Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Lời mở đầu Thực Nghị định số 106/2003/NĐ-CP Chính phủ việc điều chỉnh địa giới hành chính, tháng năm 2003, huyện An Hải đợc chia tách để thành lập quận Hải An đổi tên thành huyện An Dơng Là huyện vành đai ven đô, An Dơng nằm phía Tây Bắc thành phố cảng Hải Phòng với 15 xà thị trấn trung tâm, tổng diện tích đất tự nhiên toàn huyện 9.831.096 dân số gần 14 vạn ngời Đây huyện có vị trí địa lý quan träng sù ph¸t triĨn kinh tÕ - x· héi, an ninh quốc phòng thành phố Cảng, An dơng huyện giáp ranh với tỉnh Hải dơng; địa bàn huyện lại có nhiều đầu mối giao th«ng quan träng nh quèc lé 5, quèc lé 10, tỉnh lộ 351 208 qua trung tâm huyện, có tuyến đờng sắt nối liền Hải Phòng - Hải Dơng - Hà Nội chạy qua; thêm vào có dự án khu công nghiệp nh Nomura, Tràng Duệ (Hải Phòng - Sài Gòn) với nhiều công ty nớc hoạt động Chính mà huyện Chính mà huyện chịu nhiều tác động trình công nghiệp hoá đô thị hoá Năm 2006, tốc độ tăng trởng kinh tế - xà hội toàn huyện ớc đạt 13,56% so với năm 2005, tổng thu ngân sách nhà nớc đạt 77,687 tỷ đồng tăng 31,5% so với dự toán; thu nhập bình quân đầu ngời đạt 770 USD/ngời/năm; tỷ lệ hộ nghèo giảm xuống 4,73%; tỷ lệ lao động có việc làm đạt 98% Chính mà huyện Tất kết đạt vợt so với kế hoạch mà huyện đề Để đạt đợc thành tựu bên cạnh quan tâm đạo Chính phủ, HĐND UBND thành phố phải kể đến hoạt động có hiệu HĐND UBND huyện An Dơng với tham mu, giúp việc đắc lực Văn phòng HĐND&UBND huyện Nhận rõ vai trò, trách nhiệm công tác tham mu tổng hợp công tác hậu cần cho lÃnh đạo huyện, Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng không ngừng hoàn thiện máy nhân sự, nâng cao trình độ lực cho cán công chức nhằm tăng hiệu hoạt động, xứng đáng với tin tởng lÃnh đạo vai trò "tai mắt", "bộ nhớ" lÃnh đạo Trong ngày thực tập Văn phòng HĐND&UBND huyện, đợc tiếp xúc với công việc hàng ngày đợc giúp đỡ tận tình cán công chức Văn phòng, thực tập sinh đà tiếp thu học hỏi đợc nhiều tri thức, kinh nghiệm để phục vụ không cho học tập mà cho tơng lai sau Tuy thời gian thực tập có hai tháng nhng thực khoảng thời gian vô bổ ích quý báu sinh viên Học viện Hành Chính trờng nh Những công việc thực tập sinh đà làm thời gian thực tập là: Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Từ ngày 12/3 đến ngày 16/3/2007: Tìm hiểu cấu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng; làm quen với đội ngũ cán công chức công việc cá nhân Văn phòng Từ ngày 19/3 đến ngày 20/4/2007: Thực tập công việc cán công chức Văn phòng nh: Đánh văn bản, in ấn tài liệu, nhận công văn đến, vào sổ công văn, chuyển công văn đi, Chính mà huyện theo h ớng dẫn cán công chức văn phòng Từ ngày 21/4 đến ngày 27/4/2007: Thu thập, xử lý tài liệu để chuẩn bị viết báo cáo Từ ngày 03/5 đến ngày 12/5/2007: Viết báo cáo thực tập Ngày 12/5/2007 kÕt thóc thêi gian thùc tËp Ch¬ng I Tỉng quan Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng I.Những khái niệm Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện 1.Khái niệm Văn phòng Uỷ ban nhân dân (UBND) cấp huyện quan chuyên môn UBND huyện, có chức giúp việc cho UBND việc tổ chức thực hoạt động chung Uỷ ban, tham mu giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện việc lÃnh đạo, đạo, điều hành đảm bảo tính thống nhất, liên tục có hiệu lực hoạt động uỷ ban Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Văn phòng có hai chức chung là: Thứ nhất, tham mu tổng hợp, thực hoạt động thống kê, xử lý liệu tham vấn hỗ trợ tích cực cho hoạt động thủ trởng quan, đơn vị Thứ hai, thực chức hậu cần nhằm đảm bảo phơng tiện vật chất cho hoạt động quan với chi phí thấp mà hiệu đạt đợc cao Văn phòng có nhiệm vụ là: - Xây dựng tổ chức thực chơng trình công tác, bao gồm chơng trình công tác quý, tháng, năm lịch công tác hàng tuần cho quan đơn vị - Đôn đốc, theo dõi việc thực chơng trình, kế hoạch công tác quan, đơn vị - Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin (tuân theo quy định chung nhà nớc văn th lu trữ) - Thực nhiệm vụ t vấn văn cho thủ trởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Xây dựng, củng cố, tổ chức máy văn phòng, hớng tới mục tiêu đại hoá công tác văn phòng - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ công tác phận quan quan với bên - Duy trì hoạt động thờng xuyên, liên tục văn phòng - Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật t, tài sản quan đơn vị Vai trò Văn phòng Có thể nói, với chức