Tạ Thị Kiều An và cộng sự,2010Theo TCVN ISO 8401:1999: “Quản lý chất lượng là những hoạt động của chứcnăng quản lý chung nhằm xác định chính sách chất lượng và thực hiện thông qua cácbiệ
Lý do lựa chọn đề tài
Ngày nay, xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế mạnh mẽ đang tạo ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp Việt Nam, nhưng cũng đặt ra thách thức lớn từ sản phẩm nhập khẩu chất lượng cao và yêu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng Khi đời sống được nâng cao, khách hàng chú trọng hơn đến chất lượng sản phẩm bên cạnh giá cả và số lượng, dẫn đến việc họ đặt ra tiêu chuẩn khắt khe hơn Do đó, việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng phù hợp, đặc biệt là tiêu chuẩn ISO 9001:2015, trở nên cần thiết để nâng cao uy tín doanh nghiệp và sự hài lòng của khách hàng.
Đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt khẳng định vị trí doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp cần chú trọng vào hệ thống quản lý chất lượng và nghiên cứu phát triển sản phẩm đạt tiêu chuẩn tối ưu để nâng cao sự hài lòng của khách hàng, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận Chất lượng sản phẩm tốt không chỉ tạo dựng niềm tin mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt người tiêu dùng, là cơ sở cho sự phát triển bền vững Đặc biệt trong lĩnh vực chăn nuôi gia súc, chất lượng thức ăn cho vật nuôi cần được đảm bảo, tránh dư thừa hóa chất độc hại ảnh hưởng đến sức khỏe con người Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và nghiên cứu sản phẩm dinh dưỡng bổ sung cho vật nuôi.
Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P cam kết cung cấp chuỗi thức ăn cho vật nuôi chất lượng cao, không chứa dư lượng hóa chất và kháng sinh, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn cho phép Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Hiện nay, R.E.P đang nỗ lực hoàn thiện để trở thành một trong những công ty hàng đầu về sản phẩm công nghệ cao với chi phí hợp lý Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, công ty vẫn gặp một số vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Vì vậy, tác giả nghiên cứu nhằm phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại công ty và đề xuất các giải pháp cải tiến.
Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại Công ty Cổ phần Công nghệ sinh học R.E.P cho thấy những điểm mạnh và hạn chế trong quy trình hiện tại Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng cho thấy cần cải thiện một số khía cạnh để đáp ứng tiêu chuẩn Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 sẽ giúp Công ty tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất hoạt động.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp định tính được thực hiện thông qua việc phỏng vấn các nhân viên trong phòng Đảm bảo chất lượng cùng với các phòng ban liên quan, nhằm thu thập thông tin về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại Công ty.
Phương pháp định lượng: Từ những thông tin và dữ liệu thu thập được tiến hành thống kê mô tả.
Kết cấu các chương của báo cáo
Chương 1: Giới thiệu Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Chương 3: Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P
Chương 4: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P
GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SINH HỌC R.E.P 4
Tổng quan về Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P
1.1.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty
Hinh 1.1: Biểu tượng của Công ty
Nguồn: Tác giả sưu tầm
Tên công ty: Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P
Tên viết tắt: R.E.P Biotech JSC Địa chỉ: 10 Đường 8, P Long Trường, TP Thủ Đức, TP HCM
Công ty Cổ phần Công nghệ sinh học R.E.P, được thành lập vào ngày 20/04/2004, do Ông Ngô Quốc Cường lãnh đạo, quy tụ đội ngũ kỹ sư công nghệ sinh học và nhân viên chuyên môn dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất.
Công ty đã phát triển thành một trong những nhà sản xuất probiotics hàng đầu, chuyên cung cấp các chế phẩm dinh dưỡng công nghệ sạch và tăng cường miễn dịch cho vật nuôi Để đạt được điều này, công ty đầu tư vào hệ thống trang thiết bị hiện đại và áp dụng quy trình công nghệ tiên tiến Nguyên liệu sản xuất được chọn lọc từ các nhà cung cấp uy tín trong và ngoài nước, đảm bảo chất lượng Quy trình sản xuất được kiểm soát chặt chẽ, và công ty còn trang bị phòng thí nghiệm hiện đại để nghiên cứu, nuôi cấy và chọn lọc các chủng vi sinh vật hữu ích Hiện tại, công ty đã xây dựng bộ sưu tập với hơn 100 chủng vi sinh vật phù hợp với điều kiện chăn nuôi tại Việt Nam.
Hinh 1.2: Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P
Nguồn: Tác giả sưu tầm
Công ty hiện có hơn 100 sản phẩm dinh dưỡng bổ sung và chức năng phòng bệnh cho vật nuôi, nhằm nâng cao năng suất chăn nuôi Chúng tôi tập trung vào "Giải pháp công nghệ sạch cho chăn nuôi – Chăn nuôi an toàn và bền vững," giúp người chăn nuôi kiểm soát chi phí đầu tư và tối đa hóa lợi nhuận Công ty đang nỗ lực hoàn thiện để trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ cao với chi phí hợp lý cho vật nuôi.
Năm 2004: Thương hiệu R.E.P Biotech ra đời Nghiên cứu và phát triển các chủng Vi sinh: Bacillus spp và Lactobacillus spp.
Năm 2011: Xây dựng và phát triển nhà máy đầu tiên.
Năm 2014: Mở rộng kinh doanh Phát triển sản phẩm PREMIX cho heo.
Vào năm 2017, trước nhu cầu phát triển, HĐQT đã quyết định chuyển đổi thành “Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P” Sự chuyển đổi này đánh dấu cột mốc quan trọng khi R.E.P được người tiêu dùng bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lượng cao năm 2017”.
Không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng, năm 2018 công ty xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Vào năm 2019, R.E.P được công nhận về tiến bộ kỹ thuật trong lĩnh vực chăn nuôi, khẳng định vai trò tiên phong trong nghiên cứu và phát triển nhằm hướng tới nền nông nghiệp sạch và bền vững.
Năm 2021, công ty đã xây dựng thành công nhà máy mới đạt chuẩn GMP WHO.
