Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu và giới thiệu khái quát một số thông tin chung về Công ty và công tác
Kế toán của Công ty TNHH Orion
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về Kế toán công nợ phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán
- Tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán công nợ phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán của Công ty Orion
Bài viết đánh giá ưu và nhược điểm trong công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty TNHH Orion Tác giả phân tích tình hình thực tại để chỉ ra những điểm mạnh và yếu trong quy trình kế toán Dựa trên những nhận định này, bài viết đưa ra một số kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả công tác kế toán công nợ, từ đó nâng cao chất lượng quản lý tài chính của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Tác giả sử dụng phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp để thu thập thông tin sơ cấp về quy trình hoạt động tại phòng Kế toán và toàn Công ty Qua việc quan sát thực tế và trao đổi với nhân viên, tác giả tìm hiểu sâu về tình hình công tác Kế toán công nợ, từ đó nắm bắt được những vấn đề hiện tại mà Công ty đang đối mặt.
- Phương pháp thu thập, sử dụng tài liệu:
Tài liệu thứ cấp bao gồm các lý thuyết về Kế toán công nợ phải thu và phải trả người bán Để nâng cao kiến thức, người nghiên cứu có thể tìm kiếm trên Internet các kết quả từ những tác giả có đề tài nghiên cứu liên quan.
“Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính”
Tài liệu sơ cấp bao gồm chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến kế toán công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả người bán của Công ty TNHH Orion.
Phương pháp tổng hợp, so sánh và phân tích được thực hiện bằng cách thu thập số liệu thực tế trong hai năm liên tiếp từ đơn vị Tác giả tiến hành so sánh giữa số liệu cũ và mới để chỉ ra sự thay đổi về các chỉ tiêu Qua đó, tình hình kết quả tài chính và kinh doanh của đơn vị được làm rõ, giúp phân tích những ưu và nhược điểm trong tổ chức hoạt động kinh doanh Từ những phân tích này, tác giả đưa ra một số kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Phương pháp hạch toán kế toán là công cụ quan trọng giúp tác giả hệ thống hóa và kiểm soát thông tin liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh của đơn vị thông qua việc sử dụng chứng từ và tài khoản sổ sách.
Bố cục
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung bài Báo cáo Khóa luận tốt nghiệp gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Orion
Chương 2 trình bày cơ sở lý luận về kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý công nợ trong doanh nghiệp Chương 3 phân tích thực trạng công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty TNHH Orion, đánh giá hiệu quả và những thách thức hiện tại trong quản lý công nợ.
Chương 4: Nhận xét và kiến nghị một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý tại Công ty TNHH Orion
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ORION
Tổng quan về Công ty TNHH Orion
- Tên của công ty: CÔNG TY TNHH ORION
- Tên nước ngoài: ORION COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: ORION CO.,LTD
- Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận 1
- Người đại diện pháp luật: Bà Nguyễn Thị Lê – Chức vụ: Giám đốc
- Trụ sở chính: Tầng 10, Tòa Nhà Miss Áo Dài, Số 21 Nguyễn Trung Ngạn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Văn phòng giao dịch: 323A Lê Quang Định, Phường 5, Quận Bình Thạnh, Thành phố
- Thời gian thành lập: Năm 2015
- Loại hình doanh nghiệp: TNHH 2 thành viên trở lên
- Loại hình kinh doanh: Thương mại
- Ngành nghề kinh doanh: Bán buôn cao su nguyên liệu, nhựa, hóa chất và keo dán
- Vốn điều lệ: 20.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Hai mươi tỷ đồng)
- Thị trường hoạt động: Nội tỉnh và lân cận TP HCM, Miền Nam và Toàn quốc
- Email: info@orion.com.vn
- Website: http://orion.com.vn
1.1.2 Tóm lược lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Công ty TNHH Orion được thành lập vào ngày 24/12/2015 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp phép đăng ký kinh doanh số: 0313589337
Orion là một trong những công ty hàng đầu trong việc cung cấp các sản phẩm Cao su, Nhựa, Hóa chất và
Keo dán chuyên dụng cho ngành cao su và nhựa Sản phẩm của công ty được phân phối rộng rãi đến khách hàng trong các lĩnh vực công nghiệp như săm lốp, găng tay, nệm, giày da, băng tải và đệm giảm chấn.
Năm 2015, từ một doanh nghiệp khởi đầu cung cấp nguyên liệu Cao su tự nhiên,
Orion không ngừng nỗ lực phát triển để đa dạng hóa sản phẩm, cung cấp các mặt hàng về cao su, nhựa, hóa chất và keo dán, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ Đơn vị cam kết sản phẩm đa dạng, đạt tiêu chuẩn cao, an toàn và bảo vệ môi trường Công ty đã hợp tác với đội ngũ kỹ thuật chuyên môn từ các đối tác nhà máy để mở rộng sản xuất các chi tiết linh kiện và khuôn mẫu cao su - nhựa phục vụ ngành công nghiệp phụ trợ.
Công ty đang mở rộng hoạt động xuất khẩu, nhắm đến thị trường quốc tế với các sản phẩm như nguyên liệu cao su, nhựa và hóa chất Các mặt hàng này đã được xuất khẩu sang nhiều quốc gia, bao gồm Trung Quốc, Hàn Quốc, Ấn Độ và Indonesia.
Các sản phẩm Công ty đang cung cấp như:
- Cao su thiên nhiên: SVR3L, SVR10, RSS, Latex, CV50, CV60,
- Cao su tổng hợp: SBR, BR, NBR, CIIR, IIR, CR, EPDM, NBR-PVC, Silicon,
- Cao su kỹ thuật: CSM, FKM, NRG, NBR, EPDM,
- Nhựa: PP, PE, EVA, HDPE,
- Hóa chất: Than đen, Silica, CaCO3; CBS, S-80, TMTD, dầu hóa dẻo, keo dán
- Keo dán Hàn Quốc một thành phần U-One
- Khuôn cao su - nhựa và Các chi tiết linh kiện cho ngành Công nghiệp phụ trợ
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - Công ty TNHH Orion)
Hình 1.2 Các sản phẩm Công ty đang cung cấp
Thế mạnh và lợi thế cạnh tranh
- Qua 7 năm hình thành và phát triển, Orion hiện đang là:
▪ Thành viên của Hiệp Hội Cao Su Nhựa Việt Nam (RUPA)
▪ Thành viên của Hiệp Hội Cơ Khí - Điện TP.HCM (HAMEE)
- Nguồn hàng hóa chất lượng ổn định đi cùng với mối quan hệ thân thiết với nhà cung cấp trong và ngoài nước (Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, )
- Giá cả cạnh tranh, uy tín, khẳng định thương hiệu trên thị trường
Công ty có quy mô vừa và nhỏ với đội ngũ nhân viên từ 15 - 20 thành viên, tất cả đều nhiệt huyết và trách nhiệm trong công việc Hầu hết nhân lực đều có trình độ đại học và được đào tạo chuyên nghiệp, cùng nhau phát huy tài năng để giữ uy tín cho cả cá nhân và công ty Sự cống hiến này góp phần thúc đẩy sự phát triển và mang lại lợi nhuận cao cho công ty.
