Mọi sự sai phạm tơi hồn tồn chịu trách nhiệm.Bài tiểu luận này do tôi thực hiện cùng với sự hỗ trợ của chị Dương Thị Yến là phóphòng hành chính nhân sự chi nhánh công ty TNHH PLP và qua
PHẦN MỞ ĐẦU
Mục tiêu
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP trong giai đoạn 2019-2020 là một nghiên cứu quan trọng Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích các phương pháp quản lý hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất làm việc và cải thiện quy trình hành chính Bên cạnh đó, việc kiểm tra và đánh giá công việc hành chính giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động của chi nhánh Thông qua việc áp dụng các lý thuyết quản lý hiện đại, công ty có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng của công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020
Trong giai đoạn 2019-2020, công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP đã cho thấy nhiều ưu điểm, như sự cải thiện trong quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả quản lý Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế tồn đọng, bao gồm thiếu sót trong việc phân công nhiệm vụ và sự chậm trễ trong việc xử lý thông tin Việc nhận diện và khắc phục những vấn đề này là cần thiết để nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo sự phát triển bền vững cho chi nhánh.
- Từ đó đề xuất các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng.
Nội dung nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích các vấn đề lý luận liên quan đến công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP trong giai đoạn 2019-2020 Qua đó, bài viết sẽ làm rõ những thách thức và cơ hội trong quản lý hành chính, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc tại chi nhánh.
Để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, điều hành và kiểm tra công việc của phòng hành chính tại chi nhánh công ty TNHH PLP trong giai đoạn 2019-2020, cần xây dựng và đề xuất các giải pháp cụ thể Những giải pháp này sẽ giúp cải thiện hiệu quả làm việc, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận và đảm bảo quy trình làm việc được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả hơn.
3 Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp chủ yếu là phương pháp phỏng vấn,phương pháp thống kê so sánh và phương pháp tổng hợp dữ liệu.
Thu thập dữ liệu
Dữ liệu sơ cấp được thu thập từ nhiều nguồn như internet, báo chí và tài liệu hội thảo liên quan đến đề tài Bên cạnh đó, các báo cáo về tình hình hành chính văn phòng của chi nhánh công ty TNHH PLP trong giai đoạn 2019-2020 cũng được xem xét.
Thông tin được thu thập từ tài liệu cuộc họp ban của phòng hành chính văn phòng chi nhánh công ty TNHH PLP trong giai đoạn 2019-2020, cùng với các văn bản quy chế của công ty, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình quản lý và hoạt động nội bộ của công ty.
Quan sát đánh giá về thực trạng công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020.
Thông tin thu thập từ phỏng vấn nhân viên phòng hành chính chi nhánh công ty TNHH PLP trong giai đoạn 2019-2020 đã chỉ ra những vấn đề tồn đọng tại công ty Qua đó, chúng tôi có thể xác định nguyên nhân và đề xuất các giải pháp khắc phục hiệu quả.
3.1.3 Xử lý số liệu thu thập
Xử lí số liệu thu thập được bằng phương pháp thống kê, mô tả, phân tích
4 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng của phòng hành chính chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020.
- Giới hạn nghiên cứu: Phòng hành chính chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020.
Để sinh viên nắm bắt rõ hơn về công tác điều hành và kiểm tra trong lĩnh vực hành chính văn phòng, bài viết sẽ cung cấp những kiến thức cần thiết về quy trình và phương pháp quản lý hiệu quả trong công việc văn phòng.
Vận dụng kiến thức chuyên môn khoa học vào công việc hành chính văn phòng là cách hiệu quả để nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc của đội ngũ điều hành Để cải tiến chất lượng công việc tại phòng hành chính văn phòng chi nhánh công ty TNHH PLP trong giai đoạn 2019-2020, cần đưa ra những giải pháp phù hợp và thiết thực.
Đề tài phân tích thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng của chi nhánh công ty TNHH PLP trong giai đoạn 2019-2020 được cấu trúc thành 3 chương.
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về chi nhánh công ty TNHH PLP
Chương 2: Thực trạng tình hình công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng của chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng của chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020.
Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh công ty TNHH PLP
Hình 1.1.1 Chi nhánh Công ty TNHH PLP
(Nguồn: Chi nhánh công ty TNHH PLP)
Công ty TNHH PLP được thành lập năm 2015 là một công ty chuyên sản xuất mốp xốp và các sản phẩm từ cao su
Trụ sở chính: 39/4 Sương Nguyệt Ánh, Phường Bến Thành, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
-Địa chỉ: Thửa đất số 887, tờ bản đồ số 21, đường Tân Hiệp 4, khu phố Tân Bình, Phường Tân Hiệp, Thị xã Tân Uyên, Bình Dương
-Tên công ty: Chi nhánh công ty TNHH PLP.
-Người đại diện: Lâm Phan Khôi
-Website: https://www.plpvn.com/
Hình 1.1.2.Logo công ty TNHH PLP
(Nguồn: Tài liệu công ty TNHH PLP)
Nhiệm vụ và chức năng của chi nhánh công ty TNHH PLP
1.2.1 Nhiệm vụ của chi nhánh công ty TNHH PLP
Chi nhánh công ty TNHH PLP cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao với nguyên liệu được kiểm tra nghiêm ngặt Công ty cũng đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu và phát triển, nhằm đa dạng hóa mẫu mã và tối ưu hóa giá thành, đáp ứng tốt hơn nhu cầu đa dạng của khách hàng trong tương lai.
