TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT
Lịch sử hình thành và phát triển
Tên công ty: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT
Tên giao dịch: VIET’S SOUL COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: V’SS CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính: Số 105 S1, ngõ 165, phố Thái Hà, phường Láng
Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 04 514 7003 Fax: 04 514 8287
Email: vietsoulcraft@yahoo.com Website: www.vietssoul.com
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Tâm Hồn Việt, được thành lập vào ngày 04 tháng 07 năm 2003, là một doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên Giấy phép kinh doanh số 0102011203 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội.
Vốn điều lệ: 12.000.000.000 đồng (Mười hai tỷ đồng VN)
Các thành viên góp vốn gồm:
Họ và tên Phần vốn góp Tỷ lệ
Bà: Nguyễn Thị Thuý Hương 5.500.000.000 VND 45,83% Ông: Đỗ Tử Đoàn 2.500.000.000 VND 20,83% Ông Lê Bá Luân 2.000.000.000 VND 16,67%
Bà Trần Mai Phương 2.000.000.000 VND 16,67%
Trong giai đoạn đầu, công ty gặp khó khăn trong việc bán hàng và khai thác thị trường do mới thành lập, chỉ tập trung vào sản xuất và thăm dò thông qua những mối quan hệ quen biết Thiếu bộ phận kinh doanh chuyên biệt đã dẫn đến sản lượng bán ra không cao Tuy nhiên, sau hơn 2 năm hoạt động, công ty đã có những thay đổi tích cực với việc thành lập phòng kinh doanh riêng và mở cửa hàng giới thiệu sản phẩm, phù hợp với điều kiện ban đầu của công ty.
Năm 2005, công ty TNHH Tâm Hồn Việt đã mạnh dạn đầu tư vào dây chuyền công nghệ tiên tiến từ Nhật Bản, bao gồm 4 máy thêu ren tự động, nhằm tạo ra các sản phẩm thêu ren độc đáo đáp ứng nhu cầu thị trường trong và ngoài nước Để tối ưu hóa hiệu quả, công ty còn chú trọng đào tạo tay nghề cho cán bộ công nhân viên với sự hỗ trợ của chuyên gia Nhật Bản Dây chuyền mới chính thức hoạt động vào tháng 5/2005, mang lại sự cải thiện đáng kể về năng suất lao động và sản lượng.
Công ty nổi bật với sản phẩm thêu tay truyền thống, mang đậm bản sắc văn hóa dân tộc, với kiểu dáng và kích cỡ đa dạng Ngoài ra, công ty cũng cung cấp các sản phẩm ren thêu công nghiệp phục vụ cho xuất khẩu.
Các sản phẩm thêu của công ty đã và đang ngày càng chiếm một thị phần lớn trên thương trường, khẳng định thương hiệu bằng chất lượng.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình sản xuất của Công ty
1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh hợp pháp và chủ yếu của Công ty bao gồm các ngành nghề sau:
- Sản xuất các mặt hàng may mặc;
- Sản xuất, mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, tranh thêu, mây tre đan;
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá
Bé phËn Giám sát chất lượng
Bộ phận hoàn thiện SP
- Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, môi giới vận tải quốc tế; khai thuê hải quan, dịch vụ thương mại, môi giới thương mại;
Các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật.
1.2.2 Đặc diểm tổ chức sản xuất
Quy trình hoạt động để tạo ra sản phẩm trải qua 6 giai đoạn.
Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất của công ty TNHH Tâm Hồn Việt
Mối quan hệ giữa các bộ phận và công việc trong từng giai đoạn:
Trong giai đoạn đầu tiên, bộ phận kinh doanh và bộ phận thiết kế phối hợp chặt chẽ để tìm kiếm khách hàng và xử lý đơn đặt hàng Sau khi giám đốc phê duyệt đơn hàng, bộ phận kinh doanh sẽ truyền đạt ý tưởng của khách hàng cho bộ phận thiết kế thông qua hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế và các tiêu chuẩn kích cỡ, kiểu dáng mà khách hàng yêu cầu Khi có điều kiện, bộ phận thiết kế có thể cùng bộ phận kinh doanh gặp gỡ khách hàng trực tiếp hoặc trao đổi qua email để hiểu rõ hơn về yêu cầu của khách.
Giai đoạn 2 là quá trình mà bộ phận thiết kế thuộc phòng kỹ thuật thực hiện việc phác thảo mẫu mã sản phẩm dựa trên yêu cầu của khách hàng Sau đó, bộ phận này sẽ đối chiếu với bộ phận kỹ thuật để tạo ra thiết kế kỹ thuật thêu phù hợp cho từng loại sản phẩm.
* Giai đoạn 3 : Bộ phận thiết kế và xưởng thêu: Sau khi thiết kế đưa ra được mẫu phù hợp sẽ viết phiếu giao việc cho xưởng
Khi đặt hàng tại xưởng thêu tay, bạn cần cung cấp thông tin chi tiết trong phiếu nội dung, bao gồm số lượng sản phẩm, màu chỉ yêu cầu, vị trí thêu, phương pháp thêu và thời gian hoàn thành sản phẩm.
Nếu là xưởng thêu ren bằng máy, phiếu nội dung cần bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng sản phẩm, kích cỡ, kiểu dáng, phối màu theo bản thiết kế, định mức thời gian và định mức tiêu hao.
