Xây dựng hệ thống lưu giữ tri thức hiệu quả cho doanh nghiệp áp dụng tại viện đào tạo nhân lực eduwork,

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -***** - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƢU GIỮ TRI THỨC HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP ÁP DỤNG TẠI VIỆN ĐÀO TẠO NHÂN LỰC EDUWORK Họ tên sinh viên : Trần Đình Thiện Lớp : K16QTDNA Mã sinh viên : 16A4030197 Chuyên ngành : Tổ chức kinh doanh tạo lập doanh nghiệp Khoa : Quản trị kinh doanh Giáo viên hƣớng dẫn : PGS.TS Đỗ Thị Kim Hảo Hà Nội, năm 2017 LỜI CẢM ƠN Đƣợc phân công Khoa Quản trị kinh Doanh, Học viện Ngân Hàng, đồng ý Giảng viên hƣớng dẫn PGS TS Đỗ Thị Kim Hảo tiến hành nghiên cứu thực đề tài “Xây dựng Hệ thống lưu giữ tri thức hiệu cho doanh nghiệp – Áp dụng Viện đào tạo nhân lực Eduwork “ Để hồn thành Khóa luận này, tơi xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo tận tình hƣớng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Học Viện Ngân Hàng Xin trân thành cảm ơn Ban lãnh đạo tất cán bộ, nhân viên Viện đào tạo nhân lực Eduwork cho tơi có hội làm việc tạo điều kiện hỗ trợ suốt q trình thực tập Tơi xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến cô Đỗ Thị Kim Hảo, ngƣời nhiệt tình hƣớng dẫn bảo với lời khuyên, lời gợi ý xác đáng giúp hồn thành chọn vẹn Khóa luận Mặc dù có nhiều cố gằng nghiên cứu, với hiểu biết nhận thức cịn hạn chế, khơng tránh khỏi thiếu sót định Tơi mong có đƣợc ý kiến đóng góp quý báu trân thành từ thầy cô giáo, quý bạn đọc chuyên gia, nhà khoa học, nhà nghiên cứu bạn đồng nghiệp để nội dung Khóa luận đƣợc đầy đủ hồn thiện Tơi xin trân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Đình Thiện LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng đƣợc hƣớng dẫn khoa học PGS TS Đỗ Thị Kim Hảo Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chƣa công bố dƣới hình thức trƣớc Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá đƣợc tác giả thu thập từ việc khảo sát quan thực tập Ngoài ra, khóa luận cịn sử dụng số nhận xét, đánh giá nhƣ số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung Khóa luận Học Viện Ngân Hàng không liên quan đến vi phạm tác quyền, quyền tơi gây q trình thực (nếu có) Hà Nội, tháng năm 2017 Ngƣời viết cam kết Trần Đình Thiện MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Giới thiệu số nghiên cứu có liên quan đến lĩnh vực Quản trị tri thức Mục tiêu đề tài Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 5 Phƣơng pháp nghiên cứu quy trình nghiên cứu Khóa luận Cấu trúc Khóa luận CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HTLGTT NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TRI THỨC VÀ QTTT 1.1 1.1.1 Tổng quan tri thức 1.1.1.1 Khái niệm tri thức 1.1.1.2 Các dạng tri thức a Tri tức ẩn tri thức b Tri thức phổ thông tri thức chuyên gia 10 c Tri thức cá nhân, tri thức nhóm tri thức tổ chức 10 d Tri thức lõi tri thức tăng cƣờng 11 e Tri thức thủ tục tri thức khai báo 12 1.1.1.3.Các phƣơng thức chuyển đổi tri thức ẩn tri thức hiện, vòng xoắn ốc tri thức 12 a Xã hội hóa: tri thức ẩn thành tri thức ẩn 12 b Ngoại hóa: tri thức ẩn thành tri thức 13 c Kết hợp: tri thức thành tri thức 14 d Lĩnh hội: tri thức thành tri thức ẩn 15 e Vòng xoắn ốc tri thức 16 1.1.2 Tổng quan QTTT 19 1.1.2.1 Khái niệm QTTT 19 1.1.2.2 Chu trình QTTT 20 1.1.2.3 Các chiến lƣợc QTTT 21 1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HTGLTT 22 1.2.1 Khái niệm HTLGTT 22 1.2.2 Các phƣơng thức lƣu giữ tri thức 23 1.2.2.1 Lƣu giữ cứng 24 1.2.2.2 Lƣu giữ mềm 24 1.2.2.3 Lƣu giữ sinh học 25 Những yếu tố cấu thành HTLGTT 26 1.2.3 1.2.3.1 Con ngƣời 26 1.2.3.2 Tri thức 27 1.2.3.3 Công nghệ lƣu giữ 27 1.2.3.4 Phƣơng tiện lƣu giữ 28 1.2.3.5 Quy trình xây dựng HTLGTT 29 a Bƣớc 1: Đánh giá nguồn lực, xác định mục tiêu HTLGTT 29 b Bƣớc 2: Xác định ngƣời quản trị HTLGTT 31 c Bƣớc 3: Lựa chọn phƣơng thức công nghệ lƣu giữ 32 d Bƣớc 4: Nắm bắt mã hóa tri thức đƣa chúng vào kho lƣu giữ tổ chức 32 e Bƣớc 5: Hoàn thiện HTLGTT việc tạo chế lƣu giữ thông qua việc chia sẻ tri thức 35 f Bƣớc 6: Theo dõi, kiểm soát, đo lƣờng hiệu thƣờng xuyên cập nhật hệ thống 38 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG QTTT VÀ HTLGTT CỦA EDUWORK 41 2.1 GIỚI THIỆU VỀ EDUWORK 41 2.1.1 Giới thiệu chung 41 2.1.2 Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi 41 2.1.3 Một số thông tin khác 43 2.2 HIỆN TRẠNG HTLGTT CỦA VIỆN EDUWORK 43 2.2.1 Nhận thức Eduwork QTTT nhƣ vai trò QTTT 45 2.2.2 Hiện trạng HTLGTT Viện Eduwork 47 2.2.2.1 Yếu tố ngƣời tri thức 47 2.2.2.2 Phƣơng tiện công nghệ lƣu giữ tri thức 50 2.2.2.3 Khả mã hóa tri thức 54 2.2.2.4 Cơ chế chia sẻ tri thức 56 2.2.2.5 Hệ thống theo dõi, kiểm soát đo lƣờng 59 2.3 2.3.1 Đánh giá chung HTLGTT Eduwork 61 Kết đạt đƣợc 61 2.3.2 Hạn chế thiếu sót 62 CHƢƠNG III: GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HTLGTT HIỆU QUẢ CHO VIỆN EDUWORK 64 3.1 ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN HTLGTT 64 3.2 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HTLGTT CHO VIỆN EDUWORK 65 3.2.1 Xây dựng banh hành quy trình lƣu giữ tri thức 65 3.2.2 Đào tạo bồi dƣỡng chuyên mơn QTTT nói chung HTLGTT nói riêng cho cán quản trị 66 3.2.3 Đầu tƣ xứng đáng cho công nghệ 66 3.2.4 Tổ chức nắm bắt mã hóa lại hệ thống tri thức 68 3.2.5 Xây dựng hệ thống xác định chuyên gia chế nắm bắt, mã hóa tri thức ẩn 70 3.2.6 Tiếp tục trì văn hóa khuyến khích tự do, sáng tạo 71 3.2.7 Tạo đƣợc chế theo dõi, kiểm soát đo lƣờng HTLGTT 72 3.3 NHỮNG KHÓ KHĂN GẶP PHẢI TRONG VIỆC XÂY DỰNG HTLGTT VÀ HƢỚNG KHẮC PHỤC 73 3.4 KIẾM NGHỊ ĐỐI VỚI CÁC CẤP CHÍNH QUYỀN 75 KẾT LUẬN 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 PHỤ LỤC 81 MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Ngày nay, nhà quản trị nhận thấy khơng thể trì lợi cạnh tranh nhƣ phát triển bền vững dựa vào nguồn vốn tài chính, lao động phổ thơng, nhân cơng giá rẻ hay việc khai thác tài nguyên thiên nhiên Những thứ thời đƣợc coi lợi lỗi thời, mang lại giá trị thấp lâu dài dẫn tới tác động không tốt Trong bối cảnh “Nền kinh tế tạo giá trị phát triển chủ yếu dựa vào tri thức” gọi tắt “Nền kinh tế tri thức” thực trở thành quan điểm đắn Nhƣ vậy, tri thức đƣợc xem nhƣ tài sản chiến lƣợc, nguồn lực chủ yếu, quan trọng tạo lợi cạnh tranh bền vững vấn đề quản trị nguồn lực điều cần thiết phải đƣợc nghiên cứu thực Lần khái niệm “nhân viên tri thức” [1] (knowledge worker) đƣợc Peter Drucker ngƣời đƣợc xem “cha đẻ” Quản trị kinh doanh đại nêu vào năm 1959 tạo sở cho nghiên cứu ứng dụng Quản trị tri thức (QTTT) Từ đến có nhiều nghiên cứu nội dung xoay quanh QTTT áp dụng thành công vào thực tiễn, nhƣng nội dung đƣợc đề cập tới với nhà quản trị việc xây dựng đƣợc Hệ thống lƣu giữ tri thức (HTLGTT) hiệu cho doanh nghiệp Hiểu làm đƣợc điều này, doanh nghiệp gần nhƣ hoàn thành nửa số cơng việc cơng tác QTTT HTLGTT cấu thành quan trong Hệ thống QTTT, HTLGTT kết hợp với công tác khác (sáng tạo tri thức, ứng dụng tri thức) hoàn thiện chu trình QTTT Một HTLGTT hiệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian, chi phí cho vận hành, tiết giảm chi phí cho đào tạo, giúp nhân viên nhanh chóng bắt kịp cơng việc nhƣ tăng cƣờng nguồn vốn tri thức qua làm dày thêm nguồn vốn tri thức cho tổ chức Ở Việt Nam, khái niệm “Nền kinh tế tri thức” quên thuộc, nhƣng nhận thức áp dụng