NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
Khái quát chung về hoạt động kinh doanh nhập khẩu
Nhập khẩu là quá trình mà một quốc gia mua sắm hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác Điều này có nghĩa là các nhà sản xuất nước ngoài cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho người tiêu dùng trong nước.
1.1.2 Vai trò của hoạt động nhập khẩu a Đối với nền kinh tế
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong ngoại thương, ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất và tiêu dùng trong nước Hoạt động này giúp bổ sung các loại hàng hóa mà trong nước không sản xuất được hoặc không hiệu quả bằng việc nhập khẩu, đặc biệt là máy móc công nghệ hiện đại và nguyên liệu quan trọng cho quá trình sản xuất.
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa đất nước, đồng thời tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ với các doanh nghiệp sản xuất nội địa Điều này buộc các doanh nghiệp phải liên tục cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm để không bị thua kém so với các sản phẩm nhập khẩu chất lượng cao.
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao mức sống của người dân trong nước, vì nó đảm bảo nguồn nguyên liệu cần thiết cho sản xuất và tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người lao động.
Nhập khẩu không chỉ thúc đẩy giao thương quốc tế mà còn mở rộng quan hệ với các nước khác, giúp khai thác tiềm năng và thế mạnh về công nghệ, kỹ thuật, và trình độ quản lý từ nước ngoài Hơn nữa, nhập khẩu còn có tác động tích cực đến xuất khẩu, tạo ra môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng hóa và cung cấp đầu vào cần thiết cho sản xuất hàng xuất khẩu của doanh nghiệp.
Nhập khẩu cung cấp nguyên vật liệu và máy móc thiết bị cần thiết cho sản xuất, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực kinh doanh và gia tăng thu nhập, lợi nhuận.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động buôn bán quốc tế mà còn tạo cơ hội để rèn luyện bản lĩnh và tích lũy kinh nghiệm Qua đó, doanh nghiệp có thể mở rộng mối quan hệ quốc tế với các đối tác và nhà cung cấp, từ đó gia tăng cơ hội hợp tác kinh doanh trong tương lai.
1.1.3 Đặc điểm chung của hoạt động kinh doanh nhập khẩu
Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh phức tạp, chịu ảnh hưởng lớn từ sự phát triển sản xuất trong nước và tình hình thị trường quốc tế Việc kiểm soát và thanh toán bằng ngoại tệ gặp nhiều khó khăn, trong khi hàng hóa phải được vận chuyển xuyên biên giới và tuân theo các tập quán buôn bán quốc tế Ngoài ra, nhập khẩu còn bị chi phối bởi chính sách, luật pháp và văn hóa chính trị của các quốc gia khác nhau Hàng hóa nhập khẩu thường yêu cầu chất lượng cao, mẫu mã đẹp và phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.
Nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu chủ yếu thông qua các công cụ chính sách như thuế, hạn ngạch, văn bản pháp luật và quy định về mặt hàng nhập khẩu.
Quy trình tổ chức một hợp đồng nhập khẩu bao gồm bảy bước chính: thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hóa, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng hóa nhập khẩu, thực hiện thanh toán, và xử lý khiếu nại.
1.1.4 Các phương thức nhập khẩu hàng hóa
Nhập khẩu theo nghị định thư là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nước, với việc chính phủ hai bên ký kết các nghị định thư về trao đổi hàng hóa Toàn bộ quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng được thực hiện bởi chính phủ, sau đó giao cho các đơn vị xuất nhập khẩu thực hiện Các doanh nghiệp này có trách nhiệm mua hàng từ nước ngoài và nộp ngoại tệ thu được vào quỹ tập trung của Nhà nước Tuy nhiên, trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, phương thức này ít được sử dụng, chủ yếu dành cho những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt hoặc thực hiện các chức năng do nhà nước giao.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Nhập khẩu ngoài nghị định thư, hay còn gọi là nhập khẩu tự cân đối, cho phép doanh nghiệp tự do đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu, đồng thời tự quản lý tài chính trong khuôn khổ pháp luật Doanh nghiệp phải chủ động từ khâu tìm nguồn hàng, tổ chức giao dịch đến thực hiện hợp đồng, đồng thời đảm bảo nghĩa vụ với ngân sách nhà nước Ngoài ra, số ngoại tệ thu được có thể được bán tại trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc ngân hàng, không cần nộp vào quỹ ngoại tệ tập trung Phương thức này mang lại sự năng động, sáng tạo và độc lập cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh, giúp họ thích ứng tốt hơn với cơ chế thị trường.
1.1.5 Các hình thức nhập khẩu a Theo mục đích nhập khẩu
Nhập khẩu kinh doanh là hình thức nhập khẩu mà doanh nghiệp mua hàng hóa từ nước ngoài theo hợp đồng và sau đó bán lại trong nước hoặc sử dụng làm nguyên liệu sản xuất hàng hóa tiêu thụ nội địa Đây là loại hình nhập khẩu phổ biến nhất, mang lại lợi nhuận từ sự chênh lệch giữa giá nhập khẩu, chi phí sản xuất và giá bán cho người tiêu dùng.
Nhập sản xuất để xuất khẩu là hình thức kinh doanh xuất nhập khẩu, trong đó nhà nhập khẩu đưa nguyên vật liệu về để sản xuất và chế biến sản phẩm nhằm mục đích xuất khẩu Hình thức này thể hiện sự mua bán đứt đoạn, khi doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu và xuất khẩu sản phẩm được sản xuất từ những nguyên liệu đó.
Gia công quốc tế là hoạt động thương mại trong đó bên nhận gia công nhập khẩu nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm từ bên đặt gia công để sản xuất thành phẩm theo yêu cầu Sau khi hoàn thành, sản phẩm sẽ được giao lại cho bên đặt gia công, và bên nhận gia công nhận thù lao cho dịch vụ của mình Hoạt động gia công quốc tế ngày càng phổ biến trong thương mại quốc tế nhờ vào lợi ích như tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và lao động cho bên đặt gia công, đồng thời giúp bên nhận gia công tạo ra việc làm và tăng trưởng kinh tế.
Kế toán hoạt động nhập khẩu
Tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí (CIF) yêu cầu người bán không chỉ thực hiện các nghĩa vụ như trong điều khoản CFR mà còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa để bảo vệ khỏi rủi ro hư hại và tổn thất trong quá trình vận chuyển Ngoài ra, người bán cũng có trách nhiệm thực hiện các thủ tục xuất khẩu cần thiết.
1.2 Kế toán hoạt động nhập khẩu
1.2.1 Các chứng từ sử dụng:
Một bộ hồ sơ nhập khẩu thường gồm có:
1 hóa đơn thương mại (commercial invoice) bản gốc, 1 hóa đơn thương mại bản photo (có sao y bản chính của công ty)
2 phiếu đóng gói (packing list)
1 vận đơn (bill of lading) bản gốc, 1 vận đơn bản photo (có sao y bản chính của công ty)
1 hợp đồng kinh tế sao y bản chính
1 giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O) để được hưởng thuế ưu đãi
1 bộ tờ khai hải quan (có thể kèm theo phụ lục tờ khai nếu cần)
Ngoài ra, bài viết có thể bao gồm các tài liệu quan trọng như tờ kê chi tiết (specification), hóa đơn bảo hiểm (insurance policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (insurance certificate), phụ lục tờ khai trị giá tính thuế và giấy giới thiệu.
