Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý:Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanhnghiệp phải cần có số lợng thông tin về:Mức tồn kho thực tế
Lời mở đầu Sản xuất kinh doanh hoạt động đòi hỏi phải có tính toán tổ chức cách phù hợp yếu tố đầu vào để có đợc đầu hợp lý nhằm thu lợi nhuận tối u nhất, điều đặc biệt quan trọng doanh nghiệp sản xuất, xây dựng Cơ chế thị trờng đòi hỏi doanh nghiệp phải thờng xuyên quan tâm tới yếu tố đầu vào Vật liệu yếu tố đầu vào trình sản xuất, kinh doanh Giá trị vật liệu tiêu hao cho trình sản xuất kinh doanh đợc chuyển toàn vào giá trị sản phẩm, phần dới dạng sản phẩm dở dang, phận cấu thành sản phẩm, dịch vụ Tổ chức hợp lí trình hạch toán vật liệu doanh nghiệp cần thiết quan trọng không lĩnh vực kinh tế mà lĩnh vực quản lí kinh tế Việc xem xét số vấn đề tổ chức trình hạch toán vật liệu doanh nghiệp không giúp em biết môn học này, mà tơng lai, trờng đợc làm việc doanh nghiệp có liên quan đến vật liệu nh doanh nghiệp sản xuất , xây dựng kiến thức vấn đề giúp em không nhỏ công việc Mặt khác, xét mục tiêu trớc mắt bớc ban đầu, tiền đề cho việc định hớng nơi thực tập viết chuyên đề thực tập tới Đề án gồm có phần: Phần I: Đặc điểm, phân loại, yêu cầu quản lí cần thiết phải tổ chức hợp lý trình hạch toán vật liệu Phần II: Tổ chức trình hạch toán vật liệu Phần III: Một số suy nghĩ hạch toán vật liệu doanh nghiệp Đây viết có lợng kiến thức chuyên ngành nhiều yêu cầu cao, tránh khỏi thiếu sót Rất mong đợc thầy giáo có ý kiến nhận xét để em rút kinh nghiệm thực tốt viết chuyên đề thực tập sau Phần I sở lý luận việc tổ chức hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu Sự cần thiết tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu giống nh tài sản cố định yếu tố trình sản xuất Nhng nh tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, trị giá chuyển dần vào giá trị sản phẩm giữ nguyên hình thái hết sử dụng nguyên liệu - vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất, giá trị chuyển hoàn toàn vào giá trị sản phẩm hình thái vật chất bị biến đổi hoàn toàn Do đó, cách tổ chức hạch toán, kế toán nguyên , vật liệu khác cách hạch toán tài sản cố định Tuy có khác giá trị, cách thức sử dụng nhng nguyên - vật liệu tài sản cố định tài sản doanh nghiệp, yếu tố tiên cho trình sản xuất cấu thành nên giá trị sản phẩm Giá trị nguyên, vật liệu chiếm phần lớn giá trị sản phẩm Do đó, để đạt đợc lợi nhuận nh mong muốn doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều chiến lợc Sử dụng nguyên liệu, vËt liƯu cã hiƯu qu¶ sÏ mét nhiỊu chiÕn lợc Muốn sử dụng nguyên vật liệu có hiệu phải tổ chức tốt công tác quản lý hạch toán phải đảm bảo tốt khâu từ mua sắm, dự trữ , vận chuyển bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu Mua sắm , dự trữ kịp thời giúp cho trình sản xuất đợc liên tục; vận chuyển bảo quản tốt gi¶m bít chi phÝ h háng, mÊt phÈm chÊt Sư dụng nguyên liệu - vật liệu hợp lý tạo đợc nhiều sản phẩm hơn, giá thành hạ Tất điều kết việc tổ chức quản lý hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu Đặc điểm, phân loại vật liệu Đối tợng lao động điều kiện thiéu để tiến hành sản xuất Vật liệu đối tợng lao động đợc thể dới dạng vật hoá, khác với t liệu lao động, vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, dới tác động lao động chúng bị tiêu hao toàn bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm Khi tham gia vào trình sản xuất kinh doanh, giá trị vật liệu chuyển dịch lần toàn giá trị chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ, phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ Bởi vậy, vật liệu tài sản lu động doanh nghiệp , giá trị vật liệu thuộc vốn lu động dự trữ doanh nghiệp Tỉ trọng vật liệu giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất, xây dựng giá trị vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn chủ yếu giá trị sản phẩm VËt liƯu sư dơng c¸c doanh nghiƯp cã nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác trình sản xuất kinh doanh, nên để thuận tiện cho việc quản lý hạch toán , cần thiết phải phân loại vật liệu Căn vào vai trò tác dụng vật liệu sản xuất , vật liệu đợc chia thành loại sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: nguyên , vật liệu sau trình gia công, chế biến sÏ cÊu thµnh thùc thĨ vËt chÊt chđ u cđa sản phẩm (bông nhà máy dệt, thép nhà máy khí chế tạo ) Khái niệm nguyên liệu dùng để đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp Vật liệu phụ: vật liệu có tác dụng phụ trình sản xuất , ®ỵc sư dơng kÕt hỵp víi vËt liƯu chÝnh ®Ĩ hoàn thiện nâng cao tính chất l ợng sản phẩm hoạc đợc sử dụng để làm cho công cụ lao động hoạt động bình thờng ( dầu nhờn, thuốc chống rỉ ) , dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý bảo quản (thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ , keo, hơng liệu, giẻ lau ) Nhiên liệu: thứ dùng để tạo nhiệt nh than đá, than bùn, củi ( nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng) Đây thực chất loại vật liệu phụ nhng đợc tách thành loại riêng tỉ trọng sản xuất tiêu dùng nhiên liệu lớn, mặt khác có yêu cầu kỹ thuật quản lí hoàn toàn khác với loại vật liệu phụ thông thờng Phụ tùng thay thế: loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng thay cho máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải Trong doanh nghiệp để bảo quản, bảo dỡng sửa chữa khôi phục lực hoạt động tài sản cố định đòi hỏi doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ loại phụ tùng thay Vật liệu thiết bị xây dựng bản: loại vật liệu thiết bị(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ khí cụ ) phục vụ cho hoạt động xây dựng tái tạo tài sản cố định Phế liệu thu hồi: Là loại vật liệu thu hồi từ trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại bán Vật liệu khác: bao gồm loại vật liệu lại thứ cha kể nh bao bì, vật đóng gói, loại vật t đặc chủng Hạch toán theo cách phân loại nói đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát mặt giá trị loại vật liệu Yêu cấu quản lý vật liệu: Từ đặc điểm cách phân loại vật liệu cho thấy vật liệu tài sản lu động doanh nghiệp , bao gồm nhiều loại với vai trò công dụng khác trình sản xuất kinh doanh Do vậy, tất yếu phải có yêu cầu quản lý vật liệu Về mặt vật, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu điều kiện quan trọng doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải đợc trang bị phơng tiện bảo quản cân, đo , đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, thông thạo loại vật liệu Việc bố trí xếp vật liệu kho phải theo yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiƯn cho viƯc nhËp, xt vµ theo dâi, kiĨm tra Tuy nhiên, quản lí vật liệu mặt vật cha phản ánh đợc lợng vật liệu thực tế tiêu hao vào trình sản xuất kinh doanh, cha đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán vật liệu Vì phải quản lí hạch toán vật liệu mặt giá trị Về mặt giá trị, tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch lần toàn giá trị chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Việc quản lý mặt giá trị vật liệu phải đạt đợc yêu cầu sau: Để thực quản lý vật liệu mặt giá trị phải xác định đợc giá trị vật liệu Trong công tác hạch toán vật liệu đợc tính giá theo hai cách: theo giá thực tế theo giá hạch toán (vấn đề đợc xem xét phần II) Xác định hợp lý giá trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo phơng pháp đánh giá điều kiện quan trọng chủ yếu để quản lí vật liệu mặt giá trị Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lí hạch toán số lợng giá trị thứ vật liệu, sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu, xác định thống tªn gäi cđa tõng thø vËt liƯu, ký m· hiƯu, số hiệu thứ vật liệu, đơn vị tính giá hạch toán vật liệu Đối với thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trũ, xác định rõ giới hạn dự trũ tối thiểu, tối đa để có phòng ngừa trờng hợp thiếu vật t phục vụ sản xuất dự trữ vật t nhiều gây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng định mức dự trũ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu điều quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, phải có đầy đủ cho chi tiết, sản phẩm mà không ngừng đợc cải tiến hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến Với đặc điểm yêu cầu quản lý nh trên, vật liệu đóng vai trò quan trọng trình sản xuất kinh doanh Yêu cầu tổ chức hạch toán vật liệu đặt đòi hỏi tính hợp lý hiệu Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý trình hạch toán vật liệu 4.1 Nhiệm vụ hạch toán vật liệu Để thực yêu cầu quản lý vật liệu, việc tổ chức tốt trình hạch toán vật liệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng vật liệu cần thiết cho sản xuất , dự trữ sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa tợng nh h hao, mát lÃng phí vật liệu tất khâu trình sản xuất kinh doanh Tổ chức tốt trình hạch toán nhằm: Tính toán phản ánh hợp lý, trung thực kịp thời số lợng, chất lợng giá thực tế vật liệu nhập kho Đây sở để phận quản lý xác định đợc số vật liệu nhập kho mặt vật lẫn giá trị, từ tiến hành đánh giá vật liệu xuất kho cách hợp lý Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác số lợng giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao vật liệu Giá trị vật liệu xuất kho để phân bổ giá trị vật liệu sử dụng để tính giá thành sản phẩm dịch vụ Trong trình bảo quản sử dụng vật liệu tuỳ loại vật liệu có mức hao hụt nguyên nhân khách quan nh hao hụt trình vận chuyển, thời tiết Do xây dựng định mức tiêu hao cho loại vật liệu điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, phải thờng xuyên kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao vật liệu đà xây dựng Phân bổ hợp lý giá vật liệu sử dụng vào đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh Giá trị vật liệu tiêu hao cho trình sản xuất kinh doanh phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, cần phải xác định rõ giá trị vật liệu đà sử dụng đợc phân bổ vào giá trị sản phẩm dở dang bao nhiêu, cho sản phẩm hoàn thành để xác định đợc giá trị vật liệu thực tế đà hoàn thành trình luân chuyển Tính toán phản ánh xác sản lợng giá trị vật liệu tồn kho, phát kịp thời vật liệu thiÕu, thõa, ø ®äng, kÐm phÈm chÊt ®Ĩ doanh nghiƯp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại xảy Đây mục tiêu nhằm cung cấp thông tin cho quản lý để có kế hoạch quản lý vật liệu, hoàn thành sửa chữa hệ thống kho bÃi, lựa chọn đối tác để mua vật liệu Từ nhiệm vụ thông tin phục vơ cho qu¶n lý vËt liƯu, cã thĨ nãi r»ng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu điều quan trọng thiếu đợc để quản lý vật liệu 4.2 Quá trình hạch toán vật liệu vai trò việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm , dịch vụ nh đáp ứng có hiệu yêu cầu quản lý Vật liệu tài sản lu động, đồng thêi lµ mét u tè chi phÝ cđa doanh nghiƯp Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa quan trọng việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm, đáp ứng có hiệu yêu cầu quản lý 4.2.1 Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí Bảo quản vốn kinh doanh, vốn lu động, mặt vật lẫn giá trị mối quan tâm doanh nghiệp Vật liệu với t cách tài sản lu động, thờng chiếm tỉ trọng lớn chủ yếu trình sản xuất kinh doanh, nên đối tợng tất yếu việc kiểm soát tài sản chi phí doanh nghiệp Quá trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới rút khỏi qúa trình sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho trình kinh doanh tiếp theo, biểu diễn qua sơ đồ sau: Sử dụng Vật liệu mua Nhập kho Xuất theo yêu cầu Tái sản xuất Sản phẩm dịch vụ Tiêu thụ sản phẩm Đây sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh tiêu hao toàn vào sản phẩm , dịch vụ Qua cho thấy để kiểm soát xuất tham gia vào trình sản xuất kinh doanh vật liệu mặt giá trị phải có trình hạch toán vật liệu hợp lý Việc đánh giá giá trị thực vật liệu tồn, nhập, xuất điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực vật liệu tiêu hao cho trình sản xuất kinh doanh, từ có sở xác định lợi nhuận đà đạt đợc Mặt khác, vật liệu thờng có nhiều chủng loại khác nhau, loại có công dụng khác nhau, thiếu loại gây ngừng sản xuất Trong đó, viƯc nhËp xt vËt liƯu thêng xuyªn diƠn Do có hạch toán vật liệu cách hợp lý đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động loại vật liệu Đó sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu 4.2.2 Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ: Giá thành chi phí sản xuất tính cho khối lợng đơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ) doanh nghiệp đà sản xuất hoàn thành Căn sở để tính giá thành sản phẩm, công việc, lao vụ đà hoàn thành chi phí sản xuất kỳ Cùng với chi phí nhân công chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp quan trọng để đánh giá thành sản phẩm Để tính toán tập hợp xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần phải xác định đợc trị giá nguyên vật liệu sản xuất đa vào sử dụng, đồng thời phải ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đà lĩnh nhng cuối kỳ cha sử dụng hết giá trị phế liệu thu hồi có, để loại khỏi chi phÝ nguyªn liƯu, vËt liƯu trùc tiÕp kú: Chi phí thực tế Trị giá nguyên vật Trị giá nguyên vật liệu trực = liệu sản xuất đa vµo - phÕ liƯu tiÕp kú sư dơng thu hồi Trong sử dụng, nguyên vật liệu loại, với t cách đối tợng lao động, đợc tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất sản phẩm, tăng thêm chất lợng, màu sắc giá trị sử dụng, giá trị thơng mại sản phẩm phục vụ gián tiếp cho trình sáng tạo khối lợng sản phẩm Bởi giá trị vật liệu đà tiêu dùng đợc chu chuyển lần hoàn toàn vào giá phí sản phẩm Để cho sản xuất liên tục với mục tiêu sản lợng hàng hoá , kinh doanh, dịch vụ đợc hoàn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tợng lao động cho nó, mà vật liệu đối tợng bản, trình sản xuất kinh doanhlà trình tiêu hao khối lợng vật liệu đối tợng lao động khác để tạo khối lợng vật liệu đối tợng lao động khác để tạo khối lợng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xà hội Để tổ chức tốt yêu cầu tổ chức trình hạch toán vật liệu cách khoa học, phù hợp cứ, sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch vụ 4.2.3 Đối với việc đáp ứng có hiệu yêu cầu quản lý: Quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp yêu cầu quan trọng doanh nghiệp phải cần có số lợng thông tin về: Mức tån kho thùc tÕ vỊ nguyªn vËt liƯu, chªnh lƯch loại vật liệu tồn kho so với định mức dự trữ an toàn kinh doanh định mức tối thiểu, tối đa Mức nguyên vật liệu nhập vào kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh Tình hình tiêu dùng vật liệu loại cho sản xuất sử dụng hiệu số vật liệu Mặt khác, nhiệm vụ hạch toán vật liệu nh đà phân tích phần I3.1 cho thấy thông tin đợc lấy từ kết trình hạch toán vật liệu Do đó, tổ chức hợp lý trình hạch toán vật liệu có đợc số liệu xác đáp ứng đợc yêu cầu qu¶n lý cđa doanh nghiƯp vỊ vËt liƯu Tõ tÊt điều đà phân tích phần I này, nói rằng: Vật liệu tài sản lu động, đồng thời yếu tố chi phÝ cđa doanh nghiƯp Do vËy, viƯc tỉ chøc hạch toán vật liệu cách khoa học, hợp lý cã ý nghÜa rÊt quan träng viƯc kiĨm so¸t tài sản chi phí , giá thành sản phẩm, dịch vụ nh đáp ứng có hiệu nhu cầu quản lý Với tầm quan trọng cần thiết phải tổ chức trình hạch toán vật liệu hợp lý vấn đề đặt tổ chức trình nh để phù hợp với quy mô, tính chất kinh doanh loại hình doanh nghiệp Phần II Tổ chức trình hạch toán vật liệu Để đáp ứng yêu cầu kiểm soát vật liệu, tính giá thành sản phẩm , quản lí có hiệu doanh nghiệp cần thực nhiệm vụ sau: Tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý doanh nghiệp , xếp tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý, đảm bảo tính thống phận: kế toán, vật t, kế hoạch Tổ chức hạch toán ban đầu vật liệu, xác định chứng từ vật liệu sử dụng doanh nghiệp Quy định phân công phận lập chøng tõ, vËt t, tỉ chøc lu©n chun chøng tõ đến phận có liên quan Tổ chức lựa chọn cách đánh giá (cách sử dụng giá) để kế toán vật liệu phù hợp với điều kiện doanh nghiệp thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán quản lý vật t Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), sổ kế toán chi tiết vật liệu Lựa chọn phơng pháp kế toánvật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ, từ quy định phơng pháp hạch toán ghi sổ kế toán cho phù hợp với điều kiện doanh nghiệp Lựa chọn phơng pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi, phù hợp với cụ thể Xác định báo cáo quản trị vật liệu cần lập, thiết lập báo cáo vật liệu cần thiết Tổ chức lập báo cáo vật liệu phân tích báo cáo vật t Kiểm tra việc bảo quản sử dụng loại vật liệu phận đối t ợng liên quan Kiểm tra, giám sát chế độ kiểm kê vật t, đánh giá tài sản Với nhiệm vụ này, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức trình hạch toán vật liệu Tổ chức lập luân chuyển chøng tõ: Mn thùc hiƯn cung cÊp th«ng tin cho tổ chức hạch toán vật liệu yêu cầu quan trọng tổ chcs việc lập chứng từ luân chun chøng tõ Néi dung vµ biĨu mÉu chøng tõ ban đầu để hạch toán vật liệu nhà nớc quy định Tuy nhiên, vào điều kiện sản xt thĨ, ngn vËt liƯu cung øng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp định loại chứng từ cụ thể áp dụng cho doanh nghiệp Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch chuyển chøng tõ, ®ã ghi râ chøng tõ lËp, vµo thêi gian nµo Cã hai ngn chđ u cung cÊp vËt liƯu cho doanh nghiƯp , ®ã vật liệu mua vật liệu tự sản xuất Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau: Đơn đặt hàng (2) Bộ phận mua hàng Ngời bán (1) (3) Nhu cầu mua hàng Bộ phận nhận hàng (6) Kế toán to¸n víi ngêi b¸n (5) (4) KÕ to¸n vËt t Kho Trong đó: Bộ phận sản xuất thủ kho đề nghị mua hàng Bộ phận mua hàng duyệt, mua hàng lập đơn đặt hàng: hai giao cho ngời bán, đợc chấp thuận giao lại cho phận mua hàng để theo dõi việc mua hàng Bản giao cho phận nhận hàng giao cho phận kế toán Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận làm thủ tục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đà đợc chấp nhận toán cho phận kế toán để toán Thủ kho tiến hành nhập kho ghi thẻ kho, chun phiÕu nhËp kho cho kÕ to¸n vËt t Kế toán vật t ghi sổ chi tiết chun phiÕu nhËp kho cho kÕ to¸n to¸n Dựa vào hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, kế toán toán ghi chi tiết vào tài khoản toán với ngời bán Đối với trờng hợp vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất sơ đồ chu chuyển chứng từ tiến hành theo bíc sau: Bé phËn s¶n xt (1) Bé phËn kiĨm tra (STK) (2) Kế toán toán lơng (4) Kho thành phẩm (3) Kế toán chi tiết vật liệu (1): Bé phËn s¶n xuÊt lËp phiÕu giao nhËn s¶n phÈm (ở vật liệu) 10 Đây phơng pháp thờng đợc áp dụng với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với quy cách mẫu mà khác nhau, trị giá thấp đợc xuất dùng thờng xuyên, doanh nghiệp điều kiện để kiĨm kª tõng nghiƯp vơ xt kho nªn thêng vËn dụng hạch toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Theo phơng pháp này, đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lợng