Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại công ty cổ phần ecoba việt nam

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .1 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: KHUNG LÝ THUYẾT VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm 1.1.1 Truyền thông 1.1.2 Truyền thông nội 1.1.3 Vai trò truyền thông nội 1.1.3.1 Gắn kết nhân viên 1.1.3.2 Xây dựng phát triển văn hóa doanh nghiệp 1.1.3.3 Xây dựng phát triển thương hiệu 1.1.3.4 Kết nối chiến lược kinh doanh, thúc đẩy phát triển doanh nghiệp .9 1.1.4 1.1.4.1 Các phương tiện xuất in ấn 10 1.1.4.2 Các phương tiện trực tuyến 10 1.1.4.3 Các phương tiện giao tiếp 11 1.1.4.4 Các hoạt động, kiện .11 ận Lu 1.2 Các phương tiện truyền thông nội 10 Công tác truyền thông nội 11 1.2.1 Nội dung truyền thông nội 11 Truyền thông nhằm cung cấp thông tin 11 1.2.1.2 Truyền thông nhằm tạo động lực cho người lao động 13 1.2.1.3 Truyền thông xây dựng mối quan hệ nội .13 n vă 1.2.1.1 kế Quy trình truyền thông nội 13 1.2.3 Bộ máy truyền thông nội 15 1.3 án to 1.2.2 Các tiêu chí đánh giá kết công tác truyền thông nội 16 Mức độ quan tâm nhân viên tới hoạt động truyền thông nội 16 ểm ki 1.3.1 án to 1.3.2 Mức độ gia tăng nhận thức nhân viên công ty .17 1.3.3 Mức độ hài lịng nhân viên cơng việc .18 1.3.4 Tỷ lệ giữ chân nhân viên 19 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác truyền thông nội 20 1.4.1 Sự quan tâm lãnh đạo .20 1.4.2 Nguồn lực truyền thông 20 1.4.2.1 Nguồn lực người .20 1.4.2.2 Nguồn lực tài 20 1.4.3 Đặc thù ngành kinh doanh 20 1.4.4 Quy mô công ty 21 1.4.5 Sự phát triển khoa học công nghệ 21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM 22 2.1 Giới thiệu chung Ecoba Việt Nam 22 2.1.1 2.1.1.1 Giới thiệu khái quát công ty 22 2.1.1.2 Quá trình hình thành phát triển 22 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ ngành nghề sản xuất 23 Chức 23 2.1.2.2 Nhiệm vụ 24 2.1.2.3 Ngành nghề kinh doanh 24 Cơ cấu tổ chức, máy quản lý .25 vă 2.1.4 ận Lu 2.1.2.1 2.1.3 Tình hình hoạt động cơng ty 25 n 2.1.4.1 Tình hình sản xuất kinh doanh 25 2.1.4.2 Các dự án tiêu biểu 27 kế Thực trạng công tác truyền thông nội Ecoba Việt Nam .27 2.2.1 án to 2.2 Lịch sử hình thành phát triển .22 Nội dung truyền thông nội 27 Truyền thông nhằm cung cấp thông tin 29 2.2.1.2 Truyền thông nhằm tạo động lực cho người lao động 31 ểm ki 2.2.1.1 án to 2.2.1.3 Truyền thông xây dựng mối quan hệ nội .32 2.2.2 Quy trình truyền thông nội 34 2.2.3 Bộ máy truyền thông nội 36 2.3 Kết công tác truyền thông nội Ecoba Việt Nam 37 2.3.1 Mức độ quan tâm nhân viên tới tin nội 37 2.3.2 Mức độ gia tăng nhận thức nhân viên công ty .39 2.3.3 Mức độ hài lịng nhân viên cơng việc .42 2.3.4 Tỷ lệ giữ chân nhân viên 43 2.4 Thực trạng yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội Công ty Cổ phần Ecoba Việt Nam 45 2.4.1 Sự quan tâm lãnh đạo .45 2.4.2 Nguồn lực truyền thông 45 2.4.2.1 Nguồn lực người .45 2.4.2.2 Nguồn lực tài 46 2.4.3 Đặc thù ngành xây dựng 46 2.4.4 Quy mô công ty 47 2.4.5 Sự phát triển khoa học công nghệ 47 2.5 Đánh giá công tác truyền thông nội Ecoba Việt Nam 47 Thành tựu .47 2.5.2 Hạn chế 48 2.5.3 ận Lu 2.5.1 Nguyên nhân 48 vă CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM 50 n 3.1 Quan điểm, định hướng hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam .50 kế án to 3.1.1 Quan điểm hoàn thiện công tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 50 ểm ki 3.1.2 Định hướng hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 50 án to 3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 52 3.2.1 Giải pháp nguồn nhân lực công ty .52 3.2.2 Giải pháp nguồn lực tài 53 3.2.3 Giải pháp đa dạng hóa phương