năng, nhiệm vụ trên, văn phòng phận thiếu quan tổ chức, đặc biệt máy hành nhà nớc Văn phòng mắt xích quan trọng, cầu nối quan đơn vị, đợc ví nh tai mắt quan đơn vị, nh nhớ thủ trởng Hoạt động văn phòng ảnh hởng trực tiếp đến thống nhất, liên tục hiệu hoạt động chung quan, đơn vị Trong thời đại thông tin nay, vai trò văn phòng trở nên quan trọng vậy, việc tổ chức văn phòng cho khoa học tảng cho quan đơn vị phát triển bền vững Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập II Tổng quan Văn phòng HĐDND&UBND huyện An Dơng Nhằm thực chủ trơng tinh giảm đội ngũ cán công chức máy hành nhà nớc địa phơng để hoạt động đợc thống có hiệu hơn, Văn phòng UBND Văn phòng HĐND huyện An Dơng đà sáp nhập làm láy tên gọi Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng 1.Vị trí, chức Văn phòng Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng quan chuyên môn UBND huyện, máy giúp việc Thờng trực HĐND UBND huyện Do vậy, có chức là: - Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, thờng trực HĐND, Ban HĐND, đại biểu HĐND tham mu số công việc Chủ tịch HĐND huyện giao - Tổ chức hoạt động UBND Chủ tịch UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy hành Nhà nớc, giúp UBND huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND UBND cấp xà để thực chơng trình, kế hoạch, công tác UBND, Chủ tịch UBND huyện; đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND&UBND huyện; tham mu, giúp UBND HĐND huyện công tác thi đua - khen thởng, công tác tôn giáo công tác chữ thập đỏ Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng: Với chức Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng có nhiệm vụ là: - Trình Thờng trực HĐND, UBND huyện chơng trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm HĐND UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra phòng, ban chuyên môn, UBND xÃ, thị trấn thực chơng trình kế hoạch công tác sau đà đợc phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng, ban chuyên môn, UBND xÃ, thị trấn theo quy định pháp luật - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lÃnh đạo, đạo, điều hành Thờng trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất đợc giao theo quy định Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập - Quản lý nội bộ, sở vật chất- kỹ thuật, đề xuất với thủ trởng quan mua sắm , bổ sung trang thiết bị, phơng tiện phục vụ làm việc quan hội nghị, họp theo yêu cầu lÃnh đạo - Quản lý thống việc ban hành văn UBND, chủ tịch UBND huyện; công tác văn th, giấy tờ, công văn hành chính, lu trữ văn pháp luật nhà nớc văn quan theo quy định pháp luật - Phối hợp với tra huyện tiếp công dân giải khiếu nại, tố cáo công dân - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động Thờng trực HĐND, UBND huyện tổ chức có liên quan theo quy định UBND huyện - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng - Quản lý cán bộ, công chức, viên chức, tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật đợc giao theo quy định UBND huyện Và thực nhiệm vụ khác Thờng trực HĐND, UBND huyện giao Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng đợc thể qua sơ đồ sau: HĐND huyện UBND huyện Văn phòng HĐND & UBND huyện Bp.HC quản trị Bp Tài vụ Bp.T.đuaK.thởng Ban Tôn giáo Hội Chữ Thập đỏ Bp.Hậu cần Đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng: Văn phòng HĐND-UBND huyện An Dơng có tất 26 cán công nhân viên chức, đợc chia vào phận Trong có: - LÃnh đạo Văn phòng huyện gồm Chánh Văn phòng Phó Văn phòng - Bộ phận Tài vụ gồm cán công chức Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập - Bộ phận Hành quản trị gồm cán thủ kho, lu trữ; nhân viên văn th; nhân viên đánh máy vi tính - Bộ phận Thi đua - Khen thởng gồm cán - Ban Tôn giáo gồm cán - Hội Chữ thập đỏ gồm cán - Bộ phận Hậu cần gồm nhân viên tạp vụ, nhân viên lái xe, nhân viên bảo vệ Mỗi cán bộ, công chức phận lại có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, cụ thể là: 4.1/Chức năng, nhiệm vụ Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện: - Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện chịu trách nhiệm trớc Thờng trực HĐND lÃnh đạo UBND huyện công việc Văn phòng, ®ång thêi trùc tiÕp gióp viƯc Chđ tÞch UBND hun - Chịu trách nhiệm công tác trọng tâm, đột xuất thờng trực HĐND, UBND, lÃnh đạo UBND huyện - Theo dõi tổng hợp công tác khối Nội chính, khối Nội vụ - Lao động thơng binh Xà hội, khối Tài - Kế hoạch, khối Kho bạc, Thống kê - Phối hợp với phòng ban thuộc huyện, đoàn thể nhân dân giải công việc thờng xuyên, đột xuất có liên quan đến đạo Thờng trực HĐND UBND huyện - Thực công tác tổ chức nội Văn phòng, phụ trách điều phối tổ, phận Văn phòng hoạt đông theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao - Viết báo cáo tháng báo cáo năm UBND huyện trình Chủ tịch UBND xem xét ký - Giữ vai trò làm chủ tài khoản Văn phòng - Chủ trì họp Văn phòng - Xây dựng chơng trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, quý năm UBND huyện trình lên lÃnh đạo huyện để thông qua 4.2/ Chức năng, nhiệm vụ Phó Văn phòng HĐND&UBND huyện: Ba Phó Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng đợc phân công chịu trách nhiệm mảng công việc khác nhau, là: - Một Phó Văn phòng phụ trách mảng Kinh tế trực tiếp giúp việc cho Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách vấn đề kinh tế Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập - Một Phó Văn phòng phụ trách mảng Văn - X·, trùc tiÕp gióp viƯc cho Phã Chđ tÞch UBND huyện phụ trách Văn hóa , xà hội huyện - Một Phó Văn phòng phụ trách theo dõi việc thực cải cách hành chính, chế " cửa" "Tin học hoá" Văn phòng theo nội dung Quyết định 112 Chính Phủ Ngoài ra, Phó văn phòng có nhiệm vụ sau: - Theo dõi, tổng hợp viết báo cáo quý, báo cáo chuyên đề hoạt động mảng phụ trách trình lÃnh đạo huyện, đồng thời làm báo cáo nhanh cho lÃnh đạo để tiếp đoàn khách quan cấp - Theo dõi công tác thi đua - khen thởng, dân tộc tôn giáo, công tác từ thiện, chữ thập đỏ huyện - Giúp việc, theo dõi, tổng hợp công việc cho Thờng trực HĐND UBND huyện - Phối hợp với Thanh tra huyện thực công tác tiếp dân, nhận đơn th kiến nghị, khiếu nại, tố cáo công dân liên quan đến mảng phụ trách - Phụ trách công tác hành chính, quản trị Văn phòng, quan tâm tới đời sống cán bộ, công chức Văn phòng, điều phối phơng tiện làm việc nhân lực theo yêu cầu công tác - Thực phối hợp Phó Văn phòng công việc - Đợc ký thay Chánh Văn phòng theo quy định, giải công việc Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng vắng mặt, công việc cấp bách, cần thiết Phó văn phòng khác thông báo lại kết công việc đà giải - Thực công việc khác đợc Chánh Văn phòng lÃnh đạo huyện giao phó 4.3/Chức năng, nhiệm vụ cán bộ phận Thi đua - Khen thởng: - Tham mu, gióp Héi ®ång Thi ®ua - Khen thởng huyện cụ thể hoá chủ trơng, sách Đảng, pháp luật Nhà nớc công tác thi đua khen thởng huyện - Xây dựng chơng trình kế hoạch, nội dung công tác thi đua, khen thởng cho tõng thêi kú vµ tõng lÜnh vùc nh»m thùc thắng lợi mục tiêu phát triển kinh tế -x· héi, an ninh - qc phßng cđa hun - Giúp UBND huyện tổ chức phong trào thi đua thực sách khen thởng huyện Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập - Phối hợp với ngành chức tuyên truyền, phổ biến, hớng dẫn tổ chức kiểm tra, đôn đốc địa phơng, đơn vị thực công tác thi đua, khen thởng; kiểm tra việc thực quy định sách khen thởng; giải khiếu nại, tố cáo công tác thi đua, khen thởng - Tham gia tiếp công dân, thu nhận hồ sơ, tài liệu liên quan ®Õn khen thëng; lµm thđ tơc cÊp ®ỉi hiƯn vËt khen thởng bị h hỏng, thất lạc xác nhận hình thức khen thởng; - Giúp UBND huyện việc sơ kết, tổng kết, phát điển hình tiên tiến, đúc rút phổ biến kinh nghiệm, nhân rộng phong trào thi đua điển hình tiên tiến; kiến nghị đổi công tác thi đua, khen thởng; xem xét, thẩm định đề xuất hình thức khen thởng đảm bảo xác, kịp thời theo quy định pháp luật - Thực việc tổ chức trao tặng khen thởng theo quy định pháp luật phù hợp với tập quán địa phơng; quản lý, cấp phát vật khen thởng huyện - Thực công việc khác Thêng trùc Héi ®ång Thi ®ua - Khen thëng giao lÃnh đạo Văn phòng phân công 4.4/ Chức năng, nhiệm vụ cán Ban Tôn giáo: - Cán chuyên trách công tác tôn giáo trực tiếp tham mu, giúp việc Trởng ban Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách vấn đề Văn - Xà hoạt động tôn giáo địa bàn huyện Đảm bảo chế độ thông tin báo cáo tình hình hoạt động tôn giáo địa bàn Ban Tôn giáo huyện với UBND huyện Ban Tôn giáo Thành phố - Phối kết hợp với cấp, ngành hớng dẫn thực chủ trơng, sách Đảng Nhà nớc công tác tôn giáo địa phơng - Giúp lÃnh đạo huyện tìm biện pháp đoàn kết tôn giáo; tuyên truyền, phổ biến sách tôn giáo Đảng Nhà nớc tới giáo dân; hớng giáo dân tới mục tiêu sống "Tốt đời, đẹp đạo" - Các cán làm công tác tôn giáo phải chịu quản lý hành Văn phòng, cán công chức khác Văn phòng thực tốt nhiệm vụ công việc chung mà cấp