Sau đây là nội dung chi tiết của một số loại giấy tờ:
Hóa đơn thương mại có nội dung và ý nghĩa tương tự như hóa đơn giá trị gia tăng, bao gồm thông tin về người mua, người bán, nội dung, đơn giá và tổng giá trị hàng hóa Đây là căn cứ quan trọng cho hải quan trong việc kiểm tra hàng nhập khẩu và là chứng từ ghi sổ cho nhân viên kế toán Hóa đơn thường được lập nhiều bản và phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.
- Phiếu đóng gói: Là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, conteno,…)
Vận đơn, hay hóa đơn vận tải, là tài liệu do công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế cấp cho công ty phát hành, với nội dung được viết bằng tiếng Anh Vận đơn bao gồm danh sách hàng hóa được vận chuyển, thông tin về nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, và địa chỉ giao hàng.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là tài liệu quan trọng do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền, thường là Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), cấp nhằm xác nhận nguồn gốc sản xuất hoặc khai thác hàng hóa Giấy này bao gồm thông tin như tên và địa chỉ của người mua và người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, cùng với lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác và xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền.
Tờ khai hải quan là văn bản quan trọng mà đơn vị nhập khẩu phải trình bày cho cơ quan hải quan trước khi hàng hóa được nhập khẩu vào lãnh thổ quốc gia Tờ khai này cần có sự xác nhận từ cục hải quan tại cửa khẩu nơi hàng hóa nhập vào Nội dung trên tờ khai bao gồm thông tin về tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, số hóa đơn thương mại, vận tải đơn, phương tiện vận tải, điều kiện giao hàng, đồng tiền và phương thức thanh toán Ngoài ra, tờ khai còn thể hiện chi tiết về hàng hóa nhập khẩu, giá trị hàng hóa, cũng như các loại thuế như thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng.
1.2.2 Các tài khoản sử dụng
Tài khoản hạch toán cho hàng hóa nhập khẩu được quy định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, trong đó các tài khoản chính bao gồm: tài khoản chi phí hàng hóa, tài khoản hàng tồn kho và tài khoản thanh toán Việc áp dụng đúng các tài khoản này giúp quản lý và theo dõi hiệu quả các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hàng hóa nhập khẩu.
TK 111: Tiền mặt, phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của công ty
TK 112 là tài khoản phản ánh số dư và biến động của các khoản tiền gửi ngân hàng của công ty Hạch toán trên tài khoản này dựa vào các giấy báo nợ, bảng kê của ngân hàng và các chứng từ gốc như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, và séc chuyển khoản.
TK 151 phản ánh giá trị hàng hóa thuộc sở hữu của doanh nghiệp đang trong quá trình vận chuyển về kho Hàng hóa có thể đã về đến kho nhưng chưa hoàn tất thủ tục nhập kho.
TK 156: Hàng hóa, phản ánh giá trị hàng hóa hiện có của công ty
TK 244 phản ánh giá trị tiền mà doanh nghiệp nhập khẩu đã ký quỹ tại ngân hàng, nhằm đảm bảo thanh toán theo hợp đồng L/C Các hình thức cầm cố, thế chấp, ký quỹ và ký cược đều liên quan đến việc bảo đảm tài chính cho giao dịch nhập khẩu.
TK 331 phản ánh giá trị khoản nợ đối với nhà cung cấp của doanh nghiệp, thể hiện số tiền phải trả cho người bán Đơn vị tính của khoản nợ này là Việt Nam đồng, bất kể khách hàng là nước ngoài hay trong nước.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
TK 3331: Doanh nghiệp có thể phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) hàng nhập tại cửa khẩu Số thuế GTGT này sẽ được xem là thuế GTGT đầu vào, được sử dụng để tính số thuế GTGT phải nộp cho cơ quan thuế.
TK 3333 là thuế xuất, nhập khẩu, phản ánh giá trị thuế mà doanh nghiệp cần nộp tại cửa khẩu để hoàn tất thủ tục nhập khẩu Thuế nhập khẩu này sẽ được cộng vào giá gốc của hàng hóa khi nhập khẩu.
TK 413 phản ánh chênh lệch tỷ giá hối đoái từ việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính Sự chênh lệch này là kết quả của biến động tỷ giá hối đoái và có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
TK 515 và TK 625 thể hiện doanh thu và chi phí tài chính, phản ánh thu nhập hoặc chi phí phát sinh từ giao dịch ngoại tệ do chênh lệch tỷ giá.
1.2.3.1 Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa đối với doanh nghiệp thực hiện kê khai thường xuyên a, Nhập khẩu trực tiếp
Sơ đồ1.1: Sơ đồ hạch toán kế toán nhập khẩu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
(1) Chuyển tiền ký quỹ mở L/C
(2) Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
(3) Thuế nhập khẩu phải nộp
(4) Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp
(5) Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu
(6) Nhập kho hàng nhập khẩu
(7) Chi phí thu mua hàng nhập khẩu b, Nhập khẩu ủy thác
Tại bên nhận ủy thác nhập khẩu
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán hoạt động nhập khẩu ủy thác tại bên nhận nhập khẩu ủy thác
(1) Nhận tiền do bên giao ủy thác nhập khẩu chuyển đến để mở L/C
(2) Chuyển tiền ký quỹ mở L/C
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
(3) Nhận được giấy báo có của ngân hàng mở L/C về số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp
(4) Đơn vị ủy thác ủy chuyển tiền nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu
(5) Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu
(6) Chi phí phát sinh khi thực hiện nhập khẩu
(7) Các chi phí do đơn vị chịu
(8) Thanh toán với bên giao ủy thác
(9) Hoa hồng ủy thác nhập khẩu
Tại bên giao ủy thác nhập khẩu
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán hoạt động nhập khẩu ủy thác tại bên giao nhập khẩu ủy thác
(1) Chuyển tiền để đơn vị nhận nhập khẩu ủy thác mở L/C
(2) Đơn vị giao ủy thác chuyển tiền cho đơn vị nhận ủy thác nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu
(3) Nhập kho hàng hóa do đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu chuyển trả
(4) Nhận được thông báo hải quan về thuế GTGT hàng nhập khẩu do bên nhận ủy thác nộp hộ
(5) Nhận được chứng từ về việc bên nhận ủy thác nhập khẩu đã nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và thuế nhập khẩu
(6) Chi phí tiếp nhận hàng hóa
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
(7) Chi phí hoa hồng ủy thác
1.2.3.2 Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa đối với doanh nghiệp thực hiện kiểm kê định kỳ
+ Đầu kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại, chưa tiêu thụ:
Nợ TK611 Trị giá thực tế của hàng hoá chưa tiêu thụ đầu kỳ
Có TK156 Trị giá hàng hoá tồn kho, tồn quầy đầu kỳ