QTTT lại chƣa thực phổ biến, việc hình thành HTLGTT điều khó khăn Thêm vào nhầm lẫn Hệ Page of 92 thống lƣu giữ thông tin HTLGTT khiến cho việc xây dựng HTLGTT trở nên khó khăn Thực chất cơng tác quản trị bình thƣờng ln đan xen công việc QTTT, công tác lƣu trữ thông tin có hoạt động lƣu giữ tri thức doanh nghiệp nhƣng rời rạc không mang tính hệ thống, ý thức để hình thành nên HTLGTT chƣa có Điều lý thuyết QTTT nhƣ HTLGTT chƣa đƣợc phổ biến Việt Nam Đã đến lúc cần có nhìn hành động đắn công tác quản trị, tránh việc tập trung nguồn lực vào công tác chƣa thực tạo lợi cạnh tranh bền vững Nói cách thực tế hơn, tài sản lớn nhà quản trị tri thức đƣợc nắm giữ nhân viên họ cơng tác QTTT việc hình thành nên HTLGTT việc làm cần kíp Một tổ chức lƣu trữ, sử dụng quản lý hiệu nguồn tri thức lực cạnh tranh đƣợc củng cố Khối tài sản lớn đƣợc lƣu giữ hệ thống tài liệu tổ chức dƣới dạng cứng mềm Tuy nhiên, phần lớn lƣợng tri thức đƣợc lƣu giữ cá nhân nhân viên, quản lý cấp thấp, cấp trung cấp cao tổ chức, chúng tiềm ẩn nguy mát cao không đƣợc phát lƣu giữ kịp thời Đứng trƣớc vấn đề nhƣ vậy, khuổn khổ Khóa luận tốt nghiệp Cử nhân kinh tế, xin đƣợc nghiên cứu đề tài: “Xây dựng Hệ thống lưu giữ tri thức hiệu cho doanh nghiệp – Áp dụng Viện đào tạo nhân lực Eduwork” Với mong muốn góp phần nhỏ vào việc phổ biến kiến thức QTTT giúp doanh nghiệp áp dụng vào thực tiễn để hình thành nên HTLGTT cho riêng Qua đó, nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp góp phần củng cố lực cạnh tranh doanh nghiệp nói riêng kinh tế Việt Nam nói chung Giới thiệu số nghiên cứu có liên quan đến lĩnh vực Quản trị tri thức Page of 92 Để hiểu xây dựng đƣợc HTLGTT ta cần phải hiểu rõ QTTT Khái niệm QTTT khái niệm nghiên cứu QTTT có lịch sử khoảng 30-40 năm trở lại đây, non trẻ nhiều so với lịch sử quản trị doanh nghiệp tồn hàng kỷ Thế nhƣng phát triển thật đáng kinh ngạc, đặc biệt quốc gia có kinh tế phát triển dựa vào hàm lƣợng tri thức, khoa học, công nghệ cao nhƣ Nhật Bản, Singapore hay Israel Nhƣ nói Peter Drucker, ơng chuyên gia hành đầu giới tƣ vấn quản trị ngƣời đặt sở cho nghiên cứu QTTT sau tác giả khác đề cập đến khái niệm “lao động tri thức” (knowledge worker) sách “The Landmarks of Tomorrow” xuất năm 1959 Ông ngƣời nhận đề xuất kinh tế Mỹ nên chuyển hƣớng sang phát triển dựa vào nguồn lực chủ yếu tri thức thay kinh tế hàng hóa với nguồn lực vốn Cho đến ngƣời có đóng góp nhiều cho lĩnh vực QTTT lý thuyết lần thực tiễn áp dụng, với hàng loạt cơng trình nghiên cứu 20 năm qua Ikujiro Nonaka Nghiên cứu đƣợc biết đến nhiều nghiên cứu ông với Hirotaka Takeuchi với tiêu đề: “The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation” (tạm dịch “Các công ty sáng tạo tri thức: Cách mà công ty Nhật Bản tạo động lực cho đổi mới), xuất lần đầu năm 1991, đề cập đến cách thức quản lý, bí để doanh nghiệp Nhật Bản trở thành doanh nghiệp thành công hàng đầu gới Cuốn sách đề cập đến khái niệm quan trọng QTTT “tri thức hiện” (Explicit knowledge) “tri thức ẩn” (Tacit knowledge), đánh dấu góp mặt thức hoạt động QTTT doanh nghiệp Ngồi cịn nhiều nghiên cứu tác giả tiếng khác nhƣ “Knowledge management in theory and practice”, xuất năm 2005 Kimiz Dalkir Cuốn sách nhìn tổng thể lý thuyết lần cách thức để áp dụng đƣợc khái niệm QTTT với ví dụ minh họa cụ thể việc áp dụng QTTT doanh nghiệp lớn nhƣ IMB, Xerox, British Telecommunications, JP Morgan Chase Cuốn sách có đầy đủ từ chu trình quản lý Page of 92 tri thức, cách thức chúng vận hành đến việc áp dụng chúng sao, bao gồm gợi ý công cụ giúp quản lý hiệu tri thức Tác giả giới thiệu nhiều Mơ hình QTTT đƣợc nghiên cứu nhiều tác gia khác có mơ hình Vịng xoắn ốc