Trang 1 Công văn đôn đốc, nhắc nhở về việc thựchiện công tác PCCC tại doanh nghiệp.I, Khái niệm và phân loại công văn1, Khái niệm công vănCông văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi
Công văn đôn đốc, nhắc nhở việc thực công tác PCCC doanh nghiệp I, Khái niệm phân loại công văn 1, Khái niệm công văn Công văn văn dùng để truyền đạt, trao đổi cơng việc cụ thể q trình thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức đoàn thể 2, Vai trị - Cơng văn hình thức văn tác nghiệp hành phổ biến dùng trog quan, tổ chức doanh nghiệp - Công văn phương tiện giao tiếp thức quan nhà nước với cấp trê, cấp công dân - Công văn văn nội quan, văn đến quan, tổ chức kinh tế, trị, xã hội 3, Phân loại cơng văn Nội dung cơng văn đa dạng xếp công văn vào loại sau: - Công Công Công Công Công Công văn văn văn văn văn văn đề nghị hướng dẫn giải thích trả lời ( phúc đáp) thăm hỏi cảm ơn - Công văn đôn đốc , nhắc nhở - Công văn mời họp 4, Phạm vi sử dụng công văn - Thông báo vấn đề, chủ trương hoạt động quan, tổ chức đoàn ban hành văn trước - Hướng dẫn thực văn cấp - Thông báo hoạt động diễn tương lai - Hỏi ý kiến vấn đề hoạt động quan , tổ chức đồn - Trình bày kế hoạch mới, xác nhận vấn đề liên quan đến hoạt động quan, tổ chức đoàn 5, yêu cầu soạn thảo công văn - Mỗi văn chứa đựng chủ đề, nêu rõ ràng vụ - Viết ngắn gọn, rõ rang, sát với chủ đề - Ngôn ngữ vừa nghiêm túc, vừa lịch thể mối quan hệ chủ thể soạn thảo, gửi với chủ thể tiếp nhận cơng văn, có sức thuyết phục cao - Có thể thức với quy định pháp luật nhà nước, đặc biệt phải có trích yếu cơng văn dù công văn khẩn (theo điều lệ công tác công va ưn giấy tờ thủ tướng phủ) 6, Xây dụng bố cục cơng văn Thơng thường bố cục cơng văn phải có yếu tố sau: - Quốc hiệu tiêu ngữ Địa danh thời gian gửi công văn Tên quan chủ quản quan ban hành công văn Chủ đề nhận công văn ( quan cá nhân) Số kí hiệu cơng văn Trích yếu nội dung Nội dung cơng văn Chữ kí đóng dấu Nơi gửi 7, Kết cấu cách trình bày Công văn thông thường bao gồm phần: đặt vấn đề, giải vấn đề phần kết thúc công văn a , Đặt vấn đề: - Nêu rõ để viết công văn, giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề b,Giải vấn đề Tùy theo chủ đề công văn ( đề nghị, giải thích, hướng dẫn ) để lựa chọn cách viết viết cần lưu ý: - Sắp xếp ý theo trình tự hợp lý để làm bật chủ đề công văn - Sử dụng từ ngữ văn phong phải phù hợp với thể loại công văn: + Hướng dẫn phải cụ thể, rõ ràng, để chủ thể tiếp nhận hiểu rõ, xác nội dung để thực + Tiếp thu ý kiến, mềm dẻo khiêm tốn + Từ chối phải lịch có động viên an ủi + Đơn đốc nhắc nhở phải nghiêm túc, dứt khốt rõ công việc cần phải khẩn trương thực + Thăm hỏi phải chân tình, khơng chiếu lệ, sáo rỗng c, Phần kết thúc công văn phần cần phải ngắn gọn, nhấn mạnh lại chủ đề yêu cầu đề nghị có II, Phương pháp soạn thảo số công văn thông dụng 1, Công văn hướng dẫn - Công văn hướng dẫn văn giải thích, hướng dẫn, thủ tục, cách thức cho đối tượng có quan hệ biết cách thực hiện, sử dụng quyền nhằm đáp ứng yêu cầu của đối tượng giao dịch - Nội dung + Đặt vấn đề: phần cần nêu tên, số, kí hiệu, ngày tháng năm, trích yếu văn cần hướng dẫn triển khai thực + Giải vấn đề: phần nêu rõ nguồn gốc xuất sứ chủ trương, sách, định cần thực Phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng chủ trương phương diện kinh tế, trị, xã hội Nội dung rõ trình tự, thủ tục, cách thức tổ chức cụ thể, rõ ràng Ví dụ: Mẫu cơng văn hướng dẫn TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỐ: ……/CV (2) V/v …(4) … (3), ngày … tháng … năm 200 Kính gửi : ……… (5) …………… Thực … (6) … …(7)… …(8)… trước khó khăn nảy sinh việc thực …(1)… hướng dẫn cụ thể số việc phải làm trình thực quy định văn sau: ……………………………… ……………………………………………… (9) ………………………………………………………………………………… … Văn thay văn hướng dẫn số … ngày … Của …(1) Nơi nhận (10) ………… ……… (Ký tên, đóng dấu ) Họ tên đầy đủ Chú giải công văn: (1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan ban hành (3) Địa danh (4) Trích yếu (5) Tên quan, cá nhân có trách nhiệm giải (6) Tên loại, số kí hiệu văn hướng dẫn (7) Tác giả văn hướng dẫn (8) Trích yếu văn hướng dẫn (9) Nội dung hướng dẫn (10) Thẩm quyền ký + Kết thúc vấn đề: yêu cầu phổ biến cho quan, tổ chức, cá nhân liên quan biết để thực tinh thần chủ trương mà công văn hướng dẫn 2, Cơng văn giải thích Đây cơng văn dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung văn nghị quyết, thị, việc thực ccoong việc mà quan cá nhân nhận chưa rõ, hiểu sai, thực không không thống - Nội dung + Đặt vấn đề: nêu tên, số, kí hiệu, ngày tháng năm, trích yếu văn cần giải thích cụ thể + Giải vấn đề: phần cần nêu rõ nội dung chưa rõ hiểu sai văn kèm theo nội dung giải thích cụ thể, tương ứng + Kết thúc vấn đề: phần nêu cách thức để tổ chức thực biện pháp thực Ví dụ: Mẫu cơng văn giải thích TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỐ: ……/CV (2) V/v …(4) … (3), ngày … tháng … năm 200 Kính gửi : ……… (5) …………… Thực … (6) … …(7)… …(8)… thời gian thực vừa qua cho thấy nhiều quy định hiểu khác áp dụng không thống làm phát sinh hậu đáng tiếc, đo …(1)… giải thích cụ thể số quy định văn sau: ……………………………… ……………………………………………… (9) ………………………………………………………………………………… … Văn thay văn hướng dẫn số … ngày … Của …(1) Nơi nhận (10) ………… ……… (Ký tên, đóng dấu ) Họ tên đầy đủ Chú giải cho công văn (1) Tên quan ban hành công văn (2) Tên viết tắt quan ban hành (3) Địa danh (4) Trích yếu (5) Tên quan, cá nhân có trách nhiệm giải (6) Tên loại, số kí hiệu văn hướng dẫn (7) Tác giá văn hướng dẫn (8) Trích yếu văn hướng dẫn (9) Nội dung (10) Thẩm quyền ký 3, Công văn đạo Công văn đạo văn quan cấp thông tin cho quan cấp công viêc cần phải triển khai, cần phải thực - - Nội dung + Đặt vấn đề: nêu rõ mục đích, u cầu cơng việc cần phải triển khai, cần phải thực + Giải vấn đề: nêu yêu cầu cần phải đạt được, nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để đạt yêu cầu, nhiệm vụ + Kết thúc vấn đề: nêu yêu cầu mà cấp cần phải thực báo cáo kết cho cấp đạo Ví dụ: Mẫu công văn đạo TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỐ: ……/CV (2) V/v …(4) … (3), ngày … tháng … năm 200 Kính gửi : ……… (5) …………… Để tiến hành công tác tổng kết năm 200 … đề phương hướng, kế hoạch công tác năm …(1)… quan chuẩn bị nội dung tổng kết sau: Nêu rõ tình hình thực kế hoạch quan năm 200…, phân tích thuận lợi, khó khăn vấn đề lớn tồn Nêu rõ mặt cơng tác chủ yếu Trình bày kiến nghị chủ trương, biện pháp để giải tồn Dự kiến phương hướng, kế hoạch năm tiếp theo, cách thức, biện pháp thực Các quan phải báo cáo … (6) … trước ngày … giao cho … (7) … … (8)… tổng hợp dự thảo báo cáo cho … (1) … chậm vào ngày … Nơi nhận ………… ……… (9) (Ký tên, đóng dấu ) Họ tên đầy đủ Ghi chú: (1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan ban hành công văn (3) Địa danh (4) Trích yếu (5) Tên quan, cá nhân có trách nhiệm giải (6) Cơ quan có trách nhiệm tổng hợp (7) Cơ quan, cá nhân có trách nhiệm tổng hợp (8) Cơ quan, cá nhân có trách nhiệm phối hợp tổng hợp (9) Thẩm quyền ký 4, Công văn đôn đốc nhắc nhở Công văn đôn đốc nhắc nhở văn quan cấp gửi cho quan cấp nhằm trán chỉnh, nhắc nhở hoạt động thi hành chủ trương, biện pháp hay định - Nội dung + Đặt vấn đề: nêu tóm tắt nhiệm vụ giao cho cấp văn tổ chức thực nhắc lại chủ trương yêu cầu cấp thực Có thể nêu số nhận xét ưu, nhược điểm cấp việc thực thi nhiệm vụ giao, đặc biệt nhấn mạnh khuyết điểm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao + Giải vấn đề: nêu rõ nội dung yêu cầu thực nhiệm vụ giao cho cấp dưới; đề biệp pháp, thời gian thực nhiệm vụ giao (cần ý biện pháp nhằm đem lại hiệu mong muốn); vạch sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa cho tập thể hay cá nhận trực tiếp thực + Kết thúc vấn đề: yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai thực kịp thời báo cáo kết thực lên quan cấp vào thời hạn định Ví dụ: Mẫu cơng văn đơn đốc TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỐ: ……/CV (2) V/v …(4) … (3), ngày … tháng … năm 200 Kính gửi : ……… (5) …………… Thực chủ trương …(6)…và thị … (7)…về việc …(8)…đã triển khai số công tác sau: Tuy nhiên kết đạt so với tiến độ yêu cầu đặt chậm Đó …(9) ………………………………………………………………………………… Trước tình hình đó, để hoàn thành kế hoạch đề ra, …(1)… nhắc nhở …(5)… cần tập trung làm số việc sau…(10)… Từ trở đi…(5)…định kỳ vào ngày …hàng tháng báo cáo tình hình …(1)… Các …(5)…cần khẩn trương triển khai thực nhiệm vụ Trong trình thực có khó khăn, đề nghị phản ánh kịp thời, trực tiếp cho …(1), (11)… để có hướng đạo giải kịp thời Nơi nhận ………… ……… (12) (Ký tên, đóng dấu ) Họ tên đầy đủ Ghi chú: 1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan ban hành cơng văn (3) Địa danh (4) Trích yếu (5) Tên quan, cá nhân có trách nhiệm giải (6) Có thể văn khác cấp liên quan đến vấn đề cần nhắc nhở (7) Tên quan ban hành công văn này, quan tổ chức cấp quan (8) Nội dung cơng việc triển khai (9) Những nguyên nhân, lí làm hạn chế thực (10) Những nội dung công việc cần thực (11) Tên quan, tổ chức có trách nhiệm cần tổng hợp (12) Thẩm quyền ký 5, Công văn đề nghị, yêu cầu Công văn đề nghị, yêu cầu văn quan cấp gửi cho quan cấp quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với để đề nghị, yêu cầu giải cơng việc có liên quan đến chức nhiệm vụ, quyền hạn quan - Nội dung: + Đặt vấn đề: nêu lí mục đích việc đề nghị, yêu cầu + Giải vấn đề: nêu thực trạng, tình hình dẫn đến việc phải đề nghị yêu cầu, nội dung cụ thể việc đề nghị, yêu cầu, thời gian cách thức giải yêu cầu, đề nghị + Kết thúc vấn đề: thể mong mỏi quan tâm, xem xét đề nghị, u cầu Ví dụ: Mẫu cơng văn đề nghị, yêu cầu TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỐ: ……/CV (2) V/v …(4) … (3), ngày … tháng … năm 200 Kính gửi : ……… (5) …………… Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho …(6)… Hiện nay…(7)… tình hình ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của… (1)… Để giải vấn đề nêu trên…(1)… dự kiến… (8)… đề nghị…(5)… : …………………………………(9)…………………………………… Vậy …(1)… kính đề nghị…(5)… xem xét quan tâm giải quyết, giúp đỡ Nếu có khó khăn đề nghị Quý quan cho biết kịp thời Xin chân thành cảm ơn Nơi nhận ………… ……… (10) (Ký tên, đóng dấu ) Họ tên đầy đủ Ghi chú: (1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan ban hành công văn (3) Địa danh (4) Trích yếu (5) Tên quan đề nghị (6) Lý đề nghị, yêu cầu (7) Nêu thực trạng vấn đề cần đề nghị, yêu cầu (8) Kế hoạch định thực (9) Nội dung đề nghị, yêu cầu cụ thể (10) Thẩm quyền ký 6, Công văn phúc đáp Công văn phúc đáp công văn dùng để trả lời vấn đề mà quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan ban hành văn - Nội dung + Đặt vấn đề: ghi rõ trả lời ( phúc đáp) cơng văn số, kí hiệu, ngày, tháng, năm nào, ai, vấn đề + Giải vấn đề: trả lời vấn đề mà nội dung văn gửi đến yêu cầu phải giải đáp, quan phúc đáp có đầy đủ thơng tin xác để trả lời trình bày giải thích lý từ chối trả lời hẹn thời gian trả lời, quan phúc đáp khơng có đầy đủ thông tin + Kết thúc vấn đề: đề nghị quan phúc đáp có vấn đề chưa rõ, chưa thỏa đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trả lời Cách trình bày phải lịch sự, xã giao, thể hiwnwj quan tâm quan phúc đáp Ví dụ: Cơng văn phúc đáp TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỐ: ……/CV (2) V/v …(4) … (3), ngày … tháng … năm 200 Kính gửi : ……… (5) …………… Trả lời (hoặc phúc đáp) cơng văn số …(5)… vấn đề …(1)… có ý kiến sau: ………………………………………(6)………………………………… ……………………………………………………………………………… Trên ý kiến trả lời thức …(1)… cơng văn số …của quý quan Nếu có vấn đề chưa rõ ràng đề nghị quý quan vui lịng báo cho chúng tơi rõ ràng văn bản, chúng tơi có biện pháp giải kịp thời Xin chân thành cảm ơn Nơi nhận ………… ……… (7) (Ký tên, đóng dấu ) Họ tên đầy đủ Ghi chú: (1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan ban hành (3) Địa danh (4) Trích yếu (5) Tên quan phúc đáp (6) Nội dung phúc đáp (7) Thẩm quyền ký 7, Công văn mời họp Công văn mời họp công văn quan, tổ chức, cá nhân chủ trì mời quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, dự thảo vấn đề có liên quan Cơng văn mời họp có nội dung gần với giấy mời họp, giấy triệu tập - Nội dung + Đặt vấn đề: nêu lý mời họp + Giải vấn đề: nêu nội dung họp ( vấn đề gì), thời gian, địa điểm, yêu cầu, đề nghị cần thiết ( chuẩn bị trước báo cáo, ý kiến, tài liệu ) + Kết thúc vấn đề: nêu yêu cầu đến họp thành phần mời xin thơng báo cho biết có đến họp hay khơng theo địa , trước ngày , Ví dụ: Công văn mời họp TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỐ: ……/CV (2) V/v …(4) … (3), ngày … tháng … năm 200 Kính gửi : ……… (5) …………… Thừa lệnh …(6)…, …(1)… kính mời Ông (Bà) …… Tham dự họp về: …………….(7)………… Thời gian: Từ …giờ …ngày…tháng…năm… Địa ………………………………… Đề nghị: ………………………………… điểm: ……………………………… ……………………………(8) Yêu cầu đến họp thành phần mời Nếu khơng tham dự đề nghị Ơng (Bà) báo trước …giờ, ngày…tháng…năm … theo địa …………………… Nơi nhận ………… ……… (9) (Ký tên, đóng dấu ) Họ tên đầy đủ Ghi chú: (1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan mời họp (3) Địa danh (4) Trích yếu: ghi “ v/v mời họp” (5) Tên qun, tổ chức, cá nhân mời họp (6) Căn mời họp