Khái niệm kế toán bán hàng và nội dung bán hàng1.1.1.1 Khái niệm bán hàng- Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của ngườibán chuyển cho người mua để được nhận
cơ sở lý thuyết về kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
khái niệm kế toán bán hàng và nội dung bán hàng
Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng diễn ra khi người bán chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, đồng thời người mua thực hiện thanh toán hoặc đồng ý thanh toán Để ghi nhận doanh thu, giao dịch bán hàng cần thỏa mãn 5 điều kiện cụ thể.
+ DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
+ DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như quyền sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
+ DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
+ Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Thời điểm ghi chép hàng hóa tiêu thụ được cụ thể theo từng phương thức bán hàng như sau:
Khi áp dụng phương thức bán hàng giao tại kho của đơn vị bán, thời điểm ghi nhận hàng tiêu thụ sẽ diễn ra ngay sau khi người mua ký nhận vào hóa đơn sau khi giao hàng.
Khi áp dụng phương thức bán giao hàng tại kho của bên mua, thời điểm ghi nhận hàng tiêu thụ sẽ được xác định khi bên mua nhận được giấy báo nhận hàng và chấp nhận mua, thanh toán.
Khi bán hàng theo phương thức vận chuyển thẳng, thời điểm ghi chép doanh thu là khi bên mua nhận hàng và đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Đối với bán lẻ, bao gồm bán trả góp và bán lẻ thông thường, thời điểm ghi chép doanh thu là khi nhân viên bán hàng kiểm tra báo cáo bán hàng.
Phương thức bán hàng đại lý hay ký gửi hàng hóa diễn ra khi doanh nghiệp nhận được thanh toán từ cơ sở đại lý hoặc thông báo về số hàng đã bán Đây là thời điểm quan trọng để ghi nhận doanh thu và quản lý tồn kho hiệu quả.
phân loại các phương thức và hình thức của kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
1.1.1 Khái niệm kế toán bán hàng và nội dung bán hàng
Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng diễn ra khi người bán chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, cùng với việc người mua thực hiện thanh toán hoặc đồng ý thanh toán Để ghi nhận doanh thu, giao dịch bán hàng cần thỏa mãn 5 điều kiện cụ thể.
+ DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
+ DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như quyền sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
+ DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
+ Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Thời điểm ghi chép hàng hóa tiêu thụ được cụ thể theo từng phương thức bán hàng như sau:
Khi áp dụng phương thức bán hàng giao tại kho của đơn vị bán, thời điểm ghi nhận hàng tiêu thụ sẽ là khi người mua ký nhận vào hóa đơn sau khi giao hàng hoàn tất.
Khi áp dụng phương thức bán giao hàng tại kho của bên mua, thời điểm ghi nhận hàng tiêu thụ sẽ được xác định khi bên mua nhận được giấy báo nhận hàng và chấp nhận việc mua bán, cùng với việc thực hiện thanh toán.
Khi áp dụng phương thức vận chuyển thẳng, thời điểm ghi chép doanh thu là khi bên mua nhận hàng và đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Đối với bán lẻ, bao gồm bán trả góp và bán lẻ thông thường, thời điểm ghi chép doanh thu được xác định khi kiểm tra báo cáo bán hàng của nhân viên và ghi nhận doanh thu.
Phương thức bán hàng đại lý hay ký gửi hàng hóa là hình thức mà doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý để bán Thời điểm ghi nhận doanh thu là khi doanh nghiệp nhận được thanh toán từ đại lý hoặc khi có thông báo về số hàng đã bán được.
1.1.2 Phân loại các phương thức và hình thức của kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
1.1.2.1 Phương thức và hình thức bán hàng a) Bán buôn
Bán buôn là hình thức bán hàng chủ yếu dành cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất, nhằm mục đích tiêu thụ hoặc gia công hàng hóa Hàng hóa trong bán buôn thường chưa được tiêu dùng, nằm trong lĩnh vực lưu thông Giá bán của hàng hóa bán buôn có sự biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng hóa và phương thức thanh toán.
- Trong bán buôn có 2 phương thức chủ yếu:
Phương thức bán buôn hàng hóa chuyển thẳng cho phép doanh nghiệp sau khi mua hàng, chuyển trực tiếp cho bên mua mà không cần đưa về kho Phương thức này được thực hiện qua hai hình thức chính: bán giao tay ba và gửi hàng chuyển bán thẳng.
Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho là hình thức mà hàng hóa được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp, bao gồm hai hình thức chính: giao hàng trực tiếp và chuyển hàng Bên cạnh đó, bán lẻ cũng là một phương thức quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa.
Bán hàng trực tiếp là hình thức cung cấp sản phẩm cho người tiêu dùng, tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể, nhằm phục vụ nhu cầu tiêu dùng nội bộ.
Hàng hóa bán lẻ đã chuyển từ lĩnh vực lưu thông sang tiêu dùng, đánh dấu sự thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm.
- Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định.
- Phương thức bán lẻ được thực hiện dưới các hình thức sau:
+ Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung
+ Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp
+ Hình thức bán hàng trả góp
+ Hình thức bán hàng tự động c) Phương thức bán hàng đại lý kí gửi
Hàng hóa nhận đại lý không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản và giữ gìn chúng Khi nhận hàng hóa đại lý, kế toán cần ghi nhận vào tài khoản 003 và mở sổ chi tiết để theo dõi từng mặt hàng cụ thể Doanh nghiệp sẽ nhận được khoản hoa hồng theo tỷ lệ khi bán được hàng.
- Phương thức này được thực hiện dưới 2 hình thức sau:
+ Hình thức bán hàng nhận đại lý
+ Hình thức gửi hàng đại lý bán hay kí gửi hàng hóa
1.1.2.2 Phương thức và hình thức thanh toán tiền hàng
Phương thức thanh toán trực tiếp cho phép người mua thanh toán ngay sau khi nhận hàng, sử dụng tiền mặt hoặc chuyển khoản Các hình thức thanh toán này đảm bảo tính tiện lợi và nhanh chóng trong giao dịch.
+ Hình thức thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản
+ Hình thức trao đổi hàng
- Phương thức thanh toán trả chậm: Người mua đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho doanh nghiệp.
nguyên tắc kế toán kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
1.1.3.1 Nguyên tắc kế toán bán hàng
Để quản lý hạch toán hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng, bởi hàng hóa mua vào và bán ra rất đa dạng.
+ Phải tổ chức hạch toán hàng hóa theo từng loại, từng đơn vị mua, từng số lượng, chất lượng hàng hóa.
+ Phải kết hợp việc ghi chép giữa kế toán hàng hóa và thủ kho đảm bảo cho hàng hóa được phản ánh kịp thời, chính xác.
+ Công tác ghi chép ban đầu phải khoa học hợp lý nhằm phản ánh đúng tình hình biến động hàng hóa.
Khi nhập kho và xuất kho, hàng hóa cần được ghi nhận với giá trị thực tế Nếu hàng hóa xuất kho được ghi theo giá trị hạch toán, vào cuối kỳ, cần tính toán lại để xác định giá thực tế của hàng hóa.
1.1.3.2 Nguyên tắc kế toán thanh toán tiền hàng
Kế toán thanh toán, bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, cần được ghi chép theo hình thức nhật ký phát sinh hàng ngày Đồng thời, việc tổng hợp và báo cáo phải được thực hiện định kỳ theo tháng, quý và năm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Khi thực hiện giao dịch phát sinh thêm công nợ thì phải ghi nhận chi tiết vào đối tượng cụ thể.
Chứng từ gốc hoặc mệnh lệnh của quản lý là cơ sở quan trọng để lập phiếu kế toán Phiếu kế toán sau đó trở thành căn cứ để ghi sổ kế toán, từ đó phát sinh thông tin cần thiết cho việc tổng hợp lên báo cáo tài chính (BCTC).
nhiệm vụ của kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng và lợi nhuận là rất quan trọng Đồng thời, việc phân phối lợi nhuận và tuân thủ kỷ luật thanh toán cũng cần được thực hiện nghiêm túc Điều này đảm bảo rằng các nghĩa vụ đối với nhà nước được hoàn thành đầy đủ.
Để xác định kết quả kinh doanh, việc tập hợp đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ là rất quan trọng Các chi phí này cần được kết chuyển hoặc phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ.
Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng hóa và dịch vụ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chỉ đạo và điều hành hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
Kiểm tra chặt chẽ và đôn đốc quá trình thu hồi nợ là rất quan trọng Cần quản lý tiền hàng và theo dõi tình hình khách hàng nợ một cách chi tiết Việc nắm rõ thông tin về từng khách hàng, lô hàng, số tiền nợ, thời hạn và tình hình trả nợ sẽ giúp nâng cao hiệu quả thu hồi.
