Giới thiệu tổng quan về công ty sản xuất và thương mại tmc và bài toán quản lý bán hàng

Giới thiệu tổng quan về công ty sản xuất và thương mại TMC và bài toán quản lý bán hàng

Giới thiệu về Công ty sản xuất và thương mại TMC

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty Sản xuất và Thương mại TMC, được thành lập vào tháng 4 năm 2002, chuyên sản xuất và kinh doanh các loại tranh đá quý.

Với sự nâng cao chất lượng cuộc sống, nhu cầu về hàng hóa cao cấp, đặc biệt là các sản phẩm nghệ thuật, ngày càng gia tăng Tháng 4 năm 2002, công ty TMC được thành lập dưới sự lãnh đạo của ông Đặng Văn Thắng cùng với các thành viên trong gia đình Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh tranh làm từ đá quý, chủ yếu phục vụ thị trường Hà Nội và các tỉnh lân cận.

Tên giao dịch của công ty: Công ty sản xuất và thương mại TMC. Tên viết tắt: TMC Địa chỉ: 354 Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội. Điện thoại: 046.432.465

Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất và cung cấp các loại tranh đá quý ra thị trường.

1.1 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty

Qua khảo sát thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc, 4 phòng : Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự và một xưởng sản xuất.

Giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông qua Phó Giám đốc, đồng thời trực tiếp quản lý Phòng nhân sự.

Phó giám đốc là người điều hành các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó.

Chức năng chính của các phòng:

 Tiếp nhận các đơn đặt hàng và giải quyết các đơn đặt hàng.

 Vạch ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh.

 Quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty.

 Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Nhà nước.

 Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương.

 Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định.

 Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định.

 Thực hiện nghiệp vụ thanh toán.

 Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.

 Tuyển dụng nhân sự cho công ty

 Quản lý hồ sơ của các nhân viên trong công ty

 Quản lý khen thưởng, kỷ luật

 Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các loại tranh được sản xuất.

 Sản xuất các loại tranh bán ra thị trường.

1.1.3 Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty Đây là một công ty sản xuất và kinh doanh, do đó việc giải quyết tốt bài toán Quản lý bán hàng là một công việc mang tính quyết định đối với công ty

Hoạt động bán hàng của công ty bắt đầu khi khách hàng đặt hàng một bức tranh theo chủ đề và kích cỡ mong muốn, có thể lựa chọn từ catalogue hoặc từ các mẫu có sẵn tại phòng trưng bày Nếu khách hàng muốn một bức tranh với chủ đề và kích cỡ chưa có, họ có thể đặt hàng và thống nhất thời gian với công ty để sản xuất Khi giao hàng, khách hàng sẽ kiểm tra sản phẩm và nếu đạt yêu cầu, sẽ tiến hành thanh toán với bộ phận thanh toán của công ty.

Hiện nay công việc quản lý bán hàng của công ty được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:

 Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.

 Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến những sai sót.

 Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.

 Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.

 Thông tin thường được lưu trữ trên giấy nên gây lãng phí lớn.

 Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được các yêu cầu lớn hơn đặt ra.

Công ty cần thiết lập một hệ thống quản lý bán hàng mới, dựa trên các phương thức hoạt động và quy tắc làm việc hiện tại Hệ thống này phải giải quyết hiệu quả các vấn đề đang gặp phải, đồng thời phù hợp với điều kiện và yêu cầu cụ thể của công ty.

Thực trạng tin học hóa tại công ty sản xuất và thương mại TMC

Công ty hiện đang lên kế hoạch mở rộng sản xuất và kinh doanh, với việc thành lập thêm chi nhánh tại Hà Nội và dự định mở rộng ra các tỉnh khác Sự phát triển này đã làm cho công tác quản lý bán hàng trở nên phức tạp hơn, buộc công ty phải tìm kiếm một công cụ quản lý bán hàng hiệu quả hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng.

Trong thời đại hiện nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong sản xuất kinh doanh ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu Do đó, các công ty cần khẩn trương xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động, đặc biệt là trong quản lý bán hàng.

Công ty đã lập kế hoạch cụ thể để tin học hoá một số hoạt động nhằm mở rộng sản xuất kinh doanh, dự kiến dành 30% lợi nhuận năm tới cho kế hoạch này và 5% lợi nhuận các năm sau để bảo trì, nâng cấp hệ thống thông tin Đồng thời, công ty sẽ tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ tin học cao cho các công việc liên quan đến công nghệ thông tin trong tương lai.

1.2.2 Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong các nghiệp vụ bán hàng của công ty.

Công ty Sản xuất và Thương mại TMC hiện chưa ứng dụng Công nghệ thông tin vào quy trình quản lý, dẫn đến việc quản lý thủ công cồng kềnh và dễ nhầm lẫn, đặc biệt trong quản lý bán hàng Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý của công ty, mặc dù đã cố gắng khắc phục Để cải thiện tình hình, công ty cần xây dựng một hệ thống bán hàng khoa học và áp dụng các tiến bộ công nghệ hiện đại.

Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty sản xuất và thương mại TMC

1.3.1 Các giải pháp cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty TMC.

Trong nền kinh tế đa dạng hiện nay, quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh Do đó, sự xuất hiện của các giải pháp quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng, là điều không thể thiếu.

Với thực trạng của công ty hiện nay có thể đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác quản lý bán hàng:

Để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc, doanh nghiệp cần tuyển dụng những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm phù hợp, đồng thời cử nhân viên quản lý bán hàng tham gia các lớp đào tạo chuyên sâu.

Công ty cần đầu tư hợp lý vào công nghệ thông tin bằng cách mua sắm máy vi tính và phần mềm phù hợp để nâng cao hiệu quả quản lý Việc ứng dụng công nghệ giúp giảm thiểu sai sót trong hạch toán kế toán và rút ngắn thời gian lập báo cáo, đồng thời cung cấp cho Giám đốc công cụ phân tích và xử lý dữ liệu, hỗ trợ cho công tác hoạch định, quản lý, giám sát và dự báo trong hoạt động.

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm cho quản lý thủ công trở nên không còn phù hợp, với nhiều yếu kém như thông tin nghèo nàn, lạc hậu và không được cập nhật thường xuyên Việc lưu trữ và bảo quản thông tin gặp khó khăn, dẫn đến sự không nhất quán và trùng lặp giữa các bộ phận Hơn nữa, quá trình thống kê và phân tích thông tin tốn nhiều thời gian và công sức, gây khó khăn trong việc ra quyết định Do đó, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng trở nên phổ biến, giúp khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ, tối ưu hóa các bài toán quản lý, giảm thời gian và chi phí xử lý, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Công ty cần thiết lập một hệ thống quản lý bán hàng thống nhất và đồng bộ để tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

1.3.2 Các yêu cầu về mặt chức năng

Hệ thống được xây dựng cần phải đảm bảo các chức năng sau:

 Quản lý một cách khoa học các hàng hoá trong kho

 Quản lý các loại hàng xuất, thời gian xuất hàng

 Quản lý các đơn hàng

 Quản lý các khách hàng.

 Đưa ra các báo cáo thống kê theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo

1.3.3 Các yêu cầu về cơ sở công nghệ

 Sử dụng các công nghệ tin học tiên tiến hiện nay.

 Sử dụng các ngôn ngữ lập trình bậc cao nhằm giúp cho người dùng dễ dàng trong việc sử dụng các chức năng của chương trình.

Thiết kế giao diện người dùng khoa học và thân thiện ngày càng trở nên quan trọng Hiện nay, có nhiều ngôn ngữ lập trình hỗ trợ người dùng trong việc thiết kế giao diện dễ dàng, trong đó Visual Basic là một trong những lựa chọn nổi bật.

Để bảo đảm an toàn cho dữ liệu của công ty, việc sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tính bảo mật cao là vô cùng cần thiết Hiện nay, có nhiều lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu như SQL Server, MySQL, Oracle và MS Access, mỗi loại đều có những ưu điểm riêng trong việc quản lý và bảo vệ thông tin.

 Đảm bảo hệ thống có thể sử dụng trong một thời gian dài mà không bị lỗi thời về mặt công nghệ.

1.3.4 Lợi ích mà hệ thống có thể mang lại

 Giúp công ty có thể quản lý công tác quản lý bán hàng một cách khoa học và chính xác.

 Giảm thiểu về mặt thời gian và nhân lực vào việc quản lý bán hàng.

 Phù hợp với xu thế ngày càng tiến lên của thế giới

Cơ sở phương pháp luận để xây dựng bài toán quản lý bán hàng

Tổng quan về phần mềm và các khái niệm

2.1.1 Phần mềm và phần mềm ứng dụng.

Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được lập trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ, được sắp xếp theo trật tự nhất định để tự động thực hiện chức năng hoặc giải quyết vấn đề cụ thể.