Sản phẩm của công ty PLP đã được các nhà sản xuất và người tiêu dùng trong nước tin tưởng lựa chọn, đồng thời đang mở rộng cung cấp cho các công ty tại khu vực Đông Nam Bộ Công ty đặt mục tiêu mở rộng thị trường trên toàn quốc trong những năm tới Để đáp lại sự tin cậy của khách hàng, đội ngũ cán bộ công nhân viên của PLP luôn hoạt động với phương châm “Kết nối thành công”, nhằm kết nối chất lượng, lợi ích và uy tín để đạt được thành công cho cả hai bên.
1.2.2 Chức năng của chi nhánh công ty TNHH PLP
Chi nhánh công ty TNHH PLP chuyên sản xuất mốp xốp, sở hữu đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm và lực lượng lao động năng động Công ty đầu tư vào dây chuyền máy móc hiện đại, liên tục nâng cao công nghệ để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
PLP đang nỗ lực không ngừng để khẳng định vị thế là một trong những nhà sản xuất và cung ứng hàng đầu khu vực Đông Nam Bộ về mốp xốp.
Mốp Xốp - Dạng Định Hình
Hệ thống tổ chức của chi nhánh công ty TNHH PLP
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Đánh giá về cách tổ chức quản lí của chi nhánh công ty TNHH PLP.
Sơ đồ 1.3.1: Bộ máy tổ chức làm việc của chi nhánh công ty TNHH PLP
(Nguồn: Tài liệu chi nhánh công ty TNHH PLP)
1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban của chi nhánh công ty TNHH PLP.
PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC
Trưởng các bộ phận của công ty có trách nhiệm khen thưởng những cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc, đặc biệt trong việc cải tiến và sáng tạo, nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý sản xuất và kinh doanh.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc dự báo tình hình thị trường và tư vấn cho ban Tổng Giám Đốc Nhiệm vụ bao gồm tìm kiếm và quản lý khách hàng, ký kết hợp đồng, cũng như xây dựng các chính sách bán hàng và phát triển thị trường Phòng còn lên kế hoạch sản lượng tiêu thụ theo tháng, quý và năm, đồng thời xây dựng kênh phân phối và theo dõi, sàng lọc, phát triển thị trường định kỳ hàng quý cho từng khu vực.
Trung tâm sản xuất phần mềm chuyên cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm phần mềm theo yêu cầu của khách hàng Chúng tôi không chỉ sản xuất phần mềm mà còn hướng dẫn khách hàng cách sử dụng sản phẩm, đồng thời đảm bảo các dịch vụ bảo trì và bảo hành theo yêu cầu.
Phòng hành chính quản trị có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện nội quy trong công ty, đồng thời tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác để quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và tái đào tạo Phòng cũng tham mưu cho lãnh đạo trong các vấn đề liên quan đến tổ chức, hành chánh và nhân sự Bên cạnh đó, phòng hỗ trợ các bộ phận khác trong công tác quản lý nhân sự và đóng vai trò cầu nối giữa ban TGĐ và người lao động.
Phòng tài chính - kế toán thực hiện nghiệp vụ tài chính kế toán theo quy định nhà nước và chuẩn mực kế toán, đồng thời tiến hành kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho nội bộ công ty Đơn vị phân tích và đánh giá tài chính các dự án trước khi trình lãnh đạo công ty quyết định, cũng như đánh giá hoạt động tài chính của công ty để đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả Ngoài ra, phòng còn tham mưu cho tổng giám đốc về công tác tài chính kế toán và quản lý.
Tổng quan về tình hình nhân sự của chi nhánh công ty TNHH PLP
Các chỉ số nhân sự chung của công ty
Trình độ trên đại học: 3 người (chiếm 2%)
Trình độ đại học: 107 người (chiếm: 73%)
Trình độ dưới đại học: 36 người (chiếm 25 %)
Biểu đồ cho thấy tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học trong công ty đạt 73%, cho thấy ưu thế vượt trội về trình độ nhận thức Sự đồng đều trong trình độ học vấn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty, đặc biệt là về nguồn nhân lực và tri thức Điều này chứng tỏ công ty sở hữu tiềm lực mạnh mẽ về nhân sự.
Hợp đồng không xác định thời hạn: 76 người (chiếm 52,05%)
Hợp đồng dài hạn (trên 1 năm): 66 người (chiếm 45,21%)
Hợp đồng ngắn hạn (dưới 1 năm): 2 người (chiếm 1,37%)
Hợp đồng thử việc (1 tháng): 1 người (chiếm 0,68%)
Hợp đồng cộng tác viên (6 tháng): 1 người (chiếm 0,68%)
Công ty có sự ổn định về nhân sự với 52,05% hợp đồng không xác định thời hạn và 45,21% hợp đồng dài hạn, cho thấy biến động nhân sự rất ít Chế độ đãi ngộ và phúc lợi tốt giúp cán bộ nhân viên an tâm gắn bó, đây là yếu tố quan trọng cho sự phát triển và thành công của công ty.
Chi nhánh công ty TNHH PLP đào tạo nguồn nhân lực chủ yếu trong độ tuổi từ đủ
Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của chi nhánh công ty TNHH PLP
Hình 1.5.1.Một số sản phẩm của chi nhánh công ty
(Nguồn: Chi nhánh công ty TNHH PLP)
Công ty chúng tôi cung cấp mốp xốp định hình đặc biệt với mẫu mã theo yêu cầu của khách hàng Với sản phẩm mốp xốp định hình, chúng tôi có khả năng sản xuất số lượng ít, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí làm khuôn.
Mốp xốp EPS được sản xuất từ nguyên liệu hạt Expandable PolyStyrene, với quy trình kích nở hạt EPS nguyên sinh ở nhiệt độ 90°C, làm cho chúng nở từ 20 đến 50 lần Sau đó, các hạt này được đưa vào khuôn và gia nhiệt ở 100°C trong thời gian thích hợp để tạo ra mốp xốp EPS.
