tổ chức không đồng bất cập quan nhà nƣớc địa bàn tỉnh Đắk Lắk Hiện em công tác Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, quan tham mƣu cho UBND tỉnh lĩnh vực CNTT ngƣời trực tiếp đƣợc triển khai “Hệ thống Quản lý văn điều hành” nên em chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn góp phần nâng cao hiểu biết, sở lý luận, hỗ trợ lĩnh vực công tác đƣa giải pháp để khắc phục bất cập Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài Trong hoạt động quan nhà nƣớc nói chung quan quản lý hành nói riêng, nguồn thơng tin văn giữ vị trí quan trọng đƣợc coi nguồn thông tin chủ yếu hoạt động quản lý Để tạo sở khoa học cho việc triển khai ứng dụng CNTT quản lý nguồn thông tin văn văn đến quan, có số cơng trình nghiên cứu mang tính lý luận khái quát thực tiễn Cụ thể nhƣ: Ứng dụng CNTT công tác lƣu trữ đƣợc Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc bắt đầu triển khai nghiên cứu vào năm 1986 đề tài cấp Nhà nƣớc "Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lƣu trữ quốc gia" mã số 48A.02.04; đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thƣ Lƣu trữ “Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” Thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung đề tài đề cập toàn diện đến hoạt động quản lý văn theo trình tự: đăng ký văn bản, theo dõi giải văn bản, tìm kiếm văn bản, phần loại văn theo vấn đề, lập hồ sơ hành chuyển giao hồ sơ hành cho lƣu trữ Tuy nhiên, nội dung đề tài chủ yếu tập trung vào việc giải vấn đề mặt kỹ thuật tin học, hoạt động theo chế độ cục Liên quan tới việc xây dựng hệ thống lý luận ứng dụng CNTT công tác văn thƣ lƣu trữ có sách “Tin học đổi quản lý công tác văn thư lưu trữ” TS Dƣơng Văn Khảm, nhà xuất Chính trị Quốc gia xuất Hà Nội, năm 1994 Nội dung sách chủ yếu đề cập đến vai trò CNTT việc ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ mà quản lý văn nội dung nhỏ sách Nghiên cứu ứng dụng CNTT công tác quản lý văn nhận đƣợc nhiều quan tâm, điều đƣợc thể qua viết đăng tạp chí Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017 PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân "Cách mạng công nghiệp 4.0 với chuyển đổi hình thức tổ chức giải văn quan nhà nước"; Kỷ yếu tọa đàm khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động đến công tác văn thư, lưu trữ" tháng 5/2018 Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc, Bộ Nội vụ Ngồi ra, cịn có số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành cơng, hành học nghiên cứu vấn đề nhƣ luận văn thạc sĩ: - Hoàn thiện Quản lý nhà nước công tác văn thư giai đoạn nước ta Nguyễn Thị Trà (2001); - Hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ văn phòng UBND quận, huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành nhà nước Đào Ngọc Quang (2004); - Hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ bối cảnh cải cách hành Đại học Văn hóa Hà Nội Lê Thị Bích Thuận (2008); - Quản lý nhà nước công tác văn thư - lưu trữ UBND phường địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh Phạm Văn Năm (2010); - Ứng dụng CNTT công tác văn thư lưu trữ Sở Y tế Đắk Lắk Kiều Xuân Lợi (2011) Các cơng trình khoa học nêu đề cập cách trực tiếp gián tiếp đến giải pháp hồn thiện chất lƣợng cơng tác văn thƣ mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác Đây nguồn tài liệu tham khảo