ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ KINH DOANH Ở CÔNG
Thông tin chung về công ty
- Tên công ty: Công ty cổ phần AD.TEK
- Tên tiếng Anh: AD.TEK Joint Stock Company.
- Thương hiệu Quốc tế: Advanced Networks Teachnology.
- Năm thành lập: 12 tháng 11 năm 2010.
- Trụ sở: Số 9, nhà 10, ngõ 95, Chùa Bộc, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
- Facebook: https://www.facebook.com/adtek.vn
- Văn phòng giao dịch: Số 9, nhà 10, ngõ 95, Chùa Bộc, phường TrungLiệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Công ty được thành lập tháng 12/2010, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0104928272 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp
Từ tháng 11/2010 đến tháng 12/2015, trụ sở chính của công ty đặt tại Số 9, nhà 10, ngõ 95, Chùa Bộc, phường Trung Liệt, TP Hà Nội Ngay từ khi thành lập, công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm chiến lược trong lĩnh vực Điện tử Viễn thông và Công nghệ thông tin tự động hóa Qua thời gian phát triển, công ty không ngừng mở rộng và đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh, đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, đồng thời thúc đẩy sự phát triển và mở rộng hoạt động trên thị trường.
Lĩnh vực hoạt động của công ty
Công ty hoạt động chính trong lĩnh sản phẩm ngành Điện tử viễn thông, cụ thể như sau:
- Bộ chuyển mạch kiêm wifi.
- Bộ chuyển đổi tín hiệu cáp quang.
- Phần mềm quản lý mạng viễn thông.
- Cáp nhảy quang LC-SC.
- Module Extreme, hiệu ETU-Link 1000BASE-SX SFP.
- Bộ định tuyến hoạt động ngoài trời.
- Khay giữ mối hàn quang, mã FSC24, nhà sản xuất PANDUIT, dùng cho viễn thông, hàng mới 100%.
- Đầu bấm mạng kiểu plug.
- Bộ adapter 1 cổng NK LC Duplex, mã NKDLCMZIW, chưa lắp với đầu nối điện, dùng cho viễn thông, nhà sản xuất PANDUIT, hàng mới 100%.
- Bộ mở khóa thiết bị (hàng mẫu).
- Tấm che cho tủ rack.
- Thanh quản lý cáp ngang phía trước.
Tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty
1.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần AD.TEK
Nguồn : Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AD.TEK 1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban :
Hội đồng quản trị có quyền đại diện cho công ty trong việc quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm về chiến lược phát triển của công ty.
Giám đốc công ty có trách nhiệm báo cáo trước hội đồng quản trị và các cơ quan quản lý Nhà nước, cũng như các tổ chức và cá nhân liên quan về tình hình và kết quả hoạt động của công ty Bên cạnh đó, giám đốc còn đảm nhiệm nhiều chức năng và nhiệm vụ quan trọng khác.
+ Quyết định các vấn đề liên quan tới hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
+ Tổ chức thực hiện kinh doanh và các phương án đầu tư của công ty. + Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty.
KINH DOANH - MARKETING HÀNH CHÍNH – KẾ TOÁN
TƯ VẤN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
+ Ký kết các hợp đồng nhân danh công ty kinh doanh.
+ Tuyển dụng người lao động.
Thực hiện đầy đủ các quyền và nhiệm vụ được giao với sự trung thực và cẩn trọng, nhằm tối đa hóa lợi ích hợp pháp của công ty và chủ sở hữu.
+ Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong hoạt động + Kiến nghị phương án tổ chức cơ cấu của công ty.
+ Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc.
+ Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
- Phòng Kế toán - Thủ quỹ có các nhiệm vụ và chức năng sau :
Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn trong lĩnh vực tài chính và kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành của Nhà nước về chuẩn mực và nguyên tắc kế toán.
Theo dõi và phản ánh sự biến động của vốn kinh doanh công ty dưới mọi hình thức, từ đó đưa ra tư vấn cho Giám đốc về các vấn đề liên quan.
Tham mưu cho Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của nó qua các thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
+ Tham gia cùng các phòng ban khác tạo nên hệ thống quản lý thông tin năng động, hữu hiệu.
+ Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội
Ghi chép và tính toán tình hình hiện có cũng như luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn Đồng thời, việc phản ánh quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giúp nâng cao khả năng quản lý và ra quyết định.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh và tài chính, bao gồm kế hoạch thu chi và thanh toán Đảm bảo việc quản lý vật tư, tài sản và tiền vốn được thực hiện hiệu quả Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các biểu hiện lãng phí cũng như vi phạm quy định của công ty.
Cung cấp số liệu và tài liệu cần thiết cho việc điều hành hoạt động kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, đồng thời hỗ trợ lập và theo dõi kế hoạch Cung cấp báo cáo cho các cơ quan liên quan theo chế độ báo cáo tài chính và kế toán hiện hành.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Giám đốc công ty.
+ Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty
+ Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp
+ Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt
+ Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và chi trả lương cho nhân viên đúng hạn, cần thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế toán tổng hợp.
+ Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao.
- Phòng hành chính - Nhân sự:
+ Tiếp nhận và xử lý các công việc trong nội bộ công ty.
+ Tiếp khách và xử lý các công văn khách hàng gửi tới.
+Tổ chức các hội thảo, hội nghị của công ty.
+ Soạn thảo các văn bản.
+ Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu có tính chất pháp lý
Giải quyết các vấn đề liên quan tới nhân sự :
+ Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự.
+ Giải quyết các chế độ cho người lao động theo quy định của công ty và
+ Tổ chức khen thưởng và phê bình.
+ Tổ chức các lớp đào tạo năng lực cho đội ngũ nhân viên.
