K hái niệm hệ th ố n g kiểm soát nội b ộ
Hiện nay, có nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ, phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động và yêu cầu quản trị của từng tổ chức Mỗi tổ chức sẽ có cách hiểu và định nghĩa riêng về vấn đề này.
Theo quan điểm tại Việt Nam:
Theo Chuẩn mực kiểm toán số 315 (VSA 315), việc xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu dựa trên hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị Kiểm soát nội bộ, theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC, là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị Mục tiêu này bao gồm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Thuật ngữ "kiểm soát" ám chỉ đến mọi khía cạnh của một hoặc nhiều thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo Khoản 1, Điều 39 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, từ đó đạt được các yêu cầu đề ra.
Theo quan điểm quốc tế, hệ thống kiểm soát nội bộ được hiêu:
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch và các phương pháp mà nhà quản lý doanh nghiệp áp dụng để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả Hệ thống này không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy chế quản lý và bảo vệ tài sản, mà còn ngăn chặn và phát hiện sai phạm, gian lận Ngoài ra, nó còn đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.
Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association o f Accountant - EAA) thì:
Hệ thống kiểm soát toàn diện được thiết lập bởi Ban quản lý nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của đơn vị diễn ra trật tự và hiệu quả Hệ thống này cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách kinh doanh của Ban quản trị, đồng thời giữ an toàn cho tài sản và đảm bảo tính toàn diện cũng như chính xác của số liệu hạch toán Các thành phần riêng lẻ trong hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là các hoạt động kiểm tra hoặc kiểm tra nội bộ.
Theo báo cáo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình do Ban Giám Đốc và nhân viên của đơn vị thực hiện, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
Sự tin cậy của báo cáo tài chính
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một tập hợp các quy định và thủ tục được thực hiện bởi các nhà quản lý cấp cao, nhằm đảm bảo an toàn tài sản, độ tin cậy của báo cáo kế toán, thực hiện các chế độ và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị Sự tuân thủ các luật lệ và quy định là yếu tố quan trọng trong việc đạt được những mục tiêu này.
Dù có sự khác biệt trong các định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) do góc độ và mục đích nghiên cứu khác nhau, nhưng tất cả đều có những đặc điểm chung quan trọng.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình liên tục, bao gồm chuỗi các hoạt động kiểm soát diễn ra ở mọi bộ phận trong đơn vị Những hoạt động này được kết hợp chặt chẽ với nhau, tạo thành một hệ thống thống nhất Quá trình KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết kế và vận hành bởi con người, với các mục tiêu và cơ chế kiểm soát được thiết lập bởi những cá nhân trong tổ chức như Hội đồng Quản trị (HĐQT), Ban Giám đốc (BGĐ) và nhân viên Điều này cho thấy rằng KSNB không chỉ là những chính sách hay thủ tục đơn thuần, mà còn phụ thuộc vào sự tham gia và trách nhiệm của con người trong tổ chức.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu của đơn vị, tuy nhiên, do những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống KSNB, không thể đảm bảo tuyệt đối rằng các mục tiêu sẽ được thực hiện.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, quyền hạn được phân chia cho nhiều cấp, dẫn đến sự phức tạp trong mối quan hệ giữa các bộ phận và nhân viên Tài sản cũng phân tán ở nhiều địa điểm, làm cho việc quản lý và truyền đạt thông tin trở nên khó khăn hơn Do đó, để tồn tại và phát triển, các nhà lãnh đạo và quản trị cần xây dựng và vận hành một hệ thống KSNB hiệu quả, phục vụ tốt cho hoạt động quản lý và điều hành.
1.1.2 Vai trò chủ yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả trong doanh nghiệp là rất quan trọng, giúp quá trình quản trị và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi Hệ thống này đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời và tin cậy giữa các cấp quản lý và các bộ phận, từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại Chức năng chính của KSNB là nâng cao tính hiệu quả trong quản lý và phối hợp công việc trong tổ chức.
Ngăn ngừa và phát hiện sai phạm trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng, vì các công đoạn đều do con người thực hiện Họ có thể mắc phải sai sót do thiếu cẩn trọng hoặc thậm chí cố ý vi phạm.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp chuyên môn hóa công tác quản lý, điều hành và sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả Doanh nghiệp sẽ được quản lý khoa học thông qua các nội quy và quy chế, thay vì chỉ dựa vào lòng tin và trực giác Đồng thời, KSNB giảm tải công việc cho ban lãnh đạo, cho phép họ tập trung vào các vấn đề chiến lược Hệ thống KSNB hiệu quả còn giúp giảm bớt lo lắng về rủi ro liên quan đến con người và tài sản, bảo vệ tài sản và thông tin khỏi việc lạm dụng và sử dụng sai mục đích, đặc biệt là các tài sản vô hình của doanh nghiệp.
Thứ ba Giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy và tuân thủ các quy định của pháp luật.
1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Q u á trìn h h ìn h th àn h v à phát triển củ a C ông ty T rách nhiệm hữ u
hạn một thành viên Thép Hòa Phát
Tên đầy đủ: Công ty Trách nhiệm hữu hạn m ột thành viên Thép Hòa Phát
Tên giao dịch: Hoa Phat Steel CO., LTD M ã sổ thuế: 0900629369
Nhà máy: Khu công nghiệp Phố Nối A, Giai Phạm, Yên Mỹ, Hưng Yên
Văn phòng Hà Nội: 39 Nguyễn Đình Chiểu, Hai Bà Trưng, H à Nội Điện thoại/Fax: 03213942883/03213942613
W ebsite: www.Thep.hoaphat.com.vn
Người đại diện Pháp luật: Ông K iều Chí Công - Chức vụ: Giám đốc
Người đại diện phần vốn chủ sở hữu: Ông Trần Tuấn Dương - Chức vụ: Chủ tịch Công ty
Vốn điều lệ: 600.000.000.000 vnđ (Sáu trăm tỷ đồng)
Ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Sở Kê hoạch va Đau tư tinh
Hưng Yên cấp lần đầu ngày 24/11/2010
Ngành nghề kinh doanh chính: Sản xuât phôi thép va thep xay dựng
Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát, thành lập năm 2010, là kết quả của việc tái cơ cấu Tập đoàn Hòa Phát nhằm mở rộng hệ thống sản xuất và phân phối sản phẩm thép Chỉ sau hơn 7 năm hoạt động, công ty đã khẳng định vị thế là một trong những nhà sản xuất thép hàng đầu tại Việt Nam và xuất khẩu sang nhiều quốc gia trên thế giới.
M ột số chỉ tiêu kinh tế của Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát năm 2015-
(Đơn vị tính: Việt Nam đồng)
TT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016
5 Doanh thu hoạt động tài chính 12.837.346.435 83.155.779.993
(Nguồn: BCTC Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát năm 2015, 2016)
2.2.2 Mục tiêu hoạt động và các hoạt động kinh doanh chính của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Thép Hòa Phát
2.2.2.1 Mục tiêu hoạt động của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Xây dựng Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát thành một doanh nghiệp
SXKD hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất thép, cam kết phát triển bền vững và hiệu quả kinh tế cao nhất Chúng tôi không ngừng nâng cao điều kiện sống và làm việc cho cán bộ công nhân viên, nhằm xây dựng thương hiệu Thép Hòa Phát lớn mạnh Điều này góp phần quan trọng vào nhiệm vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
Tập đoàn Hòa Phát cam kết sản xuất kinh doanh có lãi, đồng thời bảo toàn và phát triển vốn đầu tư tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát cũng như các doanh nghiệp khác.
Phát huy hiệu quả hoạt động của tổ họp Công ty mẹ - công ty con: Công ty
Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát đóng vai trò là công ty mẹ, điều phối hoạt động của các công ty con nhằm tối ưu hóa hiệu quả sản xuất và kinh doanh.
2.2.22 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Thép Hòa Phát
Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát, được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bởi Sở kế hoạch đầu tư Hưng Yên vào ngày 24/11/2010, hoạt động trong các lĩnh vực như đầu tư sản xuất phôi thép và thép xây dựng, bán buôn kim loại và quặng kim loại, cũng như máy móc và thiết bị Ngoài ra, công ty còn tham gia vào việc bán buôn vật liệu xây dựng, phế liệu kim loại, khai thác quặng sắt, kho bãi và lưu giữ hàng hóa, cũng như các dịch vụ bốc xếp và vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy nội địa, và vận tải ven biển.
B ộ m áy tổ chức của C ông ty T N H H M T V T hép H òa P h á t
2.23.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Hình thức hoạt động của Công ty là Công ty TNHH MTV
Cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện qua sơ đô như sau (Sơ đô 2.1)
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát sở hữu hoàn toàn công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát, với ông Trần Tuấn Dương giữ vai trò Chủ tịch và là người đại diện cho phần vốn chủ sở hữu tại công ty.
BGĐ của Công ty gồm hai người: Ông Kiều Chí Công trước đây là Phó
Tổng giám đốc Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát vừa được bổ nhiệm làm giám đốc công ty, với sự hỗ trợ từ một Phó Giám đốc trong việc điều hành các công việc hàng ngày.
Kế toán trưởng của Công ty là bà Nguyễn Thị Hoàng Yên, người chính thức đảm nhiệm vị trí này từ tháng 7/2015 Trước khi trở thành kế toán trưởng, bà Yên đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc tại công ty với vai trò Phó phòng kế toán.
Khối văn phòng của công ty gôm 04 phòng, là Phòng kê toán, Phòng vật tư,
Phòng kinh doanh và Phòng tổ chức hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai các quyết định và chỉ đạo của Ban Giám đốc Khối sản xuất bao gồm nhà máy phôi và nhà máy cán, mỗi đơn vị này có nhiệm vụ thực hiện chuyên môn của mình nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động chung của công ty.
Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát có 03 Chi nhánh tại Hà Nội, Bình
Dương và Đà Nằng hoạt động như các đại lý phân phối thép tại các khu vực chiến lược Bên cạnh đó, công ty cũng đã thành lập ba công ty con, trong đó có Công ty TNHH MTV.
Hòa Phát Bình Định, Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát c ầ n Thơ và Công ty c ổ phần Thép Hòa Phát Nghệ An.
Kết luận: Một bộ máy tổ chức hiệu quả cần có sự phân chia chức năng và nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban, phù hợp với quy mô hoạt động và nhu cầu của khách hàng mà doanh nghiệp phục vụ.
2.2.3.2 Chúc năng nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Công ty
TNHH MTV Thép Hòa Phát
Phòng Kế toán có trách nhiệm giám sát các công ty con trong việc sử dụng vốn, thực hiện thu chi và quản lý sổ sách kế toán theo quy chế và quy định đã được ban hành.
Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát chuyên xây dựng và triển khai các kế hoạch đầu tư tài chính trong và ngoài nước Công ty phối hợp với các phòng ban để thực hiện các hoạt động liên quan đến đầu tư tài chính, tham gia đánh giá và lựa chọn dự án đầu tư cũng như kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Phòng Kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc về chiến lược kinh doanh và hoạch định kế hoạch cho các giai đoạn ngắn, trung và dài hạn Nhiệm vụ của phòng bao gồm xây dựng kế hoạch và chỉ tiêu thương mại, kiểm tra và giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu hàng tháng, quý, năm của các bộ phận kinh doanh Ngoài ra, phòng cũng thiết lập quy trình quản lý cho các hoạt động kinh doanh, chỉ đạo và giám sát các hoạt động này, đồng thời đàm phán và duy trì mối quan hệ bền vững với các đối tác chiến lược và khách hàng Thông qua việc phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ, phòng có thể đánh giá ưu, nhược điểm về thị trường, đối thủ cạnh tranh và rủi ro trong kinh doanh.
Phòng tổ chức hành chính có vai trò quan trọng trong việc xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược và sản xuất của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát Phòng cũng chịu trách nhiệm xây dựng cơ cấu, chức năng và nhiệm vụ cho các phòng ban Ngoài ra, phòng tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đánh giá cán bộ quản lý theo nhiệm kỳ và thực hiện các thủ tục bổ nhiệm cũng như tái bổ nhiệm.
