1. Lý do lựa chọn đề tài Một doanh nghiệp dù có quy mô nhỏ hay lớn cũng luôn gắn liền với nhiều mối quan hệ như: quan hệ với các đối tác, quan hệ với các cơ quan nhà nước và quan hệ chính với nội bộ trong doanh nghiệp. Trong đó, quan hệ với các đối tác là các giao dịch trao đổi, buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong thời kì kinh tế nhiều biến động như hiện nay, nguồn vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn. Nên việc giải quyết tốt vấn đề công nợ là cách tích cực để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh phát triển. Vì vậy, kế toán thanh toán luôn được xác định là một trong những trọng tâm của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp. Cho nên việc hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán là việc làm thực sự cần thiết và có ý nghĩa đối với doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức kế toán thanh toán cùng với kiến thức đã được học ở trường, nên em chọn đề tài “Kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic” cho chuyển đề tốt nghiệp của mình. Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic, nhờ sự giúp đỡ tận tình của ban giám đốc, các cán bộ công nhân viên cùng giáo viên hướng dẫn Nguyễn Thị Khánh Vân ,em đã hiểu rõ hơn phần lý thuyết được học tại trên giảng đường cũng như kiến thức thực tế về kế toán. 2. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu về công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại doanh nghiệp Đánh giá thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic Nhận xét, đánh giá được ưu điểm, những tồn tại cần được giải quyết trong công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic. Đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Những công việc, sổ sách, biểu mẫu, quy trình và phương pháp làm việc liên quan kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic. Phạm vi nghiên cứu: Công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic trong quý III năm 2023. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thống kê, thu thập số liệu: Thu thập số liệu thực tế từ phòng kế toán, tham khảo những tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu. Phương pháp xử lý số liệu: xử lý, phân tích những thông tin tìm được bằng phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh. Phương pháp hạch toán kế toán 5. Kết cấu của chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP Chương 2: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MAI VÀNG COSMETIC Chương 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MAI VÀNG COSMETIC
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN PHẢI
Những vấn đề chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong
1.1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của phải thu khách hàng a) Khái niệm
Phải thu khách hàng là tài sản của doanh nghiệp phát sinh từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ cho khách hàng theo chính sách bán chịu Nó phản ánh số tiền mà khách hàng sẽ phải trả cho doanh nghiệp do đã mua chịu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,… của doanh nghiệp b) Đặc điểm và phân loại Đây là một chỉ tiêu quan trọng trên Bảng cân đối kế toán vì có liên quan đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp và việc lập dự phòng phải thu khó đòi thường dựa vào sự ước tính của Ban Giám đốc.
Người sử dụng BCTC thường dựa vào mối liên hệ giữa tài sản và công nợ để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp để hỗ trợ cho việc dự đoán về tình hình hoạt động và tính liên tục của doanh nghiệp trong tương lai để có thể có những quyết định đầu tư và cho vay đúng đắn Do đó luôn có khả năng đơn vị ghi tăng các khoản nợ phải thu khách hàng so với thực tế nhằm làm tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Căn cứ theo thời gian thì nợ phải thu gồm 2 loại cơ bản sau:
Nợ ngắn hạn: là khoản nợ có thời gian thu hồi không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng.
Nợ dài hạn: là khoản nợ có thời hạn thu hồi hơn một năm hoặc quá một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng.
1.1.1.2 Khái niệm và đặc điểm của phải trả người bán a) Khái niệm
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp, là các khoản nợ phát sinh từ các giao dịch mang tính chất thương mại do mua chịu hàng hóa, dịch vụ, tài sản và doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán cho các tổ chức kinh tế, xã hội hoặc cá nhân. b) Đặc điểm và phân loại
Dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký.
Nợ phải trả người bán là doanh nghiệp đi chiếm dụng vốn của các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác và doanh nghiệp phải có trách nhiệm hoàn trả sau một khoảng thời gian nhất định.
Căn cứ theo thời hạn nợ của một doanh nghiệp, nợ phải trả được trình bày trên bảng cân đối kế toán bao gồm 2 loại cơ bản sau:
Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trong vòng 1 năm Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp như: nợ phải trả người bán, nợ phải trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, ứng trước của khách hàng, chi phí phải trả,…
Nợ dài hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trên 1 năm Nợ dài hạn của doanh nghiệp thường bao gồm: vay dài hạn ngân hàng, trái phiếu phát hành và nợ thuế tài sản tài chính.
1.1.2 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán
- Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên ( người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý.
- Phương thức thanh toán là cách thức thực hiện việc thanh toán của người mua với người bán về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
*Có hai phương thức thanh toán chính là: Trả ngay và trả chậm
+ Phương thức thanh toán trả ngay: sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng tiền chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)…
+ Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận.
*Có hai hình thức thanh toán chính là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt
+ Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Hiện nay các cơ quan, tổ chức Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng hạn chế sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dành cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ( áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp Phương thức này có thể chia thành:
- Thanh toán bằng Việt Nam đồng.
- Thanh toán bằng ngoại tệ.
- Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị + Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán qua ngân hàng, là tổng hợp các mối quan hệ chi trả tiền tệ được thực hiện bằng cách trích chuyển từ tài khoản của người này sang tài khoản của người khác tại ngân hàng mà không dùng tiền mặt.
Các hình thức thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm:
Nội dung tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong
1.2.2 Kế toán thanh toán với người mua a) Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo có ngân hàng
- Biên bản bù trừ công nợ
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Các chứng từ có liên quan khác. b) Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
- Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng.
- Số cái tài khoản 131 c) Tài khoản sử dụng.
- Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định , các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". d) Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán phải thu của khách hàng theo TT200/2014 -BTC
1.2.3 Kế toán thanh toán với người bán a) Chứng từ sử dụng:
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Các chứng từ liên quan khác b) Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết TK 331 của từng khách hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ c) Tài khoản sử dụng.
Tài khoản 331- Phải trả cho người bán Kết cấu tài khoản 331: phải trả người bán Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức;
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Số dư bên Nợ (nếu có):
- Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. d) Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán phải trả người bán theo TT200/2014 -BTC
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MAI VÀNG COSMETIC
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MAI VÀNG COSMETIC
Mã số thuế: 0401888914 Địa chỉ: 122 Hàn Mặc Tử, Phường Thuận Phước, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
Người đại diện: TÔ THỊ NGỌC ANH Điện thoại: 0911459093
Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Hải Châu
Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN
Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic đáp ứng đầy đủ điều kiện đăng ký kinh doanh theo những quy định của pháp luật hiện đã được Sở Kế hoạch đầu tư cấp giấy phép đăng kí kinh doanh với mã số thuế 0401888914 kể từ ngày 02/04/2018 và bắt đầu hoạt động kể từ ngày 02/04/2018 Công ty thuộc hình thức Công ty TNHH, hoạt đông theo luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Trải qua hơn 06 năm xây dựng và phát triển, công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic đã và đang ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh thương mại trên toàn quốc Quy mô ban đầu của Công ty chỉ là một văn phòng nhỏ với số vốn ít ỏi, bất chấp khó khăn, gian khổ, làm việc trong điều kiện hết sức khó khăn, thiếu thốn đủ đường Để tồn tại trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường cũng như sự phát triển không ngừng của đất nước, Công ty đã xây dựng chiến lược cho riêng mình, trong đó trọng tâm là đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên Với phương châm kinh doanh
"Chất lượng tạo niềm tin" Công ty cam kết mang lại sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn tối đa yêu cầu của khách hàng Đất nước chuyển mình bước sang thời kỳ đổi mới đặt ra trước mắt Công ty nhiều cơ hội cũng như vô vàn thách thức, đòi hỏi Công ty phải nhanh chóng thay đổi công tác quản lý, tổ chức sản xuất theo hướng gọn nhẹ, năng động để thích nghi, tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh quyết liệt; Thực hiện tái cơ cấu doanh nghiệp, đầu tư tập trung, có trọng điểm và khả thi về vốn, tiến hành phân kỳ đầu tư, đảm bảo dự án đầu tư hiệu quả, ổn định công ăn việc làm cho người lao động Dẫu biết rằng, con đường trước mắt sẽ gặp nhiều khó khăn nhưng Lãnh đạo và cán bộ công nhân viên công tyTNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic sẽ không ngừng vươn lên những đỉnh cao của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và quyết tâm thực hiện thắng lợi mục tiêu đề ra.
Đặc điểm kinh doanh và quản lý kinh doanh ở công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
2.2.1 Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh của công ty
Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh, cung ứng hàng hóa và dịch vụ:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kênh phân phối sản phẩm của Công ty
(Nguồn: Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic)
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu khách hàng
Bộ phận tiếp nhận yêu cầu khách hàng của phòng kinh doanh nhận và tổng hợp, yêu cầu có thể là văn bản trực tiếp, hoặc điện thoại, Fax Bộ phận này lập phiếu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng trong trường hợp tiếp nhận yêu cầu bằng điện thoại.
Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng
Kiểm tra lượng hàng tồn kho, lượng hàng đã đặt trước, dự báo hàng đang nhập về Khả năng thực hiện đơn hàng, tiến độ thực hiện, thời gian giao hàng.
Việc tuân thủ phù hợp các quy định đối với hàng hoá bán theo quy chế dược chính Tuân thủ cam kết công nợ.
Bước 3: Thực hiện các giao dịch
Sau khi xem xét các khả năng cần thiết, trưởng phòng kinh doanh hoặc người được uỷ quyền tiến hành giao dịch với khách hàng để đi đến thống nhất các nội dung liên quan đến đơn hàng cần thực hiện: Số lượng, chủng loại, chất lượng hạn dùng của hàng hoá, điều kiện thanh toán, giao nhận vận chuyển, các nội dung này được bổ sung vào đơn đặt hàng hoặc phiếu tiếp nhận yêu cầu khách hàng.
Trong trường hợp cần thiết khi một trong các bên có yêu cầu ký kết hợp đồng theo thông lệ quy định Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành soạn thảo hợp đồng căn cứ vào các nội dung giao dịch ở trên theo biểu mẫu quy định trình Giám đốc ký kết Hợp đồng mua bán sau khi ký sẽ được lưu 01 bản tại phòng kinh doanh để theo dõi thực hiện, 01 bản tại phòng kế toán theo dõi công nợ.