Hinh 1.3: Lịch sử hinh thành và phát triển của Công ty
Nguồn: Tác giả sưu tầm
1.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi
Tầm nhin: Trở thành thương hiệu hàng đầu cung cấp giải pháp chăn nuôi bền vững và thực phẩm an toàn giúp nâng cao chất lượng cuộc sống.
– Mang lại giá trị nghề nghiệp và sự thịnh vượng cho nhân viên.
– Luôn thoả mãn nhu cầu và gia tăng giá trị đầu tư cho khách hàng.
– Cống hiến cho xã hội những sản phẩm mang tính thời đại.
– Giá trị và chất lượng sản phẩm là trọng tâm.
– Lợi ích của khách hàng là then chốt.
– Thu nhập của nhân viên là trách nhiệm.
– Chia sẻ với cộng đồng là nghĩa vụ.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Hinh 1.4: Sơ đồ tổ chức của Công ty
Nguồn: Phòng Đảm bảo chất lượng
Cơ cấu tổ chức của nhà máy được chia thành nhiều cấp bậc, bắt đầu từ Hội đồng quản trị, đứng đầu là Tổng Giám đốc, người có trách nhiệm và quyền hạn cao nhất Dưới Tổng Giám đốc là các Giám Đốc Kinh Doanh, Giám Đốc Tổng Hợp, Giám Đốc Chất Lượng và Giám Đốc Sản Xuất Tiếp theo là các bộ phận và phòng ban liên quan, dưới mỗi bộ phận là các phòng ban và nhân viên với nhiệm vụ và chức năng khác nhau.
1.1.5 Ngành nghề kinh doanh của Công ty
Công ty sản xuất và kinh doanh các sản phẩm:
– Chế phẩm dinh dưỡng, sinh học, chức năng cho gia cầm, gia súc, thuỷ sản.
– Premix tự trộn cho gia cầm, gia súc.
– Sản phẩm xử lý môi trường và vệ sinh môi trường, nguồn nước.
– Dòng thuốc thú y nhập khẩu.
Công ty R.E.P là đối tác của những khách hàng thân thiết như Vinamilk, Nutifood, Emivest, JAPFA, CJ Việt Nam, Việt Úc AGRI, Tập Đoàn Hùng Nhơn, …
Hinh 1.5: Hinh ảnh sản phẩm của Công ty
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Bảng 1.1: Một số sản phẩm của Công ty
Sản phẩm Mô tả sản phẩm
Hình 1.6: Sản phẩm Chế phẩm bổ sung
Vitamin & Probiotic cao cấp cho gia súc, gia cầm AVITARICH
AVITARICH là một sản phẩm hoàn hảo kết hợp Vitamin, Probiotic và các hoạt chất tăng cường hệ miễn dịch, chuyên dụng cho gia súc và gia cầm Sản phẩm này không chỉ nâng cao năng suất sản xuất mà còn giúp ổn định hệ tiêu hóa, phòng ngừa các vấn đề như tiêu chảy và khô phân Đồng thời, AVITARICH còn giảm thiểu mùi hôi trong phân do NH3, H2S gây ra.
NUTRILACZYM là sản phẩm sinh học chứa các vi khuẩn có lợi với khả năng hoạt động mạnh mẽ, giúp cân bằng và ổn định hệ vi sinh đường ruột của gia súc và gia cầm.
PREMIX-036 là một phức hợp hoàn hảo kết hợp giữa Vitamin, Khoáng, Probiotic và các hoạt chất sinh học, cung cấp đầy đủ dinh dưỡng cần thiết cho heo thịt trong giai đoạn phát triển Sản phẩm này đảm bảo cung cấp đủ vitamin và khoáng vi lượng để hỗ trợ sự phát triển nhanh chóng của heo.
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Một số khái niệm cơ bản về HTQLCL
2.1.1 Khái niệm về chất lượng
Chất lượng hiện nay được hiểu và định nghĩa theo nhiều cách khác nhau trên toàn cầu, phản ánh sự đa dạng trong quan điểm của từng cá nhân và tổ chức Khái niệm này xuất hiện phổ biến trong sách báo, tài liệu và đời sống hàng ngày, nhưng việc hiểu rõ về chất lượng lại không hề đơn giản Mỗi tổ chức, tùy theo mục tiêu kinh doanh và sản xuất, sẽ có những định nghĩa chất lượng riêng biệt Dưới đây là một số khái niệm về chất lượng đã được các chuyên gia tư vấn công nhận từ lâu.
- Theo Crosby (1979): “Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu”.
According to the European Organization for Quality Control, quality is defined as the degree to which a product meets consumer requirements This perspective emphasizes the importance of aligning products with the expectations and needs of users.
- Giáo sư người Mỹ Juran (1988) có viết trong Juran’s Quality Handbook là
“Chất lượng là sự phù hợp với mục đích hoặc sử dụng”.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, chất lượng được định nghĩa là mức độ mà các đặc tính vốn có của một đối tượng đáp ứng các yêu cầu Các đặc tính này bao gồm đặc tính vật lý, cảm quan, hành vi, thời gian và chức năng Đối tượng có thể là sản phẩm, dịch vụ, quá trình, cá nhân, tổ chức, hệ thống hoặc nguồn lực Các yêu cầu liên quan đến nhu cầu hoặc mong đợi của khách hàng, bao gồm yêu cầu đối với sản phẩm, quản lý chất lượng và yêu cầu chất lượng.
2.1.2 Khái niệm về quản lý chất lượng
Chất lượng không phải là ngẫu nhiên mà là kết quả của sự kết tinh từ nhiều yếu tố và quy trình liên quan chặt chẽ với nhau Để đạt được chất lượng mong đợi hoặc vượt qua sự kỳ vọng, cần phải quản lý và kiểm soát hiệu quả các yếu tố này Các hoạt động hướng tới chất lượng được gọi là quản lý chất lượng.
Quản lý chất lượng, theo TCVN ISO 8401:1999, là hoạt động của chức năng quản lý nhằm xác định và thực hiện chính sách chất lượng Điều này được thực hiện thông qua các biện pháp như lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong hệ thống chất lượng.
Quản lý chất lượng, theo TCVN ISO 9000:2000 và TCVN ISO 9000:2007, bao gồm các hoạt động phối hợp nhằm định hướng và kiểm soát chất lượng của tổ chức.