tri thức Nonaka Takeuchi Nội dung ý nghĩa ảnh hƣởng Văn hóa tổ chức tới cơng tác QTTT điểm bật giúp cung cấp lƣợng kiến thức đa dạng QTTT cho nhà quản trị Trên gới nhiều tác giả, với nhiều nghiên cứu tiếng, gây tiếng vang đóng góp lớn cho việc nghiên cứu học thuật nhƣ ứng dụng: - Frances Horibe, 1999, Managing Knowledge Workers: New Skills and Attitudes to Unlock the Intellectual Capital in Your Organization - Thomas H Davenport, 2000, Working knowledge: How organizations manage what they know - Yogesh Malhotra, 2000, Knowledge Management and Virtual Organizations - M.H Huysman & D.H de Wit, 2002, Knowledge Sharing in Practice - Elias M Awad & Hassan Ghaziri, 2004, Knowledge management - Cornelius T Leondes, 2004, Intelligent Knowledge-Based Systems: Business and Technology in the New Millennium - Antonie Botha, Derrick Kourie, Retha Snyman, 2008, Coping with Continuous Change in the Business Environment: Knowledge Management and Knowledge Management Technology - H C Mruthyunjaya, 2011, Knowledge Management Còn nƣớc ta, Tâm Việt Group bắt đầu dự án nghiên cứu triển khai quản trị tri thức công ty Việt Nam vào tháng 12 năm 2007 Hội thảo Thực hành quản trị tri thức đƣợc tổ chức lần Việt Nam ngày 18 – 19.03.2008 đánh dấu bƣớc đầu thành cơng cho chƣơng trình hợp tác triển khai Ứng dụng Quản trị tri thức Nhìn chung, có vài nghiên cứu thuộc phạm vi luận văn thạc sĩ luận án tiến sĩ có nội dung liên quan đến QTTT, nhƣng nghiên cứu xây dựng HTLGTT thực chƣa thấy Page of 92 lối để xây dựng phát triển HTLGTT phù hợp với quy mô, điều kiện, hồn cảnh Thứ ba, Khoa luận đƣa gợi ý giải pháp cụ thể, công việc phải làm để hạn chế đƣợc thiết sót HTLGTT Viện để từ cải tiến tái cấu hệ thống hiệu Bên cạnh cịn lƣu ý khó khăn gặp phải q trình xây dựng HTLGTT giúp Viện lƣờng trƣớc khơng bị lúng túng để có kế hoạch ứng phó hợp lý Do thời gian thực ngắn ngủi khoảng hai tháng, với nội dung nghiên cứu mới, rộng đầy thách thức nên Khóa luận đề cập lƣu ý đến vần đề HTLGTT nói riêng QTTT nói chung Chắc chắn, nội dung nhiều khiếm khuyết thiếu sót Do đó, mong có đƣợc ý kiến đóng góp quý báu trân thành thầy cô giáo, quý bạn đọc chuyên gia, nhà khoa học, nhà nghiên cứu để nội dung Khóa luận đƣợc đầy đủ hồn thiện Xin trân thành cảm ơn! Page 78 of 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ikujiro Nonaka, Ryoko Toyama, Turo Hirata, 2008, Quản trị dựa vào tri thức, NXB Thời Đại TS Đặng Thị Việt Đức, TS Nguyễn Thu Hƣơng, 2016, Quản trị tri thức doanh nghiệp, NXB Thông tin Truyền thông Antonie Botha, Derrick Kourie, Retha Snyman, 2008, Coping with Continuous Change in the Business Environment: Knowledge Management and Knowledge Management Technology, Chandos Publishing (Oxford) Limited Ikujiro Nonaka, Hirotaka Takeuchi, 1991, The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation, Oxford University Press Kimiz Dalkir, 2005, Knowledge management in theory and practice, George Routledge Editor: Craig Eric Schneier, Ph.D; Craig J Russell, Ph.D; Richard W Beatty, Ph.D; Lloyd S Baird, Ph.D, 1994, The Training and Development Sourcebook (2nd Ed.), HRD Press Inc Mark Maybury (Author), Daryl Morey (Editor), Mark T Maybury (Editor), Bhavani Thuraisingham (Editor), 2002, Knowledge Management: Classic and Contemporary Works, MIT Press Michael E D Koenig, 2012, What is KM? Knowledge Management Explained, www.kmworld.com/Articles/Editorial/What-Is- /What-is-KM- Knowledge-Management-Explained-82405.aspx Bill Gate, 1999, Business @ the Speed of Thought: Succeeding in the Digital Economy, Pearson Education Limited 10 David J Skyrme, 1999, Knowledge Networking: Creating the Collaborative Enterprise, George Routledge Page 79 of 92 11 Robert L Cross, Andrew Parker, 2004, The Hidden Power of Social Networks: Understanding how Work Really Gets Done in Organizations, Harvard Business Press 12 Nancy M Dixon, 2000, Common Knowledge: How Companies Thrive by Sharing what They Know, Harvard Business School Press 13 Antone Gonsalves, Jennifer Zaino, 2001, Employees Share Pearls Of Wisdom, www.informationweek.com/employees-share-pearls-of- wisdom/d/d-id/1011710? 