* Giai đoạn 4 : Xưởng thêu và bộ phận Giám sát chất lượng: Sau khi thêu xong, sản phẩm thêu sẽ được bộ phận giám sát chất lượng kiểm tra:
- Nếu sản phẩm không đạt tiêu chuẩn:
+ Do thợ thêu: Thợ thêu sẽ phải thêu lại và chi phí cho lần sửa đó thợ hoàn toàn phải chịu.
Do công nhân đứng máy, họ sẽ phải thực hiện lại nhiệm vụ của mình và chịu toàn bộ chi phí, bao gồm cả những chi phí phát sinh từ ảnh hưởng đến các công đoạn khác.
Nếu bộ phận thiết kế và kinh doanh không hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, sản phẩm tạo ra sẽ không phù hợp Trong trường hợp này, cả hai bộ phận sẽ phải chịu trách nhiệm, với hình thức xử lý có thể từ khiển trách nhẹ đến trừ lương nặng.
Nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn, bộ phận thiết kế sẽ ký xác nhận và chuyển sản phẩm đến bộ phận hoàn thiện Tại đây, các công đoạn như bo tranh và lên khung cho sản phẩm tranh thêu, cũng như chuốt sợi và đóng gói cho sản phẩm áo thêu ren và ga đệm sẽ được thực hiện để hoàn tất quy trình sản xuất.
Giai đoạn 5 liên quan đến sự phối hợp giữa bộ phận kế toán và bộ phận hoàn thiện sản phẩm Sau khi sản phẩm hoàn tất, bộ phận kế toán sẽ tiến hành định giá thành phẩm và xác định giá bán hợp lý.
1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí
Công ty áp dụng mô hình tổ chức trực tuyến với cấu trúc quản lý theo đường thẳng, nơi nhân viên chỉ nhận lệnh từ quản lý cấp trên trực tiếp Mô hình này mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm sự đơn giản và gọn nhẹ trong tổ chức, thông tin được truyền đạt nhanh chóng và chính xác, chi phí quản lý thấp nhưng hiệu quả cao Điều này đảm bảo sự thống nhất trong quản lý, góp phần tăng năng suất lao động trong quá trình kinh doanh.
Phòng hành chính kế toán
Bộ phận hoàn thiện sản phẩm
Bộ phận giám sát kĩ thuật
PGĐ kinh doanh PGĐ Sản Xuất PGĐ Nhân sự
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí công ty TNHH Tâm Hồn Việt
Giám đốc là người điều hành trực tiếp, có trách nhiệm xác định nhiệm vụ và định hướng chiến lược cho Công ty Họ thiết lập mối quan hệ nội bộ và đối ngoại, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động của Công ty.
-Phó giám đốc sản xuất: là người tham mưu cho giám đốc, chịu trách nhiệm chung về mảng kĩ thuật, tổ chức sản xuất theo kế hoạch.
Phó giám đốc kinh doanh là vị trí tương đương với phó giám đốc sản xuất, chuyên trách xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh cho công ty Người đảm nhận chức vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng đối ngoại và mở rộng thị trường.
Phó giám đốc Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc về quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong công ty Họ cũng có trách nhiệm tổ chức và thực hiện các chế độ lao động, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện nghiên cứu thị trường cả trong nước và quốc tế, phân tích xu hướng thị trường và triển khai các hoạt động quảng cáo nhằm thu hút khách hàng đến với Công ty Đồng thời, phòng cũng duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, xây dựng các chiến lược mở rộng thị trường và đảm bảo thông tin liên lạc hiệu quả giữa khách hàng và doanh nghiệp, trở thành cầu nối thiết yếu giữa thị trường và Công ty.
Tham mưu cho Phó Giám đốc Kinh doanh về kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty, lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, hàng quý và hàng năm cho từng khu vực và điểm ký gửi Tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ theo số lượng và chủng loại theo quy định, nhằm cung cấp thông tin cho Giám đốc đánh giá và quyết định phương hướng sản xuất kinh doanh trong tương lai.
Đặc điểm kế toán tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng Giám đốc mở rộng quy mô công ty và cải tạo máy móc thiết bị, nhằm nâng cao số lượng và chất lượng sản phẩm Đội ngũ gồm 5 cán bộ công nhân viên phụ trách các mảng kế toán như tài sản cố định, tiền lương, thanh toán, ngân hàng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí giá thành, và kế toán tổng hợp Tất cả các nhân viên này đều chịu trách nhiệm về các phần hành cụ thể và được quản lý trực tiếp bởi kế toán trưởng và phó phòng.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung
Kế toán thanh toán công nợ
Kế toán tiền lương, BHXH
Sơ dồ 1.3:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Tâm hồn Việt
Chức năng của bộ phận này là hỗ trợ Tổng Giám đốc trong lĩnh vực kế toán tài chính, nhằm đảm bảo việc sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích và tuân thủ quy định của nhà nước Điều này góp phần vào việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một cách liên tục và hiệu quả.
Nhiệm vụ chính của phòng kế toán tài chính bao gồm điều hành toàn bộ hoạt động tài chính, quản lý công tác tổ chức lao động, tiền lương, cũng như thực hiện các chính sách khen thưởng và kỷ luật trong phòng.
Có quyền phân công nhiệm vụ cho cán bộ công nhân viên; đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên trong lĩnh vực quản lý; và ký các văn bản theo ủy quyền của giám đốc.
Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán.