2.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng
Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, các tổ chức cần duy trì chất lượng và hiệu quả kinh tế cao để xây dựng lòng tin với khách hàng và các bên liên quan Để đạt được điều này, tổ chức cần phát triển chiến lược và mục tiêu rõ ràng, cùng với chính sách, cơ cấu tổ chức và nguồn lực phù hợp nhằm thiết lập hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả Hệ thống này phải hỗ trợ cải tiến chất lượng liên tục, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng cũng như các bên liên quan.
Theo TCVN ISO 9000:2007: “Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng.”
2.1.3.2 Các nguyên tắc của HTQLCL (Phan Xuân Lam Tuyến, 2017)
Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
Lãnh đạo cao nhất của tổ chức cần nỗ lực thực hiện thành công Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) Họ có trách nhiệm xác định mục tiêu và chính sách chất lượng, đồng thời thiết lập sự thống nhất về mục tiêu giữa các phòng ban trong tổ chức.
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trinh
Quản lý các hoạt động liên quan trong tổ chức như một quá trình giúp đạt được hiệu quả cao hơn cho các kết quả dự kiến Việc tiếp cận theo quy trình cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các quá trình trong hệ thống.
Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng
Các hành động và quyết định của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) cần phải dựa trên thông tin đáng tin cậy và được hình thành từ việc phân tích dữ liệu một cách kỹ lưỡng.
Nguyên tắc 7: Quản lý các mối quan hệ
Các doanh nghiệp cần xây dựng, quản lý và phát triển mối quan hệ với các bên liên quan, xác định rõ những bên có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu suất Việc này sẽ giúp cả hai bên hỗ trợ lẫn nhau, tạo ra giá trị và đạt được mục tiêu chung.
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế phát triển Tiêu chuẩn này, có tên đầy đủ là ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu, được sử dụng để đánh giá và chứng nhận sự phù hợp của HTQLCL trong các tổ chức Phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 5 vào năm 2015.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cung cấp các chuẩn mực để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) hiệu quả, nhằm kiểm soát rủi ro và ngăn ngừa sai sót trong sản xuất và cung cấp sản phẩm/dịch vụ Khi áp dụng tiêu chuẩn này, doanh nghiệp sẽ có phương pháp làm việc khoa học, đảm bảo sự nhất quán trong quy trình hoạt động, đồng thời loại bỏ các thủ tục không cần thiết Điều này giúp giảm thiểu rủi ro, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do sai sót, nâng cao năng lực trách nhiệm và ý thức của cán bộ công nhân viên.
2.2.2 Cấu trúc tiêu chuẩn theo chu trình PDCA
Chu trình PDCA là một phương pháp có thể áp dụng cho mọi quy trình và cho toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Đây là một phần của sự cải tiến trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015 PDCA bao gồm các bước lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng.
– Plan: thiết lập các mục tiêu, các quá trình, và nguồn lực cần để đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra.
– Do: thực hiện các kế hoạch đã hoạch định.
– Check: giám sát và đo lường đầu ra so với mục tiêu đã hoạch định.
– Act: thực hiện các biện pháp cải tiến kết quả hoạt động khi cần thiết.
Hinh 2.1: Sơ đồ cấu trúc Tiêu chuẩn quốc tế theo chu trinh PDCA
2.2.3 Các yêu cầu của HTQLCL ISO 9001:2015
TCVN ISO 9001:2015 bao gồm 10 điều khoản, trong đó 3 điều khoản đầu tiên giới thiệu về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) và 7 điều khoản còn lại nêu rõ các yêu cầu cần thiết mà hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phải đáp ứng.
Tiêu chuẩn quốc tế này quy định các yêu cầu cho HTQLCL khi tổ chức:
- Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật pháp và chế định thích hợp.
Áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý là rất quan trọng, bao gồm việc cải tiến quy trình và đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng cũng như các quy định pháp luật hiện hành.
ISO 9000:2015, Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng
3 Thuật ngữ và định nghĩa
Với các mục đích của tiêu chuẩn này, các thuật ngữ và định nghĩa trong ISO9000:2015 được áp dụng.
Tổ chức phải xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài có liên quan đến mục đích, định hướng chiến lược của tổ chức.
Tổ chức phải xác định các bên quan tâm và các yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan đến HTQLCL.
Tổ chức phải xác định các ranh giới và khả năng áp dụng của HTQLCL để thiết lập phạm vi hệ thống.
Tổ chức cần thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL), bao gồm các quy trình cần thiết và sự tương tác giữa các quy trình, tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế.
Lãnh đạo cao nhất cần khẳng định vai trò và cam kết đối với Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL), đồng thời thiết lập và truyền đạt Chính sách Chất lượng (CSCL) với định hướng khách hàng CSCL phải được xây dựng, thực hiện và duy trì phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức, cung cấp khung cho việc thiết lập các Mục tiêu Chất lượng (MTCL) Cam kết thỏa mãn các yêu cầu thích hợp và cải tiến liên tục HTQLCL là điều cần thiết CSCL cần phải được duy trì, truyền đạt, hiểu rõ và áp dụng trong toàn bộ tổ chức.
Lãnh đạo cao nhất cần đảm bảo rằng các trách nhiệm và quyền hạn được phân công rõ ràng cho các vai trò trong tổ chức, đồng thời truyền đạt và đảm bảo sự hiểu biết về những trách nhiệm này trong toàn bộ đội ngũ.
- Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội:
Khi lập kế hoạch hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), tổ chức cần xem xét các vấn đề và yêu cầu tại điểm 4 để xác định các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết.
Các tổ chức cần lập kế hoạch cho các hành động nhằm đối phó với rủi ro và khai thác cơ hội Việc hoạch định này phải được thực hiện một cách tích hợp để đảm bảo các hành động được triển khai vào trong các quy trình Đồng thời, cần đánh giá hiệu quả của những hành động đã thực hiện để đảm bảo tính khả thi và thành công của chúng.
- MTCL và hoạch định để đạt được mục tiêu này:
Tổ chức cần thiết lập các mục tiêu chất lượng (MTCL) tại tất cả các cấp và bộ phận chức năng trong hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Những mục tiêu này phải phù hợp với chính sách chất lượng, có thể đo lường được, và cần được giám sát, truyền đạt rõ ràng cũng như cập nhật khi cần thiết.
Để đạt được các mục tiêu chất lượng, tổ chức cần xác định rõ các hoạt động cần thực hiện, nguồn lực sử dụng, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành
- Hoạch định sự thay đổi:
Khi xác định các nhu cầu cho các thay đổi đối với HTQLCL, thay đổi phải được tiến hành một cách hệ thống và có kế hoạch.
Tổ chức phải đảm bảo nguồn lực cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục HTQLCL Cụ thể:
Để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) hiệu quả, tổ chức cần xác định và cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết Những nguồn lực này bao gồm nhân lực, cơ sở hạ tầng, môi trường hoạt động, cũng như các công cụ theo dõi và đo lường Bên cạnh đó, tri thức của tổ chức cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của HTQLCL.
Tổ chức cần xác định các năng lực cần thiết cho nhân viên dưới sự quản lý của mình, đảm bảo rằng họ có đủ trình độ dựa trên giáo dục, đào tạo hoặc kinh nghiệm phù hợp Khi cần thiết, tổ chức phải thực hiện các biện pháp để phát triển những năng lực này và đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện.
Tổ chức cần đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng và vai trò của họ trong việc duy trì hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Họ cũng phải nhận thức được những tác động tiêu cực có thể xảy ra nếu không tuân thủ các yêu cầu của HTQLCL.
Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P
3.1.1 Bối cảnh của tổ chức
3.1.1.1 Xác định các vấn đề liên quan đến định hướng chiến lược
Công ty đã xác định bối cảnh tổ chức để đảm bảo việc thực hiện Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) đạt hiệu quả và kết quả mong đợi Điểm mạnh của công ty là
Nguồn nhân lực của công ty bao gồm các kỹ sư chuyên về ứng dụng công nghệ sinh học trong chăn nuôi và đội ngũ nhân viên sản xuất dày dạn kinh nghiệm Công ty cũng sở hữu một nhóm nghiên cứu chuyên sâu về môi trường chế phẩm vi sinh, cùng với các sản phẩm Probiotic và chế phẩm dinh dưỡng nhằm tăng cường miễn dịch cho vật nuôi.
Công ty cung cấp các chế phẩm sinh học giúp nhà chăn nuôi nâng cao chất lượng, năng suất và phòng ngừa dịch bệnh mà không cần sử dụng kháng sinh Sản phẩm được định giá cạnh tranh, đảm bảo chi phí hợp lý cho chăn nuôi, đồng thời hài hòa lợi ích giữa công ty, nhà chăn nuôi và người tiêu dùng.
Công ty không chỉ cung cấp sản phẩm và tư vấn sử dụng mà còn mang đến các dịch vụ tiện ích như tư vấn kỹ thuật chăn nuôi, kiểm tra thông số môi trường và xét nghiệm vi sinh, nhằm góp phần phòng ngừa dịch bệnh hiệu quả.
Công ty hướng tới “Giải pháp cho nền chăn nuôi Sạch - An toàn - Bền vững”, phù hợp với xu hướng tiêu dùng hiện nay Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm chăn nuôi sạch, không chứa chất kích thích và kháng sinh, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng về an toàn thực phẩm và bảo vệ sức khỏe.
Công ty sở hữu nguồn lực tài chính vững mạnh cùng với chiến lược phát triển bền vững Để thực hiện chính sách chất lượng và mở rộng sự phát triển bền vững, công ty đã đầu tư xây dựng hệ thống nhà xưởng rộng khoảng 9000 m² tại Khu Công nghiệp Nhơn Trạch 3, Đồng Nai.
Công ty đã hoàn thành mục tiêu xây dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP WHO, trang bị phòng thí nghiệm hiện đại và các thiết bị tự động hóa chất lượng cao từ Châu Âu và Nhật Bản.
Trình độ và nhận thức của nhân viên về quản lý chất lượng còn hạn chế, dẫn đến việc tuân thủ quy trình không được thực hiện nghiêm ngặt và nhất quán Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng của từng lô sản phẩm.
Kiểm soát thiết bị máy móc không được chú trọng đúng mức có thể dẫn đến gián đoạn trong sản xuất và ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm.
Tiêu thụ sản phẩm chăn nuôi đang gia tăng, nhờ vào sự quan tâm ngày càng lớn của người dân đối với sức khỏe dinh dưỡng của vật nuôi Điều này mở ra triển vọng sáng sủa cho ngành thức ăn chăn nuôi trong tương lai.
Tỷ lệ hộ chăn nuôi chuyển đổi từ hình thức nhỏ lẻ sang chăn nuôi có tổ chức theo quy mô trang trại ngày càng gia tăng, điều này đã thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của thị trường thức ăn chăn nuôi.
- Chất lượng sản phẩm của các công ty đối thủ không ổn định, hệ thống phân phối yếu và ít trung thành.
Trên thị trường hiện nay, có nhiều đối thủ cạnh tranh như Anova, Bio, Thú y xanh, An Bình và An Phú, nổi bật với việc cung cấp chuỗi sản phẩm đa dạng phục vụ cho chăn nuôi, bao gồm kháng sinh, dinh dưỡng và thiết bị máy móc Các công ty này không chỉ mang đến sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý mà còn áp dụng chính sách cạnh tranh hiệu quả.
Để đối phó với các đối thủ hiện tại và tiềm năng trong tương lai, đặc biệt là các nhà đầu tư nước ngoài có tiềm lực kinh tế và kỹ thuật mạnh, việc sử dụng chế phẩm sinh học trong chăn nuôi đang trở thành nhu cầu thiết yếu.
Dựa trên yêu cầu trong mục 4.1 của HTQLCL, công ty R.E.P đã tiến hành phân tích các vấn đề nội bộ và bên ngoài, được trình bày trong báo cáo cuộc họp XXLĐ Những vấn đề này được xem là cơ hội hoặc rủi ro thách thức trong hoạt động, từ đó giúp công ty đưa ra các quyết định chiến lược và mục tiêu cụ thể Việc khám phá mới trong hoạt động chính thức là cần thiết, tạo cơ sở cho công ty xây dựng mục tiêu và chiến lược phù hợp với thực tế Hiểu rõ bối cảnh tổ chức sẽ hỗ trợ công ty R.E.P phát triển bền vững và lâu dài.
3.1.1.2 Xác định các nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
Nhằm đáp ứng các nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan, công ty đã xác định các bên liên quan đến công ty bao gồm:
– Khách hàng là những cá nhân hay tổ chức sử dụng dịch vụ hay sản phẩm mà công ty cung cấp.
– Đối thủ cạnh tranh hoặc các đối thủ tiềm năng trong tương lai.
– Các nhà cung cấp nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, hay tham gia một công đoạn trong quá trình tạo sản phẩm.
Các cơ quan quản lý nhà nước và địa phương nơi công ty hoạt động đã được xác định Công ty cũng đã triển khai các công cụ nhằm theo dõi và đánh giá thông tin từ các bên liên quan cũng như các yêu cầu của họ.
Đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sinh học R.E.P
Ban lãnh đạo và từng cá nhân trong các phòng ban có vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng, đảm bảo rằng nhiệm vụ của mỗi đơn vị luôn phù hợp với mục tiêu chung của công ty Việc này không chỉ giúp công ty đạt được các chỉ tiêu chất lượng đã đề ra mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của từng phòng ban.
Công ty cam kết cung cấp hướng dẫn rõ ràng trong việc xác định nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, cũng như quy trình đổi trả sản phẩm và giải quyết khiếu nại Hàng năm, công ty tổ chức hội nghị khách hàng để thu thập ý kiến phản hồi về chất lượng sản phẩm và chính sách bán hàng Đồng thời, công ty thường xuyên theo dõi và rà soát thông tin từ khách hàng, từ đó cải cách các chính sách nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.
3.2.2 Một số hạn chế tồn tại
Quy trình áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) hiện chưa hoàn thiện do nhận thức và tuân thủ quy trình còn hạn chế Việc thực thi HTQLCL chưa được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến hiệu quả chưa đạt như mong đợi Ban lãnh đạo đang tập trung vào việc xây dựng và đưa nhà máy mới vào hoạt động, do đó chưa thể đảm bảo duy trì HTQLCL một cách hiệu quả và đạt được kết quả như dự kiến.
Trong quá trình thực tập, tác giả nhận thấy hệ thống tài liệu của công ty chưa được cập nhật phù hợp với tình hình thực tế Một số đơn vị không tuân thủ đúng quy trình tài liệu và biểu mẫu, dẫn đến việc thiếu chủ động trong việc kiểm soát và cập nhật thông tin, ảnh hưởng đến quá trình soát xét và thay đổi tài liệu Hơn nữa, công ty cũng chưa kiểm soát chặt chẽ việc lưu trữ hồ sơ và biểu mẫu.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2015 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SINH HỌC R.E.P
Xây dựng quy trình quản lý rủi ro
Theo yêu cầu tại mục 6.1 của HTQLCL, công ty cần cải thiện việc hoạch định hành động giải quyết rủi ro và cơ hội Hiện tại, công ty chưa xây dựng Quy trình quản lý rủi ro và chưa xác định các vấn đề nguy cơ tại Nhà máy Việc phân loại và xác định rủi ro, cơ hội cũng như biện pháp phòng ngừa rủi ro ở từng quy trình chưa được thực hiện Các tiêu chí và thang đo để đánh giá mức độ rủi ro cũng chưa hoàn thiện Những rủi ro không được kiểm soát có thể dẫn đến kết quả không mong muốn và ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu của công ty Do đó, ban lãnh đạo cần nâng cao nhận thức về việc ngăn ngừa rủi ro và xây dựng Quy trình đánh giá rủi ro.
Để đánh giá chính xác các rủi ro trong hệ thống chất lượng và có biện pháp xử lý kịp thời, tác giả đề xuất giải pháp "Xây dựng quy trình quản lý rủi ro" áp dụng cho toàn bộ hệ thống Công ty Các Trưởng phòng ban sẽ giám sát, theo dõi và đánh giá các điểm tồn tại cũng như phân tích rủi ro tại phòng ban của mình Đặc biệt, Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng có trách nhiệm theo dõi, quan sát và tổ chức xử lý các rủi ro trong hệ thống chất lượng.
Hinh 4.1: Quy trinh quản lý rủi ro
Nguồn: Tác giả tự xây dựng
Dựa trên quan sát và phỏng vấn thực tế tại nhà máy, tác giả đã tổng hợp các vấn đề và rủi ro ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ Những vấn đề này được phân loại rõ ràng trong bảng dưới đây, nhằm giúp các phòng ban và phòng Đảm bảo chất lượng dễ dàng quản lý và kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn.
Bảng 4.1: Danh mục rủi ro
Các vấn đề, rủi ro Phần cứng của nhà máy
– Thiết kế, bố trí xưởng, kho và khu vực phụ trợ không phù hợp.
– Trần tường nhà xảy ra hiện tượng thấm nước, rạn nứt…
– Sự cố trên sàn Epoxy.
– Chân tường không được bo panel góc tròn, sơn Epoxy.
– Các khu vực không được phân vùng hợp lý.
– Hệ thống tránh sự xâm nhập của côn trùng, động vật gây hại có vấn đề.
– Chất lượng của hệ thống cửa ra vào/cửa sổ không đạt yêu cầu.
– Hồ sơ thuyết minh phần cứng nhà xưởng sai lệch với thực tế.
Hệ thống thiết bị phụ trợ
– Hệ thống thông gió không đảm bảo (Bao gồm đường đi của gió, số lần trao đổi gió, chênh áp, nhiệt độ, độ ẩm…).
– Hệ thống chiếu sáng không đảm bảo (Bao gồm cường độ sáng, thiết bị chiếu sáng).
– Hệ thống phụ trợ (HVAC, nước RO và khí nén) không được thẩm định.
– Các cấp lọc trong hệ thống HVAC không phù hợp.
– Các cấp lọc và tiệt trùng trong hệ thống nước RO không phù hợp.
– Hệ thống xử lý nước thải và chất thải không đảm bảo tiêu chuẩn.
– Hệ thống điện không đảm bảo.
– Rò rỉ đường ống phụ trợ.
– Quy định hướng dẫn thao tác sai lệch.
– Hệ thống phụ trợ không đạt được yêu cầu chế tạo.
– Trang phụ kiện không đạt được hiệu suất yêu cầu.
– Hệ thống nước nguồn không đạt tiêu chuẩn.
– Hồ sơ thuyết minh hệ thống phụ trợ sai lệch.
Hệ thống trang thiết bị của nhà máy
– Hệ thống thiết bị tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm không được thiết kế, chế tạo bằng thép không rỉ và vệ sinh đúng yêu cầu đặt ra.
– Thiết bị bị hư hỏng.
– Thiết bị không được thẩm định.
– Thiết bị không được hiệu chuẩn.
– Thiết bị không được dán nhãn phù hợp.
– Thiết bị không được vệ sinh sạch sẽ.
– Hồ sơ thuyết minh hệ thống trang thiết bị không đúng thực
Phòng Hành chính – Nhân sự
– Thay đổi nhân sự chủ chốt.
– Chế độ đãi ngộ cho người lao động chưa hợp lý.
– Văn hóa nơi làm việc gây ra nhiều bất cập cho người lao động.
– Công nhân biểu tình/đình công.
– Hệ thống tài liệu hướng dẫn/biểu mẫu không phù hợp.
– Cách quản lý nhân sự không phù hợp.
– Cách thức tổ chức hành chính không phù hợp.
– Trình độ chuyên môn của nhân viên không đảm bảo.
– Sai lệch/nhầm lẫn trong tính toán.
– Không minh bạch trong tài chính.
– Hệ thống tài liệu hướng dẫn/biểu mẫu không phù hợp.
– Trình độ chuyên môn của nhân viên không đảm bảo.
– Hệ thống tài liệu hướng dẫn/biểu mẫu không phù hợp.
– Trình độ chuyên môn của nhân viên không đảm bảo.
– Việc phối hợp của phòng Kế hoạch – Vật tư với các phòng ban khác chưa đảm bảo tính chuyên nghiệp.
– Cung cấp hàng hóa quá hạn, sai quy định, không đúng tiến độ.
– Sai sót trong đánh giá nhà cung cấp.
– Sai sót trong việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa.
– Kế hoạch sản xuất không rõ ràng, gây nhiều sai sót trong sản xuất.
Hệ thống chất lượng của nhà máy
– Quy chế quản lý chung của ngành/quốc gia/quốc tế thay đổi, đòi hỏi hệ thống chất lượng phải đáp ứng.
– Thay đổi về chính sách chất lượng.
– Số lượng nhân sự không đủ để đảm bảo vận hành hệ thống. – Trình độ chuyên môn của nhân viên không phù hợp.
– Thiếu sót trong sự phối hợp của hệ thống chất lượng (QA,
– Đường đi của nhân viên không tuân thủ theo quy định.
– Hệ thống xử lý chất thải và nước thải không đạt tiêu chuẩn.
Chất lượng nguyên liệu, vật liệu, thành phẩm
– Nguyên – vật liệu không đạt chất lượng.
– Chất lượng của sản phẩm không đạt tiêu chuẩn cơ sở.
– Tác dụng không mong muốn của sản phẩm.
– Thiếu sót trong việc kiểm soát chất lượng của công đoạn sản xuất (Bán thành phẩm, thành phẩm…)
– Thiếu sót trong hồ sơ nguyên – vật liệu (Nhà cung cấp, COA)
– Đường đi của nguyên liệu không đảm bảo quy định một chiều.
Hệ thống phần mềm máy tính/bảo mật
– Hệ thống phần mềm máy tính bị lỗi thời.
– Bị đánh cắp dữ liệu từ bên ngoài hoặc nội bộ.
– Thiếu sót trong việc cung cấp các phần mềm chuyên môn/Internet.
– Chậm trễ trong việc sửa chữa hệ thống tin học.
– Năng lực, trình độ của nhân viên IT không đảm bảo.
Môi trường/Sức khỏe người lao động
– Người lao động bị bệnh tật, ốm đau.
– Tai nạn nghề nghiệp, bệnh nghề nghiệp.
– Ô nhiễm môi trường (Bụi, tiếng ồn, nguồn nước…).
– Điều kiện/môi trường làm việc không đảm bảo sức khỏe người lao động.
– Hệ thống trang phục bảo hộ lao động không phù hợp, không phục vụ chức năng công việc.
– Quy định vệ sinh cá nhân không phù hợp/ không được tuân thủ.
– Quy định về cách thay trang phục bảo hộ lao động không rõ ràng, gây nhầm lẫn.
– Quy trình vệ sinh không được thẩm định.
Hệ thống giám – Sai sót/ nhầm lẫn trong hồ sơ tài liệu.
– Thiếu sót trong giám sát sản xuất của phòng Đảm bảo chất lượng.
– Xảy ra hiện tượng thông đồng giữa người thực hiện và người giám sát.
– Hệ thống nhãn trạng thái không được thực hiện chặt chẽ.
– Sai sót trong việc thực hiện dán hệ thống nhãn sản xuất.
Hệ thống bảo quản, lưu trữ
– Khả năng cháy nổ kho lưu trữ.
– Sai sót nhầm lẫn trong việc bảo quản lưu trữ.
– Hệ thống hồ sơ tài liệu thiếu sót.
– Không có những quy trình chặt chẽ giữa kho và các phòng ban liên quan.
– Hệ thống nhãn kho không phù hợp.
– Hệ thống biển tên khu vực trong kho không được bố trí hợp lý.
– Xảy ra hiện tượng nhầm lẫn giữa các nguyên-vật liệu.
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Các vấn đề tồn tại và rủi ro sẽ được đánh giá bởi các phòng ban liên quan Phòng đảm bảo chất lượng sẽ thành lập nhóm đánh giá rủi ro trong hệ thống chất lượng của nhà máy, bao gồm các bộ phận QA, QC, Sản xuất, Cơ điện và Kho Rủi ro sẽ được phân tích và đánh giá dựa trên thảo luận giữa các thành viên trong nhóm Tất cả các vấn đề còn tồn tại đều có khả năng gây ra các rủi ro khác nhau.