tiện truyền thơng nội 54 KẾT LUẬN 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC 58 ận Lu n vă kế án to ểm ki án to DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TTNB Truyền thông nội NXB Nhà xuất ận Lu n vă kế án to ểm ki án to DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Danh mục bảng Bảng 2.1: Các dự án tiêu biểu Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam ……… 27 Bảng 2.2: Các nội dung truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam giai đoạn 2017-2019 …………………………………………………… 28 Bảng 2.3: Tần suất đọc tin nội nhân viên …………………… Bảng 2.4: Tỷ lệ nhân viên tham gia hoạt động kỷ niệm giai đoạn 2017-2019 Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam ……………………………… Bảng 2.5: Tỷ lệ nhân viên tham gia câu lạc Sách “Mọt” ………………… 37 38 38 Bảng 2.6: Tỷ lệ nhân viên nắm rõ sản phẩm, dịch vụ công ty ……… … 41 Bảng 2.7 : Tỷ lệ hài lịng nhân viên cơng việc ………………… … 42 Danh mục hình Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 25 …………………… ận Lu Hình 2.2: Kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2015-2018 … 26 …… n vă Hình 2.3: Tỷ lệ nhân viên nắm rõ phạm vi, nhiệm vụ cấu tổ chức …………………………………………………………………….…… 40 kế án to Hình 2.4: Tỷ lệ nhân viên vi phạm không hiểu quy định cơng ty …… 41 … ểm ki Hình 2.5 :Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trung bình hàng năm giai đoạn 2017-2019 44 Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam án to ………………………………………… ận Lu n vă kế án to ểm ki án to LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập, doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường cạnh tranh ngày khốc liệt cần phải trọng đầu tư, phát triển nguồn nhân lực Theo nghiên cứu Công ty tư vấn DG&A, có 37% nhân viên hiểu mục tiêu lý tổ chức theo đuổi nó; 20% nhân viên hiểu vai trò ý nghĩa thân tổ chức; khoảng 33% nhân viên muốn cống hiến cho tổ chức, 20% nhân viên không nhiệt tình tham gia có tới 50% nhân viên khơng có ý kiến hay né tránh nhiệm vụ Nghiên cứu cịn rằng, tổ chức có cơng tác truyền thơng nội hiệu có khả giữ chân nhân viên cao gấp lần tổ chức khác Với lợi ích mà truyền thơng nội mang lại, doanh nghiệp quan tâm đầu tư cho công tác ận Lu Ra đời từ năm 2010, đến Công ty Cổ phần Ecoba Việt Nam trở nhà thầu xây dựng quản lý dự án chuyên nghiệp, với sản phầm dịch vụ đa dạng Là nhà thầu hàng đầu Việt Nam với thời gian dài hoạt động tầm nhìn trở thành tập đồn đầu từ - xây dựng hành đầu khu vực quy mô, đầu xu hướng sản phẩm dịch vụ tảng mơ hình quản trị đại, giải pháp công nghệ tối ưu quan hệ đối tác quốc tế hiệu đóng góp vào phát triển, thịnh vượng, an toàn cho sống cơng ty có đóng góp lớn việc xây dựng sở hạ tầng, góp phần cho lên đất nước thời gian qua Để đảm bảo cho mục têu phát triển, công ty đầu tư cho công tác truyền thông nội bộ, ln nỗ lực xây dựng chương trình truyền thơng thú vị, phù hợp với cán công nhân viên Tuy nhiên công tác truyền thông nội công ty bộc lộ nhiều hạn chế từ nội dung truyền thơng, quy trình tới máy thực hiện, khiến công tác truyền thông nội công ty chưa thể phát huy tối đa hiệu Điều đặt cho doang nghiệp vấn đề cấp bách cần xử lý n vă kế án to ểm ki Nhận thức tầm quan trọng đó, em lựa chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty Cổ phần Ecoba Việt Nam” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp với mong muốn đóng góp giải pháp cho Cơng ty án to Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác truyền thông nội 2.2 Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nội dung: Chuyên đề tập trung nghiên cứu, đánh giá, đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Phạm vi không gian: Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thực