14 Etienne Wenger, 1998, Communities of Practice: Learning, Meaning, and Identity, Cambridge University Press 15 TS Đoàn Quang Minh, 2011, Khảo sát thực trạng quản trị tri thức Việt Nam 16 TS Phạm Anh Tuấn, 2016, Tóm tắt luận án Tiến sỹ: “Tác động Quản trị tri thức đổi sáng tạo doanh nghiệp, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội” Page 80 of 92 PHỤ LỤC CÂU HỎI PHỎNG PHẤN CHUYÊN SÂU LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ VÀ NHÂN VIÊN Câu hỏi dành cho lãnh đạo, quản lý 1.1 Hiểu biết, nhận thức doanh nghiệp QTTT Câu 1: Ơng/Bà nói kế hoạch chƣơng trình, hành động mà Viện triển khai nhằm tăng cƣờng, trì phát triển nguồn vốn tri thức cho doanh nghiệp Câu 2: Những kế hoạch mà Ơng/Bà xây dựng có đƣợc lập thành văn để ban hành triển khai Viện khơng? Câu 3: Ơng/Bà cho biết công cụ, phƣơng pháp QTTT mà Viện áp dụng 1.2 Hiện trạng HTLGTT doanh nghiệp 1.2.1 Yếu tố ngƣời tri thức Câu 1: Theo đánh giá Ơng/Bà “chun gia” Viện ai? Câu 2: Ơng/Bà th nhân viên vào vị trí chun mơn định, ngồi chun mơn họ đƣợc th Ơng/Bà có nắm bắt đƣợc chun mơn khác mà họ có khơng? Câu 3: Trong trƣờng hợp nhân viên lâu năm xin nghỉ hƣu Ơng/Bà có kế hoạch làm nhƣ để hạn chế thiếu hụt tri thức họ đi? Câu 4: Nếu nhƣ sở liệu Viện bị công hết liệu khách hàng Ơng/Bà xử lý nhƣ nào? Câu 5: Ông/Bà nhận định tri thức cốt lõi Viện bao gồm tri thức nào? Câu 6: Ông/Bà tiến hành lƣu giữ tri thức cốt lõi nhƣ nào? 1.2.2 Yếu tố phƣơng tiện công nghệ lƣu giữ tri thức Câu 1: Ơng/Bà có hiểu rõ “lƣu giữ sinh học” khơng? Page 81 of 92 Câu 2: Ơng/Bà mơ tả sở liệu doanh nghiệp bao gồm gì? Phần mềm mà Viện sử dụng để quản lý sơ liệu gì? 1.2.3 Khả mã hóa tri thức Câu 1: Ơng/Bà tìm kiếm liệu, thông tin, tri thức Viện cách nào? Câu 2: Ông/Bà gặp phải vấn đề nhƣ có gắng tìm kiếm tài liệu cứng Viện? 1.2.4 Hệ thống theo dõi, kiểm soát đo lƣờng Câu 1: Viện thƣờng xuyên cập nhập tri thức sở lƣu giữ nhƣ nào? Câu 2: Cơ chế thƣởng, phạt hình thành văn đƣợc ban hành thống Viện chƣa? Câu hỏi dành cho nhân viên 2.1 Hiểu biết, nhận thức doanh nghiệp QTTT Câu 1: Ơng/Bà cho biết kế hoạch chƣơng trình, hành động mà Viện triển khai nhằm tăng cƣờng, trì phát triển nguồn vốn tri thức có đƣợc lãnh đạo chia sẻ hay xây dựng thành văn để ban hành triển khai Viện không? 2.2 Hiện trạng HTLGTT doanh nghiệp 2.2.1 Yếu tố ngƣời tri thức Câu 1: Doanh nghiệp Ông/Bà xảy mát tri thức chƣa? Khi lãnh đạo quản lý giải vấn đề nhƣ nào? Câu 2: Ơng/Bà cho biết tài liệu đào tạo doanh nghiệp có giúp ích đƣợc cho Ơng/Bà tiếp xúc với cơng việc khơng? Câu 3: Ngồi nghiên cứu tài liệu đào tạo doanh nghiệp, Ơng/Bà cịn học hỏi qua kênh nữa? 2.2.2 Yếu tố phƣơng tiện cơng nghệ lƣu giữ tri thức Câu 1: Ơng/Bà có hiểu rõ “lƣu giữ sinh học” khơng? Page 82 of 92 Câu 2: Những liệu, thông tin tri thức doanh nghiệp đƣợc Ông/Bà lƣu giữ chủ yếu đâu? Câu 3: Trong tìm kiếm thông tin liệu phục vụ cho công việc Ông/Bà gặp phải trở ngại sử dụng phƣơng tiện công nghệ tại? 2.2.3 Khả mã hóa tri thức Câu 1: Ơng/Bà tìm kiếm liệu, thông tin, tri thức Viện cách nào? Câu 2: Ông/Bà gặp phải vấn đề nhƣ có gắng tìm kiếm tài liệu cứng Viện? 2.2.4 Hệ thống theo dõi, kiểm sốt đo lƣờng Câu 1: Tại Ơng/Bà cho Viện có chế kiểm tra, đánh giá tri thức tri thức đƣợc lƣu giữ vào hệ thống Câu 2: Viện thƣờng xuyên cập nhập tri thức sở lƣu giữ nhƣ nào? Câu 3: Cơ chế thƣởng, phạt lãnh đão hình thành văn đƣợc ban hành thống Viện chƣa? Câu 4: Ông/Bà hay đồng nghiệp Ông/Bà có sáng kiến hay đóng góp tri thức cho Viện chƣa? Khi chế thƣởng lãnh đạo nhƣ nào? Câu 5: Dữ liệu, thông tin tri thức sở liệu chung Viện có giúp ích đƣợc nhiều cho cơng việc Ơng/Bà khơng? Câu 6: Ơng/Bà tìm kiếm thơng tin mạng nhiều sở liệu chung Viện? Page 83 of 92 PHIẾU KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG LƢU GIỮ TRI THỨC CỦA DOANH NGHIỆP Phiếu khảo sát nhằm thu thập thông tin gợi ý quý báu doanh nghiệp để qua đánh giá cách tổng thể trạng Hệ thống lƣu giữ tri thức doanh nghiệp, sở kịp thời đƣa gợi ý, giải pháp để hệ thống hóa lại yếu tố Hệ thống lƣu giữ cách khoa học, bổ xung, xây dụng thêm nhƣng yếu tố thiếu tiếp tục cải tiến tăng cƣờng yếu tố mà doanh nghiệp có Từ đó, đƣa quy trình xây dựng để hồn thiện Hệ thống lƣu giữ tri thức nhƣ Hệ thống Quản trị tri thức, giúp trì phát triển nguồn vốn tài sản quý giá doanh nghiệp nhằm tăng cƣờng lợi cạnh tranh cách bền vững bền vững I II THÔNG TIN CHUNG VỀ NGƢỜI TRẢ LỜI 1.1 Số điện thoại: 1.2 Email: 1.3 Giới tính: Ο Nam 1.4 Trình độ học vấn: Ο Nữ Ο Trung học Ο Đại học Ο Trung cấp Ο Sau Đại học Ο Cao đẳng Ο Khác 1.5 Chức vụ: Ο Quản lý cấp cao (Giám đốc, P Giám đốc) Ο Nhân viên hành Ο Quản lý cấp trung (Trƣởng phòng, P, Trƣởng phòng) Ο Nhân viên Marketing O Nhân viên kinh doanh Ο Khác: 1.6 Thời gian công tác doanh nghiệp: Ο Ít tháng Ο Từ năm đến năm Ο Từ tháng đến năm Ο Trên năm HIỂU BIẾT, NHẬN THỨC CỦA DOANH NGHIỆP VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC Xin Ông/Bà cho biết mức độ đồng tình với phát biểu sau: Page 84 of 92 = Hoàn tồn khơng đồng ý = Phần đồng ý = Phần khơng đồng ý = Hồn tồn đồng ý = Trung lập N/A = Khơng áp dụng/Khơng có câu trả lời 2.1 Doanh nghiệp Ông/Bà có nhận thức đƣợc tầm quan trọng tri thức xây dựng đƣợc kế hoạch nhƣ đƣa chƣơng trình hành động nhằm trì vốn tài sản tri thức hay không? Phát biểu N/A Tri thức tài sản quý giá doanh nghiệp Doanh nghiệp xây dựng đƣợc kế hoạch nhằm trì vốn tài sản tri thức Doanh nghiệp triển khai có hiệu chƣơng trình hành động nhằm đạt đƣợc mục tiêu kế hoạch Doanh nghiệp nắm bắt sử dụng tốt công cụ, phƣơng pháp Quản trị tri thức, tận dụng tốt nguồn lực doanh nghiệp để trì phát triển vốn tri thức doanh nghiệp 2.2 Doanh nghiệp Ơng/Bà có giám sát nhƣ đánh giá đƣợc mức độ thành công trình trì vốn tài sản tri thức hay khơng? Phát biểu Doanh nghiệp có chế giám sát chặt chẽ việc trì phát triển nguồn vốn tri thức Doanh nghiệp nhận thức đƣợc vấn đề khó khăn việc trì phát triển nguồn vốn tri thức Doanh nghiệp có so sánh, đánh giá ƣu tiên vấn đề quan trọng đƣợc giải trƣớc, đặc biệt nơi tiềm ẩn cao nguy mát tri thức cốt lõi Doanh nghiệp ln có ý thức đánh giá mức độ thành công so với mục tiêu đề ban đầu kế hoạch trì phát triển nguồn tri thức Việc thực chƣơng trình Quản trị tri thức nói chung làm gia tăng nguồn vốn tri thức cho doanh nghiệp Page 85 of 92 N/A HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG LƢU GIỮ TRI THỨC CỦA DOANH NGHIỆP ֎ Chú ý: - Tri thức hiện: dạng tri thức dễ mã hóa, lưu giữ sở liệu web, hệ thồng tài liệu, sách, báo thư viện,… Có thể dễ dàng tiếp cận với tri thức thông qua dạng lưu trữ loại thống kê, báo cáo, thiết kế, kế hoạch,… tổ chức - Tri thức ẩn: bao gồm cảm nhận, hiểu biết trực giác hay loại linh cảm, dự đốn,… tích lũy thơng qua q trình học hỏi trải nhiệm Một dạng kinh nghiệm nhân Việc chia sẻ tri thức ẩn phụ thuộc chủ yếu vào khả mong muốn người sở hữu 3.1 Xin Ơng/Bà cho biết mức