CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN NGUYÊN CONTAINER (FCL)
Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) (Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu - PGS TS Hoàng Văn Châu, 2009): Dịch vụ giao nhận (Freight forwarding service) là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ hoặc có liên quan đến các dịch vụ trên kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo điều 163 Luật Thương mại Việt Nam 2005: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhân khác (gọi chung là khách hàng).
Nói ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng.
Theo đó, người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như: bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa
Theo điều 164 Luật Thương mại Việt Nam 2005: Người giao nhận là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh về dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Người giao nhận có thể là:
+ Chủ hàng: khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình.
+ Chủ tàu: Khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận.
+ Đại lý hàng hóa, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, kho bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
Với khái niệm về người giao nhận như trên thì người giao nhận có phạm vi dịch vụ như sau:
Đại diện cho người gửi hàng (Người xuất khẩu)
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải, người vận tải thích hợp Nhận hàng và cung cấp các chứng từ liên quan.
- Chuẩn bị kĩ các chứng từ cần thiết dựa theo các điều khoản trong Thư tín dụng (L/C), theo các điều khoản qui định luật pháp của nước xuất, nhập khẩu.
- Đóng gói; kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa; mua bảo hiểm hàng hóa (nếu người gửi hàng có yêu cầu).
- Vận chuyển hàng tới cảng, làm các thủ tục thông quan, giao hàng cho người vận tải Thanh toán các khoản cước, phí Nhận vận đơn từ người vận chuyển và giao cho người xuất khẩu.
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa tới cảng đích thông qua các hợp đồng vận tải với người chuyên chở.
Đại diện cho người nhận hàng (Người nhập khẩu)
- Thay mặt cho người nhận hàng làm thủ tục và giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa khi người nhận hàng là người có quyền vận tải hàng hóa.
- Nhận hàng từ người chuyên chở, thanh toán cước phí (nếu có).
- Làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.
Ngoài các dịch vụ trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ phụ trợ khác như: gom hàng; tư vấn các chính sách về thị trường xuất nhập khẩu, logistics, chuỗi cung ứng, các điều kiện incoterms phù hợp, thông tin về thương mại quốc tế,
Vai trò của người giao nhận được thể hiện ở các vai trò như:
Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.
Người giao nhận đóng vai trò như một đại lý của người chuyên chở để thực hiện các hoạt động khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho trên cơ sở hợp đồng ủy thác.
Là người chuyên chở đóng vai trò là đại lý hoặc người chuyên chở, đặc biệt là không thể thiếu trong vận tải container nhằm thu gom hàng lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải.
Trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (người thầu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế) hoặc trong trường hợp người giao nhận cung cấp vận tải đa phương thức.
1.1.1.2 Đặc điểm hoạt động giao nhận
Thứ nhất, hoạt động giao nhận bằng đường biển có năng lực vận chuyển lớn; phương tiện vận chuyển là các tàu có sức chở lớn, có thể chạy nhiều tàu trong cùng một tuyến đường, cùng một thời gian.
Thứ hai, hoạt động giao nhận bằng đường biển có thể vận chuyển hầu hết các loại hàng hóa trong thương mại quốc tế Đặc biệt thích hợp và hiệu quả với các loại hàng hóa có khối lượng lớn và giá trị thấp.
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container
Hình 1.1: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container
Nguồn: theo tài liệu “Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương” của tác giả Phạm Mạnh Hiền, nhà giáo ưu tú Phan Hữu Hạnh, Nhà xuất bản lao động xã hội.
1.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Tại bước nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu gồm các công việc sau:
- Nhận bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu từ khách hàng gồm các chứng từ sau: Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sale Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn đường biển (B/L - Bill of lading), Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O - Certificate of Origin), Chứng nhận thành phần sản phẩm (Certificate of Analyst), Chứng nhận y tế (Health Certificate)
- Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ nhập khẩu như trên dựa theo các thông tin trên hợp đồng mua bán và L/C.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người gửi hàng (nếu có thỏa thuận người nhận hàng phải mua bảo hiểm).
- Lập phương án giao nhận, chuẩn bị phương tiện vận tải, kho bãi, nhân công
- Thông báo bằng lệnh giao hàng D/O (Delivery order) để chủ hàng nội địa làm thủ tục giao nhận hàng.
1.2.2 Lập tờ khai và khai báo hải quan
Lập tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu trên hệ thống phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5 VNACCS.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Chuẩn bị phương tiện để nhận hàng
Lập tờ khai và khai báo hải quan
Nhận lệnh giao hàng D/O (Delivery order)
Làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Lưu hồ sơ Đưa hàng về kho Lập chứng từ hư hại Để lập tờ khai hải quan cần các thông tin trong bộ chứng từ: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết, vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
Nội dung của tờ khai hải quan phải thể hiện rõ: thông tin người nhập khẩu, người xuất khẩu, tên hàng, số lượng, HS code, ngày vận đơn, số hóa đơn, trị giá tính thuế và số tiền thuế Đặc điểm của tờ khai hải quan điện tử là tùy số lượng, chủng loại và xuất xứ hàng hóa mà nội dung tờ khai còn có thêm phần phụ lục tờ khai và phần khai báo xác định trị giá tính thuế nêu rõ thông tin hàng hóa để cung cấp thông tin xác định trị giá tính thuế cho Hải quan cửa khẩu.
Truyền tờ khai hải quan điện tử thông qua phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5 VNACCS để lấy số tờ khai và kết quả phân luồng Mỗi doanh nghiệp XNK đều phải đăng ký một tài khoản khai báo hải quan điện tử Tờ khai hải quan sẽ được truyền tới máy tính của bộ phận tiếp nhận tờ khai của các cán bộ hải quan bằng tài khoản của chính doanh nghiệp Hệ thống hải quan sẽ tiếp nhận và gửi lại phản hồi, cho số tờ khai, số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
1.2.3 Nhận lệnh giao hàng D/O (Delivery Order)
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày chủ hàng sẽ nhận được thông báo hàng đến (AN – Arival Notice) từ phía hãng tàu hay đại lý.
Thông báo hàng đến là giấy thông báo chi tiết của Hãng tàu; Đại lý giao nhận thông báo cho chủ hàng biết thời gian lô hàng dự kiến sẽ cập bến Các thông tin trên thông báo hàng đến có phần tương tự các thông tin trên Bill (Tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…). Ngoài ra còn có các phụ phí (Local charges) được ghi rõ trên đó.
Sau khi kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến, người giao nhận tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) tại hãng tàu hoặc đại lý Để lấy được bộ lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý cần các giấy tờ sau:
- Bill gốc (Nếu là Surrendered B/L thì không cần B/L).
- Giấy ủy quyền (Nếu có yêu cầu).
- Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng phải mang vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng.
1.2.4 Chuẩn bị phương tiện để nhận hàng
Tùy theo số lượng và trọng lượng của hàng hóa nhập khẩu, người giao nhận hoặc chủ hàng sẽ sắp xếp phương tiện vận tải như: xe tải đối với hàng không đóng trong container hoặc xe đầu kéo đối với hàng hóa đóng trong một hoặc nhiều container.
1.2.5 Làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Chủ hàng hoặc người giao nhận được ủy thác xuất trình bộ chứng từ hàng nhập tới chi cục hải quan tiến hành thông quan hàng hóa:
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
- Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)
- Tiến hành kiểm hóa (nếu có)
- Rút tờ khai và thanh lý tờ khai.
- Lập “ Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng
- Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến).
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao hàng tay ba), kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng).
- Xuất trình vận đơn gốc (B/L) tới hãng tàu để đỏi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
- Kiểm tra sơ bộ hàm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container).
- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng vận đơn hoặc toàn bộ tàu.
- Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of Arrival - AN) thì người giao nhận mang vận đơn và giấy giới thiệu đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng
- Người giao nhận mang bộ chứng từ gồm: tờ khai hải quan hàng nhập khẩu,hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn đường biển (Bill of lading), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) (nếu có) đến cơ quan hải quan làm thủ tục và đăng kí kiểm hóa thực tế hàng hóa (nếu có).
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, người giao nhận mang D/O đến thương vụ cảng để in phiếu giao container hàng nhập EIR (Equipment
- Lấy phiếu giao container hàng nhập (EIR) và nhận hàng.
Hàng lẻ (LCL/LCL) người giao nhận mang B/L và giấy giới thiệu đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó làm thủ tục thông quan tờ khai Người giao nhận mang bộ hồ sơ gồm: D/O, tờ khai, mã vạch đến thương vụ cảng để in phiếu xuất kho Mang phiếu xuất kho đến tại vị trí kho chính xác trên phiếu nộp phiếu cho bộ phận kho và lấy hàng
Người giao nhận sau khi lấy hàng ra khỏi cảng sẽ sắp xếp phương tiện vận tải phù hợp để vận chuyển hàng hóa về kho của chủ hàng.
1.2.8 Lập chứng từ hư hại
Sau khi vận chuyển hàng hóa về kho hoặc ngay khi giao nhận hàng chủ hàng hoặc người giao nhận kiểm tra hàng hóa nếu có hư hỏng, tổn thất cần tiến hành lập các chứng từ sau:
- Biên bản kiểm tra sơ bộ
- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu
- Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai
- Biên bản giám định Sau khi nhận hàng mời cơ quan, đơn vị giám định (Vinacontrol hoặc công ty bảo hiểm) tới giám định tổn thất nhằm xác định tổn thất và làm cơ sở cho khiếu nại.
Các nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nguyên container (FCL)
1.4.1 Nhóm nhân tố môi trường vĩ mô
Hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển giống như bất kỳ một hình thức kinh doanh dịch vụ nào chịu sự tác động của nhiều nhân tố; đặc biệt là những nhân tố bên ngoài doanh nghiệp, khách quan như: môi trường kinh tế, môi trường chính trị, pháp luật và chính phủ, môi trường công nghệ, môi trường văn hóa, xã hội, môi trường tự nhiên, đặc điểm của hàng hoá.
Môi trường kinh tế là một nhân tố quan trọng thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa Dịch vụ giao nhận có vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh Khi nền kinh tế tăng trưởng sẽ làm mở
Bên cạnh đó các yếu tố: giá xăng dầu, tỷ giá ngoại tệ, lạm phát là những yếu tố ảnh hưởng lớn đến dịch vụ giao nhận hàng hóa Giá xăng tăng làm cho doanh nghiệp phải chi nhiều tiền hơn cho hoạt động vận chuyển, như vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả lợi nhuận Tỷ giá ngoại tệ cũng tác động lớn đến doanh nghiệp khi giao dịch với các đối tác nước ngoài Lạm phát tăng cao dẫn đến giá cả hàng hóa leo thang, ngành dịch vụ giao nhận cũng bị ảnh hưởng.
1.4.1.2 Môi trường chính trị, pháp luật và chính phủ
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Nên môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hoá được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hoá đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế.
Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những quốc gia kể trên; hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu Các bộ luật của các quốc gia cũng như các Công ước quốc tế không chỉ quy định về khái niệm, phạm vi hoạt động mà quan trọng hơn nó quy định rất rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của những người tham gia vào lĩnh vực giao nhận Cho nên, việc hiểu biết về những nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của những quốc gia khác sẽ giúp người giao nhận tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất.
Sự ổn định chính trị của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó.
Những biến động trong môi trường chính trị ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển Chẳng hạn như ở một quốc gia có xảy ra xung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành nhận và giao hàng cho hãng vận tải khác (nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng (nếu đó là nước nhận hàng) hoặc tàu phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước đi qua), Những biến động về chính trị sẽ là cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
Sự đổi mới về mặt công nghệ trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa đã tạo ra sự nâng cao không ngừng về chất lượng dịch vụ, giảm chi phí khai thác, nâng cao năng lực giao nhận, vận tải hàng hóa, xuất hiện nhu cầu mua tàu biển mới, hiện đại hơn.
Cùng với sự đổi mới và phát triển công nghệ ứng dụng vào trong kho bãi, phương tiện vận chuyển, bốc xếp mà lĩnh vực giao nhận hàng hóa có những bước tiến phát triển vượt bậc như: theo dõi trực tiếp vị trí, tình hình hàng hóa trên đường vận chuyển; phát triển hệ thống kho bãi với qui mô lớn, sử dụng máy móc hoạt động thay thế cho con người với nâng suất và hiệu quả cao. Đối với công đoạn thủ tục hải quan trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa có sự ứng dụng các phần mềm công nghệ thông tin tiên tiến, tự động đã rút ngắn thời gian chờ làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu của hàng hóa, giảm chi phí lưu kho bãi cho chủ hàng, tạo ra năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp giao nhận.
1.4.1.4.Môi trường văn hóa, xã hội
Trong hoạt động giao nhận, thương mại quốc tế bên cạnh những điều luật quốc tế thì cũng có các tập quán khác nhau theo từng khu vực trên thế giới Ví dụ như Mỹ sẽ có tập quán giao nhận khác với Châu Âu và Châu Á Đó là những qui định bất thành văn của các thương nhân nhưng nó ảnh hưởng không nhỏ đối với hoạt động giao nhận quốc tế Mặc dù hiện nay các qui định trong buôn bán quốc tế được qui định trong bộ các quy tắc thương mại quốc tế Incoterms nhưng tập quán quốc tế cũng là một phần thương mại và giao nhận quốc tế.