Có TK157 Trị giá vốn hàng đang gửi bán, ký gửi đại lý đầu kỳ
Có TK151 Trị giá hàng mua đang đi đường đầu kỳ
Có TK153 Trị giá bao bì đi kèm tính tương ứng với số hàng hoá chưa tiêu thụ đầu kỳ + Bút toán ký quỹ mở L/C
Nợ TK 635 Lỗ tỷ giá
Nợ TK 244 Giá trị VNĐ của ngoại tệ ký quỹ theo tỷ giá tại ngày giao dịch
Có TK 1122 Giá trị VNĐ của ngoại tệ ký quỹ theo tỷ giá bình quân xuất quỹ
Có TK 515 Lãi tỷ giá
+ Hàng về tới cảng làm thủ tục hải quan và tiến hành nhập kho hàng hóa, kế toán phản ánh giá thực tế của hàng hoá mua vào:
Nợ TK 611 Giá mua hàng hóa nhập kho
Có TK 331 Tổng giá thanh toán
Có TK 33331 Thuế nhập khẩu hàng hóa
+ Bút toán phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 13312 Phần thuế GTGT hàng nhập khẩu
Có TK 33312 Phần thuế GTGT hàng nhập khẩu
+ Khi nộp các loại thuế kế toán phản ánh:
Nợ TK 33331 Phần thuế nhập khẩu phải nộp
Nợ TK 33312 Phần thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp
Có TK 111,112 Tổng số tiền thuế phải nộp
+ Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trính nhập khẩu hàng hóa:
Nợ TK611 Chi phí thu mua hàng hoá
Nợ TK133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK111, 112, 311, 338 : Tổng chi phí thu mua thực tế phát sinh đơn vị đã thanh toán hoặc phải thanh toán
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
+ Bút toán thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu:
Nợ TK 635 Lỗ tỷ giá
Nợ TK 331 Tổng giá thanh toán
Có TK 244 Giá trị VNĐ của ngoại tệ ký quỹ theo tỷ giá ngày giao dịch
Có 1122 Giá trị VNĐ của số tiền phải thanh toán theo tỷ giá bình quân xuất quỹ
+ Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán xác định trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ:
Nợ TK156 Trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ
Nợ TK157 Trị giá vốn hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý được xác định chưa tiêu thụ cuối kỳ
Nợ TK151 Trị giá hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho vào cuối kỳ
Có TK611 Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ vào cuối kỳ
+ Từ đó, xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ
Nợ TK632 Trị giá vốn hàng xuất trong kỳ
Có TK611 Trị giá hàng xuất trong kỳ
1.2.3.2 Hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư gốc ngoại tệ
Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định nguyên tắc kế toán chênh lệch tỷ giá như sau:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG
Khái quát chung về công ty TNHH IPC
Công ty TNHH IPC, được thành lập theo Giấy chứng nhận kinh doanh số 0102000435 vào ngày 28 tháng 4 năm 2000 và đã đăng ký thay đổi lần thứ 9 vào ngày 25 tháng 4 năm 2008, có vốn điều lệ 40 tỷ đồng Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại A18, phố Hoàng Ngân, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội Ngành nghề kinh doanh của công ty được ghi nhận trong bản đăng ký kinh doanh.
- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là hàng cơ khí, điện máy, điện lạnh, điện gia dụng, máy nông nghiệp, công nghiệp);
- Đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hóa – môi giới thương mại;
- Sản xuất hàng cơ khí tiêu dùng;
- Buôn bán vật tư, thiết bị điện tử, thiết bị viễn thông;
- Buôn bán cho thuê các loại phương tiện bốc xếp vận tải đường bộ và máy móc thiết bị xây dựng công trình;
- Buôn bán và cho thuê xe ô tô tải và xe ô tô du lịch (cũ và mới);
- Dịch vụ bốc xếp vận tải hàng hóa;
- Dịch vụ vận chuyển hành khách;
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, điện, viễn thông;
- Dịch vụ cho thuê kho bãi, nhà xưởng, san lấp mặt bằng;
- Môi giới và kinh doanh bất động sản;
- Sản xuất, gia công sản phẩm sắt thép cơ khí, kết cấu thép, khung nhà thép;
- Thi công lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy và camera giám sát b, Đặc điểm kinh doanh của công ty
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Công ty TNHH IPC chuyên cung cấp các tư liệu sản xuất và tiêu dùng, trong đó thép là sản phẩm chủ lực Danh mục hàng hóa của công ty bao gồm nhiều loại thép khác nhau, phục vụ nhu cầu đa dạng của thị trường.
- Thép cuộn cán nóng, cán nguội;
- Thép tấm, kiện cán nóng, cán nguội, chống trượt;
- Cán thép, dây thép c, Nhiệm vụ sản xuất của công ty
- Sản xuất, gia công sản phẩm thép cơ khí, kết cấu thép, khung nhà thép
Đại lý mua bán và ký gửi hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc môi giới thương mại cho các công ty Việt Nam, đặc biệt là những công ty không có đủ thẩm quyền và kinh nghiệm trong sản xuất và nhập khẩu hàng hóa trên thị trường toàn cầu.
- Dịch vụ bốc xếp vận tải hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH IPC chuyên nhập khẩu thép từ nhiều quốc gia như Nhật Bản, Đài Loan, Trung Quốc và Malaysia Sau khi nhập khẩu, công ty thực hiện cắt, sơ chế hoặc bán thẳng sản phẩm trên thị trường nội địa và xuất khẩu ra nước ngoài IPC phục vụ cả khách hàng lẻ và các dự án lớn nhỏ, với thị trường chủ yếu là các dự án trong nước.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH IPC)
Phó giám đốc Phó giám đốc
Bộ phận kinh doanh-dự án
Bộ phận Kế toán-Tài chính
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Công ty TNHH IPC được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến với một giám đốc và ba phó giám đốc Giám đốc là người đại diện cho cán bộ công nhân viên, có thẩm quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty Ba phó giám đốc hỗ trợ giám đốc và quản lý các phòng ban cụ thể: một phó giám đốc phụ trách tài chính, một phó giám đốc phụ trách kinh doanh xuất nhập khẩu, và một phó giám đốc phụ trách sản xuất và thông tin cơ sở.
Công ty bao gồm bốn bộ phận chính: bộ phận kế toán - tài chính, bộ phận kinh doanh - dự án, bộ phận mua hàng và bộ phận xưởng sản xuất, tất cả đều hoạt động tại Hải Phòng.
Bộ phận kế toán – tài chính bao gồm phòng kế toán và phòng tài chính, trong đó phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán theo quy định của Nhà nước Phòng này thực hiện chức năng giám sát, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý tài chính trước giám đốc và cơ quan cấp trên.
Phòng tài chính có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn vốn cho hoạt động của công ty, lập kế hoạch tài chính và giám sát việc thực hiện kế hoạch tài chính đó.
Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm tổng hợp, theo dõi và phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, đồng thời lập kế hoạch và đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác Để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, phòng kinh doanh của công ty được chia thành 5 nhóm chuyên biệt, mỗi nhóm đảm nhiệm các mặt hàng khác nhau.
