Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh đắk lắk

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Những kết luận luận văn chưa sử dụng cơng trình nghiên cứu khác Tơi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Đắk Lắk, ngày … tháng … năm 2019 Lê Hữu Tường LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập chương trình Thạc sỹ Quản lý cơng Phân viện Hành Quốc gia khu vực Tây Nguyên thời gian nghiên cứu để thực luận văn này, em nhận giúp đỡ nhiệt tình quan, tổ chức, cá nhân gia đình Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới tất tập thể, cá nhân tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình học tập thực đề tài nghiên cứu Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến q thầy, cơ, Lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia, Phân viện khu vực Tây nguyên, Khoa Sau đại học Q thầy, tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ em trình học tập, nghiên cứu Học viện Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, người tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hồn thành luận văn Với tình cảm chân thành, em xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk Sở, ban , ngành đồng nghiệp quan tận tình giúp đỡ em để hồn thành việc thu thập xử lý thông tin, số liệu phục vụ q trình hồn thành luận văn DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CB,CC,VC : Cán bộ, công chức, viên chức CNTT : Công nghệ thông tin CSDL : Cơ sở liệu HCNN : Hành nhà nước HĐND : Hội đồng nhân dân QLNN : Quản lý nhà nước UBND : Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỤC LỤC HÌNH MỤC LỤC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH 1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1.1 Khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước văn điện tử 1.1.2 Khái niệm quản lý văn 1.1.3 Các yêu cầu quản lý văn 1.1.4 Các nội dung quản lý văn 1.2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN 8 10 10 12 HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 19 19 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 20 1.2.3 Quy định pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 21 1.2.4 Quy trình quản lý văn mơi trường mạng 23 1.2.5 Quy trình lập hồ sơ môi trường mạng 25 1.3 NỘI DUNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 25 VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh 25 1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 26 1.4 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 30 TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 1.4.1 Yếu tố chủ quan 30 1.4.2 Yếu tố khách quan 31 1.5 KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN 32 1.5.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn tỉnh Cao Bằng 32 1.5.2 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn tỉnh Thành phố Hồ Chí Minh 33 1.5.3 Bài học kinh nghiệm cho tỉnh Đắk Lắk 34 TẠI MỘT SỐ TỈNH CHƯƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 2.1 KHÁI QUÁT ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ, VĂN HÓA - XÃ HỘI TỈNH ĐẮK LẮK 37 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.2 Đặc điểm kinh tế, văn hóa - xã hội tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.3 Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk 40 2.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI 40 CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 2.2.1 Công tác đạo, ban hành văn triển khai lãnh đạo UBND tỉnh lãnh đạo Sở 40 2.2.2 Về tuyên truyền, phổ biến 41 2.2.3 Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin 42 2.2.4 Về nhân lực công tác quản lý văn 44 2.2.5 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn mơi trường mạng 46 2.3 CHƯƠNG TRÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH TẠI CÁC CƠ QUAN 52 CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 2.3.1 Giới thiệu Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản– Điều