GIỚI THIỆU CHUNG( LỜI MỞ ĐẦU)
Lý do chọn đề tài
Hiện nay nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế với sự đa dạng hóa về thành phần kinh tế,phong phú ngành nghề,quy mô kinh doanh.song song với việc chuyển đổi nền kinh tế,vai trò quản lý của nhà nước cũng thay đổi,nhà nước không can thiệp trực tiếp vào nền kinh tế mà quản lý,điều tiết vĩ mô nền kinh tế thông qua các công cụ,các chính sách quản lý nhằm tác động đến cung, cầu,giá cả nhằm mục đích tạo môi trương kinh doanh ổn định và phát triển cho các doanh nghiệp.
Mối quan hệ thanh toán người bán và người mua rất quan trọng góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp.Người quản lý không chỉ quan tâm đến doanh thu,lợi nhuận,cái mà họ nắm bắt thường xuyên chính là tình hình thanh toán,tình hình tài chính của doanh nghiệp phản ánh làm ăn có hiệu quả không của doanh nghiệp.nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở quá trình mua hàng va quá trình tiêu thu,nó liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn.Và công ty TNHH xây dựng và thương mại thành an đã đặc biệt quan tâm đến quan hệ thanh toán với người bán,người mua đây chính là quan hệ thanh toán chủ yếu có vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp,có những doanh nghiệp do mải mê theo đuổi lơi nhuận,tìm mọi cách nâng cao doanh thu với những chính sách tín dụng hấp dẫn cho khách hàng nên đã rơi vào tình trạng không có khả năng thanh toán nợ mặc dù kinh doanh rất có lãi.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Thành An, em nhận thấy rằng kế toán thanh toán với người mua và người bán là một phần quan trọng được lãnh đạo đặc biệt quan tâm Nhờ sự hỗ trợ của nhân viên văn phòng kế toán và giáo viên hướng dẫn, cô Nguyễn Thị Thùy, em đã có cơ hội học hỏi và hiểu rõ hơn về quy trình này.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Trang em đã chọn đề tài:“ Tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty
TNHH Xây Dựng và Thương Mại Thành An”
Giới hạn của đề tài
Lý luận về kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp Tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thành An, thực trạng kế toán thanh toán với người mua và người bán cho thấy nhiều thách thức và cơ hội cải thiện Việc tối ưu hóa quy trình kế toán sẽ giúp nâng cao hiệu quả thanh toán, giảm thiểu rủi ro tài chính và cải thiện mối quan hệ với các đối tác Do đó, cần có những biện pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống kế toán, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch.
Tổ chức kế toán thanh toán tại công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thành An đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý giao dịch với người bán và người mua Bài viết sẽ phân tích thực trạng kế toán thanh toán, chỉ ra những thách thức và cơ hội mà công ty đang đối mặt Qua đó, cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả hoạt động kế toán và những biện pháp cải thiện quy trình thanh toán.
Mục đích và mục tiêu nghiên cứu
-Nghiên cứu hệ thống hóa và hoàn thiện các lý luận về kế toán thanh toán với người bán và người mua.
Nghiên cứu thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua tại công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thành An nhằm phát hiện những ưu nhược điểm trong công tác kế toán Bài viết đề xuất các giải pháp khắc phục những tồn tại và hạn chế, giúp kế toán công ty trở thành công cụ tài chính hiệu quả hơn.
Phương pháp nhiên cứu
- Thu thập các thông tin về công tác tổ chức kế toán thanh toán với người bán và người mua tại công ty mà mình đang thực tập.
- Tiếp thu các ý kiến của Thầy, cô, anh, chị trng công ty để bổ sung thêm kiến thức.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Tóm tắt nghiên cứu: Nêu lên bố cục nghiên cứu
Bố cục của nghiên cứu gồm 3 phần và 5 chương
Phần một: Phần mở đầu
Phần hai: Phần nội dung
Chương 2: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu
Chương 4: Thực trạng công tác tổ chức kế toán thanh toán với người bán và người mua
Chương 5: Những nhận xét và ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán thanh toán với người bán và người mua tại công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Thành An
Chuyên đề thực tập cuối khóa
CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
Khái niệm, vị trí của thnah toán với người mua và người bán trong quan hệ
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các bên liên quan như khách nợ, chủ nợ, ngân hàng, tổ chức tài chính, và đối tác về các khoản thu và phải trả, cũng như các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh Các quan hệ thanh toán chủ yếu được phân loại theo từng đối tượng thanh toán.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: Là quan hệ phát sinhtrong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa,dịch vụ ra bên ngoài
- Quan hệ với nhà cung cấp: đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư,tài sản, hàng hóa , dịch vụ.
Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp cần tuân thủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, bao gồm việc nộp thuế và các khoản phí khác Việc thực hiện đúng các nghĩa vụ này không chỉ đảm bảo sự tuân thủ pháp luật mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và các bên đối tác trong liên doanh là mối quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp tham gia vào các dự án liên danh với các doanh nghiệp khác hoặc khi doanh nghiệp đóng vai trò là đơn vị tổ chức liên doanh.
- Quan hệ thanh toán nội bộ : Là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp
Quan hệ thanh toán khác bao gồm các giao dịch với ngân hàng và tổ chức tài chính liên quan đến tiền vay, thế chấp, ký quỹ và ký cược Trong số đó, quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán là rất quan trọng, vì các nghiệp vụ thanh toán này diễn ra thường xuyên và chiếm tỷ lệ lớn trong hoạt động của doanh nghiệp.
Chuyên đề thực tập cuối khóa về các nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong các mối quan hệ thanh toán của doanh nghiệp, chiếm tỉ trọng lớn trong hoạt động tài chính.
2.1.1 Vai trò của người mua, người bán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đối với tất cả các doanh nghiệp mà nhất là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán luôn gữ một vị trí hết sức quan trọng Nghiệp vụ thanh toánphát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hóa đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hóa cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh.
Thông tin về quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và luân chuyển vốn của công ty Để doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn, việc thanh toán với đối tác là rất cần thiết Mối quan hệ này cần được điều tiết hợp lý dựa trên vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng, nhằm đảm bảo khả năng thanh toán của công ty đồng thời sử dụng nguồn vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả, tối ưu hóa việc tận dụng vốn từ nhà sản xuất.
2.1.2 Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ kế toán
Khi thực hiện nghiệp vụ mua bán hàng hóa, các bên cần thỏa thuận các điều khoản thanh toán để tránh tranh chấp sau này Những điều kiện này thường bao gồm loại tiền tệ sử dụng, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và chiết khấu thanh toán.
2.1.3 Nhiệm vụ kế toán Để có được những thông tin chính xác, kịp thời tình hình thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp thì kế toán đóng vai trò rất quan
Chuyên đề thực tập cuối khóa trọng Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra cua mình thì kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Kế toán cần tổ chức ghi chép để theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu và phải trả theo từng đối tượng Đối với khách hàng có giao dịch mua bán thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, kế toán nên tiến hành điều tra và đối chiếu các khoản nợ phát sinh định kỳ hoặc vào cuối niên độ kế toán.
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán về công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
- Tổng hợp cung cấp các thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp sử lý
- Kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả.
Các phương pháp thanh toán áp dụng phổ biến trong doanh nghiệp
2.2.1 Thanh toán bằng tiền mặt
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các hình thức như tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ và các giấy tờ có giá trị Khi nhận hàng hóa, bên mua sẽ xuất tiền mặt từ quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán.
2.2.2 Thanh toán không dùng tiền mặt Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng Các hình thức cụ thể bao gồm :
Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trừ tiền từ tài khoản để trả cho đơn vị được ghi trên séc Chủ tài khoản hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc, và séc chỉ được phát hành khi tài khoản có đủ số dư.
Séc thanh toán gồm có:
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Séc chuyển khoản là công cụ thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị trong cùng một địa phương Nó cho phép thực hiện thanh toán chuyển khoản mà không có giá trị lĩnh tiền mặt Séc chỉ có hiệu lực trong thời gian quy định, đảm bảo tính hợp lệ trong các giao dịch tài chính.
Séc định mức là loại séc chuyển khoản mà ngân hàng đảm bảo chi trả một tổng số tiền nhất định trong toàn bộ quyển séc, có thể sử dụng để thanh toán trong cùng hoặc khác địa phương Khi phát hành, séc này chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi Trong khi đó, séc chuyển tiền cầm tay là loại séc chuyển khoản cầm tay, cũng được ngân hàng đảm bảo thanh toán.
Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó.
2.2.3 Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu
Uỷ nhiệm thu là phương thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu hộ một khoản tiền nhất định từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi.
Uỷ nhiệm chi là tài liệu mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc chuyển một khoản tiền nhất định nhằm thanh toán cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước và các khoản thanh toán khác.