+ Nhóm 1: Kinh doanh các mặt hàng dây cán thép
+ Nhóm 2: Kinh doanh thép cuộn và kiện cán nóng, thép xả bang
+ Nhóm 3: Kinh doanh thép ống phôi thép
+ Nhóm 4: Kinh doanh thép cuộn kiện cán nguội, thép tròn chế tạo
+ Nhóm 5: Đảm nhận nhiệm vụ nhập khẩu thép
Bộ phận mua hàng bao gồm phòng mua hàng nội địa, phòng nhập khẩu và phòng xuất khẩu, chuyên trách tìm kiếm nguồn hàng cho công ty Nhiệm vụ chính của bộ phận này là ký kết hợp đồng mua hàng và thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hóa.
Phân xưởng sản xuất đảm nhiệm việc thi công và sản xuất nguyên vật liệu đầu vào cho các sản phẩm thép hoàn chỉnh, đồng thời thực hiện kiểm tra và thử nghiệm chất lượng sản phẩm để đảm bảo tiêu chuẩn.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán của công ty TNHH IPC
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH IPC)
Bộ máy kế toán của công ty TNHH IPC được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, bao gồm cả tập trung và phân tán, với chi nhánh tại Hải Phòng Hóa đơn được in tại Hà Nội và sau đó chuyển đến các chi nhánh Các hóa đơn chứng từ phát sinh sẽ được chi nhánh gửi bản photo về văn phòng công ty tại Hà Nội để phòng kế toán thực hiện hạch toán và tổng hợp vào sổ sách, từ đó lập báo cáo hợp nhất Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong phòng kế toán được phân định rõ ràng.
Thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, bao gồm rút tiền từ tài khoản ngân hàng, gửi tiền vào tài khoản ngân hàng, thanh toán tạm ứng, thưởng và chi trả cho nhân viên Khi có giao dịch, thủ quỹ ghi chép vào sổ quỹ và yêu cầu người nhận và người trả tiền ký nhận Đối với các khoản thanh toán bên ngoài doanh nghiệp, cần photo chứng minh thư nhân dân để làm bằng chứng theo dõi.
Kế toán ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện giao dịch thanh toán qua ngân hàng và theo dõi tình hình số dư tài khoản Công việc này bao gồm việc nhập liệu các hóa đơn chứng từ đầu vào như tiền điện, tiền nước, phí ngân hàng và văn phòng phẩm, tất cả đều liên quan đến giao dịch thanh toán qua ngân hàng Đặc biệt, trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, kế toán ngân hàng cần chú ý đến sự thay đổi tỷ giá tại thời điểm thanh toán và vào cuối kỳ để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Kế toán ngân hàng Thủ quỹ
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
- Kế toán mua hàng: Dựa trên hóa đơn của đơn vị bán hàng, tiến hành nhập liệu vào phần mềm, theo dõi hạn thanh toán cho người bán
Kế toán bán hàng là quá trình quan trọng trong việc quản lý giao dịch với khách hàng Khi hàng hóa được chấp nhận bán, kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên, trong đó một liên được gửi cho khách hàng Đồng thời, kế toán cũng thực hiện nhập liệu để theo dõi việc mua hàng và quản lý công nợ từ khách hàng.
- Kế toán thuế: Dựa trên các chứng từ đầu ra, đầu vào để làm căn cứ kê khai thuế
Công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH IPC
2.2.1 Giới thiệu chung về hoạt động nhập khẩu hàng hóa tại công ty
Công ty TNHH IPC, nằm trong top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam, có hoạt động kinh doanh thép chiếm tỷ trọng lớn Công ty cung cấp nguồn hàng đa dạng, không chỉ từ các nhà sản xuất trong nước mà còn nhập khẩu từ các thị trường nước ngoài như Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc và Philippines Việc nhập khẩu chủ yếu từ các nước châu Á giúp giảm chi phí liên hệ, ký kết hợp đồng và vận chuyển Công ty chỉ hợp tác với các nhà cung cấp nước ngoài lớn, uy tín và sản phẩm chất lượng cao, bao gồm các đối tác như Hanwa Co., Ltd, DEAWOO International Corporation, CHUNGYIN Steel Ltd, MARUBENI - ITOCHU Steel và FORTUNE BEST CORP Co., Ltd.
Công ty HAOTIAN INTERNATIONAL, HONGKONG Grand International CO., Ltd thực hiện hoạt động nhập khẩu dưới hai hình thức: nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác cho các đơn vị khác Trung bình, công ty thực hiện hơn 15 nghiệp vụ nhập khẩu mỗi tháng, giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng hóa cho quá trình kinh doanh khi sản xuất trong nước chưa đủ Các mặt hàng chủ yếu nhập khẩu là những sản phẩm chưa được sản xuất trong nước và không chịu thuế nhập khẩu Hoạt động này không chỉ mở rộng số lượng bạn hàng mà còn làm tăng giao dịch ngoại tệ, thể hiện qua chênh lệch tỷ giá tăng trong năm qua Nhập khẩu là hoạt động thường xuyên và được thực hiện chuyên môn hóa bởi một bộ phận chuyên trách trong công ty.
Năm 2015, doanh nghiệp đã triển khai chiến lược mở rộng bằng cách thăm dò thị trường và thành lập thêm một chi nhánh trong nước tại Đà Nẵng cùng với một chi nhánh ở nước ngoài.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp tại Ma-lay-si-a, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty Hoạt động này không chỉ tăng cường hiệu quả kinh doanh mà còn giúp việc nhập khẩu hàng hóa trở nên thuận lợi hơn.
2.2.2 Kế toán hoạt động nhập khẩu
2.2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng a, Chứng từ
Công ty TNHH IPC hiện đang áp dụng hệ thống chứng từ theo thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 Đặc thù trong hoạt động xuất nhập khẩu đã dẫn đến việc công ty thiết kế các mẫu chứng từ riêng, nhằm tối ưu hóa quy trình ghi chép và quản lý.
Cụ thể, hệ thống chứng từ có liên quan đến hoạt động nhập khẩu mà công ty sử dụng bao gồm:
- Bộ chứng từ nhập khẩu: Vận đơn, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, hợp đồng kinh tế, tờ khai hải quan, giấy giới thiệu,…
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Ủy nhiệm chi, phiếu báo nợ, phiếu báo có
- Các chứng từ có liên quan khác b, Tài khoản
Hệ thống tài khoản công ty sử dụng áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Một số tài khoản mà công ty thường xuyên sử dụng như: TK 111,
TK 112, TK 133, TK 141, TK 152, TK 156, TK 244, TK 331, TK 333, TK 515, TK 635,…
Trong đó công ty TNHH IPC sử dụng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp 3 cấp
Bốn phương pháp phù hợp giúp theo dõi và phản ánh chính xác các đối tượng cụ thể, đảm bảo quản lý hiệu quả hoạt động của từng phòng nghiệp vụ và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Chúng cũng tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc ghi chép đơn giản và rõ ràng hơn, đồng thời nâng cao tính thuyết phục Việc này giảm tải khối lượng công việc kế toán và hạn chế nhầm lẫn trong ghi chép, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho quá trình kiểm tra và đối chiếu.