Phòng vật tư và kỹ thuật có trách nhiệm định hướng cho các công ty con trong việc đầu tư công nghệ mới, áp dụng công nghệ hiện đại để thực hiện định mức kinh tế - kỹ thuật và tiêu chuẩn môi trường Đồng thời, phòng cũng xây dựng và bảo vệ thương hiệu hàng hóa, tổ chức hệ thống quản lý chất lượng cho các công ty con.
T H Ự C T R Ạ N G H Ệ T H Ố N G K IỂ M SO Á T N Ộ I B Ộ TẠ I C Ồ N G TY
M ôi trư ờ n g kiểm s o á t
Tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát, việc kiểm tra và kiểm soát được coi trọng, với quyền lợi doanh nghiệp luôn được đặt lên hàng đầu thông qua việc thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức Chủ tịch công ty là đại diện của Tập đoàn Hòa Phát, có quyền quyết định cao nhất, trong khi BGĐ điều hành theo các mục tiêu và kế hoạch đã được phê duyệt Sự tách biệt chức năng và nhiệm vụ giữa Chủ tịch và BGĐ yêu cầu cả hai phải duy trì tính chính trực và giá trị đạo đức Điều lệ công ty quy định rõ tiêu chuẩn để trở thành Chủ tịch và Giám đốc, trong đó yêu cầu phẩm chất đạo đức tốt, trung thực và hiểu biết pháp luật Nếu Chủ tịch hoặc Giám đốc không trung thực trong thực thi quyền hạn hoặc lợi dụng chức vụ, sẽ vi phạm quy định và ảnh hưởng đến uy tín công ty.
Phát” sẽ bị miễn nhiệm, thay thế (Phụ lục 03)
Ban lãnh đạo Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát đã nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong việc hoàn thành các mục tiêu sản xuất kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động Công ty đang tích cực xây dựng và hoàn thiện các quy chế quản lý nội bộ để tăng cường hiệu lực của hệ thống KSNB, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động Hiện tại, Chủ tịch công ty và Ban Giám đốc thường xuyên rà soát, sửa đổi và bổ sung các quy chế này nhằm tuân thủ các quy định pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Trong 5 năm qua, các Công ty con và chi nhánh không có sự biến động về nhân sự lãnh đạo, điều này tạo niềm tin và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp Tại các đơn vị thành viên, việc bàn giao ủy quyền cấp phó để theo dõi chi tiêu tài chính chưa được thực hiện, mọi quyết định chi tiêu đều do cấp trưởng đảm nhiệm Công ty mẹ thông qua NĐD đã can thiệp sâu vào các quyết định quan trọng của công ty con và chi nhánh.
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát được thể hiện rõ ràng qua sơ đồ 2.1, với các phòng chức năng hoạt động hiệu quả, mỗi phòng đảm nhận nhiệm vụ riêng biệt mà không chồng chéo Công ty đã xây dựng quy chế hoạt động và quy chế tài chính minh bạch Các vị trí quản lý hiện tại đủ năng lực để hoàn thành công việc và trách nhiệm Tuy nhiên, công ty chưa có "Bảng mô tả công việc" cho từng vị trí cụ thể Tại các chi nhánh và công ty con, vẫn thiếu quy định bằng văn bản về việc bàn giao quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và nghĩa vụ, cũng như mối quan hệ hợp tác giữa các phòng ban.
Trong chiến lược phát triển của Công ty, Chủ tịch và Ban Giám Đốc chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao Công ty cam kết thu hút đội ngũ cán bộ nhân viên giỏi và tâm huyết, nhằm xây dựng một môi trường làm việc ngày càng phát triển Đặc biệt, việc tuyển dụng và đào tạo đội ngũ công nhân, thợ kỹ thuật lành nghề được xem là ưu tiên hàng đầu để đáp ứng yêu cầu sản xuất ngày càng cao của Công ty.
Chính sách nhân sự tại Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát được xây dựng dựa trên Bộ luật lao động và các quy định của Nhà nước, bao gồm quy chế lao động, phân phối tiền lương và thi đua khen thưởng Hàng năm, Công ty rà soát nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng, chủ yếu thông qua mối quan hệ quen biết, dẫn đến việc không ưu tiên tuyển dụng từ các trung tâm đào tạo Việc bố trí lao động được thực hiện dựa trên năng lực chuyên môn, nhưng một số phòng ban vẫn còn lao động không đúng chuyên ngành Chính sách đào tạo đa dạng, bao gồm đào tạo tại chỗ, cử nhân viên đi học nước ngoài và hỗ trợ học phí cho cán bộ nâng cao trình độ Công ty thực hiện phân phối tiền lương dựa trên kết quả lao động, với thu nhập xác định theo hệ số thang bảng lương Chính sách đánh giá, khen thưởng và kỷ luật được thực hiện định kỳ để ghi nhận thành tích của nhân viên, nhưng năng lực của họ chưa được xác thực qua kiểm tra hàng năm.
Hệ thống kế hoạch của Công ty bao gồm nhiều thành phần quan trọng như kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua sắm đầu tư cơ sở vật chất, kế hoạch nhân sự, kế hoạch thị trường và khách hàng, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, cùng với kế hoạch định mức chi phí và doanh thu lợi nhuận Trong số các kế hoạch này, kế hoạch sản xuất kinh doanh đóng vai trò trung tâm, góp phần quyết định sự thành công của toàn bộ hệ thống.
Công ty đã thiết lập quy định về trình tự và thời gian lập kế hoạch, xác định trách nhiệm của các bộ phận liên quan Tại các công ty con và chi nhánh, Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát can thiệp vào công tác lập kế hoạch ở mức độ tổng quát, không đi sâu vào chi tiết, và giao quyền tự chủ hoàn toàn cho các công ty con thông qua NĐD NĐD có trách nhiệm gửi báo cáo "ý kiến nội dung cuộc họp" ít nhất 20 ngày trước khi làm việc.
Việc lập kế hoạch thủ công trên Excel hiện nay gặp nhiều khó khăn do thiếu phần mềm hỗ trợ, dẫn đến tốn thời gian và thiếu chính xác Hơn nữa, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thường chỉ được thực hiện theo quý và năm, thay vì theo tháng.
Công ty hiện chưa có quy định xử phạt cho việc không hoàn thành kế hoạch, và các thủ tục cùng chế tài vẫn chưa được xây dựng bằng văn bản Hơn nữa, chính sách khen thưởng cho những cá nhân hoặc nhóm hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch cũng chưa được đề ra một cách rõ ràng.
Tại Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát, hiện có một Kiểm soát viên được bổ nhiệm bởi Chủ sở hữu là Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát Chức năng và nhiệm vụ của Kiểm soát viên được thực hiện theo Quy chế tổ chức và hoạt động do Tập đoàn Hòa Phát ban hành Kiểm soát viên thực hiện các nhiệm vụ mà Chủ sở hữu giao phó.
Đầu tiên, cần kiểm tra tính hợp pháp, trung thực và cẩn trọng của Chủ tịch công ty BGĐ trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, cũng như trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Việc tuân thủ các chế độ và chính sách pháp luật của Nhà nước, cùng với việc thực hiện điều lệ và quy chế quản lý tài chính, cũng như các quy định nội bộ của Công ty, là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và minh bạch.
- Giám sát công tác tổ chức và cán bộ của Công ty;
- Giám sát hoạt động kinh doanh của Công ty;
- Giám sát tài chính của Công ty.
Trước khi Công ty gửi báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo khác theo yêu cầu của chủ sở hữu, cần thực hiện thẩm định để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Thứ ba kiến nghị chủ sở hữu các giải pháp sửa đổi, bổ sung cơ cấu tô chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh của công ty.
Thứ tiỉ các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của chủ sở hữu Công ty.
Trong thời gian qua, hoạt động của các Kiểm soát viên chủ yếu mang tính hình thức và chưa đạt hiệu quả cao Nguyên nhân chính là do các Kiểm soát viên, mặc dù theo quy định phải độc lập với Chủ tịch Công ty và Ban Giám đốc, nhưng thực tế lại được Công ty giới thiệu và trả lương, dẫn đến xung đột lợi ích trong việc thực hiện nhiệm vụ kiểm soát.
Đ ánh giá rủi r o 2.3.3 H oạt đ ộng kiểm s o á t
Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát luôn xác định rõ ràng các mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Trong lĩnh vực sản xuất thép cuộn và thép thanh vằn, công ty đang đối mặt với rủi ro lớn do tồn kho cao, cạnh tranh từ hàng nhập khẩu và sự tràn lan của hàng giả, hàng kém chất lượng, đặc biệt là từ Trung Quốc Chính sách marketing và tổ chức phân phối của các công ty này chưa thực sự hiệu quả Bên cạnh đó, rủi ro về công nợ khó đòi cũng là một vấn đề nghiêm trọng, bao gồm cả yếu tố khách quan và chủ quan, dẫn đến tình trạng bán hàng mà không thu được tiền, gây lỗ nặng Hiện tại, các công ty con và chi nhánh của công ty vẫn chưa xây dựng được các báo cáo cụ thể để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch.
Tại Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát, các công ty con và chi nhánh đã thiết lập các thủ tục kiểm soát cơ bản cho chu trình bán hàng, bao gồm việc xây dựng kế hoạch bán hàng, ký kết hợp đồng, tổ chức các hoạt động bán hàng và lập hóa đơn đầy đủ, chính xác Tuy nhiên, những thủ tục này vẫn còn một số hạn chế, như chưa xây dựng được dự toán thu tiền hàng, thiếu các chỉ tiêu cụ thể để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, cũng như quản lý công nợ, hàng tồn kho và các chính sách bán hàng chưa được tối ưu hóa.
2.3.3.1 Các nguyên tắc kiểm soát
Thứ nhất, Nguyên tắc “Phân công, phân nhiệm Tại Công ty TNHH M rv
Thép Hòa Phát tuân thủ nguyên tắc tổ chức rõ ràng thông qua quy định về chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, cùng với mối quan hệ phối hợp giữa chúng Chủ tịch công ty có trách nhiệm kiểm tra và giám sát hoạt động của Giám đốc, Phó Giám đốc và Kế toán trưởng, đặc biệt là trong việc quản lý phần vốn góp tại doanh nghiệp khác Việc phân công và phân nhiệm trong các phòng ban được thực hiện một cách cụ thể và hiệu quả.
Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” tại Công ty được thể hiện qua việc tách biệt rõ ràng các chức năng như phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận Điều này đảm bảo rằng mỗi quy trình nghiệp vụ đều có sự phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng khâu, bao gồm người thực hiện nhiệm vụ, người kiểm soát và người phê duyệt, nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong hoạt động của Công ty.
Nguyên tắc “Phê chuẩn, ủy quyền” cho phép các nhà quản lý giao quyền quyết định cho cấp dưới trong một phạm vi nhất định, tạo ra một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn duy trì tính tập trung của đơn vị Tại Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát, nguyên tắc này được áp dụng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các tổ chức và cá nhân thông qua các quyết định ủy quyền cụ thể.
Quyền của Chủ tịch công ty bao gồm việc quyết định chiến lược, kế hoạch dài hạn, sản xuất và đầu tư phát triển Chủ tịch cũng quyết định về việc sử dụng thương hiệu, hợp đồng vay, cơ cấu tổ chức quản lý, và phương án tổ chức kinh doanh Ngoài ra, Chủ tịch có quyền bổ nhiệm, cách chức, khen thưởng và kỷ luật Giám đốc Công ty mẹ còn ủy quyền cho NĐD thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình, đồng thời phê chuẩn chứng từ và tài liệu kế toán một cách rõ ràng.
2.3.3.2 Các thủ tục kiểm soát
Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát thực hiện các thủ tục kiểm soát cơ bản nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả, bao gồm: phê chuẩn cho phép các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh; kiểm soát và bảo vệ tài sản cũng như thông tin doanh nghiệp; quản lý hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán; và thực hiện quy trình tạm ứng, thanh toán vốn.
Thứ nhất, về kiểm soát von
Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát đã ban hành quy chế quản lý tài chính, quy định về huy động và sử dụng vốn, với các kế hoạch vốn được họp, thông qua và phê duyệt Tuy nhiên, công ty chưa có quy định kiểm soát vốn phù hợp Việc kiểm soát vốn tại các công ty con và chi nhánh vẫn dựa vào tư duy nắm giữ vốn chi phối, dẫn đến sự không rõ ràng giữa quyền sở hữu vốn, tài sản chung và quyền quản lý sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp.
Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát chuyên sản xuất thép với mục tiêu chính là đảm bảo lợi nhuận và đáp ứng nhu cầu của thị trường Chúng tôi cam kết cung cấp đủ lượng thép cần thiết, giữ giá cả ổn định và góp phần đảm bảo an ninh quốc gia.
Thứ hai, về kiểm soát mua hàng
Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát là một doanh nghiệp đa ngành, với hoạt động sản xuất chủ yếu Để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, khâu mua hàng đóng vai trò quan trọng Chất lượng mua hàng của công ty luôn đáp ứng nhu cầu sản xuất và yêu cầu của khách hàng Quy trình mua hàng được thiết kế bằng văn bản rõ ràng, xác định trách nhiệm, quyền hạn và thủ tục, giúp các bộ phận tham gia dễ dàng phối hợp trong quá trình mua sắm.
Công ty đã xây dựng quy chế mua sắm vật tư và trang thiết bị từ khâu lập kế hoạch chọn nhà cung cấp (NCC) đến tổ chức nhận hàng và thanh toán Kế hoạch mua hàng được chi tiết hóa và điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với tình hình tiêu thụ thực tế Các thủ tục nhận hàng được thực hiện đảm bảo đúng đủ theo các điều kiện hợp đồng về số lượng và chất lượng Mọi nghiệp vụ mua hàng đều có chứng từ đầy đủ, chính xác và đúng kỳ, đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu ghi trên phiếu nhập kho, hợp đồng và hóa đơn Các vật tư, thiết bị được theo dõi liên tục về tình hình nhập - xuất - tồn cả về số lượng và giá trị.
Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (NCC) hiện tại vẫn phụ thuộc vào các mối quan hệ, dẫn đến rủi ro trong mua sắm khi bên bán có thể không đủ năng lực hoặc cung cấp hàng giả, kém chất lượng Các công ty thành viên của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát chưa thiết lập các chỉ tiêu và quy trình cụ thể để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng.
Thứ ba, về kiểm soát bán hàng thu tiền
Kiểm soát quá trình tiêu thụ và thanh toán với khách hàng là nhiệm vụ hàng đầu của Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát Để đảm bảo doanh nghiệp có vốn quay vòng, việc giải quyết khâu tiêu thụ hiệu quả và thu hồi toàn bộ tiền hàng là rất quan trọng Mỗi công ty đều có cán bộ kế toán chuyên trách theo dõi chi tiết tình hình thanh toán của từng khách hàng và thường xuyên đối chiếu công nợ Các báo cáo về tình hình thanh toán được gửi thường xuyên cho nhà quản lý để có biện pháp ứng phó kịp thời.
Thứ tư, về kiểm soát hàng tồn kho
Công ty TNHH M TV Thép Hòa Phát chuyên sản xuất gang thép đối mặt với thách thức trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả Tại các công ty con và chi nhánh, nhân viên thực hiện kiểm soát hàng tồn kho bằng cách kiểm kê và sắp xếp theo tính chất của từng loại hàng hóa.
Thứ năm, về kiểm soát tài sản cô định
Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát đặc biệt chú trọng đến công tác quản lý tài sản cố định do quy mô lớn của chúng, vì chi phí khấu hao và sửa chữa ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm Việc không quan tâm đúng mức đến tài sản cố định có thể dẫn đến giá thành sản phẩm cao và tác động tiêu cực đến quá trình sản xuất Tại công ty, tài sản cố định được phân công rõ ràng cho từng bộ phận và cá nhân, đồng thời kết quả kiểm kê tài sản được lập thành văn bản để báo cáo lên cấp trên.
T h ô n g tin v à truyền th ô n g
2.3.4.1 Sử dụng tliông tin phù hợp
♦> Hệ thống thông tin chung.
Tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát, nhà quản lý có khả năng ra quyết định dựa trên thông tin kịp thời và đầy đủ, giúp điều chỉnh và xử lý tình huống một cách chính xác Tuy nhiên, việc giao dịch và truyền đạt thông tin qua một địa chỉ email cố định giữa các bộ phận và đơn vị trực thuộc đang gây ra sự không hiệu quả trong việc truyền tải thông tin đến từng nhân viên.
Hệ thống thông tin hiện tại chưa hỗ trợ hiệu quả cho các nhà quản lý trong việc nhận diện và ứng phó với các rủi ro, đồng thời chưa tối ưu hóa việc tận dụng cơ hội kinh doanh.
Gần đây, thuật ngữ ERP - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, đã trở nên phổ biến trong giới công nghệ thông tin và doanh nghiệp ERP giúp tăng năng suất lao động, cải thiện truyền thông và nâng cao khả năng cạnh tranh Tuy nhiên, Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát và các công ty thành viên chưa áp dụng hệ thống này do chi phí cao và khó khăn trong việc lựa chọn nhân sự.
Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách tài chính và quy định pháp luật về kế toán, tổ chức công tác kế toán một cách khoa học Nhận thấy sự quan trọng của công nghệ, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả trong việc xử lý thông tin kế toán.
Hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán tại Công ty được thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, cùng với các chuẩn mực kế toán như Chuẩn mực 25 về báo cáo tài chính hợp nhất và các khoản đầu tư vào công ty con, Chuẩn mực số 07 về kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết, Chuẩn mực số 08 về thông tin tài chính liên quan đến các khoản góp vốn liên doanh, và Chuẩn mực số 11 về hợp nhất kinh doanh.
Các công ty hiện nay đều tuân thủ chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành vào ngày 22/12/2014 Do đó, việc áp dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính tại các doanh nghiệp đều phải tuân theo quy định của văn bản này.
Hệ thống chứng từ của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát và các đơn vị thành viên không chỉ dựa vào các chứng từ bắt buộc theo quyết định mà còn sử dụng chứng từ tự thiết kế, đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết Tuy nhiên, công ty chưa quy định rõ ràng bằng văn bản về trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán, cũng như chưa có quy định cụ thể về việc ký chứng từ Lưu đồ luân chuyển chứng từ không được thể hiện rõ ràng, chủ yếu dựa vào truyền miệng, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra chấp hành các thủ tục kiểm soát, đặc biệt là trong việc thu thập dữ liệu ban đầu, làm tăng khả năng xảy ra sai phạm về chứng từ.
Thứ hai hệ thống tài khoản: Hệ thống TK được xây dựng thống nhất tại
Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát cùng các công ty thành viên có quy định chi tiết về các tài khoản liên quan đến hợp nhất, bao gồm công nợ nội bộ, doanh thu nội bộ và đầu tư tài chính Các tài khoản này được phân loại rõ ràng theo cấp độ 2 và 3, như được nêu trong Phụ lục 04.
Hệ thống sổ kế toán tại các công ty con chủ yếu áp dụng hình thức Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán để quản lý và ghi chép.
S ơ đ ò 2 3 T rìn h tự g h i s ổ k ế to á n th e o h ìn h th ứ c k ế to á n n h ậ t k ỹ c h u n g
Nhập số liệu hàng ngày: ►
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: ¥■ Đối chiếu, kiểm tra: ◄— ►
S ơ đ ồ 2 4 T rìn h tự g h i s ổ k ế to á n th e o h ìn h th ứ c k ế to á n trê n m á y v i tỉn h
Hệ thống báo cáo tài chính là yếu tố thiết yếu đối với hầu hết các công ty, theo quy định, bao gồm Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bản thuyết minh báo cáo tài chính (Phụ lục số 06).
Truyền thông nội bộ là kênh quan trọng để truyền đạt thông tin đến tất cả các cá nhân và bộ phận liên quan trong công ty Thông qua việc gửi email qua Gmail và Yahoo, gửi văn bản bản cứng, trao đổi trực tiếp, hoặc gọi điện thoại, công ty có thể đảm bảo thông tin được truyền tải hiệu quả Tuy nhiên, hiện tại công ty chưa xây dựng hệ thống mạng nội bộ để tối ưu hóa quy trình này.
Công ty thiếu cơ chế thu thập thông tin bên ngoài sẽ gặp khó khăn trong việc kinh doanh, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội và đối phó kém với rủi ro Sự thụ động trong việc tiếp nhận thông tin có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của công ty.
H o ạt đ ộng giám s á t
Trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), hoạt động giám sát đóng vai trò quan trọng, cần kiểm soát hiệu quả tất cả các hoạt động của đơn vị Chính sách và thủ tục sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các hành động nhằm kiểm soát rủi ro có thể xảy ra Các hoạt động giám sát được thể hiện cụ thể qua các biện pháp và quy trình rõ ràng.
Tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát, các hoạt động giám sát được quy định rõ ràng, đảm bảo tính độc lập trong việc kiểm tra Việc kiểm tra độc lập giữa các bộ phận và cá nhân được thực hiện một cách tương đối, đồng thời có sự kiểm tra chéo để đảm bảo rằng người kiểm tra không có liên quan đến người được kiểm tra.
Hoạt động giám sát trong công ty còn yếu kém và thiếu tính đồng bộ, với phương pháp kiểm soát chủ yếu dựa vào việc kiểm tra định kỳ mà chưa có báo cáo thường xuyên Công ty chưa xây dựng được ý thức tự kiểm tra cho nhân viên Hầu hết các công ty con và chi nhánh không thiết kế hòm thư để thu thập ý kiến đóng góp từ nội bộ và bên ngoài; một số công ty đã áp dụng nhưng chỉ mang tính hình thức và hiệu quả không cao.
Đ Á N H G IÁ T H Ự C T R Ạ N G H Ệ T H Ố N G K IÊ M S O Á T N Ộ I B Ộ TẠ I
N h ữ n g kết quả đạt đ ư ợ c
Công ty chú trọng vào việc thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức trong quản lý, đồng thời mạnh dạn áp dụng những phương pháp mới Đội ngũ quản lý có trách nhiệm, tuân thủ pháp luật và luôn đặt lợi ích doanh nghiệp lên hàng đầu Họ thường xuyên tương tác với nhân viên, lắng nghe ý kiến tập thể trước khi đưa ra các quyết định quan trọng Nhờ vào việc thực thi đúng đắn các đặc thù quản lý và hệ thống kiểm soát nội bộ, hiệu quả hoạt động của công ty được đảm bảo.
Công ty đã thực hiện thành công quá trình tái cơ cấu tổ chức, tạo ra một mô hình thống nhất giúp các đơn vị hoạt động chủ động và tự chủ Mô hình này thuận tiện cho việc điều hành giữa Công ty mẹ và các đơn vị con, cũng như giữa các công ty con và chi nhánh Việc phân công nhiệm vụ và mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban chức năng được xác định rõ ràng, đảm bảo công việc được giao phù hợp, không chồng chéo, đồng thời tăng cường khả năng kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận.
Chính sách nhân sự bao gồm các quy định về tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, khen thưởng và kỷ luật, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động Những chính sách này được điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với từng giai đoạn hoạt động kinh doanh Tiêu chuẩn và đánh giá thành tích được xây dựng cho từng bộ phận, đồng thời có các chính sách bồi dưỡng và khen thưởng để khuyến khích nhân viên cống hiến cho sự phát triển của công ty.
Công ty đặc biệt chú trọng đến việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, với các báo cáo kế hoạch sản xuất được lập kịp thời và chính xác Điều này góp phần quan trọng trong việc kiểm soát tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng Quy trình, nội dung và phương pháp lập kế hoạch ngày càng phù hợp hơn với thực tế, đảm bảo tính khả thi cao.
Công ty đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro trong quá trình hoạt động Mặc dù chưa thực hiện trên tất cả các lĩnh vực, nhưng việc nhận dạng và đánh giá rủi ro đã được triển khai ở những khía cạnh cơ bản Nhờ vào các công cụ phân tích rủi ro và thông tin hiện có, công ty đã có những đánh giá chính xác về mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của các rủi ro Đặc biệt, việc đánh giá rủi ro trong quá trình phân phối sản phẩm kinh doanh là rất cần thiết, khi phải cạnh tranh với hàng nhập khẩu, hàng giả và hàng kém chất lượng tràn lan trên thị trường Công ty cũng đã nhận diện được các yếu tố khách quan và chủ quan gây ra rủi ro về công nợ khó đòi.
*1* Các nguyên tắc kiểm soát.
Công ty đã tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát cơ bản, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân và bộ phận thực hiện nhiệm vụ và phối hợp hiệu quả Điều này giúp giảm khả năng phát sinh gian lận và sai phạm Nếu có hành vi gian lận hoặc sai phạm xảy ra, chúng sẽ dễ dàng được phát hiện nhờ vào sự kiểm tra chéo giữa các cá nhân và bộ phận.
♦> Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát bao gồm các quy trình phê duyệt nghiệp vụ phát sinh đúng thẩm quyền và bảo vệ tài sản, thông tin, hệ thống chứng từ kiểm soát vốn Công ty đã ban hành quy chế quản lý tài chính quy định về huy động và sử dụng vốn, với các kế hoạch vốn được thông qua và phê duyệt trong các cuộc họp Công ty chỉ cho các đơn vị thành viên vay vốn lưu động nếu họ có hiệu quả kinh doanh, không cho vay đầu tư dài hạn Hạn mức vay được kiểm soát chặt chẽ và quy trình mua hàng được thiết kế rõ ràng, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận tham gia Các công ty có bộ phận kiểm nhận hàng độc lập với bộ phận cung ứng, kế toán và kho Công ty đã xây dựng quy chế mua sắm vật tư, trang thiết bị từ lập kế hoạch, chọn nhà cung cấp, đến tổ chức nhận hàng và thanh toán, với kế hoạch mua hàng chi tiết theo tháng, năm, thường xuyên điều chỉnh theo tình hình tiêu thụ thực tế Thủ tục nhận hàng được thực hiện để đảm bảo đúng số lượng, chất lượng theo hợp đồng, và mọi nghiệp vụ mua hàng đều có chứng từ đầy đủ, chính xác, đúng kỳ, đảm bảo sự phù hợp.
Để kiểm soát bán hàng hiệu quả, công ty xây dựng hệ thống kế hoạch bán hàng cho từng loại sản phẩm, tổ chức các cuộc họp bán hàng với các nhà phân phối để dự báo chính xác nhu cầu tiêu thụ Chính sách bán hàng được thực hiện đồng nhất qua nhà phân phối với hình thức thanh toán ngay và giao hàng tại kho doanh nghiệp, đồng thời tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm và giao hàng chặt chẽ Về kiểm soát hàng tồn kho, công ty lập danh mục vật tư và phân loại hàng hóa để dễ dàng quản lý, thường xuyên rà soát và đánh giá tình trạng tồn kho để có biện pháp xử lý kịp thời Đối với kiểm soát tài sản cố định (TSCĐ), tất cả các TSCĐ đầu tư và mua sắm đều được kiểm tra để đảm bảo chất lượng và kỹ thuật trước khi bàn giao cho các bộ phận quản lý Công ty luôn cập nhật tình hình sử dụng TSCĐ và đưa ra biện pháp điều chỉnh hợp lý, đồng thời tiến hành đánh giá tình trạng tài sản định kỳ theo quý để lập kế hoạch sửa chữa và bảo trì hàng năm.
♦> Hệ thống thông tin chung.
Kênh truyền thông thông tin đến các cá nhân và bộ phận liên quan bao gồm việc gửi thư qua Gmail và Yahoo, gửi văn bản bản cứng, trao đổi trực tiếp, và sử dụng điện thoại Khi cần ra quyết định, thông tin sẽ được cung cấp kịp thời và đầy đủ cho nhà quản lý, giúp họ xử lý đúng đắn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
♦> Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán được thiết kế phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, đặc biệt là việc tạo ra các tài khoản chi tiết ở cấp 2, 3, nhằm phân loại và tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý hiệu quả.
Hệ thống chứng từ tại công ty được kiểm tra và xử lý kỹ lưỡng trước khi ghi vào sổ, không chỉ tại phòng kế toán mà còn ở các bộ phận khác Danh mục chứng từ kế toán phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đồng thời đảm bảo thiết kế rõ ràng, dễ hiểu, thuận tiện cho quá trình sử dụng và kiểm soát.
Hệ thống sổ sách kế toán được cập nhật theo đúng trình tự và biểu mẫu quy định, đảm bảo yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin tổng hợp, chi tiết cho các đối tượng kế toán Các công ty con và chi nhánh chủ yếu áp dụng hình thức Nhật ký chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng phần mềm kế toán Một số đơn vị còn kết hợp Nhật ký chứng từ với hệ thống tài khoản để kiểm soát chi tiết từng đối tượng kế toán Việc sử dụng kế toán máy giúp in ấn thông tin tổng hợp và chi tiết, đáp ứng quy định về hệ thống sổ kế toán, đồng thời đảm bảo quản lý chi tiết, kiểm tra, giám sát và bảo vệ tài sản, là cơ sở để kiểm soát tiêu hao trong sản xuất và xác định giá thành sản phẩm hoàn thành.
Hệ thống báo cáo bao gồm hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) và hệ thống báo cáo quản trị Hệ thống BCTC được thiết kế đầy đủ và cụ thể, đáp ứng yêu cầu thông tin cũng như nhu cầu kiểm tra, giám sát, đảm bảo an toàn cho các loại tài sản Đồng thời, nó cũng là căn cứ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức.
Công ty đã thiết kế và xây dựng cơ chế giám sát định kỳ, giúp nhà quản lý nhận diện rủi ro trong hoạt động và đưa ra kiến nghị khả thi Các chức năng bảo quản tài sản, kế toán, phê chuẩn nghiệp vụ và thực hiện nghiệp vụ đã được tách biệt Kiểm tra thực hiện nghiệp vụ được tiến hành độc lập, đảm bảo sự khách quan giữa người kiểm tra và người được kiểm tra.
♦> về đặc thù quản lý
Nhận thức về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của ban lãnh đạo còn hạn chế, mặc dù các nhà quản lý đã chú trọng đến việc tuân thủ pháp luật và xây dựng các quy định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, họ chưa hoàn thiện việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, do thiếu hiểu biết về khái niệm, mục tiêu và các yếu tố cấu thành hệ thống này Điều này dẫn đến sự không đồng bộ trong quá trình xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB.
N guyên n h â n
Chính phủ đã ban hành nhiều quy định quan trọng nhằm quản lý, kiểm tra và giám sát doanh nghiệp tư nhân, tạo cơ sở vững chắc cho việc điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty.
Đội ngũ lãnh đạo Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát gồm những cá nhân có tinh thần trách nhiệm cao, ý thức chấp hành pháp luật và năng lực chuyên môn vững vàng Nhờ vào những phẩm chất này, công ty đã xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế quản lý nội bộ hiệu quả, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và kiểm soát tại công ty.
Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao đã đóng góp đáng kể vào việc thực hiện hiệu quả các quy chế quản lý nội bộ của Công ty, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Cơ sở pháp lý cho hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp tư nhân sản xuất gang thép, hiện còn thiếu chặt chẽ và chưa đầy đủ Nhà nước chưa ban hành văn bản hướng dẫn rõ ràng về khái niệm, mục tiêu và nội dung cơ bản của KSNB Hiện tại, khái niệm kiểm soát nội bộ chủ yếu chỉ được đề cập trong lĩnh vực ngân hàng, tổ chức tín dụng và kiểm toán, trong đó KSNB được coi là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm toán viên độc lập trong quá trình kiểm toán tại các doanh nghiệp.
Hệ thống văn bản pháp lý hiện hành đã đề cập đến nhiều yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), bao gồm cơ cấu tổ chức, quản lý, chính sách nhân sự, vai trò của kiểm soát viên KTNB, kế hoạch, và hoạt động kiểm tra, giám sát Tuy nhiên, khi ban hành các văn bản này, nội dung chủ yếu thường chỉ tập trung vào lĩnh vực chuyên môn cụ thể mà chưa xem xét đến mục tiêu tổng thể và tính đồng bộ của toàn bộ hệ thống KSNB.
Sự cạnh tranh trong ngành sản xuất gang thép ngày càng gia tăng, với công nghệ sản xuất liên tục thay đổi nhờ vào những tiến bộ trong khoa học - kỹ thuật toàn cầu Điều này dẫn đến việc máy móc phục vụ cho dây chuyền sản xuất nhanh chóng trở nên lỗi thời, gây ra nhiều thách thức cho hoạt động kinh doanh của công ty và hệ thống kiểm soát nội bộ.
Văn hóa và quan niệm sống của người châu Á, đặc biệt là ở Việt Nam, thường khiến họ ngần ngại khi đề cập đến rủi ro, vì cho rằng điều này liên quan đến những điều không may mắn và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kinh doanh.
Thứ nhất, Trình độ hiểu biết về hệ thống KSNB còn hạn chế Dù tại Công ty
Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát đã xây dựng hệ thống quy định và chính sách nhằm ngăn chặn rủi ro và đạt mục tiêu đề ra Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chưa hoàn thiện do nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng và các yếu tố cấu thành Điều này dẫn đến việc quy định, chính sách và thủ tục kiểm soát chưa đồng bộ, tạo ra lỗ hổng trong việc đánh giá và kiểm soát rủi ro Mục tiêu và vai trò của hệ thống KSNB còn nhiều hạn chế, chủ yếu tập trung vào việc tuân thủ chế độ mà chưa thực sự chú trọng đến hiệu quả và tính hữu ích của hệ thống.
Bộ máy nhân sự cần tập trung vào việc đánh giá năng lực và kiến thức của người lao động, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh Hiện tại, kết quả làm việc và trình độ của nhân viên chưa được xem xét định kỳ, dẫn đến sự phân công nhiệm vụ còn mang tính cảm tính Các lãnh đạo cấp dưới thường làm việc theo thói quen cũ và thiếu tính chủ động trong quản lý Việc áp dụng các nguyên tắc quản trị doanh nghiệp quốc tế còn hạn chế, trong khi hệ thống kiểm soát nội bộ và hoạt động giám sát cần được cải thiện và chú trọng hơn.
Việc tuyển chọn và đào tạo cán bộ hiện nay chưa được chú trọng, chủ yếu dựa vào mối quan hệ và cảm tính, thiếu chính sách bồi dưỡng phù hợp Đào tạo chuyên gia và tổ chức các lớp học còn hạn chế, dẫn đến việc cập nhật kiến thức khoa học kỹ thuật mới không kịp thời Hơn nữa, cơ chế kiểm soát chưa gắn trách nhiệm của nhà quản lý với kết quả công việc, gây ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.
Thứ tư, công tác đánh giá hiệu lực của kiểm soát nội bộ vẫn chưa được thực hiện Việc rà soát các văn bản, quy chế, quy định hiện còn thụ động và phụ thuộc vào các văn bản của Tập đoàn Hòa Phát, dẫn đến việc áp dụng máy móc và rập khuôn Hơn nữa, các hoạt động giám sát thường mâu thuẫn, không đồng bộ và chưa được xem xét, điều chỉnh kịp thời.
Trong Chương 2, tác giả nghiên cứu và phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát dựa trên 5 yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, cùng Hoạt động giám sát Qua việc đánh giá và phân tích những ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của hệ thống này, tác giả đặt nền tảng cho việc đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Chương 3 của luận văn.
CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI B ộ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
MỘT THÀNH VIÊN THÉP HÒA PHÁT
P H Ư Ơ N G H Ư Ớ N G V À N G U Y Ê N T Ắ C H O À N T H IỆ N H Ệ T H Ố N G
V IÊN TH ÉP HÒ A PHÁT
3 1 1 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
TNHH MTV Thép Hòa Phát
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, các nền kinh tế ngày càng liên kết chặt chẽ, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế này Để theo kịp sự phát triển toàn cầu và đối phó với cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp Việt Nam cần nâng cao hiệu quả kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, việc cải tiến và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành yêu cầu cấp bách và cần thiết trong giai đoạn hiện nay.
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được hoàn thiện để phù hợp với đặc thù của tập đoàn hoạt động trong lĩnh vực gang thép, quặng kim loại và sản xuất thép cán Điều này đảm bảo rằng hệ thống KSNB có khả năng ứng phó linh hoạt với những biến động của thị trường.
Thứ ba hoàn thiện hệ thông KSNB phải đảm bảo tính thiêt thực va hiẹu qua
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được thiết kế để đạt được các mục tiêu kiểm soát, đồng thời phải dễ hiểu và dễ thực hiện Việc phổ biến thông tin kịp thời đến tất cả các bộ phận liên quan là rất quan trọng, nhằm đảm bảo tổ chức thực hiện một cách triệt để và rộng rãi Đáp ứng yêu cầu quản lý này sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và cải thiện công tác quản lý trong tổ chức.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần hoàn thiện với các bộ phận chính gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với hoạt động giám sát Các bộ phận này phải đảm bảo tuân thủ các mục tiêu như tính trung thực và hợp lý của số liệu, thông tin kế toán và báo cáo tài chính; bảo vệ an toàn tài sản và thông tin của doanh nghiệp; tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành cũng như của doanh nghiệp; và nâng cao tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được hoàn thiện vào thứ năm, nhằm mục tiêu hài hòa các mối quan hệ và tránh sự chồng chéo Đồng thời, hệ thống này phải đảm bảo tính tiết kiệm và khả năng thực hiện hiệu quả.
Vào ngày thứ Sáu, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần phải tương thích với yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý trong doanh nghiệp Đồng thời, hệ thống cũng phải phù hợp với trang thiết bị hiện có và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong công tác quản lý.
3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
TNHH MTV Thép Hòa Phát Để đảm bảo cho việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
TNHH MTV Thép Hòa Phát mang tính khả thi và đạt hiệu quả cao, các giải pháp hoàn thiện phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thứ nhất hoàn thiện hệ thông KSNB phải tuân thủ các quy đinh cua phap luật và phù hợp với quá trình hội nhập.
Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động của mình Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phải được hoàn thiện theo các quy định pháp luật và chính sách của Tập đoàn Việc tuân thủ này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Với sự phát triển và hội nhập quốc tế, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần phải phù hợp với điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường và đảm bảo sự hội nhập hiệu quả với các đối tác bên ngoài.
Để tổ chức công tác quản lý hiệu quả, trình độ và năng lực của nhân viên cần được nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu của quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Việc phát triển kỹ năng và kiến thức cho đội ngũ nhân viên sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng cạnh tranh của tổ chức trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Thứ hai nguyên tắc hoạt động liên tục, kế thừa và phát huy những nội dung hợp lý của hệ thống KSNB hiện tại.
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), cần dựa trên nguyên tắc hoạt động liên tục, đảm bảo sự vận hành ổn định của các quy chế quản lý hiện có Đồng thời, cần điều chỉnh và bổ sung các quy chế và thủ tục kiểm soát để hệ thống KSNB phù hợp với tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của Công ty.
Thứ ba, nguyên tắc huy động
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần huy động toàn bộ cán bộ, nhân viên ở mọi cấp độ tham gia vào quy trình kiểm soát Mỗi cá nhân và bộ phận cần tự giác tìm hiểu và tuân thủ các quy trình, quy chế để thực hiện giám sát lẫn nhau Điều này giúp giảm thiểu sai sót và gian lận có thể xảy ra, nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB.
Thứ tư, nguyên tắc phù hợp
Việc hoàn thiện quy trình sản xuất kinh doanh cần phải tương thích với các đặc điểm của công nghệ sản xuất, tổ chức sản xuất, cấu trúc bộ máy quản lý, cũng như quy mô và địa bàn hoạt động của công ty.
Việc hoàn thiện cần phải đáp ứng yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, đồng thời phải phù hợp với tình trạng thiết bị hiện có và việc áp dụng các tiến bộ khoa học trong công tác quản lý.
Để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), chúng ta cần xem xét cả kết quả đạt được và chi phí bỏ ra Trong khi chi phí có thể xác định rõ, kết quả thường không thể hiện một cách rõ ràng và kịp thời Do đó, việc hoàn thiện hệ thống KSNB cần đảm bảo tính hiệu quả tối ưu, đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của công ty trong giới hạn kinh tế và khả năng thực thi.
G IẢ I P H Á P H O À N T H IỆ N H Ệ T H Ố N G K IÊ M S O Á T N Ộ I B Ộ TẠ I
M ôi trư ờ ng kiểm s o á t
Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và đạt được các mục tiêu phát triển, ban lãnh đạo Công ty cần nâng cao nhận thức về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Các nhà quản lý cấp cao nên nghiên cứu một cách hệ thống về KSNB, hiểu rõ vai trò của nó, từ đó áp dụng kiến thức để thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hiệu quả Việc này không chỉ đáp ứng yêu cầu quản trị mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Nâng cao ý thức chủ động trong điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh là điều quan trọng đối với các nhà quản lý Công ty cần thiết lập các tiêu chí cụ thể để đánh giá năng lực lãnh đạo của các nhà quản lý tại các công ty con và chi nhánh, đồng thời áp dụng chính sách khen thưởng cho những nhà quản lý có thành tích xuất sắc, vượt chỉ tiêu đề ra Bên cạnh đó, nên thay đổi cách giao chỉ tiêu bằng cách cho phép Giám đốc các công ty con và chi nhánh tự đặt ra mức chỉ tiêu phù hợp, từ đó chủ động thúc đẩy tăng trưởng sản xuất.
Thứ ba, việc nâng cao khả năng nhận diện rủi ro cho các nhà quản lý là rất quan trọng, đồng thời cần xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát Công ty nên tổ chức đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng nhận diện và đánh giá rủi ro cho các nhà quản lý, từ đó phát triển các thủ tục và chính sách thực tiễn, mang lại hiệu quả cao.
Công ty nên nâng cao quyền hạn và chức năng cho cấp phó bằng cách bổ sung vào quy chế quản lý Việc chia sẻ quyền quyết định và giám sát chi tiêu tài chính giữa cấp trưởng và cấp phó sẽ giúp trao đổi ý kiến hiệu quả hơn, đưa ra những quyết định tối ưu và giảm tải công việc Điều này không chỉ giúp kiểm soát chi tiêu tài chính chặt chẽ hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của công ty.
Nâng cao hiệu quả và tăng cường trách nhiệm, tính chủ động của các công ty con và chi nhánh trực thuộc Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát là mục tiêu quan trọng trong sản xuất kinh doanh Việc này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho toàn bộ hệ thống.
Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát cần rà soát lại chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho Giám đốc các chi nhánh Việc này sẽ được thực hiện thông qua việc giao chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính hàng năm, nhằm trao quyền cho Giám đốc trong điều hành sản xuất kinh doanh Đồng thời, cần xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân tại chi nhánh trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán các khoản công nợ và quản lý các hợp đồng được giao.
Công ty mẹ sẽ tăng cường sản xuất và giảm thiểu rủi ro liên quan đến hiệu quả kinh doanh cũng như nghĩa vụ thanh toán công nợ với các đối tác bên ngoài thông qua việc quản lý hiệu quả các chi nhánh và công ty con trực thuộc.
Thứ hai, xem xét xây dựng riêng bộ phận thực hiện chức năng phân tích đánh giá rủi ro.
Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát và các công ty thành viên đang xem nhẹ rủi ro, mặc dù nó luôn hiện hữu và có thể xảy ra bất cứ lúc nào Do đó, cần thiết phải thành lập một bộ phận chuyên trách để thực hiện phân tích và đánh giá rủi ro, từ đó thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm phòng ngừa, phát hiện và ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra.
Dựa trên tình hình sản xuất kinh doanh và quy mô tổ chức hiện tại, tác giả đề xuất Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát nên bổ sung Phòng quản lý rủi ro vào cơ cấu tổ chức Khối văn phòng Phòng quản lý rủi ro sẽ thực hiện các nhiệm vụ quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
• về quản lý rủi ro thị trường:
- Nghiên cứu, dự báo biến động thị trường nguyên liệu, thị trường tiêu thụ nội địa và thế giới;
- Phối hợp phòng kinh doanh để tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về các quyết sách, chiến lược kinh doanh.
• về quản lý rủi ro hoạt động:
Giám sát việc tuân thủ quy định pháp luật và các quy trình, quy định nội bộ của công ty là rất quan trọng đối với hoạt động của các phòng ban chức năng.
- Đưa ra các cảnh báo về rủi ro trong hoạt động của công ty;
- Đề xuất tham mưu với BGĐ về các biện pháp để hạn chế, giảm thiểu, khắc phục rủi ro;
Đầu mối phối hợp với các phòng ban liên quan để tiếp đón các đoàn thanh tra, kiểm tra từ cơ quan nhà nước như thuế, hải quan, tài nguyên và môi trường, cũng như các đoàn thẩm tra từ cơ quan điều tra về vấn đề bán phá giá của nước ngoài.
- Tư vấn pháp lý cho BGĐ về các quy định của pháp luật, các chính sách trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi đó cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát sau khi bô sung phòng Quản lý rủi ro sẽ như sau: ( Sơ đô 3.1)
Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Thép Hòa Phát đã bổ sung bộ phận Quản lý rủi ro vào cơ cấu tổ chức, dẫn đến việc cần tăng cường nhân sự Do đó, việc xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể trong Phòng Quản lý rủi ro là cần thiết để xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng nhân viên.
Vị trí công việc: Người quản lý trực tiếp:
Người ban hành: Phòng: Họ tên: Ngày ban hành: Số trang:
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I/Trách nhiệm và công việc
- Quan hệ phối hợp công việc
III/ Tiêu chuẩn thực hiện
Thứ nhất, Đổi mới chính sách tuyển dụng nhân sự, công tác tuyên dụng cân thực hiện công khai, minh bạch
Nhân sự là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, đồng thời ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Để tuyển dụng lao động giỏi, công ty cần chú trọng đến quy trình tuyển dụng, bao gồm thông báo tuyển dụng công khai, thi tuyển đầu vào và phỏng vấn các ứng viên vượt qua vòng thi viết Ngoài ra, nên có chính sách ưu tiên tuyển dụng đối với lao động được đào tạo tại các cơ sở thuộc công ty.
Thứ hai, Bố trí lao động đúng người, đủng việc
Sau khi tuyển dụng nhân viên, bước tiếp theo là phân công lao động phù hợp với năng lực và sở trường của từng cá nhân, giúp họ phát huy tối đa khả năng trong công việc Để xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên phát triển toàn diện và có khả năng đảm nhận mọi vị trí trong các phòng ban, việc luân chuyển công việc là cần thiết, đặc biệt là tại các vị trí nhạy cảm.
Vào thứ Ba, công ty sẽ tăng cường tổ chức đánh giá chất lượng cán bộ nhân viên định kỳ hàng năm hoặc trước khi thực hiện nâng bậc lương Việc kiểm tra chất lượng sẽ được thực hiện thông qua các kỳ thi nghiệp vụ, giúp cán bộ nhân viên chủ động nghiên cứu và học tập để nâng cao trình độ Điều này không chỉ cập nhật kiến thức mới mà còn góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên trong công ty.
Thứ Tư, Tổ chức đào tạo nâng cao năng lực quản lý
Trên thực tể, không phải chuyên môn nghiệp vụ giỏi là quản lý cũng sẽ giỏi
Đ ánh g iá rủi r o
Thứ nhất xây dựng chính sách nâng cao trình độ, khuyến khích nhân viên chủ động phân tích, đánh giá rủi ro.
Công ty cần khuyến khích tất cả nhân viên, từ các cấp độ và bộ phận khác nhau, chủ động quan tâm và phát hiện các rủi ro hiện hữu cũng như tiềm ẩn Việc phân tích và định lượng tác hại của những rủi ro này sẽ giúp nhân viên đề xuất các giải pháp phù hợp trong khả năng của mình.
Hệ thống truyền thông trong công ty cần được triển khai rộng rãi, đảm bảo rằng tất cả nhân viên ở mọi cấp độ và bộ phận đều nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro Đồng thời, cần làm rõ giới hạn rủi ro tối thiểu mà công ty có thể chấp nhận.
Xây dựng quy trình quản trị rủi ro hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp nhận diện và giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty Quản trị rủi ro có thể được xem như một chu kỳ bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau.
Để quản lý hiệu quả rủi ro, nhà quản lý cần thực hiện quy trình phân tích và đánh giá rủi ro nhằm xác định mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đến mục tiêu của doanh nghiệp Qua đó, họ có thể thiết lập các chính sách và thủ tục cần thiết để kiểm soát và hạn chế các rủi ro đến mức chấp nhận được.
Xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro là giai đoạn quan trọng trong quản lý rủi ro, trong đó doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp phòng ngừa cụ thể như mua bảo hiểm và thiết lập các quy trình kiểm soát để hạn chế rủi ro Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên chuyển giao rủi ro cho các bên khác khi cần thiết Cần quy định thời hạn cụ thể để thực hiện các biện pháp này và xác định người chịu trách nhiệm chính trong quản lý rủi ro.
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống báo cáo thường xuyên để giám sát việc thực hiện các biện pháp ứng phó rủi ro, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ quá trình này Việc thường xuyên kiểm tra và đánh giá tuân thủ quy trình quản lý rủi ro là rất quan trọng, vì môi trường doanh nghiệp không ngừng thay đổi Cần điều chỉnh các biện pháp ứng phó cho phù hợp và thông báo kịp thời mọi thiếu sót đến cấp quản lý có trách nhiệm Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát cần nhìn nhận nghiêm túc về vai trò của quản lý rủi ro và thiết lập quy trình quản lý rủi ro Khi rủi ro được dự báo trước, công ty có thể xây dựng và triển khai các kế hoạch ứng phó hiệu quả, góp phần vào sự phát triển bền vững.
H oạt động kiểm so á t
Thứ nhất, về nguyên tắc phân công, phân nhiệm cần phải được qui định cụ thể, phân công nhiệm vụ cần tách biệt rõ ràng.
Cần xác định rõ ràng công việc và trách nhiệm của từng bộ phận liên quan trong quá trình thực hiện chức năng Ví dụ, bộ phận kinh doanh phụ trách bán hàng, bộ phận vận tải đảm nhiệm việc vận chuyển, kho hàng lo liệu xuất hàng, và bộ phận kế toán theo dõi thu tiền và thanh toán với khách hàng Nguyên tắc này cần được cụ thể hóa bằng văn bản, với nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng cho từng cá nhân và bộ phận, giúp họ hiểu quyền lợi và trách nhiệm của mình, từ đó tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sai phạm.
Thứ hai về chức năng ủy quyền phê chuẩn cũng phải thực hiện nghiêm túc
Chức năng phê duyệt chứng từ và các chức danh ký duyệt cần phải được kiểm soát chặt chẽ trong mọi nghiệp vụ Phòng kinh doanh phải ký xác định nhu cầu và giá bán, trong khi giám đốc phê chuẩn các giao dịch bán hàng Bộ phận kế toán có trách nhiệm phê chuẩn các chứng từ thanh toán và xuất kho, và thủ kho phải xác nhận số lượng hàng thực xuất Bảo vệ cũng cần ký và phê chuẩn hàng xuất khỏi kho theo đúng số lượng trên chứng từ Để tránh lạm dụng quyền hạn vì mục đích cá nhân, chức năng này cần được cụ thể hóa bằng văn bản.
Thứ ba về chức năng bất kiêm nhiệm cần phải được tách bạch các chức năng thực hiện nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài sản.
Bộ phận bán hàng cần hoạt động độc lập với bộ phận kế toán, kho và quỹ Khi thực hiện giao dịch, bộ phận kinh doanh sẽ ký hợp đồng và đơn đặt hàng, sau đó được giám đốc phê duyệt Tiếp theo, bộ phận kế toán nhận hồ sơ từ phòng kinh doanh để xuất hóa đơn, thu tiền và viết phiếu xuất, sau đó chuyển cho bộ phận quỹ để thu tiền Khi chứng từ xuất được phê duyệt và ghi sổ, bộ phận kho sẽ tiến hành xuất hàng và ghi sổ tương ứng.
Thứ nhất, Kiểm soát vốn cần quy định phù hợp hơn.
Xây dựng kế hoạch tổng thể về nhu cầu và nguồn vốn cho doanh nghiệp đến năm 2025 Thực hiện phân tích và báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng, quý và năm để quản lý doanh nghiệp hiệu quả Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính của các công ty con, đồng thời thực hiện các điều chỉnh cần thiết phù hợp với biến động kinh tế.
Nâng cao năng lực quản trị điều hành cho cán bộ quản lý Công ty TNHH
MTV Thép Hòa Phát cần nâng cao nhận thức về quản trị doanh nghiệp và tăng cường năng lực lãnh đạo Việc đổi mới quản lý và xây dựng tư duy toàn cầu là rất quan trọng Nhà quản lý phải có năng lực để kiểm soát vốn hiệu quả, đảm bảo cấu trúc vốn hợp lý giữa vốn chủ sở hữu và nợ phải trả, nhằm tối ưu hóa chi phí sử dụng vốn và giảm thiểu rủi ro Sử dụng vốn vay cần được cân nhắc kỹ lưỡng, vì nếu không hiệu quả, giám đốc doanh nghiệp sẽ là người gánh chịu hậu quả Cấu trúc vốn tại công ty cổ phần phụ thuộc vào quyết định của nhà quản lý, do đó cần tìm kiếm những nhà quản lý tài năng và có chuyên môn, đồng thời tái cấu trúc nguồn vốn để hướng tới hoạt động tài chính minh bạch và lành mạnh Cần loại bỏ những nhà quản lý yếu kém, không phát huy được tiềm năng của doanh nghiệp.
Để kiểm soát mua hàng hiệu quả, Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát cần thiết lập các chỉ tiêu và quy trình cụ thể nhằm phân tích tình hình thực hiện Việc hoàn thiện hoạt động này bao gồm việc xác định số lượng hàng đặt mua, thời điểm đặt hàng và xây dựng các chỉ tiêu kinh tế cụ thể Mục tiêu chính của quá trình mua hàng là đảm bảo số lượng, chất lượng, tính kịp thời và giá cả hợp lý cho sản xuất và tiêu thụ Mua hàng là bước đầu tiên trong quy trình sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và chất lượng sản phẩm Quy trình kiểm soát mua hàng bao gồm các bước như xác định yêu cầu, lập kế hoạch, phê duyệt nhu cầu, đặt hàng, thực hiện mua hàng, kiểm tra nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp Công ty có thể mua hàng từ bên ngoài hoặc từ các công ty con, chi nhánh Đặc biệt, cần tách bạch các bộ phận liên quan như xét duyệt mua hàng, xét duyệt nhà cung cấp, đặt hàng và bảo quản, đảm bảo tính độc lập giữa các bộ phận này để nâng cao hiệu quả kiểm soát.
Kiểm soát bán hàng cần được tối ưu hóa bằng cách đơn giản hóa các thủ tục và linh hoạt hơn trong quy trình Cần xây dựng một hệ thống báo cáo chi tiết để phân tích và đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch bán hàng và thu tiền theo từng tháng và cả năm Đồng thời, thiết lập hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo này là rất quan trọng.
Tổ chức ký hợp đồng bán hàng cho từng nhà phân phối hàng năm nhằm cung cấp thông tin chính xác cho kế hoạch tiêu thụ, sản xuất, tồn kho, và cung ứng vật tư, nhân sự, máy móc thiết bị Đồng thời, nhà quản trị cần xem xét việc áp dụng hệ thống đặt hàng trực tuyến, đồng thời xây dựng quy trình và thủ tục bán hàng cũng như xử lý đơn hàng hiệu quả.
Xây dựng chính sách bán chịu rõ ràng là rất quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm việc xác định thời hạn thanh toán và mức lãi suất cụ thể Các nhà phân phối cần thực hiện thủ tục bảo lãnh tại ngân hàng để đảm bảo an toàn tài chính Đồng thời, cần thiết lập hệ thống thu thập và cung cấp thông tin để theo dõi tình hình thanh toán của từng nhà phân phối, làm cơ sở cho việc phê duyệt bán chịu trong quá trình xét duyệt đơn đặt hàng Chức năng phê duyệt bán chịu nên được giao cho một bộ phận riêng biệt để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả.
Để đảm bảo tính chính xác trong quá trình thu tiền và giao hàng, cần thực hiện thủ tục đối chiếu số lượng, chủng loại, số tiền bán hàng và các khoản công nợ phải thu với từng nhà phân phối, kể cả những nhà không còn số dư công nợ Các công cụ kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền bao gồm hóa đơn bán hàng, thư khiếu nại, thư góp ý, phiếu thăm dò khách hàng, báo cáo hoạt động bán hàng và tình hình thị trường Đối với mặt hàng chịu sự cạnh tranh từ hàng giả và hàng kém chất lượng, cần tăng cường kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh thép, tổ chức kiểm tra các cơ sở về việc chấp hành quy định pháp luật, và đánh giá lại công nghệ, dây chuyền sản xuất Đồng thời, cần nâng cao công tác thông tin và tuyên truyền cho các cơ sở sản xuất kinh doanh thép, đặc biệt là các cơ sở nhỏ lẻ, nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm pháp lý và tự bảo vệ hàng hóa của doanh nghiệp, đồng thời răn đe các hành vi vi phạm.
Công việc kiểm soát công nợ là một thách thức lớn đối với các công ty Để quản lý hiệu quả nợ phải thu, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hỗ trợ để theo dõi, phân tích và báo cáo tình hình nợ Việc chuyên môn hóa từng nghiệp vụ như quản lý hóa đơn, công nợ, hạch toán kế toán và quản lý ngân quỹ là rất quan trọng Các bộ phận liên quan cần thực hiện kiểm tra và soát xét hàng ngày để đảm bảo tính chính xác Doanh nghiệp cũng cần xây dựng hạn mức nợ cho từng khách hàng, bao gồm sổ lần nợ, số tiền và thời gian trả nợ Đặc biệt, việc thu nợ cần được thực hiện một cách chặt chẽ thông qua các hình thức như nhắc nhở, gửi công văn, gặp gỡ trực tiếp, hoặc thậm chí kiện ra tòa Cuối cùng, việc sử dụng báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng sẽ giúp công ty có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình tài chính của mình.
Thứ tư Kiểm soát hàng tồn kho cần cụ thể, rõ ràng hơn tránh xảy ra sai sót
Việc kiểm soát hàng tồn kho cần được thực hiện một cách cụ thể, chi tiết và khoa học để hạn chế sai sót Công ty cần hoàn thiện thủ tục kiểm soát hàng tồn kho bằng cách xây dựng quy trình kiểm kê vật tư, hàng hóa bằng văn bản, từ việc kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng sản phẩm đến bảo quản số lượng bán thành phẩm và thành phẩm hoàn chỉnh tại các phân xưởng Đồng thời, cần xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong công tác kiểm kê để rà soát những vật tư, hàng hóa tồn kho, ứ đọng và kém phẩm chất, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Đối với các doanh nghiệp khai thác sắt phục vụ sản xuất thép, cần thiết kế các khuôn chứa sắt theo từng khu vực và loại sắt khác nhau, tránh để ngoài trời để giảm thiểu hao hụt do điều kiện tự nhiên Hơn nữa, cần xây dựng định mức hao hụt để quản lý và quy trách nhiệm, đồng thời thiết lập tiêu chí quy đổi chính xác tùy thuộc vào độ ẩm của từng loại sản phẩm.
Các doanh nghiệp nên áp dụng lý thuyết quản trị hàng tồn kho để xác định mức tồn kho an toàn, bao gồm việc xác định sản lượng đặt mua kinh tế và thời điểm đặt hàng Việc sử dụng kỹ thuật phân tích ABC giúp xây dựng chính sách tồn kho cho từng mặt hàng, đồng thời cần có hệ thống danh mục vật tư và sản phẩm thống nhất giữa các bộ phận Doanh nghiệp cũng nên xây dựng sơ đồ chất xếp kho hàng và sử dụng máy đọc mã vạch để hỗ trợ kiểm đếm vật tư, phụ tùng, thiết bị Ngoài ra, cần thiết lập các thủ tục kiểm soát bao gồm việc sử dụng danh mục sản phẩm thống nhất, khai báo thuộc tính trong hệ thống danh mục để tăng tốc độ và độ chính xác của dữ liệu nhập xuất kho Cuối cùng, việc lập sơ đồ kho và thực hiện thủ tục đối chiếu dữ liệu theo lô giữa các bộ phận giao nhận, mua hàng và bán hàng là rất quan trọng.
Vào thứ năm, việc kiểm soát tài sản cố định (TSCĐ) cần được chú trọng thông qua việc xây dựng các thủ tục quy định về vận hành, bảo quản và sử dụng TSCĐ Đồng thời, cần tăng cường kiểm soát TSCĐ để kịp thời cập nhật tình trạng của các tài sản này.
Việc kiểm soát tài sản cố định (TSCĐ) cần xây dựng thủ tục quy định và tiếp nhận thông tin kịp thời Cần hoàn thiện thủ tục kiểm soát TSCĐ dựa trên các phân tích đã thực hiện, nhằm xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá tình hình trang bị và sử dụng TSCĐ Các quy định liên quan đến vận hành, bảo quản và sử dụng TSCĐ cần được ban hành dưới dạng văn bản, phù hợp với đặc điểm và yêu cầu kỹ thuật của từng tài sản Hệ thống báo cáo định kỳ và bất thường về tình hình sử dụng và hiện trạng TSCĐ cũng cần được thiết lập Nhà quản trị bộ phận công nghệ cần xây dựng chỉ tiêu cụ thể để đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ, bao gồm các chỉ tiêu phản ánh sự biến động về cơ cấu và tổng số TSCĐ Các thủ tục quy định liên quan đến vận hành và bảo quản TSCĐ cần được cụ thể hóa và phổ biến cho các bộ phận liên quan, đồng thời yêu cầu ký cam kết thực hiện Nhà quản trị cũng cần tổ chức báo cáo hàng tháng và báo cáo bất thường về tình hình sử dụng TSCĐ để điều chỉnh kịp thời kế hoạch sử dụng, đầu tư và bảo trì TSCĐ.
T hông tin và truyền th ô n g
Thứ nhất, Cần xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ
Công ty cần xây dựng hệ thống mạng nội bộ kết nối giữa các công ty con, chi nhánh và công ty mẹ để tăng cường hiệu quả truyền tải thông tin Việc áp dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát và các công ty thành viên sẽ giúp mọi nhân viên hiểu rõ vị trí và mối quan hệ công việc của mình Mỗi nhân viên sẽ có thông tin đầy đủ về các phòng ban, số lượng người, chức năng nhiệm vụ, cùng với thông tin cá nhân như ảnh, số điện thoại, email và chức danh, tạo thuận lợi cho việc liên hệ và giải quyết công việc Hệ thống thông báo sẽ cho phép truyền đạt thông tin đến toàn bộ nhân viên, trong khi thông tin nhạy cảm sẽ được gửi riêng Tất cả nhân viên, bao gồm giám đốc và ban quản lý, đều có quyền truy cập thông tin, giúp quản lý lắng nghe phản hồi từ từng thành viên một cách nhanh chóng và dân chủ.
Thứ hai, về hệ thống chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ cần được cụ thể bằng văn bản
Công ty cần thiết lập quy trình rõ ràng cho việc lập, duyệt và luân chuyển chứng từ kế toán Quy trình luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra chéo, giúp phát hiện gian lận và sai sót Các bước trong trình tự luân chuyển chứng từ cần được thực hiện một cách hệ thống để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kiểm tra chứng từ về nội dung, hình thức của chứng từ kế toán hoặc trình
Giám đốc công ty ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản hoặc hủy chứng từ kế toán.
Mô tả qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.3: Quy trình luân chuyển chứng từ
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
_ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yêu tô ghi chép trên chứng từ kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi nhận trên chứng từ kế toán là rất quan trọng Cần đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu liên quan để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán cần phải chính xác để đảm bảo việc thu thập thông tin hiệu quả Điều này đặc biệt quan trọng trong việc thu thập thông tin cho kế toán quản trị.
Việc kiểm tra và giám sát thường xuyên nghiệp vụ kế toán là cần thiết để phát hiện kịp thời các sai sót trong việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán tại các công ty con và chi nhánh Điều này giúp đưa ra các giải pháp khắc phục hiệu quả Hệ thống tài khoản được xây dựng cần đảm bảo thu thập thông tin kế toán quản trị, phục vụ cho quá trình ra quyết định sản xuất kinh doanh của lãnh đạo.
Hệ thống sổ kế toán cần đảm bảo tính chính xác và chú trọng đến số liệu chi tiết Để duy trì độ chính xác của dữ liệu trong các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, doanh nghiệp cần xây dựng các thủ tục kiểm tra dữ liệu nhập vào phần mềm Để ngăn chặn các can thiệp trái phép vào cơ sở dữ liệu, các công ty cần thực hiện các biện pháp kiểm soát truy cập phần mềm chặt chẽ và phân cấp quyền truy cập Ngoài ra, việc sử dụng và rà soát nhật ký vận hành máy tính là cần thiết để phát hiện các truy cập trái phép vào cơ sở dữ liệu.
Thứ năm, Thực hiện in sổ kể toán kịp thời, đầy đủ
Công ty cần thực hiện in sổ kế toán hàng tháng và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi băng tay.
Thứ sáu Quan tâm hơn tới hệ thống báo cáo quản trị, nghiên cứu bô sung các báo phân tích vào hệ thông báo cáo kê toan quan tì ị
Công ty cần bổ sung các báo cáo phân tích vào hệ thống báo cáo kế toán quản trị và phổ biến cho các đơn vị thành viên để đánh giá toàn bộ quá trình hoạt động Việc này giúp phát hiện gian lận và sai sót, từ đó có những điều chỉnh kịp thời Đồng thời, cần cải tiến phần mềm hiện tại để hỗ trợ tốt hơn cho việc lập báo cáo quản trị.
H o ạt động giám s á t
Giám sát là quá trình quan trọng nhằm theo dõi và đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), đảm bảo rằng hệ thống này được triển khai, điều chỉnh và cải tiến liên tục Nhiều hoạt động giám sát khác nhau được thiết kế và thực hiện ở mọi cấp độ và giai đoạn của quá trình hoạt động Trong nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng giám sát tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát, cần thực hiện các nội dung cụ thể để đảm bảo hiệu quả và tính liên tục của hoạt động giám sát.
Cần thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ bằng nhiều hình thức khác nhau, đồng thời tiếp nhận thông tin phản hồi từ cả bên trong lẫn bên ngoài công ty để nâng cao hiệu quả quản lý.
Công ty cần thiết lập các báo cáo bất thường và đường dây nóng hòm thư góp ý để phát hiện gian lận và sai sót trong kinh doanh Ban lãnh đạo cần chú trọng đến việc tiếp nhận ý kiến phản hồi từ các đối tác bên ngoài và điều chỉnh kịp thời nhằm duy trì uy tín cho công ty.
Thứ hai Nâng cao ỷ thức tự kiểm soát của từng cản bộ, công nhân viên trong
Công ty cần tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao nhận thức về tác hại của rủi ro đối với tổ chức và từng cá nhân Qua đó, cần xác định các mức độ rủi ro và giới hạn rủi ro tối thiểu mà công ty có thể chấp nhận Điều này sẽ giúp nâng cao tinh thần tự giác và khả năng tự kiểm tra, giám sát của nhân viên.
Thứ ba Xem xét xây dựng giới hạn nhận định, đánh giá chất lượng hoạt động giám sát.
Công ty cần thiết lập các tiêu chí cụ thể để đánh giá chất lượng hoạt động giám sát, chẳng hạn như phân tích kết quả kinh doanh So sánh tình hình hoạt động kinh doanh trước và sau khi thực hiện giám sát sẽ cho thấy hiệu quả của hoạt động này Nếu có sự chuyển biến tích cực và kết quả kinh doanh ngày càng cải thiện, đạt được các mục tiêu kế hoạch, điều đó chứng tỏ hoạt động giám sát đã mang lại hiệu quả Ngược lại, nếu không có sự tiến bộ, cần xem xét lại phương pháp giám sát.
3.3 ĐIÈU KIỆN THựC HIỆN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI B ộ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH
3.3.1 về phía Nhà nước và các co quan chức năng
Việc ban hành quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp là cần thiết, vì lý luận về KSNB tại Việt Nam hiện còn hạn chế và chưa được đánh giá đúng mức.
Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm toán viên độc lập trong công tác kiểm toán doanh nghiệp, nhưng vẫn chưa tách rời hoàn toàn khỏi kiểm toán nội bộ Để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, các nhà quản lý cần hiểu rõ vai trò và tác dụng của nó Điều này yêu cầu cơ quan chức năng, đặc biệt là Bộ Tài chính, nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế và xây dựng quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với thực tiễn tại Việt Nam, dễ hiểu và phổ biến rộng rãi cho các doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm nhiều yếu tố cấu thành, mỗi yếu tố đều chịu sự điều chỉnh bởi các quy định pháp luật cụ thể Mọi thay đổi của Nhà nước trong quản lý kinh tế, tài chính và kế toán đều có tác động đến KSNB Do đó, trong quá trình nghiên cứu, sửa đổi và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý kinh tế, tài chính và kế toán, các cơ quan có trách nhiệm cần xem xét kết hợp các yếu tố này để đạt được mục tiêu chung của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thực hiện chế độ công bố thông tin đối với các công ty kinh tế là cần thiết, trong đó Bộ Tài chính (BTC) cần quy định yêu cầu các công ty này công bố thông tin về tình hình tài chính và kinh doanh Điều này sẽ nâng cao trách nhiệm và ý thức của lãnh đạo đối với hoạt động của công ty, đồng thời tạo ra kênh giám sát hiệu quả để nắm bắt thông tin kịp thời và có các giải pháp can thiệp phù hợp.
Cần thiết lập một cơ chế giám sát mạnh mẽ với mục tiêu và tiêu chí đánh giá khách quan, minh bạch nhằm kiểm soát hiệu quả hoạt động và cấu trúc đầu tư của các công ty kinh tế Đồng thời, xây dựng hệ thống tiêu chí an toàn tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh là điều kiện tiên quyết để đảm bảo quản lý nhà nước hiệu quả.
Hướng dẫn ban hành quy chế kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp tư nhân cần xây dựng lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong mô hình công ty kinh tế tư nhân Việc giao nhiệm vụ hướng dẫn cho Kiểm toán Nhà nước là hợp lý, vì trong quá trình kiểm toán, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị luôn được đánh giá Mọi khía cạnh của KSNB sẽ được xem xét, đánh giá và đề xuất phương hướng khắc phục trong kế hoạch kiểm toán Kiểm toán Nhà nước đóng vai trò là cơ quan đánh giá khách quan, nắm rõ những bất cập và yếu kém của hệ thống KSNB, do đó hướng dẫn xây dựng quy chế KSNB là cần thiết và khả thi Kết luận của Kiểm toán Nhà nước không chỉ xác nhận tính trung thực của báo cáo tài chính mà còn là cơ sở để xử lý sai phạm và cải thiện các yếu kém trong đơn vị được kiểm toán.