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ hoạt động
- Tổ chức mua bán, phân phối, xuất nhập khẩu về cao su, nhựa, hóa chất, keo dán
- Lưu chuyển hàng hóa, chọn lọc, phân loại, đóng gói, vận chuyển và bảo hành
Hợp tác đầu tư với các công ty khác giúp mở rộng thị trường và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, từ đó hướng tới mục tiêu tối thượng là gia tăng lợi nhuận cho công ty.
- Đăng ký kinh doanh và thực hiện theo đúng các ngành nghề như đã đăng ký trong giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai và nộp thuế cho cơ quan Nhà nước, tuân thủ các quy định của Luật doanh nghiệp và Luật lao động, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường theo yêu cầu của Nhà nước.
- Nâng cao về chất lượng cuộc sống cho nhân viên của Công ty
1.1.4 Tầm nhìn và sứ mệnh của Orion
Chúng tôi quyết tâm trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp Cao su, Nhựa và Hóa chất, với mục tiêu định vị mình là một doanh nghiệp năng động Chúng tôi cam kết nâng cao giá trị của ngành công nghiệp Cao su và Hóa chất phụ trợ tại Việt Nam.
Chúng tôi cam kết trở thành đối tác đáng tin cậy, mang đến giá trị vượt trội cùng với chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và đối tác.
1.1.5 Chiến lược phát triển của đơn vị trong tương lai
Công Ty TNHH Orion đã không ngừng nỗ lực nâng cao chất lượng và giá trị sản phẩm, đồng thời đa dạng hóa thị trường trong và ngoài nước Công ty không chỉ tập trung vào việc phân phối và cung cấp sản phẩm mà còn hướng tới những mục tiêu phát triển bền vững hơn.
Xúc tiến thương mại và phát triển nhà máy sản xuất là những yếu tố quan trọng trong việc đa dạng hóa sản phẩm và linh kiện cao su, phục vụ cho ngành công nghiệp phụ trợ cũng như các ngành công nghiệp khác.
- Đảm bảo chất lượng, xây dựng thương hiệu uy tín với các đối tác, khách hàng
- Tăng cường quảng bá hình ảnh của Công ty
- Tìm kiếm khách hàng mới, có chính sách ưu đãi với những khách hàng cũ
- Rà soát, bố trí lao động hợp lý và cắt giảm đi các khoản không cần thiết.
Cơ cấu về Bộ máy quản lý của Công ty
1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Trong bối cảnh nền kinh tế sôi động với sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp, Công ty TNHH Orion đã nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức bộ máy một cách hợp lý và khoa học để tồn tại và phát triển Để thích ứng với nhu cầu hoạt động, công ty không ngừng đổi mới và sắp xếp lại đội ngũ nhân viên Với mô hình doanh nghiệp TNHH 2 thành viên, bộ máy quản lý được thiết lập theo cấu trúc trực tuyến, giúp phân chia nhiệm vụ phù hợp cho các bộ phận, từ đó tạo điều kiện cho Ban lãnh đạo dễ dàng kiểm soát hoạt động của cán bộ công nhân viên và công tác quản lý cũng như báo cáo.
Công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ, với Giám đốc là người đứng đầu, trực tiếp quản lý và đại diện pháp lý cho đơn vị Phó Giám đốc hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành công ty theo phân quyền và ủy quyền Công ty còn có bốn phòng ban quan trọng là Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Phòng Kho vận, tất cả đều có mối liên hệ mật thiết với nhau.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty:
Sơ đồ 1.1 Tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự - Công ty TNHH Orion)
1.2.2 Chức năng - nhiệm vụ từng phòng ban trong Công ty
- Đại diện pháp nhân liên hệ ngoại giao với đối tác
- Quyết định các sự việc liên quan đến chiến lược kinh doanh và đầu tư của Công ty
- Giám sát tiến độ hoàn thành công việc của các phòng ban
- Lập kế hoạch chiến lược phát triển và kinh doanh hằng năm của Công ty
- Quản lý tài sản và nguồn vốn một cách hiệu quả và có lợi
- Quản lý và điều hành hoạt động tổng thể và nguồn lực Công ty
- Theo dõi và điều hành các hoạt động của đơn vị dưới sự ủy quyền từ Giám đốc
- Hoạch định các phương án chiến lược tài chính của công ty
- Theo dõi và quản lý ngân sách của công ty
- Hỗ trợ Giám đốc điều hành trong công tác hoạt động kinh doanh của các phòng ban
- Lập kế hoạch, triển khai và theo dõi các phát sinh tài chính, kiểm soát ngân quỹ
- Phân tích khả năng tài chính để biết được điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp
- Đánh giá và phân tích hoạt động tài chính của các hợp đồng, dự án
PHÒNG KHO VẬN GIÁM ĐỐC
Phòng Hành chính Nhân sự
- Lên kế hoạch chiến lược tuyển dụng để thu hút nhân tài về với công ty
- Xây dựng hệ thống các quy định và tiêu chuẩn để quản lý công việc của toàn bộ nhân sự trong công ty
Đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc là cơ sở để đưa ra quyết định khen thưởng, áp dụng chính sách hoa hồng, cũng như thực hiện đánh giá và đãi ngộ cho công nhân viên Đồng thời, việc truyền tải thông tin về Luật lao động và chính sách lương cho nhân viên cũng rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của tất cả các bên liên quan.