trạng công tác truyền thông nội công ty giai đoạn 2015-2020, bắt đầu tiến hành khảo sát nhân viên công ty từ tháng 3/2020 đến tháng 4/2020 ận Lu Mục tiêu nghiên cứu 3.1 Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu công tác truyển thông nội Cơng ty cổ phần Ecoba Việt Nam từ đưa giải pháp hồn thiện cơng tác truyền thơng nội thông qua nhân tố ảnh hưởng tới 3.2 Mục tiêu cụ thể: - Hệ thống hóa hệ thống lý thuyết công tác truyển thông nội doanh nghiệp - Đánh giá thực trạng công tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Viêt Nam, từ rút thành tựu, hạn chế nguyên nhân của - Đề xuất số giải pháp chủ yếu để hồn thiện cơng tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Câu hỏi nghiên cứu - Thực trạng công tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam? - Giải pháp giúp hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Cơng ty cổ phần Ecoba Việt Nam? Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập liệu n vă kế án to ểm ki án to - Dữ liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp sử dụng cho chuyên đề thu thập từ:  Các tư liệu, tài liệu Internet liên quan đến truyền thơng nội  Báo cáo tài chính, ma trận trách nhiệm mô tả công việc Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam  Dữ liệu theo dõi giám sát công tác TTNB Công ty gồm: Ttỷ lệ nhân viên tham gia hoạt động kỷ niệm, hội thao, thường niên; tỷ lệ nhân viên tham gia tần suất hoạt động câu lạc bộ; tỷ lệ nhân viên nắm rõ phạm vi nhiệm vụ cấu tổ chức cơng ty; tỷ lệ nhân viên vi phạm không hiểu quy định công ty; tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trung bình năm - Dữ liệu sơ cấp Đề tài sử dụng phương pháp sau để thu thu thập số liệu sơ cấp: ận Lu (1) Thứ nhất, phương phát điều tra khảo sát qua bảng hỏi với nhân viên công ty vấn đề liên quan đến công tác TTNB, bao gồm: (2) Thứ hai, phương pháp vấn sâu: vấn sâu nhân chịu trách nhiệm TTNB nhằm tìm hiểu rõ công tác TTNB công ty số nhân viên cơng ty hài lịng họ với tổ chức Thu thập liệu sơ cấp tiến hành tháng 3/3020 tháng 4/2020 5.2 Phương pháp phân tích liệu Phương pháp thống kê mô tả: Từ thông tin số liệu thu thập được, tiến hành thống kê, tính giá trị đại diện để đánh giá kết công tác truyển thơng Phương pháp phân tích – tổng hợp: thông qua liệu thứ cấp thu thập được, tổng hợp thành khái niệm, nội dung, tiêu chí đánh giá kết nhân tố ảnh hưởng tới cơng tác truyển thơng nội cách có hệ thống phù hợp Kết cấu chuyên đề n vă kế án to Không kể phần mở đầu kết luận, chuyên đề gồm phần: ki ểm Chương 1: Khung lý thuyết truyền thông nội doanh nghiệp án to 46 2.4 Thực trạng yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội Công ty Cổ phần Ecoba Việt Nam 2.4.1 Sự quan tâm lãnh đạo Tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam, công tác TTNB chưa thật nhận quan tâm mực Ban giám đốc công ty không đề cao vai trò TTNB tổ chức ngồi phát biểu buổi tổng kết vào cuối năm, Ban giám đốc không trực tiếp tham gia vào hoạt động TTNB khác Hơn nữa, theo ma trận trách nhiệm mô tả chức cơng ty, phận Truyền thơng thuộc phịng Marketing phận chịu trách nhiệm TTNB công ty Nhưng thực tế, phận thực truyền thông ba số sáu nội dung truyền thông công ty, cho thấy doanh nghiệp chưa có nhìn đầy đủ cơng tác TTNB, coi công tác việc tuyên truyền sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, truyền thống, thành tựu doanh nghiệp hoạt động văn hóa, thể thao, Việc khiến công tác TTNb chưa thực đầy đủ, phát huy tối đa hiệu Đây quan niệm mà công ty cần thay đổi 2.4.2 Nguồn lực truyền thông ận Lu 2.4.2.1 Nguồn lực người Bộ máy truyền thông công ty gồm bốn phịng ban Trong phịng Nhân - Hành chính, ban Kiểm sốt nội phịng Phát