ĐẶC ĐIỂM VÀ PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG NAM PHÁT
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát
Ngành xây dựng cơ bản đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân Đây là lĩnh vực sản xuất vật chất chủ yếu, góp phần vào một phần lớn thu nhập quốc dân và quỹ tích lũy, cùng với vốn đầu tư nước ngoài được đầu tư vào xây dựng.
Ngành xây dựng cơ bản có những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật riêng biệt so với các ngành sản xuất khác, điều này thể hiện rõ trong sản phẩm và quy trình sản xuất Những đặc điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán chi phí sản xuất và việc tính giá thành sản phẩm tại các doanh nghiệp xây lắp.
Sản phẩm xây lắp bao gồm các công trình xây dựng và vật kiến trúc có quy mô lớn và kết cấu phức tạp Việc quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp cần lập dự toán để đảm bảo tính chính xác Quá trình sản xuất cần được so sánh với dự toán, sử dụng dự toán như thước đo hiệu quả.
Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, trong khi các điều kiện sản xuất như thiết bị thi công, người lao động và vật tư cần được di chuyển đến địa điểm lắp đặt.
BÀI TẬP LỚN sản phẩm có đặc điểm phức tạp trong quản lý và hạch toán vật tư tài sản, do chịu ảnh hưởng lớn từ điều kiện thiên nhiên và thời tiết, dẫn đến nguy cơ mất mát và hư hỏng.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong tư liệu sản xuất, là đối tượng lao động đã qua tác động của con người Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu, dựa trên sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm, không phải theo đặc tính vật lý hay hóa học Trong xây dựng, chi phí sản xuất liên quan mật thiết đến việc sử dụng nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công, trong đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, tạo nên sản phẩm công trình Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị vào chi phí sản xuất trong kỳ.
Trong lĩnh vực xây dựng, chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 60-70% tổng giá trị công trình, do đó việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời là rất quan trọng cho tiến độ thi công Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình, điều này góp phần quyết định uy tín và sự tồn tại của doanh nghiệp trên thị trường Ngoài ra, trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp vật liệu cũng cần đảm bảo giá cả hợp lý để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thiếu nguyên vật liệu sẽ cản trở quá trình sản xuất và thi công xây lắp, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trong quá trình thi công xây dựng, việc quản lý nguyên vật liệu qua kế toán giúp đánh giá chi phí hợp lý và tiết kiệm Cần chú trọng quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng để giảm chi phí sản xuất và tăng sản phẩm cho xã hội Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong thi công xây lắp.
Mỗi doanh nghiệp xây lắp có đặc thù riêng về nguyên vật liệu, thường là cồng kềnh và đa dạng Các loại vật liệu như xi măng (xi măng trắng, xi măng PC 30), thạch cao (ứ 12, ứ 10, ứ 8), gạch (gạch lát, gạch đặc, gạch lỗ) và nhựa đường được sử dụng với khối lượng khác nhau và mua qua nhiều hình thức Một số vật liệu như xi măng, sắt, thép, gạch thường được mua tại đại lý hoặc cửa hàng, trong khi những loại khác như vôi, sỏi lại được mua ở bến, bãi Điều này gây khó khăn trong việc bảo quản và dễ dẫn đến hao hụt, ảnh hưởng đến việc tính giá.
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Do đó, quản lý quy trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, cùng với việc hạch toán chính xác, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu của công ty như số lượng, chất lượng sản phẩm, giá thành và lợi nhuận.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác nguyên vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát cũng tiến hành phân loại nguyên vật liệu Song việc phân loại nguyên vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho
Tại Công ty, nguyên vật liệu được phân loại dựa trên vai trò và chức năng của chúng trong quá trình thi công xây dựng, bao gồm các loại khác nhau.
Nguyên vật liệu chính là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động của công ty, đóng vai trò là cơ sở vật chất cho sản phẩm xây dựng Các loại vật liệu chủ yếu bao gồm xi măng, sắt, thép, gạch và đá, trong đó mỗi loại lại được phân chia thành nhiều nhóm khác nhau như xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thộp ứ 6A1, ứ 10 A1, thộp ứ 20A2, thộp tấm, gạch chỉ, gạch rỗng và gạch xi măng.
