MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Phân tích hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng, bài viết nêu rõ những điểm mạnh như khả năng đàm phán tốt và nguồn cung ổn định, đồng thời chỉ ra những điểm yếu như quy trình mua hàng chưa hiệu quả và thiếu sự đa dạng trong nhà cung cấp Để nâng cao hiệu quả mua sắm, bài viết đề xuất các giải pháp như cải tiến quy trình mua hàng, mở rộng mạng lưới nhà cung cấp và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua sắm, nhằm giúp Công ty phát triển bền vững và mở rộng thị trường trong tương lai.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
- Phương pháp thu thập dữ liệu
Bài báo cáo này tổng hợp thông tin và dữ liệu từ các tài liệu nội bộ của công ty, bao gồm báo cáo tài chính, tổng quan hoạt động mua hàng từ năm 2020 đến quý 1 năm 2023, cùng với chứng từ và biểu mẫu liên quan đến quy trình mua hàng tại công ty.
Dữ liệu sơ cấp: bao gồm phương pháp phỏng vấn và phương pháp quan sát
Phương pháp phỏng vấn hiệu quả bao gồm việc thực hiện phỏng vấn cá nhân và tổ chức các buổi thảo luận cụ thể với các bên liên quan, nhằm thu thập thông tin và cập nhật cơ sở dữ liệu mới nhất.
+ Phương pháp quan sát: Quan sát quy trình làm việc thực tế tại công ty và đưa ra các đánh giá khách quan trong bài báo cáo
Phương pháp phân tích và đánh giá bao gồm việc xem xét các yếu tố bên ngoài và bên trong công ty dựa trên thông tin thu thập được, cùng với quan sát và đánh giá thực tế Quá trình này sử dụng số liệu mua hàng và kết quả kinh doanh để đưa ra những nhận định chính xác về tình hình hoạt động của công ty.
Phương pháp so sánh giúp đánh giá tình hình hoạt động của công ty bằng cách đối chiếu kết quả tài chính qua các năm trước Điều này cho phép đưa ra nhận xét về khả năng thích ứng của công ty trước những biến động mạnh mẽ của nền kinh tế toàn cầu.
KẾT CẤU CÁC CHƯƠNG CỦA BÁO CÁO
Bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp bao gồm phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, với nội dung được chia thành 4 chương cụ thể.
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng
Chương 2: Cơ sở lý thuyết về mua hàng
Chương 3: Phân tích và đánh giá thực trạng mua hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng
Chương 4: Đề xuất kiến nghị và giải pháp về hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MẶT TRĂNG
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MẶT TRĂNG
1.1.1 Thông tin tổng quan về Công ty
Hình 1.1 Logo Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng
Nguồn: Nội bộ công ty
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng
- Tên nước ngoài: Moon Group Corporation
- Tên viết tắt: Moon Group
- Đại diện theo luật pháp: Ông Lê Hùng Sơn
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 10, Đường số 7, Khu Dân Cư Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình Phước, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Quản lý bởi: Chi cục Thuế thành phố Thủ Đức
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài NN
- Email: info@moon-group.com.vn
- Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất và phân phối các sản phẩm cao cấp từ chất liệu tự nhiên (gỗ, vải…) cung cấp cho nhà hàng, khách sạn
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt trăng đội ngũ nhiệt huyết, khao khát đặt những viên gạch đầu tiên cho việc phát triển một thương hiệu “Made in Vietnam”, cung cấp những sản phẩm bằng gỗ an toàn, chất lượng và thiết kế đa dạng phù hợp cho nhiều dự án Khách sạn – Khu nghỉ dưỡng cao cấp
Năm 2020, S&D đã trở thành doanh nghiệp tiên phong đạt chứng chỉ Quốc tế về An toàn thực phẩm cho các sản phẩm gỗ, với tiêu chuẩn cao nhất đảm bảo An toàn cho trẻ sơ sinh.
Đại dịch Covid-19 đã gây ra thiệt hại nghiêm trọng và biến động thị trường, nhưng S&D khẳng định rằng khó khăn chỉ là tạm thời Công ty cam kết kiên trì nỗ lực nghiên cứu, củng cố kỹ thuật, và phát triển sản phẩm với thiết kế đa dạng, hiện đại, đảm bảo chất lượng và an toàn tuyệt đối cho sức khỏe người tiêu dùng.
Vào ngày 31/08/2022, khi Việt Nam đã ổn định và trở lại trạng thái bình thường, S&D nhận thấy cơ hội để phát triển trước những thách thức của chuỗi cung ứng toàn cầu, từ đó quyết định thành lập Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng Moon Group bắt đầu bằng việc nghiên cứu thị trường, nhu cầu và xu hướng trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn sau đại dịch Covid-19, nhằm khẳng định thương hiệu và chất lượng sản phẩm “Made in Vietnam”.
1.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng
Đội ngũ trẻ trung và sáng tạo kết hợp với công nhân lành nghề, dây chuyền sản xuất hiện đại và quản lý chất lượng nghiêm ngặt đã cho ra đời những sản phẩm mang thương hiệu “Made in Vietnam”.
Công ty cam kết nỗ lực không ngừng để trở thành lựa chọn hàng đầu trong ngành Du lịch, Nhà hàng và Khách sạn tại Việt Nam, đồng thời góp phần vào sự phát triển của chuỗi cung ứng trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương Chúng tôi khẳng định rằng "Việt Nam có thể sản xuất được" và còn vượt xa hơn thế.
Chúng tôi, với tư cách là một doanh nghiệp có trách nhiệm, cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao và thiết kế đa dạng, đảm bảo an toàn cho người sử dụng, nhằm truyền tải hiệu quả thông điệp mà khách hàng mong muốn.
“Sáng tạo dẫn lối thành công”
Sáng tạo mang lại sự tự chủ trong sản xuất, trong khi tốc độ chuẩn bị là yếu tố cần thiết để cạnh tranh hiệu quả Đặc biệt, chất lượng sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín với khách hàng.
CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
1.2.1 Quan điểm hoạt động, kinh doanh: đối tác lâu dài, tin cậy
Công ty chúng tôi coi trọng tính bền vững trong quy trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời xây dựng mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên Chúng tôi tin rằng sự trường tồn và danh tiếng là những yếu tố then chốt để đạt được thành công lâu dài.
Công ty tạo ra một môi trường làm việc năng động và nhiệt huyết, giúp nhân viên phát triển bản thân và tích lũy kinh nghiệm Đây là nơi lý tưởng để gặt hái thành công, đóng góp vào mục tiêu xây dựng một cuộc sống viên mãn.
Công ty duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp, đảm bảo lợi ích và quyền lợi cho cả hai bên Điều này không chỉ giúp đảm bảo nguồn cung ứng chất lượng mà còn tạo dựng niềm tin vững chắc, hướng tới sự phát triển bền vững trong tương lai.
Công ty không chỉ cung cấp sản phẩm và tư vấn cho khách hàng, mà còn xây dựng mối quan hệ bền vững, trở thành những người bạn và đối tác tin cậy, cùng nhau phát triển.
1.2.2 Chiến lược cạnh tranh: Độc đáo – An toàn – “Made in Viet Nam”
Sản phẩm độc đáo được thiết kế bởi phòng Thiết kế của công ty, nổi bật với mẫu mã và kiểu dáng sáng tạo như xe đẩy phục vụ, kết hợp hoàn hảo giữa gỗ, inox 304, thủy tinh và bếp ga.
Hình 1.2 Xe đẩy phục vụ - Kết hợp giữa gỗ, inox, thủy tinh và bếp ga
Công ty chúng tôi kết hợp chuyên môn kỹ thuật trong sản xuất với việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, nhằm tạo ra sản phẩm chất lượng cao, phù hợp với yêu cầu và mục đích sử dụng của khách hàng Sự độc đáo và ấn tượng trong thiết kế luôn là yếu tố thu hút sự chú ý của khách hàng.
Công ty cam kết an toàn cho người sử dụng bằng cách lựa chọn dầu lau Rubio thay vì PU hoặc các loại sơn khác Quyết định này không chỉ đáp ứng nhu cầu sử dụng trong ăn uống mà còn mang lại vẻ đẹp thẩm mỹ và hiệu quả vượt trội so với các sản phẩm sơn truyền thống.
“Made in Viet Nam”: Moon Group cam kết cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn cho khu nghỉ dưỡng, khách sạn và nhà hàng năm sao, được sản xuất tại các xưởng tại Việt Nam Chúng tôi tự hào về thiết kế và kỹ thuật sản xuất, với mục tiêu mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng Sản phẩm của chúng tôi không chỉ thể hiện tay nghề và trình độ chuyên môn cao mà còn khẳng định sự đầu tư công nghệ tại Việt Nam, nhằm giảm thiểu việc nhập khẩu từ nước ngoài.
1.2.3 Phương pháp quản trị hoạt động: quản trị theo mục tiêu
Moon Group đã triển khai các chiến lược và chính sách nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty, đồng thời áp dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO) để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống chỉ số đánh giá KPI được sử dụng như một công cụ quan trọng để theo dõi và nâng cao hiệu quả công việc, thể hiện sự cam kết của Moon Group trong việc ứng dụng công nghệ vào quy trình hoạt động của công ty.
- Phần mềm Workflow – Nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình nội bộ (Công ty Base.vn);
- Phần mềm iPOS HRM – phần mềm chấm công và xếp ca làm việc chuyên biệt cho ngành F&B (Công ty Cổ phần IPOS.VN)
1.3 Khách hàng mục tiêu và lĩnh vực kinh doanh của Công ty
Khách hàng mục tiêu của công ty đó chính là các nhà hàng, khách sạn 5 sao
Some of our prominent clients include Hoiana Resort & Golf, New World Phú Quốc Resort, Melia Hồ Tràm Vietnam, Park Hyatt Saigon, and Sofitel Legend Metropole Hanoi, among others.
Hình 1.3 Một số khách hàng của Công ty
Moon Group chuyên sản xuất và cung cấp sản phẩm gỗ cho ngành Du lịch, cam kết tuân thủ chứng chỉ FSC về khai thác bền vững, đồng thời đảm bảo tiêu chuẩn an toàn thực phẩm và sức khỏe cho người sử dụng.
Hình 1.4 Bộ sản phẩm Khay gỗ đựng thực phẩm
Nguồn: Nội bộ công ty
Hình 1.5 Sản phẩm làm bằng gỗ tần bì
Nguồn: Nội bộ công ty
Hình 1.6 Bàn ăn phục vụ có chân
Nguồn: Nội bộ công ty
Hình 1.7 Xe đẩy phục vụ (Chất liệu: gỗ tần bì, inox, thủy tinh, bếp ga)
Nguồn: Nội bộ công ty
Moon Group cung cấp nhiều sản phẩm gỗ chất lượng như khay đựng bánh kẹo, bàn ăn phục vụ, tô, bìa kẹp menu và xe đẩy, tất cả đều được trưng bày tại phòng trưng bày Để giới thiệu sản phẩm một cách nhanh chóng, Moon Group cũng đã tạo ra Catalogue Các loại gỗ được lựa chọn không chỉ bền mà còn có giá cả hợp lý Công ty luôn nỗ lực đầu tư và phát triển sản phẩm nhằm mang đến sự uy tín và chất lượng cho khách hàng.