giao phó 4.5/Chức năng, nhiệm vụ cán Hội Chữ thËp ®á: - Trùc tiÕp tham mu, gióp UBND hun công tác chữ thập đỏ Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập - Phối hợp với cấp, ngành đẩy mạnh công tác tuyên truyền, vận động cán bộ, hội viên tầng lớp nhân dân, quan, đơn vị, tổ chức trị, xà hội tham gia hoạt động nhân đạo - Phát triển nâng cao chất chất lợng hoạt động tổ chức hội hội viên ; xây dựng tổ chức hội vững mạnh - Đảm bảo chế độ thông tin báo cáo tình hình, kết hoạt động tổ chức hội với UBND huyện Hội Chữ thập đỏ Thành phố - Kết hợp, phối hợp với phận khác Văn phòng thực tốt nhiệm vụ phận phụ trách nhiệm vụ chung quan 4.6/ Chức năng, nhiệm vụ cán công chức phận Tài vụ: - Quản lý chi tiêu cấp ngân sách huyện - Đề xuất với Chánh văn phòng khoản chi phát sinh sau đà cân đối thu chi theo định mức - Phối hợp với phòng Tài - Kế hoạch, Kho bạc huyện xây dựng định mức chi tiêu hàng tháng quan, đơn vị có tài khoản chung với Văn phòng Đảm bảo tiền lơng, kinh phí hoạt động hành chính, kinh phí phát sinh, chi hành phục vụ công tác đền bù giải phóng mặt ; toán hàng tháng luật Ngân sách chế độ hành - Xây dựng dựng kế hoạch tiền mặt, rút tiền Kho bạc đảm bảo kịp thời, đáp ứng nhu cầu hoạt động quan, UBND huyện tiền lơng Chính mà huyện Quản lý tiền mặt, cấp phát có chứng từ chi, hàng tháng đối chiếu với Kho bạc báo cáo theo quy định Đảm bảo an toàn quỹ - Phụ trách kế toán tiền lơng chi trả lơng cho cán công chức quan - Giúp Văn phòng quản lý, theo dõi việc mua sắm, sử dụng, lý tài sản chung quan - Đảm nhiệm công tác thu lệ phí từ phận tiếp nhận trả hồ sơ hành theo chế "một cửa" UBND huyện - Lu chứng từ chi tiêu, toán với tài chính, đối chiếu với Kho bạc - Thực công việc khác đợc lÃnh đạo Văn phòng phân công 4.7/ Chức năng, nhiệm vụ công chức phận Hành quản trị * Cán thủ kho, lu trữ: - Phối hợp với kế toán lập dự toán kinh phí hoạt động quan, chi hành chính, kinh phí phát sinh; theo dõi, quản lý tài sản chung quan Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập - Quản lý tài sản câu lạc bộ, dụng cụ thể thao quan - Đảm bảo điều kiện, đề xuất sửa chữa, mua sắm bổ sung sở vật chất phục vụ công tác quan - Cấp phát tiêu chuẩn Văn phòng phẩm trang bị bảo hộ theo chế độ - Duy trì, theo dõi, đôn đốc, tổng vệ sinh hàng tuần - Theo dõi hội nghị, điều hành công tác phục vụ quan - Thanh toán chi tiêu hành phục vụ hội họp - Quản lý kho lu trữ; định kỳ thu thập tài liệu, xử lý tài liệu, phân loại tài liệu đa vào phông lu trữ kịp thời, xếp tài liệu lu trữ khoa học, đảm bảo an toàn công văn tài liệu * Cán văn th: - Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đợc cấp có thẩm quyền ký duyệt ( văn đợc đóng dấu có chữ ký gốc) - Vào sổ theo dõi công văn công văn đến - Phân loại công văn, gửi quan đồng chí lÃnh đạo, sau chuyển lại kho lu trữ - Thờng trực điện thoại quan - Tiếp nhận báo cáo tháng, quý, năm sở nộp, gửi cho lÃnh đạoVăn phòng tổng hợp - Trong trờng hợp lÃnh đạo Văn phòng vắng, giúp Chánh, Phó Văn phòng cử ngời chạy công văn hoả tốc - Thực công việc khác lÃnh đạo Văn phòng phân công * Nhân viên đánh máy vi tính: - Đánh máy tài liệu theo thảo in ấn tài liệu, nhân bản, lục đà đợc lÃnh đạo Văn phòng duyệt đảm bảo xác, thể thức văn - Phân loại tên gọi công văn để lu trữ máy, hàng tháng kiểm tra thống lu loại văn theo quy định - Duy trì thực nội quy quản lý sử dụng trang thiết bị phong vi tính - Thực công việc khác lÃnh đạo Văn phòng phân công 4.8/ Chức năng, nhiệm vụ phận hậu cần: Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Bộ phận hậu cần với nhân viên bảo vệ, nhân viên lái xe, nhân viên tạp vụ có nhiệm vụ sau: - Bảo vệ, quản lý an toàn tài sản chung quan - Hớng dẫn công dân đến giao dịch, liên hệ công tác đảm bảo nội quy, quy định quan Ngăn chặn xử lý kịp thời đối tợng vào gây rối, làm trật tự công cộng quan - Chỉ dẫn phơng tiện lại cán bộ, công chức quan khách đến liên hệ công tác, công dân đến giao dịch phòng ban huyện nơi quy định, đảm bảo an toàn chịu trách nhiệm phơng tiện để nơi quy định, theo dẫn - Duy trì hiệu kẻng làm việc hàng ngày theo quy định, đảm bảo trật tự công cộng quan - Phụ trách điện thắp sáng, đóng, tắt điện khu vực quan theo quy định - Đảm bảo nớc uống, vệ sinh cho phòng ban HĐND& UBND huyện, cho họp, hội nghị diễn UBND huyện - Chuẩn bị xe đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, an toàn phục vụ kịp thời cho lÃnh đạo huyện công tác thờng xuyên đột xuất - Trình lÃnh đạo Vă phòng ký duyệt lệnh điều xe ngày - Bảo quản, bảo dỡng, sửa chữa xe, giữ gìn xe sẽ, sử dụng xe quy định - Thực công việc khác lÃnh đạo Văn phòng phân công 1 Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Chơng II: Tình hình thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng I Những điều kiện ảnh hởng đến trình thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng Sau 20 năm đổi mới, dới lÃnh đạo tài tính sáng suốt Đảng vµ Nhµ níc, nỊn kinh tÕ - x· héi níc ta đà có biến chuyển sâu sắc đà đạt đợc thành tựu vững Vị nớc ta ngày đợc nâng cao trờng Quốc tế Sự ổn định trị, cải cách mạnh mẽ hành quốc gia đà góp phần quan trọng để làm nên thành tựu Là quốc gia theo đờng Chủ nghĩa xà hội - đờng đầy thử thách, chông gai, đà đòi hỏi máy Nhà nớc ta phải không ngừng đợc đổi hoàn thiện Trong năm gần đây, xu híng héi nhËp héi nhËp Qc tÕ ®ang diƠn nh tất yếu khách quan đất nớc ta dần bớc vao sân chơi ( WTO, AFTA ), Đảng, Quốc hội Chính phủ đà ban hành nhiều chơng trình, sách đạo luật nhằm cải cách mạnh mẽ hành nớc nhà cho phù hợp với tình hình Là thành phố Cảng công nghiệp trẻ đầy động, Hải Phòng có vị trí quan träng sù ph¸t triĨn kinh tÕ - x· hội nớc nói chung, đặc biệt miền Bắc nói riêng Nhận thấy biến chuyển mạnh mẽ tình hình nớc quốc tế, thực tiễn Hải Phòng đòi hỏi lÃnh đạo Thành phố phải có đổi nhận thức t Hành quan liêu trớc Chính lẽ đó, Hải phòng đà lấy năm 2006 làm năm thực mạnh mẽ " Cải cách Hành chính" đà đạt đợc kết đáng kể "Cơ chế cửa" sau thử nghiệm thành công quận Ngô Quyền đợc nhân rộng khắp quận, huyện, thị xà Thành phố góp phần làm giảm bớt thủ tục phiền hà cho ngời dân đồng thời giúp quyền tinh gọn hoá máy hành nhà nớc Hoà chung vào khí thành phố Hải Phòng thời kỳ hội nhập đất nớc, huyện An Dơng đà có thuận lợi to lớn, song gặp khó khăn phức tạp trình phát triển.Thực Nghị 32 xây dựng phát triển Hải Phòng thời kỳ Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nớc Bộ Chính trị, Đảng bộ, HĐND, UBND huyện An Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Dơng đà thống đề chiến lợc phát triển kinh tế - xà hội huyện giai đoạn 2005-2010 với mục tiêu tổng quát nh sau: "Ph¸t huy trun thèng hun anh hïng , đổi mạnh mẽ, khai thác sử dụng có hiệu nguồn lực xây dựng phát triển kinh tế nhanh, toàn diện, vững chắc, song song với phát triển văn hoá xà hội, đảm bảo vững an ninh, mạnh quốc phòng đồng thời xây dựng Đảng hệ thống trị vững mạnh, đời sống nhân dân ngày nâng cao, đa An Dơng trở thành huyện công nghiệp Hải Phòng" Thực tế đòi hỏi Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng phải không ngừng đổi mặt để làm tốt chức tham mu, giúp việc cho lÃnh đạo HĐND & UBND huyện, góp phần vào thực thắng lợi mục tiêu đà đề II Tình hình chức thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng Trong phân công công việc Sự phân công công việc đợc thể rõ Quy chế hoạt động Văn phòng Nhìn chung, phân công công việc Văn phòng rõ ràng, cụ thể nên cán , công chức Văn phòng hiểu biết thành thạo công việc Điều đà tạo nhịp nhàng, ăn khớp hoạt động quan cán công chức, phận, ban ngành máy quản lý nhà nớc địa bàn huyện LÃnh đạo Văn phòng giữ vai trò ngời quản lý trực tiếp phận đội ngũ cán công chức, giao việc phù hợp cho vị trí theo dõi, kiểm tra tiến độ nh chất lợng công việc đợc hoàn thành, từ đánh giá lực đội ngũ nhân viên Còn cán công chức Văn phòng biết rõ công việc nên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, trình làm việc có phối kết hợp với Về đội ngũ cán công chức Văn phòng Đội ngũ cán công chức Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng có trình độ đồng Trong 26 ngời 90% có trình độ đại học (hoặc theo học đại học), lại 10% có trình độ trung cấp Các cán công chức nắm rõ nhiệm vụ chuyên môn nên đợc giao công việc hoàn thành tốt Nhiều cán tận tuỵ với công việc đợc giao không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn Trong công tác tiếp công dân, nhiều cán công chức Văn phòng có thái độ cử hoà nhÃ, khiêm tốn đợc nhân dân tin tởng, yêu quý Còn công việc, cán đoàn kết, phối hợp chặt chẽ với để làm tốt nhiệm vụ cá nhân tập thể Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Môi trờng làm việc Văn phòng Hệ thống sở vật chất kĩ thuật Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng hoàn chỉnh Toàn quan có máy vi tính, máy phô tô cóp py, máy fax, máy in phục vụ đắc lực cho việc in ấn, soạn thảo, chép, lu trữ văn Các phòng làm việc đợc