hành 52 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho lãnh đạo 54 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho chuyên viên 54 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho văn thư 54 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 54 2.4.1 Ưu điểm 56 2.4.2 Hạn chế 58 CHƯƠNG GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK 3.1 QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƯỚNG THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 64 3.2 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 67 3.2.1 Đảm bảo sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 67 3.2.2 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo, cán nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 68 3.2.3 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức, viên chức 69 3.2.4 Ban hành hệ thống văn quy định ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 70 3.2.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 71 3.2.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số quản lý văn 71 3.2.7 Mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 72 3.2.8 Tuyên truyền ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước 75 3.2.9 Triển khai áp dụng khung quyền điện tử tỉnh 75 KẾT LUẬN 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC 83 MỤC LỤC HÌNH Hình 2.1 Chương trình Hệ thống Quản lý văn điều hành 52 Hình 2.2 Chức cho lãnh đạo 83 Hình 2.3 Màn hình trang chủ cho lãnh đạo 83 Hình 2.4 Màn hình tổng quát xử lý văn 84 Hình 2.5 Màn hình chức xử lý văn cho lãnh đạo 85 Hình 2.6 Màn hình chuyển xử lý văn cho lãnh đạo 85 Hình 2.7 Màn hình tạo văn dự thảo cho lãnh đạo 86 Hình 2.8 Màn hình đính kèm văn cho lãnh đạo 86 Hình 2.9 Màn hình chuyển văn dự thảo cho lãnh đạo 87 Hình 2.10 Màn hình văn trình thơng qua cho lãnh đạo 87 Hình 2.11 Màn hình văn trình duyệt cho lãnh đạo 88 Hình 2.13 Chức chuyên viên 90 Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn cho chuyên viên 91 Hình 2.16 Màn hình chức xử lý văn cho chuyên viên 92 Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn cho chuyên viên 92 Hình 2.18 Màn hình tạo văn dự thảo cho chuyên viên 93 Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn cho chun viên 93 Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn cho chuyên viên 94 Hình 2.21 Màn hình văn trình thơng qua cho chun viên .95 Hình 2.22 Màn hình văn trình duyệt cho chuyên viên 95 Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thư 97 Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn cho văn thư 98 Hình 2.26 Màn hình nhập thơng tin văn cho văn thư 99 Hình 2.27 Màn hình chọn 01 lúc nhiều văn cho văn thư 99 Hình 2.28 Màn hình chọn người chuyển xử lý cho văn thư 100 Hình 2.29 Màn hình kết báo cáo sổ văn đến cho văn thư .101 Hình 2.30 Màn hình nhận văn từ phòng, ban cho văn thư 102 Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thư 103 Hình 2.32 Màn hình kết báo cáo sổ văn cho văn thư 104 Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý 105 MỤC LỤC BẢNG Bảng 2.1 Hạ tầng kỹ thuật CNTT quan chuyên môn 42 Bảng 2.2 Nguồn nhân lực quản lý văn quan chuyên môn .45 Bảng 2.3 Thông tin phục vụ đánh giá hiệu sử dụng Hệ thống QLVBĐH .55 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động quan nhà nước xu hướng đổi nhiều nước giới thực Xây dựng Chính phủ đại yêu cầu tất yếu nhằm mục đích tăng cường hiệu lực, hiệu hoạt động Chính phủ, đồng thời tăng tính cơng khai, minh bạch, từ tạo điều kiện cho người dân doanh nghiệp thực quyền dân chủ việc tham gia quản lý nhà nước Trong giai đoạn nay, cơng cải cách hành Việt Nam Nhà nước quan tâm tập trung nhiều nguồn lực thực Trong đó, nội dung đại hóa hành nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Với bối cảnh hội nhập quốc tế trình độ khoa học kỹ thuật ngày tiến bộ, việc phát triển ứng dụng CNTT quy trình xử lý cơng việc quan hành nhà nước (HCNN), quan