+ Đảm bảo an toàn lao động, cháy nổ, vệ sinh trong toàn công ty.
+ Kiểm tra và lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ lao động.
+ Tổ chức khám và kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động.
Bảo vệ an ninh, trật tự :
+ Bảo vệ an ninh, trật tự, tài sản của công ty và cán bộ, công nhân viên. + Lực lượng chính trong phòng chống hiên tai, hỏa hoạn
+ Quản lý nhân lực thực hiện theo Luật nghĩa vụ quân sự.
- Bộ phận kho – Giao nhận : có các nhiệm vụ và chức năng sau :
Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng hóa :
+ Kiểm tra chứng từ xuất, nhập hàng hóa trong ngày, trong tháng
Để đảm bảo quy trình quản lý kho hiệu quả, việc nhập kho và xuất kho hàng hóa cần tuân thủ đúng yêu cầu, hóa đơn và chứng từ Đồng thời, lập danh sách thống kê hàng hóa ra vào kho theo mẫu bảng kê tồn hàng hóa là rất quan trọng để theo dõi tình hình tồn kho chính xác.
+ Ghi chép phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hàng ngày, hàng tháng
+ Thực hiện phần mềm nhập xuất doanh nghiệp.
+ Lập báo cáo xuất nhập hàng hóa hàng ngày.
Theo dõi mức hàng tồn kho tối thiểu :
+ Luôn luôn đảm bảo hàng hóa ổn định, có hàng trong kho Khi hàng hóa gần hết phải báo nhập để đảm bảo hoạt động kinh doanh
+ Lập bảng theo dõi số lượng hoàng hóa tồn kho tối thiểu hàng ngày
Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho :
+ Liên tục kiểm tra các đơn hàng nhập kho, xuất kho để chủ động.
+ Đôn đốc việc mua hàng, nhập hàng đảm bảo an toàn, tránh làm vỡ, hư hỏng, mất mát hàng hóa
+ Trực tiếp kiểm kê hàng hóa nhập vào kho, đảm bảo hàng hóa còn trong trạng thái nguyên vẹn.
Sắp xếp hàng hóa trong kho :
+ Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, ẩm mốc, hư hỏng, đổ vỡ
+ Đôn đốc việc sắp xếp hàng hóa trong kho
+ Lập sơ đồ kho và cập nhập sơ đồ đó khi có phát sinh hàng hóa.
Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn trong kho :
+ Tuyệt đối đảm bảo quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho
+ Liên tục cập nhật kiến thức, thông tin về phòng cháy chữa cháy để phòng ngừa hỏa hoạn
+ Định kỳ kiểm tra lại các kệ hàng để tránh kệ bị gãy đổ gây hư hỏng hàng hóa, mất an toàn cho nhân viên kho.
- Phòng kinh doanh – Marketing: thực hiện các nhiệm vụ và chức năng sau :
Bộ phận tham mưu cho Giám đốc, chịu trách nhiệm tư vấn tài chính, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, cũng như phát triển thị trường Định kỳ thu thập và phân tích thông tin ngành để định hướng và định vị sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường Đánh giá hiệu quả các sản phẩm và dịch vụ hiện tại nhằm cải tiến và nâng cao chất lượng Thực hiện nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, xây dựng quy trình và quy chế liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty Lên kế hoạch, tổ chức hoạt động và đánh giá kết quả theo mục tiêu đã được Giám đốc phê duyệt Thực hiện các dự án tư vấn tài chính cho khách hàng, bao gồm tư vấn dòng tiền, cấu trúc tài chính, kiểm soát chi phí, công nghệ thông tin, quản trị và các dịch vụ tư vấn tài chính khác.
+ Xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng.
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động nói trên trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao
+ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng để trình Giám đốc phê duyệt
Tổ chức bộ máy nhân sự và phân công công việc trong Phòng là cần thiết để đảm bảo hoàn thành ngân sách năm và kế hoạch công việc đã được phê duyệt theo từng thời kỳ.
+ Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo khác được yêu cầu
Xây dựng và đánh giá quy trình, quy định nghiệp vụ của Phòng là rất quan trọng để cải thiện hiệu quả hoạt động Việc này không chỉ giúp nâng cao chất lượng công việc mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty thông qua việc liên tục cải tiến quy trình.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm gần đây
Dưới đây là một số chỉ tiêu thuộc báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong các năm từ 2014 đến 2016 :
Bảng 1 Một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính. Đơn vị tính : 1000 Đồng
1 Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dich vụ 18.169.976.260 3.601.390.740 12.743.099.826
2 Lợi nhuận gộp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ
3 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Nguồn : Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AD.TEK Nhận xét về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm 2014 tới năm 2016
Dựa trên số liệu từ Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2014-2016 do phòng Kế toán cung cấp, hoạt động kinh doanh năm 2015 đã giảm mạnh so với năm 2014, nhưng đã có sự phục hồi đáng kể vào năm 2016, điều này được thể hiện rõ qua biểu đồ.
Biểu đồ 1.1: Kết cấu doanh thu, lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ qua các năm
2014 2015 2016 a h th Doanh thu nh thu u Lơi nhuận
Biểu đồ doanh thu và lợi nhuận gộp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cho thấy sự biến động qua các năm Từ năm 2014 đến 2015, doanh thu giảm mạnh gần 15 tỷ đồng, phản ánh khủng hoảng kinh tế mà công ty gặp phải Tuy nhiên, vào năm 2016, tốc độ doanh thu đã tăng cao rõ rệt, đạt gần 9 tỷ đồng.