Tại mỗi khu vực trên thế giới đều tồn tại nhiều nền văn hóa khác nhau, mỗi nền văn hóa sẽ có những ngôn ngữ và phong tục khác nhau Khi một doanh nghiệp giao nhận hàng hóa muốn mở rộng thị trường kinh doanh thì cần phải chú ý đến yếu tố văn hóa, thị hiếu của người dân nước sở tại đối với hoạt động của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa.
1.4.1.5 Môi trường tự nhiên Điều kiện tự nhiên ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá bằng đường biển phụ thuộc nhiều vào vị trí các cảng biển, điều kiện thời tiết trên biển Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hoá
Ngoài ra, quá trình chuyên chở cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn cho chuyến hành trình hoặc làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan.
Do những tác động trên mà điều kiện tự nhiên sẽ ảnh hưởng đến thời gian giao nhận và chất lượng của hàng hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp Nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận.
1.4.1.6 Đặc điểm của hàng hóa
Mỗi loại hàng hoá lại có những đặc điểm riêng của nó Ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn, Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá.
Tổng quan về Công ty TNHH IPC
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty trách nhiệm hữu hạn IPC là một công ty kinh doanh thép các loại.
Tên công ty bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH IPC.
Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: IPC Company Limited.
Tên viết tắt: IPC CO , LTD Địa chỉ trụ sở chính: : P1503-1505, tầng 15, tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
Công ty hiện có chi nhánh mang tên Công ty cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC chuyên kinh doanh nhập khẩu thép, kinh doanh thép và các hoạt động phân phối thép ở Km 89, Quốc lộ 5 mới, Nam Sơn, An Dương, Hải Phòng, và có văn phòng đại diện ở miền Nam Việt Nam.
Công ty được Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0102000425 ngày 28/04/2000, với địa chỉ trụ sở chính tại tầng 3 khách sạn Horison, Cát Linh, Hà Nội Từ tháng 03/2013 đến nay công ty chuyển trụ sở chính về địa chỉ : P1503-1505, tầng 15, tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng,Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Thời gian hoạt động của công ty là 19 năm kể từ
TNHH, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Công ty TNHH IPC được thành lập vào năm 2000 và ngày nay được biết đến không chỉ của Doanh nghiệp về Thép, Nhà phân phối Thép, Nhà cung cấp cho nhiều dự án Thép, Trung tâm Dịch vụ Thép và máy công nghiệp Thép tại thị trường nội địa mà còn xuất khẩu Thép, tên tuổi IPC càng trở nên đáng chú ý hơn khi là một trong những công ty kinh doanh thép hàng đầu tại Việt Nam trong thời gian gần đây Danh tiếng của công ty dựa trên cam kết cung cấp những sản phẩm và dịch vụ chất lượng IPC được xếp hạng cao trong Top
500 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam 2007-2017.
- 2000: Thành lập Công ty TNHH IPC, địa chỉ: tầng 3 KS Horison, Cát Linh,
- 2004: Xây dựng và mở rộng kho bãi ở Hải Phòng với diện tích 5 hecta.
- 2004: Thành lập nhà máy kết cấu thép: Xí nghiệp kết cấu thép IPC
- 2007: Mở rộng lĩnh vực và địa bàn hoạt động bằng việc thành lập thêm chi nhánh tại Singapore.
- 2007: Lần đầu tiên Đạt danh hiệu “Top 500 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam”, vị trí 409 và giữ danh hiệu này cho tới nay 2015.
- 2008: Thành lập Công ty CP TM hàng hóa quốc tế IPC, chuyên trách mảng xuất khẩu hàng hóa đi các nước.
- 2005-2015: Trở thành “Khách hàng chiến lược” của, Vietcombank, MB Bank, Sacombank, Agribank, VP Bank.
- 2010: Thành lập Công ty TNHH Thép IPC Sài Gòn, chuyên trách thị trường phía Nam.
- 03/2013: Chuyển trụ sở chính về địa chỉ: P1503-1505, tầng 15, tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
- 2013: Chuyển đổi mô hình hoạt động IPC Company Ltd trở thành công ty phụ trách sản xuất, đầu tư Công ty CP TM hàng hóa quốc tế IPC, chuyên trách hoạt động thương mại Công ty TNHH Thép IPC Sài gòn chuyên trách thị trường phía Nam., Xí nghiệp kết cấu thép IPC phụ trách sản xuất kết cấu thép.
- 2014 công ty thành lập chi nhánh tại TPHCM, địa chỉ: BO tầng 10 Toà nhà bluesky office- số 01 - Bạch đằng - P 2 - Quận Tân Bình- TPHCM
- 2014-2015: Năm 2014: Lần đầu tiên đạt sản lượng trung bình 25.000Tấn/tháng,
- Phát triển thêm mảng cơ điện và đánh dấu bằng sự xuất hiện của Công ty cổ phần kỹ thuật IPC.
- 2014-2017: Năm 2014: Lần đầu tiên đạt sản lượng trung bình 25.000Tấn/tháng
- Năm 2017-2018 đạt sản lượng trung bình 45.000 tấn /tháng trở thành công ty hàng đầu trong thương mại và phân phối sắt thép cho các dự án, công trình và các khách hàng lớn trên toàn quốc.
- Năm 2018: Xây dựng kho bãi mới ở Mỹ Hào, Hưng Yên với diện tích tổng thể 5 hecta và 2.2 hecta diện tích cho nhà máy kết cấu thép.
- Tháng 01/2019 : chuyển đổi Xí nghiệp kết cấu thép IPC phụ trách sản xuất kết cấu thép thành Công ty cổ phần xây dựng kết cấu thép IPC.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty thành lập với một số chức năng và nhiệm vụ chính như sau:
- Nằm trong IPC Group Companies, chức năng của công ty TNHH IPC là cùng với chi nhánh IPC Singapore phụ trách mảng đầu tư, đặc biệt là làm cầu nối vững chắc giữa thị trường với công ty TNHH Một thành viên Kỹ thuật nền móng quốc tế IPC, Xí nghiệp kết cấu thép IPC, công ty cổ phần kỹ thuật IPC trong IPC Group Companies, đồng thời phụ trách mảng dịch vụ Công nghiệp cùng với Xí nghiệp kết cấu thép IPC.
- Cung cấp cho các doanh nghiệp xuất - nhập khẩu các dịch vụ tốt nhất, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.
- Tổ chức thực hiện vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng các loại
- Tư vấn làm dịch vụ hàng không, đường biển, đường bộ.
- Làm dịch vụ khai Hải Quan, làm hàng dự án, xuất khẩu, nhập khẩu
- Vận chuyển hàng nội địa đến các địa điểm trong nước.