HCNN với giao dịch với tổ chức, cá nhân cần phải nâng cao chất lượng phù hợp với xu hướng phát triển thời đại, hướng đến hành chun nghiệp, đại; đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa đổi đất nước Nhằm góp phần hồn thành mục tiêu nhiệm vụ trọng tâm Nghị 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành giai đoạn 2011-2020 việc hồn thiện đẩy mạnh hoạt động cải cách hành nội dung cần trọng Quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng công tác văn thư quan, tổ chức Chính vậy, nhiệm vụ đặt công tác quản lý văn phải đổi hợp lý hóa khâu nghiệp vụ Bởi cơng tác quản lý văn nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Việc ứng dụng CNTT vào công tác yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác hành văn phịng Việc ứng dụng CNTT công tác văn nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hóa bán tự động khâu nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm; góp phần giải phóng sức lao động chân tay người, đồng thời nâng cao xuất lao động cán công chức; xây dựng tác phòng làm việc đại, hiệu môi trường mạng sử dụng thông tin điện tử, tạo thay đổi tích cực quy trình xử lý thơng tin, xử lý cơng việc lãnh đạo, cán công chức, viên chức quan, góp phần thực cải cách hành Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước Để tăng cường sử dụng văn điện tử, bước thay văn giấy, UBND tỉnh Đắk Lắk đạo quan chuyên môn lĩnh vực CNTT nâng cấp hệ thống quản lý văn điều hành đáp ứng chức năng, tính đáp ứng tiêu chuẩn, yêu cầu theo định số 28/2018/QĐ-TTg Tuy nhiên, quan nhà nước địa bàn tỉnh Đắk Lắk nói chung quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk nói riêng gặp nhiều khó khăn trình ứng dụng cơng cụ quản lý văn xây dựng yêu cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, khơng thống để chuẩn hóa quy trình, thiếu quy chế, quy định văn Bên cạnh đó, thách thức việc quản lý văn điện tử thiếu lãnh đạo, đạo cụ thể; thiếu chế thưởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống có "chống đối" từ phía người sử dụng; thói quen sử dụng văn giấy tâm lý coi trọng chữ ký dấu; trình độ kỹ ứng dụng công nghệ thông tin cán công chức quan, tổ chức không đồng bất cập quan nhà nước địa bàn tỉnh Đắk Lắk Hiện em công tác Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, quan tham mưu cho UBND tỉnh lĩnh vực CNTT người trực tiếp triển khai “Hệ thống Quản lý văn điều hành” nên em chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn góp phần nâng Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn cho chuyên viên a) Thao tác xử lý nhận văn đến Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình Trang chủ, chọn mục “Văn đến” chọn “Xử lý chính” giao diện xử lý văn cho phép bạn làm việc với văn vừa chọn Bước 2: Nhấp chuột vào phần trích yếu văn cần xử lý vùng liệu với nội dung văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) ý kiến xử lý liên quan Tại có chức cho bạn xử lý sau: - Chuyển xử lý - Để biết - Hoàn thành - Tạo văn dự thảo - Tạo hồ sơ công việc - Trả lại, thu hồi - Xem thông tin xử lý - Xem theo dõi v.v… 91 Hình 2.16 Màn hình chức xử lý văn cho chuyên viên b) Chuyển xử lý văn Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình xem chi tiết văn Bấm vào biểu tượng nút Bước 2: Chọn tên cán cần chuyển văn Một cửa sổ nhỏ với danh sách người thuộc đối tượng bạn vừa chọn Bước 3: Bấm nút “Đồng ý” để hoàn thành bước chuyển xử lý văn Khi văn chuyển vào mục “Đã xử lý” Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn cho chuyên viên 92 2.3.4.2 Văn a) Văn dự thảo Các bước thực sau: Bước 1: Từ menu bên trái Văn đi, chọn “Văn dự thảo” Bước 2: Chọn biểu tượng để tạo 01 văn dự thảo Nhập trích yếu , tải tài liệu đánh kèm (nếu có) Bước 3: Cuối bấm vào biểu tượng để Lưu văn dự thảo Hình 2.18 Màn hình tạo văn dự thảo cho chuyên viên b) Đính kèm văn Trong q trình tạo văn dự thảo người dùng cần đính kèm văn đến văn có