Người giúp việc cho kế toán trưởng có trách nhiệm tập hợp chứng từ, bảng kê và nhật ký chứng từ từ các bộ phận kế toán vào cuối kỳ kế toán Họ cũng thực hiện việc ghi chép vào sổ cái các tài khoản và lập báo cáo kế toán liên quan.
Là thành viên của ban chỉ đạo công tác khoán chi phí, tôi có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban chức năng để ban hành quy chế khoán chi phí và giám sát việc thực hiện quy chế này tại các đơn vị, nhà máy thành viên Mục tiêu chính là tiết kiệm chi phí trong sản xuất kinh doanh.
Tham gia hội đồng sáng kiến, duyệt mẫu, kiểm tra và kí duyệt giá gia công in, gia công sản phẩm thêu, sản phẩm khác.
Kiểm tra và duyệt các chứng từ mua sắm đột xuất của các phân xưởng
Quyền hạn: Điều hành phòng kế toán tài chính khi có ủy quyền của kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng.
Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và kế toán trưởng về lĩnh vực mà mình phụ trách.
Các kế toán viên cho từng phần hành
Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm
Dựa vào hóa đơn, chứng từ, phiếu xuất nhập kho và hợp đồng kinh tế, tiến hành kiểm tra và tính toán các số liệu do các bộ phận liên quan cung cấp Đồng thời, tập hợp, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất theo đúng đối tượng tính giá thành.
Kiểm kê và đánh giá khối lượng sản phẩm dở dang là quá trình quan trọng giúp xác định giá thành sản phẩm trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác Định kỳ, công ty cần tổ chức và phân tích chi phí, từ đó tính toán giá thành sản phẩm một cách hiệu quả.
Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ
Theo dõi các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến việc sử dụng công cụ và dụng cụ, đồng thời giám sát tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu Ngoài ra, tiến hành hạch toán và ghi sổ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Theo dõi việc tính lương, các khoản trích theo lương, các khoản bảo hiểm xã hội và phụ cấp khác của công ty.
Kế toán tài sản cố định
Để quản lý tài sản cố định hiệu quả, cần thực hiện các nghiệp vụ ghi chép và phản ánh tình hình biến động của tài sản Việc này bao gồm việc theo dõi kịp thời giá trị hao mòn, từ đó lập bảng khấu hao chính xác Ngoài ra, cần lên kế hoạch sửa chữa tài sản cố định nhằm duy trì giá trị và hiệu suất sử dụng của chúng.
Phụ trách và theo dõi thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp và hoạt động sử dụng vốn của công ty.
Kế toán thành phẩm và tiêu thụ
Theo dõi quá trình xuất nhập kho thành phẩm, đồng thời xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến kho bạc và ngân hàng là rất quan trọng Cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu định kỳ để đảm bảo tính chính xác của số liệu Khi phát hiện chênh lệch, cần báo cáo ngay cho những người có thẩm quyền để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời.
1.3.2 Hệ thống sổ sách kế toán
Công ty TNHH Tâm Hồn Việt là đơn vị hạch toán độc lập, có hệ thống sổ sách đầy đủ và tuân theo quy định của pháp luật
Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất ngắn và nhiều nghiệp vụ phức tạp, việc ghi chép và cung cấp thông tin kịp thời là rất quan trọng Để giảm bớt khối lượng công việc, công ty đã chọn hình thức kế toán nhật ký chứng từ kết hợp với kế toán máy Các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép theo thứ tự thời gian và hệ thống, kết hợp giữa kế toán tổng hợp và chi tiết Cuối tháng, công ty in sổ cái và lập báo cáo tài chính dựa trên mục tiêu quản lý.
Phương pháp kế toán là phương pháp kê khai nộp thuế VAT khấu trừ kết hợp với việc kiểm tra cuối kỳ.
1.3.2.1 Về chế độ chứng từ Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát việc chi tiêu, sử dụng tài chính của doanh nghiệp và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, làm cơ sở ghi sổ kế toán.
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp, có hai hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng: chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn.
1.3.2.2 Về chế độ tài khoản
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu
2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt
Công ty TNHH Tâm Hồn Việt là một doanh nghiệp uy tín trong lĩnh vực sản xuất hàng thêu tại Việt Nam, với sản phẩm đa dạng về chủng loại và số lượng Để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu phong phú như sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim thêu, xăng, dầu và bao bì Mỗi loại nguyên vật liệu có những đặc điểm riêng, dẫn đến yêu cầu bảo quản phức tạp Tính phức tạp này không chỉ đến từ số lượng lớn mà còn do tính chất lý hóa của từng loại nguyên vật liệu.
Phần nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm các loại vải thêu chủ yếu nhập từ nước ngoài như vải thêu IQF, vải thêu TR…
Chi phí vải thêu chiếm 40% tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, do đó việc quản lý nhập khẩu vải là rất quan trọng Vải thường được đóng kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản, nhưng do nhu cầu thị trường, vải thêu thường được nhập với đa dạng chủng loại và khối lượng linh hoạt, phù hợp với quy mô đơn đặt hàng Việc tính toán chính xác lượng vải nhập khẩu giúp phản ánh đúng giá trị thực và hỗ trợ xây dựng kho bãi thông thoáng, khô ráo.
Trong tương lai, ngành dệt may Việt Nam hướng tới việc phát triển nguồn vải thêu nội địa nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường Điều này không chỉ giúp giảm chi phí thu mua nguyên liệu cho các công ty mà còn hỗ trợ các doanh nghiệp thêu ren trong việc tối ưu hóa chi phí sản xuất.