vật liệu tồn kho, sau tính trị thực tế chúng theo đơn giá nhập lần cuối kỳ đó: Trị giá thực tế vật Số lợng vật liệu Đơn gi¸ vËt liƯu = tån kho ci kú x liƯu tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối Giá thực tế Gi¸ thùc Gi¸ thùc tÕ Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xuÊt = tÕ VL tån + VL mua vµo - vật liệu tồn dùng kỳ đầu kỳ kỳ cuối kỳ Đó phơng pháp tính giá thực tế vật liệu xuất dùng Việc vận dụng phơng pháp tính trị giá thực tế vật liệu xuất dùng t thc ®iỊu kiƯn thĨ cđa tõng doanh nghiƯp Tuy nhiên, áp dụng phơng pháp phải bảo đảm nguyên tắc công khai quán Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Vật liệu tiêu hao cho trình sản xuất kinh doanh phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, thờng có nhiều chủng loại khác tỷ trọng thờng lớn giá trị sản phẩm dịch vụ Do vậy, thiếu loại gây ngừng sản xuất Điều yêu cầu hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động loại vật liệu Thực tế công tác kế toán nớc ta áp dụng ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu : phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp số d Phơng pháp thẻ song song Theo phơng pháp này, để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, kho phải mở thẻ kho để ghi chép mặt số lợng phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép mặt số lợng giá trị Thẻ kho kÕ to¸n lËp theo mÉu sè 06 VT, quy định thống cho danh điểm vật liệu phát ho thủ kho sau đà đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho Hàng ngày, vào chngý từ nhập kho xuất kho thẻ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho liên quan sau nghiệp vụ xuất, nhập cuối ngày tính số tồn kho thẻ kho Thẻ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi thẻ kho với số vật liệu thực tế lại kho để đảm 13 bảo sổ sách vật luôn khớp Hàng ngày định kỳ 3,5 ngày lần, sau ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn chứng từ nhập xuất kho phòng kế toán Tại phòng kế toán phải mở thẻ chi tiết cho danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở kho: Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Số thẻ Tên vật t: Số danh điểm: Đơn vị tính : Chøng tõ TrÝch yÕu SH NT Sè tê Đơn giá: Kho: Nhập Xuất SL TT SL TT Tồn SL TT Ghi Khi kế toán nhận đợc chøng tõ nhËp xt kho thđ kho chun ®Õn phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu chứng từ với chứng từ liên quan (phiếu mua hàng, hoá đơn mua hàng ), ghi đơn giá hạch toán vào phiếu tính thành tiền chứng từ nhập xuất Căn vào kế toán lần lợt ghi nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ tính tổng số nhập, tỉng sè st vµ sè tån kho cđa tõng danh điểm vật liệu, số lợng vật liệu tồn kho thẻ chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi thẻ kho tơng ứng Nếu có sai sót phải đợc xác minh chỉnh lý kịp thời theo ®óng sù thùc §Ĩ thùc hiƯn kiĨm tra ®èi chiÕu kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu Tháng năm Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trongth¸ng Xt th¸ng Tån ci th¸ng Sè liƯu cđa bảng đợc đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp phản ánh bảng tính giá vật liệu Phơng pháp thẻ song song phơng pháp đơn giản, dễ làm nhng điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp nhiều công sức ghi chép trùng lặp Quy trình hạch toán chi tiết theo phơng pháp đợc tóm tắt qua sơ đồ: (1) 14 Thẻ kho (kho vật t) Căn chứng từ - NhËp - Xt (2) (4) Sè chi tiÕt thỴ song (3) (4) Sổ tổng Tổng hợp chi tiết Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phơng pháp hình thành sở cải tiến bớc phơng pháp thẻ song song Để hạch toán chi tiết vật liệu, kho mở thẻ kho nh phơng pháp thẻ song song nhng phòng kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu mà thay vào mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng giá trị danh ®iĨm vËt liƯu tõng kho: Sỉ ®èi chiÕu lu©n chuyển Số danh điểm Tên vật liệu l Đơn vị tính Đơn giá Số d đầu tháng SL TT Luân chuyển tháng Nhập SL ST Số d đầu tháng XuÊt SL ST 10 SL 11 TT 12 Sè không ghi theo chứng từ nhập kho mà ghi lần vào cuối tháng sở nhËp xt kho ph¸t sinh th¸ng cđa tõng doanh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi dòng sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho thủ kho lấy số tiền loại vật liệu sổ để đối chiếu với kế toán tổng hợp áp dụng phơng pháp công việc ghi chép kế toán chi tiết theo danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ nhng toàn công việc ghi chép tính toán, kiểm tra phải dồn hết vào ngày cuối tháng, công việc lập báo cáo thờng bị chậm trễ Quá trình đợc thể qua sơ đồ sau: Chứng từ nhập (2) (1) Thẻ (sæ) kho (1) Chøng tõ xuÊt Sæ sè d (2) B¶ng lịy kÕ nhËp (tiỊn) (4) B¶ng lịy kÕ xt (tiền) Phơng pháp số d 15 Sổ số d Đây bớc cải tiến việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Phơng pháp kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ thủ kho với việc ghi chép phòng kế toán: kho hạch toán mặt số lợng phòng kế toán hạch toán mặt giá trị, nên xóa bỏ đợc ghi chép trùng lặp, tạo điều kiện thực kiểm tra thờng xuyên có hệ thống kế toán thủ kho, đảm bảo số lợng kế toán xác, kịp thời Tại kho, hạch toán vật liệu xây dựng thủ kho thực thẻ kho nh phơng pháp Sau ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn chứng từ nhập xuất kho phát sinh ngày (hoặc định kỳ) theo nhóm vật liệu quy định Căn vào kết phân lo¹i chøng tõ lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ: PhiÕu giao nhËn chøng tõ Nhãm vËt liƯu Tõ ngµy đến ngày tháng năm Số lợng chøng tõ Sè hiƯu chøng tõ Sè tiỊn Ngêi nhËn Ngời giao Phiếu phải lập riêng cho phiếu nhập kho bản, phiếu xuất kho sau lập xong đợc đính kèm với tập phiếu nhập kho phiếu xuất kho cho kế toán Cuối tháng thủ kho vào thẻ kho đà đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng vật liệu tồng kho cuối tháng danh điểm vật liệu vào sổ số d: Sổ số d Năm: Kho: Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số d đầu năm SL TT Sè d cuèi th¸ng SL TT Ghi 10 Sỉ sè d kÕ to¸n më cho tõng kho, dùng cho năm giao cho thủ kho trớc ngày cuối tháng Ghi sổ số d xong thủ kho chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra tính thành tiền Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho phải thờng xuyên xuống kho để hớng dẫn kiểm tra việc ghi chép thẻ kho cđa thđ kho vµ thu nhËn chøng tõ cïng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ Tại phòng kế toán, nhận đợc chứng từ nhập xuất phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ có liên quan Sau tính giá chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền chøng tõ 16 nhËp xuÊt kho theo tõng nhãm vËt liệu ghi vào cột số tiền phiếu giao nhận chứng từ Căn vào phiếu giao nhận chứng từ đà đợc tính giá kế toán ghi bảng lũy kÕ nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu, më cho tõng kho, số cột phần nhập xuất phụ thuộc vào số lần kế toán xuống kho nhận chứng từ Bảng lũy kế nhập xuất tồn kho vật liệu Tháng năm Kho Nhóm vật liệu Tồn kho đầu tháng Nhập Từ ngày Đến ngày Xuất Từ ngày Đến ngày Từ ngày §Õn ngµy Tõ ngµy §Õn ngµy Tån kho ci th¸ng Sè tån kho ci th¸ng cđa tõng nhóm vật liệu bảng lũy kế đợc sử dụng ®Ĩ ®èi chiÕu víi sè d b»ng tiỊn trªn sỉ số d với bảng kê tính giá vật liệu kế toán tổng hợp Sơ đồ hạch toán chi tiÕt: BK nhËp (nÕu cã) Chøng tõ nhËp Sè (thỴ) kho Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp BK xuất (nếu có) Tổ chức hạch toán tổng hợp vật liệu Vật liệu thờng đợc nhập xuất kho thờng xuyên, tùy theo đặc điểm vật liệu doanh nghiệp mà doanh nghiệp có phơng thức kiểm kê khác vật liƯu: kiĨm kª theo tõng