Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát hoạt động của Công ty Cổ phần thương mại Trần Gia từ góc nhìn lý thuyết quản trị kinh doanh giúp hiểu rõ hơn về bức tranh tổng quát trong sản xuất và kinh doanh của công ty Việc phân tích này không chỉ cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả hoạt động mà còn chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình quản lý của công ty.
- Phân tích về hoạt động quản trị bán hàng của Công ty cổ phần thương mại Trần Gia
- Đánh giá hoạt động quản trị bán hàng của Công ty cổ phần thương mại Trần Gia.
- Đề xuất những phương pháp cải thiện những hạn chế của hoạt động quản trị bán hàng hiện nay của Công ty Cổ phần thương mại Trần Gia.
- Phạm vi không gian: Tại công ty Cổ phần thương mại Trần Gia
- Phạm vi thời gian: Số liệu được lấy từ trong giai đoạn từ năm 2019-2021
- Thời gian thực hiện: Từ ngày 29 tháng 6 năm 2022 đến hết ngày 1 tháng 8 năm 2022
III Nội dung nghiên cứu:
Cơ sở lý luận về quản trị bán hàng trong doanh nghiệp.
Phân tích hoạt động quản trị bán hàng tại công ty Cổ phần thương mại Trần Gia
Một số phương pháp hoàn thiện hoạt động quản trị bán hàng tại công ty Cổ phần thương mại Trần Gia.
IV Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp bao gồm việc thu thập dữ liệu từ sổ sách, tài liệu văn bản và báo cáo về tình hình hoạt động bán hàng của công ty trong giai đoạn 2019-2021 Đồng thời, cần tham khảo lý thuyết về quản trị bán hàng và các nguồn thông tin liên quan để có cái nhìn toàn diện hơn.
Phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu sẽ được áp dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị bán hàng của Công ty Cổ phần thương mại Trần Gia Qua việc phân tích các số liệu đã thu thập, chúng tôi sẽ đưa ra những giải pháp cải thiện cụ thể và hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Nhóm tác giả đã áp dụng phương pháp khảo sát và phỏng vấn thực tế bằng cách trực tiếp phỏng vấn nhân viên phòng kinh doanh và khách hàng của Công ty Cổ phần thương mại Trần Gia, sử dụng bảng câu hỏi đã được chuẩn bị trước.
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần thương mại Trần Gia
Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động quản trị bán hàng tại công ty Cổ phần thương mại Trần Gia.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại Trần Gia.
Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Tổ chức và chức năng của tổ chức
Tổ chức, hay còn gọi là Organization trong tiếng Anh, là một tập hợp cá nhân hợp tác vì một mục đích chung trong một cấu trúc xã hội ổn định Mỗi tổ chức đều có mục tiêu riêng, nhưng nhìn chung, chúng đều chia sẻ những đặc điểm cơ bản giống nhau.
Mỗi tổ chức cần xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể để mọi cá nhân có thể cùng hướng tới và thực hiện, nhằm đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều không mang tính tự thân mà phục vụ cho lợi ích chung.
Mang lại giá trị cho cộng đồng là một yếu tố quan trọng trong mọi hoạt động Dù mục tiêu là gì, những hoạt động này vẫn cung cấp những giá trị thiết thực cho cuộc sống và cộng đồng.
Sự nỗ lực của từng cá nhân trong tổ chức đóng vai trò quan trọng, khi mọi hành động đều hướng tới mục tiêu chung Tổ chức chính là sự tổng hợp từ những nỗ lực này, giúp hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
Tổ chức mở là yếu tố quan trọng giúp thu hút nhân lực và tạo ra giá trị thông qua sự tương tác với môi trường xung quanh, từ đó đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững.
Để tổ chức hoạt động hiệu quả, cần có sự phân chia rõ ràng về quyền lực Người đứng đầu sẽ có quyền quyết định cuối cùng, và các thành viên cần tuân thủ những quyết định này.
Chức năng tổ chức là việc thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo quản trị đạt mục tiêu Điều này bao gồm xác định và phân chia công việc, phân công trách nhiệm cho cá nhân hoặc nhóm, phối hợp các công việc, xác định mối quan hệ báo cáo và quyết định ở các cấp hay bộ phận khác nhau.
1.1.1.2 Chức năng của tổ chức
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich, công tác tổ chức là quá trình tập hợp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu Điều này bao gồm việc phân công nhiệm vụ cho từng nhóm và chỉ định một người quản lý có quyền hạn để giám sát Ngoài ra, công tác tổ chức còn tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cấu trúc doanh nghiệp.
Chức năng tổ chức trong tiếng Anh, được gọi là Organizational functions, bao gồm ba khía cạnh chính: tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc Tổ chức bộ máy tập trung vào việc giải quyết cấu trúc tổ chức và xây dựng cơ chế hoạt động hiệu quả Tổ chức nhân sự liên quan đến việc sử dụng lao động thông qua phân công và phân nhiệm rõ ràng Cuối cùng, tổ chức công việc đề cập đến việc phân chia nhiệm vụ và phối hợp thực hiện Ba nhiệm vụ này không chỉ liên quan chặt chẽ mà còn tạo thành một hệ thống nhiệm vụ chính, hỗ trợ thực hiện chức năng tổ chức của nhà quản trị.
Chức năng tổ chức liên quan đến việc thiết kế bộ máy tổ chức, xây dựng đội ngũ nhân sự và hệ thống công việc nhằm đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức, hay bộ máy tổ chức, là sự tổng hợp các bộ phận chuyên môn hóa với trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, được sắp xếp theo cấp bậc để thực hiện các chức năng quản trị Hoạt động tổ chức xác định ai làm gì, ai chịu trách nhiệm và cách thức các cá nhân, bộ phận tương tác với nhau Thách thức của quản trị chiến lược là tìm ra hình thức tổ chức phù hợp nhất với chiến lược và yêu cầu của tình huống.
1.1.2 Vai trò của công tác tổ chức
Tổ chức có 4 vai trò sau :
Xây dựng nền tảng vững chắc cho hoạt động của tổ chức và quản trị là rất quan trọng Hoạch định lãnh đạo và kiểm soát cần dựa trên một cấu trúc tổ chức rõ ràng, đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả trong mọi hoạt động.
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
MỘT SỐ KHÁI NIỆM
1.1.1 Tổ chức và chức năng của tổ chức
Tổ chức, hay còn gọi là Organization trong tiếng Anh, là một tập hợp cá nhân hợp tác nhằm đạt được một mục đích cụ thể trong một cấu trúc xã hội ổn định Mỗi tổ chức có mục tiêu riêng, nhưng nhìn chung, chúng đều chia sẻ những đặc điểm cơ bản giống nhau.
Mục tiêu rõ ràng và cụ thể là yếu tố quan trọng trong mỗi tổ chức, giúp định hướng cho các cá nhân cùng nhau hướng tới một đích chung, không chỉ mang tính chất tự thân mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Thứ hai, việc tạo ra giá trị cho cộng đồng là rất quan trọng Dù mục tiêu hoạt động là gì, nó vẫn cần cung cấp và mang lại những giá trị thiết thực cho cuộc sống và xã hội.
Sự nỗ lực cá nhân là yếu tố then chốt trong việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức Mỗi hành động của từng thành viên đều hướng tới mục tiêu này, tạo nên sự kết hợp chặt chẽ giữa các cá nhân để hoàn thành những mục tiêu đã đề ra.
Tổ chức mở là yếu tố quan trọng trong việc thu hút nhân lực và tạo ra giá trị, đồng thời giúp tổ chức tồn tại và phát triển bền vững thông qua sự tương tác tích cực với môi trường xung quanh.
Để tổ chức hoạt động hiệu quả, việc phân chia quyền lực rõ ràng là rất quan trọng Người đứng đầu có quyền quyết định cuối cùng, và các thành viên cần tuân thủ những quyết định đó.
Chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả để đảm bảo các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu Nó bao gồm việc xác định và phân chia công việc, phân công nhiệm vụ cho cá nhân hoặc nhóm, xác định trách nhiệm về kết quả, phối hợp các công việc, quy định mối quan hệ báo cáo và quyết định cấp nào sẽ thực hiện.
1.1.1.2 Chức năng của tổ chức
Theo Harold Koontz, Cyril O'Donnell và Heinz Weihrich, công tác tổ chức là nhiệm vụ tập hợp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu Điều này bao gồm việc giao phó trách nhiệm cho từng nhóm cho một người quản lý có quyền hạn cần thiết để giám sát, đồng thời tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cấu trúc doanh nghiệp.
Chức năng tổ chức trong tiếng Anh được gọi là Organizational functions và bao gồm ba khía cạnh chính: tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc Tổ chức bộ máy tập trung vào việc xây dựng cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động, trong khi tổ chức nhân sự liên quan đến việc phân công và phân nhiệm lao động Cuối cùng, tổ chức công việc đề cập đến việc phân chia công việc và phối hợp thực hiện Ba nhiệm vụ này có mối liên hệ chặt chẽ và tạo thành hệ thống nhiệm vụ chính trong chức năng tổ chức của nhà quản trị.
Chức năng tổ chức liên quan đến việc thiết kế bộ máy tổ chức, xây dựng đội ngũ nhân sự và hệ thống công việc để đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức, hay bộ máy tổ chức, bao gồm các bộ phận chuyên môn hóa với trách nhiệm và quyền hạn được phân chia theo cấp bậc, nhằm thực hiện các chức năng quản trị Hoạt động tổ chức xác định ai làm gì, ai chịu trách nhiệm và cách thức các cá nhân, bộ phận tương tác và làm việc với nhau Thách thức trong quản trị chiến lược là tìm ra hình thức tổ chức phù hợp với chiến lược và yêu cầu của tình huống.
1.1.2 Vai trò của công tác tổ chức
Tổ chức có 4 vai trò sau :
Tổ chức cần xây dựng một nền tảng vững chắc cho các hoạt động quản trị, bao gồm việc hoạch định lãnh đạo và kiểm soát Để đạt được hiệu quả, các hoạt động này phải dựa trên một cấu trúc tổ chức phù hợp.
Để sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật, cần phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm quản trị phù hợp Điều này sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực sở trường của họ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ và sáng tạo cho đội ngũ quản trị.
Công tác tổ chức đóng vai trò quan trọng trong quản lý, vì nếu không được thực hiện tốt, sẽ dẫn đến nhiều khó khăn phức tạp Khoảng 75%-80% các vấn đề trong quản trị xuất phát từ những nhược điểm trong tổ chức Hơn nữa, phần lớn khuyết điểm trong tổ chức thường do sự coi thường và vi phạm các quy luật đã được thiết lập.
Tạo ra văn hóa tổ chức – nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRẦN GIA
Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức
Bước 2: Xác định các hoạt động cần thiết Bước 3: Phân chia tổ chức thành các hoạt động Bước 4: Xác định mối quan hệ giữa các bộ phân
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠICÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRẦN GIA
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRẦN GIA
2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Loại hình hoạt động: Công ty Cổ phần thương mại – DV
Mã số thuế: 0314783062 Địa chỉ: 127 Đường TL 19, Khu phố 3C, Phương Thạnh Lộc, Quận 12, Thành phố
Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật: Trần Minh Đức Điện thoại: 00632632
Công ty Cổ phần thương mại – Dịch vụ Cung Ứng Vật Tư Trần Gia, được thành lập vào ngày 14/12/2017, chuyên sản xuất và cung cấp vật tư, thiết bị, và nguyên vật liệu cho thi công xây dựng dân dụng và công nghiệp, cũng như vật tư phụ M&E.
2.1.2 Đặc điểm về sản xuất kinh doanh
Công ty Vật Tư Trần Gia chuyên cung cấp vật tư, thiết bị và nguyên vật liệu cho thi công xây dựng dân dụng và công nghiệp Chúng tôi cung cấp các sản phẩm M&E như máy móc thi công, bulong, ván coppha, lưới bao che, cáp và ốc siết cáp, đáp ứng theo số lượng và quy cách mà khách hàng yêu cầu.
- Cung cấp các vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu trong xây dựng: máy móc phục vụ thi công,bulong,ván coppha, lưới bao che, cáp, ốc siết cáp
- Vật liệu tốt giá cả cạnh tranh.
- Có xe lớn nhỏ giao vật liệu tận nơi, phục vụ tận tình chu đáo.
Công Ty Vật Tư Trần Gia là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp vật tư, thiết bị và nguyên vật liệu xây dựng Chúng tôi chuyên cung cấp các sản phẩm như máy móc thi công, bulong, ván coppha, lưới bao che, cáp và ốc siết cáp với chất lượng uy tín và dịch vụ chuyên nghiệp.
Chúng tôi hướng đến việc trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực phân phối sỉ và lẻ vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu xây dựng Chất lượng, tiến độ và sự hài lòng của khách hàng là nền tảng cho sự phát triển của chúng tôi Đội ngũ nhân viên năng động, chuyên nghiệp cam kết đáp ứng nhu cầu của cả những khách hàng khó tính nhất, được các chủ đầu tư đánh giá cao.
Là một doanh nghiệp trẻ trong ngành xây dựng, Vật Tư được hình thành giữa bối cảnh thị trường đầy thách thức với nhiều vấn đề như chất lượng vật tư, nguyên vật liệu thi công và quyền lợi của khách hàng chưa được chú trọng Tầm nhìn chiến lược của chúng tôi tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
Trần Gia tập trung vào việc cải thiện cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý chất lượng, nhằm khắc phục các vấn đề hiện tại Điều này không chỉ mang lại hiệu quả cao nhất cho khách hàng trong đầu tư xây dựng mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của công ty.
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây:
Khi mới thành lập, công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, công ty đã có những bước phát triển đáng kể và từng bước khẳng định được thương hiệu của mình.
Bảng 2.1 Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2019- 2021 Đơn vị: đồng
Nguồn: Báo cáo kế toán của công ty năm 2021
2.1.4 Nhận xét hoạt động kinh doanh
Trong ba năm qua, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty có xu hướng tăng, cụ thể như sau:
Doanh thu bán hàng của công ty đã tăng từ 58.298.220.010 đồng năm 2019 lên 72.418.284.770 đồng năm 2021, tương ứng với mức tăng 14.120.064.760 đồng, đạt tỷ lệ khoảng 80,5% Sự tăng trưởng này cho thấy hoạt động của công ty đang tiến triển tốt nhờ vào việc mở rộng thị trường và thu hút thêm nhiều khách hàng mới, đồng thời giữ chân khách hàng cũ Công ty cũng chủ động tìm hiểu nhu cầu của đối tác và nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã sản phẩm để cải thiện vị thế cạnh tranh.
CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ
Bên cạnh đó, lợi nhuận sau thuế thu nhập của công ty qua 3 năm có sự tăng đáng kể, từ 4.663.857.601 đồng (năm 2019) đã tăng lên 9.414.377.020 đồng (năm
2021), tức tăng 4.750.519.419 đồng, tương đương 101,86% Điều này cho thấy doanh nghiệp đang đi đúng hướng và kinh doanh ngày càng có lãi
Năm 2021, trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp chịu ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch Covid-19, công ty Cổ phần Thương mại – Dịch vụ Cung ứng Vật tư Trần Gia vẫn duy trì được sự tăng trưởng nhẹ về doanh thu và lợi nhuận, cho thấy khả năng vượt khó của công ty Trần Gia không ngừng mở rộng hoạt động tại TPHCM và toàn quốc nhằm nâng cao vị thế và đáp ứng nhu cầu thị trường Công ty cũng đã bắt đầu tuyển dụng thêm nhân viên bán hàng mới và tối ưu hóa đội ngũ hiện tại, nhằm phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm trong giai đoạn dịch bệnh đã được kiểm soát.
CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ 2.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc công ty là người lãnh đạo chủ chốt, có trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty theo quy định pháp luật Họ xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh, các chính sách và chiến lược nhằm đạt hiệu quả cao Ngoài ra, giám đốc còn giám sát và kiểm tra các hoạt động kinh doanh cũng như toàn bộ hệ thống công ty.
Giám đốc có quyền phân công và bổ nhiệm nhân viên cấp dưới, quyết định về lương, khen thưởng và kỷ luật cho các nhân viên trong công ty, cũng như phê duyệt các quy định nội bộ áp dụng cho tổ chức.