Nhờ chính sách mở cửa tự do đi lại của Chính phủ sau đại dịch Covid-19, nhu cầu du lịch tăng cao, thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng của ngành Nhà hàng – Khách sạn Theo Sở Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2022 ghi nhận gần 3,5 triệu lượt khách quốc tế và 25 triệu lượt khách nội địa, tăng 167% so với năm trước Đây là tín hiệu tích cực, tạo động lực cho Moon Group nghiên cứu và phát triển sản phẩm chăn ga gối nệm trong buồng phòng, nhằm mang đến trải nghiệm nghỉ dưỡng tốt đẹp và thoải mái cho khách hàng.
Hình 1.8 Khăn ăn bằng Vải - sợi tre
Nguồn: Nội bộ công ty
Dầu lau gỗ Rubio Monocoat là sản phẩm chất lượng cao được sản xuất tại Bỉ từ tinh dầu thực vật tự nhiên, giúp bảo vệ bề mặt gỗ hiệu quả Với thành phần 0% VOC, sản phẩm này đảm bảo an toàn cho người sử dụng Dầu chỉ cần lau một lớp, tiết kiệm thời gian và giữ được vẻ đẹp tự nhiên của gỗ, đồng thời cung cấp 55 màu sắc đa dạng cho người tiêu dùng lựa chọn.
Công ty chúng tôi cam kết sử dụng dầu lau an toàn để hoàn thiện bề mặt sản phẩm gỗ, nhằm bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty đã trở thành đại lý của Rubio, giúp tiết kiệm chi phí từ 15-20% và hướng khách hàng đến những lựa chọn tối ưu nhất.
Hình 1.9 Mẫu gỗ hoàn thiện bằng dầu lau Rubio
CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG,
Hình 1.10 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng
Nguồn: Sinh viên tự vẽ
1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các Phòng, Ban
1.4.2.1 Chức năng và nhiệm vụ trong Công ty
Chủ tịch HĐQT: Ông Lê Hưng
Người lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề quản lý hoạt động, bao gồm việc xây dựng chiến lược phát triển bền vững, mở rộng thị trường và đổi mới công nghệ.
Tổng giám đốc: Ông Lê Hùng Sơn
Phó Tổng Giám đốc: Ông Tạ Kim Cang
Giám đốc phát triển thị trường: Bà Hà Thị Phương Dung
Nhiệm vụ chính là quản lý việc hoạch định và phát triển chiến lược kinh doanh, xây dựng các quy chế, nội quy và chính sách tổng hợp cho công ty Đồng thời, lập kế hoạch cụ thể cho từng quý và từng năm để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ chính là tư vấn cho Ban giám đốc về hoạt động của công ty, nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
Trợ lý Giám đốc: Bà Đoàn Thuý Duy
Nhiệm vụ của vị trí này là hỗ trợ Giám đốc trong việc theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh, quản lý nhân sự, điều phối các đối tác, cũng như giám sát tình hình tài chính và kế toán của công ty Đồng thời, vị trí này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các dự án đầu tư và kinh doanh.
Trưởng phòng kinh doanh: Bà Lê Thụy Như Quỳnh
Nhiệm vụ của công ty bao gồm tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh, nghiên cứu và khảo sát thị trường, lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và tăng doanh thu Đội ngũ sẽ làm việc trực tiếp với phòng Thiết kế và phòng Mua hàng để đảm bảo bản vẽ và giá cả phù hợp với nhu cầu và ngân sách của khách hàng.
Trưởng phòng mua hàng: Bà Nguyễn Thị Huỳnh Như
Nhiệm vụ của chúng tôi là tìm kiếm các nhà cung cấp và nguồn nguyên vật liệu an toàn để sản xuất các sản phẩm chất lượng cao cho khách hàng Chúng tôi duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp nhằm tận dụng mức ưu đãi tốt nhất Đồng thời, phối hợp với phòng thiết kế để đánh giá tính khả thi và tay nghề của xưởng, từ đó đưa ra giải pháp tối ưu cho phòng Kinh doanh trong việc tư vấn khách hàng Chúng tôi cũng cân nhắc giá cả để đảm bảo mức giá hợp lý và lập kế hoạch mua hàng theo quý, nhằm phù hợp với ngân sách và chiến lược phát triển của công ty.
Trưởng phòng Thiết kế: Ông Phạm Công Chánh
Phòng Thiết kế có nhiệm vụ sáng tạo sản phẩm mang thương hiệu công ty, giới thiệu đến khách hàng và phát triển bộ sưu tập theo xu hướng thị trường để thu hút sự chú ý Đồng thời, phòng cần nắm vững kỹ thuật thiết kế để đảm bảo sản phẩm phù hợp với tay nghề của xưởng sản xuất.
Nhiệm vụ chính là phối hợp với phòng Mua hàng để kiểm tra chất lượng sản phẩm và theo dõi, giám sát liên tục trong suốt quá trình sản xuất đơn hàng nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện đúng kế hoạch.
- Phòng Hành chính nhân sự
Nhiệm vụ chính của bộ phận nhân sự bao gồm quản lý và cập nhật hồ sơ nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới, và nắm vững các chính sách phúc lợi cũng như nội quy công ty để hỗ trợ giải đáp thắc mắc của nhân viên.
- Phòng Tài chính - Kế toán
Bộ phận tài chính của công ty có nhiệm vụ quản lý tài chính và cung cấp dịch vụ kế toán, đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch Họ kiểm tra thông tin về nguyên vật liệu từ phòng Mua hàng và đối chiếu với phòng Kinh doanh về khoản thu từ khách hàng Đồng thời, bộ phận này cũng quản lý kho hàng để theo dõi số liệu hàng tồn kho, từ đó đề xuất các chính sách phù hợp nhất cho công ty.
1.4.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Mua Hàng
Chức năng của phòng Mua hàng
Phòng Mua hàng có nhiệm vụ dự báo nhu cầu mua sắm theo từng giai đoạn, nhằm đưa ra phương án phù hợp với ngân sách công ty Phòng cũng chịu trách nhiệm thu mua đầu vào và tìm kiếm nhà cung cấp mới để phát triển sản phẩm mới với chất liệu như resin, cốt nhựa, vải, inox, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài với các xưởng sản xuất và nhà cung cấp truyền thống để đảm bảo chất lượng và giảm chi phí Để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra thuận lợi, phòng cần phối hợp chặt chẽ với phòng Thiết kế và Phòng Kỹ thuật để đảm bảo tiến độ đơn hàng Ngoài ra, phòng Mua hàng còn xử lý các giấy tờ và thủ tục liên quan đến mua hàng, đảm bảo tuân thủ quy định của công ty cho phòng Kế toán.
Nhiệm vụ của phòng Mua hàng
- Phân tích nhu cầu mua hàng
Hiệu quả hoạt động hiện tại của công ty sẽ ảnh hưởng đến quyết định mua hàng Phòng Mua hàng cần phân tích quỹ đạo tăng trưởng của công ty để xây dựng chiến lược sử dụng nguồn lực và chi phí mua hàng hợp lý Điều này giúp công ty nâng cao hiệu suất hoạt động và tối ưu hóa chi phí.
- Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp
Phòng Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và hiệu quả Việc giữ vững mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ giúp phòng Mua hàng sẵn sàng chia sẻ thông tin và hỗ trợ trong quá trình phát triển kinh doanh.
Các xưởng sản xuất và nhà cung cấp quen thuộc như Võ Gia Khởi, Inhome, BMT, và Edecor đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng Nhân viên Mua hàng duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp truyền thống, đồng thời tích cực tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp mới để đáp ứng nhu cầu sản phẩm đa dạng Việc đánh giá năng lực và xem xét giá cả cũng là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu kinh doanh của công ty.
Mua hàng và kiểm soát hàng tồn kho
Hàng hóa đóng vai trò quyết định trong hoạt động kinh doanh của công ty, vì vậy việc đảm bảo số lượng nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng tồn kho là rất quan trọng để phục vụ khách hàng Nhân viên mua hàng cần lập kế hoạch và đặt đơn hàng, đồng thời theo dõi tiến độ nhập kho để sắp xếp kho hàng một cách hợp lý Kiểm soát hàng tồn kho không chỉ giúp phòng Mua hàng theo dõi số liệu mà còn cung cấp thông tin chính xác cho phòng Kế toán, đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả.
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MẶT TRĂNG 2020-2022
Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng giai đoạn năm 2020-2022
Mức độ thay đổi (so với năm 2020)
Mức độ thay đổi (so với năm 2021) Tổng doanh thu 3.560 2.830 -20,51% 5.256 85,72%
Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng năm 2020-2022
Biểu đồ 1.1 Biểu đồ thể hiện kết quả HĐKD của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt trăng giai đoạn 2020-2022
Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng năm 2020-2022
Dựa vào bảng số liệu phía trên, nhận thấy rằng:
Xét về Tổng doanh thu:
Biểu đồ thể hiện Kết quả HĐKD của Công ty Cổ phần
Tập đoàn Mặt trăng giai đoạn 2020-2022
Tổng doanh thu Tổng chi phí Lợi nhuận sau thuế
Trong giai đoạn 2020-2021, doanh thu của Moon Group giảm từ 3.560 triệu đồng năm 2020 xuống còn 2.830 triệu đồng năm 2021, tương ứng với mức giảm 20,51% do ảnh hưởng nghiêm trọng của đại dịch Covid-19 Cuộc khủng hoảng kéo dài đã tác động lớn đến nền kinh tế toàn cầu, đặc biệt là ngành du lịch tại Việt Nam, khiến hoạt động thương mại và đầu tư bị đình trệ, cùng với sự giảm mạnh trong tiêu dùng Để đối phó với thách thức này, Moon Group đã thực hiện các biện pháp như làm việc tại nhà và tuân thủ giãn cách xã hội, nhằm duy trì hoạt động sản xuất và tìm kiếm khách hàng Mặc dù kết quả kinh doanh giảm sút, Moon Group đã nỗ lực để đạt được những kết quả khả quan, với khách hàng lớn nhất trong giai đoạn này là Hoiana Resort & Golf và Metropole Hà Nội.
Năm 2022, nhờ sự chỉ đạo kịp thời của Chính phủ và nỗ lực của người dân, nền kinh tế Việt Nam đã dần hồi phục và thích ứng linh hoạt sau dịch bệnh Lĩnh vực sản xuất, dịch vụ và du lịch đang trên đà phục hồi, nhờ vào các gói hỗ trợ doanh nghiệp và biện pháp kiểm soát lạm phát hiệu quả Các khách sạn, nhà hàng và khu du lịch đã hoạt động trở lại, tạo cơ hội cho Moon Group phát triển thương hiệu, với doanh thu đạt 5.256 triệu đồng, tăng 85,72% so với năm 2021 Để đạt được thành công này, Moon Group đã tập trung vào phát triển sản phẩm gỗ và nghiên cứu, phát triển các sản phẩm mới từ vải và cốt nhựa.
Năm 2021, tổng chi phí của Moon Group đạt 1.723 triệu đồng, giảm 477 triệu đồng (30,77%) so với năm 2020 Trong giai đoạn này, công ty tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời thiết kế các sản phẩm độc đáo để thu hút người dùng Chính sách làm việc tại nhà 100% của chính phủ cũng đã giúp Moon Group tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động kinh doanh.
Năm 2022, chi phí của Moon Group tăng 3.342 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 119,44% so với năm 2021 Đây là giai đoạn mà công ty tập trung đầu tư và xây dựng các chiến lược phù hợp sau đại dịch Covid-19 Đồng thời, việc chuyển đổi văn phòng và tái cấu trúc cơ chế nhân sự cùng quy trình hoạt động cũng đã góp phần làm tăng chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả phát triển với trang thiết bị tối ưu hơn.
