Tiểu luận chuyên đề giao tiếp ứng xử của người thư kí văn phòng

Từ đó, ta cóthể định nghĩa khái niệm “Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận mộtphần hoặc tồn bộ các cơng việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của mộtvăn phòng như

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA NGỮ VĂN ANH BÀI TIỂU LUẬN CHUYÊN ĐỀ: GIAO TIẾP ỨNG XỬ CỦA NGƯỜI THƯ KÍ VĂN PHỊNG MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU…………………………………………………………………………….…… I: TÌNH HÌNH VỀ CƠNG TÁC, MƠ TẢ TÌNH HUỐNG, NGHIỆP VỤ………………… 1.1 Tổng quan thư ký văn phịng……………………………………………………………4 1.1.1 Vị trí, chức …………………………………………………………………….4 1.1.2 Nhiệm vụ…………………………………………………………………………… 1.1.3 Các nguyên tắc giao tiếp hành ……………………………………….7 1.1.4 Một số kỹ giao tiếp hành văn phịng ……………………………….…9 II: THỰC TRẠNG, THỰC TIỄN, PHÂN TÍCH VÍ DỤ, TÌNH HUỐNG……….…………11 2.1 Tổng quan Tập đồn FPT…………………….…………………….………………… 11 2.1.1 Q trình hình thành phát triển……………………………………………….11 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ mục tiêu chiến lược…………………………………… 12 2.2 Tổng quan máy văn phòng…………………….…………………….………………13 2.2.1 Cơ cấu máy…………………………………………………………………… 13 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng…………………………………………….14 2.3 Thực trạng hoạt động giao tiếp người thư ký tập đoàn…………………… 15 III: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT…………………….…………………….…………………… 18 IV: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ…………………….……………………………….19 KẾT LUẬN…………………….…………………….…………………….………………… 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………….…………………….……………………… 21 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, vai trị người thư kí văn phịng ngày khẳng định trở thành ngành nghề phổ biến xã hội Người thư kí khơng xuất trực tiếp lại đóng vai trị khơng nhỏ cơng tác quản lí công ty, quan việc hỗ trợ cấp xử lí, giải cơng việc cần thiết Cùng với phát triển không ngừng công tác quản lí, người thư ký cần phải trau dồi kĩ kiến thức thường xuyên để đáp ứng cách linh hoạt yêu cầu cần có người thư kí Bên cạnh việc trang bị đầy đủ loại kiến thức cần thiết, kỹ sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng, người thư ký cịn cần phải ln trau dồi cách thức giao tiếp quy tắc ứng xử mơi trường làm việc u cầu tính chun nghiệp cao, đại diện cấp giao tiếp với đối tác, nhân viên cá nhân có liên quan Trên sở này, em dựa thực tiễn nghiệp vụ thư ký văn phịng phân tích ngun tắc giao tiếp, ứng xử, kĩ mà người thư ký cần có Tìm hiểu đưa kiến nghị phù hợp với hi vọng người thư kí ngày hồn thiện thân để phục vụ cho cấp lãnh đạo, quan Trong tiểu luận, em sử dụng ví dụ thực tiễn Tập đoàn FPT, Tập đoàn coi yếu tố giao tiếp mảng quan trọng để dựa vào phân tích giao tiếp hành người thư ký văn phịng Trong q trình làm tiểu luận tránh khỏi sai sót nội dung kiến thức, em hi vọng cô bỏ qua đưa lời góp ý để em tiếp thu kiến thức sửa chữa rút kinh nghiệm cho tiểu luận tương lai CHƯƠNG I: TÌNH HÌNH VỀ CƠNG TÁC, MƠ TẢ TÌNH HUỐNG, NGHIỆP VỤ 1.1 Tổng quan thư ký văn phịng 1.1.1 Vị trí, chức Người thư ký văn phòng nhân viên làm việc văn phòng quan nhà nước doanh nghiệp Công việc họ liên quan đến lĩnh vực chuyên môn văn phịng chẳng hạn quản lí văn bản, hồ sơ, xếp công việc, hoạt động quan, doanh nghiệp, tổ chức người lãnh đạo Thư ký riêng người lãnh đạo quan coi thư ký