lắp đặt hệ thống máy điều hoà, hệ thống chiếu sáng hoàn chỉnh, tạo môi trờng làm việc thuận lợi cho đội ngũ cán công chức Hệ thống máy tính Văn phòng đà đợc nối mạng internet mạng cục với UBND thành phố, tạo điều kiện cho cán công chức văn phòng khai thác thông tin cách nhanh chóng, xác kịp thời, phục vụ đắc lực lÃnh đạo HĐND UBND huyện Không khí làm việc Văn phòng lúc bận rộn khẩn trơng khối lợng công việc nhiều song với tinh thần làm việc hăng say, nhiệt tình đội ngũ cán công chức công việc đợc hoàn thành với hiệu cao Thêm vào đó, đoàn kết, quan tâm lÃnh đạo HĐND, UBND, lÃnh đạo Văn phòng huyện đà góp phần tạo động lực thúc đẩy tinh thần làm việc cho đội ngũ cán công chức Văn phòng Mối quan hệ Văn phòng với quan khác Văn phòng HĐND UBND huyện An Dơng vừa quan chuyên môn HĐND UBND huyện An Dơng (theo quan hệ chức năng) vừa quan trực thuộc văn phòng UBND thành phố (theo quan hệ chuyên môn nghiệp vụ) Vì vậy, Văn phòng chịu hai quản lý theo ngành dọc theo ngành ngang Ngoài ra, Văn phòng có quan hệ với phòng ban, tổ chức đoàn thể khác huyện, thực nhiệm vụ thu thập thông tin hoạt động phòng ban, tổ chức báo cáo lên lÃnh đạo huyện Văn phòng có trách nhiệm quản lý việc ban hành văn quản lý hành nhà nớc, hỗ trợ trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho tất phòng ban, xÃ, thị trấn huyện Có thể nói, Văn phòng vừa tai mắt lÃnh đạo, vừa mắt xích tạo nhịp nhàng, ăn khớp hoạt động tất quan máy hành nhà nớc cấp huyện, vừa cầu nối quan trọng nhân dân quyền địa phơng III Những kết hoạt động thực chức nhiệm vụ Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng Với đặc thù quan gồm nhiều phận, lại có nhiều quan chuyên môn huyện hoạt động lồng ghép nên Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng có nhiệm vụ tơng đối đa dạng, khối lợng công việc nhiều Tuy nhiên tập thể cán bộ, công chức Văn phòng đà đoàn kết, vợt qua khó khăn để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Dới lÃnh đạo cấp uỷ Chi bộ, Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập đạo trực tiếp Thủ trởng quan, Văn phòng HĐND&UBND huyện năm qua đạt danh hiệu tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc tặng nhiều khen Chính phủ, Thành phố, HĐND UBND huyện Nhìn chung kết thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng tốt, đợc thể qua lĩnh vực cụ thể sau: 1.Trong công tác tham mu, giúp việc cho lÃnh đạo huyện Trên sở chơng trình, nhiệm vụ công tác tháng, quý, năm quan Thờng trực HĐND, UBND huyện, lÃnh đạo Văn phòng đà tổ chức đạo thực hiƯn nhiƯm vơ tõng thêi gian, tõng thêi ®iĨm, đạo việc thực nhiệm vụ thờng xuyên, đột xuất, tiêu kế hoạch phát triển kinh tế xà hội toàn huyện Giúp lÃnh đạo huyện thực tốt chức lÃnh đạo quản lý quyền địa phơng Văn phòng giúp lÃnh đạo huyện xếp lịch làm việc với đoàn khách, với quan cấp với quyền sở; trì họp thờng kỳ, hàng tháng, họp giao ban HĐND UBND để xem xét đánh giá tình hình thực nhiệm vụ UBND ngành chức huyện, qua bàn bạc định tiêu phát triển giai đoạn triển khai nội dung quan trọng, đột xuất theo quy định cđa ph¸p lt Nhê cã sù tham mu, gióp viƯc Văn phòng mà lÃnh đạo huyện đà kịp thời giải công việc, không để ùn tắc, lu từ ngày sang ngày khác, công việc liên quan đến đơn th kiến nghị, khiếu nại, tố cáo công dân Trong công tác thông tin báo cáo Các cán công chức Văn phòng đà thờng xuyên thu thập tiếp nhận thông tin hình thức nh: Đi thực tế sở, qua giao ban, qua báo cáo đơn vị sau xử lý thông tin, tổng hợp tình hình cung cấp cho lÃnh đạo hai quan HĐND UBND huyện, giúp lÃnh đạo kịp thời đạo, bổ khuyết, tổ chức họp để triển khai thực nhiệm vụ thờng xuyên, đột xuất báo cáo lên quan cấp theo luật định có yêu cầu Ngoài Văn phòng tập hợp thông tin viết báo cáo hàng tháng, quý, năm phục vụ đạo, điều hành, phục vụ họp thờng kỳ UBND, HĐND báo cáo cấp Tham mu cho Thờng trực HĐND, lÃnh đạo UBND huyện xây dựng lịch, chơng trình công tác, kế hoạch thực hiện, giúp cho lÃnh đạo điều hành công việc thời gian cách chủ động, trọng tâm, trọng điểm, đảm bảo nhịp nhàng, ăn khớp phòng, ban trực thuộc, ngành liên quan, phận quan Soạn thảo ban hành văn theo yêu cầu lÃnh đạo, đạo, điều hành lÃnh đạo hai quan Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Trong công tác quản trị hành chính, văn th lu trữ Các cán văn th lu trữ cố gắng làm tốt công tác chuyên môn Trong công tác văn th: cán đà tiếp nhận công văn đến, chuyển công văn kịp thời, phục vụ lÃnh đạo, đạo thực nhiệm vụ lÃnh đạo hai quan, lại vừa đảm bảo chế độ thông tin báo cáo cấp kịp thời, nguyên tắc quản lý công văn tài liệu dấu Trong công tác lu trữ, cán đà bớc thu thập xử lý tài liệu, phân loại công văn tài liệu đa vào phông lu trữ, phục vụ cho việc tra cứu thuận tiện, đảm bảo an toàn, bí mật cho công văn tài liệu Các văn phát hành phục vụ cho đạo điều hành lÃnh đạo huyện số lợng nhiều nhng đà có tập trung cao đảm bảo kịp thời theo yêu cầu, thể thức trình bày văn đà với quy định pháp luật, giảm tối đa sai sót Công tác quản trị hành có nhiều tiến bộ.Tài sản quan đợc bảo vệ, quản lý tốt, đồng thời cán đà kịp thời đề xuất với lÃnh đạo bổ sung, sửa chữa trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ trình làm việc, cải thiện điều kiện làm việc cán công chức Văn phòng 4.Trong công tác kế toán, tài vụ Kế toán trởng kế toán viên đà phối hợp chặt chẽ với phòng Tài chính-Kế hoạch, Kho bạc huyện xây dựng định mức chi tiêu hàng tháng cho quan đơn vị có tài khoản chung với Văn phòng Hoạt động phận kế toán tài vụ đà đảm bảo trả lơng kịp thời cho cán nhân viên, chi kinh phí hoạt động hành Tất cảc hoạt đông nguyên tắc tài kế toán, an toàn quỹ, đồng thời giải kịp thời tài phát sinh trình hoạt động công tác đột xuất quan theo kế hoạch lÃnh đạo UBND huyện Trong công tác thi đua khen thởng, tôn giáo, chữ thập đỏ Các phận hoạt động có hiệu quả, góp phần không nhỏ vào kết chung toàn văn phòng, giúp lÃnh đạo huyện kịp thời biểu dơng, khen thởng tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc lao động sản xuất công tác, động viên kịp thời phong trào chung toàn huyện; có biện pháp chấn chỉnh, xử lý nghiêm khắc hoạt động trái pháp luật lĩnh vực này; đồng thời tạo tinh thần đoàn kết, tơng thân tơng ái, lành đùm rách phong trào đền ơn đáp nghĩa rộng khắp nhân dân toàn huyện 6.Trong công tác tuyên truyền phổ biến sách pháp luật Đảng Nhà nớc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức quan Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Nhận thức rõ tầm quan trọng công tác trị t tởng khối quan Nhà nớc địa phơng, lÃnh đạo văn phòng HĐND&UBND huyện thờng xuyên coi trọng công tác giáo dục trị, t tởng, không ngừng tổ chức lớp bồi dỡng giúp đội ngũ cán quan học tập, nắm rõ thị, nghị Đảng,chính sách pháp luật Nhà nớc Nhờ mà cán công chức quan đà nâng cao đợc nhân thức, giữ vững lập trờng t tởng, không hoang mang, dao động trớc khó khăn, trớc diễn biến phức tạp tình hình nớc quốc tế, tin tởng vào lÃnh đạo Đảng, nghiệp đổi mới, vào đờng lên Chủ nghĩa xà hội đất nớc, đồng thời công chức quan chấp hành tốt nội quy, quy chế quan, nêu cao ý thức trách nhiệm công việc cơng vị công tác đợc giao Các cán công chức xác định tốt nhiệm vụ đợc phân công, yên tâm công tác, có trách nhiệm với công việc, có lối sống lành mạnh, giản dị cầu thị tiến Năm 2006 đà có 93,1% cán công chức quan đạt danh hiệu lao động tiên tiến, 90% đợc đề nghị Hội đồng Thi đuaKhen thởng huyện công nhận đạt chiến sĩ thi đua cấp sở, cấp huyện thành phố; đề nghị quan đạt tập thể lao động tiên tiến xuất sắc, công đoàn vững mạnh xuất sắc Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Chơng III: Đánh giá tình hình thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng số ý kiến đóng góp Từ kết đà đạt đợc hoạt động Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng năm vừa qua ta thấy u nhợc điểm, khó khăn, tồn tồn cản trở hoạt động Văn phòng Đó là: 1.Những điểm mạnh, u điểm Văn phòng Văn phòng HĐND&UBND huyện An Dơng nhiều năm vừa qua cờ đầu phong trào hoạt động huyện Sở dĩ nh Văn phòng có đội ngũ cán đợc trẻ hoá, có trình độ, lực, lại nhiệt tình công tác nên hiệu công việc cao (trên 90% cán công chức Văn phòng có đại học) Văn phòng đà xây dựng đợc tập thể đoàn kết vững mạnh, trì thực tốt quy chế dân chủ hoạt động quan Hệ thống nội quy, quy chế Văn phòng bớc đợc hoàn chỉnh, sở cá nhân xác định nhiệm vụ để thực chấp hành Hệ thống sở vật chất kỹ thuật Văn phòng tốt hoàn chỉnh đà tạo môi trờng lao động thuận lợi cho không ngời lao động mà tạo cảm giác thoải mái cho công dân đến làm việc Thêm vào đó, Văn phòng nhận đợc quan tâm đạo lÃnh đạo HĐND&UBND huyện, hoàn thành tốt nhiệm vụ, tiêu đợc giao nên tiền đề quan trọng tạo động lực quan trọng cho cán công chức Văn phòng phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao Những hạn chế yếu tồn hoạt động Văn phòng 2.1/ Về đội ngũ cán công chức: Hầu hết đội ngũ cán công chức Văn phòng có cấp nhng