Mốp xốp EPS định hình từ hạt được kích nở nên trong thể tích m3 chứa 3,000,000 đến 6,000,000 hạt nhỏ kết dính dạng tổ ong kín mạch với nhau.
Chúng tôi cung cấp một quy mô lớn các dòng sản phẩm mốp xốp chất lượng cao với tính năng bảo vệ hàng hóa tối ưu và tiện lợi Sản phẩm đa dạng bao gồm mốp xốp block, mốp xốp tấm, mốp xốp góc và mốp xốp khuôn, phục vụ nhiều ứng dụng khác nhau Mốp xốp được sử dụng rộng rãi trong việc đóng gói hàng hóa, cách âm, cách nhiệt, và hỗ trợ cho các ngành điện tử, gỗ xuất khẩu, gốm sứ, cũng như thủy hải sản.
Chi nhánh công ty TNHH PLP cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao với nguyên liệu được kiểm tra nghiêm ngặt Công ty cũng đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu và phát triển để đa dạng hóa mẫu mã sản phẩm và tạo ra mức giá hợp lý, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu đa dạng của khách hàng trong tương lai.
Sản phẩm của chi nhánh công ty PLP đã được các nhà sản xuất và người tiêu dùng trong nước tin tưởng và lựa chọn, đồng thời đang mở rộng cung cấp cho các công ty tại khu vực Đông Nam Bộ Với mục tiêu mở rộng thị trường trên toàn quốc trong những năm tới, đội ngũ cán bộ công nhân viên của chi nhánh luôn tuân thủ phương châm “Kết nối thành công”, nhằm kết nối chất lượng, lợi ích và uy tín, tạo ra thành công cho cả hai bên.
Tầm quan trọng của công tác điều hành, kiểm tra công việc hành chính văn phòng của chi nhánh công ty TNHH PLP
Trong thời đại công nghiệp hóa-hiện đại hóa, hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp phát triển bền vững Công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng là yếu tố thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển của các tổ chức Tại chi nhánh công ty TNHH PLP, Phòng Hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng Giám đốc về các hoạt động này, bao gồm điều hành văn phòng, kiểm tra kế hoạch mua sắm thiết bị và văn phòng phẩm, quản lý tài sản và lập kế hoạch xây dựng, sửa chữa văn phòng.
Công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP là rất quan trọng, đòi hỏi nhân viên có khả năng chịu áp lực cao và sự tỉ mỉ Tuy nhiên, công việc này cũng gặp nhiều khó khăn và bất cập Để nâng cao hiệu quả trong điều hành và kiểm tra công việc hành chính, sinh viên thực tập đã chọn đề tài phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cải thiện công tác này cho chi nhánh công ty TNHH sản xuất mút xốp PLP trong giai đoạn 2019-2020.
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP trong giai đoạn 2019-2020 là rất quan trọng Nghiên cứu này giúp xác định các quy trình quản lý hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động hành chính Đồng thời, việc áp dụng các phương pháp kiểm tra và giám sát sẽ cải thiện chất lượng công việc và tăng cường trách nhiệm của nhân viên Kết quả từ nghiên cứu này sẽ cung cấp cơ sở vững chắc cho việc phát triển chiến lược quản lý trong tương lai.
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng của công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020
Trong giai đoạn 2019-2020, công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP đã có những ưu điểm nổi bật như nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện quy trình quản lý Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế như thiếu sót trong việc phân công nhiệm vụ và sự chậm trễ trong việc xử lý thông tin Việc khắc phục những vấn đề này sẽ góp phần nâng cao chất lượng công việc và tối ưu hóa hoạt động của chi nhánh trong tương lai.
- Từ đó đề xuất các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng.
Một số kết quả hoạt động của chi nhánh công ty TNHH PLP từ năm 2019 đến năm 2020
Đơn vị tính: Việt Nam Đồng
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
STT CHỈ TIÊU NĂM 2019 NĂM 2020
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động 261.937.633 752.465.144 tài chính
8 Trong đó: Chi phí lãi vay
10 Chi phí quản lý doanh nghiệp
11 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
15 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
16 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Bảng 1.7.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2 năm 2019 đến 2020
(Nguồn: Tài liệu báo cáo hoạt động hai năm của chi nhánh công ty TNHH PLP)
Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/ Doanh thu
Bảng 1.7.2: Bảng phân tích tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu (ROS)
Đánh giá xu hướng thay đổi và các yếu tố ảnh hưởng đến tiêu chí này là rất quan trọng Các yếu tố tích cực có thể bao gồm sự cải thiện trong quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động Ngược lại, những yếu tố tiêu cực như khủng hoảng kinh tế hoặc sự biến động của thị trường có thể gây ra ảnh hưởng xấu Việc phân tích kỹ lưỡng giúp công ty TNHH PLP xác định các cơ hội và thách thức trong tương lai.
Trong những năm qua, doanh nghiệp đã đạt được các mục tiêu đề ra nhờ vào việc chi nhánh chủ động mở rộng hệ thống kinh doanh và bán hàng cho các doanh nghiệp ngoài tỉnh Tuy nhiên, vào năm 2020, đại dịch Covid-19 đã gây ra những biến động phức tạp, khiến tình hình kinh tế trở nên bất ổn và hoạt động của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn Để giảm thiểu tổn thất, chi nhánh buộc phải cắt giảm nhân sự.
Tỷ suất sinh lợi nhuận trên doanh thu năm 2020 đạt 0,79 đồng lợi nhuận cho mỗi 1 đồng doanh thu, giảm 0,02% so với năm 2019 Mặc dù tỷ suất trong cả hai năm đều dương, cho thấy công ty vẫn có lãi, nhưng giá trị này vẫn khá thấp Năm 2020, chi nhánh ghi nhận lợi nhuận không cao bằng năm 2019, tuy nhiên, sự chênh lệch không quá lớn Nguyên nhân có thể do giá vốn hàng bán và một số chi phí khác tăng lên trong năm.