Theo kết quả doanh thu, chỉ tiêu lợi nhuận gộp của công ty biến động không đồng đều qua các năm Cụ thể, năm 2014 so với năm 2015, giá vốn hàng bán giảm hơn 5 lần, tương ứng với 11.502.723.324 nghìn đồng, dẫn đến lợi nhuận gộp năm 2015 giảm mạnh xuống còn 2.556.892.021 nghìn đồng Tuy nhiên, lợi nhuận gộp năm 2016 đã tăng lên hơn 3 tỷ đồng nhờ vào việc công ty tăng cường khuyến mãi và quảng cáo để thúc đẩy tiêu thụ.
Bảng 2 Giá trị Lợi nhuận sau thuế thu nhâp doanh nghiệp của công ty qua các năm. Đơn vị tính : 1000 Đồng
Tổng lợi nhuận kế toán trươc thuế
Chi phí thuế thu nhập doanh ngiệp
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Nguồn : Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AD.TEK
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2014 đạt mức cao nhất trong ba năm, với con số 835.657.018 nghìn đồng, vượt trội hơn so với năm 2016 Nguyên nhân chính là do năm 2014 ghi nhận các khoản thu nhập khác cao hơn so với các năm còn lại.
Năm 2015, doanh thu thấp đã dẫn đến việc lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp giảm mạnh, đạt mức 803.495.254 nghìn đồng sau khi trừ các khoản chi phí và thuế.
TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AD.TEK
Hình thức kế toán tại công ty
Công ty Cổ phần AD.TEK đã áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính và in sổ kế toán theo phương pháp Nhật ký chung, phù hợp với điều kiện thực tế của loại hình kinh doanh.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung bằng phần mềm kế toán trên máy tính, giúp giảm thiểu khối lượng ghi chép thủ công và nâng cao hiệu quả công việc.
Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Máy tính có sử dụng phần mềm kế toán Misa
Báo cáo kế toán quản trị
Bảng tổng hợp CT cùng loại:
Hoá đơn bán ra Hoá đơn mua vào
Phiếu thanh toán, hoá đơn
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Kiểm tra, đối chiếu
Kế toán công ty tổng hợp các chứng từ kế toán phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh theo từng loại.
Dựa trên các chứng từ kế toán và bảng tổng hợp, kế toán thực hiện việc nhập và cập nhật số liệu, dữ liệu cũng như thông tin của các nghiệp vụ kinh tế vào các phần hành liên quan trên phần mềm kế toán.
Cuối kỳ kế toán, kế toán cần thực hiện đối chiếu và kiểm tra các sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết, cũng như các báo cáo tài chính Sau đó, tiến hành in ấn và đóng quyển các tài liệu này theo đúng quy định về kế toán theo hình thức thủ công.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Công tác tổ chức kế toán tại công ty luôn được doanh nghiệp chú trọng, coi đây là công cụ quan trọng trong quản lý Do đó, việc tuyển dụng cán bộ kế toán cần được thực hiện kỹ lưỡng về đạo đức và chuyên môn Bên cạnh đó, bộ máy kế toán còn tham gia vào việc phân tích hoạt động kinh tế, kiểm tra kế toán và tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài sản kế toán theo quy định.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy tổ chức kế toán của công ty
2.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của kế toán các phần hành
Kế toán trưởng là người đảm nhận vai trò kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán tại công ty dưới sự chỉ đạo của giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên Họ quản lý và theo dõi tình hình tài chính, tổ chức công tác kế toán, lập kế hoạch tài chính và báo cáo tài chính, đồng thời phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để hỗ trợ Ban giám đốc trong việc ra quyết định.
KT HÀNG HÓA TỒN KHO
KT MUA HÀNG BÁN HÀNG
THỦ QUỸ đốc đề ra các phương án sản xuất kinh doanh phhuf hợp có hiệu quả cho đơn vị.
Kế toán tài sản cố định:
Tổ chức ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời về số lượng và hiện trạng tài sản cố định, bao gồm tình hình tăng, giảm và di chuyển tài sản Đảm bảo kiểm tra việc bảo hành, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cố định Tham gia lập kế hoạch sửa chữa, bảo quản tài sản cố định của công ty, phản ánh kịp thời giá trị hao mòn trong quá trình sử dụng, và định kỳ tham gia kiểm kê hoặc đánh giá lại tài sản cố định khi cần thiết.
Nhiệm vụ chính là tổ chức đánh giá và phân loại theo yêu cầu thống nhất của Công ty, đồng thời ghi chép tổng hợp về tình hình bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu cũng như công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi chính xác việc nhập xuất hàng tồn kho Điều này được thực hiện thông qua các chứng từ như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, giúp ghi chép chi tiết từng loại hàng hóa trong sổ sách Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn hỗ trợ ra quyết định kinh doanh đúng đắn.
- Tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh
Hướng dẫn thủ kho mở thẻ kho giúp theo dõi hàng tồn kho theo từng mã hàng, đồng thời ghi nhận quá trình nhập xuất hàng hóa Việc sử dụng mã hàng nhất quán giữa các bộ phận là cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong quản lý hàng tồn kho.
Kế toán lương và BHXH:
Ghi chép chính xác về thời gian lao động, chất lượng sản phẩm và tiền lương là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động Điều này bao gồm việc tính toán đúng số tiền bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) vào chi phí và thu nhập của người lao động.
Đảm bảo trả lương kịp thời cho người lao động là rất quan trọng, đồng thời cần giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng quỹ lương Cung cấp tài liệu đầy đủ cho các phòng quản lý và chức năng cũng như lập kế hoạch cho quỹ lương kỳ sau là những yếu tố cần thiết để duy trì hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Tính và phân bổ chính xác đối tượng, tính giá thành
Phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ là rất cần thiết để đưa ra các biện pháp tiết kiệm quỹ lương hiệu quả Việc cung cấp số liệu chính xác cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính Các đề xuất biện pháp tiết kiệm quỹ lương cần được xây dựng dựa trên phân tích chi tiết và đánh giá thực trạng hiện tại.
