Phân tích quy trình xuất khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn đại việt

TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH HUỲNH THỊ QUYỀN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐẠI VIỆT TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH HUỲNH THỊ QUYỀN 2054082087 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐẠI VIỆT Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ Giảng viên hướng dẫn: Th.S LÊ THỊ NGỌC TÚ TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 LỜI CẢM ƠN Thời gian thực tập vừa qua công ty Trách nhiệm hữu hạn Đại Việt thực quãng thời gian vơ có ý nghĩa với em Đó khơng hội tiếp xúc với điều kiện sản xuất thực tế, hệ thống hóa lại kiến thức học mà cịn giúp em có nhìn tồn diện ngành định hướng nghề nghiệp tương lai sau Để hồn thành báo cáo thực tập này, cố gắng thân, em nhận nhiều giúp đỡ, động viên Thầy Cô, Anh Chị, bạn bè gia đình Lời em xin chân thành cảm ơn TS Lê Thị Ngọc Tú – giảng viên trường đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh Cơ tận tình hướng dẫn suốt trình nghiên cứu hoàn thành báo cáo thực tập Xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô khoa Quản Trị Kinh Doanh, trường Đại Học Mở Thành phố Hồ Chí Minh tận tình truyền đạt kiến thức chun ngành năm em học tập Ngoài ra, em chân thành cảm ơn Quý công ty Trách nhiệm hữu hạn Đại Việt tạo điều kiện cho em thực tập công ty, Anh, Chị đồng nghiệp nhiệt tình hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm làm việc, hỗ trợ, bảo tận tình cho em khơng báo cáo công việc Sự giúp đỡ tận tình Anh/Chị cơng ty giúp em hiểu sâu rộng kiến thức chun mơn cơng việc mà cịn niềm động viên to lớn, thúc đẩy em phấn đấu nhiều để vững tin công việc chun mơn trước rời ghế nhà trường Với điều kiện khả tiếp cận thông tin cịn nhiều hạn chế, nội dung em trình bày cịn mang tính chủ quan khơng thể tránh khỏi thiếu sót Vì thế, mong đóng góp Q thầy, Cơ để em học thêm nhiều kinh nghiệm hỗ trợ công việc em sau Cuối em xin kính chúc quý thầy, cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao q Đồng kính chúc cơ, chú, anh, chị tập thể công ty Đại Việt dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Huỳnh Thị Quyền i NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP Họ tên sinh viên: Mã sinh viên: 1/ Thời gian thực tập: 2/ Bộ phận thực tập 3/ Tinh thần trách nhiệm với công việc ý thức chấp hành nội quy thực tập 4/ Kết thực tập theo đề tài: 5/ Nhận xét chung: Ngày… tháng… năm 2023 XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY (Ký tên đóng dấu) ii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………………………………………… TP.HCM, ngày…… tháng…….năm 2023 Giảng viên hƣớng dẫn (ký ghi rõ họ tên) iii MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 1.2 MỤC TIÊU: 1.3 PHẠM VI: 1.4 PHƢƠNG PHÁP: 1.5 MƠ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP: 1.6 KẾT CẤU BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP: PHẦN HIỆN TRẠNG VỀ QUY TRÌNH XUẤT HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐẠI VIỆT 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẠI VIỆT 2.1.1 Thông tin công ty 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển 2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 2.2.1 Sơ đồ máy tổ chức 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 2.3 ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG 2.4 GIỚI THIỆU SẢN PHẨM 2.5 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 03 NĂM GẦN ĐÂY NHẤT 2.5.1 Kết kinh doanh Công ty 03 năm gần 2.5.2 Vẽ biểu đồ kết hoạt động kinh doanh 2.5.3 Nhận xét hoạt động kinh doanh 2.6 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH XUẤT HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH ĐẠI VIỆT 10 2.7 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU CỦA CƠNG TY TNHH ĐẠI VIỆT 15 PHẦN MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI VIỆT 17 3.1 GIẢI PHÁP TRONG KHÂU LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỂ GIẢM CHI PHÍ TH NGỒI, TRÁNH SAI SÓT VỀ HÀNG HÓA, GIẤY TỜ 17 3.2 NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC TÌM KIẾM VÀ ĐÀM PHÁN GIAO DỊCH VỚI KHÁCH HÀNG 18 3.3 NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG NHÂN SỰ TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG 20 PHẦN KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn L/C Letter of Credit Thư tín dụng TT Telegraphic transfer Chuyển tiền điện CFR Cost and Freight Giao hàng cảng dỡ hàng (tiền hàng, cước phí) CIF Cost, Insurance, Freight Giao hàng cảng dỡ hàng (tiền hàng, bảo hiểm, cước phí) Phiếu xác nhận khối lượng toàn VGM Verified Gross Mass container hàng vận chuyển quốc tế FOB Free On Board CO Certificate of Origin KPI Key Performance Indicators Miễn trách nhiệm Trên Boong tàu nơi /Giao lên tàu Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Chỉ số đánh giá thực công việc DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Chức năng, nhiệm vụ phịng ban cơng ty TNHH Đại Việt… Bảng 2.2 Phân loại trình độ lao động …………………………………………… Bảng 2.3 Kết hoạt động kinh doanh hàng xuất cơng ty………………… DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Sản xuất dăm gỗ …………………………………………………………7 Hình 2.2 Biểu đồ thể kết kinh doanh xuất năm 2020-2022 ……….8 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức quản lý công ty ………………………………5 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình xuất cơng ty…………………………………10 v PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Hiện nay, kinh tế Việt Nam cố gắng để hoà nhập với kinh tế khu vực giới Vì thế, hoạt động thương mại quốc tế giai đoạn đóng vai trò quan trọng phát triển kinh tế, xã hội đất nước phát triển doanh nghiệp hoạt động ngoại thương Xuất với nhập hai yếu tố trọng yếu hoạt động thương mại quốc tế Xuất nhập hoạt động quan trọng đóng góp lớn vào kinh tế Việt Nam Việt Nam mở rộng thị trường xuất khẩu, đặc biệt lĩnh vực chế biến nguyên liệu làm giấy Xuất nguyên liệu làm giấy đóng góp quan trọng vào tăng trưởng kinh tế thu hút nhiều nguồn lực đầu tư Thị trường xuất ngày cạnh tranh yêu cầu cao chất lượng, độ tin cậy đáp ứng nhu cầu khách hàng Công ty TNHH Đại Việt hoạt động lĩnh vực xuất họ thường xuyên phải xuất cho nhiều quốc gia khác Để giúp doanh nghiệp có chỗ đứng kinh tế thị trường có tính cạnh tranh cao nay, doanh nghiệp không ngừng cải tiến, nâng cao khả cạnh tranh Thế nên việc phân tích quy trình xuất giúp cải tiến để tăng cường hiệu tối ưu hóa quy trình xuất cơng ty, tăng cường độ tin cậy đáp ứng yêu cầu khắt khe thị trường quốc tế, từ tạo lợi cạnh tranh trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng Vì vậy, sau kiến thức học trường kinh nghiệm thực tiễn có từ thời gian thực tập công ty TNHH Đại Việt với hướng dẫn cô Ths Lê Thị Ngọc Tú, em chọn đề tài "Phân tích quy trình xuất cơng ty TNHH Đại Việt" với mong muốn đưa mặt khó khăn thuận lợi mà công ty gặp phải trình xuất hàng hóa qua đề xuất biện pháp cải thiện 1.2 MỤC TIÊU: - Tìm hiểu thực trạng quy trình xuất công ty TNHH Đại Việt - Đánh giá thực trạng hoạt động xuất họ năm qua đưa giải pháp cụ thể nhằm cải thiện hoạt động xuất Công ty 1.3 PHẠM VI: - Về không gian: Công ty TNHH Đại Việt - Về thời gian: Tập trung vào phân tích, đánh giá số liệu thu thập qua năm (2020 – 2022) 1.4 PHƢƠNG PHÁP: - Phương pháp nghiên cứu định tính: so sánh, mơ tả, quan sát, vấn phân tích số liệu,… để tìm điểm mạnh, điểm yếu Công ty hoạt động xuất hàng hóa phân tích hội thách thách thức để đề xuất giải pháp phù hợp - Phương pháp thu thập liệu thứ cấp: thu thập liệu Công ty TNHH Đại Việt số liệu báo cáo,… 1.5 MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP: Trong q trình thực tập, em giao nhiệm vụ làm việc phận xuất để tìm hiểu tham gia vào hoạt động công ty Khi thực tập phận này, em nghiên cứu quy trình xuất hàng hóa Cơng ty, tìm hiểu bước quy trình xuất Được anh chị hướng dẫn cập nhật thông tin đối tác xuất công ty Điều bao gồm việc thu thập thơng tin đối tác, kiểm tra tình trạng hợp đồng liên lạc để xác nhận đơn hàng xuất Theo dõi tình hình đơn hàng xuất khẩu, bao gồm việc kiểm tra tiến độ sản xuất, xác nhận số lượng chất lượng hàng hóa để đảm bảo đáp ứng yêu cầu khách hàng Kiểm tra số lượng, chất lượng đóng gói hàng hóa trước giao cho đối tác vận chuyển Quan sát anh chị giải vấn đề liên quan đến hàng xuất khẩu, bao gồm việc xử lý hàng hóa bị hỏng thiếu, thay đổi lịch trình vận chuyển giải tranh chấp với đối tác 1.6 KẾT CẤU BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP: Gồm phần: Phần 1: Mở đầu Phần 2: Hiện trạng quy trình xuất hàng Cơng ty TNHH Đại Việt Phần 3: Giải pháp nhằm cải thiện quy trình xuất hàng Cơng ty TNHH Đại Việt Phần 4: Kết luận Vì thời gian thực tập có hạn kiến thức thân hạn chế nên báo cáo khơng thể trình bày vấn đề đồng thời tránh khỏi thiếu sót định Với tinh thần học hỏi đúc kết kinh nghiệm em mong nhận đánh giá, nhận xét quý thầy cô để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng 12 năm 2023 Sinh viên Huỳnh Thị Quyền chuyên môn, ngày cải thiện đào tạo bản, nhân viên có kinh nghiệm ngày nhiều, nhân viên trẻ, tinh thần làm việc nhiệt tình, hăng say Sự tăng trưởng cho thấy thành công việc tiếp cận thị trường tăng cường doanh số bán hàng công ty Tuy nhiên, chi phí sản xuất tăng theo doanh thu Chi phí cơng ty năm 2021 tăng so với năm 2020, tức tăng 15,708,737,477 đồng, tương đương 6,6% Sang năm 2022, chi phí tăng lên 177,492,267,124 đồng, tức 70,2% vượt trội năm 2021 Điều tăng giá nguyên liệu yếu tố khác liên quan đến trình sản xuất Bên cạnh đó, giai đoạn nằm thời kỳ bùng dịch covid gây số khó khăn kiểm dịch, y tế cảng, hàng hóa khó lưu thơng hơn, chi phí tăng dần lên, Song q trình vận chuyển hàng hóa, dịch vụ cơng ty diễn bình thường Mặc dù chi phí tăng, cơng ty đạt lợi nhuận đáng kể giai đoạn Lợi nhuận công ty năm 2021 so với 2020, giảm 692,185,415 đồng, tương đương 45,6% Tuy nhiên, sang năm 2022 lợi nhuận tăng mạnh, tức 2,921,865,475 đồng, tương đương 453,6% Điều cho thấy công ty đạt hiệu suất tài tốt có khả tạo lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Lợi nhuận tăng lên, cho thấy cơng ty có sách, chiến lược kinh doanh phù hợp để công ty hoạt động hiệu Kết nhờ vào nâng cao chất lượng dịch vụ cơng ty, mang lại giá trị, hài lịng cho khách hàng Văn phịng sales cố gắng tìm kiếm thêm khách hàng có tiềm năng, trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng tập trung vào chiến lược marketing để quảng bá thương hiệu công ty, thu hút khách hàng, từ khách hàng biết đến dịch vụ mà công ty cung cấp.Tuy nhiên có giai đoạn giảm tình hình dịch bệnh chiến tranh cơng ty tìm hướng giải pháp thích nghi việc xuất nhập hàng hóa cải thiện doanh số Tổng quan, cơng ty có tăng trưởng đáng kể doanh thu lợi nhuận giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022 Điều cho thấy sản phẩm dăm gỗ chế biến nguyên liệu giấy có tiềm phát triển đáp ứng nhu cầu ngày tăng thị trường giấy Tuy nhiên, công ty cần tiếp tục quản lý chi phí tăng cường lực sản xuất để trì tăng trưởng thành cơng tương lai 2.6 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH XUẤT HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH ĐẠI VIỆT - Quy trình xuất hàng Cơng ty TNHH Đại Việt Ký kết hợp đồng xuất Xin giấy phép xuất Làm thủ tục hải quan Xác nhận tốn Đóng hàng vận chuyển cảng Làm chứng từ hàng xuất Chuẩn bị hàng xuất Thu xếp chỗ với hãng vận tải Gửi chứng từ cho ngƣời nhập Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình xuất cơng ty Quy trình làm hàng xuất gồm bƣớc: Bƣớc 1: Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thƣơng Trong trình thương thảo, hai bên đồng ý nội dung hợp đồng thương mại quốc tế, bao gồm điều khoản quan trọng hàng hóa điều kiện giao hàng (Incoterms) Thông thường, điều kiện giao hàng CFR (Cost and Freight) CIF (Cost, Insurance, Freight) sử dụng, bên có trách nhiệm riêng Kí kết hợp đồng quan trọng quy trình tiến hành hợp đồng tùy thuộc vào điều khoản mà hai bên cam kết hợp đồng Khi kí kết cần tuân theo điều kiện sau đây: - Các định hướng kế hoạch sách phát triển kinh tế nhà nước 10 - Nhu cầu thị trường, đơn đặt hàng, chào hàng bạn hàng * Hợp đồng hàng hoá bao gồm nội dung sau: - Số hợp đồng - Ngày, tháng, năm địa điểm kí kết hợp đồng - Tên địa bên kí kết - Các điều khoản bắt buộc hợp đồng Bƣớc 2: Xin giấy phép xuất Công ty TNHH Đại Việt xuất nguyên liệu làm giấy cụ thể dăm gỗ có liên quan đến hàng hóa thuộc diện buộc phải xin giấy phép xuất Các bƣớc xin giấy phép xuất khẩu: Đầu tiên, công ty cần xác định ngành quản lý liên quan đến xuất dăm gỗ Trong trường hợp này, liên quan đến Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn Bộ Công Thương, tùy thuộc vào quy định quốc gia Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép: Công ty cần thu thập chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết để xin giấy phép xuất dăm gỗ Các tài liệu bao gồm: - Đăng ký kinh doanh giấy phép hoạt động công ty - Hợp đồng mua bán hợp đồng xuất dăm gỗ - Thông tin nguồn gốc chất lượng dăm gỗ - Thông tin quy trình sản xuất quản lý chất lượng - Hợp đồng ủy thác xuất - Các giấy tờ liên quan khác chứng xuất xứ, chứng chất lượng,… Đệ trình hồ sơ: Cơng ty cần nộp hồ sơ xin giấy phép xuất dăm gỗ đến ngành quản lý Quá trình u cầu cơng ty điền đầy đủ thơng tin cung cấp tài liệu chuẩn bị Thẩm định xem xét hồ sơ: Bộ ngành quản lý thẩm định xem xét hồ sơ xin giấy phép xuất Q trình thời gian để đảm bảo công ty tuân thủ quy định yêu cầu quốc gia Nhận giấy phép xuất khẩu: Sau hồ sơ phê duyệt, công ty nhận giấy phép xuất dăm gỗ từ ngành quản lý Giấy phép xác nhận công ty đáp ứng điều kiện quy định cần thiết để xuất dăm gỗ 11 Bƣớc 3: Xác Nhận Thanh Toán Một vấn đề quan trọng hoạt động xuất hàng hóa tốn Sự cố vấn đề thường mang lại rủi ro cao cho công ty Việc xác nhận toán nghiệp vụ quan trọng thực hợp đồng thương mại quốc tế theo điều khoản thỏa thuận Đây bước quan trọng kết việc giao dịch xuất hàng hóa Hiện nay, cơng ty chúng tơi sử dụng phương thức tốn sau: - Thanh tốn thư tín dụng (L/C): Hợp đồng xuất quy định việc toán thư tín dụng, doanh nghiệp phải yêu cầu người mua nước ngồi mở thư tín dụng (L/C) hạn thỏa thuận Sau nhận L/C, kiểm tra xem L/C có đáp ứng yêu cầu thu tiền hàng xuất theo L/C không Nếu không, yêu cầu người mua sửa đổi L/C trước giao hàng Sau giao hàng, thu thập chứng từ xác phù hợp với L/C - Thanh toán phương thức nhờ thu: Hợp đồng xuất yêu cầu toán phương thức nhờ thu, sau giao hàng, chúng tơi hồn thành việc lập chứng từ xuất trình cho ngân hàng để yêu cầu ngân hàng thu tiền từ đối tác Chứng từ tốn cần lập hợp lệ, xác phù hợp với hợp đồng ký kết, chúng tơi nhanh chóng chuyển gửi cho ngân hàng để thu hồi vốn Bƣớc 4: Chuẩn bị hàng xuất Sau hồn tất kiểm tra xác nhận tốn khách hàng cơng ty tiến hành tập trung vào chuẩn bị đóng gói hàng xuất Các bƣớc tiến hành: Xác định yêu cầu hàng hóa: Xác định số lượng hàng dăm gỗ cần vận chuyển, kích thước trọng lượng hàng hóa Chuẩn bị container: Chọn loại container phù hợp với yêu cầu vận chuyển hàng hóa Container cần phải đủ sức chứa chịu trọng lượng hàng hóa Kiểm tra container: Kiểm tra container trước sử dụng để đảm bảo khơng có hư hỏng, rị rỉ vấn đề khác Đảm bảo container khơ 12 Bảo vệ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa bảo vệ trước đưa vào container Có thể sử dụng bao bì chống thấm nước, bọt xốp vật liệu bảo vệ khác để đảm bảo hàng hóa khơng bị hư hỏng q trình vận chuyển Xếp dỡ hàng hóa: Xếp dỡ hàng hóa vào container cách cẩn thận chặt chẽ để tránh rủi ro trình vận chuyển Lập danh sách hàng hóa: Tạo danh sách chi tiết số lượng, loại hàng container tương ứng Đảm bảo tính xác q trình kiểm tra Gắn nhãn tài liệu: Gắn nhãn container để xác định loại hàng hóa thơng tin liên quan khác Đính kèm tài liệu vận chuyển hóa đơn, danh sách hàng hóa giấy tờ liên quan khác Giao container cho đơn vị vận chuyển: Liên hệ với đơn vị vận chuyển để xếp việc giao container cung cấp thông tin liên quan đến vận chuyển hàng hóa Bƣớc 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải Việc thu xếp chỗ với hãng vận tải chi phí vận chuyển quốc tế hợp đồng ngoại thương tuân theo điều kiện thương mại thỏa thuận Trách nhiệm chi phí thuộc người mua người bán, tùy thuộc vào điều kiện thỏa thuận Nếu công ty xuất theo điều kiện CIF (hoặc điều kiện nhóm C nói chung), cơng ty phải chịu trách nhiệm thu xếp chi trả chi phí vận chuyển đường biển Điều đòi hỏi phải tự liên hệ với công ty vận tải để thực việc lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất Bƣớc 6: Đóng hàng vận chuyển cảng Để lấy vỏ container rỗng, sử dụng Booking hãng tàu Tuy cách làm khác tùy theo hãng tàu Một số hãng yêu cầu mang Booking lên văn phòng họ để đổi sang lệnh cấp vỏ Trong đó, số hãng cho phép in Booking trực tiếp xuống bãi để lấy vỏ container mà không cần đổi lệnh cấp vỏ Còn lại, số hãng yêu cầu gửi file Booking qua email để xác nhận lệnh cấp vỏ trước đến bãi lấy vỏ container 13