Giới thiệu tổng quan về quản lý dự án

Giới thiệu Tổng quan Quản lý Dự Án I Mở đầu Vài số liệu thống kê QLDA - Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào dự án, ¼ GDP Mỹ - Tồn giới chi gần 10 nghìn tỉ USD cho tất loại dự án, số 40.7 nghìn tỉ USD tổng sản lượng toàn cầu - Hơn 16 triệu người xem quản trị dự án nghề mình; người quản trị dự án có lương trung bình 82,000 USD năm - Hơn nửa triệu dự án phát triển ứng dụng CNTT khởi động năm 2001, so với 300,000 dự án năm 2000 Các chuyên gia nhấn mạnh tầm quan trọng quản lý dự án Tom Peters viết sách “Reinventing Work: the Project 50”, “Ngày muốn chiến thắng bạn phải nắm vững nghệ thuật quản lý dự án!” Tại DA bị thất bại - Bị hũy - 33% DA bị hũy (Vượt thời gian hay chi phí) Nghiên cứu Standish Group (CHAOS) năm 1995, riêng Mỹ, 31% dự án bị hủy, tốn 81 tỉ USD - Quá tải-Nhu cầu dự án CNTT tăng: o Năm 2000, có 300,000 dự án CNTT o Năm 2001, 500,000 dự án CNTT khởi động - Không hiệu quả: Nhiều DA không sử dụng 3 Tại DA thành công - Đúng thời hạn, phạm vi kinh phí cho phép: Vượt khoảng 10% → 20% coi chấp nhận - Nhóm thực khơng cảm thấy bị kiểm soát mức - Khách hàng thỏa mãn: Sản phẩm DA giải vấn đề - Các Lợi ích QLDA: - Giúp lập kế hoạch cho việc thực dự án: o Kiểm soát tốt tài nguyên tài chính, thiết bị người o Giảm chi phí o Tăng Chất lượng độ tin cậy - Giúp quản lý, theo dõi trình hoạt động nhóm thực - Giúp người quản lý dự án công ty đảm bảo thành cơng q trình thực dự án II Quản lý dự án Các Khái niệm a Dự án - Dự án hoạt động tạo - cách có phương pháp định tiến, với phương tiện nguồn lực cho - sản phẩm thực tế b Quản lý dự án - Quản lý dự án trình hoạch định, tổ chức, thực công việc, quản lý công việc tài nguyên nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách c Các thuộc tính dự án - Dự án có mục đích rõ ràng - Dự án mang tính tạm thời - Dự án đòi hỏi sử dụng loại tài nguyên khác - Dự án phải có khách hàng và/hoặc đơn vị tài trợ - Dự án thường mang tính khơng chắn Dự án CNTT • CNTT = Phần cứng - Phần mềm, tích hợp phần cứng, phần mềm người • Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng • Thí dụ DA CNTT: + CNorthwest Airlines có hệ thống đặt chỗ gọi ResNet (xem case study Web site www.course.com/mis/schwalbe) + Đại học Lạc Hồng thực dự án viết phần mềm hổ trợ chuẩn đoán bệnh cho Bệnh viện Đồng Nai Bộ ba ràng buộc - Mọi dự án bị ràng buộc theo ba tiêu chí sau: o Mục tiêu phạm vi (Scope): Dự án tìm cách đạt gì? o Các mục tiêu thời gian: Dự án hoàn tất? o Các mục tiêu chi phí: Sẽ tốn bao nhiêu? - Nhiệm vụ người quản lý dự án phải cân đối mục tiêu thường hay xung đột Hình 1.1 Bộ ba ràng buộc QTDA Các Bên tham gia (liên quan -Stakeholder) - Các Bên tham gia (liên quan) tất có liên quan bị ảnh hưởng hoạt động dự án - Các Bên tham gia bao gồm: o Nhà tài trợ o Người Quản lý Dự án o Trưởng Nhóm Kỹ thuật, o Các Trưởng Nhóm o Các Nhóm Triển khai o Khách hàng, o Người dùng o Nhà cung cấp o Những người chống lại dự án Các lãnh vực QLDA - lãnh vực (phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng) : o QL Phạm vi Xác định Quản lý tất công việc thực dự án o QL Thời gian Ước lượng thời gian, lập lịch biểu theo dõi tiến độ thực đảm bảo hoàn tất thời hạn o QL Chi phí Đảm bảo hồn tất dự án kinh phí cho phép o QL Chất lượng Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu đặt - lãnh vực hỗ trợ phương tiện để đạt mục tiêu dự án (quản lý nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, mua sắm) : o QL Nguồn nhân lực o QL Truyền thông o QL Rủi ro o QL Mua sắm trang thiết bị - lãnh vực tích hợp (project integration management) tác động bị tác động tất lãnh vực Các giai đoạn Dự án CNTT a Giai đoạn xác định  Mục đích - Hiểu vấn đề có ước lượng ban đầu  Các hoạt động - Xác định vấn đề, mục tiêu, kết - Đánh giá mức độ rủi ro  Tài liệu, điểm mốc - Đề cương dự án nghiên cứu khả thi (người dùng thông qua) - Bản yêu cầu (người dùng thông qua) - Bảng rủi ro - Kế hoạch ban đầu (các nguồn nhân lực thông qua) - Đề xuất giải pháp cụ thể (được lựa chọn)  Công sức quản lý kỹ thuật: 90% b Giai đoạn phân tích  Mục đích - Hệ thống tổng thể cần phải làm  Các hoạt động - Khảo sát - Thiết kế mức tổng thể - Đánh giá lại  Tài liệu, điểm mốc - Đặc tả chức (người dùng thông qua) - Kế hoạch triển khai  Công sức quản lý kỹ thuật: 60% c Giai đoạn thiết kế  Mục đích - Cho biết thành phần cầu thành hệ thống, hệ thống làm việc  Các hoạt động - Thiết kế hệ thống - Quyết định mua tự xây dựng - Rà soát chi tiết - Đánh giá lại  Tài liệu, điểm mốc - Đặc tả thiết kế (thông qua mặt kỹ thuật) - Kế hoạch chấp nhận (người dùng thông qua) - Kế hoạch đánh giá lại  Công sức quản lý kỹ thuật: 30% d Giai đoạn thực  Mục đích - Xây dựng thành phần cấu thành  Các hoạt động - Lập trình - Mua - Sở thích hoá - Kiểm thử phần - Lắp ráp thành phần  Tài liệu, điểm mốc - Bản thiết kế cho thành phần (thông qua mặt kỹ thuật) - Kế hoạch kiểm thử hệ thống (thông qua kỹ thuật) - Tài liệu cho người dùng (người dùng thông qua sau này)  Công sức quản lý kỹ thuật: 10% e Kiểm thử hệ thống  Mục đích - Đảm bảo hệ thống làm việc tốt, khơng lỗi  Các hoạt động - Tích hợp - Đảm bảo chất lượng  Tài liệu, điểm mốc - Báo cáo kết tích hợp hệ thống (thông qua mặt chất lượng)  Công sức quản lý kỹ thuật: 10% f Kiểm thử chấp nhận  Mục đích - Đảm bảo người dùng chấp nhận hệ thống  Các hoạt động - Thực qui trình demo định  Tài liệu, điểm mốc - Báo cáo kết quy trình demo (người dùng thông qua)  Công sức quản lý kỹ thuật: 40% g Giai đoạn vận hành  Mục đích - Vận hành hồn thiện  Các hoạt động - Vận hành - Chuyển đổi - Đào tạo - Hỗ trợ - Rút kinh nghiệm  Tài liệu, điểm mốc - Kế hoạch hỗ trợ - Báo cáo kết đào tạo - Kinh nghiệm đúc kết  Công sức quản lý kỹ thuật: 20% III Ví dụ minh hoạ cho giai đoạn dự án Để có khái niệm tổng thể rõ ràng quy trình phát triển án CNTT, so sánh việc xây dựng dự án với việc xây dựng nhà cho dễ hiểu Những người làm việc liên quan đến xây dựng nhà cửa có lẽ khơng để ý biết q trình gồm giai đoạn trình bày hình 1 Giai đoạn xác định việc xây nhà: Hãy kịch nhỏ: Người dùng đến gặp bạn (người quản lý dự án) nêu vấn đề họ: - Tôi sống nhà nhỏ vùng phiá Bắc - Bạn hỏi ngay: "Vậy sao? Có vấn đề gì?" Người dùng trả lời: o nhà tơi, mùa đơng lạnh, cịn mùa hè lại q nóng Tơi cần có điều hồ nhiệt độ o Ban ngày, nhà sáng, mà buổi tối lại khơng đủ ánh sáng Tơi cần có điều khiển ánh sáng o Hiện tắm giặt lại phải cần lại phải đun nước nóng Do tơi cần có hệ thống nước thuận tiện o Cả gia đình người sống buồng chung Tơi cần có khoảng riêng yên tĩnh o Cứ vậy, tất vấn đề liệt kê hết Nếu yêu cầu chưa viết giấy bạn giúp người ta ghi lại để tạo Tài liệu yêu cầu Sau bạn phải ước tính giá thành xây dựng ngơi nhà mong muốn để thông báo cho người dùng biết Đưa ước tính thời hạn thực cơng việc vào tài liệu gọi Đề xuất phương án giải Các số liệu đưa thời điểm khơng xác Bạn nên thuyết phục người dùng đợi thời gian kết thúc giai đoạn Phân tích Trong trường hợp này, đề xuất tập trung vào cơng việc giá thành cho giai đoạn phân tích mà thơi Giai đoạn phân tích việc xây nhà: Nhà phân tích phải tạo tài liệu Đặc tả chức nhà xây dựng Tài liệu chứa đựng hứa hẹn kiểu như: - Thưa ông, xây cho ông nhà khác Nhà có phịng với kính mờ tường cách âm để đảm bảo cho ông có chỗ riêng biệt n tĩnh - Chúng tơi đặt điều hoà nhiệt độ tường, vặn cơng tắc sang trái, phịng mát lên; vặn điều hồ sang phải phịng ấm - Trong phịng đặt cơng tắc ánh sáng để đảm bảo cho việc điều khiển ánh sáng Nếu bật phía trên, phịng sáng hơn; bật phía phòng tối - Hệ thống nước tập trung nhà tắm với đủ phương tiện cần thiết cho việc tắm giặt Trong bồn rửa mặt bồn tắm có vịi nước điều chỉnh mức nước nóng lạnh theo ý muốn - … Chú ý Đặc tả chức liệt kê mà ngơi nhà đáp ứng cho u cầu người sử dụng: đầu vào, đầu giao diện nhà người dùng Tuyệt nhiên ta chưa nói đến xây dựng nhà nào? Tài liệu liệt kê hứa hẹn (đầu ra) mà bạn tạo để giải vấn đề mà người dùng nêu tài liệu yêu cầu Giai đoạn thiết kế việc xây nhà: Người thiết kế nhà kiến trúc sư Mục đích việc thiết kế chia hệ thống thành cấu thành chức năng, sau nối kết chúng lại cách hiệu Trên vẻ thiết kế ta thấy nơi ở, nơi ăn, nơi ngủ Mỗi vùng có nhiều phòng Các phòng ngăn cách, nối kết thông qua tường, cửa sổ, hành lang cửa vào Vị trí thiết kế để đặt điều hoà nhiệt độ, điều hoà ánh sàng, trang bị phòng tắm tất phải thiết kế chi tiết để đảm bảo chức hứa Bản thiết kế cho thấy hệ thống làm việc Đây thiết kế tổng thể Trong số trường hợp cần có thiết kế chi tiết cho phịng Tất điều ghi chép lại vào tài liệu Đặc tả thiết kế Giai đoạn thực Thực xây nhà theo bảng thiết kế chấp nhận Chỉnh sửa yêu cầu khách hàng (nếu - tùy theo điều kiện kỹ thuật, mỹ thuật, hợp đồng ký kết thỏa thuận thêm bên) Giai đoạn kiểm thử hệ thống việc xây dựng nhà: Là tập hợp tất thành phần vào với đảm bảo chúng làm việc đồng với (tích hợp) Trong nhà này, ta bắt đầu kiểm thử từ móng nhà Sau đến tầng 1, đảm bảo tất cấu thành làm việc tốt liên kết chặt chẽ hợp lý với móng xây Sau đến tầng hai, ba Khắc phục tất vấn đề phát Cuối người kiến trúc sư bên làm hợp đồng xây dựng cần kiểm thử lại cách hệ thống chi tiết một: ánh sáng, điều hồ, buồng tắm, phịng ở, theo xác định tài liệu đặc tả thiết kế có Giai đoạn kiểm thử chấp nhận: Người dùng đại diện họ lần trơng thấy ngơi nhà hồn chỉnh Họ kiểm thử lại cách hệ thống chi tiết ương ứng với đặc tả chức có Nếu họ phát vấn đề khơng ổn, nhóm dự án phải có trách nhiệm khắc phục có vấn đề dễ khắc phục, khơng phải khơng có vấn đề khó mà khắc phục Hãy hình dung xem người dùng nói:"Tơi nghĩ ơng hứa xây nhà phịng khơng phải nhà phịng ngủ này!" Những việc hay xảy dự án CNTT Do cần có yêu cầu rõ ràng thoả thuận điều kiện, mức độ đáp ứng yêu cầu Giai đoạn vận hành việc xây nhà: Trong giai đoạn này, người dùng chuyển đến nhà Vấn đề chủ chốt giai đoạn nhà kiến trúc sư người xây dựng cịn có trách nhiệm với ngơi nhà Cần có thời gian bảo hành (6 tháng đến năm) xuất vấn đề cần phải khắc phục Và có hội để đề xuất xây dựng nhà lớn - (một dự án mới!) Lưu ý giai đoạn khơng bao gồm việc trì mà cần có chi phí cập nhật thường xun khác (tiền điện nước, ) Nếu xuất yêu cầu mở rộng nữa, dự án khơng kết thúc Cần phải dứt điểm giai đoạn kết thúc dự án; cần thiết thực dự án Bình luận: Mặc dù minh hoạ cho ta hình dung cụ thể công đoạn tương tự trình thực dự án CNTT, cần nhận thức rõ ràng thực tế dự án xây dựng dự án CNTT có nhiều điểm khác bản: - Thứ là, ví dụ nêu hiểu nhiều biết đến công đoạn để xây dựng nhà Người dùng dễ dàng mô tả cụ thể cho bạn biết xem họ mơ ước có ngơi nhà từ màu sắc đến viên gạch Nhưng liệu có người ứng dụng CNTT xác định xác yêu cầu họ? - Tiếp là, có nhiều kinh nghiệm chuẩn cho việc xây dựng nhà cửa, lĩnh vực CNTT chí cịn chưa xác định rõ khái niệm tương tự móng nhà, tầng hay buồng nào, nói cách khác thiếu chuẩn thống để người hiểu IV Chu trình sống dự án Chu trình sống phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle - SDLC) khung làm việc dùng để mơ tả giai đoạn q trình phát triển trì hệ thống thơng tin Chu trình sống dự án nhóm giai đoạn dự án Các giai đoạn dự án thay đổi tùy theo dự án lãnh vực kinh doanh, giai đoạn chung bao gồm: - Quan niệm (conception) - Triển khai (development) - Thực hiện, cài đặt (implementation) - Kết thúc V Các qui trình QL dự án - Khởi động DA - Lập Kế hoạch DA - Thực thi DA - Kiểm soát & Điều khiển - Kết thúc VI Các Kiến thức cần thiết để QLDA Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinh nghiệm - Quản lý tổng quát - Lãnh vực ứng dụng dự án  Các kỹ cần thiết người quản trị dự án: o Kỹ giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục o Kỹ tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích o Kỹ xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội o Kỹ lãnh đạo: động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan o Kỹ đối phó: linh hoạt, sáng tạo, kiên trì, chịu đựng o Kỹ cơng nghệ: kinh nghiệm, kiến thức dự án ... trình thực dự án II Quản lý dự án Các Khái niệm a Dự án - Dự án hoạt động tạo - cách có phương pháp định tiến, với phương tiện nguồn lực cho - sản phẩm thực tế b Quản lý dự án - Quản lý dự án trình... kết  Công sức quản lý kỹ thuật: 20% III Ví dụ minh hoạ cho giai đoạn dự án Để có khái niệm tổng thể rõ ràng quy trình phát triển án CNTT, so sánh việc xây dựng dự án với việc xây dựng nhà cho... riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinh nghiệm - Quản lý tổng quát - Lãnh vực ứng dụng dự án  Các kỹ cần thiết người quản trị dự án: o Kỹ giao tiếp: lắng nghe,