- Tổng hợp mọi dữ liệu về bảng chấm công, hợp đồng lao động, phụ cấp nhân viên
- Theo dõi và đánh giá tình hình nguồn nhân lực đơn vị
- Đào tạo nội quy và quy chế cho nhân viên mới
- Nâng cao chất lượng môi trường làm việc cho doanh nghiệp
- Soạn thảo và trình ký các hợp đồng Lao động
- Lưu trữ văn bản gốc và các văn bản liên kèm theo hợp đồng liên quan
Phòng kinh doanh bao gồm: bộ phận bán hàng và bộ phận chăm sóc khách hàng
- Tham mưu, đề xuất cho cấp trên về các sự kiện liên quan đến tình hình kinh doanh của đơn vị sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất
- Lập kế hoạch, phân tích đánh giá kết quả doanh thu thực hiện trong từng giai đoạn
- Nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm
- Tăng doanh số cho Công ty
- Phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho Công ty
- Làm việc với bộ phận mua hàng để lấy giá và gửi chào giá đến khách hàng
- Thương lượng về giá, phương thức thanh toán, các điều khoản khác với khách hàng để chốt hợp đồng
- Hỗ trợ bộ phận hành chính, kế toán, logistics trong các vấn đề có liên quan đến việc mua bán sản phẩm
- Làm việc trực tiếp với khách hàng và chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm
- Thực hiện công tác kế toán đảm bảo theo quy định của Pháp luật và Nhà nước
- Tham mưu cho cấp trên về chế độ kế toán
- Ghi chép, tính toán và phản ánh sử dụng vốn trong quá trình hoạt động của công ty
- Thực hiện và kiểm tra kế hoạch thanh toán thu – chi
Cung cấp số liệu chính xác cho việc kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính là rất quan trọng, giúp hỗ trợ công tác lập kế hoạch và theo dõi dòng tiền hiệu quả.
- Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành
Phòng Kho vận bao gồm: Bộ phận Logistics, Bộ phận Kho và Bộ phận Kỹ thuật
- Điều phối, luân chuyển hàng hóa phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo lượng tồn kho theo đúng định mức quy định
- Làm việc với các phòng ban có liên quan, với các khách hàng để tiếp nhận đầy đủ, nhanh chóng những yêu cầu về hàng hóa
- Tham mưu cho Ban giám đốc về việc xây dựng quy trình vận hành, quản lý kho sao cho đảm bảo an toàn và khoa học
- Tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín, giá cả phù hợp Mua hàng cho Công ty
- Theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình giao nhận hàng đến và đi
Giao hàng và thu hồi các chứng từ liên quan đến lô hàng theo yêu cầu của bộ phận kế toán, cũng như các chứng từ khác từ các bộ phận liên quan nếu cần thiết.
- Đảm bảo các hoạt động của bộ phận tuân thủ đúng các quy định pháp luật về xuất nhập hàng hóa và hợp tác thương mại
- Theo dõi và kiểm kê số lượng hàng hóa
- Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trước khi vận chuyển đến khách hàng.
Cơ cấu về Bộ máy Kế toán của Công ty
1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán
Là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, Orion tổ chức Bộ máy theo hình thức
Kế toán tập trung là hình thức mà mọi công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty, nơi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xử lý Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc và Phó Giám đốc về quản lý tài chính và huy động vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh Kế toán trưởng là người chỉ đạo chung, cùng với sự hỗ trợ từ các kế toán viên như Kế toán tổng hợp, Kế toán Thuế, Kế toán Kho, và Kế toán Bán hàng.
Kế toán Công nợ, Kế toán Tiền lương và Thủ quỹ
Dưới đây là sơ đồ Bộ máy Kế toán của Công ty:
Sơ đồ 1.2 Tổ chức Bộ máy Kế toán của Công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Orion)
1.3.2 Chức năng - nhiệm vụ từng phần hành kế toán trong bộ máy
- Có thẩm quyền cao nhất tại phòng Kế toán và chịu trách nhiệm khi xảy ra những vấn đề liên quan tới hoạt động tài chính của đơn vị
- Tham mưu cho cấp trên về tình hình tài chính và doanh thu kinh doanh của đơn vị
- Đảm bảo các công tác trong phòng ban kế toán diễn ra trơn tru, đều đặn
- Điều hành và quản lý phòng Kế toán
- Đảm bảo tính lý, hợp lệ của sổ sách kế toán
- Xây dựng quy trình cải tiến, tránh thất thoát tài nguyên của Công ty
Tham gia phân tích và tư vấn cho ban lãnh đạo về kế hoạch sử dụng tài sản và nguồn vốn nhằm duy trì ngân sách, đồng thời hỗ trợ giải quyết các vấn đề tài chính.
- Hỗ trợ Kế toán trưởng kiểm tra, lập các báo cáo phân tích hoạt động kinh tế
- Tổng hợp và kiểm tra các số liệu, lập các báo cáo kế toán, thống kê theo quy định
- Đối chiếu số liệu, dữ liệu tổng hợp và chi tiết giữa các phần hành kế toán
- Hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho những kế toán viên khác
- Phụ trách kê khai, báo cáo và quyết toán thuế cho Công ty theo đúng quy định
- Đảm bảo Công ty hoạt động theo quy định của Pháp luật
- Thu thập, kiểm tra, xử lý hóa đơn đầu ra/đầu vào, tính toán thuế GTGT và các khoản thuế phải nộp
- Kết hợp với đơn vị cung cấp để xử lý điều chỉnh các hóa đơn sai sót nếu có
- Lập và nộp các tờ khai, báo cáo Thuế
- Nộp tiền thuế theo đúng quy định của Nhà nước
- Theo dõi, kiểm tra quá trình xuất nhập và kiểm soát lượng hàng tồn trong kho
- Quản lý các hoạt động ở kho của Công ty sao cho linh hoạt, hiệu quả
- Theo dõi, ghi chép và lập báo cáo tình hình xuất – nhập – tồn
- Kiểm soát và kiểm kê hàng hóa
- Hạch toán và lập chứng từ xuất – nhập kho
- Kiểm tra hóa đơn và các loại chứng từ trước khi cho phép xuất - nhập hàng
- Quản lý, ghi chép lại các công việc liên quan đến bán hàng, hóa đơn bán hàng, ghi sổ chi tiết doanh thu hàng bán
- Theo dõi khoản có nội dung thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng
- Cung cấp, phản ánh kịp thời tình hình bán hàng cho Ban lãnh đạo điều hành hoạt động
- Quản lý các chứng từ, sổ sách có liên quan đến bán hàng trong Công ty
- Gửi hóa đơn nháp và xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng
- Theo dõi hợp đồng và quản lý tiền hàng
Ghi chép kịp thời và đầy đủ khối lượng hàng hóa bán ra là rất quan trọng để xác định kết quả bán hàng của đơn vị Việc tính toán giá vốn hàng bán cùng với các chi phí khác sẽ giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách chính xác.