Kế toán cần lập báo cáo về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) để phân tích tình hình sử dụng lao động và quỹ tiền lương Việc này giúp đề xuất các biện pháp khai thác hiệu quả tiềm năng lao động, từ đó tăng năng suất lao động.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát thu chi thông qua chứng từ gốc, giúp theo dõi sự biến động của từng nguồn vốn trong Công ty Điều này đảm bảo rằng việc huy động và sử dụng vốn được thực hiện đúng mục đích và đạt hiệu quả cao.
Kế toán mua hàng đảm nhận việc tiếp nhận hóa đơn và các chứng từ từ nhà cung cấp, kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của chúng Đồng thời, kế toán cũng phối hợp với thủ kho để xác minh số lượng, chất lượng, mẫu mã và quy cách hàng hóa đã đặt Cuối cùng, kế toán thực hiện các thủ tục nhập hàng vào kho công ty và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Cập nhật thông tin và dữ liệu mua hàng vào hệ thống Mua hàng của phần mềm kế toán là rất quan trọng Đồng thời, theo dõi các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp cũng là một yếu tố cần thiết để quản lý tài chính hiệu quả.
- Tham mưu cho Giám đốc để xét duyệt và thúc đẩy tiến trình mua hàng
Ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp là rất quan trọng Điều này bao gồm việc theo dõi cả giá trị và số lượng hàng bán, không chỉ trên tổng số mà còn phân tích theo từng mặt hàng, địa điểm bán hàng và phương thức bán hàng.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán và phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán ra, cần bao gồm đầy đủ doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra cho từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn, từng khách hàng, và từng đơn vị trực thuộc như các cửa hàng và quầy hàng.
Các chính sách, chế độ kế toán đang được áp dụng tại công ty
- Công ty áp dụng chế độ kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 133/2016/TT – BTC ban hành ngày 26/08/2016.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm, kỳ kế toán là từng tháng trong năm.
Chế độ kế toán áp dụng là theo quy định của Kế toán Việt Nam, sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị hạch toán Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ sẽ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp thực tế đích danh.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
- Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song.
Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
- Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình, TSCĐ vô hình Xác định theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp bình quân liên tục.
- Phương pháp lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ : công ty lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp
Công ty áp dụng phương pháp kế toán dồn tích để ghi nhận doanh thu và chi phí, nghĩa là các khoản này sẽ được ghi nhận ngay khi phát sinh, bất kể việc thu tiền hay chi tiền đã diễn ra hay chưa Kế toán sẽ cập nhật và ghi chép các khoản doanh thu và chi phí vào phần mềm kế toán tương ứng.
Phần mềm kế toán sử dụng tại đơn vị
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, bao gồm quản lý doanh nghiệp, kế toán, mua bán, hàng tồn kho, chấm công, tính lương và quản lý nhân sự Các phần mềm này được phát triển hoàn toàn mới, độc lập và không dựa vào sản phẩm nào khác có sẵn, cung cấp giải pháp ERP toàn diện cho doanh nghiệp.
Bộ công cụ phần mềm FAST được phát triển và nâng cấp liên tục từ năm
1997 cho đến nay, bao gồm có các công cụ:
-Fast Invice – phần mềm quản lý và in hóa đơn.
- Fast Book – phần mềm ké toán cho doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập.
- Fast Accounting Online - phần mềm kế toán trên nền điện toán đám mây cho doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập.
- Fast Financal – phần mềm quản trị tài chính kế toán cho doanh nghiệp vừa và lớn.
- Fast HRM – phần mềm quản lý nhân sự - chám công – tính lương.
- Fast Business – giải pháp ERP cho doanh nghịp vừa và lớn.
- Fast Business Online - giải pháp ERP trên nền web.
Giao diện Phần mềm thể hiện tất cả các phần hành kế toán mà công ty sẽ sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ.
Giao diện quy trình hạch toán của phân hệ Tài sản cố định.
QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC KẾ TOÁN CHỦ YẾU MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN AD.TEK
Kế toán tiêu thụ hàng hóa
3.1.1 Chứng từ kế toán được sử dụng
Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ và chính xác thông tin khách hàng, phương thức thanh toán, các mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất Trong trường hợp có sai sót, cần lập biên bản hủy hóa đơn hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch.
- Thẻ quầy hàng; giấy nộp tiền; bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
- Các biên bản thừa thiếu hàng, biên bản giảm giá hàng bán, biên bản hàng bán bị trả lại
- Phiếu thu, giấy báo Có.
- Hóa đơn chi phí liên quan.
3.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán bán hàng
3.1.2.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán bán hàng.
Dưới đây là quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán bán hàng của công ty :
Khách hàng Phòng Kinh doanh
Bộ phận kho Bộ phận kế toán Thủ quỹ
9 Phiếu xuất kho Đơn hàng bán Đơn bán hàng Phiếu xuất kho 7b
1 Khách hàng lập Yêu cầu báo giá các sản phẩm cần mua gửi đến Phòng kinh doanh.
2 Phòng Kinh doanh nhận Yêu cầu báo giá, lập Báo giá.
3 Phòng Kinh doanh báo giá tới Khách hàng.
4 Khách hàng nhân Báo giái, đồng ý mua hàng à lập Đơn hàng mua.
5 Khách hàng gửi Đơn hàng mua tới Phòng kinh doanh.
6 Phòng kinh doanh căn cứ đơn hàng mua của Khách hàng lập Đơn hàng bán.
7a Phòng Kinh doanh gửi Đơn hàng bán tới Bộ phân kho.