Chỉ thêu đóng vai trò quan trọng bên cạnh vải thêu, với sự đa dạng về kích cỡ và màu sắc Chỉ thêu F1, có độ dày 5pc và độ bền cao, là lựa chọn lý tưởng cho việc sử dụng trên máy thêu.
Các vật liệu không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhưng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, bao gồm nhãn mác, thuốc nhuộm, hóa chất và xăng dầu Những vật liệu này cần thiết để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sản phẩm cuối cùng.
+ Ngoài ra để giúp cho quá trình sản xuất được hoàn thiện phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp như:
Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm ( Drimarece, terasin, Solophenyl ), các loại thuốc in.
Nhiên liệu: Là loại vật liệu có tác dụng cung cấp năng lượng cho quá trình sản xuất như: điện, dầu công nghiệp
Vật tư bao gói: vành chống bẹp, hòm carton, khuyên paraffin, bao tải dứa, băng dính, dây buộc
Phụ tùng thay thế là các chi tiết quan trọng mà công ty lưu trữ nhằm phục vụ cho việc sửa chữa máy móc và thiết bị Những phụ tùng này bao gồm vòng bi, bu lông, suốt, kim, xích và bánh xe, giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền bỉ cho các thiết bị.
Phế liệu là những sản phẩm hư hỏng, kém chất lượng không còn giá trị sử dụng, bao gồm chỉ tụt lõi, chỉ rối, đầu vải thừa và sắt vụn Chúng chủ yếu được xuất bán và cung cấp cho các nhà máy sản xuất giẻ lau máy và vệ sinh máy móc.
Mỗi loại vật liệu có những đặc điểm riêng, ảnh hưởng đến cách thức dự trữ và bảo quản Chẳng hạn, hóa chất cần được lưu trữ trong thời gian nhất định để tránh mất mát và cần tránh ánh sáng trực tiếp Đối với xăng dầu, chỉ nên dự trữ đủ lượng cần thiết cho sản xuất và phải có các biện pháp phòng cháy chữa cháy nghiêm ngặt.
Hệ thống kho được trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, đong đếm nhằm đảm bảo chính xác trong quản lý và bảo quản vật liệu Hiện nay, công ty đã quy hoạch thành 6 kho để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Kho vải thêu và chỉ thêu
Kho vật tư bao gói
Các kho được giao cho kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng.
2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm, chiếm khoảng 40% giá thành Do đó, việc đánh giá nguyên vật liệu một cách hợp lý và chính xác là rất cần thiết để tối ưu hóa chi phí sản xuất.
Giá thực tế NVL nhập kho
Giá mua ghi trên hoá đơn
Chi phí thu mua phát sinh
Tính giá vật liệu là quá trình sử dụng tiền để thể hiện giá trị của chúng Để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán, mỗi doanh nghiệp cần tìm ra phương pháp phù hợp nhất Tại Công ty TNHH Tâm hồn Việt, giá trị nguyên vật liệu được xác định bằng phương pháp tính giá thực tế cho nguyên vật liệu nhập kho và áp dụng phương pháp FIFO cho nguyên vật liệu xuất kho.
2.1.2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Công ty chủ yếu nhập vật liệu từ nhiều nguồn bên ngoài, do đó, giá thực tế của vật liệu trong kho được xác định theo từng nguồn cung cấp khác nhau.
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho
Giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa bao gồm thuế GTGT, vì Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, do đó giá mua theo hoá đơn đã được tách riêng phần thuế GTGT được khấu trừ.
Chi phí thu mua phát sinh bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm hàng hoá
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công tác hạch toán nguyên vật liệu yêu cầu theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu về số lượng và giá trị Mục đích của việc này là để quản lý hiệu quả tình hình vật tư và đảm bảo quản lý nguyên vật liệu một cách hợp lý.
Công ty thường xuyên trải qua sự biến động lớn về nguyên vật liệu, với nhiều chủng loại khác nhau Để tối ưu hóa quản lý kho và nâng cao hiệu quả công tác kế toán, Công ty đã áp dụng phương pháp sổ số dư trong hạch toán nguyên vật liệu.
2.2.1 Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt
2.2.1.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho:
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho
Phòng kinh doanh là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp vật tư, theo dõi tình hình thực hiện cung ứng và hoạt động Dựa trên tình hình sản xuất và dự trữ, phòng lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch Đồng thời, phòng kinh doanh cũng ký kết hợp đồng với nhà cung cấp vật tư.
Khi nhận hoá đơn GTGT hoặc giấy báo nhập hàng từ bên bán, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra và đối chiếu với hợp đồng Sau khi hàng đến Công ty, cán bộ tiếp liệu và thủ kho sẽ đánh giá số lượng, chất lượng và quy cách vật tư, sau đó lập biên bản kiểm nghiệm Nếu vật tư đạt yêu cầu, sẽ tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập.
Dựa trên hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh thực hiện lập phiếu nhập kho Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng kinh doanh cũng cần lập biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho theo số lượng thực tế nhập Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên.
Một liên: Lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc tại Bộ phận sản xuất
Một liên: Giao cho người giao hàng để làm thủ tục thanh toán
Một liên: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toán NVL
Thủ kho có trách nhiệm kiểm nhận hàng, ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho và ký tên, đồng thời cập nhật thẻ kho Mỗi tuần, thủ kho chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán NVL để thực hiện kiểm tra và ghi sổ chi tiết NVL Giá NVL nhập kho được ghi theo giá thực tế, và chứng từ nhập kho NVL được lưu trữ tại phòng kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính.