sẵn hệ thống cần click biểu tượng , chọn văn cần đính kèm, cuối bấm “Đồng ý” Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn cho chun viên 93 c) Xin cấp số văn Xin cấp số văn đăng ký số văn trước, để văn ban hành lấy số xin cấp số trước Chọn văn dự thảo cần xin số đi, bấm vào biểu tượng tác vụ khác chọn “Xin cấp số văn bản” Số văn xin cấp số phải văn thư duyệt có hiệu lực, hình xin cấp số văn sau: Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn cho chuyên viên Chọn quan/ phòng ban ban hành văn bản, chọn loại văn bản, số xin tự động nhảy theo số sổ văn thư Sau nhập nội dung xin cấp số, chọn “Đồng ý” để hoàn thành xin cấp số văn d) Trình thơng qua Văn sau chun viên tạo trình cấp lãnh đạo thơng qua trình duyệt Thực bước sau: Bước 1: Từ hình tạo văn dự thảo, bấm nút “Trình thơng qua” xuất sau: 94 Hình 2.21 Màn hình văn trình thơng qua cho chuyên viên Bước 2: Chọn người cần “Trình thơng qua”, nhập lý trình (nếu có) bấm nút để hồn thành thao tác e) Trình duyệt Bước 1: Từ hình tạo văn dự thảo, bấm nút “Trình duyệt “ xuất sau: Hình 2.22 Màn hình văn trình duyệt cho chuyên viên Bước 2: Chọn người cần trình duyệt, nhập nội dung lý bấm nút để hoàn thành thao tác 2.3.4.3 Hồ sơ công việc Khi bạn muốn lập hồ sơ công việc giải vấn đề cần trình lên cấp chuyển đến phận khác xử lý, để lưu 95 Các bước thực hiện: Bước 1: Từ Màn hình “Hồ sơ công việc” Bấm nút “Tạo hồ sơ” chương trình mở hình tạo hồ sơ Bước 2: Thực nhập liệu vào trường: - Tiêu đề (*): Nhập vào tên công việc cần tạo - Loại hồ sơ: Thực chọn loại hồ sơ (Hồ sơ công việc, hồ sơ quy tắc) - Tên đề mục: Chọn loại danh mục - Người lập hồ sơ: Sẽ mặc định sẵn theo theo tài khoản người tạo hồ sơ - Độ khẩn Tiến độ: Chọn độ quan trọng nhập vào tiến độ xử lý hồ sơ - Ngày bắt đầu Ngày kết thúc: Chọn ngày bắt đầu ngày kết thúc cho hồ sơ Bước 3: “Lưu” để hoàn thành Bước 4: Tại đây, chương trình cho phép đính kèm văn bên cách bấm vào nút “Tài liệu đính kèm” Chọn văn máy tính cá nhân thực tải lên Hoặc “Thêm văn bên ngồi”: thêm văn mà chưa có hệ thống (văn có, văn đến, văn liên quan…), tải tập tin văn bên ngồi lên xuất hộp thơng tin cho bạn nhập nhanh nội dung trích yếu số ký hiệu văn Hình 2.23 Màn hình tạo hồ sơ công việc cho chuyên viên 96 PHỤ LỤC Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho văn thư Trong quan, tổ chức, văn thư nhóm chun trách cơng việc tiếp nhận công văn, tài liệu Công việc hệ thống thực theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn đến, chuyển lên cho lãnh đao quan để có ý kiến đạo, xử lý Sau người dùng đăng nhập thành công, hình trang chủ xuất Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thư 2.3.5.1 Văn đến a) Tiếp nhận văn Nếu văn đến từ đơn vị sử dụng Hệ thống Quản lý văn Điều hành văn thư cần thêm thơng tin làm thao tác vào sổ văn đến chuyển lãnh đạo xử lý xong Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn Bước 2: Chọn văn gửi đến qua hệ thống iDesk Bước 3: Để nhận văn bấm vào nút => đồng ý ) Bước 4: Chọn loại văn vào sổ văn bản, bấm Lưu Bước 5: Chuyển xử lý văn bấm vào phối hợp xử lý, theo dõi Bấm Đồng ý 97 => chọn người xử lý Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn cho văn thư Nếu văn đến từ đơn vị không sử dụng iDesk mà văn giấy làm sau: Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút Bước 2: Chọn chọn , nhập thông tin nội dung văn vào hệ thống 98 Hình 2.26 Màn hình nhập thơng tin văn cho văn thư Bước 3: Scan văn chọn Bước 4: Sau nhập thơng tin văn đính kèm tập tin chọn “Lưu” “Lưu tạo mới” “ Lưu chuyển tạo mới” Bước 5: Chuyển xử lý văn bấm vào ọn người xử lý phối hợp xử lý, theo dõi Bấm Đồng ý b) Chuyển xử lý 01 lúc nhiều văn Để chuyển 01 lúc nhiều văn thực thao tác hình sau: Hình 2.27 Màn hình chọn 01 lúc nhiều văn cho văn thư 99 Hình 2.28 Màn hình chọn người chuyển xử lý cho văn thư c) Sổ văn đến Là nơi thống kê tất văn nhận xuất thành báo cáo, tác vụ cho phép theo dõi