-Về doanh thu: Doanh thu của chi nhánh công ty mỗi năm đều tăng cụ thể năm
Biểu đồ 1.7.1.Biểu đồ tổng doanh thu
-Về chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong năm 2020 chi phí này trong doanh thu thuần chiếm 2,45% giảm 0,12% so với năm 2019 là 2,57%.
-Về lợi nhuận trước thuế: mỗi năm đều tăng trong đó năm 2020 tăng hơn năm 2019 là 544.583.129 đồng.
Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2020 đạt 2.039.780.385, tăng so với 1.661.945.946 của năm 2019, cho thấy sự tăng trưởng ổn định trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua từng năm.
Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản 0,96% 1,13%
Bảng 1.7.3.Bảng phân tích tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản (ROA)
(Nguồn: Phòng kế toán chi nhánh công ty TNHH PLP)
Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản của chi nhánh công ty đã tăng dần qua các năm, đạt 0,96% vào năm 2019 và 1,13% vào năm 2020, cho thấy hiệu quả sử dụng tài sản để tạo ra lợi nhuận ngày càng được cải thiện.
Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu
Bảng 1.7.4.Bảng phân tích tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE)
(Nguồn: Phòng kế toán chi nhánh công ty TNHH PLP)
Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu năm 2020 đạt 5,52%, tăng so với 4,76% của năm 2019 Sự gia tăng này qua từng năm cho thấy việc sử dụng vốn chủ sở hữu một cách hợp lý đã mang lại lợi nhuận cho chi nhánh công ty.
Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty đã có nhiều chuyển biến tích cực qua từng năm, đặc biệt là năm 2020 khi chi nhánh nhận được nhiều đơn đặt hàng lớn nhỏ Tuy nhiên, giá vốn hàng hóa và một số yếu tố khác đã ảnh hưởng đến lợi nhuận sau thuế Năm 2020 cũng đánh dấu sự phát triển mới của công ty khi khách hàng tin tưởng lựa chọn chi nhánh làm nhà cung cấp Sự tăng trưởng ổn định sẽ giúp chi nhánh duy trì uy tín và nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng.
Giới thiệu về bộ phận thực tập tại chi nhánh công ty TNHH PLP
Sau khi nhận giấy giới thiệu thực tập doanh nghiệp 2, sinh viên được sắp xếp vào bộ phận hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP Tại đây, sinh viên có cơ hội tiếp xúc với những người có kinh nghiệm dày dạn cũng như các đồng nghiệp mới vào nghề Nhờ sự hướng dẫn tận tình từ các anh chị trong phòng hành chính, sinh viên đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu trong lĩnh vực điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng, từ đó hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập doanh nghiệp 2.
Công việc hằng ngày là phải báo cáo buổi sáng và buổi chiều trước khi đi về, cụ thể như sau:
Báo cáo Nhân sự cần thu thập thông tin về người nghỉ việc từ các trưởng bộ phận như Gia công, Sản xuất, Kho, Bảo trì và Lò hơi Sau đó, thông tin này sẽ được nhập vào Báo cáo Nhân sự và tổng hợp lại để gửi Báo Cơm cho bộ phận Bếp nhằm thông báo số lượng cơm cần chuẩn bị.
+ Báo cáo Chấm công: Tải công ngày hôm trước từ ứng dụng HR Management để bỏ vô file Báo cáo Chấm công Sau đó gửi mail Báo cáo
+ Báo cáo Nhân sự: Lấy thông tin người tăng ca buổi chiều và tăng ca đêm từ các
Bộ phận, sau đó tổng hợp số lượng báo cho Bộ phận Bếp báo cơm.
+ Báo cáo Chấm công: Vào ứng dụng HR tải công Buổi sáng của ngày hôm nay bỏ vô file Báo cáo chấm công.
+ Báo cáo xốp vụn hoặc tiền thanh toán trong ngày.
- Báo cáo tăng ca Chủ Nhật:
Vào chiều thứ 7, sẽ có kế hoạch làm việc cho việc tăng ca vào Chủ nhật Những thông tin này sẽ được nhập vào file Báo cáo để gửi qua email Đồng thời, cần thông báo cho bộ phận Bếp chuẩn bị phần cơm cho ngày Chủ nhật.
Để quản lý hiệu quả nhân sự, cần thường xuyên theo dõi chấm công của từng công nhân viên, bao gồm các loại nghỉ việc như nghỉ việc riêng (RO), nghỉ không phép (FO) và phép năm (P) Đồng thời, cần chú ý đến việc chấm công khi công nhân viên đi trễ hoặc chỉ làm việc một buổi trong ngày.
- Tải dữ liệu chấm công sau đó tiến hành chấm công:
+ Tài xế: Tính Tăng ca bắt đầu từ: 17h00 trở đi
+ Công nhân: Tính tăng ca bắt đầu từ: 16h00 trở đi
+ Lò hơi: Công thêm 0.5h buổi trưa, tính thêm thời gian đi làm sớm để đốt lò, tính tăng ca bắt đầu từ: 16h00.
+ Tạp vụ: Tính tăng ca bắt đầu từ: 16h00 trở đi, cô Bé Em đi Chợ sẽ được cộng thêm 0.5h.
- Khi công nhân viên không bấm thẻ hoặc quên bấm, đưa giấy xác nhận ngày công cho công nhân viên ký nhận để chấm công chính xác.
- Cuối tháng tổng hợp chấm công xong rồi gửi xuống từng bộ phận để công nhân theo dõi kiểm tra xem có thiếu sót gì hay không.