Vật liệu phụ đóng vai trò quan trọng trong xây dựng, không tạo thành thực thể chính của công trình nhưng nâng cao chất lượng và hỗ trợ quá trình sản xuất Các loại vật liệu phụ bao gồm phụ gia bê tông, gỗ, sơn và đất đèn, giúp đảm bảo hoạt động xây dựng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu…
ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG NAM PHÁT
1.2.1 Khi thu mua và nhập kho nguyên vật liệu
Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu cần được cung cấp đến chân công trình chủ yếu từ nguồn mua ngoài, với số lượng và đơn giá được quy định trong thiết kế dự toán Giá nguyên vật liệu được khảo sát và thỏa thuận trước với các đơn vị cung cấp gần công trình, thường cao hơn một chút so với giá thực tế để tránh rủi ro về biến động giá Khi nhận thầu, Công ty cần thu mua nguyên vật liệu sao cho cân đối, không quá nhiều gây ứ đọng vốn, nhưng cũng không quá ít làm gián đoạn sản xuất Phòng kế hoạch vật tư sẽ lập kế hoạch cho nguyên vật liệu và chuyển xuống các đội thi công xây dựng.
Đội liên hệ và tự mua vật tư, ngoại trừ nhựa đường, do Công ty ký hợp đồng và trực tiếp cung cấp cho từng công trình Các hợp đồng mua bán vật liệu mà đội ký với nhà cung cấp cần có sự xác nhận của Giám đốc Công ty để có hiệu lực.
Giá vật liệu nhập kho được xác định dựa trên giá thực tế ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng, thường bao gồm cả chi phí vận chuyển do yêu cầu giao hàng tại công trình Nếu có chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, công ty cho phép hạch toán vào chi phí của công trình mà không cộng vào giá vật liệu Quy trình thu mua vật liệu nhập kho được thực hiện theo các bước quy định.
Khi vật liệu đến công trình, kế toán thống kê đội sẽ kiểm tra khối lượng và chất lượng dựa trên hóa đơn và giấy báo nhận hàng, ghi nhận số lượng thực nhập và lập “Bản kê nhận hàng” có xác nhận từ cả hai bên Định kỳ hàng tháng, thống kê đội và nhà cung cấp sẽ lập “Biên bản nghiệm thu khối lượng” nếu phát hiện sai lệch về số lượng hoặc chất lượng, và báo cho phòng Kế hoạch vật tư Thủ kho không được phép tự ý nhập vật liệu nếu chưa có sự đồng ý của phòng kế hoạch vật tư.
Phòng kế hoạch sẽ thực hiện thủ tục nhập vật tư dựa trên “Bản kê nhận hàng”, “Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện” đã được hai bên ký xác nhận, cùng với “Hóa đơn GTGT”.
1.2.2 Khi xuất kho nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát chuyên cung cấp vật liệu xây dựng cơ bản, phục vụ chủ yếu cho các dự án xây dựng.
BÀI TẬP LỚN nhằm mục đích xây dựng các công trình, trong đó giá vật liệu xuất kho được xác định theo “Giá thực tế đích danh.” Việc mua vật liệu dự trữ cho từng công trình ngay tại chân công trình giúp xác định giá thực tế xuất kho một cách hợp lý và dễ thực hiện.
Phòng Kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho từng công trình dựa vào nhu cầu vật tư cụ thể của các đội Mặc dù vật liệu đã được định sẵn cho từng công trình, Công ty vẫn sử dụng phiếu xuất kho vật tư thông thường thay vì phiếu theo hạn mức Việc theo dõi cung cấp và sử dụng vật liệu được thực hiện dựa trên bản khoán của từng công trình Đối với các trường hợp xuất vật liệu nội bộ, phiếu xuất kho vật tư cũng được áp dụng, có thể lập riêng cho từng loại vật liệu hoặc chung cho nhiều loại cùng kho phục vụ cho một công trình.
TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG NAM PHÁT
Ngành xây dựng là một lĩnh vực sản xuất vật chất công nghiệp, tạo ra những công trình lớn với kết cấu phức tạp và cố định tại địa điểm thi công Đặc điểm này khiến cho việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trở nên phức tạp, do ảnh hưởng lớn từ môi trường bên ngoài, đòi hỏi phải xây dựng định mức phù hợp với thực tế thi công Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong mọi nền sản xuất xã hội, nhưng mức độ và phương pháp quản lý khác nhau tùy thuộc vào trình độ sản xuất Hiện nay, sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển để đáp ứng nhu cầu vật chất và văn hóa của xã hội, việc sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và có kế hoạch ngày càng trở nên cần thiết.
Quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ quan trọng nhằm tăng hiệu quả kinh tế và giảm thiểu hao phí Hạch toán vật liệu có ảnh hưởng lớn đến việc xác định giá thành, vì vậy, để đảm bảo tính chính xác trong hạch toán giá thành, việc hạch toán nguyên vật liệu cũng cần phải chính xác Để thực hiện tốt công tác này, cần quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.
Trong quá trình thu mua, việc quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua là rất quan trọng để đảm bảo tiến độ và thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh Bộ phận kế toán – tài chính cần đưa ra quyết định chính xác về nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp và phương tiện vận chuyển, đặc biệt là về giá mua và cước phí Cần phải hạch toán chính xác, sử dụng chứng từ và hóa đơn rõ ràng, đồng thời dự toán được biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để có biện pháp thích ứng kịp thời Qua việc thanh toán, kế toán cũng cần kiểm tra giá mua, chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp và người vận chuyển.
Để đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng và giá trị, việc tổ chức kho tàng và bến bãi cần thực hiện đúng chế độ bảo quản cho từng loại vật liệu, nhằm tránh hư hỏng, mất mát và hao hụt.
Việc sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm dựa trên định mức tiêu hao và dự toán chi phí là rất quan trọng để giảm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận và tích lũy cho doanh nghiệp Do đó, cần tổ chức tốt việc ghi chép và phản ánh chính xác tình hình xuất nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Ngoài ra, việc phân tích định kỳ tình hình sử dụng nguyên vật liệu cũng là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả sản xuất.
Bài tập lớn về khoản chi phí vật liệu trong thi công xây dựng nhằm xác định nguyên nhân tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm Nội dung này khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu và tận dụng phế liệu hiệu quả.
Khâu dự trữ nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu Điều này đảm bảo quá trình thi công xây lắp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu Đồng thời, việc quản lý dự trữ hợp lý cũng tránh tình trạng ứ đọng vốn do lưu trữ quá nhiều nguyên liệu.
Quản lý nguyên vật liệu, từ thu mua đến bảo quản và sử dụng, là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp mà các nhà quản lý luôn chú trọng Để đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả, cần xem xét đặc điểm và yêu cầu của nguyên vật liệu, cũng như chức năng của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất và xây lắp, nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan.
Tổ chức ghi chép và tổng hợp số liệu liên quan đến thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu Đánh giá giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua và nhập kho, đồng thời kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua về số lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn Mục tiêu là đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và đúng chủng loại nguyên vật liệu cho quá trình thi công xây lắp.
Để đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán, cần áp dụng đúng các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu, hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu Việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ, cùng với việc mở các sổ sách và thẻ kế toán chi tiết, là rất quan trọng Thực hiện hạch toán đúng chế độ và phương pháp quy định sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo và chỉ đạo kế toán trong toàn ngành kinh tế và nền kinh tế quốc dân.
Kiểm tra việc tuân thủ chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là rất quan trọng để phát hiện và ngăn ngừa tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Cần tính toán và xác định chính xác số lượng cũng như giá trị của nguyên vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu theo quy định của nhà nước là rất quan trọng Cần lập các chuyên đề thực tập chuyên ngành về vật tư để phân tích tình hình thu mua, dự trữ, quản lý, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu Điều này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và giảm thiểu chi phí sản xuất tổng thể.
KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG NAM PHÁT
2.1.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Các chứng từ sử dụng
Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 22/12/2014, chế độ chứng từ kế toán quy định rằng các chứng từ liên quan đến việc nhập - xuất vật liệu phải được lập và lưu trữ đúng quy định.
+ Hoá đơn ( GTGT ), số hiệu hoá đơn, ngày … tháng … năm … + Phiếu nhập kho ( Mẫu số: 01 – VT )
+ Phiếu xuất kho ( Mẫu số: 02 – VT )
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu số: 03 – VT )
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát đảm nhận thi công nhiều công trình trên khắp các tỉnh thành, do đó, công ty tự lo liệu việc mua sắm vật liệu cần thiết cho các dự án này.
* Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài:
Dựa trên hợp đồng kinh tế, định mức vật tư - kỹ thuật và tiến độ thi công hàng tháng, Phòng Tài chính Kế toán và Phòng Kế hoạch Vật tư lập kế hoạch mua sắm vật tư cho từng công trình Sau đó, bộ phận mua hàng thuộc Phòng Kế hoạch Vật tư sẽ lập giấy đề nghị mua hàng để trình Giám đốc phê duyệt.
Sau khi được duyệt, phòng kế hoạch và vật tư sẽ cử cán bộ đi khảo sát, ký kết hợp đồng mua bán hoặc lấy báo giá để làm thủ tục xin mua vật tư Đối với đơn hàng số lượng lớn, phòng sẽ thực hiện mua theo phương thức "Giao tại kho công ty", nghĩa là người bán sẽ vận chuyển vật tư đến cửa kho công ty theo hợp đồng đã ký Trong trường hợp mua số lượng ít, cán bộ mua vật tư sẽ làm thủ tục tạm ứng tiền để thực hiện việc mua sắm.
Trước khi hàng hóa được nhập kho, nhân viên kiểm nghiệm sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách và chủng loại vật tư để đảm bảo tính chính xác Sau khi giám định, phiếu nhập kho sẽ được lập Thủ kho có trách nhiệm phối hợp với nhân viên giám định để kiểm tra số lượng hàng hóa nhập kho và sẽ chịu trách nhiệm về số hàng hóa đó.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- 1 liên phòng kế hoạch, vật tư lưu
- 1 liên thủ kho lưu để ghi thẻ kho
- 1 liên kèm theo hoá đơn thanh toán ( lưu ở Phòng Tài chính Kế toán)
Phiếu nhập kho kèm theo Hoá đơn GTGT gửi về Phòng Tài chính Kế toán.
Sau khi kiểm nhận và nhập hàng vào kho, cần thực hiện thủ tục thanh toán theo quy định kế toán của Công ty Kế toán sẽ kiểm tra, phân loại và đánh giá dựa trên các chứng từ hóa đơn bán hàng cùng các thủ tục quy định, sau đó tiến hành nhập vật tư cụ thể theo tài liệu của Công ty.
Sau khi đã được kiểm nhận và nhập hàng vào kho thì làm thủ tục thanh toán theo qui định của chế độ kế toán và của Công ty.
Tóm lại, khi làm thủ tục Nhập kho nguyên vật liệu, Công ty sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
+ Giấy đề nghị mua vật tư.
+ Giấy xin mua vật tư.
+ Giấy đề nghị tạm ứng.
+ Biên bản kiểm nghiệm ( nếu cần )
Biểu số 2.01: Giấy đề nghị mua vật tư
Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát Số: 121/GVT
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ Đơn đề nghị: Phòng kế hoạch - vật tư
I Lý do mua vật tư
STT Tên công trình Hạng mục Số hợp đồng đã ký kết
1 Xây dựng Nhà khách và Hội trường – Cty nhiệt điện Na
Thi công x ây dựng công trình
II Vật tư cần mua
STT Tên loại vật tư Đơn vị
Số lượng cần phải mua
7 Xi măng bao PCB-30 Tấn 40 20 20
Giám đốc duyệt Trưởng phòng kế hoạch
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Sau khi được phê duyệt, Phòng kế hoạch và vật tư sẽ cử nhân viên đi khảo sát thị trường, thực hiện ký kết hợp đồng mua bán hoặc yêu cầu báo giá, sau đó tiến hành thủ tục xin mua vật tư.
Biểu số 2.02: Giấy xin mua vật tư
Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát Số: 121/GVT-CH
GIẤY XIN MUA VẬT TƯ (Đơn đề nghị: Phòng kế hoạch - vật tư )
Dựa trên nhu cầu vật tư cần thiết cho quá trình thi công xây dựng công trình, cùng với giấy đề nghị mua vật tư số 121/GVT ngày 06/12/2016 đã được phê duyệt, việc lập kế hoạch và tổ chức mua sắm vật tư là rất quan trọng để đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình.
