BÀI tập NHÓM môn quản lý học giới thiệu tổng quan về công ty lữ hành saigontourist chi nhánh hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA DU LỊCH – KHÁCH SẠN BÀI TẬP NHĨM Mơn: Quản lý học Lớp học phần: Quản lý học 1_(220)_18 GVHD: Dương Thùy Linh Nhóm thực hiện: Nhóm Thành viên nhóm: Nguyễn Bảo Khánh Vũ Đại Dương Cáp Hà Sang Phạm Văn Thịnh Nguyễn Thị Hằng Nguyễn Hữu Huy Hùng Phạm Hải Yến HÀ NỘI: – 2021 Lớp học phần: Quản lý học 1_(220)_18 GVHD: Dương Thùy Linh Nhóm thực hiện: Nhóm Thành viên nhóm: Tên thành viên Nguyễn Bảo Khánh-11201939 Cáp Hà Sang-11206772 Nguyễn Thị Hằng-11201318 Phạm Hải Yến-11208566 Vũ Đại Dương-11201005 Phạm Văn Thịnh-11203776 Nguyễn Hữu Huy Hùng-11201667 Mục lục: I Giới thiệu tổng quan Công ty lữ hành Saigontourist chi nhánh Hà Nội II.Sơ đồ cấu tổ chức III.Phân tích ưu nhược điểm cấu tổ chức 1.Chun mơn hóa – tổng hợp hóa Sự hình thành phận 3.Cấp quản lý tầm quản lý 4.Quyền hạn trách nhiệm Tập trung phi tập trung Phối hợp hoạt động IV Đề xuất sáng kiến để hoàn thiện cấu tổ chức I Giới thiệu tổng quan Công ty lữ hành Saigontourist chi nhánh Hà Nội Công ty lữ hành Saigontourist Hà Nội thành lập vào tháng năm 2003 UBND thành phố Hồ Chí Minh, sau chi nhánh tổng công ty du lịch Sài Gịn Hà Nội Sau thức cơng ty thành viên cấu tổ chức, chức nhiệm vụ công ty thay đổi Về cấu tổ chức, trước chi nhánh cấu tổ chức cơng ty phụ thuộc theo chiều ngang dọc vào tổng cơng ty Sài Gịn, phụ thuộc theo chiều dọc phận cơng ty độc lập tài cơng ty tốn riêng khơng liên quan đến tài tổng cơng ty Cơng ty có mã số thuế tài khoản riêng Công ty lữ hành Saigontourist Hà Nội thành viên quan trọng tập đoàn du lịch hàng đầu Việt Nam - tổng công ty Saigontourist (Saigontourist Holding Co).Trong năm qua công ty lữ hành Saigontourist Hà Nội không ngừng phát triển lớn mạnh khẳng định vị quan trọng vững ngành Du lịch Việt Nam Ngày với lực vốn có đội ngũ nhân viên nhiệt tình động chuyên nghiệp ,công ty hành Saigontourist Hà Nội khơng ngừng lớn mạnh hồn thiện để đứng vững đội ngũ hàng du lịch uy tín đáng tin cậy Việt Nam Phương châm hoạt động công ty “Cùng bạn nẻo đường” khẳng định có mặt Saigontourist Hà Nội miền đất nước giới II.Sơ đồ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH PHỊNG ĐIỀU HÀNH PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN Bộ phận nhân Bộ phận hành Bộ phận bảo vệ Điều hành nội Điều hành outbound, visa hộ chiếu Vé máy bay, vé tàu Bộ phận kinh doanh khách đoàn Bộ phận kinh doanh khách lẻ Bộ phận marketin g Kế toán trưởng Kế toán viên Thủ quỹ (Sơ đồ cấu tổ chức thức công ty) Các phận đặc trưng quan trọng cơng ty bao gồm hai phịng: phòng điều hành phòng kinh doanh Các phòng đảm nhận phần lớn khâu chủ yếu hoạt động kinh doanh công ty Đây hai phận có mối quan hệ khăng khít, địi hỏi phải có phối hợp chặt chẽ, chế hoạt động rõ ràng, hợp lý Quy mơ phịng ban phụ thuộc vào quy mơ nội dung tính chất hoạt động công ty Tuy nhiên, dù quy mô nội dung tính chất cơng việc phòng ban Điểm khác biệt chủ yếu phạm vi, quy mơ hình thức tổ chức phận Vì vậy, nói đến cơng ty lữ hành nói đến Marketing, điều hành hướng dẫn Khối phận tổng hợp thực chức với tên gọi chúng bao gồm: phòng kế tốn, phịng hành chính, nhân Ngồi cịn có phận đơn vị nhỏ phịng ban - Cơ cấu tổ chức cơng ty lữ hành Saigontourist Hà Nội bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc phòng ban - Các phận vừa thoả mãn nhu cầu công ty (về tour, khách sạn, vận chuyển), vừa đảm bảo mở rộng phạm vi lĩnh vực kinh doanh - Các phòng ban: Thực chức tên gọi đảm bảo cho việc hoạt động kinh doanh công ty III.Phân tích ưu nhược điểm cấu tổ chức Chun mơn hóa – tổng hợp hóa Sự thực hiện: Chun mơn hóa: Có phịng ban, phịng ban phận phịng ban có chức nhiệm vụ riêng Thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành cơng việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân, phận cơng ty: VD: Đối với phịng ban: Phịng nhân hành chính: thực cơng việc quản trị văn phịng cơng ty; chịu trách nhiệm vấn đề tuyển dụng, tham mưu cho giám đốc việc gia hạn, bổ sung nhân sự; đề xuất khen thưởng, kỷ luật; … - Phòng kinh doanh: chia làm phận bao gồm: Bộ phận kinh doanh khách đoàn; Bộ phận kinh doanh lẻ Bộ phận Marketing Mỗi phận có cơng việc riêng nhìn chung phịng kinh doanh có trách nhiệm hồn thành kế hoạch kinh doanh, cố vấn, tham mưu cho Ban Giám đốc việc mở rộng thị trường xây dựng giải pháp, hướng kinh doanh chiến lược Ngồi cịn trực tiếp thực việc xây dựng, bảo vệ phát triển thương hiệu Công ty cách hiệu Phịng điều hành: điều hành cơng việc nội bộ; phụ trách visa, hộ chiếu, vé máy bay có nhu cầu phịng kinh doanh; bố trí HDV theo đặc điểm đoàn khách; lên kế hoạch đào tạo HDV xây dựng form kiện,… Phịng kế tốn: bao gồm kế tốn trưởng, kế tốn viên thủ quỹ có nhiệm vụ tổ chức thực tồn cơng việc tài kế tốn công ty Chịu trách nhiệm trước giám đốc trước pháp luật thực nhiệm vụ tài kế tốn cơng ty VD: Đối với phận: Phòng kinh doanh chia làm phận bao gồm phận kinh doanh khách đoàn, phận kinh doanh khách lẻ phận marketing Mỗi phận có cơng việc riêng: */ Bộ phận kinh doanh khách Đoàn - Nghiên cứu tiếp thị khai thác thị trường - Chịu trách nhiệm toàn mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh khách đoàn trước ban giám đốc, cố vấn cho ban giám đốc việc chọn khách hàng, thị trường tiêu thụ sản phẩm - Theo dõi kế hoạch công ty kịp thời cho tour, xử lý thông tin liên quan đến tour tuyến - Tham mưu đề xuất hỗ trợ phận khác công ty */ Bộ phận kinh doanh khách lẻ - Chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh doanh khách lẻ, cố vấn tham mưu cho ban giám đốc việc mở rộng thị trường khách hàng, thị trường mục tiêu xây dựng giải pháp, hướng kinh doanh chiến lược để hoàn thành KHKD - Xây dựng sản phẩm tour sản phẩm trọng điểm chi nhánh Hà Nội xây dựng nội dung, thiết kế sản phẩm mùa vụ cho sales tiến hành gửi khách hàng để tiếp thị quảng bá - Lên kế hoạch tiếp thị, truyền thông quảng cáo */ Bộ phận marketing - Trực tiếp thực việc: xây dựng, bảo vệ phát triển thương hiệu công ty cách hiệu quả, ngăn ngừa, xử lý xâm phạm thương hiệu; nghiên cứu thị trường - Triển khai chương trình tiếp thị, xúc tiến, khuyến mại có tính đột phá, kích thích thị trường; đề xuất tài trợ chương trình kiện lớn để quảng bá hình ảnh cơng ty - Phối hợp với khối kinh doanh, phòng ban liên quan chi nhánh thuộc khu vực phía Bắc để triển khai nhiệm vụ giao - Phối hợp với phận sản phẩm để xây dựng sản phẩm sản phẩm cho toàn hệ thống sản phẩm đặc trưng theo vùng miền, quốc gia theo mùa Tổng hợp hóa: Mặc dù có tính chất chun mơn hóa cấu, cấu tổ chức cơng ty khơng q cứng nhắc có mức độ tổng hợp hóa cơng việc VD: Mỗi phó giám đốc quản lý phòng ban thuộc lĩnh vực khác - Có mở rộng phạm vi cơng việc, phối hợp nhiều phịng ban như: phối hợp phận kinh doanh khách đoàn, khách lẻ chiến lược nghiên cứu tiếp thị, truyền thông, quảng cáo với phận marketing Hay phối hợp phận marketing với phận sản phẩm để xây dựng sản phẩm cho toàn hệ thống sản phẩm đặc trưng theo vùng miền Chuyên mơn hóa Tổng hợp hóa Sự hình thành phận Sự thực hiện: Sơ đồ tổ chức công ty Saigontourist chi nhánh Hà Nội mơ hình theo chức Các phận công ty tổ chức theo chức kinh doanh, điều hành, nhân hành tài kế tốn VD: */ Phịng nhân hành có chức năng: - Phụ trách công tác bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế cho tồn thể cán bộ, cơng nhân viên chi nhánh - Chịu trách nhiệm vấn đề tuyển dụng, tham mưu cho giám đốc việc gia hạn, bổ sung nhân - Theo dõi thời gian làm việc tất cán công nhân viên chấm công - Liên hệ hỗ trợ phận khác công ty - Trực tổng đài, tiếp nhận gửi công văn, giấy tờ, lưu văn hồ sơ theo quy định cơng ty */ Phịng điều hành có chức năng: - Phụ trách Visa, hộ chiếu, vé máy bay có nhu cầu phịng kinh doanh - Bố trí hướng dẫn viên theo tính chất đoàn khách, làm đề xuất gửi giám đốc duyệt chuyển phận hành nhân làm sở bàn giao trang thiết bị tour cho hướng dẫn viên - Thông tin cho sales kế hoạch hướng dẫn viên để liên hệ trình phục vụ - Lập sổ theo dõi tour, kiểm tra tập hợp tồn hóa đơn, chứng từ Lưu hồ sơ đồn khách đối chiếu cơng nợ với kế tốn theo tour chốt số liệu tổng hợp tour vào cuối tháng Ưu điểm - Đơn giản, rõ ràng mang tính logic cao - Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên - Giữ sức mạnh uy tín chức -Có thể phát huy ưu chun mơn hóa phận theo chức năng, tập trung vào cơng việc có tính chất tương đồng nên người lao động dễ dàng tích lũy kinh nghiệm để nâng cao kỹ hoạt động, phận phục vụ tất sản phẩm dịch vụ nên phát huy lợi quy mô, giảm trùng lặp hoạt động, đơn giản hóa đào tạo - Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ người - Các đơn vị phòng ban thường làm việc cách độc lập mà khơng có liên kết xảy vấn đề giải chậm, ảnh hưởng đến trình làm việc chung cấp cao Ngồi sơ đồ cấu tổ chức theo chức năng, phần tổ chức phòng kinh doanh thể cấu tổ chức theo khách hàng : chia thành khách lẻ, khách đồn Ưu điểm -Có tập trung ý vào nhóm khách hàng đặc biệt từ đưa sản phẩm, gói dịch vụ phù hợp với nhóm đối tượng khách hàng -Giảm gánh nặng cho nhà quản lí cấp cao tạo khả tốt cho việc phát triển đội ngũ, nhà quản lí chung Việc phối hợp hoạt động phận mục tiêu cuối có hiệu Cấp quản lý tầm quản lý Sự thực hiện: Cơng ty có tầm quản lý hẹp với cấp quản lý: cấp cao, cấp trung cấp sở VD: */ Nhà quản lý cấp cao gồm có: - Giám đốc với tầm quản lý hai thuộc cấp trực tiếp (2 phó giám đốc) - Phó giám đốc phụ trách phịng nhân hành phịng điều hành Do có tầm quản lý hai thuộc cấp trực tiếp - Tương tự phó giám đốc phụ trách hai mặt phòng kinh doanh phịng kế tốn nên có tầm quản lý hai thuộc cấp trực tiếp (các trưởng phòng) */ Nhà quản lý cấp trung: trưởng phòng phòng hành nhân sự, phịng điều hành, phịng kinh doanh, phịng kế tốn có ba thuộc cấp trực tiếp Riêng trưởng phịng kế tốn có tầm quản lý thuộc cấp trực tiếp (kế toán trưởng) */ Nhà quản lý cấp sở: người đứng đầu phận phận kinh doanh phận marketing Ưu điểm -Có rõ ràng việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm cấp, phận -Tầm quản lý không rộng khơng cứng nhắc có tương tác qua lại phận Quyền hạn trách nhiệm Sự thực hiện: Công ty Saigontourist chi nhánh Hà Nội sử dụng mơ hình cấu hỗn hợp trực tuyến – chức Các đơn vị chức tồn đơn chuyên mơn, khơng có quyền đạo đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm kết hoạt động toàn quyền định đơn vị phụ trách VD: Phó giám đốc giao cho trưởng phòng kinh doanh phụ trách việc marketing quảng bá cho tour du lịch mắt cơng ty trưởng phịng kinh doanh có quyền hạn đạo, giao nhiệm vụ cho thuộc cấp phận marketing có trách nhiệm theo dõi tiến độ cơng việc sau tham mưu, báo cáo lên phó giám đốc Nếu tiến độ bị chậm so với mục tiêu đề trưởng phịng kinh doanh có quyền tham mưu, đề xuất giải pháp lùi ngày mắt tour cho phó giám đốc khơng quyền định việc Chức vụ Giám đốc Phó giám đốc Trưởng phịng Các trưởng phận MỐI QUAN Quan hệ trực tuyến HỆ CẤP TRÊN CẤP DƯỚI Cấp Quan hệ tham mưu Đề xuất, kiến nghị Chỉ thị, mệnh lệnh Cấp Ưu điểm -Thống huy theo nguyên tắc thủ trưởng, định đưa hoàn tồn tn thủ, cơng việc hệ thống hóa - Chun mơn hóa cơng việc - Giảm tải cơng việc, gánh nặng cho nhà quản lý Tập trung phi tập trung Sự thực hiện: Tổ chức chủ yếu theo định hướng phi tập trung, việc trao quyền ủy quyền xuống cho phận cấp nhân viên cao Sự phân quyền không xuống đến phận cấp quản lý mà kể cấp nhân viên Mỗi nhân viên có quyền đưa số định để thuận lợi cho trình mà họ làm việc Chế độ phi tập trung thể rõ qua chức vụ phó giám đốc, phịng ban phận VD: Khi nhân viên H phận kinh doanh xuống làm việc với khách hàng chị H có giới thiệu gói tour địa điểm lịch trình tour Khi xem xét kế hoạch di chuyển mà công ti đưa ra, khách hàng muốn bỏ địa điểm thay địa điểm khác kế hoạch A B Cụ thể khách hàng muốn ghép số địa điểm kế hoạch A số địa điểm kế hoạch B tour đề xuất để thành tour mong muốn Sau nhân viên kinh doanh cân nhắc mặt thời gian chi phí, họ hồn tồn đưa định việc có đồng ý cung cấp cho khách hàng gói tour hay không Bản thân họ trao mức quyền hạn định để định trình tiếp xúc với khách hàng xử lý đơn hàng cách tốt Điều cho thấy phi tập trung cao độ tổ chức này, phân quyền không xuống đến phận cấp quản lý mà kể nhân viên Chế độ phi tập trung khách hàng ; tạo lòng tin, hài lòng chất lượng dịch vụ mà tổ chức cung cấp - Đa dạng hóa tăng trưởng Phối hợp hoạt động Sự thực hiện: Xây dựng kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt phận cấp quản lý cơng ty Duy trì mối liên hệ cơng việc phịng ban phận riêng lẻ Duy trì mối liên hệ tổ chức với môi trường trực tiếp gián tiếp Công cụ Các kế hoạch Hệ chuẩn kinh tế - kỹ thuật thống Các cấu công cụ Giám sát trực tiếp Các công cụ hệ Phương diện thuật thống thông tin, truyền thông tham gia quản lý Phương diện chức ngôn ngữ Công cụ Văn hóa tổ chức(nội quy, quy định) Các mối quan hệ cá nhân IV Đề xuất sáng kiến để hoàn thiện cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy gọn nhẹ đóng góp vào thành cơng công ty thời gian qua.Tuy nhiên, muốn công ty hoạt động tốt phát huy ưu để đứng vững điều kiện cạnh tranh cơng việc cải thiện máy quản lí cần thiết Chính thế, chúng em có đưa số đề xuất để hoàn thiện cấu tổ chức cho công ty lữ hành Saigontourist Hà Nội: Thay đổi lại cấu tổ chức: Tách phòng Nhân phịng Tài quản lí trực tiếp giám đốc PHÓ GIÁM ĐỐC Điều hành nội 2.Điềuhành outbound, visa hộ chiếu Vé máy bay, vé tàu GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG NHÂN SỰ Bộ phận nhân PHÒNG KINH DOANH Bộ phận kinh doanh khách đoàn Bộ phận kinh doanh khách lẻ Bộ phận marketing (Vẽ lại sơ đồ cấu tổ chức theo đề xuất) Tăng mức độ tổng hợp hố cơng việc đến mức cao cách sử dụng kỹ thuật mở rộng phạm vi cơng việc, phong phú hố cơng việc luân chuyển nhân VD: Tăng cường hội để phận khách lẻ, khách đồn kết hợp làm việc tạo sản phẩm tour tuyến phù hợp linh hoạt cho hai đối tượng khách, mang đặc trưng riêng công ty Trong trình làm việc, tiếp xúc, nhân viên phận trao đổi, lấy thêm kinh nghiệm, vừa tăng khả chuyên môn lẫn tổng hợp Xây dựng thêm hệ thống kiểm soát nội cơng ty nhằm nâng cao tính cơng bằng, minh bạch hoạt động kinh doanh công ty VD: Thiết lập ban hành hệ thống nội quy, quy chế lãnh đạo nhân viên trách nhiệm nơi làm việc quy trình thiết kế sản phẩm, điều hành, bán sản phẩm công ty, … Phân cấp quản lý để phù hợp với kinh tế thị trường biến động nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp hệ thống quản lý công ty, tránh quan liêu thường nảy sinh hệ thống điều hành máy quản lý VD: Tùy theo trường hợp cụ thể để xác định tầm quản lý phân cấp quản lý thích hợp Bên cạnh cấp quản lí hẹp mà cơng ty sử dụng cần linh hoạt thay đổi sang cấp quản lý tầm rộng để khắc phục hạn chế chi phí quản lý, làm giảm khoảng cách xa cấp cao cấp thấp tổ chức công ty Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin để làm công cụ quản lý thời đại ty phát triển mạnh mẽ nhằm tăng hiệu hoạt động công VD: Áp dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình làm việc: Lập trang web, diễn đàn điện tử, blog …quảng bá hình ảnh cơng ty, sản phẩm dịch vụ; nâng cấp hệ thống thông tin để tăng khả hợp tác với đối tác; … Soạn thảo trực tuyến, họp trực tuyến, làm việc từ xa qua mạng internet Xây dựng cổng thông tin nội bộ, phần mềm quản lý nhân sự, tài liệu, kế hoạch, quan hệ khách hàng, … ... chi nhánh Hà Nội Công ty lữ hành Saigontourist Hà Nội thành lập vào tháng năm 2003 UBND thành phố Hồ Chí Minh, sau chi nhánh tổng cơng ty du lịch Sài Gịn Hà Nội Sau thức cơng ty thành viên cấu tổ... liên quan đến tài tổng cơng ty Cơng ty có mã số thuế tài khoản riêng Cơng ty lữ hành Saigontourist Hà Nội thành viên quan trọng tập đoàn du lịch hàng đầu Việt Nam - tổng công ty Saigontourist (Saigontourist. .. I Giới thiệu tổng quan Công ty lữ hành Saigontourist chi nhánh Hà Nội II.Sơ đồ cấu tổ chức III.Phân tích ưu nhược điểm cấu tổ chức 1.Chun mơn hóa – tổng hợp hóa Sự hình thành phận 3.Cấp quản lý