♦> Đối với các cơ quan chức năng
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ (KTNB) tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát, cần thành lập Hội Kiểm toán viên nội bộ nhằm nghiên cứu và ban hành hệ thống chuẩn mực KTNB cùng các quy định chuyên môn, nghiệp vụ KTNB sẽ là công cụ quan trọng trong việc kiểm tra và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Mặc dù Bộ Tài chính đã ban hành một số văn bản liên quan đến KTNB, nhưng các văn bản này vẫn chưa đủ cụ thể để doanh nghiệp có thể triển khai hiệu quả Do đó, Nhà nước cần hỗ trợ trong việc tổ chức đào tạo đội ngũ kiểm toán viên nội bộ, từ đó giúp hệ thống KSNB thực sự đi vào đời sống doanh nghiệp.
Các cơ sở đào tạo và nghiên cứu cần tăng cường giảng dạy về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) để giúp doanh nghiệp và nhà quản lý nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng và lợi ích của một hệ thống KSNB vững mạnh Đồng thời, cần nghiên cứu và phát hành nhiều tài liệu, sách tham khảo hướng dẫn cụ thể về thiết kế và vận hành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp.
3 3 2 Đối với Công ty Trách nhiệm hữu hạn M TV Thép Hòa Phát
Các nhà quản trị tại công ty mẹ và các công ty thành viên cần nhận thức đầy đủ vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) để hoàn thiện nó Hiểu rõ các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB sẽ giúp thiết kế các chính sách và thủ tục thực hiện một cách hiệu quả Việc thường xuyên cập nhật kiến thức về KSNB qua các phương tiện truyền thông, đào tạo, và khảo sát thực tế là rất cần thiết Công ty mẹ cần đóng vai trò cầu nối, tổ chức các hội thảo và tọa đàm để các thành viên có cơ hội học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau về KSNB.
Công ty cần chỉ đạo mạnh mẽ việc triển khai kiến thức về Kiểm soát nội bộ (KSNB) đến các công ty thành viên và từng bộ phận, nhân viên, nhằm đảm bảo tất cả nhân viên tham gia thiết kế và vận hành hệ thống KSNB hiệu quả Hệ thống KSNB hoạt động tốt sẽ giúp Công ty tối ưu hóa nguồn lực, đạt được mục tiêu đề ra, ngăn chặn gian lận và sai sót, bảo vệ tài sản và đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.
Đ IỀ U K IỆ N T H Ự C H IỆ N G IẢ I P H Á P H O À N T H IỆ N H Ệ T H Ố N G
Đ ối vớ i C ông ty T rách nhiệm hữ u hạn M T V T hép H òa P h át
Các nhà quản trị tại công ty mẹ và các công ty thành viên cần nhận thức đầy đủ về vai trò và sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Họ cần hiểu rõ các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB để thiết kế các chính sách và thủ tục phù hợp Việc cập nhật kiến thức về KSNB qua các phương tiện thông tin đại chúng, đào tạo, và tham quan thực tế là rất quan trọng Công ty mẹ nên tổ chức các hội thảo và tọa đàm để các thành viên có cơ hội học hỏi kinh nghiệm về KSNB lẫn nhau.
Công ty cần triển khai chỉ đạo sâu rộng về kiến thức kiểm soát nội bộ (KSNB) tới các công ty thành viên và từng bộ phận, nhân viên, nhằm đảm bảo mọi người cùng tham gia thiết kế và vận hành hệ thống KSNB hiệu quả Hệ thống KSNB hoạt động tốt sẽ giúp công ty tối ưu hóa nguồn lực, đạt được mục tiêu, ngăn chặn gian lận và sai sót, bảo vệ tài sản và đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phù hợp với đặc thù ngành nghề của Công ty, các nhà quản lý cần xác định và xây dựng các yếu tố cơ bản của hệ thống này Những yếu tố này không chỉ cần phù hợp với đặc thù ngành mà còn phải có khả năng áp dụng thực tế cao và mang lại hiệu quả.
Công ty mẹ cần khuyến nghị Tập Đoàn Hòa Phát sớm sửa đổi và hoàn thiện hệ thống quy chế quản lý nội bộ, bao gồm Quy chế quản lý đoàn ra, đoàn vào, Quy chế tiền lương, và Quy chế quản lý thù lao, tiền thưởng của NĐD vốn Đồng thời, cần điều chỉnh điều lệ tổ chức và hoạt động của các Công ty TNHH một thành viên mà Tập Đoàn Hòa Phát sở hữu 100% vốn điều lệ.
Vào thứ năm, Công ty mẹ sẽ tiến hành rà soát và hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng tham mưu và giúp việc Đồng thời, cần nghiên cứu việc thành lập phòng chuyên ngành nhằm tập trung phát triển ngành thép cán nóng và thép cuộn.
Công ty cần triển khai kế hoạch quy hoạch phát triển nguồn nhân lực tại các đơn vị thành viên, tập trung vào công tác cán bộ và đào tạo nguồn nhân lực.
Vào thứ bảy, Công ty mẹ tiếp tục hoàn thiện Quy chế quản lý NĐD để phù hợp với quy định pháp luật và mô hình tổ chức hoạt động Hàng năm, Công ty tổ chức hội nghị NĐD nhằm đánh giá công tác đại diện vốn Công ty cũng chú trọng đào tạo và bồi dưỡng kiến thức quản lý cho NĐD, đồng thời triển khai Kế hoạch Quy hoạch phát triển nguồn nhân lực để tạo nguồn cán bộ có năng lực và kinh nghiệm thực tiễn cho vai trò NĐD tại các doanh nghiệp Hàng năm, việc rà soát và bổ sung nguồn nhân sự được thực hiện, cùng với việc triển khai mô hình tổ chức quản lý NĐD phù hợp với cấu trúc của Công ty.
Dựa trên lý thuyết từ chương 1 và thực trạng nghiên cứu ở chương 2, chương 3 của luận văn đã trình bày các yêu cầu và nguyên tắc cần thiết để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty, nhằm hỗ trợ nhà quản lý đạt được các mục tiêu phát triển Tác giả nhấn mạnh sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, với hy vọng rằng các đề xuất này sẽ được áp dụng thực tiễn, góp phần xây dựng và phát triển Công ty ngày càng vững mạnh.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là bộ phận giám sát các hoạt động quản lý, được xây dựng từ yêu cầu của nhà quản lý nhằm ngăn chặn gian lận, giảm sai sót và khuyến khích hiệu quả hoạt động Khi quy mô công ty ngày càng lớn, việc duy trì KSNB trở thành yêu cầu bắt buộc, giúp công ty đạt được các mục tiêu đã đặt ra và giảm thiểu rủi ro Để nghiên cứu và hoàn thiện KSNB tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát, luận văn đã đạt được nhiều kết quả cụ thể.
1 Luận văn đã cụ thể hoá để làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống KSNB tại doanh nghiệp.
2 Luận văn đã nêu được đặc điểm chung về sản xuất kinh doanh, công tác quản lý cũng như những thuận lợi và khó khăn thuộc về môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát.
3 Tác giả đã đưa ra các nội dung hoàn thiện cụ thể về hệ thống KSNB theo từng yếu tố cấu thành, hoàn thiện đầu tư và kiểm soát vốn, hoàn thiện qui chế quản lý NĐD phần vốn của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát đàu tư vào doanh nghiệp khác, hoàn thiện kiểm soát vốn và một số giải pháp tăng cường KSNB theo chủ trương tái cơ cấu Công ty từ nay đến năm 2025.
4 Luận văn cũng đưa ra các kiến nghị đối với các cơ quan Nhà nước, các cơ quan chức năng và với Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả nhận thức rằng mặc dù đã nỗ lực nhiều, luận văn vẫn còn những thiếu sót nhất định Tác giả rất mong nhận được sự đóng góp từ các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện và phong phú hơn, nâng cao giá trị lý luận và thực tiễn.
DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2015), Luật kế toán sô
2 Alvin A Arens và James K.Loebbecke (2000), Kiêm toán, NXB thông ke,
3 Bộ Tài chính (2012), Quyết định sổ 582/QĐ - BTC ngày 06 tháng 01 năm
2012 về Ban hành Qui chế tài chính của Công ty mẹ - Tập đoàn Hòa Phát
4 Chính phủ (2009), Nghị định 97/2009/NĐ - CP ngày 30 tháng 10 năm 2009 Qui định về mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp
5 Trần Tiến Cường (2005), Tập đoàn kinh tế - Lý luận và kinh nghiệm quôc tê ứng dụng vào Việt Nam, Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương.
6 Hugh A Adams và Đỗ Thùy Linh (2008), Hệ thống các qui định vê kiêm toán và Kiểm toán Việt Nam hội nhập với các nguyên tắc kế toán và kiểm toán quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia
7 Bùi Thị Minh Hải (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận án tiễn sỹ kinh tế, Trường Đại học
8 Bùi Văn Huyền (2008), Xây dựng và phát triển Tập đoàn Kinh tể ở Việt Nam, Nhà xuất bản chính trị quốc gia
9 Nguyễn Thị Phương Hoa, Giáo trình kiểm soát quản lý, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2009
10 Ngô Thế Chi- Đoàn Xuân Tiên - Vương Đình Huệ (1995), Kế toán- Kiểm toán và phân tích tài chính doanh nghiệp, Nxb Tài chính, Hà Nội.
11 Phan Đức Dũng, Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản thống kê
12 Vũ Hữu Đức, Kiểm toán, phần 1: Đại cương, Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, 1994
13 Phạm Thị Gái (1997), Phân tích hoạt động kinh tể, Nxb Giáo dục, Hà Nội.
14 Lê Thế Giới- Nguyễn Xuân Lãn- Nguyễn Phúc Nguyên- Nguyễn Thị Loan (2007),
15 Lê Thị Minh Hồng (2002), Tăng cường Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các khách sạn, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân.
16 Nguyễn Thu Hoài (2011), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, Trường Học viện tài chính
17 Học viện ngân hàng - Khoa tài chính (2011), “Hội thảo khoa học Quản lý tài chính tại các Tập đoàn kinh tế Nhà Nước ở Việt Nam”, tháng 6/2011
18 Đinh Thị Liên (2007), Hoàn thiện Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH PRIME GROUP, Luận văn thạc sỹ kinh tể, Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân
19 Phan Trung Kiên (2008), “Xu hướng trên thế giới và những vấn đề đặt ra đối với kiểm toán nội bộ Việt Nam”, Đại học Kinh tế quốc dân
20 Nguyễn Viết Lợi, Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, Nhà xuất bản tài chính, năm 2009
21 Nguyễn Viết Lợi, Đậu Ngọc Châu (chủ biên) (2007), Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, Nxb Tài chính, Hà Nội.
22 Đặng Thái Hùng (2008), “Củng cố và kiện toàn bộ máy kiểm toán nội bộ trong các tập đoàn kinh tế”, Kiểm toán, (11/96), tr.12-16.
23 Vương Đình Huệ, Đoàn Xuân Tiên (chủ biên) (1997), Thực hành kiểm toán báo cáo tài chính, Nxb Tài chính, Hà Nội.
24 Website Bộ tài chính: www.mof.gov.vn
25 Website Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát: www.Thep.Hoaphat.com.
Nội quy lao động của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Thỏa ước lao động tập thể của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Danh mục chứng từ kế toán tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Danh mục sổ kế toán tổng hợp và sổ kể toán chi tiết áp dụng tại Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát
Phụ lục 06 BCTC của Công ty TNHH MTV Thép Hòa Phát năm 2016
QƯYÉT ĐỊNH v ề việc ban hành nội quy lao động
GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH MTV THÉP HÒA PHÁT
Căn cứ Bộ luật Lao động ngày 18 tháng 11 năm 2010, có hiệu lực thi hành ngày
Căn cứ Nghị định sổ 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một sổ nội dung của Bộ Luật Lao động;