Trang 1 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI : HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XÚC
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
Bản chất về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một khái niệm đa dạng, được nhiều nhà nghiên cứu và tổ chức định nghĩa theo các yêu cầu và góc độ khác nhau.
Vào năm 1929, Cục Dự trữ Liên bang Mỹ đã công bố KSNB như một công cụ quan trọng nhằm bảo vệ tiền và tài sản khác, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động Điều này cũng tạo nền tảng cho việc lấy mẫu thử nghiệm trong quy trình kiểm toán.
Năm 1936, Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) đã định nghĩa Kiểm soát nội bộ (KSNB) là các biện pháp và phương pháp được chấp thuận và thực hiện trong tổ chức nhằm bảo vệ tiền và tài sản khác, đồng thời kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách Định nghĩa này, so với công bố của Cục Dự trữ liên bang Mỹ, không chỉ tập trung vào việc bảo vệ tài sản mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo số liệu kế toán chính xác.
Năm 1992, COSO (Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập BCTC) đã định nghĩa KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên chi phối, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho ba mục tiêu chính: (i) báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) tuân thủ các luật lệ và quy định; (iii) đảm bảo hoạt động hiệu quả và hiệu suất cao.
Năm 2013, sau hơn 20 năm từ khi phát hành báo cáo KSNB đầu tiên, môi trường kinh doanh và hoạt động điều hành của doanh nghiệp đã trải qua nhiều biến đổi phức tạp, yêu cầu mở rộng mục tiêu của KSNB Do đó, COSO đã công bố bản cập nhật COSO Internal Control 2013, xác định KSNB là một quy trình do Ban quản trị doanh nghiệp thiết lập.
Bài viết đề cập đến việc thiết kế các lý do và nhân sự nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ Khái niệm này được minh họa qua một sơ đồ cụ thể.
Sơ đồ 1.1: Khái quát khái niệm KSNB theo quan điểm của COSO
Theo Thông tư 06/2020/TT-NHNN, kiểm soát nội bộ tại Việt Nam là quá trình giám sát và kiểm tra của các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền nhằm phát hiện bất
Theo VAS số 315, kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị Quá trình này giúp đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Thuật ngữ "kiểm soát" đề cập đến mọi khía cạnh của một hoặc nhiều thành phần trong kiểm soát nội bộ.
10 hiện, xử lý kịp thời rủi ro từ đó giúp cho tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý xác định mục tiêu, giảm thiểu rủi ro và ứng phó với biến động bất lợi Mỗi doanh nghiệp có những mục tiêu riêng, và những mục tiêu này có thể thay đổi theo thời gian Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp được phân thành 4 nhóm chính.
Thứ nhất, đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị
KSNB cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình doanh nghiệp, giúp ban quản lý dễ dàng kiểm soát các quy trình kinh doanh Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý toàn bộ công ty mà còn giúp định hướng mục tiêu cá nhân theo mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Thứ hai, đảm bảo hệ thống thông tin tài chính
KSNB cam kết ghi chép kế toán một cách đầy đủ và chính xác, phản ánh khách quan các hoạt động kinh tế và tài chính Các báo cáo tài chính (BCTC) phải được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ các chuẩn mực cũng như chế độ kế toán hiện hành.
Thứ ba, đảm bảo hiệu quả và hiệu lực hoạt động
KSNB cam kết đảm bảo nhân sự trong tổ chức hoạt động hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu đề ra Chúng tôi duy trì tính liêm chính và hiệu quả, ngăn chặn chi phí phát sinh vượt ngân sách hoặc không mong muốn, đồng thời bảo vệ lợi ích doanh nghiệp trước những lợi ích khác.
Thứ tư, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và các quy định
KSNB cam kết duy trì và tuân thủ các quy định doanh nghiệp cũng như luật pháp nhà nước liên quan đến hoạt động kinh doanh Điều này không chỉ giúp ngăn chặn mà còn phát hiện kịp thời và xử lý các sai phạm trong mọi lĩnh vực hoạt động.
Kết luận, KSNB không chỉ là một sự kiện hay tình huống đơn lẻ, mà là một quá trình liên tục bao gồm chuỗi các hoạt động hiện diện trong tất cả các bộ phận của đơn vị Việc thiết kế và triển khai KSNB cần được thực hiện một cách đồng bộ để đảm bảo hiệu quả và tính toàn diện.
Tổng quan kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong
1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các quyết định và quy trình thiết yếu để chuyển nhượng hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng khi sản phẩm đã sẵn s
Mỗi doanh nghiệp áp dụng các hình thức bán hàng khác nhau, dẫn đến sự đa dạng trong tổ chức công tác này Tuy nhiên, nhìn chung, quy trình bán hàng chủ yếu bao gồm những bước cơ bản nhất.