Phê duyệt đơn hàng, hợp đồng.
Bước 4: Lập hóa đơn bán hàng
Lập hoá đơn bán hàng gồm 3 liên.
Hóa đơn sẽ được lập theo các bước như sau:
+ Kiểm tra đơn hàng, hợp đồng.
+ Kiểm tra thủ tục hành chính cần thiết, đảm bảo tính phù hợp quy chế chính hiện hành.
+ Xuất hàng theo số lượng và giá đã thảo thuận Người lập hoá đơn có trách nhiệm thông báo ngay các vấn đề phát sinh khi thực hiện đơn hàng cho người phụ trách để giải quyết kịp thời.
+ Hoá đơn sau khi được lập có chữ ký của người lập được chuyển cho bộ phận kế toán, phụ trách kinh doanh phê duyệt, chuyển văn thư đóng dấu rồi chuyển đến bộ phận xuất hàng.
Bước 5: Làm thủ tục xuất kho
+ Thủ kho tiếp nhận hoá đơn xuất kho, kiểm tra các thủ tục hành chính và các yêu cầu khác nếu có, chuyển hoá đơn cho thủ kho xuất.
+ Phân loại hoá đơn trong các trường hợp nếu có: Theo nhóm kho, dạng thuốc, điều kiện bảo quản
+ Xuất hàng, đối chiếu tồn kho và báo cáo sai sót hoặc các diễn biến đột xuất nếu xảy ra
2.2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
Trong hoạt động quản trị kinh doanh nguồn nhân lực luôn giữ vị trí và vai trò quan trọng, trong nhiều trường hợp còn là chủ thể quản trị Một doanh nghiệp có may móc thiết bị, cơ sở hạ tầng hiện đại tới đâu thì nhân tố con người với trình độ tay nghề, kinh nghiệm, sự hợp tác, khả năng cập nhật thông tin vẫn tác động trực tiếp tới chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Tình hình sử dụng lao động của công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic được phản ánh qua số liệu báo cáo của phòng nhân sự công ty đến cuối năm 2022 công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic có khoảng 28 nhân viên.
Tổ chức công tác quản lý trong bất kỳ Công ty nào cũng cần thiết và không thể thiếu, nó đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh của Công ty. Để thực hiện tốt chức năng quản lý thì mỗi Công ty cần có một bộ máy tổ chức quản lý phù hợp Đối với công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic cũng vậy, là một Công ty nhỏ nên bộ máy tổ chức quản lý hết sức phù hợp với mô hình và tính chất kinh doanh của Công ty.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty :
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH thương mại Mai Vàng
Cosmetic (Nguồn: Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic) 2.2.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
Giám đốc: Người trực tiếp quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao theo chức năng, nhiệm vụ ghi trong điều lệ công ty.
Phó giám đốc: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty, trực tiếp chỉ đạo các bộ phận trong công ty.
- Tổ chức công tác tài chính Kế toán, cung cấp các báo cáo kịp thời chính xác về tình hình hoạt động công ty
- Quản lý sổ sách, chịu trách nhiệm cho sự an toàn tài sản Nắm chắc tình hình về vốn, công nợ, quản lý luân chuyển vật tư, hàng háo trong Công ty.
- Hạch toán kế toán, xác định kết quả kinh doanh Thực hiện đúng các chế độ, chính sách kế toán do Bộ Tài Chính và Nhà nước ban hành.
- Tổng kết tình hình hoạt động kinh doanh cả Công y dưới sự chỉ đạo của giám đốc
- Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch Marketing cho công ty trong ngắn hạn và dài hạn.
- Thực hiện các chiến dịch Marketing cho công ty trong ngắn hạn và dài hạn
Phòng kinh doanh: Tìm kiếm dự án, khách hàng Tiếp thị, quảng cáo chất lượng các sản phẩm và dịch vụ của Công ty.
Tóm lại, các phòng ban điều có chức năng, nhiệm vụ riêng và bổ trợ cho nhau,đảm bảo tính thống nhất trong các quyết định, dễ quy trách nhiệm khi xảy ra sai lầm, tính chuyên môn hóa cao do đó chất lượng quản lý cao Các bộ phận chức năng không chỉ làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo cao nhất mà khi quyết định được triển khai thực hiện họ hướng dẫn cho các bộ phận trực thuộc theo chức năng của mình Tất cả đều nhằm giúp Giám đốc triển khai công việc và chỉ đạo công ty hoạt động tốt hơn.
Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
Trong giai đoạn 2020 – 2022 công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic hoạt động tương đối tốt, dù chịu ảnh hưởng nặng nề của dịch bệnh COVID-19 nhưng Ban quản lý công ty cùng nhân viên trong công ty đã mang lại kết quả tương đối tốt Cụ thể kết quả kinh doanh của công ty được thể hiện qua bảng 2.1:
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Chi phí 2.906.299.730 4.998.441.516 4.619.824.346 2.092.141.786 71,99% (378.617.170) -7,57% Lợi nhuận sau thuế 384.352.296 1.362.680.528 975.141.443 978.328.232 254,5% (387.539.085) -28,44%
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic)
Từ bảng số liệu trên ta thấy:
Nhìn chung, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH TM Mai Vàng Cosmetic trong 3 năm gần đây đạt kết quả tốt, tăng trưởng mạnh nhất trong năm 2020 Cụ thể:
- Nhờ có các chính sách quản lý tốt, kéo theo việc đầu tư các chi phí một cách hiệu quả, doanh thu năm 2021 tăng trưởng mạnh mẽ so với năm 2020 Tăng 97,9% tương ứng tăng 3.315.001.854 đồng Trong năm 2021 là một năm đầy biến động, tình hình kinh tế bất ổn, rất nhiều doanh nghiệp đã phá sản, giải thể, năng lực sản xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp bị suy yếu nghiêm trọng, khả năng tiếp cận vốn bị suy giảm do lãi suất tín dụng trở nên đắt đỏ và nguồn vốn khan hiếm Trước tình hình này, công ty đã có chiến lược sản xuất kinh doanh đúng đắn, không những giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn mà còn đem về một kết quả kinh doanh vượt mong đợi
- Năm 2022, doanh thu của công ty giảm 9,15% so với năm 2021, tình hình kinh tế có khó khăn Tuy vậy, bằng việc tổ chức kinh doanh hợp lý, hiệu quả, xây dựng các chiến lược về giá và chất lượng phục vụ đảm bảo, nên công ty vẫn duy trì hoạt động tốt và đem về lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Về lợi nhuận sau thuế, cả 3 năm 2020, 2021, 2022 đều đem về mức lợi nhuận được xem là tương đối cao với doanh nghiệp Cụ thể trong năm 2021, nhờ có các công tác quản lý hiệu quả đã giúp doanh nghiệp tối thiểu hóa chi phí, đem về lợi nhuận sau thuế với mức tăng 154,5% so với năm 2020 Thể hiện sự quản lý chặt chẽ, tổ chức sản xuất hợp lý, hiệu quả, xây dựng chiến lược dài hạn, ngắn hạn đúng đắn đã giúp công ty đạt mức doanh thu tăng ổn định hằng năm, đây là một thắng lợi của công ty trong thời hiện nay.
Qua năm 2022, tuy lợi nhuận giảm 28,44% nhưng trong điều kiện doanh nghiệp thu hẹp phạm vi kinh doanh thì việc lợi nhuận giảm hơn so với năm 2021 cũng là điều dễ hiểu Thu nhập bình quân 2021 so với năm 2020 tăng 16.87% tương ứng tăng 840.000 đồng Năm 2022 tăng 15,1 % tương ứng với 880,000 đồng Thu nhập bình quân của công ty tăng là nhờ có đội ngũ nhân viên năng động, số lượng công trình nhận được nhiều, tình hình tài chính của công ty năm 2022 khá ổn định nên thu nhập của nhân viên công ty cũng được cải thiện rõ rệt.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
2.4.1 Đặc điêm tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty, công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Phòng kế toán tập trung của Công ty thực hiện chức năng xử lý, thu thập và hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại Công ty phục vụ cho việc quản lý tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay có 4 người: 1 kế toán trưởng, 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ.
Tổ chức bộ máy của Công ty được thực hiện theo hình thức vừa chức năng vừa trực tuyến, thể hiện qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
*) Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
+ Kế toán trưởng: Là người tổ chức hoạt động tài chính, thống kê và kế toán các mặt hàng hoạt động kinh doanh của công ty, là giám sát viên của Công ty về mặt tài chính đối với các mặt hoạt động kinh doanh do Công ty tiến hành.
- Giúp cho giám đốc chỉ đạo công tác kế toán tại Công ty
- Chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, thi hành kịp thời các chế độ kế toán và quy định của cấp trên cho các bộ phận, cá nhân có liên quan trong đơn vị.
- Tổ chức kiểm tra kế toán các phần ngành
- Lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo quyết toán. + Kế toán kho, thanh toán:
- Theo dõi các kho hàng hóa, theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa
- Theo dõi doanh thu, các khoản chi phí và thu nhập liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa; theo dõi các khoản thu, khoản chi, sổ sách chứng từ kế toán ở đơn vị;
- Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, lập bảng kê, chứng từ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn và dài hạn, theo dõi công nợ…
+ Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trưởng trong công tác kế toán và các nhiệm vụ khác như:
- Theo dõi về tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định, công cụ xuất dùng tại công ty.
- Tổng hợp số liệu, các bảng kê, chứng từ ở các phần hành kế toán của công ty để ghi sổ cái, kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính định kỳ…
- Kiêm Kế toán tiền lương
+ Thủ quỹ: Thực hiện công tác thu chi tiền mặt tại Công ty theo các chứng từ bộ phận kế toán chuyển qua, đảm nhận các nghiệp vụ, thủ tục giữa công ty và ngân hàng Thực hiện việc ghi sổ quỹ tiền mặt hàng ngày, bảng kê thu chi tiền mặt, cuối tháng kiểm tra đối chiều với kế toán thanh toán.