- Giao dịch với các cơ quan nhà nước như Hải quan, Thuế, Ngân hàng … để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh XNK, và đăng ký nộp thuế.
Công ty TNHH IPC có ba nhiệm vụ chính:
Thứ nhất là xây dựng, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo đúng chức năng của công ty và quy định của pháp luật, tiến hành hoạt động kinh doanh buôn bán theo đúng ngành nghề đã đăng kí kinh doanh, là kinh doanh trong lĩnh vực sắt thép Tìm kiếm các đối tác kinh doanh, khách hàng và dự án tiềm năng trong lĩnh vực sản xuất, phân phối, cung cấp sản phẩm xây dựng nói chung và thép nói riêng để hỗ trợ các công ty thành viên.
Thứ hai là tuân thủ chính sách chế độ pháp luật của nhà nước, thực hiện đúng chế độ báo cáo thống kê, và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Thứ ba là thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với người lao động, làm tốt các công tác an toàn lao động và trật tự xã hội, môi trường và bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Qua hoạt động thực tiễn, công ty đã lựa chọn bộ máy tổ chức phù hợp, thể hiện sự phân biệt rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm về mối quan hệ gắn bó ràng buộc giữa cấp lãnh đạo và các phòng ban chức năng Sơ đồ bộ máy được tổ chức theo kiểu cơ cấu tổ chức quản lý được thể hiện ở sơ đồ sau:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
(Nguồn: Công ty TNHH IPC) 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Là người điều hành và quản lý công việc chung của công ty. Điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước, đại diện công ty ký hợp đồng với khách hàng.
Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của công ty, đồng thời theo dõi, quản lý toàn bộ công ty, thu thập thông tin và xử lý tình hình hoạt động trong bộ máy
Với khả năng và phong cách lãnh đạo hiện đại, Giám đốc đóng một vai trò chiến lược, ban giám đốc đã có những chính sách về nhân lực và đào tạo hợp lý để nâng cao tiềm lực về con người và tri thức, sẵn sàng cho sự phát triển lâu dài của công ty.
Quản lý tổ chức thực hiện các công tác liên quan đến tài chính, lập báo cáo tài chính mỗi tháng, quý, năm cho công ty Trích nộp đúng, đủ và kịp thời các khoản phải trả cho nhà nước theo đúng pháp luật.
Theo dõi nợ phải trả, phải thu và thanh toán đúng các khoản nợ cho đối tác.
Tổ chức lưu trữ, bảo quản, giữ bí mật các tài liệu, số liệu kế toán của công ty.
Tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính với cấp trên cũng như các cơ quan quản lý khác Ngoài ra phòng kế toán còn kiểm soát, phân tích chi phí theo dõi công nợ, các khoản nợ phát sinh trong kinh doanh, phản ánh chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua các giai đoạn.
- Giới thiệu, quảng bá các lĩnh vực hoạt động và hình ảnh của công ty với các đối tác trong và ngoài nước.
- Tìm hiểu thị trường về giá cả, công ty cạnh tranh, từ đó đưa ra những dự báo có lợi cho công ty.
- Mở rộng mối quan hệ, tìm khách hàng mới, đàm phán và ký kết hợp đồng.
- Duy trì, chăm sóc, phát triển tốt mối quan hệ với đối tác hiện tại.
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nhập khẩu bằng đường biển nguyên
Sau khi kí kết hợp đồng giao nhận hàng hóa bộ phận sale-marketing sẽ chuyển công việc thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu tới bộ phận chứng từ và giao nhận
Bộ phận chứng từ công ty IPC sẽ nhận bộ chứng từ qua email từ công ty khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra bộ chứng từ đã đầy đủ, hợp lệ, đúng thông tin hay chưa Nếu đầy đủ sẽ chuyển sang cho bộ phận giao nhận để tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng, ngược lại thì nhân viên chứng từ sẽ báo lại cho công ty khách hàng để sửa chữa, bổ sung.
Việc kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu phải thật cẩn thận và chính xác, việc này giúp cho công ty cũng như khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí Nhân viên chứng từ phải kiểm tra tất cả các thông tin trên hợp đồng, commercial invoice, packing list, vận đơn, C/O xem có trùng khớp với nhau hay không Đồng thời phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ để có thể hoàn thành công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí lưu kho, bãi Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy có sai sót, nhầm lẫn, nhân viên chứng từ phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh bộ chứng từ.
Bộ hồ sơ nhập khẩu sẽ bao gồm các chứng từ:
Hợp đồng thương mại – Sale Contract
Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
Phiếu đóng gói – Packing List
Vận đơn – Bill of lading
Giấy báo hàng đến – Arival notice
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – C/O Đối với lô hàng nhập khẩu trên nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra tất cả các thông tin trên Hợp đồng, Invoice, Packing List, B/L, C/O có khớp với nhau hay không.
Hoàn thiện: Ở khâu nhận và kiểm tra chứng từ tại công ty đã hoàn thiện ở bước kiểm tra trước được tính hợp lệ, thông tin hàng hóa trên bộ chứng từ, điều này giúp nhân viên chứng từ nắm được thông tin toàn bộ lô hàng, xử lí các lỗi phát sinh nhanh chóng, tiếp kiệm thời gian xử lý nếu có sai xót trên chứng từ mà không phải chờ
Hạn chế và nguyên nhân:
Hạn chế ở bước nhận và kiểm tra chứng từ này tại công ty là dễ xảy ra sai sót khi chuẩn bị chứng do chứng từ hoàn toàn bằng tiếng Anh nên khi chuẩn bị, soạn thảo dễ xảy ra sai sót nếu nhân viên chứng từ không cẩn thận hoặc tiếng anh chuyên nghành không vững Đặc biệt đối với những mặt hàng lạ dễ dịch không đúng tên tiếng Việt dẫn đến áp mã HS, thuế suất không đúng Nguyên nhân là do trình độ của nhân viên chứng từ đặc biệt là những nhân viên mới, ít kinh nghiệm còn nhiều hạn chế khi gặp các chứng từ, mặt hàng mới thường túng lúng, xảy ra sai sót.
2.2.2 Lấy lệnh giao hàng D/O và kiểm tra D/O
Sau khi nhận được đầy đủ bộ hồ sơ và giấy thông báo hàng đến A/N do khách hàng gửi qua email nhân viên giao nhận sẽ chủ động liên hệ với hãng tàu để biết được hàng đã về đến cảng đích chưa và biết số tiền phải nộp để lấy lệnh giao hàng (Delivery Oder – D/O)
Sau khi tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận sẽ cầm vận đơn B/L gốc và giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư (nếu có) đi đến văn phòng của hãng tàu để lấy D/O Nếu là vận đơn Surrendered thì nhân viên giao nhận chỉ cần cầm giấy giới thiệu và thông báo hàng đến là lấy được D/O Nếu là vận đơn theo lệnh (trên mục Consignee trên vận đơn thể hiện To oder of) thì mặt sau vận đơn gốc phải có chữ kí hậu cùng với giấy giới thiệu.
Sau khi đến hãng tàu, nhân viên giao nhận trình giấy giới thiệu, vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên của hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận và sẽ đưa hóa đơn cho nhân viên giao nhận để qua quầy thu ngân đóng tiền và lấy lệnh D/O Các khoản phí cần đóng cho hãng tàu để lấy được D/O thường gồm: cước D/O, phí THD, phí CIC, phí vệ sinh container, phí cược container,… Đối với hàng nguyên contaier thì hãng tàu sẽ đóng dấu giao thẳng vào D/O, còn với hàng lẻ thì không phải đóng dấu giao thẳng và không phải cược container.
Sau khi hãng tàu giao D/O, nhân viên giao nhận kiểm tra các thông tin trên D/O có khớp với B/L không, nếu có phát hiện sai sót thì phải yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa cho phù hợp, những nội dung nhân viên giao nhận cần kiểm tra như sau:
- Tên và địa chỉ người nhận hàng, người gởi hàng
- Số vận đơn, ngày vận đơn
- Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng
- Hàng nguyên container thì xem số lượng container, loại container (20’ hay 40’), số container, số seal, khối lượng của mỗi container, số kiện của mỗi container. Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh phát sinh thêm các chi phí này do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng
Thông thường khi đi lấy D/O, nhân viên giao nhận sẽ làm thủ tục cược container, làm giấy mượn container và đóng tiền cược container, đăng ký đưa container về đâu, đồng thời thỏa thuận trả container đúng hạn, đúng nơi quy định của hãng tàu Số tiền cược container ở mỗi hãng tàu là khác nhau nên nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu trước để xem số tiền cược là bao nhiêu Số tiền cược này sẽ bị trừ đi nếu container có hư hỏng Số tiền còn lại sẽ được trả lại cho công ty sau khi đã trả container rỗng về đúng nơi quy định của hãng tàu. Đối với lô hàng nhập khẩu thép: ngay khi tàu đến cảng Vict, hãng tàu OOCL sẽ gửi A/N đến cho Công ty Nhân viên giao nhận khi nhận được A/N từ khách hàng gửi qua thì sẽ mang A/N cùng giấy giới thiệu, do lô hàng này sử dụng B/L surrender nên nhân viên giao nhận không cần mang B/L gốc, lên hãng tàu OOCL ở địa chỉ: 37 Tôn Đức Thắng, Quận 1, TP Hồ Chí Minh để lấy D/O Sau khi đến hãng tàu OOCL trình giấy giới thiệu và A/N cho nhân viên của đại lý hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận và sẽ đưa hóa đơn cho nhân viên giao nhận để qua quầy thu ngân đóng tiền và lấy lệnh D/O Phí lấy D/O gồm có: Phí THD 6.299.100 VNĐ. Đối hàng FCL là loại hàng giao thẳng, giao nguyên container nên nhân viên giao nhận phải làm thêm giấy mượn container bằng cách điền vào giấy cam kết mượn container theo mẫu sẵn của hãng tàu OOCL và do hàng được miễn cược được D/O thì nhân viên giao nhận tiến hành đối chiếu các thông tin quan trọng trên B/L mà hãng tàu OOCL đã gửi cho mình với các thông tin trên D/O
Hoàn thiện: Ở bước lấy lệnh giao hàng và kiểm tra D/O tại công ty đã hoàn thiện bằng việc nhân viên giao nhận thực hiện liên hệ với hãng tàu trước ngày hàng đến để nắm trước thời gian tàu đến cảng đích, các phụ phí cần đóng để lấy D/O từ đó nhân viên giao nhận chủ động sắp xếp thời gian để khi tàu đến cảng đích có thể lấy D/O ngay.
Hạn chế và nguyên nhân:
Tại bước lấy lệnh giao hàng và kiểm tra D/O này cũng còn nhiều hạn chế như: hiện nay nhiều hãng tàu còn tình trạng chờ đợi để phát hành D/O lâu, mất nhiều thời gian từ khi đóng tiền đến khi phát hành chứng từ D/O cho doanh nghiệp.
Nếu hàng hóa của công ty không đi qua trực tiếp hãng tàu mà được book qua đại lý của hãng tàu thì nhân viên giao nhận làm thủ tục lấy D/O ở đại lý hãng tàu và phải đến hãng tàu để làm thủ tục cược container việc này khiến cho công đoạn lấy D/O phải qua 2 địa điểm, tốn thêm thời gian để thực hiện.
Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nguyên
nguyên container tại Công ty TNHH IPC
Sử dụng các kỹ thuật phỏng vấn nhóm, gồm: 10 người tham gia phỏng vấn, được chia làm 2 nhóm, 1 nhóm 5 người, là các nhân viên của phòng chứng từ - giao nhận và trưởng phòng chứng từ - giao nhận để đánh giá những điểm hoàn thiện, chưa hoàn thiện và nguyên nhân của qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nguyên container của Công ty TNHH IPC, thông tin về những người tham gia phỏng vấn được thể hiện ở phụ lục 3.
Qua khảo sát 10 người trong Công ty TNHH IPC, tác giả đã tính điểm trung bình của các tiêu chí đánh giá quy trình Tiêu chí có mức điểm trung bình lớn hơn hoặc bằng 3 được xem là điểm mạnh của quy trình giao nhận và ngược lại tiêu chí có điểm trung bình nhỏ hơn 3 được xem là điểm yếu.