- Lập báo cáo bán hàng theo đúng quy định
- Theo dõi và quản lý các khoản nợ phải thu - phải trả của công ty
- Kiểm tra, phân tích tình hình các khoản công nợ phải thu - phải trả của công ty
- Ghi chép và phản ánh kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng
- Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ
- Đảm bảo ăn khớp với thủ quỹ về các khoản tiền phải trả nhà cung cấp, phải thu khách hàng
- Nhận hợp đồng kinh tế và kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán
Lập báo cáo công nợ là một phần quan trọng trong quản lý tài chính, bao gồm các báo cáo về công nợ cần thu, công nợ phải trả, và các công nợ đặc biệt Ngoài ra, cần thực hiện báo cáo phân tích tình hình nợ theo thời gian định kỳ để theo dõi và đánh giá hiệu quả quản lý công nợ.
- Theo dõi và hạch toán tiền lương dựa vào: bảng chấm công, hợp đồng lao động, …
- Đảm bảo cân bằng giữa chi phí lương cho nhân viên và chi phí của Công ty
- Hạch toán tiền lương, tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên theo các chính sách và chế độ hiện hành
- Quyết toán thuế TNCN, báo cáo BHYT, BHXH cho nhân viên
Chức năng: Kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi tiền trong quá trình hoạt động
- Chịu trách nhiệm lưu trữ và kiểm kê chứng từ thu - chi tiền
Trước khi tiến hành thu - chi tiền từ quỹ, cần thực hiện kiểm tra cuối cùng về tính hợp pháp và hợp lý của các chứng từ, cũng như xem xét các vấn đề và bên liên quan.
- Căn cứ vào phiếu thu - chi đã lập, thủ quỹ cập nhật chi tiết số tiền vào sổ sách
- Lập báo cáo quỹ tiền mặt theo quy định của Pháp luật
1.3.3 Chính sách và hình thức kế toán Công ty đang áp dụng
Công ty Orion hiện đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo “ Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính”
• Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng
• Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 dương lịch hàng năm
• Sử dụng phương pháp khấu trừ để kê khai thuế GTGT
• Sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho hàng tồn kho
• Sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính Giá xuất kho
• Sử dụng phương pháp đường thẳng tính Khấu hao TSCĐ
• Tài khoản sử dụng: theo “Hệ thống tài khoản Thông tư 133/2016/TT-BTC”
Đơn vị sử dụng Bộ Báo cáo Tài chính theo Thông tư 133, Điều 81, hướng dẫn lập và trình bày Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần đảm bảo đáp ứng giả định hoạt động liên tục.
- “Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu số B01a-DNN)”;
- “Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DNN)”;
- “Bản thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DNN)”;
- “Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01-DNN)”
Công ty hiện đang sử dụng hình thức Kế toán trên máy vi tính và áp dụng sổ theo hình thức Nhật ký chung
Sử dụng kế toán máy giúp phòng kế toán thực hiện công việc thông qua phần mềm trên máy tính, từ đó giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này được thực hiện một cách hiệu quả và có hệ thống.
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Orion)
Phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng
Công ty TNHH Orion hiện đang sử dụng phần mềm kế toán MISA, một trong những phần mềm kế toán phổ biến và thịnh hành hiện nay Phần mềm này là công cụ quản lý hiệu quả, dễ sử dụng và tích hợp nhiều tính năng vượt trội, hỗ trợ công tác kế toán với 16 phân hệ chính liên quan đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
Hình 1.3 Giao diện phần mềm Misa
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
• Báo cáo Kế toán quản trị
Quản lý tài chính hiệu quả bao gồm các yếu tố như ngân sách, tiền mặt và thủ quỹ, cùng với việc làm việc với ngân hàng để thực hiện các giao dịch mua hàng và bán hàng Để duy trì hoạt động kinh doanh, cần có hệ thống kho và thủ kho hợp lý, quản lý hóa đơn và tài sản cố định (TSCĐ) cũng như công cụ dụng cụ Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng, tiền lương và thuế cũng rất quan trọng để kiểm soát giá thành và tổng hợp thông tin tài chính.
Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 2 năm 2020 - 2021
Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 2 năm 2020 – 2021 như sau: Đơn vị tính: Đồng
*Tiền và các khoản tương đương tiền 7.481.571.365 22.284.435.016 14.802.863.651 197,86
*Nợ phải trả 37.397.443.344 15.582.336.933 (21.815.106.411) (58,33) + Phải trả người bán 5.309.032.921 5.307.761.439 (1.271.482) (0,02)
+ Vốn góp chủ sở hữu 20.000.000.000 20.000.000.000 - -
+ Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 504.747.661 512.390.437 7.642.776 1,51
Bảng 1.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 2 năm 2020-2021
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Orion)
Dựa trên số liệu từ Báo cáo tình hình tài chính, chúng ta có thể thấy rõ toàn bộ tài sản hiện có và nguồn vốn hình thành tài sản của Công ty.
* Về tình hình Tài sản :
Quy mô tài sản của Công ty năm 2021 giảm 37,66% so với năm 2020, từ 57.902.191.005 đồng xuống 36.094.727.370 đồng, với chỉ tiêu “Các khoản phải thu” giảm 80,29% Tuy nhiên, “Tiền và các khoản tương đương tiền” tăng mạnh 197,86%, từ 7.481.571.365 đồng lên 22.284.435.016 đồng, cho thấy Công ty đã tích lũy một lượng tiền mặt lớn, hỗ trợ cho việc thu mua nguyên liệu và thanh toán chi phí Mặc dù vậy, việc giữ tiền quá lớn mà không đầu tư có thể tiềm ẩn rủi ro Đồng thời, “Hàng tồn kho” giảm 46,33%, tương ứng 5.412.149.764 đồng, do tình hình kinh tế khó khăn và lượng đơn hàng từ khách hàng giảm.