văn chuyển xử lý Để xuất báo cáo sổ văn đến Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn bấm vào nút Bước 2: Sau chọn ngày cần xuất báo cáo sổ Bước 3: Bấm vào nút Bấm vào nút để xem kết nhanh hình/ kết xuất file excel Bước 4: Bấm Đồng ý 100 Hình 2.29 Màn hình kết báo cáo sổ văn đến cho văn thư 2.3.5.2 Văn a) Ban hành văn Nếu văn gửi xuống từ phòng, ban thơng qua hệ thống idesk văn thư cần thêm thông tin làm thao tác vào sổ văn chuyển xử lý xong Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn Bước 2: Chọn văn gửi xuống qua hệ thống iDesk Bước 3: Bấm vào nút để nhận văn Bước 4: Chọn loại văn vào sổ văn bản, bấm Lưu Bước 5: Chuyển xử lý văn bấm vào đơn vị nhận văn bản, bấm Đồng ý 101 , chọn người xử lý Hình 2.30 Màn hình nhận văn từ phịng, ban cho văn thư Nếu văn gửi xuống từ phịng, ban văn giấy văn thư nhập thông tin làm thao tác vào sổ văn chuyển xử lý Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn Bước 2: Chọn , nhập thông tin văn Bước 3: Lưu văn bản/ Lưu tạo mới/ Lưu chuyển, tạo Bước 4: Phát hành văn chọn: Chuyển văn cho phòng, ban, đơn vị nội Chuyển văn cho đơn vị tỉnh đơn vị tỉnh Chuyển cho phòng, ban, đơn vị nội bộ, đơn vị tỉnh đơn vị tỉnh Bước 5: Chọn quan cần gửi, bấm nút 102 Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thư Các tính Xóa/ Sửa/ Thu hồi/ chuyển xử lý: Tương tự Văn đến b) Sổ văn Là nơi thống kê tất văn ban hành đựơc xuất thành báo cáo thể rõ số ký hiệu, trích yếu, ngày văn bản, nơi nhận văn Để xuất báo cáo sổ văn Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn bấm vào nút Bước 2: Sau chọn ngày cần xuất báo cáo sổ văn Bước 3: Bấm vào nút Bấm vào nút để xem kết nhanh hình/ kết xuất file excel 103 Hình 2.32 Màn hình kết báo cáo sổ văn cho văn thư 2.3.5.3 Hồ sơ cơng việc Ngồi chức quản lý Hồ sơ công việc tương tự chuyên viên: Tạo hồ sơ công việc, đạo, xử lý, xem hồ sơ xử lý tra cứu loại hồ sơ cơng việc Văn thư cịn nhắc nhở, theo dõi hồ sơ công việc a) Nhắc nhở Cho phép người dùng chia sẻ tài liệu đến với u cầu kèm theo Trao đổi cơng việc với vấn đề khó khăn nhiều thời gian với người dùng Chính iDesk hỗ trợ người dùng “Nhắc nhở/ Thông báo” qua lại dễ dàng Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái mục “Cần xử lý” , chọn "Nhắc nhở" Bước 2: Màn hình “Nhắc nhở/ Thông báo” xuất hiện, với 02 biểu tượng nhắc nhở thơng báo Nếu bạn cần “Nhắc nhở” click vào biểu tượng cần “Thơng báo” chọn biểu tượng Bước 3: Sau bạn nhấp chọn vào biểu tượng “Nhắc nhở/ Thông báo” xuất hình kế bên để bạn nhập tiêu đề, nội dung cho nhắc nhở/ thông báo 104 Buớc 4: Nếu có tài liệu cần đính kèm, bạn click chuột chọn vào biểu tượng để tải “tài liệu cần đính kèm” Buớc 5: Tiếp theo chọn “Người nhận” để gửi nhắc nhở/ thông báo Từ trường giá trị “Người nhận” bạn click chuột vào xuất thư mục người dùng để bạn chọn người chọn phòng ban để chuyển Hoặc chọn “Tất cả” để gửi cho tất người quan Bước 6: Cuối nhấn nút để hoàn thành b) Theo dõi Hàng ngày văn thư phải tiếp nhận nhiều công văn chuyển xử lý cho nhiều phòng ban, đơn vị Để biết công văn chuyển cho xử lý văn thư vào trang “Theo dõi” tìm kiếm cơng văn cần theo dõi Hệ thống hiển thị tất thông tin công văn xử lý Chức không giúp cho văn thư mà đặc biệt lãnh đạo theo dõi q trình xử lý tất văn đến/ văn Các bước thực hiện: Bước 1: Nhấp chuột vào mở công văn cần theo dõi Bước 2: Màn hình hiển thị thơng tin cơng văn xuất sau: Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý 105 ... chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk Chương 3: Giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG... văn gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan chuyên. .. tế, văn hóa - xã hội tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.3 Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk 40 2.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI 40 CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN