Hoàn thiện hạch toán vật liệu và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm 1

Những vấn đề chung về vật liệu

Phân loại vật liệu

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu.

Trong thực tế quản lý và hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trng thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất Theo đặc trng này, vật liệu ở các doanh nghiệp đợc chia thành các loại:

Là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào).

Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình

8 thờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau,…).).

Về thực chất, nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thờng Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng Nó có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí nh than, củi, xăng, dầu, ga,

Là những vật t dùng để thay thế, bảo dỡng, sửa chữa cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vật tải,

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản :

Là các vật liệu và thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ, ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng cơ bản.

Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phoi bào, vải vụn, gạch, sắt,…).)

Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ khác cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng,…).

Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị từng lọai vật liệu, trên cơ sở phân loại này các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại vật liệu trên thành từng nhóm, từng thứ vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp.

Ngoài cách phân loại vật liệu phổ biến trên, các doanh nghiệp có thể phân loại vật liệu theo nhiều cách khác nữa Mỗi cách phân loại vật liệu đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau.

Theo nguồn hình thành vật liệu, vật liệu bao gồm:

+ v ật liệu tự sản xuất

+ v ật liệu từ nguồn khác nh: nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, tặng thởng,

Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng cho các loại vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau do đó đánh giá đợc hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất Hơn nữa, việc phân loại này đảm bảo việc phản ánh chính xác, nhanh chóng số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp Nhng hạn chế lớn nhất của cách phân loại này là không quản lý chi tiết đợc từng loại vật liệu.

Theo quyền sở hữu, vật liệu bao gồm: Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

+ v ật liệu nhận gia công chế biến hoặc giữ hộ

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi, nắm bắt đợc tình hình hiện có của vật liệu để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo mục đích và nơi sử dụng vật liệu, vật liệu đợc chia thành:

+ v ật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh

+ v ật liệu dùng cho nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm,

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc tình hình sử dụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác nhau từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,

Tính giá vật liệu

Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc, phơng pháp nhất định Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới và dự trữ vật liệu cuối kỳ Vì vậy, tính giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu sử dụng và dự trữ.

Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đ- ợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực tế là giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ minh chứng các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra vật liệu.

Giá thực tế vật liệu nhập kho:

Giá thực tế sẽ có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph- ơng pháp trực tiếp và không có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế vật liệu nhập kho đợc xác định theo từng nguồn nhập:

+ Đối với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế nhập kho gồm giá mua ghi trên hóa đơn ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, bảo hiểm, hao hụt trong định mức, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi,…).) trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.

+ Đối với vật liệu tự sản xuất:

Tính theo giá thành sản xuất thực tế

+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:

Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí có liên quan nh tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức,…).)

+ Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:

Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá do các bên tự thỏa thuận (+) các chi phÝ tiÕp nhËn (nÕu cã).

+ Đối với vật liệu đợc tặng, thởng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng các chi phí liên quan đến việc tiếp nhËn.

+ Đối với phế liệu thu hồi:

Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.

Giá thực tế vật liệu xuất kho:

Tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính giá xuất sau nhng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.

* Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến xuất dùng Khi xuất dùng hàng nào (lô hàng nào) sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng (lô hàng đó) Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.

- Tính giá vật liệu xuất kho chính xác.

- áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu nhng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.

+ Nhợc điểm: Đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.

* Phơng pháp giá hạch toán:

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc phản ánh theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu xuất dùng trong kú (hoặc tồn cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu

Hệ số giá có thể tính theo từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị hạch toán.

Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu và trình độ kế toán cao.

Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.

Yêu cầu hạch toán phải tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán ảnh hởng đến công tác quyết toán Mặt khác phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học.

* Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập).

Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lợng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị b×nh qu©n

Có ba phơng pháp xác định giá đơn vị bình quân:

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền)

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Lọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

- Việc tính giá xuất vật liệu không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất trong kú.

- Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lÇn nhËp, xuÊt nhiÒu.

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:

Giá đơn vị b×nh qu©n cuèi kú tríc

= Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

+ u ®iÓm: Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.

+ Nhợc điểm: Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này Có trờng hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm).

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn)

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, vừa chính xác, vừa phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả.

Hạch toán chi tiết vật liệu

Phơng pháp thẻ song song

Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.

Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.

Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lÇn.

Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

Kế toán phải mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu t- ơng ứng với thủ kho mở ở kho Kế toán sử dụng thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

Thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, nhng chỉ khác là theo dõi cả về số lợng và giá trị của vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ 3,

5 ngày một lần khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển, ghi đơn giá và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất.

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu cả về số l ợng và giá trị theo từng nhóm, loại vật liệu.

Sơ đồ 1: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra

Ghi chó Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho kế toán quản trị hàng tồn kho.

Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu,khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán cha cao.

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp này đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song.

Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra Ghi chó

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệuSổ kế toán tổng hợp về vật liệu Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu với số liệu trên kế toán tổng hợp.

Sơ đồ 2: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép giảm bớt so với ph- ơng pháp thẻ song song

- Việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng.

- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

- Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.

- Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.

Phơng pháp này là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị cuả vật liệu, xoá bỏ đợc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời

Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các phơng pháp trên Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày theo qui định của doanh nghiệp, sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu qui định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Phiếu này sau khi lập xong đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.

Ngoài công việc hàng ngày nh trên thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu vào sổ số d Sổ số d do kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm Cuối tháng, kế toán giao sổ số d cho thủ kho ghi số lợng vật liệu tồn kho căn cứ vào các thẻ kho Ghi xong, thủ kho phải chuyển sổ về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

* Tại phòng kế toán : Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và thu nhận các chứng từ nhập, xuất kho Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó tổng hợp giá trị vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu nhập, xuất để ghi vào cột "thành tiền" của phiếu giao nhận chứng từ Số liệu "Thành tiền" trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật liệu đợc ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu.

Cuối tháng, cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại vật liệu, rồi ghi vào cột "Tồn kho

Phiếu giao nhận chứng từ nhập PhiÕu nhËp kho

Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho vật liệu

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra Ghi chó

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu cuối tháng" của bảng kê này Đồng thời cuối tháng nhận đợc sổ số d do thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của vật liệu để ghi vào sổ số d cột " thành tiền" Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số d, số liệu này phải khớp với số liệu cột "tồn kho cuối tháng" của nhóm, loại vật liệu tơng ứng trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu cùng kỳ.

Sơ đồ 3: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

- Tránh đợc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.

- Kế toán thực hiện kiểm tra thờng xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho cũng nh việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho.

Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật liệu.

Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao.

III Hạch toán tổng hợp vật liệu Để hạch toán vật liệu, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh cuả doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý, vào trình độ cán bộ kế toán, cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Hạch toấn tổng hợp vật liệu

Hạch toán nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng hoá tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

Theo phơng pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 611 "Mua hàng" (Tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu)

Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

TK 611 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật t

Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho và đang đi đờng cuèi kú.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nh: TK 133, 331, 111, 112,

TK 627, 641, 642, 241 Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ

ThuÕ GTGT đ ợc khấu trừ

Nhận lại vốn góp liên doanh, cấp phát, tặng th ởng

Các tr ờng hợp tăng vật liệu khác

Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

Xuất dùng chung cho phân x ởng, bán hàng, quản lý, XDCB

Vật liệu xuất dùng cho mục đích khác

TK 611 giá trị hàng mua trả lại

D: xxx Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ

Hạch toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Cả trờng hợp hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp tính thuế

GTGT theo phơng pháp khấu trừ và phơng pháp trực tiếp hạch toán khác nhau ở trờng hợp tăng vật liệu do mua ngoài nhập kho, còn các trờng hợp tăng vật liệu khác thì hạch toán là giống nhau Cụ thể trờng hợp tăng vật liệu do mua ngoài nhập kho đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp kế toán ghi theo giá nhập là giá có thuế GTGT.

Hạch toán vật liệu thừa, thiếu sau kiểm kê

Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật liệu mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm đợc thực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng, ngăn ngừa hiện tợng lãng phí, tham ô vật liệu, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện

(3) Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp tợng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật liệu Việc kiểm kê cả số lợng và chất lợng có liên quan đến công tác tính giá vật liệu và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho do đó doanh nghiệp phải tuân thủ theo đúng các nguyên tắc, phơng pháp tính của công tác này.Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể đợc thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị; kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thờng Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, hội đồng hoặc ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những ngời có trách nhiệm vật chất về bảo quản vật t, phòng kế toán và cán bộ nhân viên doanh nghiệp Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thực hiện việc cân, đo, đong, đếm và phải lập biên bản kiểm kê (mẫu 08 - VT), xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu trong sổ kế toán, trình bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch Việc xử lý kết quả kiểm kê đợc thực hiện bởi hội đồng xử lý tài sản. Doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban xử lý tài sản đảm bảo đầy đủ thành phần cần thiết để giải quyết các trờng hợp thừa, thiếu vật liệu nói riêng và các tài sản trong kiểm kê nói chung Hội đồng xử lý tài sản có trách nhiệm phân tích, đánh giá các nguyên nhân cụ thể để đi đến kết luận khách quan.

Tuỳ theo từng nguyên nhân cụ thể và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền mà kế toán sử dụng một số các tài khoản sau để ghi sổ tuỳ từng trờng hợp cụ thể bao gồm các tài khoản chi phí: TK 621, 627, 641, 642, TK 111, 334, 138

(1, 8), 338 (1), 721 và tài khoản ngoài bảng 002.

Có thể khái quát nội dung hạch toán vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kê qua sơ đồ sau:

Hạch toán vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kê

(1): Vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp

(2): vật liệu thừa cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.

(3): vật liệu thừa là của đơn vị khác.

(4): vật liệu thiếu do cân, đong, đo đếm sai.

(5): Vật liệu thiếu trong định mức hay ngoài định mức nhng đợc cấp có thẩm quyền cho phép tính vào chi phí kinh doanh.

(6): Yêu cầu ngời phạm lỗi bồi thờng số vật liệu thiếu.

(7): Vật liệu thiếu cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.

Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trờng, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp thiệt hại xảy ra do vật t, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng phản ánh đúng trị giá thực tế của hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm đa ra một thông tin trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính. việc trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân theo một số qui định hiện hành của chế độ kế toán tài chính sau đây (Thông t số 107/2001/TT - BTC ngày 31/12/2001):

* Thời điểm lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm.

* Điều kiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

+ Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo qui định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật t, hàng hoá tồn kho.

+ Là những vật t, hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá thị trờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. vật t, hàng hoá bị giảm giá so với giá ghi trên sổ kế toán bao gồm: vật t, hàng hoá tồn kho bị h hỏng, kém, mất phẩm chất, bị lỗi thời hoặc giá bán bị giảm theo mặt bằng chung trên thị trờng.

Trờng hợp vật t, hàng hoá tồn kho có giá trị bị giảm so với giá ghi trên sổ kế toán nhng giá bán sản phẩm, dịch vụ đợc sản xuất từ vật t, hàng hoá này

TK 642 (6426) Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp không bị giảm giá thì không đợc trích lập dự phòng giảm giá vật t, hàng hoá tồn kho.

* Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lợng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá hàng tồn kho i

Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật t, hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá vật t, hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết Bảng kê này là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

Kế toán sử dụng TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" và các tài khoản 642 (6426), TK 721 để theo dõi tình hình trích lập, hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Có thể khái quát nội dung hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua sơ đồ sau:

Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

(1): Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trớc.

(2): Trích lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần chênh lệch giữa số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch với số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc (nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập cao hơn số d khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trớc).

(3): Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần chênh lệch giữa số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch (nếu số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch thấp hơn số d khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trớc).

Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp không phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế , nguyên tắc xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho, cụ thể với vật liệu đợc qui định nh sau:

- Các nguyên, vật liệu trong quá trình sản xuất không đợc giảm giá nếu thành phẩm đợc sản xuất từ vật liệu đó đợc bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó.

- Trờng hợp giảm sút giá mua trên thị trờng làm cho giá phí thành phẩm cao hơn giá có thể bán đợc thuần thì giá trị ghi sổ kế toán của vật liệu này phải đợc giảm xuống bằng giá có thể bán đợc thuần của nó Trờng hợp này, giá mua vào của vật liệu có thể coi là giá bán đợc thuần của nó.

Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nớc trên thế giới

Kế toán Anh

Kế toán Mỹ sử dụng tài khoản "Tồn kho vật liệu" để theo dõi tình hình biến động của nguyên, vật liệu qua kho Tài khoản này thờng có số d nợ tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ Khi hãng sử dụng nhiều loại vật liệu, sổ phụ có thể đ ợc mở để hỗ trợ cho tài khoản ở sổ cái Sổ này đợc gọi là "Sổ kho".

Tài khoản số: Lợng đặt hàng tại:

Tên của hạng mục: Mức đặt hàng tại: Địa chỉ kho:

Ngày tháng Loại Nhập Xuất Tồn

SL §G TT SL §G TT SL §G TT

+ Khi mua nguyên, vật liệu, kế toán ghi:

Nợ TK "Tồn kho nguyên, vật liệu": số nguyên, vật liệu nhập kho

Có TK "Khoản phải trả": nếu cha thanh toán

Có TK "Tiền mặt": nếu dùng tiền mặt thanh toán

+ Trong kỳ, khi các nhà máy sản xuất cần nguyên vật liệu, thì căn cứ vào chứng từ "Nhu cầu nguyên vật liệu", thủ kho xuất giao vật liệu cho sản xuất.

NHu cầu nguyên vật liệu

Ngời yêu cầu: Số phiếu yêu cầu nguyên vật liệu: Ngời xuất: Ngày tháng: Công việc số:

Số tài khoản kho Tên hạng mục Số lợng Đơn giá Số tiền

+ Trờng hợp xuất nguyên, vật liệu trực tiếp cho sản xuất, kế toán ghi:

Nợ TK "Sản phẩm dở dang": số xuất dùng

Có TK "Tồn kho nguyên, vật liệu"

+ Trờng hợp xuất nguyên, vật liệu gián tiếp (không trực tiếp sử dụng để chế tạo sản phẩm), kế toán ghi:

Nợ TK "Chi phí nhà máy": số xuất dùng

Có TK "Tồn kho nguyên, vật liệu"

Qua việc xem xét đặc điểm hạch toán kế toán vật liệu tại Pháp và Mỹ ta thấy rằng về thực chất, phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ chỉ là hai cách ghi khác nhau của việc hạch toán kế toán vật liệu Trong khi kế toán Pháp sử dụng hình thức kiểm kê định kỳ, kế toán Mỹ sử dụng hình thức kê khai thờng xuyên thì Việt Nam đã vận dụng cả hai hình thức này trong hạch toán vật liệu Điều này sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam tránh khỏi bỡ ngỡ trong quá trình hội nhập với thế giới, tăng cờng khả năng thu hút vốn đầu t nớc ngoài, giúp hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán Việt Nam- một công cụ quản lý hữu ích của nền kinh tế.

Tổ chức sổ kế toán trong hạch toán vật liệu Phần II: Thực trạng công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty Cơ khí may

Cũng nh các phần hành kế toán khác, hạch toán kế toán vật liệu áp dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau:

1 Hình thức sổ Nhật ký-Sổ cái:

Hình thức sổ Nhật ký-Sổ cái trong hạch toán vật liệu sử dụng các sổ sau:

- Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Hạch toán theo hệ thống sổ của hình thức này rất đơn giản, số lợng sổ ít nên khối lợng ghi sổ ít, số liệu kế toán tập trung, cho biết cả hai chỉ tiêu: thời gian và phân loại đối tợng ngay trên một dòng ghi, kỳ ghi sổ trên một quyển sổ. Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Tuy vậy, hình thức sổ này có hạn chế lớn là: ghi trùng lắp trên một dòng ghi: tổng số, số tiền đối ứng ghi trên các tài khoản quan hệ đối ứng; tài khoản đ- ợc liệt kê ngang sổ, vì vậy khuôn khổ sổ sẽ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ; số lợng sổ tổng hợp chỉ có một quyển nên khó phân công lao động kế toán cho mục đích kiểm soát nội bộ. Điều kiện vận dụng: Nếu đơn vị có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế toán, khối lợng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức sổ Nhật ký- Sổ cái là có hiệu quả, không ảnh hởng đến tốc độ cung cấp thông tin kế toán cho quản lý và độ chính xác của số liệu đã ghi.

2 Hình thức sổ Nhật ký chung:

Hình thức sổ Nhật ký chung trong hạch toán vật liệu sử dụng các sổ sau:

- Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt.

- Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 152.

Hạch toán theo hình thức sổ này có u điểm là ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, dễ kiểm tra, đối chiếu nhng có nhợc điểm là ghi chép trùng lắp.

Hình thức sổ Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình hoạt động, qui mô, trình độ trong điều kiện lao động kế toán bằng máy Trong điều kiện lao động kế toán thủ công, hình thức này phù hợp với:

+ Loại hình kinh doanh đơn giản

+ Qui mô hoạt động vừa và nhỏ.

+ Trình độ quản lý và kế toán thấp.

+ Có nhu cầu phân công lao động kế toán

3 Hình thức sổ Chứng từ - ghi sổ:

Hình thức sổ Chứng từ - ghi sổ (CT- GS) trong hạch toán vật liệu sử dụng các sổ sau:

- Sổ đăng ký CT- GS

- Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 152.

Hình thức sổ này có u điểm cơ bản là ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ Nhật ký tờ rời cho phép thực hiện đợc chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động Mặc dù vậy, hình thức sổ này vẫn cha khắc phục đợc nhợc điểm ghi chép trùng lắp của các hình thức sổ kế toán ra đời đợc sử dụng trớc nó.

Hình thức sổ CT- GS thích hợp với mọi loại qui mô đơn vị sản xuất, kinh doanh và đơn vị quản lý cũng nh đơn vị hành chính sự nghiệp Kết cấu sổ đơn giản nên phù hợp với cả điều kiện lao động kế toán thủ công và lao động kế toán bằng máy.

4 Hình thức sổ Nhật ký-chứng từ:

Hình thức sổ Nhật ký- chứng từ (NK- CT) trong hạch toán vật liệu sử dụng các sổ sau:

- Bảng phân bổ nguyên, vật liệu; công cụ, dụng cụ

- Các sổ chi tiết TK 152, 331,

NK- CT kế thừa các u điểm của các hình thức kế toán ra đời trớc nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động kế toán; hầu hết sổ kết cấu theo một bên của tài khoản (trừ một số tài khoản thanh toán) nên giảm 1/2 khối lợng ghi sổ Mặt khác, các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu, kiểm tra cao Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cơng cho thực hiện ghi chép sổ sách Nhiều chỉ tiêu quản lý đợc kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán NK- CT đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn.

Hạn chế lớn nhất của bộ sổ NK - CT là phức tạp về kết cấu, qui mô sổ lớn về lợng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tợng trên loại sổ Nhật ký chính và phụ (Bảng kê, bảng phân bổ, ) nên khó vận dụng phơng tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán; đòi hỏi trình độ kế toán cao và qui mô hoạt động doanh nghiệp lớn Điều kiện để sử dụng có hiệu quả hình thức sổ NK - CT là:

+ Doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thơng mại có qui mô lớn. + Đội ngũ nhân viên kế toán đủ nhiều, có trình độ.

+ Đơn vị chủ yếu thực hiện kế toán bằng lao động thủ công

PhÇn II Thực trạng công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật và tổ chức bộ mấy quản lý hoạt động sản xuất kinh

Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cơ khí may Gia Lâm là một trong những công ty mạnh của ngành Dệt may Việt Nam trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam.

Tên gọi chính thức: Công ty cơ khí may Gia Lâm.

Tên giao dịch đối ngoại: Gia Lam Sewing Machine Company

Trụ sở chính: Thị trấn Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội. Điện thoại: 048276564-048276934

Tài khoản giao dịch: 710A.00012 tại ngân hàng công thơng Chơng Dơng. Công ty đã trải qua những bớc xây dựng và trởng thành tính đến nay là 25 năm với nhiều thay đổi về nhiệm vụ trong sản xuất cũng nh sự thay đổi tên gọi của công ty Ngày 22/9/1977 theo quyết định số 731/CNN- TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ, xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu ra đời từ một phân xởng sửa chữa của xí nghiệp May 10 (nay là công ty May 10) - tiền thân của Công ty cơ khí may Gia Lâm ngày nay Cuối những năm 80, cùng với sự phát triển chung của ngành công nghiệp nhẹ trong đó có sự phát triển mạnh mẽ của ngành may công nghiệp - chuyển sang may hàng xuất khẩu, xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu đổi tên thành Xí nghiệp Cơ khí may Gia Lâm theo quyết định số 462/CNN

- TCLĐ ngày 7/5/1983 của Bộ Công nghiệp nhẹ và đợc xây dựng trên địa điểm mới riêng biệt cùng với sự giúp đỡ của Cộng hoà dân chủ Đức cũ.

Những năm trong thời kỳ bao cấp, công ty cha phát huy đợc hết tiềm năng của mình: mọi kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của công ty đều đợc thực hiện theo chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nớc Nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho công ty giai đoạn này là sản xuất các phụ tùng thay thế và sửa chữa các máy khâu công nghiệp, các loại máy chuyên dùng trong ngành may công nghiệp cho các xí nghiệp may thuộc Liên hiệp sản xuất xuất nhập khẩu May - Bộ Công nghiệp nhẹ hoặc các xí nghiệp may thuộc các Sở Công nghiệp trên toàn quốc.

Ngày 29/4/1993, để đáp ứng yêu cầu chung của xã hội, theo quyết định số 445/QĐ - TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ, xí nghiệp đợc chuyển thành Công ty cơ khí may Gia Lâm - một trong những đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam.

Với công nghệ sản xuất tiên tiến, thiết bị hiện đại đợc nhập của Công hoàLiên bang Đức, Italia, với đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ chuyên sâu nhiều kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề, đến nay công ty không những sản xuất đơc phụ tùng thay thế mà còn vơn lên chế tạo đựoc các thiết bị chuyên dùng của ngành may nh: máy cắt vải cố định, máy đẩy tay, máy khoan dấu, các loại chân bàn cắt vải, trải vải,…).Đặc biệt có một số máy móc thiết bị đạt

3 4 yêu cầu và chất lợng cao nh: bục là hơi, máy xén vải đầu bàn, máy dập cúc, máy kiểm tra vải, hệ thống sấy giày, máy ép thuỷ lực,…).thay thế đợc hàng nhập khẩu với giá chỉ bằng 60% đến 70% giá nhập khẩu Ngoài việc sản xuất các sản phẩm trong ngành may - da giầy, công tycòn sản xuất các sản phẩm cơ khí khác nh: bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, cột đèn tín hiệu và một số sản phẩm dân dụng khác.

Trong tình hình hiện nay, để phù hợp với nền sản xuất hàng hoá, một mặt công ty tiến hành sản xuất theo yêu cầu của khách hàng (theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế), mặt khác công ty tiến hành nghiên cứu, thiết kế, chế tạo thử và chào hàng các sản phẩm làm đợc, từ đó làm cho khách hàng có thể nhận biết đợc nhu cầu của mình và đặt hàng Ngoài ra, công ty nhận cung cấp những sản phẩm nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng nh nhận lắp đặt gọn cả một dây chuyền may hoặc giày theo phơng thức chìa khoá trao tay.

Công ty luôn duy trì và phát triển sản xuất, sẵn sàng liên doanh liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nớc để đầu t thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lợng sản phẩm Với thời gian hơn 20 năm, công ty đang trên đà phát triển và tự khẳng định mình là một doanh nghiệp nhà nớc luôn đi tiên phong trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị phục vụ cho ngành Dệt May Việt Nam.

Một số chỉ tiêu kết quả và hiệu quả kinh doanh của công ty cơ khí may gia lâm

STT Chỉ tiêu TH năm 2000 KH năm 2001 TH năm 2001

6 Tỷ suất lợi nhuËn/vèn kinh doanh (6

7 Tỷ suất lợi nhuËn/ doanh thu

0,012 0,015 0,016 106,67 133,3 Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

(Trích tài liệu báo cáo quyết toán năm 2000, 2001 - Công ty Cơ khí mayGia L©m)

Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty Cơ khí may Gia Lâm là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam Tổ chức của công ty thống nhất từ trên xuống dới, mọi hoạt động đợc chỉ đạo thống nhất từ giám đốc tới từng phòng ban nghiệp vụ và xuống các phân xởng sản xuất Thông tin đợc quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra.

Các phân xởng không có bộ máy quản lý riêng mà chỉ gồm:

+ Phó quản đốc phân xởng

* Giám đốc công ty là ngời đại diện pháp nhân của công ty, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trởng Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật. Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc (kiêm trởng phòng kinh doanh).

Mỗi phòng ban nghiệp vụ của công ty đều có nhiệm vụ riêng, có chức năng tham mu giúp giám đốc điều hành công việc Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban do giám đốc công ty phân công nh sau:

* Phòng tổ chức hành chính:

Có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học, hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý, sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lơng, tiền thởng trên cơ sở quy chế đã ban hành.

Có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế khuôn mẫu bản vẽ, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, qui cách từng mặt hàng, nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất và giám định máy móc thiết bị sản xuất Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản phẩm, tính năng kỹ thuật, độ an toàn của sản phẩm trớc khi nhập kho.

Hợp tác quan hệ với các bạn hàng trong và ngoài nớc, ký kết các hợp đồng mua bán thiết bị, sản phẩm, tham mu cho giám đốc xác định phơng hớng,mục tiêu, chiến lợc kinh doanh, tìm hiểu nhu cầu của thị trờng, tìm kiếm đầu vào, đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó lập kế hoạch sản xuất, cân đối giữa các nguồn lực của công ty nh vật t, lao động, máy móc thiết bị và nguồn vốn.