2.2.4 Thanh toán bù trừ Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
2.2.5 Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C
Khi mua hàng theo hình thức này, bên mua cần thiết lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán Điều này giúp tăng cường độ tin cậy trong giao dịch và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Chuyên đề thực tập cuối khóa yêu cầu bên mua chuyển số tiền thanh toán cho ngân hàng của bên bán Hình thức này thường áp dụng cho các đơn vị ở địa phương khác nhau, đặc biệt khi không có sự tín nhiệm lẫn nhau.
Hình thức thanh toán này ít phổ biến trong giao dịch nội địa nhưng lại rất hiệu quả và được ưa chuộng trong thanh toán quốc tế, chủ yếu sử dụng ngoại tệ.
Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua
2.3.1 Nguyên tắc nghiệp vụ thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Cần theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với khách hàng giao dịch thường xuyên và có số dư nợ lớn, cần định kỳ kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ phát sinh vào cuối tháng kế toán Đặc biệt, đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả ngoại tệ và quy đổi sang VNĐ để đảm bảo tính chính xác trong quản lý nợ.
- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư,
TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã ban trong kỳ
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền đã ứng trước, trả trước của khách hàng
- Số tiền còn lại phải thu của khách hàng
Chuyên đề thực tập cuối khóa
2.3.3 phương pháp kế toán với người mua
Sơ đồ 1: trình tự hạch toán thanh toán với người mua ( Phụ lục 01 )
2.3.4 phương pháp kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán nợ phải thu khó đòi ( Phụ lục 02 )
2.3.5 Phương pháp kế toán thanh toán với người bán
Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán với người bán ( Phụ lục 03 )
Tổ chức ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán
Sổ kế toán là phương tiện chính để ghi chép và hệ thống hóa số liệu kế toán dựa trên các chứng từ gốc, giúp cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý Theo chức năng, sổ kế toán bao gồm nhiều loại khác nhau.
Sổ nhật ký là công cụ quan trọng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, giúp theo dõi và quản lý tài chính hiệu quả Trong khi đó, sổ cái được sử dụng để tổng hợp các nghiệp vụ đã được ghi nhận trên sổ nhật ký, phân loại chúng vào các khoản mục tương ứng, từ đó tạo ra cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Có bốn hình thức sổ kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái
- Hình thức kế toán Nhật kí chung
- Hình thức Nhật kí chứng từ
- Hình thức chứng từ ghi sổ
Chuyên đề thực tập cuối khóa
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÀNH AN
XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÀNH AN 3.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH xây dựng và thương mại thành an
Công ty TNHH Xây dựng và thương mại thành an được thành lập theo quyết định số 208/QD – BXD ngày 21/2/2000
Tên công ty: Công ty TNHH Xây dựng và thương mại thành an
Vốn điều lệ: 70.000.000 Địa chỉ trụ sở chính: Đại Đồng Thành – Thuận Thành – Bắc Ninh
Công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Thành An, với hơn 10 năm kinh nghiệm, đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật nhờ sự cống hiến của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên Sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên đã giúp công ty phát triển vững mạnh và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
3.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH xây dựng và thương mại thành an
3.1.1.1 Chức năng và nhiệm vụ
Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thành An chuyên cung cấp vật tư và các sản phẩm cho các công ty xây dựng và ngành kỹ thuật Ngoài việc duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh, công ty còn đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu đa ngành nghề.
3.1.1.2 Ngành nghề, quy mô kinh doanh
Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thành An chuyên hoạt động trong lĩnh vực thương mại và xây dựng Các ngành nghề kinh doanh chính của công ty bao gồm xây dựng và thương mại.
- Kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hóa
- Kinh doanh cho thuê kho bãi
- Thiết bị phục vụ ngành xây dựng
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Trong năm 2014, giá trị hàng hóa mà Công ty thực hiện được một số đối tác cụ thể như sau ( Phụ lục 04)
3.1.1.3 Bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ bộ máy quản lý công ty ( Phụ lục 05 )
Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm điều hành và đại diện cho công ty trong các hoạt động pháp lý Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
Phòng kinh doanh vận tải
- Chức năng : tham mưu,giúp giám đốc công ty về đối tác vận tải và kinh doanh.
-Nhiệm vụ: Xây dựng phương án vận tải, bốc xếp hàng hóa và đáp ứng nhu cầu vận tải
Phòng kế toán tài chính
Chức năng của vị trí này là tham mưu cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán và tài chính, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.
- Nhiệm vụ: quản lý vốn và tài sản của công ty.