Các chỉ tiêu đánh giá Kết quả đánh giá
1 Thiết kế, bố trí hợp lý
Qui trình giao nhận được thiết kế, bố trí khép kín 5 3 4.1 Các công đoạn của qui trình giao nhận được thiết kế, bố trí phù hợp
Thiết bị, phương tiện được bố trí hợp lý đáp ứng yêu cầu công việc
Nhân lực được bố trí hợp lý phù hợp với công việc thực hiện ở mỗi công đoạn
Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình thực công việc
2 Đồng bộ và nhịp nhàng
Các công việc diễn ra một cách đồng bộ trên toàn bộ quy trình giao nhận
Các công việc diễn ra một cách nhịp nhàng trên toàn bộ quy trình giao nhận
Công đoạn, công việc trước hoàn thành được chuyển ngay sang công đoạn, công việc sau để thực hiện
Các thiết bị, phương tiện hoạt động nhịp nhàng 5 2 3.5 Khách hàng nhận được chứng từ và hàng hóa giao nhận cùng một lúc
Tốc độ báo giá đáp ứng yêu cầu của khách hàng 5 2 3.9 Khách hàng không phải mất nhiều thời gian để tư vấn, hỗ trợ cung cấp dịch vụ
Việc tiếp nhận và xử lý kết quả hồ sơ, chứng từ diễn ra một cách nhanh chóng
Khách hàng không phải mất nhiều thời gian để được giao nhận hàng hóa
Những đòi hỏi và thắc mắc của khách hàng được quyết kịp thời
Khả năng xử lý tình huống phát sinh của nhân viên được thực hiện nhanh chóng
Khách hàng nhận được hồ sơ, chứng từ hàng hóa theo đúng 5 3 4.2 địa điểm
Hồ sơ, chứng từ hàng hóa không bị sai sót 5 3 3.6
Hàng hóa được giao nhận đảm bảo chất lượng phù hợp với hợp đồng
Dịch vụ chăm sóc khách hàng có chất lượng 5 3 4.0
Chất lượng dịch vụ giao nhận ổn định 5 3 4.1
Thông tin khách hàng được giữ bảo mật 5 3 4.3
Thông tin hàng hóa được bảo mật 5 4 4.5
Hàng hóa không bị tổn thất trong quá trình giao nhận 5 4 4.4 Hàng hóa được bảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển 5 4 4.3
- Trụ sở văn văn chi nhánh TP.HCM tại Tân Bình, kho bãi công ty đặt tại trung tâm quận Bình Thạnh gần các cảng lớn như: Cát Lái, VICT, ICD Sotrans, ICD Phước Long,… nên vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho và ngược lại tương đối thuận tiện, tiếp kiệm chi phí vận chuyển.
- Các thông tin về khách hàng, hàng hóa, giá cả nhập khẩu được giữ bảo mật, công ty kí cam kết với khách hàng về bảo mật thông tin.
- Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, giàu kinh nghiệm, có khả năng xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng, có kiến thức chuyên môn để giải đáp các thắc mắc của khách hàng kịp thời.
- Các nhân viên luôn có tinh thần học hỏi, trách nhiệm nên không xảy ra tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau Do đó, công ty luôn hoàn thành nhanh chóng các đơn hàng, rút ngắn thời gian để giao nhận hàng hóa và tạo ấn tượng tốt cho khách hàng.
- Nhân viên giao nhận có thể linh hoạt giải quyết nhanh chóng các sự cố phát sinh trong khâu làm thủ tục hải quan.
- Hồ sơ, chứng từ được kiểm tra cẩn thận, thủ tục hải quan được xử lí linh hoạt và chặt chẽ qua từng công đoạn, nhờ đó hạn chế được nhiều sai sót trên hồ sơ, chứng từ góp phần giúp cho hàng hóa được giao nhận nhanh chóng.
- Nghiệp vụ giao nhận có sự phân chia công việc rõ ràng và phối hợp nhịp nhàng giữa nhân viên giao nhận và các nhân viên ở bộ phận khác, điển hình là bộ phận chứng từ, đảm bảo nghiệp vụ giao nhận có một sự liên kết chặt chẽ.
- Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty được thiết kế hợp lý, ban giám đốc công ty luôn quan tâm cập nhật tình hình thực hiện trong thực tế để điều chỉnh qui trình giao nhận ngày càng đáp ứng được các yêu cầu khắc khe từ khách hàng và phù hợp với sự thay đổi của trình độ công nghệ thông tin.
- Đội ngũ xe chuyên chở hàng hóa (đặc biệt là xe container) đông nên có thể đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong thời điểm cao điểm, hàng về nhiều hay khối lượng chuyên chở lớn, không làm ảnh hưởng đến quá trình giải phóng hàng.
- Công ty có nguồn tài chính lớn tạo thuận lợi cho việc đầu tư vào thiết bị, phương tiện hoạt động góp phần tăng hiệu quả hoạt động cho công ty.
- Thị trường dịch vụ giao nhận ngày càng phát triển nhanh và mạnh, cùng với xuất hiện nhiều đối trên thị trường làm việc cạnh tranh ngày càng gay gắt nhưng tốc độ báo giá cho khách hàng còn chậm, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu từ khách hàng.
- Đối với những mặt hàng mới hoặc công ty chưa có kinh nghiệm thì nhân viên phải mất thời gian tìm hiểu, không tư vấn dịch vụ được ngay lập tức cho khách hàng.
- Nhân viên chứng từ không nắm rõ các thông tư, nghị định khi có sự thay đổi nên gây mất thời gian, lúng túng trong việc xử lý chứng từ ở khâu làm thủ tục hải quan.
- Công tác khai báo tờ khai và áp mã HS code đôi lúc còn gây ra nhiều tranh cãi với công chức hải quan
- Khâu chăm sóc khách hàng (hậu kết thúc lô hàng giao nhận) còn khá cứng nhắc, chưa có các chính sách khuyến khích, tri ân để giữ chân khách hàng sau khi kết thúc hợp đồng giao nhận.
- Công ty chưa trang bị đầy đủ phương tiện vận tải để chuyên chở hàng hóa đi này đôi khi gây nên sự chậm trễ đến công tác giao hàng cho khách vì còn phải phụ thuộc vào các nhà cung cấp phương tiện vận tải
- Khách hàng mới không nhiều, chủ yếu là tập trung vào các khách hàng hiện tại, việc tìm kiếm khách hàng mới còn khó khăn.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
Định hướng phát triển quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển và mục tiêu của công ty trong giai đoạn 2021 - 2025
3.1.1 Định hướng phát triển quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển
- Định hướng đến năm 2025 để phát triển và hoàn thiện hơn quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, Công ty TNHH IPC sẽ phát triển thêm đội phương tiện vận tải giao nhận tương đối đầy đủ và mở rộng hơn dịch vụ cho thuê kho bãi của chính công ty.
- Tích cực nâng cao và bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ cho nhân viên bộ phận chứng từ - giao nhận để tiến gần hơn tới đáp ứng nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ yêu cầu của khách hàng
- Kịp thời cập nhật các thông tin chính sách mặt hàng xuất nhập khẩu, những thay đổi, cải cách thủ tục hành chính về hoạt động xuất nhập khẩu nói chùng và hoạt động giao nhận nói riêng ở phạm vi trong nước và thế giới.
- Đẩy mạnh công tác tư vấn và chăm sóc hậu hợp đồng giao nhận với các công ty khách hàng để xây dựng được nguồn khách hàng ổn định cùng với nguồn hàng hóa giao nhận thường xuyên.
- Tập trung phát triển và khai thác vào những loại hình dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là thế mạnh cạnh tranh như dịch vụ giao nhận của công ty.
- Mục tiêu chính của công ty là tăng doanh thu trung bình 10%/năm, giảm chi phí thêm để hạ giá thành dịch vụ, tăng khả năng cạnh tranh với các công ty đối thủ.