Về lợi nhuận sau thuế:
Trong năm 2021, lợi nhuận sau thuế của Moon Group giảm 3,9%, từ 1.360 triệu đồng xuống còn 1.107 triệu đồng Tuy nhiên, vào năm 2022, lợi nhuận sau thuế đã phục hồi và tăng lên 1.914 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 46,44% so với năm 2021.
Doanh số của Moon Group, như thể hiện trong bảng tổng kết doanh thu, phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh thực tế của công ty Moon Group đang ngày càng chú trọng đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm cho khách sạn và nhà hàng Mặc dù doanh thu đã tăng mạnh trong năm 2022, công ty cần nỗ lực hơn nữa để nắm bắt các vấn đề then chốt và biến động của thị trường, từ đó quản lý hiệu quả và tạo ra lợi nhuận cao hơn trong tương lai.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ MUA HÀNG
TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
2.1.1 Khái niệm về hoạt động mua hàng
Mua hàng là quy trình tìm kiếm nhà cung cấp và thỏa thuận về các điều kiện, thủ tục thanh toán, giao nhận và vận chuyển Mục tiêu là đảm bảo nguồn hàng đạt chất lượng và phù hợp với nhu cầu khách hàng cũng như chiến lược kinh doanh của công ty, đồng thời tối ưu hóa chi phí.
Theo PGS Giáo sư Tiến sĩ Lê Công Hòa (2012):
Trong tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mua hàng là hoạt động đầu tiên, có mối quan hệ hỗ trợ với các hoạt động khác:
- Kết quả của hoạt động mua hàng đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp;
- Nội dung hoạt động mua hàng phụ thuộc vào nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khả năng thực hiện các hoạt động mua hàng phụ thuộc vào tài chính của doanh nghiệp;
- Hoạt động mua hàng có tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp (trang 40)
Hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, bao gồm phân tích thị trường, đàm phán với nhà cung cấp và nhà sản xuất, cũng như quản lý vận chuyển và lưu trữ hàng tồn kho Đảm bảo hàng hóa đạt chất lượng và được giao kịp thời là yếu tố then chốt trong quy trình này.
- Xác định yêu cầu thu mua nguyên vật liệu
- Xác định nhà cung cấp uy tín
- Đàm phán và thương lượng giá cả
- So sánh các điều khoản giao hàng
- Xác định số lượng đặt hàng tối ưu
- Tạo hợp đồng mua hàng
- Phối hợp giao hàng và kho lưu trữ
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Kiểm soát chi phí và hồ sơ thanh toán
2.1.2 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng
Theo Robert M Monczka, Robert B Handfield, Larry C Giunipero, James L Patterson
(2016) cho biết có 6 vai trò của quy trình mua hàng trong doanh nghiệp:
Để nâng cao giá trị và xây dựng uy tín với khách hàng, nhiều công ty đã tập trung đầu tư vào quản lý chuỗi cung ứng và quy trình mua hàng Ngoài ra, nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí của công ty.
Trong sản xuất, chi phí mua hàng chiếm hơn 55% tổng doanh thu, cho thấy rằng hơn một nửa doanh thu từ bán hàng là do chi phí này Để giảm thiểu chi phí, nhà cung cấp nên tham gia từ giai đoạn thiết kế sản phẩm, nhằm tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu phù hợp với giá cả hợp lý, đáp ứng nhu cầu sản xuất hiệu quả.
Xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy đổi mới
Hiện nay, có nhiều cách để tiết kiệm chi phí, trong đó việc mặc cả với nhà cung cấp là phương pháp truyền thống Tuy nhiên, một cách tiếp cận hiện đại hơn là xây dựng mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp nhằm loại bỏ chi phí không cần thiết và khuyến khích họ đưa ra những ý tưởng sáng tạo để gia tăng giá trị sản phẩm Để phát triển mối quan hệ này, cả người mua và nhà cung cấp cần thỏa thuận và chấp nhận các điều kiện có lợi cho cả hai bên, hướng tới sự hợp tác lâu dài.
Nâng cao chất lượng và danh tiếng
Quản lý mua hàng và chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm Nhiều công ty hiện nay lựa chọn gia công các bộ phận và linh kiện bên ngoài để tập trung vào chuyên môn của mình Do đó, việc tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín và hiệu quả là cần thiết nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm Điều này không chỉ giúp công ty mở rộng mối quan hệ mà còn tạo điều kiện thuận lợi để theo dõi và kiểm soát nguyên vật liệu, từ đó xây dựng chính sách mua hàng hợp lý.
Giảm thời gian tung sản phẩm ra thị trường
Mua hàng là cầu nối quan trọng giữa nhà cung cấp và chuyên viên kỹ thuật, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và quy trình thiết kế Các nhà cung cấp tham gia sớm trong quá trình thiết kế sản phẩm có thể mang lại cải thiện trung bình 20% về chi phí nguyên vật liệu, chất lượng nguyên liệu và thời gian phát triển sản phẩm so với các công ty không có sự tham gia này Do đó, thu hút nhà cung cấp từ giai đoạn đầu của thiết kế là cách hiệu quả để tối ưu hóa quy trình mua hàng, gia tăng giá trị sản phẩm và nâng cao hiệu quả quảng bá đến khách hàng.
Quản lý rủi ro nhà cung cấp
Khi đặt hàng từ nhà cung cấp, doanh nghiệp phải đối mặt với các rủi ro tiềm ẩn như giao hàng trễ hoặc mất toàn bộ nhà cung cấp do phá sản hoặc thiên tai, chẳng hạn như hỏa hoạn và động đất Một ví dụ điển hình là trận sóng thần năm 2011 ở Nhật Bản, đã gây ra sự thiếu hụt nguồn cung cho Honda và Toyota trong nhiều tháng, dẫn đến doanh số giảm hàng triệu đô la Do đó, mỗi công ty cần xây dựng chính sách kinh doanh linh hoạt để ứng phó với biến động thị trường, đảm bảo nguồn cung ứng và giảm thiểu rủi ro.
Góp phần tạo lợi thế cạnh tranh
Để tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty, cần tìm kiếm và phát triển nguồn nhân tài trong lĩnh vực quản lý cung ứng Việc sử dụng các chứng chỉ chuyên nghiệp như CPSM sẽ giúp nâng cao trình độ và kỹ năng của nhân sự, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
2.1.3 Các hình thức mua hàng và yêu cầu trong hoạt động mua hàng
2.1.3.1 Các hình thức mua hàng
Theo Robert M Monczka, Robert B Handfield, Larry C Giunipero, James L Patterson
(2016) cho biết có 6 vai trò của quy trình mua hàng trong doanh nghiệp:
- Nguyên liệu thô: bao gồm xăng dầu, than đá, gỗ xẻ và kim loại như đồng và kẽm
Nguyên liệu thô thường có một mức chỉ định cấp độ chất lượng nhằm giúp người mua sẽ dựa trên cấp độ yêu cầu để lựa chọn sản phẩm;
Bán thành phẩm và linh kiện là những mặt hàng được mua từ nhà cung cấp nhằm hỗ trợ quy trình sản xuất thành phẩm Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng mà còn tác động trực tiếp đến giá cả của thành phẩm.
Sản phẩm hoàn chỉnh là quá trình mua bán lại cho khách hàng, đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng đầy đủ các thông số kỹ thuật và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng cũng như tiêu chuẩn kỹ thuật.
Các hạng mục bảo trì, sửa chữa và vận hành bao gồm các bộ phận máy thay thế, vật tư văn phòng và máy tính, cùng với vật tư vệ sinh, đều là những yếu tố thiết yếu để duy trì hoạt động hiệu quả của một doanh nghiệp.
Các mặt hàng hỗ trợ sản xuất bao gồm những vật liệu thiết yếu cho việc đóng gói sản phẩm, chẳng hạn như pallet, hộp, túi, keo và các loại bao bì khác.
Nhiều công ty hiện nay lựa chọn thuê dịch vụ bên ngoài cho các hoạt động cụ thể nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc Các dịch vụ này bao gồm chăm sóc cây xanh và vệ sinh văn phòng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo chất lượng mà còn tạo môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái cho nhân viên.
Thiết bị vốn bao gồm các thiết bị tiêu chuẩn chung không yêu cầu thiết kế đặc biệt, như hệ thống máy tính, đồ nội thất và các thiết bị khác.
NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG: QUY TRÌNH P2P (HAY
Quy trình mua hàng trong công ty là hoạt động thường xuyên nhằm đảm bảo nguồn cung ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh Quy trình P2P, hay còn gọi là “Từ mua hàng đến trả tiền”, tự động hóa các giao dịch bao gồm lập kế hoạch, xác định nhu cầu, tạo đơn hàng, đặt hàng, lập hóa đơn và thanh toán Dưới đây là quy trình P2P chi tiết.
Nguồn: Theo Purchasing and Supply Chain Management Robert M Monczka, Robert B
Handfield, Larry C Giunipero, James L Patterson (2016)
2.2.1 Dự báo và lập kế hoạch về nhu cầu mua hàng
Nhu cầu là khởi điểm của quy trình mua hàng, với nhân viên mua hàng thường lập kế hoạch theo quý hoặc năm để xây dựng mô hình chi tiêu phù hợp cho công ty và dự báo sản phẩm cần mua Đối với sản phẩm mới, cần có cuộc họp với đối tác và các phòng ban để xác định nhu cầu mua hàng Nhu cầu này có thể là thành phần, nguyên liệu thô, lắp ráp, bảo trì hoặc dịch vụ như hợp đồng cho chiến dịch tiếp thị, du lịch, khách sạn, hoặc cung cấp bữa ăn Tuy nhiên, không phải tất cả nhu cầu đều được dự báo trước, dẫn đến những tình huống phát sinh cần xử lý bằng cách mua tại chỗ và giao ngay.
2.2.2 Xác định nhu cầu mua hàng
Việc xác định nhu cầu mua hàng là hoạch định nhu cầu mua của doanh nghiệp và tiến hành kế hoạch mua hàng hợp lý, bao gồm:
Các thành phần chính trong yêu cầu mua hàng bao gồm mô tả vật liệu, sản phẩm, số lượng yêu cầu, đơn giá ước tính, chất lượng hàng hóa, thời gian cần thiết để nhận hàng và ước tính chi phí phù hợp nhằm đảm bảo ngân sách của công ty Cần phân biệt rõ giữa số lượng cần sản xuất, bao gồm số lượng cần thiết cho quy trình sản xuất, và số lượng cần mua, chính là số lượng tồn kho.
Về nguyên tắc, việc tính toán chất lượng sử dụng được thực hiện như sau:
Lượng nguyên vật liệu cần mua được tính theo công thức:
Vp: Lượng hàng hóa vật tư thực mua vào trong toàn bộ kỳ sản xuất kinh doanh
V: Lượng hàng hóa vật tư cần dùng trong toàn bộ kỳ sản xuất kinh doanh
V1: Lượng dự trữ hàng hóa vật tư đầu kỳ
V2 : Lượng dữ trự hàng hóa vật tư cuối kỳ
Dự báo và đơn đặt hàng của khách hàng là yếu tố quan trọng giúp nhân viên mua hàng xác định chính xác nhu cầu sản phẩm Đơn đặt hàng không chỉ kích hoạt nhu cầu về sản phẩm và nguyên vật liệu mà còn phản ánh sự cần thiết phải có hàng hóa Để đáp ứng nhanh chóng với xu hướng thị trường, phòng mua hàng cần nỗ lực phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác nhằm cung cấp vật liệu phù hợp.