Phòng kinh doanhPhòng kü thuËt

Phòng tố chức hành chính

Tổ tr ởng sản xuÊt

Quan hệ trao đổi thông tin

* Phòng kế toán: Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác, kịp thời, xác định đợc kết quả kinh doanh của công ty, xây dựng kế hoạch tài chính, xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham mu cho giám đốc về kế hoạch tài chính.

Kiểm tra chất lợng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra, giám sát công nghệ sản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật t trớc khi đa vào sản xuất, tham gia vào công tác nghiên cứu nâng cao chất lợng sản phẩm cùng với phòng kỹ thuật.

Thực hiện các phơng án bảo vệ an ninh trật tự trong công ty.

Có thể khái quát bộ máy quản lý của công ty theo sơ đồ 8 sau đây:

Sơ đồ 8: tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cơ khí may gia lâm

Tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức quản lý, để phù hợp với bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty ở dới các phân xởng bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, thu

Phòng bảo vệ Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp thập, kiểm tra và có thể thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh dới phân xởng rồi định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán công ty Căn cứ vào các chứng từ này, phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán.

Hiện nay phòng kế toán có 6 ngời: 1 kế toán trởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên hạch toán kinh tế dới phân xởng Nhiệm vụ đợc phân công nh sau:

* Kế toán trởng : Là ngời trực tiếp phụ trách phòng kế toán của công ty, chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý tài chính cấp trên và giám đốc công ty về mọi vấn đề có liên quan đến tài chính, tài sản, có nhiệm vụ quản lý, điều hành toàn bộ phòng kế toán theo hoạt động chức năng và chuyên môn, kiểm tra, chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật t, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính nhà nớc đã ban hành.

Là ngời giúp việc đắc lực cho kế toán trởng Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ tình hình hoạt động về tài chính, quản lý tài sản của công ty, sẵn sàng cung cấp số liệu cho kế toán trởng và giám đốc khi có yêu cầu, có trách nhiệm cùng kế toán trởng trong việc quyết toán cũng nh thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của công ty Cuối tháng, kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh trên máy sau khi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của các bộ phận trong phòng và đợc kế toán trởng kiểm tra đúng khớp với chứng từ gốc thì in sổ sách theo quy định của công ty và các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nớc.

Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, hoá đơn của nhà cung cấp, kế toán tiến hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào máy, đồng thời đối chiếu số liệu thờng xuyên với phòng kinh doanh và với thủ kho Cuối tháng kế toán tổng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu, đối chiếu với sổ sách kế toán có liên quan, định kỳ cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê kho.

* Kế toán tài sản cố định :

Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, lập báo cáo tổng hợp, chi tiết về TSCĐ cuả công ty Giám sát thanh lý, nhợng bán TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ.

* Kế toán tiền lơng và BHXH :

Theo dõi việc tính toán tiền lơng, BHXH và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lơng,lập bảng phân bổ số 1, và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp.

Kế toán TSCĐKế toán tiền l ơng và BHXH

Kế toán chi phí và giá thành

Kế toán thành phẩm và tiêu thụ

Theo dõi tình hình thu, chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty, mở sổ quỹ theo dõi thu, chi tiền mặt Hàng ngày đối chiếu số d trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng Theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tợng nh khách hàng, nhà cung cấp, ngân sách, thanh toán tạm ứng…).

* Kế toán chi phí và giá thành :

Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; bảng phân bổ tiền l- ơng và bảo hiểm xã hội, kế toán tiến hành vào sổ tập hợp chi phí sản xuất, phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể.

* Kế toán thành phẩm và tiêu thụ :

Theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng, mở thẻ theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm sau đó theo dõi, vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại.

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nh phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi, cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt tại quỹ, phải tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp xử lý.

* Nhân viên kinh tế phân xởng : đợc biên chế trực tiếp dới hai phân xởng sản xuất nhng về nghiệp vụ thì chịu sự chỉ đạo của kế toán trởng Nhân viên kinh tế có nhiệm vụ hớng dẫn kiểm tra, cập nhật, tổng hợp số liệu về lao động tiền lơng Cuối tháng, tổng hợp báo cáo về phòng kế toán.

Có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty theo sơ đồ 9 sau đây:

Sơ đồ 9 : tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cơ khí may Gia Lâm

Nhân viên hạch toán kinh tế Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Hình thức kế toán, chứng từ , sổ sách sử dụng trong công tác kế toán

Công ty cơ khí may Gia Lâm là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt May Việt Nam.

Tại công ty, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12, đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là đồng Việt Nam Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật kí chứng từ và công ty đã sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm bảo các mặt kế toán đợc tiến hành song song Và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu đợc thờng xuyên, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán đợc tiến hành kịp thời, phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu đợc chính xác, đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần hành kế toán

Mọi công việc kết xuất, tổng hợp, tính toán, lập các biểu bảng đều đợc thực hiện bởi chơng trình kế toán trên máy vi tính Do đó, quy trình ghi sổ kế toán chỉ bao gồm hai bớc cơ bản là: căn cứ trên các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ rồi nhập dữ liệu trên các chứng từ này vào máy, sau đó xử lý dữ liệu theo chơng trình trên máy và in các chứng từ, sổ sách, báo cáo theo quy định.

Nội dung công tác kế toán bằng máy bao gồm:

Trớc tiên, đó là khâu tổ chức lập và luân chuyển chứng từ Sau đó tổ chức xử lý chứng từ theo các bớc: phân loại chứng từ, sắp xếp thành một bộ phận các chứng từ có liên quan thuận tiện cho việc xử lý, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ Máy sẽ tính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chơng trình đã định để có thông tin tổng hợp trên tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính Các thông tin này có thể đợc hiển thị trên màn hình và in ra giấy. Đến kỳ lập báo cáo, kế toán xử lý dữ liệu theo chơng trình trên máy: tổng hợp, kết chuyển các tài khoản tập hợp chi phí, xác định kết quả kinh doanh sau khi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của các bộ phận trong phòng (đợc kế toán trởng kiểm tra) đúng khớp với chứng từ gốc thì in sổ sách theo qui định của công ty và các báo cáo tài chính theo qui định chung Đây là u điểm của công tác kế toán bằng máy.

Sổ sách kế toán đợc sử dụng tại công ty theo hình thức NKCT bao gồm:NKCT, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết và sổ cái.

Bảng phân bổ Bảng kê

Thẻ (sổ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiÕt

Ghi cuối tháng §èi chiÕu kiÓm tra

Về mặt hạch toán, nguồn số liệu đợc luân chuyển theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 10: trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty cơ khí may gia lâm Đối với phần hành vật liệu, các chứng từ, sổ sách sử dụng tại công ty bao gồm:

+ Phiếu nhập kho + Thẻ kho.

+ Biên bản kiểm kê vật t + Sổ chi tiết vật liệu

+ Biên bản kiểm nghiệm vật t + Bảng phân bổ vật liệu

+ Thẻ kho + Sổ cái TK 152

+ Bảng kê 3, 4, 5, 6 + NKCT số 5 và các NKCT liên quan

Hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Nhật ký chứng số 5

Nhật ký chứng từ khác Thẻ kho

Sổ chi tiết TK 331 Sổ chi tiết vật liệu Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp tại công ty cơ khí may gia lâm

Đặc điểm công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty Cơ khí may Gia Lâm

Đặc điểm vật liệu và phân loại vật liệu

Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại phụ tùng, thiết bị ngành may và da giầy nên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, với tính năng lý, hoá cũng rất khác nhau. Hơn nữa vật liệu lại chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của công ty (khoảng 60%) Điều này càng chứng tỏ vật liệu chiếm một vị trí quan trọng đối với quá trình sản xuất, do đó quản lý tốt vật liệu sẽ là một biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiêu quả sử dụng vốn, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng

Thực tế đó đã đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu Để thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý vật liệu, công ty đã phân loại vật liệu thành nhiều nhóm khác nhau Việc phân loại này căn cứ vào vai trò, tác dụng của vật liệu trong sản xuất Qua phân loại, vật liệu của công ty đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính : gồm các loại: gang, thép, sắt, gỗ…).

+ Vật liệu phụ : là loại vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất, có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm nh dầu mỡ, que hàn, ốc vít, giẻ lau, bao bì…).

+ Nhiên liệu : gồm than đá, hơi đốt,…).

+ Phụ tùng thay thế : là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị mà công ty mua về để phục vụ cho việc sửa chữa các phơng tiện vận tải, máy móc sản xuất nh vòng bi, dây đai, mỏ hàn…).