Lập báo cáo bán hàng theo quy định là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Báo cáo này bao gồm việc phân tích doanh số theo từng nhân viên, mặt hàng và chủng loại, giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh Ngoài ra, cần theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng và thực hiện đối soát với kế toán kho, công nợ và ngân hàng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
Ghi chép kịp thời và đầy đủ khối lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ là rất quan trọng Việc tính toán chính xác trị giá vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác sẽ giúp xác định rõ ràng kết quả bán hàng.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán tổng giá trị thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ, cần phản ánh đầy đủ doanh thu từ việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu ra Điều này cần được thực hiện cho từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn bán hàng, từng khách hàng và từng đơn vị trực thuộc.
nội dung nhiệm vụ kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
tiếp nhận và lập chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán lập:
+ Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ
+ Các Biên bản thừa thiếu hàng
+ Biên bản giảm giá hàng bán
+ Biên bản hàng bán bị trả
tài khoản kế toán sử dụng
- Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này phản ánh doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán, bao gồm doanh thu từ hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho công ty mẹ cũng như các công ty con trong cùng tập đoàn.
Nợ TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (Giá trị gia tăng, tiêu thụ đặt biệt, xuất khẩu, bảo vệ môi trường).
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ.
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ.
- Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh.
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.
Hình 1.1 Sơ đồ kết cấu tài khoản 511
- Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Công dụng của việc phản ánh trị giá vốn là rất quan trọng, bao gồm việc xác định giá trị của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và bất động sản đầu tư Đối với doanh nghiệp xây lắp, việc này còn liên quan đến giá thành sản xuất của các sản phẩm xây dựng được bán trong kỳ.
- Kết cấu và nội dung:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
+ Trị giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ.
+ Các khoản hao hụt của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm của cá nhân gây ra.
Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay cao hơn so với số dự phòng năm trước chưa sử dụng hết, cho thấy sự gia tăng trong việc đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến hàng tồn kho Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ giá trị tài sản mà còn cải thiện tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
+ Số khấu hao bất động sản đầu tư trích
+ Kết chuyển giá vốn của sản phẩm hàng dịch vụ đã bán trong kỳ sang TK 911
“Xác định kết quả kinh doanh”.
+ Kết chuyển toàn bộ chi phí kinh doanh bất động sản đầu tư phát sinh trong kỳ dể để xác định kết quả kinh doanh.
+ Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (Chênh lệch giữa số dự phòng lập năm nay nhỏ
+ Số phát sinh từ nghiệp vụ cho thuê. hơn đã lập năm trước).
+ Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho.
Hình 1.2 Sơ đồ kết cấu tài khoản 632
- Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng.
+ Công dụng: Phản ánh công nợ phải thu của khách hàng, tình hình thanh toán nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp.
+ Kết cấu và nội dung:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền thừa trả lại khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam ).
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).
SD: Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng.
SD: Phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa.
Hình 1.3 Sơ đồ kết cấu tài khoản 131
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện tại và
+ Nội dung và kết cấu:
- Giá thực tế của hàng hóa nhập kho trong kỳ.
Trị giá hàng hóa bị người mua trả lại nhập kho.
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa
- Giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ.
- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại.
- Trị giá hàng kiểm kê phát hiện thiếu. SD: Giá thực tế của hàng hóa tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ
Hình 1.4 Sơ đồ kết cấu tài khoản 156
trình tự kế toán
a) Sơ đồ kế toán doanh thu bán hàng
Hình 1.5 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Các khoản chi hộ khách hàng
Tổng số tiền phải thu của khách hàng
TK 131- Phải thu của khách hàng
TK 3331 b) Sơ đồ kế toán giá vốn bán hàng
Hình 1.6 Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán c) Sơ đồ kế toán phải thu khách hàng
Hình 1.8 Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng
Bù trừ công nợ với người bán (Cùng một đối tượng khách hàng)
Khách hàng trả tiền hoặc ứng trước tiền hàng
9 d)Sơ đồ kế toán hàng hóa
Nhập kho hàng hóa mua Xuất hàng hóa ngoài, chi phí thu mua bán, trao đổi
TK 133 Xuất sử dụng nội bộ
Nếu được khấu TK157 trừ thuế GTGT Xuất hàng hóa gửi đi bán gửi bán đại lý, ký gửi
Hình 1.9 Sơ đồ hạch toán kế toán hàng bán
lập sổ kế toán
1.2.4.1 Sổ kế toán chi tiết
-Sổ chi tiết phải thu của khách hàng
-Sổ chi tiết hàng hóa
1.2.4.2 Sổ kế toán tổng hợp
- Hình thức nhật ký chung
+ Sổ cái TK 156, TK 632, TK 511, TK 131
- Hình thức chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái TK 156, TK 632, TK 511, TK131
- Hình thức Nhật ký – Sổ cái:
+ Sổ Nhật ký – Sổ cái TK 156, TK 632, TK 511, TK131
- Hình thức kế toán máy
Phó giám đốc kinh doanh
Phó giám đốc Tài chính và nhân sự chìnhchính &Nhân sự
TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ
tổng quan về công ty tnhh nguyên minh hoàng
2.1.1.1 Quá trình thành lập công ty
Công ty TNHH Nguyên Minh Hoàng được thành lập vào ngày 01 tháng 07 năm 2001, hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0400393549 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Đà Nẵng cấp.