Sau khi đánh giá các rủi ro, nhóm đánh giá sẽ quyết định biện pháp xử lý và lập biên bản ghi nhận Nhóm cũng chỉ định thời gian để các phòng ban hoàn thiện và nộp báo cáo khắc phục theo "Biên bản họp đánh giá rủi ro" gửi đến phòng ĐBCL và Tổng Giám Đốc Phòng Đảm bảo chất lượng có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện khắc phục, tổng hợp các báo cáo và trình bày tại cuộc họp tiếp theo với Tổng Giám Đốc và nhóm đánh giá rủi ro.
Hinh 4.2: Biên bản họp đánh giá rủi ro
Nguồn: Tác giả tự xây dựng
Các đánh giá rủi ro được thực hiện bởi phòng ban chủ quản và các phòng ban liên quan, sau đó được gửi đến phòng Đảm bảo chất lượng để tổng hợp và lưu trữ Hồ sơ đánh giá rủi ro, do nhóm đánh giá rủi ro thực hiện, được coi là tài liệu cho các cuộc họp nhóm và được lưu trữ tại phòng QA.
Sau khi xây dựng "Quy trình quản lý rủi ro" và "Biên bản họp đánh giá rủi ro", tác giả đã đề xuất áp dụng quy trình này với Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng và Giám đốc nhà máy Ban lãnh đạo nhận xét rằng việc lập danh mục các vấn đề rủi ro là khả thi và đang xem xét để áp dụng Nếu "Quy trình quản lý rủi ro" được áp dụng chính thức tại Nhà máy, Công ty sẽ chủ động hơn trong việc phân tích và xác định các rủi ro, cơ hội, từ đó kịp thời đưa ra hành động khắc phục các vấn đề ảnh hưởng đến mục tiêu và chiến lược, tạo ra kết quả đầu ra như mong muốn.
Cải tiến việc đánh giá nội bộ
Đánh giá nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) sau khi công ty đạt chứng chỉ Quá trình này không chỉ giúp công ty hiểu rõ tình hình hoạt động mà còn phát hiện những điểm “không phù hợp” trong việc áp dụng hệ thống tại các bộ phận Từ đó, công ty có thể tìm ra những giải pháp khắc phục hiệu quả Nhận thấy những nhược điểm trong quá trình đánh giá nội bộ, tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình này.
Cải tiến quy trình đánh giá nội bộ là mục tiêu chính nhằm tạo ra một quy trình thống nhất và hiệu quả cho hoạt động đánh giá tại Công ty Để đạt được điều này, cần thiết lập các yêu cầu cho đánh giá viên nội bộ và áp dụng cải tiến cho toàn bộ hoạt động đánh giá Ban đánh giá, do Tổng Giám Đốc chỉ định, sẽ thực hiện quy trình này, trong khi Trưởng phòng ĐBCL có trách nhiệm kiểm tra và giám sát việc tuân thủ Các phòng ban khác cũng cần phối hợp chặt chẽ trong quá trình thực hiện thủ tục đánh giá nội bộ.
Quy trình đánh giá nội bộ cần được thực hiện ít nhất một lần mỗi năm, đặc biệt trong các trường hợp như sản phẩm không đạt chất lượng liên tục, có khiếu nại về sản phẩm, hoặc khi nhận được kế hoạch thanh kiểm tra từ cơ quan chức năng Ban giám đốc công ty sẽ quyết định thành lập Ban đánh giá, bao gồm các chuyên gia am hiểu về ISO Thành viên của Ban đánh giá có thể là nhân sự nội bộ hoặc bên ngoài công ty, và tất cả các đánh giá viên phải được đào tạo đầy đủ về quy trình đánh giá nội bộ.
Bước 1: Chuẩn bị đánh giá nội bộ
Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng lập kế hoạch đánh giá cho nhà máy và trình Tổng giám đốc phê duyệt Ngoài việc đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 9001, tác giả sẽ hợp tác với Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng và các trưởng phòng ban liên quan để xây dựng checklist cho công tác đánh giá nội bộ tại nhà máy mới, đồng thời dựa vào báo cáo khắc phục để tiến hành kiểm tra lại và cập nhật các vấn đề mới Quyết định thành lập Ban Đánh giá sẽ được trình Tổng Giám Đốc phê duyệt, và Ban Đánh giá sẽ họp để xác định lịch đánh giá cũng như thành lập các tổ, nhóm đánh giá chuyên biệt.
Bước 2: Tiến hành đánh giá nội bộ
Trong quá trình đánh giá, nhóm đánh giá viên sẽ không bao gồm nhân viên của phòng, ban đang được đánh giá Họ sẽ sử dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) để kiểm tra và đối chiếu với thực tế Đánh giá viên cần kiểm tra hồ sơ tài liệu và quan sát hành động thực tế tại thời điểm thanh tra Tùy theo nội dung đánh giá, nhóm có thể sử dụng checklist dựa trên các điều khoản của ISO 9001, và checklist này phải được lưu kèm theo biên bản đánh giá Quá trình đánh giá cũng có thể bao gồm phỏng vấn người vận hành để xác định tính chính xác của quy trình và kiểm tra số liệu thực tế.
Bước 3: Kết thúc đánh giá nội bộ
Kết thúc quá trình đánh giá, ban đánh giá cần tổng hợp ý kiến từ các đánh giá viên vào "Biên bản đánh giá nội bộ" Trong suốt quá trình này, các điểm KPH phải được ghi lại để phân loại theo mức độ nghiêm trọng nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục hoặc phòng ngừa phù hợp Một số vấn đề có thể được chỉnh sửa trực tiếp cho người thực hiện thao tác hoặc quy trình mà không cần biện pháp khắc phục Hành động khắc phục và phòng ngừa sẽ được thực hiện theo kế hoạch đã đề ra.