độ đồng tình với phát biểu sau nhận xét điều có liên quan đến yếu tố ngƣời tri thức doanh nghiệp: = Hồn tồn khơng đồng ý = Phần đồng ý = Phần khơng đồng ý = Hồn tồn đồng ý = Trung lập N/A = Khơng áp dụng/Khơng có câu trả lời Phát biểu N/A Doanh nghiệp Ơng/Bà có kế hoạch, chế để xác định, nắm bắt “chuyên gia” tổ chức Doanh nghiệp Ơng/Bà thực có hiệu kế hoạch để nắm bắt tri thức “chuyên gia” tổ chức III Trong doanh nghiệp có ngƣời có chun mơn hiểu Quản tri tri thức Lãnh đạo quản lý nhận đƣợc tất vị trí tiềm ẩn nguy mát tri thức Lãnh đạo quản lý có kế hoạch để hạn chế tác động xấu xảy mát tri thức Lãnh đạo quản lý thực hiện, triển khai có hiệu kế hoạch Lãnh đạo quản lý nhận thức rõ loại tri thức cốt lõi, quan doanh nghiệp Lãnh đạo quản lý có kế hoạch, chế để lƣu giữ lại tri thức quan trọng Lãnh đạo quản lý thực có hiệu kế hoạch lƣu giữ Page 86 of 92 3.2 Xin Ông/Bà đọc kỹ trả lời xác câu hỏi thăm rị nhận xét phƣơng tiện công nghệ lƣu giữ tri thức doanh nghiệp tại: 3.2.1 Doanh nghiệp Ông/Bà lƣu giữ hệ thống tài liệu, văn bản, tri thức chủ yếu dƣới dạng nào: Ο Cứng (dạng lƣu giữ thủ công nhƣ văn giấy tờ hay tranh, ảnh, biểu đồ, video, file ghi âm,…) Ο Mềm (số hóa tri thức, lƣu giữ sở liệu máy tính) Ο Sinh học (dạng lƣu giữ não ngƣời) Ο Chỉ cứng mềm Ο Tất dạng 3.2.2 Hãy tích vào ứng dụng CNTT phƣơng tiện đƣợc Doanh nghiệp Ông/Bà sử dụng Và cho biết mức độ sử dụng thƣờng xuyên hoạt động theo thang đánh giá sau: = Không bao giời = Rất thƣờng xuyên (vài lần/tuần) = Thỉnh thoảng (khoảng lần/tháng) = Liên tục (hàng ngày) = Thƣờng xuyên (khoảng từ 2-4 lần/tháng) N/A = Khơng áp dụng/Khơng có câu trả lời Ứng dụng, phƣơng tiện N/A Mạng thông tin nội Website công ty Điện thoại cố định Điện thoại di động Fax E-mail Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Thƣ viện lƣu trữu tài liệu) Hệ thống thơng tin quản lý (các phần mềm ké tốn, nhân sự, bán hàng, CRM,…) Phần mềm cộng tác (sharepoint, googledocs,…) Phần mềm họp trực tuyến Page 87 of 92 Phần mềm nói chuyện trao đổi trực tuyến - chat (Skype, viber,…) Mạng xã hội (Facebook, Google+, …) Blog cá nhân Khác: 3.2.3 Hãy cho biết mức độ thƣờng xuyên Ông/Bà sử dụng ứng dụng CNTT, phƣơng tiện cho hoạt động sau? = Không bao giời = Rất thƣờng xuyên (vài lần/tuần) = Thỉnh thoảng (khoảng lần/tháng) = Liên tục (hàng ngày) = Thƣờng xuyên (khoảng từ 2-4 lần/tháng) N/A = Khơng áp dụng/Khơng có câu trả lời Phát biểu N/A Lƣu trữ thông tin vào sở liệu chung doanh nghiệp Phục vụ mục đích cá nhân Truy cập tìm kiếm thông tin cần thiết từ sở liệu chung doanh nghiệp Chia sẻ thông tin, tri thức cá nhân lên mạng xã hội hay blog cá nhân Tìm kiếm thơng tin mạng Trao đổi thơng tin với ngƣời khác 3.2.4 Các phƣơng tiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin giúp Doanh nghiệp Ơng/Bà lƣu trữ nguồn tri thức nhƣ nào? = Hồn tồn khơng đồng ý = Phần đồng ý = Phần không đồng ý = Hoàn toàn đồng ý = Trung lập N/A = Khơng áp dụng/Khơng có câu trả lời Phát biểu N/A Rất hiệu việc lƣu giữ tri thức Rất hiệu việc lƣu trữ tri thức (tại sở liệu chung cơng ty) Rất hiệu việc tìm kiếm tri thức (tại sở liệu chung công ty) Page 88 of 92 Rất hiệu việc xếp, phân loại tri thức (tại sở liệu chung công ty) Trong trƣờng hợp cần gấp có xa cách mặt khơng gian việc trao đổi tri thức thơng qua phƣơng tiện ứng dụng CNTT hiệu Nhìn chung, ứng dụng CNTT phƣơng tiện hỗ trợ nhiều cho trình trì vốn tài sản tri thức doanh nghiệp 3.3 Xin Ông/Bà cho biết mức độ đồng tình với phát biểu sau khả mã hóa tri thức Doanh nghiệp: = Hồn tồn khơng đồng ý = Phần đồng ý = Phần không đồng ý = Hoàn toàn đồng ý = Trung lập N/A = Khơng áp dụng/Khơng có câu trả lời Phát biểu Tất hệ thống văn