- Danh sách tăng ca hằng ngày sau khi báo cáo phải lưu file danh sách tăng ca để tiện theo dõi.
3 Hồ sơ công nhân viên
Sau ba ngày làm việc, khi nhân sự đã ổn định, cần nhập thông tin cần thiết vào file danh sách công nhân viên để dễ dàng theo dõi Đồng thời, kiểm tra hồ sơ công nhân viên để xác định xem có thiếu sót hoặc cần bổ sung thông tin gì hay không.
Công nhân viên cần photo hai mặt chứng minh nhân dân trên một tờ giấy A4 sau khi nhận việc, điều này giúp thuận tiện cho việc làm thẻ ngân hàng và lưu trữ hồ sơ sau này.
Trong thời gian thử việc, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ của công nhân viên Nếu thời gian thử việc dưới 7 ngày, hồ sơ sẽ được trả lại nhưng phải photo một bản để lưu trữ Đối với trường hợp thử việc trên 7 ngày, hồ sơ không được phép trả lại.
Khi người lao động nghỉ việc, hồ sơ của họ cần được chuyển sang file công nhân nghỉ việc, trong khi hồ sơ công nhân viên chỉ lưu trữ những nhân viên đang làm việc tại công ty Cần ghi rõ lý do nghỉ việc để thuận tiện cho việc theo dõi và đánh giá trường hợp nếu người lao động xin trở lại làm việc.
Bộ phận Tài xế cần kiểm tra và theo dõi tình trạng bằng lái xe của nhân viên, đặc biệt là khi bằng lái sắp hết hạn hoặc cần được đổi mới Khi đó, bộ phận này phải nhắc nhở tài xế cung cấp bản sao bằng lái để lưu trữ trong hồ sơ công nhân viên.
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, công nhân viên cần ký hợp đồng chính thức Trong quá trình này, cần nhắc nhở công nhân viên mang theo sổ bảo hiểm xã hội và theo dõi hồ sơ để đảm bảo tất cả đều có đầy đủ sổ bảo hiểm xã hội.
Sau 7 ngày thử việc, công nhân viên sẽ ký hợp đồng thử việc, thực hiện các thủ tục làm thẻ ATM, lấy dấu vân tay và nhận thẻ đeo.
Trước khi ký hợp đồng chính thức, cần trình mẫu đánh giá kết quả thử việc cho từng trưởng bộ phận Nếu nhân viên đạt yêu cầu, sẽ tiến hành ký hợp đồng chính thức; ngược lại, có thể gia hạn hợp đồng thử việc hoặc chấm dứt hợp đồng thử việc cho người lao động.
Sau khi ký hợp đồng chính thức, công nhân sẽ nhận được 3 áo trị giá 450.000đ và sẽ ký nhận Nếu nghỉ việc trong vòng 6 tháng, công nhân sẽ bị trừ tiền áo; còn nếu nghỉ việc sau 6 tháng, sẽ không bị trừ Khi nghỉ việc, công nhân cần trả lại thẻ đeo, nếu không sẽ bị trừ 200.000đ.
Trước khi ký hợp đồng chính thức tái ký 1 năm, cần gửi mẫu đánh giá xuống trưởng bộ phận để xem xét Nếu đánh giá đạt yêu cầu, người lao động sẽ được ký tái hợp đồng và nhận 2 áo trị giá 300.000đ.
Trước khi ký hợp đồng vô thời hạn (sau khi hết hợp đồng chính thức tái ký 1 năm), cần thực hiện đánh giá tái ký hợp đồng Nếu đạt yêu cầu, nhân viên sẽ được ký hợp đồng vô thời hạn và nhận 2 áo trị giá 300.000đ.
Phân tích tình hình tại bộ phận hành chính văn phòng
2.2.1.Quy trình, cách thức thức thực hiện công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng
Sơ đồ 2.2.1: Quy trình công việc
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự chi nhánh công ty TNHH PLP)
2.1.1 Các tiêu chí đánh giá công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng
Phương thức điều hành thứ nhất là thiết lập hệ thống nguyên tắc và quy trình nhằm giải quyết hiệu quả các công việc đã đề ra.
Khi thực hiện các công việc, cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã được quy định, đây là đặc trưng của hành chính Việc áp dụng nguyên tắc này mang lại nhiều ưu điểm cho quá trình làm việc.
Công tác điều hành, kiểm tra công việc hành chính văn phòng của phòng hành chính chi nhánh công ty TNHH PLP
Hệ thống hóa cơ sở lí luận và thực tiễn Công tác điều hành, kiểm tra công việc hành chính văn phòng
Thực trạng công tác điều hành, kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác điều hành và kiểm tra công việc của phòng hành chính chi nhánh công ty TNHH PLP cần tập trung vào việc tạo ra tính nề nếp và trật tự trong công việc Điều này sẽ giúp nâng cao khả năng tự vận hành và thay đổi hoạt động một cách nhanh chóng Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nguyên tắc này cũng tồn tại nhược điểm như khả năng giải quyết sự cố kém và dễ dẫn đến tình trạng quan liêu, trì trệ.
Phương thức điều hành bằng hệ thống văn bản là một quá trình truyền đạt và giải quyết công việc thông qua các văn bản chính thức, đặc trưng cho hành chính Nguyên tắc này có thẩm quyền và liên quan đến những công việc cụ thể, mang lại nhiều ưu điểm nổi bật so với nguyên tắc điều hành bằng hệ thống thủ tục, như phạm vi rộng và cơ sở pháp lý vững chắc, giúp giải quyết sự cố hiệu quả Tuy nhiên, phương thức này cũng tồn tại một số nhược điểm, như tâm lý chờ đợi văn bản và sự gia tăng khối lượng giấy tờ.
Phương thức điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền dựa vào cấu trúc tổ chức để phân chia trách nhiệm và quyền hạn trong công việc Nguyên tắc này mang lại sự linh hoạt cho hệ thống, nâng cao hiệu quả phân quyền, tăng cường trách nhiệm cá nhân và cải thiện khả năng kiểm soát công việc.
Phương thức điều hành thứ tư là việc sử dụng nhóm hoạt động hay nhóm đặc nhiệm Trưởng bộ phận sẽ thành lập nhóm để xử lý các vụ việc cụ thể, và sau khi
Phương thức chỉ huy của nhà quản trị hành chính được áp dụng qua các giai đoạn phát triển của nhân viên, chia thành hai nhóm yếu tố: tinh thần làm việc và kỹ năng nghề nghiệp Tinh thần làm việc hình thành từ lý tưởng, thái độ và tâm lý, trong khi kỹ năng nghề nghiệp dựa trên trình độ chuyên môn, văn hóa và kinh nghiệm Sự phát triển của nhân viên, hay hành vi hỗ trợ, được phân loại thành bốn nhóm S1, S2, S3, S4, tương ứng với bốn kiểu chỉ huy D1, D2, D3, D4 của nhà quản trị.
Khi S1 đi với D1 thì hành vi hỗ trợ của nhân viên cao nhưng thiếu kỹ năng và hành vi chỉ dẫn của nhà quản trị lúc này sẽ cao.
Khi nhân viên có hành vi hỗ trợ ở mức S2, tức là tinh thần không ổn định và kỹ năng còn hạn chế, nhà quản trị cần áp dụng hành vi chỉ dẫn D2 Lúc này, vai trò của nhà quản trị là huấn luyện nhân viên để nâng cao tinh thần và phát triển kỹ năng, từ đó giúp họ đạt được hiệu suất làm việc tốt hơn.
Khi S3 thể hiện tinh thần hỗ trợ làm việc không ổn định của nhân viên và kỹ năng làm việc khá, D3 hành vi chỉ dẫn của nhà quản trị sẽ giảm dần, chỉ còn hỗ trợ nhân viên trong một số công việc khó khăn.
Khi tinh thần hỗ trợ của nhân viên đạt mức tối đa, đồng nghĩa với việc họ có tinh thần làm việc cao và kỹ năng xử lý công việc xuất sắc, nhà quản trị sẽ không còn cần can thiệp mà sẽ ủy quyền cho nhân viên tự giải quyết công việc Lúc này, mức độ tin tưởng của nhà quản trị cũng đạt đến mức tối đa, thể hiện qua sự ủy quyền này.
Trong quản lý công việc hành chính văn phòng, việc đạt được cấp độ S4 D4 là mục tiêu mà nhà quản trị hướng tới Để đạt được S4 D4, sự chỉ huy và dẫn dắt của nhà quản trị là yếu tố quan trọng nhất Nhà quản trị cần tiến hành từng bước từ S1 D1 đến S2 D2 và sau đó đến S3 D3 để cuối cùng có thể đạt được S4 D4.
2.1.1.2 Xây dựng quy chế làm việc
Xây dựng quy chế làm việc là việc thiết lập văn bản quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của từng vị trí, mối quan hệ làm việc trong cơ quan khi thực hiện nhiệm vụ cụ thể Quy chế này xác định trách nhiệm của từng chức vụ, bộ phận và hướng dẫn cách thức phối hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời là tiêu chuẩn để đánh giá kết quả công việc.
Khi xây dựng quy chế làm việc, cần chú ý đến các quy định chung và quy định cá biệt Trách nhiệm trong quy chế này sẽ thuộc về nhà quản lý, nhân viên chuyên môn và các bộ phận phục vụ.
Các phương pháp xây dựng quy chế làm việc bao gồm việc xác định phạm vi điều chỉnh và thẩm quyền ban hành, xây dựng khung điều chỉnh cụ thể, cách thức điều chỉnh và điều kiện thực hiện quy chế một cách rõ ràng để thuận tiện cho kiểm tra Quy chế cần được thảo luận dân chủ và được xây dựng theo các điều khoản đã được nhà quản trị phê duyệt và ban hành.
Để đạt được hiệu quả công việc mong muốn, doanh nghiệp cần xây dựng các phương thức kiểm tra công việc theo quy trình và thực hiện kiểm tra nghiêm ngặt.
Đánh giá chung về thực trạng công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng của chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020
Công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính tại chi nhánh công ty TNHH PLP phụ thuộc vào năng lực quản lý của lãnh đạo và sự hỗ trợ trong quá trình thực hiện Để đạt hiệu quả cao, việc đánh giá nhân viên phòng hành chính là rất quan trọng, dựa vào các yếu tố như mức độ hoàn thành nhiệm vụ, sự phù hợp với công việc, và tiến độ làm việc Các nhà quản lý cần tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc và động viên nhân viên, đồng thời giúp họ khắc phục những thiếu sót Đánh giá nhân viên là một khâu khó khăn, do đó phòng hành chính cần liên hệ chặt chẽ với các phòng ban khác để có cái nhìn tổng quan và cải thiện công tác điều hành.
2.2.1 Ưu điểm và nhược điểm trong công tác điều hành công việc của phòng hành chính chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020.
Vai trò của nhà lãnh đạo điều hành tại văn phòng chi nhánh công ty TNHH PLP rất quan trọng, thể hiện qua sự kết hợp giữa lý thuyết và thực tiễn Chi nhánh có bộ máy văn phòng được tổ chức hợp lý, với cách bố trí công việc hiệu quả và giảm biên chế Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động diễn ra suôn sẻ, giúp tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban Nhờ đó, công tác lãnh đạo điều hành trở nên dễ dàng hơn trong việc quản lý, phân bổ công việc và xử lý thông tin giữa các phòng.