7b Đồng thời phòng Kinh doanh gửi Đơn hàng bán đén Phòng kế toán.
8 Bộ phân kho căn cứ Đơn hàng bán của Phòng kinh doanh lập Phiếu xuất kho hoặc Phiếu giao hàng.
9.Bộ phân Kho gửi phiếu xuất kho tới Bô phận ké toán.
10 Kế toán căn cứ Phiếu xuất kho à Đơn hàng bán, lập Hóa đơn bán hàng.
11 Kế toán gửi Hóa đơn bán hàng xuống bộ phận kho.
12 Bộ phân Kho giao hàng cho khách hàng kèm Phiếu giao hàng à Hóa đơn bán hàng.
13 Khách hàng thanh toán tiên.
13a Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu.
13b Nếu thanh toán qua ngân hàng, kế toán lập Giấy báo có khi nhận được thông tin ề tài khoản.
14 Kế toán chuyển Phiếu thu qua thủ quỹ để thu tiền.
3.1.3 Tài khoản kế toán được sử dụng
Kế toán sẽ sử dụng các tài khoản kế toán sau để phản ánh, hạch toán tình hình và các nghiệp vụ bán hàng của công ty : TK 156, 157, 511, 632, 338(7),
- TK 157: Hàng gửi đi bán.
- TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản này gồm 6 tài khoản cấp 2:
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
+ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm.
+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- TK 632 : Giá vốn hàng bán
- TK 338 : Phải trả, phải nộp khác
- TK 521 : Các khoản giảm trừ doanh thu
+ TK 5211 : Chiết khấu thương mại.
+ TK 5212 : Giảm giá hàng bán
+ TK 5213 : Hàng bán bị trả lại
- TK 131 : Phải thu khách hàng
+ TK 1111 : Tiền mặt bằng tiền Việt Nam.
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng.
+ TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam
- TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
+ TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp
+ TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra.
3.1.4 Quy trình hạch toán trong công tác kế toán bán hàng
3.1.4.1 Sơ đồ quy trình hạch toán trong công tác kế toán bán hàng
Công tác kế toán bán hàng của công ty được thể hiện qua sơ đồ quy trình như sau :
Chứng từ kế toán Kế toán Sổ sách, báo cáo kế toán
Hóa đơn bán hàng kiêm Phiếu xuất kho
Sổ chi tiết VT - HH
Sổ cái các tài khoản
Trong công tác kế toán bán hàng, phần mềm kế toán Fast Accounting trên máy vi tính cung cấp phân hệ Bán hàng để hạch toán các nghiệp vụ Giao diện của phân hệ này được thiết kế thân thiện, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác kế toán hiệu quả.
Phân hệ Bán hàng của phần mềm.
Khi hạch toán nghiệp vụ bán hàng, công ty sẽ phát hành hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho hàng hóa Dựa vào tình hình thực tế, kế toán sẽ nhập số liệu và thông tin từ hóa đơn bán hàng vào phần mềm.
Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
Nếu khách hàng thực hiện thanh toán ngay, phần mềm sẽ tự động tạo phiếu thu tiền mặt Trong trường hợp khách hàng chuyển khoản qua ngân hàng, hệ thống sẽ lập ủy nhiệm thu để ghi nhận giao dịch.
Do chứng từ bán hàng này khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán sẽ nhận được Giấy báo Có của ngân hàng.
Giấy báo có của ngân hàng.
Kế toán tiền/thanh toán không cần truy cập vào phân hệ Quỹ để lập phiếu thu hay phân hệ Ngân hàng để lập ủy nhiệm thu nữa Nếu chứng từ bán hàng chưa được thanh toán ngay, khi khách hàng thực hiện thanh toán, kế toán sẽ phải quay lại hai phân hệ này để lập phiếu thu hoặc ủy nhiệm thu.
Sau khi hoàn tất việc nhập các chứng từ vào hệ thống Bán hàng, dữ liệu sẽ tự động được cập nhật lên các sổ sách tổng hợp và chi tiết, cũng như báo cáo kế toán, giúp theo dõi tình hình bán hàng của công ty Quá trình này hỗ trợ Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định quan trọng Dưới đây là một số sổ sách kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng của công ty.
Bảng tổng hợp chi tiết vât tư, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Chứng từ liên quan tới phân hệ bán hàng :
Hóa đơn giá trị gia tăng.
Cuối kỳ kế toán, cần in ấn và đóng quyển tất cả sổ sách và báo cáo như sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản kế toán liên quan, cùng với sổ chi tiết vật tư và hàng hóa theo đúng quy định.
Kế toán mua hàng
3.2.1 Chứng từ kế toán được sử dụng
Công tác kế toán mua hàng tại công ty sử dụng những chứng từ sau :
- Hóa đơn GTGT (do nhà cung cấp lập)
- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (do bên bán lập)
- Biên bản kiểm nhận hàng hóa
- Phiếu thanh toán tạm ứng.
3.2.2 Luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán mua hàng
3.2.2.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán mua hàng
Dưới đây là quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán mua hàng của công ty :
Nhà cung cấp Phòng mua hàng Bộ phận yêu cầu
Bộ phận kho Kế toán Thủ quỹ
9a Phiếu xuất kho (Phiếu giao hàng)
11 a Đề nghị thanh toán Đề nghị thanh toán
Phiếu chi Ủy nhiêm chi
1 Bộ phận có yêu cầu lập phiếu Yêu cầu mua hàng gửi đến Phòng mua hàng.
2 Phòng mua hàng nhận Phiếu Yêu cầu mua hàng, căn cứ vào đó lập Yêu cầu báo cáo giá.
3 Phòng Mua hàng gửi Yêu cầu báo giá cho Nhà cung cấp.
4 Nhà cung cấp căn cứ Yêu cầu báo giá, lâp Báo giá.
5 Nhà cung cấp gửi Báo giá cho Phòng mua hàng.
6 Phòng mua hàng nhận Báo giá, xem xét giá cả, nếu đồng ý mua thì lập Đơn hàng mua gửi Nhà cung cấp.
7 Nhà cung cấp nhận Đơn hàng mua.
8 Nhà cung cấp chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần thiết gồm Phiếu giao hàng, Hóa đơn bán hàng để giao cho người mua.
