Hoạch đinh, quản lý tiến độ dự án đầu tư xây dựng khách sạnnam du ở đảo kiên hải

Trang 1 BỘ TÀI CHÍNHTRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETINGKHOA THƯƠNG MẠIBÁO CÁO TIỂU LUẬNTHI KẾT THÚC HỌC PHẦNTÊN HỌC PHẦN: Quản trị dự án đầu tưLỚP HỌC PHẦN: 23111010180801GIẢNG VIÊN MÔN

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO TIỂU LUẬN THI KẾT THÚC HỌC PHẦN

TÊN HỌC PHẦN: Quản trị dự án đầu tư

LỚP HỌC PHẦN: 23111010180801

GIẢNG VIÊN MÔN HỌC: Phạm Hải Chiến

Tiêu đềHOẠCH ĐINH, QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KHÁCH SẠN

NAM DU Ở ĐẢO KIÊN HẢI

HỌC KỲ 1 - NĂM HỌC 2023 – 2024

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO TIỂU LUẬN

THI KẾT THÚC HỌC PHẦN

Tiêu đề

HOẠCH ĐỊNH, QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KHÁCH SẠN NAM DU Ở ĐẢO KIÊN HẢI

Sinh viên thực hiện: Nhóm 6

Nguyễn Lê Quan – 2021008957Lâm Ngọc Tâm - 2021008962Đường Bổn Thịnh – 2021008969

PHIẾU NHÂPN X 䔃ĀT VÀ CH숃ĀM ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Điểm chấm: ………

Điểm làm tròn: Điểmchữ: ……… ………

Ngày tháng năm

GIẢNG VIÊN XÁC NHẬN

……….……….

TÓM TẮT

Tầm quan trọng của công tác hoạch định dự án

Công tác hoạch định dự án là một bước quan trọng quyết định sự thành công củamọi dự án, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu, phạm vi, thiết lập tiến

độ, chi phí và các hoạt động cần thực hiện để đạt đươc kết quả mong muốn Hoạch định

dự án đảm bảo cho dự án được triển khai một cách rõ ràng, trình tự theo kế hoạch đề ranhằm đạt được mục tiêu mộ cách hiệu quả nhất

Mục tiêu của bài tiểu luận

Kết thúc bài tiểu luận, sinh viên cần năm rõ được các nội dung chính :

Thứ nhất, nắm rõ thế nào là công tác hoạch định dự án Nội dung của công táchoạch định dự án bao gồm những gì, các bước để thực hiện công tác hoạchđịnh

Thứ hai, hiểu được ý nghĩa, cũng như tác động của công tác hoạch định đối vớicác chủ thể liên quan trong và ngoài dự án

Cuối cùng, sinh viên có khả năng tự phân tích nguyên nhân và đánh giá đượccông tác hoạch đinh của một dự án củ thể, từ đó có thể đưa ra các đề xuất giảipháp phù hợp

MỤC LỤC

TÓM TẮT 1

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU 5

1.1 Vai trò của dự án đầu tư đối với doanh nghiệp nhà đầu tư trong nền kinh tế 5

1.2 Sự cấp thiết của việc hoạch định dự án 6

1.3 Tổng quan tình trạng hoạch định các dự án 7

CHƯƠNG II : NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN 9

2.1 Khái niệm dự án 9

2.2 Khái niệm dự án xây dựng 11

2.3 Khái niệm quản lý dự án 11

2.4 Quản lý dự án xây dựng 14

2.5 Các vấn đề về công tác hoạch định dự án 14

2.6 Các bước hoạch định dự án 16

2.6.1 Xác định mục tiêu dự án 17

2.6.2 Xác định cấu trúc phân rã dự án (WBS) 18

2.6.3 Xác định cơ cấu tổ chức dự án 22

2.6.4 Xác định phạm vi dự án 28

2.6.5 Ước tính chi phí dự án 30

2.6.6 Ước tính thời gian, tiến độ dự án 38

2.6.7 Lập kế hoạch kiểm soát tiến độ 51

2.7 Tiêu chuẩn đánh giá hoạch định dự án 56

CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KHÁCH SẠN NAM DU PALACE TẠI KIÊN HẢI 58

3.1 Giới thiệu đảo Kiên Hải 58

3.2 Công ty TNHH DỊCH VỤ NHÀ HÀNG – KHÁCH SẠN & GIẢI TRÍ PHAN NGUYÊN 59

3.3 Giới thiệu Nam Du Palace 60

3.4 Dự án đầu tư xây dựng Khách sạn Nam Du Palace 61

3.4.1 Thông tin chung 61

3.4.2 Các yêu cầu phải hoàn thành 61

Discover more from:

an ninh mạng 100%

160

3.4.4 Phạm vi dự án 62

3.4.5 Mối quan hệ và trách nhiệm của các bên có liên quan 63

3.4.6 Mô tả công việc 65

3.3.7 Phân tích thông tin tình trạng hoạch định tiến độ dự án 79

3.3.8 Ảnh hưởng của việc trễ tiến độ đến chủ đầu tư/đơn vị thực hiện dự án 83

3.3.9 Đề xuất giải pháp kiểm soát tiến độ 84

CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN 87

4.1 Ý nghĩa của việc hoạch định dự án 87

4.2 Tác động của việc hoạch định 88

TÀI LIỆU THAM KHẢO 90

Mục lục bảng Bảng 1 Một số ví dụ phân biệt giữa “Hoạt động dự án” và “Hoạt động nghiệp vụ” 11

Bảng 2 Thời gian và chi phí các hoạt động dự án 36

Bảng 3 Kế hoạch ngân sách dự án (các hoạt động của dự án được thực hiện sớm) 37

Bảng 4 Bảng tiến độ thực hiện dự án 46

Bảng 5 Ý nghĩa của chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ 56

Bảng 6 Lĩnh vực kinh doanh 59

Bảng 7 Nội dung gói công việc 67

Bảng 8 Bảng ước tính chi phí 73

Bảng 9 Sơ đồ trách nhiệm dự án 74

Bảng 10 Bảng ước lượng thời gian thực hiện và các mối liên hệ công việc 76

Bảng 11 Tiến độ dự án thực tế 80

Mục lục ảnh

Hình 1 Sơ đồ cấu trúc chia nhỏ công việc 20

Hình 2: Cơ cấu dự án theo chức năng 24

Hình 3 Cơ cấu dự án chuyên trách 25

Hình 4 Sơ đồ mạng AON 47

Hình 5 Biểu đồ Gantt 53

Hình 6 Biểu đồ tiến độ thực hiện dự án 55

Hình 7 Dự án đầu từ xây dựng Khách sạn Nam Du Palace 66

Hình 8 Sơ đồ mạng AOA dự án Đầu tư xây dựng Khách sạn Nam Du 78

Hình 9 Sơ đồ mạng AON dự án Đầu tư xây dựng Khách sạn Nam Du 79

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU1.1 Vai trò của dự án đầu tư đối với doanh nghiệp nhà đầu tư trong nền kinh tế

Trong quá trình hoạt động vào thời điểm này hay thời điểm khác, doanh nghiệp luônphải tiến hành những hoạt động nhằm mở rộng quy mô và tăng cường năng lực cạnhtranh Thừa hưởng bí quyết kinh doanh từ những sáng lập viên và lợi thế ban đầu về tínhđộc đáo của các sản phẩm/dịch vụ của công ty phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng

mà sản phẩm của công ty dần dần được thị trường chấp nhận rộng rãi Nhu cầu về sảnphẩm ngày càng tăng cao dẫn đến việc doanh nghiệp cần phải xây thêm nhà máy mới đểtăng công suất, mở thêm chi nhánh để mở rộng phạm vi hoạt động Khi nhu cầu thịtrường đối với sản phẩm tăng cao sẽ thu hút các nhà sản xuất khác sao chép sản phẩm củacông ty và cũng tham gia vào cung cấp sản phẩm/dịch vụ tương tự Khi số lượng nhàcung cấp tăng lên, người tiêu dùng có nhiều lựa chọn hơn và họ đòi hỏi ngày càng khắtkhe hơn về các tính năng hoạt động cũng như chất lượng sản phẩm cho nên công ty phảithường xuyên có những cải tiến về mẫu mã, kiểu dáng, mầu sắc và các tính năng hoạtđộng trong các sản phẩm cung cấp ra thị trường nhằm duy trì khả năng cạnh tranh.Những cải tiến này thường đòi hỏi đầu tư chiều sâu nhất định trong thiết kế sản phẩm, vàcải tiến trong quy trình công nghệ sản xuất Khi quá trình sản xuất ngày càng trở nênphức tạp, quy mô ngày càng mở rộng, để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý, công tycần phải tiến hành nâng cấp và chuyển đổi hệ thống quản lý cũ dựa trên việc thu thập, sử

lý và lưu trữ số liệu ghi chép trên sổ sách sang hệ thống quản lý mới tiên tiến hơn dựatrên các thành tựu trong công nghệ thông tin và tin học hoá, và triển khai áp dụng hệthống quản lý chất lượng Thêm nữa, công ty còn phải thường xuyên tổ chức các sự kiện

và tham gia các hội chợ triển lãm nhằm quảng bá hình ảnh và khuyếch trương thươnghiệu

Tất cả những hoạt động triển khai đó tuy khác nhau về nội dung công việc, cách thứctiến hành và kết quả đầu ra nhưng đều có điểm chung là những hoạt động đó đều là các

dự án được tiến hành để đạt được mục tiêu công ty đã đề ra Sự thành công của việc thựchiện các dự án có ý nghĩa vô cùng quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp trong tương lai [1].

