Luận văn thạc sĩ quản lý công chất lượng văn bản hành chính của ubnd thành phố lào cai, tỉnh lào cai

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA uả n lý n g NGUYỄN THỊ HỒNG HUỆ Q CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN Lu ận vă n th ạc sĩ NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA n lý n g NGUYỄN THỊ HỒNG HUỆ uả CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN th ạc sĩ Q NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI vă n LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 60 34 04 03 Lu ận Chuyên ngành: Quản lý công NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ HÀ HÀ NỘI, 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thực Các số liệu sơ cấp kết nghiên cứu luận văn trung thực chƣa đƣợc cơng bố cơng trình khác n g Tác giả Lu ận vă n th ạc sĩ Q uả n lý Nguyễn Thị Hồng Huệ LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài tốt nghiệp này, ngồi nỗ lực phấn đấu thân, tơi nhận đƣợc giúp đỡ, động viên, bảo thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp ngƣời thân Nhân dịp này, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Thị Hà giảng viên Học viện Hành Quốc gia ngƣời ln theo sát, tận tình hƣớng dẫn, bảo tơi suốt q trình thực luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn tồn thể g thầy giáo giúp đỡ tạo điều kiện cho thời gian qua cô n Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Ban Nội Tỉnh ủy Lào Cai cán Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Lào lý Cai, tất bạn bè giúp đỡ tơi hồn thành đề tài uả n Cuối tơi xin cảm ơn sâu sắc tới gia đình động viên, tạo điều kiện vật chất nhƣ tinh thần suốt q trình tơi thực đề tài Lào Cai, tháng 04 năm 2018 Tác giả Lu ận vă n th ạc sĩ Q Một lần xin chân trọng cảm ơn cảm tạ ! Nguyễn Thị Hồng Huệ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài g Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn n Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu lý 3.1 Mục đích n 3.2 Nhiệm vụ uả Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu nghiên cứu Q 4.1 Đối tƣợng nghiên cứu sĩ 4.2 Phạm vi nghiên cứu ạc Phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu luận văn th 5.1 Phƣơng pháp luận vă n 5.2 Phƣơng pháp nghiên cứu ận Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Lu 6.1 Ý nghĩa lý luận: 6.2 Ý nghĩa thực tiễn: 7 Kết cấu luận văn Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Những vấn đề chung văn hành 1.1.1 Một số khái niệm văn 1.1.2 Chức văn hành 10 1.1.3 Các loại văn hành đặc điểm loại 12 1.2 Chất lƣợng chất lƣợng văn hành 14 1.2.1 Khái niệm Chất lƣợng 14 1.2.2 Chất lƣợng văn hành 15 1.2.3 Các yếu tố cấu thành chất lƣợng văn hành 16 1.3 Những yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng văn hành 24 1.3.1 Nhận thức cấp lãnh đạo, quản lý cán bộ, công chức, viên chức 24 1.3.2 Chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức 24 1.3.3 Hệ thống văn quy định xây dựng ban hành văn hành chính25 1.3.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc 26 g 1.4 Văn hành UBND cấp huyện 26 cô n 1.4.1 Các loại văn hành UBND cấp huyện 26 lý 1.4.2 Đặc điểm văn hành cấp huyện 29 n 1.4.3 Vai trị văn hành hoạt động cấp huyện 30 uả Tiểu kết chƣơng 31 Q Chƣơng THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA sĩ UBND THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI 32 ạc 2.1 Khái quát chung thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 32 th 2.1.1 Vị trí địa lý dặc điểm dân cƣ 32 vă n 2.1.2 Đặc điểm kinh tế - xã hội 33 ận 2.1.3 Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai 38 Lu 2.2 Phân tích thực trạng chất lƣợng văn hành UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 39 2.2.1 Về số lƣợng văn ban hành 39 2.2.2 Về chất lƣợng nội dung văn 44 2.3.3 Ngôn ngữ văn 48 2.3.4 Thể thức văn 50 2.3 Đánh giá, nhận xét chung chất lƣợng văn hành UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 52 2.3.1 Những mặt đạt đƣợc 52 2.3.2 Những hạn chế, tồn 53 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế, tồn 55 Chƣơng ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI 58 3.1 Định hƣớng nâng cao chất lƣợng văn hành UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 58 3.1.1 Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn việc phải nâng cao chất lƣợng văn hành 58 g 3.1.2 Xuất phát từ chủ trƣơng Lãnh đạo nhu cầu cán bộ, công chức cô n thành phố Lào Cai 59 lý 3.1.3 Xuất phát từ quy định pháp luật liên quan đến công tác xây n dựng ban hành văn 60 uả 3.1.4 Xuất phát từ thực tiễn khách quan 61 Q 3.2 Giải pháp nâng cao chất lƣợng văn hành UBND thành phố sĩ Lào Cai, tỉnh Lào Cai 62 ạc 3.2.1 Nâng cao nhận thức cấp ủy, quyền cán bộ, cơng chức 62 th 3.2.2 Hồn thiện thể chế, quy trình soạn thảo ban hành văn 64 vă n 3.2.3 Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức 69 ận 3.2.4 Tăng cƣớng đầu tƣ trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin áp Lu dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 70 3.2.5 Tăng cƣờng công tác tra, kiểm tra, giám sát cổng kết rút kinh nghiệm 79 KẾT LUẬN 82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt Giải thích CP Chính phủ CT Chủ tịch CV Cơng văn NĐ Nghị định NQ Nghị QĐ Quyết định QLNN QPPL TSKH 10 TT 11 UBND n lý cô n g STT Lu ận vă n th ạc sĩ Q uả Quản lý nhà nƣớc Quy phạm pháp luật Tiến sỹ khoa học Thông tƣ Ủy ban nhân dân DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1: Bảng tổng hợp số lƣợng loại văn hành UBND thành phố Lào Cai ban hành từ năm 2011 - 6/2017 39 Bảng 2: Tổng hợp loại văn hành từ năm 2011 - 6/2017 UBND thành phố Lào Cai 42 Bảng Tổng hợp loại văn lựa chọn đánh giá chất lƣợng 44 g Bảng Số lƣợng văn hành thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai cô n ban hành từ năm 2011 – 6/2017 chƣa đảm bảo nội dung 47 Bảng Số lƣợng văn hành thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai lý ban hành từ năm 2011 – 6/2017 sử dụng ngơn ngữ cịn hạn chế 49 uả n Bảng Số lƣợng văn hành thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai Lu ận vă n th ạc sĩ Q ban hành từ năm 2011 – 6/2017 thức cịn hạn chế 52 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ Hình 1: Sơ đồ vị trí thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 32 Hình 2: Sơ đồ quy trình ban hành văn hành khơng qua lấy ý kiến UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 65 Hình 3: Sơ đồ quy trình ban hành văn hành phải qua lấy ý kiến UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai 66 g Bảng biểu Số lƣợng loại văn hành ban hành từ năm 2011 - cô n 6/2017 UBND thành phố Lào Cai 40 lý Bảng biểu 2 Cơ cấu loại văn hành ban hành từ năm 2011 - n 6/2017 UBND thành phố Lào Cai 41 uả Bảng biểu Biến động số lƣợng văn hành qua năm UBND Lu ận vă n th ạc sĩ Q tỉnh thành phố Lào Cai 43 3.2.4 Tăng cướng đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 - Nâng cao đầu tư sở vật chất, trang thiết bị làm việc Cơ sở vật chất phƣơng tiện để thực thi công vụ Yếu tố có ảnh hƣởng lớn đến hiệu thực thi công việc Trong thời gian qua, trang thiết bị phục vụ công tác xây dựng ban hành văn UBND thành phố Lào Cai đƣợc đầu tƣ, nhƣng nhiều yếu kém, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu CBCC trình thực thi cơng vụ Chính vậy, n g yêu cầu đặt cần phải đầu tƣ trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn uả n lý - Hiện đại hóa sở vật chất, trang thiết bị văn phòng Q sử dụng văn Phân loại phòng, ban làm việc theo tiêu chuẩn xác định sĩ Tìm phịng, ban chƣa đạt chuẩn, có kế hoạch ƣu tiên xây dựng, đảm th không đạt yêu cầu ạc bảo giải dứt điểm phòng, ban có trang thiết bị làm việc chƣa vă n Thực mức đầu tƣ trang bị điều kiện làm việc pháp luật quy định Có kế hoạch trang bị khẩn trƣơng, đầy đủ thiết bị văn phòng, ận thiết bị công nghệ thông tin phục vụ chế độ cơng vụ Lu Văn phịng cánh tay đắc lực giúp Ban lãnh đạo việc điều hành hoạt động UBND Văn phịng có trách nhiệm tạo mơi trƣờng để UBND vận hành nhịp nhàng, khoa học, có hiệu quả, tránh chồng chéo bỏ sót cơng việc Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành nƣớc ta nay, văn phịng phải có ý thức trƣớc quan khác việc đổi nhằm đáp ứng tốt yêu cầu hành giai đoạn Hiện đại hóa sở vật chất, trang thiết bị văn phòng yêu cầu thiết yếu trình đại hóa cơng tác văn phịng Cơ sở vật chất đại, 71 trang thiết bị tiên tiến giúp cán giảm thiểu sức lực, tiết kiệm chi phí, hỗ trợ đắc lực giải cơng việc, đem lại hiệu suất cao hoạt động văn phòng Trên sở yêu cầu cụ thể q trình giải cơng việc, Lãnh đạo phòng, ban nghiên cứu đề xuất với chủ tịch UBND thành phố cấp có thẩm quyền bƣớc trang bị sở vật chất, trang thiết bị văn phòng đại, đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt Đầu tƣ xây dựng sửa chữa sở vật chất, phịng làm việc theo hƣớng đảm n g bảo yêu cầu sức khỏe nhƣ: ánh sáng, tiếng ồn, lƣu thơng khơng khí, phịng cháy chữa cháy…; quy định diện tích làm việc, bàn, ghế, tủ lý tài liệu… Trang bị thiết bị cần phải có văn phịng gồm: máy vi uả n tính, máy in, máy photocopy, máy quét, máy fax, điện thoại, hệ thống Q mạng… sĩ Trong bối cảnh phát triển nhƣ vũ bão công nghệ thông tin ạc giới, việc đại hóa trang thiết bị văn phòng cần phải đảm bảo ứng th dụng đƣợc tiện ích mà cơng nghệ thơng tin mang lại; đẩy mạnh tin học vă n hóa cơng tác văn phòng; bƣớc xây dựng, sử dụng quản lý hệ thống thông tin, sở liệu phục vụ hoạt động quản lý; đồng thời có biện ận pháp bảo mật, đảm bảo an ninh, an tồn thơng tin hệ Lu thống tin học văn phịng - Tối ưu hóa kỹ thuật hành văn phịng Kỹ thuật hành văn phòng phƣơng thức, kỹ điều hành tổ chức công việc quan, biện pháp mang tính nghiệp vụ gắn liền với việc sử dụng cơng cụ cần thiết q trình điều hành Có thể hiểu kỹ thuật hành văn phịng cách thức sử dụng phƣơng tiện ngƣời quan cách đơn giản, rõ ràng hiệu quả; sợi dây kết nối điều kiện vật chất, ngƣời với tạo hài hòa kết cấu mặt văn phòng (cơ sở vật chất, 72 nghiệp vụ, ngƣời), biến tiềm văn phòng thành hiệu thiết thực, cụ thể Để xây dựng hệ thống kỹ thuật hành văn phịng tiên tiến, phù hợp với địi hỏi cơng cải cách hành đại hóa cơng tác Văn phịng nay, cần phải tập trung giải vấn đề sau: - Thể chế văn phòng: nghiên cứu đƣa quy chế chung tổ chức máy văn phòng; quy trình hoạt động, điều hành văn phịng; tiêu chuẩn hóa cơng việc văn phịng n g - Tổ chức văn phòng: nghiên cứu xây dựng mơ hình tổ chức máy tối ƣu; phân cơng rõ trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, phận lý - Quy trình cơng tác văn phịng: xây dựng tiêu chuẩn hóa uả n quy trình giải cơng việc văn phịng với mục tiêu đơn giản hóa Q quy trình, thủ tục; cắt bỏ thao tác thừa, không cần thiết; đặc biệt có sĩ thể dễ dàng kiểm sốt cơng đoạn trình thực thi nhiệm vụ ạc - Chất lƣợng sản phẩm: cần đƣa tiêu chuẩn chất lƣợng th sản phẩm văn