Xử lý đơn đặt hàng của người mua là bước khởi đầu quan trọng trong toàn bộ quy trình giao dịch Đơn đặt hàng từ khách hàng, có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, hoặc yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng hiện tại hoặc tương lai Dựa vào đơn đặt hàng này, người bán có thể xem xét và quyết định bán hàng thông qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.
Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu khách hàng không thanh toán được Do đó, việc xem xét kỹ lưỡng từng đối tượng khách hàng và khả năng thu hồi nợ là cần thiết trước khi quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng Quyết định này cần cân nhắc lợi ích của cả hai bên, khuyến khích người mua thanh toán nhanh chóng thông qua việc điều chỉnh giá cả và thời gian thanh toán hợp lý.
Khi quyết định phương thức bán hàng đã được xác định, bộ phận xuất hàng sẽ tiến hành lập lệnh xuất kho và các chứng từ vận chuyển dựa trên thông tin trong đơn đặt hàng, sau đó thực hiện xuất kho và chuyển giao hàng hóa.
Hóa đơn bán hàng là tài liệu quan trọng ghi lại thông tin chi tiết về hàng hóa như mã, quy cách và số lượng, cùng với giá thanh toán Tổng số tiền trên hóa đơn bao gồm giá trị hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo quy định của luật thuế giá trị gia tăng Việc lập hóa đơn bán hàng cần được thực hiện đồng thời với việc ghi sổ nghiệp vụ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Hóa đơn bán hàng bao gồm 3 liên, trong đó liên 2 được giao cho khách hàng, các liên còn lại sẽ được lưu lại để ghi số và theo dõi việc thu tiền Hóa đơn không chỉ thể hiện rõ số tiền và thời hạn thanh toán cho khách hàng, mà còn là căn cứ để ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu Nhật ký bán hàng là sổ ghi chép các thương vụ, cập nhật doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp.
Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền là một chức năng quan trọng nhằm kiểm soát các khoản phải thu, ngăn chặn tình trạng gian lận Cần đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được được ghi nhận đầy đủ trong nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết liên quan Ngoài ra, số tiền mặt thu được cũng cần được gửi vào ngân hàng một cách hợp lý để đảm bảo tính an toàn và minh bạch trong quản lý tài chính.
Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu là cần thiết khi người mua không hài lòng với hàng hóa nhận được, thường do hàng hóa bị khuyết điểm hoặc không đúng hợp đồng Trong tình huống này, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng dựa trên thỏa thuận với bên mua Để đảm bảo tính hợp lệ, cần lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm lô hàng, đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán.
Quản lý công nợ hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp thu hồi được khoản phải thu đúng hạn Đơn vị cần theo dõi và nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán, tuy nhiên, có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc không thu được tiền Do đó, việc thành lập bộ phận thẩm định để tìm hiểu nguyên nhân không thu hồi nợ là cần thiết Nếu xác định rằng các khoản nợ khó có khả năng thu hồi do khách hàng phá sản hoặc lý do bất khả kháng, cần chuyển đổi thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ các khoản này để quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn.
1.2.2 Các sai sót, rủi ro thường gặp của chu trình bán hàng và thu tiền Để hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng – thu tiền ta cần chú ý đến các rủi ro, sai phạm thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:
- Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản điều kiện không chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt
- Nhận những đơn đặt hàng về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không có khả năng đáp ứng
- Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng
Nhân viên bán hàng có thể cấp hạn mức bán chịu quá cao cho khách hàng nhằm thúc đẩy doanh số, nhưng điều này có thể dẫn đến rủi ro tín dụng lớn cho công ty.
- Việc xuất và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện
- Công ty có thể giao hàng không đúng địa điểm, không đúng khách hàng, hoặc có thể giao cho khách hàng không đúng quy cách như đã thỏa thuận
Nhân viên có thể mắc phải những sai sót trong quá trình lập hóa đơn, như quên lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao, lập sai thông tin trên hóa đơn, lập hai hóa đơn cho cùng một giao dịch hoặc thậm chí lập hóa đơn khống mà không thực hiện giao hàng thực tế.
- Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán
- Doanh thu bán hàng trả chậm nhưng kế toán chỉ hạch toán doanh thu khi thu được tiền bán hàng
- Kế toán quy đổi tỷ giá ngoại tệ sai, bán hàng không hạch toán vào doanh thu mà bù trừ thẳng vào hàng tồn kho hoặc nợ phải trả
- Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ vào tài khoản 511 và 131
Khách hàng không nộp tiền thu được vào quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng mà sử dụng cho mục đích cá nhân, dẫn đến việc giảm hiệu quả sử dụng vốn của đơn vị.