2.2.2.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Kế toán mua hàng Kế toán thuế Kế toán ngân hàng
Tờ khai thuế GTGT Ủy nhiệm chi
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Phòng xuất nhập khẩu thực hiện giao dịch với khách hàng để ký hợp đồng và làm thủ tục nhập khẩu dưới sự giám sát của giám đốc Sau khi hoàn tất quy trình nhập khẩu, các chứng từ liên quan như hợp đồng thương mại, tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại và hóa đơn vận chuyển biển quốc tế sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để thực hiện hạch toán, đồng thời một bản photo sẽ được lưu giữ tại phòng nhập khẩu.
Hàng hóa nhập khẩu sẽ được thủ kho thực hiện thủ tục nhập kho, kiểm đếm và ký nhận, lập phiếu nhập kho với chữ ký của người giao hàng và thủ kho, trong đó một liên sẽ được chuyển cho phòng kế toán Tại phòng kế toán, thủ quỹ sẽ đối chiếu số liệu thực nhập với tờ khai hải quan mà không kiểm tra hóa đơn và hợp đồng thương mại, điều này có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa nhập về nhiều hơn hoặc thiếu hụt so với hợp đồng, hoặc bị biển thủ trong quá trình vận chuyển mà thủ kho không phát hiện Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoạt động kinh doanh và gây mất mát tài sản cho doanh nghiệp.
Tại phòng kế toán, kế toán mua hàng nhập nội dung phiếu nhập hàng vào phần mềm kế toán, hạch toán tài khoản 156 hoặc 152 tùy theo loại hàng nhập khẩu, thường là nợ 1561, có 331 Việc nhập liệu hàng hóa chỉ được thực hiện khi hàng đã về kho đầy đủ, không ghi nhận trên tài khoản 151 trong thời gian vận chuyển Kế toán cũng photo chứng từ nhập khẩu kèm theo phiếu nhập hàng để làm căn cứ đối chiếu sau này, trong khi bản gốc chứng từ sẽ được lưu trữ riêng.
Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, các chi phí phát sinh như phí L/C, phí cân hàng, phí bốc dỡ, phí bốc xếp bãi, phí lưu kho, thuế nhập khẩu và phí D/O sẽ được nhân viên nhận hàng thanh toán bằng tiền tạm ứng hoặc tiền cá nhân Sau khi trở về công ty, nhân viên cần viết phiếu yêu cầu thanh toán kèm theo hóa đơn và nộp cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt Tiếp theo, thủ quỹ sẽ thực hiện thanh toán, ghi chép chi tiết vào sổ quỹ bao gồm ngày tháng, nội dung chi tiền, người nhận và số tiền, đồng thời yêu cầu nhân viên ký nhận vào sổ quỹ.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Khi nhận chứng từ nhập khẩu, kế toán thuế sẽ tiến hành hạch toán thuế nhập khẩu và kê khai thuế GTGT hàng nhập khẩu vào thuế GTGT đầu vào trong tháng Vào đầu tháng sau, kế toán thuế sẽ thực hiện kê khai thuế GTGT tháng trên phần mềm kê khai thuế.
Kế toán ngân hàng thực hiện ủy nhiệm chi khi phòng nhập khẩu yêu cầu để nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT Dựa trên tờ khai thuế GTGT, kế toán lập ủy nhiệm chi với số tiền cần nộp và chuyển khoản tới ngân hàng để hoàn tất nghĩa vụ thuế.
2.2.2.3 Phương pháp hạch toán kế toán hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH IPC a, Cách hạch toán giá gốc của hàng nhập khẩu
Kế toán công ty ghi nhận giá gốc hàng hóa nhập khẩu, bao gồm thuế nhập khẩu, vào tài khoản 1561 Hàng hóa chỉ được hạch toán vào tài khoản này khi đã về kho, không ghi nhận trong quá trình vận chuyển Các chi phí phát sinh liên quan đến mua hàng như xăng dầu, phí cân, phí cẩu sẽ được tập hợp và hạch toán vào tài khoản 1562, sau đó phân bổ vào giá vốn hàng bán 632 khi xuất bán Nhân viên thực hiện nhập khẩu sẽ tập hợp và thanh toán các chi phí này bằng tiền tạm ứng, tiền mặt hoặc chuyển khoản, sau đó công ty sẽ thanh toán sau Cách hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái và đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ kế toán cũng cần được thực hiện đúng quy định.
Hình thức thanh toán bằng L/C yêu cầu công ty ký quỹ tiền gửi ngân hàng Nhân viên kế toán ngân hàng sẽ kiểm tra số dư ngoại tệ trong tài khoản của công ty; nếu đủ, sẽ tiến hành ký quỹ, còn nếu thiếu, kế toán sẽ thông báo cho kế toán trưởng và thực hiện trích tiền gửi bằng Việt Nam đồng để mua thêm ngoại tệ.
Nợ 635 Phần lỗ tỷ giá
Nợ TK 244 Giá trị theo VNĐ của ngoại tệ theo tỷ giá ngoại tệ tại ngày giao dịch
Có TK 1122 Giá trị theo VNĐ của ngoại tệ theo tỷ giá ngoại tệ bình quân
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Có 515 Phần lãi tỷ giá
Khi công ty thanh toán cho nhà cung cấp, công ty sẽ tiến hành trích tiền gửi Việt Nam đồng để mua ngoại tệ
Khi thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài bằng ngoại tệ, kế toán hạch toán tài khoản 331 theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch Sau khi hàng hóa được nhập về kho, tài khoản 131 sẽ đối ứng với tài khoản 1561, thể hiện giá trị hàng hóa nhập khẩu theo tỷ giá ghi trên tờ khai hải quan.
Tài khoản 1122 hạch toán theo tỷ giá bình quân xuất quỹ tại ngày phát sinh nghiệp vụ
Đánh giá thực trạng công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa của công ty
Công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH IPC đã tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán hiện hành, đảm bảo các nguyên tắc cơ bản như cơ sở dồn tích, hoạt động liên tục, giá gốc, nhất quán, thận trọng và trọng yếu Thông tin và số liệu kế toán liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu cũng như các nghiệp vụ khác được ghi chép và báo cáo một cách đầy đủ, khách quan, phản ánh chính xác thực trạng và bản chất của các giao dịch kinh tế, không bị xuyên tạc Ngoài ra, thông tin được ghi chép kịp thời và trình bày rõ ràng trong các báo cáo tài chính của công ty.
2.3.2.1 Về cách vận dụng chế độ kế toán
Hệ thống chứng từ của công ty được tổ chức một cách nhất quán và tuân thủ quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ liên quan đến hoạt động nhập khẩu như hợp đồng L/C, phiếu nhập hàng, phiếu chi, ủy nhiệm chi, và hợp đồng mua ngoại tệ đều được ghi chép đầy đủ, chính xác, và có đủ chữ ký cùng dấu của người có thẩm quyền và các bên liên quan.