9a Nhà cung cấp mang hàng cùng phiếu Giao hàng chuyển đến kho công ty.
9b Đồng thời nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng đến Phòng mua hàng. 10a Bộ phận Kho nhận hàng, lâp Phiếu nhập kho.
10b Phòng mua hàng căn cứ Hóa đơn lập phiếu Đề nghị thanh toán.
Phòng mua hàng chịu trách nhiệm tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình mua sắm và gửi về Phòng kế toán Các chứng từ bao gồm yêu cầu mua hàng, báo giá, đơn hàng mua, hóa đơn bán hàng và đề nghị thanh toán.
11b Bộ phận Kho gửi Phiếu nhập kho đến Phòng kế toán.
12 Sau khi phòng kế toán nhận đủ một bộ chứng từ, hạch toán ghi nhận nợ phải trả Nhà cung cấp.
13a Nếu thanh toán qua Ngân hàng, Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi đến Ngân hàng.
13b Nếu thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán lập Phiếu chi gửi qua Thủ quỹ chi tiền.
3.2.3 Tài khoản kế toán được sử dụng
- TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
+ TK 1111 : Tiền mặt bằng tiền Việt Nam – Tài khoản cấp 2
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
+ TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam – Tài khoản cấp 2
- TK 331 : Phải trả nhà cung cấp.
3.2.4 Quy trình hạch toán trong công tác kế toán mua hàng
3.2.4.1 Sơ đồ quy trình hạch toán trong công tác kế toán mua hàng
Công tác kế toán mua hàng của công ty được thể hiện qua sơ đồ quy trình như sau :
Chứng từ kế toán Kế toán Sổ sách, báo cáo kế toán
Trong phần mềm kế toán Fast Accounting, phân hệ Mua hàng được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ mua sắm trên máy vi tính, với giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
Giao diện Phân hệ Mua hàng của phần mềm.
Sổ chi tiết VT – HH
Sổ tiền mặt, tiền gửi
Sổ cái các tài khoản Phân hệ Mua hàng
Phòng mua hàng nhận báo giá và xem xét giá cả; nếu đồng ý, lập đơn hàng gửi nhà cung cấp Nhà cung cấp sẽ xuất hàng hóa và hóa đơn GTGT, chuyển cho nhân viên mua hàng Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán mua hàng sẽ lập chứng từ trên phần mềm Mua hàng/Phiếu nhập mua hàng.
Khi công ty thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập Phiếu chi tiền mặt Nếu thanh toán qua chuyển khoản, kế toán sẽ thực hiện thao tác ghi nhận tiền và giấy báo nợ.
Giấy báo nợ của ngân hàng là tài liệu quan trọng trong việc quản lý tài chính Để ghi nhận số hàng mua nhập kho, kế toán kho cần lập chứng từ phiếu nhập kho trên hệ thống Kho thông qua đường dẫn Kho//Phiếu nhập kho Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý nguyên vật liệu và hàng hóa.
Một số mẫu sổ quan trọng trong phân hệ kế toán mua hàng bao gồm sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết vật tư – hàng hóa, sổ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết công nợ phải trả, và sổ cái các tài khoản liên quan Dưới đây là các mẫu sổ này.
Sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp (Sổ chi tiết TK 331).
Chứng từ liên quan tới phân hệ mua hàng :
Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào.
Cuối kỳ kế toán, tất cả các sổ sách và báo cáo như sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản kế toán, và sổ chi tiết vật tư – hàng hóa cần được in ra giấy và đóng quyển đúng quy định.
Kế toán tiền lương
3.3.1 Chứng từ kế toán được sử dụng
- Bảng chấm công làm thêm giờ.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Bảng thanh toán tiền thưởng.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ.
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài.
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.
- Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội.
3.3.2 Quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán tiền lương
3.3.2.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán tiền lương.
Dưới đây là quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán tiền lương của công ty :
Nhân viên Bộ phận chấm công
Kế toán tiền lương Kế toán trưởng
1 Nhân viên đi làm được chấm công hàng ngày.
2 Bộ phận chấm công gửi bảng chấm công tới Kế toán tiền lương.
3 Kế toán tiền lương tập hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan để Lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp.
4 Kế toán tiền lương gửi bảng thanh toán lương cho Kế toán trưởng kiểm Đi làm Chấm công hàng
Tập hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan 2
Lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phải nộp
Không đồng ý Ký vào bảng lương
Xem xét, duyệt bảng lương tra.
5a Nếu bảng lương chính xác kế toán trưởng sẽ gửi cho giám đốc xét duyệt và ký vào bảng lương.
5b Nếu bảng lương không chính xác kế toán trưởng sẽ gửi lại bảng lương cho kế toán lương chỉnh sửa.
6 Khi bảng lương chính xác đã được giám đốc ký duyệt sẽ được chuyển lại cho kế toán trưởng.
7 Kế toán trưởng sẽ xuất quỹ phát lương thông qua kế toán tiền lương.
8 Nhân viên sẽ ký nhận và nhận tiền lương từ kế toán lương.
3.3.3 Tài khoản kế toán được sử dụng
- TK 334 : Phải trả công nhân viên.