văn phòng cơng việc họ có liên quan đến lĩnh vực chun mơn hành văn phòng Một người thư ký văn phòng bao gồm người thư ký người thư ký xem người thư ký văn phịng Để xác định người có phải người thư ký văn phịng hay không, trước hết cần xác định xem công việc họ có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng hay khơng Từ đó, ta định nghĩa khái niệm “Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần toàn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng như: quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp” Trước đây, ngành thư ký nói chung thường người đánh giá ngành nghề đơn giản, khơng cần trình độ chun mơn, nghiệp vụ cao ngành nghề khác Tuy nhiên, nay, với đổi khoa học công nghệ, ngành nghề đòi hỏi người làm việc cần phải có trình độ chun mơn cao Từ đó, quan niệm chưa người thư ký ngày sửa đổi, đưa định nghĩa nghề thư ký dần trở quỹ đạo ban đầu Ngày nay, thư ký văn phòng chia thành nhiều vị trí Vũ Thị Phụng, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, (Hà Nội: NXB ĐHQG Hà Nội, 1979), tr8 khác tùy thuộc vào chức quy mô doanh nghiệp, quan, tổ chức Nếu theo công việc chuyên môn, thư ký văn phịng chia thành số loại thư ký phụ trách văn thư, thư ký kế tốn, thư ký phụ trách thơng tin liên lạc, thư ký phụ trách việc tổng hợp thông tin biên tập văn bản,…Căn vào góc độ quản lí, thư ký chia thành thư ký điều hành thư ký chun mơn Nếu vào trình độ chun mơn, thư ký văn phịng chia thành thư ký cao cấp, thư ký trung cấp, thư ký cao cấp Từ đó, thấy nay, vai trò người thư ký văn phòng ngày củng cố với đa dạng vị trí để đem lại hiệu cao cơng tác thực chun mơn, quản lí Bên cạnh chức thuộc công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, kiểm tra tài liệu, người thư ký có chức thuộc việc tổ chức hội nghị, tiếp khách, giao tiếp, lập chương trình, lịch làm việc cho thủ trưởng, cán Ở chức này, người thư ký văn phòng cần phải trang bị cho thân kỹ giao tiếp cần thiết để thực thành công công việc chuyên môn Trong “Kỹ giao tiếp thương lượng kinh doanh” Thạc sĩ Thái Trí Dũng “Khía cạnh giao lưu giao tiếp gắn liền với việc tìm hiểu đặc điểm đặc thù trình trao đổi thơng tin hai bên giao tiếp với có tính đến mục đích, tâm ý định Quá trình giao lưu làm giàu thêm kiến thức, kinh nghiệm người tham gia giao tiếp”.2 1.1.2 Nhiệm vụ Do tính chất công việc nhà lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức, quan phức tạp, bao gồm nhiều hoạt động khác nên họ cần có người thư ký văn phòng hỗ trợ cơng việc giải thủ tục hành chính, xếp lịch trình, giám sát cơng việc thay thủ trưởng Tùy thuộc vào quy mô hoạt động mà có nhiều thư ký đảm nhiệm Những nhiệm vụ cụ thể mà thư ký đảm nhiệm phải kể đến việc thu thập xử lí, cung cấp thơng tin lĩnh vực mà phụ trách để hỗ trợ cho quan, người lãnh đạo, giải Thái Trí Dũng, Kỹ giao tiếp thương lượng kinh doanh (Hà Nội: NXB Lao động Xã hội, 2012), tr.7 thủ tục hành chính, giám sát thực chương trình Bên cạnh đó, người thư ký văn phịng cịn có nhiệm vụ tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo cần thiết, giúp đỡ quan, người lãnh đạo hoạt động liên lạc giao dịch Dù chuyên lĩnh vực nào, kỹ giao tiếp vấn đề quan trọng mà người thư ký cần ý có mối liên hệ chặt chẽ với tất nhiệm vụ đề cập Việc nâng cao kỹ giao tiếp không để tạo mối quan hệ hữu nghị với quan, đồng nghiệp mà cịn giúp cho quan, tổ chức, nhà