Tã¬Nh huống 1

Trong công ty XayXongXoa, các kỹ sư làmviệc tại công trường được gọi là kỹ sư công trường cần một thiết bị, chẳng hạn như xetải, máy xúc, máy ủi, máy bơm nước, v.v.. Khi các kỹ sư côngtr

Tình XayXongXoa cơng ty xây dựng chun cơng trình cơng cộng (đường, cầu, đường ống, đường hầm, đường sắt, v.v.) Trong công ty XayXongXoa, kỹ sư làm việc công trường (được gọi kỹ sư công trường) cần thiết bị, chẳng hạn xe tải, máy xúc, máy ủi, máy bơm nước, v.v XayXongXoa sở hữu thiết bị thay vào thuê hầu hết thiết bị từ nhà cung cấp chuyên biệt Quy trình nghiệp vụ cho thuê thiết bị diễn sau Khi kỹ sư công trường cần thuê thiết bị, họ điền vào biểu mẫu có tên “Phiếu yêu cầu thiết bị” gửi yêu cầu qua e-mail đến nhân viên kho công ty Nhân viên kho nhận yêu cầu sau tham khảo danh mục nhà cung cấp thiết bị, chọn thiết bị tiết kiệm chi phí đáp ứng yêu cầu Tiếp theo, nhân viên kiểm tra với nhà cung cấp qua điện thoại e-mail xem thiết bị cần thuê có sẵn hay không Đôi thiết bị chọn sẵn nhân viên kho phải chọn thiết bị thay kiểm tra với nhà cung cấp tương ứng xem có sẵn khơng Sau nhân viên kho tìm thiết bị phù hợp để thuê, nhân viên kho thêm thông tin chi tiết thiết bị chọn vào Phiếu yêu cầu Mọi yêu cầu thuê phải kỹ sư trưởng đồng ý (kỹ sư trưởng quản lý kỹ sư công trường) Trong số trường hợp, kỹ sư trưởng từ chối thuê thiết bị, đó, dẫn đến việc hủy bỏ u cầu (khơng có thiết bị th) Các trường hợp từ chối khác giải cách thay thiết bị chọn thiết bị khác—chẳng hạn thiết bị rẻ thiết bị phù hợp cho công việc Trong trường hợp này, nhân viên kho cần kiểm tra lại tình trạng sẵn có thiết bị Khi kỹ sư trưởng chấp nhận yêu cầu thuê, nhân viên kho gửi xác nhận cho nhà cung cấp Xác nhận bao gồm “Đơn đặt hàng” để thuê thiết bị Đơn đặt hàng tạo hệ thống thông tin XayXongXoa cách sử dụng thông tin thư ký nhập vào Nhân viên kho ghi lại hoạt động sử dụng thiết bị bảng tính trì nhằm mục đích theo dõi tất hoạt động cho thuê thiết bị Trong thời gian chờ đợi, kỹ sư cơng trường định thiết bị khơng cịn cần thiết Trong trường hợp này, kỹ sư yêu cầu nhân viên kho hủy yêu cầu thuê thiết bị Đúng thời hạn, nhà cung cấp giao thiết bị thuê đến công trường Kỹ sư cgôn trường sau kiểm tra thiết bị Nếu thứ ổn, kỹ sư công trường chấp nhận cam kết thiết bị đưa vào sử dụng Trong số trường hợp, thiết bị bị gửi trả lại không đáp ứng yêu cầu kỹ sư Trong trường hợp này, kỹ sư công trường phải bắt đầu lại quy trình yêu cầu thuê thiết bị Khi hết thời gian thuê, nhà cung cấp đến nhận thiết bị Đôi khi, kỹ sư công trường yêu cầu gia hạn thời gian thuê cách liên hệ với nhà cung cấp qua e-mail điện thoại 1–2 ngày trước trả lại thiết bị Nhà cung cấp chấp nhận từ chối yêu cầu Một vài ngày sau thiết bị trả lại, nhà cung cấp thiết bị gửi hóa đơn cho nhân viên kho qua e-mail Tại thời điểm này, nhân viên kho yêu cầu kỹ sư công trường xác nhận thiết bị thực thuê khoảng thời gian ghi hóa đơn Nhân viên kho kiểm tra xem giá thuê ghi hóa đơn có phù hợp với giá “Đơn đặt hàng” hay không Sau kiểm tra, nhân viên kho chuyển hóa đơn cho phận tài phận tài cuối tốn hóa đơn