- Tổng doanh thu từ dịch vụ giao nhận đến năm 2025 sẽ tăng 10% mỗi năm.
- Phấn đấu trở thành công ty về nhập khẩu thép và dịch vụ giao nhận, kho bãi có uy tín top 10 các công ty giao nhận mạnh nhất trên thị trường giao nhận tại thành phố Hồ Chí Minh vào năm 2025.
- Trong giai đoạn đến năm 2025 công ty sẽ đặt mục tiêu mở thêm một văn phòng đại điện ở khu vực Hải Phòng để đẩy mạnh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu giao nhận hàng hóa của các khách hàng giao dịch xuất, nhập khẩu ở khu vực này.
- Tuyển dụng và đào tạo thêm nhân sự lao động có chuyên môn cao, có kinh nghiệm và đào tạo kiến thức nghiệp vụ cho những nhân viên trẻ.
- Về tài chính, công ty luôn luôn theo dõi và xử lý tích cực các công nợ tồn đọng, kiểm toán định kỳ, sử dụng vốn có hiệu quả và tiết kiệm.
Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nguyên container tại Công ty TNHH IPC
3.2.1 Đầu tư mua thêm phương tiện vận tải và giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hóa Đây là nhóm giải pháp được cho là thiết thực nhất vì đối với khách hàng tiêu chí quan tâm nhất trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa là việc giao hàng an toàn và đúng thời gian đặt ra Việc này đặt ra yêu cầu cho những nhà giao nhận là phải biết cách để chuẩn bị, tổ chức và phối hợp giữa các phương thức vận tải làm sao để thỏa mãn cao nhất tiêu chí này Do đó nội dung giải pháp này như sau:
- Kí kết hợp đồng thuê phương tiện vận chuyển dài hạn để giúp công ty tiết kiệm được chi phí thuê phương tiện hiệu quả và chủ động trong kế hoạch giao nhận hàng hóa cho khách hàng.
- Đầu tư mua xe chuyên chở hàng hóa trong tương lai gần nhằm giúp cho công ty có thể chủ động hơn trong việc điều động xe chuyên chở hàng hóa cũng như
- Quản lý chặt chẽ công tác vận tải hàng hóa đi giao cho khách hàng nhằm đảm bảo hàng hóa luôn an toàn trong quá trình chuyên chở, giao hàng đúng người đúng thời gian và địa điểm.
Cách thực hiện đối với giải pháp này như sau:
- Ngay sau khi kí kết hợp đồng giao nhận hàng hóa đến tận kho cho khách hàng thì công ty cần phải chủ động tìm hiểu và kí kết hợp đồng vận chuyển với các công ty chuyên cung cấp phương tiện chuyên chở, để đảm bảo sau khi lấy hàng ra khỏi cảng xong thì công ty có xe để lấy hàng hóa đi giao theo đúng tiến độ cho khách hàng Trong thời gian chưa tích lũy đủ vốn mua xe chuyên chở, công ty nên tìm hiểu và kí kết hợp đồng vận tải dài hạn với một công ty chuyên cung cấp phương tiện vận tải uy tín, thường thì các công ty này sẽ có một mức chiết khấu ưu đãi như 3% đến 5% cho việc kí hợp đồng 12 tháng hoặc mức chiết khấu cao hơn đối với các hợp đồng dài hạn hơn Việc này giúp công ty tiết kiệm chi phí tốt hơn so với việc kí từng hợp đồng riêng lẻ cho từng tuyến vận tải, lại có thể linh động hơn trong việc huy động xe đến kho bãi cảng nhận hàng.
- Công ty nên đầu tư mua thêm phương tiện vận tải riêng ở đây là xe đầu kéo container và xe tải chở hàng lẻ phù hợp với nhu cầu cũng như lượng hàng hóa nhập khẩu dự kiến hằng năm mà công ty kí hợp đồng giao nhận Cơ sở vật chất, phương tiện càng hiện đại thì việc giao nhận hàng hóa diễn ra càng nhanh chóng và đạt hiệu quả càng cao.
- Lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện vận tải riêng ở đây là xe đầu kéo container và xe tải chở hàng lẻ cho công ty dực trên tình hình thực tế của công ty và của thị trường Công ty xem xét khả năng thu hút hợp đồng giao nhận như hiện nay thì lượng hàng cần chuyên chở là khoảng bao nhiêu và với số lượng phương tiện của công ty IPC thì đáp ứng được bao nhiêu dựa vào đó quyết định số lượng phương tiện vận tải cần trang bị thêm.
- Áp dụng phần mềm quản lý phương tiện vận tải từ xa như hệ thống vận tải củaFBS, ELCOM, DSS,… Những phần mềm này giúp cho việc quản lý hệ thống vận tải trở nên dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều, mang lại sự yên tâm cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty và mang lại hiệu quả cao cho công tác quản lý vận tải hàng hóa.
- Khi hàng hóa đã được chuyên chở đến kho cho khách hàng thì nhân viên của công ty phải trực tiếp giao hàng cho chủ hàng hoặc là người được sự ủy quyền của chủ hàng và phải lập biên bản bàn giao hàng hóa theo đúng khối lượng, số lượng, chất lượng trên chứng từ Nhân viên phải mời chủ hàng hoặc là người được chủ hàng ủy thác kí tên vào biên bản giao hàng, đây là cơ sở để công ty đòi tiền cước phí giao nhận đối với nhà nhập khẩu.
3.2.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại bộ phận chứng từ - giao nhận Đây là giải pháp được cho là thiết thực, có thể góp phần hoàn thiện qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nguyên container của công ty Có thể nói nghiệp vụ của nhân viên bộ phận chứng từ - giao nhận ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả thực hiện quy trình giao nhận tại công ty, uy tín dịch vụ với khách hàng Các nội dung của giải pháp để giải quyết tồn tại đối với công đoạn này như sau:
- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực với mục tiêu giúp cho công ty có được nguồn nhân lực dày dặn kinh nghiệm, được trang bị nhiều kĩ năng nghiệp vụ cần thiết để có thể thực hiện và giải quyết các công việc một cách thuận lợi, nhanh chóng.
- Phân công công việc cụ thể với mỗi nhân viên sẽ giúp cho nhận viên tự động thực hiện các công việc của riêng mình, đồng thời sẽ thuận tiện hơn cho việc phân chia trách nhiệm khi có rủi ro xảy ra.