- Khả năng hợp tác móc ngoặc giữa thủ quỹ và kế toán doanh thu để thụt két
- Bù trừ công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán không cùng đối tượng
Để hạn chế và ngăn chặn rủi ro, nhà quản lý cần thiết kế các thủ tục kiểm soát phù hợp, giúp kiểm soát nội bộ (KSNB) đạt được các mục tiêu đã đề ra.
1.2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
Tổng quan công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty: CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT NAM
Tên quốc tế: VIET NAM TRADING AND SERVICES PROMOTION COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: VIET NAM PRO CO.,LTD
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước
Mã số thuế: 0108859693 Địa chỉ: 16E, ngõ 146 phố Định Công Thượng, phường Định Công, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội
Người đại diện pháp luật: Bà Trần Thị Hồng Quyên Điện thoại: 0901728766
Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam, mã số thuế 0108859693, đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép đăng ký kinh doanh vào ngày 09/08/2019 Công ty đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đã hoạt động liên tục từ thời điểm cấp phép đến nay.
Sau gần 4 năm hoạt động, công ty đã vượt qua nhiều thách thức và cạnh tranh trong bối cảnh kinh tế khó khăn Những ngày đầu thành lập trùng hợp với thời điểm Việt Nam và thế giới phải đối mặt với đại dịch Covid-19.
19, Công ty vẫn luôn cố gắng hết mình, hướng tới mục tiêu trở thành một công ty uy tín trong ngành bán buôn tổng hợp
2.1.2 Bộ máy tổ chức của Công ty
Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam là một doanh nghiệp trẻ với quy mô nhỏ, hoạt động với nguồn nhân lực hạn chế Cơ cấu quản lý của công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến, nhằm tối ưu hóa quy trình tham mưu.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Ban Giám đốc là cơ quan điều hành cao nhất của công ty, có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của các phòng ban và bộ phận Mỗi phòng do trưởng phòng lãnh đạo, có nhiệm vụ chỉ đạo và đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động Nếu cần thiết, các phòng có thể được chia thành các bộ phận nhỏ hơn Trưởng bộ phận sẽ trực tiếp điều hành công việc trong bộ phận của mình, phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân và đảm bảo hoàn thành các công việc theo nhiệm vụ được giao.
Ban Giám đốc do Bà Trần Thị Hồng Quyên lãnh đạo, là người đại diện pháp luật và trực tiếp quản lý tất cả các hoạt động của công ty Bà Quyên có trách nhiệm xây dựng và thực hiện những chiến lược phát triển phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Phòng tài chính – kế toán bao gồm ba nhân viên, trong đó có một kế toán trưởng và hai kế toán viên Nhiệm vụ chính của phòng là tiếp nhận và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng chế độ kế toán hiện hành, lập báo cáo tài chính cuối kỳ, xây dựng các kế hoạch tài chính và theo dõi hoạt động tài chính của công ty Ngoài ra, phòng cũng đảm bảo thanh toán kịp thời cho khách hàng và người lao động.
Phòng tài chính - kế toán Phòng kinh doanh Phòng điều vận
Phòng kinh doanh bao gồm trưởng phòng và nhân viên, có nhiệm vụ phát triển và tìm kiếm khách hàng mới, đồng thời duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại Phòng cũng đảm bảo tiếp nhận đơn hàng để chuyển thông tin đến các bộ phận khác và giải quyết khiếu nại, phản hồi từ khách hàng.
Phòng điều vận bao gồm trưởng phòng điều vận, thủ kho và nhân viên giao hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và quản lý hàng hóa tại kho của công ty.
- Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý, lên phương án, điều phối hàng hóa để có thể giao cho khách hàng đúng theo như hợp đồng
- Thủ kho cần kiểm soát các chứng từ xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng tồn trong kho
- Nhân viên giao hàng: đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa nguyên vẹn, đúng giờ, thu đúng tiền và đúng khách hàng
2.1.3 Đặc điểm kinh doanh của công ty
Ngành, nghề đăng kí kinh doanh
1030 Chế biến và bảo quản rau quả
1050 Chế biến sữa và các sản phẩm từ sữa
1062 Sản xuất tinh bột và các sản phẩm từ tinh bột
2100 Sản xuất thuốc, hóa dược và dược liệu
4610 Đại lý, môi giới, đấu giá
Chi tiết: Đại lý bán hàng hóa môi giới mua bán hàng hóa ( không bao gồm hoạt động đấu giá tài sản)
Chi tiết: Bán buôn thực phẩm, Kinh doanh thực phẩm chức năng
4719 Bán lẻ khác trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp
4721 Bán lẻ lương thực trong các cửa hàng chuyên doanh
4722 Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
4772 Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phâm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh
8299 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
( Nguồn: Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam )
Xuất phát từ một doanh nghiệp khởi nghiệp nhỏ với nguồn vốn hạn chế, công ty hiện đang tập trung vào việc phát triển bán buôn và bán lẻ thực phẩm chức năng, đặc biệt là sữa và các sản phẩm liên quan đến sữa.
Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam chủ yếu hoạt động theo hình thức bán buôn, phục vụ đối tượng khách hàng là các đại lý, nhà phân phối trong khu vực, siêu thị, và trường học có nhu cầu cung cấp sữa cho thực đơn học sinh.
Khách hàng của Công ty thường gặp những khó khăn sau:
Mặt hàng thực phẩm, đặc biệt là thực phẩm chức năng, có ảnh hưởng lớn đến sức khỏe con người Trong bối cảnh thực phẩm chức năng giả mạo và không hiệu quả đang tràn lan, nhiều khách hàng trở nên e ngại Tuy nhiên, công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam cam kết cung cấp sản phẩm chính hãng, có giấy phép kinh doanh và chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
Công ty chuyên bán buôn với số lượng lớn sản phẩm, đặc biệt là thực phẩm chức năng có hạn sử dụng ngắn, như sữa tươi tiệt trùng chỉ có hạn sử dụng 6 tháng Khách hàng thường lo lắng về việc không bán kịp hàng hóa hoặc phải liên hệ nhiều nhà cung cấp khi nhập số lượng lớn Để giải quyết vấn đề này, công ty hỗ trợ khách hàng thiết lập định mức tồn kho và cam kết cung cấp đủ lượng hàng theo yêu cầu.
Giá cả là một trong những thách thức lớn nhất mà công ty phải đối mặt Công ty cam kết công khai niêm yết giá cho tất cả sản phẩm, bao gồm cả giá bán lẻ và giá bán buôn Hơn nữa, giá sản phẩm được duy trì ổn định, hạn chế sự biến động.
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam hoạt động theo hình thức tập trung, với tất cả các hoạt động kế toán được thực hiện tại phòng kế toán dưới sự giám sát của kế toán trưởng Do đặc thù là doanh nghiệp nhỏ, công ty không tổ chức kế toán riêng cho từng bộ phận, mà mỗi nhân viên kế toán sẽ đảm nhận công việc theo sự phân công cụ thể.
Hai nhân viên kế toán còn lại sẽ thực hiện công việc của kế toán doanh thu, chi phí, công nợ, tiền lương,
2.1.4.1 Các chính sách kế toán áp dụng
Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam
2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền của công ty
Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm thực phẩm chức năng và sản phẩm từ sữa, với mục tiêu nâng cao chất lượng và dịch vụ Nhờ vào nỗ lực không ngừng trong việc tìm kiếm thị trường, công ty đã cung cấp một lượng lớn sản phẩm chất lượng cao đến tay khách hàng.
Công ty hiện đang tập trung vào phương thức bán hàng qua đơn đặt hàng từ nhân viên kinh doanh và qua hotline Ngoài ra, công ty có kế hoạch mở rộng sang lĩnh vực bán lẻ trên các sàn thương mại điện tử, tuy nhiên, việc triển khai vẫn chưa thực hiện được do thiếu hụt nhân lực.
Khách hàng có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng Mặc dù công ty khuyến khích thanh toán qua chuyển khoản để giảm thiểu rủi ro tài chính, nhưng phần lớn khách hàng vẫn thích nhận hàng, kiểm tra và thanh toán bằng tiền mặt.
Về cơ bản, chu trình bán hàng tại công ty được diễn ra như sau:
Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng mua bán với các khách hàng lớn Họ cũng tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và gửi hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đến trưởng phòng kinh doanh để kiểm tra thông tin khách hàng và phê duyệt đơn.
- Kế toán nhận đơn hàng đã phê duyệt từ trưởng phòng kinh doanh sẽ nhập máy và lập hóa đơn GTGT, phiếu giao nhận và thanh toán
Trưởng phòng điều vận nhận phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để kiểm đếm hàng hóa trước khi bàn giao cho nhân viên giao hàng.