- TK 338 : Phải trả phải nộp khác Có các tài khoản cấp 2 :
TK 3382 : Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
TK 3383 : Bảo hiểm xã hội (BHXH)
TK 3384 : Bảo hiểm y tế (BHYT)
TK 3389 : Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
3.3.4 Quy trình hạch toán trong công tác kế toán tiền lương
3.3.4.1 Sơ đồ quy trình hạch toán trong công tác kế toán tiền lương
Công tác kế toán tiền lương của công ty được thể hiện qua sơ đồ quy trình như sau :
Chứng từ kế toán Kế toán Sổ sách, báo cáo kế toán
3.3.4.2 Giải thích sơ đồ. Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho công nhân viên, kế toán vào phân hệ Kế toán tổng hợp/Phiếu kế toán :
Bảng chấm công Sổ Nhật ký chung
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội
Sổ cái các tài khoản
Sổ KT chi tiết quỹ tiền mặt
Sổ cái các tài khoản
Hàng tháng, dựa trên Bảng lương đã được phê duyệt, bộ phận nhân sự sẽ gửi yêu cầu trả lương cho bộ phận kế toán, dẫn đến việc phát sinh các hoạt động liên quan.
Kế toán thanh toán thực hiện các thao tác liên quan đến tiền mặt và tài khoản ngân hàng, bao gồm việc sử dụng phiếu chi tiền mặt Khi trả lương cho nhân viên qua chuyển khoản, kế toán sẽ lập Séc hoặc Ủy nhiệm chi để thực hiện giao dịch.
Các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết bao gồm sổ Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, và sổ cái các tài khoản liên quan Dưới đây là hai mẫu sổ kế toán tiêu biểu trong số đó.
Kế toán quản trị trong công ty
3.4.1 Khái quát chung về kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Kế toán quản trị là lĩnh vực chuyên môn của kế toán, tập trung vào việc nắm bắt thực trạng tài chính của doanh nghiệp Thông qua đó, nó hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định điều hành tối ưu Thông tin từ kế toán quản trị không chỉ quan trọng cho vận hành doanh nghiệp mà còn phục vụ cho việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Kế toán quản trị là một lĩnh vực kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị và cá nhân trong tổ chức.
3.4.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của kế toán quản trị
Mối liên kết giữa việc tiêu dùng các nguồn lực và nhu cầu tài trợ rất quan trọng, vì nó phản ánh các nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng nguồn lực đó để đạt được các mục tiêu cụ thể của đơn vị Việc hiểu rõ chi phí phát sinh từ việc tiêu dùng này giúp tối ưu hóa ngân sách và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để tối ưu hóa mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích, các nhà quản trị cần xem xét hiệu quả kinh tế của phương án lựa chọn Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cân nhắc chi phí và giá trị mà chúng mang lại Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là mục tiêu duy nhất là giảm thiểu chi phí.
+ Tính toán và đưa ra mô hình nhu cầu vốn cho một hoạt động hay quyết định cụ thể.
+ Đo lường, tính toán chi phí cho một hoạt động, sản phẩm, hoặc một quyết định cụ thể.
+ Tìm ra những giải pháp tác động lên đến các chi phí để tối ưu hóa mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận.
3.4.3 Nội dung của kế toán quản trị trong công ty Cổ phần AD.TEK
Kế toán quản trị tại công ty Cổ phần AD.TEK bao gồm nhiều nội dung quan trọng Trong đó, hai vấn đề chính mà công ty đang tập trung là quản trị chi phí và quản trị doanh thu, kết quả kinh doanh Dưới đây là chi tiết về hai vấn đề này.
3.4.3.1 Quản trị chi phí. a, Phân loại chi phí :
Để quản lý chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp, chi phí được phân loại thành nhiều loại khác nhau, phù hợp với các mục đích sử dụng cụ thể.
Trong kế toán quản trị, có nhiều cách phân loại chi phí, bao gồm chi phí theo đầu vào sản xuất, chi phí theo khoản mục trên báo cáo tài chính, chi phí theo quy trình sản xuất và kinh doanh, cùng chi phí theo đối tượng kế toán Công ty Cổ phần AD.TEK đã chọn tiêu thức phân loại chi phí dựa trên khoản mục trong báo cáo tài chính, chia chi phí thành hai loại chính.
Chi phí sản phẩm là các khoản chi phí liên quan đến quá trình sản xuất hoặc mua hàng hóa để bán Những chi phí này bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản phẩm chưa được bán sẽ được ghi nhận trong giá thành hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán Khi sản phẩm được bán, chi phí này sẽ chuyển thành "giá vốn hàng bán" trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Chi phí thời kỳ là các khoản chi tiêu cần thiết cho hoạt động kinh doanh trong một kỳ nhất định, không tạo ra hàng tồn kho và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lợi nhuận của kỳ đó Theo hệ thống kế toán hiện hành, chi phí thời kỳ bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong việc điều hành và phát triển công ty Để tập hợp chi phí, công ty áp dụng phương pháp phân bổ trực tiếp do có nhiều khoản chi phí phát sinh từ các bộ phận và phòng ban khác nhau Các tiêu chí phân bổ chi phí thường được sử dụng bao gồm số giờ làm việc và số ngày làm việc Ngoài ra, dự toán chi phí cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Để lập dự toán chi phí, công ty cần tập hợp đầy đủ thông tin và số liệu về chi phí từ tất cả các bộ phận và phòng ban Sau khi thu thập đủ dữ liệu, các chi phí này sẽ được tổng hợp thành dự toán cho kỳ tiếp theo của công ty.