- Tên công ty viết tắt: CÔNG TY TNHH NGUYÊN MINH HOÀNG
- Tên quốc tế: NGUYEN MINH HOANG COMPANY LIMITTED
- Địa chỉ: K04/02 – 04/06 Ông Ích Khiêm, Tổ 56, Phường Thanh Bình, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng
- Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Hải Châu
- Được thành lập theo quyết định số: 0400393549
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Bán buôn tổng hợp bao gồm thực phẩm công nghiệp và hàng nông sản thực phẩm, cùng với các sản phẩm bằng giấy và sản phẩm vệ sinh khác Ngoài ra, lĩnh vực này còn cung cấp hàng công nghệ phẩm đa dạng.
+Đại lý mua bán và ký gửi hàng hóa.
+Bán buôn thuốc lá điếu sản xuất trong nước.
+Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình: hóa mỹ phẩm các loại
Quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên cần tuân thủ chính sách chăm sóc đời sống vật chất và tinh thần, đảm bảo sức khỏe cho nhân viên Đồng thời, công ty cũng cần chú trọng bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa và chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.
+ Mở rộng thị trường kinh doanh, đổi mới các sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán và hình thức kế toán
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý a) Sơ đồ
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Ghi chú : Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng b) Nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc là người đứng đầu, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động kinh doanh của công ty Họ có trách nhiệm cao nhất trong việc ra quyết định cuối cùng cho các hoạt động của tổ chức.
Phòng kinh doanh Phòng kế toán Kho hàng
11 động Giám đốc của công ty là người chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về việc quản lý công ty
Phòng kế toán có vai trò quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, xác định kết quả tài chính và thực hiện nhiệm vụ thu chi Ngoài ra, phòng còn quản lý các khoản tiền quyết toán, lập báo cáo kế toán định kỳ và kiểm tra việc thực hiện các chế độ kế hoạch Phòng kế toán tài vụ cũng cung cấp tư vấn
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch và giám sát thực hiện các chiến lược bán hàng, thiết lập giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà phân phối Đội ngũ này thực hiện các hoạt động bán hàng nhằm tăng doanh thu cho doanh nghiệp, đồng thời phối hợp với các bộ phận liên quan để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
+ Kho hàng: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hóa trong tháng Cuối tháng hoặc cuối kiểm kê hàng hóa.
2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán a) Sơ đồ
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng b) Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán liên quan
Kế toán trưởng là người hỗ trợ quan trọng cho giám đốc, giúp giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế Họ chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính về hoạt động kế toán tài chính của công ty Nhiệm vụ của kế toán trưởng bao gồm việc tổng hợp số liệu từ các kế toán để lập báo cáo thuế và báo cáo tài chính.