2.4.2 Các chính sách chế độ kế toán áp dụng tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
Công ty áp dụng theo thông tư 200/2014/TT – BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
+ Chính sách kế toán được áp dụng:
- Niên độ kế toán: Được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam Khi chuyển đổi các đồng tiền khác sang Đồng Việt Nam tại thời điểm phát sinh theo tỷ giá Ngân hàng Nhà nước công bố trong ngày Cuối năm, tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để tính và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ.
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp bình quân cuối kỳ.
- Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hệ thống báo cáo tài chính: CT thực hiện chế độ lập Báo cáo tài chính theo các biểu mẫu sau:
- Bảng cân đối kế toán
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Bảng lưu chuyển tiền tệ
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Hiện nay, công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic sử dụng hình thức
“Nhật ký chung”. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phầm mềm kế toán đã lập trình sẵn Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay
Sơ đồ 2.4: Hình thức ghi sổ nhật ký chung
Thực tế công tác kế toán thanh toán với người mua và thanh toán với người bán tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
2.5.1 Kế toán các khoản phải thu của khách hàng
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Tuy là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau nên nghiệp vụ thanh toán của công ty khá đa dạng cả về đối tượng lẫn quy mô Quan hệ thanh toán được hiểu là 1 quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự trao đổi về 1 khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh.
Hàng hóa kinh doanh chủ yếu của công ty: Kinh doanh các mặt hàng Bán buôn nước hoa, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh: Sữa sửa mặt, tẩy tế bào chết, Kem dưỡng, Bộ SK…
* Phương thức thanh toán áp dụng tại Công ty
Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú, ở công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic sử dụng hai phương pháp thanh toán: thanh toán trả ngay và thanh toán chậm trả; áp dụng phương thức thanh toán trả ngay và chậm trả.
- Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản
- Phương thức thanh toán chậm trả: Khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng chưa thu được tiền ngay, kế toán theo dõi công nợ phải thu của khách hàng bằng các sổ chi tiết tài khoản 131, phải trả người bán bằng sổ chi tiết 331. Đối với người mua: Với những khách hàng là cá nhân mua hàng với số lượng ít và không phải là khách hàng thường xuyên của công ty, công ty sẽ áp dụng phương thức thanh toán ngay Với khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng lớn công ty có thể áp dụng phương thức chậm trả. Đối với người bán: Công ty thanh toán ngay cho những nhà cung cấp nhỏ, lẻ.
Với nhà cung cấp lâu năm, cung cấp số lượng hàng nhiều công ty có thể trả ngay hoặc chậm trả tùy từng trường hợp cụ thể.
* Hình thức thanh toán áp dụng Công ty
Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic áp dụng 2 hình thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản:
- Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được doanh nghiệp áp dụng cho những đơn hàng có trị giá nhỏ hơn 20 triệu đồng.
- Hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thường được doanh nghiệp áp dụng bắt buộc đối với những đơn hàng có trị giá lớn hơn từ 20 triệu đồng trở nên. Trong trường hợp đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng, doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, trong trường hợp có sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
2.51.2 Chứng từ, sổ sách sử dụng
Thị trường tiêu thụ hàng hóa của Công ty chủ yếu diễn ra trong nước, khách hàng của Công ty là các đơn vị, các công ty, hộ gia đình… Trong quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng, các chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm:
- Các chứng từ có liên quan khác
2.5.1.3 Tài khoản và sổ sách sử dụng
TK 131: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, công ty còn sử dụng các tài khoản:
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
* Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua
- Bảng tổng hợp thanh toán với người mua
- Số cái TK 131 và các tài khoản có liên quan
Sơ đồ 2.5: Quy trình kế toán phải thu khách hàng
(Nguồn: Phòng kế toán) Đối với sổ chi tiết: Trên cơ sở chứng từ thanh toán với khách hàng, kế toán theo dõi công nợ với khách hàng, từng lần phát sinh khoản phải thu và quá trình thu hồi nợ Kế toán phải mở đủ sổ chi tiết cho từng khách hàng Mỗi khi lập đủ các chứng từ về bán hàng, kế toán công nợ sẽ cập nhật chứng từ để máy tính tự động vào sổ chi tiết công nợ Sau khi người mua thanh toán, kế toán thanh toán sẽ chuyển chứng từ liên quan (Phiếu thu, giấy báo có, …) cho kế toán công nợ vào sổ chi tiết công nợ Cuối tháng, máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết công nợ,lập bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ Kế toán công nợ sẽ đối chiếu với số liệu trên sổ cái chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 131. Đối với sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 131: Cùng với việc hạch toán chi tiết, công ty cũng thực hiện hạch toán tổng hợp Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để vào sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối kỳ, tổng hợp số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu đúng khớp, số liệu ghi trên sổ kế toán và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ), thẻ kế toán chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Ví dụ 1 : Ngày 19/07/2023, công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic xuất đơn bán hàng số 00000216 cho Bồ Công Anh Cosmetics với giá trị tiền trên hóa đơn là 19.907.800 đồng bao gồm thuế GTGT 10% Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ TK 131 (Bồ Công Anh Cosmetics): 19.907.800đ Có TK 511: 18.098.000đ
Ví dụ 2 : Ngày 08/08/2023, công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic xuất đơn bán hàng số 00000385 cho Hộ kinh doanh Phạm Phước Tuyên với giá trị tiền trên hóa đơn là 19.987.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10% Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ TK 131 (Hộ kinh doanh Phạm Phước Tuyên): 19.987.000đ Có TK 511: 18.170.000đ
Ví dụ 3 : Ngày 09/09/2023, công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic xuất đơn bán hàng số 00000619 cho Công ty cổ phần mỹ phẩm Zitore với giá trị tiền trên hóa đơn là 66.900.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10% Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ TK 131 (Công ty cổ phần mỹ phẩm Zitore): 66.900.000đ Có TK 511: 60.818.182đ
Căn cứ vào các chứng từ kế toán có liên quan, kế toán ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 131, sổ Cái TK 131.