quan trọng quý giá cho sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học Tuy nhiên, chƣa có cơng trình độc lập nghiên cứu trực tiếp, mang tính hệ thống thực trạng giải pháp hoàn thiện cho việc quản lý nhà nƣớc ứng dụng CNTT quản lý văn quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk Mục đích nhiệm vụ 3.1 Mục đích Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT quản lý văn quan chuyên mơn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, để từ đề xuất đƣợc số giải pháp nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT quản lý văn quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk thời gian tới Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn cho chuyên viên a) Thao tác xử lý nhận văn đến Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình Trang chủ, chọn mục “Văn đến” chọn “Xử lý chính” giao diện xử lý văn cho phép bạn làm việc với văn vừa chọn Bước 2: Nhấp chuột vào phần trích yếu văn cần xử lý vùng liệu với nội dung văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) ý kiến xử lý liên quan Tại có chức cho bạn xử lý nhƣ sau: - Chuyển xử lý - Để biết - Hoàn thành - Tạo văn dự thảo - Tạo hồ sơ công việc - Trả lại, thu hồi - Xem thông tin xử lý - Xem theo dõi v.v… 91 Hình 2.16 Màn hình chức xử lý văn cho chuyên viên b) Chuyển xử lý văn Các bước thực hiện: Bƣớc 1: Từ hình xem chi tiết văn Bấm vào biểu tƣợng nút Bƣớc 2: Chọn tên cán cần chuyển văn Một cửa sổ nhỏ với danh sách ngƣời thuộc đối tƣợng bạn vừa chọn Bước 3: Bấm nút “Đồng ý” để hoàn thành bƣớc chuyển xử lý văn Khi văn đƣợc chuyển vào mục “Đã xử lý” Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn cho chuyên viên 92 2.3.4.2 Văn a) Văn dự thảo Các bước thực sau: Bƣớc 1: Từ menu bên trái Văn đi, chọn “Văn dự thảo” Bƣớc 2: Chọn biểu tƣợng để tạo 01 văn dự thảo Nhập trích yếu , tải tài liệu đánh kèm (nếu có) Bƣớc 3: Cuối bấm vào biểu tƣợng để Lƣu văn dự thảo Hình 2.18 Màn hình tạo văn dự thảo cho chuyên viên b) Đính kèm văn Trong q trình tạo văn dự thảo ngƣời dùng cần đính kèm văn đến văn có sẵn hệ thống cần click biểu tƣợng , chọn văn cần đính kèm, cuối bấm “Đồng ý” Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn cho chun viên 93 c) Xin cấp số văn Xin cấp số văn đăng ký số văn trƣớc, để văn đƣợc ban hành đƣợc lấy số đƣợc xin cấp số trƣớc Chọn văn dự thảo cần xin số đi, bấm vào biểu tƣợng tác vụ khác chọn “Xin cấp số văn bản” Số văn xin cấp số phải đƣợc văn thƣ duyệt có hiệu lực, hình xin cấp số văn nhƣ sau: Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn cho chuyên viên Chọn quan/ phòng ban ban hành văn bản, chọn loại văn bản, số đƣợc xin tự động nhảy theo số sổ văn thƣ Sau nhập nội dung xin cấp số, chọn “Đồng ý” để hoàn thành xin cấp số văn d) Trình thơng qua Văn sau đƣợc chun viên tạo trình cấp lãnh đạo thơng qua đƣợc trình duyệt Thực bƣớc nhƣ sau: Bƣớc 1: Từ hình tạo văn dự thảo, bấm nút “Trình thơng qua” xuất hình nhƣ sau: 94 Hình 2.21 Màn hình văn trình thơng qua cho chuyên viên Bƣớc 2: Chọn ngƣời cần “Trình thơng qua”, nhập lý trình (nếu có) bấm nút để hồn thành thao tác e) Trình duyệt Bƣớc 1: Từ hình tạo văn dự thảo, bấm nút “Trình duyệt “ xuất hình nhƣ sau: Hình 2.22 Màn hình văn trình duyệt cho chuyên viên Bƣớc 2: Chọn ngƣời cần trình duyệt, nhập nội dung lý bấm nút để hoàn thành thao tác 2.3.4.3 Hồ sơ công