Như vậy có thể thấy, vai trò của các dự án đầu tư quan trọng không riêng đối với mộtngành nghề, lĩnh vực cụ thể nào mà nó là cả một vấn đề cấp thiết đối với mọi doanhnghiệp, mọi ngành nghề, từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp côngnghệ hay doanh nghiệp xây dựng, mở rộng ra là đối với cả một nền kinh tế

1.2 Sự cấp thiết của việc hoạch định dự án

Như đã đề cập đến trong phần tóm tắt, công tác hoạch định dự án là một bước quantrọng quyết định sự thành công của mọi dự án Việc trả lời được các câu hỏi như : Cái gìphải được thực hiện ? Chúng được thực hiện như thế nào ? Chúng được thực hiện khi nào

? Ai thực hiện chúng ? Chi phí thực hiện công việc này ? Nguồn lực cần thiết ? Mức độmong đợi và kết quả là bao nhiêu ?,… sẽ giúp cho nhà quản lý nhìn nhận được một bứctranh cụ thể, rõ ràng về dự án chuẩn bị thực hiện

Việc hoạch định dự án thu hút sự chú ý của hầu hết mọi người nhiều hơn bất kỳ khíacanh nào của quản lý dự án Điều này có lẽ là không hề khó hiểu khi chúng ta dễ dàngnhận biết được rằng xác suất của một dự án thành công mà không có sự hoạch định nào

sẽ gần như bằng “không”

Một số lý do tiêu biểu chứng minh cho công tác hoạch định dự án là cấp thiết hơn bất

kỳ công tác nào trong quản lý dự án như sau :

- Bảo đảm cho dự án đạt được mục tiêu : chúng ta sẽ chẳng thể tưởng tượngđược liểu rằng dự án sẽ thành công nếu như ngay từ đầu không có một mụctiêu cụ thể ? và bằng cách nào người thực thi có thể thực hiện được dự ánđó?

- Bảo đảm chủ động trong phân bổ và sự dụng nguồn lực có hiệu quả Như mộtđiều hiển nhiên trong quản lý dự án, người quản lý luôn mong muốn dự án có

thể được hoàn thành với tiến độ sớm nhất và đạt hiệu quả chi phí tốt nhất(bỏqua các ngoại lệ đặc biệt) Tuy nhiên, cần nhớ rằng nguồn lực mà doanhnghiệp sở hữu luôn là hữu hạn, khi nhắc đến nguồn lực, điều tôi muốn nóiđến ở đây là tài lực, vật lực, nhân sự, thời gian,… Do đó bài toán đặt ra lúcnày là người quản lý cần có được sự chủ động, nhanh nhạy trong việc phân

bổ và sử dụng nguồn lực sao cho một cách hợp lý để có thể giúp dự án đạtđược hiệu quả tốt nhất với thời gian và chi phí thấp nhất Cần bao nhiêu chiphí cho hạng mục này, cần bao nhiêu thời gian cho hạng mục kia, tất cảnhững câu hỏi đó sẽ được trả lời một cách dễ dàng hơn rất nhiều khi ngườiquản lý có một công tác hoạch định dự án tốt

- Là cơ sở để thuyết phục và nhận trợ cấp từ bên ngoài

- Giúp việc giám sát và kiểm soát trở nên dễ dàng, có căn cứ đánh giá tiến độthực hiện dự án và khả năng thành công theo dự kiến

Với tất cả ý trên, một lần nữa chúng ta thấy rõ được tầm quan trọng cũng như sựcấp thiết của công tác hoạch định dự án của một doanh nghiệp là quan trọng hơnbao giờ hết

- Mục tiêu dự án không được rõ ràng : Nhiều doanh nghiệp chưa đặt ra đượcmục tiêu rõ ràng cho dự án, làm cho việc thực hiện dự án không hiệu quả vàkhó đo lường kết quả Biểu hiện rõ ràng nhất ở thực trạng này là ở một số dự

án, đặc biệt là các dự án thực hiện bởi các công ty nhỏ thiếu kinh nghiệm, cácmức độ chi tiết của việc phân rã hạng mục (WBS) thường chưa phù hợp.Vậy

câu hỏi đặt ra là mức độ chi tiết là bao nhiêu thì phù hợp, câu trả lời của câuhỏi này còn phụ thuộc vào độ phức tạp của dự án Nếu một dự án được phân

bổ quá chi tiết nó sẽ gây ra sự phức tạp và tốn kém không cần thiết, việc quátập trung vào chi tiết sẽ khiến bạn quên mất bức tranh toàn cảnh, và rời xamục tiêu lớn của dự án Ở chiều ngược lại, nếu mức độ chi tiết quá sơ xài,không cụ thể, sẽ gây phân tán sự tập trung vào mục tiêu, lãng phí nguồn lựcvào những việc không cần thiết

- Thiếu quản lý các rủi ro : Các doanh nghiệp không đưa ra kế hoạch phù hợp

để quản lý các rủi ro có thể xyar ra trong quá trình thực hiện dự án, dẫn đếncác vấn đề không mong muốn xảy ra Rủi ro được nhắc đến ở đây không chỉ

là những rủi ro có thể nhận diện được, mà bao gồm cả các rủi ro không thểnhận diện (các rủi ro lần đầu xảy ra, hoặc nằm ngoài sự hiểu biết của ngườiquản lý)

- Không định rõ phạm vi dự án : Các doanh nghiệp chưa đưa ra phạm vi dự án

rõ ràng, dẫn đến việc triển khai dự án không hiệu quả và khó kiểm soát

- Thiếu quản lý tiến độ : Nhiều doanh nghiệp không quản lý tiến độ một cáchchặt chẽ, dẫn đến việc triển khái dự án chậm trễ, vượt quá thời gian dự kiếnhoặc nghiêm trọng hơn, vì thiếu quản lý tiến độ mà phải chạy dự án một cáchvội vàng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và chất lượng của dự án Điểnhình trong đó là các dự án xây dựng đầu tư công, minh chứng qua việc hàngnghìn dự án đầu tư công chậm tiến độ, có xu hướng tăng đàn quan các năm.Tổng hợp báo cáo không đầy đủ của các bộ ngành, địa phương giai đoạn

2016 -2021, số dự án chậm tiến độ như sau : năm 2016 là 1.448 dự án, 2017

là 1.609 dự án, năm 2018 là 1.778 dự án, năm 2019 là 1.878 dự án, năm 2020

là 1.867 dự án, năm 2021 là 19.62 dự án [2]

Tất nhiên thực tình trạng hoạch định các dự án ở các doanh nghiệp hiện nay khôngphải hoàn toàn đều chưa tốt, điều đó còn phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, quy mô dự

án, cũng như trình độ chuyên môn của người quản lý dự án Tuy nhiên nhìn chung, vẫncòn nhiều bất cập tồn tại trong quá trình hoạch định cũng như thực thi dự án.

