Chức năng Phòng Hành chính - Nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giámđốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông vàquan hệ công chúng PR của Công ty..
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong doanh nghiệp thường có các nhóm được lập nên cho các mục tiêu,
dự án ngần hạn hoặc các nhóm chuyên trách các mảng hoạt động như quan
hệ công chúng, xúc tiến quan hệ khách hàng, marketing, quản tri thươnghiệu, quản trị mạng Sự thành công của một doanh nghiệp không phải chỉdựa vào một người hay vài người là có thể hoàn thành được Cần phải thôngqua sự nỗ lực cố gắng của toàn thể nhân viên, cá thể vĩnh viễn tồn tại khiếmkhuyết, còn tập thể thì có thể tạo ra sự hoàn mỹ
Mỗi một bộ phận, mỗi một nhân viên đều nên xuất phát từ lợi ích tổng thểcủa công ty, biết suy nghĩ vì người khác, phát hiện thế mạnh của người khác,phát hiện điểm chung giữa hai bên, bổ sung lẫn nhau, xây dựng ý thức hợptác đồng đội, đồng thời, không ngừng bồi dưỡng tinh thần tự hào là nhânviên của một doanh nghiệp nào đó, để gắng chung của tập thể có thể chiếnthắng được mọi khó khăn, đạt được thành công trong cuộc sống
Mô hình làm việc theo nhóm đang là mật thách thức rất lớn đối với cácdoanh nghiệp Việt Nam trong tiến trình toàn cầu hoá đang diễn ra sôi động
Đế hiểu hơn thách thức đó chúng ta sẽ cùng nhau nghiên cứu đề tài: “ Ở cấp độ hành vi nhóm, phân tích hành vi nhóm cơ bản của Công ty Tài chính
Cổ phần Xi măng (CFC) Đề xuất để hành vi nhóm hoạt động hiệu quả hơn với công ty”.
Trang 21.1.2 Nguyên nhân gia nhập nhóm
Cá nhân tham gia các nhóm vì nhiều lý do Các nhóm khác nhau cung cấpnhững lợi ích khác nhau cho thành viên của mình, vì vậy một người có thểtham gia một số nhóm nhất định Có thể tóm tắt lý do phổ biến nhất khiếnmọi người tham gia một nhóm nào đó như sau:
- An toàn
- Hội nhập
- Sức mạnh
1.1.3 Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm
Qúa trình hình thành và phát triển nhóm thường gồm 4 giai đoạn :
+ Giai đoạn hình thành
+ Giai đoạn xảy ra những xung đột
+ Giai đoạn bình thường hóa
Trang 31.2 Các hành vi nhóm cơ bản
1.2.1 Cạnh tranh và hợp tác
Các cá nhân và các nhóm phụ thuộc lẫn nhau về thông tin, sự hỗ trợ, cố vấn,
nỗ lực hợp tác… Sự phụ thuộc lẫn nhau này có thể dẫn tới quan hệ cạnhtranh và quan hệ hợp tác Quan hệ qua lại giữa các cá nhân là rất khác nhauthể hiện ra ở cấp độ từ sự quan tâm tới những người khác để đem lại lợi ích
cá nhân Khác biệt giữa cạnh tranh và hợp tác thế nào?
Cạnh tranh và năng suất
Cạnh tranh và sự thỏa mãn
1.2.2 Sự vị tha
• Sự vị tha là những hành vi được động viên trong việc hướng tới người khác
và người giúp không màng tới sự đền bù cho mình
• Các bước tiến hành vị tha
+Nhận thức về tình huống và diễn đạt nó như một sự khẩn cấp
+Chấp nhận trách nhiệm cá nhân cho thực hiện hành động và đưa ra sự giúpđỡ
+Quyết định đưa ra sự giúp đỡ và thực hiện quyết định
Trang 41.2.4.2 Phân loại xung đột.