việc Khi bạn muốn lập hồ sơ công việc giải vấn đề cần trình lên cấp chuyển đến phận khác xử lý, để lƣu 95 Các bước thực hiện: Bƣớc 1: Từ Màn hình “Hồ sơ công việc” Bấm nút “Tạo hồ sơ” chƣơng trình mở hình tạo hồ sơ Bƣớc 2: Thực nhập liệu vào trƣờng: - Tiêu đề (*): Nhập vào tên công việc cần tạo - Loại hồ sơ: Thực chọn loại hồ sơ (Hồ sơ công việc, hồ sơ quy tắc) - Tên đề mục: Chọn loại danh mục - Người lập hồ sơ: Sẽ mặc định sẵn theo theo tài khoản người tạo hồ sơ - Độ khẩn Tiến độ: Chọn độ quan trọng nhập vào tiến độ xử lý hồ sơ - Ngày bắt đầu Ngày kết thúc: Chọn ngày bắt đầu ngày kết thúc cho hồ sơ Bƣớc 3: “Lƣu” để hoàn thành Bƣớc 4: Tại đây, chƣơng trình cho phép đính kèm văn bên cách bấm vào nút “Tài liệu đính kèm” Chọn văn máy tính cá nhân thực tải lên Hoặc “Thêm văn bên ngồi”: thêm văn mà chƣa có hệ thống (văn có, văn đến, văn liên quan…), tải tập tin văn bên ngồi lên xuất hộp thơng tin cho bạn nhập nhanh nội dung trích yếu số ký hiệu văn Hình 2.23 Màn hình tạo hồ sơ công việc cho chuyên viên 96 PHỤ LỤC Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho văn thƣ Trong quan, tổ chức, văn thƣ nhóm chun trách cơng việc nhƣ tiếp nhận công văn, tài liệu Công việc hệ thống đƣợc thực theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn đến, chuyển lên cho lãnh đao quan để có ý kiến đạo, xử lý Sau ngƣời dùng đăng nhập thành công, hình trang chủ xuất Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thư 2.3.5.1 Văn đến a) Tiếp nhận văn Nếu văn đến từ đơn vị sử dụng Hệ thống Quản lý văn Điều hành văn thƣ cần thêm thơng tin làm thao tác vào sổ văn đến chuyển lãnh đạo xử lý xong Các bước thực hiện: Bƣớc 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn Bƣớc 2: Chọn văn đƣợc gửi đến qua hệ thống iDesk Bƣớc 3: Để nhận văn bấm vào nút => đồng ý ) Bƣớc 4: Chọn loại văn vào sổ văn bản, bấm Lƣu Bƣớc 5: Chuyển xử lý văn bấm vào phối hợp xử lý, theo dõi Bấm Đồng ý 97 => chọn ngƣời xử lý Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn cho văn thư Nếu văn đến từ đơn vị không sử dụng iDesk mà văn giấy làm nhƣ sau: Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút Bước 2: Chọn chọn , nhập thông tin nội dung văn vào hệ thống 98 Hình 2.26 Màn hình nhập thơng tin văn cho văn thư Bước 3: Scan văn chọn Bước 4: Sau nhập thơng tin văn đính kèm tập tin chọn “Lƣu” “Lƣu tạo mới” “ Lƣu chuyển tạo mới” Bước 5: Chuyển xử lý văn bấm vào ọn ngƣời xử lý phối hợp xử lý, theo dõi Bấm Đồng ý b) Chuyển xử lý 01 lúc nhiều văn Để chuyển 01 lúc nhiều văn thực thao tác nhƣ hình sau: Hình 2.27 Màn hình chọn 01 lúc nhiều văn cho văn thư 99 Hình 2.28 Màn hình chọn người chuyển xử lý cho văn thư c) Sổ văn đến Là nơi thống kê tất văn nhận đƣợc xuất thành báo cáo, tác vụ cho phép theo dõi văn đƣợc chuyển xử lý Để xuất báo cáo sổ văn đến Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn bấm vào nút Bước 2: Sau chọn ngày cần xuất báo cáo sổ Bước 3: Bấm vào nút Bấm vào nút để xem kết nhanh hình/ kết xuất file excel Bước 4: Bấm Đồng ý 100 Hình 2.29 Màn hình kết báo cáo sổ văn đến cho văn thư 2.3.5.2 Văn a) Ban hành văn Nếu văn đƣợc gửi xuống từ phòng, ban thơng qua hệ thống idesk văn thƣ cần thêm thông tin làm thao tác vào sổ văn chuyển xử lý xong Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn Bước 2: Chọn văn đƣợc gửi xuống qua hệ thống iDesk Bước 3: Bấm