Người điều hành công việc hành chính văn phòng thường gặp khó khăn trong việc đạt được sự ủng hộ từ tập thể, đôi khi phải đối mặt với phản ứng tiêu cực Họ cần có lập trường vững vàng, quyết định rõ ràng về mục tiêu và biết cách xử lý xung đột để bảo đảm lợi ích cho cơ quan Khả năng trách nhiệm của họ phải được tuân thủ bởi các quy tắc đạo đức, đồng thời biết cách điều chỉnh mong muốn cá nhân phù hợp với những nguyên tắc này Tuy nhiên, đội ngũ quản lý văn phòng hiện tại còn thiếu hụt kiến thức nghiệp vụ cơ bản về lãnh đạo, dẫn đến việc cần thiết phải xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo đủ tiêu chuẩn, đặc biệt là những người đứng đầu Điều này cho thấy công ty đang thiếu hụt những nhà lãnh đạo điều hành có năng lực.
2.2.2 Ưu điểm và nhược điểm trong công tác kiểm tra công việc của phòng hành chính chi nhánh công ty TNHH PLP giai đoạn 2019-2020.
Kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại chi nhánh công ty TNHH PLP mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc nâng cao hiệu quả công việc và kịp thời giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hành chính.
Trong công tác kiểm tra hành chính văn phòng, nhà quản trị chi nhánh công ty chưa xác định rõ mức độ kiểm tra một cách khoa học, dẫn đến việc kiểm tra còn quá kỹ hoặc buông lỏng Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm tra chưa có sự thay đổi, và phương pháp kiểm tra của công ty chưa được đổi mới thường xuyên Kiểm tra chưa mang tính đồng bộ và không phù hợp với đặc điểm hệ thống; khi có sai sót xảy ra, trách nhiệm chưa được phân rõ Kết thúc đợt kiểm tra, đơn vị thực hiện kiểm tra của chi nhánh chưa có biện pháp kịp thời để điều chỉnh sai sót, gây tổn thất cho chi nhánh Hơn nữa, chưa có biện pháp nghiêm khắc xử lý hành vi vi phạm trong việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính của tổ chức và cá nhân tại chi nhánh công ty TNHH PLP.
Phương hướng hoạt động, nhiệm vụ của công tác điều hành và kiểm tra công việc của phòng hành chính chi nhánh công ty TNHH PLP
Các đơn vị điều hành sẽ lập kế hoạch công việc bằng sơ đồ Gantt và thời gian biểu, giúp cá nhân thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả Sau khi triển khai, họ sẽ tiến hành đo lường khối lượng công việc và thời gian hoàn thành để đánh giá tiến độ.
Trong tương lai, chi nhánh công ty TNHH PLP sẽ tăng cường phương pháp kiểm tra để đánh giá tình hình một cách sát sao hơn Cụ thể, công ty sẽ nâng cao các công cụ kiểm tra như ngân sách, kiểm tra tập trung, biểu mẫu, máy móc, chính sách, thủ tục, hồ sơ văn bản, tiêu chuẩn và lịch trình công tác Điều này nhằm giúp ban kiểm tra có cái nhìn tổng quát và chính xác về hệ thống cũng như năng lực làm việc thực sự của từng nhân viên.
Tiến trình kiểm tra bao gồm kiểm tra tổng quát và kiểm tra hành chính Ban quản lý xác lập phạm vi kiểm tra và thiết lập tiêu chuẩn để đo lường kết quả Sau đó, kết quả hoàn thành sẽ được so sánh với tiêu chuẩn; nếu đạt, sẽ có khen thưởng hợp lý, ngược lại, nếu không đạt, ban kiểm tra sẽ báo cáo lên cấp trên để xử lý và khắc phục lỗi Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, có thể xem xét chấm dứt hợp đồng lao động.
Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng
và kiểm tra công việc hành chính văn phòng
Người quản trị hành chính văn phòng cần phối hợp công việc của thư ký và kiểm soát viên, đồng thời kết nối các hoạt động hành chính giữa các phòng ban khác Việc lập kế hoạch cho công việc hành chính là rất quan trọng, bao gồm việc tổ chức và lên kế hoạch hợp lý cho từng ngày làm việc Quản lý hành chính cần thiết lập các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng và thời gian, đồng thời nghiên cứu các thủ tục liên quan Lập kế hoạch là một chức năng quản lý, giúp xác định mục tiêu tương lai và các phương tiện cần thiết để đạt được chúng Kế hoạch là tài liệu xác định rõ hoạt động doanh nghiệp sẽ thực hiện trong tương lai Mỗi lãnh đạo điều hành cần thiết lập kế hoạch bằng cách trả lời các câu hỏi như: Phải làm gì? Làm như thế nào? Làm ở đâu? Khi nào? Ai làm? và Tại sao? Các cẩm nang về tổ chức, chính sách và thủ tục, cùng với các bảng hướng dẫn và ghi nhớ lịch công tác, là công cụ hỗ trợ để đạt được mục tiêu đề ra Lập kế hoạch không chỉ cần thiết mà còn quan trọng, giúp công ty tránh lãng phí nguồn lực và giảm thiểu sự chồng chéo trong công việc, đồng thời biến công việc phức tạp trở nên dễ dàng hơn thông qua việc áp dụng các nguyên tắc tiết kiệm và tiêu chuẩn thời gian.
Người cán bộ điều hành văn phòng cần kiểm tra công việc hành chính để đạt hiệu quả cao Để làm được điều này, họ phải điều hành các thủ tục hành chính như xử lý công văn, thu thập thông tin và lưu trữ hồ sơ Bên cạnh đó, việc giám sát, đôn đốc và theo dõi nhân viên trong văn phòng cũng rất quan trọng để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng quy định.
