Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: HOÀNG VĂN LONG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: HỒN THIỆN VÀ NÂNG CAO CƠNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG
Giới thiệu về Công ty cổ phần Tập Đoàn Công Nghệ Quảng Ích
2.1.1 Tổng quan về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần Tập Đoàn Công Nghệ Quảng Ích
Tên quốc tế: QUANG ICH TECHNOLOGY GROUP JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: QIGroup
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
Công ty hiện đang hoạt động và đã được cấp Giấy Chứng Nhận Đăng Kí Thuế Địa chỉ của công ty là Verosa Park, Số 39 Đường số 10, Khu phố 2, Phường Phú Hữu, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh.
Người đại diện: Trần Quốc Uy (Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị kiêm Tổng Giám đốc điều hành) Điện thoại: 02473085858 - Fax: 02473085858
Tầm nhìn của chúng tôi là trở thành công ty hàng đầu trong việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phần mềm tiện ích cho giáo dục phổ thông tại Việt Nam, đồng thời xây dựng một tổ chức với những giá trị tốt đẹp, văn minh và có khả năng lan tỏa tích cực đến xã hội.
Sứ mệnh của chúng tôi là xây dựng một hệ sinh thái phần mềm đa dạng nhằm hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện trong giáo dục phổ thông, bao gồm quản lý, thư viện, học tập và đánh giá, đồng thời kết nối nhà trường với gia đình Chúng tôi cam kết giúp các đối tượng trong ngành giáo dục như nhà quản lý, giáo viên, phụ huynh và học sinh dễ dàng tiếp cận và ứng dụng công nghệ, từ đó nâng cao chất lượng quản lý, giảng dạy và học tập Ngoài ra, chúng tôi mong muốn tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn cho nhân sự, khuyến khích sự hợp tác từ các đối tác và thu hút khách hàng đến với sản phẩm dịch vụ của mình.
Hình 1 1: LoGo Công ty cổ phần Tập Đoàn Công Nghệ Quảng Ích
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Năm 2003 đánh dấu sự ra đời của công ty, khởi đầu với dự án hợp tác cùng Sở GD&ĐT Nam Định Theo thỏa thuận, QIGroup đã cung cấp phần mềm quản lý trường học cho 32 trường THPT trong tỉnh.
➢ Năm 2012: Bắt đầu triển khai hệ thống thông tin quản lý giáo dục cho các trường trên toàn Sở GD&ĐT Hà Nội
Năm 2013, QIGroup vinh dự nhận giải thưởng "Nhân tài đất Việt" nhờ sản phẩm hệ thống phần mềm Quản lý trường học trực tuyến, tích hợp Sổ liên lạc điện tử.
Năm 2014, QIGroup đã mở rộng hoạt động tại miền Nam bằng việc thành lập trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh Đồng thời, công ty cũng đã ký kết hợp đồng hợp tác triển khai "Cổng thông tin điện tử" với ngành Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh.
➢ Năm 2016: Nhận giải thưởng "Top 50 doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam 2016" do Hiệp hội phần mềm và dịch vụ CNTT Việt Nam Vinasa trao tặng
➢ Năm 2017: Tham gia soạn thảo Thông tư 22, xây dựng và triển khai hệ thống phần mềm quản lý cho Bộ GD&ĐT
➢ Năm 2019: là năm đánh dấu CSDL ngành Giáo Dục chính thức đi vào vận hành sau hai năm đầu thử nghiệm
➢ Năm 2020: là năm đánh dấu thị trường Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng và rất nhiều thị trường mới đạt được bước tiến quan trọng
Năm 2021, phần mềm giáo dục eNetViet đã vinh dự nhận giải “Sao Khuê” trong lĩnh vực quản lý dự án và hoạt động giáo dục, đánh dấu bước phát triển vượt bậc của eNetViet tại QIGroup.
➢ Năm 2023: Hướng tới một năm bùng nổ về cả doanh thu, quy mô và thương hiệu của QIGroup
2.1.3 Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty
QIGroup đang thực hiện nhiệm vụ xây dựng và triển khai hệ thống cơ sở dữ liệu giáo dục mầm non và phổ thông cho Bộ Giáo dục và Đào tạo, phục vụ cho 63 Sở Giáo dục và Đào tạo, 707 Phòng Giáo dục và Đào tạo, cùng hơn 50.000 trường học Hệ thống này sẽ quản lý hơn 22 triệu hồ sơ học sinh và hơn 1,3 triệu hồ sơ giáo viên trên toàn quốc.
Hệ thống CSDL mở rộng đang được triển khai hỗ trợ cho hơn 10.000 trường học tại nhiều tỉnh, thành phố, bao gồm Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Ninh Bình, Hải Dương, Tuyên Quang, Thanh Hóa, Hưng Yên và Trà Vinh.
• Triển khai dịch vụ liên lạc điện tử eNetViet có thu phí cho hơn 500.000 phụ huynh học sinh tham gia sử dụng tại hơn 500 trường học
❖ Cơ cấu tổ chức công ty:
Hình 1 2: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Tập Đoàn Công Nghệ Quảng Ích
( Nguồn: Phòng Hành Chính Nhân Sự )
Nhiệm vụ Phòng Kinh Doanh:
• Nghiên cứu các hình thức triển khai thực hiện việc tiếp cận tới thị trường mục tiêu và khách hàng
Thực hiện các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch hàng năm là rất quan trọng, bao gồm việc tính toán để lập báo cáo giá sản phẩm và dịch vụ Điều này giúp tạo cơ sở vững chắc cho việc thỏa thuận và ký hợp đồng với khách hàng.
Theo dõi và giám sát tiến độ các hoạt động trong kế hoạch kinh doanh của các phòng ban khác là nhiệm vụ quan trọng Mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với bộ phận triển khai vận hành giúp đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện đúng quy trình và đúng thời hạn.
Nhiệm vụ Phòng Chăm Sóc Khách Hàng:
Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng hiện tại, đồng thời tìm kiếm nguồn khách hàng mới là rất quan trọng Quản lý hiệu quả và mở rộng các dịch vụ gia tăng sẽ giúp nâng cao sự hài lòng và gắn bó của khách hàng.
Chúng tôi thường xuyên liên hệ với khách hàng qua các kênh trực tuyến và điện thoại để cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất Đồng thời, chúng tôi cũng thực hiện đào tạo và hướng dẫn khách hàng cách sử dụng sản phẩm và dịch vụ phần mềm của công ty một cách hiệu quả.
Nhiệm vụ Phòng Hành Chính Nhân Sự:
Tìm kiếm và thu hút ứng viên, sàng lọc CV, phỏng vấn và phối hợp với các phòng ban quản lý để lựa chọn ứng viên phù hợp cho các vị trí trong công ty.
CÁC GIẢI PHÁP GIÚP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN CÔNG NGHỆ QUẢNG ÍCH
Tối ưu hóa thời gian tuyển dụng ứng viên
Đội ngũ nhân viên HCNS của QIGroup đang nỗ lực cải thiện thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên bằng cách nâng cao kỹ năng đọc CV và đánh giá ứng viên trong quá trình phỏng vấn vòng 1 Họ tham gia các khóa học bồi dưỡng từ trưởng phòng HCNS có kinh nghiệm và kết hợp học online để thực hành hiệu quả trong tuyển dụng.
Nhân viên phòng HCNS cần phát triển kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm tuyển dụng thông qua thực hành và trao đổi kiến thức với đồng nghiệp Việc thực hiện tuyển dụng đúng yêu cầu từ các phòng ban là rất quan trọng QIGroup nên tổ chức các khóa học định kỳ để nâng cao kỹ năng tuyển dụng, khuyến khích nhân viên tham gia vào các chương trình đào tạo về công cụ tìm nguồn ứng viên, đọc hiểu hồ sơ, kỹ năng phỏng vấn, và các kênh tuyển dụng hiệu quả cho từng vị trí Điều này sẽ giúp nâng cao kỹ năng làm việc cho nhân viên trong phòng HCNS.
Lập File theo dõi thông tin ứng viên cho từng đợt tuyển dụng
Trong mỗi đợt tuyển dụng, nhân viên của QIGroup cần thiết kế một file lưu trữ thông tin ứng viên riêng biệt để quản lý chi tiết hồ sơ, kỹ năng và kinh nghiệm của từng ứng viên File này không chỉ giúp dễ dàng truy cập và xử lý thông tin mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ tuyển dụng, từ việc phân tích CV đến phỏng vấn và quyết định cuối cùng Việc sử dụng file theo dõi này tạo ra một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, đồng thời hình thành cơ sở dữ liệu quý giá cho công ty, giúp tìm kiếm và liên hệ với ứng viên phù hợp cho các đợt tuyển dụng trong tương lai.
Thiết lập kế hoạch tuyển dụng định kỳ
Để xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo định kỳ, công ty nên thiết lập kế hoạch theo quý Trưởng phòng HCNS và các trưởng bộ phận cần bổ sung đánh giá nhu cầu tuyển dụng vào các cuộc họp định kỳ về kết quả hoạt động kinh doanh Việc này có thể thực hiện thông qua khảo sát từ các trưởng nhóm quản lý, đánh giá hiệu suất làm việc hiện tại và dự đoán nhu cầu tương lai, đặc biệt trong các lĩnh vực như CSDL thư viện điện tử, học và thi trực tuyến, và eNetViet.
Sau khi đánh giá nhu cầu tuyển dụng, QIGroup cần xác định mục tiêu cụ thể về số lượng và chất lượng nhân sự cho mỗi quý, phù hợp với chiến lược phát triển của ban lãnh đạo Việc thường xuyên phân tích thị trường lao động sẽ giúp công ty hiểu rõ tình hình cung cầu, xu hướng tuyển dụng và mức lương, từ đó xây dựng kế hoạch tuyển dụng hợp lý cho quý tiếp theo Điều này không chỉ dự đoán chi phí tuyển dụng mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trong việc thu hút nhân sự Khi có kế hoạch tuyển dụng định kỳ, QIGroup sẽ hạn chế tình trạng bị động trong phòng HCNS và các phòng ban khác, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo các hoạt động chiến lược không bị trì hoãn.
Sử dụng nguồn nội bộ đạt hiệu quả tối đa
Nguồn tuyển dụng của QIGroup trong năm 2022 chủ yếu đến từ việc đăng tin trên các trang web tuyển dụng chính thức và các trang tìm kiếm việc làm Mặc dù
Thông báo tuyển dụng nội bộ của QIGroup sẽ được đăng tải trên các trang như website công ty, nhóm Zalo và Telegram Nội dung thông báo cần chỉ rõ các vị trí cần tuyển, yêu cầu công việc, kinh nghiệm, kỹ năng liên quan và hạn chót nộp hồ sơ Phòng HCNS có thể công bố thông tin này qua màn hình thông báo công ty, gửi thư đến các trưởng nhóm quản lý nhân viên hoặc trực tiếp đến toàn thể nhân viên trong công ty trước khi chuyển sang nguồn tuyển dụng online.
Giới thiệu ứng viên bởi nhân viên trong công ty là phương pháp hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng Nhân viên cấp trên có thể đề bạt cấp dưới, hoặc đồng nghiệp giới thiệu những ứng viên tiềm năng, giúp tiếp cận nguồn ứng viên chất lượng nhanh chóng.
Căn cứ vào thông tin trong thư mục hồ sơ nhân viên, QIGroup tối ưu hóa nguồn nhân lực nội bộ thông qua việc quản lý danh sách hồ sơ của tất cả nhân viên theo từng phòng ban Thư mục này được phòng HCNS quản lý và lưu trữ thông tin chi tiết về kỹ năng, trình độ giáo dục, bằng cấp, kinh nghiệm nghề nghiệp và sở trường của từng nhân viên Nhờ vào thông tin này, phòng HCNS có thể tìm kiếm ứng viên phù hợp và thảo luận với trưởng nhóm về việc luân chuyển nhân viên đến vị trí mới, căn cứ vào tình hình hiện tại của công ty.
Mở rộng nguồn tuyển dụng Online
Nguồn tuyển dụng online của QIGroup hiện rất đa dạng, tuy nhiên, cần xem xét mở rộng thêm các kênh tuyển dụng trên mạng xã hội Facebook và trang web tìm kiếm việc làm TopCV để nâng cao hiệu quả thu hút ứng viên.
❖ Trên nền tảng mạng xã hội Facebook
QIGroup nên tận dụng mạng xã hội Facebook như một nguồn ứng viên cho các đợt tuyển dụng định kỳ, vì nền tảng này có nhiều ưu điểm vượt trội so với các trang web tuyển dụng khác Facebook cho phép tăng cường sự phổ biến của bài viết thông qua các tương tác miễn phí từ người dùng, giúp Fanpage truyền tải thông tin tuyển dụng hiệu quả hơn Bên cạnh đó, các nhóm Facebook chuyên về tuyển dụng thu hút lượng thành viên quan tâm đến cơ hội việc làm tại các công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm nhân sự.
Trong đợt tuyển dụng nhân sự sắp tới, QIGroup nên thử nghiệm đăng tin tuyển dụng trên Fanpage chính thức và các nhóm thu hút người tìm việc, nhằm giúp nhân viên tuyển dụng và ứng viên dễ dàng kết nối với nhau.
Các nhóm tìm kiếm việc làm thu hút nhiều ứng viên đa dạng, giúp nhân viên phòng HCNS của QIGroup có cơ hội tham gia và đăng bài tuyển dụng hiệu quả.
• Group HR - TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ có 42.710 thành viên là cầu nối giữa nhà tuyển dụng và người tìm việc hiệu quả ở Thành phố Hà Nội và Thành phố
Hồ Chí Minh Đăng tin hoàn toàn miễn phí
Group HR - TUYỂN DỤNG với 409.390 thành viên là nền tảng lý tưởng cho nhà tuyển dụng đăng tin tuyển dụng một cách dễ dàng, giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tìm kiếm nơi đăng thông tin.
Nhóm Tuyển Dụng Việc Làm Sài Gòn - TP.HCM hiện có 365.002 thành viên, được thành lập với mục tiêu hỗ trợ các thành viên tìm kiếm việc làm phù hợp với năng lực và gần nơi làm việc.
• Group Tuyển Dụng Việc Làm Hà Nội có 351.504 thành viên được lập lên mục đích để hỗ trợ đăng bài tuyển dụng và tìm việc làm
• Group IT TUYỂN DỤNG - TÌM VIỆC LÀM có 150.355 thành viên là group
Khi đăng thông tin tuyển dụng trên Facebook, cần chú ý đến các yếu tố như vị trí tuyển dụng, mô tả công việc, yêu cầu, và cách thức nộp CV qua Gmail Bài đăng nên tập trung vào hình ảnh thu hút và nội dung hấp dẫn để tạo điểm nhấn, giúp thu hút sự chú ý của người dùng Nếu chỉ có nội dung mà thiếu hình ảnh, bài viết sẽ dễ bị bỏ qua Ngoài việc đăng trên Facebook, nhân viên tuyển dụng của QIGroup nên khuyến khích đồng nghiệp chia sẻ và bình luận để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp Bên cạnh đó, việc tạo một Fanpage trên LinkedIn để giới thiệu văn hóa công ty, cơ hội nghề nghiệp và các dự án đang triển khai sẽ giúp nâng cao hình ảnh tích cực với ứng viên LinkedIn cũng cho phép đăng bài theo nhóm, giúp tìm kiếm ứng viên phù hợp cho các vị trí cấp cao.
• Trên trang Web tìm kiếm việc làm TopCV
QIGroup nên cân nhắc chi phí khi đăng tin tuyển dụng trên TopCV trong các chiến dịch tuyển dụng định kỳ, bắt đầu bằng việc tạo Fanpage chính thức TopCV là một trong những trang web tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam, được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhờ vào cơ sở dữ liệu ứng viên đa dạng và chất lượng Việc sử dụng TopCV bên cạnh các trang web tìm kiếm việc làm khác như Vietnamnet và CareerBuilder sẽ giúp QIGroup tiếp cận những ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng, đồng thời tiết kiệm chi phí so với các kênh tuyển dụng truyền thống Ngoài ra, TopCV còn cung cấp các công cụ đánh giá hiệu quả tuyển dụng, hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện quy trình tuyển dụng.
Cải tiến nội dung của bảng thông báo tuyển dụng trên trang Web tuyển dụng 46 PHẦN 4: KẾT LUẬN
Bài thông báo tuyển dụng không chỉ đơn thuần thông báo nhu cầu tuyển dụng của công ty mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp của phòng HCNS QIGroup Mặc dù thông tin tuyển dụng được cung cấp đầy đủ chi tiết, hình ảnh của bài tuyển dụng vẫn còn đơn giản và chưa tạo ấn tượng mạnh mẽ với người xem Do đó, cần thiết kế mẫu thông báo tuyển dụng đẹp mắt và ấn tượng hơn để thu hút sự quan tâm của nhiều ứng viên.
Trong giai đoạn 2020-2022, QIGroup đã đối mặt với nhiều thách thức do suy thoái kinh tế từ dịch bệnh, nhưng nhờ vào chính sách đúng đắn của ban lãnh đạo và đội ngũ nhân sự chất lượng, công ty đã vượt qua khó khăn Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người, và mỗi công ty cần có kế hoạch phát triển phù hợp với sự thay đổi của môi trường Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự trở nên khó khăn hơn, yêu cầu phải chọn đúng người cho đúng việc để tránh tình trạng phải tuyển lại sau quá trình thử việc Bài báo cáo này sẽ phân tích quy trình tuyển dụng của QIGroup trong giai đoạn 2020-2022, chỉ ra những điểm tích cực và hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tuyển dụng tại QIGroup.
• Cải thiện kỹ năng đọc CV ứng viên, kỹ năng đánh giá ứng viên khi tham gia quá trình sơ tuyển/ phỏng vấn vòng 1
• Lập File theo dõi thông tin ứng viên cho từng đợt tuyển dụng
• Thiết lập kế hoạch tuyển dụng định kỳ theo từng quý
• Sử dụng nguồn nội bộ đạt hiệu quả tối đa
• Mở rộng nguồn tuyển dụng Online thông qua trang mạng xã hội Facebook, LinkedIn, trang web tìm kiếm việc làm TopCV
• Cải tiến hình ảnh nội dung của bảng thông báo tuyển dụng trên trang Web tuyển dụng chính thức của QIGroup
Trước tác động của cách mạng công nghệ 4.0, Việt Nam đang đổi mới mô hình tăng trưởng và cơ cấu lại nền kinh tế dựa vào khoa học, công nghệ và trí tuệ nhân tạo Để nâng cao năng suất và chất lượng lao động, nhà nước chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực, tạo cơ hội đào tạo nhằm phát triển nhân tài Điều này mở ra cơ hội cho các công ty, như QIGroup, thực hiện trách nhiệm giáo dục và tham gia vào đổi mới giáo dục truyền thống QIGroup không chỉ nghiên cứu và phát triển công nghệ phục vụ giáo dục mà còn triển khai chiến lược kinh doanh bền vững, tạo môi trường làm việc năng động cho nhân viên, từ đó góp phần xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao và gắn kết giữa nhân viên và công ty.
Sự bùng nổ công nghệ giáo dục mở đã dẫn đến các phương thức giáo dục phi truyền thống, với vai trò quan trọng của các công ty phát triển phần mềm giáo dục Những đổi mới này không chỉ thúc đẩy sự phát triển của nền giáo dục mà còn hướng đến việc phát triển con người toàn diện Mục tiêu chính là đổi mới tư duy tích cực và tìm kiếm mô hình phát triển phù hợp với tình hình đất nước, nhằm tạo ra cơ hội học tập chất lượng hơn cho mọi người.