bản, tài liệu (tri thức hiện) doanh nghiệp đƣợc lƣu giữ dƣới dạng thức chuẩn hình thức Việc lƣu giữ hệ thống văn bản, tài liệu (tri thức hiện) đƣợc xếp, dán nhãn khoa học tìm kiếm cách dễ dàng Doanh nghiệp đánh giá nhận biết đƣợc kinh nghiệm, kỹ năng, tri thức ẩn quan trọng tổ chức Doanh nghiệp biết cách lƣu giữ lại kinh nghiệm, kỹ năng, tri thức ẩn Doanh nghiệp tiến hành lƣu giữ kinh nghiệm, kỹ năng, tri thức ẩn vào kho tri thức doanh nghiệp 3.4 Xin Ông/Bà cho biết mức độ đồng tình với phát biểu sau chế chia sẻ tri thức Doanh nghiệp: = Hồn tồn khơng đồng ý = Phần đồng ý = Phần không đồng ý = Hoàn toàn đồng ý = Trung lập N/A = Khơng áp dụng/Khơng có câu trả lời Page 89 of 92 N/A 3.4.1 Câu hỏi chung: Phát biểu N/A Tại doanh nghiệp Ơng/Bà bạn ln đƣợc khuyến khích nói lên suy nghĩ ý tƣởng mình, khuyến khích khám phá, sáng tạo Tại buổi họp, thành viên hăng hái đƣa ý tƣởng đề xuất Doanh nghiệp Ơng/Bà ln khuyến khích nhân viên làm việc tinh thần đồng đội, có sẻ chia, giúp đỡ lẫn Tất thành viên chủ chốt doanh nghiệp đề có hồ sơ tri thức cá nhân đƣợc công khai dễ dàng để tìm kiếm 3.4.2 Xin Ơng/Bà cho biết đánh giá mơi trƣờng, văn hóa doanh nghiệp (yếu tố có tác động đến lịng tin, sở sẻ chia): Phát biểu Sản Phẩm Sản phẩm, dịch vụ cơng ty làm bạn u thích, tự hào sẵn sàng chia sẻ với ngƣời Sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp tạo nhiều giá trị đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng Doanh nghiệp Sứ mệnh, tầm nhìn doanh nghiệp làm bạn cảm thấy tin tƣởng, sẵn sàng tâm thực công việc Những giá trị cốt lõi doanh nghiệp đề làm bạn thấy phù hợp với tính cách ngƣời thành cơng phù hợp với thân bạn Bạn đƣợc chia sẻ Chiến lƣợc, Mục tiêu Cơng ty, Phịng ban Doanh nghiệp quy định chức năng, nhiệm vụ cho Phịng ban, mơ tả công việc thực cá nhân rõ ràng Bạn hiểu đƣợc tầm quan trọng cơng việc làm biết đƣợc kỳ vọng cơng việc Lãnh đạo Đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp mang lại cho bạn cảm giác tin tƣởng Page 90 of 92 N/A Bạn mong muốn học hỏi hành động theo đạo cấp Trong công việc, ý kiến bạn có đƣợc cấp quan tâm trọng dụng Bạn ln đƣợc ghi nhận, khen ngợi làm tốt cơng việc Lãnh đạo ln quan tâm đến khía cạnh cá nhân bạn Đồng nghiệp Bạn có ngƣời bạn tốt nơi làm việc Đồng nghiệp bạn cam kết làm việc hiệu quả, chất lƣợng, tiến độ Đồng nghiệp ln khuyến khích phát triển thân bạn Đồng nghiệp nhắc nhở bạn nhãng cơng việc nhƣ nói tiến bạn Đồng nghiệp chan hịa nhiệt tình với bạn cơng việc nhƣ sống Ngoài làm việc bạn thƣờng xuyên gặp gỡ, trò chuyện với đồng nghiệp Bạn có cộng đồng chia sẻ tri thức với đồng nghiệp để hỗ trợ cơng việc Bản thân Trong cơng việc, bạn có hội để làm thích nhất, giỏi ngày Bạn có đủ trang thiết bị, cơng cụ, vật dụng cần thiết để làm tốt công việc Bạn ln có hội học tập phát triển, nâng cao lực công việc 3.5 Xin Ơng/Bà cho biết mức độ đồng tình với phát biểu sau Hệ thống theo dõi, kiểm sốt đo lƣờng Doanh nghiệp: = Hồn tồn khơng đồng ý = Phần đồng ý = Phần khơng đồng ý = Hồn tồn đồng ý = Trung lập N/A = Khơng áp dụng/Khơng có câu trả lời Phát biểu N/A Khi tri thức đƣợc lƣu giữ vào sở liệu chung, doanh nghiệp có chế kiểm tra đánh giá Doanh nghiệp thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá cập nhật tri thức sở liệu chung Doanh nghiệp có chế thƣởng phạt, tạo động lực cho nhân viên họ tham gia đóng góp vào HTLGTT Page 91 of 92 doanh nghiệp Doanh nghiệp có tham gia hỗ trợ cho cộng đồng chia sẻ tri thức đƣợc hình thành nhân viên tổ chức Nhân viên ln tìm thấy dễ dàng tri thức cần thiết giúp đỡ họ công việc cở sở liệu chung tổ chức Nhân viên nhận đƣợc giúp đỡ nhanh chóng hiệu từ ngƣời đồng nghiệp - HẾT - Page 92 of 92