Phòng kinh tế kế hoạch
Chức năng của tổ chức là thực hiện các quyết định liên quan đến kế hoạch hóa và quản lý sản xuất kinh doanh, đảm bảo phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh đã đề ra.
- Nhiệm vụ: Xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn.
3.1.1.4 Bộ máy kế toán công ty
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty ( Phụ lục 06 )
- Kế toán trưởng có trách nhiệm chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, giám đốc về toàn bộ công tác Tài chính kế toán, thống kê.
- Phòng kế toán có trách nhiệm tổng hợp quyết toán , phụ trách đàu tư cơ bản sửa chữa lớn
- Kế toán tổng hợp kiểm tra công tác hạch toán của cán bộ kế toán có liên quan
Chuyên đề thực tập cuối khóa
3.2 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty
Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị
- Kỳ kê toán : kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hằng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dung : Việt nam đồng ( VNĐ)
- Chế độ kế toán áp dung : Theo nghị quyết số 15/2006/QĐ- BTC(QDD15) do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều cần được lập chứng từ kế toán Mỗi chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các loại chứng từ sử dụng tại đơn vị:
- Chứng từ về tiền tệ
- Chứng từ về hàng tồn kho
- Chứng từ về bán hàng
- Chứng từ về lao dộng tiền lương
Trình tự luân chyển kế toán chung gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận,xử lý các chứng từ kế toán
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán và trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty theo đày đủ quyết định số 15/2006 của Bộ tài chính.
Công ty vận dụng tổ chức ghi sổ sách heo hình thức Nhật ký chung bao gồm nhưng sổ sau:
+ Sổ nhật ký thu tiền
+ Sổ nhật ký chi tiền
+ Sổ nhật ký bán hàng
Chuyên đề thực tập cuối khóa
+ Sổ nhật ký mua hàng
+ Sổ cái của một tài khoản
+ Sổ chi tiết tài khoản
+ Bẳng cân đối phát sinh của các tài khoản
+ Bảng số dư kỳ của các tài khoản
+ Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản
Tìm hiểu về tổ chức kế toán thanh toán, thực trạng kế toán thnah toán tại công ty TNHHH Xây dựng và thương mại Thành An
3.4 Các phương pháp nghiên cứu
3.4.1 Phương pháp nghiên cứu trực quan
Phương pháp quan sát khoa học, hay nghiên cứu trực quan, là cách thu thập thông tin hệ thống về đối tượng thông qua tri giác Phương pháp này được thể hiện qua hai hình thức chính: minh họa và trình bày Minh họa sử dụng các đồ dùng trực quan như bản mẫu, biểu đồ và tranh chân dung để làm rõ nội dung.
3.4.2 Phương pháp nghiên cứu lý luận
Phương pháp nghiên cứu này tập trung vào việc thu thập thông tin khoa học thông qua việc phân tích các văn bản và tài liệu hiện có, kết hợp với các thao tác tư duy logic để rút ra những kết luận khoa học quan trọng.
3.4.3 Phương pháp nghiên cứu điều tra/thu thập và xử lý thông tin
Phương pháp điều tra là một kỹ thuật khảo sát rộng rãi nhằm phát hiện các quy luật phân bố và trình độ phát triển của nhóm đối tượng nghiên cứu, đồng thời xác định các đặc điểm định tính và định lượng của chúng.
- Lần 1: 2 tuần ( từ 26/01/2015 – 07/02/2015) nghiên cứu về cơ chế hoạt động của tình hình hoạt động công ty và thông tin nghị định áp dụng cho
Chuyên đề thực tập cuối khóa việc tổ chức kế toán thanh toán với người bán và người mua trong công ty
- Lần 2: 2 tuần ( từ 23/02/2015 – 07/03/2015) tìm hiểu khái niệm,các nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua và người bán
- Lần 3: 2 tuần ( từ 09/03/2015 – 27/03/2015) tìm hiểu các phương pháp thanh toán và thu thập lại những thông tin cần thiết.
3.5.1 Tiến hành nghiên cứu trực quan
Quan sát thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh và phương pháp kế toán thanh toán tại công ty từ những năm trước đó
3.5.2 Tiến hành nghiên cứu lý luận
Nắm vững thông tin và phân tích số liệu mà công ty cung cấp, đồng thời so sánh với các dữ liệu thực tế đã thu thập được để có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn.
Lần 1: Dựa trên các số liệu của các năm trước và số liệu đã thu thập được thêm để điều tra
Lân 2: Phân tích và xử lý các số liệu đã thu thập điều tra được
Lần 3:Tổng hợp các số liệu va chỉnh sửa cho chính xác
Sau thời gian thực tập, em đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu và hiểu biết sâu sắc về đề tài nghiên cứu Những kiến thức và kỹ năng này sẽ hỗ trợ em rất nhiều khi ra trường, giúp em làm việc hiệu quả hơn trong sự nghiệp tương lai.
Học hỏi từ những người đi trước mang lại nhiều kinh nghiệm quý báu cho công việc tương lai Việc nhận sự chỉ dẫn tận tình giúp nâng cao kỹ năng và kiến thức thực tế, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp sau này.
Trong quá trình thực hành, tôi đã có cơ hội làm quen với nhiều loại giấy tờ và chứng từ thực tế, cũng như các phương pháp làm việc của công ty Qua đó, tôi đã rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu, giúp tôi hiểu rõ hơn về quy trình và cách thức hoạt động trong môi trường chuyên nghiệp.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
Đặc điểm công tác thanh toán tai công ty TNHH xây dựng và thương mại thành an
4.1.1 Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ kế toán tại công ty
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các bên liên quan về các khoản phải thu và phải trả trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thành An, với quy mô lớn và hoạt động đa dạng, có nghiệp vụ thanh toán phong phú, phục vụ nhiều đối tượng khác nhau.
Nếu phân theo đối tượng thanh toán thì công ty có một số loại quan hệ thanh toán như
- Quan hệ thanh toán nội bộ công ty
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người mua
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác kinh doanh
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Ngân sách nhà nước
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty không chỉ có quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp mà còn có các mối quan hệ thanh toán quan trọng khác với ngân hàng và các tổ chức tài chính Những quan hệ này bao gồm các khoản vay, thế chấp và ký quỹ, góp phần vào việc quản lý tài chính và đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động của công ty.
Trong các mối quan hệ kinh doanh, quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán là yếu tố quan trọng và diễn ra thường xuyên nhất, chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh Nghiệp vụ thanh toán bắt đầu từ giai đoạn doanh nghiệp mua hàng hóa đầu vào từ nhà cung cấp cho đến khi bán hàng cho khách hàng, đánh dấu sự kết thúc của chu trình kinh doanh Thông tin về hoạt động thanh toán này không chỉ thể hiện sự giao dịch mà còn phản ánh tình hình tài chính và mối quan hệ giữa các bên liên quan.
Chuyên đề thực tập cuối khóa thường tập trung vào các báo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, điều này thu hút sự quan tâm của nhiều đối tượng trong doanh nghiệp.
Trong nội bộ doanh nghiệp, thông tin về quan hệ thanh toán với người mua và người bán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và luân chuyển vốn Để doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn, việc điều tiết quan hệ thanh toán là cần thiết Mối quan hệ này cần được cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng, nhằm đảm bảo khả năng thanh toán và sử dụng hiệu quả nguồn vốn Đây là thách thức trong quản lý tài chính không chỉ đối với công ty TNHH xây dựng và thương mại Thành An mà còn với tất cả các doanh nghiệp.
Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp của công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Thành An được xây dựng dựa trên việc tận dụng số chiếm dụng từ nhà cung cấp, đồng thời giữ vững uy tín trong thanh toán nợ Việc tạo dựng uy tín giúp công ty đảm bảo hàng hóa đầu vào chất lượng và giá cả ổn định, đặc biệt trong bối cảnh giá cả leo thang hiện nay, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh Đối với quan hệ thanh toán với khách hàng, công ty cần duy trì mối quan hệ tốt để giữ chân khách hàng, nhưng cũng phải tránh tình trạng chiếm dụng vốn quá mức, gây ứ đọng và giảm hiệu quả sử dụng vốn Công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Thành An luôn nỗ lực xây dựng chính sách tín dụng linh hoạt để bảo đảm nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh.
Chuyên đề thực tập cuối khóa hàng nhưng công ty vẫn quan tâm đặc biệt đến việc thu hồi nợ một cách nhanh chóng.
4.1.2 Các phương thức thanh toán
Các phương thức thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và các đối tác, được quy định rõ ràng trong hợp đồng kinh tế Hiện nay, các phương thức thanh toán rất đa dạng, nhưng có thể chia thành hai loại chính: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán không dùng tiền mặt đang ngày càng phổ biến nhờ vào những lợi ích như tiết kiệm thời gian, an toàn và giảm lượng tiền mặt trong lưu thông, giúp nhà nước kiểm soát lạm phát hiệu quả hơn.
Là một doanh nghiệp thương mại, việc lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp là rất quan trọng để tối ưu hóa vòng quay vốn Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thành An cần áp dụng các giải pháp thanh toán hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất kinh doanh và đảm bảo sự phát triển bền vững.
Hình thức thanh toán chủ yếu là chuyển khoản, trong khi thanh toán bằng tiền mặt chỉ được áp dụng cho các giao dịch nhỏ hơn 50 triệu VNĐ Phương thức này thường được sử dụng khi hai bên đối tác ở gần nhau để đảm bảo an toàn Thanh toán bằng tiền mặt có thể sử dụng cả tiền VNĐ và ngoại tệ.
Thanh toán bằng chuyển khoản chủ yếu bao gồm hình thức ủy nhiệm chi, được sử dụng trong những giao dịch mà thanh toán tiền mặt không an toàn Ngân hàng đóng vai trò trung gian trong việc thực hiện thanh toán giữa công ty và người bán, người mua, đồng thời thu phí chuyển khoản Hầu hết các hoạt động thanh toán của công ty đều được thực hiện qua chuyển khoản, nhằm hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Kế toán thanh toán với người mua
Trong quan hệ thanh toán với người bán và người mua, các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ là:
-Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn (GTGT)được lập làm liên, liên 1 để lưu, liên
2 giao khách hàng, liên 3 lưu nội bộ Hóa đơn bán hàng đồng thời là phiếu xuất kho, ghi nhận nghiệp vụ giảm hàng tồn kho.
Khi nhận tiền nộp vào quỹ, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu cho người nộp Dựa trên phiếu thu này, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận khoản nợ phải thu từ khách hàng.
-Giấy báo có của ngân hàng: được dùng trong trường hợp bên khách hàng thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt
-Hợp dồng mua bán hàng hóa.
Khi hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, kế toán sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tại công ty, tài khoản này bao gồm hai loại: 1311 - Phải thu của khách hàng và 1312 - Khách hàng đặt trước cho doanh nghiệp.
Tài khoản 113 có kết cấu như sau:
-Số tiền bán sản phẩm
-Số tiền đã thu ở khách hàng
-Số chiết khấu, giảm giá sản phẩm và doanh thu của sản phẩm bị lỗi trừ vào nợ phải thu.
Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa dư bên nợ vừa dư bên có.
Dư nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu cảu khách hàng
Dư có: Phản ánh số tiền người mau đặt trước
Chuyên đề thực tập cuối khóa
4.2.3 Sổ sách kế toán sử dụng
Sổ chi tiết thanh toán với người mua được mở cho từng khách hàng thường xuyên của công ty, trong khi những khách hàng nhỏ lẻ và có quan hệ không liên tục sẽ được kế toán theo dõi trong sổ thanh toán với những người mua khác.
Sổ chi tiết thanh toán với người mua được lập cho từng đối tượng cụ thể và ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán Cuối mỗi tháng, kế toán sẽ tổng hợp sổ và tính toán số phát sinh Nợ, Có.
4.2.4 Kế toán chi tiết thanh toán với người mua
Kế toán cần theo dõi công nợ với người mua dựa trên chứng từ thanh toán, ghi nhận từng khoản phải thu và quá trình thu hồi nợ Để thực hiện điều này, kế toán phải mở sổ chi tiết công nợ đầy đủ nhằm quản lý tất cả các khoản công nợ với người mua một cách hiệu quả.
Sổ chi tiết công nợ (TK 131) của Công ty được mở riêng theo từng khách hàng thường xuyên, trong khi các khách hàng lẻ được theo dõi trên một sổ chung Mỗi khi có chứng từ bán hàng và sau khi người mua thanh toán, kế toán sẽ ghi chép vào sổ chi tiết công nợ Lưu ý rằng số liệu trên các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập và không được bù trừ giữa các sổ với nhau.
Vào ngày 15 tháng 3 năm 2013, Anh Nguyễn Văn Ba đã thực hiện giao dịch mua 100m2 ván gỗ lát sàn với tổng giá trị 15.460.000 đồng, đã bao gồm 10% thuế GTGT Tuy nhiên, Anh Ba vẫn chưa tiến hành thanh toán Kế toán đã lập hóa đơn bán hàng để làm căn cứ ghi sổ.