+ Phế liệu thu hồi : là những loại vật liệu bị thải loại ra trong quá trình sản xuất đợc công ty thu hồi để bán nh đề xê sắt thép các loại…).

+ Bao bì đóng gói và vật liệu khác : bao gồm bìa hộp các tông, gỗ hòm, dây nẹp nhựa, túi ni lông, hộp xốp…).

Song song với việc phân loại vật liệu, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu đợc chặt chẽ hơn, công ty tiến hành đánh số danh điểm cho từng thứ vật liệu, cụ thể là lập mã vật liệu theo nguyên tắc duy nhất.

Sổ danh điểm vật liệu

Mã vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Tài khoản Ghi chú

021015 Thép lá CT3 S = 1,5 mm kg 1521

021020 Thép lá CT3 S = 2 mm kg 1521

130011 Sơn tĩnh điện màu kem kg 1522

131051 GASS (loại 49kg/ bình) bình 1523

Việc quản lý vật liệu tại công ty đợc thực hiện ngay từ khâu thu mua vật liệu Vật liệu mua về sau khi đã đợc kiểm nghiệm về số lợng chất lợng, quy cách, mẫu mã sẽ đợc phép nhập kho Vật liệu vào cổng phải có giấy duyệt mua cuả giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền, vật liệu ra cổng phải có phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng với đầy đủ chữ ký của ngời chịu trách nhiệm Trong quá trình sản xuất tại phân xởng không đợc để tồn đọng nhiều vật t (nếu có phải nhập lại kho để bảo quản). Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Công ty cơ khí may Gia Lâm sử dụng trên 100 loại vật liệu với đủ chủng loại, tính năng khác nhau Hiện nay công ty tổ chức hệ thống kho nh sau:

+ Kho vật liệu chính + Kho vật liệu phụ

+ Kho nhiên liệu + Kho phế liệu

+ Kho phụ tùng thay thế + Kho vật liệu khác

Tính giá vật liệu

a Giá thực tế vật liệu nhập kho :

* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho:

Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho

Gía mua trên hoá đơn (giá cha có thuÕ GTGT)

+ ThuÕ nhËp khÈu ( nÕu cã ) + Chi phÝ thu mua - Các khoảngiảm trừ

Theo quy định của phòng kinh doanh, chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt trong định mức.

* Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thanh toán với ngời nhận gia công.

* Vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất:

Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá thành công xởng cuả vật liệu đó.

*Phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho là giá bán ớc tính theo mặt bằng thị trờng. b Giá thực tế vật liệu xuất kho:

Công ty sử dụng phơng pháp giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuất kho Theo phơng pháp này, kế toán phải xác định chính xác giá thực tế vật liệu nhập kho của từng lần nhập Cuối kỳ, tính ra đơn giá xuất theo công thức:

Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Lọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Thủ tục nhập, xuất vật liệu và hạch toán ban đầu

* Thủ tục nhập kho vật liệu:

Vật liệu sử dụng tại công ty đa dạng về chủng loại và đợc thu mua từ rất nhiều nguồn cung cấp khác nhau Thủ tục thu mua và nhập kho vật liệu đợc tiến hành tại công ty nh sau:

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, định mức vật t kĩ thuật và tiến độ giao hàng cho khách, bộ phận mua hàng thuộc phòng kinh doanh lập giấy đề nghị mua vật t và trình giám đốc duyệt Sau khi đợc duyệt, phòng kinh doanh cử cán bộ mua hàng đi khảo sát giá để quyết định lựa chọn nhà cung cấp, kí kết mua hàng hoặc

4 4 lấy giấy báo giá rồi làm thủ tục xin mua vật t Nếu mua vật t với số lợng lớn thì phòng kinh doanh làm hợp đồng mua bán vật t theo phơng thức mua tại cửa kho, ngời bán sẽ chở vật t đến cửa kho của công ty và giao hàng theo hợp đồng đã kí kết giữa hai bên nếu mua vật t với số lợng nhỏ, cán bộ mua vật t làm thủ tục tạm ứng tiền đi mua vật t và sau khi vật t đã đợc kiểm nhận và nhập kho thì làm thủ tục thanh toán theo quy định Khi bộ phận mua hàng thực hiện xong việc mua vật liệu, vật liệu về đến kho thì căn cứ trên hoá đơn của ngời bán hoặc hợp đồng mua bán làm cơ sở, ban kiểm nghiệm vật t của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm (đối với những vật liệu quan trọng) trớc khi nhập kho Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liêu thừa hoặc thiếu hay không đúng quy cách, phẩm chất nh trên hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng, ban kiểm nghiệm phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết để có biện pháp xử lý kịp thời.

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t (nếu có) phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật t (3 liên - đặt giấy than viết 1 lần) Phụ trách phòng kinh doanh kí tên và chuyển cả 3 liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật t căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng kí vào từng liên Trờng hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết.

Phiếu nhập kho sau khi đã có đủ chữ kí của ngời phụ trách phòng kinh doanh, nguời giao hàng, ngời nhận hàng, thủ kho giao cho ngời giao hàng một liên kèm theo hoá đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán, 1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ,

1 liên còn lại cùng với biên bản thừa (thiếu) vật liệu (nếu có) gửi về phòng kinh doanh. ở phòng kinh doanh, sau khi nhận đợc phiếu nhập kho chuyển lên, thống kê vật t sẽ vào thẻ kho theo số lợng thực nhập Cuối tháng cùng so sánh với thẻ kho của thủ kho và kế toán vật liệu để kiểm tra cho từng loại vật liệu.

Công ty cơ khí may Gia Lâm

Giấy đề nghị mua vật t

Sè: 01/KD Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp Đơn vị đề nghị: phòng Kinh doanh I/ Lý do đề nghị mua vật t:

Số TT Tên, loại sản phẩm, hàng hoá Số lợng Số hợp đồng, đơn đặt hàng

1 Tủ hồ sơ 5 ngăn kéo

TT Tên, loại vật t ĐV Số lợng cần dùng

Số lợng cần phải mua 1

Thép lá CT3 S = 1,5 mm Thép lá CT3 S = 2 mm Que hàn điện  2,5 mm Bột sơn tĩnh điện GASS (49Kg/b×nh) Vòng bi 6001 kg kg kg kg b×nh vòng

Giám đốc duyệt Trởng phòng kinh doanh

Công ty cơ khí may Gia Lâm

Sè: 12/KD-MVT Đơn vị đề nghị: phòng Kinh doanh

- Căn cứ vào nhu cầu vật t dùng cho sản xuất và giấy đề nghị mua vật t số 01/

KD ngày 2/01/2002 đã đợc giám đốc duyệt.

- Căn cứ vào giá cả thị trờng mà phòng Kinh doanh đã khảo sát.

Phòng Kinh doanh đề nghị giám đốc cho mua các vật t sau đây:

TT Tên loại vật t ĐV SL Đơn Số tiền Thuế Địa chỉ ngời bán

kg kg kg kg b×nh vòng

CT TM Thái Sơn T/trấn Đức Giang Công ty XNK Số 6 Hai Bà Trng Công ty TNHH Đức Việt Công ty TNHH SELLGAS Công ty XNK Số 6 Hai Bà Trng Công ty XNK Số 6 Hai Bà Trng

Giám đốc duyệt Trởng phòng Kinh doanh

Công ty Cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 03 - TT

Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngaỳ 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

Giấy đề nghị tạm ứng

Ngày 6 tháng 1 năm 2002 Sè: 015 Kính gửi: Giám đốc Công ty

Tên tôi là: Nguyễn Đăng Dũng Mã số: 1410401 Địa chỉ: phòng Kinh doanh Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 28.534.000đ

(viết bằng chữ): Hai mơi tám triệu năm trăm ba mơi t nghìn đồng chẵn.

Lý do tạm ứng: Mua vòng bi 6001 và que hàn điện  2,5 mm theo giấy xin mua vật t số 012/KD ngày 5/1/2002

Thời hạn thanh toán: Sau khi vật t đợc nhập kho Công ty.

Giám đốc Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Sau khi đợc giám đốc duyệt, cán bộ mua hàng chuyển sang phòng kế toán viết phiếu chi để đi mua hàng.

Công ty cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 02 - TT

Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính S§K: 098TM phiÕu chi SCT: 080CTM

Họ tên ngời nhận tiền: Nguyễn Đăng Dũng Địa chỉ: phòng Kinh doanh

Lý do chi: Tạm ứng mua que hàn  2,5 mm và vòng bi 6001

(viết bằng chữ): Hai mơi tám triệu năm trăm ba mơi t nghìn đồng chẵn.

Kèm theo: giấy đề nghị tạm ứng (Chứng từ gốc)

Giám đốc Kế toán trởng Thủ quỹ Ngời nhận tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi:

BiÓu sè 7 hóa đơn (GTGT) Mẫu : 01 GTKT-3LL

Liên 2: (Giao cho khách hàng) BE/99-B Ngày 7 tháng 1 năm 2002

Đơn vị bán hàng: Công ty thơng mại Thái Sơn Địa chỉ: Số 97 thị trấn Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội Số TK: Điện thoại: MS 0 1 0 0 5 0 7 8 8 3 1

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Ngọc Đơn vị: Công ty cơ khí may Gia lâm Địa chỉ: thị trấn Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội Số TK: 710A.00012 Hình thức T/toán: trả chậm M S 0 1 0 0 1 0 1 2 0 2 1

TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

Chi phÝ vËn chuyÓn kg kg ®/kg

62.000.000 72.000.000 660.000 Cộng tiền hàng 134.660.000 ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 13.466.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 148.126.000

Số tiền bằng chữ: Một trăm bốn mơi tám triệu một trăm hai mơi sáu ngàn đồng chẵn.

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký) (Ký) (Ký, đóng dấu, họ tên)

Công ty cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 05 - VT

Ban hành theo QĐ số: 1141- Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính biên bản kiểm nghiệm

(Vật t, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 7 tháng 1 năm 2002 Sè: 03/VT

- Căn cứ vào Hoá đơn số 019987 ngày 7/1/2002 của Công ty thơng mại Thái Sơn.

- Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Đỗ Văn Giang - phòng KCS làm trởng ban Ông : Nguyễn Tuấn Tú - phòng PKD làm uỷ viên Ông : Nguyễn Văn Ngọc - phòng PKD làm uỷ viên

- Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:

Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t, SP, HH Mã số

Phơng thức kiÓm nghiệm Đơn vị tÝnh

Số lợng theo chứng tõ

SL đúng qui cách, phÈm chÊt

SL không đúng qui cách, phÈm chÊt

021015 021020 đo, đếm đo, đếm kg kg

1,.2m x 2,4m 1,.2m x 2,4m ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật t đảm bảo đúng qui cách, phẩm chất và số lợng theo Hoá đơn. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban

Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiÕu nhËp kho

Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Văn Ngọc Nợ:

Thuộc đơn vị: phòng Kinh doanh Có:

Theo chứng từ số: HĐ 0019987 ngày 7/1/2002 của: Công ty TM Thái Sơn

Nhập tại kho: vật liệu chính

TT Số Tên, qui cách vật t hàng hoá Mã vật t §VT

Số lợng Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ Thực tế 1

(Bằng chữ) : Một trăm ba mơi t triệu sáu trăm sáu mơi ngàn đồng chẵn.

Trởng phòng Kinh doanh Ngời giao Thủ kho Kế toán trởng Giám đốc (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) (Ký)

* Thủ tục xuất kho vật liệu :

Vật liệu của công ty sau khi mua về đợc sử dụng cho mục đích sản xuất (là chủ yếu) và quản lý quá trình sản xuất Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất, bộ phận sản xuất (bộ phận sử dụng vật t ) làm thủ tục xin lĩnh vật t bằng sổ xin lĩnh vật t chuyển trởng phòng kinh doanh duyệt Sổ này đợc để tập trung tại phòng kinh doanh khi có nhu cầu lĩnh vật t các bộ phận sử dụng ghi vào sổ trình trởng phòng kinh doanh duyệt rồi chuyển cho bộ phận viết phiếu. Tuỳ thuộc vào định mức vật t đợc duyệt, nhu cầu sử dụng vật t có hợp lý không và lợng vật liệu tồn kho, bộ phận viết phiếu phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho gồm 3 liên (đặt giấy than viết một lần) và chuyển xuống cho thủ kho ghi số lợng vật liệu thực xuất Khi xuất kho vật liệu, thủ kho và ngời nhận cùng ký xác nhận số lợng vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho Sau đó thủ kho chuyển một liên lên phòng kinh doanh giữ và làm căn cứ để thống kê vật t ghi thẻ kho, một liên bộ phận lĩnh vật t giữ còn một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán

Công ty cơ khí may Gia Lâm sổ xin lĩnh vật t Đơn vị lĩnh: phân xởng số 1

Néi dung công việc (LSX)

Tên loại vật t xin lĩnh Số lợng

PKD duyệt 8/1/2002 Làm 100 tủ hồ sơ

5 ng¨n kÐo (Bé Néi vô)

Thép lá CT3 S = 1,5 mm Thép lá CT3 S = 2 mm Que hàn  2,5 mm

Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp phiÕu xuÊt kho

Họ tên ngời nhận: Lê Xuân Tuyến Nợ:

Thuộc đơn vị: phân xởng số 1 Có:

Lý do xuất: Làm 100 tủ hồ sơ 5 ngăn kéo

Xuất tại kho: vật liệu chính

Tên, qui cách vật t, hàng hoá

Số lợng Đơn giá Thành tiền

Xuất ngày 9 tháng 1 năm 2002 Phụ trách bộ phận sử dụng Phòng Kinh doanh Ngời nhận Thủ kho (Ký) (Ký) (Ký) (Ký)

* Thủ tục nhập xuất vật liệu không qua kho:

Trờng hợp lắp đặt công trình ở xa trụ sở của công ty: chủ đề tài (ngời nhận khoán công trình - cán bộ kỹ thuật) căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết lập dự toán vật t cho công trình, sau khi đã đợc giám đốc duyệt, tiến hành mua vật t tại nơi thuận tiện nhất cho việc vận chuyển cũng nh đảm bảo về chất lợng rồi vận chuyển thẳng đến công trình để tiến hành sản xuất, lắp ráp khi làm xong công trình, chủ đề tài phải lập biên bản bàn giao chi tiết vật t thực tế đã lắp đặt trên công trình (có xác nhận của khách hàng), chuyển các chứng từ cần thiết kèm theo cho phòng kinh doanh làm thủ tục nhập, xuất vật t theo biên bản bàn giao chi tiết Còn các thủ tục khác đều giống nh các trờng hợp nhập, xuất tại công ty.

Hạch toán chi tiết vật liệu

Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty đợc tiến hành nh sau:

Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, sắp xếp, phân loại từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho phải phân lọai chứng từ nhập, xuất lập phiếu giao nhận chứng từ Khi giao chứng từ cho kế toán vật liệu, thủ kho và kế toán vật liệu cùng ký vào sổ giao nhận chứng từ do thủ kho giữ.

Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính thẻ kho

Tê sè: 08 Kho vật liệu chính

Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t: Thép lá CT3 S = 1,5 mm

Diễn giải Đơn vị tÝnh

Xác nhËn của kế toán

Phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất

(vật t, sản phẩm, hàng hoá)

Số hiệu chứng từ Số danh ®iÓm VT Đơn vị tÝnh

Số ngày nhận tháng Số lợng nhập Số lợng xuÊt 18/02

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu ở công ty cũng mở 1 thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho trên phòng kế toán có kết cấu nh thẻ kho do thủ kho mở Đồng thời kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật liệu Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu cho cả chỉ tiêu số lợng và giá trị Sổ này đợc mở cho từng loại vật liệu tơng ứng với thẻ kho của thủ kho Trên sổ chi tiết, máy sẽ tự động tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất Số tiền của mỗi lần nhập đợc tính căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho Số tiền của mỗi lần xuất đ ợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết vật liệu theo chơng trình trên máy và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho xem số lợng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp phải kiểm tra lại Đồng thời cuối tháng, thống kê vật t, thủ kho, kế toán vật liệu cùng đối chiếu 3 thẻ kho với nhau cho từng loại vật liệu để kiểm tra phát hiện chênh lệch nÕu cã.

Sổ chi tiết vật liệu

Tên vật t (SP,HH): Thép lá CT 3 S = 1,5 mm Mã vật t: 021015

Kho vật liệu chính Ngời quản lý: Trần Thị Phơng

Tài khoản: 1521 Đơn vị tính: kg

Số Ngày Số chú lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền

18/02 7/1/2002 Anh Ngọc nhập 10.000 62.300.000 21.000 130.830.000 30/02 9/1/2002 Anh TuyÕn PX1 6.000 37.381.500 15.000 93.448.500 38/02 21/01/2002 Anh TuyÕn PXI 5.500 34.266.375 9.500 59.182.125 27/02 30/1/2002 Anh Ngọc nhập 3.000 18.696.000 12.500 77.878.125

Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc

Tơng tự cho từng loại, thứ vật t và công cụ dụng cụ của Công ty

Số liệu trên sổ chi tiết vật liệu đợc máy tự động tổng hợp vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng kho chi tiết cho từng loại vật liệu cả về số lợng nhập, xuất, tồn kho trong tháng Số liệu trên bảng này đợc kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho về mặt số lợng.

Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty Cơ khí may

Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ đợc sự luân chuyển giá trị của từng loại vật liệu.

Vật liệu sử dụng tại công ty bao gồm nhiều loại nên đợc thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau Do vậy phần hành kế toán thanh toán với ngời bán chỉ mang tính độc lập tơng đối với phần hành kế toán vật liệu và yêu cầu đặt ra là phải phản ánh đúng, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng nh tình hình thanh toán với ngời bán.

Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập, chứng từ xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật liệu tiến hành kiểm tra, đối chiếu, định khoản rồi nhập dữ liệu vào máy Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết tài khoản 331và các NKCT liên quan khác nhNKCT số 1, số 2, số 4, số 10 Sổ này đợc mở hàng tháng Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thờng xuyên thì theo dõi qua một sổ chung của công ty Mỗi hoá đơn Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp đợc theo dõi một dòng trên sổ chi tiết tài khoản 331 với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán Phơng thức thanh toán của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, trả trớc, séc, trả chậm bù trừ theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng nhng dù theo phơng pháp nào, kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 331 Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với ngời bán theo từng nhà cung cấp, số liệu trên từng sổ chi tiết tài khoản 331là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng trên NKCT số 5 Sau đó, kế toán khoá sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 (ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152)

Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

Tháng 1 năm 2002 Tên khách hàng: Công ty thơng mại Thái Sơn Mã TK: 3310110

Số hiệu Số hoá đơn Ngày tháng Nợ Có Nợ Có

CTM 19968 29/12/2001 Trả tiền mua hàng 111 127.450.000

Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc

56Trờng hợp công ty mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua nh hoá đơn mua hàng, hoá đơn c- Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp ớc phí vận chuyển, phiếu nhập kho, và nhập số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào NKCT số 1.

Nhật ký chứng từ số 1

STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng

Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên NKCT số 1, xác định số tổng cộng ở cột TK 152 và số liệu đó là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 152 (phần ghi

Có TK111, ghi Nợ TK 152).

Tại công ty Cơ khí may Gia Lâm, công tác tạm ứng cho nhân viên mua hàng cũng xảy ra thờng xuyên Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, báo cáo quĩ, kế toán nhập số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập nhật số liệu lên NKCT số 1 và NKCT số 10. Trong NKCT số 1, ghi vào cột Nợ TK 141, ghi Có TK111 Trong NKCT số 10, các đối tợng tạm ứng đợc theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tợng đợc ghi trong một dòng và phải thanh toán tạm ứng đợt trớc mới đợc tạm ứng đợt sau Khi thanh toán thì căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi tiền kế toán nhập số liệu vào máy và máy sẽ phản ánh vào NKCT số 10 Cuối tháng khoá sổ NKCT số 10 và số liệu phát sinh tổng cộng bên Có TK 141 đối ứng với Nợ TK 152 sẽ là cơ sở để vào sổ cái TK 152 phần ghi Có TK 141, ghi

Nhật ký chứng từ số 10

Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK

Ghi Cã TK 141, ghi Nợ các TK

IV hạch toán tổng hợp xuất vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm

Quản lý vật liệu không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật liệu mà còn quản lý việc xuất dùng vật liệu vì đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi giá trị vật liệu chuyển dịch vào giá thành sản phẩm Chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và do đó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật liệu sử dụng là bao nhiêu và theo dõi đợc vật liệu xuất dụng cho từng đối tợng Do đó hạch toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tợng giá trị thực tế vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng nh xuất dùng cho các đối tợng khác Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá.

Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất vật liệu tại công ty :

Hàng ngày, từ chứng từ xuất kho, kế toán nhập số lợng xuất vào máy. Cuối tháng, máy tự tính ra đơn giá xuất và giá trị vật liệu xuất dùng theo phơng pháp bình quân gia quyền Sau đó máy tự tổng hợp số liệu và cho biết giá trị thực tế vật liệu xuất kho trên bảng kê số 3 Bảng này đợc lập mỗi tháng một tờ.

Số liệu trên bảng đợc xác định nh sau:

- Căn cứ vào bảng kê tháng trớc để xác định số d đầu tháng.

- Số phát sinh trong tháng dựa vào:

+ NKCT số 1 (phần ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152).

- Số tồn kho cuối tháng đợc xác định theo công thức:

Cuối tháng = Số d cuối tháng trớc + Tổng phát sinh

Nợ trong tháng - Tổng phát sinh

Trong đó tổng phát sinh Có trong tháng đợc lấy từ NKCT số 7.

Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, ccdc

I Số d đầu tháng 3.083.213.064 Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

II Số phát sinh trong tháng 940.454.625

- Tõ NKCT sè 1 (ghi Cã TK 111) 302.458.245

III Cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng (I + II) 4.023.667.689

IV Xuất dùng trong tháng 1.928.514.759

V Tồn cuối tháng (III - IV) 2.095.152.930 Đồng thời căn cứ vào giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng sử dụng ở các phiếu xuất kho, cuối tháng, máy tổng hợp số liệu lên bảng phân bổ số 2 (Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ) Bảng này đợc lập mỗi tháng một tờ cho tất cả các nguyên vật liệu có ở công ty Bảng phân bổ số 2 đợc sử dụng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tợng sử dụng

Bảng phân bổ vật liệu, ccdc

Cuối tháng, kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ chi tiết có liên quan và tiến hành tổng hợp số liệu lên sổ cái theo chơng trình trên máy Sổ cái đợc mở cho cả năm, đợc theo dõi chi tiết cho từng tài khoản trong từng tháng trong đó phản ánh số phát sinh nợ, phát sinh có và số d cuối tháng

Số phát sinh có TK152 đợc phản ánh theo tổng số lấy từ NKCT số 7.

Số phát sinh nợ TK 152 đợc phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có căn cứ vào:

+ NKCT số 1 (ghi có TK 111, ghi Nợ TK 152).

Số d cuối tháng đợc tính nh sau:

Số d cuối tháng = Số d cuối tháng trớc + Tổng phát sinh

Nợ trong tháng - Tổng phát sinh

Số d này phải khớp với số tồn kho cuối tháng của TK152 trên bảng kê số 3.

Ghi có các Tk đối ứng nợ với TK này

Kiểm kê vật liệu cuối kỳ tại công ty Cơ khí may Gia Lâm

Tại công ty Cơ khí may Gia Lâm, công tác kiểm kê kho đợc thực hiện 1 năm 1 lần vào cuối tháng 12 hàng năm sau khi đã đối chiếu với tất cả các phân xởng nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch (nếu có) giữa số tồn kho và sổ sách. Việc kiểm kê kho đợc tiến hành tại từng kho để phân loại, đánh giá sản phẩm. Các thành viên trong ban kiểm kê thờng bao gồm:

Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê và ghi kết quả kiểm kê thực tế Biên bản kiểm kê sẽ là chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê.

Qua Biên bản kiểm kê vật liệu sau đây ta sẽ hiểu rõ hơn công tác quản lý vật liệu tại công ty Cơ khí may Gia Lâm: Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Căn cứ vào kết quả kiểm kê:

Thép lá CT3S = 1,5 mm thiếu 3 kg; Thép lá CT3S = 2 mm thiếu 4 kg (trong định mức)

Kế toán ghi sổ nh sau:

Theo biên bản kiểm kê tại kho vật liệu chính, ta có thể thấy tình trạng thiếu hụt vật t hầu nh không có, chất lợng vật liệu đều bảo đảm Nh vậy, tại công ty đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán Công ty đã hoàn thành t- ơng đối tốt công tác quản lý vật t Đồng thời với việc kiểm tra về số lợng, các thành viên còn kiểm tra về chất lợng và giá trị của vật liệu Thông qua việc kiểm tra này, công ty sẽ không những phát hiện ra những gian lận (nếu có) của bộ phận cung ứng vật t mà còn phát hiện ra các loại vật liệu kém phẩm chất, hết hạn sử dụng nhằm tránh đa vào sản xuất, giữ uy tín cho công ty Mặt khác, việc kiểm kê này còn giúp công ty cân đối lợng vật t dự trữ: đảm bảo cho các kỳ sản xuất tiếp theo không bị gián đoạn, tránh tình trạng ứ đọng vốn quá nhiều và có thể nhằm đề phòng giá vật liệu tăng đột ngột

PhÇn III một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu và phơng hớng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm

I Nhận xét chung về công tác quản lý và công tác kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may Gia Lâm.

Mục tiêu hoạt động của bất cứ doanh nghiệp nào trong cơ chế thị trờng hiện nay đều là tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội Để đạt đợc mục tiêu này có rất nhiều biện pháp nhng hiệu quả hơn cả là tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, nhất là đối với doanh nghiệp sản xuất. Cũng nh các doanh nghiệp sản xuất khác, chi phí về vật liệu tại công ty chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm do đó để hạ giá thành sản phẩm thì phải tổ chức việc quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này xuất phát từ thực tế đó mà công ty cơ khí may Gia Lâm luôn tăng cờng công tác quản lý và hạch toán vật liệu.

Nhiệm vụ quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty đợc thực hiện và phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán dựa vào những số liệu do phòng kế toán cung cấp, phòng kinh doanh sẽ đề ra những kế hoạch cụ thể về

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu và phơng h- ớng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty Cơ khí may Gia Lâm

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty Cơ khí may Gia Lâm

Qua thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận thấy những u điểm cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán vật liệu Với t cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đa ra một số kiến nghị với mong muốn góp phần hoàn thiện thêm một bớc công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung.

1 Hoàn thiện hệ thống danh điểm vật liệu

Công ty đang sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu đợc lập từ năm 1993.

Hệ thống này hiện nay ít phù hợp với yêu cầu quản lý do sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng và kéo theo các loại vật liệu sử dụng cũng rất đa dạng Thực tế công ty đã sử dụng mã vật liệu gồm 6 chữ số song cũng rất khó phân biệt đợc vật liệu thông qua mã số vì mã vật liệu không đợc lập theo một quy ớc nhất định Vì vậy, để công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu, kiểm tra đợc dễ dàng và để phát hiện sai sót kịp thời, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, công ty nên hoàn thiện lại hệ thống danh điểm vật liệu cho phù hợp là nên lập danh điểm vật liệu theo mã chữ cái.

Ví dụ: SA là sắt

SAT 10 là sắt tròn  = 10mm

TL1,5 là thép lá S = 1,5mm v v…

Sổ danh điểm vật liệu có thể đợc xây dựng theo mẫu sau:

BiÓu sè 24: sổ danh điểm vật liệu

Nhãm Danh ®iÓm vật liệu Tên vật liệu ĐV tính Ghi chú

1521SAT10 - Sắt tròn  = 10 mm kg 1521SAT15 - Sắt tròn  = 15 mm kg

1521TL1,5 - Thép lá S = 1,5 mm kg

1521TL2 - Thép lá S = 2 mm kg

1522QH2,5 Que hàn điện  = 2,5 mm kg

1522STĐ Sơn tĩnh điện kg

Danh điểm vật liệu này phải thống nhất quản lý và sử dụng giữa các bộ phận phòng ban trong toàn công ty.

2 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho

Thực tế tại công ty những năm qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cha đợc thực hiện Công ty nên thực hiện việc lập dự phòng vì:

- Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm giảm thu nhập của công ty dẫn đến giảm đợc mức thuế thu nhập công ty phải nộp.

- Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên bảng cân đối kế toán vì những lý do đó mà công ty nên sử dụng tài khoản 159 để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức:

Mức dự phòng cần lËp n¨m tíi cho hàng tồn kho i = Số lợng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho i

Có thể nêu ra một ví dụ về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại công ty nh sau:

Stt Tên vật t Số lợng Giá ghi sổ Đơn giá tai thời Chênh lệch

Mức dự phòng cÇn lËp Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp ®iÓm kiÓm kê

3 Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.

Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Nhìn chung các sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ này là phù hợp nhng riêng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán em thấy cha hợp lý Sổ chi tiết này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng ngời bán hoặc qua ngời đi mua Thực tế mẫu sổ công ty đang sử dụng không phản ánh rõ đợc các khoản sau: khoản công ty còn phải trả và những khoản công ty ứng trớc cho ngời bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả. Để quá trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn thì công ty phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu liên tục, do vậy việc tìm nguồn vật t cung cấp th- ờng xuyên cho sản xuất với chất lợng tốt, giá cả hợp lý sẽ là mối quan tâm của công ty Bên cạnh đó công ty phải theo dõi tình hình thanh toán, phơng thức thanh toán để có những chính sách, biện pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán tới khi thanh toán, tạo uy tín, niềm tin với các nhà cung cấp.

Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc mở từ khi phát sinh mối quan hệ mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán vừa làm cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 5, vừa để theo dõi có hệ thống thanh toán dứt điểm, trọn vẹn với ngời bán Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau:

Số liệu từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc lập theo mẫu mới sẽ cho ta thấy tình hình thanh toán với nhà cung cấp rõ ràng hơn bởi số liệu đó đợc hệ thống theo từng tài khoản từ các hoá đơn chứng từ theo từng ngày phát sinh Từ số liệu này đa vào NKCT số 5 sẽ dễ dàng hơn và đảm bảo tính đối chiếu, kiểm tra cao.

4 Phơng pháp tính giá vật liệu.

Hiện nay, công ty đang sử dụng phơng pháp giá bình quân gia quyền để tính giá xuất kho vật liệu Theo phơng pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lợng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phơng pháp này, mặc dù có u điểm là đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng

Do đặc điểm sản xuất của công ty là số lần nhập, xuất vật liệu trong tháng diễn ra thờng xuyên mặt khác giá trị thực tế vật liệu mua vào luôn biến động do vật liệu mua từ nhiều nguồn khác nhau và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có thể khác nhau bởi quy luật của nền kinh tế thị tr- êng.

Theo em, với chủng loại và số lợng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là nhiều nh vậy thì để cho việc ghi sổ và cung cấp các thông tin kế toán quản trị về chi phí, giá thành đợc thuận lợi, kịp thời, giảm bớt khối lợng công việc vào cuối tháng công ty nên sử dụng phơng pháp giá hạch toán Dùng phơng Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp pháp này kế toán sẽ thờng xuyên theo dõi đợc giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng

Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu xuất dùng trong kú (hoặc tồn cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu

Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Khi công ty sử dụng giá hạch toán theo hình thức NKCT, công ty sẽ mở bảng kê số 3 để tính giá thực tế Theo ví dụ ở phần II, bảng kê số 3 sẽ đợc lập nh sau:

BiÓu sè 27 : bảng tính giá thành thực tế vật liệu, ccdc

II Số phát sinh trong kỳ 895.671.071,4 940.454.625

III Cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng (I + II) 3.832.064.465 4.023.667.689

IV Hệ số chênh lệch 1,05

Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ sẽ đợc lập nh sau:

Bảng phân bổ vật liệu, ccdc

5 Phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu :

Hiện nay, công ty đang áp dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu Phơng pháp này đang đợc sử dụng có hiệu quả tại công ty Cơ khí may Gia Lâm nhng với chủng loại vật liệu ngày càng đa dạng, tần suất nhập, xuất ngày càng lớn thì đến một lúc nào đó phơng pháp này không còn phù hợp nữa Vì vậy theo em công ty nên áp dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết vật liệu Phơng pháp này sẽ giúp kế toán giảm bớt khối lợng ghi sổ, tránh trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng, việc quản lý vật liệu trở nên đơn giản nhng rõ ràng, chính xác, nâng cao trách nhiệm của thủ kho.

Mặt khác, trong công tác kế toán chi tiết vật liệu tại công ty, việc ghi thẻ kho còn cha phù hợp Tại công ty hiện nay, cả thủ kho, thống kê vật t (thuộc phòng kinh doanh), kế toán vật liệu đều mở thẻ kho theo dõi tình nhập, xuất, tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lợng Với số lợng, chủng loại vật liệu ngày càng đa dạng, cách ghi này không làm tăng hiệu quả quản lý mà còn làm cho khối lợng công tác kế toán tăng lên vì kế toán vật liệu đã phản ánh sự biến động vật liệu theo cả chỉ tiêu số lợng và giá trị trên sổ chi tiết Vì vậy, theo em kế toán vật liệu và thống kê vật t không cần lập thẻ kho nữa mà tại phòng kế toán, kế toán vật liệu chỉ cần theo dõi sự biến động vật liệu trên sổ chi tiết Nh vậy sẽ giúp kế toán vật liệu tiết kiệm đơc thời gian và công sức để giải quyết các công việc khác Hơn nữa, thủ kho và thống kê vật t đều thuộc phòng kinh doanh, do đó, thống kê vật t không cần lập thẻ kho nữa mà công việc này là của thủ kho Nh vậy sẽ giảm bớt đợc công việc của thống kê vật t, tránh trùng lặp công việc trong cùng phòng, tiết kiệm thời gian, công sức nhng không làm giảm hiệu quả quản lý.

Tiêu đề	Hoàn thiện hạch toán vật liệu và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty cơ khí may Gia Lâm
Người hướng dẫn	PGS.TS Phạm Thị Gái
Trường học	Đại học Kinh tế Quốc dân
Thể loại	luận văn tốt nghiệp

Định dạng
Số trang	77
Dung lượng	115,9 KB