Quy trình quản lý rủi ro được xây dựng làm cơ sở cho việc đánh giá nội bộ, bao gồm các biểu mẫu như “Kế hoạch đánh giá nội bộ”, “Biên bản đánh giá nội bộ” và “Kế hoạch khắc phục” Để đảm bảo quy trình này được thực hiện đúng, tác giả đã đưa ra yêu cầu cho các đánh giá viên nội bộ, bao gồm việc cần có kiến thức và kinh nghiệm nhiều năm trong việc thực hiện đánh giá HTQLCL ISO 9001:2015 Đánh giá viên cũng cần có kỹ năng lập kế hoạch và thực hiện đánh giá trong thời gian thỏa thuận, cũng như khả năng thu thập thông tin hiệu quả Họ phải nắm rõ các tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và sự tương tác giữa các thành phần của hệ thống quản lý, cùng với việc áp dụng các yêu cầu pháp lý và hợp đồng Để đáp ứng các yêu cầu này, công ty cần tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng cho các đánh giá viên, bên cạnh việc tự học hỏi.
Khóa đào tạo này sẽ kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giúp học viên áp dụng kiến thức vào thực tiễn công việc Nội dung cụ thể của khóa đào tạo bao gồm:
– Chủ đề 1: Nguyên tắc, mục đích và tầm quan trọng của việc đánh giá nội bộ. – Chủ đề 2: Yêu cầu và vai trò của người đánh giá nội bộ.
– Chủ đề 3: Lập kế hoạch thực hiện đánh giá nội bộ và đánh giá theo từng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Chủ đề 4: Thực hiện đánh giá nội bộ thực tế tại công ty Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá, chúng tôi sẽ báo cáo kết quả về những điểm không phù hợp và đưa ra các kiến nghị cải tiến cần thiết.
Tác giả đã đề xuất cải tiến quy trình đánh giá nội bộ với sự tham gia của Giám đốc nhà máy và Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng, và ban lãnh đạo đánh giá giải pháp này có tính khả thi đạt 60% Để nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong việc đánh giá, tác giả cần xây dựng một checklist đánh giá nội bộ cho công ty.
Xây dựng hệ thống tài liệu số
Trong quá trình hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) cho nhà máy mới, công ty cần cập nhật tài liệu, biểu mẫu và quy trình ISO phù hợp với thực tế Việc này không chỉ giúp công ty nhận diện điểm mạnh, yếu, cơ hội và mối đe dọa mà còn hỗ trợ quản lý thay đổi và ra quyết định kịp thời theo xu hướng thị trường Sau khi cập nhật, lãnh đạo cần kiểm soát việc triển khai ISO tại các đơn vị và đảm bảo tài liệu được lưu trữ khoa học, các quy trình và biểu mẫu được tuân thủ Để đáp ứng yêu cầu 7.5 trong ISO 9001:2015, việc quản lý phân phối, truy cập, sử dụng và bảo quản tài liệu là rất quan trọng Tác giả đề xuất xây dựng hệ thống tài liệu số nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát và quản lý hồ sơ trong HTQLCL.
Bước 1: Thu thập nguồn tài liệu đầu vào
Nguồn tài liệu đầu vào sẽ bao gồm: sổ tay chất lượng, quy trình, quy định, hướng dẫn công việc và các biểu mẫu liên quan đến HTQLCL.
Bước 2: Số hoá tài liệu
Bộ phận Công nghệ thông tin sẽ chọn và đề xuất thiết bị số hoá tài liệu, đảm bảo tài liệu số có chất lượng tốt, sắc nét và giống với bản gốc Đây là bước tốn kém và công sức nhất nhưng dễ thực hiện Sau khi số hoá, tài liệu sẽ được đăng tải lên trang web, làm cổng truy cập cho người dùng trong công ty R.E.P Ban ISO sẽ phân cấp tài liệu đến các bộ phận liên quan, và sau khi phân quyền, tất cả người dùng sẽ nhận thông báo Cuối mỗi tháng, phần mềm sẽ tự động tạo báo cáo về số lượng văn bản mới được ban hành.
Bước 3: Thiết lập phần mềm kiểm soát thay đổi tài liệu bằng cách phân loại các tài liệu liên quan Sau đó, hợp tác với công ty phần mềm để xây dựng hệ thống quản lý thay đổi Khi có phiên bản mới được tải lên, phần mềm sẽ tự động cập nhật và lưu trữ phiên bản cũ Đồng thời, phần mềm sẽ thông báo cho người dùng về tài liệu mới để họ xem xét và điều chỉnh các tài liệu liên quan nếu cần thiết.
Tác giả đã đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống tài liệu số với sự hợp tác của Giám đốc nhà máy và Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng Bên cạnh đó, tác giả cũng đã nêu rõ những ưu điểm và nhược điểm của việc triển khai hệ thống tài liệu số này.
Tìm kiếm tài liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và chủ động trong công việc Nhờ vào khả năng truy cập đồng thời, nhiều nhân viên có thể xem xét và làm việc trên một tài liệu cùng lúc, nâng cao hiệu quả hợp tác trong nhóm.
+ Việc cập nhật và thông báo về tài liệu mới đến các bộ phận liên quan được thực hiện nhanh chóng.
Lưu trữ tài liệu số giúp tiết kiệm không gian, mang lại sự gọn nhẹ và khả năng bảo quản lâu dài Phương pháp này giảm thiểu rủi ro do thời gian, thiên tai và tần suất sử dụng, đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng.
Việc lựa chọn thiết bị số hoá tài liệu và phần mềm quản lý phù hợp có thể là một thách thức lớn đối với các tổ chức, đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian và tài chính Việc đầu tư ban đầu vào thiết bị và công nghệ hiện đại có thể tốn kém, nhưng nó có thể mang lại lợi ích lâu dài về hiệu suất và quản lý tài liệu.
+ Để có thể áp dụng hiệu quả thì công ty phải có quá trình đào tạo đồng bộ, phát triển và duy trì hệ thống tài liệu số.
Ban lãnh đạo đã đánh giá tính khả thi của giải pháp này, nhưng cần xem xét lại chi phí và phân bổ nguồn lực cho việc xây dựng hệ thống Phòng Đảm bảo chất lượng, ban ISO và bộ phận công nghệ thông tin sẽ đảm nhận trách nhiệm xem xét và lập kế hoạch cụ thể để thực hiện giải pháp.