Kế toán thuế là quá trình thu thập và xử lý hóa đơn phát sinh nhằm làm căn cứ cho việc kê khai và hạch toán Thông tin từ hóa đơn được nhập vào hệ thống để tổng hợp kết quả kinh doanh Việc kiểm tra tính hợp lệ của thông tin trên hóa đơn, cũng như sắp xếp và lưu trữ hóa đơn, giúp dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Kế toán bán hàng có trách nhiệm theo dõi việc nhập, xuất và tồn kho hàng hóa hàng ngày, ghi nhận trị giá hàng mua và chi phí liên quan Họ mở sổ sách chi tiết để phục vụ cho việc quản lý hàng hóa của công ty, đồng thời theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Kế toán thuế công nợ
2.1.2.3 Hình thức kế toán tại đơn vị a) Sơ đồ hình thức kế toán
Công ty TNHH Nguyên Minh Hoàng sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, áp dụng phần mềm MISA SME 2022 để quản lý tài chính hiệu quả Đơn vị này thực hiện việc in sổ sách theo phương pháp Chứng từ ghi sổ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Ghi chú : - Nhập số liệu hằng ngày
- In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm -Đối chiếu, kiểm tra
Hình 2.3 Sơ đồ kế toán trên máy vi tính
Hình 2.4 Giao diện phần mềm MISA SME phân hệ bán hàng
- Báo cáo kế toán quản trị
LOẠI b) Trình tự ghi sổ
Mỗi ngày, kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Họ xác định tài khoản ghi nợ và nhập liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Việc tự động đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết đảm bảo tính chính xác và trung thực theo thông tin đã nhập Kế toán viên có khả năng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Cuối tháng và cuối năm, việc in sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết ra giấy là cần thiết Các sổ này sẽ được đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Nguyên Minh Hoàng
Công ty TNHH Nguyên Minh Hoàng kinh doanh các lĩnh vực sau đây:
-Đại lý hàng hóa,mối giới đấu giá
-Bán buôn đồ tiêu dùng cho gia đình
-Vận tải các mặt hàng,hàng hóa bằng đường bộ
2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh
Hình 2.5 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý 2 năm 2022
thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty tnhh nguyên
ty TNHH Nguyên Minh Hoàng
2.2.1 Tiếp nhận; Lập chứng từ kế toán
Quy trình kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Nguyên Minh Hoàng
Số chi tiết TK1311, TK1561…
- Hóa đơn GTGT phiếu xuất kho
- Các chứng từ liên quan khác :Phiếu Thu ,giấy báo có….
Số tổng hợp số đăng kí chứng từ ghi sổ và các số cái TK131, TK156, TK632,TK511
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISSA
Hình 2.6 Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Nguyên Minh Hoàng
Ghi chú: Ghi cuối tháng, quý
Ghi hằng ngày Quan hệ đối chiếu
2.2.2 Minh họa các nghiệp vụ phát sinh kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
- Quy trình kế toán cho từng loại nghiệp vụ:
Trong quý 4 năm 2023, công ty có phát sinh một số nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng như sau: a Bán hàng thanh toán bằng tiền mặt
Vào ngày 30/11/2023, công ty Cổ phần TVMC đã nhận lô hàng COMFORT đậm đặc 1 lần xả hương ban mai 3800ml với số lượng 12 túi, cùng với Vim vệ sinh xanh biển 500m với số lượng 10 chai và OMO Bột Giặt Đỏ 4.3kg với 6 gói Lô hàng được xuất kho theo phiếu xuất kho số 103 và hóa đơn GTGT số 00032714 Khách hàng đã thanh toán tiền mặt theo phiếu thu số 004.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán cần lập hóa đơn bán hàng trên phần mềm hóa đơn điện tử Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn, kế toán sẽ kiểm tra mã cơ quan thuế cấp và gửi hóa đơn qua email cho khách hàng.
Hình 2.7: Hóa đơn giá trị gia tăng số 00032714
Kế toán sử dụng hoá đơn GTGT số 00032714 để xác định số lượng hàng thực tế trong kho trước khi xuất kho Hoá đơn điện tử sẽ được nhập vào phần mềm MISSA 2022 cùng với phiếu xuất kho số XH103/11.
Hình 2.8 : Phiếu xuất kho XH103/11
Công ty Cổ phần TVMC thực hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt khi giao hàng Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán sẽ lập phiếu thu để thu tiền từ khách hàng.
Hình 2.9: Phiếu thu số TM04/06 b.Bán hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Vào ngày 07/12/2023, Công ty TNHH Quỳnh Kim Bình đã nhận một lô hàng bao gồm tinh dầu T.Mát Hương Sunlight NLS 9kg/can và nước rửa chén chanh Sunlight 9,5kg/can, theo hóa đơn GTGT 000760049 và phiếu xuất kho 104 Thanh toán cho đơn hàng này được thực hiện bằng chuyển khoản, và giấy báo có đã được nhận cùng ngày.
Khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng, kế toán cần lập hóa đơn bán hàng trên phần mềm hóa đơn điện tử Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn, kế toán sẽ kiểm tra mã cơ quan thuế và gửi hóa đơn qua email cho khách hàng.