Giám đốc cần chú trọng đến việc động viên và khuyến khích nhân viên, tạo điều kiện để họ yên tâm làm việc và phát huy tối đa năng lực của mình, từ đó góp phần phục vụ cho sự phát triển của công ty và nâng cao đời sống của nhân viên.
Phó giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc, tham mưu cho các quyết định cần thiết và điều hành hoạt động của công ty khi Tổng giám đốc vắng mặt Điều này giúp đảm bảo sự nhịp nhàng và thống nhất trong ban giám đốc cũng như toàn thể công ty.
Phòng kinh doanh cần đáp ứng nhu cầu khách hàng và cung cấp tư vấn chính xác, kịp thời Để làm được điều này, nhân viên phải thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường và tình hình kinh tế.
Nhiệm vụ của phòng kinh doanh:
- Tiếp khách hàng, phân tích thị trường, tìm thị trường, khách hàng cho công ty, lên kế hoạch kinh doanh cho công ty.
- Lập kế hoạch kinh doanh.
- Nhận và giải quyết các thông tin dịch vụ liên quan.
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
2.2.2.3 Phòng tài chính - kế toán
Phòng kế toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính cho công ty, đồng thời quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế theo quy định của Nhà Nước.
Chịu trách nhiệm quản lý, cân đối tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ cho giám đốc.
Lập báo cáo tài chính và phân tích hiệu quả kinh doanh giúp đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động cho giám đốc.
Tổ chức và quản lý sản xuất theo kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty, điều hành các lĩnh vực liên quan đến sản xuất, đảm bảo tiến độ, chất lượng và số lượng sản phẩm.
– Tổ chức sản xuất có hiệu quả theo kế hoạch sản xuất được giao
Chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm, tư vấn kỹ thuật sản xuất, và nghiên cứu nâng cấp hoặc chuyển đổi sản phẩm để phù hợp với cơ cấu thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng là rất quan trọng.
Phòng kỹ thuật gồm 2 bộ phận:
+Kỹ thuật công nghệ: Có kỹ năng giám sát chất lượng và công nghệ, lập các định mức kỹ thuật, lập quy trình công nghệ cho sản phẩm.
Kế hoạch sản xuất là quá trình xây dựng và lập dự trù về vật tư, thiết bị lao động cần thiết cho sản xuất Điều này bao gồm việc phân bổ kế hoạch một cách hiệu quả cho các đơn vị sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm.
Phòng chất lượng có nhiệm vụ chính là đảm bảo rằng sản phẩm đầu ra đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của doanh nghiệp.
Chịu trách nhiệm xây dựng và kiểm soát hệ thống tiêu chuẩn chất lượng cho từng loại sản phẩm, đồng thời quản lý các phương tiện, công cụ và thiết bị đo lường phục vụ cho quá trình kiểm tra và nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
- Quản lý và chịu trách nhiệm toàn bộ kho thành phẩm
- Chịu trách nhiệm về hàng hóa trong kho: số lượng, tình trạng hàng hóa,
- Theo dõi hàng hóa xuất, nhập, tồn
- Sắp xếp khu vực riêng từng loại
- Kiểm kê kho hàng tháng
Nơi lưu trữ và cung cấp vật tư cùng thành phẩm, đảm bảo mọi nguyên liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh được quản lý một cách chặt chẽ.
- Nắm rõ quy trình vận hành, quy trình thao tác, kỹ thuật an toàn điện,
- Thực hiện đúng quy trình, quy định, quy chuẩn về kỹ thuật sản xuất và kỹ thuật an toàn
- Thực hiện công đoạn theo sự phân công của cấp trên
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRẦN GIA
2.3.1 Bộ phận chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng
Bộ phận chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng của công ty là phòng nhân sự Trong phòng nhân sự bao gồm:
Bộ phận tuyển dụng trong phòng nhân sự
Bộ phận tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và tuyển mộ nhân sự cho doanh nghiệp Họ không chỉ chờ đợi ứng viên mà còn chủ động thực hiện các chiến dịch tuyển dụng giống như các chuyên gia săn đầu người Đội ngũ này cần lên kế hoạch chi tiết và thực hiện các bước tuyển dụng một cách tỉ mỉ, từ khâu chuẩn bị cho đến khâu thực hiện.
Bộ phận tuyển dụng cần hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác để hiểu rõ nhu cầu tuyển dụng của từng bộ phận Điều này giúp xác định nội dung và thời điểm đăng tin tuyển dụng, cũng như lựa chọn các kênh phù hợp để thu hút một lượng lớn ứng viên chất lượng tham gia ứng tuyển.
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) trong phòng nhân sự
Trong phòng nhân sự, bộ phận C&B đóng vai trò quan trọng, được nhiều công ty chú trọng Nhân viên C&B chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hệ thống tiền lương, phúc lợi, khen thưởng cùng các chính sách khác Mục tiêu của bộ phận này là đảm bảo quyền lợi công bằng cho nhân viên và tuân thủ các quy định của Nhà nước.
Bộ phận hành chính trong phòng nhân sự
Bộ phận Hành chính đóng vai trò như "quản gia" của công ty, chịu trách nhiệm quản lý tất cả các giấy tờ, thủ tục và hồ sơ liên quan đến nhân viên cũng như tài sản của doanh nghiệp.
Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D) trong phòng nhân sự
Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất cá nhân và nhóm thông qua việc bồi dưỡng kiến thức và rèn luyện kỹ năng cho nhân viên Đào tạo và phát triển được coi là một chức năng thiết yếu trong lĩnh vực nhân sự, giúp tổ chức tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu phát triển bền vững Hầu hết các doanh nghiệp nhận thức rõ rằng đào tạo và phát triển là phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển nguồn nhân lực.
Hình 2.3 Quy trình tuyển dụng Bước 1: Thông báo tuyển dụng
Hiện nay, việc thông báo tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết Các nhà tuyển dụng chỉ cần soạn thảo một thông báo chi tiết về yêu cầu công việc và quyền lợi của ứng viên, sau đó đăng tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng Những thông báo này giúp ứng viên xác định xem công việc có phù hợp với họ hay không, từ đó quyết định nộp hồ sơ ứng tuyển.
Bước 2: Ứng tuyển, ứng cử viên cần gửi Bản thông tin tự thuật (CV) kèm theo các chứng chỉ liên quan CV phải bao gồm thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, mục tiêu nghề nghiệp và sở thích cá nhân để được xem xét ứng tuyển vào công ty.
Bước 3: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi công ty đăng thông báo tuyển dụng, quá trình tiếp nhận hồ sơ sẽ được bắt đầu Ứng viên có thể gửi hồ sơ qua Email hoặc nộp trực tiếp tại công ty Hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ các tiêu chí tối thiểu.
- Về mặt hình thức: Hồ sơ phải photo công chứng đầy đủ theo yêu cầu, quy định của công ty
Hồ sơ dự tuyển cần phản ánh trình độ chuyên môn và kiến thức phù hợp với yêu cầu của từng vị trí, bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch và các bằng cấp, chứng chỉ liên quan.
Việc lựa chọn và sàng lọc hồ sơ được thực hiện một cách rõ ràng thông qua việc cho điểm cụ thể cho từng tiêu chí ứng với từng vị trí tuyển dụng Phòng Nhân sự sẽ đánh giá từng tiêu chí và tổng hợp điểm số để xác định giá trị của mỗi bộ hồ sơ.
Các hồ sơ có số điểm quá thấp sẽ bị loại, giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng Việc phân loại hồ sơ cho phép loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu, từ đó phòng Nhân sự sẽ lập danh sách các ứng viên đủ tiêu chuẩn và chuẩn bị phiếu đề xuất phỏng vấn.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển dụng
Khi đủ hồ sơ ứng viên, phòng Nhân sự sẽ thông báo hẹn lịch phỏng vấn ít nhất 3 ngày trước Trong thông báo, công ty cung cấp chi tiết về địa điểm và thời gian phỏng vấn Đồng thời, công ty cũng gửi email thông báo thông tin phỏng vấn đến địa chỉ trong hồ sơ dự tuyển của ứng viên.
Trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn chú ý đến thái độ, khả năng giao tiếp và khí chất của ứng viên Họ đặt ra các câu hỏi nhằm kiểm chứng thông tin cá nhân, khám phá thêm về bản thân ứng viên mà chưa được đề cập trong hồ sơ, cũng như tìm hiểu về kinh nghiệm làm việc trước đây và nguyện vọng cho công việc mới.
Bước 5: Thông báo kết quả
Sau khi phỏng vấn, phòng Nhân sự sẽ liên hệ với các ứng viên đạt yêu cầu qua điện thoại và email để mời nhận việc Nhân viên sẽ ký hợp đồng thử việc và cung cấp chương trình thử việc Sau thời gian thử việc, phòng Nhân sự sẽ đánh giá hiệu suất làm việc của ứng viên Mẫu “Đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc” sẽ được gửi đến bộ phận liên quan để xem xét và đề xuất việc tiếp nhận chính thức Các tiêu chí đánh giá bao gồm tinh thần, thái độ, trách nhiệm, kết quả công việc và ý thức kỷ luật Nếu ứng viên đạt yêu cầu, Công ty sẽ ký hợp đồng lao động chính thức.
Sau khi hoàn thành thời gian thử việc và được đánh giá đạt yêu cầu bởi trưởng bộ phận, phòng Nhân sự sẽ quyết định chính thức tiếp nhận nhân viên mới Nhân viên sẽ ký hợp đồng lao động có thời hạn 1 năm và được hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy định của Công ty Sau 1 năm, nếu đạt tiêu chuẩn, hợp đồng sẽ được tái ký lần 2 Nếu sau 2 năm làm việc, nhân viên có đánh giá tốt, Công ty sẽ ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn theo quy định của Bộ Luật lao động.
2.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng
Phương hướng phát triển
Tầm nhìn và sứ mệnh:
Công ty thương mại Trần Gia, với tầm nhìn chiến lược trong bối cảnh thị trường xây dựng phức tạp, cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh Chúng tôi tập trung cải thiện cơ cấu tổ chức nhân sự và quy trình quản lý chất lượng, nhằm mang lại hiệu quả đầu tư cao nhất cho khách hàng Điều này không chỉ giúp công ty đứng vững trên thị trường mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Sứ mệnh của chúng tôi là nâng cao giá trị chất lượng dịch vụ nhằm tối đa hóa lợi ích cho khách hàng Chúng tôi cam kết hạ thấp giá thành và đảm bảo chất lượng trên từng sản phẩm, mang đến cho quý khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Chiến lược phát triển nhân sự tại Công ty Cổ phần thương mại Trần Gia tập trung vào việc động viên và khuyến khích nhân viên sáng tạo Hai yếu tố này đóng vai trò quan trọng và luôn được duy trì trong văn hóa làm việc của công ty.
Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo trong nước và ngoài nước nhằm chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn, nâng cao tay nghề cho nhân viên
Công ty cam kết tạo môi trường làm việc thoải mái, khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên thông qua chế độ lương thưởng hợp lý Đặc biệt, công ty cung cấp xe đưa rước cho nhân viên và hỗ trợ những người gắn bó lâu dài với tổ chức.
Đánh giá thực trạng tổ chức tuyển dụng nhân sự
Công ty sở hữu quy trình tuyển chọn nhân lực chất lượng cao, với đội ngũ nhân viên chủ yếu là những người trẻ tuổi, dưới 30 Điều này hoàn toàn phù hợp với tính chất công việc và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Công tác sàng lọc hồ sơ đã đạt hiệu quả cao nhờ vào việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng với các tiêu chí cụ thể như trình độ, kinh nghiệm và quá trình làm việc.
Công ty thực hiện quy trình kiểm tra sức khỏe một cách nghiêm ngặt và cẩn thận, nhằm đảm bảo rằng tất cả các ứng viên đều có đủ sức khỏe để đóng góp hiệu quả cho sự phát triển của công ty.
Công ty đã thực hiện thông báo tuyển dụng công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng và trang giới thiệu việc làm, giúp thông tin đến tay nhiều ứng viên tiềm năng Điều này không chỉ tạo điều kiện cho Công ty tìm kiếm ứng viên chất lượng cho các vị trí cần tuyển, mà còn đảm bảo tính công bằng trong quá trình tuyển chọn, giảm thiểu nghi ngờ và nâng cao uy tín, hình ảnh của Công ty.
Công ty đã xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân và đơn vị trong quy trình tuyển dụng nhân lực.
Công ty chưa khai thác hết nguồn lao động bên ngoài, chỉ dựa vào việc đăng tải thông tin qua truyền thông và cán bộ nhân viên Để cải thiện, công ty nên xem xét các phương pháp tuyển dụng mới như hợp tác với các cơ sở đào tạo, Cao Đẳng, Đại học, tham gia hội chợ việc làm cho sinh viên và tận dụng uy tín của mình để thu hút nguồn lao động tri thức cao trên thị trường.
Công ty Trần Gia hiện đang phụ thuộc nhiều vào các trang web tuyển dụng, chưa phát triển được mạng lưới các kênh khác để hỗ trợ hiệu quả cho quá trình tuyển dụng.
Hoạt động sàng lọc hồ sơ hiện tại chỉ dựa vào tiêu chuẩn và bảng đánh giá mà chưa kiểm tra độ chính xác của thông tin, dẫn đến khả năng bỏ sót những ứng viên tiềm năng có năng lực tốt Điều này có thể khiến những người có khả năng làm việc xuất sắc bị loại chỉ vì hồ sơ không ấn tượng như các ứng viên khác.
Giải pháp
Dựa vào những hạn chế trong công tác tuyển mộ và sàng lọc hồ sơ, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong công ty.
Chất lượng nhân sự tuyển dụng đầu vào chưa cao do công ty chủ yếu sử dụng các kênh truyền thông việc làm và nguồn nội bộ Việc tuyển nhân viên mới có trình độ thấp dẫn đến chi phí và thời gian cho đào tạo chuyên môn sâu Để cải thiện tình hình, công ty nên chuyển hướng sang các công nghệ tiên tiến và tích cực tham gia các hội chợ việc làm cho sinh viên Cao Đẳng, Đại học, đồng thời tìm kiếm nguồn lao động từ sinh viên thực tập và sinh viên mới ra trường.
- Nâng cao năng lực đào tạo, huấn luyện và hỗ trợ sự phất triển năng lực của nhân viên lãnh đạo.
- Nâng cao năng lực của hệ thống tuyển chọn đến mức có thể đánh giá chính xác được năng lực của ứng viên.
- Phân bổ thêm một nhân viên chuyên phụ trách sàng lọc hồ sơ và đánh giá độ chính xác của hồ sơ
Để nâng cao chất lượng nhân sự trong công tác tổ chức tuyển dụng, công ty cần khắc phục các hạn chế còn sót lại từ quá trình phân tích hiện tại Việc đề ra các yêu cầu mới và giải pháp cụ thể là cần thiết để cải thiện chất lượng nhân sự được tuyển dụng hàng năm.
Trong bối cảnh thị trường biến động hiện nay, doanh nghiệp cần có chiến lược kinh doanh rõ ràng và tập trung nguồn lực để nâng cao sức cạnh tranh Quản trị nhân lực đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Để quản trị nhân lực hiệu quả, cần có sự gắn kết giữa các hoạt động Trong quá trình tuyển dụng, đặc biệt là tổ chức tuyển dụng, việc thiếu chính sách và tiêu chí rõ ràng sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quá trình tổ chức tuyển dụng tại công ty Cổ phần thương mại Trần Gia còn tồn tại một số hạn chế, ảnh hưởng đến chất lượng công việc Dựa trên kiến thức và nhận thức cá nhân, tôi đã chỉ ra một số ưu điểm cũng như nhược điểm của quy trình này và đề xuất một số giải pháp nhằm giúp công ty phát triển bền vững hơn.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý công ty cùng các anh chị ở phòng Nhân sự đã nhiệt tình hỗ trợ và hướng dẫn tôi, giúp tôi hoàn thành bài báo cáo thực tập một cách tốt nhất.
Kính chúc quý công ty luôn phát triển mạnh và đạt được nhiều thành tựu!Tôi xin chân thành cảm ơn!