Ngày 23/12/2007, Công ty TNHH Tâm Hồn Việt mua vải thêu của Công ty TNHH Việt Á, Hoá đơn GTGT số 55574
Khi hàng hóa được chuyển đến kho, cán bộ tiếp liệu cùng với thủ kho sẽ thực hiện việc kiểm tra về số lượng, chất lượng và quy cách của vật tư Sau đó, họ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Nếu vật tư đạt yêu cầu, các thủ tục nhập kho sẽ được tiến hành dựa trên số lượng thực tế nhập.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01/ GTKT-3LL
Giá trị gia tăng GR/2007B
Ngày 23 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán: Công ty TNHH Việt Á Địa chỉ: 29 Ngõ 203- Trường Chinh - Hà Nội Điện thoại: 04.599 8566 Mã số thuế: 0101632955
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Địa chỉ: Số 105 S1-ngõ 165-Thái Hà-Láng Hạ - Đống Đa-Hà Nội Điện thoại: 04.514 7003 Mã số thuế: 0101425725
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 967.032.304 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 96.703.230 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.063.735.534
Số tiền viết bằng chữ: Một tỉ không trăm sáu mươi ba triệu bẩy trăm ba mươi lăm nghìn năm trăm ba mươi tư nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số 03-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Số: 59 Đơn vị: Công ty TNHH Tâm Hồn Việt
Căn cứ hoá đơn số: 55574 ngày 23/12/2007 của Công ty TNHH Việt Á
Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
Tên, nhãn hiệu vật tư ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng thực tế kiểm nghiệm
Số lượng đúng quy cách
Số lượng không đúng quy cách
Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Dựa trên hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư, tiến hành lập phiếu nhập kho.
CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT
Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Nợ: 152 Có: 3311-VA Đơn vị bán: Công ty TNHH Việt Á
Chứng từ số: 55574 Ngày 23 tháng 2 năm2005
Biên bản kiểm nghiệm số 59 Ngày 25 tháng 12 năm 2007
Nhập vào kho: Vải thêu
Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư Đv t
Ghi Theo chú chứng từ
Cộng thành tiền (Viết bằng chữ): Chín trăm sáu mươi bảy triệu không trăm ba hai nghìn ba trăm linh tư đồng.
Ngày 25 tháng12 năm2007 Thủ kho Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên, đóng dấu)
* Nguyên vật liệu nhập kho do gia công chế biến
Phiếu nhập kho trong trường hợp này tương tự như nguyên vật liệu mua ngoài, nhưng cần ghi giá đơn theo hợp đồng đã thỏa thuận giữa Công ty và khách hàng.
* Phế liệu thu hồi nhập kho.
Trong trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc thu hồi phế liệu, phòng kinh doanh cần lập phiếu nhập kho thành 2 liên: một liên sẽ được giao cho phòng kinh doanh và một liên sẽ được giao cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho.
Ví dụ: Ngày 28/12/2007, Công ty phải nhập lại kho một số vải thêu kém chất lượng không sử dụng được: Phiếu nhập kho.
CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT
Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số 54 Có: 154 Tên đơn vị sản xuất: Phân xưởng thêu ren
Nhập tại kho: Vải thêu
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng thực nhập
1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 1100 28 Việt Á
Phụ trách kinh doanh Thủ kho Người giao Phụ trách đơn vị giao
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.2.1.2 Chứng từ và thủ tục xuất kho:
* Đối với vật liệu xuất cho sản xuất:
Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, các nhà máy và bộ phận sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư và gửi đến phòng kinh doanh Nếu nhu cầu hợp lý và kho còn hàng, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên để đảm bảo quản lý hiệu quả.
- Một liên lưu ở phòng kinh doanh
- Một liên giao cho người lĩnh NVL mang xuống kho để lĩnh NVL
- Một liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho
Trên các phiếu này phòng kinh doanh chỉ ghi số lượng xuất kho, cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi.
Vào ngày 28/12/2007, Phân xưởng thêu máy đã gửi đơn xin lĩnh vải thêu IQF nhằm phục vụ cho sản xuất Sau khi xem xét, phòng Kinh doanh đã xác nhận nhu cầu này là hợp lý và lập Phiếu xuất kho.
CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Bộ phận sử dụng: Phân xưởng thêu máy
Lí do xuất kho: Phục vụ sản xuất
Xuất tại kho: Vải thêu
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt
Ghi chú Yêu cầu Thực xuất
1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 01IQF 655 Đủ 23 083
2 Vải thêu IQF cấp 2 Kg 02IQF 2833 Đủ 19 239
Phụ trách đơn vị sử dụng Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho
(Đã ký, họ tên) (Đã ký, họ tên) (Đã ký, họ tên) (Đã ký)
2.2.2 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm
Do áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Việc hạch toán tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt diễn ra như sau:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho cho từng loại vật liệu, đảm bảo mỗi loại vật liệu có thẻ kho riêng để dễ dàng ghi chép và kiểm tra Dựa trên các phiếu nhập và xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý và chính xác của chứng từ, sau đó ghi số thực nhập xuất lên thẻ kho, làm căn cứ đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết Sau mỗi tuần, thủ kho có trách nhiệm chuyển hóa đơn chứng từ lên phòng kế toán, nơi thủ kho và kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ với chữ ký xác nhận của cả hai bên.