• Xung đột chức năng:
• Xung đột phi chức năng:
1.2.4.3 Nguyên nhân xung đột nhóm
• Sự phụ thuộc lẫn nhau với nhiệm vụ:
• Mục tiêu không tương đồng
• Sử dụng đe dọa
• Sự gắn bó của nhóm
• Thái độ thắng thua
1.2.4.4 Kết quả của xung đột nhóm
• Thay đổi trong nhóm
• Thay đổi giữa các nhóm
1.2.4.5 Chiến lược giải quyết xung đột
• Chiến lược né tránh
• Chiến lược can thiệp bằng quyền lực
• Chiến lược khuyếch tán
• Chiến lược kiên trì giải quyết
1.2.4.6 Khuyến khích xung đột chức năng
• Thay đổi dòng thông tin
• Tạo sự cạnh tranh
• Thay đổi cấu trúc tổ chức
• Thuê các chuyên gia bên ngoài
Trang 5PHẦN 2: CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG (CFC)
2 Giới thiệu về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng (CFC), thực trạng hành vi nhóm tại công ty
2.1 Giới thiệu về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng (CFC)
2.1.1.Giới thiệu chung về công ty CFC
Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng (CFC) là một tổ chức tài chính với 3 cổđông chiến lược gồm có Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam(Vicem), Tổng công ty Thép Việt Nam (VnSteel) và Ngân hàng Ngoạithương Việt Nam (Vietcombank) Hoạt động chính của công ty liên quanchủ yếu đến thị trường vốn, thị trường tiền tệ, lĩnh vực tín dụng, đầu tư vàcung cấp dịch vụ tư vấn tài chính
Tầm nhìn: Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng (CFC) phấn đấu trở thành
một định chế tài chính phát triển hùng mạnh và có khả năng sinh lợi tốt nhấttrong ngành Vật liệu xây dựng
Trang 6Chặng đường phát triển:
Tháng 06/2008: Thành lập công ty với vốn điều lện 300 tỷ đồng
Tháng 09/2008: CFC trở thành thành viên thứ 111 của Hiệp hội Xi măngViệt Nam
Tháng 03/2009: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC được cung cấp dịch vụcung ứng ngoại hối
Tháng 04/2009: CFC trở thành thành viên thứ 52 của Hiệp hội Ngân hàngViệt Nam
Tháng 12/2009: Hỗ trợ cộng đồng thông qua chương trình “Chung tay đẩylùi căn bệnh ung thư”
Tháng 06/2010: Hoàn tất thủ tục tăng vốn điều lệ lên 610 tỷ đồng
Tháng 08/2010: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC mở chi nhánh tạiTP.HCM
Tháng 11/2010: Thành lập chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
2.1.2 Khái quát về bộ máy hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty:
Trang 72.2 Thực trạng tổ chức hành vi nhóm ở Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng (CFC)
2.2.1.Giới thiệu phòng hành chính nhân sự.
Chức năng
Phòng Hành chính - Nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giámđốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông vàquan hệ công chúng (PR) của Công ty Chịu trách nhiệm trước Tổng giámđốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chung
• Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạchcông việc của Phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt
Trang 8• Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành
kế hoạch ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phêduyệt từng thời kỳ
• Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáokhác theo yêu cầu của Ban điều hành
• Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng;đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cảitiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công
Mối quan hệ
Mối quan hệ chung với các phòng ban:
Phối hợp thực hiện các nghiệp vụ theo quy định của Công ty về quy chế, quytrình nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ nêu trên
Mối quan hệ với phòng Kế toán – Tổng hợp:
Thực hiện các hướng dẫn của phòng Kế toán để đảm bảo đúng quy định vềchế độ kế toán trong hoạt động chi tiêu của Phòng
Mối quan hệ với phòng Công nghệ thông tin:
Được yêu cầu phòng Công nghệ thông tin hỗ trợ việc ứng dụng công nghệthông tin vào trong hoạt động nghiệp vụ của Phòng
Mối quan hệ với Ban kiểm toán nội bộ:
Cung cấp thông tin cần thiết phục vụ công tác kiểm toán nội bộ
Được hướng dẫn các quy trình kiểm toán nộ bộ phục vụ công tác kiểm toánnội bộ của Công ty
Mối quan hệ với các tổ chức Đảng, Đoàn thể:
Tham gia các hoạt động của các tổ chức Đảng, Đoàn thể theo quy định.Mối quan hệ với Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban điều hành:
Trang 9Chịu sự kiểm tra giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát,Ban điều hành theo các quy chế, quy định và Điều lệ của Công ty.
Quy trình tuyển dụng được công khai và minh bạch, lịch tuyển dụng củatừng vị trí được đăng tải lên website của CFC
Ngoài ra, định kỳ hàng năm vào tháng 06 và tháng 12, CFC sẽ tổ chức tuyểndụng các tân sinh viên giỏi tốt nghiệp khối Tài chính, Ngân hàng để đào tạophát triển đội ngũ kế cận
- Chính sách lương
CFC luôn chú trọng tới việc xây dựng hệ thống lương cho người lao độngphù hợp với từng thời kỳ và từng giai đoạn phát triển, đảm bảo tính khoahọc, công bằng, linh hoạt, tương xứng với mức độ cống hiến và cạnh tranhtrong thị trường lao động
Năm 2012, CFC đảm bảo được cam kết theo ngân sách đầu năm là duy trìthu nhập bình quân bằng năm 2011, trả 13 tháng lương chức + 5 tháng thánglương đánh giá
Năm 2013, quỹ lương ngân sách của CFC cũng được xây dựng trên 13 thánglương chức danh + 5 tháng lương đánh giá + các tháng lương kinh doanh(tùy theo kết quả thực hiện mục tiêu từng tháng)
- Chính sách khen thưởng
Trang 10Chính sách khen thưởng cho cán bộ, nhân viên CFC dựa trên với kết quảhoạt động kinh doanh của Công ty và kết quả thực hiện công việc của mỗinhân viên đóng góp
- Chính sách quy hoạch, bổ nhiệm và luân chuyển
Hàng năm, CFC đều tổ chức quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ định kỳ ít nhất 01lần/năm; mỗi cán bộ được quy hoạch sẽ được tham gia lộ trình phát triểngồm giao nhiệm vụ, đào tạo để chứng minh năng lực chuyên môn và quản lýcủa mình cho vị trí được quy hoạch
và được Công ty tài trợ chi phí
• Tham gia các kỳ nghỉ của Công ty trong và ngoài nước theo từng năm
• Thưởng vào các ngày lễ tết và sinh nhật Công ty hàng năm
Trang 11• Được tham gia chương trình “Ngày hội gia đình CFC”, được các tham giacác trò chơi, thi đấu văn nghệ - thể thao cùng người thân và cán bộ, nhânviên CFC.
• Ngoài ra, được tham gia các hoạt động của Công đoàn, đoàn thanh niêntrong các chuơng trình teambuilding, sinh nhật của tháng, thể thao, vănnghệ,…
• Hướng dẫn đầu tư và cho vay hỗ trợ đầu tư các dự án CFC đang góp vốnliên doanh, liên kết
• Quỹ phúc lợi tương ứng hơn 2 tháng lương của Công ty hàng năm
2.2.2 Những hành vi nhóm cơ bản trong phòng hành chính nhân sự của công ty CFC
2.2.2.1Cạnh tranh và hợp tác
Ngay từ khi tuyển dụng, công ty đã tạo ra môi trường cạnh tranh để sanglọc được những ứng viên có tố chất, phù hợp với công việc yêu cầu CFCluôn chào đón những người luôn muốn vươn lên bằng tài năng, trí tuệ, phẩmchất đạo đức và lòng say mê công việc….Các ứng viên đáp ứng tiêu chuẩnchuyên môn, yêu cầu công việc sẽ được tham gia các vòng thi tuyển vàphỏng vấn tuyển chọn người phù hợp với CFC Quy trình tuyển dụng đượccông khai và minh bạch, lịch tuyển dụng của từng vị trí được đăng tải lênwebsite của CFC.Ngoài ra, định kỳ hàng năm vào tháng 06 và tháng 12,
Trang 12CFC sẽ tổ chức tuyển dụng các tân sinh viên giỏi tốt nghiệp khối Tài chính,Ngân hàng để đào tạo phát triển đội ngũ kế cận.