Để duy trì hiệu quả các đơn vị dịch vụ như thư từ điện thoại và điện tín tiếp dân, cần cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính cho các bộ phận trong cơ quan Cần có kế hoạch bồi dưỡng và đào tạo nhân viên hành chính có năng lực, đồng thời thường xuyên kiểm tra và theo dõi sự cải cách trong các thủ tục hành chính Việc kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của mọi người là rất quan trọng, bao gồm duy trì mối quan hệ hợp tác và đảm bảo thông tin được thông suốt Người quản trị hành chính văn phòng phải xây dựng cơ cấu tổ chức hành chính tốt, lập kế hoạch cho công việc và kiểm tra thực hiện, nếu không sẽ không thể thích ứng với tình hình mới.
Nhân viên phòng hành chính cần trung thực và tỉ mỉ trong công việc, đảm bảo sự rõ ràng và chính xác dưới sự lãnh đạo Ban điều hành và kiểm tra chi nhánh công ty TNHH PLP phải hướng dẫn và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc một cách tận tình, đồng thời động viên nhân viên trong phạm vi chức năng của mình.
Ban giám đốc phòng hành chính cần tư vấn sát sườn và giải quyết các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo chi nhánh công ty trong việc chỉ đạo, xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác Phòng hành chính cần nắm bắt mọi vấn đề diễn ra tại chi nhánh để kịp thời giải quyết các vấn đề cá nhân không liên quan đến nghiệp vụ Trong công tác điều hành và kiểm tra, phòng hành chính cần quản lý giấy tờ, sổ sách nhân sự, quy chế và nội quy một cách cẩn thận, đồng thời dung hòa các mối quan hệ của nhân viên vì lợi ích chung của chi nhánh.
Người cán bộ lãnh đạo cần linh hoạt trong cách quản lý, điều chỉnh thái độ ứng xử tùy theo hoàn cảnh để thu hút sự hâm mộ từ người khác Lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật tinh tế, bởi quyết định của họ ảnh hưởng đến nhiều người Hành động xấu chỉ vì lợi ích cá nhân có thể gây chia rẽ trong tập thể, vì vậy lãnh đạo phải luôn bình tĩnh, sáng suốt và trong sạch Họ cần tuân thủ nghiêm túc chỉ thị, báo cáo chính xác tiến trình công việc và hoàn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Người quản trị văn phòng cần có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận cải cách trong quy trình làm việc Mối quan hệ với nhân viên và khách hàng cũng rất quan trọng; người quản trị phải hòa đồng, quan tâm đến đời sống của nhân viên, thường xuyên động viên và khen thưởng xứng đáng Họ cần lắng nghe và tôn trọng ý kiến của cấp dưới, không trách mắng công khai, đồng thời tạo bầu không khí thân thiện trong cơ quan Quản lý hiện đại không chỉ đòi hỏi kỹ thuật mà còn cần nghệ thuật khơi dậy mặt tích cực của cấp dưới, với sức khỏe và tinh thần mạnh mẽ, linh hoạt trong ứng xử để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.
Công tác điều hành và kiểm tra hành chính cần giảm bớt thủ tục không cần thiết để tiết kiệm thời gian và giảm phiền hà Chuyển đổi từ lưu trữ công văn bằng giấy sang lưu trữ trên máy tính sẽ giúp công việc trở nên thuận tiện, gọn gàng và dễ tìm kiếm hơn Việc đổi mới và cải tiến chế độ làm việc cũng góp phần làm cho công tác điều hành và kiểm tra trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Khi kiểm tra công việc hành chính văn phòng, nhà quản trị cần xác định mức độ kiểm tra một cách khoa học để tránh kiểm tra quá kỹ hoặc buông lỏng Việc thiết lập hệ thống kiểm tra cần cân bằng giữa quyền tự do cá nhân và chi phí kiểm tra so với lợi ích mang lại Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm tra luôn thay đổi, do đó, quá trình và phương pháp kiểm tra cũng cần thường xuyên đổi mới để tối ưu hóa lợi ích cho công ty.
Kiểm tra cần đảm bảo tính đồng bộ và tập trung vào chất lượng hoạt động toàn công ty Ban quản lý chi nhánh nên đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn rõ ràng Quy trình kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm hệ thống và có người chịu trách nhiệm khi xảy ra sai sót Kiểm tra cần linh hoạt, đa dạng và phối hợp nhiều hình thức cho từng đối tượng Sau khi kết thúc kiểm tra, đơn vị thực hiện cần theo dõi và báo cáo tình hình cho cấp trên để kịp thời điều chỉnh sai sót và xử lý hành vi vi phạm trong kiểm soát thủ tục hành chính của chi nhánh công ty TNHH PLP.
KẾT LUẬN
Điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng là rất quan trọng, yêu cầu các quản lý chi nhánh công ty TNHH PLP phải sáng suốt và công bằng Sự công bằng trong quản lý giúp tránh ghen ghét và mất đoàn kết, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và bảo vệ lợi ích công ty Công tác kiểm tra liên quan chặt chẽ đến điều hành, chỉ khi kiểm tra tốt mới có thể áp dụng biện pháp điều hành hợp lý Do đó, điều hành và kiểm tra cần song hành để đảm bảo hiệu quả công việc Đây là một trong bốn chức năng quan trọng nhất của hành chính văn phòng, vì vậy mọi nhân viên và quản lý đều cần chú trọng đến công tác này Tôi rất cảm ơn các anh chị nhân viên tại phòng hành chính nhân sự chi nhánh công ty TNHH PLP đã hỗ trợ và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình học tập và làm việc.