Phần mềm là tổng thể bao gồm 3 bộ phận:

 Các chương trình máy tính

 Các kiểu cấu trúc dữ liệu

 Các tài liệu hướng dẫn sử dụng

Chương trình này cho phép máy tính thực hiện trực tiếp các công việc mà người dùng yêu cầu, khác với phần mềm hệ thống chỉ tích hợp các chức năng mà không thực hiện tác vụ cụ thể nào có ích cho người dùng.

Các phần mềm ứng dụng thường được tổ chức thành bộ phần mềm, giúp người dùng dễ dàng học và sử dụng nhờ giao diện và tính năng tương tự Sự tương tác giữa các phần mềm trong bộ này mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng.

2.1.2 Các khái niệm liên quan

Công nghệ phần mềm là lĩnh vực quy tắc kỹ thuật liên quan đến mọi khía cạnh trong quy trình sản xuất phần mềm Để đảm bảo hiệu quả và chất lượng, các kỹ sư phần mềm cần áp dụng một phương pháp luận có hệ thống trong công việc của mình.

Quản trị viên dự án cần có khả năng tổ chức công việc hiệu quả, đồng thời áp dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp với từng vấn đề cụ thể, cũng như các ràng buộc và tài nguyên hiện có.

Công nghệ phần mềm bao gồm ba thành phần chính: phương pháp, công cụ và thủ tục, hỗ trợ các kỹ sư phần mềm trong thiết kế và giúp các nhà quản lý dự án hiểu rõ quy trình quản lý dự án phần mềm.

Chúng ta có thể biểu diễn khái niệm công nghệ phần mềm như sau:

Hình 2: Mô hình biểu diễn khái niệm công nghệ phần mềm

 Vòng đời phát triển của phần mềm

Vòng đời phát triển phần mềm là khái niệm quan trọng nhằm phân đoạn toàn bộ quá trình từ khi phần mềm được ra đời cho đến khi hoàn thiện Việc hiểu rõ từng giai đoạn trong vòng đời này giúp các nhà phát triển áp dụng những biện pháp phù hợp, đảm bảo phần mềm ngày càng hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn nhu cầu người dùng.

Người ta thường dùng một mô hình gọi là mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm.

Mô hình thác nước thể hiện rằng các bậc cao hơn sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ đến các bậc thấp hơn, với tác động càng rõ rệt ở những bậc cuối cùng Điều này cho thấy sự phụ thuộc và tương tác giữa các cấp độ trong hệ thống.

Mô hình thác nước có nhược điểm chính là khó khăn trong việc thay đổi các giai đoạn đã thực hiện Nó chỉ phù hợp khi yêu cầu được xác định rõ ràng, và mọi thay đổi phải được giới hạn trong suốt quá trình thiết kế.

Chúng ta lần lượt xem xét các công đoạn của mô hình:

Công nghệ hệ thống là phương pháp luận tổng quát dùng để phân tích và phát triển phần mềm, yêu cầu đánh giá toàn diện các tác động và ảnh hưởng của phần mềm cùng với chức năng hệ thống ở mọi giai đoạn.

Mục đích của công đoạn phân tích là xác định rõ ràng mục tiêu của phần mềm, đồng thời đánh giá các ràng buộc về kinh tế và công nghệ, cũng như xác định miền áp dụng của phần mềm.

Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong công nghệ phần mềm, nhằm tạo ra một hồ sơ thiết kế phần mềm đầy đủ, làm nền tảng cho quá trình lập trình.

Mã hóa trong công nghệ phần mềm là quá trình chuyển đổi bản vẽ thiết kế thành mã lập trình cụ thể, tương tự như cách thiết kế và thi công trong xây dựng Quá trình thiết kế trong phần mềm tương đương với thiết kế trong xây dựng, trong khi lập trình tương ứng với thi công.

Là công đoạn tiến hành kiểm tra tất cả phần mềm trong đó tiến hành kiểm tra hệ thống, kiểm tra thủ tục phần mềm

 Bảo trì Đây là công đoạn thực hiện sau khi phần mềm đã được đưa vào sử dụng và được tiến hành dưới 3 hình thức.

 Môi trường thiết kế phần mềm

Trong công nghệ phần mềm, khi thiết kế một vấn đề nào đó người ta phân ra 2 góc độ.

 Góc độ quản lý: Phục vụ cho những người quản lý dự án phần mềm Người ta chia làm 2 mức độ:

 Góc độ kỹ thuật: Dành cho các kỹ sư phần mềm Người ta chia làm 4 mức độ:

Thiết kế kiến trúcThiết kế dữ liệu

Thiết kế các thủ tục

Thiết kế các giao diện

Thiết kế sơ bộ Thiết kế chi tiết

 Thiết kế các thủ tục.

 Thiết kế các giao diện.

Quy trình thống nhất này có mối liên hệ chặt chẽ giữa các yếu tố, do đó, người ta thường sử dụng hình vẽ để thể hiện mối quan hệ giữa góc độ quản lý và góc độ kỹ thuật.

Hình 4: Tiến trình thiết kế phần mềm

Kiến trúc phần mềm là quá trình sắp xếp các Module và xác định mối quan hệ giữa chúng, tạo thành một cấu trúc hoàn chỉnh với tính logic cao.

Quy trình xây dựng và phát triển phần mềm

Quy trình phần mềm là một tập hợp các hành động mà mục đích của nó là xây dựng và phát triển phần mềm

Người ta phân định quy trình xây dựng và phát triển phần mềm thành các công đoạn chính mà chúng ta có thể biểu diễn trong hình vẽ sau:

Trong quy trình phát triển phần mềm, các công đoạn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, với nguyên tắc rằng mỗi giai đoạn tiếp nhận sản phẩm từ giai đoạn trước như dữ liệu đầu vào Do đó, chất lượng phần mềm không chỉ phụ thuộc vào một công đoạn cụ thể mà còn vào tất cả các giai đoạn trong quy trình.

2.2.2 Các quy trình cụ thể

 Quy trình 1: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

Mục đích của quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm là tổ chức các cuộc gặp gỡ với khách hàng, soạn thảo hợp đồng phần mềm, và cuối cùng là ký kết hợp đồng để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả.

Kết thúc Đề xuất HĐPM

Lập giải pháp Soạn thảo HĐPM Theo dõi thực hiện Thanh toán, thanh lý hợp đồng

Hồ sơ quy trình 1 Đúng Sai

Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây:

 Soạn thảo và ký kết hợp đồng phần mềm.

 Theo dõi thực hiện hợp đồng phần mêm.

 Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm.

Hình 6: Lưu đồ quy trình 1

 Quy trình 2: Quy trình xác định yêu cầu

Quy trình xác định yêu cầu nhằm đo lường cụ thể các yêu cầu của khách hàng đối với phần mềm tương lai Quá trình này mô hình hóa toàn bộ chức năng của phần mềm sẽ được thiết kế, do đó, xác định yêu cầu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng phần mềm sau này.

Lập kế hoạch xác định yêu cầu

Phân tích nghiệp vụ Lập BFD

Hồ sơ quy trình 2 Đúng Sai

Quy trình xác định yêu cầu trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây:

 Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu.

Lập mô hình hoạt động của hệ thống là yếu tố quan trọng, giúp phân biệt phần mềm này với các phần mềm khác.

Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu yêu cầu cán bộ xác định các yêu cầu cụ thể và nêu bật các đặc trưng riêng biệt của phần mềm so với các phần mềm khác Đồng thời, việc lập mô hình hoạt động của hệ thống bao gồm việc xây dựng các sơ đồ như BFD, IFD và DFD để minh họa quy trình và cấu trúc hệ thống.

Hồ sơ quy trình 2 là nền tảng thiết yếu cho việc thiết kế quy trình Nếu có sai sót trong hoạt động này, sẽ gây ra hậu quả khó lường, dẫn đến việc phần mềm không đáp ứng đúng các chức năng mà cơ quan thực tế yêu cầu.

Lập kế hoạch thiết kế

Thiết kế giao diện Thiết kế công cụ cài đặt Duyệt thiết kế kiến trúc

 Quy trình 3: Quy trình thiết kế trong công nghệ phần mềm

Quy trình thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng phần mềm, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay Hồ sơ thiết kế là nền tảng cho việc phát triển phần mềm, yêu cầu các chuyên gia lập trình cần phải biết đọc bản vẽ để hiểu cấu trúc tổng quát của phần mềm Với sự phát triển của các công cụ lập trình tự động, phần lập trình có thể được giao cho máy thực hiện, giúp tối ưu hóa quy trình phát triển.

Quy trình thiết kế trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây:

- Thiết kế công cụ cài đặt.

Lập kế hoạch thiết kế

 Quy trình 4: Quy trình lập trình trong công nghệ phần mềm

Dựa trên hồ sơ thiết kế, một ngôn ngữ lập trình được chọn để chuyển đổi bản vẽ thành phần mềm Quy trình này được gọi là thi công phần mềm.

Quy trình lập trình trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau.

 Lập trình các thư viện chung.

Hồ sơ quy trình 4 Test theo yêu cầu của khách hàng

 Quy trình 5: Test trong công nghệ phần mềm

Sau khi hoàn thành lập trình, phần mềm sẽ được các kỹ sư phần mềm tiến hành kiểm tra Trước khi ra mắt sản phẩm, phần mềm phải trải qua quy trình kiểm tra nghiêm ngặt, bao gồm kiểm tra hệ thống, kiểm tra theo các tiêu chuẩn nghiệm thu và kiểm tra dựa trên yêu cầu của khách hàng.

Quy trình test trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:

 Lập kịch bản test (Scenario)

Trong quá trình kiểm tra phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, việc lập kịch bản là rất quan trọng Kịch bản không chỉ là nền tảng mà còn là chìa khóa để xác định bản chất và tính năng của phần mềm.

Lập kế hoạch triển khai

Lập giải pháp triển khai

Lập biên bản bàn giao Đào tạo sử dụng

 Quy trình 6: Quy trình triển khai

Quy trình triển khai là bước cuối cùng trong sản xuất phần mềm công nghiệp, nhằm mục đích cài đặt phần mềm cho khách hàng, đào tạo cách sử dụng và bàn giao sản phẩm.

Quy trình triển khai trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:

 Lập biên bản bàn giao cho khách hàng.

Các phương pháp thiết kế

2.3.1 Phương pháp 1: Top Down Design(TDD) Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Tư tưởng của phương pháp này là đi từ tổng quan đến chi tiết tức là khi giải quyết một vấn đề nào đó của thực tiễn, người ta đưa ra các phác thảo từ giải quyết vấn đề tổng quát Sau đó các vấn đề lại được phân ra thành vấn đề nhỏ, cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới cho đến khi mỗi vấn đề có thể tương ứng với một chương trình, do đó phương pháp này còn có tên gọi là thiết kế “ từ đỉnh xuống” ( Top down design) Quy trình này cũng được gọi là quy trình cấu trúc hoá.

Phương pháp thiết kế TDD rất phù hợp cho các doanh nghiệp và tổ chức chưa tin học hóa hệ thống thông tin, tức là vẫn đang sử dụng mô hình xử lý thủ công Áp dụng phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống đáy giúp giải quyết triệt để các vấn đề thực tiễn, đồng thời đảm bảo phần mềm có tính ứng dụng cao.

2.3.2 Phương pháp 2: Bottom Up Design( BUD)

Phương pháp thứ hai trong thiết kế hệ thống có cách tiếp cận ngược lại với phương pháp thứ nhất, bắt đầu từ các chi tiết cụ thể trước khi tổng hợp thành tổng quát Đầu tiên, các vấn đề cụ thể được giải quyết, sau đó nhóm chúng lại dựa trên chức năng tương tự để hình thành các nhóm từ dưới lên đến module chính Tiếp theo, thiết kế thêm các chương trình để làm phong phú và hoàn thiện chức năng của các phân hệ Cuối cùng, một chương trình tổng hợp các module thành một hệ thống thống nhất và hoàn chỉnh được xây dựng.

Phương pháp này chủ yếu được áp dụng trong các hệ thống thông tin đã được tin học hóa một phần Trong trường hợp này, việc tin học hóa chỉ thực hiện ở một số bộ phận, mang lại hiệu quả thiết thực Khi phát triển hệ thống thông tin mới, không nên áp dụng phương pháp xóa bỏ hoàn toàn để tránh việc làm lại từ đầu Thay vào đó, các phần mềm hiện có sẽ được giữ lại trong hệ thống mới, giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo tính kế thừa và duy trì thói quen sử dụng của người dùng.

Quá trình áp dụng phương pháp thứ hai gồm 3 bước:

 Bước 1: Xuất phát từ cụ thể, phân tích chức năng các phần mềm và xếp chúng thành từng nhóm với cùng chức năng

 Bước 2: Trong các nhóm, người ta phát triển thêm các chức năng mới.

Bước 3 trong quá trình thiết kế giải thuật là tích hợp các nhóm thành một hệ thống thống nhất Chúng ta đã xem xét hai phương pháp thiết kế cơ bản của lập trình cấu trúc, và trong thực tiễn, lập trình viên thường lựa chọn một trong hai phương pháp này tùy thuộc vào từng bài toán cụ thể Đôi khi, việc kết hợp cả hai phương pháp cũng được áp dụng nhằm mục tiêu thiết kế các giải thuật chất lượng, tối ưu và hiệu quả.

Phương pháp luận về phân tích hệ thống thông tin

2.4.1 Các phương pháp thu thập thông tin

Phỏng vấn là công cụ quan trọng trong việc thu thập thông tin cho các dự án phát triển hệ thống thông tin Nó giúp thu thập thông tin một cách đa dạng và có thể được xử lý theo nhiều cách khác nhau, bổ sung cho các tài liệu hiện có.

Nghiên cứu sâu về tổ chức bao gồm các khía cạnh như lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, cùng với nội dung và hình thức của thông tin đầu vào và đầu ra.

 Sử dụng phiếu điều tra

Phương pháp này sử dụng đối với các đối tượng cần điều tra thông tin với quy mô lớn.

Quan sát giúp chúng ta phát hiện những thông tin không có trong tài liệu hoặc phỏng vấn, chẳng hạn như vị trí lưu trữ tài liệu và người nhận Tuy nhiên, phương pháp này tiềm ẩn nhiều rủi ro, vì nếu đối tượng bị quan sát nhận ra, họ có thể thay đổi thói quen làm việc, không còn thực hiện như bình thường.

2.4.2 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin

Người sử dụng thường diễn đạt yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên để dễ hiểu cho những người không có kiến thức kỹ thuật Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, các yêu cầu hệ thống cần được mô hình hóa Việc mô hình hóa hệ thống giúp người phân tích nắm bắt rõ ràng các chức năng của hệ thống.

Ta có thể sử dụng các mô hình khác nhau để biểu diễn hệ thống từ nhiều khía cạnh khác nhau

Các công cụ quan trọng trong việc mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống bao gồm sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD) và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).

 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD :

Sơ đồ chức năng BFD là một công cụ quan trọng mô tả các chức năng nghiệp vụ của tổ chức, đồng thời thể hiện mối quan hệ nội bộ giữa các chức năng và mối liên hệ của chúng với môi trường bên ngoài.

Mô hình được xây dựng dần cùng với tiến trình khảo sát chi tiết giúp cho việc định hướng hoạt động khảo sát

Nó cho phép xác định phạm vi các chức năng hay miền cần nghiên cứu của tổ chức.

Nó cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu.

Là cơ sở để thiết kế cấu trúc hệ thống chương trình của hệ thống sau này.

 Phân cấp của sơ đồ BFD:

Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh giúp các phân tích viên hệ thống tiến hành phân tích từ tổng quát đến chi tiết Qua đó, họ có thể thực hiện một quy trình khoa học, với mỗi nhóm đảm nhận trách nhiệm phân tích ở các mức độ khác nhau.

 Quy tắc lập sơ đồ BFD:

 Tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng

Khi phải đưa ra sự lựa chọn giữa các tùy chọn, cần chỉ rõ cách thức lựa chọn và đánh dấu “0” ở góc trên bên phải của khối chức năng tương ứng.

 Phép lặp: Nếu một quá trình được thực hiện hơn một lần thì đánh dấu“*”ở phía trên, góc phải của khối chức năng

Nếu một quá trình nào đó không hợp lý hoặc không mang lại lợi ích cho đề án, nên đánh dấu nó bằng một dòng đậm trong khối chức năng.

Khi các chức năng phụ thuộc vào sự kiện bên ngoài, chúng cần được đánh dấu bằng một mũi tên bên lề phải Tên gọi của sơ đồ chức năng nên được đặt đầy đủ và rõ ràng để người đọc dễ hiểu và phân biệt giữa các chức năng.

Sơ đồ chức năng cần được thiết lập một cách rõ ràng, đơn giản, chính xác và đầy đủ Các chức năng cùng cấp nên có mức độ phức tạp đồng đều.

Có thể đưa ra mô hình sơ đồ DFD một cách tổng quát như sau:

Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3

Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn

Thủ công Tin học hoá

Hình 12: Sơ đồ chức năng BFD tổng quát

 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin là công cụ hữu ích để mô tả hệ thống thông tin một cách động, thể hiện sự di chuyển của dữ liệu, quá trình xử lý và lưu trữ trong môi trường vật lý thông qua các sơ đồ trực quan.

 Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ IFD

Hình 13: Các ký pháp trong sơ đồ IFD

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD :

Là sự biểu diễn bằng sơ đồ sự vận động của dữ liệu và có liên quan đến nguồn, đích, xử lý và kho.

 Một số quy tắc và quy ước liên quan tới sơ đồ DFD.

 Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.

 Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.

 Xử lý luôn phải được đánh mã số.

 Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.

 Tên cho xử lý phải là một động từ.

 Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý.

 Quy ước đối với việc phân rã DFD

Một xử lý thường được thể hiện qua ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy và không được phân rã thêm.

 Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.

 Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.

Luồng vào của một DFD mức cao phải tương ứng với luồng vào của một DFD con ở mức thấp hơn, trong khi luồng ra đến đích của DFD con phải phù hợp với luồng ra đến đích của DFD ở mức lớn hơn Nguyên tắc này được gọi là nguyên tắc cân đối của DFD.

Xử lý nguyên thủy được định nghĩa là quá trình xử lý không phân rã tiếp, trong đó mỗi xử lý nguyên thủy cần phải có một phích xử lý lô gíc được quy định trong từ điển hệ thống.

 Các mức phân rã cơ bản của sơ đồ DFD gồm có:

 Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ DFD :

Phương pháp luận về thiết kế hệ thống thông tin

2.5.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài

Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một hệ thống thông tin phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây:

1) Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống Có nghĩa là, người sử dụng luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc cần thực hiện.

2) Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng

3) Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng.

4) Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống.

5) Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình.

6) Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người dùng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống.

7) Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy.

Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu các phân tích viên phải hiểu rõ nhu cầu của người sử dụng, vì hệ thống thông tin sẽ được vận hành bởi những người có trình độ tin học khác nhau, thực hiện công việc trong một môi trường cụ thể.

2.5.2 Nguyên tắc trình bày thông tin trên màn hình

 Những điểm cần chú ý khi thiết kế thông tin ra trên màn hình

Thông tin hiển thị cần được thiết kế để người sử dụng có thể kiểm soát lượng thông tin trên màn hình Cần lấp đầy màn hình và dừng lại, cho phép người dùng chủ động quyết định có tiếp tục xem thông tin hay không Thiết kế cũng nên cho phép người dùng dễ dàng quay lại trang trước hoặc chuyển sang trang sau bằng các phím như Up, Down, PageUp và PageDown.

 Thiết kế viên phải cho phép người sử dụng hạn chế khối lượng thông tin hiện ra trên màn hình

 Nguyên tắc thiết kế màn hình khi thiết kế thông tin ra trên màn hình

Tất cả thông tin liên quan đến nhiệm vụ được hiển thị trên cùng một màn hình, giúp người sử dụng không cần phải ghi nhớ thông tin khi chuyển đổi giữa các màn hình khác nhau.

 Chỉ dẫn rõ rang cách thoát khỏi màn hình Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt các thông tin theo trục trung tâm.

 Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự Việc này giúp cho người sử dụng biết rõ mình đang ở đâu?

 Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, gạch chân và ngắt câu hợp lý.

 Đặt tiêu đề cho mỗi cột, chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng

 Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc.

 Căn trái các cột văn bản và căn phải các cột số.

 Chỉ tô màu cho những thông tin quan trọng.

2.5.3 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu

Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót

Việc thiết kế màn hình nhập liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

 Khi nhập tài liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc.

 Nên nhóm các trường trên trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số chung, theo chức năng

 Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được.

 Đặt tên các trường ở trên hoặc trước trường nhập.

 Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp.

 Sử dụng phím tab để chuyển trường nhập.

2.5.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định các yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới.

 Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu

Mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin về một nhóm phần tử được gọi là thực thể Thực thể có thể là con người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hoặc khái niệm, và nó bao gồm các đặc điểm cùng tính chất cần được ghi chép và bảo quản.

Mỗi thực thể sở hữu những đặc điểm riêng biệt được gọi là thuộc tính Các thuộc tính này là những yếu tố dữ liệu độc lập, thường không thể chia nhỏ hơn nữa.

 Mỗi bảng có những dòng (Row) Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (Record).

 Mỗi bảng có những cột (Column) Mỗi cột còn được gọi là một trường (Field)

 Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau.

 Một tập hợp các dữ liệu liên quan với nhau được gọi là một hệ CSDL (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank).

 Hệ quản trị CSDLlà một hệ thống chương trình giúp tạo lập,duy trì và sử dụng các hê CSDL.

 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản trong thiết kế cơ sở dữ liệu.

Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra :

 Bước 1 : Xác định các đầu ra

 Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

 Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng

 Bước 2 : Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

 Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.

- Đánh dấu các thuộc tính lặp.

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh.

- Gạch chân các thuộc khóa cho thông tin đầu ra.

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở.

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

Trong mỗi danh sách, cần tránh việc chứa thông tin lặp lại Nếu phát hiện các thuộc tính trùng lặp, hãy tách chúng ra thành các thuộc tính riêng biệt.

- Gắn tên và tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của cá danh sách gốc.

Trong mỗi danh sách, mọi thuộc tính đều phụ thuộc vào toàn bộ khóa chính, không chỉ một phần của khóa Nếu tồn tại sự phụ thuộc như vậy, cần tách các thuộc tính phụ thuộc hàm ra khỏi phần của khóa và tạo thành một danh sách con mới.

Sử dụng bộ phận khóa để tạo khóa cho danh sách mới, đồng thời đặt tên cho danh sách này sao cho phù hợp với nội dung các thuộc tính trong danh sách.

- Trong mỗi danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính

- Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

- Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu

Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hóa 3.NF sẽ là một tệp CSDL Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp.

 Bước 3 : Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL.

Mỗi đầu ra từ bước hai sẽ tạo ra nhiều danh sách, mỗi danh sách liên quan đến một đối tượng quản lý độc lập Để mô tả một thực thể, các danh sách này cần được tích hợp thành một danh sách chung, thông qua việc tập hợp các thuộc tính chung và riêng của chúng.

 Bước 4 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

 Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp.

 Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài bản ghi.

 Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, quan hệ một – nhiều theo chiều mũi tên.

Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài

2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Khi thiết kế hệ thống thông tin hoặc phần mềm, việc chọn lựa hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng Lập trình viên cần chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đồng thời xem xét tính tương thích với phần cứng hiện có và phần mềm mà khách hàng thường sử dụng.

Hiện nay, có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro và Microsoft Access Tuy nhiên, trong phạm vi kiến thức và đề tài của mình, tôi xin chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access

Microsoft Access là một phần mềm trong bộ Microsoft Office, phát triển song song với hệ điều hành Windows, mang lại giao diện quen thuộc cho người dùng Dựa trên cấu trúc dữ liệu quan hệ, MS Access cung cấp giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu Ngoài ra, việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác như Excel, Word hay SQL Server diễn ra rất thuận tiện.

Access cung cấp nhiều chức năng đa dạng để đáp ứng các nhu cầu khác nhau về cơ sở dữ liệu Lập trình viên có thể sử dụng Access để phát triển 6 loại ứng dụng phổ biến nhất.

 Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.

 Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban.

 Ứng dụng cho toàn công ty.

 Ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho các cơ sở dữ liệu theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp.

 Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan (Intranet) và mạng Internet.

 Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access

Bảng là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access, được sử dụng để lưu trữ dữ liệu Các thành phần của bảng bao gồm nhiều yếu tố quan trọng giúp tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả.

 Cột (Column) hay trường (Field).

 Khóa ngoại lai (Foreign Key.

Công cụ này cho phép người dùng sử dụng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn QBE để thực hiện các truy vấn nhằm trích xuất, lựa chọn và cập nhật dữ liệu (bao gồm thêm, sửa, xóa) trên các bảng.

Form cho phép người dùng tạo và quản lý các màn hình để cập nhật hoặc xem dữ liệu từ các bảng Ngoài ra, nó còn hỗ trợ việc tạo hộp thoại, giúp tổ chức quá trình cập nhật dữ liệu và thiết kế giao diện chương trình một cách hiệu quả.

Báo cáo cho phép tạo kết xuất từ các cơ sở dữ liệu đã lưu trong bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo khuôn mẫu đã định sẵn, từ đó có thể xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in Đây là một công cụ tuyệt vời cho việc in ấn, cung cấp nhiều khả năng hữu ích.

 In dữ liệu dưới dạng bảng.

 In dữ liệu dưới dạng biểu.

 Sắp xếp dữ liệu trước khi in.

 Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp.

 In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.

Macro bao gồm một dãy các hành động (actions) dùng để tự động hóa một loạt các thao tác

Các module là nơi lưu trữ các hàm và thủ tục, cho phép thực hiện những hành động phức tạp mà macro không thể xử lý Chúng hỗ trợ trong việc thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt đòi hỏi mức độ phức tạp cao hơn.

Thiết kế giao diện và xử lý chương trình đơn giản, dễ sử dụng nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu chức năng của người dùng là một thách thức lớn cho lập trình viên Hiện nay, nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao có khả năng đáp ứng các tiêu chí này, trong đó Microsoft Visual Basic (VB) là một trong những ngôn ngữ phổ biến nhất.

 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình bậc cao, chủ yếu được sử dụng để phát triển ứng dụng cho hệ điều hành Microsoft Windows Người lập trình có thể sử dụng bộ thiết kế màn hình để tạo nội dung cho cửa sổ và chọn các đối tượng điều khiển như nút bấm hay listbox từ hộp công cụ VB áp dụng phương pháp lập trình hướng sự kiện, trong đó các thủ tục sẽ được thực thi khi người dùng tương tác với các đối tượng điều khiển.

VB là ngôn ngữ lập trình mạnh mẽ cho Microsoft Access và các ứng dụng trong bộ Microsoft Office, cho phép phát triển phần mềm ứng dụng một cách hiệu quả Với ưu điểm tiết kiệm thời gian và công sức, VB nổi bật nhờ vào khả năng lập trình trực quan, cho phép lập trình viên thấy kết quả ngay trong quá trình thiết kế Điều này giúp dễ dàng chỉnh sửa các yếu tố như màu sắc, kích thước và hình dáng của đối tượng trong ứng dụng Một trong những tính năng nổi bật của VB là khả năng truy cập cơ sở dữ liệu, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho người dùng.

Visual Basic thực sự thích hợp cho các ứng dụng vừa và nhỏ, giúp giải quyết các bài toán quản lý đơn giản.

 Các thành phần chính của Visual Basic :

Form là biểu mẫu trong Visual Basic, được sử dụng để định vị và sắp xếp các thành phần giao diện người dùng Việc thiết kế form giúp cải thiện trải nghiệm người dùng bằng cách tổ chức các bộ phận một cách hợp lý.

 Properties Windows (cửa sổ thuộc tính):

Properties Windows là nơi lưu trữ danh sách các thuộc tính của một đối tượng cụ thể, cho phép người dùng điều chỉnh các thuộc tính này để đáp ứng yêu cầu về giao diện của các ứng dụng.

 Tools Box (Hộp công cụ)

Hộp công cụ này bao gồm các biểu tượng đại diện cho các điều khiển có thể thêm vào biểu mẫu, chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn trong Visual Basic Những đối tượng này được sử dụng trong Form để xây dựng giao diện cho các ứng dụng Visual Basic.

 Project Explorer( Cửa sổ dự án)

Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty sản xuất và thương mại

Khảo sát hệ thống thông tin tại công ty

3.1.1 Đối tượng, phạm vi và phương pháp khảo sát.

Trong quá trình phân tích hệ thống thông tin, người ta có các phương pháp thu thập thông tin sau:

 Sử dụng phiếu điều tra

Trong quá trình thực tập, tôi đã áp dụng hai phương pháp thu thập thông tin chính là phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu Phỏng vấn giúp thu thập thông tin đa dạng, trong khi nghiên cứu tài liệu cho phép phân tích sâu về lịch sử, tình hình tài chính, tiêu chuẩn và cấu trúc của tổ chức Bên cạnh đó, tôi cũng sử dụng phương pháp quan sát để có cái nhìn chủ quan và đưa ra những lựa chọn phù hợp.

Các đối tượng được khảo sát:

Trong cuộc phỏng vấn với ông Đặng Văn Thắng, giám đốc công ty, chúng tôi đã tìm hiểu về những mong muốn và kỳ vọng của ông đối với hệ thống được xây dựng từ góc độ lãnh đạo tổng thể Ông nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phát triển một hệ thống hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Trong cuộc phỏng vấn với ông Nguyễn Văn Lý, thủ kho, chúng tôi đã khám phá cách thức quản lý kho hàng hiện tại, đồng thời ghi nhận những yêu cầu và đề xuất của ông đối với hệ thống quản lý kho mới.

Trong cuộc phỏng vấn với cô Bùi Thị Tuyết, nhân viên bán hàng, chúng tôi đã tìm hiểu về các quy trình bán hàng hiện tại cũng như những mong muốn thay đổi của cô trong việc tương tác với hệ thống mới được xây dựng Cô Tuyết chia sẻ rằng việc cải thiện quy trình bán hàng sẽ giúp tăng hiệu quả công việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nghiên cứu tài liệu về lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của công ty là rất quan trọng Đồng thời, việc phân tích các mẫu biểu trong nghiệp vụ bán hàng cũng cần thiết để thực hiện những điều chỉnh phù hợp.

3.1.2 Các kết quả thu được sau quá trình khảo sát

Sau một thời gian khảo sát thực tế tại cơ sở thực tập, tôi đã thu thập được những kết quả đáng chú ý Các kết quả này phản ánh những thông tin quan trọng và hữu ích cho quá trình nghiên cứu và phát triển trong lĩnh vực liên quan.

Qua phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy rằng tất cả các bộ phận trong công ty, từ lãnh đạo đến nhân viên, đều khao khát một hệ thống quản lý mới, khoa học, dễ sử dụng và tiết kiệm nhân lực Lãnh đạo công ty cũng nhấn mạnh rằng hệ thống này cần phải phù hợp với kế hoạch tin học hóa của công ty.

Quản lý thủ công gặp nhiều bất cập, bao gồm việc thông tin luân chuyển chậm và tính bảo mật không cao Khối lượng công việc lớn có thể dẫn đến nhầm lẫn và gây ức chế cho nhân viên trong quá trình xử lý.

Bằng cách nghiên cứu tài liệu, tôi đã thu thập được một số mẫu biểu quan trọng trong quy trình bán hàng của công ty, bao gồm mẫu thẻ kho, mẫu hóa đơn bán hàng và mẫu báo cáo hàng tồn.

Công ty sản xuất và thương mại TMC

Từ ngày……tháng……năm 200… Đến ngày……tháng……năm 200…

Mã hàng:……….Tên hàng:………Tại kho: ……… STT Ngày phát sinh Số lượng nhập Số lượng xuất Số lượng tồn

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Công ty sản xuất và thương mại TMC

Theo QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của

- Họ tên người nhận hàng: ……….

Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư

Mã sản phẩm Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng thành tiền( viết bằng chữ): ………

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn đặt hàng

Lập hoá đơn bán hàng

Lập báo cáo bán hàng Đối chiếu xem xét

Thời điểm Khách hàng Bộ phận bán hàng

Lãnh đạo công ty Khách hàng đặt hàng

Khách hàng nhận hàng và hoá đơn bán hàng

Khách hàng thanh toán tiền hàng

Cân đối công nợ Bảng thống kê công nợ

Khách hàng thanh toán công nợ

3.1.3 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) về quy trình nghiệp vụ bán hàng.

Qua khảo sát, quy trình nghiệp vụ của công tác quản lý bán hàng tại công ty có thể được biểu diễn qua sơ đồ IFD sau:

Hình 15: Sơ đồ luồng thông tin IFD

Xác định và mô hình hoá các yêu cầu của hệ thống

3.2.1 Xác định các yêu cầu của hệ thống.

Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng, bộ phận quản lý bán hàng sẽ kiểm tra xem hàng tồn kho có đủ để đáp ứng đơn hàng hay không Nếu có, họ sẽ lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho, gửi cho khách hàng và lưu trữ đơn đặt hàng cùng một bản sao hóa đơn Sau đó, khách hàng sẽ mang hóa đơn đến bộ phận quản lý thanh toán.

Bộ phận thanh toán kiểm tra hóa đơn và đối chiếu với công nợ của khách hàng, đồng thời thống nhất phương thức thanh toán Sau khi đạt được thỏa thuận, bộ phận này sẽ lập phiếu thu, trong đó có một liên lưu lại và một liên gửi cho khách hàng sau khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ.

Khách hàng mang phiếu xuất kho từ bộ phận quản lý bán hàng đến bộ phận kho hàng để nhận hàng Bộ phận kho sẽ kiểm tra và xuất hàng cho khách, đồng thời lưu lại phiếu xuất kho Định kỳ hoặc khi có yêu cầu từ lãnh đạo, bộ phận sẽ truy xuất dữ liệu, tính toán các chỉ tiêu cần thiết và lập báo cáo thống kê bán hàng để gửi cho lãnh đạo Ngoài ra, bộ phận cũng gửi báo cáo công nợ định kỳ cho khách hàng để yêu cầu thanh toán.

3.2.2 Mô hình hoá các yêu cầu của hệ thống

Người sử dụng thường viết yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên để dễ hiểu cho những người không có kiến thức kỹ thuật Tuy nhiên, để đảm bảo tính chi tiết, các yêu cầu hệ thống cần được mô hình hoá Mô hình hoá hệ thống giúp người phân tích nắm bắt rõ các chức năng của hệ thống Chúng ta có thể sử dụng nhiều loại mô hình khác nhau để biểu diễn hệ thống từ nhiều khía cạnh khác nhau.

Qua những thông tin đã khảo sát được có thể mô hình hoá chúng bằng các sơ đồ sau:

 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên trong phân tích hệ thống, giúp hiểu rõ nhiệm vụ và chức năng của tổ chức Qua đó, ta có thể xác định các dữ liệu và thông tin mà tổ chức cần sử dụng, cũng như cách thức thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động của mình.

Hệ thống được xây dựng cần phải đảm bảo được các chức năng:

- Lập hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho

- Tính toán các chỉ tiêu cần dùng

- Lên các báo cáo thống kêCác chức năng đó được cụ thể bằng mô hình chức năng kinh doanh sau:

Hình 16: Sơ đồ chức năng BFD

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu là công cụ quan trọng trong việc mô hình hoá quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống, giúp biểu diễn rõ ràng các bước mà luồng dữ liệu phải trải qua từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc.

 Sơ đồ BFD mức ngữ cảnh.

Khi phân tích một vấn đề, việc có cái nhìn tổng quát là rất quan trọng Sơ đồ ngữ cảnh giúp chúng ta nhận diện các thành phần chính của hệ thống.

Sơ đồ ngữ cảnh là công cụ quan trọng trong việc xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu, giúp xác định biên giới của hệ thống và nghiên cứu mối quan hệ giữa hệ thống và môi trường bên ngoài Qua đó, sơ đồ này cũng làm rõ các hoạt động của hệ thống cùng với thông tin đầu vào và đầu ra, từ đó cải thiện khả năng phân tích và thiết kế hệ thống.

Nhận đơn đặt hàng Đối chiếu xem xet

Lập hoá đơn bán hàng và phiếu xuất Cập nhật số liệu

Tính toán các chỉ tiêu

Lập các báo cáo thống kê Đối chiếu xem xét

Khách hàng Lãnh đạo Đơn đặt hàng

Tiền Hàng Hoá đơn bán hàng, phiếu thu Bảng thống kê công nợ Các báo cáo thống kê

Các yêu cầu lập báo cáo

Dưới đây là sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý bán hàng cần xây dựng.

Hình 17: Sơ đồ BFD mức ngữ cảnh

Từ sơ đồ mức ngữ cảnh, chúng ta sẽ tiến hành phân rã thành sơ đồ luồng dữ liệu mức 0, cung cấp cái nhìn cụ thể và chi tiết hơn về các quy trình và dữ liệu trong hệ thống.

Chức năng của sơ đồ BFD mức 0 ( mức đỉnh) này là:

 Chỉ ra tấtcả các xử lý chính mà bao gồm toàn bộ hệ thống – các thành phần trong của xử lý

 Chỉ ra các xử lý chính tương quan với nhau bởicác luồng dữ liệu như thế nào.

 Chỉ ra các thực thể ngoài và các xử lý chính với cái mà chúng tương tác.

 Đưa dữ liệu vào các kho dữ liệu.

Sơ đồ mức 0 của hệ thống bán hàng tại công ty sản xuất và thương mại TMC sẽ được xây dựng như sau:

Khách hàng Đ ơn đ ặt hà ng D ữ l iệ u v ề h àn g h oá

P hiế u t hu tiề n P hiế u t hu tiề n T iề n H àn g

H oá đ ơn b án h àn g P hiế u xu ất kh o P hiế u x uấ t k ho

Các yêu cầu lập báo cáo Các báo cáo thống kê

C ác th ôn g t in liê n q ua n C ác th ôn g t in liê n q ua n C ác th ôn g t in liê n q ua n Báo cáo

Các chỉ tiêu được tính toán

Hình 18: Sơ đồ DFD mức 0

Nhận đơn đặt hàng 1.1 Đối chiếu xem xét 1.2

Lập hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho

Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Thông tin đặt hàng Đ ơn đ ặt hà ng Đ ơn đ ặt hà ng Đ ơn đ ặt hà ng B áo c áo hà ng tồ n

Y êu c ầu lậ p h oá đ ơn b aá n h àn g

Nhận tiền thanh toán Cập nhật số liệu

Hoá đơn bán hàng Bảng thống kê công nợ

B ản g t hố ng k ê c ôn g n ợ H oá đ ơn b án h àn g H oá đ ơn b án h àn g H oá đ ơn b án h àn g T iề n P hiế u t hu tiề n

Từ sơ đồ luồng dữ liệu mức 0, chúng ta phân rã thành các sơ đồ chi tiết hơn, tức là sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 Mỗi chức năng trong sơ đồ DFD mức 0 sẽ được cụ thể hóa thành sơ đồ chi tiết hơn, nhưng vẫn phải tuân thủ nguyên tắc bảo toàn các luồng dữ liệu đã có trong sơ đồ DFD mức 0 Dưới đây là các sơ đồ DFD mức 1 tương ứng với các chức năng đã được xây dựng.

 Chức năng Quản lý bán hàng

Hình 19: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý bán hàng

 Chức năng Quản lý thanh toán

GVHD: TS Trần Thị Song Minh Sv: Ngưyễn Tiến Lộc

Nhận phiếu xuất 3.1 Đối chiếu xem xét

Hoá đơn Hàng hoá Khách hàng

Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý hàng hóa Thông tin hàng tồn kho cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác Thông báo hàng yêu cầu xuất hàng giúp theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn Việc cập nhật thông tin kịp thời sẽ hỗ trợ trong việc ra quyết định và tối ưu hóa quy trình xuất kho.

Tính toán các chỉ tiêu

Bảng tổng hợp các chỉ tiêu

C ác c hỉ tiê u đ ã đư ợc tín h t oá n C ác c hỉ tiê u đ ã đư ợc tín h t oá n C ập n hậ t b áo c áo

D ữ l iệ u c ần tru y x uấ t Y êu c ầu lậ p b áo c áo

55 Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hình 20: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý thanh toán

 Chức năng Quản lý kho hàng

Hình 21: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý kho hàng

 Chức năng Thống kê báo cáo

GVHD: TS Trần Thị Song Minh Sv: Ngưyễn Tiến Lộc

Danh mục Cập nhật Báo cáo

Hàng hoá Khách hàng Đơn đặt hàng Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập kho Phiếu thu tiền

Hàng hoá Doanh thu Công nợ

Hình 22: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng thống kê báo cáo

Thiết kế hệ thống thông tin

3.3.1 Thiết kế các giao diện vào/ra

Giao diện vào ra là nơi người sử dụng chương trình có thể tương tác với hệ thống, qua đó cập nhật hoặc truy xuất các thông tin

Để cải thiện trải nghiệm người dùng khi tương tác với chương trình, chúng tôi đã sử dụng Visual Basic để thiết kế các Form cập nhật thông tin Một số Form tiêu biểu sẽ được giới thiệu trong bài viết này.

Hệ thống yêu cầu người dùng nhập chính xác Tên sử dụng và mật khẩu để đăng nhập Quyền truy cập sẽ được phân phối khác nhau cho từng người dùng, cho phép hoặc không cho phép sử dụng một số chức năng nhất định Tên người sử dụng và mật khẩu đã được lập trình viên quy định trong cơ sở dữ liệu Nếu người dùng nhập sai thông tin tối đa 3 lần, hệ thống sẽ tự động thoát.

 Form Hoá đơn bán hàng kiêm Phiếu xuất kho

Form này được thiết kế để nhập thông tin về hóa đơn bán hàng, bao gồm hai phần chính Phần đầu tiên dành cho việc nhập thông tin cơ bản của hóa đơn và khách hàng, trong khi phần thứ hai tập trung vào thông tin chi tiết về hàng hóa được bán trong hóa đơn.