triển Kiểm sốt hệ thống có trách nhiệm phổ biến tới cán công nhân viên thông tin thuộc phạm vi cơng việc mình, họ thường khơng có chun mơn quan hệ cơng chúng, vấn đề truyền thơng khơng trọng Bên cạnh đó, phận Truyền thơng thuộc phịng Marketing chịu trách nhiệm TTNB cơng ty có ba nhân sự, gồm: trưởng phận truyền thông; chuyên viên marketing nhân viên thiết kế đồ họa khối lượng công việc lớn Bên cạnh TTNB, phận cịn chịu trách nhiệm truyền thơng với bên kiêm nhiệm chức nghiên cứu thị trường công ty chưa thể phát triển đội ngũ nhân phụ trách nhiệm vụ Do đó, cơng tác TTNB Ecoba Việt Nam không đẩy mạnh n vă kế án to ểm ki án to 47 “Do định hướng Ban giám đốc đẩy mạnh việc truyền thơng với bên ngồi TTNB, phận có ba người, nên tụi chị khơng q trọng cho công tác này.” Chị Diệu Anh, trưởng phận Truyền thơng chia sẻ 2.4.2.2 Nguồn lực tài Do không nhận quan tâm lãnh đạo, công tác TTNB Ecoba Việt Nam không đầu tư mặt tài Như phân tích trên, hầu hết nội dung truyền thông sử dụng phương tiện website nội dù phương tiện tác động mạnh vào nhận thức người lao động khiến hiệu TTNB khơng cao “Do khơng có kinh phí nên chủ yếu phận đăng tải thông tin lên iBOM (website nội công ty), hội thao năm phải hủy bỏ vào năm ngối, phần thưởng thi mang tính tượng trưng nên không thu hút người tham gia.” Chị Diệu Anh, trưởng phận Truyền thông chia sẻ Bên cạnh đó, hoạt động hội thao bị hủy bỏ thay hoạt động tập thể dục văn phịng khơng đủ kinh phí Nhưng hoạt động lại không nhận ủng hộ nhân viên khiến hiệu TTNB giảm ận Lu 2.4.3 Đặc thù ngành xây dựng Một dự án trình chuẩn bị triển khai cần quản lý nhiều mặt: phạm vi, tiến độ, chi phí, nguồn lực, chất lượng, mua sắm, kỹ thuật thi công, sức khỏe, an ninh, an tồn, mơi trường, tổ chức hậu cần, rủi ro, truyền thơng bên ngồi Mỗi mặt dự án có nhân phụ trách riêng Do đó, công ty cần đầu tư cho TTNB để nhân viên nắm bắt đầy đủ thông tin, thống quan điểm phối hợp quản lý tốt dự án n vă kế án to Bên cạnh đó, ngành xây dựng coi ngành chịu nhiều tác động yếu tố bên thời tiết, dịch bệnh, Đặc biệt, bối cảnh đại dịch Covid-19 nay, ngành xây dựng ngành chịu ảnh hưởng nặng nề cơng trình khơng thể tiếp tục xây dựng, dự án buộc phải tạm dừng, việc đấu thầu ểm ki án to 48 dự án gặp nhiều khó khăn Do đó, Ecoba Việt Nam cần đẩy mạnh cơng tác TTNB, góp phần giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng 2.4.4 Quy mô công ty Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam công ty lớn, với doanh thu 4000 tỷ đồng tạo công ăn việc làm cho 600 lao động Với quy mô nhân lớn lớn thế, vấn đề chia rẽ nội tránh khỏi Số liệu khảo sát cho thấy có 50% nhân viên hài lịng với tương tác với phịng ban khác Do đó, cơng ty cần quan tâm tới công tác TTNB để xây dựng mối quan hệ gắn kết thành viên công ty 2.4.5 Sự phát triển khoa học công nghệ Sự phát triển khoa học công nghệ giúp nhiều phương tiện truyền thông đời Công ty áp dụng website nội bộ, đăng ký mượn sách qua ứng dụng công nghệ, TTNB Tuy nhiên nhiều phương tiện mạng xã hội nội bộ, radio, mà công ty nghiên cứu đưa vào sử dụng tương lai, giúp đa dạng hóa hình thức truyền thơng, dễ dàng thu hút quan tâm cán công nhân viên nâng cao hiệu TTNB 2.5 Đánh giá công tác truyền thông nội Ecoba Việt Nam 2.5.1 Thành tựu ận Lu Về máy tổ chức quản lý nhân sự, công ty bắt đầu phổ biến tới cán công nhân viên từ năm 2017, sau liên tục cải tiến cách truyền thông giúp tỷ lệ nhân viên nắm rõ cấu tổ chức công ty cải thiện đáng kể, với 97.6% nhân viên hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ vă n Cũng nội dung cấu tổ chức, Ecoba Việt Nam nhìn nhận bất cập việc phổ biến quy định, quy chế nội công ty sử dụng phương thức truyền thông hiệu hơn, giúp số