CHƯƠNG II : NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN

Ví dụ về dự án bao gồm, nhưng không giới hạn, trong các trong các trường hợp sau :

- Phát triển sản phẩm mới và dịch vụ mới

- Tiến hành những thay đổi, cải tiến, tái cấu trúc về bộ máy, tổ chức nhân sự vàphương thức kinh doanh

- Phát triển hay ứng dụng triển khai hệ thống thông tin quản lý, hệ thống quản

lý chất lượng

- Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất mới

- Thực hiện một số quy trình sản xuất mới

Các hoạt động thường xuyên lặp lại hàng ngày trong công ty được thiết kế và tổ chứcthực hiện một cách ổn định dựa trên sự chuyên môn hoá cao để đảm bảo các hoạt độngdiễn ra liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả với chi phí thấp nhất có thể Dự án khác với cáchoạt động thường xuyên lặp lại hàng ngày trong công ty là dự án là các hoạt động khônglặp lại và thường gắn với những yếu tố mới đòi hỏi sự sáng tạo nhất định nhằm tạo thêmnăng lực mới cho công ty, ví dụ như sản xuất ra sản phẩm mới Để phân biệt dự án khácvới các hoạt động thường xuyên đang diễn ra hàng ngày trong công ty, chúng ta hãy nêumột số đặc điểm của dự án[1]

Dự án có 5 đặc điểm chính sau đây:

- Thứ nhất, dự án có mục tiêu xác định – dù là xây dựng một nhà máy nhiệt điện50.000m2 hay là triển khai một dự án vì mục đích phi tài chính như xây trườngkhuyến học ở biển đảo thì đều có mục tiêu xác định và rõ ràng – cái mà thườngkhông đặt ra ở hoạt động thường ngày trong một công ty

- Thứ hai, do có mục tiêu xác định nên dự án cũng có vòng đời cụ thể, thời điểmbắt đầu và thời điểm kết hức xác định[1]

- Thứ ba, dự án thường đòi hỏi sự tham gia và nỗ lực từ nhiều chuyên gia đến từcác bộ phận với các chuyên môn khác nhau Thay vì làm việc biệt lập tại cácvăn phòng dưới sự quản lý của các trưởng bộ phận, các thành viên dự án gồmcác kỹ sư thiết kế, kỹ sư chết tạo, chuyên gia marketing, nhà phân tích tài chínhchính, cùng phối hợp làm việ chặt chẽ với nhau dưới sự hướng dẫn của nhàquản lý dự án để cùng nhau hoàn thành một dự án[1]

- Thứ tư, dự án là một hoạt động không lặp lại và có tính đơn nhất Là đặc tínhkhó để giải thích nhất, các dự án sẽ là những hoạt động đặc biệt, riêng rẽ, trướcgiờ chưa từng thực hiện Ví dụ sản xuất ra một mẫu ô tô mới với hệ thốngphanh thắng tự động khi xe đột ngột tăng tốc quá nhanh đòi hỏi phải giải quyếtrất nhiều vấn đề chưa từng được giải quyết trước đó và thường đi kèm với việc

áp dụng những thành tựu mới nhất và có bước đột phá về công nghệ Mặt khác,các dự án xây dựng thông thường như xây dựng các tổ hợp văn phòng chung

cư sử dụng các vật liệu hiện có và áp dụng các công nghệ và quy trình thi công

đã được công ty thiết lập từ trước nhưng vẫn đòi hỏi nhiều yếu tố mới như xâydựng trên địa điểm mới, tuân thủ các quy định nhất định áp dụng cho từng dự

án xây dựng, khách hàng mới với những yêu cầu và khả năng thanh toán nhấtđịnh khác với các dự án cùng loại đã được công ty tiến hành trước đó[1]

- Thứ năm, dự án phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định về đầu ra, thời gian, vàchi phí Thành công của dự án được đánh giá dựa trên mức độ mà dự án đápứng các tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, thời hạn hoàn thành dự án và chi phíthực hiện dự án[1]

Một số ví dụ phân biệt giữa “Hoạt động dự án” và “Hoạt động nghiệp vụ”Bảng 1 Một số ví dụ phân biệt giữa “Hoạt động dự án” và “Hoạt động nghiệp

vụ”

Xây nhà mới (cá nhân, cơ quan) Xây các căn hộ chung cư theo kế hoạch

hằng năm của thành phốNghiên cứu một đề tài khoa học Dạy học theo kế hoạch hằng năm của

Chế tạo một loại xe máy mới Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế

có sẵn theo kế hoạch được giaoThử nghiệm một dây chuyền sản xuất

theo công nghệ mới

Nguồn : Tài liệu tham khảo 1

2.2 Khái niệm dự án xây dựng

Khái niệm : ‘’Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sửdụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trìnhxây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụtrong thời hạn và chi phí xác định Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự ánđược thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáonghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng’[4]

2.3 Khái niệm quản lý dự án

Theo định nghĩa của PMBOK® Guide, quản lý dự án là “hoạt động áp dụng các kiếnthức, các kỹ năng, các công cụ, kỹ thuật để lên kế hoạch hành động nhằm đạt được cácyêu cầu của dự án Công tác quản lý dự án được thực hiện thông qua việc áp dụng và

phối hợp áp dụng 42 quy trình quản lý dự án được phân thành 5 nhóm quy trình : Khởixướng, Lập kế hoạch, Triển khai thực hiện, Giám sát và kiểm soát, Kết thúc”[3].Lịch sử sơ lược của quản lý dự án :

- Việc quản lý dự án vốn đã có từ thời xưa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tựtháp và các kỳ quan thế giới,…

- Henry Gantt vào đầu thế kỷ 20 đã đưa ra khái niệm về sơ đồ Gantt – một sơ

đồ quản lý công việc theo thời gian

- Đầu những năm 1950, Quân đội Mỹ đã sử dụng phương pháp PERT(Program Evaluation and Review Technique) và CPM (Critical Path Method)

để quản lý các dự án của mình trong chiến tranh Từ đó, phương pháp quản lý

dự án đã được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực công nghiệp và xây dựng Vàonhững năm 1960, những phương pháp quản lý dự án như PERT/CPM được

sử dụng rộng rãi trong các dự án quốc phòng và công nghiệp, nhưng chưađược phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh Tuy nhiên, sau đó, những công tycông nghệ như IBM,HP và tiếp sau đó là Microsoft đã áp dụng các phươngpháp quản lý dự án để quản lý các dự án phát triển sản phẩm

- Đến những năm 1990, việc quản lý dự án trở thành một lĩnh vực chuyênnghiệp, có các tổ chức hội nghị và chứng chỉ riêng cho quản lý dự án Cácphần mềm quản lý dự án và các công cụ khác cũng được phát triển để hỗ trợquản lý dự án Các phương pháp quản lý dự án hiện đại như Agile, Lean,Scrum cũng được áp dụng và phát triển rộng trải trong các dự án công nghệthông tin

Một câu hỏi thường được đặt ra trong quản lý dự án rằng : Liệu quản lý dự án có phảichỉ đơn thuần là xây dựng một bảng tiến độ ? Câu trả lời của nhóm cho câu hỏi này là :Không Việc nhận định quản lý dự án chỉ đơn thuần là công tác xây dựng một bảng tiến

độ là một sai lầm Theo báo cáo mới đây, mặc dù Microsoft đã bán được lượng khổng lồcác bản sao phần mềm lập chương tình dự án Microsoft Project®, nhưng tỷ lệ dự án thấtbại vẫn giữ ở mức cao Lập bảng tiến độ đúng là một công cụ chủ chốt trong quản lý dự

án, nhưng vẫn không quan trọng bằng việc tạo dựng hiểu biết chung về mục tiêu của dự

án cần thực hiện hay xây dựng một cấu trúc phân rã công việc tốt (work breakdownstructure – WBS) hợp lý hay xác định rõ các tác vụ cần hoàn thành Trên thực tế nếukhông thực hiện tốt các nguyên tắc nền tảng trong quản lý dự án thì lợi ích duy nhất củamột bảng tiến độ chi tiết là giúp báo cáo chính xác về thất bại của mình![5]

Vậy câu hỏi đặt ra rằng nếu đơn thuần là một bảng tiến độ, vậy Quản lý dự án baogồm những công việc gì ? Theo nhóm, quản lý dự án thường bao gồm cả :

- Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)

- Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của cácchủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án

- Cân đối hài hòa giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm :

Mỗi dự án cụ thể sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý dự

án cần phải xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu Giữa các ràng buộc có mối quan hệvới nhau, tức là một ràng buộc thay đổi có thể kéo theo một hoặc nhiều ràng buộc khácthay đổi theo Ví dụ thời hạn hoàn thành dự án được yêu cầu rút ngắn lại thường kéo theokinh phí thực hiện dự án phải tăng lên bởi vì cần phải bổ xung thêm nguồn lực để thựchiện cùng khối lượng công việc trong khoảng thời gian ngắn hơn Nếu không thể bổ sungthêm kinh phí cho dự án thì hoặc là phải chấp nhận thu hẹp phạm vi dự án bằng cách cắtgiảm một số hạng mục công việc hoặc chấp nhận giảm chất lượng đầu ra (sử dụngnguyên vật liệu có chất lượng thấp hơn hoặc thay đổi phương án thi công đòi hỏi chi phí