Tại công ty TNHH IPC, chứng từ đã nhập liệu được đánh dấu và lưu trữ riêng biệt với chứng từ chưa nhập liệu, đảm bảo không bị sót hay mất mát Việc lưu trữ được thực hiện cẩn thận, khoa học và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, đặc biệt là đối với hóa đơn thương mại của hàng hóa nhập khẩu và tờ khai hải quan Sau khi kế toán hoàn tất việc nhập liệu, chứng từ sẽ được đánh dấu bằng bút chì và lưu trữ theo từng bộ chứng từ theo nghiệp vụ, cùng với phiếu nhập hàng, sau đó sắp xếp theo số chứng từ để dễ dàng quản lý.
Quá trình tổ chức và luân chuyển chứng từ của công ty được thực hiện một cách hợp lý và hợp lệ, bao gồm các giai đoạn cơ bản như lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, sử dụng chứng từ, và lưu trữ để sử dụng lại khi cần thiết Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý chứng từ.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp về chứng từ kế toán, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức chứng từ kế toán đúng nguyên tắc Chứng từ kế toán không chỉ là căn cứ để ghi sổ kế toán mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc kiểm tra, thanh tra và xử lý các sai phạm nếu có.
Hệ thống tài khoản mà công ty áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính rất chi tiết và khoa học, phù hợp với điều kiện hoạt động của công ty Các tài khoản cấp 1, cấp 2 được phân chia rõ ràng theo tiểu khoản cấp 3, cấp 4 và cấp 5, giúp việc theo dõi, hạch toán và kiểm tra trở nên dễ dàng và chính xác Hệ thống này không chỉ đáp ứng yêu cầu quản lý mà còn cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định, chẳng hạn như xác định thời điểm thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài để đảm bảo lợi ích tối ưu cho công ty.
Việc phân chia các tài khoản thành tiểu khoản một cách khoa học không chỉ nâng cao độ chính xác trong hạch toán và theo dõi, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và phát hiện sai sót.
Ví dụ tài khoản 156 được chia thành 2 tài khoản cấp 2 là:
+ 1561: Giá mua hàng hóa, tài khoản này lại được chi tiết thành các tiểu khoản:
* 1561.11 Giá mua hàng hóa của phòng xuất nhập khẩu 1
* 1561.12 Giá mua hàng hóa của phòng xuất nhập khẩu 2
+ 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
Hệ thống sổ sách chứng từ của công ty được thiết kế phù hợp với đặc điểm kế toán, sử dụng hình thức kế toán máy đơn giản, dễ sử dụng Điều này đảm bảo thông tin trung thực, kịp thời, đồng thời tránh ghi chép trùng lặp và hạn chế sai sót trong chuyển số liệu Việc lập sổ sách kế toán và báo cáo tài chính được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm khối lượng công việc cho nhân viên Ngoài ra, phần mềm lưu trữ và truy xuất dữ liệu mang lại sự thuận tiện và khoa học.
Các báo cáo kế toán, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính, cần được lập đầy đủ và chính xác theo quy định của Bộ Tài chính Đồng thời, các báo cáo này phải được nộp đúng thời hạn cho cơ quan thuế.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
2.3.2.2 Về tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của công ty TNHH IPC được tổ chức hợp lý theo mô hình trực tuyến, với mỗi phòng ban đảm nhiệm nhiệm vụ cụ thể từ ban giám đốc Các phòng ban phân công công việc cho từng nhân viên dựa trên trình độ và năng lực, tạo sự chuyên môn hóa trong công việc Mối quan hệ chặt chẽ giữa ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng giúp duy trì sự thống nhất trong bộ máy quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc.
Tất cả nhân viên tại công ty đều có trình độ đại học trở lên và thể hiện thái độ làm việc nghiêm túc, năng động, sáng tạo, cùng đam mê công việc Quy trình tuyển dụng của công ty được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo chất lượng cao Công ty cung cấp chế độ đãi ngộ hợp lý và công bằng, tạo điều kiện cho nhiều nhân viên kỳ cựu với kinh nghiệm phong phú và lòng trung thành với tổ chức.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên nhập khẩu hàng hóa dày dạn kinh nghiệm và thành thạo ngoại ngữ, đảm nhận vai trò quan trọng trong việc giao dịch và đàm phán với khách hàng về hợp đồng, đơn đặt hàng, phương thức giao hàng và giá cả Nhờ vào sự chuyên môn hóa trong nghiệp vụ nhập khẩu, các giao dịch diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, giảm thiểu rủi ro và tranh chấp, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác thương mại.
2.3.2.3 Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý, với nhân viên được phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực chuyên môn của họ Đội ngũ kế toán không chỉ có trình độ chuyên môn vững vàng mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, thường xuyên cập nhật các chuẩn mực và quy định kế toán mới nhất.
Kế toán trưởng công ty TNHH IPC thường xuyên kiểm tra và giám sát nhân viên, đồng thời đôn đốc họ trong công việc Khi gặp các nghiệp vụ phức tạp, kế toán trưởng sẽ công khai và rõ ràng cách thức xử lý để tránh sai sót, đảm bảo kết quả công việc không bị ảnh hưởng Nhờ đó, công tác kế toán tại công ty được thực hiện chính xác và hiệu quả, với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
2.3.3.1 Về hệ thống luân chuyển chứng từ và quá trình nhập liệu
Quá trình luân chuyển chứng từ trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty rất quan trọng, nhưng cũng gặp nhiều khó khăn do số lượng chứng từ lớn Ngoài các chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, công ty còn sử dụng các mẫu chứng từ riêng để phục vụ cho công tác kế toán Tuy nhiên, trong quá trình này, có thể xảy ra sai sót, chẳng hạn như hợp đồng nhập khẩu không được luân chuyển cùng với bộ chứng từ liên quan Khi hàng hóa về kho, thủ kho chỉ kiểm tra số lượng thực tế mà không đối chiếu với hợp đồng ký kết, dẫn đến khả năng không chính xác trong việc kiểm soát hàng hóa.
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH IPC
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa tại đơn vị
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế và doanh nghiệp, yêu cầu phải cải thiện liên tục để phù hợp với nền kinh tế toàn cầu Quá trình toàn cầu hóa đã thúc đẩy sự hội nhập trong lĩnh vực kế toán, đặc biệt là sau các cải cách từ năm 1988 Hệ thống kế toán Việt Nam đã từng bước điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường và tiếp cận các chuẩn mực quốc tế Hiện nay, Việt Nam đã xây dựng một khuôn khổ pháp lý vững chắc cho kế toán, với luật kế toán là trọng tâm.
Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam đã làm cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, trở nên sôi động và đa dạng hơn Sự phát triển này đã dẫn đến nhiều nghiệp vụ mới trong giao dịch mua bán và thanh toán Do đó, kế toán trong lĩnh vực mua bán hàng hóa, đặc biệt là hàng nhập khẩu, cần phải phản ánh chính xác bản chất và đặc trưng của các giao dịch Điều này yêu cầu kế toán phải không ngừng hoàn thiện để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hệ thống trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế.