nhân viên vi phạm không hiểu quy định công ty khoảng 2.4% kế án to ểm ki án to 49 Các hoạt động văn hóa, kỷ niệm hàng năm 8/3, 20/10, lễ tổng kết cuối năm, lễ kỷ niệm thành lập công ty chuẩn bị kỹ lưỡng nhận quan tâm lớn từ cán công nhân viên 2.5.2 Hạn chế Công ty chưa tiến hành truyền thông ba nội dung, có hai nội dung quan trọng người lao động quan tâm hàng đầu, là: kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ lộ trình thăng tiến Việc khơng truyền thơng hai nội dung gây nhiều hậu nghiêm trọng nhân viên nhóm kế hoạch, giám sát nghỉ việc nhiều; nhân viên không nhận thấy tầm quan trọng tổ chức ận Lu Cơng ty chưa thể cân số lượng nội dung truyền thơng cá nhân khen thưởng có thành tích tốt cá nhân có sai phạm bị xử lý khiến số lượng vi phạm truyền thơng nhiều áp đảo so với thành tích, gây nên tâm lý chán nản cho người lao động khiến động lực làm việc giảm Một số văn hóa, thể thao tổ chức chưa phù hợp với tính hình thực tế như: câu lạc Sách “Mọt”, “Sức khỏe Ecoba”, … khiến hoạt động không thu hút quan tâm nhân viên Phương tiện TTNB tổ chức lựa chọn phù hợp chưa có tác động mạnh tới nhận thức người lao động, tin nội chưa thật thu hút quan tâm người lao động có 42.8% nhân viên cơng ty thường xuyên đọc tin công ty Công ty khơng tn thủ quy trình TTNB, bỏ qua bước xây dựng thơng điệp chính, số bước thực chưa tốt, mang tính hình thức, khơng mang lại hiệu thực tế vă n Bộ máy truyền thông công ty chưa thật phù hợp phòng ban phụ trách số nội dung, phòng ban khơng tận dụng lợi có phối hợp để nâng cao hiệu TTNB kế án to 2.5.3 Nguyên nhân Những hạn chế đến từ số vấn đề sau: ểm ki án to 50 Ban lãnh đạo công ty cịn nhìn chưa đầy đủ cơng tác TTNB tác động tới tổ chức, chưa thật quan tâm tới cơng tác TTNB khiến công tác không đầu tư nhân lực vật lực Nhân lực cho TTNB chưa đảm bảo rải rác nhiều phòng ban Nhân khơng có chun mơn nhân quan hệ công chúng khối lượng công việc lớn, không đầu tư cho TTNB Ngồi ra, nguồn lực tài cho TTNB không đủ đáp ứng nhu cầu Mặc dù có áp dụng khoa học cơng nghệ hoạt động TTNB, nhiên chưa cập nhật thường xun, cịn nhiều cơng nghệ chưa khai thác, khiến công tác TTNB chưa đạt hiệu ận Lu n vă kế án to ểm ki án to 51 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM 3.1 Quan điểm, định hướng hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 3.1.1 Quan điểm hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Để khẳng định vị thị trường cạnh tranh, từ năm 2010, Ecoba hướng tới việc xây dựng cho sứ mệnh tầm nhìn dài hạn cụ thể: “Trở thành Tập đoàn đầu tư - xây dựng hàng đầu khu vực quy mô, đầu xu hướng sản phẩm dịch vụ tảng mơ hình quản trị đại, giải pháp công nghệ tối ưu quan hệ đối tác quốc tế hiệu đóng góp vào phát triển, thịnh vượng, an toàn cho cộng đồng” Ngoài ra, giá trị cốt lõi của công ty: “Bản lĩnh Chuyên nghiệp - Hợp tác - Bản lĩnh tiên phong - Sáng tạo” kim nam, xuyên suốt hoạt động Công ty Phù hợp với tình hình hoạt động doanh nghiệp quy mơ doanh thu, nhân sự, … góp phần giải khủng hoảng tổ chức, đặc biệt thời kỳ Cơng ty gặp khó khăn giai đoạn đại dịch Covid-19 ận Lu Phát huy vai trò hiệu công tác TTNB Công ty, hướng tới xây dựng tổ chức có đội ngũ nhân gắn kết, văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, văn minh; hệ thống thông tin minh bạch, thông suốt; tận dụng kênh truyền thông hiệu quả, tiết kiệm người lao động Giải phần hạn chế tồn cơng tác vă n 3.1.2 Định hướng hồn thiện công tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam kế án to Với nguồn lực tài cho cơng tác TTNB cịn hạn chế, Ecoba Việt Nam chưa thể tiến hành truyền thông tất nội dung, doanh nghiệp ngành xây dựng, kết sản xuất kinh doanh gắn liền với khách hàng cuối với yếu tố ảnh hưởng tới kết hoạt động đa dạng phức tạp, lại có quy mơ ểm ki án to 52 nhân lớn, công ty cần tập trung đẩy mạnh công tác TTNB nữa, nhằm đạt được  mục tiêu xây dựng văn hóa nội bộ, phát triển thương hiệu giữ chân nhân viên Thứ nhất, tiến hành phổ biến thêm hai nội dung quan trọng cán công nhân viên quan tâm hàng đầu, là: kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ lộ trình thăng tiến tới cán cơng nhân viên mình.  Về kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ, công ty cần truyền thông tới tất nhân viên mục tiêu, định hướng phát triển công ty tương lai, lý giải pháp để doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu đó, qua giúp nhân viên nắm rõ vai trị, chức năng, nhiệm vụ tầm quan trọng đóng góp thân tổ chức.  Về lộ trình thăng tiến, cơng ty cần xây dựng lộ trình rõ ràng, triển vọng, có thời gian phát triển cụ thể cho vị trí, chức danh phổ biến tới cán công nhân viên, giúp họ nắm khả phát triển thân gắn bó với cơng ty ận Lu Thứ hai, thay đổi cách thức tiếp nhận xử lý phản hồi phòng ban bất cập tồn quy chế, quy định cơng ty Phịng Nhân - Hành tiếp nhận thơng tin phản hồi người lao động vấn đề tồn quy chế, quy định công ty, phối hợp với ban Kiểm sốt nội tìm phương án xử lý vấn đề phải phản hồi lại với người lao động, giải triệt để tình trạng vấn đề bị lưu trữ, tồn đọng thời gian q dài mà khơng có lời giải thích cụ thể cho nhân viên, tạo hiệu ứng tiêu cực tâm lý phận lao động tổ chức n vă Thứ ba, cân số lượng nội dung truyền thông hai nội dung: cá nhân có thành tích xuất sắc khen thưởng cá nhân vi phạm bị xử lý đảm bảo mục tiêu tạo động lực cho người lao động Giải dứt điểm tình trạng số lượng vi phạm truyền thơng lấn át số lượng thành tích, gây hiệu ứng ngược, giảm động lực làm việc nhân viên kế án to Thứ tư, hướng tới việc xây dựng chương trình thể thao, văn hóa, kỷ niệm, … phù hợp với tình hình thực tế, lấy ý kiến cơng nhân viên q trình lên ý tưởng, xây dựng chương trình, giải triệt để tình trạng hoạt động văn hóa, thể ểm ki án to 53 thao không phù hợp, hoạt động hiệu khơng nhận ủng hộ, chí bị các thành viên tổ chức yêu cầu hủy bỏ Thứ năm, đa dạng hóa phương tiện TTNB, kết hợp phương tiện phù hợp với nội dung đồng thời thu hút quan tâm cán công nhân viên Thứ sáu, tuân thủ chặt chẽ quy trình TTNB gồm bước: - Bước 1: Xác định nội dung mục đích truyền thông nội Bước 2: Xác định thời điểm truyền thơng Bước 3: Xây dựng thơng điệp Bước 4: Xác định kênh truyền thông Bước 5: Tổ chức truyền thông Bước 6: Theo dõi, giám sát đánh giá hoạt động truyền thông Thứ bảy, cấu lại máy TTNB doanh nghiệp, phịng Nhân Hành chịu trách nhiệm chính, phịng ban khác phối hợp, hỗ trợ cần thiết Cụ thể:  - ận Lu Phịng Nhân - Hành chịu trách nhiệm TTNB cơng ty Phịng Nhân - Hành có nhiệm vụ xác định nội dung, thời điểm, xây dựng thông điệp, xác định phương tiện, tổ chức giám sát, đánh giá hoạt động TTNB cơng ty - Phịng Marketing hỗ trợ phịng Nhân - Hành việc xây dựng thơng điệp chính, xác định phương tiện tổ chức truyền thông - Riêng nội dung cấu tổ chức máy quản lý phòng Phát triển Kiểm soát hệ thống trực tiếp xây dựng, theo dõi, đánh giá cải tiến, nội dung phịng Phát triển Kiểm sốt hệ thống truyền thông tiếp nhận, xử lý vấn đề cịn tồn để đảm bảo tính thống nhất, xun suốt.     3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 3.2.1 Giải pháp nguồn nhân lực công ty n vă kế án to ểm ki án to 54 Thứ nhất, ban lãnh đạo công ty, để hồn thiện cơng tác TTNB, trước tiên ban lãnh đạo cơng ty cần thay đổi cách nhìn công tác này, nhận thức tầm quan trọng TTNB với tất doanh nghiệp Thứ hai, nhân phụ trách, phòng Nhân - Hành xếp nhân chuyên trách kiêm nhiệm cơng tác TTNB cơng ty, cần có kiến thức chung nhân quan hệ cơng chúng nội Thứ ba, cần có chương trình đào tạo nâng cao trình độ cho cán phụ trách hoạt động TTNB thơng qua sách hỗ trợ công ty mở lớp đào tạo hay hỗ trợ phần kinh phí cho hoạt động đào tạo 3.2.2 Giải pháp nguồn lực tài Để nguồn lực tài cho cơng tác đảm bảo số lượng chất lượng, phận chịu trách nhiệm TTNB công ty cần lập kế hoạch truyền thông kế hoạch sử dụng ngân sách cho TTNB đầu năm tài Cơng ty sử dụng phương pháp sau: (1) Phương pháp vào mục tiêu, nhiệm vụ ận Lu Theo phương pháp này, nhân chịu trách nhiệm TTNB công ty cần lập kế hoạch, xác định hoạt động truyền thông dựa vào mục tiêu nhiệm vụ công ty cần giải mặt truyền thông, sau dự tốn chi phí cho hoạt động Tổng chi phí ngân sách TTNB cơng ty.  n vă Ưu điểm: phương pháp có sở khoa học, dựa sở mục tiêu, nhiệm vụ công ty Các hoạt động truyền thông lên kế hoạch, đảm bảo ngân sách trình tổ chức thực kế án to Nhược điểm: Doanh nghiệp gặp tình trạng khan nguồn vốn, ngân sách công ty lại eo hẹp, đáp ứng ngân sách truyền thông đề ra, dẫn tới khó khăn tài q trình tổ chức truyền thông  ểm ki (2) Phương pháp chi theo khả án to 55 Với phương pháp này, dựa theo tình hình sản xuất kinh doanh mình, công ty dành khoản ngân sách định cho hoạt động truyền thông Ưu điểm: phù hợp với khả tài doanh nghiệp, đảm bảo chi phí cơng ty Nhược điểm: Ngân sách đáp ứng nhu cầu TTNB (3) Kết hợp hai phương pháp Kết hợp hai phương pháp trên, sau nhân chịu trách nhiệm lập ngân sách TTNB, ngân sách gửi cho phòng ban liên quan Tổng giám đốc cân đối, phê duyệt Mỗi kỳ, công ty tiến hành đánh giá, cân đối lại ngân sách phù hợp với tình hình hoạt động công ty Phương pháp khắc phục nhược điểm hai phương pháp trên, cân đối nhu cầu ngân sách cho TTNB nguồn lực tổ chức 3.2.3 Giải pháp đa dạng hóa phương tiện truyền thông nội ận Lu Thứ nhất, sử dụng mạng xã hội TTNB: Trong thời đại cách mạng 4.0 nay, mạng xã hội dần trở thành công cụ thiếu đời sống cá nhân việc khai thác lợi để đẩy mạnh hiệu công tác TTNB trở nên hữu hiệu hết Ban TTNB đăng tải nội dung truyền thơng Facebook, Instagram, Zalo, để gia tăng tỷ lệ nhân viên tiếp cận nắm bắt thông tin truyền thơng Bên cạnh đó, cơng cụ tiếp nhận phản hồi, ý kiến nhân viên nội dung truyền thơng nhanh chóng, hiệu quả, khắc phục tình trạng khiếu nại Công ty tồn đọng với số lượng lớn chưa xử lý kịp thời n vă kế Thứ hai, xây dựng hịm thư góp ý qua hình thức: (1) Góp ý trực tuyến vào hịm thư chung Internet; (2) Mỗi phịng ban chuẩn bị hịm thư  riêng, có mâu thuẫn phát sinh khó khăn liên quan đến công việc chế độ đãi ngộ, , nhân viên phản ánh trực tiếp thư giấu tên Cuối tháng, phịng Nhân - Hành có trách nhiệm thu thập tổng hợp ý kiến để tiến hành xử lý giải kịp thời Tránh tình trạng để xúc kìm án to ểm ki án to 56 nén cá nhân lâu gây hiệu ứng tiêu cực trình làm việc, ảnh hưởng đến suất chung doanh nghiệp Thứ ba, thường xuyên tổ chức hoạt động văn hóa phù hợp với giá trị cốt lõi nét đẹp truyền thống doanh nghiệp như  đại hội thể thao công nhân viên, chương trình tâm radio cuối tuần,… Rõ ràng, việc từ bỏ giải đấu thể thao gây hiệu ứng tiêu cực cho phận cán công nhân viên yêu thể thao từ trước đến nay, công cụ giải tỏa căng thẳng gắn kết tinh thần nhân viên hiệu quả, lại không tốn nhiều chi phí tổ chức ận Lu n vă kế án to ểm ki án to 57 KẾT LUẬN Qua trình nghiên cứu công tác TTNB Công ty Cổ phần Ecoba, rút số kết luận sau: Thơng qua việc tổng hợp, hệ thống hóa sở lý thuyết công tác TTNB doanh nghiệp, nói TTNB cơng tác quan trọng, góp phần khơng nhỏ tạo nên thành cơng doanh nghiệp Các nội dung cần truyền thông nội gồm: (1): Kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ; (2): Tổ chức máy quản