Trong quá trình làm việc, công ty xây dựng môi trường làm việc cạnhtranh, khuyến khích cán bộ, nhân viên thể hiện năng lực bằng kết quả côngviệc, nghiêm túc học tập tiến bộ và thăng tiến trong nghề nghiệp Hàngtháng, CFC đều tiến hành đánh giá hiệu quả công việc của từng phòng ban,từng nhóm cho đến từng cá nhân thông qua các công cụ quản trị hiện đại.Đây là tiền đề cơ bản để Ban lãnh đạo công ty định hướng lộ trình phát triểnnghề nghiệp cho từng cán bộ, nhân viên trong tương lai
Sự hợp tác giữa các phòng ban
Phòng Hành chính - Nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giámđốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông vàquan hệ công chúng (PR) của Công ty Chịu trách nhiệm trước Tổng giámđốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao Giữa phòngHành chính-Nhân sự và các phòng ban khác đều có sự liên minh, hợp tác đểnâng cao hiệu quả công việc:
• Mối quan hệ chung với các phòng ban:
Phối hợp thực hiện các nghiệp vụ theo quy định của Công ty về quy chế, quytrình nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ nêu trên
• Mối quan hệ với phòng Kế toán - Tổng hợp:
Thực hiện các hướng dẫn của phòng Kế toán để đảm bảo đúng quy định vềchế độ kế toán trong hoạt động chi tiêu của Phòng
• Mối quan hệ với phòng Công nghệ thông tin:
Được yêu cầu phòng Công nghệ thông tin hỗ trợ việc ứng dụng công nghệthông tin vào trong hoạt động nghiệp vụ của Phòng
• Mối quan hệ với Ban kiểm toán nội bộ:
Trang 13Được hướng dẫn các quy trình kiểm toán nộ bộ phục vụ công tác kiểm toánnội bộ của Công ty.
• Mối quan hệ với các tổ chức Đảng, Đoàn thể:
Tham gia các hoạt động của các tổ chức Đảng, Đoàn thể theo quy định
•Mối quan hệ với Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban điều hành:
Chịu sự kiểm tra giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát,Ban điều hành theo các quy chế, quy định và Điều lệ của Công ty
2.2.2.2 Sự vị tha
- Coi trọng con người
CFC coi con người, nguồn vốn và danh tiếng là những tài sản quan trọngnhất của Công ty
Với triết lý coi con người là tài sản quan trọng nhất của công ty, CFC luônquan tâm xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, năng động,sáng tạo, biết kết hợp hài hòa giữa kinh nghiệm và trí thức, có bản lĩnh vàtinh thần đoàn kết để đưa CFC trở thành một định chế tài chính hàng đầuViệt Nam
Công ty xây dựng môi trường làm việc cạnh tranh, khuyến khích cán bộ,nhân viên thể hiện năng lực bằng kết quả công việc, nghiêm túc học tập tiến
bộ và thăng tiến trong nghề nghiệp
- Chính sách tiền lương
CFC luôn chú trọng tới việc xây dựng hệ thống lương cho người lao độngphù hợp với từng thời kỳ và từng giai đoạn phát triển, đảm bảo tính khoahọc, công bằng, linh hoạt, tương xứng với mức độ cống hiến và cạnh tranhtrong thị trường lao động
Trang 14Năm 2012, CFC đảm bảo được cam kết theo ngân sách đầu năm là duy trìthu nhập bình quân bằng năm 2011, trả 13 tháng lương chức + 5 tháng thánglương đánh giá
Năm 2013, quỹ lương ngân sách của CFC cũng được xây dựng trên 13 thánglương chức danh + 5 tháng lương đánh giá + các tháng lương kinh doanh(tùy theo kết quả thực hiện mục tiêu từng tháng)