Hình 3.0: Hóa đơn GTGT số 00076049
Kế toán sử dụng hoá đơn GTGT số 00076049 để xuất kho dựa vào số lượng thực tế trong kho Đồng thời, hoá đơn điện tử sẽ được nhập vào phần mềm MISSA 2022 cùng với phiếu xuất kho số XH104.
Hình 3.1: Phiếu xuất kho XH104/06
Khi khách hàng thực hiện chuyển tiền qua ngân hàng cho công ty, kế toán sẽ dựa vào số tiền trên hóa đơn GTGT 136 để đối chiếu với chứng từ gốc và nhận Giấy báo Có từ ngân hàng.
Hình 3.2: Giấy báo Có Số 04 c Bán hàng chưa thanh toán tiền hàng
Vào ngày 07/12/2023, Công ty TNHH MTV DDKS TƯỜNG VY đã nhận 1 lô hàng SURF Bột Giặt Hương Nước Xã Vải Ngát Hương Xuân 5,5kg/3 gói, theo phiếu xuất kho 105 và HĐ GTGT 00076048 Hiện tại, khách hàng vẫn chưa thanh toán tiền hàng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán lập hóa đơn bán hàng trên phần mềm hóa đơn điện tử, sau đó kiểm tra mã cơ quan thuế cấp và gửi email hóa đơn cho khách hàng.
Hình 3.3: Hóa đơn GTGT Số 00076048
Kế toán sử dụng hoá đơn GTGT số 00076048 để xuất kho dựa trên số lượng thực tế trong kho Hoá đơn điện tử sẽ được nhập vào phần mềm MISA 2022 cùng với phiếu xuất kho số XH105.
Hình 3.4: Phiếu xuất kho XH105 d Kế toán nghiệp vụ thanh toán tiền hàng
- Ngày 10/12/2023 Công Ty TNHH MTV DDKS TƯỜNG VY thanh toán tiền hàng chưa thanh toán ngày 7/12/2023 cho công ty TNHH Nguyên Minh Hoàng với hình thức chuyển khoản.
Công ty nhận giấy báo có của ngân hàng.
Hình 3.5: Giấy báo Có Số 05
- Từ hóa đơn GTGT số 00032714, số liệu sẽ được phần mềm kết chuyển sang sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng quý 4 năm 2023
Hình 3.6: Sổ chi tiết phải thu khách hàng
- Từ hóa đơn GTGT số 00076049, số liệu sẽ được phần mềm kết chuyển sang sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng quý 4 năm 2023
Hình 3.7: Sổ chi tiết phải thu khách hàng
- Từ hóa đơn GTGT số 00076048, số liệu sẽ được phần mềm kết chuyển sang sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng quý 4 năm 2023
Hình 3.8: Sổ chi tiết phải thu khách hàng
- Từ chứng từ phiếu xuất kho, số liệu được phần mềm kết chuyển sang sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa).
+ Xuất kho bán hàng theo hóa đơn GTGT 00032714
Hình 3.9: Sổ chi tiết hàng hóa theo hóa đơn GTGT00032714
- Từ chứng từ phiếu xuất kho, số liệu được phần mềm kết chuyển sang sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa).
+ Xuất kho bán hàng theo hóa đơn GTGT 00076049
Hình 4.0: Sổ chi tiết hàng hóa theo hóa đơn GTGT 00076049
- Từ chứng từ phiếu xuất kho, số liệu được phần mềm kết chuyển sang sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa).
+ Xuất kho bán hàng hóa đơn GTGT 00076048
Hình 4.1: Sổ chi tiết hàng hóa theo hóa đơn GTGT 00076048
2.2.3.2 Lập sổ kế toán tổng hợp
- Từ các chứng từ kế toán đã lập hoặc tiếp nhận, phần mềm tự động kết chuyển sang các sổ sách kế toán tổng hợp quý 4 năm2023 như sau:
+ Sổ tổng hợp chi tiết TK 131
Hình 4.2: Sổ tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng
+Sổ tổng hợp chi tiết TK 156
Hình 4.3:Sổ tổng hợp chi tiết hàng hóa
+Sổ tổng hợp chi tiết TK 511
Hình 4.4: Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu +Sổ tổng hợp TK 632
Hình 4.5: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ đã lập tiến hành ghi sổ kế toán
Hình 4.6: Chứng từ ghi sổ 01
Hình 4.7: Chứng từ ghi sổ 02
Kế toán sử dụng chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự số hiệu Sổ này có chức năng đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và quản lý chứng từ ghi sổ một cách hiệu quả.