Dựa vào dự toán chi phí sản xuất, công ty có thể ước lượng các khoản chi phí cho hoạt động kinh doanh trong kỳ tiếp theo Đồng thời, việc này giúp công ty đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản của các bộ phận và tính toán số lượng hàng hóa cần mua để đảm bảo hoạt động kinh doanh Nhờ đó, công ty tránh được tình trạng sử dụng vốn không hiệu quả, giảm thiểu thất thoát và lãng phí.
3.4.3.2 Quản trị doanh thu và kết quả kinh doanh. a, Phân loại doanh thu :
Theo các hình thức bán hàng, doanh thu có thể được phân loại thành ba loại chính: doanh thu bán hàng thu tiền ngay, doanh thu bán hàng chưa thu tiền và doanh thu nhận trước (hay doanh thu chưa thực hiện).
- Theo các hoạt động kinh doanh : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và doanh thu khác
Hoạt động bất thường trong doanh nghiệp bao gồm các nghiệp vụ không xảy ra thường xuyên, chẳng hạn như bồi thường, tiền phạt vi phạm hợp đồng, trốn thuế, thanh lý, và nhượng bán tài sản cố định Bên cạnh đó, việc dự toán kế hoạch sản xuất cho năm cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét.
NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AD.TEK
Ưu điểm
Mô hình quản lý của công ty được thiết kế vừa phải, không quá nhỏ cũng không quá lớn, giúp theo dõi chặt chẽ hoạt động của các phòng ban Điều này cho phép đánh giá hiệu quả và chất lượng công việc, hỗ trợ tốt cho công tác quản trị của Giám đốc.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công ty, công tác kế toán ngày càng được hoàn thiện, đảm bảo số liệu kế toán được phản ánh một cách trung thực, chính xác và khách quan.
Thủ tục nhập xuất kho hàng hóa được thực hiện nghiêm ngặt với sự giám sát của các bộ phận liên quan, đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp pháp Việc luân chuyển hàng hóa tuân thủ đúng quy định, trong khi hệ thống tài khoản và sổ kế toán luôn tuân theo chế độ kế toán hiện hành.
Việc áp dụng hình thức kế toán "nhật ký chung" rất phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, mang lại sự tiện lợi và đơn giản trong ghi chép Hình thức này dễ kiểm tra và theo dõi, đồng thời trong hạch toán chi tiết hàng hóa, kế toán sử dụng phương pháp ghi thẻ song song và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, phù hợp với đặc điểm hàng hóa và trình độ của nhân viên kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Việc sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính để hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh thay vì các phương pháp thủ công đã nâng cao tốc độ và độ chính xác của công tác kế toán, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả.
- Phần mềm kế toán : Cập nhật mới và nhanh nhất thông tư, nghị định của
Bộ Tài Chính và Tổng cục Thuế đã ban hành các quy định nhằm quản lý thu chi và thanh toán một cách chặt chẽ và chi tiết Điều này hỗ trợ bán hàng hiệu quả và đảm bảo thu tiền kịp thời Các phương pháp giá tính xuất kho được đáp ứng đầy đủ, đặc biệt là cho những doanh nghiệp có quy trình tính giá thành phức tạp với nhiều công đoạn và các chỉ tiêu phân bổ đa dạng Ngoài ra, những quy định này cũng phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, dù hạch toán phụ thuộc hay độc lập.
Nhược điểm
Công ty chưa chú trọng đến công tác hoạch định và kế hoạch hóa tài chính, dẫn đến việc huy động và sử dụng vốn không hiệu quả Điều này ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và khả năng nắm bắt cơ hội kinh doanh.
- Tổ chức bộ máy kế toán :
Số lượng kế toán viên hiện tại còn hạn chế, dẫn đến khối lượng công việc tăng cao Điều này khiến các kế toán viên phải đảm nhận thêm nhiều nhiệm vụ không thuộc phạm vi công việc của họ.
Trong tương lai, để phát triển hoạt động kinh doanh, công ty cần mở thêm chi nhánh và mở rộng địa bàn hoạt động Khi đó, mô hình tập trung sẽ không còn phù hợp nữa.
Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho được thực hiện thông qua phương pháp kê khai thường xuyên Với phương pháp này, kế toán và thủ kho cần liên tục cập nhật phần mềm kế toán cũng như ghi chép sổ kho một cách thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc quản lý hàng tồn kho.
Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho bằng thẻ song song không phù hợp cho công ty có nhiều loại mặt hàng kinh doanh.
Kiến nghị
Để phát triển bền vững và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường, các công ty cần phải huy động vốn hiệu quả từ các nguồn bên ngoài và nhanh chóng nắm bắt các cơ hội kinh doanh.
Cung cấp cơ hội cho kế toán viên nâng cao nghiệp vụ chuyên sâu, nhằm cải thiện kỹ năng của đội ngũ nhân viên, khắc phục điểm yếu và tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty.
Để đảm bảo mối quan hệ công tác hiệu quả giữa các bộ phận kế toán, cần xác định số lượng bộ phận phù hợp Điều này giúp tăng cường sự phối hợp và phân công trách nhiệm hợp lý trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin, phục vụ cho công tác quản trị.
Mô hình tổ chức của công ty cần được mở rộng hợp lý để nâng cao hiệu quả quản lý và giám sát Việc mở rộng này phải đảm bảo các phòng ban không quá lớn, giúp họ thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn của mình.
Bộ Tài chính đã ban hành nhiều thông tư mới liên quan đến chế độ kế toán hiện hành Do đó, các công ty cần yêu cầu nhân viên phòng Kế toán nhanh chóng và chính xác cập nhật những thay đổi này.