2020 Vì thế, khoản phải thu khách hàng của năm 2021 giảm đáng kể so với năm 2020 với số tiền 5.371.665.968 đồng tương ứng giảm 40,79%
* Về tình hình Nguồn vốn :
Năm 2021, cơ cấu nguồn vốn có xu hướng giảm mạnh với tổng số tiền giảm 21.807.463.635 đồng, tương ứng giảm 37,66% so với năm 2020 Cụ thể, chỉ tiêu “Nợ phải trả” giảm từ 37.397.443.344 đồng năm 2020 xuống còn 15.582.336.933 đồng năm 2021, giảm 58,33% Trong số các khoản nợ, “Phải trả cho người bán” chiếm tỷ trọng lớn nhất, mặc dù giảm nhẹ 1.271.482 đồng, tương ứng tỷ lệ 0,02% so với năm trước Vốn góp của chủ sở hữu vẫn giữ nguyên ở mức 20.000.000.000 đồng.
Năm 2021, hoạt động của Công ty chưa có sự phát triển đáng kể so với năm 2020, do đó cần tăng cường hoạt động kinh doanh để duy trì hiệu quả Sau thời gian trì trệ do đại dịch, Công ty cần có kế hoạch đầu tư để phát triển, đặc biệt khi nguồn vốn từ chủ sở hữu vẫn không thay đổi.
Tình hình kết quả kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2020 - 2021
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2020 – 2021:
Chỉ tiêu MS 2020 2021 So sánh 2021/2020
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 1.100.269.899 207.642.776 (892.627.123) (81,13)
Bảng 1.2.Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2020-2021
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Orion)
Qua số liệu so sánh được lấy từ Báo cáo tài chính năm 2021, ta thấy:
+ Chỉ tiêu “Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ” giảm từ 51.284.386.130 đồng năm 2020 xuống 29.638.103.820 đồng năm 2021, giảm gần 22 tỷ đồng tương ứng với tỷ lệ 42,21%
+ Chỉ tiêu “Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ” giảm từ 8.584.074.174 đồng năm 2020 xuống 3.616.824.889 đồng năm 2021, giảm 4.967.249.285 đồng tương ứng với tỷ lệ 57,87%
+ Các chỉ tiêu về Mã số 50, 51, 60 trên Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh năm
2021 cũng có chiều hướng giảm so với năm 2020 tương ứng xấp xỉ 77%, 52%, 81%
Tình hình tài chính và kinh doanh của Công ty hiện đang gặp khó khăn do ảnh hưởng nặng nề của dịch Covid-19 bùng phát mạnh mẽ vào năm 2021 Lệnh cấm và hạn chế đi lại, cùng với việc thực hiện giãn cách xã hội đã tác động tiêu cực đến nền kinh tế, đặc biệt là hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp, dẫn đến tình trạng hàng hóa không được tiêu thụ.
Việt Nam chủ yếu sử dụng xe máy làm phương tiện giao thông, và trong những năm gần đây, số lượng xe máy và ô tô đã tăng mạnh, đặc biệt tại các khu đô thị lớn.
Nhu cầu về săm lốp đang tăng cao, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu bị ảnh hưởng bởi Covid-19 và sự xuất hiện của biến chủng mới, dẫn đến nhu cầu về biện pháp vệ sinh an toàn, như sử dụng găng tay nhựa, cũng gia tăng Để duy trì hoạt động trong thời kỳ dịch bệnh, Orion đã tận dụng các chương trình kích cầu sản xuất từ Nhà nước và nỗ lực không ngừng của tập thể công ty, giúp công ty đứng vững và phục hồi vị thế trên thị trường Công ty đã tập trung vào thị trường Cao su tổng hợp cho sản xuất săm lốp và Cao su thiên nhiên cung cấp cho sản xuất găng tay y tế, từ đó gia tăng doanh thu Đến nửa đầu năm 2022, tình hình sản xuất đã trở lại bình thường, với doanh thu đạt 37.950.459.879, tăng 7% so với mục tiêu doanh thu năm.
Chương 1 của bài viết tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Orion, nêu rõ chức năng, lĩnh vực hoạt động và các sản phẩm mà công ty cung cấp Bài viết cũng đề cập đến tầm nhìn, sứ mệnh, phương hướng hoạt động, cùng với cơ cấu tổ chức quản lý, đặc biệt là phòng Kế toán Ngoài ra, chương này giới thiệu về hình thức và chế độ kế toán, trình tự ghi sổ, cũng như phần mềm kế toán đang được sử dụng Cuối cùng, chương phân tích tổng quan tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh trong hai năm gần đây, nhằm hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược phát triển cho tương lai.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
Những vấn đề chung về công nợ
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh các giao dịch thanh toán với nhân viên, người mua, người bán và các tổ chức khác Những nghiệp vụ kinh tế chưa thể thanh toán ngay sẽ được chuyển sang kỳ thanh toán sau, tạo ra công nợ - cơ sở cho các khoản thu và trả của doanh nghiệp Phần hành Kế toán công nợ liên quan đến các khoản phải thu và phải trả, bao gồm khoản phải thu khách hàng, khoản phải trả người bán và các khoản phải thu, phải trả khác.
Công nợ phải thu là tài sản của doanh nghiệp, bao gồm các khoản tiền chưa thu hồi hoặc chưa thu hồi hoàn toàn, dự kiến sẽ được thanh toán trong tương lai.
- Công nợ phải trả là từ các giao dịch phát sinh, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán từ các nguồn lực của mình
2.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của một Kế toán công nợ
- Quản lý toàn bộ công nợ liên quan đến các khoản phải thu - phải trả của Công ty
- Đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn, trả người bán kịp thời
Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng để họ kiểm tra các thông tin quan trọng như mã số thuế, mặt hàng, số lượng và số tiền nhằm tránh sai sót Sau khi khách hàng xác nhận thông tin chính xác, tiến hành xuất hóa đơn qua phần mềm kế toán.
- Nhận và kiểm tra hợp đồng liên quan đến các điều khoản thanh toán
Theo dõi và nhắc nhở khách hàng về khoản nợ cần thu của đơn vị là rất quan trọng Nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn, cần áp dụng các biện pháp thu hồi phù hợp và khéo léo để đảm bảo khoản nợ được giải quyết hiệu quả.
- Theo dõi và đối chiếu khoản phải trả cho nhà cung cấp để thanh toán kịp thời
- Phân tích và tham mưu cho cấp trên đưa ra những giải pháp đúng đắn
Kế toán công nợ bao gồm nhiều khoản phải thu và phải trả đa dạng Khoản phải thu gồm có: phải thu từ khách hàng, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác Trong khi đó, khoản phải trả bao gồm: phải trả cho người bán, phải trả nội bộ và các khoản phải trả, phải nộp khác.