nghiƯp vơ nhËp xt kho hay kiểm kê lần vào thời điểm cuối kỳ cách cân, đo, đong, đếm, ớc lợng vật liƯu tån ci kú T¬ng øng víi hai ph¬ng thøc kiểm kê trên, doanh nghiệp đợc áp dụng hai phơng thức hạch toán hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờng xuyên phơng pháp kiểm kê định kỳ 4.1 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Phơng pháp đợc áp dụng doanh nghiệp có quy mô lớn, thờng tiến hành từ hai hoạt động sản xuất kinh doanh trở lên hay sản xuất nhiều loại sản phẩm khác với số lợng lớn, giá trị cao Đây phơng pháp theo dõi tình hình có biến động vật liệu cách thờng xuyên, liên tục sau lần nhập, xuất, xảy 17 Để tổ chức hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp này, doanh nghiệp sử dụng tài khoản sau: Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu (chi tiết theo yêu cầu quản lý) 18 Bên nợ: Phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu kỳ: - Giá thực tế nguyên liệu xuất kho - Trị giá nguyên liệu thừa phát kiểm kê Bên có: Phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm giảm vật liệu kỳ - Trị giá thùc tÕ nguyªn vËt liƯu xt kho - ChiÕt khÊu mua hàng đợc hởng - Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt, h hỏng phát kiểm kê D nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho - Tài khoản 151: Hàng mua đờng Bên nợ: Giá trị hàng hóa, vật t đờng cuối kỳ Bên có: Giá trị hàng hóa, vật t mua kỳ trớc nhập kho chuyển giao thẳng cho khách hàng D nợ: Giá trị hàng hóa, vật t đờng cuối kỳ Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng vật liệu Nghiệp vụ thu mua nhập kho vật liệu doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) phiếu nhập kho Hóa đơn bán hàng hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ngời bán hàng lập, có ghi số lợng loại vật liệu, đơn giá số tiền doanh nghiệp phải trả cho ngời bán Trong trờng hợp doanh nghiệp thu mua vật liệu mà hóa đơn bán hàng (chẳng hạn thu mua từ thị trờng tự do) doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng để thay Hóa đơn bán hàng hóa đơn kiêm phiếu xuất, phiếu thu mua hàng lµ chøng tõ minh chøng cho nghiƯp vơ mua hµng để lập chứng từ toán tiền hàng Phiếu nhập kho phận mua hàng lập ghi số lợng theo hóa đơn phiÕu mua hµng, thđ kho thùc hiƯn nghiƯp vơ nhËp kho vµ ghi sỉ thùc nhËp vµo phiÕu nhËp kho Đây chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đà hoàn thành Căn vào hóa đơn mua hàng phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi vào tài khoản nghiệp vụ nhập kho vật liệu Trờng hợp hàng cha mua kế toán phản ánh vào tài khoản 151 để đến cuối kỳ (nếu hàng về) sang kỳ sau (nếu cuối kỳ hàng cha về) kết chuyển vào tài khoản 152 Trờng hợp kiểm kê phát vật liệu thừa, doanh nghiệp phải xác định số liệu thừa hay trả cho đơn vị cá nhân khác tiến hành phản ánh nghiệp vụ vào tài khoản Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm vật liệu Khi xuất kho vật liệu, doanh nghiệp phải lập phiếu xuất kho phiếu xuất vật t theo hạn mức, phiếu xuất kho phòng cung øng hc bé phËn xin 19 lÜnh lËp, sau xt kho thđ kho ghi sè lỵng thùc xt vµ cïng víi ngêi ký vµo phiÕu xt kho PhiÕu xuất vật t theo hạn mức phụ trách phận quản lý vật t lập ghi định mức sử dụng vật t đợc duyệt tháng cho tõng bé phËn sư dơng, sè lỵng thùc xt tháng thủ kho ghi Căn vào phiếu xuất kho phiếu nhập kho vật t theo hạn mức , tùy theo phơng pháp tính giá vật liệu xuất, kế toán tính trị giá vật liệu xuất, đồng thời vào nơi sử dụng số vật liệu đà xuất để ghi vào tài khoản phản ánh nghiệp vụ Trờng hợp kiểm kê phát vật liệu thiếu hụt phẩm chất, doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời Tùy theo nguyên nhân cụ thể định xư lý cđa cÊp cã thÈm qun, kÕ to¸n tiÕn hành ghi sổ Toàn tình hình biến động vật liệu đợc phản ánh sơ đồ sau: (trang bên) 20