Biểu 2.6: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT
Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của
Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ
Khách hàng Diễn giải SL nhập
25/12 PN 08/12 Cty TNHH Việt Á Nhập mua vải thêu 13.507
26/12 HĐ 6409 Cty cổ phần Vân Trường Bán vải thêu 8 100
28/12 PN 12/12 Phân xưởng thêu máy 1 Nhập lại kho từ SX 1 100
31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 655
31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 1 Xuất vải thêu 28 333
31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 34 946
31/12 PX 05/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 3 562
Người lập biểu (Kí, họ tên)
Thủ kho (Kí, họ tên)
Kế toán trưởng (Kí, họ tên)
Tại phòng kế toán, sau khi nhận phiếu nhập kho và phiếu xuất kho từ thủ kho, kế toán kiểm tra tính chính xác của các chứng từ Nếu hợp lệ, kế toán sẽ ký xác nhận vào phiếu giao nhận Kế toán vật liệu phân loại chứng từ theo loại vật liệu cho phiếu nhập hoặc theo đối tượng sử dụng cho phiếu xuất Đối với vật liệu mua ngoài, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho để cập nhật dữ liệu trong hệ thống “Mua hàng / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập mua hàng”, và chương trình sẽ tự động sinh Phiếu nhập kho Đối với vật liệu nhập từ sản xuất, kế toán cập nhật dữ liệu trên hệ thống “Kế toán hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập kho” Khi lập báo cáo, chương trình sẽ tự động lấy số liệu từ cả hai phân hệ “Kế toán mua hàng” và “Kế toán hàng tồn kho”.
Phần mềm kế toán tự động xử lý các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu (NVL) khi có nghiệp vụ phát sinh, giúp kế toán NVL cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả Tất cả dữ liệu được lưu trữ dưới dạng tệp tin trên đĩa và sau đó được chuyển vào các “tệp sổ cái” để quản lý Vào cuối kỳ kế toán, phần mềm sẽ xử lý các tệp sổ cái này để lập báo cáo tài chính (BCTC) Kế toán NVL có thể in các sổ cần thiết từ các tệp đã được phần mềm quản lý, trong khi một số sổ chi tiết không có sẵn trong phần mềm sẽ được tổng hợp bằng Excel với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán.
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt
Là một doanh nghiệp sản xuất với khối lượng vật liệu lớn và đa dạng, việc sử dụng phần mềm kế toán máy giúp Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu Phương pháp này cho phép theo dõi chặt chẽ và chính xác sự biến động của nguyên vật liệu, đảm bảo quản lý hiệu quả trong quá trình sản xuất.
Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” ghi nhận mọi biến động liên quan đến nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và phụ tùng thay thế Tài khoản này được phân loại chi tiết thành các tài khoản cấp 1, cấp 3 và cấp 4 để theo dõi từng loại và nhóm vật liệu một cách hiệu quả.
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 1524: Phụ tùng sữa chữa
- Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK
111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627…
- Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường và NKCT số 6
2.3.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Kế toán không chỉ thực hiện hạch toán chi tiết nhập vật liệu mà còn cần tiến hành hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu hàng ngày Công việc này rất quan trọng vì nó giúp kế toán phản ánh giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó theo dõi sự luân chuyển của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị Nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu được cung cấp từ việc mua ngoài và thanh toán bằng tiền mặt.
Nghiệp vụ này hiếm khi xảy ra, chủ yếu xuất hiện khi công ty mua nguyên vật liệu giá rẻ từ nhà cung cấp mới hoặc thanh toán chi phí mua sắm Định kỳ, khi nhận chứng từ liên quan, kế toán nguyên vật liệu dựa vào Phiếu nhập kho và Hóa đơn GTGT để cập nhật số liệu vào hệ thống “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” Đồng thời, kế toán tiền mặt sử dụng Phiếu chi để cập nhật vào hệ thống “Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay” Số liệu sau đó sẽ tự động được chuyển lên NKCT số 1 và tiếp theo là Sổ cái.
TK 152 Cuối kỳ, Số tổng cộng trên NKCT số 1 chính là phần ghi Nợ
TK152 / Có TK 111 trên Bảng kê số 3 và Sổ Cái TK 152.
Ngày 19/12/2007 Công ty mua Vải thêu của Công ty TNHH Vinh
Long HĐ 29279 thanh toán ngay bằng tiền mặt số tiền là 628 426 527đồng và
Biểu 2.14: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có TK 111- Tiền mặt
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên, đóng dấu)
* Mua vật liêu bằng tiền gửi Ngân hàng.
Khi mua vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán nguyên vật liệu sẽ nhập số liệu từ chứng từ mua hàng vào kho Đồng thời, kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ căn cứ vào Giấy báo Nợ của ngân hàng (hoặc uỷ nhiệm chi) và Hoá đơn GTGT để cập nhật số liệu vào các phần hành liên quan như “Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay / Cập nhật số liệu / Giấy báo nợ của ngân hàng” Số liệu này sẽ được đưa lên NKCT số 2 và ghi vào sổ Cái TK 152 Cuối kỳ, sau khi khoá sổ NKCT số 2, số liệu tổng cộng sẽ được ghi Nợ TK 152/Có TK 112 trên Bảng kê số 3.
Trong tháng 12/2007, Công ty TNHH Tâm Hồn Việt không thực hiện giao dịch mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt, mà chỉ phát sinh nghiệp vụ thanh toán chi phí thu mua nguyên vật liệu thông qua tiền gửi ngân hàng.