lý nhân sự; (3): Sản phẩm, hàng hóa dịch vụ cơng ty; (4): Quy chế, quy định nội công ty; (5): Các văn pháp luật mới; (6): Lộ trình thăng tiến; (7): Tấm gương có thành tích xuất sắc, cá nhân vi phạm bị xử lý; (8): Truyền thống thành tựu doanh nghiệp; (9): Hoạt động văn hóa, thể thao, kỷ niệm Hoạt động TTNB phịng Nhân - Hành chịu trách nhiệm cần tuân thủ quy trình Các nhân tố ảnh hưởng tiêu chí đánh giá kết TTNB chuyên đề đề cập ận Lu Trong giai đoạn 2015-2020, công tác TTNB dần trọng đạt thành định Công ty đầu tư cho công tác TTNB, truyền thông thêm hai nội dung: tổ chức máy quản lý nhân gương có thành tích xuất sắc, cá nhân vi phạm bị xử lý tới cán cơng nhân viên Doanh nghiệp thẳng thắn nhìn nhận bất cập cịn tồn cơng tác, qua thay đổi phương pháp, giúp nâng cao hiệu truyền thông Bên cạnh thành trên, công tác TTNB Cơng ty Cổ phần Ecoba cịn tồn nhiều hạn chế như: chưa truyền thông hai nội dung quan trọng là: kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ lộ trình thăng tiến; chưa tuân thủ quy trình truyền thơng; máy truyền thơng rải rác nhiều phịng ban Việc khiến cơng tác TTNB công ty chưa thể phát huy tối đa hiệu n vă kế Từ việc phân tích rõ thành tựu, hạn chế nguyên nhân công tác TTNB với nguồn lực tổ chức, chuyên đề đưa bốn nhóm giải pháp hồn thiện công tác TTNB Công ty Cổ phầ Ecoba gồm: (1): Giải pháp nguồn nhân lực công ty; (2) Giải pháp quy hoạch phòng ban; (3) Giải pháp nguồn lực tài chính; (4) Giải pháp đa dạng hóa phương tiện TTNB án to ểm ki án to 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nguyễn Đình Tồn (2017), Giáo trình Quan hệ cơng chúng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Ngô Minh Cách, Đào Minh Thanh 92015), Giáo trình Quan hệ cơng chúng, Nhà xuất Tài chính, học viện Tài - Từ điển Bách khoa tồn thư, , ngày 29/03/2020 - Truyền thơng nội sức mạnh truyền thông nội nay, , ngày 29/03/2020 ận Lu n vă kế án to ểm ki án to 59 PHỤ LỤC BẢNG KHẢO SÁT VỀ KẾT QUẢ CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM Chào anh/chị Em sinh viên khoa Kế hoạch Phát triển, trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hiện nay, em thực tập tốt nghiệp công ty thực chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Cơng ty cổ phần Ecoba Việt Nam” Để tìm kiến liệu, thu thập thông tin nhằm phục vụ đề tài, em cần giúp đỡ từ anh chị Mọi thông tin thu thập để phục vụ mục đích thực đề tài hồn tồn giữ bí mật Rất mong anh chị dành chút thời gian để hoàn thành bảng khảo sát Em xin chân thành cảm ơn! Mong anh chị cho biết thông tin đây: ận Lu Tuổi:………………………… 2.Giới tính:………………………… Anh chị làm việc phịng ban nào? ……………………………………………………………………………………… Anh chị làm việc Ecoba bao lâu? ……………………………………………………………………………………… Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam cung cấp loại hình dịch vụ (có thể chọn nhiều câu trả lời) ▢ Tổng thầu D&B EPC ▢ Tổng thầu vă ▢ Thầu ▢ Thầu phụ n kế Cơng ty cổ phần Ecoba Việt Nam thực loại hình dự án nào? (có thể chọn nhiều câu trả lời) ▢ Cơng trình cơng nghiệp ểm ki ▢ Giải pháp môi trường án to ▢ Phát triển đô thị án to 60 Hiện cơng ty có dự án thực hiện? Anh/chị cho biết tần suất đọc bảng tin nội bô, thông báo nội bộ, công ty ▢ Thường xuyên đọc ▢ Thỉnh thoảng đọc ▢ Không đọc Anh/chị cho biết hài lòng thân yếu tố sau: Rất khơng hài lịng Khơng hài lịng Bình thường Hài lòng Rất hài lòng Mức lương Chế độ phúc lợi Sự quan tâm lãnh đạo Sự phối hợp phịng ban khác Khối lượng cơng việc ận Lu Cảm ơn anh chị dành thời gian thực khảo sát n vă Mọi ý kiến đóng xin gửi email: saomainguyen98@gmail.com Những phản hồi anh chị nguồn thông tin quý giá để em thực chuyên đề thực tập thành công kế Em xin chân thành cảm ơn! án to ểm ki án to