Quá trình ban hành luật kế toán tại Việt Nam đã dẫn đến việc công bố nhiều chuẩn mực kế toán, thông tư và nghị định, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong lịch sử kế toán nước nhà Mặc dù chuẩn mực kế toán Việt Nam tương đối phù hợp với các chuẩn mực quốc tế và điều kiện trong nước, nhưng do đặc thù phát triển kinh tế theo định hướng xã hội chủ nghĩa, một số vấn đề thực tiễn có thể chưa được tính đến đầy đủ.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Việc áp dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là làm theo quy trình mà còn yêu cầu sự sáng tạo để phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh Chất lượng công tác kế toán tại mỗi doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán, đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa, nơi có nhiều đặc điểm và vấn đề cần được chú ý.
Việc hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nhập khẩu hàng hóa, là vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty
3.2.1 Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ và quá trình nhập liệu
Quá trình luân chuyển chứng từ cần được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ, bắt đầu từ việc đưa hợp đồng nhập khẩu vào quy trình này ngay từ khâu nhập kho hàng hóa Khi hàng hóa hoàn tất thủ tục thông quan và được đưa về kho, thủ kho phải kiểm đếm và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng ghi trên hợp đồng, tờ khai hải quan và hóa đơn thương mại để phát hiện sự mất mát trong quá trình vận chuyển Phiếu nhập kho phải có chữ ký xác nhận của người vận chuyển, bao gồm hai liên: một liên lưu tại bộ phận kho và một liên chuyển cho bộ phận kế toán để thực hiện hạch toán Kế toán sẽ nhập liệu các nghiệp vụ nhập khẩu dựa trên bộ chứng từ đầy đủ, bao gồm hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, vận đơn, phiếu đóng gói, hợp đồng thương mại và phiếu nhập kho có chữ ký xác nhận.
Trong trường hợp hàng nhập khẩu đã hoàn tất thủ tục hải quan và được giao ngay cho khách hàng tại cảng, công ty có thể sử dụng chứng từ “Phiếu giao hàng chuyển thẳng” để phản ánh chính xác bản chất của giao dịch Xu hướng giao hàng ngay tại cảng ngày càng phổ biến, giúp công ty nhập khẩu tiết kiệm chi phí vận chuyển và lưu kho, đồng thời giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Phiếu giao hàng chuyển thẳng có thể được lâp theo mẫu sau:
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp Đơn vị: CÔNG TY TNHH IPC Địa chỉ: A18 – NV- Hoàng Ngân – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội
PHIẾU GIAO HÀNG CHUYỂN THẲNG
Ngày: Tháng: Năm: Đơn vị bán hàng … ……… Địa chỉ …………
Họ tên người giao hàng ……… Đơn vị mua hàng ……… Địa chỉ ……… …………
Họ tên người nhận hàng ………
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất
Mã số Đvị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Người lập phiếu Người nhận hàng Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
Quá trình nhập liệu trong kế toán nhập khẩu của công ty có thể được thực hiện theo hình thức nhập liệu theo lô thay vì thời gian thực Nhân viên kế toán sẽ cộng trước một nhóm hóa đơn để có số tổng kiểm soát, sau đó nhập liệu vào hệ thống phần mềm và so sánh với số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác Phương pháp này không chỉ đơn giản mà còn khoa học, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra từng hóa đơn và nâng cao độ chính xác trong việc nhập liệu Ngay sau khi hoàn thành, kế toán có thể đối chiếu số tổng kiểm soát để xác định tính đúng đắn của dữ liệu đã nhập.
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán Đối với các loại hàng hóa nhập khẩu đang trên quá trình vận chuyển về kho, công ty nên sử dụng tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi đường” để hạch toán hàng hóa nhập khẩu thay vì chỉ ghi nhận hàng hóa khi đã về kho Tài khoản này tương đối quan trọng đối với các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa vì hàng hóa được chuyển giao cho công ty tại cảng (đối với điều kiện giao hàng CIF), thậm chí là chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa khi bắt đầu vận chuyển từ nước xuất khầu (đối với điều kiện giao hàng FOB) Quá trình vận chuyển hàng hóa về tới kho của công ty là tương đối lâu Để theo dõi một cách chính xác nhất đối với tài sản của công ty thì kế toán cần sử dụng thêm tài khoản 151 Khi hàng đã được làm thủ tục nhập kho xong, trong quá trình vận chuyển về kho, dựa trên hợp đồng kế toán nên thực hiện hạch toán bút toán:
Khi hàng hóa nhập kho xong, kế toán sẽ đối chiếu giữa số thực nhập với số liệu đã được ghi nhận và có những điều chỉnh thích hợp
Việc sử dụng tài khoản này giúp kế toán theo dõi chính xác hàng tồn kho của doanh nghiệp và hàng hóa đang trên đường về nhập kho, phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ Điều này đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa đi đường chưa về nhập kho.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp nhấn mạnh rằng việc phản ánh trên tài khoản 151 sẽ giúp kế toán theo dõi hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển và ngăn chặn tình trạng mất mát, thiếu hụt hoặc thông tin bị sai lệch.
3.2.3 Hoàn thiện về công tác kế toán quản trị
Công ty cần chú trọng đến kế toán quản trị vì đây là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị hoạch định và thực hiện chiến lược hiệu quả Nhiệm vụ của kế toán quản trị bao gồm cung cấp thông tin kịp thời về quản lý chi phí cho từng công việc, bộ phận, dự án và sản phẩm; hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định thông qua các thông tin về thực hiện, định mức và đơn giá; đảm bảo thông tin chi tiết hơn so với báo cáo tài chính; và thiết lập nguyên tắc để so sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị cũng như giữa các thời kỳ hoạt động và giữa dự toán với thực hiện.
Công ty cần bổ sung một nhân viên kế toán quản trị để phân tích các chỉ tiêu chi phí, doanh thu và lợi nhuận, đặc biệt trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa Việc này giúp nhà quản trị đánh giá chính xác nguồn lực hiện có và hoạch định chiến lược, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp cho từng hoạt động kinh doanh.
