Nghi thức giao tiếp trong kinh doanh

Lời nói đầu 1 I. Nghi thức chào hỏi 2 1. Thứ tự chào hỏi 2 2. Các cách chào: 3 a. Chào bằng cử chỉ: 3 b. Chào bằng lời 3 3. Chú ý về tư thế khi chào hỏi 4 II. Nghi thức giới thiệu 5 1. Tự giới thiệu bản thân 5 a. Giới thiệu trước đám đông 5 b. Giới thiệu khi phỏng vấn 5 c. Tự giới thiệu bản thân qua điện thoại 6 2. Giới thiệu người này với người khác 6 a. Thứ tự giới thiệu 6 b. Ngôn ngữ hình thể: 7 3. Khi được người khác giới thiệu 7 III. Nghi thức bắt tay 8 1. Các trường hợp nên bắt tay: 8 2. Ai nên chủ động bắt tay trước ? 9 IV. Nghi thức danh thiếp 11 1. Cách trao danh thiếp 12 a) Các bước để đưa danh thiếp 12 b) Đưa danh thiếp đúng người, đúng tình huống 13 c) Hình thức danh thiếp 14 2. Cách nhận danh thiếp 14 3. Xử trí những trục trặc khi trao đổi danh thiếp 15 V. Kết luận 16 Lời nói đầu Giao tiếp luôn là cầu nối để gắn kết các mối quan hệ, đặc biệt là trong kinh doanh. Ngày nay, giao tiếp và các nghi thức giao tiếp cơ bản trong kinh doanh đã trở thành một phần không thể thiếu làm nên thành công của cá nhân và tổ chức, tạo ra thương hiệu và đẳng cấp không chỉ cho doanh nhân mà cả giới nhân viên. Bởi vì, chúng ta đang sống trong một thế giới mà mỗi cá nhân và tổ chức đều quan tâm đến ý thức cũng như thương hiệu. Bước vào môi trường kinh doanh, mỗi chúng ta có thể bắt gặp những nghi thức xã giao đầy tính thuyết phục và đi vào lòng người của một đối tác, đồng nghiệp hay cấp trên, cấp dưới,…Tại sao họ làm được điều đó? Để có một nền tảng kiến thức vững chắc và các kĩ năng nhằm trả lời cho câu hỏi trên, nhóm chúng em đã thực hiện tiểu luận với chủ đề “Nghi thức giao tiếp trong kinh doanh” dưới sự hướng dẫn của cô Nguyễn Lê Xuân Phương – giảng viên bộ môn Giao tiếp kinh doanh trường Đại học Kinh tế TP. HCM. Trong quá trình chuẩn bị không thể tránh khỏi sai sót, chúng em rất mong nhận được sự ủng hộ và đóng góp ý kiến của cô cùng các bạn. Xin chân thành cảm ơn TP. Hồ Chí Minh, ngày 15 thánh 4 năm 2014 Nhóm sinh viên …………….…………….   NGHI THỨC GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH I. Nghi thức chào hỏi Chào hỏi là nghi thức cơ bản và được sử dụng phổ biến nhất trong các nghi thức giao tiếp. Chào hỏi giúp chúng ta bắt đầu quá trình giao tiếp, rút ngắn khoảng cách với đối tác giao tiếp, thu hút sự chú ý và tạo bầu không khí cho cả quá trình giao tiếp. 1. Thứ tự chào hỏi Theo lễ nghi thì đàn ông chào đàn bà trước, người nhỏ tuổi chào người lớn tuổi hơn, nhân viên chào sếp, … Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh cụ thể và mối quan hệ giữa những người tham gia quá trình giao tiếp, người bắt đầu chào trước có thể là người cấp dưới hay nam giới. Ví dụ: Trong công sở: không có quy định phụ nữ phải chào sếp là người cùng tuổi hay trẻ hơn trước. Trong đám đông, sếp cần phải chào nữ nhân viên của mình trước. Khi một người trẻ hơn bạn hoặc giữ chức vụ thấp hơn bạn trong đám đông với một phụ nữ hoặc nhiều phụ nữ thì người phải chào trước nhất thiết phải là bạn. Khi trong phòng làm việc có đám đông tụ họp, thì người vào sau nhất thiết phải chào những người có mặt. Khách đến, khi mọi người đã ngồi hết cả vào bàn rồi, trước tiên phải chào phụ nữ, sau đó mới chào đến đàn ông. Nếu có người thân với mình cũng ngồi ở đó thì càng thân thiết càng chào sau cùng. Thứ tự ưu tiên chào: • Nhân viên chào cấp trên trước, khi được chào, cấp trên chào lại. • Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước. Việc tuân theo những nghi lễ chào hỏi sẽ tránh cho bạn những sự hiểu lầm trong gặp gỡ hàng ngày. Đồng thời thể hiện sự tôn trọng, mong muốn thiết lập, củng cố, phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác. 2. Các cách chào: a. Chào bằng cử chỉ: Nếu là đàn ông, có đội mũ, khi chào cần giơ mũ lên khỏi đầu, làm một vòng nhỏ gần ngang mặt, không thấp hơn, bằng cánh tay phải. Nếu bạn đang đi với một phụ nữ hoặc đang xách một vật nặng phải giơ mũ bằng tay kia (tay trái). Không được giữ mũ lâu trên tay, phải đội mũ lên ngay khi người kia đi qua. Khi người đàn ông không đội gì trên đầu chỉ cần cúi đầu chào. Nếu bạn chào người bên kia đường thì phải cúi đầu đủ để người kia nhìn thấy. Không nên cúi chào ở khoảng cách xa quá hơn ba mươi bước. Tránh gọi to qua đường để chào. Bạn vào nhà, hay cơ quan công sở, bạn phải bỏ mũ ra, bằng cử chỉ này, bạn chứng tỏ cho chủ nhà biết rằng bạn tôn trọng họ. b. Chào bằng lời Khi chào hỏi bằng lời, quan trọng nhất là chào đúng đại từ nhân xưng. Trong giao tiếp trước hết phải hiểu tính chất của mối quan hệ giữa những người giao tiếp với nhau, từ đó mới có thể xưng hô đúng, tức là tự xưng mình và gọi người giao tiếp với mình như thế nào, nói cách khác có được câu chào chuẩn mực và kèm theo là hành vi cư xử đúng đắn. Đại từ nhân xưng của Việt Nam rất phức tạp: anh, chị, cô, chú, ông, bà, bác, con, em, tôi, ngài, … Hệ thống xưng hô này có các đặc điểm : • Có tính chất thân mật hóa (trong tình cảm), coi mọi người trong cộng đồng như bà con họ hàng trong một gia đình. • Có tính chất xã hội hóa, cộng đồng hóa cao – trong hệ thống từ xưng hô này, không có cái “tôi” chung chung. Quan hệ xưng hô phụ thuộc vào tuổi tác, địa vị xã hội, thời gian, không gian giao tiếp – chú khi ni, mi khi khác. Cùng là hai người, nhưng cách xưng hô có khi đồng thời tổng hợp được hai quan hệ khác nhau : Chú – con, bác – con, bác – em, anh tôi,… • Thể hiện tính tôn ti kĩ lưỡng: người Việt Nam xưng và hô theo nguyên tắc xưng khiêm hô tôn (gọi mình thì khiêm nhường, còn gọi đối tượng giao tiếp thì tôn kính). Cùng một cặp giao tiếp, nhưng có khi cả hai đều cùng xưng hô là em và đều cùng xưng là em và đều gọi nhau là chị. Thông dụng nhất trong giao tiếp xã giao, người ta thường tự xưng là Tôi, gọi đối tác là Anh, Chị hoặc Ông, Bà có kèm chức danh (nếu có), ví dụ như: Thưa giáo sư, thưa bác sỹ, thưa sếp, thưa trưởng phòng, thưa giám đốc,… 3. Chú ý về tư thế khi chào hỏi  Dáng đứng: đứng thẳng, hai chân trụ rộng bằng vai (độ rộng của chân có thể nhỏ hơn đối với người nữ) hoặc đứng bước một chân về trước, 80% cơ thể đặt vào chân trước (chân tựa ở phía sau không nên quá dài, càng ngắn thì dáng đứng càng vững).  Tay: nên để hai tay úp vào nhau và để phía trước bụng  Mắt: phải nhìn vào đối tượng giao tiếp, khuôn mặt phải thể hiện sự tôn trọng, vui vẻ nhưng không quá đà và thể hiện được sự chân thành trong ánh mắt, nét mặt. (Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc gật đầu thể hiện sự nhận biết đối tượng.) II. Nghi thức giới thiệu 1. Tự giới thiệu bản thân a. Giới thiệu trước đám đông Nguyên tắc khi nói trước đám đông là bạn phải biết mình nói gì . Những thông tin cơ bản bắt buộc phải có: họ tên, chức vụ, công việc, vấn đề phải trình bày. b. Giới thiệu khi phỏng vấn Khi bạn bắt đầu giới thiệu về bản thân, cũng là lúc nhà tuyển dụng chuẩn bị cho các câu hỏi tiếp dựa trên phần trả lời của bạn. Bởi vậy, chuẩn bị cho một câu trả lời thông minh sẽ là giải pháp hiệu quả giúp bạn chủ động hơn trong cuộc phỏng vấn. Nhà tuyển dụng muốn nghe gì ở bạn?  Một phần giới thiệu ngắn gọn về quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc.  Những điểm mạnh của bản thân có liên quan đến vị trí công việc mà bạn đang phỏng vấn.  Thành quả bạn đã đạt được trong công việc trước đó, và sự hiểu biết của bạn về những nhiệm vụ bạn sẽ phải làm ở vị trí công việc sắp tới, cùng với bản ghi nhận thành tích cá nhân.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chủ đề:

NGHI THỨC GIAO TIẾP TRONG

KINH DOANH

Nhận xét của giảng viên

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Danh sách thành viên

Nhóm 04

STT

(Theo DS

lớp)

Họ và tên Lớp Công việc thành công việc Mức độ hoàn

Chuẩn bị và thuyết trình

“Nghi thức danh thiếp”

100%

Chuẩn bị kịch bản và tham gia tình huống mẫu

100%

010 Vũ Thị Quỳnh Chi QT001

MC, làm tiểu luận, kịch bản chương trình

và tình huống mẫu

100%

Chuẩn bị và tham gia và hoàn thành clip tình huống mẫu

100%

Chuẩn bị và thuyết trình

“Nghi thức chào hỏi”

100%

048 Lữ Thị Trúc Linh QT003

Chuẩn bị và thuyết trình

“Nghi thức bắt tay”

100%

Chuẩn bị kịch bản và tham gia tình huống mẫu

100%

068 Phạm Duy Phan QT003

Chuẩn bị và thuyết trình

“Nghi thức danh thiếp”, clip giới thiệu

100%

Chuẩn và thuyết trình

“Nghi thức giới thiệu”

100%

088 Lê Thị Phương Thảo QT002

Chuẩn và thuyết trình

“Nghi thức giới thiệu”

100%

103 Nguyễn Trung Tín QT003

Chuẩn bị và thuyết trình

“Nghi thức bắt tay”, tổng hợp PowerPoint

100%

112 Nguyễn Thị Tuyết QT002

Chuẩn bị kịch bản và tham gia tình huống mẫu

100%

……….……….

Kịch bản chương trình

Tổng thời lượng: 45 phút

Thời gian Nội dung Thời lượng Dẫn chính Tham gia

13h15 - 13h18 Chào + giới thiệu TV 3 phút

Quỳnh Chi Tất cả thành viên 13h18 - 13h23 Sơ lược đề tài và nội dung

chính

3 phút

Nghi thức

Nghi thức giới

Phương Thảo Minh Quân Nghi thức bắt

tay, đàm thoại 5 phút Trúc Linh Trung TínTrúc Linh Nghi thức trao

danh thiếp 5 phút Kim Anh Duy PhanKim Anh

Tình huống

Nguyễn Thị Tuyết Văn Lộc Đức Cảnh Hùng Cường

Nguyễn Thị Tuyết Văn Lộc Đức Cảnh Hùng Cường 13h59-14h00 Chào + cảm ơn 2 phút Quỳnh Chi Tất cả thành viên

Mục lục

Lời nói đầu

Giao tiếp luôn là cầu nối để gắn kết các mối quan hệ, đặc biệt là trong kinh doanh Ngày nay, giao tiếp và các nghi thức giao tiếp cơ bản trong kinh doanh đã trở thành một phần không thể thiếu làm nên thành công của cá nhân và tổ chức, tạo ra thương hiệu và đẳng cấp không chỉ cho doanh nhân mà cả giới nhân viên Bởi vì, chúng ta đang sống trong một thế giới mà mỗi cá nhân và tổ chức đều quan tâm đến ý thức cũng như thương hiệu

Bước vào môi trường kinh doanh, mỗi chúng ta có thể bắt gặp những nghi thức xã giao đầy tính thuyết phục và đi vào lòng người của một đối tác, đồng nghiệp hay cấp trên,

cấp dưới,…Tại sao họ làm được điều đó?

Để có một nền tảng kiến thức vững chắc và các kĩ năng nhằm trả lời cho câu hỏi

trên, nhóm chúng em đã thực hiện tiểu luận với chủ đề “Nghi thức giao tiếp trong kinh

doanh” dưới sự hướng dẫn của cô Nguyễn Lê Xuân Phương – giảng viên bộ môn Giao

tiếp kinh doanh trường Đại học Kinh tế TP HCM

Trong quá trình chuẩn bị không thể tránh khỏi sai sót, chúng em rất mong nhận được sự ủng hộ và đóng góp ý kiến của cô cùng các bạn

Xin chân thành cảm ơn!

TP Hồ Chí Minh, ngày 15 thánh 4 năm 2014

Nhóm sinh viên

……….……….

NGHI THỨC GIAO TIẾP TRONG

KINH DOANH

I. Nghi thức chào hỏi

Chào hỏi là nghi thức cơ bản và được sử dụng phổ biến nhất trong các nghi thức giao tiếp Chào hỏi giúp chúng ta bắt đầu quá trình giao tiếp, rút ngắn khoảng cách với đối tác giao tiếp, thu hút sự chú ý và tạo bầu không khí cho cả quá trình giao tiếp

1. Thứ tự chào hỏi

Theo lễ nghi thì đàn ông chào đàn bà trước, người nhỏ tuổi chào người lớn tuổi hơn, nhân viên chào sếp, …

Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh cụ thể và mối quan hệ giữa những người tham gia quá trình giao tiếp, người bắt đầu chào trước có thể là người cấp dưới hay nam giới

Ví dụ:

Trong công sở: không có quy định phụ nữ phải chào sếp là người cùng tuổi hay trẻ hơn trước Trong đám đông, sếp cần phải chào nữ nhân viên của mình trước Khi một người trẻ hơn bạn hoặc giữ chức vụ thấp hơn bạn trong đám đông với một phụ

nữ hoặc nhiều phụ nữ thì người phải chào trước nhất thiết phải là bạn

Khi trong phòng làm việc có đám đông tụ họp, thì người vào sau nhất thiết phải chào những người có mặt Khách đến, khi mọi người đã ngồi hết cả vào bàn rồi, trước tiên phải chào phụ nữ, sau đó mới chào đến đàn ông Nếu có người thân với mình cũng ngồi ở đó thì càng thân thiết càng chào sau cùng

Thứ tự ưu tiên chào:

• Nhân viên chào cấp trên trước, khi được chào, cấp trên chào lại

• Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước

Việc tuân theo những nghi lễ chào hỏi sẽ tránh cho bạn những sự hiểu lầm trong gặp gỡ hàng ngày Đồng thời thể hiện sự tôn trọng, mong muốn thiết lập, củng cố, phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác.

2. Các cách chào:

a. Chào bằng cử chỉ:

Nếu là đàn ông, có đội mũ, khi chào cần giơ mũ lên khỏi đầu, làm một vòng nhỏ gần ngang mặt, không thấp hơn, bằng cánh tay phải Nếu bạn đang đi với một phụ nữ hoặc đang xách một vật nặng phải giơ mũ bằng tay kia (tay trái) Không được giữ mũ lâu trên tay, phải đội mũ lên ngay khi người kia đi qua

Khi người đàn ông không đội gì trên đầu chỉ cần cúi đầu chào Nếu bạn chào người bên kia đường thì phải cúi đầu đủ để người kia nhìn thấy Không nên cúi chào ở khoảng cách xa quá hơn ba mươi bước Tránh gọi to qua đường

để chào

Bạn vào nhà, hay cơ quan công sở, bạn phải bỏ mũ ra, bằng cử chỉ này, bạn chứng tỏ cho chủ nhà biết rằng bạn tôn trọng họ

b. Chào bằng lời

Khi chào hỏi bằng lời, quan trọng nhất là chào đúng đại từ nhân xưng

Trong giao tiếp trước hết phải hiểu tính chất của mối quan hệ giữa những người giao tiếp với nhau, từ đó mới có thể xưng hô đúng, tức là tự xưng mình

và gọi người giao tiếp với mình như thế nào, nói cách khác có được câu chào chuẩn mực và kèm theo là hành vi cư xử đúng đắn

Đại từ nhân xưng của Việt Nam rất phức tạp: anh, chị, cô, chú, ông, bà, bác, con, em, tôi, ngài, … Hệ thống xưng hô này có các đặc điểm :

• Có tính chất thân mật hóa (trong tình cảm), coi mọi người trong cộng đồng như bà con họ hàng trong một gia đình

• Có tính chất xã hội hóa, cộng đồng hóa cao – trong hệ thống từ xưng

hô này, không có cái “tôi” chung chung Quan hệ xưng hô phụ thuộc vào tuổi tác, địa vị xã hội, thời gian, không gian giao tiếp – chú khi ni,

mi khi khác Cùng là hai người, nhưng cách xưng hô có khi đồng thời

tổng hợp được hai quan hệ khác nhau : Chú – con, bác – con, bác –

em, anh- tôi,…

• Thể hiện tính tôn ti kĩ lưỡng: người Việt Nam xưng và hô theo nguyên tắc xưng khiêm hô tôn (gọi mình thì khiêm nhường, còn gọi đối tượng giao tiếp thì tôn kính) Cùng một cặp giao tiếp, nhưng có khi cả hai đều cùng xưng hô là em và đều cùng xưng là em và đều gọi nhau là chị

Thông dụng nhất trong giao tiếp xã giao, người ta thường tự xưng là Tôi, gọi đối tác là Anh, Chị hoặc Ông, Bà có kèm chức danh (nếu có), ví dụ như: Thưa giáo sư, thưa bác sỹ, thưa sếp, thưa trưởng phòng, thưa giám đốc,…

3. Chú ý về tư thế khi chào hỏi

− Dáng đứng: đứng thẳng, hai chân trụ rộng bằng vai (độ rộng của chân có thể

nhỏ hơn đối với người nữ) hoặc đứng bước một chân về trước, 80% cơ thể đặt vào chân trước (chân tựa ở phía sau không nên quá dài, càng ngắn thì dáng đứng càng vững)

− Tay: nên để hai tay úp vào nhau và để phía trước bụng

− Mắt: phải nhìn vào đối tượng giao tiếp, khuôn mặt phải thể hiện sự tôn trọng,

vui vẻ nhưng không quá đà và thể hiện được sự chân thành trong ánh mắt, nét mặt

(Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc gật đầu thể hiện sự nhận biết đối tượng.)

II. Nghi thức giới thiệu

1. Tự giới thiệu bản thân

a. Giới thiệu trước đám đông

Nguyên tắc khi nói trước đám đông là bạn phải biết mình nói gì Những thông tin cơ bản bắt buộc phải có: họ tên, chức vụ, công việc, vấn đề phải trình bày

b. Giới thiệu khi phỏng vấn

Khi bạn bắt đầu giới thiệu về bản thân, cũng là lúc nhà tuyển dụng chuẩn bị cho các câu hỏi tiếp dựa trên phần trả lời của bạn Bởi vậy, chuẩn bị cho một câu trả lời thông minh sẽ là giải pháp hiệu quả giúp bạn chủ động hơn trong cuộc phỏng vấn

Nhà tuyển dụng muốn nghe gì ở bạn?

− Một phần giới thiệu ngắn gọn về quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc

− Những điểm mạnh của bản thân có liên quan đến vị trí công việc mà bạn đang phỏng vấn

− Thành quả bạn đã đạt được trong công việc trước đó, và sự hiểu biết của bạn về những nhiệm vụ bạn sẽ phải làm ở vị trí công việc sắp tới, cùng với bản ghi nhận thành tích cá nhân

− Cách bạn nhìn nhận về sự đóng góp của bản thân với công việc mà bạn đang hướng đến

Bạn nên thể hiện như thế nào?

− Hãy trả lời câu hỏi của mình một cách ngắn gọn Khoảng 1-2 phút là vừa đủ

− Một ánh mắt chân thành, một dáng ngồi vững chãi, một giọng nói thiện cảm sẽ để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp

− Khi trả lời câu hỏi, bạn hãy thể hiện bằng thái độ tích cực và khiêm tốn, tránh thái độ tiêu cực, tự mãn hoặc khoe khoang hay khoác lác

c.Tự giới thiệu bản thân qua điện thoại

Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi Mọi người thường có xu hướng

đề phòng và không thoải mái khi nói chuyện với người lạ qua điện thoại Điều này sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại

Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm Lời nói cần ngắn gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói.

2. Giới thiệu người này với người khác

a.Thứ tự giới thiệu

− Giới thiệu người có chức vụ thấp hơn với người có chức vụ cao hơn, nghĩa là bạn phải nhắc tên người ở vị trí cao hơn trước Ví dụ: bạn muốn giới thiệu Giám đốc của bạn - anh Hoàng với nhân viên mới - bạn Thanh Cách giới thiệu đúng

phải là: “Giới thiệu với anh Hoàng, đây là bạn nhân viên mới phòng

Marketing, bạn Thanh”; “Thanh, đây là Giám đốc bộ phận bán hàng của công

ty chúng ta, anh Hoàng”.

− Trong trường hợp bạn giới thiệu đối tác hay khách hàng của mình với bất kỳ ai, bất kỳ cấp bậc nào, tên của khách hàng/đối tác phải luôn được nhắc đến đầu tiên, tức là giới thiệu người kia trước rồi mới giới thiệu khách hàng/đối tác Ví

dụ: “Giới thiệu với anh Thành, đây là Long, trưởng phòng marketing của chúng tôi Giới thiệu với Long, đây là anh Thành, đại diện phía nhà thầu dự án sắp tới của chúng ta.”

− Giới thiệu nhân viên mới với nhân viên cũ

− Giới thiệu người nhỏ tuổi hơn với người lớn tuổi hơn

− Giới thiệu phái nam với phái nữ

Bối cảnh kinh doanh: Thứ tự giới thiệu căn cứ theo cấp bậc trong công việc

=> tuổi tác => giới tính

b.Ngôn ngữ hình thể:

− Nên đứng khi giới thiệu 2 người với nhau, nếu đang ngồi thì đứng lên giới thiệu

− Khi nhắc đến tên/giới thiệu người nào thì nên nhìn người đó, tay hướng về phía

người đó, nét mặt, cử chỉ, giọng nói tự nhiên, thoải mái, tôn trọng Ví dụ: “Giới thiệu với anh Hoàng (nhìn anh Hoàng, tay có thể chạm nhẹ lên vai anh Hoàng) đây là nhân viên mới phòng Marketing, bạn Thanh.” (nhìn qua Thanh, tay hướng về phía Thanh, nên để lòng bàn tay mở lên); “Thanh (nhìn Thanh) đây là Giám đốc bộ phận bán hàng của công ty chúng ta, anh Hoàng.” (nhìn về phía

anh Hoàng, tay hướng về anh Hoàng)

 Lưu ý:

− Khi giới thiệu một người này với người khác, chúng ta không nên nói quá nhiều, quá sâu về người được giới thiệu Chỉ nên giới thiệu họ tên cùng với chức vụ, công việc hiện nay, có thể kèm theo đó là một lời khen về thành tựu đạt được gần đây Phần còn lại nên để hai đối tượng nói chuyện và tự tìm hiểu rõ hơn

− Không nên giới thiệu những người gặp nhau ngắn ngủi, không có cơ hội tiếp xúc, nói chuyện tìm hiểu rõ hơn, ví dụ như những người chỉ gặp nhau qua đường, chỉ đủ thời gian để nói lời chào vui vẻ

3. Khi được người khác giới thiệu

− Nên đứng khi được giới thiệu

− Nhìn vào mắt người mình được giới thiệu

− Mỉm cười

− Bắt tay, chào hỏi

− Giới thiệu cụ thể chi tiết hơn nếu cần thiết (trở lại phần tự giới thiệu)

III. Nghi thức bắt tay

Bắt tay là một phần của giao tiếp Nắm tay chặt hay lỏng, cách thức bắt tay, thời gian bắt tay ngắn hay dài sẽ cho biết thái độ và cách cư xử khác nhau với từng đối tượng Đồng thời thông qua cách thức bắt tay của một ai đó, chúng ta cũng có thể nắm bắt được tính cách riêng của họ, và ấn tượng để lại cũng khác hẳn nhau

Bắt tay một cách biểu lộ tình cảm của mình với người được mình bắt tay Khi bắt tay ai, nên tỏ thái độ niềm nở, chân thành Đưa tay phải ra nắm cả bàn tay khách và không giữ lâu Nếu bắt tay mà bóp mạnh quá là thô bạo, hời hợt là lạnh nhạt và thiếu tôn trọng, nhất là với người đứng tuổi, có cương vị và phụ nữ Khi bắt tay, cần giữ tư thế đàng hoàng, không vồ vập, không cúi gập người, mà nên đứng ngay ngắn và với thái độ lịch thiệp Không dùng hai tay để bắt tay với tư thế khúm núm, nên chọn vị trí đứng bắt tay cho phù hợp với địa vị và nhân cách của mình

1. Các trường hợp nên bắt tay:

− Gặp người quen mà lâu ngày không gặp

− Trong các trường hợp có tính chất trang trọng và chào hỏi người bạn quen biết

− Trong giao tiếp xã hội khi bạn đứng ra đóng vai trò là chủ nhà hoặc người tiếp đón khách, hoặc là người đi tiễn khách

− Sau khi thăm hỏi người khác xong, bạn chào từ biệt họ ra về

− Khi bạn được giới thiệu với một người mới mà bạn không quen

− Trong giao tiếp xã hội, ngẫu nhiên gặp lại bạn thân lâu năm không gặp hoặc gặp cấp trên

− Khi người khác ủng hộ bạn, cỗ vũ bạn hoặc giúp đỡ bạn ở một phương diện nào đó

− Thể hiện lòng cảm tạ của bạn đối với một người nào đó, chúc mừng hoặc cung chúc người khác

− Khi bạn thể hiện sự thông cảm, ủng hộ, khẳng định đối với người khác

− Khi tặng quà hoặc nhận quà

2. Ai nên chủ động bắt tay trước ?

Mặc dù bắt tay thường được xem là nghi thức xã giao khi gặp ai đó lần đầu nhưng chủ động bắt tay trong một vài trường hợp lại không thích hợp Nếu xem cái bắt tay là dấu hiệu của sự tin cậy và hoan nghênh thì bạn cần tự hỏi mình một số câu

hỏi trước khi chủ động bắt tay: “Mình có được hoan nghênh không ? Người này có vui khi gặp mình hay mình đang ép buộc họ ?” Các nhân viên bán hàng được hướng

dẫn là nếu họ chủ động bắt tay khách hàng một cách bất ngờ thì điều đó có thể dẫn đến việc người mua không muốn tiếp đón họ và cảm thấy bị ép buộc phải bắt tay Trong những trường hợp này, các nhân viên bán hàng được khuyên là tốt hơn nên đợi khách hàng chủ động trước và nếu họ chưa sẵn sàng, hãy gật đầu nhẹ để chào

họ Ở một số quốc gia, việc bắt tay với phụ nữ bị coi là bất lịch sự (chẳng hạn như ở nhiều quốc gia Hồi giáo) nên thay vào đó, hãy gật đầu nhẹ Nhưng hiện nay, người

ta nhận thấy người phụ nữ chủ động bắt tay nhiệt tình ở hầu hết các nước đều được đánh giá là cởi mở hơn, và tạo được ấn tượng ban đầu tốt

Với người chưa quen biết, không nên chủ động giơ tay ra, nên chờ giới thiệu để làm quen rồi mới bắt tay

Đối với người có cương vị cao hơn mình, nhất là đối với phụ nữ, thì dù có quen biết cũng không nên chủ động bắt tay trước

Với người lớn tuổi, nên cúi thấp hơn một chút để tỏ vẻ kính trọng Bạn không cần thiết ấp cả hai bàn tay của mình vào tay người khác, hay cúi rạp mình, khiến người ta có cảm giác bạn nhúm mình khúm núm quá mức

Ở chỗ đông người, trước tiên nên chào hỏi và bắt tay người nhiều tuổi, có cương vị và phụ nữ Khi gặp nhau, nam giới chào nữ giới trước, cấp dưới chào cấp