trình làm việc nhiều ngời đà bộc lộ yếu mặt lực việc học lấy cấp để nâng lơng diễn phổ biến (chứ để nâng cao trình độ chuyên môn) nên Văn phòng tồn vấn đề cấp không phù hợp với công việc làm Có thể nói, công việc hành không chức nghiệp mà nghệ thuật đòi hỏi ngời lao động say mê sáng tạo lòng yêu nghề, nhng tất Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập cán công chức văn phòng có lòng yêu nghề mà nhiều ngời coi công việc cho nhàn hạ, giải vấn đề việc làm Trình độ Tin học, ngoại ngữ cán công chức hạn chế nên việc ứng dụng vào làm việc hệ thống máy vi tính Văn phòng ít, nhiều công việc văn phòng phải làm thủ công nên nhiều thời gian công sức Thêm vào cán công chức chậm cập nhật đợc thông tin mới, thay đổi hệ thống pháp luật hành gây tình trạng thực sai trình tự, thủ tục khiến cho văn ban hành không thống nhất, hiệu lực Chính mà huyện Sự phân công, bố trí công việc văn phòng nhiều điểm bất hợp lý, nhiều phận thừa, nhiều phận lại thiếu nhân lực vừa g©y sù l·ng phÝ võa g©y sù bøc xúc cho cán công chức văn phòng ngời làm không hết việc, ngời ngồi chơi ý thức ngời lao động vấn đề tồn văn phòng Bên cạnh cán công chức có ý thức kỷ luật, hăng say làm việc phận không nhỏ lại thờng xuyên làm việc riêng thời gian làm việc, thờng xuyên bỏ vị trí công tác ngoài, gây nên chờ đợi cho công dân đến trao đổi công việc toàn quan tồn tình trạng muộn, sớm, bỏ dở công việc, mợn danh nghĩa công tác để tranh thủ làm việc riêng, Chính mà huyện Nhiều công chức ý thức giữ gìn tài sản công, gây lÃng phí sử dụng văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, chi phí cho giấy in, cho điện, điện thoại cao 2.2/Trang thiết bị phục vụ cho hoạt động Tuy Văn phòng đợc trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động nhng lại chế độ bảo dỡng định kỳ, không sử dụng mục đích nên hay bị hỏng Các trang thiết bị hỏng lại không đợc sửa chữa kịp thời nên không phục vụ kịp thời công việc đợc giao văn phòng Ví dụ nh, Văn phòng có hai máy phô tô có máy hoạt động, có máy in có máy hoạt động, nhiều máy vi tính cha đợc nối mạng, Chính mà huyện nên cha khai thác hết tính sử dụng trang thiết bị 2.3/ Công tác xây dựng, soạn thảo ban hành văn Việc ban hành văn Văn phòng nhìn chung đà thể thức quy định, nhiên, Văn phòng lại cha tham mu đợc cho quan khác HĐND&UBND huyện việc ban hành văn thể thức, trình tự luật định, mảng công văn, chơng trình hoạt động Cao Thị Liễu Báo cáo thực tập Văn ban hành chồng chéo, mâu thuẫn mặt nội dung nên nãi nhiỊu nhng chÊt lỵng cha thùc sù cao ¶nh hëng lín ®Õn hiƯu qu¶ qu¶n lý nãi chung quan hành nhà nớc cấp huyện Văn phòng cha tham mu đợc cho lÃnh đạo huyện ban hành thống quy định quy trình tiếp nhận, xử lý văn nên xảy trờng hợp tiếp nhận văn sai với quy định nhà nớc Công tác quản lý, lu trữ văn đi, văn đến bị xem nhẹ gây khó khăn cho việc khai thác, tra cứu cần tài liệu Công tác tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật cấp chậm thiếu thống Việc cập nhật văn cha thờng xuyên, liên tục chậm thay đổi so với thực tiễn 2.4/ Về việc lập trơng trình công tác tổ chức họp Vấn đề họp, hội nghị tràn lan kéo dài vấn nạn đất nớc Không quan hành nhà nớc mà hầu hết tổ chức, đơn vị nghiệp, họp hành hội nghị khiÕn cho nhµ níc tèn thÊt nhiỊu kinh phÝ song lại không mang lại hiệu cao Nhìn chung, việc lập chơng trình công tác tổ chức họp cho quan văn phòng HĐND&UBND huyện số yếu kém, là: Chơng trình công tác cha bám sát với thực tế phát triển huyện lại thiếu tính linh động nên thờng xảy tình trạng họp bất thờng công tác đột xuất Các họp cha trọng nhiều mặt nội dung nên thờng kéo dài mà hiệu lại không cao gây lÃng phí không thời gian, tiền mà lÃng phí nhân lực Điều trái với chơng trình cải cách hành mà Đảng nhà nớc ta cố gắng thực * Nguyên nhân yếu do: Nhận thức đội ngũ cán công chức hạn chế, t tởng an phận thủ thờng ăn sâu vào suy nghĩ nhiều ngời Hầu hết cán công chức văn phòng có cấp song lại chuyên môn nghiệp vụ mà họ làm mà việc tổ chức học tập, nâng cao kiến thức công việc hành nhà nớc cho đội ngũ cán công chức lại hạn chế nên không tránh khỏi tình trạng trình độ chuyên môn yếu, không hoàn thành nhiệm vụ thời gian quy định, thực sai quy định nhà nớc, Chính mà huyện Sau 20 năm đổi mới, đà đạt đợc nhiều thành tựu đáng khâm phục đa đất nớc dần thoát khỏi nghèo nàn, lạc hậu để sánh vai với cờng quốc khác giới Nhng thay đổi nhanh chóng đà khiến cho nhợc điểm kinh tế - xà hội, hành công bộc lộ rõ nét h¬n