Dựa trên khảo sát giá cả thị trường, phòng kế hoạch và vật tư đề xuất Giám đốc phê duyệt việc mua sắm các vật tư cần thiết sau đây:
Tên loại vật tư Đơn vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế
GTGT Địa chỉ người bán
1 Gạch chỉ Viên 30.500 1.850 37.925.000 DN Thái Sơn
Tấn 20 981.818,182 19.636.364 1.963.636 Cty CP Xi măng La Hiên
Giám đốc duyệt Trưởng phòng kế hoạch
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Khi mua vật tư với số lượng lớn, phòng vật tư sẽ ký hợp đồng theo phương thức "mua tại kho", trong đó người bán sẽ giao hàng đến kho của Công ty theo thỏa thuận Đối với trường hợp mua với số lượng ít, cán bộ mua vật tư sẽ thực hiện thủ tục tạm ứng tiền để tiến hành mua sắm.
Biểu số 2.03: Giấy đề nghị tạm ứng
Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát
Mẫu số: 03 – TT Ban hàng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi: Giám đốc Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát
Tên tôi là: Nguyễn Văn Tới Địa chỉ: phòng kế hoạch – vật tư Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 220.000.000 đồng.
( Viết bằng chữ: Hai trăm hai mươi triệu đồng chẵn./ )
Lý do tạm ứng là để mua các loại gạch lát với kích thước 400x400mm, 250x250mm, 250x400mm và xi măng bao PCB-30, theo giấy xin mua vật tư số 121/GVT-CH ngày 06/12/2016.
Thời hạn thanh toán: Sau khi vật tư được nhập kho.
Sau khi được Giám đốc duyệt, cán bộ mua hàng chuyển sang Phòng Tài chính Kế toán viết phiếu chi để mua hàng.
Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát
Mẫu số: 02 – TT Ban hàng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày
SĐK : 098TM SCT: 080TM Nợ: 141 0401
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Tới Địa chỉ: Phòng kế hoạch – vật tư
Lý do chi: Mua gạch các loại kích thước Gạch lát 400x400mm; Gạch ốp 250 x 250 mm; Gạch 250 x 400mm và mua Xi măng PCB - 30
Số tiền: 220.000.000 đồng ( Viết bằng chữ: Hai trăm hai mươi triệu đồng chẵn./ )
Kèm theo: Giấy đề nghị tạm ứng 01 Chứng từ gốc
Kế toán trưởng ( Ký, họ tên)
Thủ quỹ ( Ký, họ tên)
Người nhận tiền ( Ký, họ tên)
Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý ): ………
Khi hàng hóa về, bộ phận kiểm nghiệm của công ty sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng và qui cách vật tư Sau khi hoàn tất kiểm tra, biên bản kiểm nghiệm sẽ được lập theo mẫu và các chứng từ liên quan như hợp đồng, hóa đơn, giấy biên nhận sẽ được chuyển đến phòng vật tư để thực hiện việc viết phiếu nhập kho.
Biểu số 2.05: Hoá đơn GTGT mua gạch lát các loại
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG HP/16P
Liên 2: Giao khách hàng 0085951 Ngày 13 tháng 12 năm 2016 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Hà Phúc Địa chỉ: 116 đường Nước Phần Lan - Tứ Liên – Q Tây Hồ - Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tới
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát Địa chỉ: Số 5/28 Mễ Trì Thượng, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS:
T Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 16.836.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 185.196.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi năm triệu, một trăm chín sáu ngàn đồng chẵn/.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ, tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên ) ( Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.06: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc **********************
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Theo yêu cầu của Hợp đồng số 612/2016/TCXD-CH ngày 06/12/2016.
Bản kiểm nghiệm vật tư bao gồm các thành viên sau: Ông (Bà) Trần Xuân Bắc - Trưởng ban kiểm nghiệm, Ông (Bà) Bùi Công Thành - Phó ban kiểm nghiệm, Ông (Bà) Nguyễn Chí Hải - Uỷ viên, và Ông (Bà) Nghiêm Xuân Định - Uỷ viên.
Cùng tiến hành kiểm kê các loại vật tư , thiết bị sau: Gạch lát các loại
Phương thức kiểm kê toàn bộ
TT Tên và quy cách vật tư ĐVT số luợng The o HĐ
TN KL ( kg ) Đúng QC
Ban kiểm nghiệm xác nhận rằng hàng hóa mới 100% đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, sẵn sàng đưa vào sử dụng cho công trình Xây dựng Nhà khách và Hội trường của Công ty nhiệt điện Na Dương – TKV tại Lạng Sơn.