- Chính sách khen thưởng
Chính sách khen thưởng cho cán bộ, nhân viên CFC dựa trên với kết quảhoạt động kinh doanh của Công ty và kết quả thực hiện công việc của mỗinhân viên đóng góp Hiện CFC đang có các hình thức khen thưởng sau:
• Thưởng danh hiệu cá nhân xuất sắc hàng quý
• Thưởng danh hiệu cá nhân “lao động tiên tiến”, “chiến sỹ thi đua” 6 tháng
- Chính sách quy hoạch, bổ nhiệm và luân chuyển
Nguồn nhân lực là một nguồn lực hết sức quan trọng của của Công ty, đểduy trì, ổn định, phát triển nguồn nhân lực, phù hợp chiến lược phát triển,CFC đã ban hành quy định về quy hoạch, bổ nhiệm và luân chuyển cán bộ,nhân viên
Trang 15Tất cả cán bộ, nhân viên đều được phát triển nghề nghiệp bằng việc bổnhiệm lên vị trí cao hơn hoặc luân chuyển định kỳ giữa các vị trí, phòng/ban,
từ đó nâng cao năng lực làm việc cho cán bộ, nhân viên
và được Công ty tài trợ chi phí
Hiện tại Công ty đang tổ chức đa dạng nhiều hình thức đào tạo sau:
• Đào tạo hội nhập đối với 100% nhân viên mới
• Đào tạo kỹ năng làm việc cơ bản (lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lýthời gian,…)
• Đào tạo kỹ năng quản lý cơ bản và cao cấp đối với từng cấp cán bộ quản lý
• Đào tạo nâng cao nghiệp vụ theo từng nội dung công việc
• Đào tạo nâng cao kỹ năng tiếng Anh
• Đào tạo ngắn hạn tại nước ngoài
• Hỗ trợ kinh phí đào tạo thạc sỹ trong nước và học bổng nước ngoài cóchuyên ngành đào tạo phù hợp với định hướng quy hoạch của Công ty
• Hỗ trợ lệ phí thi các chứng chỉ quốc tế như CFA, ACCA, CPA, phù hợpvới định hướng quy hoạch của Công ty
- Chính sách phúc lợi
Chính sách của CFC là quan tâm, chăm sóc toàn diện đến người lao động từvật chất đến tinh thần, hiện CFC có các chương trình sau:
Trang 16• Chăm sóc sức khỏe định kỳ với dịch vụ trọn gói và chất lượng cao cho toànthể cán bộ, nhân viên CFC và cho người thân của cán bộ quản lý.
• Tham gia các kỳ nghỉ của Công ty trong và ngoài nước theo từng năm
• Thưởng vào các ngày lễ tết và sinh nhật Công ty hàng năm
• Được tham gia chương trình “Ngày hội gia đình CFC”, được các tham giacác trò chơi, thi đấu văn nghệ - thể thao cùng người thân và cán bộ, nhânviên CFC
• Ngoài ra, được tham gia các hoạt động của Công đoàn, đoàn thanh niêntrong các chuơng trình teambuilding, sinh nhật của tháng, thể thao, vănnghệ,…
• Hướng dẫn đầu tư và cho vay hỗ trợ đầu tư các dự án CFC đang góp vốnliên doanh, liên kết
• Quỹ phúc lợi tương ứng hơn 2 tháng lương của Công ty hàng năm
2.2.2.3 Sự hình thành liên minh
Sự liên minh hay cũng chính là việc hợp tác như đã nêu ở trên: liên minhgiữa các phòng ban: Phòng kế toán- tổng hợp, Phòng công nghệ thông tin,Ban kiểm toán nội bộ và các tổ chức Đảng, Đoàn thể
2.2.2.4 Các xung đột, cách giải quyết và khuyến khích xung đột chức năng trong nhóm
Trong một tổ chức việc khác biệt nhau về mục tiêu phấn đấu, không nhất
trí về tư tưởng tình cảm là điều không thể tránh khỏi Đó là nguyên nhân dẫnđến xung đột Xung đột có hai loại là xung đột chức năng và xung đột phichức năng Xung đột chức năng sẽ hoàn thiện mang lại lợi ích cho tổ chức,