Từ đó, ta cóthể định nghĩa khái niệm “Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận mộtphần hoặc tồn bộ các cơng việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của mộtvăn phòng như
TÌNH HÌNH VỀ CÔNG TÁC, MÔ TẢ TÌNH HUỐNG, NGHIỆP VỤ
Tổng quan về thư ký văn phòng
Thư ký văn phòng là nhân viên làm việc hành chính trong các cơ quan, doanh nghiệp, hỗ trợ hoạt động văn phòng và lãnh đạo Công việc bao gồm quản lý văn bản, hồ sơ, sắp xếp công việc và đảm bảo thông tin liên lạc hiệu quả Không phải mọi thư ký đều là thư ký văn phòng; điều kiện tiên quyết là công việc phải liên quan đến các lĩnh vực chuyên môn của văn phòng Định nghĩa chính xác: Thư ký văn phòng đảm nhiệm (toàn bộ hoặc một phần) công việc hành chính văn phòng như quản lý văn bản, hồ sơ, sắp xếp công việc, đảm bảo thông tin liên lạc, phục vụ hoạt động cơ quan/lãnh đạo.
Quan niệm về nghề thư ký đã thay đổi đáng kể Trước đây, nghề thư ký bị đánh giá thấp về chuyên môn, nhưng hiện nay, do sự phát triển của công nghệ, người thư ký cần trình độ cao và nghề nghiệp này đã được định nghĩa lại chính xác hơn, phân hóa thành nhiều vị trí khác nhau.
Vai trò thư ký văn phòng ngày càng quan trọng, đa dạng hóa với các vị trí như thư ký văn thư, kế toán, thông tin liên lạc, tổng hợp thông tin, biên tập văn bản, điều hành hay chuyên môn, tùy thuộc quy mô và chức năng doanh nghiệp Công việc bao gồm soạn thảo, kiểm tra tài liệu, tổ chức hội nghị, tiếp khách, lập lịch và đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tốt, như tác giả Thái Trí Dũng nhấn mạnh trong "Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh", giao tiếp hiệu quả cần hiểu mục đích, tâm thế của người giao tiếp để làm giàu kiến thức, kinh nghiệm.
Thư ký văn phòng đóng vai trò quan trọng hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan trong công việc hành chính phức tạp, bao gồm sắp xếp lịch trình, giám sát công việc và cung cấp thông tin Số lượng thư ký phụ thuộc quy mô hoạt động, với nhiệm vụ chính là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin để hỗ trợ lãnh đạo và giải quyết công việc hiệu quả.
2Thái Trí Dũng, Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh (Hà Nội: NXB Lao động
Thư ký văn phòng đảm nhiệm các nhiệm vụ hành chính, giám sát thực hiện chương trình và hỗ trợ lãnh đạo trong tổ chức hoạt động, liên lạc và giao dịch.
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với thư ký, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và uy tín của tổ chức Thư ký là người đại diện đầu tiên của tổ chức, ấn tượng ban đầu từ cách ăn mặc, thái độ và lời nói sẽ quyết định đánh giá của khách hàng/đối tác Việc tiếp khách, giao tiếp điện thoại đòi hỏi sự linh hoạt, chuyên nghiệp: chuẩn bị kỹ thông tin, sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tiết kiệm thời gian, lựa chọn không gian phù hợp và ứng xử tôn trọng với lãnh đạo, chân thành với đồng nghiệp.
1.1.3 Các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính
Để giao tiếp hiệu quả, thư ký cần nắm vững các hình thức: trực tiếp (giao tiếp mặt đối mặt, bao gồm đối thoại và độc thoại) và gián tiếp (qua điện thoại, email, fax) Phân loại khác dựa trên tính chất: chính thức (tuân thủ quy định) và không chính thức (cởi mở, gần gũi) Cuối cùng, xét về đối tượng: giao tiếp song đôi (giản dị) và giao tiếp nhóm (có nguyên tắc) Việc lựa chọn hình thức giao tiếp phù hợp phụ thuộc vào công việc và tình huống cụ thể.
Người thư ký cần tuân thủ 4 nguyên tắc giao tiếp hành chính: (1) Đảm bảo hài hòa lợi ích giữa các bên, tìm hiểu tâm lý, nguyện vọng đối tác, sẵn sàng thương lượng và đề xuất giải pháp thay thế, nhưng vẫn ưu tiên tuân thủ pháp luật và đạo đức xã hội; (2) Coi trọng và vận dụng tốt các quy phạm khách quan, pháp luật và đạo đức trong giao tiếp; (3) Luôn dự trù giải pháp thay thế trong trường hợp khẩn cấp; (4) Coi trọng tất cả các mối quan hệ, tránh thiên vị để xây dựng hình ảnh tốt cho cơ quan Việc vận dụng linh hoạt các nguyên tắc này giúp giao tiếp hiệu quả.
1.1.4 Một số kỹ năng giao tiếp hành chính văn phòng
Thư ký văn phòng cần thành thạo bốn kỹ năng giao tiếp cốt lõi: nghe, nói, đọc, viết Kỹ năng nghe đòi hỏi sự tập trung, kiểm soát biểu cảm, tránh cắt ngang đối thoại và hạn chế tiếng ồn để nắm bắt thông tin hiệu quả Kỹ năng nói cần rõ ràng, mạch lạc, kết hợp ngôn ngữ cơ thể và kỹ thuật giao tiếp khéo léo Kỹ năng đọc yêu cầu khả năng đặt câu hỏi và tóm tắt văn bản chính xác, xác định nguồn gốc, nội dung và thẩm quyền giải quyết Cuối cùng, kỹ năng viết đòi hỏi sự cẩn trọng về trình bày, bố cục và lựa chọn từ ngữ để đảm bảo thông tin truyền đạt rõ ràng, góp phần tạo ấn tượng tốt và hỗ trợ công việc hiệu quả Việc trau dồi toàn diện bốn kỹ năng này là yếu tố then chốt đảm bảo giao tiếp hiệu quả cho thư ký văn phòng.
THỰC TRẠNG, THỰC TIỄN, PHÂN TÍCH VÍ DỤ, TÌNH HUỐNG
Tổng quan về Tập đoàn FPT
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
FPT Software được thành lập năm 1988 tại Hà Nội với 13 thành viên, mở văn phòng đầu tiên tại Moskva năm 1989 sau khi ký hợp đồng công nghệ với Viện Hàn lâm Khoa học Liên Xô Năm 1990, FPT mở chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tin học Việt Nam, cung cấp giải pháp cho ngành hàng không, ngân hàng và trở thành nhà phân phối chính thức của Olivetti, IPM và Compaq Sự nỗ lực không ngừng đã giúp FPT giữ vững vị trí tiên phong, xuất khẩu phần mềm lần đầu tiên năm 1995, đánh dấu bước trưởng thành quan trọng.
Năm 1996, FPT khẳng định vị trí số 1 Việt Nam với nhiều thành tựu nổi bật: hoàn thành dự án quy hoạch và lập dự án Công viên Công nghệ cao Hòa Lạc, huy động vốn cho dự án, và trở thành trung tâm bảo dưỡng, sửa chữa màn hình Compaq duy nhất tại Việt Nam.
FPT, song hành cùng sự phát triển kinh tế Việt Nam, đã đạt được nhiều thành tựu lớn và giữ vững vị trí dẫn đầu Đây là mục tiêu hàng đầu mà mọi doanh nghiệp Việt Nam hướng tới.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược:
Công ty là đơn vị hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực tin học, hoạt động thương mại và dịch vụ, kinh doanh chính trong các lĩnh vực [liệt kê các lĩnh vực kinh doanh chính ở đây].
- Phát triển phần mềm máy tính
- Dịch vụ đào tạo chuyên gia phần mềm
- Nhà cung cấp dịch vụ
- Nhà phân phối phần cứng và phần mềm máy tính
- Tư vấn công nghệ thông tin
- Nhà phân phối của điện thoại di động Nokia và Samsung tại Việt Nam
FPT hướng đến trở thành tổ chức kinh doanh kiểu mới, phát triển mạnh mẽ nhờ đổi mới công nghệ, đóng góp vào sự phồn vinh của đất nước Doanh nghiệp luôn nỗ lực làm hài lòng khách hàng, linh hoạt đáp ứng nhu cầu, nâng cao chất lượng dịch vụ để phát triển bền vững.
FPT đặt mục tiêu ngắn hạn trở thành đối tác tin cậy, mang đến trải nghiệm số xuất sắc cho doanh nghiệp, và mục tiêu dài hạn lọt Top 50 công ty hàng đầu thế giới về chuyển đổi số toàn diện vào năm 2033.
Tổng quan về bộ máy văn phòng
Văn phòng Tập đoàn FPT áp dụng chế độ một thủ trưởng, phân công và ủy quyền rõ ràng Các bộ phận hoạt động ngang cấp, phân định chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhưng phối hợp chặt chẽ để hoàn thành công việc Mỗi bộ phận và nhân viên đảm nhiệm công việc riêng biệt, tránh chồng chéo Quan hệ giữa các phòng ban trong công ty cũng được định rõ chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau.
Công việc văn phòng được phân chia hợp lý theo năng lực nhân viên, đảm bảo không thừa thiếu Bộ phận văn phòng hỗ trợ các bộ phận chức năng Mô tả công việc chi tiết và quy trình hành chính được thiết lập để kiểm soát và đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng tập đoàn được thể hiện trong sơ đồ
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Văn phòng của tập đoàn FPT có chức năng cụ thể như sau
Văn phòng công ty hỗ trợ Phó Tổng giám đốc, truyền đạt chỉ đạo của Tổng tập đoàn đến các thành viên nhanh chóng, toàn diện Đồng thời, văn phòng nghiên cứu đề xuất chương trình/chủ đề mới cho Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị Vai trò then chốt là kết nối lãnh đạo với nhân viên, đại diện tập đoàn với đối tác và tham gia tuyển dụng nhân sự chất lượng cao.
Quản lý văn thư, lưu trữ, xử lý công văn đến/đi theo đúng quy trình pháp lý của Tập đoàn và Nhà nước Điều phối nhân viên, đảm bảo thông tin liên lạc Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng, báo cáo chi tiêu, thực hiện chính sách bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên và các dịch vụ hậu cần, chương trình công tác xã hội.
Tổ chức chu đáo các cuộc họp lãnh đạo, hội đồng cổ đông lớn và phục vụ tiếp đón các đoàn khách và lãnh đạo cấp cao.
Bài viết này đề cập đến việc thu thập và xử lý đa dạng nguồn thông tin, bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, thông tin nội bộ doanh nghiệp, cũng như thông tin truyền thông và các hoạt động của tập đoàn.
Thực trạng hoạt động giao tiếp của người thư ký trong tập đoàn
Văn hóa doanh nghiệp FPT độc đáo và khác biệt so với các tập đoàn lớn trong nước, trở thành thương hiệu riêng của FPT.
Giao tiếp là nét đặc trưng của FPT, vì vậy thư ký văn phòng tại đây cần có kỹ năng giao tiếp tốt, năng động, phản ứng nhanh và khả năng thích ứng cao, cùng với kỹ năng tổ chức và quản lý công việc hiệu quả Nghiệp vụ thư ký FPT đang hiện đại hóa mạnh mẽ, tích hợp công nghệ như Microsoft Teams và Slack để nâng cao hiệu suất làm việc Công việc của thư ký văn phòng FPT bao gồm [liệt kê các công việc ở phần tiếp theo của bài viết].
Chuyên viên tổng hợp, phân tích thông tin; soạn thảo báo cáo, công văn, biên bản; chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ logistics cho các sự kiện, hội họp; đề xuất, dự thảo và bài phát biểu, tham luận định kỳ và đột xuất.
Hiệu chỉnh báo cáo, công văn, dự thảo, hợp đồng, phiên dịch các tài liệu của các bên liên quan trước khi trình ký Lãnh đạo.
Kiểm soát cũng như hỗ trợ các công tác liên quan trong lịch trình công việc và di chuyển của Lãnh đạo
Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Quản lý trực tiếp…
Thư ký FPT đảm nhiệm đầy đủ các nhiệm vụ cơ bản của một thư ký văn phòng, bao gồm xử lý văn thư nhanh chóng bằng hình thức scan (PNG, PDF, JPEG) và giao tiếp hiệu quả qua kênh chat nội bộ Kỹ năng giao tiếp hành chính (nghe, nói, đọc, viết) là yếu tố quan trọng để xử lý thư từ, hợp đồng, ưu tiên thông tin quan trọng từ Nhà nước Thư ký cần tôn trọng cấp trên và liên tục trau dồi kỹ năng để đáp ứng môi trường làm việc năng động tại FPT.
Thư ký FPT đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp hành chính quốc tế, quản lý hiệu quả các cuộc họp trực tuyến với đồng nghiệp nước ngoài và đảm bảo giao tiếp nội bộ mượt mà Kỹ năng quản lý thời gian, ưu tiên công việc và bảo mật thông tin là tối quan trọng, cùng với khả năng truyền đạt thông tin chính xác, kịp thời giữa các bên liên quan.
ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT
Thư ký văn phòng ở Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hiệu quả của các tổ chức, doanh nghiệp Giao tiếp chuyên nghiệp là kỹ năng quyết định uy tín và hiệu suất công việc.
Nghiệp vụ giao tiếp hành chính hiện đại đòi hỏi người thư ký thành thạo ngôn ngữ chính thức, tạo văn bản chuyên nghiệp, chính xác, gây ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng, khẳng định chuyên môn.
Thư ký giỏi xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu suất cá nhân và hiệu quả tổ chức, đặc biệt cần thiết trong môi trường làm việc hiện đại, phức tạp.
Người thư ký hiện đại tận dụng công nghệ (máy tính, điện thoại, ứng dụng) để truyền đạt thông tin nhanh chóng, hiệu quả và linh hoạt, từ lên lịch đến quản lý email/tài liệu Công nghệ tự động hóa công việc hành chính, tăng độ chính xác và hiệu suất, nhờ các ứng dụng quản lý công việc, lịch trình và hệ thống lưu trữ trực tuyến.
Thư ký cần giao tiếp chuyên nghiệp, rõ ràng, dễ hiểu, tránh dùng từ ngữ phức tạp gây hiểu lầm Khả năng truyền đạt thông điệp hiệu quả là yếu tố then chốt.
Sự chậm trễ truyền thông tin từ thư ký đôi khi do hệ thống thông tin và quy trình làm việc bất cập.
Thư ký cần khả năng học hỏi và thích ứng nhanh với công nghệ mới, đặc biệt là ứng dụng quản lý công việc và họp trực tuyến, để đáp ứng hiệu quả công việc trong môi trường hiện đại.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ
Giao tiếp nội bộ tại tập đoàn còn nhiều thiếu sót về quản lý và tổ chức, chưa đạt chuẩn mực doanh nghiệp lớn như FPT Để nâng cao hiệu quả hoạt động, cần đầu tư và xây dựng quy định cụ thể về giao tiếp văn phòng Bài viết đề xuất một số kiến nghị nhằm cải thiện tình trạng này.
Khi giao tiếp với lãnh đạo
Quản lý văn phòng là người quyết định chuẩn mực và phong cách làm việc cần được nhân viên tôn trọng và noi theo Việc tuân thủ các quy định và học hỏi từ hình mẫu lãnh đạo là điều cần thiết, đặc biệt trong văn hóa doanh nghiệp FPT, để tối đa hóa hiệu quả.
Tránh nói xấu cấp trên sau lưng Khi bất đồng, hãy góp ý thẳng thắn và tôn trọng ý kiến của họ để tìm giải pháp chung Đừng quá vui mừng trước lời khen hay nản chí vì lời phê bình, mà hãy xem đó là cơ hội để hoàn thiện bản thân và thăng tiến.
Khi giao tiếp với cấp dưới
Lãnh đạo hiệu quả đòi hỏi tạo môi trường làm việc tích cực, xây dựng niềm tin với nhân viên để thúc đẩy năng suất và thành tích Sự thành công của người lãnh đạo phụ thuộc trực tiếp vào hiệu quả công việc của đội ngũ.
Lãnh đạo nên giao tiếp với cấp dưới thân thiện, tạo không khí thoải mái để nhân viên làm việc hiệu quả hơn Tuy nhiên, việc tuân thủ nghiêm túc các quy tắc và chuẩn mực của tổ chức là điều bắt buộc, và lãnh đạo cần gương mẫu để nhân viên noi theo.