Hình 25 : Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Hình 26: Form Đơn đặt hàng Form này là nơi khách hàng điền các thông tin đặt hàng của mình để gửi đến bộ phận bán hàng của công ty.

 Form Cập nhật danh mục hàng

Hình 27: Form Cập nhật danh mục hàng mới Form này là nơi cập nhật mới các thông tin vào danh mục hàng hoá kho có một loại hàng mới.

Hình 28 : Form Phiếu nhập kho

Form này là nơi cập nhật các số liệu vào kho hàng khi xưởng sản xuất hoàn thành các thành phẩm và đưa vào nhập kho

Hình 29: Form Phiếu thu tiền Form này là nơi nhập các thông tin về số tiền thanh toán khi khách hàng thanh toán tiền hàng với công ty.

3.3.2 Thiết kế Cơ sở dữ liệu

 Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu

Do hạn chế về thời gian và kiến thức, tôi chọn phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ thông tin đầu ra Đây là phương pháp cổ điển và cơ bản trong thiết kế cơ sở dữ liệu Lý do tôi lựa chọn phương pháp này là nhờ vào thời gian khảo sát thực tế tại cơ sở thực tập, nơi tôi đã thu thập được các mẫu biểu trong công tác quản lý bán hàng của công ty, từ đó xác định được các thông tin đầu ra dựa trên các mẫu biểu đó.

Việc thiết kế cơ sở dữ liệu dựa vào các thông tin đầu ra gồm các bước sau:

 Bước 1: Xác định các đầu ra

Các đầu ra của hệ thống bán hàng tại công ty gồm các biểu mẫu sau:

 Bước 2: Xác định các tệp cần thiết để cung cấp dữ liệu cho vệc tạo đầu ra.

Trong quá trình khảo sát tại cơ sở thực tập, chúng tôi đã thu thập các mẫu biểu và xác định được các thông tin đầu ra của hệ thống.

Tệp Thẻ kho có các thông tin sau:

Mã hàng (R) Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Ngày nhập Ngày xuất

Số lượng xuất Tổng cộng (R)

Tệp Phiếu nhập kho có các thông tin sau:

Số phiếu nhậpNgày lập phiếu nhậpNgười lập phiếuTên hàng (R) Đơn vị tính (R)

Số lượng (R) Đơn giá (R) Thành tiền (S)

Tệp Hoá đơn bán hàng có các thông tin sau:

Số hoá đơn Ngày hoá đơn Người lập hoá đơn

Mã khách hàng Địa chỉ

Mã hàng (R) Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Đơn giá (R)

Số lượng (R) Thành tiền (R) Tổng thành tiền (S) Thuế (S)

Tệp Phiếu xuất kho có các thông tin sau:

Số phiếu xuất Ngày phiếu xuất Người lập phiếu Người nhận hàng

Số thứ tự (R)Tên hàng (R) Đơn vị tính (R)

Số lượng (R) Đơn giá (R) Thành tiền (S) Tổng cộng (S)

Tệp Phiếu thu tiền có các thông tin sau:

Số phiếu thu Ngày lập phiếu Người thu tiền Người nộp tiền

Số tiền nộp Đã nộp Còn lại (S) Diễn giải

Tệp Đơn đặt hàng có các thông tin sau:

Số chứng từ Ngày lập hoá đơn Tên khách hàng Địa chỉ

Mã số thuế Điện thoại liên lạc

Số thứ tự (R) Tên hàng (R)

Mã hàng (R) Đơn vị tính (R)

 Thực hiện việc chuẩn hoá dữ liệu Quá trình chuẩn hoá dữ liệu được tiến hành theo bảng sau:

Các thông tin 1NF 2NF 3NF

Tên hàng (R) Đơn vị tính (R)

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính

Mã hàng Ngày nhập Ngày xuất

Mã nhóm hàng Tên nhóm hàng Đặc điểm

Số phiếu nhập Ngày lập phiếu Người lập phiếu

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá

Mã hàngTên hàng Đơn vị tính Đơn giá

Số tài khoản Điện thoại

Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Đơn giá (R)

Số hoá đơn Ngày hóa đơn Người lập hóa đơn

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Thuế

Số phiếu xuất Ngày phiếu xuất Người lập phiếu Người nhận hàng

Mã khách hàngNgày phiếu xuấtNgười lập phiếu

Số lượng xuất Đơn giá

Mã khách hàng Tên khách hàng

Số tiền nộp Đã nộp

Số tiền nộp Đã nộp Diễn giải

Số phiếu thu Ngày lập phiếu Người thu tiền

Tên khách hàng Đơn đặt hàng

Tên khách hàng Địa chỉ

Mã số thuế Đơn đặt hàng

Số chứng từ Ngày lập Tên khách hàng Địa chỉ

Số chứng từ Ngày lập

Mã khách hàng Điện thoại liên lạc

Mã hàng (R) Đơn vị tính (R)

Tên khách hàng Địa chỉ

Mã số thuế Điện thoại

 Bước 3: Tích hợp các tệp

Sau khi chuẩn hóa mức 3 NF ta tích hợp các tệp lại và được kết quả sau:

Mã nhóm hàng (Manhom) Tên hàng (Tenhang) Đơn vị tính (Dvtinh) Đơn giá (Dongia) Đơn đặt hàng

Số chứng từ ( Sohd) Ngày chứng từ (Ngayhd)

Mã khách hàng (Makh) Tên hàng (Tenhang)

Mã khách hàng (Makh) Người lập hoá đơn (Nguoilap)

Số lượng (Soluong) Kích cỡ (Kichco) Đơn giá (Dongia) Thuế (Thue) Đã trả (Datra)

Mã khách hàng (Makh) Tên khách hàng (Tenkh) Địa chỉ (Diachi)

Số phiếu nhập (Sopn) Ngày nhập (Ngaypn) Người lập phiếu (Nguoilap)

Số lượng (Soluong) Đơn giá (Dongia)

Số phiếu thu (Sopt) Ngày lập phiếu (Ngaypt) Người lập phiếu (Nguoilap)

Số tiền (Sotien) Đã nộp (Datra) Diễn giải (Diengiai)

 Bước 4: Xác định mối liên hệ logic giữa các tệp, thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

Mối liên hệ logic giữa các tệp được biểu diễn qua sơ đồ cấu trúc dữ liệu( DSD- Data Structure Diagram) sau:

Dựa trên việc phân tích và chuẩn hoá dữ liệu đó, cơ sở dữ liệu của hệ thống sẽ được thiết kế gồm những bảng sau:

Field name Type Width Description

Manhom Text 10 Mã nhóm hàng

Dvtinh Text 10 Đơn vị tính

Bảng này chứa thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm các đặc trưng nhận diện như mã hàng, tên hàng và đơn vị tính Dữ liệu cho các trường này sẽ được nhập trực tiếp bởi người quản lý hệ thống.

Manhom Text 10 Mã nhóm hàng

Tennhom Text 30 Tên nhóm hàng

Dacdiem Text 30 Đặc điểm của nhóm

Bảng này cung cấp thông tin cần thiết để quản lý nhóm hàng hóa hiệu quả Hàng hóa của công ty được phân loại thành các nhóm khác nhau, bao gồm nhóm tranh với các kích thước nhỏ, trung bình và lớn, nhằm dễ dàng nhận diện và quản lý Bảng HOADON (Hóa đơn bán hàng) cũng được sử dụng để theo dõi các giao dịch.

Sohd Number 5 Số hoá đơn

Makh Text 10 Mã khách hàng

Ngayhd Date and Time Ngày lập hóa đơn

Nguoilap Text 30 Người lập hoá đơn

Bảng này chứa thông tin cơ bản của hóa đơn, bao gồm Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, và khách hàng được lập hóa đơn Nó sẽ liên kết với bảng Chi tiết hóa đơn để lưu trữ thông tin đầy đủ của một hóa đơn hoàn chỉnh Dữ liệu cho các trường Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, và Người lập sẽ được nhập trực tiếp từ thông tin thực tế, trong khi dữ liệu cho trường Mã khách hàng sẽ được lấy từ bảng KHACHHANG.

Bảng CTHDON( Chi tiết Hoá đơn bán hàng)

Sohd Number 5 Số hoá đơn

Mahang Text 10 Mã hàng hoá

Bảng này lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hoá bán ra trong từng hoá đơn Các trường Soluong, Dongia, Datra được nhập trực tiếp từ số liệu thực tế, trong khi trường Sohd được lấy từ bảng HOADON và trường Mahang được lấy từ bảng HANGHOA.