Hệ thống điểm tái đặt hàng (ROP) giúp theo dõi hàng tồn kho, số lượng đặt hàng và dự báo nhu cầu một cách hiệu quả Nó có khả năng tính toán sự đánh đổi giữa chi phí nắm giữ hàng tồn kho, chi phí đặt hàng và dự báo nhu cầu Hệ thống này tự động xác định các yêu cầu mua hàng và thường xuyên cung cấp cái nhìn tổng quan về mức tồn kho hiện tại ROP là phương pháp phổ biến nhất để truyền các yêu cầu đặt hàng vật liệu trong thời điểm hiện tại.
Kiểm kê tồn kho là quá trình xác định số lượng hàng hóa thực tế, được gọi là POH (Physical on hand) Trong trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng, thất lạc hoặc bị đánh cắp, cần thực hiện kiểm tra số lượng để đảm bảo phù hợp với thực tế, được gọi là ROH (Record on hand).
Các công ty nên sử dụng mặt hàng tiêu chuẩn để kiểm tra thường xuyên tình trạng tồn kho, từ đó xác định số lượng đơn đặt hàng cần thiết Việc này giúp đảm bảo có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nếu hàng tồn kho hiện tại đủ để phục vụ các đơn hàng đang sản xuất, thì không cần phải thực hiện thêm đơn đặt hàng.
2.2.3 Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
2.3.2.1 Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Theo Robert M Monczka, Robert B Handfield, Larry C Giunipero, James L Patterson
(2016) cho biết các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp như sau:
- Tiêu chí chính: Chi phí hoặc giá cả, chất lượng và giao hàng;
- Năng lực quản lý: xác định tầm nhìn, chiến lược và kế hoạch của công ty;
Năng lực của nhân viên bao gồm kỹ năng và khả năng tổng thể của lực lượng lao động, tần suất làm việc của nhân viên và việc đánh giá tình trạng hiện tại nhằm nâng cao tay nghề Đánh giá năng lực này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững trong môi trường làm việc.
Cơ cấu chi phí bao gồm chi phí nhân công trực tiếp, chi phí vật liệu, chi phí vận hành sản xuất và chi phí chung, nhằm xác định giá đầu vào hợp lý cho quá trình sản xuất.
- Hiệu suất, hệ thống chất lượng toàn diện: việc sử dụng các kỹ thuật, thiết bị chuyên môn, các tiêu chí như ISO 9000:2008;
Khả năng về quy trình và công nghệ của nhà cung cấp bao gồm trình độ công nghệ, thiết kế, phương pháp và thiết bị sản xuất sản phẩm Sự kết hợp này không chỉ phản ánh năng lực sản xuất mà còn thể hiện khả năng thiết kế sáng tạo của nhà cung cấp.
Để đảm bảo tính bền vững và tuân thủ môi trường, cần triển khai các chương trình nhằm giảm thiểu chất thải độc hại, kiểm soát hoặc loại bỏ các chất gây suy giảm tầng ozon, đồng thời khuyến khích hoạt động tái chế và tái sử dụng trong nội bộ.
Để đảm bảo ổn định tài chính, cần xem xét khả năng tài chính thông qua các đơn hàng ban đầu Việc này giúp hạn chế rủi ro từ nhà cung cấp, chẳng hạn như tình trạng ngừng kinh doanh, thiếu nguồn lực để đầu tư vào nhà máy, thiết bị và nghiên cứu cải tiến.
- Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin: xác định khả năng sử dụng CAD, trao đổi qua e-mail hoặc mạng xã hội;
Các chiến lược và chính sách tìm nguồn cung ứng hiệu quả bao gồm việc lập kế hoạch theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp cấp 1, cấp 2 và cấp 3, cũng như phạm vi hoạt động của họ Việc này giúp đánh giá và so sánh khả năng cung ứng, từ đó tối ưu hóa quy trình cung ứng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
2.3.2.2 Các cách lựa chọn nhà cung cấp
Thứ nhất, tự sản xuất hoặc mua hàng có sẵn trên thị trường
Chính sách này chỉ áp dụng cho một số loại nguyên vật liệu như bán thành phẩm, linh kiện và công cụ Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc đảm bảo tất cả các nguồn cung là điều không khả thi Tiêu chí chính trong việc lựa chọn là hiệu quả kinh tế; nếu tự sản xuất có thể đảm bảo chất lượng, thời gian và tiết kiệm chi phí hơn so với việc mua ngoài thị trường, thì tự sản xuất là phương án tối ưu Ngược lại, doanh nghiệp có thể mở rộng sản xuất bằng cách mua nguyên vật liệu và tìm các xưởng gia công để sản xuất các bộ phận chi tiết theo yêu cầu.
Thứ hai, mua từ một hoặc nhiều nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến chất lượng, số lượng và giá cả hàng hóa Mua hàng từ nhiều nhà cung cấp có thể mang lại sự đa dạng và linh hoạt, nhưng cũng có thể dẫn đến sự phức tạp trong quản lý Ngược lại, mua từ một nhà cung cấp duy nhất giúp đơn giản hóa quy trình nhưng có thể giới hạn sự lựa chọn và gây rủi ro nếu nhà cung cấp gặp vấn đề Dưới đây là bảng tổng hợp ưu và nhược điểm của từng phương thức mua sắm.
Bảng 2.1 Ưu – nhược điểm khi mua hàng từ một hoặc nhiều nhà cung cấp
Chỉ tiêu Một nhà cung cấp Nhiều nhà cung cấp Ưu điểm -Kiểm soát được dòng tiền của doanh nghiệp;
- Tạo khả năng phát triển các mối quan hệ thân thiết hơn;
-Dễ dàng theo dõi tiến độ đơn đặt hàng;
- Nhận được ưu đãi nếu giá trị đơn hàng lớn
-Cạnh tranh tích cực thúc đẩy các nhà cung cấp hoạt động hiệu quả hơn;
- Mở rộng mối quan hệ kinh tế
- Có khả năng đảm bảo an toàn, đề phòng các vấn đề rủi ro từ người bán
Nhược điểm -Phụ thuộc vào nhà cung cấp
- Khó đảm bảo an toàn về nguồn hàng nếu có sự cố như thiếu hụt, thiên tai
- Phức tạp trong thanh toán
- Khó theo dõi tiến độ đươn hàng
Nguồn: Theo Purchasing and Supply Chain Management Robert M Monczka, Robert B
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY
Hoạt động mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố vi mô, điều này tác động trực tiếp đến hiệu quả và năng suất của các hoạt động liên quan.
Theo Monczka, Handfield, Giunipero và Patterson (2016), có bốn yếu tố quan trọng hỗ trợ hoạt động mua hàng và chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp xác định định hướng và đáp ứng các yêu cầu kinh doanh Những yếu tố này đóng vai trò là nền tảng cho tất cả các hoạt động trong chuỗi cung ứng.
Các định hướng và yêu cầu này liên quan đến toàn cầu hóa, khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và tích hợp chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và chiến lược mua sắm hiệu quả.
Yếu tố nguồn nhân lực
Chìa khóa thành công của doanh nghiệp nằm ở nguồn nhân lực mạnh mẽ Nghiên cứu cho thấy năm lĩnh vực kiến thức quan trọng cho nhân viên mua hàng bao gồm: quản lý quan hệ nhà cung cấp, phân tích tổng chi phí, chiến lược mua hàng, phân tích nhà cung cấp và phân tích thị trường cạnh tranh Để quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, cần có sự hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp và phối hợp nội bộ giữa các bộ phận như kỹ thuật, mua hàng, hậu cần và tư vấn khách hàng.
Quản lý chi phí là yếu tố quan trọng trong quản lý mua hàng và chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động bền vững khi không thể tăng giá cho khách hàng Để xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng, doanh nghiệp cần có chiến lược nguồn nhân lực hợp lý, bao gồm phát triển tài năng, tuyển dụng nhân tài từ các công ty khác và đào tạo sinh viên mới tốt nghiệp.
Thiết kế tổ chức phù hợp
Thiết kế tổ chức là quá trình đánh giá và lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp, bao gồm hệ thống truyền thông, phân công lao động, phối hợp, kiểm soát và trách nhiệm, nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức, đặc biệt là mục tiêu hoạt động của chuỗi cung ứng.
Việc sử dụng nhóm trong thiết kế chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng, nhưng doanh nghiệp cần áp dụng một cách chọn lọc và hiệu quả Mặc dù có ít nghiên cứu xác định mối quan hệ giữa làm việc nhóm và hiệu suất, việc đánh giá định lượng tác động của hợp tác đối với hiệu quả doanh nghiệp vẫn cần thiết Để nâng cao hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần tổ chức một cách gọn nhẹ và linh hoạt, giúp quá trình triển khai hoạt động diễn ra suôn sẻ và phối hợp nhịp nhàng, từ đó biến nguồn cung và hoạt động mua hàng thành lợi thế cạnh tranh.
Khả năng ứng dụng kỹ thuật – công nghệ thông tin
Trong thời đại công nghệ số, ngành công nghệ thông tin đã thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển kinh tế Việt Nam, đặc biệt là hoạt động mua hàng từ giữa những năm 90 Các hệ thống lưu trữ đám mây, công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến và nhận dạng giọng nói ngày càng phát triển Theo Gartner, tỷ lệ áp dụng công nghệ thông tin cao nhất tập trung vào tìm kiếm nguồn cung ứng, lập kế hoạch nhu cầu, quản lý thương mại toàn cầu và hệ thống quản lý vận tải Các lĩnh vực này được phân chia thành phần mềm lập kế hoạch và phần mềm thực thi, với mục tiêu cải thiện độ chính xác dự báo, tối ưu hóa kế hoạch sản xuất và giảm chi phí Phần mềm chuỗi cung ứng giúp quản lý nguồn nguyên vật liệu và đảm bảo tiến độ giao hàng Sự phát triển công nghệ thông tin không ngừng nâng cao quy trình mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng, với xu hướng ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data) và Internet of Things (IoT).
Các biện pháp và hệ thống đo lường phù hợp là yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng và hoạt động mua hàng Tuy nhiên, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều rào cản trong hệ thống đo lường như số lượng chỉ số quá nhiều, tranh luận về độ chính xác của các chỉ số, sự thay đổi liên tục của thước đo và dữ liệu lạc hậu Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần xác định rõ các chỉ số cần đo lường, thiết lập quy trình đo lường hiệu quả và đảm bảo truy cập vào dữ liệu chính xác Việc đo lường trở nên cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên thực tế
- Truyền đạt các yêu cầu cho các thành viên khác trong chuỗi cung ứng
- Cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp
- Ghi nhận hiệu suất vượt trội
- Liên kết các biện pháp quan trọng với kết quả kinh doanh mong muộn
- Xác định xem các sáng kiến mới có hiệu quả hay không
Cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và mua hàng của các công ty Sự ổn định chính trị góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế Các cơ quan nhà nước theo dõi hoạt động của doanh nghiệp và tác động đến quyết định mua hàng thông qua chính sách thuế Ví dụ, thuế cao làm tăng giá vốn, dẫn đến giá thành sản phẩm cao hơn, buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh giá Năm 2022, thuế giá trị gia tăng là 8%, nhưng đã tăng lên 10% vào năm 2023 do biến động thị trường.
Môi trường kinh tế ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, do sự biến động về nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng Các yếu tố như lạm phát, suy thoái kinh tế và sự thiếu hụt nguồn hàng đang trở thành những thách thức lớn đối với xã hội.
Lạm phát làm suy giảm giá trị đồng tiền và thay đổi nhu cầu tiêu dùng của người dân, dẫn đến diễn biến phức tạp của giá cả và sự biến động trong nguồn cung ứng của doanh nghiệp Điều này tạo ra tình trạng khó lường và ảnh hưởng mạnh mẽ đến toàn bộ nền kinh tế, đặc biệt là hoạt động mua hàng.
Suy thoái kinh tế xảy ra khi GDP giảm hoặc tăng chậm, dẫn đến sự suy giảm của nền kinh tế Trong giai đoạn này, nhu cầu tiêu dùng giảm nhanh chóng, khiến các công ty lớn với lượng hàng tồn kho lớn đối mặt với nguy cơ phá sản.
Sự thiếu hụt nguồn cung trong hoạt động mua hàng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình sản xuất và toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn làm gia tăng khoảng cách trong mối quan hệ hợp tác giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MẶT TRĂNG
TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MẶT TRĂNG
Quy trình mua hàng tại công ty được thiết lập nhằm thống nhất các bước và thủ tục cần thiết cho việc mua sắm hàng hóa, phục vụ cho hoạt động sản xuất và vận hành Điều này giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, đồng thời đảm bảo tính công bằng, minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả Phòng Mua hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu báo giá từ Phòng Kinh doanh để lập kế hoạch tìm kiếm nhà cung cấp, đồng thời phản hồi và đề xuất các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và kỹ thuật của công ty Sau đó, phòng Mua hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu làm đơn hàng mẫu và đơn đặt hàng từ Phòng Kinh doanh, đồng thời phối hợp với xưởng về mặt kỹ thuật để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra thuận lợi.
Những hình thức mua hàng chính tại công ty: 2 hình thức
- Mua bán thành phẩm, thành phẩm:
+ Sản phẩm gỗ: gửi bản vẽ và trao đổi kỹ thuật để xưởng sản xuất đúng yêu cầu
- Nguyên vật liệu: đá, inox, dầu lau gỗ Rubio, nguyên liệu đóng gói…
QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MẶT TRĂNG
Dưới đây là quy trình mua hàng tại công ty, bao gồm quy trình báo giá, quy trình đặt hàng và quy trình thanh toán
Hình 3.1 Quy trình mua hàng tổng thể tại công ty
Hình 3.2 Quy trình báo giá của phòng Mua hàng
Bước đầu tiên trong quy trình báo giá tại Công ty là bộ phận Mua hàng tiếp nhận yêu cầu từ Phòng Kinh doanh Dựa trên thông tin này, bộ phận Mua hàng sẽ phân tích và tổng hợp nhu cầu của khách hàng để đưa ra mức giá phù hợp với ngân sách của họ.
Nhân viên mua hàng sử dụng phần mềm Workflow để kiểm tra và nhận thông tin yêu cầu báo giá từ Phòng Kinh doanh Họ đảm bảo tiến độ phản hồi trong vòng 02 - 03 ngày kể từ khi nhận yêu cầu, và đối với các gói thầu dự án, tiến độ sẽ tuân theo lịch trình của Phòng Kinh doanh.
Một yêu cầu báo giá cần đảm bảo đầy đủ thông tin bao gồm: biểu mẫu Yêu cầu báo giá, bản vẽ tổng thể và chi tiết
Biểu mẫu yêu cầu báo giá cần bao gồm đầy đủ thông tin như tên khách hàng, mã sản phẩm, tên sản phẩm, và mô tả chi tiết về sản phẩm, bao gồm kích thước, chất liệu và hoàn thiện Việc cung cấp thông tin đầy đủ giúp nhân viên mua hàng phân biệt khách hàng mới và cũ, từ đó lựa chọn cấp độ báo giá phù hợp với công nợ Nhân viên cũng sẽ dựa vào mô tả chi tiết sản phẩm để tính toán và cân đối giá cả hợp lý.
Code S&D - Chú Giải Hình Ảnh
Số TT Tên sản phẩm Được Thực Hiện Bởi :
Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Mặt Trăng Khách Hàng : Premier Village PQ
Số 10 Đường số 7, KDC Vạn Phúc , Phường Hiệp Bình Phước , TP Thủ Đức , TP HCM
Người Liên Lạc: Mr Anh Quân
Email: quan.nguyen@moon-group.com.vn Địa Điểm Dự Án : Phú Quốc Điều kiện Thanh Toán:
Size: L320 x W220 x H25 mm Material: Gỗ bọc vải canvas Finishing: P2C - Gỗ khắc laser vải canvas in
DDP Hotel site Điện thoại : 028 66 83 84 38 50% Thanh toán 50%
Thời hạn giữ báo giá :
Bản vẽ chi tiết là yếu tố quan trọng trong quy trình mua hàng, giúp nhân viên hiểu rõ kích thước và kết cấu sản phẩm Nó cũng thể hiện rõ các vật liệu kết hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
Hình 3.4 Bản vẽ tổng thể và chi tiết - Bìa kẹp menu
Bước 2 và 3 trong quy trình mua sắm là phân loại nguyên vật liệu và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Để đảm bảo nguyên vật liệu đạt chất lượng cao với giá cả hợp lý, nhân viên mua hàng cần thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu và xác định các nhà cung cấp đáng tin cậy.
Công ty ưu tiên hợp tác với các nhà cung cấp hiện có cho các sản phẩm sẵn có Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp cũ thay đổi thông tin hàng hóa như tăng giá hoặc không giao hàng đúng hạn, bộ phận Mua hàng sẽ thu thập thông tin từ ít nhất hai nhà cung cấp khác để so sánh và chọn lựa nhà cung cấp tối ưu nhất.
Để đưa nguyên vật liệu mới vào danh sách sản phẩm của công ty, Moon Group cần tìm kiếm nhà cung cấp dựa trên tiêu chí lựa chọn cụ thể Nhân viên mua hàng sẽ khảo sát ba nhà cung cấp tiềm năng, và Ban giám đốc sẽ quyết định chọn nhà cung cấp tối ưu nhất Moon Group đánh giá uy tín nhà cung cấp qua hiệu suất làm việc, khả năng tài chính và dịch vụ hậu mãi Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp sẽ được xác định dựa trên tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty và thị trường nguyên liệu hiện tại Nhà cung cấp phải đáp ứng sáu tiêu chí cơ bản do Ban giám đốc đặt ra.
- Đúng về chất lượng và số lượng
- Thời hạn thanh toán phù hợp
- Giấy chứng nhận về nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, nhà sản xuất
- Giao hàng kịp thời để đảm bảo an toàn cho sản xuất liên tục
Công ty thiết lập tiêu chí rõ ràng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu hàng hóa, tiến hành phân tích và so sánh trước khi quyết định Điều này giúp giảm thiểu những tiêu cực trong hoạt động mua sắm Tuy nhiên, các đánh giá hiện tại vẫn chỉ dừng lại ở mức độ so sánh mà thiếu bảng đánh giá cụ thể và khách quan, dẫn đến việc các nhà cung cấp hiện tại được ưu tiên hơn so với các nhà cung cấp mới.
Bước 3: Yêu cầu nhà cung cấp báo giá
Sau khi đánh giá năng lực của nhà cung cấp, nhân viên Mua hàng sẽ gửi Yêu cầu báo giá để lưu giữ và so sánh giá cả cũng như ưu nhược điểm của từng nhà cung cấp.
Bước 4 và bước 5: Nhận báo giá từ nhà cung cấp và So sánh giá của các NCC
Sau khi nhận báo giá từ ít nhất 02 đến 03 nhà cung cấp, nhân viên mua hàng cần tiến hành đánh giá và so sánh các mức giá để lựa chọn nhà cung cấp có giá cả phù hợp nhất.
Người gửi: Kính gửi: Công ty TNHH Sản xuất đầu tư Đại Phát Thiên Kim
Chức vụ Đại diện Chức vụ Điện thoại Người liên hệ
STT Code Tên sản phẩm
(Description) Miêu tả NGANG DÀI CAO Đvt
Slượng (quanlity) Đơn Giá (Unit price)
Kích thước: L320 x W220 x H25mm Chất liệu: Gỗ bọc vải canvas
Hoàn thiện: Gỗ khắc laser vải canvas in Quy cách như file thiết kế
Cảm ơn quý khách đã quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi Dựa trên yêu cầu của quý khách, công ty chúng tôi xin gửi đến bảng báo giá thiết bị như sau.
Mua hàng 0929149924 pur.02@moon-group.com.vn
Bảng giá trên chưa áp dụng VAT, Chúng tôi hy vọng bảng báo giá đáp ứng nhu cầu của quí khách hàng Thanks!
KHÁCH HÀNG ĐẠI DIỆN XƯỞNG
Hình 3.6 Nhận báo giá từ NCC Võ Gia Khởi
Hình 3.7 Bảng so sánh giá của Nhà cung cấp
Bước 6: Tính giá định mức nguyên vật liệu theo BOM (Bill of Materials)
Dựa vào giá nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, nhân viên mua hàng cần xác định định mức nguyên vật liệu để báo giá cho Phòng Kinh doanh Định mức nguyên vật liệu (BOM) cho sản phẩm gỗ được Ban giám đốc xây dựng dựa trên giá thị trường, chi phí vận chuyển nội địa, chi phí đóng gói và số lượng đặt hàng, giúp nhân viên mua hàng dễ dàng tính toán giá cho các sản phẩm nổi bật của công ty.
Người Nhận Fax Điện thoại Fax
E-mail annie.nguyen@moon-group.com.vn
STT Miêu tả NGANG DÀI CAO ĐƯỜN
Slượng (quanlity) Đơn Giá (Unit price)
Thành Tiền (Amount) Tổng cộng
Kích thước: L320 x W220 x H25mm Chất liệu: Gỗ bọc vải canvas Hoàn thiện: Gỗ khắc laser vải canvas in Quy cách nhu bản vẽ
Số 10, Đường số 7, Khu Đô Thị Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình Phước, Thành phố Thủ Đức, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam
CÔNG TY TNHH VÕ GIA KHỞI
VP Đại diện: YASSTUDIO 33/15 Cầm Bá Thước, Phường 7, Q Phú Nhuận, HCM
Xưởng sản xuất: XTT58c, Xuân Thới Thượng, Hóc Môn
Hotline: 0984921111 Email: yasstudio.vn@gmail.com – vothehung.yas@gmail.com
Bảng giá trên chưa áp dụng VAT, Chúng tôi hy vọng bảng báo giá đáp ứng nhu cầu của quí khách hàng Thanks!
TP.HCM, ngày 08 tháng 04 năm 2023
CTY TNHH VÕ GIA KHỞI
Cảm ơn quý khách đã quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi Chúng tôi xin gửi đến quý khách bảng báo giá thiết bị theo yêu cầu Vui lòng liên hệ qua email: yasstudio.vn@gmail.com để biết thêm chi tiết.
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MẶT TRĂNG
STT DỰ ÁN CODE TÊN SẢN
PHẨM MÔ TẢ SẢN PHẨM HÌNH ẢNH LOẠI GỖ HOÀN
GÍA NCC 2- Võ Gia Khởi
CHÊNH LỆCH GIÁ NCC1 - NCC2
GÍA CHỐT TỔNG GIÁ KÝ DUYỆT
Brand: S&D Size: L320 x W220 x H25 mm Material: Gỗ bọc vải canvas Finishing: P2C -
Gỗ khắc laser vải canvas in
Gỗ khắc laser vải canvas in 0,0023 15 cái 485.000 750.000 -55% 485.000 7.275.000 BGĐ đã duyệt
Hình 3.8 Bảng excel tính BOM của Moon Group
Bước 7: Phản hồi yêu cầu báo giá
Sau khi nhân viên mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tính toán giá từ bảng định mức BOM, họ sẽ gửi báo giá cho phòng kinh doanh Nếu phòng kinh doanh nhận thấy giá quá cao hoặc không phù hợp với yêu cầu của khách hàng, họ sẽ phản hồi lại và yêu cầu phòng mua hàng điều chỉnh giá để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Hình 3.9 Phản hồi YCBG cho phòng Kinh doanh
CBM CONT LOAD Raw Mat Std Loss
Item Code Unit Q'ty Total Price
THICK WIDTH LENGTH Export Trading Project Retail Export Trading Project Retail
SDCUS286 25 220 320 Ply 461.385 508.918 521.882 565.093 372.085 410.418 420.872 455.720 Đơn Giá Mẫu 1.017.836
Timber Size Loại gỗ TOTAL
BOM(BILL OF MATERIAL)- BẢNG KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU
Mã Khách Hàng: Premier Village PQ SDCUS286 LOADING Customer Payment Level TIMBER WASTE %
Mô Tả: Bìa kẹp menu W220 x L320 x H25mm
Kích Thước Tổng Thể: Kiên Giang
Vật liệu chính: Ply Vật Liệu Phụ:
Main Matierial / Vật liệu chính:
DESCRIPTION/Mô Tả DIMENSION/Kích Thước Total Painting Finish : Front Finishing
NO Description DIMENSION/Kích Thước Unit Price Lưu Ý : Sub-Contractor bao gồm các phụ kiện và chi phí laze nếu có yêu cầu
Prepared By: Đơn giá cho sản phẩm SDCUS286 chỉ có giá trị 30 ngày kể từ ngày duyệt
Ngày hết hạn báo giá là Reviewed: Approved:
Price for Q'ty 0 < 150 Price for Q'ty 150 < 300
Thời hạn giữ báo giá :
DDP Hotel site Điện thoại : 028 66 83 84 38
Size: L320 x W220 x H25 mm Material: Gỗ bọc vải canvas Finishing: P2C - Gỗ khắc laser vải canvas in
Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Mặt Trăng Khách Hàng : Premier Village PQ
Số 10 Đường số 7, KDC Vạn Phúc , Phường Hiệp Bình Phước , TP Thủ Đức , TP HCM
Người Liên Lạc: Mr Anh Quân
Email: quan.nguyen@moon-group.com.vn Địa Điểm Dự Án : Phú Quốc Điều kiện Thanh Toán:
Chữ Ký Khách Hàng Ký Tên Xác Nhận Báo Giá Đơn giá (VNĐ)
Code S&D - Chú Giải Hình Ảnh
Số TT Tên sản phẩm Được Thực Hiện Bởi :
Nhận xét chung về quy trình báo giá
Quy trình báo giá của công ty sử dụng phần mềm Workflow để theo dõi nhu cầu mua hàng và thực hiện đơn hàng một cách liên tục, tránh bỏ sót thông tin Tuy nhiên, một số đơn hàng đã bị báo giá cao hơn ngân sách của khách hàng, dẫn đến việc cần báo giá lại, gây tốn thêm thời gian cho các phòng ban liên quan.
PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY GIAI ĐOẠN NĂM 2020- QUÝ 1 NĂM 2023
3.3.1 Chi phí mua hàng của công ty
Bảng 3.1 Tóm tắt chi phí mua hàng của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng năm 2020-
Chênh lệch 2021/2022 (%) Mua sản phẩm tại xưởng
1 Gỗ (tần bì, sồi, tràm,…) 1.558 978,0 2.260,0 780,0 -59% 57%
Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng cam kết tìm kiếm các nhà cung cấp có nguyên vật liệu và tay nghề tốt nhất để sản xuất sản phẩm chất lượng và an toàn, chủ yếu là sản phẩm gỗ cho nhà hàng và khách sạn Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty không chỉ tìm nguồn cung trong nước mà còn mở rộng sang nguyên liệu ngoại nhập như vải, nhằm tạo ra sản phẩm chất lượng cao Việc phân tích tình hình mua hàng và biến động giá cả thị trường là cần thiết để nhận diện ưu nhược điểm, từ đó xây dựng các biện pháp cải thiện hiệu quả mua sắm và lựa chọn nguồn cung cấp tối ưu Thống kê doanh số mua hàng trong ba năm qua (2020, 2021, 2022) và Quý 1 năm nay sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động này.
2023 của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng, thì nhận định:
Trong giai đoạn 2020-2021, dịch bệnh Covid-19 đã gây ra khủng hoảng nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh toàn cầu, dẫn đến sự suy giảm mạnh mẽ của nền kinh tế Moon Group cũng không tránh khỏi tình trạng này, khi việc mua sắm hàng hóa trở nên phức tạp và khó khăn hơn Năm 2020, doanh thu mua hàng của công ty đạt 1.593 triệu đồng, đánh dấu giai đoạn khởi đầu và tìm kiếm khách hàng cho các sản phẩm gỗ hoàn thiện bằng dầu lau Rubio Nhờ vào hiểu biết về thị trường khách sạn và nhà hàng, Moon Group đã nỗ lực xây dựng lòng tin với khách hàng, mặc dù doanh thu chưa cao, nhưng đây là bước đệm quan trọng để công ty tiếp tục phát triển.
Theo báo cáo, tổng doanh thu mua hàng của Moon Group trong năm 2021 đạt 1.029,8 triệu đồng, giảm 55% so với năm 2020 Dù gặp khó khăn, Moon Group đã nỗ lực đáp ứng nhu cầu khách hàng trong giai đoạn đầu năm, nhưng sau đó hoạt động kinh doanh bị đóng băng, chỉ cung cấp các sản phẩm chưa hoàn thiện Mặc dù dịch bệnh diễn ra khắc nghiệt, Moon Group vẫn duy trì được niềm tin và giữ chân khách hàng.
Năm 2022, Moon Group đã trải qua một quá trình "chuyển đổi" mạnh mẽ với doanh thu mua hàng tăng 68% so với năm 2021, đạt 3.248,7 triệu đồng Trong đó, doanh thu từ chất liệu gỗ tăng 57%, bên cạnh việc mở rộng kinh doanh sang mặt hàng mới là vải và cốt nhựa Vải đã trở thành một trong những sản phẩm chính thứ hai của công ty, yêu cầu chất liệu đạt tiêu chuẩn cao để phục vụ cho mảng buồng phòng của các khách sạn Để đáp ứng nhu cầu này, Moon Group đã tìm kiếm nguồn vải từ nước ngoài nhằm cung cấp cho khách hàng.
Trong Quý 1 năm 2023, doanh thu mua hàng của công ty đạt 842,9 triệu đồng, với sản phẩm Vải ghi nhận 13,5 triệu đồng và Cốt nhựa chiếm 33,5 triệu đồng, nhấn mạnh sự phát triển với nguồn nguyên vật liệu mới.
Kế hoạch mua hàng của Moon Group được xây dựng hợp lý, phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty Để nâng cao thương hiệu và vị thế trên thị trường, Moon Group cần thiết lập các chính sách và chỉ tiêu rõ ràng trong quy trình mua hàng, nhằm hạn chế tình trạng hàng tồn kho và giảm thiểu hao hụt nguyên vật liệu.
3.3.2 Tỷ lệ sản phẩm đặt hàng theo dòng sản phẩm
Bảng 3.2 Bảng tỷ lệ sản phẩm Gỗ đã mua theo dòng sản phẩm của Công ty giai đoạn từ năm 2020 đến Quý 1 năm 2023
Số lượng danh mục (sản phẩm)
Số lượng sản phẩm đã mua
1 Tô/ chén Tô, chén dĩa các size 22 335 31 177 90 633 6,96%
Các khay phục vụ bưng bê, hình dánh chữ nhật, vuông, tròn
Khay dĩa phục vụ thức ăn trực tiếp lên bề mặt sản phẩm hoặc trang trí thực phấm
4 Thớt Các loại thớt gỗ và kêt hợp 53 310 293 787 144 1.534 16,86%
Các loại xe đẩy phục vụ F&B và Room
Chân đế để bánh/ kệ trà chiều/ kệ buffet
Các dang buffet stand và kệ trà chiều
Các sản phẩm lẻ không theo gói cố định, ví dụ như decor, chân để hành lý, menu, buffet tag, hộp gỗ,
8 Nội thất các sản phẩm lớn như kệ tủ, bảng chỉ dẫn, sản phẩm FF&E
Theo bảng tóm tắt tỷ lệ sản phẩm gỗ đã mua từ năm 2020 đến Quý 1 năm 2023, công ty phân chia thành 8 danh mục chính: Tô/chén, khay phục vụ, khay/dĩa F&B, thớt, xe đẩy, chân đế, nội thất và các sản phẩm khác.
Theo bảng tóm tắt trên, nhận thấy rằng:
Trong năm 2023, sản phẩm gỗ đã đạt tổng cộng 9.097 sản phẩm, trong đó Khay/Dĩa F&B chiếm tỷ lệ cao nhất với 30,19% (tương đương 2.746 sản phẩm) Các sản phẩm khác đứng thứ hai với 24,13% (2.195 sản phẩm), trong khi Thớt gỗ và Khau phục vụ lần lượt chiếm 16,86% và 16,18% (1.534 và 1.472 sản phẩm) Thị hiếu khách hàng thường xuyên biến động theo thay đổi của thị trường toàn cầu, dẫn đến sự thay đổi vị trí của từng danh mục sản phẩm Để đáp ứng nhu cầu này, công ty đang nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới nhằm tạo sự mới mẻ cho khách hàng và hướng đến những lựa chọn tốt nhất, đồng thời củng cố ưu thế cạnh tranh và đa dạng hóa sản phẩm.
3.3.3 Đánh giá tỷ lệ sản phẩm lỗi trên tổng số lượng sản phẩm
Bảng 3.3 Tỷ lệ số lượng sản phẩm lỗi trên tổng số lượng đặt hàng
Trong quá trình sản xuất, việc xuất hiện sản phẩm lỗi là điều không thể tránh khỏi Tỷ lệ sản phẩm lỗi thấp cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động kinh doanh trong công ty.
Dựa vào bảng 3.7, tỷ lệ sản phẩm lỗi của công ty đã có sự biến động qua từng năm Trong giai đoạn 2020 - 2021, sản phẩm Gỗ chiếm ưu thế với tỷ lệ lỗi lần lượt là 16% và 18%, phản ánh sự thiếu kinh nghiệm và các vấn đề không lường trước Đến năm 2022 và quý 1 năm 2023, tỷ lệ sản phẩm lỗi tăng cao, đạt 37% trong năm 2022 và 32% trong quý 1 năm 2023, do công ty chuyển hướng nghiên cứu và phát triển sản phẩm từ MDF và resin, với tỷ lệ lỗi 25% và 20% tương ứng, do không đạt tiêu chuẩn chất liệu, dễ cấn móp và vỡ Tình hình này đã tạo áp lực lớn, buộc công ty phải tìm hiểu và đưa ra quyết định chính xác hơn.
Trong năm 2021, tỷ lệ sản phẩm lỗi lên tới 18%, chủ yếu do không đúng màu sắc và kích thước theo yêu cầu của khách hàng Để khắc phục tình trạng này, phòng Kinh doanh cần tư vấn chi tiết hơn về vân gỗ và màu sắc sử dụng, giúp khách hàng hiểu rõ thông tin trước khi đặt hàng.
3.3.4 Tình hình mua hàng tại công ty
3.3.4.1 Năng lực nhà cung cấp
Tỷ lệ lỗi/ đơn hàng
Tỷ lệ lỗi/ đơn hàng
Tỷ lệ lỗi/ đơn hàng
Tỷ lệ lỗi/ đơn hàng Lý do lỗi
Sản phẩm Gỗ 2.900 451 16% 1.682 300 18% 3.774 174 5% 577 70 12% Không đúng kích thước, không đúng màu
Không đúng chất liệu, sản phẩm không đạt chất lượng, dễ cấp móp, dễ vỡ
(Cầu ong, đá, mây đan, sản phẩm thương mại…)
575 - 0% 230 - 0% 1.450 120 8% 430 - 0% Không đạt chất lượng, dễ vỡ
Năng lực nhà cung cấp là yếu tố quan trọng quyết định quy trình mua hàng tại công ty, ảnh hưởng đến chất lượng, an toàn và tính thẩm mỹ của sản phẩm Để đảm bảo hợp tác lâu dài và bền vững, việc đánh giá năng lực nhà cung cấp trước khi hợp tác là cần thiết Moon Group thực hiện khảo sát và gặp gỡ trực tiếp nhà cung cấp để hiểu rõ hơn về họ Công ty đã hợp tác với nhiều nhà cung cấp và xưởng sản xuất, bao gồm Inhome, Võ Gia Khởi, Đăng Thư và Edecor Bảng đánh giá dưới đây cung cấp các chỉ tiêu về chất lượng, tài chính, khả năng quản lý, kỹ thuật và điều kiện giao hàng của các nhà cung cấp.
Bảng 3.4 Đánh giá năng lực NCC ban đầu của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng
STT Chỉ tiêu Điểm số
Kiểm soát chất lượng sản phẩm (quá trình sản xuất, tỷ lệ sản phẩm lỗi…)
(bao gồm chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phi vận hành)
(xác định, tầm nhìn và chiến lược của công ty)
(phương thức thanh toán, tỷ lệ doanh thu)
Khả năng về kỹ thuật ( trình độ chuyên môn và sự sáng tạo sản phẩm)
Khả năng ứng dụng công nghệ
(CAD/CAM, Khả năng EDI)
8 Sự bên vừng và bảo vệ mt 10 4,2 8,4 4 8 4 8 4,3 8,6
Moon Group lựa chọn nhà cung cấp dựa trên ba tiêu chí chính: chất lượng sản phẩm, giá cả và thời gian giao hàng Công ty cam kết hợp tác và hỗ trợ nhà cung cấp trong trường hợp gặp khó khăn Để đảm bảo chất lượng, Moon Group thực hiện kiểm tra sản phẩm trước khi đặt hàng và thỏa thuận các điều khoản thanh toán nhằm tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài Mức điểm tối thiểu để lựa chọn nhà cung cấp là 75 điểm, với cách tính điểm cụ thể cho từng nhà cung cấp.
Tổng điểm = (Trọng số / 5) * Điểm số
Ví dụ: Nhà cung cấp Inhome:
Kiểm soát chất lượng sản phẩm: (4/5)*20 = 16 điểm
Thời gian giao hàng: (4/5)*15 = 12 điểm
Tương tự với các chỉ tiêu tiếp theo: Tổng điểm là 81,88/100 điểm
Theo bảng đánh giá năng lực nhà cung cấp (NCC) ban đầu của Công ty Cổ phần Tập đoàn Mặt Trăng, tất cả các NCC đều đạt điểm đánh giá tối thiểu của công ty, với điểm số lần lượt là Inhome: 81,8, Võ Gia Khởi: 79,6, NCC Đăng Thư: 84,8 và NCC Edecor: 87,1 NCC Đăng Thư chấp nhận hầu hết các chỉ tiêu chính, ngoại trừ chỉ tiêu Hệ thống thông tin (CAD/CAM) chỉ đạt 3,5/5 Về khả năng thiết kế và thiết bị máy móc, NCC này chưa có sự đầu tư phát triển đáng kể Các NCC còn lại đều đáp ứng đủ điều kiện để thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Việc lựa chọn những NCC đạt chuẩn luôn giúp công ty tự tin về sản phẩm cũng như chất lượng để giao cho khách hàng
3.3.4.2 Các phương pháp mua hàng
Căn cứ vào nguồn hàng:
Giai đoạn 2020-2022, công ty chỉ tập trung vào việc mua hàng nội địa Tuy nhiên, bắt đầu từ năm 2023, công ty đã chuyển hướng nghiên cứu và phát triển sản phẩm vải, đặc biệt là các sản phẩm buồng phòng trong khách sạn Do đó, công ty quyết định nhập khẩu vải từ Trung Quốc, nhằm kiểm tra chất lượng hàng hóa và phục vụ cho mục tiêu mới trong chiến lược kinh doanh Việc này được coi là hợp lý trong giai đoạn hiện tại.
Mặt hàng: Vải – nhập hàng từ nước ngoài, công ty đã quyết định mua để bán và dự trữ tại kho (Xem phụ lục 3)
Bảng 3.5 Chi phí đặt hàng vải từ NCC Nantong
Số lượng đặt hàng- sản phẩm 0 73 cái Đơn giá/ đơn hàng 0 7,2 USD
Chi phí đặt hàng 0 522,95 USD
Chi phí vận chuyển 0 352,1 USD
Tồn kho đầu kỳ 59 cái 0
Tồn kho cuối kỳ 40 cái 0
Tổng chi phí mua hàng 875,05
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY
3.4.1 Những thành tựu của công ty
Sự tăng trưởng trong thời gian ngắn
Moon Group, doanh nghiệp tiên phong đạt chứng chỉ Quốc tế về An toàn thực phẩm cho sản phẩm gỗ, đã khẳng định vị thế của mình với chứng nhận An toàn cho trẻ sơ sinh vào năm 2020 Công ty không ngừng phát triển các sản phẩm phục vụ lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn, bao gồm khay, dĩa gỗ, bìa menu và chân đế Đặc biệt, những xe đẩy phục vụ kết hợp bếp ga, đá marble và thủy tinh đang dần khẳng định thương hiệu của Moon Group trên thị trường Việt Nam.
Sau thời gian đối mặt với đại dịch Covid-19, Moon Group đã khôi phục tinh thần và tiếp tục xây dựng thương hiệu Lợi nhuận năm 2022 tăng gần 50%, tạo động lực cho nhân viên phấn đấu hơn Sự “bình thường hóa” sau dịch đã giúp lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn mở cửa trở lại, cho phép Moon Group thu hút khách hàng và tìm kiếm nhà cung cấp chất lượng, từ đó nâng cao độ hài lòng của khách hàng.
Phản hồi của khách hàng là yếu tố quan trọng giúp công ty cải thiện và hoàn thiện sản phẩm Ngoài việc bán hàng, công ty còn triển khai các chương trình hậu mãi như bảo hành và hỗ trợ sửa chữa Đối với sản phẩm ngoài trời như Bảng hoạt động của khách hàng Melia Hồ Tràm, công ty đã cung cấp dầu Rubio để khắc phục tình trạng phai màu sau thời gian sử dụng Công ty cũng sẵn sàng làm mẫu theo yêu cầu của khách hàng, nhằm đảm bảo chất lượng và thẩm mỹ sản phẩm, giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan hơn Nhiều khách hàng đã quay lại đặt mua các sản phẩm đặc trưng như Thớt gỗ, Tô gỗ, và Khay đựng bánh.
Moon Group luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu và cam kết hỗ trợ tận tình, nhằm xây dựng uy tín vững chắc Điều này không chỉ tạo niềm tin nơi khách hàng mà còn là động lực lớn giúp Moon Group tự tin phát triển bền vững.
Tối ưu hóa quy trình mua hàng bằng phần mềm quản lý
Trước khi áp dụng phần mềm quản lý, Moon Group gặp khó khăn trong việc trao đổi thông tin qua email và phần mềm Base, dẫn đến việc phòng Kinh doanh thiếu thông tin khi gửi yêu cầu báo giá và bản vẽ, gây khó khăn cho phòng Mua hàng và Thiết kế Để khắc phục tình trạng này, Moon Group đã triển khai phần mềm quản lý Workflow, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp, tăng cường sự tập trung và năng suất làm việc của nhân viên Nhờ đó, quy trình mua hàng nội bộ được thực hiện đầy đủ và kịp thời, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu từ các bộ phận như thời gian phản hồi báo giá, đánh giá khả thi bản vẽ cho phòng Thiết kế, sắp xếp kiểm hàng với bộ phận QC, và cung cấp đầy đủ hồ sơ cho phòng Kế toán, đồng thời kiểm soát tình hình mua hàng hiệu quả, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hóa.
Bộ phận mua hàng nắm bắt nhu cầu nguyên liệu thường xuyên nhờ vào việc cập nhật dữ liệu hàng tồn kho hàng tháng Hàng tháng, bộ phận Mua hàng phối hợp với bộ phận QC thực hiện kiểm kho vào ngày 30 và gửi phiếu kiểm kho cho phòng Kế toán vào ngày 5 tháng sau, giúp đảm bảo số liệu được rõ ràng và cập nhật kịp thời.
- Giảm thiểu chi phí mua hàng
Chi phí mua hàng nội địa của Moon Group luôn được giữ ở mức thấp, trong khi giá hàng hóa nhập khẩu ổn định nhờ vào mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp như Inhome, Võ Gia Khởi và Đăng Thư Những nhà cung cấp này không chỉ cung cấp giá tốt mà còn hỗ trợ kịp thời khi Moon Group cần gấp sản phẩm cho khách hàng, như việc ưu tiên đơn hàng hoặc giảm giá từ 7-10% khi gặp khó khăn Sự hợp tác này mang lại lợi ích cho cả hai bên, giúp Moon Group luôn nhận được ưu đãi tốt nhất Trong hai năm qua, công ty cũng đã hợp tác với nhiều nhà cung cấp mới như Edecor, Tiến Liễu và Nantong, cung cấp sản phẩm chất lượng với mức giá hợp lý, mở ra nhiều cơ hội nghiên cứu và phát triển sản phẩm phù hợp với xu thế thị trường.
3.4.2 Những điểm hạn chế tại công ty
Quy trình của công ty rất chi tiết và cụ thể, tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế như:
- Chưa có bảng đánh giá năng lực nhà cung cấp hợp tác lâu dài
Công ty đã hợp tác lâu dài với nhiều nhà cung cấp nhưng chưa thiết lập bảng đánh giá năng lực thường xuyên, chỉ thực hiện đánh giá khi bắt đầu tìm kiếm và mở rộng quan hệ Việc này dẫn đến một số vấn đề như hàng lỗi, giao hàng trễ và thay đổi thời gian thanh toán Chẳng hạn, nhà cung cấp Võ Gia Khởi mặc dù ưu tiên đơn hàng nhưng vẫn có trường hợp giao hàng không đúng thời hạn Đánh giá nhà cung cấp chỉ dựa trên cảm xúc và quy trình sản xuất, khiến công ty gặp khó khăn khi một số nhà cung cấp thân thiết phải ngừng hợp tác do vấn đề tài chính, ảnh hưởng đến nguồn cung ứng Những vấn đề như trễ thời gian và sai sót trong hoàn thiện có thể làm giảm uy tín của công ty với khách hàng Đánh giá năng lực nhà cung cấp hàng năm là cần thiết để cải thiện hạn chế và phát triển điểm mạnh, từ đó đảm bảo hoạt động hiệu quả cho công ty.
- Tình hình hàng nhập khẩu chưa tối ưu
Công ty Moon Group luôn ưu tiên mua sắm hàng hóa trong nước, đặc biệt là những sản phẩm đặc trưng của thương hiệu Trong giai đoạn 2022-2023, công ty đang tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới là vải Tuy nhiên, do nguồn cung cấp mặt hàng này chủ yếu từ nước ngoài, thời gian vận chuyển có thể kéo dài từ 30-45 ngày, bao gồm cả thời gian sản xuất và giao hàng, dẫn đến việc khách hàng phải chờ đợi lâu hơn để nhận sản phẩm.
Phòng Mua hàng chỉ nhập khẩu đúng số lượng theo yêu cầu của khách hàng, với số lượng dao động từ 80-100 sản phẩm mỗi đơn hàng, trong đó Quý 1 năm 2023 có 73 sản phẩm Điều này tạo ra thách thức về chi phí vận chuyển cho mỗi đơn hàng nhập khẩu Công ty đang nỗ lực tìm ra phương pháp tối ưu, như thống nhất kích thước và chất liệu để nhập hàng với số lượng lớn, nhằm lưu trữ trong kho và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
- Tỷ lệ sản phẩm lỗi còn khá cao
Theo phân tích từ Bảng 3.6, công ty ghi nhận tỷ lệ sản phẩm lỗi hàng năm, đạt đỉnh 37% vào năm 2022, cho thấy quy trình kiểm tra chất lượng của bộ phận QC chưa đủ chặt chẽ và chuyên nghiệp Các lỗi chủ yếu bao gồm kích thước không đúng, màu sắc không đạt yêu cầu (đối với sản phẩm gỗ), và chất liệu kém, dễ bị móp, vỡ (đối với sản phẩm MDF hoặc Resin) Đối với sản phẩm gỗ, lỗi thường xuất phát từ vấn đề hoàn thiện và kỹ thuật sản xuất, trong khi sản phẩm Resin lại gặp phải tình trạng chất liệu không bền, dễ vỡ, dẫn đến việc kiểm hàng còn nhiều thiếu sót.
Nhân viên mua hàng cần hợp tác chặt chẽ với bộ phận QC để kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng hơn, đồng thời lập biên bản xác nhận giữa hai bên Điều này sẽ giúp làm rõ minh chứng và giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến hàng lỗi trong tương lai.
- Trễ tiến độ giao hàng
Thời gian giao hàng trễ so với thỏa thuận ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín công ty và có thể làm khách hàng lỡ dịp khai trương Ví dụ, NCC Nhà Mộc đã giao hàng trễ do không tính toán đúng thời gian vận chuyển từ Bắc vào Nam, dẫn đến việc giao hàng không đúng hạn Để khắc phục tình trạng này, bộ phận Mua hàng cần thúc đẩy nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian và xem xét các phương án như điều chỉnh thời gian thanh toán để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng lúc.
ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MẶT TRĂNG
CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
4.1.1 Xu hướng hoạt động mua hàng trong tương lai
Sau Đại hội toàn quốc lần thứ 13 của Đảng Cộng sản Việt Nam, mục tiêu phát triển của nước ta đã được xác định rõ ràng: đến năm 2025, Việt Nam sẽ trở thành quốc gia đang phát triển với ngành công nghiệp hiện đại và vượt qua mức thu nhập trung bình thấp; đến năm 2030, sẽ là quốc gia đang phát triển cơ bản với thu nhập trung bình cao; và đến năm 2045, sẽ trở thành quốc gia phát triển với thu nhập cao Sự phát triển của các khu công nghiệp và khu công nghệ cao sẽ tạo ra lợi thế cho các công ty trong việc mở rộng quy mô trong tương lai.
Hoạt động chuỗi cung ứng và mua hàng đang ngày càng thu hút sự chú ý trong thời gian gần đây Nhiệm vụ và mục tiêu trong tương lai sẽ được mở rộng và điều chỉnh để phù hợp với chiến lược của công ty.
Mở rộng quy mô quản lý chi phí trong các lĩnh vực như mô hình hóa chi phí và lập bản đồ chuỗi giá trị giúp xác định cơ hội cải thiện chi phí, từ đó xây dựng tiêu chuẩn hóa cho hoạt động mua hàng.
Xác định và giảm thiểu rủi ro trong cung cấp là điều cần thiết để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh Các rủi ro này bao gồm biến động giá cả, gián đoạn nguồn cung ứng, khó khăn tài chính của nhà cung cấp, tác động tiêu cực đến tính bền vững và môi trường, cũng như bảo vệ tài sản trí tuệ Việc quản lý hiệu quả những rủi ro này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững.
Tận dụng kỹ thuật và khả năng của nhà cung cấp là cách hiệu quả để nâng cao hiệu suất và tạo ra các nguồn doanh thu mới Ví dụ, việc ứng dụng công nghệ tiên tiến trong các mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường, từ đó tạo ra doanh thu đáng kể.
Mở rộng quy mô tìm kiếm nguồn cung ứng toàn cầu và khu vực nhằm nâng cao hiệu suất cung cấp hàng hóa, phục vụ đúng nhu cầu của từng phân khúc khách hàng.
Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện nay, việc tối ưu hóa chi phí, quản lý tài sản hiệu quả và gia tăng doanh thu là những mục tiêu hàng đầu Đồng thời, các tiêu chí thị trường đang không ngừng biến đổi và có thể ảnh hưởng đến quy trình quản lý mua sắm.
- Thay đổi kinh tế vĩ mô, xã hội và chính trị
- Cạnh tranh toàn cầu và tăng trưởng thị trường mới nổi
- Sáp nhập, mua lại và hợp nhất thị trường cung ứng
- Tạo sự hài lòng cho khách hàng đối với các sản phẩm của công ty;
Hoạt động mua hàng trong tương lai sẽ chuyển sang giai đoạn số hóa, giảm thiểu giấy tờ phức tạp và tối ưu hóa quy trình Việc tìm nguồn cung ứng, đấu giá, tạo hợp đồng, xử lý giao dịch, quản lý nhà cung cấp và phân tích nhu cầu mua hàng sẽ trở nên ngày càng quan trọng trong chuỗi cung ứng Các cơ sở của chuỗi cung ứng sẽ được thiết lập chi tiết dựa trên các vấn đề then chốt.
- Khả năng cung cấp của nhà cung cấp truyền thống và NCC mới;
- Số lượng nhà cung cấp để đáp ứng chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty
- Xác định nhà cung cấp làm việc lâu dài
- Đặt ra tiêu chí đối với các nhà cung cấp ở cấp độ 2 và cấp độ 3
Hiện nay, hoạt động cung ứng tại Việt Nam và trên toàn cầu đang trải qua nhiều thay đổi đáng kể Tuy nhiên, dịch Covid-19 bắt đầu vào đầu năm 2020 đã gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến nền kinh tế và thương mại, đặc biệt trong các lĩnh vực vận tải, hậu cần, nhập khẩu và xuất khẩu Những thách thức này đã thúc đẩy quá trình tự động hóa trong lĩnh vực cung ứng, bao gồm vận tải, dịch vụ cảng, kho bãi và vận chuyển, và dự kiến sẽ trở thành xu hướng chính của thị trường toàn cầu trong thời gian tới.
4.1.2 Định hướng phát triển hoạt động mua hàng của công ty trong tương lai Để hoạt động mua hàng ngày càng được cải thiện, công ty đã đề xuất một số phương hướng sau:
- Giải quyết tốt mối liên hệ giữa hoạt động mua hàng, lưu kho và tiêu thụ hàng hóa một cách hài hòa và nhịp nhàng;
Để tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp cần tăng cường quản lý và kiểm soát các chi phí liên quan đến tồn kho, đồng thời giảm chi phí mua hàng và lưu trữ hàng hóa Mục tiêu là đảm bảo tổng chi phí mua và tổng chi phí tồn kho cân bằng trong tất cả các chu kỳ sản xuất và kinh doanh của công ty.
Để nâng cao kiến thức cho nhân viên, cần thực hiện kiểm tra trình độ chuyên môn định kỳ và khuyến khích họ tham gia các khóa đào tạo về Chuỗi cung ứng, Đàm phán thương lượng.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HOẠT ĐÔNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY
4.2.1 Giải pháp 1: Xây dựng chỉ tiêu đánh giá nhà cung cấp
Hiện nay, việc đánh giá nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng mà các công ty cần chú trọng Mặc dù cảm xúc và độ tin cậy có vai trò trong việc duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài, việc xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá rõ ràng và phù hợp với chiến lược hoạt động của công ty là cần thiết để nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quy trình này.
- Để đảm bảo công ty luôn nhận được hàng hóa chất lượng, nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, công ty nên chọn nhà cung cấp đáng tin cậy;
- Các chi tiêu này không áp dụng với nhà cung cấp độc quyền, nhà cung cấp được ban giám đốc xét duyệt;
- Bộ phận Mua hàng sẽ thực hiện nhiệm vụ đánh giá này b Giải pháp: Chỉ tiêu đánh giá năng lực của nhà cung cấp theo từng năm
Mỗi nhà cung cấp sẽ được theo dõi và đánh giá lại vào cuối năm
Đánh giá nhà cung cấp là quá trình xem xét khả năng hoạt động và khả năng đáp ứng chất lượng cũng như nhu cầu của công ty Nếu nhà cung cấp không đạt tiêu chí yêu cầu, sẽ tiến hành đánh giá để tìm ra phương pháp cải thiện phù hợp.
Bảng 4.1 Bảng đánh giá kết quả hoạt động của nhà cung cấp theo từng năm
STT TIÊU CHÍ NỘI DUNG ĐIỂM SỐ Trọng số
Khả năng cung cấp số lượng hàng hóa Đáp ứng 100% yêu cầu 10 Đáp ứng 50-100% 5
Chất lượng tốt, đạt yêu cầu ( hiệu suất, kết cấu, bảo hành, thẩm mỹ)
Không đạt yêu cầu, nhưng có thể sửa chữa 5
Giá thấp hơn nhà cung cấp khác 10
Giá bằng nhà cung cấp khác 8 Giá cáo hơn nhà cung cấp khác 7
Công nợ từ 15 - 20 ngày 2 Thanh toán ngay lập tức 0
5 Thời gian giao hàng Đúng theo yêu cầu 10
6 Phản hồi sau khi nhận hàng hóa
Trong vòng 8 giờ khi đang làm tại công ty 10
Mức điểm trọng số từ 1-5, trong đó
1 – không đạt; 2 – yếu; 3- trung bình; 4 - tốt; 5 - rất tốt
Các hệ số đánh giá sẽ được xác định dựa trên mức độ ưu tiên của công ty đối với từng tiêu chí Chúng sẽ được điều chỉnh linh hoạt theo tình hình thực tế và yêu cầu cụ thể của công ty.
Bảng 4.2 Phân loại nhà cung cấp hợp tác lâu dài trong 1 năm
Tổng điểm Phân loại (A,B,C) Kết luận
> A Nhà cung cấp đạt yêu cầu và tiếp tục làm việc
60-79 B Yêu cầu nhà cung cấp khắc phục lỗi và xem kết quả