Tầm quan trọng của việc phân tích và thiết kế hệ thống để từ đó phát triển và xây dựng phần mềm quản lý thư viện

Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH KD & CN Hà Nội LỜI CẢM ƠN Là sinh viên, phải tự học tập, nghiên cứu chủ động việc tìm hiểu vấn đề mới, lĩnh vực Tin học Trong trình học tập, để đạt kết có thành tích tốt khơng thể khơng kể đến việc Ban Giám Hiệu nhà trường tạo điều kiện với giúp đỡ tận tâm nhiệt tình thầy nhà trường Điều đóng vai trị quan trọng có ảnh hưởng to lớn tương lai em sau Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin giảng dạy cung cấp cho em kiến thức quý báu, tạo điều kiện cho em suốt q trình thực tập vừa qua để hồn thành luân văn cách tốt Tuy hoàn thành Luận Văn Tốt Nghiệp, tránh khỏi sai xót hạn chế Em mong thông cảm châm trước thầy Một lần nữa, em xin cảm ơn tồn thể thầy cô trường khoa tin học, gửi tới thầy cô lời chúc tốt đẹp SV: Đoàn Quốc Hoàn MSV: 2LT383T Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH KD & CN Hà Nội LỜI CẢM ƠN Là sinh viên, phải tự học tập, nghiên cứu chủ động việc tìm hiểu vấn đề mới, lĩnh vực Tin học Trong trình học tập, để đạt kết có thành tích tốt khơng thể khơng kể đến việc Ban Giám Hiệu nhà trường tạo điều kiện với giúp đỡ tận tâm nhiệt tình thầy nhà trường Điều đóng vai trị quan trọng có ảnh hưởng to lớn tương lai em sau Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin giảng dạy cung cấp cho em kiến thức quý báu, tạo điều kiện cho em suốt trình thực tập vừa qua để hoàn thành luân văn cách tốt Tuy hoàn thành Luận Văn Tốt Nghiệp, khơng thể tránh khỏi sai xót hạn chế Em mong thông cảm châm trước thầy cô Một lần nữa, em xin cảm ơn tồn thể thầy trường khoa tin học, gửi tới thầy cô lời chúc tốt đẹp SV: Đoàn Quốc Hoàn MSV: 2LT383T Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH KD & CN Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, song song với q trình phát triển cơng nghệ khoa học kỹ thuật nghành khoa học tính tốn đóng vai trò quan trọng phát triển chung cơng nghiệp nước ta Nó đạt thành tựu khoa học rực rỡ với bước tiến nhảy vọt Việc áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống người ngày tăng không ngừng can thiệp vào hầu hết công việc đời sống Công nghệ thông tin nghành khoa học Đi đôi với phát triển công nghệ chế tạo thiết bị máy tính việc sản phẩm phần mềm ứng dụng đời có tính chất định việc áp dụng nghành khoa học Trên giới Việt Nam, công nghệ thông tin trở thành nghành công nghệ mũi nhọn Nó nghành khoa học kỹ thuật khơng thể thiếu việc áp dụng vào hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin, … Ở nước ta nay, vấn đề quản lý vấn đề nan giải việc áp dụng vi tính vào cơng việc quản lý nghành, quan, xí nghiệp phổ biến trở nên cần thiết Một vấn đề nan giải việc Quản lý thư viện Ở muốn đề cập đến tầm quan trọng việc phân tích thiết kế hệ thống để từ phát triển xây dựng phần mềm quản lý thư viện Với mong muốn giúp bạn hiểu tầm quan trọng việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin lĩnh vực quản lý Tơi đưa phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin tốn quản lý thư viện thực dựa công cụ Microsoft Acces, phương pháp nhiều phương pháp thực hiện, chưa hoàn thiện báo cáo phần giúp bạn hiểu vai trò việc phân tích thiết kế tốn quản lý nói chung Mặc dù cố gắng để hoàn thành cơng việc, xong thời gian có hạn việc thu thập thơng tin thực tế, phân tích hệ thống thơng tin, tập hợp tài liệu SV: Đồn Quốc Hồn MSV: 2LT383T Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH KD & CN Hà Nội in ấn lập trình, chương trình em cịn nhiều thiếu sót cần bổ sung Vì em thực đề tài mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy bạn để đề tài ngày hồn thiện Nội dung đề tài Quản l thư viện gồm phần: Phần 1: Khảo sát nghiệp vụ đề tài - Chương I: Khảo sát hệ thống quản lý thư viện - Chương II: Mơ tả tiến trình nghiệp vụ Phần 2: Phân tích hệ thống - ChươngI: Phân tích chức - ChươngII: Phân tích liệu Phần 3: Thiết kế hệ thống - ChươngI:Thiết kế sở liệu - ChươngII: Thiết kế giao diện - ChươngIII: Tổng kết đánh giá SV: Đoàn Quốc Hoàn MSV: 2LT383T Luận văn tốt nghiệp - Trường ĐH KD & CN H Ni Khảo sát nghiệp vụ Ph ần CHNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN I Khảo sát hoạt động hệ thống QLTV A/ Cơ cấu tổ chức thư viện Thư viện trường ĐHKD&CNHN bao gồm phịng riêng có chức khác nhau:  Phòng đọc sách chỗ : nơi cho học sinh- sinh viên mượn sách đọc thư viện Những thông tin chi tiết độc sách mà độc giả mượn lưu lại quyển"Nhật ký sách mượn hàng ngày" nhằm tránh tình trạng sách  Phòng mượn sách nhà : nơi cho học sinh- sinh viên, cán công nhân viên mượn sách mang nhà Nếu đối tượng mượn sách cán công nhân viên trường lần mượn sách nhà thơng tin sách mượn lưu quyển"Sổ mượn" Mỗi cán cơng nhân viên nhà trường có quyển"Sổ mượn" riêng Thời gian mượn sách cán công nhân viên nhà trường không giới hạn, có giấy địi sách nhà trường phải gửi lại sách(trường hợp xảy thời gian mượn lâu, lên tới vài năm vài chục năm) Nếu đối tượng học sinh-sinh viên mượn sách sinh viên phải điền đầy đủ thông tin vào "Sổ mượn" lớp SV: Đồn Quốc Hoàn MSV: 2LT383T Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH KD & CN Hà Nội sổ chung cho nhiều lớp thuộc khoa Bên cạnh nhằm tránh tình trạng học sinh- sinh viên mượn sách khơng trả, nhà trường thống với tổ chức thư viện: Khi mượn sách học sinh- sinh viên phải đặt cược số tiền tương ứng với giá thành sách cần mượn Số tiền hoàn trả cho độc giả độc giả trả sách Thời gian mượn sách học sinh- sinh viên không hạn chế Bạn mượn sách học xong phải đặt cọc tiền sách cho thư viện Điều đáng ý bạn mượn sách khác bạn không mượn thư viện sách khác  Phịng báo, tạp chí: Qua kháo sát thực tế phịng báo, tạp chí trường ĐHKD&CNHN em thấy khó áp dụng tin học vào quản lý hàng tuần số lượng báo, tạp chí ngày tăng lên, khả sử dụng nhằm để học tập nghiên cứu không cần thiết Nên phần mềm em không đề cập tới việc viết phần mềm quản lý cho phịng báo, tạp chí B/ Hoạt động thư viện Thư viện trường Đại học Kinh doanh & Công nghệ Hà Nội hoạt động sau: Mỗi học sinh- sinh viên có nhu cầu đọc mượn sách thư viện phải làm đơn xin cấp thẻ thư viện Trong thẻ thư viện có thơng tin độc giả: mã thẻ, họ tên, ảnh độc giả, ngày sinh, q qn, lớp, khoa, khố học Thơng tin độc giả mã thẻ chi tiết lần mượn trả sách lưu trữ lại Tại thư viện, sách nhà xuất bản, công ty phát hành sách chuyến đến theo "Đơn đặt mua sách "của thư viện, nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng hoá đơn tốn để xác định lại thơng tin số lượng, đơn giá hoá đơn Sau thơng tin sách nhập số lượng sách, đơn giá sách, nhà xuất hay công ty phát hành sách lưu lại Biên nhập sách Sau nhân viên thư tiến hành dán Mã Sách cho sách mượn sau đưa sách vào sử dụng SV: Đoàn Quốc Hoàn MSV: 2LT383T Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH KD & CN Hà Nội Thông tin sách cập nhập sách mới, huỷ sách khơng cịn sử dụng Các sách phân loại theo thể loại khác phân chia làm hai phòng : phòng đọc chỗ phòng mượn nhà tuỳ ý theo nhu cầu sách phòng để đảm bảo có đủ sách cho độc giả mượn Độc giả tra cứu thơng tin sách cần mượn theo: tên sách, tác giả, lĩnh vực, nhà xuất bản, …, trước mượn sách, để điền đầy đủ thông tin độc sách cần mượn Phiếu yêu cầu mượn sách Khi có nhu cầu mượn sách, đọc giả cần đưa Phiếu yêu cầu mượn sách cho nhân viên thư viện Phiếu u cầu có thơng tin: mã thẻTV, tên đọc giả, tên sách mượn, ngày mượn Nhân viên thư viện tiến hành kiểm tra xem đọc giả mượn hay khơng cịn sách để đáp ứng không? Nếu thoả mãn yêu cầu mượn độc giả mượn sách nhận sách Thông tin độc giả mượn sách thông tin sách mượn lưu “ Phiếu theo dõi mượn-trả” Phiếu theo dõi mượn-trả sách bao gồm hai phần giống có lưu thơng tin sách mượn độc giả mượn đồng thời có lưu số lượng, số tiền mà độc giả cược sách Phần cuống phiếu thư viện giữ, phần lại độc giả giữ để độc giả trả sách thư viện kiểm tra trả lại số tiền đặt cược sách cho độc giả Khi độc giả trả sách, nhân viên thư viện kiểm tra phần phiếu theo dõi mượn trả sách độc giả giữ Nếu thơng tin xác nhân viên thư viện nhận lại sách trả lại độc giả số tiền mà họ đặt cược cho sách mượn Cuối tháng, thư viện thống kê tình hình mượn trả sách Cứ sáu tháng thư viện tổng kết đánh giá phụ thuộc vào số đầu sách số lượng độc giả phục vụ Liệt kê theo thứ tự sách có số lần mượn để có kế hoạch bổ xung hay huỷ bỏ sách khơng có người đọc Chú ý: SV: Đoàn Quốc Hoàn MSV: 2LT383T Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH KD & CN Hà Nội - Mỗi độc giả mượn tối đa hai cho lần mượn nhà hay mượn phòng đọc Khi trả sách, độc giả mượn sách tiếp trả lại tiền đặt cược sách mượn lần trước Khi mượn sách cách đặt cược tiền, độc giả mượn thời gian không bắt buộc Khi đọc xong đem trả - Cứ đến cuối năm học, nhân viên thư viện kiểm tra lại việc mượn trả sách độc giả, đặc biệt độc giả trường Nếu có độc giả chưa trả sách thư viện làm giấy nhắc trả sách cho độc giả biết để trả lại sách cho thư viện Nếu độc giả không mang trả sách thư viện bị treo năm Sau năm đọc giả nhận có chữ ký tốn thư viện - Mỗi khoa mượn ngày tuần theo lịch thư viện để tránh tình trạng nhầm lẫn việc mượn trả sách - Nếu việc mượn sách cần thiết cho mơn học mà chưa đến kỳ khoa mượn sách, học sinh-sinh viên điền vào phiếu mượn sách theo lớp - Khi trả sách sách hạn phải nộp tiền phạt, số tiền phạt cho tính 10%(giá sách x số ngày hạn) Thông tin sách trả cập nhật vào danh sách mượn trả II Hạn chế hệ thống cũ Do chưa tin học hoá việc quản lý hoạt động nhiều vấn đề bất cập: - Không đáp ứng việc phục vụ kịp thời - Thời gian dành cho việc lưu trữ, tìm kiếm lớn - Việc kiểm tra xem sách muốn mượn cịn hay khơng chưa biết đến quầy mượn sách, thông qua phiếu mượn bị gạch biết khơng cịn sách muốn mượn - Tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu lập báo cáo thống kê - Gây nhiều bất tiện quản lý sổ sách - Khi cần thống kê khó đảm bảo độ tin cậy yêu cầu - Sai sót cơng đoạn khác khó phát xử lý kịp thời Cụ thể muốn tìm sách đó, người quản lý tốn nhiều thời gian để tìm SV: Đồn Quốc Hoàn MSV: 2LT383T Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH KD & CN Hà Nội Việc báo cáo tình hình sách qua thời điểm trở nên phức tạp, phải rà xét nhiều lần thời gian Khi độc giả đến thư viện phải khoảng thời gian dài để mượn sách khối lượng sách mượn nhiều, độc giả đơng Thêm vào nhà quản lý thư viện cần phải có đội ngũ cán phục vụ cho cơng tác tốn nhiều chi phí Để đến với thư viện độc giả phải nhiều thời gian nên gây cho độc giả tâm lý không muốn đến thư viện III Hệ thống Xuất phát từ nhược điểm hệ thống quản lý thủ cơng, nên việc tin học hố cơng tác quản lý thư viện việc làm cần thiết, hợp lý Hệ thống quản lý thư viện với giúp đỡ máy tính phải đáp ứng yêu cầu sau: - Thực chức hỏi đáp nhanh - Tự động hoá thao tác, phép tính từ trước đến phải làm tay - Tổng hợp đầy đủ xác, kịp thời thơng tin loại sách mượn thư viện - Đưa danh sách độc giả cần tìm kiếm theo u cầu - Có khả loại bỏ đầu sách khơng cịn phục vụ cho việc tra cứu - Có khả kiểm soát độc giả tài liệu đọc thư viện - Có khả lưu thơng tin độc giả tài liệu nhiều năm - Có khả thêm, xố bỏ sửa chữa thơng tin độc giả - Có khả bổ sung thêm thông tin loại bỏ thông tin khơng cịn sử dụng Từ cơng việc thực tế chúng tơi đưa chương trình quản lý tin học gồm chức sau: + Quản lý độc giả + Quản lý sách + Quản lý mượn trả sách +Tra cứu sách + thống kê báo cáo SV: Đoàn Quốc Hoàn MSV: 2LT383T Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH KD & CN Hà Nội IV Mơ tả cơng việc Chương trình quản lý thư viện bao gồm công việc sau: 1.Quản lý Độc Giả 1.1Cập nhập thêm độc giả 1.2Tìm kiếm độc giả: Theo tên, theo mã thẻ 1.3 Sửa thông tin độc giả Xoá xoá độc giả hết hạn sử dụng 2.Quản lý sách Nhập kho sách Tìm kiếm sách: theo mã sách, theo loại, theo tên Huỷ sách: theo mã sách, tên sách Sửa thông tin sách Quản lý mượn-trả Mượn sách Trả sách 4.Tra cứu 4.1 Tra cứu độc giả 4.2 Tra cứu sách Thống kê 5.1 Báo cáo nhập sách 5.2 Độc giả mượn sách 5.3 Danh sách độc giả mượn sách hạn 5.4 Phiếu báo độc giả đền tiền sách 5.5 Phiếu báo nhắc trả sách 5.6 Số lượng sách thư viện CHƯƠNG II MƠ HÌNH TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ SV: Đoàn Quốc Hoàn MSV: 2LT383T