Nhân viên giao hàng sẽ thực hiện việc giao hàng tận tay cho khách hàng, đồng thời thu thập chữ ký của khách trên liên giao hàng Nếu khách hàng chọn phương thức thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên cũng sẽ thu tiền ngay tại thời điểm giao hàng.
Nhân viên giao hàng chuyển phiếu thu và tiền mặt cho thủ quỹ, sau đó thủ quỹ ghi sổ và gửi phiếu thu đến kế toán công nợ để ghi nhận doanh số bán hàng.
Vào ngày 17 tháng 3 năm 2023, Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Quốc tế FAM đã bày tỏ nhu cầu mua sản phẩm sữa mang thương hiệu KANNY.
Nhân viên kinh doanh Vũ Anh Tuấn sẽ cung cấp bảng báo giá cho các sản phẩm thuộc nhãn hiệu KANNY Đội ngũ sẽ phối hợp với kế toán bán hàng để lập bảng báo giá sản phẩm sữa KANNY cho khách hàng.
Biểu 2.1 Bảng báo giá sản phẩm KANNY ngày 17/03/2023
( Nguồn: Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam )
Sau khi khách hàng đồng ý với giá cả, nhân viên kinh doanh sẽ thông báo cho kế toán lập phiếu xuất kho Kế toán sẽ kiểm tra thông tin đơn hàng để xác định khách hàng là mới hay cũ; nếu là khách hàng cũ, cần xem xét công nợ hiện tại Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại quốc tế FAM, với tư cách là khách hàng đã từng đặt hàng, yêu cầu kế toán xác minh lại thông tin của họ.
Trên phần mềm kế toán MISA, cần kiểm tra và cập nhật thông tin số điện thoại và địa chỉ nếu có thay đổi Đồng thời, xác nhận rằng công nợ của CTCP Công nghệ và Thương mại quốc tế FAM là 0VND, do đó đơn hàng này được chấp nhận.
Sau khi đơn hàng được chấp nhận, kế toán bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên thông tin về mặt hàng và số lượng do nhân viên kinh doanh cung cấp Phiếu xuất kho được in thành ba liên: một liên lưu tại phòng kế toán và hai liên gửi cho phòng điều vận Kế toán bán hàng sau đó chuyển phiếu xuất kho cùng phiếu giao nhận hàng hóa cho phòng điều vận.
( Nguồn: Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam )
Sau khi kế toán bán hàng hoàn tất việc lập các chứng từ liên quan, kế toán trưởng sẽ lập hóa đơn GTGT theo yêu cầu của khách hàng Cụ thể, CTCP Công nghệ và Thương mại quốc tế Fam đã yêu cầu xuất hóa đơn GTGT cho giao dịch này.
38 phần mềm kế toán MISA nên hóa đơn điện tử được lập trên phần mềm và gửi qua thư điện tử của khách hàng
( Nguồn: Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam )
Trưởng phòng điều vận nhận 2 phiếu xuất kho từ kế toán bán hàng để giao cho thủ kho và nhân viên giao hàng Thủ kho sẽ xuất kho đúng mặt hàng dựa trên phiếu và bàn giao cho nhân viên giao hàng Nhân viên giao hàng cần kiểm tra tình trạng hàng hóa và đảm bảo đủ chứng từ giao nhận Trong trường hợp này, nhân viên giao hàng thu 3.660.000VND từ khách hàng và nộp lại cho thủ quỹ.
Biểu 2.4 Phiếu giao nhận hàng
( Nguồn: Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam )
2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền của công ty
Truyền đạt thông tin, yêu cầu thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức
Văn hóa "chính trực và đạo đức" là nền tảng quan trọng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức, ảnh hưởng đến từng nhân viên trong môi trường làm việc.
Ban Giám đốc công ty luôn là tấm gương trong việc thực hiện đúng các quy định
Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty
Dựa trên đặc điểm kinh doanh và quy mô công ty, giám đốc đã xây dựng một bộ máy tổ chức hợp lý Ông trực tiếp giám sát và điều hành công ty, nhờ vào báo cáo từ các trưởng phòng, giúp ông nắm bắt dễ dàng tình hình kinh doanh.
Chính sách đãi ngộ và chế độ lương thưởng hợp lý không chỉ giúp giữ chân nhân viên tài năng mà còn tạo động lực để họ cống hiến cho sự phát triển của công ty.
Quy trình đánh giá rủi ro
Chu trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định lợi nhuận của công ty Công ty đã nhận diện rõ ràng các rủi ro liên quan đến kiểm soát hàng tồn kho, thu tiền và công nợ khách hàng Để giảm thiểu sai phạm, công ty đã triển khai nhiều biện pháp kiểm soát hiệu quả.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Công ty đã thiết lập một bộ máy kế toán hợp lý, phù hợp với quy mô kinh doanh, sử dụng phần mềm kế toán hiệu quả để đảm bảo các nghiệp vụ kế toán được thực hiện nhanh chóng và chính xác Việc áp dụng phần mềm kế toán online giúp đồng bộ hóa thông tin kế toán – tài chính, cho phép ban lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi có kết nối Internet.
Chế độ kế toán được cập nhật thường xuyên và tuân thủ theo hướng dẫn của Nhà nước, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và nâng cao độ tin cậy của thông tin.
Việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên thường xuyên sẽ khiến họ trở lên thân thiết, đoàn kết hơn trong công ty
Công ty đã thiết lập và triển khai hiệu quả các quy trình kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền, giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan.
Việc xuất kho và giao hàng cần được quản lý chặt chẽ để hạn chế tình trạng xuất kho tự ý, nhằm ngăn ngừa thất thoát tài sản của công ty Để nâng cao hiệu quả trong quy trình này, công ty đã áp dụng hóa đơn điện tử, giúp việc gửi và lưu trữ thông tin trở nên thuận tiện hơn.
Công ty thực hiện thu tiền và theo dõi công nợ định kỳ, giúp hạn chế sai sót và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.
Công ty áp dụng hệ thống giám sát nghiêm ngặt, trong đó không chỉ giám đốc và trưởng phòng mà cả nhân viên cũng tham gia giám sát lẫn nhau Hệ thống này giúp nâng cao hiệu quả công việc và giảm bớt áp lực cho người quản lý.
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì tại công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam tồn tại những nhược điểm sau:
Khâu quản lý và chấm công tại công ty còn hạn chế, khi chưa áp dụng các phần mềm hiện đại như chấm công vân tay hay nhận diện khuôn mặt, mà vẫn sử dụng phương pháp thủ công Hệ thống chấm công thủ công dễ dẫn đến việc người phụ trách có thể bao che cho nhân viên đi muộn và có khả năng chấm sai công, gây ảnh hưởng đến tính chính xác trong quản lý thời gian làm việc.
Quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân thường chỉ được truyền miệng, thiếu văn bản quy định rõ ràng, dẫn đến khó khăn trong việc xử phạt khi nhân viên mắc lỗi và tạo ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các nhân viên.
Việc tuyển dụng tại công ty xuất phát từ nhu cầu tức thời mà không có kế hoạch trước, nhất là bộ phận nhân viên giao hàng
Phong cách điều hành thoải mái và dễ tính của Giám đốc có thể tạo ra kẽ hở cho nhân viên lợi dụng, dẫn đến việc biện hộ hoặc lơ là trong công việc.
Vì điều kiện quy mô công ty nhỏ, ít nhân viên nên việc nghỉ phép cũng khá khó khăn, đặc biệt là phòng tài chính – kế toán
Quy trình đánh giá rủi ro
Bộ phận KSNB không được tổ chức nên các thông tin trình lên giám đốc có thể sai lệch
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT NAM
Định hướng phát triển của công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam
Dù mới thành lập vào năm 2019, công ty trẻ này đã thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong công việc, giúp đạt được các mục tiêu đề ra Công ty cũng đã xác định những định hướng phát triển rõ ràng cho tương lai.
Mở rộng phạm vi tiêu thụ sản phẩm bằng cách trở thành nhà cung cấp sữa chính cho các trường học tại quận Hoàng Mai, Hà Nội.
- Mở các gian hàng bán trên các sàn thương mại điện tử như Shopee hay Lazada
- Phấn đấu nằm trong top 30 nhà cung cấp sữa, sản phẩm chức năng lớn nhất khu vực miền Bắc
- Đa dạng hóa mặt hàng buôn bán, để người tiêu dùng có nhiều sự lựa chọn hơn
- Nâng cao uy tín, vị thế của công ty trong lĩnh vực thương mại dịch vụ.
Các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam
3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát Để KSNB hiệu quả thì nhà lãnh đạo phải xây dựng được môi trường kiểm soát tốt
Truyền đạt thông tin, yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Công ty nên áp dụng máy chấm công vân tay kết hợp với phần mềm quản lý để theo dõi chính xác thời gian làm việc của nhân viên, từ đó hạn chế tình trạng
Cam kết về năng lực
Công ty cần chủ động xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự, đảm bảo ứng viên đáp ứng các yêu cầu về bằng cấp, phẩm chất và kỹ năng Đối với thực tập sinh và nhân viên mới, cần có sự hướng dẫn 1:1 để họ nắm vững nghiệp vụ, tránh rủi ro cho công ty Ngoài ra, việc phân công công việc cho nhân viên cần được thực hiện hợp lý, tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nghiệm.
Luôn luôn cập nhật kiến thức và kĩ năng cho nhân viên Đảm bảo học phải đi đôi với hành
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Giám đốc nên thường xuyên xem xét việc tái cấu trúc bộ máy công ty để đảm bảo tính phù hợp với tình hình hiện tại Cần đánh giá hiệu suất làm việc của các bộ phận và thực hiện luân chuyển nhân viên khi cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty nên tuyển dụng thêm nhân sự cho phòng kế toán để tránh tình trạng quá tải, một nhân viên kế toán phải đảm nhiệm nhiều công việc
3.2.2 Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro
Trong nền kinh tế thị trường đa dạng, các công ty phải đối mặt với nhiều rủi ro kinh doanh Để hạn chế và giảm thiểu tác động của những rủi ro này, việc xác định rõ mức độ và khả năng xảy ra rủi ro là vô cùng quan trọng.
Bước 1: Xác định bối cảnh tổ chức, các bên quan tâm; xác định các rủi ro xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
Ban giám đốc và bộ phận kiểm soát cần thu thập thông tin từ bên ngoài như chính sách pháp luật, tình hình kinh tế, chính trị và xã hội, cùng với thông tin nội bộ doanh nghiệp như cơ cấu tổ chức và văn hóa công ty, cũng như các yêu cầu từ đối tác kinh doanh Việc này giúp công ty xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh nói chung và trong chu trình bán hàng thu tiền nói riêng.
Bước 2: Đánh giá rủi ro
Xác định mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra
Rủi ro được đo bằng công thức: R = M x K
Tùy vào loại hình công ty và quy mô công ty mà sẽ có những tiêu chí đánh giá
M và K có sự khác biệt rõ rệt Đối với quy mô nhỏ, tiêu chí đánh giá định lượng tại công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam được xác định dựa trên các yếu tố cụ thể và rõ ràng.
Bảng 3.1 Xác định mức độ ảnh hưởng (M) và khả năng xảy ra (K)
Mức độ ảnh hưởng Mức thiệt hại
Khả năng xảy ra Tần suất
Không đáng kể M < 100 Hiếm khi K=0
Trung bình 1.000≤ M < 5.000 Thỉnh thoảng 3≤ K ≤6 Nghiêm trọng 5.000≤ M < 20.000 Thường xuyên 7≤ K ≤12
Rất nghiêm trọng M ≥ 20.000 Chắc chắn K > 12
Ma trận đánh giá rủi ro thiết lập như sau:
Bảng 3.2 Ma trận đánh giá rủi ro
R = M x K Đánh giá cho điểm ảnh hưởng dựa trên cấp độ
Xác định cấp rủi ro: được phân thành 4 cấp độ
Rủi ro rất cao: điểm rủi ro từ 15 đến 25
Rủi ro cao: điểm rủi ro từ 9 đến 12
Rủi ro trung bình: điểm rủi ro từ 5 đến 8
Rủi ro thấp: điểm rủi ro từ 1 đến 4
3.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin
Các giải pháp giúp cải thiện hệ thống thông tin trong KSNB:
Công ty nên áp dụng hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến và phần mềm văn phòng điện tử để nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin và giao việc cho nhân viên Điều này giúp người quản lý theo dõi tiến độ hoàn thành công việc một cách hiệu quả Ngoài ra, phần mềm kế toán cần được cập nhật phiên bản mới nhất để đảm bảo an toàn và tránh lỗi cũng như lỗ hổng bảo mật.
Công ty cần thiết lập quy định kiểm soát truy cập để chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập phần mềm kế toán Nhân viên phải ký cam kết bảo mật thông tin nội bộ và chịu trách nhiệm nếu để người khác sử dụng tài khoản của mình.
Cải thiện hệ thống thông tin và trao đổi thông tin trong kiểm soát nội bộ cần chú trọng đến từng chi tiết, đồng thời đảm bảo bảo vệ hiệu quả các thông tin quan trọng.
3.2.4 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Giám đốc nên thành lập một bộ phận riêng để xét duyệt tín dụng hoặc ủy quyền cho phòng tài chính – kế toán với các hạn mức cụ thể Kế toán bán hàng có quyền phê duyệt hạn mức tín dụng lên đến 3.000.000 VND, trong khi kế toán trưởng có thể phê duyệt hạn mức 10.000.000 VND Nếu yêu cầu vượt quá hạn mức tín dụng, phòng kế toán cần lập tờ trình báo cáo để giám đốc quyết định phê duyệt hay không Trong trường hợp được phê duyệt, đơn hàng sẽ tiếp tục, ngược lại, đơn hàng sẽ bị hủy.
Giám đốc hay trưởng bộ phận phải thực hiện việc kiểm tra thường xuyên nhân viên của mình xem có làm việc đúng quy định không
Các hóa đơn chứng từ cần được lưu trữ cẩn thận và rõ ràng tại phòng tài chính kế toán Kế toán chỉ nên lập hóa đơn GTGT và gửi cho khách hàng sau khi đơn hàng đã hoàn tất.
Hàng hóa trong kho phải được kiểm đếm về số lượng, kiểm tra về chất lượng định kỳ hàng tháng để tránh tình trạng hư hỏng hay mất cắp
Kiến nghị
3.3.1 Đối với công ty Đầu tiên, giám đốc cần hiểu được tầm quan trọng của việc thiết kế các quy định và thủ tục kiểm soát hợp lý để đảm bảo mục tiêu hoạt động kinh doanh Công ty cần thường xuyên tổ chức các cuộc trao đổi và họp mặt giữa các phòng ban và nhân viên để trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm của nhau, đặc biệt là trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ Giám đốc cần đưa ra định hướng và thống nhất tới tất cả nhân viên về nội dung hoàn thiện kiểm soát nội bộ, và nhanh chóng bổ sung, chỉnh sửa các quy định và thủ tục kiểm soát trong công ty Đồng thời, công ty cần tăng cường công tác đào tạo và nâng cao kiến thức cho cán bộ nhân viên, nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát
Mặc dù hệ thống văn bản quy định của công ty chưa hoàn thiện, nhưng các trưởng bộ phận và nhân viên cần nắm rõ nhiệm vụ, quyền hạn và yêu cầu công việc của mình Tất cả nhân viên trong công ty phải nghiêm túc trong công việc để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ (KSNB).
3.3.2 Đối với cơ quan quản lý nhà nước
Tính đến tháng 3/2022, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam chiếm hơn 98% tổng số doanh nghiệp Do đó, nhà nước cần nghiên cứu và ban hành các văn bản hướng dẫn nhằm giúp các doanh nghiệp này xây dựng và vận hành hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB).
Những thành công của Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) chứng tỏ rằng việc thành lập hiệp hội nghề nghiệp cho lĩnh vực kiểm toán nội bộ là rất cần thiết Hiệp hội này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và đào tạo kiến thức chuyên môn về kiểm toán nội bộ cho các thành viên.
Nhà nước cần cập nhật và sửa đổi các văn bản quy phạm pháp luật về tài chính kế toán, đảm bảo liên kết các điều luật nhằm hướng tới mục tiêu chung của kiểm soát nội bộ (KSNB).
Bộ Tài chính cần ban hành các văn bản quy định cụ thể về kiểm toán nội bộ (KTNB) cho từng lĩnh vực và loại hình doanh nghiệp, cũng như quy mô hoạt động của từng đơn vị Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi doanh nghiệp đều phải thành lập một bộ phận kiểm soát nội bộ (KSNB) phù hợp.
Các cơ sở đào tạo nên tích hợp giảng dạy học phần Kiểm toán nội bộ (KTNB) và Kiểm soát nội bộ (KSNB) để học viên nắm vững kiến thức cần thiết Việc này giúp họ nhận thức rõ tầm quan trọng và giá trị mà một hệ thống KSNB hiệu quả mang lại trong quá trình vận hành.
Trong chương 3, tác giả nêu rõ định hướng phát triển của Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập bộ phận Kiểm soát nội bộ (KSNB) Tác giả đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền Dù kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế, các giải pháp này hy vọng sẽ là cơ sở tham khảo để công ty hoàn thiện KSNB và đạt được các mục tiêu kinh doanh lớn.
Với kiến thức từ trường học và kinh nghiệm thực tập tại Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam, tôi đã có cái nhìn tổng quát về kiểm soát nội bộ (KSNB), đặc biệt là trong chu trình bán hàng và thu tiền Khóa luận đã trình bày và giải quyết những vấn đề liên quan đến KSNB trong lĩnh vực này.
Tác giả đã hệ thống hóa các vấn đề cơ bản liên quan đến kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Tác giả đã phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Xúc tiến thương mại và Dịch vụ Việt Nam, đồng thời chỉ ra những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong quy trình này.
Tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, dựa trên những hạn chế hiện có.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô PGS.TS Lê Thị Thu Hà cùng các anh chị phòng tài chính kế toán tại Công ty TNHH Xúc tiến thương mại và