Trưởng ban Phó ban Uỷ viên Uỷ viên
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Biểu số 2.07: Phiếu nhập kho gạch lát các loại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát Địa chỉ: Số 5/28 Mễ Trì Thượng
Mẫu số: 01 – VT Ban hàng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày
Ngày 13 tháng 12 năm 2016 Nợ TK 152
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG NAM PHÁT
* Về bộ máy kế toán:
Với bộ máy quản lý tinh gọn, các phòng ban chức năng hoạt động hiệu quả, hỗ trợ lãnh đạo công ty trong giám sát thi công và quản lý kinh tế Công tác tổ chức sản xuất và hạch toán được thực hiện một cách hợp lý và khoa học, phù hợp với điều kiện hiện tại Phòng Tài chính Kế toán được bố trí hợp lý với phân công công việc cụ thể, rõ ràng, cùng đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ, nhiệt tình và trung thực, đã góp phần quan trọng vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty.
Kế toán công ty đã áp dụng thử nghiệm chế độ kế toán mới, cụ thể là hình thức Nhật ký chung, với ưu điểm là hệ thống sổ sách gọn nhẹ và ghi chép đơn giản Bộ máy kế toán linh hoạt và sáng tạo trong việc ứng dụng chế độ kế toán trên máy vi tính nhằm nâng cao cơ giới hoá công tác kế toán, từ đó phát huy vai trò quan trọng của kế toán trong bối cảnh hiện nay Hệ thống sổ sách kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định, với lợi thế là có thể in vào cuối tháng và dễ dàng sửa chữa sai sót nếu phát hiện trong tháng.
BÀI TẬP LỚN thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
Hệ thống tài khoản được áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo các chứng từ hạch toán ban đầu phù hợp với nội dung kinh tế và tính chất pháp lý của nghiệp vụ phát sinh, đồng thời tuân thủ mẫu biểu do Bộ Tài chính ban hành.
Công ty đã tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách rõ ràng theo từng công trình và hạng mục, với chu kỳ hạch toán được thực hiện hàng tháng và hàng quý Mỗi năm, công ty chia thành 4 quý, mỗi quý gồm 3 tháng, giúp quản lý nguyên vật liệu hiệu quả và đáp ứng tốt yêu cầu quản lý.
* Về tổ chức kho bảo quản:
Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát đã thiết lập hai kho bảo quản vật liệu cho mỗi công trình nhằm ngăn ngừa hao hụt Việc này không chỉ giúp kế toán thuận tiện hơn trong hạch toán mà còn cải thiện khả năng kiểm tra quy trình thu mua, lưu trữ và bảo quản, sử dụng vật liệu một cách hiệu quả hơn.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung giúp kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ hiệu quả, đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất từ kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời từ lãnh đạo doanh nghiệp Điều này không chỉ hỗ trợ toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn tối ưu hóa công tác kế toán Thêm vào đó, hình thức này thuận tiện cho việc phân công công việc và chuyên môn hóa cán bộ kế toán, đồng thời nâng cao khả năng trang bị các phương tiện và kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin.
* Việc đánh giá thực tế nhập, xuất kho có tác dụng:
Giá thực tế của vật liệu cho phép xác định chi phí nguyên vật liệu thực tế trong sản xuất, từ đó phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Bài tập lớn yêu cầu xác định chính xác chi phí đầu vào và đánh giá tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu Qua đó, chúng ta có thể nhận diện được hao phí lao động trong quá khứ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.
Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát cần cải thiện một số nhược điểm trong công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Mặc dù việc ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại nhược điểm như việc tổng hợp số liệu không kịp thời do sự phân công công tác không hợp lý của cán bộ kế toán Do đó, mỗi nhân viên kế toán cần thực hiện đúng chức năng của mình để thuận lợi hơn trong việc lập chuyên đề thực tập chuyên ngành Tương tự, hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung cũng gặp khó khăn lớn khi công ty hoạt động rải rác và thiếu trang bị kỹ thuật cho việc ghi chép và xử lý thông tin Điều này dẫn đến việc kiểm tra và giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo công ty đối với công tác kế toán và hoạt động sản xuất kinh doanh không được kịp thời và hiệu quả.
Việc tổ chức luân chuyển và bảo quản chứng từ gốc chưa hợp lý ảnh hưởng đến công tác hạch toán Nhiều chứng từ được lập trước khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vi phạm nguyên tắc ghi chép kế toán.