ít hơn và chất lượng thấp hơn) Các chủ thể dự án cũng có các ý kiến khác nhau về nhân

tố nào là quan trọng nhất cho nên cũng tạo ra sự thách thức lớn cho dự án Thay đổi các

yêu cầu đối với dự án cũng có thể làm gia tăng mức độ rủi ro đối với dự án Như vậy đội

dự án phải có khả năng đánh giá được tình hình và có thể hài hoà được các yêu cầu khácnhau để thực hiện và chuyển giao dự án một cách thành công.[1] Một dự án được quản lýtốt, tức là khi kết thúc dự án phải thỏa mãn được chủ đầu tư về các mặt: thời gian, chi phí

và chất lượng kết quả đầu ra

2.4 Quản lý dự án xây dựng

Khái niệm : Quản lý dự án xây dựng là một dịch vụ chuyên nghiệp sử dụng các kĩthuật chuyên môn để quản lý các công trình đầu tư xây dựng Quản lý một dự án xâydựng là thực hiện giám sát và chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch, thiết kế và xây dựngmột dự án từ đầu đến khi hoàn tất công trình[6]

2.5 Các vấn đề về công tác hoạch định dự án

a) Khái niệm

Hoạch định dự án đề cập đến quá trình tổ chức các nhiệm vụ sẽ được thực hiện trongmột khoảng thời gian nhất định Mục đích của việc lập kế hoạch dự án là xác định chiphí, các nguồn lực cần thiết và cách tốt nhất để lên lịch cho tất cả các nhiệm vụ sẽ đượcthực hiện Nói cách khác, có một tầm nhìn rõ ràng về dự án và hoàn thành nó trong thờigian tối thiểu[7]

b) Lợi ích của hoạch định dự án

- Giúp thuận nhà quản lý thuận lợi đạt được mục tiêu

- Đảm bảo trình tự các công việc được thực thi rõ ràng

- Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng công việc

- Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực

- Giúp kiểm soát và theo dõi dự án một cách chặt chẽ

- Tăng cường giao tiếp và phối hợp giữa các bên có liên quan trong quá trìnhthực thi dự án

- Khuyến khích, động viên công nhân viên

- Huy động nguồn vốn từ chủ đầu tư

- Cung dữ liệu về dự án

Đối với nhà thầu :

- Biết rõ công việc, tránh thực hiện bừa bãi

- Ngăn ngừa tổn thất về tiền bạc

- Dự báo cung cấp lao động

- Đảm bảo những thông báo đúng được công bố, giao hàng đúng hạn, đúngnơi, đúng số lượng

- Hỗ trợ việc điều phối thầu phụ

- Xác định rõ các giai đoạn khác nhau trong dự án

- Cung cấp tiêu chuẩn đo lường công việc

- Cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hợp đồng tương lai

Đối với chủ đầu tư (khách hàng) :

- Biết thời gian cần thiết để xây dựng

- Xem xét hiệu quả của vốn đầu tư theo tiến triển dự án

Đối với kiến trúc sư/ kỹ sư/ người trực tiếp thực thi dự án

- Kế hoạch thường được lập bởi nhà thầu với sự tư vấn của các kiến trúc sư/ kỹsư

- Dự báo tốc độ tiến triển các hoạt động chính dựa trên thông tin nhà thầu cungcấp

Đối với các bên liên quan : nhà tư vấn, nhà thầu phụ, chuyên gia, nhà cung cấp, cơquan địa phương

- Biết những giai đoạn của dự án, khi nào công việc thực hiện

- Lập được kế hoạch cho riêng mình

c) Múc đích của công tác hoạch định dự án

- Mục đích phân tích : Công tác hoạch định dự án giúp các công việc được xácđịnh rõ ràng Phạm vi, cách thức thực hiện công việc, và nguồn tài nguyêncần thiết sẽ đều được xác định

- Mục đích cung cấp dữ liệu : Những dữ liệu hoạch định sẽ được sử dụng choviệc chuẩn bị những kế hoạch, dự án trong tương lai

- Mục đích dự báo : Dự đoán được những khó khăn có thể xảy ra giúp nhàquản lý chủ động đối mặt với khó khăn tốt hơn

- Mục tiêu thiết lập nguồn lực : Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực sẵn có

- Mục tiếu phối hợp và kiểm soát : Cung cấp cơ sở cho phối hợp giữa các đốitác và nhà thầu tham gia dự án Cung cấp cơ sở để ước tính thời gian và chiphí

2.6 Các bước hoạch định dự án

Kế hoạch cho một dự án không chỉ đơn thuần là một lịch biểu mà chúng được xem làgồm 3 chiều cơ bản

- Chi phí : số lượng tiền bỏ ra và cách lập ngân sách chúng qua thời gian

- Thời gian : quãng thời gian thi hành công việc

- Phạm vi : nội dung được thực hiện

Hiện nay chưa có tài liệu chính thức cụ thể nào diễn đạt rõ hoạch định dự án bao gồmcác bước nào Tuy nhiên dựa trên 3 chiều cơ bản khi hoạch định một dự án, nhóm 6 nhậnđịnh công tác hoạch định dự án gồm các bước cơ bản sau :

Bước 1 : Xác định mục tiêu dự án

Bước 2: Xác định cấu trúc phân rã dự án (WBS)

Bước 3 : Xác định cơ cấu tổ chức dự án

Bước 4 : Xác định phạm vi dự án

Bước 5 : Ước tính chi phí dự án

Bước 6 : Ước tính thời gian và tiến độ dự án

Bước 7 : Lập kế hoạch kiểm soát tiến độ dự án

2.6.1 Xác định mục tiêu dự án

Mục tiêu dự án trong quản lý dự án là kết quả cụ thể và hữu hình cái mà sẽ được tạo

ra và bàn giao bởi dự án Chúng xác định và mô tả những hành động hay sản phẩm bàngiao cụ thể cái mà sẽ phối hợp với nhau để đạt được mục tiêu rộng hơn và cao cấp hơncủa toàn bộ dự án[3]

Mục tiêu được xác định và đưa các chỉ tiêu hoặc tiêu chí dùng để làm căn cứ đánh gái

sự hoàn thành của dự án Một tiêu chuẩn thường được dùng để đánh giá mục tiêu dự án làSMART, trong đó :

- Specific (Cụ thể ) : Mục tiêu phải được xác định rõ ràng và cụ thể, mô tả rõnhững gì cần phải đạt được Mục tiêu phải được trình bày dưới dạng số liệu

cụ thể, bao gồm tiêu chí đo lường, kết quả mong muốn và phạm vi công việc

Ví dụ : Trong dự án xây dựng nhà mới, một mục tiêu cụ thể có thể là:

"Thiết kế và xây dựng một căn nhà 2 tầng, có diện tích sàn 100m2, gồm 2phòng ngủ, 1 phòng khách, 1 phòng bếp, 2 phòng tắm, và 1 kho để đồ

- Measurable (Đo lường được) : Mục tiêu phải có khả năng đo lường được.Điều này đòi hỏi phải có một hệ thống đo lường, giúp kiểm tra xem liệu mụctiêu đã đạt được hay chưa Ví dụ, nếu một mục tiêu của dự án là tăng doanh

số bán hàng thì cần có các chỉ số đo lường như doanh thu hoặc số lượng sảnphẩm được bán ra

Ví dụ : Trong dự án phát triển sản phẩm, một mục tiêu đo lường được cóthể là: "Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm A lên 20% trong 3 thángbằng cách tăng số lượng khách hàng mới và tăng số lần mua hàng củakhách hàng cũ.”

- Attainable (Khả năng thực hiện được) : Mục tiêu phải là khả thi với tàinguyên có sẵn Điều này đòi hỏi phải đánh giá tính khả thi của mục tiêu dựa

trên các ràng buộc và giới hạn như thời gian, nguồn lực, nhân lực, kỹ năng vàcông nghệ Nếu mục tiêu quá khó khăn để đạt được thì nó có thể gây stresscho nhân viên và dẫn đến thất bại trong dự án

Ví dụ : Trong dự án phát triển sản phẩm, một mục tiêu đo lường được cóthể là: "Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm A lên 20% trong 3 thángbằng cách tăng số lượng khách hàng mới và tăng số lần mua hàng củakhách hàng cũ."

- Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải liên quan đến mục tiêu chung của dự án

và phải đảm bảo rằng việc đạt được mục tiêu sẽ đóng góp vào thành công của

dự án Nếu một mục tiêu không liên quan đến mục tiêu chung của dự án thì

nó không có giá trị đối với dự án

Ví dụ : Trong dự án giảm thiểu chất thải, một mục tiêu liên quan đến mụctiêu của dự án có thể là: "Giảm lượng rác thải sản xuất của công ty lên50% trong 6 tháng bằng cách thay thế các vật liệu khác thân thiện với môitrường và tăng sử dụng tái chế trong sản xuất."

- Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải được đặt ra trong một khung thờigian cụ thể và phải có một thời hạn hoàn thành Điều này đảm bảo rằng mụctiêu sẽ được đạt đến trong thời gian quy định và giúp đảm bảo tính toàn vẹncủa kế hoạch dự án

Ví dụ : Trong dự án đào tạo nhân viên, một mục tiêu có thời hạn cụ thể cóthể là: "Đào tạo toàn bộ nhân viên về quy trình mới của công ty trongvòng 2 tháng bằng cách sử dụng các tài liệu và công cụ đào tạo trựctuyến."

và tạo ra các đầu ra cho dự án Các cấp độ chi tiết kế tiếp nhau của WBS trình bày cáccông việc của dự án một cách chi tiết hơn Cấu trúc chia nhỏ công việc là một cách tổchức và xác định toàn bộ phạm vi dự án, và trình bày công việc đã được xác định trongbản mô tả phạm vi dự án đã được thông qua Áp dụng cấu trúc chia nhỏ công việc giúpcho nhà quản lý dự án biết chắc chắn rằng tất cả các sản phẩm và khối lượng công việcđược xác định, giúp kết hợp dự án với cơ cấu tổ chức công ty để phân công trách nhiệmthực hiện cho từng bộ phận và cá nhân, và thiết lập cơ sở cho kiểm soát thực hiện dự án.

Về cơ bản, WBS là bản phác thảo toàn bộ dự án với các cấp độ chi tiết khác nhau[1]

Sơ đồ dưới đây trình bày những cách thức phân nhóm chủ yếu thường được áp dụngtrong phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc WBS bắt đầu ở cấp độ đầu tiên với dự án làđầu ra cuối cùng Các đầu ra chính, hoặc các hệ thống chính, hoặc các giai đoạn chínhcủa dự án được xác định trước, tiếp theo các phần việc nhỏ hơn để hoàn thành các phầnviệc lớn đó được xác định Quá trình chia nhỏ được lặp lại như vậy cho đến khi mức độchi tiết của đầu ra nhỏ đến mức có thể quản lý được và một người có thể chịu trách nhiệm

về kết quả thực hiện Đầu ra nhỏ nhất thường được phân chia thành các thành phần nhỏhơn gọi là gói công việc Gói công việc là cấp độ thấp nhất trong cấu trúc chia nhỏ côngviệc và là cấp độ chi tiết mà chi phí và thời gian thực hiện công việc có thể ước tính mộtđáng tin cậy và có thể quản lý được WBS cung cấp thông tin ở các mức độ chi tiết khácnhau dành cho các cấp quản lý khác nhau Cấp độ 1 và cấp độ 2 trình bày toàn bộ thôngtin về mục tiêu dự án và phù hợp cho lãnh đạo cấp cao, cấp độ 3 và 4 cho lãnh đạo cấptrung và cấp độ 5 là những thông tin rất chi tiết phù hợp cho cấp quản lý thấp nhất.[1]

Nguồn : Tài liệu tham khảo 1

Có ba cách để tạo một cấu trúc phân rã dự án (WBS) :

- WBS được phân rã theo gói công việc (Work Packages)

- WBS tổ chức theo giai đoạn (Phase)

- WBS tổ chức theo các hạng mục đầu ra (Deliverables)

Trong đó được sử dụng thường xuyên nhất là WBS tổ chức theo giai đoạn (Phase) vàWBS tổ chức theo các hạng mục đầu ra (Deliverables) WBS tổ chức theo giai đoạnthường gặp trong các dự án công nghệ hoặc các dự án Marketing, đôi khi là các dự ánxây dựng với Chủ đầu tư đóng vai trò Quản lý dự án WBS theo các hạng mục đầu ra

(Deliverables) dễ bắt gặp nhất ở trong các dự án xây dựng với đơn vị thầu đóng vai trò làQuản lý dự án.

Tác dụng của WBS đối với nhà quản lý dự án

WBS xác định tất cả các yếu tố của dự án theo một cấu trúc nhất định và thiết lập nêncác mối quan hệ với đầu ra cuối cùng của dự án Hãy hình dung dự án là một gói côngviệc lớn và được chia nhỏ kế tiếp nhau thành các gói công việc nhỏ hơn, như vậy dự ánchính là tổng hợp của tất cả các gói công việc nhỏ chi tiết đó[1]

WBS giúp ích cho nhà quản lý dự án trên những khía cạnh sau:

- Hỗ trợ cho việc đánh giá kết quả thực hiện về chi phí, tiến độ, và chất lượng

ở tất cả các cấp quản lý trong công ty trong suốt chu kỳ sống dự án

- Cung cấp cho các nhà lãnh đạo thông tin phù hợp với từng ấp quản lý, ví dụ,cấp quản lý cao nhất quan tâm đến các đầu ra chính của dự án, trong khi đócấp quản lý thấp nhất sẽ phụ trách các đầu ra nhỏ và các gói công việc

- Khi đã phát triển WBS, trách nhiệm thực hiện các hoạt động dự án được phâncông Cấp Cấu trúc chia nhỏ Mô tả Dự án Đầu ra Tiểu đầu ra Đầu ra nhỏ nhấtĐiểm kiểm soát Gói công việc Dự án hoàn chỉnh Các đầu ra chính Các đầu ra

bổ trợ Cấp quản lý thấp nhất phụ trách Nhóm các gói công việc lại với nhau

để theo dõi trách nhiệm và tình hình thực hiện Các hoạt động được xác định

cụ thể 61 cho các bộ phận và cá nhân trong công ty khi kết hợp WBS với cơcấu tổ chức của công ty

- Giúp cho nhà quản lý dự án lập kế hoạch công tác, điều độ công việc và dựtoán ngân sách do WBS cung cấp một khuôn khổ để theo dõi chi phí và kếtquả thực hiện bằng cách tổng hợp chi phí thực tế và chi phí kế hoạch của cácgói công việc nhỏ thành các yếu tố lớn hơn giúp cho việc đo lường kết quảthực hiện có thể theo dõi theo cấp quản lý và theo kết quả đầu ra

- WBS xác định các kênh thông tin và hỗ trợ trong việc điều phối các bộ phậntrong dự án do WBS cho biết trách nhiệm của cá nhân và bộ phận trong việcthực hiện các phần công việc dự án.

cơ bản của dự án: cơ cấu chức năng, cơ cấu dự án chuyên trách, cơ cấu ma trận Mặc dùkhông thể liệt kê hết tất cả các loại hình cơ cấu tổ chức dự án áp dụng trong thực tếnhưng bốn cơ cấu tổ chức dự án cơ bản này và các hình thức biểu hiện khác nhau củanhững cơ cấu tổ chức dự án này đã bao quát những cách thức mà các công ty áp dụng đểquản lý dự án trong thực tế Ba cơ cấu tổ chức dự án cơ bản này cũng chính là các hìnhthức tương tác giữa dự án với công ty mẹ và ưu điểm và hạn chế của từng cơ cấu tổ chức

dự án sẽ được đề cập Khi lựa chọn một cơ cấu tổ chức cho một dự án cụ thể cần phải cânnhắc đến các yêu cầu của công ty và các đặc điểm của dự án Một số nhân tố quan trọngảnh hưởng đến việc lựa chọn một cơ cấu tổ chức dự án phù hợp với một dự án cụ thểcũng sẽ được trình bày[1]

a Cơ cấu dự án chức năng

Một cách thức đơn giản tổ chức dự án là quản lý dự án trong cơ cấu tổ chức hiện tạicủa công ty mẹ Theo cách thức tổ chức dự án chức năng thì các phần công việc khác

nhau của dự án được phân bổ cho các bộ phận chức năng khác nhau trong công ty thựchiện Việc phối hợp các hoạt động của dự án được thực hiện theo kênh quản lý hiện thờicủa công ty Ví dụ một công ty sản xuất dụng cụ muốn khác biệt hoá dòng sản phẩm củamình cho những người thuận tay trái Khi cấp lãnh đạo quyết định thực hiện dự án, cácphần việc của dự án được phân bổ cho các bộ phận chức năng trong công ty thực hiện.Phòng thiết kế chịu trách nhiệm điều chỉnh kiểu dáng sản phẩm cho phù hợp với ngườithuận tay trái Phòng sản xuất chịu trách nhiệm thiết kế quy trình sản xuất và máy mócthiết bị để sản xuất cho mẫu sản phẩm mới này Phòng marketing chịu trách nhiệmnghiên cứu thị trường, ước tính nhu cầu và phát triển kênh bán hàng Toàn bộ dự án sẽđược chỉ đạo và phối hợp theo cơ cấu quản lý hiện tại của công ty và dự án là một nộidung trong các chương trình nghị sự của lãnh đạo công ty[1]

