câu hỏi và lời giải quản trị học

1.Hãy nêu các kỹ năng mà một nhà quản trị cần phải có. Có nhất thíêt nhà Quản trị cấp cao trong một Tổ chức phải có trình độ Chuyên môn cao hơn các nhà Quản trị cấp thấp hơn trong tổ chức đó hay không? Vì sao?Nhà quản trị cần phải có 3 kỹ năng:_ Kyõ naêng kyõ thuaät : (kyõ naêng chuyeân moân) naém baét vaø thöïc haønh ñöôïc coâng vieäc chuyeân moân lieân quan ñeán phaïm vi maø mình ñang ñieàu haønh ( hieåu bieát veà qui trình, nguyeân taéc, kyõ thuaät thöïc hieän coâng vieäc ). Kyõ naêng naøy giuùp nhaø quaûn trò thöïc hieän vieäc chæ ñaïo, ñieàu haønh coâng vieäc, kieåm soaùt vaø ñaùnh giaù naêng löïc caáp döôùi. Kyõ naêng naøy phaûi trôû thaønh moät hoaït ñoäng thöôøng xuyeân lieân tuïc, nhaát quaùn cuûa nhaø quaûn trò. Vd : thaûo chöông trình ñieän toaùn, soaïn thaûo hôïp ñoàng phaùp lyù kinh teá, thieát keá maùy moùc…_ Kyõ naêng nhaân söï : laø taøi naêng ñaëc bieät cuûa nhaø quaûn trò trong vieäc quan heä vôùi ngöôøi khaùc ( cuøng laøm vieäc, ñoäng vieân ñieàu khieån con ngöôøi vaø taäp theå trong xí nghieäp duø ñoù laø thuoäc caáp, ngang caáp hay caáp treân ) nhaèm taïo thuaän lôïi vaø thuùc ñaåy söï hoaøn thaønh coâng vieäc chung. Caùc kyõ naêng nhaân söï caàn thieát cho nhaø quaûn trò laø bieát caùch thoâng ñaït höõu hieäu, quan taâm tích cöïc ñeán ngöôøi khaùc, xaây döïng khoâng khí hôïp taùc vaø ñoäng vieân nhaân vieân döôùi quyeàn. _ Kyõ naêng tö duy (nhaän thöùc) : taàm nhìn, tö duy coù heä thoáng, naêng löïc xeùt ñoaùn, khaû naêng trong vieäc khaùi quaùt caùc moái quan heä qua ñoù giuùp cho vieäc nhaän daïng vaán ñeà vaø ñöa ra giaûi phaùp, töø ñoù laäp keá hoaïch (ñaëc bieät laø keá hoaïch chieán löôïc) vaø toå chöùc thöïc hieän.2.Cho một thí dụ để chứng minh MÔI TRƯỜNG ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của Tổ chức?Môi trường làm việc ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả làm việc của người lao động, do đó ảnh hưởng đến năng lực và chất lượng công việc của người lao động => ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.VD: Bạn làm việc trong một môi trường năng động, chuyên nghiệp, bạn cũng sẽ cảm thấy mình cần phải làm việc một cách chuyên nghiệp hơn, sôi nổi hơn. Làm việc trong một môi trường hòa nhã, vui vẻ bạn sẽ cảm thấy tinh thần thoải mái, có nhiều hứng khởi để nghĩ ra những ý tưởng mới. Làm việc trong một môi trường tiện nghi, đầy đủ các phương tiện phục vụ cho công việc, bạn sẽ có công cụ để hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn... => tổ chức đạt được nhiều thành quả hơn và ngược lại bạn làm việc trong một môi trường không chuyên nghiệp, chán nản, thiếu các công cụ, phương tiện phục vụ cho công việc, bạn sẽ không thể hoàn thành tốt công việc của mình => tổ chức cũng sẽ không đạt được kết quả tốt.Bí quyết để Google đứng đầu danh sách 100 công ty có môi trường làm việc tốt nhất thế giới. Môi trường làm việc bổ ích cho mỗi thành viên, thân thiện và gắn kết cả tập thể ở Google tiếp tục chứng minh giá trị. Trong bài phỏng vấn dành cho Fortune (CEO Larry Page của gã khổng lồ công nghệ này) về bí quyết xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, anh đã chia sẻ:Google luôn tạo cho nhân viên có cảm giác là một phần quan trọng của công tyGoogle tạo ra cho nhân viên những động lực và cơ hội làm việcGoogle tạo ra những hoạt động vui chơi lành mạnh và chú trọng đến chăm sóc sức khỏe cho nhân viênGoogle có những chính sách ăn uống miễn phí cho nhân viênVới những chính sách đãi ngộ và xây dựng môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên như vậy, trong những năm qua Google luôn đạt được những thành quả to lớn trong công việc cung cấp nguồn thông tin toàn cầu của mình.Ví dụ trên đã chứng minh môi trường có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của tổ chức.3.Hãy nêu quy trình ra quyết định Quản trị?•Quy trình ra quyết định quản trị gồm 7 bước:Böôùc 1 : Nhaän dieän vaø xaùc ñònh vaán ñeà Neáu ngöôøi ra quyeát ñònh khoâng nhaän thöùc veà vaán ñeà vaø nguyeân nhaân cuûa chuùng 1 caùch ñuùng ñaén thì khoâng theå ñöa ra nhöõng quyeát ñònh ñuùng ñaén. Coù 3 kyõ naêng nhaän thöùc : _ Nhaän dieän : theo doõi vaø ghi cheùp veà taát caû moïi aûnh höôûng cuûa noäi boä vaø moâi tröôøng beân ngoaøi, ñeå quyeát ñònh löïc löôïng naøo laø vaán ñeà caàn giaûi quyeát. _ Laøm saùng toû : ñaùnh giaù taùc löïc ñaõ ñöôïc nhaän bieát vaø xaùc ñònh roõ nguyeân nhaân thöïc söï cuûa vaán ñeà. _ Hôïp nhaát : lieân keát nhöõng hieåu bieát cuûa mình vôùi muïc tieâu hieän taïi hay töông lai cuûa toå chöùc. Neáu 3 kyõ naêng naøy khoâng ñöôïc thöïc hieän 1 caùch ñuùng ñaén khi nhaän dieän vaán ñeà, thì ngöôøi