Tenkh Text 30 Tên khách hàng

Diachi Text 50 Địa chỉ khách hàng

Sdthoai Number Số điện thoại

Msthue Number Mã số thuế

Bảng này lưu trữ thông tin khách hàng của công ty, với dữ liệu được nhập trực tiếp từ thông tin thực tế của họ Để phân biệt các khách hàng riêng lẻ (khách lẻ) theo quy định của hệ thống, cần bổ sung trường Địa chỉ làm khóa ngoại.

Sopt Number Số phiếu thu

Ngaypt Date and Time Ngày lập phiếu thu

Nguoilap Text 30 Người lập phiếu

Sotien Number Số tiền nộp

Bảng này ghi lại thông tin về phiếu thu tiền khi khách hàng thực hiện thanh toán Dữ liệu cho các trường sẽ được nhập trực tiếp, trong khi dữ liệu cho trường Makh sẽ được lấy từ Bảng KHACHHANG.

Để quản lý hiệu quả việc sử dụng của người dùng và bảo mật hệ thống, chúng ta cần thiết kế bảng Account nhằm quản lý tài khoản và phân quyền cho từng người sử dụng.

Bảng ACCOUNT( Người sử dụng)

User Text 10 Tên sử dụng đăng nhập

Hoten Text 30 Họ tên người sử dụng

Matkhau Text 15 Mật khẩu sử dụng

Quyen Text 10 Quyền sử dụng chương trình

Thông báo mật khẩu sai i=i+1 Vào Form chính

3.3.3 Thiết kế các logic xử lý

 Thuật toán đăng nhập hệ thống

Hình 31: Thuật toán đăng nhập hệ thống

Kiểm tra dữ liệu tồn tại hay chưa

Ghi thông tin vào Cơ sở dữ liệu

Nhập dữ liệu cần sửa

Ghi thông tin vào cơ sở dữ liệu

Dữ liệu hợp lệ Cập nhật lại

 Thuật toán cập nhật dữ liệu

Hình 32: Thuật toán cập nhật dữ liệu

 Thuật toán sửa dữ liệu

Nhập dữ liệu cần xoá

Thông báo không tìm thấy

Tìm thấy Cập nhật lại

Nhập dữ liệu tìm kiếm

Hiển thị dữ liệu tìm kiếm được

Thông báo dữ liệu không tồn tại

Hình 33: Thuật toán sửa dữ liệu

 Thuật toán xoá dữ liệu

Hình 34: Thuật toán xoá dữ liệu

 Thuật toán tìm kiếm dữ liệu Đ S Bắt đầu

Số phiếu xuất đã tồn tại

Nhập ngày, mã nhân viên, diễn giải

Kiểm tra mã nhân viên

Lưu dữ liệu vào tệp Phieuxuat

Nhập mã hàng, số lượng, đơn giá

Kiểm tra mã hàng hoá

Tính thành tiền và lưu trong tệp CTPxuat

Xuất tiếp Thông báo dữ liệu đã tồn tại

Gán mã nhân viên trong bảng Nhanvien

Gán mã hàng hoá trong bảng Hanghoa Đ S

Hình 35: Thuật toán tìm kiếm dữ liệu

Hiển thị dữ liệu tìm được

Thông tin không tìm thấy

Hình 36: Thuật toán xuất hàng

 Thuật toán in báo cáo

Hình 37: Thuật toán in báo cáo

Triển khai hệ thống

3.4.1 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Khi thiết kế hệ thống thông tin hoặc phần mềm, việc chọn lựa hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là rất quan trọng Lập trình viên cần chú ý đến khả năng, tính tiện dụng và lĩnh vực chuyên sâu của CSDL khi phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu Đồng thời, họ cũng cần đảm bảo tính tương thích của CSDL với phần cứng hiện có và phần mềm mà khách hàng đang sử dụng thường xuyên.

Hiện nay, có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro và Microsoft Access Trong khuôn khổ đề tài và kiến thức cá nhân, tôi chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, cụ thể là phiên bản Access 2003.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 là phiên bản mới của Microsoft, nổi bật với nhiều tính năng cải tiến và khả năng xử lý nhanh Được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan và trường học, Microsoft Access 2003 giúp xây dựng hệ thống thông tin mới một cách hiệu quả, giảm thiểu sự thay đổi so với hệ thống cũ.

Microsoft Access 2003 là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Phần mềm này cung cấp khả năng tìm kiếm, tổ chức, khai thác và truy xuất thông tin một cách đơn giản và hiệu quả Với khả năng kết nối dữ liệu và công cụ truy vấn mạnh mẽ, Access giúp việc tìm kiếm và truy xuất thông tin diễn ra nhanh chóng Giao diện thân thiện với người dùng, tương tự như bộ Office 2003, làm cho Access trở thành lựa chọn dễ sử dụng và hiệu suất cao.

3.4.2 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình.

Việc thiết kế giao diện và xử lý chương trình sao cho đơn giản, dễ sử dụng và đáp ứng yêu cầu chức năng của người dùng là một thách thức lớn cho lập trình viên Hiện nay, nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao có thể đáp ứng những yêu cầu này Trong khuôn khổ thời gian và kiến thức hạn chế, tôi xin đề xuất lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic để thực hiện đề tài này.

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình bậc cao cho việc phát triển ứng dụng trên hệ điều hành Microsoft Windows Nó cho phép lập trình viên sử dụng công cụ thiết kế màn hình để tạo giao diện người dùng, lựa chọn và thêm các đối tượng điều khiển như nút bấm và listbox từ hộp công cụ Visual Basic áp dụng phương pháp lập trình hướng sự kiện, trong đó các thủ tục sẽ được thực thi khi người dùng tương tác với các đối tượng điều khiển.

Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình mạnh mẽ, đặc biệt hữu ích cho Microsoft Access, nhờ vào khả năng tiết kiệm thời gian và công sức trong việc phát triển ứng dụng Điểm nổi bật của Visual Basic là lập trình trực quan, cho phép lập trình viên thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình chạy Điều này giúp dễ dàng chỉnh sửa màu sắc, kích thước và hình dáng của các đối tượng trong ứng dụng Hơn nữa, Visual Basic thường được sử dụng để thực hiện các kỹ thuật lập trình truy cập cơ sở dữ liệu, làm tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong phát triển phần mềm.

Visual Basic thực sự thích hợp cho các ứng dụng vừa và nhỏ, giúp giải quyết các bài toán quản lý đơn giản.

Một số module xử lý của chương trình:

Xử lý cho Form Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Chương trình đã được thử nghiệm tại bộ phận quản lý bán hàng và bước đầu đáp ứng một phần yêu cầu của các bộ phận liên quan Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số lỗi cần khắc phục và thiếu sót cần xử lý.

 Chức năng quản lý công nợ chưa đáp ứng được yêu cầu Đã lên được bảng thống kê công nợ nhưng chưa hoàn thiện và chưa chi tiết.

 Chức năng quản lý hàng bán còn thiếu sót, chưa cập nhật được sự thay đổi của giá cả khi có sự biến động của thị trường.

 Chưa xây dựng được chức năng thanh toán bằng ngoại tệ gây nên khó khăn trong việc giao dịch với người ngoại quốc.

 Chưa xây dựng được chức năng xử lý hàng bán bị trả lại.

 Giao diện của chương trình được thiết kế chưa được khoa học, chưa chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cho người sử dụng.

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu còn chưa khoa học, tính bảo mật chưa cao vì sử dụng Access 2003.

3.4.5 Khả năng triển khai và hướng phát triển.

Công ty sản xuất và thương mại TMC hiện đang áp dụng phương pháp bán hàng thủ công và có kế hoạch tin học hoá các hoạt động của mình Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và kiến thức, phần mềm xây dựng vẫn còn nhiều thiếu sót Do đó, khả năng triển khai tại công ty chỉ mang tính thử nghiệm, nhằm giúp ban lãnh đạo có cái nhìn ban đầu về lợi ích của tin học hoá, từ đó rút ra kinh nghiệm cho quá trình tin học hoá trong tương lai.

Hướng phát triển của đề tài:

 Cần hoàn thiện hơn tất cả các chức năng của hệ thống, đặc biệt là chức năng quản lý công nợ khách hàng.

Xây dựng hệ quản trị cơ sở dữ liệu bằng một nền tảng có tính bảo mật cao hơn hoặc thiết lập quyền truy cập hạn chế cho những đối tượng không được phép sử dụng cơ sở dữ liệu.

Tiêu đề	Giới thiệu tổng quan về công ty sản xuất và thương mại TMC và bài toán quản lý bán hàng
Tác giả	Nguyễn Tiến Lộc
Người hướng dẫn	TS. Trần Thị Song Minh
Trường học	Công ty sản xuất và thương mại TMC
Thể loại	báo cáo thực tập tốt nghiệp

Định dạng
Số trang	84
Dung lượng	206,13 KB