Biểu 2.15: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT
Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
Ghi Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2007
Số hiệu NT Cộng có TK 112
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên, đóng dấu)
* Trường hợp mua vật liệu chưa thanh toán. Để hạch toán nghiệp vụ này, Công ty phải sử dụng Sổ chi tết TK 331 và Nhật ký chứng từ số 5.
Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, kế toán cần dựa vào hóa đơn từ người bán để ghi chép vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Trên phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả”, việc cập nhật số liệu từ hóa đơn mua hàng sẽ được thực hiện tại TK 331 Số liệu này sau đó sẽ được chuyển vào Sổ chi tiết TK 331 và NKCT số 5.
Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở hàng tháng Mỗi nhà cung cấp được mở riêng một sổ.
Nhật ký chứng từ số 5 được mở theo từng tháng nhằm tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu Mỗi dòng trong nhật ký này theo dõi riêng biệt một nhà cung cấp Cuối tháng, sau khi khóa sổ, số liệu tổng cộng sẽ được chuyển lên Bảng kê số 3, trong phần ghi Nợ TK 152 và Có TK 331.
Ngày 23/12/2007 Công ty mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH Việt Á HĐ GTGT số 55574 được đưa vào Sổ chi tiết TK 331 và NKCT số 5
CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản: 3311- Phải trả cho người bán HN Khách hàng: Cty TNHH Việt Á (CT 041)
Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Đơn vị tính: VNĐ
Số dư có đầu kỳ: 324 051 515 Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có
Tổng phát sinh nơ: 2 430 859 359 Tổng phát sinh có: 2 644 284 624
Số dư có cuối kỳ: 110 626 250
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên, đóng dấu)
*Mua vật liệu bằng tiền tạm ứng.
Kế toán sử dụng Sổ kế toán chi tiết TK 141 và NKCT số 10 để hạch toán nghiệp vụ này
Sổ chi tiết tài khoản 141 được sử dụng để theo dõi các khoản tạm ứng trong Công ty Sổ này được lập hàng tháng, với mỗi đối tượng tạm ứng được ghi chép
Khi công ty mua vật liệu phụ với số lượng nhỏ hoặc từ các nhà cung cấp nước ngoài, nghiệp vụ mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng sẽ được ghi nhận kế toán dựa trên hợp đồng giá trị gia tăng (HĐ GTGT) và giấy thanh toán tạm ứng Các thông tin này sẽ được ghi vào sổ chi tiết tài khoản 141 và nhập khẩu chi tiết số 10 trong phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả.
Trong trường hợp phế liệu thu hồi được nhập kho hoặc xuất dùng không hết, Công ty chỉ theo dõi số lượng mà không theo dõi giá trị nguyên vật liệu Giá
Ví dụ: Ngày 17/12/2007 tạm ứng cho cán bộ phòng Kế hoạch - Thị trường mua vật liệu phụ cung cấp cho sản xuất Số liệu được vào Sổ chi tiết
Mẫu số S38-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Ngày C từ Mã khách Tên KH Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có
Dư có đầu kỳ 258 645 110 Tổng PS trong kỳ 500 760 102 75 682 000 …
HĐ T/ Tiền ăn ca HĐ 111120 000 000
CU Tiến T/ mua vật liệu 111111 546 000
Số dư nợ cuối kỳ 166 432 992
Kế toán trưởng Người ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu số S04a 10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10
Ghi Có TK 141 Tháng 12 năm 2007
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Mẫu số S04a7-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7
Phần I: Tập hợp CPSXKD toàn doanh nghiệp
Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
2.3.2 Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Quản lý vật tư bao gồm việc theo dõi thu mua, bảo quản, dự trữ và xuất dùng vật tư Đây là bước quan trọng cuối cùng, đảm bảo rằng vật liệu chuyển giao giá trị của nó vào sản phẩm chế tạo.
Chi phí vật tư đóng vai trò quan trọng trong giá thành sản xuất, do đó kế toán cần xác định chính xác giá trị từng loại vật tư và theo dõi vật liệu xuất cho từng đối tượng Hạch toán tổng hợp vật liệu cần phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác giá trị thực tế của vật liệu sử dụng cho từng bộ phận Việc tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là yếu tố cơ bản để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong việc tính giá thành sản phẩm.
Khi xuất dùng vật liệu, căn cứ vào Phiếu xuất kho, HĐ GTGT (Bán
NVL) kế toán nhập dữ liệu về số lượng, chủng loại, mẫu mã trên phân hệ “
Kế toán hàng tồn kho và cập nhật số liệu là quy trình quan trọng trong quản lý tài chính Phiếu xuất kho và kế toán bán hàng liên quan đến việc ghi nhận
SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY
Đánh giá chung công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt
ty TNHH Tâm Hồn Việt
3.2.1 Đánh giá khái quát về bộ máy quản lý và công tác kế toán
Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ngày càng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất Việc này không chỉ giúp hạ giá thành sản phẩm mà còn nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty, giúp công việc được thực hiện tuần tự và giám sát chặt chẽ Các quyết định từ ban giám đốc được chuyển giao nhanh chóng đến đối tượng thực hiện, đồng thời thông tin báo cáo cũng được phản hồi kịp thời, cho phép ban giám đốc kiểm tra và điều chỉnh giúp hoàn thành tốt công việc và kế hoạch Tổng giám đốc có thể nắm bắt toàn bộ vấn đề của công ty thông qua ba phó tổng giám đốc và bộ phận tài chính kế toán do kế toán trưởng phụ trách.