giaûi quyeát seõ choïn sai giaûi phaùp. Böôùc 2 : Xaùc ñònh muïc tieâuÑaët ra nhöõng muïc tieâu cuï theå ñeå loaïi boû vaán ñeà. Trong tình traïng khoâng chaéc chaén vieäc thieát laäp nhöõng muïc tieâu chính xaùc laø raát khoù khaên. Do ñoù, ngöôøi ra quyeát ñònh phaûi ñöa ra nhieàu muïc tieâu khaùc nhau ñeå ñaùnh giaù vaø so saùnh, choïn ra muïc tieâu hôïp lyù nhaát. Böôùc 3 : Ñeà xuaát caùc giaûi phaùp khaùc nhau Phaûi ñeà xuaát nhieàu giaûi phaùp khaùc nhau ñeå thöïc hieän 1 muïc tieâu thu thaäp theâm thoâng tin, tö duy saùng taïo, tham khaûo yù kieán caùc chuyeân gia, tieán haønh hoaït ñoäng nghieân cöùu… Böôùc 4 : So saùnh vaø ñaùnh giaù caùc giaûi phaùp Tieán haønh so saùnh vaø ñaùnh giaù: taäp trung xem xeùt nhöõng keát quaû mong ñôïi vaø nhöõng chi phí lieân quan cuûa 1 giaûi phaùp. Böôùc 5 : Löïa choïn giaûi phaùp thích hôïp Ra quyeát ñònh thöôøng gaén lieàn vôùi vieäc ñöa ra söï choïn löïa cuoái cuøng. Tuy nhieân, ñaây chæ laø 1 böôùc trong toaøn boä quaù trình ra quyeát ñònh. Song thöïc teá cho thaáy, nhieàu nhaø quaûn trò thöôøng chæ ñöa ra 1 giaûi phaùp cho moãi phöông aùn kinh doanh hay döï aùn , do ñoù, chæ coù theå chaáp nhaän hay töø choái söï löïa choïn ñöôïc ñöa ra. Böôùc 6 : Toå chöùc thöïc hieän giaûi phaùp ñaõ ñöôïc choïnChoïn ñöôïc giaûi phaùp thích hôïp khoâng phaûi ñaõ ñaûm baûo thaønh coâng maø coøn ñoøi hoûi toå chöùc thöïc hieän chu ñaùo giaûi phaùp ñaõ ñöôïc choïn. Böôùc 7 : Ñaùnh giaù, kieåm tra Phaûi tieán haønh kieåm tra trong suoát quaù trình thöïc hieän giaûi phaùp ñeå so saùnh keát quaû ñaït ñöôïc vôùi muïc tieâu mong muoán. Neáu vieäc thöïc hieän khoâng ñaït keát quaû chôø ñôïi, thì caàn coù nhöõng taùc ñoäng caàn thieát. Ñoàng thôøi, caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng luoân taùc ñoäng khoâng ngöøng, do ñoù caùc nhaø quaûn trò phaûi luoân ñaùnh giaù laïi vaán ñeà. Neáu tình hình coù thay ñoåi so vôùi ban ñaàu thì caàn tieáp tuïc tieán haønh 1 quaù trình môùi.4.Tại sao nói: Hoạch định là chức năng đầu tiên và là chức năng Quan trọng nhất trong các chức năng chung của Quản trị?Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên, đồng thời được coi là một chức năng đầu tiên và là chức năng quan trọng nhât trong quản trị. Hoạch định là nhắm đến tương lai: điều phải hoàn thành và cách thế để hoàn thành. Nói cách khác, chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là kế hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện.Hoạch định là một quá trình xác định những mục tiêu của một tổ chức và cách thế để đạt đến mục tiêu đó. Hoạch định có thể được thực hiện ở mọi cấp bậc trong một tổ chức. Nó không chỉ là một bổn phận, nhưng còn là một cơ hội đem lại nhiều ích lợi thực tiễn cho vai trò lãnh đạo của quản trị viên: Nối Kết Các Nỗ LựcVai trò quản trị hiện hữu là do bởi nhu cầu cần được nối kết để điều hành những công tác của mỗi cá nhân cũng như các đội ngũ trong một tổ chức. Hoạch định là một kỹ thuật quan trọng giúp đạt đến việc nối kết đó. Một kế hoạch tốt là một kế hoạch có thể vạch ra mục tiêu cho cả tổ chức và các ban ngành trong tổ chức. Trong tiến trình hoàn thành mục tiêu đã định, mỗi phần tử trong tổ chức sẽ cùng góp phần để đạt đến mục tiêu. Khi mục tiêu hoàn thành, người ngoài tổ chức không nói một cá nhân nào đó đã hoàn thành mục tiêu, nhưng là tổ chức đó đã đạt chỉ tiêu. Chuẩn Bị Cho Sự Thay ĐổiSự thành công trong việc thực hiện một kế hoạch sẽ giúp đội ngũ phát triển và trở nên bén nhạy trong bất cứ tình huống thay đổi nào có thể xảy ra. Thời gian giữa thiết lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch càng lâu thì kế hoạch khi đưa ra phải càng bất ngờ càng tốt. Một quản trị viên nếu biết nghĩ đến những ảnh hưởng của sự thay đổi, họ lại càng cần quan tâm đến sự chuẩn bị đối phó với những thay đổi khả hữu. Lịch sử chứng minh rằng các hãng hàng không, các ngân hàng, các cơ quan tiết kiệm hoặc cho vay nợ trong 2 hay 3 thập niên gần đây bị phá sản đều do bởi hàng ngũ quản trị thiếu khả năng đối phó và chuẩn bị cho những đổi thay của môi trường. Phát triển tinh thần đội ngũKhi kế hoạch được thực hiện trong một tổ chức, mục tiêu và một chuỗi những công tác được phân phối cho mọi thành viên. Đội ngũ cũng được hình thành theo nhu cầu công tác và là cơ sở cho mọi công tác. Cách cấu tạo và điều hành đội ngũ (team) để đạt hiệu năng trong một tổ chức được coi như thước đo hiệu năng của tổ chức đó. Tinh thần đội ngũ càng cao, hiệu năng càng lớn và tổ chức càng được đánh giá cao. Do đó, việc thiết lập, điều hành và nâng cao phẩm chất của thành viên trong các đội ngũ là một việc thiết yếu và đáng được các quản trị viên quan tâm hàng đầu. Nâng cấp trình độ của các quản trị viênKhả năng hoạch định là khả năng vận dụng trí tuệ ở mức độ cao vì người hoạch định là người đương đầu với những bất trắc, dữ kiện và nhất là những gì còn trừu tượng mơ hồ trong tương lai. Qua hoạch định, trạng thái vô định của một tổ chức trở nên cố định, những guồng máy trì trệ của tổ chức được canh tân, nếu quản trị viên nhiệt tình và năng động trong việc nâng cấp tổ chức để hướng tổ chức về tương lai. Nói cách khác, với chức năng hoạch định, quản trị viên chủ động nắm thời cơ để tạo thời thế hơn là chờ thời thế nhào nặn mình. Hành động hoạch định là chính cơ hội để quản trị viên mài dũa khả năng đương đầu với những ý tưởng trừu tượng, những thay đổi mang tính bất trắc và những khả thể trong tương lai. Nhờ vậy, thành quả và hành động hoạch định sẽ đem lại lợi ích cho cả tổ chức lẫn bản thân của quản trị viên.=> Vì vậy, nói hoạch định là chức năng đầu tiên và là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng. 5.Muốn uỷ quyền có hiệu quả, tại sao phải kết hợp tính KHOA HỌC và tính NGHỆ THUẬT?Ủy quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững. Không ủy quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm; còn ủy quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực nhưng không đạt được kết quả mong muốn, còn tinh thần của nhân viên thì trở nên sa sút.Vì vậy, ủy quyền cần phải được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo doanh nghiệp.Sau đây là những bước cần tuân theo để ủy quyền thực sự hiệu quả.Tin tưởng vào nhân viênNếu chưa tin tưởng vào nhân viên, nhà lãnh đạo hãy tự hỏi mình nguyên nhân. Phải chăng họ chưa có đủ năng lực? Họ không đủ nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm? Hay bạn chưa cung cấp đủ nguồn lực để họ hoàn thành công việc? Bạn chưa giao công việc rõ ràng cho họ? Sau khi đã trả lời thỏa đáng các câu hỏi trên, nhà lãnh đạo có thể kết luận có thể giao việc cho nhân viên đó không.Cụ thể và rõ ràngNên đưa ra những tiêu chuẩn về thời hạn và chất lượng cụ thể. Trao quyền chủ động cho nhân viên và đề xuất cách thức hợp lý để hoàn thành công việc.Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủTrước hết, cần đảm bảo rằng các nhân viên đã biết và chấp nhận sự ủy quyền đó. Tiếp theo, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin và cơ chế tiếp nhận và xử lý thông tin phản hồi để nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ.Còn có những người khác có khả năngNhà quản trị thường có xu hướng cho rằng chỉ có mình họ mới có thể hoàn thành công việc. Đây là tâm lý rất cần được loại bỏ. Có nhiều trường hợp, cách thức của nhân viên lại tỏ ra ưu việt hơn của nhà lãnh đạo.Hãy quản lý, đừnglàmNhiều nhà lãnh đạo thường thích tự mình thực hiện công việc. Việc này sẽ dẫn đến sự bao biện, làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu quả mang lại thường lại không cao, còn nhân viên lại sinh ra tính thụ động.Ủy quyền là một cách dạy kỹ năngViệc ủy quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên học hỏi thêm các kỹ năng mới một cách chủ động. Nhưng bạn phải biết cách ủy quyền và biết cách xử lý các sai sót của nhân viên. Nhân viên thường tỏ ra miễn cưỡng khi nhận nhiệm vụ có nguy cơ bị phạt khi có sai sót. Do đó, họ cần phải được khuyến khích đảm nhận những nhiệm vụ mới.Giám sátVấn đề nhân viên chủ động thực hiện công việc, nhưng bạn cũng cần phải kiểm soát được tiến trình công việc. Tìm ra và xử lý kịp thời những điểm khúc mắc của nhân viên.Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viênMỗi nỗ lực được ghi nhận của nhân viên sẽ là động lực để họ tiếp tục phấn đấu. Việc này có thể thực hiện rất đơn giản, có thể bằng văn bản hoặc cuộc nói chuyện trực tiếp, thậm chí có thể là một mẩu tin nhắn.Không quản lý tùy hứngHãy liên tục ủy quyền và theo sát việc thực hiện. Quản lý tùy hứng sẽ làm cho công việc trục trặc, gây ảnh hưởng không tốt đến tinh thần và thái độ của nhân viên.Tránh ủy quyền ngượcRất có thể là khi không thực hiện được, nhân viên sẽ trao ngược lại công việc cho ông chủ. Hãy thực hiện ủy nhiệm hiệu quả hơn, thay vì để nhân viên trao nhiệm vụ lại cho mình, hãy giúp họ giải quyết vấn đề.Linh hoạt trong ủy quyềnCác nhân viên khác nhau về kỹ năng và mức độ tin cậy, do đó, các công việc thường cần phải được ủy nhiệm dần dần. Khi một nhân viên trở nên có năng lực và được tin tưởng hơn, mức độ ủy quyền có thể được nâng cao.Ủng hộ nhân viênỦy quyền rõ ràng. Cung cấp thông tin và các nguồn lực đầy đủ. Trao đổi thường xuyên. Nói rõ những mong đợi của bạn. Cho nhân viên thấy rằng họ sẽ luôn nhận được sự ủng hộ và trao đổi cần thiết.Đúng người đúng việcHãy ủy quyền cho những nhân viên gần với công việc đó nhất. Những kỹ năng, kinh nghiệm sẵn có của họ là yếu tố quan trọng nâng cao khả năng hoàn thành công việc.Vì vậy cần phải kết hợp tính khoa học và nghệ thuật vào trong việc ủy quyền trong quản trị,6.Trình bày nội dung và nêu các nhận xét về Lý thuyết động viên nhân viên theo các NHU CẦU của A.Maslow?Nội dung:Những nhu cầu của con người là gì? Con người phải có gì để được hạnh phúc, thành công – hay thậm chí chỉ để tồn tại? Nhà triết học người Mỹ Abraham Maslow đã xem xét những vấn đề này và đi đến một kết luận là nhu cầu của con người có thể được phân thành 05 cấp độ nhu cầu, phân biệt như sau:Nhu cầu sinh lý: Nếu như chúng ta đang đói hoặc có những nhu cầu cơ bản khác như không khí để thở, giấc ngủ và nước uống, chúng ta sẽ bị ám ảnh bởi việc thỏa ma?n những nhu cầu này. Lúc này thì mọi thứ khác đều là không thích hợp.Nhu cầu an toàn: Một khi những nhu cầu cơ bản về sinh lý trên được thỏa mãn, chúng ta bắt đầu nghĩ đến sự an toàn và sự ổn định xung quanh mình.Nhu cầu xã hội: Khi chúng ta đã được ăn no mặc ấm và sống trong an toàn, cấp độ tiếp theo của nhu cầu sẽ xuất hiện. Các nhu cầu về “xã hội” hay tình cảm lúc đó sẽ quan trọng với chúng ta – sự thương yêu, tình bạn và sự gắn bó với cộng đồng.Nhu cầu được tôn trọng: Sau khi đã thỏa mãn tất cả các nhu cầu thuộc “cấp thấp” nêu trên, chúng ta lại tỉm kiếm sự quý trọng, sự kính nể và sự thành đạt.Nhu cầu tự khẳng định: Mục tiêu cuối cùng của con người là sự hoàn thiện bản thân, sự phát triển toàn diện tất cả những khả năng tiềm ẩn trong mọi lĩnh vực mà mình có thể.Nhận xét:Theo Maslow, về căn bản, nhu cầu của con người được chia làm hai nhóm chính: nhu cầu cơ bản (basic needs) và nhu cầu bậc cao (meta needs).Nhu cầu cơ bản liên quan đến các yếu tố thể lý của con người như mong muốn có đủ thức ăn, nước uống, được ngủ nghỉ... Những nhu cầu cơ bản này đều là các nhu cầu không thể thiếu hụt vì nếu con người không được đáp ứng đủ những nhu cầu này, họ sẽ không tồn tại được nên họ sẽ đấu tranh để có được và tồn tại trong cuộc sống hàng ngày.Các nhu cầu cao hơn nhu cầu cơ bản trên được gọi là nhu cầu bậc cao. Những nhu cầu này bao gồm nhiều nhân tố tinh thần như sự đòi hỏi công bằng, an tâm, vui vẻ, địa vị xã hội, sự tôn trọng, vinh danh với một cá nhân v.v.Các nhu cầu cơ bản thường được ưu tiên chú ý trước so với những nhu cầu bậc cao này. Với một người bất kỳ, nếu thiếu ăn, thiếu uống... họ sẽ không quan tâm đến các nhu cầu về vẻ đẹp, sự tôn trọng...Hiện nay, ở Việt Nam có tình trạng mặc dù mức lương được trả khá cao trong các doanh nghiệp liên doanh song nhiêu người vãn không muốn làm việc trong liên doanh mà họ muốn làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp Việt Nam với mức lương thấp hơn rất nhiều. Lý do chủ yếu xuất phát từ quan niệm làm việc trong các liên doanh khó bảo đảm cho sự tiến thân và phát triển địa vị xã hội. Điều này có nghĩa là các liên doanh với nước ngoài không đáp ứng được nhu cầu thăng quan, tiến chức của những người này so vái các cơ quan, doanh nghiệp Việt Nam... Đối với những đối tượng như thế, tiền lương hoặc thu nhập không phải là giải pháp thỏa mãn trực tiếp nhu cầu của họ mà phải là chức vụ mà họ phải đạt được. Vì thế, người chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu một tổ chức cần tuỳ hoàn cảnh cụ thể để vận dụng thuyết nhu cầu này vào việc phát hiện nhu cầu của từng nhân viên hình thành và phát triển các kỹ năng khuyến khích nhân viên một cách thích hợp.7.Trong các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra, theo em có những nguyên tắc nào khó thực hiện trong điều kiện hiện nay, vì sao?Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra:Phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. Ví dụ kiểm tra họat động bán hàng sẽ khác kiểm tra bộ phận tài chính, kiểm tra công tác PGĐ khác kiểm tra công tác của CH trưởng…Phải phù hợp theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị: Tức thông tin kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu, nếu không thì việc kiểm tra sẽ không còn ý nghia.Phải quan tâm thực hiện tại những điểm trọng yếu, những yếu tố có ý nghia đối với hoạt động của tổ chức (đó là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu, tình trạng không đạt mục tiêu, đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất)Phải khách quan dựa vào các tiêu chuẩn thích hợp, không mang tính định kiến, thiên vị…Phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chứcPhải hiệu quả, công việc kiểm tra phải tương ứng với chi phí của nóPhải đưa đến các hành động sửa sai, điều chỉnh đối với các sai lệch, nếu không thì việc kiểm tra sẽ trở nên vô nghĩa.

Quản trị học

1 Hãy nêu các kỹ năng mà một nhà quản trị cần phải cĩ Cĩ nhất thíêt nhà Quản trị cấp cao trong một Tổ chức phải cĩ trình độ Chuyên mơn cao hơn các nhà Quản trị cấp thấp hơn trong tổ chức đĩ hay khơng? Vì sao?

Nhà quản trị cần phải cĩ 3 kỹ năng:

_ Kỹ năng kỹ thuật : (kỹ năng chuyên môn) nắm bắt và thực hành được công việc chuyên môn liên quan đến phạm vi mà mình đang điều hành ( hiểu biết về qui trình, nguyên tắc, kỹ thuật thực hiện công việc ) Kỹ năng này giúp nhà quản trị thực hiện việc chỉ đạo, điều hành công việc, kiểm soát và đánh giá năng lực cấp dưới Kỹ năng này phải trở thành một hoạt động thường xuyên liên tục, nhất quán của nhà quản trị.

Vd : thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh tế, thiết kế máy móc…

_ Kỹ năng nhân sự : là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với người khác ( cùng làm việc, động viên điều khiển con người và tập thể trong xí nghiệp dù đó là thuộc cấp, ngang cấp hay cấp trên ) nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung Các kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị là biết cách thông đạt hữu hiệu, quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác và động viên nhân viên dưới quyền

_ Kỹ năng tư duy (nhận thức) : tầm nhìn, tư duy có hệ thống, năng lực xét đoán, khả năng trong việc khái quát các mối quan hệ qua đó giúp cho việc nhận dạng vấn đề và đưa ra giải pháp, từ đó lập kế hoạch (đặc biệt là kế hoạch chiến lược) và tổ chức thực hiện.

2 Cho một thí dụ để chứng minh MƠI TRƯỜNG ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của Tổ chức?

Mơi trường làm việc ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả làm việc của người lao động,

do đĩ ảnh hưởng đến năng lực và chất lượng cơng việc của người lao động => ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

VD: Bạn làm việc trong một mơi trường năng động, chuyên nghiệp, bạn cũng sẽ cảm thấy mình cần phải làm việc một cách chuyên nghiệp hơn, sơi nổi hơn Làm việc trong một mơi trường hịa nhã, vui vẻ bạn sẽ cảm thấy tinh thần thoải mái, cĩ nhiều hứng khởi

để nghĩ ra những ý tưởng mới Làm việc trong một mơi trường tiện nghi, đầy đủ các phương tiện phục vụ cho cơng việc, bạn sẽ cĩ cơng cụ để hồn thành cơng việc nhanh chĩng, hiệu quả hơn => tổ chức đạt được nhiều thành quả hơn và ngược lại bạn làm việc trong một mơi trường khơng chuyên nghiệp, chán nản, thiếu các cơng cụ, phương tiện phục vụ cho cơng việc, bạn sẽ khơng thể hồn thành tốt cơng việc của mình => tổ chức cũng sẽ khơng đạt được kết quả tốt

Bí quyết để Google đứng đầu danh sách 100 cơng ty cĩ mơi trường làm việc tốt nhất thế giới Mơi trường làm việc bổ ích cho mỗi thành viên, thân thiện và gắn kết cả tập thể ở Google tiếp tục chứng minh giá trị Trong bài phỏng vấn dành cho Fortune (CEO Larry Page của gã khổng lồ cơng nghệ này) về bí quyết xây dựng mơi trường làm việc hiệu quả, anh đã chia sẻ:

Google luơn tạo cho nhân viên cĩ cảm giác là một phần quan trọng của cơng ty

Google tạo ra cho nhân viên những động lực và cơ hội làm việc

Google tạo ra những hoạt động vui chơi lành mạnh và chú trọng đến chăm sĩc sức khỏe cho nhân viên

Google cĩ những chính sách ăn uống miễn phí cho nhân viên

Với những chính sách đãi ngộ và xây dựng mơi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên như vậy, trong những năm qua Google luơn đạt được những thành quả to lớn trong cơng việc cung cấp nguồn thơng tin tồn cầu của mình

Ví dụ trên đã chứng minh mơi trường cĩ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của tổ chức

3 Hãy nêu quy trình ra quyết định Quản trị?

 Quy trình ra quyết định quản trị gồm 7 bước:

Bước 1 : Nhận diện và xác định vấn đề

Nếu người ra quyết định không nhận thức về vấn đề và nguyên nhân của chúng 1 cách đúng đắn thì không thể đưa ra những quyết định đúng đắn Có 3 kỹ năng nhận thức :

_ Nhận diện : theo dõi và ghi chép về tất cả mọi ảnh hưởng của nội bộ và môi trường bên ngoài, để quyết định lực lượng nào là vấn đề cần giải quyết