Hình 4.8:Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
-Cuối tháng, dựa vào chứng từ ghi sổ đã lập, kê toán vào Sổ cái tài khoản 131,
156, 511, 632 Sổ Cái được cộng số liệu theo tháng, đây là căn cứ kiểm tra đối chiếu
Nếu Sổ Cái và bảng tổng hợp khớp nhau, số liệu từ Sổ Cái sẽ được sử dụng để lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính.
nhận xét
2.3.1 Về chấp hành chế độ chính sách kế toán
- Về chứng từ sử dụng: Chứng từ kế toán phản ánh đúng, đủ thông tin mà kế toán cần để hạch toán vào phần mềm
Công ty duy trì sổ sách kế toán hợp lý, tuân thủ chế độ kế toán và quy trình sử dụng chứng từ Hệ thống sổ sách kế toán được quản lý theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Việc lưu trữ sổ sách và chứng từ là rất quan trọng, được thực hiện qua hai phương thức: lưu trữ bản cứng và lưu trữ file mềm trên phần mềm kế toán MISA 2020 Phương pháp này không chỉ giúp công ty bảo quản chứng từ và sổ sách lâu dài mà còn tạo hình thức lưu trữ đẹp mắt, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng tài liệu.
2.3.2 Về phân công nhiệm vụ kế toán
- Phân công nhiệm vụ của kế toán hợp lý, đầy đủ và logic
2.3.3 Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán: sử dụng phần mềm kế toán Misa, công cụ hỗ trợ excel.
- Các ứng dụng công nghệ có độ bảo mật và độ chính xác cao giúp doanh nghiệp an tâm khi sử dụng các phần mềm.
CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG
những điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
Quá trình thực tập tại công ty TNHH Nguyên Minh Hoàng cho thấy sự tương đồng với lý thuyết đã học, đặc biệt trong phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán hàng và thanh toán Quy trình này bao gồm các bước tiếp nhận, lập chứng từ kế toán, ghi sổ và kiểm tra đối chiếu sổ sách, nhằm đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác quá trình bán hàng.
Lý thuyết và thực tế trong kinh doanh có sự tương đồng đáng kể, với lý thuyết đóng vai trò là nền tảng để áp dụng vào thực tiễn Việc áp dụng lý thuyết vào thực tế giúp doanh nghiệp điều chỉnh hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, phù hợp với tình hình cụ thể.
bài học kinh nghiệm của bản thân khi thực hiện kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng
Trong thời gian thực tập, em đã kết hợp kiến thức từ trường học với thực tế, từ đó bổ sung nhiều kỹ năng cần thiết Em được hướng dẫn lập chứng từ, lập sổ và tiếp thu quy định nhà nước về kế toán Qua đó, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm và hiểu sâu hơn về công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty.
Trong thời gian thực tập, em đã học cách sử dụng phần mềm kế toán hiệu quả, phát triển kỹ năng quản lý thời gian tốt và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Thái độ tích cực là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công, vì vậy tôi luôn tự đặt ra tiêu chuẩn cho bản thân để không ngừng học hỏi và phát triển Bên cạnh đó, tôi cam kết chăm chỉ, cẩn thận và tỉ mỉ trong mọi công việc Đặc biệt, tôi luôn đề cao tính trung thực và khách quan khi đối diện với các tình huống thực tế.
đề xuất, kiến nghị với nhà trường khi tổ chức giảng dạy kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trong quá trình học tập tại trường, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình từ các thầy cô Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện mà em muốn góp ý để tạo ra môi trường học tập tốt hơn cho sinh viên trong tương lai.
Cơ sở vật chất phục vụ sinh viên hiện còn nhiều hạn chế, đặc biệt là hệ thống máy tính Mặc dù đã có sự nâng cấp, nhưng số lượng máy tính vẫn chưa đủ và tình trạng hỏng hóc vẫn xảy ra khá phổ biến.
Trước khi sinh viên bắt đầu thực tập, nhà trường cần tạo cơ hội cho họ giao lưu thực tế với các doanh nghiệp Điều này sẽ giúp sinh viên làm quen với môi trường làm việc, từ đó giảm bớt sự bỡ ngỡ khi chính thức bước vào thực tế.