Tại Điều 16 và Điều 39 của “Thông tư 133/2016/TT-BTC”, việc phân loại các khoản công nợ phải thu và phải trả như sau: Đối với khoản phải thu
- Phải thu của khách hàng gồm có các khoản công nợ phải thu phát sinh mang tính thương mại từ các giao dịch mua và bán
- Phải thu nội bộ gồm có các khoản phải thu giữa cấp trên với cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc
Các khoản phải thu khác bao gồm những khoản công nợ không liên quan đến các giao dịch mua bán đã nêu Đối với các khoản phải trả, cần quản lý và theo dõi chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc thanh toán.
- Phải trả cho người bán gồm có các khoản công nợ phải trả phát sinh mang tính thương mại từ các giao dịch mua và bán
- Phải trả nội bộ gồm có các khoản phải trả giữa cấp trên và cấp dưới trực thuộc hạch toán phụ thuộc
- Phải trả khác gồm các khoản công nợ phải trả ngoài các khoản phải trả nêu trên, không có giao dịch phát sinh mang tính chất mua - bán
Trong bài viết này, tác giả phân tích hai khía cạnh quan trọng của Kế toán công nợ, đặc biệt là các khoản "Khoản phải thu khách hàng" và "Khoản phải trả người bán", những yếu tố này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản và nguồn vốn của đơn vị.
Kế toán khoản phải thu khách hàng
Theo Điều 17 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, Phải thu của khách hàng (Tài khoản 131) là khoản nợ mà Công ty cần thu hồi từ các giao dịch kinh doanh như bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, trong đó Công ty chưa nhận được tiền thanh toán.
▪ Tài khoản dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng
Phân loại chi tiết các khoản thu theo nội dung, đối tượng thu và thời hạn thu hồi Khoản thu được coi là ngắn hạn nếu thời gian thu hồi ≤ 12 tháng và dài hạn nếu > 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo được lập, nhằm mục đích hạch toán chính xác.
▪ Số dư chi tiết giữa bên nợ và bên có của TK không được cấn trừ
Các khoản nợ được phân loại thành nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ có khả năng không thu hồi Việc phân loại này giúp xác định mức dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời.
▪ Theo dõi các khoản nợ phải thu của người mua chi tiết theo từng loại nguyên tệ
▪ Đối với phải thu bằng tiền ngoại tệ phải quy đổi thành tiền Việt Nam đồng
Theo Thông tư 133, Tài khoản 131 có kết cấu và nội dung như sau:
TK 131 - Phải thu của khách hàng
- Số tiền phát sinh trong kỳ phải thu người mua;
- Số tiền thừa trả lại cho người mua;
- Tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt
Nam tiến hành đánh giá lại khoản phải thu khách hàng
- Số tiền người mua đã trả hay ứng trước;
- Số tiền giảm trừ cho người mua;
- Nợ khó đòi đã xử lý;
- Tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam tiến hành đánh giá lại khoản phải thu khách hàng
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của người mua
Số dư bên Có (nếu có): Số tiền ứng trước hoặc trả thừa của người mua
Sơ đồ 2.1 Kết cấu và nội dung của TK 131
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT-BTC)
2.2.3 Tài khoản và chứng từ sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng: “Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng”
▪ Giấy báo có, Phiếu thu, Phiếu xuất kho
▪ Hợp đồng bán, đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT (Hóa đơn đầu ra)
▪ Sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng
▪ Sổ tổng hợp công nợ khách hàng
▪ Biên bản đối chiếu, bù trừ công nợ
2.2.4 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan
Các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến Tài khoản 131 được sơ đồ hóa qua Sơ đồ chữ T TK 131 - “Phải thu của khách hàng” như sau:
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ chữ T TK 131 - “Phải thu của khách hàng”
(Nguồn: Tổng hợp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
131 Phải thu của khách hàng
Doanh thu chưa thu tiền
Tổng giá phải thanh toán
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán bị trả lại
Thuế GTGT (Nếu có) Thuế GTGT
(Nếu có) Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền
Bù trừ nợ với người bán
Nợ khó đòi xử lý xóa sổ
Phần chưa lập dự phòng
Khách hàng thanh toán nợ bằng hàng tồn kho
Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ
Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ
Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán
Thu nhập do thanh lý nhượng bán
Kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Theo Điều 36 của Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài chính, dự phòng tổn thất tài sản được sử dụng để phản ánh tình hình biến động tăng, giảm các khoản dự phòng tổn thất tài sản, bao gồm: dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác, dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Trong bài viết về “Công tác Kế toán công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán”, tác giả chủ yếu phân tích cơ sở lý thuyết liên quan đến “Tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi” Nội dung này nhằm làm rõ vai trò và tầm quan trọng của tài khoản này trong việc quản lý công nợ, từ đó giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình tài chính và khả năng thu hồi nợ.
Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính, Dự phòng phải thu khó đòi được định nghĩa là khoản dự phòng cho giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu đã quá hạn hoặc các khoản tương tự, có khả năng không thu hồi đúng thời hạn mà khách hàng đã cam kết.
Mục đích của việc lập dự phòng là ghi nhận trước khoản tiền chưa chi để đảm bảo nguồn tài chính của doanh nghiệp có khả năng bù đắp cho các tình huống xấu trong năm hoạt động Điều này cũng giúp tuân thủ nguyên tắc kế toán về sự thận trọng và tính phù hợp.
Tại điểm 4 khoản 1 Điều 36 của “Thông tư 133/2016/TT-BTC”, nguyên tắc kế toán về dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
❖ Trích lập dự phòng phải thu khó đòi của doanh nghiệp khi:
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán theo hợp đồng mua bán ký kết giữa 2 phía
Nợ phải thu chưa đến hạn trả có thể trở thành vấn đề nghiêm trọng khi đối tượng nợ mất khả năng thanh toán do các lý do như phá sản, bỏ trốn, hoặc mất tích Trong những trường hợp này, việc thực hiện các thủ tục giải thể có thể là cần thiết để xử lý nợ.
❖ Điều kiện và căn cứ để trích lập:
Thực hiện theo quy định tại “Thông tư 48/2019/TT-BTC” cụ thể như sau:
Để chứng minh số tiền chưa được trả, cần có ít nhất một trong các chứng từ gốc như hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ, biên bản đối chiếu công nợ, cùng với các chứng từ liên quan khác nếu có.