_ Làm sáng tỏ : đánh giá tác lực đã được nhận biết và xác định rõ nguyên nhân thực sự của vấn đề

_ Hợp nhất : liên kết những hiểu biết của mình với mục tiêu hiện tại hay tương lai của tổ chức Nếu 3 kỹ năng này không được thực hiện 1 cách đúng đắn khi nhận diện vấn đề, thì người giải quyết sẽ chọn sai giải pháp

* Bước 2 : Xác định mục tiêu

Đặt ra những mục tiêu cụ thể để loại bỏ vấn đề Trong tình trạng không chắc chắn việc thiết lập những mục tiêu chính xác là rất khó khăn Do đó, người ra quyết định phải đưa ra nhiều mục tiêu khác nhau để đánh giá và so sánh, chọn ra mục tiêu hợp lý nhất

* Bước 3 : Đề xuất các giải pháp khác nhau

Phải đề xuất nhiều giải pháp khác nhau để thực hiện 1 mục tiêu thu thập thêm thông tin, tư duy sáng tạo, tham khảo ý kiến các chuyên gia, tiến hành hoạt động nghiên cứu…

* Bước 4 : So sánh và đánh giá các giải pháp

Tiến hành so sánh và đánh giá: tập trung xem xét những kết quả mong đợi và những chi phí liên quan của 1 giải pháp

* Bước 5 : Lựa chọn giải pháp thích hợp

Ra quyết định thường gắn liền với việc đưa ra sự chọn lựa cuối cùng Tuy nhiên, đây chỉ là 1 bước trong toàn bộ quá trình ra quyết định Song thực tế cho thấy, nhiều nhà quản trị thường chỉ đưa ra 1 giải pháp cho mỗi phương án kinh doanh hay dự án , do đó, chỉ có thể chấp nhận hay từ chối sự lựa chọn được đưa ra

* Bước 6 : Tổ chức thực hiện giải pháp đã được chọn

Chọn được giải pháp thích hợp không phải đã đảm bảo thành công mà còn đòi hỏi tổ chức thực hiện chu đáo giải pháp đã được chọn

* Bước 7 : Đánh giá, kiểm tra

Phải tiến hành kiểm tra trong suốt quá trình thực hiện giải pháp để so sánh kết quả đạt được với mục tiêu mong muốn Nếu việc thực hiện không đạt kết quả chờ đợi, thì cần có những tác động cần thiết Đồng thời, các yếu tố của môi trường luôn tác động không ngừng, do đó các nhà quản trị phải luôn đánh giá lại vấn đề Nếu tình hình có thay đổi so với ban đầu thì cần tiếp tục tiến hành 1 quá trình mới

4 Tại sao nĩi: Hoạch định là chức năng đầu tiên và là chức năng Quan trọng nhất trong các chức năng chung của Quản trị?

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên, đồng thời được coi là một chức năng đầu tiên và là chức năng quan trọng nhât trong quản trị Hoạch định

là nhắm đến tương lai: điều phải hồn thành và cách thế để hồn thành Nĩi cách khác, chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đĩ Kết quả của hoạch định là kế hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện

Hoạch định là một quá trình xác định những mục tiêu của một tổ chức và cách thế để đạt đến mục tiêu đĩ Hoạch định cĩ thể được thực hiện ở mọi cấp bậc trong một tổ chức Nĩ khơng chỉ là một bổn phận, nhưng cịn là một cơ hội đem lại nhiều ích lợi thực tiễn cho vai trị lãnh đạo của quản trị viên:

- Nối Kết Các Nỗ Lực

Vai trị quản trị hiện hữu là do bởi nhu cầu cần được nối kết để điều hành những cơng tác của mỗi cá nhân cũng như các đội ngũ trong một tổ chức Hoạch định là một kỹ thuật quan trọng giúp đạt đến việc nối kết đĩ Một kế hoạch tốt là một kế hoạch cĩ thể vạch ra mục tiêu cho cả tổ chức và các ban ngành trong tổ chức Trong tiến trình hồn thành mục tiêu đã định, mỗi phần tử trong tổ chức sẽ cùng gĩp phần để đạt đến mục tiêu Khi mục tiêu hồn thành, người ngồi tổ chức khơng nĩi một cá nhân nào đĩ đã hồn thành mục tiêu, nhưng là tổ chức đĩ đã đạt chỉ tiêu

- Chuẩn Bị Cho Sự Thay Đổi

Sự thành cơng trong việc thực hiện một kế hoạch sẽ giúp đội ngũ phát triển và trở nên bén nhạy trong bất cứ tình huống thay đổi nào cĩ thể xảy ra Thời gian giữa thiết lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch càng lâu thì kế hoạch khi đưa ra phải càng bất ngờ càng tốt Một quản trị viên nếu biết nghĩ đến những ảnh hưởng của sự thay đổi, họ lại càng cần quan tâm đến sự chuẩn bị đối phĩ với những thay đổi khả hữu Lịch sử chứng minh rằng các hãng hàng khơng, các ngân hàng, các cơ quan tiết kiệm hoặc cho vay nợ trong 2 hay

3 thập niên gần đây bị phá sản đều do bởi hàng ngũ quản trị thiếu khả năng đối phĩ và chuẩn bị cho những đổi thay của mơi trường

- Phát triển tinh thần đội ngũ

Khi kế hoạch được thực hiện trong một tổ chức, mục tiêu và một chuỗi những cơng tác được phân phối cho mọi thành viên Đội ngũ cũng được hình thành theo nhu cầu cơng tác

và là cơ sở cho mọi cơng tác Cách cấu tạo và điều hành đội ngũ (team) để đạt hiệu năng trong một tổ chức được coi như thước đo hiệu năng của tổ chức đĩ Tinh thần đội ngũ càng cao, hiệu năng càng lớn và tổ chức càng được đánh giá cao Do đĩ, việc thiết lập, điều hành và nâng cao phẩm chất của thành viên trong các đội ngũ là một việc thiết yếu

và đáng được các quản trị viên quan tâm hàng đầu

- Nâng cấp trình độ của các quản trị viên

Khả năng hoạch định là khả năng vận dụng trí tuệ ở mức độ cao vì người hoạch định là người đương đầu với những bất trắc, dữ kiện và nhất là những gì cịn trừu tượng mơ hồ

trong tương lai Qua hoạch định, trạng thái vô định của một tổ chức trở nên cố định, những guồng máy trì trệ của tổ chức được canh tân, nếu quản trị viên nhiệt tình và năng động trong việc nâng cấp tổ chức để hướng tổ chức về tương lai Nói cách khác, với chức năng hoạch định, quản trị viên chủ động nắm thời cơ để tạo thời thế hơn là chờ thời thế nhào nặn mình Hành động hoạch định là chính cơ hội để quản trị viên mài dũa khả năng đương đầu với những ý tưởng trừu tượng, những thay đổi mang tính bất trắc và những khả thể trong tương lai Nhờ vậy, thành quả và hành động hoạch định sẽ đem lại lợi ích cho cả tổ chức lẫn bản thân của quản trị viên

=> Vì vậy, nói hoạch định là chức năng đầu tiên và là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng

5 Muốn uỷ quyền có hiệu quả, tại sao phải kết hợp tính KHOA HỌC và tính NGHỆ THUẬT?

Ủy quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững Không ủy quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm; còn ủy quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực nhưng không đạt được kết quả mong muốn, còn tinh thần của nhân viên thì trở nên sa sút

Vì vậy, ủy quyền cần phải được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo doanh nghiệp

- Sau đây là những bước cần tuân theo để ủy quyền thực sự hiệu quả

Tin tưởng vào nhân viên

Nếu chưa tin tưởng vào nhân viên, nhà lãnh đạo hãy tự hỏi mình nguyên nhân Phải chăng họ chưa có đủ năng lực? Họ không đủ nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm? Hay bạn chưa cung cấp đủ nguồn lực để họ hoàn thành công việc? Bạn chưa giao công việc rõ ràng cho họ? Sau khi đã trả lời thỏa đáng các câu hỏi trên, nhà lãnh đạo có thể kết luận có thể giao việc cho nhân viên đó không

Cụ thể và rõ ràng

Nên đưa ra những tiêu chuẩn về thời hạn và chất lượng cụ thể Trao quyền chủ động cho nhân viên và đề xuất cách thức hợp lý để hoàn thành công việc

Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ

Trước hết, cần đảm bảo rằng các nhân viên đã biết và chấp nhận sự ủy quyền đó Tiếp theo, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin và cơ chế tiếp nhận và xử lý thông tin phản hồi để nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ

Còn có những người khác có khả năng

Nhà quản trị thường có xu hướng cho rằng chỉ có mình họ mới có thể hoàn thành công việc Đây là tâm lý rất cần được loại bỏ Có nhiều trường hợp, cách thức của nhân viên lại tỏ ra ưu việt hơn của nhà lãnh đạo

Hãy "quản lý", đừng"làm"

Nhiều nhà lãnh đạo thường thích tự mình thực hiện công việc Việc này sẽ dẫn đến sự bao biện, làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu quả mang lại thường lại không cao, còn nhân viên lại sinh ra tính thụ động

Ủy quyền là một cách dạy kỹ năng

Việc ủy quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên học hỏi thêm các kỹ năng mới một cách chủ động Nhưng bạn phải biết cách ủy quyền và biết cách xử lý các sai sót của nhân viên Nhân viên thường tỏ ra miễn cưỡng khi nhận nhiệm vụ có nguy cơ bị phạt khi

có sai sót Do đó, họ cần phải được khuyến khích đảm nhận những nhiệm vụ mới

Giám sát

Vấn đề nhân viên chủ động thực hiện công việc, nhưng bạn cũng cần phải kiểm soát được tiến trình công việc Tìm ra và xử lý kịp thời những điểm khúc mắc của nhân viên

Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên

Mỗi nỗ lực được ghi nhận của nhân viên sẽ là động lực để họ tiếp tục phấn đấu Việc này

có thể thực hiện rất đơn giản, có thể bằng văn bản hoặc cuộc nói chuyện trực tiếp, thậm chí có thể là một mẩu tin nhắn

Không quản lý tùy hứng

Hãy liên tục ủy quyền và theo sát việc thực hiện Quản lý tùy hứng sẽ làm cho công việc trục trặc, gây ảnh hưởng không tốt đến tinh thần và thái độ của nhân viên

Tránh ủy quyền ngược

Rất có thể là khi không thực hiện được, nhân viên sẽ trao ngược lại công việc cho ông chủ Hãy thực hiện ủy nhiệm hiệu quả hơn, thay vì để nhân viên trao nhiệm vụ lại cho mình, hãy giúp họ giải quyết vấn đề

Linh hoạt trong ủy quyền

Các nhân viên khác nhau về kỹ năng và mức độ tin cậy, do đó, các công việc thường cần phải được ủy nhiệm dần dần Khi một nhân viên trở nên có năng lực và được tin tưởng hơn, mức độ ủy quyền có thể được nâng cao

Ủng hộ nhân viên

Ủy quyền rõ ràng Cung cấp thông tin và các nguồn lực đầy đủ Trao đổi thường xuyên Nói rõ những mong đợi của bạn Cho nhân viên thấy rằng họ sẽ luôn nhận được sự ủng

hộ và trao đổi cần thiết

Đúng người đúng việc

Hãy ủy quyền cho những nhân viên gần với công việc đó nhất Những kỹ năng, kinh nghiệm sẵn có của họ là yếu tố quan trọng nâng cao khả năng hoàn thành công việc

 Vì vậy cần phải kết hợp tính khoa học và nghệ thuật vào trong việc ủy quyền trong quản trị,

6 Trình bày nội dung và nêu các nhận xét về Lý thuyết động viên nhân viên theo các NHU CẦU của A.Maslow?

Nội dung:

Những nhu cầu của con người là gì? Con người phải có gì để được hạnh phúc, thành công – hay thậm chí chỉ để tồn tại? Nhà triết học người Mỹ Abraham Maslow đã xem xét những vấn đề này và đi đến một kết luận là nhu cầu của con người có thể được phân thành 05 cấp độ nhu cầu, phân biệt như sau:

Nhu cầu sinh lý: Nếu như chúng ta đang đói hoặc có những nhu cầu cơ bản khác như

không khí để thở, giấc ngủ và nước uống, chúng ta sẽ bị ám ảnh bởi việc thỏa ma?n những nhu cầu này Lúc này thì mọi thứ khác đều là không thích hợp

Nhu cầu an toàn: Một khi những nhu cầu cơ bản về sinh lý trên được thỏa mãn, chúng ta

bắt đầu nghĩ đến sự an toàn và sự ổn định xung quanh mình

Nhu cầu xã hội: Khi chúng ta đã được ăn no mặc ấm và sống trong an toàn, cấp độ tiếp

theo của nhu cầu sẽ xuất hiện Các nhu cầu về “xã hội” hay tình cảm lúc đó sẽ quan trọng với chúng ta – sự thương yêu, tình bạn và sự gắn bó với cộng đồng

Nhu cầu được tôn trọng: Sau khi đã thỏa mãn tất cả các nhu cầu thuộc “cấp thấp” nêu

trên, chúng ta lại tỉm kiếm sự quý trọng, sự kính nể và sự thành đạt

Nhu cầu tự khẳng định: Mục tiêu cuối cùng của con người là sự hoàn thiện bản thân, sự

phát triển toàn diện tất cả những khả năng tiềm ẩn trong mọi lĩnh vực mà mình có thể Nhận xét:

Theo Maslow, về căn bản, nhu cầu của con người được chia làm hai nhóm chính: nhu cầu

cơ bản (basic needs) và nhu cầu bậc cao (meta needs)

Nhu cầu cơ bản liên quan đến các yếu tố thể lý của con người như mong muốn có đủ thức

ăn, nước uống, được ngủ nghỉ Những nhu cầu cơ bản này đều là các nhu cầu không thể thiếu hụt vì nếu con người không được đáp ứng đủ những nhu cầu này, họ sẽ không tồn tại được nên họ sẽ đấu tranh để có được và tồn tại trong cuộc sống hàng ngày

Các nhu cầu cao hơn nhu cầu cơ bản trên được gọi là nhu cầu bậc cao Những nhu cầu này bao gồm nhiều nhân tố tinh thần như sự đòi hỏi công bằng, an tâm, vui vẻ, địa vị xã hội, sự tôn trọng, vinh danh với một cá nhân v.v

Các nhu cầu cơ bản thường được ưu tiên chú ý trước so với những nhu cầu bậc cao này Với một người bất kỳ, nếu thiếu ăn, thiếu uống họ sẽ không quan tâm đến các nhu cầu

về vẻ đẹp, sự tôn trọng

Hiện nay, ở Việt Nam có tình trạng mặc dù mức lương được trả khá cao trong các doanh nghiệp liên doanh song nhiêu người vãn không muốn làm việc trong liên doanh mà họ muốn làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp Việt Nam với mức lương thấp hơn rất nhiều Lý do chủ yếu xuất phát từ quan niệm làm việc trong các liên doanh khó bảo đảm cho sự tiến thân và phát triển địa vị xã hội Điều này có nghĩa là các liên doanh với nước ngoài không đáp ứng được nhu cầu thăng quan, tiến chức của những người này so vái các

cơ quan, doanh nghiệp Việt Nam Đối với những đối tượng như thế, tiền lương hoặc thu nhập không phải là giải pháp thỏa mãn trực tiếp nhu cầu của họ mà phải là chức vụ mà họ phải đạt được Vì thế, người chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu một tổ chức cần tuỳ hoàn cảnh cụ thể để vận dụng thuyết nhu cầu này vào việc phát hiện nhu cầu của từng nhân viên hình thành và phát triển các kỹ năng khuyến khích nhân viên một cách thích hợp

7 Trong các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra, theo em có những nguyên tắc nào khó thực hiện trong điều kiện hiện nay, vì sao?

Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra:

Phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức & phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm tra Ví dụ kiểm tra họat động bán hàng sẽ khác kiểm tra bộ phận tài chính, kiểm tra công tác PGĐ khác kiểm tra công tác của CH trưởng…

Phải phù hợp theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị: Tức thông tin kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu, nếu không thì việc kiểm tra sẽ không còn ý nghia

Phải quan tâm thực hiện tại những điểm trọng yếu, những yếu tố có ý nghia đối với hoạt động của tổ chức (đó là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu, tình trạng không đạt mục tiêu, đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất)

Phải khách quan dựa vào các tiêu chuẩn thích hợp, không mang tính định kiến, thiên vị… Phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức

Phải hiệu quả, công việc kiểm tra phải tương ứng với chi phí của nó

Phải đưa đến các hành động sửa sai, điều chỉnh đối với các sai lệch, nếu không thì việc kiểm tra sẽ trở nên vô nghĩa