Các chứng từ minh họa:
Hóa đơn GTGT ( Phụ lục 07 )
Lên sổ chi tiết thanh toán người mua ( Phụ lục 08)
Vào ngày 23/03/2013, Anh Nguyễn Văn Ba đã thực hiện thanh toán số tiền 15.460.000 đồng cho Công ty Thủ quỹ đã tiến hành lập phiếu thu cho khách hàng.
2 liên, trongđó 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại chuyển cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ.
Mẫu phiếu thu ( Phụ lục 09 )
Vào ngày 23/02/2013, Công ty đã hoàn thành việc lắp đặt nội thất văn phòng cho Công ty TNHH Polycom VN với tổng giá trị thanh toán là 53.571.260 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%) Tuy nhiên, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán Kế toán đã lập hóa đơn GTGT để ghi sổ chi tiết cho tháng 02/2013.
Đến ngày 23/03/2013, Công ty TNHH Polycom VN đã thực hiện thanh toán tiền hàng tháng 02/2013 với số tiền 26.785.630 đồng qua hình thức chuyển khoản Kế toán sẽ ghi sổ dựa trên giấy báo có từ ngân hàng.
Giấy báo có (phụ lục 11)
Sổ chi tiết người mua (Phụ lục 12)
4.2.5 Kế toán tổng hợp thanh toán với người mua
Dựa trên các chứng từ thanh toán từ khách hàng, kế toán sẽ cập nhật dữ liệu và định khoản các nghiệp vụ Điều này giúp tổng hợp số liệu và lập Sổ cái tài khoản 131 để đối chiếu với bảng tổng hợp phải thu của khách hàng.
Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ chi tiết thanh toán với người mua Dựa vào các sổ chi tiết này, kế toán lập báo cáo công nợ phải thu của khách hàng, giúp theo dõi tình hình công nợ phát sinh trong tháng một cách thuận tiện.
Các chứng từ minh họa:
Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng (Phụ lục 13)
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Kế toán thanh toán người bán
-Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp
-Giấy đề nghị tạm ứng
-Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Trong công tác tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp kế toán chịu trách nhiệm sử dụng tài khoản 331.
Tài khoản 331 có kết cấu như sau:
-Số tiền đã trả cho người bán
-Các khoản chiết khấu mua nguyên vật liệu sản xuất
-Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán
-Tổng số tiền phải trả phải trả cho người bán, cung cấp nguyên vật liệu, công cụ…
-số tiền đã ứng trước cho người bán
-Sổ chi tiết thanh toán với người mua
4.3.4 Kế toán thanh toán với người bán
Hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp cần được thực hiện hàng ngày, ghi chép vào Sổ chi tiết công nợ dựa trên thông tin từ các chứng từ liên quan Kế toán cần mở đầy đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi tất cả các khoản công nợ với người bán một cách hiệu quả.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Sổ chi tiết TK 331 của Công ty sẽ được chia theo từng nhà cung cấp.
Kế toán hàng ngày thực hiện việc hạch toán ghi sổ cho các nghiệp vụ liên quan đến khoản trả và thanh toán cho từng nhà cung cấp.
Khi thanh toán nợ cho người bán, kế toán sẽ xác nhận việc thanh toán dựa trên hình thức thanh toán đã sử dụng Vào tháng 03/2013, Công ty TNHH Thương Mại An An Cường đã phát sinh một số nghiệp vụ kinh tế đáng chú ý.
Vào ngày 02/03/2013, công ty đã nhập mua 8 tấm ván 386S1 – 17mm và 5 tấm ván 640S1 – 17mm, với đơn giá 518.182đ/tấm Ngoài ra, công ty còn mua 200m đế bản lề kim loại, có đơn giá 3.273đ/1m Tất cả các giao dịch này được ghi nhận theo hóa đơn GTGT số 0001520, chưa bao gồm VAT với thuế suất 10% Hiện tại, công ty chưa thực hiện thanh toán, và kế toán đã căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Thương Mại An Cường để ghi sổ chi tiết.
Hóa đơn GTGT( Phụ lục 15)
Vào ngày 16/03/2013, công ty đã nhập mua 2000m Dải nhựa PVC với đơn giá 1.819đ/m và 100 tấm Ván MDF chống nước phủ nhựa Melamine 2 mặt với đơn giá 509.091đ/tấm, theo hóa đơn GTGT số 0001596 Lưu ý rằng đơn giá chưa bao gồm VAT và thuế suất GTGT là 10% Hiện tại, công ty chưa thực hiện thanh toán, và kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Thương Mại An Cường để ghi sổ chi tiết thanh toán cho người bán.
Vào ngày 25/03/2013, Giám đốc và Kế toán trưởng đã ký duyệt chi, công ty đã thanh toán cho Công ty TNHH Thương Mại An Cường số tiền 50.727.730đ qua hình thức chuyển khoản ngân hàng, và kế toán đã lập ủy nhiệm chi tương ứng.
Chứng từ minh họa: Ủy nhiệm chi ( Phụ lục 17)
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( Phụ lục 18)
4.3.5 Kế toán tổng hợp thanh toán với người bán
Dựa trên các chứng từ thanh toán với người bán, kế toán sẽ cập nhật dữ liệu và thực hiện định khoản các nghiệp vụ Sau đó, tổng hợp số liệu để lập sổ cái và tổng hợp các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Cuối tháng kế toán sẽ lên sổ Cái TK 131 và các TK liên quan như: TK111, TK112….
Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ chi tiết thanh toán với người mua Dựa vào các sổ chi tiết này, kế toán lập báo cáo công nợ phải trả người bán, giúp theo dõi tình hình phát sinh trong tháng một cách hiệu quả.
Lập sổ Cái TK 331 giúp tổng hợp các giao dịch thanh toán với người bán trong tháng, từ đó hỗ trợ nhà quản trị theo dõi và quản lý hiệu quả tình hình công nợ của Công ty.
Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán (Phụ lục 19)
Sổ cái TK 331(Phụ lục 20)
Đánh giá chung về thực trạng
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán thanh toán được tổ chức rất hiệu quả Công ty đã thực hiện quản lý chặt chẽ đối với các giao dịch thanh toán với cả người bán và người mua.
4.4.1 Đánh giá mặt tích cực
Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thành An tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty Kế toán trưởng là người có quyền quyết định cao nhất và chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, được hỗ trợ bởi một phòng kế toán Hình thức tổ chức này giúp tiết kiệm thời gian trong việc ra quyết định tài chính trong hoạt động kế toán.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Các kế toán viên tại công ty đều có trình độ tay nghề vững vàng và nhiều năm kinh nghiệm Họ thể hiện tinh thần không ngừng học hỏi để nâng cao kỹ năng và đáp ứng tốt nhất nhu cầu công việc.
4.4.2 Đánh giá mặt tiêu cực
Hiện nay, công ty vẫn duy trì thanh toán bằng tiền mặt cho các khoản dưới 50 triệu đồng Việc này có thể dẫn đến việc lượng tiền mặt trong quỹ của công ty tăng cao, đồng thời cũng tạo điều kiện cho những rủi ro gian lận.
Sai sót trong ghi sổ kế toán có thể xảy ra khi công ty áp dụng phương pháp kế toán thủ công Việc ghi chép từ chứng từ vào các loại sổ không chính xác có thể ảnh hưởng đến quá trình lập báo cáo và tình hình theo dõi tài chính của công ty.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
PHẦN KẾT LUẬN
Kế toán thanh toán giữa người bán và người mua đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó không chỉ là công cụ đo lường sự lành mạnh mà còn phản ánh mức độ an toàn tài chính của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thanh An tổ chức bộ máy công ty phù hợp với quy mô hoạt động, đảm bảo hiệu quả trong quản lý Công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua được thực hiện một cách chặt chẽ, góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của công ty.
Để đảm bảo tính bảo mật trong thông tin kế toán, kế toán trưởng cần phân quyền sử dụng cho từng kế toán viên theo phần hành của họ Mỗi kế toán viên sẽ được cấp quyền truy cập thông qua phần mềm, với tên đăng nhập là tên nhân viên và mật khẩu chỉ được biết bởi kế toán trưởng và kế toán viên phụ trách Cách làm này giúp quản lý thông tin kế toán một cách an toàn, giảm thiểu nguy cơ sai sót.
5.3 Ý nghĩa của đề tài( lý luận, thực tiễn)
Trong thời gian học tập và thực tập tại Công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Thành An, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu Qua việc nghiên cứu đề tài “công tác tổ chức kế toán thanh toán với người bán và người mua”, tôi nhận thấy rằng kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là chỉ số phản ánh sự lành mạnh và mức độ an toàn tài chính của doanh nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn GVHD Nguyễn Thị Thùy Trng và các cán bộ nhân viên phòng kế toán đã hỗ trợ tôi trong việc hoàn thiện đề tài này.
Chuyên đề thực tập cuối khóa