Công tác kế toán quản trị cần được thực hiện nghiêm túc, chính xác và kịp thời, dựa trên các ghi chép ban đầu tại phòng kế toán để lập các báo cáo phản ánh chi phí, doanh thu và lợi nhuận từ các hợp đồng nhập khẩu Doanh nghiệp có thể bổ sung các báo cáo quản trị như báo cáo kết quả hoạt động nhập khẩu, báo cáo chi tiết hàng hóa nhập khẩu và báo cáo nghiệp vụ ngoại tệ, tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể Qua việc xử lý và phân tích, kế toán quản trị sẽ đánh giá tình hình nhập khẩu của doanh nghiệp, xác định mặt hàng có lợi nhất, tiềm năng và chi phí cao nhất, cũng như đánh giá uy tín của khách hàng và nhà cung cấp Từ đó, các ý kiến đưa ra sẽ hỗ trợ nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, bao gồm lựa chọn đối tác, giá cả thị trường và mặt hàng nhập khẩu cụ thể.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp
3.2.4 Hoàn thiện phần mềm kế toán sử dụng
Công ty cần nâng cấp hệ thống máy tính bằng phần mềm diệt virus hiệu quả và thực hiện quét virus thường xuyên, đặc biệt là ở phòng kế toán nơi lưu trữ dữ liệu tài chính quan trọng Mỗi nhân viên kế toán nên được cấp tên đăng nhập và mật khẩu riêng để tăng cường bảo mật, đồng thời cần bảo vệ mật khẩu của mình để đảm bảo an toàn cho hệ thống Công ty cũng nên yêu cầu nhà cung cấp phần mềm thường xuyên cập nhật theo chế độ kế toán hiện hành và thông báo lỗi cho bộ phận bảo hành để sửa chữa kịp thời Ngoài ra, việc lập trình thêm chức năng báo cáo dấu vết cho phần mềm kế toán sẽ giúp theo dõi các hoạt động sửa chữa hoặc xóa dữ liệu, chỉ cho phép kế toán trưởng xem báo cáo này, từ đó ngăn chặn việc sửa đổi, sai lệch dữ liệu nhằm mục đích biển thủ tài sản.
3.2.5 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán
Tại công ty TNHH IPC, nghiệp vụ kế toán nhập khẩu khá phức tạp, thường yêu cầu nhiều kế toán viên tham gia vào các công đoạn khác nhau Để tối ưu hóa quy trình, công ty nên chỉ định một nhân viên phụ trách toàn bộ hạch toán hàng hóa nhập khẩu, bao gồm cả giá hàng và các chi phí liên quan Việc này giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về các chi phí phát sinh từ lô hàng nhập khẩu, từ đó phân chia chi phí một cách chính xác và hợp lý hơn.
3.2.6 Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên kế toán
Con người đóng vai trò then chốt trong sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp Đào tạo nhân viên kế toán để họ trở nên năng động, đam mê và có trình độ chuyên môn cao là cần thiết Họ cũng cần có khả năng thích ứng với sự thay đổi của công nghệ Bên cạnh đó, các chế độ và chuẩn mực kế toán cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với biến động của nền kinh tế.
Phạm Thị Hải Yến, sinh viên K15KTB, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đào tạo nhân sự kế toán để đảm bảo sự phù hợp với thị trường và các chuẩn mực quốc tế Hoạt động này không chỉ là cần thiết mà còn phải được thực hiện thường xuyên để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong lĩnh vực kế toán.
Có nhiều biện pháp để công ty có thể nâng cao trình độ của nhân viên kế toán như:
Công ty khuyến khích nhân viên kế toán nâng cao kỹ năng tin học và ngoại ngữ để tự tin sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin, từ đó giảm thiểu lỗi trong quá trình làm việc và bảo đảm hiệu quả công việc chung.
Đăng ký các lớp và khóa học cập nhật nghiệp vụ cho kế toán trong công ty không chỉ tạo điều kiện cho nhân viên tham gia, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Kiến nghị các điều kiện để thực hiện giải pháp
3.3.1 Kiến nghị đối với Nhà nước
Khi toàn cầu hóa ngày càng mạnh mẽ, chính phủ đã áp dụng các chính sách mới nhằm hội nhập quốc tế, khuyến khích xuất khẩu và giảm nhập khẩu, đặc biệt là đối với hàng hóa có thể sản xuất trong nước và hàng xa xỉ Hoạt động này chịu sự quản lý của nhà nước thông qua các chính sách về thuế, hải quan, lãi suất và tỷ giá ngoại tệ Tình hình kinh tế khó khăn đã ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập khẩu, trong khi sức ép cạnh tranh ngày càng gia tăng Do đó, các doanh nghiệp nhập khẩu rất cần sự hỗ trợ từ Nhà nước để có một môi trường pháp lý và chính sách kinh tế phù hợp hơn.
Hiện nay, thủ tục hành chính trong nhập khẩu hàng hóa còn phức tạp, bao gồm xin giấy phép nhập khẩu, thủ tục hải quan và thuế Một số cán bộ hải quan và thuế chưa thực hiện đúng trách nhiệm, gây khó khăn và phát sinh chi phí cho doanh nghiệp Do đó, cần thiết phải cải cách thủ tục hành chính và nâng cao trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp về nghiệp vụ cho cán bộ, nhấn mạnh rằng việc tối ưu hóa quy trình nhập khẩu là rất quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện hoạt động nhập khẩu một cách nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.
3.3.2 Kiến nghị với Bộ Tài chính
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập và phát triển, Bộ Tài chính đang nỗ lực xây dựng một hệ thống quy định và quy tắc pháp lý đồng bộ cho doanh nghiệp Tuy nhiên, sự ra đời liên tiếp của các chế độ kế toán mới mà thiếu hướng dẫn cụ thể đã gây khó khăn cho doanh nghiệp Để cải thiện tình hình, cần thiết phải xây dựng một hệ thống chuẩn mực kế toán phù hợp với thông lệ quốc tế và tình hình Việt Nam Việc ban hành chính sách mới cần tham khảo các chuẩn mực kế toán quốc tế đã được công nhận và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia, cũng như các đối tượng bị ảnh hưởng Đồng thời, mỗi chính sách mới cần kèm theo hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp có thể thực hiện một cách hiệu quả và nhanh chóng.
3.3.3 Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước
Trong bối cảnh nền kinh tế có dấu hiệu hồi phục, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn và thua lỗ Mặc dù đã có điều chỉnh, lãi suất cho vay ngân hàng vẫn cao, khiến doanh nghiệp khó tiếp cận nguồn vốn Bên cạnh đó, chi phí vay cao và thủ tục phức tạp khiến nhiều doanh nghiệp ngại vay vốn ngân hàng dù rất cần thiết.
Ngân hàng Nhà nước cần triển khai các biện pháp hỗ trợ để các doanh nghiệp có năng lực dễ dàng tiếp cận nguồn vốn, nhằm vượt qua giai đoạn khó khăn hiện nay.
Ngân hàng Nhà nước nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia, học hỏi kinh nghiệm từ các quốc gia khác và lắng nghe ý kiến của doanh nghiệp trong nước để đưa ra phương án tối ưu cho thời gian tới.
Để kinh tế phục hồi và phát triển, các ngân hàng thương mại cần khắc phục vi phạm đạo đức như nhận hối lộ và cho vay rủi ro Việc xây dựng môi trường làm việc tích cực là cần thiết, trong đó lãnh đạo phải thường xuyên đào tạo, nâng cao kiến thức cho nhân viên để phát hiện rủi ro Ngân hàng cũng nên thực hiện truyền thông định kỳ về các vụ việc phi đạo đức và bài học kinh nghiệm, đồng thời thiết lập hòm thư góp ý và đường dây nóng để tiếp nhận thông tin tố giác gian lận Cuối cùng, việc áp dụng phần mềm hiện đại sẽ giúp kiểm tra nghiệp vụ, phát hiện sai sót và sửa chữa kịp thời.
Phạm Thị Hải Yến K15KTB Khóa luận tốt nghiệp