Mô hình tổ chức này giúp các phòng ban và bộ phận xác định rõ chức năng và nhiệm vụ, giảm thiểu sự chồng chéo trong công việc và lãng phí, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán.
* Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, với toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán Tại các Nhà máy, không có bộ máy kế toán riêng, chỉ có nhân viên hạch toán thống kê hướng dẫn hạch toán ban đầu và thu thập, kiểm tra chứng từ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ và báo cáo này sẽ được định kỳ chuyển về phòng kế toán tài chính công ty để xử lý Hình thức này đảm bảo lãnh đạo tập trung trong công tác kế toán, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
* Về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản của công ty được thiết kế chi tiết, phù hợp với đặc thù của từng đối tượng hạch toán Điều này giúp theo dõi tổng hợp và chi tiết các đối tượng hạch toán một cách chính xác.
* Về tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Công ty tuân thủ đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định và thực hiện nghiêm túc từng bước trong quy trình luân chuyển chứng từ, đảm bảo công tác hạch toán được thực hiện một cách chính xác.
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ, một phương pháp ghi chép khoa học và chặt chẽ, giúp hạn chế trùng lặp và phù hợp với quy mô của doanh nghiệp Hệ thống sổ này đảm bảo tính chuyên môn hóa cao trong công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu phân công lao động Mặc dù cấu trúc sổ phức tạp và quy mô lớn, công ty đã ghi chép đầy đủ, cẩn thận và rõ ràng, tuân thủ quy định của Bộ Tài chính và Nhà nước Ngoài ra, kế toán còn phát triển hệ thống sổ theo dõi chi tiết và các bảng biểu hỗ trợ quản lý, giúp việc tìm kiếm thông tin diễn ra nhanh chóng và kịp thời.
Việc ứng dụng phần mềm kế toán đã giúp giảm bớt khối lượng công việc cho các kế toán viên Nhờ đó, quá trình lập và in ấn sổ sách, báo cáo trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn khi cần thiết.
* Về phân công lao động kế toán.
Quy trình sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Tâm hồn Việt rất đa dạng và phức tạp, với nhiều loại sản phẩm khác nhau Việc phân công công việc giúp kế toán viên chuyên môn hóa, tích lũy kinh nghiệm và xử lý nhanh chóng các nhiệm vụ của mình Số lượng kế toán viên phụ thuộc vào khối lượng công việc phát sinh, và việc bố trí nhân sự hiện tại là hợp lý với các phần hành kế toán Đội ngũ kế toán chủ yếu là những người trẻ tuổi, có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình và luôn hỗ trợ lẫn nhau, tạo ra môi trường làm việc tích cực để hoàn thành công việc đúng hạn.
Chuyên môn hóa trong kế toán mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tạo ra khó khăn khi người phụ trách phải nghỉ làm, khiến người thay thế cần thời gian để làm quen với công việc Đặc thù ngành kế toán, với phần lớn nhân viên là nữ, dẫn đến tình trạng nghỉ ốm, nghỉ đẻ, và nghỉ khám thai, ảnh hưởng đến năng
Công ty đã trang bị đầy đủ máy móc cho bộ phận kế toán, với mỗi nhân viên sử dụng một máy riêng, bao gồm máy photocopy và máy in hỗ trợ công việc Tuy nhiên, chất lượng thiết bị không còn đáp ứng yêu cầu do đã được sử dụng lâu, dẫn đến tình trạng giảm hiệu suất làm việc Phần lớn máy móc hoạt động chậm, ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất lao động của nhân viên trong phòng kế toán.
3.2.2 Đánh giá về công tác kế toán nguyên vật liệu
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận và nâng cao lợi ích kinh tế xã hội Để đạt được điều này, việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm là một trong những biện pháp quan trọng Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành, do đó, việc quản lý và hoàn thiện công tác quản lý vật liệu cần được ưu tiên hàng đầu Công ty TNHH Tâm hồn Việt đã ghi nhận thành công nhờ vào sự cải tiến trong công tác kế toán, đặc biệt là quản lý nguyên vật liệu, góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
3.2.2.1 Những ưu điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu
* Về công tác quản lý nguyên vật liệu:
Công ty TNHH Tâm Hồn Việt, hoạt động trong ngành công nghiệp nhẹ, đã khẳng định vị thế trên thị trường suốt hơn năm năm qua Dù đối mặt với nhiều thách thức kinh tế, công ty vẫn linh hoạt trong quản lý và tìm kiếm hướng đi mới Để nâng cao uy tín về chất lượng sản phẩm, công ty đã triển khai các chính sách hiệu quả, đặc biệt chú trọng vào quản lý nguyên vật liệu Họ đã xây dựng mô hình quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến bảo quản, với đội ngũ cán bộ am hiểu thị trường và hệ thống kho bãi khoa học Việc kiểm tra xuất kho được thực hiện nghiêm ngặt, đảm bảo sử dụng vật liệu một cách hợp lý và hiệu quả.
Công ty có đội ngũ cán bộ thu mua năng động, nhanh nhẹn, am hiểu giá cả thị trường, đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất Họ thực hiện quy trình mua bán qua hóa đơn, chứng từ rõ ràng, đảm bảo chất lượng và chủng loại vật liệu, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng ngừng trệ và lãng phí vốn do tồn kho vật liệu không cần thiết.
+ Đối với khâu kiểm tra vật liệu nhập kho: