Tài liệu giảng dạy tổ chức sự kiện

KHÁI NIỆM Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch

BỘ CƠNG THƯƠNG TẬP ĐỒN DỆT MAY VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA KINH TẾ TÀI LIỆU GIẢNG DẠY TỔ CHỨC SỰ KIỆN TP Hồ Chí Minh, Năm 2021 MỤC LỤC Chương I: BẢN CHẤT CỦA TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN I KHÁI NIỆM II MỤC ĐÍCH III YÊU CẦU IV PHÂN LOẠI V Ý NGHĨA CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Đối với nhà đầu tư kiện Đối với nhà tổ chức kiện 3 Đối với nhà cung ứng dịch vụ trung gian 4 Đối với khách mời tham gia kiện VI TỔNG QUAN VỀ THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM Chương II: DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN I DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Tầm quan trọng ngân sách Dự toán sơ ngân sách Mục đích kiện II LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ban tổ chức kiện loại kiện Hệ thống hóa hoạt động kiện, lên kế hoạch thời gian Chương III: TỔ CHỨC VÀ TÍNH TOÁN THỜI GIAN 13 I HÀNH TRÌNH TỔ CHỨC VÀ NỘI DUNG CƠNG VIỆC 13 Xây dựng hành trình tổ chức 13 Các bảng nội dung công việc 14 II TÍNH TỐN THỜI GIAN 15 Thời gian năm 15 Thời gian ngày tuần 16 Chương IV: DANH SÁCH KHÁCH MỜI 18 I KHÁCH MỜI 18 Số lượng khách mời 18 Lên danh sách khách mời 19 Hồ sơ khách mời 19 II THIẾP MỜI 20 Nội dung thiếp mời 20 Chuẩn bị thiếp mời 20 Gửi thiếp 21 III NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC 21 Diễn giả 21 Phương tiện truyền thông 22 Trẻ em theo 22 Chương V: ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 24 I ĐỊA ĐIỂM VÀ YÊU CẦU VỀ ĐỊA ĐIỂM 24 Lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 24 Yêu cầu địa điểm 24 II NHỮNG QUYẾT ĐỊNH VỀ ĐỊA ĐIỂM 25 Những địa điểm cụ thể 25 Những định 26 Chương VI: TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN KHÁCH 29 I PHƯƠNG TIỆN CHỞ KHÁCH 29 Xe chỗ 29 Xe chở khách 30 II ĐIỂM ĐỖ XE VÀ ĐƯA ĐÓN KHÁCH 31 Điểm đỗ xe 31 Đưa đón khách vận hành bến đỗ 32 Chương VII: KHÁCH TỚI SỰ KIỆN 34 I THỜI TIẾT VÀ NHỮNG CÔNG VIỆC LIÊN QUAN 34 Xem xét thời tiết 34 Những công việc liên quan tới thời tiết 35 II CHUẨN BỊ ĐÓN TIẾP 36 Chuẩn bị bên ngồi phịng kiện 36 Các dịch vụ cung ứng 36 Bố trí đặt phịng kiện 38 Chương VIII: KHÔNG GIAN THỰC HIỆN SỰ KIỆN 41 I SÂN KHẤU, ÂM THANH, ÁNH SÁNG 41 Sân khấu 41 Âm ánh sáng 43 II NHỮNG YÊU CẦU VỀ PHÒNG HỌP 45 Những yêu cầu nội thất 45 Những yêu cầu khác 46 Chương IX: TỔ CHỨC ĂN UỐNG TRONG SỰ KIỆN 47 I ĐỒ ĂN VÀ ĐỒ UỐNG 47 Đồ ăn 47 Đồ uống 47 II CÁC BỮA ĂN 48 Bữa sáng 48 Bữa trưa giải lao buổi 49 Tiệc Cocktail 49 Bữa tối 50 III BỐ TRÍ NHÂN VIÊN VÀ TIẾP KHÁCH TẠI NƠI ĂN 51 Bố trí nhân viên 51 Tiếp khách nơi ăn 52 Chương X: NHỮNG VẤN ĐỀ QUAN TÂM KHÁC 53 I HOẠT ĐỘNG GIẢI TRÍ 53 Lựa chọn dịch vụ giải trí 53 Thời gian diễn tập 53 Thiết bị cho chương trình giải trí 54 Diễn viên 54 II QUAY PHIM, CHỤP ẢNH 55 Chụp ảnh 55 Quay phim 56 Những vấn đề khác liên quan tới phim ảnh 56 III TRANG TRÍ CHI TIẾT TRONG PHỊNG SỰ KIỆN 57 Trang trí 57 Sắp đặt trang trí phịng 57 IV NHỮNG LƯU Ý CUỐI CÙNG 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 Chương I: Bản chất tổ chức hoạt động kiện Chương I: BẢN CHẤT CỦA TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN Chương trình bày khái niệm, mục đích, u cầu phân loại hoạt động tổ chức kiện, ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện, tổng quan thị trường tổ chức kiện Việt Nam Thực quy trình tổ chức kiện I KHÁI NIỆM Tổ chức kiện trình bao gồm kết hợp hoạt động lao động với tư liệu lao động với việc sử dụng máy móc thiết bị, cơng cụ lao động thực dịch vụ đảm bảo tồn cơng việc chuẩn bị hoạt động kiện cụ thể thời gian khơng gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự kiện thông điệp truyền thông theo yêu cầu khách hàng mục tiêu Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận giá trị miễn phí nhằm truyền đạt thơng điệp người chủ sở hữu thuộc tổ chức kiện Qua khái niệm trên, tổ chức kiện coi trình hoạt động Quá trình có kéo dài thời gian, từ cơng viêc chuẩn bị tới hoạt động kiện tiếp đến không gian cụ thể, nơi diễn hoạt động Trong q trình đó, hoạt động kiện thực theo kịch bản, kế hoạch chuẩn bị trước Có hoạt động q trình sử dụng máy móc thiết bị, cơng cụ để tao nên sản phẩm hàng hố cụ thể phòng ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v Những hoạt động khác nhằm tạo dịch vụ thiết kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng, vận chuyển, khách sạn, v.v tất hướng tới phục vụ hoạt động kiện, hoạt động nối tiếp nhau, đan xen tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới kiện II MỤC ĐÍCH Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt mắt đối tượng khách hàng mục tiêu Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ Làm thay đổi nhận thức chủ quan ban đầu công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông thương hiệu hay sản phẩm công ty, đơn vị, tổ chức Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu sách kênh phân phối… III YÊU CẦU Chủ đề kiện (Concept) Khi kiện cơng ty đồng ý tổ chức, nghĩa kiện có tầm quan trọng cơng ty Do đó, vào mục đích tổ chức cơng ty, phải chọn Chương I: Bản chất tổ chức hoạt động kiện lấy hình ảnh đại diện, tên gọi phù hợp câu slogan ấn tượng, dễ nhớ để tốt lên thơng điệp kiện Những điều hiểu chung chủ đề hay cịn gọi “Concept” Đây khung xương sống, yếu tố cốt lõi phát triển kịch chương trình, hoạt động nhỏ lẻ kiện Màu sắc chủ đạo (Theme) Để khắc họa nên concept rõ ràng, cần có hình ảnh màu sắc cụ thể Và tơng màu chủ đạo (theme) yếu tố để bạn thiết kế trang trí khơng gian kiện Đối tượng tham gia chương trình Thành phần tham gia chương trình yếu tố thứ ba để góp phần tạo nên thành cơng kiện Địa điểm tổ chức kiện Căn vào số lượng người tham gia chương trình, xác định quy mơ kiện Để lựa chọn địa điểm tổ chức kiện phù hợp Thời gian thời lượng diễn chương trình Xác định thời điểm diễn kiện cụ thể ước lượng thời gian “chạy” chương trình hợp lý điều kiện để quản lý kiện đặt thuê địa điểm hợp lý Ngoài ra, cần dự trù khoảng thời gian chuẩn bị, setup, vận chuyển vật dụng để thỏa thuận ký hợp với bên cung cấp địa điểm tổ chức kiện Nếu nhà cung ứng cho thuê mặt theo giờ, cần kiểm soát số để khơng phải thêm phí phát sinh IV PHÂN LOẠI Theo tiếng Anh, kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng như: + Bussiness event: Các kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hịa nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo Chương I: Bản chất tổ chức hoạt động kiện + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện văn hoá, xã hội + Sporting events: Sự kiện lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm… V Ý NGHĨA CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Đối với nhà đầu tư kiện Đối với thân kiện, tiến hành đầu tư kiện chủ đầu tư đạt mục đích khác Ví dụ: với doanh nghiệp tiến hành tổ chức kiện cơng việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu sản phẩm công ty thông qua kiện Tuy nhiên, điều cần quan tâm lợi ích mà nhà đầu tư kiện thu tiến hành kiện thông qua nhà tổ chức chuyên nghiệp: Thứ nhất, nhà đầu tư tiết kiệm thời gian, công sức cho việc tổ chức kiện, họ phải tập trung cho việc thực vai trò (nếu có, chẳng hạn chủ tịch đồn, hay lên tặng quà… kiện) Thứ hai, nhà đầu tư dễ dàng đạt mục tiêu tổ chức kiện so với tự đứng tổ chức họ tận dụng kinh nghiệm, mối quan hệ, sáng tạo, ý tưởng tính chuyên nghiệp nhà tổ chức kiện Thứ ba, với dịch vụ có kiện nhà đầu tư kiện trực tiếp tiến hành họ thiếu thông tin nhà cung cấp dịch vụ, không lựa chọn dịch vụ vừa ý Thứ tư, việc thuê nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp giảm thiểu rủi ro trình tổ chức Đối với nhà tổ chức kiện Thứ nhất, khẳng định giá trị thị trường dịch vụ tổ chức kiện Thứ hai, họ thu lợi nhuận từ thành Trong số trường hợp (đặc biệt kiện thương mại), nhà tổ chức kiện không thu lợi nhuận hợp đồng mà họ nhận thêm phần thưởng từ nhà đầu tư kiện kiện thành công mang đạt mục tiêu mong đợi nhà đầu tư kiện Thứ ba, nhà tổ chức kiện thu kinh nghiệm nghề nghiệp, phát triển mối quan hệ không với khách hàng (nhà đầu tư kiện) mà phát triển mối quan hệ làm việc với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ khác (như trang trí, in ấn, ca nhạc… Chương I: Bản chất tổ chức hoạt động kiện Đối với nhà cung ứng dịch vụ trung gian Sự kiện hội cho nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán sản phẩm mình, lợi ích dễ nhận thấy lợi nhuận, cơng việc mà họ thu từ trình tham gia tổ chức kiện Bên cạnh đó, qua q trình tham gia tổ chức kiện nhà cung ứng dịch vụ trung gian cịn có hội quảng bá hình ảnh, sản phẩm mình, tạo lập hội kinh doanh Đối với khách mời tham gia kiện Qua việc tham gia kiện hội giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ công việc sống Qua việc tham gia kiện khách mời thu lợi ích định vật chất tinh thần (ví dụ xem buổi trình diễn nghệ thuật, tham gia kiện kết hợp với chuyến du lịch, giao lưu, tiếp xúc với nhân vật tiếng; hưởng sản phẩm, dịch vụ mà nhà tổ chức kiện cung ứng cho họ) VI TỔNG QUAN VỀ THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM So với quảng cáo, thị trường tổ chức kiện có quy mơ nhu cầu lớn nhiều, bao gồm nhu cầu chức xã hội, phi phủ, doanh nghiệp mà cịn bao gồm nhu cầu gia đình, cá nhân Kinh tế xã hội phát triển, nhu cầu tổ chức kiện cao Việt Nam với 90 triệu dân, 60 tỉnh thành, 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc ngành với nhu cầu đa dạng tổ chức kiện Là đất nước có truyền thống văn hố lâu đời, với 60 dân tộc miền khác nên văn hoá Viêt Nam phong phú đa dạng Hơn nữa, Việt Nam nơi giao thoa văn hóa lớn Trung Hoa, Ấn Độ Phương Tây làm cho văn hoá Việt Nam đại phong phú đa dạng Chính yêu tố tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức kiện, làm qui mô nhu cầu tăng cao với nhiều phân đoạn Nhu cầu mong muốn lớn Mỗi năm có tới hàng triệu kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức Tuy nhiên khả cung ứng có hạn Phần lớn kiện tổ chức rơi vào tổ chức kinh tế xã hội, doanh nghiệp, quan thuộc khối công quyền Số cịn lại rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập cao rơi vào loại kiện bất khả kháng ma chay, hiếu hỷ, v.v Tuy nhiên kinh tế phát triển, thu nhập người dân cao khả toán cho loại dịch vụ tăng lên nhiều Từ phân tích dự đốn nhu cầu chi tiêu cho tổ chức kiện nước ta hàng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đơng Nam Á với văn hóa đa sắc tộc quy mơ tăng lên nhiều mức tăng trưởng thị trường cao Đây thị trường hấp dẫn nhà Chương I: Bản chất tổ chức hoạt động kiện kinh doanh Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức kiện chưa thành ngành dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức kiện Các hoạt động tổ chức kiện thường doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực khách sạn, trung tâm hội nghị, doanh nghiệp quảng cáo lớn Những kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế lễ Quốc khánh, SEAGAMES, APEC, ngày hội tôn giáo Đó kiện dài ngày diễn phạm vi khơng gian rộng có chế tổ chức riêng biệt ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác hình thành để triển khai tổ chức hoạt động kiện thuộc loại Khi kiện tổ chức hoàn tất ban tổ chức hồn thành nhiệm vụ tự giải thể Với tính khơng chun nghiệp nên việc tổ chức hoạt động tổ chức kiện trở nên tốn lãng phí Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức kiện chưa sơi động, chất lượng dịch vụ cịn thấp, chi phí cao thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranh lĩnh vực chưa gay gắt, nhà kinh doanh nước chưa tham gia sâu vào thị trường Tuy nhiên tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập cư dân cao với hội nhập quốc tế sâu rộng nhiều lĩnh vực khả tốn nhu cầu thị trường lớn, thu hút nhà đầu tư cạnh tranh thị trường gay gắt, địi hỏi dịch vụ chất lượng cao công ty chuyên kinh doanh tổ chức kiện Câu hỏi ơn tập Câu 1: Trình bày khái niệm tổ chức kiện? Câu 2: Trình bày ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện? Câu 3: Trình bày tổng quan thị trường tổ chức kiện Việt Nam Chương II: Dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện Chương II: DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Chương trình bày tầm quan trọng, mục đích dự tốn ngân sách, cách thức lập kế hoạch để tổ chức kiện Xây dựng cách thức dự toán nguồn ngân sách cho kiện, lập kế hoạch số loại hình kiện I DỰ TỐN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Tầm quan trọng ngân sách Vị trí ngân sách: Ngân sách vấn đề quan trọng hàng đầu tổ chức kiện Ngân sách định việc tổ chức kiện thực hay không mục tiêu kiện, quy mô tổ chức kiện Yêu cầu tiên lượng ngân sách + Nhà tổ chức kiện cần khẳng định có ngân sách hay khơng có + Nhà tổ chức kiện cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức kiện nhỏ hay lớn Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức kiện Như dẫn tới tác dụng ngược chiều hậu không lường hết + Nhà tổ chức kiện cần xác định rõ quy mơ, vị trí, địa điểm tổ chức kiện chi phối ngân sách + Cuối cùng, nhà tổ chức kiện cần xác định trước ngân sách cho tổ chức kiện lập kế hoạch phạm vi ngân sách cho phép Dự toán sơ ngân sách Trước hết, nhà tổ chức kiện phải dự kiến danh mục hàng hoá dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện số lượng, chất lượng chi phí Cần cố gắng dự liệu hàng hố dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau dùng phương pháp loại trừ giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có chương trình Nếu ngân sách dự tốn cho phép lựa chọn bổ sung cho danh mục hàng hóa dịch vụ loại trừ ban đầu Ngược lại, ngân sách dự toán thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà sốt lại danh mục hàng hóa dịch vụ lựa chọn, tiếp tục loại trừ hàng hóa dịch vụ mức độ cần thiết tổ chức kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán Dưới danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện thường có dự toán: + Thư mời + Chỗ + Đi lại + Thuê địa điểm tổ chức + Diễn tập + Thức ăn