Ví dụ 4: Ngày 25/09/2023 Tạp hóa Lộc Dư 2 thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic số tiền hàng thanh toán là 19.734.000 đồng
Có TK 131: 19.734.000đ Đơn vị: Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic Địa chỉ: 122 Hàn Mặc Tử, Phường Thuận Phước, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
(Ban hành theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Đối tượng: Bồ Công Anh Consmetics
Số phát sinh Số dư
Số hiệu NT Nợ Có Nợ Có
19/7 Bán hàng theo số hóa đơn 216 511,3331 19.907.800 134.765.233
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic Địa chỉ: 122 Hàn Mặc Tử, Phường Thuận Phước, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
(Ban hành theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Đối tượng: Hộ kinh doanh Phạm Phước
Số phát sinh Số dư
Số hiệu NT Nợ Có Nợ Có
08/08 Bán hàng theo số hóa đơn 385 511,3331 19.987.000 65.142.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic Địa chỉ: 122 Hàn Mặc Tử, Phường Thuận Phước, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
(Ban hành theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty cổ phần mỹ phẩm
Số phát sinh Số dư
Số hiệu NT Nợ Có Nợ Có
09/09 Bán hàng theo số hóa đơn 619 511,331 66.900.000 5.431.036.545
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MAI VÀNG COSMET
Nhận xét đánh giá tổ chức công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công
3.1 Nhận xét đánh giá tổ chức công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic với kiến thức đã học và áp dụng thực tế với công việc em đã rút ra được bài học về cách quản lý, hạch toán kế toán Trong thời kì kinh tế phát triển hiện nay, công ty đã và đang có những bước tiến xa hơn trong lĩnh vực hoạt động của mình với sự phát triển của hệ thống nhà cung cấp và khách hàng Vì thế công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả luôn được chú trọng và ngày một hoàn thiện.
Qua thời gian thực tập ở công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic, nhờ có sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên công ty và các kiến thức được tiếp thu tại nhà trường, em thấy công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic các ưu điểm và khuyết điểm sau:
*Về tổ chức công tác kế toán Về bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, mọi công việc kế toán đều tập trung tại phòng kế toán của doanh nghiệp, thuận lợi cho việc quản lý, giám sát, theo dõi tình hình, tránh tình trạng thất lạc các chứng từ cũng như sai sót trong quá trình công tác kế toán.
Thông tin do bộ phận kế toán cung cấp đầy đủ, chính xác kịp thời nên tạo thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu với các bộ phận có liên quan một cách chính xác Giúp cho việc lập báo cáo tài chính được thuận lợi, cũng như công tác quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
Công ty đã tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của mình Các phòng ban hoạt động hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng cho các cấp quản lý. Đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, ham học hỏi, có trình độ và bộ máy lãnh đạo có năng lực, luôn quan tâm đến cán bộ nhân viên trong công ty.
Về hệ thống sổ kế toán: Công ty tiếp tục duy trì áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chung là hợp lý, cung cấp số liệu cho ban giám đốc một cách chi tiết và cung cấp số liệu kịp thời và phù hợp với kế toán trên máy cho ban giám đốc.
Về hệ thống tài khoản: Công ty được vận dụng theo đúng TT 200/2014/TT và được chi tiết thành nhiều cấp tiểu khoản để dễ dàng cho việc quản lý các đối tượng kếtoán, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Hình thức sổ nhật ký chung thuận lợi cho việc thực hiện kế toán máy cũng như phù hợp với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh phức tạp, nghiệp vụ phát sinh nhiều.
Về hệ thống báo cáo tài chính: Được lập đầy đủ đúng theo chế độ quy định.
Ngoài ra, kế toán còn cung cấp các báo cáo quản trị nội bộ theo yêu cầu của ban lãnh đạo tại bất cứ thời điểm nào Công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa trong việc hạch toán đã giảm bớt được khối lượng ghi chép, độ chính xác cao, hạn chế được những sai xót, đồng thời tiết kiệm được nguồn nhân lực.
*Về tổ chức công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty
Việc đưa phần mềm kế toán Misa vào sử dụng đã giúp khối lượng công việc của kế toán viên giảm đi đáng kể Nhờ đó các phần hành liên quan đến kế toán các khoản phải thu
– phải trả được thực hiện một cách nề nếp, khoa học và đáp ứng các quy định của chế độ kế toán Phần mềm kế toán còn giúp cho việc tổng hợp số liệu và lập các báo cáo được thuận tiện, nhanh chóng và đem lại hiệu quả công việc cao hơn cho công tác quản trị nội bộ và kiểm tra tài chính.
Các tài khoản kế toán liên quan đến các khoản nợ phải thu, nợ phải trả được Công ty áp dụng đúng theo quy định của Bộ Tài chính Bên cạnh việc sử dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 đã được mở sẵn thì tại Công ty có mở thêm một số tài khoản chi tiết theo nhóm đối tượng để thuận lợi hơn cho việc theo dõi thông tin, đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty.
Hệ thống sổ kế toán được mở theo hình thức kế toán Nhật ký chung giúp giảm khối lượng ghi chép, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty Nhờ đó mà công việc kế toán được nhẹ nhàng hơn và tránh những sai sót do quá trình nhập liệu.
Chứng từ mà Công ty sử dụng phục vụ cho công tác hạch toán ban đầu đối với các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tương đối đầy đủ, được tổ chức khoa học, không chồng chéo Mẫu chứng từ tuân thủ các quy định pháp lý, được đánh số liên tục theo trình tự thời gian phát sinh Trên các chứng từ được ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết, có đầy đủ chữ ký và con dấu hợp pháp.
Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, góp phần hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty về các khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Khi chứng từ qua mỗi đối tượng hay phòng ban trong Công ty đều có sự kiểm soát chặt chẽ và nhanh chóng hoàn thiện để có một bộ chứng từ chính xác, đầy đủ. Ngoài những mẫu chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn thiết kế thêm những chứng từ khác như “Giấy đề nghị thanh toán”, “Giấy đề nghị tạm ứng”,…để phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty Các chứng từ sau khi sử dụng để hạch toán, được phân loại và đóng thành tập theo trình tự thời gian, sau đó được kế toán lưu trữ vào tủ rất cẩn thận.
Tại Công ty đã xây dựng “bộ mã đối tượng” phục vụ cho công tác hạch toán, bằng sự kết hợp giữa số hiệu tài khoản kế toán và tên đối tượng là rất dễ nhớ, giúp kế toán viên tìm kiếm rất nhanh chóng để sử dụng Đặc biệt khi hạch toán liên quan tới các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, nó giúp đưa dữ liệu vào các sổ chi tiết các đối tượng rất chính xác.
Một số ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
Bên cạnh những ưu điểm công ty vẫn tồn tại những ưu điểm trong công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic Em xin đưa ra ý kiến nhằm nâng cao chất lượng hơn công tác kế toán tại công ty. Ý kiến 1 : Nâng cao chất lượng tổ chức công tác kế toán
Về tổ chức nhân sự bộ máy kế toán
Do quy mô của Công ty ngày càng tăng dẫn đến khối lượng công việc trong phòng kế toán ngày càng nhiều do đó Công ty nên tuyển thêm kế toán bổ xung người cho phòng kế toán nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho các kế toán, đồng thời giúp cho việc phân định các công việc rõ ràng tránh tình trạng một kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.
Về công tác kế toán:
Công ty nên mở lớp bồi dưỡng hoặc cử cán bộ, nhân viên kế toán đi học thêm để nâng cao trình độ chuyên môn và cập nhật thêm luật kế toán, chính sách tài chính đã thay đổi để vận dụng linh hoạt vào Công ty, giúp cho bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện và hoạt động hiệu quả.
Về hệ thống chứng từ: Đầu tư mua sắm, xây dựng thêm cơ sở vật chất để bảo quản chứng từ tốt hơn, không xảy ra tình trạng thất thoát hư hỏng.
Thắt chặt hơn nữa mối liên hệ giữa các bộ phận đảm bảo cho việc luân chuyển chứng từ tốt hơn. Đội ngũ kế toán viên thường phải nâng cao kiến thức trau dồi tư cách đạo đức trách nhiệm nghề nghiệp cải thiện tình trạng chứng từ bị sai sót về nội dung hay thiếu chữ ký như hiện tại. Ý kiến 2 : Tăng cường quản lý công nợ
Công nợ phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng Tuy nhiên, hiện có rất nhiều doanh nghiệp phải gánh chịu hậu quả do khách hàng chậm hoặc không chịu thanh toán nợ Vấn đề này ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Trực tiếp tác động tới công ăn việc làm của người lao động cũng như sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Để tránh được tình trạng này, chủ doanh nghiệp cần phải có các phương pháp quản lý công nợ phải thu một cách hiệu quả Sau đây là một số phương pháp quản lý tốt công nợ phải thu.
Yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận
Quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng thời hạn, đồng thời quy định rõ mức phạt phải chịu nếu thanh toán chậm Lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như: Email, thư, cuộc gọi đòi nợ, đề phòng nếu cần sử dụng cho việc tranh tụng sau này:
Lập hồ sơ theo dõi cho từng khách hàng của doanh nghiệp
Hồ sơ của khách hàng được trình bày một cách khoa học và cập nhật liên tục giúp người quản lý nắm bắt được đầy đủ thông tin của từng khách hàng Sau đây em xin phép đề xuất một mẫu hồ sơ theo dõi khách hàng như sau:
HỒ SƠ THEO DÕI KHÁCH HÀNG
Tên viết tắt: ……… Địa chỉ:……… Điện thoại:……… Số Fax (Fax No)……… Địa chỉ thư điện tử: ………
Loại hình đăng ký doanh nghiệp (Công ty cổ phần, Công ty TNHH)
……… Ngành nghề đăng ký kinh doanh:……… Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Mã doanh nghiệp):……….
Người đại diện theo pháp luật:……… ĐT:………
Giải pháp về việc đối chiếu công nợ định kỳ:
- Công ty nên thường xuyên đối chiếu công nợ định kỳ vào cuối tháng để có thể quản lý chặt chẽ mà không bỏ sót một khoản nợ nào của người mua và người bán Kế toán phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả để có kế hoạch đôn đốc sớm thu hồi các khoản nợ để không bị tồn đọng vốn cũng như lên kế hoạch để thanh toán các khoản nợ với người bán để tránh nợ bị quá hạn.
-Với công nợ phải trả cho công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi biên bản đối chiếu công nợ.
-Với công nợ phải thu, công ty có thể tham khảo biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng theo mẫu sau:
Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic
122 Hàn Mặc Tử, Phường Thuận Phước, Quận Hải Châu,
Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Đà Nẵng, Ngày… tháng… năm…
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế
Căn cứ vào tình hình thanh toán thực tế.
Hôm nay, ngày…tháng…năm…Tại văn phòng Công ty…,chúng tôi gồm có:
1 Bên A (Bên bán): CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MAI VÀNG COSMETIC Địa chỉ: 122 Hàn Mặc Tử, Phường Thuận Phước, Quận Hải Châu,
Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam Điện thoại: 0911459093 Đại diện: TÔ THỊ NGỌC AN Chức vụ: Giám đốc
Cùng nhau đối chiếu giá trị cụ thể như sau :
Công nợ đầu kì đồng
Số phát sinh trong kì:
Ngày tháng Số hóa đơn Tiền hàng Tiền thuế Thành tiền
3 Số tiền bên B đã thanh toán đồng
4 Kết luận: Tính đến hết ngày…………bên B phải thanh toán cho Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic số tiền là:……….
- Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic không nhận được phản hồi từ Quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Ý kiến 3 : Hoàn thiện công tác lập dự phòng phải thu khó đòi
Theo em được thấy, có một số khoản nợ phải thu khó đòi, rất có thể sẽ thành không có khả năng thu hồi trong tương lai Việc lập dự phòng phải thu khó đòi mang ý nghĩa rất quan trọng, sẽ giúp doanh nghiệp giảm được phần nào những tổn thất khi không thể thu hồi được khoản nợ của khách hàng.
Hiện nay, chiếu theo điều kiện của việc lập dự phòng phải thu khó đòi, Công ty TNHH thương mại Mai Vàng Cosmetic chưa khai lập dự phòng Nhưng để kiểm soát được nguồn tài chính của công ty, tránh được tổn thất do các khoản nợ khó đòi có thể xảy ra Sau đây em xin đưa ra các điều kiện cũng như cách thức lập phòng phải thu khó đòi theo quy định của nhà nước như sau:
Mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi doanh nghiệp có thể áp dụng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi thọ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi trên.
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết,… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Tài khoản sử dụng: TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản.
Chi tiết: TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi.
Điều kiện để thực hiện các giải pháp
Ý kiến 1: Về việc luân chuyển chứng từ Để đảm bảo các chứng từ không bị luân chuyển chậm, không đầy đủ, nhiều chứng từ chưa có chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán.
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện.
+ Kiểm tra cẩn thận lại các chứng từ xem có thiếu sót gì không để trình lên giám đốc phê duyệt.
+ Phân chia công việc khoa học, rõ ràng và đảm bảo tính độc lập trong công việc. Ý kiến 2: Tăng cường quản lý công nợ
+ Cần đưa ra một quy trình quản lý công nợ chặt chẽ và phổ biến đến các bộ phận có liên quan đến công nợ của công ty
+ Phân công quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm tới các thành viên tham gia quy trình thu hồi công nợ khách hàng
+ Chọn người có kinh nghiệm và năng lực trong thu hồi công nợ
+ Thiết lập hệ thống thông tin nhắc nhở công nợ khách hàng
+ Lên danh sách các đối tác để bán công nợ phải thu Ý kiến 3: Hoàn thiện công tác lập dự phòng phải thu khó đòi
+ Căn cứ vào thông tư Thông tư số 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính về trích lập và xử lý các khoản dự phòng về việc hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp.
+ Bộ phận kế toán sẽ dựa vào quy định tính toán ra khoản dự phòng khoản phải thu và trình Giám đốc xem xét và phê duyệt. Ý kiến 4: Xây dựng các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ phải thu
+ Công ty cần xây dựng một chính sách chiết khấu cụ thể: Giao cho bộ phận kinh doanh tìm hiểu và xây dựng, trình Giám đốc xem và phê duyệt.
+ Truyền đạt thông tin đến các bộ phận liên quan để nắm bắt được thông tin về chương trình chiết khấu, giới thiệu đến đối tượng khách hàng.
+ Lập danh sách khách hàng cần tư vấn.
+ Phân công cán bộ nhân viên cụ thể.