Trong công ty XayXongXoa, các kỹ sư làmviệc tại công trường được gọi là kỹ sư công trường cần một thiết bị, chẳng hạn như xetải, máy xúc, máy ủi, máy bơm nước, v.v.. Khi các kỹ sư côngtr
Trang 1Tình huống 1
XayXongXoa là công ty xây dựng chuyên về các công trình công cộng (đường, cầu, đường ống, đường hầm, đường sắt, v.v.) Trong công ty XayXongXoa, các kỹ sư làm việc tại công trường (được gọi là kỹ sư công trường) cần một thiết bị, chẳng hạn như xe tải, máy xúc, máy ủi, máy bơm nước, v.v XayXongXoa sở hữu rất ít thiết bị và thay vào
đó nó thuê hầu hết các thiết bị của mình từ các nhà cung cấp chuyên biệt
Quy trình nghiệp vụ cho thuê thiết bị hiện tại diễn ra như sau Khi các kỹ sư công trường cần thuê một thiết bị, họ sẽ điền vào biểu mẫu có tên “Phiếu yêu cầu thiết bị” và gửi yêu cầu này qua e-mail đến một trong các nhân viên tại kho của công ty Nhân viên kho nhận được yêu cầu và sau khi tham khảo danh mục của các nhà cung cấp thiết bị, sẽ chọn thiết bị tiết kiệm chi phí nhất và đáp ứng yêu cầu Tiếp theo, nhân viên kiểm tra với nhà cung cấp qua điện thoại hoặc e-mail xem thiết bị cần thuê có sẵn hay không Đôi khi thiết bị đã chọn không có sẵn và nhân viên kho phải chọn một thiết bị thay thế và kiểm tra với nhà cung cấp tương ứng xem có sẵn không
Sau khi nhân viên kho đã tìm được thiết bị phù hợp để thuê, nhân viên kho sẽ thêm thông tin chi tiết về thiết bị đã chọn vào Phiếu yêu cầu Mọi yêu cầu thuê đều phải được
kỹ sư trưởng đồng ý (kỹ sư trưởng quản lý các kỹ sư công trường) Trong một số trường hợp, kỹ sư trưởng từ chối thuê thiết bị, do đó, dẫn đến việc hủy bỏ yêu cầu (không có thiết bị nào được thuê) Các trường hợp từ chối khác được giải quyết bằng cách thay thế thiết bị đã chọn bằng một thiết bị khác—chẳng hạn như thiết bị rẻ hơn hoặc thiết bị phù hợp hơn cho công việc Trong trường hợp này, nhân viên kho cần kiểm tra lại tình trạng sẵn có của thiết bị
Khi kỹ sư trưởng chấp nhận yêu cầu thuê, nhân viên kho sẽ gửi xác nhận cho nhà cung cấp Xác nhận này bao gồm “Đơn đặt hàng” để thuê thiết bị Đơn đặt hàng được tạo
ra bởi hệ thống thông tin của XayXongXoa bằng cách sử dụng thông tin do thư ký nhập vào Nhân viên kho cũng ghi lại hoạt động sử dụng thiết bị trong một bảng tính được duy trì nhằm mục đích theo dõi tất cả các hoạt động cho thuê thiết bị
Trang 2Trong thời gian chờ đợi, kỹ sư công trường có thể quyết định rằng thiết bị này không còn cần thiết nữa Trong trường hợp này, kỹ sư yêu cầu nhân viên kho hủy yêu cầu thuê thiết bị
Đúng thời hạn, nhà cung cấp sẽ giao thiết bị thuê đến công trường Kỹ sư cgôn trường sau đó sẽ kiểm tra thiết bị Nếu mọi thứ đều ổn, kỹ sư công trường chấp nhận cam kết và thiết bị được đưa vào sử dụng Trong một số trường hợp, thiết bị bị gửi trả lại do không đáp ứng yêu cầu của kỹ sư Trong trường hợp này, kỹ sư công trường phải bắt đầu lại quy trình yêu cầu thuê thiết bị
Khi hết thời gian thuê, nhà cung cấp đến nhận thiết bị Đôi khi, kỹ sư công trường yêu cầu gia hạn thời gian thuê bằng cách liên hệ với nhà cung cấp qua e-mail hoặc điện thoại 1–2 ngày trước khi trả lại thiết bị Nhà cung cấp có thể chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu này
Một vài ngày sau khi thiết bị được trả lại, nhà cung cấp thiết bị sẽ gửi hóa đơn cho nhân viên kho qua e-mail Tại thời điểm này, nhân viên kho yêu cầu kỹ sư công trường xác nhận rằng thiết bị thực sự đã được thuê trong khoảng thời gian ghi trong hóa đơn Nhân viên kho cũng kiểm tra xem giá thuê ghi trong hóa đơn có phù hợp với giá trong
“Đơn đặt hàng” hay không Sau khi kiểm tra, nhân viên kho sẽ chuyển hóa đơn cho bộ phận tài chính và bộ phận tài chính cuối cùng sẽ thanh toán hóa đơn