Cách thực hiện đối với giải pháp này như sau:
- Khi khách hàng bàn giao chứng từ, hồ sơ hàng hóa, nhân viên của công ty cần phải kiểm tra đối chiếu kĩ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu phát hiện ra sự sai lệch thông tin hàng hóa giữa các loại chứng từ hoặc thiếu chứng từ thì nhân viên cần phải chủ động liên lạc ngay lập tức với bên khách hàng cung cấp chứng từ để họ nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân, đồng thời sữa đổi và bổ sung sao cho phù hợp, tránh ảnh hưởng đến các công việc tiếp theo của biệt, cần tận dụng những tiến bộ của công nghệ tin học vào công việc, đó là việc tìm kiếm thông tin qua internet, hay khai báo một số loại giấy tờ qua mạng điện tử như lên tờ khai, xin C/O, đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa qua cổng thông tin một cửa quốc gia.
- Công ty nên tăng cường tuyển dụng và đào tạo thêm nguồn nhân lực có kinh nghiệm vào bộ phận chứng từ Trang bị cho các nhân viên ở bộ phận này những kiến thức chuyên môn về các loại chứng từ cần thiết liên quan đến từng lô hàng nhập khẩu bằng các hình thức như: tham gia các khóa học, hội thảo nâng cao nghiệp vụ; tổ chức các buổi họp hàng tháng tại công ty để các nhân viên cùng tham giao thảo luận, đóng góp ý kiến
- Chuyên môn hóa công việc được thực hiện theo từng khách hàng, những nhân viên nào sẽ phụ trách về khách hàng nào, hay theo nhóm hàng nhập khẩu, hoặc theo cách thức làm thủ tục hàng nhập Việc chuyên môn hóa này sẽ giúp cho nhân viên có thể chuyên sâu vào lĩnh vực của mình, từ đó công việc sẽ diễn ra nhanh chóng và chuẩn xác hơn
Một số kiến nghị
3.2.1 Đối với Hiệp hội giao nhận
- Công khai, minh bạch các thủ tục hải quan để doanh nghiệp biết và thực hiện chính xác nhằm tránh tình trạng phiền hà cho doanh nghiệp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu.
- Cần phải đơn giản hóa thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu, cải tiến hơn nữa các thủ tục cảng biển vận chuyển: Nên áp dụng thủ tục hải quan một cửa tại biên giới, tiếp tục hoàn thiện hệ thống thông quan tự động VNACCS,đẩy mạng dịch vụ đại lý hải quan bằng việc gia tăng số lượng đại lý hải quan miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra hàng hóa đối với các tờ khai do đại lý hải quan đứng tên, đóng dấu nhằm giảm phiền hà về thủ tục, giảm chi phí kinh doanh cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
- Theo dõi và quản lý chặt chẽ công tác của các cán bộ hải quan, tránh tình trạng gây sách nhiễu cho các doanh nghiệp, làm ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa và ảnh hưởng đến thương mại quốc gia
3.2.2 Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước
- Cải cách, thực hiện nhanh gọn, giảm thời gian thực hiện các thủ tục về xuất nhập khẩu, thuế quan, thủ tục hải quan tạo điều kiện cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu rút ngắn thời gian làm thủ tục, giao hàng.
- Nhà nước cần có các biện pháp hỗ trợ các doanh nghiệp về vốn thông qua hệ thống ngân hàng, tạo điều kiện để các doanh nghiệp thanh toán, chuyển khoản tiền nhanh hơn.
- Trong quá trình hội nhập ngày càng sâu vào WTO, Nhà nước cần có những chính sách bảo hộ các doanh nghiệp xuất khẩu để tận dụng những ưu đãi về thuế quan đồng thời có biện pháp vượt qua những hàng rào phi thuế quan mà các nước hiện nay đang áp dụng ngày càng nhiều.
- Nhà nước cần có chính sách ưu tiên đầu tư phát triển đồng bộ kết cầu hạ tầng giao thông vận tải và cơ sở hạ tầng mềm, cảng cạn, đặc biệt là chính sách xây dựng cầu đường, mở rộng đường xá để tạo đều kiện cho sự phát triển thuận lợi của dịch vụ logistics Tạo điều kiện cho các doanh nghiệp logistics tiếp cận gần hơn với nguồn vốn hỗ trợ phát triển của chính phủ và các chính sách ưu đãi về sử dụng đất đai, thu hút đầu tư phát triển từ nước ngoài,
- Cần có sự phối hợp và hợp tác hữu hiệu hơn giữa các Bộ, Ngành có liên quan, đặc biệt là Bộ Công Thương và Bộ Giao Thông Vận Tải trong việc đề ra các quy định quản lý và điều hành hoạt động logistics như quy định thống nhất và nghiêm ngặt về tải trọng xe cho các loại cầu đường đang được sử dụng và xây dựng, quy định cấm xe tải vào thành phố kết hợp với an toàn giao thông và chống ùn tắc giao thông để không làm ảnh hưởng đến hoạt động logistics.
- Cần có các chính sách tuyên truyền, động viên, khuyến khích để các nhà xuất nhập khẩu hiểu biết rõ hơn, sâu hơn về giá trị và tầm quan trọng của dịch vụ logistics trong chuỗi cung ứng hàng hóa và thương mại quốc tế, thay đổi tập quán buôn bán để tăng cường việc thuê ngoài, phấn đấu đến năm 2020 tỷ lệ thuê ngoài đạt mức 40% để nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của ngành logistics Việt Nam trên thị trường quốc tế.
- Thành lập trung tâm logistics tại các vùng trọng điểm kinh tế để phân phối hàng nhập khẩu hay thành phẩm Xây dựng mạng lưới phân phối giữa chủ hàng, công ty giao nhận, nơi nhận hàng cuối cùng Xây dựng hệ thống gom hàng đồng thời với các trung tâm phân phối.
- Khuyến khích việc sử dụng công nghệ thông tin trong hoạt động logistics. Thực hiện các phương pháp công nghệ logistics tiên tiến như quản trị chuỗi cung ứng ( Supply Chain Management – SCM) hay giao hàng đúng thời điểm (JIT) trong thiết kế luồng vận tải nhiều chặng và sắp xếp các công đoạn trong dây chuyền cung ứng dịch vụ logistics.
Nội dung chương ba khái quát định hướng hoàn thiện quy trình giao nhận và mục tiêu phát triển của công ty trong giai đoạn 2021-2025 Dựa vào quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thực tế tại công ty IPC và kết quả phỏng vấn nhóm các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình giao nhận, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nguyên container tại công ty IPC Từ đó, nêu ra một số kiến nghị vớiHiệp hội giao nhận và cơ quan quản lý Nhà nước nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nguyên container Thực hiện tốt tất cả các giải pháp và kiến nghị này hi vọng công ty sẽ có thể hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận của mình một cách đầy đủ nhất để có thể trở thành một doanh nghiệp giao nhận hoạt động ngày càng có hiệu quả, sớm trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải tại Việt Nam.