lãnh đạo nâng cao uy tín, mở rộng mối quan hệ Đối với lĩnh vực giao tiếp, người thư ký có số giao tiếp hành văn phịng kể đến tiếp khách, giao tiếp điện thoại, hay giao tiếp ứng xử với lãnh đạo, với đồng nghiệp Ở tất quan, doanh nghiệp, tổ chức, việc tiếp khách đóng vai trị quan trọng Do đó, tổ chức thường có quy định rõ ràng việc yêu cầu người thư ký phải nắm vững để thực Bởi người thư ký cá nhân mà khách hàng, đối tác tiếp xúc nên nói thư ký mặt tổ chức Việc tạo ấn tượng tốt cho đối phương thật cần thiết người thư ký văn phịng Thơng qua cách ăn mặc, thái độ, lời nói, cách đứng người thư ký, đối tác dựa vào đánh giá toàn thể quan, doanh nghiệp Người thư ký cần phải linh hoạt việc tiếp khách, bố trí, xếp khách thật cần thiết gặp thủ trưởng, khách thân tự giải quyết, giao tiếp Nếu cần phải giao tiếp gián tiếp qua điện thoại với đối tác, cá nhân đó, người thư ký cần đảm bảo nắm vững cách sử dụng số loại điện thoại thông dụng nghiệp vụ để tạo giao tiếp gián tiếp hiệu Người thư ký cần chuẩn bị sẵn phương tiện ghi chép cho gọi ngày sổ tay Bên cạnh đó, người thư ký cần sử dụng giọng nói lịch thiệp, nhẹ nhàng để tiếp khách thông qua điện thoại, tạo thiện cảm cho đối phương Nếu chưa biết đối phương ai, thư ký cần sử dụng đại từ trung tính tơi để xưng hô điều chỉnh sau biết cụ thể chức vụ đối phương Thư ký không nên để chuông điện thoại reo lâu người nghe không tắt máy vội gọi mà khơng có người nhấc máy Việc tiết chế thời gian phải đảm bảo truyền đạt đủ thơng tin thơng qua gọi quan trọng Do đó, việc chuẩn bị trước thơng tin cần trao đổi giúp cho giao tiếp tránh vịng, nhanh chóng đạt mục tiêu giao tiếp tiết kiệm chi phí điện thoại Thời gian gọi điện thoại phù hợp tùy thuộc vào mức độ quan trọng hội thoại Nếu công việc không quan trọng, người thư ký cần xem xét xem có nên thực gọi hay khơng, thật cần thiết, tránh việc thực gọi vào nghỉ ngơi Bên cạnh, việc lựa chọn không gian để thực gọi không phần quan trọng Người thư ký cần lựa chọn không gian yên tĩnh, không ồn để thực gọi để tránh việc đối phương cảm thấy khó chịu bỏ sót thơng tin quan trọng Đối với cấp lãnh đạo, người thư ký cần phải giao tiếp với thái độ tôn trọng, đồng nghiệp, người thư ký cần phải giao tiếp với thái độ chân thành, trung thực 1.1.3 Các nguyên tắc giao tiếp hành Là người thư ký, muốn thực giao tiếp cách có hiệu với đồng nghiệp, cấp trên, đối tác trước tiên cần nắm vững loại hình thức giao tiếp cần có Dựa vào tính chất khác nhau, phân loại hình thức giao tiếp phân loại cách khác Theo Thạc sĩ Nguyễn Thị Hiền Giáo trình kỹ giao tiếp, vào tính chất tiếp xúc, hình thức giao tiếp, đối tượng tham gia vào trình giao tiếp, nghề nghiệp để phân loại hình thức giao tiếp Đầu tiên, vào tính chất tiếp xúc, giao tiếp chia làm loại: giao tiếp trực tiếp giao tiếp gián tiếp Giao tiếp trực tiếp trình giao tiếp mà người thư ký có diện nơi cần giao tiếp Nói cách khác, thư ký cá nhân liên quan tham gia vào đối thoại trực tiếp, xảy khoảng không gian thời gian định với tham gia tổ hợp từ ngơn ngữ nói đến ngơn ngữ biểu cảm gương mặt Nó bao gồm đối thoại (thư ký cá nhân liên quan bàn bạc, trao đổi qua lại với nhau) độc thoại (chỉ có thư ký, cá nhân liên quan nói) Giao tiếp gián tiếp thông qua phương tiện hỗ trợ khác điện thoại, thư điện tử, fax, Đây phương thức giao tiếp hiệu quả, giúp người nói chung người thư ký văn phịng nói riêng tiết kiệm thời gian, công sức di chuyển Nếu vào hình thức giao tiếp, giao tiếp gồm có giao tiếp thức khơng thức Giao tiếp thức giao tiếp thực theo quy định, lễ nghi cụ thể đặt quan, doanh nghiệp Giao tiếp khơng thức khơng có ràng buộc quy định, lễ nghi mà mang khơng khí cởi mở, gần gũi Tiếp theo, giao tiếp chia làm loại: giao tiếp song đơi giao tiếp nhóm vào đối tượng tham gia vào trình giao tiếp Giao tiếp song đôi bao gồm tiếp xúc thư ký cá nhân liên quan, mang tính chất giản dị, gần gũi Giao tiếp nhóm giao tiếp người thư ký với nhóm liên quan, tuân theo nguyên tắc định Sau nắm rõ loại giao tiếp cụ thể, người thư ký dựa vào tính chất cơng việc đảm nhận, dựa vào tình cụ thể mà sử dụng loại giao tiếp cho phù hợp hiệu Sau nắm vững cách phân loại hình thức giao tiếp, người thư ký cần phải hiểu nguyên tắc giao tiếp hành mà theo G.S Mai Hữu Khuê “Kỹ giao tiếp hành chính” gồm có ngun tắc giao tiếp Đầu tiên, người thư kí cần đảm bảo hài hịa mặt lợi ích bên tham gia giao tiếp Không người thư ký mà cá nhân có liên quan đến trình giao giao tiếp mong muốn đạt lợi ích cho thân quan, doanh nghiệp mà đại diện Do đó, người thư ký cần ý việc tìm hiểu tâm lí, nguyện vọng đối tượng mà giao tiếp, biết mục đích giao tiếp đối phương quan Người thư ký khơng nên thiên vị, ưu tiên lợi ích thân hay quan mà làm việc mà bỏ qua lợi ích đối tác Vì vậy, việc đảm bảo lợi ích đối phương thỏa mãn phần hay tồn sau q trình giao tiếp cần thiết người thư ký Tuy nhiên, số trường hợp khách quan, người thư ký khơng thỏa mãn mục đích giao tiếp mà đối phương mong muốn Trong trường hợp này, người thư ký cần phải thể thái độ thơng cảm, ý muốn tìm cách giải Ngun tắc cần dựa thông cảm cá nhân, tránh cứng nhắc, tranh đua, giao tiếp hướng tới việc thỏa mãn mục tiêu bên Để đảm bảo lợi ích bên giao tiếp, đến giao tiếp hiệu quả, người thư ký cần phải thương lượng, đưa giải pháp để đối phương lựa chọn định Để đưa giải pháp thay thế, việc xác định mục tiêu đơi bên quan trọng Từ đó, cá nhân xem xét, biết mức độ nhượng thương lượng chấp nhận mà có lợi cho đơi bên Bên cạnh đó, thư ký cần phải dự trù giải pháp thay trường hợp khẩn cấp để tiết kiệm thời gian Nếu trường hợp người thư ký đưa biện pháp thay đối phương không chấp nhận, người thư ký cần linh hoạt việc đề xuất xem xét phương án đối phương, ghi nhận báo lại với cấp Nguyên tắc người thư ký cần coi trọng vận dụng tốt quy phạm khách quan giao tiếp Quy phạm khách quan hiểu quy phạm pháp luật mà chủ yếu Nhà nước ban hành để giới hạn biện pháp thay thế, mong muốn đạt lợi ích đơi bên cho nằm khn khổ pháp luật hay quy phạm đạo đức xã hội Việc đưa cách đắn quy phạm khách quan làm cho trình giao tiếp diễn cách có hiệu thay hồn tồn dựa theo lợi ích cá nhân riêng rẻ Vì vậy, cần phải phổ quát rõ ràng xác quy phạm cho đối phương từ đầu để phòng hờ trường hợp cần đưa biện pháp thay mà đảm bảo lợi ích đơi bên Ngun tắc cuối giao tiếp cần coi trọng ảnh hưởng mối quan hệ Người thư ký văn phòng cần xem trọng tất mối quan hệ, không ưu tiên, thiên vị với mối quan hệ mật thiết với Việc tôn trọng tất mối quan hệ giúp cho thư ký cải thiện mối quan hệ mà giúp cho quan mà người thư ký làm việc xây dựng danh tiếng tốt Vì vậy, để đến giao tiếp hiệu quả, người thư ký văn phịng cần phải vận dụng cách có chọn lọc, linh hoạt nguyên tắc giao tiếp cần có 1.1.4 Một số kỹ giao tiếp hành văn phòng Bên cạnh việc nắm vững nguyên tắc giao tiếp, người thư ký văn phòng cần phải có kỹ giao tiếp định muốn hoạt động giao tiếp thân diễn cách có hiệu Người thư ký cần phải rèn luyện kỹ đến trở nên quen thuộc Bốn kỹ mà người thư ký cần phải có rèn luyện ngày nghe, nói, đọc, viết Tùy thuộc vào nhiệm vụ khác mà người thư ký sử dụng kỹ cho phù hợp Đầu tiên, kỹ nghe, kỹ quan trọng hầu hết loại hình thức giao tiếp hành trực tiếp, hay gián tiếp cần phải sử dụng kĩ Vì vậy, rèn luyện ngày, người thư ký ngày nhạy bén việc nắm bắt, thu thập thông tin từ đối phương Khi lắng nghe, thư ký cần phải kiểm soát biểu gương mặt đồng cảm, lắng nghe với người nói để khiến đối phương không cảm thấy thân không lắng nghe Bên cạnh đó, q trình nghe, người thư ký cần đảm bảo không cắt ngang đối phương để tránh việc không nắm bắt đủ ý Tuy nhiên, số trường hợp, linh hoạt việc giảm bớt vấn đề dài dịng trình bày từ đối phương người thư ký cần ý để tiết kiệm thời gian Việc hạn chế tiếng ồn lúc lắng nghe đối phương việc người thư ký làm để nắm bắt thông tin cách đầy đủ Bên cạnh đó, kỹ nói kỹ cần thiết cho người thư ký văn phòng trình giao tiếp Khi người thư ký sử dụng kỹ nghe, đôi lúc họ cần phải sử dụng thêm kỹ nói để trả lời, giải đáp cho đối phương trình bày luận điểm riêng Để rèn luyện kỹ này, người thư ký cần phải ý độ to rõ giọng nói, sử dụng từ ngữ cách rõ ràng, mạch lạc kết hợp với ngôn ngữ thể, chêm pha thuật khôi hài vào trò chuyện để thu hút đối phương trình giao tiếp Kỹ đọc kỹ sử dụng nhiều trình giao tiếp gián tiếp người thư ký Để thực tốt kỹ này, người thư ký cần phải đặt câu hỏi tự thân trả lời chúng sau q trình đọc văn hành như: văn đọc cá nhân nào? Nói vấn đề gì? Nó có liên quan đến thẩm quyền giải cấp hay không, khơng phận nào? thời gian cần cho việc giải văn đó? Sau người thư ký trả lời câu hỏi đồng nghĩa với việc họ tóm tắt văn cách ngắn gọn với ý từ thực nhiệm vụ giao cách hiệu Kỹ viết kỹ sử dụng trình giao tiếp gián tiếp mà người thư ký văn phòng cần phải trau dồi ngày Bởi 10 chuyên nghiệp Điều khơng thể chun mơn mà cịn tạo ấn tượng tích cực với đối tác khách hàng Người thư ký thường thể khả xử lý thơng tin với tốc độ xác cao, giúp đơn giản hóa q trình làm việc giảm thời gian đáng kể Việc không tăng cường hiệu suất cá nhân mà cịn đóng góp vào hiệu toàn tổ chức Khả quan trọng bối cảnh môi trường làm việc ngày phức tạp đòi hỏi linh hoạt Người thư ký trau dồi việc sử dụng thiết bị công nghệ để thực khả truyền đạt thơng tin cách nhanh chóng hiệu Sự kết hợp máy tính, điện thoại di động, ứng dụng cơng nghệ giúp họ xử lý truyền đạt thông tin cách linh hoạt, từ việc lên lịch họp đến quản lý email tài liệu Thiết bị công nghệ giúp người thư ký tự động hóa nhiều cơng việc hành chính, giảm bớt cơng đoạn thủ cơng tăng cường xác Việc sử dụng ứng dụng quản lý công việc, lịch trình hệ thống lưu trữ trực tuyến giúp họ trì tổ chức dễ dàng truy cập thông tin cần thiết *Điểm cần cải thiện: Đối với việc sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp người thư ký, cần ý đến khả truyền đạt thông điệp cách rõ ràng Sự chuyên nghiệp không nằm việc sử dụng từ ngữ phức tạp mà khả diễn đạt ý tưởng cách dễ hiểu Điều giúp tránh phức tạp hiểu lầm trình giao tiếp Sự chậm trễ việc truyền đạt thông tin người thư ký đơi xuất phát cách chủ quan không mong muốn từ ràng buộc hệ thống thơng tin quy trình làm việc Một số người thư ký gặp khó khăn việc thích ứng nhanh chóng với cập nhật cơng nghệ mới, đặc biệt người làm việc môi trường truyền thống thời gian dài Điều địi hỏi họ cần có khả học nhanh linh hoạt để 18 tận dụng hết tiềm công nghệ mới, từ việc sử dụng ứng dụng quản lý công việc đến việc tham gia họp trực tuyến IV: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ Hoạt động giao tiếp nói chung lĩnh vực văn phịng nói riêng tập đồn cịn nhiều thiếu sót nhiều khâu quản lý tổ chức chưa nghiêm chỉnh đặt vào khuôn khổ cho phù hợp với doanh nghiệp với doanh nghiệp lớn FPT ngồi việc tập trung kinh doanh việc giao tiếp phải trọng đầu tư với định hướng đầy đủ với quy định định Dưới số kiến nghị em hoạt động giao tiếp lĩnh vực văn phòng: Khi giao tiếp với lãnh đạo Bất kỳ văn phòng có người quản lý người định tạo chuẩn mực văn phịng mà người quản lý Tất nhân viên đề phải tơn trọng họ Vì giao tiếp với cấp cấp cần phải tuân theo quy định chuẩn mực mà cấp đưa noi theo phong cách hình mẫu cấp họ muốn người mà họ quản lý noi theo hình mẫu mình, lợi sẵn có dựa văn hóa doanh nghiệp FPT nên họ cần phải phát huy nhiều Tuyệt đối khơng nói xấu sau lưng cấp trên, nói điều mà trước mặt họ khơng nói Khi khơng đồng tình hay có điều bất mãn khơng cãi vã chống đối mà xin ý kiến góp ý bày tỏ quan điểm với cấp nhằm tìm hướng giải chung Phải ln tôn trọng tiếp thu ý kiến cấp Nếu lời khen khơng nên q vui mà coi động lực để tiếp tục phát triển cịn lời phê bình khiển trách không vội buồn chán nản mà lắng nghe tiếp thu ý kiến xem sai chỗ sai đâu mà khắc phục Những điều giúp hoàn thiện thân thăng tiến công việc Khi giao tiếp với cấp 19 Khi lên vị trí lãnh đạo tổ chức quản lý phận với thăng tiến ngày cao nghiệp, quyền ngày có nhiều nhân viên Là người quản lý, người lãnh đạo ta phải biết cách tạo khơng khí vui tươi phấn khởi xây dựng niềm tin nhân viên để nhân viên yên tâm vào cơng việc Lãnh đạo giỏi nhiều thành tích hay khơng phụ thuộc vào q trình làm việc nhân viên quyền họ Cấp giao tiếp với cấp dưới, không nên tỏ nghiêm khắc lúc không cần thiết Thể vui tươi thoải mái làm cho khơng khí vui vẻ nhân viên khơng bị áp lực mệt mỏi công việc thay vào thoải mái hồn thành cơng việc nhanh xác Chủ động chào buổi sáng tạm biệt người lúc Đi với người lãnh đạo phải nghiêm túc thực nguyên tắc chuẩn mực tổ chức Muốn nhân viên chấp hành điều luật nguyên tắc đặt người lãnh đạo phải chấp hành trước nhất, nhân viên nhìn vào chấp hành nghiêm chỉnh không làm sai quy tắc ban hành KẾT LUẬN Trong bối cảnh môi trường làm việc ngày phức tạp, vai trò người thư ký nghiệp vụ giao tiếp hành trở nên quan trọng đa dạng Mặc dù họ mang lại nhiều ưu điểm sử dụng ngơn ngữ thức, tạo văn chun nghiệp, xử lý thơng tin nhanh chóng, cần ý đến số điểm cần cải thiện Ưu điểm lớn người thư ký nằm khả sử dụng ngơn ngữ thức tạo văn chuyên nghiệp, yếu tố quan trọng thể chuyên môn giao tiếp hiệu Khả xử lý thông tin với tốc độ xác cao giúp tăng cường hiệu suất cá nhân đóng góp vào hiệu tổ chức Sự linh hoạt sử dụng thiết bị công nghệ ưu điểm quan trọng, giúp tự động hóa cơng việc trì tổ chức Tuy nhiên, số điểm cần cải thiện Trong việc sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, quan trọng không sử dụng từ ngữ phức tạp mà cịn khả truyền đạt thơng điệp rõ ràng Sự chậm trễ truyền đạt thơng tin xuất phát từ ràng buộc 20