phòng; đồng thời phải xây dựng đƣợc chế kiểm tra, vă n giám sát để kịp thời ngăn chặn, loại bỏ sản phẩm khơng đạt u cầu; có biện pháp để đảm bảo trì chất lƣợng sản phẩm ận - Tin học hóa hoạt động văn phòng: nghiên cứu ứng dụng Lu thành công nghệ thông tin vào việc thu thập, xử lý, lƣu trữ truyền tải thông tin; ứng dụng tin học hỗ trợ tác nghiệp cụ thể văn phòng - Đảm bảo điều kiện vật chất, trang thiết bị công sở Việc trang bị điều kiện vật chất, trang thiết bị công sở cần phải đáp ứng đƣợc yêu cầu sau: - Phải thích hợp với loại công việc: điều đảm bảo phƣơng tiện đƣợc trang bị giúp cho việc thực công việc đƣợc tiến hành thuận lợi có hiệu cao 73 - Phải tiết kiệm: phƣơng tiện đƣợc trang bị phải thích hợp với yêu cầu sử dụng, trọng đến hiệu suất sử dụng, tránh xu hƣớng phơ trƣơng, lãng phí - Phải góp phần tạo mơi trƣờng văn hóa cho quan: trang thiết bị phải đảm bảo yêu cầu tính thẩm mỹ, phù hợp với tính chất cơng việc, giúp công chức cảm thấy thoải mái làm việc - Phải không ngừng đổi đại hóa để đáp ứng tốt yêu cầu cơng cải cách hành phát triển xã hội cô n g Muốn thực tốt yêu cầu cần phải xem xét điều kiện cụ thể quan Việc trang bị cần phải dựa văn quy định lý nhà nƣớc nhu cầu thực tế công việc, trang thiết bị có uả n quan, lực sử dụng cán bộ, nhân viên khả tài Q đơn vị Ngồi ra, việc bố trí phƣơng thức sử dụng trang thiết bị công sở sĩ ảnh hƣởng lớn đến hiệu sử dụng thiết bị Một số thiết ạc bị phân cho cán tự sử dụng bảo quản nhƣ: phòng làm việc, th máy tính, máy điện thoại, văn phịng phẩm…; số thiết bị vă n đƣợc sử dụng tập trung nhƣ: máy in, máy phô tô, máy quét… Cách thức phân cơng nhƣ khơng cố định, thay đổi tùy ận theo quan điểm nghệ thuật quản lý lãnh đạo phòng ban; Lu nhiều trƣờng hợp có tác động đến tâm lý cán sử dụng trang thiết bị, ảnh hƣởng đến hiệu sử dụng Một điều quan trọng trình sử dụng phƣơng tiện, thiết bị phải có chế kiểm sốt việc sử dụng, kiểm tra tình trạng thiết bị đánh giá hiệu hoạt động Từ ngƣời lãnh đạo có định để đảm bảo có đầy đủ phƣơng tiện phục vụ cơng việc nhƣ sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm chi phí trì hoạt động trang thiết bị Hỗ trợ truy cập Internet, cổng giao tiếp điện tử UBND thành phố Trang bị phƣơng tiện kỹ thuật, công nghệ thông tin, đáp ứng kịp thời 74 hiệu yêu cầu tiếp cận, nghiên cứu xử lý thông tin liên quan phục vụ hoạt động xây dựng ban hành văn Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý có đóng góp to lớn công tác soạn thảo ban hành văn nhƣ: tăng suất lao động, tiết kiệm đƣợc thời gian hoạt động soạn thảo văn bản; giảm nhẹ sức lao động ngƣời soạn thảo văn bản, ban hành đƣợc văn chuẩn mực theo quy định Nhà nƣớc; tăng cƣờng văn minh hành chính, cập nhật xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động soạn thảo văn nhanh hơn, hiệu cô n g - Đảm bảo nguồn kinh phí tài cho công tác soạn thảo ban hành văn lý Thực tế chứng minh nhiều văn UBND thành phố đƣợc uả n ban hành đắn, nhƣng thực lại chƣa tốt, chƣa đáp ứng đƣợc Q mục đích chủ thể ban hành văn Để xảy tình trạng sĩ trình thực văn bị hạn chế điều kiện tài hạn hẹp ạc Trong hoạt động soạn thảo, ban hành văn tổ chức sử dụng nội th dung đặc biệt thực nội dung văn bản, nội dung văn dự vă n án, đề án gặp nhiều khó khăn vấn đề kinh phí để giải vấn đề nhƣ: Soạn thảo dự thảo, tổ chức hội thảo lấy ý kiến, biên soạn đề cƣơng ận phổ biến văn bản…Vì vậy, bảo đảm điều kiện kinh phí, phƣơng tiện vật Lu chất cho soạn thảo văn bản, ban hành thực văn yêu cầu quan trọng Nhƣ vậy, để văn UBND thành phố đƣợc ban hành kịp thời, chất lƣợng văn ngày đƣợc nâng cao, Chủ tịch UBND thành phố cần xây dựng chế đảm bảo kinh phí Cơ chế đảm bảo kinh phí cho hoạt động soạn thảo, ban hành xây dựng theo hƣớng sau: - Đƣợc soạn thảo, ban hành tổ chức thực nội dung văn 75 - Xây dựng phân bổ kinh phí cho hoạt động soạn thảo, ban hành văn phải tƣơng xứng với số lƣợng văn UBND đƣợc ban hành năm - Để quản lý tốt nguồn vật chất này, cần có quy định, giải trình rõ ràng từ phía cá nhân, phận, đơn vị đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo ban hành văn bản, có chế kiểm tra, kiểm soát việc sử dụng đúng, đủ nguồn kinh phí đáp ứng yêu cầu soạn thảo ban hành văn Việc đầu tƣ sở vật chất hạ tầng yếu tố tác động đến thái độ làm cô n g việc CBCC Tuy nhiên, không hẳn đầu tƣ sở vật chất hạ tầng tốt đạt đƣợc hiệu mà cần phải có kế hoạch đầu tƣ cụ thể, lý xác, bố trí ngƣời có khả sử dụng, vận hành hệ thống uả n - Ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng hệ thống quản lý chất Q lượng ISO 9001:2008 sĩ ISO 9001 tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lƣợng Tổ ạc chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, áp dụng cho đối th tƣợng, kể dịch vụ hành Trong ISO 9000 phiên 2008 có vă n tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tiêu chuẩn quốc tế hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành vào tháng 12/2000 ận ISO 9001:2008 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất Lu lƣợng tổ chức, đƣợc sử dụng nội tổ chức đó, sử dụng cho việc chứng nhận cho mục đích hợp đồng Tiêu chuẩn tập trung vào nâng cao hiệu lực hiệu hệ thống quản lý chất lƣợng, việc thỏa mãn yêu cầu khách hàng Việc áp dụng ISO 9001:2008 vào dịch vụ hành số nƣớc giới nhiều năm qua tạo đƣợc cách làm việc khoa học, loại bỏ đƣợc nhiều thủ tục rƣờm rà, rút ngắn thời gian giảm chi phí, đồng thời làm cho lực trách nhiệm nhƣ ý thức phục vụ công chức nâng lên rõ rệt, quan hệ CQNN ngƣời dân đƣợc cải thiện Chính nhờ tác dụng 76 mà ISO 9000 đƣợc xem giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu lực hiệu QLNN, bảo đảm chất lƣợng dịch vụ hành chính, giảm nhẹ máy nâng cao lực đội ngũ công chức Chính tác dụng cho thấy cần phải tiến hành việc ứng dụng ISO vào công tác soạn thảo ban hành VBHC CQHCNN nói chung, UBND thành phố nói riêng để nâng cao hiệu công việc Việc ứng dụng tiêu chuẩn nghĩa hƣớng tới đảm bảo mặt sau đây: cô n g - Các thủ tục đƣợc công khai rộng rãi, rõ ràng minh bạch - Xác định đƣợc thời gian giải phận trách nhiệm lý cá nhân tham gia vào hệ thống n - Từng cá nhân tự giác linh hoạt giải công việc uả - Cán phụ trách tiếp nhận văn bản, giải lƣu trữ văn bản, Q tài liệu Việc xử lý lƣu trữ hồ sơ (hồ sơ công việc) có tác dụng giúp sĩ CBCC giải cơng việc theo nguyên tắc, quy trình ạc - Các cá nhân tham gia vào hệ thống thể thống chịu th đạo trực tiếp thƣờng xuyên lãnh đạo nhằm giải công việc vă n cho tổ chức công dân nhanh hiệu ận Tổ chức ISO không đƣa yêu cầu cụ thể liên quan tới trình độ trang thiết bị, cơng nghệ q trình áp dụng hệ thống quản Lu lý chất lƣợng Song phủ nhận yếu tố ảnh hƣởng tới thao tác nghiệp vụ ngƣời chất lƣợng sản phẩm Đặc biệt, lĩnh vực hành thấy vai trị cơng nghệ thơng tin, nhiều khâu cơng việc đƣợc tự động hóa gắn liền với tiện ích mang lại: văn điện thử, thủ tục thực hành qua mạng Internet…Chính thế, việc xây dựng, trì, cải tiến ISO 9001:2008 đơn vị theo tác giả cần kèm với việc đánh giá trình độ thiết bị, cơng nghệ đƣa phƣơng án để lãnh đạo UBND có kế hoạch trang bị cho phù hợp 77 nă n g Bên cạnh đó, UBND cần hồn thiện đƣa vào sử dụng phần mềm cung cấp dịch vụ công trực tuyến để giải yêu cầu cơng dân có lý nhu cầu hệ thống văn bản, thủ tục hành n Để đẩy mạnh QLCL theo TCVN 9001:2008 việc đào tạo, đào tạo uả lại nhận thức hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2008 cho Q toàn thể đội ngũ CBCC cần thiết sĩ - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin xử lý quy trình công việc ạc nội UBND thành phố Lào Cai, giao dịch với quan hành th khác giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt hoạt động cung vă n cấp dịch vụ hành cơng; ận - Cơng bố, công khai danh mục, nội dung văn hành mơi trƣờng mạng quan hành nhà nƣớc cung cấp Lu - Mẫu hóa văn đƣa vào sở liệu mạng nội bộ, hƣớng dẫn cho toàn thể cán bộ, cơng chức, viên chức sử dụng thống tồn quan UBND thành phố Lào Cai - Trong phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc đƣợc áp dụng UBND thành phố Lào Cai chuyển dự thảo văn cho Lãnh đạo UBND thành phố Lào Cai xem, duyệt dự thảo, sau chuyển lại chun viên hồn thiện, sửa lại (hoặc Lãnh đạo sửa trực tiếp dự thảo), sau chuyển lại chun viên phịng hồn thiện lại, tiếp tục bƣớc trình ký theo quy định 78 3.2.5 Tăng cường công tác tra, kiểm tra, giám sát cổng kết rút kinh nghiệm Thực pháp luật q trình hoạt động có mục đích làm cho quy định pháp luật vào sống, điều chỉnh hành vi thể chế pháp luật Tổ chức thực pháp luật đƣợc hiểu tồn biện pháp, phƣơng thức đƣợc CQNN có thẩm quyền sử dụng thông qua hoạt động tƣơng ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mình, làm cho quy định pháp luật đƣợc thực sống Để quản lý xã hội g pháp luật địi hỏi phải có hệ thống pháp luật đƣợc thực nghiêm n minh Chính vậy, tồn quy trình xây dựng VBQLNN nói chung, VBHC nói riêng với hoạt động tổ chức xây dựng văn phải gắn liền n lý với việc tổ chức thực văn Việc tổ chức xây dựng, thực uả VBHC UBND thành phố trình với hoạt động cụ thể liên quan Q đến phổ biến, tuyên truyền giáo dục pháp luật Đây cơng tác có ý nghĩa sĩ quan trong việc nâng cao ý thức pháp luật, thói quen sống làm việc theo ạc Hiến pháp pháp luật Để công tác thực phát huy đƣợc hiệu quả, cần th thực cách đồng giải pháp: Phát triển hệ thống thơng tin pháp vă n luật; hồn thiện sở liệu VBQLNN mạng thông tin thành phố tạo điều kiện cho đối tƣợng khai thác miễn phí; phát hành tài ận liệu ấn phẩm với nội dung giải thích ngắn gọn, dễ hiểu; tăng cƣờng vai trò Lu đầu mối tổ chức pháp chế; đa dạng hóa kết hợp hài hịa hình thức phổ biến tun truyền hệ thống VBQLNN nhƣ sinh hoạt chuyên đề Công tác tuyên truyền phổ biến đƣợc tiến hành trình soạn thảo văn sau văn đƣợc ban hành Tuy nhiên, UBND thành phố Lào Cai nói riêng quan, tổ chức nói chung, trọng đến việc tuyên truyền văn việc áp dụng văn vào q trình soạn thảo văn hành chƣa trọng Hiện nay, việc tuyên truyền đƣợc thực chủ yếu thông qua phƣơng tiện thông tin đại chúng phƣơng thức khác Trên thực tế, thời gian qua văn đƣợc quan tâm phổ biến, tuyên truyền, nhƣng chƣa thƣờng xuyên đơi 79 cịn mờ nhạt Từ hạn chế này, văn UBND thành phố ban hành chậm vào sống gặp khó khăn, vƣớng mắc trình thực hiện, ngày đối tƣợng thụ hƣởng sách chƣa quan tâm nắm bắt quy định để thực Thực tế, việc tuyên truyền phổ biến, sách chƣa đƣợc quan tâm mức Cần triển khai công tác phổ biến pháp luật rộng rãi, thƣờng xuyên UBND thành phố quy chế quy trình xây dựng ban hành văn cho tất đơn vị thuộc UBND thành phố, để CBCC, viên chức nắm đƣợc bƣớc cần thiết việc soạn g thảo văn Một kiến thức pháp lý đồng kỹ soạn thảo văn cô n yếu tố quan trọng để việc soạn thảo VB UBND thành phố có chất lƣợng từ lúc khởi thảo lý Quá trình triển khai ISO 9001:2008 UBND thành phố, uả n dễ nhận thấy việc triển khai đơn vị thiếu đồng Mặt khác, Q tâm lý e ngại triển khai với tính chất đối phó khơng phải khơng có sĩ Trong đó, vào báo cáo chất lƣợng định kỳ ạc đơn vị, phịng ban, theo chúng tơi, chƣa đủ để UBND thành phố đƣa th biện pháp để điều chỉnh cho phù hợp Mặt khác, để UBND thành vă n phố cịn đƣa đánh giá mang tính chất tổng qt, khơng có ý nghĩa việc cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng đơn vị áp ận dụng mà giúp việc triển khai đơn vị khác đƣợc thuận lợi Lu Để làm đƣợc điều này, theo tác giả, lãnh đạo UBND thành phố nên yêu cầu đơn vị cần xây dựng kế hoạch đánh giá, tổ chức tổng kết chung báo cáo lên UBND thành phố, vào lãnh đạo thành phố đƣa biện pháp điều chỉnh Hàng năm, UBND thành phố cần khen thƣởng, tuyên dƣơng, nêu gƣơng đơn vị điển hình, đầu cơng tác trì áp dụng hệ thống QLCL TCVN ISO 9001:2008; tăng cƣờng công tác trao đổi, hợp tác, học hỏi kinh nghiệm lẫn đơn vị việc xây dựng, trì áp dụng hệ thống QLCL 80 Tiểu kết chƣơng Ở chƣơng này, tác giả sở chủ trƣơng lãnh đạo nhu cầu cán bộ, công chức; từ quy định pháp luật nhu cầu thực tiễn khách quan Tác giả tiến hành đề xuất giải pháp nâng cao chất lƣợng văn hành UBND thành phố Lào Cai nhóm giải pháp mang tính chất chiến lƣợc nhóm giải pháp cụ thể đƣợc trình bày nhƣ: - Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức vai trị văn hành n g - Xây dựng quy trình soạn thảo ban hành văn hành UBND thành phố Lào Cai lý - Nâng cao kỹ biên tập kiểm tra dự thảo văn n - Nâng cao trách nhiệm, lục đội ngũ cán chuyên trách uả - Ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng Q ISO 9001-2008 sĩ - Mẫu hóa văn hành UBND thánh phố Lào Cai ạc - Nâng cao chế độ trách nhiệm; công tác huấn luyện, tập huấn, tuyên th truyền, phổ biến nâng cao ý thức pháp luật vă n - Tiến hành biện pháp tổng kết, rút kinh nghiệm ận - Nâng cao sở đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị việc làm Chúng tơi sở đánh giá phân tích trạng chất lƣợng Lu văn hành thành phố Lào Cai, chủ trƣơng, định hƣớng quy định liên quan chất lƣợng văn bản, đề xuất giải pháp sát với thực tế có khả ứng dụng góp phần nâng cao chất lƣợng văn hành thành phố Lào Cai 81 KẾT LUẬN Thực tiễn cho thấy, nhiều phƣơng diện, chất lƣợng hoạt động quản lý nhà nƣớc lệ thuộc nhiều vào cách tổ chức sử dụng cách khoa học hệ thống thông tin, có thơng tin văn hành nhà nƣớc Phƣơng thức hoạt động quan phù hợp hay không phù hợp đƣợc thể rõ việc tổ chức xây dựng ban hành văn hành nhà nƣớc Chính thế, cơng tác soạn thảo, ban hành văn đòi hỏi g ngƣời làm cơng tác phải có trình độ chuyên môn nắm vững cô n quy định pháp luật nhà nƣớc lý Thành phố Lào Cai năm gần đƣa nhiều giải pháp đẩy n mạnh cải cách hành chính, trọng tâm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành uả với mục tiêu cụ thể đến năm 2020 đảm bảo mức độ hài lòng cá nhân, Q doanh nghiệp, nhà đầu tƣ đối việc giải thủ tục hành đạt 90% Để sĩ đạt đƣợc mục tiêu này, địi hỏi cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn ạc UBND Thành phố Lào Cai phải đƣợc tuân thủ theo quy trình, phải th đƣợc thực tốt để phát huy hết hiệu hoạt động quản lý vă n Nghiên cứu “Chất lượng văn hành UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai” từ việc nghiên cứu sở lý luận thực tiễn, tác giả ận vào nghiên cứu tổng quan văn hành hình nhà nƣớc, loại văn Lu hành UBND thành phố Lào Cai; Xác định yếu tố cấu thành chất lƣợng văn hành chính; tiếp đến xác định đƣợc yếu ảnh hƣởng tới chất lƣợng văn hành bao gồm thẩm quyền ban hành, nội dung văn bản, thể thức văn bản, ngôn ngữ văn hành Nghiên cứu thực trạng chất lƣợng văn hành chính, tác giả điểm đạt đƣợc, điểm tồn tại, hạn chế nguyên nhân tồn hạn chế, từ có sở đề xuất số giải pháp nâng cao chất lƣợng văn hành cho UBND thành phố Lào Cai thời gian tới 82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (1998), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, Nxb Lao động Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ (2013), Thơng tư số 04/2013/ TT – BNV ban hành ngày cô n hoạt động quan, tổ chức g 16/4/2013 quy định hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư lưu trữ Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày thánh năm lý 2004 Chính phủ cơng tác Văn thư uả n Chính phủ (2016), Nghị định số 34/2016/NĐ-CP Chính phủ, ban Q hành ngày 14 tháng năm 2016 Quy định chi tiết số điều biện sĩ pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ạc Nguyễn Thị Hà, (2013), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành vă n gia, Hà Nội th cho cán bộ, cơng chức xã, phường, thị trấn, Nxb Chính trị Quốc Nguyễn Thị Hà (2017) Bàn chế độ báo cáo hoạt động ận quan hành nhà nước, Tạp chí QLNN số 12 Lu Nguyễn Thị Hà (2018), Luật Ban hành văn quy phạm luật vấn đề đặt ra, Tạp chí lý luận Giáo dục số 271 Nguyễn Thị Ngọc Hân, Việc sử dụng từ văn hành nay, Khoa Quản lý Hành chính, Trƣờng Cán TP.HCM 10 Nguyễn Quốc Hồn (2015), Nâng cao chất lượng ban hành văn quản lý nhà nước UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành Quốc gia 11 Nguyễn Ngọc Hiển (1998), Quy trình soạn thảo văn quy phạm pháp luật, Dự án VIE/94/2003, Hà Nội 83 12 Nguyễn Thị Minh (2016) “Quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa” luận văn thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia 13 Đặng Anh Minh (2015) “Hồn thiện quy trình ban hành văn hành trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương”Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành cơng, Học viện Hành quốc gia 14 Hồng Phê (2016), Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức g 15 Quốc Hội (2015), Luật tổ chức quyền địa phương số cô n 77/2015/QH13 16 Quốc Hội (2015), Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật số lý 80/2015/QH13 uả n 17 Đỗ Đức Hồng Quang (2009), Quan điểm tiêu chí đánh giá chất Q lượng ban hành văn quản lý nhà nước, Tạp chí Khoa học Đại học sĩ Quốc gia Hà Nội ạc 18 Vƣơng Đình Quyền (2006), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, th NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội vă n 19 Lƣu Kiếm Thanh (1998), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước, Nhà xuất Thống Kê ận 20.Nguyễn Nữ Phƣơng Thảo (2013) “Quy trình xây dựng ban hành văn Lu quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân qua thực tiễn tỉnh Phú Thọ” Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành cơng, Học viện Hành 21 Nguyễn Văn Thâm (2004), Soạn thảo xử lý văn QLNN, Nxb Chính trị Quốc gia 22 UBND thành phố Lào Cai (2011), Chỉ thị 10/CT-UBND ngày 17 tháng năm 2011 Về tăng cường công tác xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân địa bàn tỉnh 84 23 UBND tỉnh Lào Cai (2007), Quyết định số 22/2007/QĐ-UBND ngày 23/5/2007 Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai 24 UBND tỉnh Lào Cai (2007), Quyết định số 40/2014/QĐ-UBND UBND tỉnh Lào Cai sửa đổi, bổ sung số điều Quy định xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai ban hành kèm theo Quyết định số 22/2007/QĐ-UBND ngày 23/5/2007 UBND tỉnh Lào Cai cô n g 25 Nguyễn Quốc Việt (2005), Nâng cao chất lượng ban hành văn quy phạm pháp luật cấp Bộ nước ta nay, Luận văn thạc sĩ Quản Lu ận vă n th ạc sĩ Q uả n lý lý hành cơng, Học viện Hành quốc gia 85