Cơ cấu chức năng cũng phù hợp với những dự án khi mà một bộ phận chức năng cólợi ích chính trong việc thực hiện dự án Lãnh đạo cấp cao của bộ phận đó sẽ chịu tráchnhiệm điều phối các hoạt động dự án Ví dụ dự án di chuyển nhà máy đến một địa điểmsản xuất mới sẽ do phòng sản xuất chịu trách nhiệm chính Dự án nâng cấp hệ thốngthông tin quản lý sẽ do phòng công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện

dự án Dự án đánh giá hiệu quả và tác động của các hoạt động marketing sẽ do phòngmarketing đảm nhiệm Phần lớn khối lượng công việc của dự án sẽ được tiến hành trongphạm vi của bộ phận đó và sự phối hợp hoạt động với các phòng ban khác sẽ thông quakênh quản lý hiện thời của công ty[1]

Hình 2: Cơ cấu dự án theo chức năng

Nguồn : Tài liệu thamkhảo 1

b Cơ cấu dự án chuyên trách

Ở một thái cực khác của tổ chức dự án là cơ cấu dự án chuyên trách - tức là tổ chứccác đội dự án làm việc chuyên trách cho dự án và tách biệt với các hoạt động của công ty

mẹ Trong cơ cấu dự án chuyên trách các công ty thường bổ nhiệm nhà quản lý dự án vànhững nhân sự chủ chốt làm việc toàn thời gian và liên tục cho đến khi dự án kết thúc.Cán bộ dự án thường làm việc trong một môi trường biệt lập hoàn toàn về vật lý với cáchoạt động khác của công ty Các dự án nghiên cứu & phát triển các sản phẩm mới quantrọng thường được tổ chức theo cơ cấu dự án chuyên trách[1]

Trong một số ngành kinh tế mà sản phẩm là các dự án đơn chiếc cung cấp cho kháchhàng như ngành xây dựng, dịch vụ tư vấn thì toàn bộ công ty được tổ chức để hỗ trợ choviệc thực hiện các dự án Toàn bộ hoạt động chính của công ty được tổ chức thành cácđội dự án tương đối độc lập với nhau làm việc cho các dự án cụ thể Các phòng ban chứcnăng được tổ chức để hỗ trợ các đội dự án: phòng marketing thì chuyên trách trong việctìm kiếm các đơn hàng mới, phòng nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân

sự đáp ứng yêu cầu của các dự án, phòng quản trị thiết bị chịu trách nhiệm điều độ máymóc thiết bị nhằm đáp ứng yêu cầu của các dự án và đảm bảo sử dụng hiệu quả nhất cáctrang thiết bị[1]

Hình 3 Cơ cấu dự án chuyên trách

Nguồn : Tài liệu tham khảo 1

c Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

Cơ cấu tổ chức dạng ma trận là một cơ cấu tổ chức lai ghép trong đó cơ cấu quản lýtheo chiều ngang của dự án được „lồng ghép vào cơ cấu tổ chức theo chiều dọc của‟công ty Trong cơ cấu tổ chức dạng ma trận thường có hai hệ thống chỉ huy, một hệ thốngchỉ huy theo kênh chức năng và một hệ thống theo kênh dự án Thay vì phân bổ từngphần công việc dự án cho các bộ phận chức năng để tạo ra các nhóm tự quản, các thànhviên tham gia dự án báo cáo kết quả công việc đồng thời cho trưởng phòng ban chứcnăng và nhà quản lý dự án[1]

Các công ty áp dụng cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận theo nhiều cách thức khácnhau Có công ty áp dụng cơ cấu tổ chức dạng ma trận một cách tạm thời để thực hiệncác dự án cụ thể, có công ty lại áp dụng cơ cấu tổ chức dạng ma trận như một cách thức

tổ chức chính của công ty Chúng ta hãy xem xét việc áp dụng cơ cấu tổ chức dự án matrận để hiểu đặc điểm của cơ cấu tổ chức này kỹ hơn[1]

Các cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận khác nhau :

- Trong thực tế có nhiều hình thức cơ cấu tổ chức dự án ma trận khác nhau tuỳthuộc vào mối tương quan quyền lực tương đối của nhà quản lý dự án vàtrưởng các phòng ban chức năng Cơ cấu ma trận chức năng (hoặc còn gọi là

ma trận yếu, ma trận nhẹ) chỉ các loại hình cơ cấu tổ chức ma trận trong đócán cân quyền lực nghiêng về phía các trưởng phòng ban chức năng Ma trậncân bằng, ma trận trung bình chỉ cơ cấu tổ chức ma trận truyền thống trong

đó có sự cân đối quyền lực giữa nhà quản lý dự án và trưởng phòng ban chứcnăng Ma trận dự án (ma trận mạnh) là cơ cấu tổ chức ma trận trong đó cáncân quyền lực nghiêng về phía nhà quản lý dự án[1]

- Sư khác biệt tương đối về quyền lực giữa nhà quản lý dự và trưởng phòngban chức năng biểu hiện qua một số khía cạnh sau Khía cạnh thứ nhất là mốiquan hệ báo cáo công 44 việc Một nhà quản lý dự án báo cáo trực tiếp đếntổng giám đốc điều hành CEO thì có ảnh hưởng mạnh hơn trưởng phòngmarketing báo cáo lên giám đốc marketing Địa điểm thực hiện các hoạt động

dự án cũng là nhân tố ảnh hưởng quan trọng Nhà quản lý dự án sẽ có ảnhhưởng mạnh hơn đến cán bộ dự án nếu họ thực hiện công việc ở văn phòngcủa dự án so với trường hợp anh ta thực hiện các công việc liên quan đến dự

án tại văn phòng bộ phận chức năng Làm việc toàn thời gian cho dự án ngầm

ý rằng trách nhiệm đã chuyển từ các công việc của phòng sang các công việccủa dự án[1]

- Một nhân tố nữa là công tác đánh giá kết quả công việc và khen thưởng nhânviên.Trong cơ cấu ma trận chức năng, nhà quản lý dự án hầu như không cótiếng nói gì trong việc đánh giá nhân viên làm việc cho dự án Trái lại, trong

cơ cấu ma trận dự án, nhà quản lý dự án có tiếng nói quan trọng hơn trưởng

bộ phận chức năng Trong cơ cấu ma trận cân bằng, thông tin đầu vào của cảhai người đều được cân nhắc, hoặc nhà quản lý dự án đưa ra các khuyến nghị

cho trưởng bộ phận chức năng người sẽ chịu trách nhiệm tiến hành đánh giánhân viên một cách chính thức[1].

Một số đặc điểm chính của ba cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận[1]

Ma trận chức năng - Kiểu cơ cấu tổ chức này tương tự như cơ cấu chức năng và điểmkhác biệt là có một nhà quản lý dự án chính thức có nhiệm vụ điều phối các hoạt độngcủa dự án Các trưởng bộ phận chức năng chịu trách nhiệm thực hiện phần việc của dự ánđược phân công Nhà quản lý dự án đơn giản chỉ thực hiện công việc như của một trợ lýgiúp việc như liệt kê công việc và lên kế hoạch tiến độ, thu thập thông tin về tình hìnhthực hiện, hỗ trợ cho việc kết thúc dự án Nhà quản lý dự án chỉ có vai trò gián tiếp trongviệc đẩy nhanh tiến độ hoặc theo dõi dự án Các trưởng bộ phận chức năng có toàn quyềnquyết định các công việc lien quan và phân công ai làm việc gì và khi nào hoàn thànhcông việc

Ma trận cân bằng – Đây là dạng ma trận truyền thống trong đó nhà quản lý dự án chịutrách nhiệm xác định các hoạt động cần phải thực hiện trong khi trưởng các bộ phận chứcnăng quan tâm đến các công việc sẽ được thực hiện như thế nào Nói một cách cụ thể thìnhà quản lý dự án lập kế hoạch tổng thể thực hiện dự án, phối hợp thống nhất sự đónggóp về chuyên môn từ các phòng ban chức năng, lên kế hoạch tiến độ, và theo dõi quátrình thực hiện Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ và giám sátquá trình thực hiện phần công việc dự án được giao theo các tiêu chuẩn chất lượng và tiến

độ do nhà quản lý dự án đã lập ra Kết hợp giữa “làm cái gì với làm như thế nào” đòi hỏi

cả hai phía phải hợp tác chặt chẽ với nhau và phải cùng nhau quyết định các vấn đề cả vềchuyên môn và điều hành

Ma trận dự án – Hình thức tổ chức này tạo ra cảm giác của đội dự án trong cơ cấu matrận Nhà quản lý dự án kiểm soát hầu như toàn bộ dự án bao gồm cả việc đánh đổi phạm

vi dự án và cả huy động nhân lực từ các phòng ban chức năng Nhà quản lý dự án cóquyền quyết định thời gian nào và chuyên gia nào phải thực hiện nhiệm vụ và có 45 tiếngnói cuối cùng về các quyết định quan trọng của dự án Trưởng các bộ phận chức năng ít

có vai trò đến nhân viên của mình và được tham vấn về các vấn đề chuyên môn khi cóyêu cầu.

2.6.4 Xác định phạm vi dự án

Xác định phạm vi là quá trình phát triển mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm Côngviệc chuẩn bị mô tả chi tiết về dự án rất quan trọng đối với thành công dự án và được xâydựng dựa trên các đầu ra chính của dự án, các giả định và ràng buộc xác định trong giaiđoạn bắt đầu dự án Trong giai đoạn lập kế hoạch, phạm vi dự án được xác định và mô tả

cụ thể hơn khi có thêm thông tin về dự án Những rủi ro, giả định và ràng buộc hiện thờiđược phân tích một cách toàn diện hơn và được bổ xung và điều chỉnh khi cần thiết[1].Xác định phạm vi dự án cần căn cứ vào văn kiện dự án, bản mô tả yêu cầu và nguồntài nguyên của công ty như các chính sách, quy trình và biểu mẫu đối với quản lý phạm vi

dự án, tài liệu lưu trữ về các dự án tiến hành trước đây và các bài học kinh nghiệm trongquá khứ Văn kiện dự án mô tả một cách khái quát các đặc tính của dự án và sản phẩm vànếu đơn vị thực hiện dự án không áp dụng văn kiện dự án (ví dụ nhà thầu) thì có thể sửdụng tài liệu tương đương (ví dụ hợp đồng) làm cơ sở để phát triển chi tiết phạm vi côngviệc[1]

Các kỹ thuật thường được áp dụng để xác định phạm vi dự án là lấy ý kiến đánh giácủa chuyên gia, tiến hành phân tích sản phẩm, và tổ chức hội thảo chuyên đề Ý kiếnđánh giá của chuyên gia được áp dụng cho từng vấn đề kỹ thuật chi tiết Các chuyên gia

có trình độ chuyên môn sâu có thể đến từ rất nhiều nguồn khác nhau, ví dụ như có thể từcác bộ phận chức năng trong công ty, chuyên gia tư vấn, khách hàng, các hiệp hội nghềnghiệp, các tổ chức chuyên ngành Đối với dự án mà các đầu ra là sản phẩm thì phân tíchsản phẩm là một công cụ rất hữu hiệu Mỗi lĩnh vực ứng dụng đều đã phát triển ra nhiềuphương pháp đã được kiểm chứng để chuyển các mô tả khái quát về sản phẩm thành cácđầu ra cụ thể Phân tích sản phẩm bao gồm tháo rỡ sản phẩm, phân tích hệ thống, phântích yêu cầu, thiết kế hệ thống, thiết kế các thuộc tính hữu dụng của sản phẩm và phântích các thuộc tính hữu dụng của sản phẩm[1]

Kết quả của việc xác định phạm vi dự án là bản mô tả phạm vi dự án trong đó mô tảchi tiết các đầu ra của dự án và các công việc tiến hành để tạo ra các đầu ra Bản mô tảphạm vi dự án tạo ra sự hiểu biết thống nhất giữa tất cả các chủ thể dự án và cũng có thểchỉ rõ cả những nội dung gì không thuộc phạm vi dự án để giúp cho việc quản lý mongđợi của các chủ thể dự án Bản mô tả phạm vi dự án cho phép nhóm dự án tiến hành lập

kế hoạch chi tiết trong quá trình thực hiện, cung cấp cơ sở để đánh giá liệu các yêu cầuthay đổi dự án hoặc khối lượng công việc bổ xung có nằm trong phạm vi dự án haykhông Bản mô tả phạm vi dự án thường bao gồm những nội dung sau:

- Mô tả phạm vi sản phẩm – mô tả chi tiết các đặc điểm, tính chất của sảnphẩm hoặc dịch vụ hoặc kết quả công việc

- Các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm – xác định rõ quá trình và tiêu chuẩnchấp thuận sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cuối cùng

- Các đầu ra của dự án - Các đầu ra bao gồm cả sản phẩm/dịch vụ và các kếtquả bổ trợ khác như các tài liệu và các báo cáo quản lý dự án

- Những phần việc không thuộc dự án – xác định những nội dung công việckhông thuộc dự án Mô tả rõ những gì không thuộc phạm vi dự án nhằm giúpquản lý mong đợi của khách hàng Ví dụ trong một dự án chung cư cao tầng,

mô tả về đầu ra của dự án có ghi căn hộ bàn giao cho khách hàng gồm có mộtcửa ra vào, hai cửa sổ, các trang thiết bị lắp đặt bao gồm la bô phòng tắm v.v.các đầu chờ bình nóng lạnh, đầu chờ máy giặt nhưng không bao gồm bìnhnóng lanh và máy giặt

- Các ràng buộc của dự án - Liệt kê và mô tả các ràng buộc của dự án ví dụngân sách dự án, thời gian hoàn thành dự án hoặc tiến độ hoàn thành cáchạng mục công việc chính Nếu dự án làm theo hợp đồng với khách hàng thìcác điều khoản hợp đồng chính là các ràng buộc của dự án

- Các giả định dự án - Liệt kê các giả định và ảnh hưởng của giả định đến dự

án trong trường hợp giả định được chứng tỏ không đúng (rủi ro) Trong quá

trình lập kế hoạch nhóm dự án phải thường xuyên xác định, ghi chép và kiểmchứng giả định

2.6.5 Ước tính chi phí dự án

Ước tính chi phí dự án là một bộ phận của Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự

án là quá trình ước tính, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí để đảm bảo dự án có thể hoànthành trong phạm vi ngân sách cho phép[1]

Nội dung của ước tính chi phí dự án bao gồm :

- Xác định chi phí – xác định các chi phí của dự án bao gồm cả trực tiếp vàgián tiếp

- Ước tính chi phí – là quá trình dự báo và ước tính nguồn lực tài chính để thựchiện các hoạt động của dự án

- Lập kế hoạch ngân sách dự án

Xác định chi phí

Các loại chi phí trong dự án:

- Chi phí trực tiếp từ dự án : Đây là các chi phí phân bổ trực tiếp cho một hoạtđộng (gói công việc) Các chi phí trực tiếp có thể nằm dưới sự kiểm soát củanhà quản lý dự án, nhóm dự án và cá nhân thực hiện một công việc cụ thể.Các chi phí này là các khoản tiền chi trả thực tế trong quá trình thực hiện dự

án và được tách ra khỏi chi phí chung dự án Chi phí tổng hợp lên từ các góicông việc thường chỉ bao gồm các chi phí trực tiếp:

Chi phí nhân công trực tiếp ( công nhân, lao động trực tiếp)Chi phí nguyên liệu

Chi phí nhiên liệu

Chí phí công cụ, máy móc

Chi phí khác

- Chi phí chung dự án : Các chi phí dự án gián tiếp là các chi phí liên quan đếnviệc sử dụng các nguồn lực của công ty cho thực hiện dự án Các chi phí dự

án gián tiếp thường gắn với các đầu ra của dự án như lương của nhà quản lý

dự án, tiền thuê văn phòng cho dự án Các chi phí này thường được ước tínhtheo một tỷ lệ phần trăm nhất định của các chi phí dự án trực tiếp, ví dụ 20 %của chi phí nhân công trực tiếp , hoặc 50% của chi phí nguyên vật liệu trựctiếp

kế toán và hệ thống thông tin, chi phí tiền lương của đội ngũ lãnh đạo công

ty Các khoản chi phí này được phân bổ cho dự án tuỳ theo loại hình dự án vàrất khác nhau giữa các công ty Ví dụ, một dự án thực hiện theo hợp đồng vớikhách hàng thì công ty sẽ phân bổ các chi phí quản lý chung của công ty vàcộng thêm phần lợi nhuận dự kiến tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất địnhcủa chi phí dự án trực tiếp để hình thành nên mức giá tính cho khách hàng

- Lợi nhuận mà bạn muốn : thường được tính trên % của tổng các chi phí trênQuản lý chi phí dự án thường quan tâm chủ yếu đến quản lý các chi phí dự án trựctiếp vì các chi phí này gắn liền với việc thực hiện các hoạt động dự án Các chi phí dự ántrực tiếp này phụ thuộc chặt chẽ vào chất lượng thực hiện các hoạt động và thuộc phạm vikiểm soát của nhóm dự án

Ước tính chi phí dự án

Ước tính chi phí ước tính chi phí là dự báo và ước tính các nguồn lực tài chính để thựchiện các hoạt động dự án Ước tính chi phí thường được biểu diễn dưới đơn vị đo tiền tệ(ví dụ đồng), tuy nhiên trong một số trường hợp cụ thể có thể dùng đơn vị đo khác, ví dụnhư ngày công

Ước tính chi phí phải được điều chỉnh liên tục trong xuốt quá trình thực hiện dự án đểphản ảnh kịp thời những thông tin chi tiết sẵn có về dự án Mức độ chính xác của ướctính sẽ được nâng lên khi dự án trải qua các giai đoạn của chu kỳ sống cho nên ước tínhchi phí là một quá trình lặp lại trong các giai đoạn thực hiện Ví dụ dự án trong giai đoạnxác định thì độ chính xác của ước tính thường giao động trong khoảng ± 50% Tuy nhiên

ở giai đoạn sau khi đã có thiết kế chi tiết thì độ chính xác của ước tính tăng lên và giao 98động trong khoảng ± 10% Nhiều công ty đã đưa ra chỉ dẫn cụ thể để điều chỉnh ước tínhchi phí và độ chính xác dự kiến của ước tính chi phí[1]

Các nguyên tắc ước tính chi phí

Các nguyên tắc chung ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện các hoạt động dự

án đã trình bày ở phần trước cũng được áp dụng cho ước tính chi phí để thực hiện cáchoạt động dự án Các nguyên tắc ước tính chi phí:

- Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động

- Sử dụng nhiều người cùng tham gia ước tính

- Ước tính trong điều kiện bình thường

- Các ước tính là độc lập với nhau

- Các ước tính chi phí thực hiện từng hoạt động cần cân nhắc đến tính rủi rotrong việc thực hiện hoạt động

Việc ước tính chi phí thực hiện dự án có thể tiến hành từ trên xuống (top – down)hoặc từ dưới lên (bottom – up) Ước tính từ trên xuống là ước tính tổng chi phí thực hiệntoàn bộ dự án do các chuyên gia có kinh nghiệm về các dự án tương tự và/hoặc do cácnhà quản lý cấp cao tiến hành đưa ra ước tính Ước tính từ trên xuống thường được ápdụng trong những trường hợp, ví dụ như: dự án chiến lược quan trọng (các dự án nghiên

cứu – phát triển), dự án có mức độ không chắc chắn cao, dự án nhỏ nội bộ, dự án cóphạm vi thường xuyên thay đổi (ví dụ các dự án về phát triển hệ thống thông tin) [1] Ước tính từ dưới lên là xuất phát từ các yếu tố chi tiết của dự án như từ các gói côngviệc trong WBS và các hoạt động trong sơ đồ mạng dự án phát triển từ phương phápđường găng để ước tính chi phí thực hiện từng hoạt động rồi tổng hợp nên thành ước tínhtổng chi phí thực hiện cả dự án Ước tính từ dưới lên thường được áp dụng trong cáctrường hợp như do yêu cầu của quản lý phải ước tính chi tiết, do các dự án ký kết hợpđồng cần phải ước tính chi tiết, do khách hàng yêu cầu phải giải trình chi tiết về chi phíthực hiện dự án[1].

Một phương pháp ước tính được áp dụng phổ biến trong thực tế là kết hợp đồng thời

cả ước tính từ trên xuống và ước tính từ dưới lên: đưa ra ước tính sơ bộ từ trên xuống,phát triển chi tiết WBS rồi tiến hành ước tính từ dưới lên, phát triển tiến độ và ngân sáchthực hiện, kết hợp với ước tính từ trên xuống và điều chỉnh các khác biệt và thống nhất đểlấy làm ước tính chính thức cuối cùng[1]

Các phương pháp ước tính chi phí

1 Ước tính dựa trên đánh giá của các chuyên gia Một phương pháp ước tính đượccho là tin cậy nhất chính là ước tính của các chuyên gia có kinh nghiệm trong việcthực hiện các hoạt động ở các dự án tương tự trước đó Các ước tính chi phí củacác chuyên gia sau đó được tổng hợp lại thành ước tính chung về chi phí cho thựchiện từng hoạt động[1]

2 Phương pháp tương tự hoặc dựa trên tiêu chuẩn Dựa trên tính tương tự với dự ántrước trên các khía cạnh như thời hạn hoàn thành, kinh phí, quy mô, mức độ phứctạp, để làm cơ sở cho việc ước tính chi phí thực hiện từng hoạt động với sự điềuchỉnh phù hợp cho dự án mới Phương pháp tương tự có thể áp dụng cho toàn bộ

dự án, từng hạng mục dự án, và cho từng hoạt động cụ thể[1]

3 Phương pháp tham số Phương pháp tham số dựa trên mối quan hệ thống kê trongquá khứ giữa các đại lượng để ước tính chi phí thực hiện hoạt động Ví dụ dựa trên

số liệu quá khứ về chi phí để thực hiện một đơn vị khối lượng công việc chúng ta

có thể ước tính được tổng chi phí thực hiện công việc đó bằng cách nhân đơn giáchi phí để thực hiện một đơn vị khối lượng công việc với tổng khối lượng côngviệc thực hiện Ví dụ giá thành xây thô một mét vuông sàn xây dựng là 3 triệuđồng, như vậy để xây thô 500 mét vuông sàn xây dựng thì tổng chi phí là 1 tỷ 500triệu đồng (= 3 triệu X 500 = 1,500 triệu đồng) [1]

4 Phương pháp ước tính ba điểm Ước tính chi phí thực hiện một công việc có thểchính xác hơn nếu chúng ta tính đến mức độ rủi ro trong việc thực hiện công việc

đó và dải không chắc chắn của chi phí hiện công việc Khái niệm ước tính ba điểm

là một kỹ thuật áp dụng bắt nguồn từ PERT sử dụng ba ước tính để xác định gầnđúng cho chi phí thực hiện một hoạt động[1]

- Chi phí có khả năng sảy ra nhất (Cm) Là chi phí thực hiện công việc trongđiều kiện bình thường về phân bổ các nguồn lực, năng suất lao động, sựmong đợi về mức độ sẵn sàng cho hoạt động và các điều kiện thực hiện khác

6 Phương pháp phân thích giá thầu nhà cung cấp Phân tích giá thầu của nhà cungcấp có thể có lợi cho các dự án yêu cầu sử dụng độc quyền của nhà cung cấp.Trước tiên, bạn gửi tài liệu yêu cầu đề xuất (RFP) tới các nhà cung cấp mà bạnquan tâm đến việc tuyển dụng Trong tài liệu này, các nhà cung cấp liệt kê giá cả

và chất lượng dịch vụ của họ và chia sẻ phản hồi của họ với bạn Sau đó, bạn sosánh giá để ước tính chi phí cho toàn bộ dự án[1]

Lập kế hoạch ngân sách dự án

Quá trình lập kế hoạch ngân sách dự án là quá trình ước tính các nguồn lực mà dự ányêu cầu, số lượng của mỗi nguồn lực yêu cầu là bao nhiêu, khi nào yêu cầu các nguồnlực, và chi phí đo bằng tiền của các nguồn lực là bao nhiêu Chương 6 đã trình bày ướctính các nguồn lực để thực hiện các hoạt động dự án Phần trước đã trình bày một số vấn

đề ước tính chi phí của các nguồn lực để thực hiện các hoạt động dự án

Xác định ngân sách dự án là quá trình tổng hợp các chi phí ước tính của từng hoạtđộng hoặc gói công việc để xây dựng một bản tổng dự toán chi phí Bản tổng dự toán chiphí bao gồm tất cả các khoản chi phí đã được chấp thuận nhưng không bao gồm khoản dựphòng quản lý

Ngân sách dự án là cơ sở để tạo nên các quỹ một cách hợp lệ để thực hiện các hoạtđộng dự án Một bản ngân sách dự án trong đó xác định các khoản tiền chi ra là baonhiêu, chi cho việc thực hiện các hoạt động nào và khi nào thì chi các khoản tiền đó vàđược cấp quản lý phê duyệt sẽ trở thành bản kế hoạch ngân sách dự án Kết quả thựchiện dự án về chi phí sẽ được so sánh với kế hoạch ngân sách để đánh giá kết quả thựchiện về mặt chi phí

Để lập kế hoạch ngân sách dự án cần phải sử dụng các thông tin đầu vào như (1)thông tin về ước tính chi phí để thực hiện các hoạt động dự án, (2) các căn cứ để đưa racác ước tính chi phí (ví dụ, việc có bao gồm hoặc không bao gồm các khoản chi phí giántiếp đưa vào trong ước tính), (3) kế hoạch phạm vi dự án đã phát triển ra, (4) bản tiến độ

dự án và kế hoạch công việc trong đó bao gồm cả thời điểm bắt đầu và thòi điểm kết thúc