vào nút để nhận văn Bước 4: Chọn loại văn vào sổ văn bản, bấm Lƣu Bước 5: Chuyển xử lý văn bấm vào đơn vị nhận văn bản, bấm Đồng ý 101 , chọn ngƣời xử lý Hình 2.30 Màn hình nhận văn từ phịng, ban cho văn thư Nếu văn đƣợc gửi xuống từ phịng, ban văn giấy văn thƣ nhập thông tin làm thao tác vào sổ văn chuyển xử lý Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn Bước 2: Chọn , nhập thông tin văn Bước 3: Lƣu văn bản/ Lƣu tạo mới/ Lƣu chuyển, tạo Bước 4: Phát hành văn chọn: Chuyển văn cho phòng, ban, đơn vị nội Chuyển văn cho đơn vị tỉnh đơn vị tỉnh Chuyển cho phòng, ban, đơn vị nội bộ, đơn vị tỉnh đơn vị tỉnh Bước 5: Chọn quan cần gửi, bấm nút 102 Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thư Các tính Xóa/ Sửa/ Thu hồi/ chuyển xử lý: Tƣơng tự Văn đến b) Sổ văn Là nơi thống kê tất văn ban hành đựơc xuất thành báo cáo thể rõ số ký hiệu, trích yếu, ngày văn bản, nơi nhận văn Để xuất báo cáo sổ văn Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn bấm vào nút Bước 2: Sau chọn ngày cần xuất báo cáo sổ văn Bước 3: Bấm vào nút Bấm vào nút để xem kết nhanh hình/ kết xuất file excel 103 Hình 2.32 Màn hình kết báo cáo sổ văn cho văn thư 2.3.5.3 Hồ sơ cơng việc Ngồi chức quản lý Hồ sơ công việc tƣơng tự nhƣ chuyên viên: Tạo hồ sơ công việc, đạo, xử lý, xem hồ sơ xử lý tra cứu loại hồ sơ cơng việc Văn thƣ cịn nhắc nhở, theo dõi hồ sơ công việc a) Nhắc nhở Cho phép ngƣời dùng chia sẻ tài liệu đến với u cầu kèm theo Trao đổi cơng việc với vấn đề khó khăn nhiều thời gian với ngƣời dùng Chính iDesk hỗ trợ ngƣời dùng “Nhắc nhở/ Thông báo” qua lại dễ dàng Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái mục “Cần xử lý” , chọn "Nhắc nhở" Bước 2: Màn hình “Nhắc nhở/ Thông báo” xuất hiện, với 02 biểu tƣợng nhắc nhở thơng báo Nếu bạn cần “Nhắc nhở” click vào biểu tƣợng cần “Thơng báo” chọn biểu tƣợng Bước 3: Sau bạn nhấp chọn vào biểu tƣợng “Nhắc nhở/ Thông báo” xuất hình kế bên để bạn nhập tiêu đề, nội dung cho nhắc nhở/ thông báo 104 Buớc 4: Nếu có tài liệu cần đính kèm, bạn click chuột chọn vào biểu tƣợng để tải “tài liệu cần đính kèm” Buớc 5: Tiếp theo chọn “Ngƣời nhận” để gửi nhắc nhở/ thông báo Từ trƣờng giá trị “Ngƣời nhận” bạn click chuột vào xuất thƣ mục ngƣời dùng để bạn chọn ngƣời chọn phòng ban để chuyển Hoặc chọn “Tất cả” để gửi cho tất ngƣời quan Bước 6: Cuối nhấn nút để hoàn thành b) Theo dõi Hàng ngày văn thƣ phải tiếp nhận nhiều công văn chuyển xử lý cho nhiều phòng ban, đơn vị Để biết đƣợc công văn đƣợc chuyển cho xử lý văn thƣ vào trang “Theo dõi” tìm kiếm cơng văn cần theo dõi Hệ thống hiển thị tất thông tin công văn nhƣ xử lý Chức không giúp cho văn thƣ mà đặc biệt lãnh đạo theo dõi q trình xử lý tất văn đến/ văn Các bước thực hiện: Bước 1: Nhấp chuột vào mở công văn cần theo dõi Bước 2: Màn hình hiển thị thơng tin cơng văn xuất nhƣ sau: Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý 105 ... TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 64 3.2 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK... ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK 3.1 QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƢỚNG THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI... Lắk 37 2.1.3 Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk 40 2.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK