Trang 1 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: PHÙNG ANH TUẤN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu ủy thác tại Công Ty Cổ phần Qu
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA DOANH NGHIỆP
Khái quát chung về công ty cổ phần quốc tế unlimited access việt nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên Công ty: Công ty Cổ phần Quốc tế Unlimited Access Việt Nam Địa chỉ: Số 6 Nguyễn Trung Trực, Quận Bình Thạnh TP Hồ Chí Minh
Giám đốc/Đại diện pháp luật: Hoàng Văn Nam
Giấy phép kinh doanh: 0316096435 - Ngày cấp: 10/01/2020
Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp tư nhân Điện thoại: 0902258007
Hình 2-1 Logo công ty Unlimited Access Việt Nam
Công ty CPQT Unlimited Access Việt Nam chính thức hoạt động từ ngày 15/01/2020 và đã được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vào ngày 10/01/2023 Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại số 6 Nguyễn Trung Trực, Phường.
5, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
Công ty đã trải qua quá trình phát triển và hiện cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng trong việc bán hàng trên sàn Alibaba, cũng như nhập khẩu hàng hóa từ các nền tảng thương mại điện tử của Trung Quốc.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty CPQT Unlimited Access Việt Nam đang cung cấp 2 loại dịch vụ chính:
Dịch vụ mở tài khoản và chăm sóc gian hàng trên sàn TMDT Alibaba
Công ty bán cho khách hàng các gói bán hàng trên Alibaba tùy theo nhu cầu của khách, có các gói như sau:
Ngoài ra công ty còn cung cấp dịch vụ chăm sóc gian hàng cho khách hàng
Dịch vụ ủy thác Nhập khẩu
Công ty sẽ đứng ra thay mặt khách hàng đảm nhận các khâu sau:
Tìm kiếm nhà cung cấp với giá cả hợp lý là bước đầu tiên, sau đó cần kiểm tra độ uy tín của họ để đảm bảo chất lượng Tiến hành đàm phán giá để đạt được mức giá tốt nhất cho khách hàng, đồng thời thương thảo về phương thức thanh toán và giao hàng Cuối cùng, ký hợp đồng với nhà cung cấp để bảo vệ quyền lợi đôi bên.
Công ty sẽ đảm nhận trách nhiệm đứng tên trên các chứng từ và tờ khai nhập khẩu, đồng thời thanh toán toàn bộ các khoản phí liên quan, bao gồm phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, thuế VAT, phí ủy thác xuất nhập khẩu, phí kê khai hải quan và chi phí xin cấp phép.
Trước đây công ty nhập nhiều mặt hàng khác nhau, quần áo, đồ gia dụng Nhưng
Từ năm 2023, MSSV 2054122051 đã chuyển đổi chiến lược kinh doanh sang cung cấp thiết bị máy móc và dây chuyền sản xuất cho các nhà máy Điều này xuất phát từ nhu cầu gia tăng của nhiều đơn vị đặt hàng hộ từ Trung Quốc, vì vậy công ty quyết định tập trung vào thế mạnh của mình trong lĩnh vực máy móc và dây chuyền sản xuất phức tạp.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
Công ty CPQT Unlimited Access Việt Nam được tổ chức với Giám đốc Hoàng Văn Nam là người sáng lập và đứng đầu, cùng với 5 phòng ban chính: Phòng Kinh doanh xuất khẩu, Phòng Kinh doanh nhập khẩu, Phòng Chăm sóc khách hàng, Phòng Hành chính – Nhân sự và Phòng Kế toán.
Phòng kinh doanh xuất khẩu
Phòng chăm sóc khách hàng
Phòng kinh doanh nhập khẩu
Phòng Hành chính - Nhân sự Phòng Kế toán
Hình 2-2 Mô hình phòng ban tại Công ty Unlimited Access Việt Nam
(Nguồn: Phòng Hành Chính - Nhân Sự công ty Unlimited Access)
Phòng Kinh doanh xuất khẩu
Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu bán hàng qua sàn Alibaba
Chào bán các gói dịch vụ công ty đang cung cấp cho khách hàng
Chăm sóc khách hàng, giải quyết những khiếu nại, thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ công ty
Phòng Kinh doanh nhập khẩu
Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhập khẩu máy móc và thiết bị qua mạng xã hội, trang web doanh nghiệp và hệ thống CRM của Alibaba Sau khi nhận được nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp trên Alibaba, 1688, Taobao, Tmall với nguồn hàng, giá cả và chất lượng dịch vụ phù hợp Đàm phán giá cả, điều khoản thanh toán và vận chuyển, sau đó lập file báo giá gửi cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý, lập hợp đồng và gửi đề nghị thanh toán Nhận cọc từ 50-70% giá trị đơn hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, và thuê bên vận chuyển để giao hàng về Việt Nam theo thỏa thuận Cuối cùng, giao hàng cho khách hàng.
Phòng chăm sóc khách hàng:
Phòng chăm sóc khách hàng có trách nhiệm hỗ trợ và giải quyết các vấn đề của khách hàng đã ký hợp đồng với công ty, đảm bảo sự hài lòng trong quá trình hợp tác Bên cạnh đó, phòng cũng quản lý và chăm sóc các gian hàng của khách hàng trên các sàn thương mại điện tử, giúp đảm bảo rằng không có đơn hàng nào bị bỏ sót, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm của khách hàng.
Phòng Hành chính – Nhân sự:
Phòng hành chính nhân sự đảm nhiệm việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, đồng thời đánh giá hiệu suất làm việc của họ Ngoài ra, phòng cũng có nhiệm
Chịu trách nhiệm xây dựng chế độ lương thưởng cho nhân viên và kiểm tra dòng tiền ra vào của công ty, đồng thời thực hiện báo cáo thuế và nộp thuế Ngoài ra, còn xét duyệt các hóa đơn của nhân viên trong quá trình làm việc.
2.1.4 Năng lực của công ty
Công ty CPQT Unlimited Access Việt Nam đi vào hoạt động từ ngày 15/01/2020 với vốn điều lệ là 10 tỷ đồng
Công ty Unlimited Access đã hình thành và phát triển với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và nhiệt huyết, sở hữu nhiều kinh nghiệm cùng kiến thức chuyên môn sâu rộng Hiện tại, phòng Kinh doanh có 5 nhân viên, phòng Hành chính – Nhân sự có 1 nhân viên và phòng Kế toán cũng có 1 nhân viên.
2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 2-1 Thống kê kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị tính: Triệu đồng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty UNI Việt Nam, 2023)
Giai đoạn 2020-2022, doanh thu tăng nhưng năm 2021 do dịch bệnh khiến doanh thu giảm nhưng tăng lại khi dịch COVID-19 được kiểm soát
Doanh thu: Năm 2020 so với năm 2021, doanh thu của doanh nghiệp giảm mạnh là
Doanh thu năm 2022 đạt 5 tỷ 54 triệu đồng, tăng 42,9% so với năm 2021, cho thấy sự phục hồi tích cực và ổn định của doanh nghiệp sau những thách thức trong năm 2021 Mặc dù giảm 13,9% xuống còn 1 tỷ 908 triệu đồng trong một giai đoạn trước đó, sự tăng trưởng này đánh dấu bước tiến quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Chi phí của công ty đã tăng lên đáng kể do nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, dẫn đến việc tuyển dụng thêm nhiều nhân sự Bên cạnh đó, hoạt động Marketing cũng được đẩy mạnh để thu hút thêm khách hàng nội địa.
Công ty triển khai nhiều chính sách phúc lợi và lương thưởng hấp dẫn, cùng với các hoạt động team building nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc và tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên.
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Kết quả kinh doanh giai đoạn 2020-2022
Hình 2-3 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2022 của công ty
Hiện trạng hoạt động dịch vụ nhập khẩu ủy thác của công ty cpqt unlimited
CPQT Unlimited Access Việt Nam
Hiện nay, nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc rất lớn, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro trong mua bán quốc tế như đàm phán, tìm nhà cung cấp uy tín, thanh toán và vận chuyển về Việt Nam Do đó, hoạt động nhập khẩu ủy thác đã ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của cá nhân và tổ chức muốn nhập hàng một cách an toàn.
Quy trình triển khai dịch vụ nhập khẩu ủy thác của công ty gồm các bước sau:
1 Tìm khách hàng có nhu cầu
2 Tìm kiếm nhà cung cấp
3.Thương lượng giá, lượng đặt hàng giữa các bên
4 Nhập sản phẩm mẫu 5 Ký kết hợp đồng nhập khẩu
6 Khai báo thủ tục hải quan
8 Làm thủ tục hải quan
9 Vận chuyển hàng về kho
10 Thanh toán cho nhà cung cấp
Sơ đồ 2.2: Nghiệp vụ mua hàng hóa quốc tế của Công ty Cổ phần Quốc tế Unlimited Access Việt Nam ( Nguồn : Phòng Nhập Khẩu Công ty UNI Việt Nam, 2023)
Dưới đây là một ví dụ minh họa về quy trình đặt hàng sản phẩm van thủy lực, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình nhập khẩu của công ty.
Bước 1: Tìm khách hàng có nhu cầu
Khách hàng chủ yếu được lấy từ hệ thống dữ liệu khách hàng của Alibaba (CRM) Để tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng, nhân viên phòng nhập khẩu cần lựa chọn những khách hàng có thông tin đầy đủ như số điện thoại, email, tên doanh nghiệp, hoặc những khách hàng vừa truy cập vào Alibaba trong vòng 2-3 tháng gần đây.
Khách hàng dưới đây muốn nhu cầu nhập khẩu van thủy lực monoblock, công suất
160 – 300L/phút, áp suất 31,5 Mpa Sau khi thảo luận, khách hàng đã thống nhất với nhân viên nhập khẩu thông số và mẫu sản phẩm dưới đây:
Hình 2.2 Thông số kỹ thuật và yêu cầu về sản phẩm máy Van thủy lực – MonoBlock
Bước 2 : Tìm kiếm nhà cung cấp
Nhân viên nhập khẩu thường truy cập các trang thương mại điện tử như Alibaba, 1688, Taobao và Tmall để khảo sát sản phẩm Họ thường chọn từ 5-10 nhà cung cấp uy tín có dấu tích xanh Verified để so sánh giá cả Cuối cùng, họ quyết định chọn Công ty thương mại Dinghong Quảng Châu, Công ty máy móc thiết bị Hà Bắc và Công ty máy thủy lực Thái Châu, tất cả đều có dấu Verified và đã hoạt động trên sàn hơn 6 năm.
Bước 3 : Thương lượng giá, lượng đặt hàng
Sau khi chọn lựa được các nhà cung cấp uy tín, nhân viên sẽ tiến hành khảo giá sản
24 MSSV: 2054122051 phẩm và đàm phán giá để được giá tốt nhất cho khách hàng, quy trình đàm phán giá được tiến hành như sau:
Công ty Thương mại Dinghong Quảng Châu
Báo giá CIF 16 CIF Cát Lái, thanh toán TT 100% trả sau
Thông số sản phẩm: 2 loại là 1P40 G1/2 và 1P40 G3/8, lưu lượng tối đa là 1600L/phút và 300L/phút Đơn đặt hàng tối thiểu 300 chiếc/loại
Công ty máy thủy lực Thái Châu
Báo giá FOB XinGang 10.5 USD mỗi loại, thanh toán TT 100% trả sau
Thông số sản phẩm: loại 1P40 G1/2 và loại 1P40 G3/8, lưu lượng tối đa là 120 – 250 (L/phút)
Do đơn đặt hàng của khách không đạt số lượng tối thiểu yêu cầu, nhân viên nhập khẩu tại Máy móc thiết bị Hà Bắc cần loại nhà cung cấp này khỏi danh sách lựa chọn.
Khách hàng yêu cầu hàng hóa phải có sẵn để nhanh chóng nhập về, do không có nhiều thời gian chờ đợi quá trình sản xuất từ nhà máy Để đáp ứng nhu cầu này, nhân viên công ty đang tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp.
Công ty thương mại Dinghong Quảng Châu
Giảm giá còn 10,25 USD CIF mỗi loại, điều kiện phải mua 200 chiếc/loại Nhà cung cấp có sẵn hàng
Công ty máy thủy lực Thái Châu
Nhà cung cấp không có sẵn hàng trong kho, nên không đàm phán thêm
Nhân viên đã báo giá tổng cộng 11,75 USD, bao gồm phí địa phương và lợi nhuận 10% trên đơn hàng Sau đó, khách hàng quyết định mua thêm 50 chiếc sản phẩm loại 2P40 G1/2, với giá báo từ nhà cung cấp là 15,95 USD mỗi chiếc.
Khách hàng đồng ý mức giá nhưng yêu cầu thay đổi chất lượng sản phẩm Loại 1P40 G1/2, 2P40 G1/2, 1P40 G3/8 lưu lượng ban đầu 120-150 (L/phút) đến 160-300 (L/phút)
Nhân viên đã thảo luận lại với nhà cung cấp về thông số sản phẩm, và nhà cung cấp đã đồng ý với các thông số này cùng mức giá tương đương Sau đó, nhân
Hình 2.3 Dự toán đơn hàng (Nguồn: Phòng nhập khẩu Công ty UNI Việt Nam,
Sau đó nhân viên lên làm file báo giá gửi khách
Hình 2-4 Dự toán đơn hàng
Hình: Báo giá dịch vụ cho khách hàng
Bước 4: Ký kết hợp đồng
Vào ngày 9 tháng 2 năm 2023, Công ty Cổ phần quốc tế Unlimited Access Việt Nam đã ký hợp đồng kinh tế mua van thủy lực từ Công ty thương mại Dinghong Quảng Châu, với các điều khoản cơ bản được thống nhất giữa hai bên.
Mã số hợp đồng HBS-20230209 ký ngày 9/2/2023
Mua Van Thủy Lực với 3 loại: 1P40 G1/2, 2P40 G1/2,1P40 3G/8 xuất xứ Trung Quốc
Giá trị đơn hàng 167,903,089 VND
Cảng xuất: XinGang, Trung Quốc
Cảng nhập: Cát Lái, TP.HCM Điều kiện Incoterm: CIF 2020
Giá CIF : 1P40 G1/2 11,25 USD, 2P40 G1/2 17,45 USD, 1P40 3G/8 11,25 USD
Tỷ giá thời điểm hiện tại: 1 USD = 28/411 VND
Phương thức thanh toán: Telegraphic Transfer ( T/T)
Bước 5: Nhập sản phẩm mẫu và chứng từ
Diện nhập khẩu: hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu theo điều kiện
Nhân viên sẽ tiến hành đàm phán với nhà cung cấp nhập khẩu hàng mẫu nhằm kiểm định chất lượng Sau đó, họ sẽ chuẩn bị các thủ tục và giấy tờ cần thiết cho việc nhập khẩu Đơn vị vận chuyển ViettelPost sẽ thực hiện việc nhập khẩu vào ngày 15/02.
Danh sách hồ sơ giấy tờ làm thủ tục nhập gồm: Tờ khai hải quan, commercial invoice, bill of lading, packing list, sale contract, C/O, C/Q
Công ty CPQT UNI Việt Nam đã nhận bộ hồ sơ nhập khẩu từ công ty Thương mại Dinghong Quảng Châu, bao gồm 3 bản clean bill of lading, 3 hợp đồng mua bán, 3 danh sách đóng gói và 1 giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Sau khi UNI Việt Nam kiểm tra qua Email không có gì sai sót, công ty DingHong gửi bộ chứng từ gốc cho UNI Việt Nam
Bước 6: Khai báo hải quan
Khai báo hải quan trực tuyến sẽ được thực hiện theo các bước sau:
Bước đầu tiên là truy cập vào phần mềm ECUS (VNACCS/VCIS) và chọn mục "Tờ khai xuất nhập khẩu" để điền đầy đủ thông tin cần thiết Sau đó, bạn cần vào tab "Danh sách tờ khai nhập khẩu" để sao chép tờ khai và chỉnh sửa những thông tin sai sót.
Bước 2: Vào mục “Thông tin chung”, nhập thông tin cần khai báo, điền đầy đủ những thông tin có dấu “*”
Bước 3: Vào mục “Thông tin chung 2” để khai dữ liệu cho hóa đơn thương mại
Để khai báo chính xác ở tab “Phân loại sản phẩm”, bạn cần biết mã HS Code hàng hóa, vì điều này ảnh hưởng đến thuế suất của mặt hàng nhập khẩu, bao gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
28 MSSV: 2054122051 trả lại tờ khai, dẫn đến trì hoãn quá trình nhập khẩu lô hàng
Mã HS code của mặt hàng Van thủy lực là : 848120
Bước 5: Để hoàn tất việc khai báo, bạn cần vào mục “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu” Sau khi khai báo xong, tờ khai sẽ được truyền vào hệ thống dữ liệu của Hải quan Lưu ý rằng việc khai báo yêu cầu có chữ ký số.
Nếu thành công, hệ thống sẽ gửi lại tờ khai và bản sao tờ khai với thông tin thuế và khai báo Nhân viên phòng nhập khẩu sẽ kiểm tra thông tin trong “Khai báo Hải quan Nhập khẩu” Hàng hóa sẽ được phân loại thành ba mức: “Xanh”, “Vàng”, và “Đỏ”.
Bước 7: Nhận lệnh giao hàng
ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP
Hoàn thiện website công ty
Công ty nên chú trọng đầu tư vào website của mình, vì hầu hết khách hàng thường truy cập để tìm hiểu về các dự án và thiết bị mà công ty đã thực hiện Bên cạnh đó, việc đăng tải nhiều bài viết chất lượng liên quan đến dịch vụ nhập khẩu ủy thác sẽ giúp tăng lượng tìm kiếm và thu hút sự quan tâm từ khách hàng tiềm năng.
Tạo chiến lược marketing hiệu quả
Mạng xã hội tại Việt Nam có tiềm năng phát triển lớn với 58 triệu người dùng (Theo We are social) UNI Việt Nam cần thành lập một nhóm chuyên quản lý Social Media, thiết lập lịch trình cụ thể cho nội dung bài viết hàng tuần và sáng tạo nhiều nội dung chất lượng Điều này sẽ giúp tăng cường sự quan tâm đến các dịch vụ nhập khẩu ủy thác.
Đào tạo nhân viên chuyên môn giúp tối ưu hóa khả năng sử dụng công cụ, tiết kiệm chi phí và tiếp cận hiệu quả đối tượng khách hàng mục tiêu cũng như thị trường mà công ty đang nhắm đến.
Đẩy mạnh việc đào tạo nhân sự
Thương mại quốc tế đang trở thành xu hướng tương lai, vì vậy các công ty cần tăng cường đào tạo về xuất nhập khẩu, thuế quan và rủi ro trong giao thương, đặc biệt với Trung Quốc, nơi cung cấp phần lớn hàng hóa và máy móc Việc hiểu rõ các rào cản, giấy tờ và thủ tục pháp lý giữa hai nước sẽ giúp nhân viên, đặc biệt là nhân viên sales, giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng, từ đó nâng cao niềm tin vào dịch vụ của công ty.