- Phải có đủ căn cứ để xác định là khoản nợ khó đòi: Khoản phải thu đã quá hạn trả
Doanh nghiệp đã thực hiện các biện pháp thu hồi nợ đối với khoản phải thu từ 25 triệu trở lên trong 6 tháng, nhưng vẫn chưa thành công Mặc dù khoản nợ chưa đến hạn thanh toán, doanh nghiệp đã có bằng chứng xác nhận rằng khả năng trả nợ của bên nợ là không khả thi.
Để giảm thiểu thiệt hại từ các khoản thu khó đòi, đơn vị cần dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra và lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ gốc để chứng minh.
Với những khoản phải thu quá hạn thanh toán, lập dự phòng với mức như sau:
- “30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên”
Theo Thông tư 133, Tài khoản 2293 có kết cấu và nội dung như sau:
Tài khoản 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi
Số dư đầu kỳ: Số dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi ở đầu kỳ
Tổng số phát sinh Nợ
- Hoàn nhập số nhỏ hơn giữa số dự phòng phải thu khó đòi kỳ này so với số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết
- Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi
Tổng số phát sinh Có
- Trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi tại thời BCTC được lập
Số dư cuối kỳ: Số dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi cuối kỳ
Sơ đồ 2.3 Kết cấu và nội dung của TK 2293
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT-BTC)
2.3.3 Tài khoản và chứng từ sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng: TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
▪ Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý, Hóa đơn thuế GTGT
▪ Cam kết nợ, khế ước vay nợ
▪ Đối chiếu công nợ có đầy đủ chữ ký và mộc đỏ từ 2 phía
▪ Các công văn đòi nợ, quyết định của tòa án,…
2.3.4 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan
Các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến Tài khoản 2293 được sơ đồ hóa qua Sơ đồ chữ T TK 2293 - “Dự phòng phải thu khó đòi” như sau:
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ chữ T TK 2293 - “Dự phòng phải thu khó đòi”
(Nguồn: Tổng hợp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Kế toán khoản phải trả người bán
Theo Điều 40 của Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài chính, tài khoản 331 - Phải trả người bán là khoản nợ mà Công ty phải thanh toán cho người bán từ các giao dịch mua sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa thực hiện thanh toán.
▪ Tài khoản phản ánh tình hình trả tiền về các khoản công nợ phải trả của đơn vị cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa và dịch vụ
▪ Phân loại chi tiết theo đối tượng trả, số tiền ứng trước để hạch toán
Hoàn nhập chênh lệch Khi số dự phòng kỳ này phải lập nhỏ hơn số đã lập kỳ trước
Phần chênh lệch số phải lập dự phòng kỳ này lớn hơn số đã lập kỳ trước
Không thể thu hồi các khoản nợ khó đòi
Phần bồi thường của tổ chức, cá nhân
Phần được tính vào chi phí
Số đã lập dự phòng
▪ Hàng hóa nhập kho nhưng cuối kỳ hóa đơn chưa có thì ghi sổ theo giá tạm tính Khi có hóa đơn, điều chỉnh về giá thực tế
▪ Hạch toán rõ các khoản chiết khấu và giảm giá hàng bán
▪ Theo dõi các khoản công nợ phải trả cho người bán chi tiết theo từng nguyên tệ
Theo Thông tư 133, Tài khoản 331 có kết cấu và nội dung như sau:
TK 331 – Phải trả người bán
Số tiền phải trả người bán kỳ trước
- Số tiền mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ đã trả cho người bán
- Số tiền được người bán giảm giá
- Khoản chiết khấu được chấp thuận
- Giá trị hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất trả lại người bán
- Điều chỉnh số chênh lệch (giá tạm tính tăng so với giá thực tế của hàng hóa, vật tư và dịch vụ)
- Các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ có tỷ giá ngoại tệ bé hơn so với Đồng Việt
Nam thì đánh giá lại
- Số tiền mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ phải trả cho người bán
- Điều chỉnh số chênh lệch (giá tạm tính bé hơn giá thực tế của hàng hóa, vật tư và dịch vụ)
- Các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ có tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam thì đánh giá lại
- Số tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp
- Số tiền đã trả > số tiền phải trả cho nhà cung cấp
- Số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp
Sơ đồ 2.5 Kết cấu và nội dung của TK 331
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT-BTC)
2.4.3 Tài khoản và chứng từ sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng: “Tài khoản 331 - Phải trả người bán”
▪ Giấy báo nợ/ Uỷ nhiệm chi
▪ Giấy đề nghị thanh toán
▪ Sổ chi tiết theo dõi các nhà cung cấp
▪ Sổ tổng hợp công nợ nhà cung cấp
▪ Biên bản bù trừ/ đối chiếu công nợ
▪ Sổ nhật ký mua hàng
2.4.4 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan
Các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến Tài khoản 331 được sơ đồ hóa qua Sơ đồ chữ T TK 331 - “Phải trả cho người bán” như sau:
Sơ đồ 2.6 Sơ đồ chữ T TK 331 “Phải trả cho người bán”
(Nguồn: Tổng hợp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
151, 152, 156, 211 Ứng trước tiền cho người bán
Thanh toán các khoản phải trả
Mua vật tư, hàng hóa nhập kho
Thuế GTGT Mua TSCĐ Giá trị của hàng nhập khẩu
Giảm giá hàng mua trả lại, chiết khấu thương mại
Khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ
Hoa hồng đại lý được hưởng
Trả trước tiền ủy thác mua hàng cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu
Trả tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu
Chênh lệch tỷ giá sẽ giảm khi vào cuối kỳ, các khoản phải trả cho người bán được đánh giá bằng ngoại tệ Ngược lại, chênh lệch tỷ giá sẽ tăng khi vào cuối kỳ, các khoản phải trả cho người bán cũng được đánh giá bằng ngoại tệ.
Nhà thầu chính xác định giá trị xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ
Phí ủy thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận ủy thác Nhận dịch vụ cung cấp
Kế toán dự phòng phải trả
Dự phòng phải trả là khoản dự phòng nhằm trang trải tổn thất hoặc nợ dự kiến trong quá trình hoạt động kinh doanh Mục đích của việc lập dự phòng này là để doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp cho các tình huống xấu có thể xảy ra, như các hợp đồng kinh tế rủi ro cao và chi phí bảo hành, sửa chữa sản phẩm trong thời gian bảo hành.
Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC ngày 08 tháng 08 năm 2019 của Bộ Tài chính, khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và công trình xây dựng là cần thiết cho các sản phẩm đã bán nhưng vẫn phải được sửa chữa theo hợp đồng đã ký.
Tại Điều 47 của “Thông tư 133/2016/TT-BTC”, nguyên tắc hạch toán “Tài khoản
352 – Dự phòng phải trả” như sau:
❖ Dự phòng phải trả được ghi nhận khi đáp ứng các điều kiện:
- Hiện tại có nghĩa vụ pháp lý, liên đới từ một sự kiện đã xảy ra
- Tình hình kinh tế có sự giảm sút
- Giá trị của nghĩa vụ nợ có ước tính đáng tin cậy
❖ Điều kiện, căn cứ trích lập dự phòng nợ phải trả: Thực hiện theo quy định tại
“Thông tư 48/2019/TT-BTC” cụ thể như sau:
Đối tượng và điều kiện lập bao gồm các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và công trình xây dựng đã được bán và đang trong thời gian bảo hành Đơn vị cung cấp vẫn có nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sửa chữa và bảo hành theo các thỏa thuận đã ghi trong hợp đồng với khách hàng.
Đơn vị cần xác định mức tổn thất dự kiến để thực hiện việc trích lập dự phòng cho từng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và công trình xây dựng có cam kết bảo hành.
Tổng mức trích lập dự phòng bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và công trình xây dựng không được vượt quá 5% tổng doanh thu tiêu thụ hàng năm đối với sản phẩm và dịch vụ, cũng như không quá 5% giá trị hợp đồng đối với các công trình.
Sau khi lập dự phòng cho từng loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây
Doanh nghiệp cần tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết, vì đây là căn cứ quan trọng để hạch toán chi phí trong kỳ.
Theo Thông tư 133, Tài khoản 352 có kết cấu và nội dung như sau:
TK 352 – “Dự phòng phải trả”
Số dự phòng phải trả kỳ trước
- Ghi giảm khi có các khoản dự phòng phải trả cho các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng đã được lập ban đầu
- Hoàn nhập khoản dự phòng phải trả khi không phải chịu giảm sút về kinh tế
- Hoàn nhập số chênh lệch bé hơn giữa số dự phòng trích lập ở kỳ này so với số dự phòng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết
- Số dự phòng phải trả được trích lập tính vào chi phí
- Số dự phòng phải trả vào cuối kỳ
Sơ đồ 2.7 Kết cấu và nội dung của TK 352
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT-BTC)
2.5.3 Tài khoản và chứng từ sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng: “Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả”
▪ Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn
▪ Biên bản về bàn giao sản phẩm
▪ Các công văn biên bản đòi nợ
2.5.4 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến Tài khoản 352 được sơ đồ hóa qua Sơ đồ chữ T TK 352 - “Dự phòng phải trả” như sau:
Sơ đồ 2.8 Sơ đồ chữ T TK 352 “Dự phòng phải trả”
(Nguồn: Tổng hợp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Trình bày thông tin công nợ trên BCTC
Trình bày khoản mục nợ phải thu trên BCTC
Khi lập Báo cáo tài chính cho các khoản mục nợ phải thu, kế toán phân loại chúng thành dài hạn hoặc ngắn hạn dựa trên kỳ hạn còn lại Để xác định khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, cần căn cứ vào phân loại nợ phải thu trong Báo cáo Tình hình tài chính theo Thông tư 133.
➢ Nguyên tắc lập và trình bày trên Báo cáo tình hình tài chính mẫu B01a-DNN như sau:
- Các khoản phải thu (MS 130): Là toàn bộ giá trị của các khoản công nợ phải thu tại thời điểm báo cáo Trong đó:
Các khoản chi phí phát sinh bằng tiền liên quan đến các khoản dự phòng phải trả đã lập
Số dự phòng bảo hành sản phẩm phải lập kỳ này lớn hơn số chưa sử dụng hết đã lập kỳ trước
Chi phí bảo hành công trình xây dựng
Số dự phòng về bảo hành công trình cần lập
Hoàn nhập dự phòng bảo hành công trình xây dựng xảy ra khi số tiền dự phòng phải trả cho bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh Điều này đảm bảo rằng các khoản dự phòng được sử dụng hiệu quả và phản ánh đúng tình hình tài chính của dự án Việc quản lý dự phòng bảo hành là rất quan trọng để duy trì chất lượng công trình và đáp ứng các yêu cầu về bảo trì sau khi hoàn thành.
Hoàn nhập dự phòng bảo hành cho sản phẩm và hàng hóa phải trả được thực hiện khi số chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong kỳ này và số dự phòng đã lập trong kỳ trước chưa sử dụng hết là nhỏ hơn.
+ Phải thu của khách hàng (MS 131): Ghi dương Tổng số dư Nợ chi tiết TK 131 mở theo từng đối tượng khách hàng
+ Trả trước cho người bán (MS 132): Ghi dương Tổng số dư Nợ chi tiết TK 331 mở theo từng đối tượng người bán
+ Dự phòng phải thu khó đòi (MS 136): Ghi âm Dư có TK 2293
Trình bày khoản mục nợ phải trả trên Báo cáo tài chính
Khi lập BCTC, kế toán căn cứ từ các kỳ hạn còn lại để phân loại các khoản phải trả là dài hay ngắn hạn
➢ Nguyên tắc lập và trình bày trên Báo cáo tình hình tài chính mẫu B01a-DNN như sau:
Nợ phải trả (Mã số 300) thể hiện tổng số nợ phải trả tại thời điểm báo cáo Trong đó, phải trả người bán (Mã số 311) ghi nhận tổng số dư có, với chi tiết tài khoản 331 được mở riêng cho từng người bán.
+ Người mua trả tiền trước (MS 312): Ghi dương Dư có chi tiết TK 131 mở cho từng khách hàng
+ Dự phòng phải trả (MS 318): Ghi dương Dư có TK 352
Chương 2 trình bày cơ sở lý luận về khái niệm, nguyên tắc hạch toán, tài khoản và chứng từ trong kế toán công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán Tác giả cũng đề cập đến kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi và kế toán dự phòng phải trả, cùng với mức trích lập tương ứng Chương 3 sẽ tiếp tục với phần thực tiễn về công tác kế toán công nợ tại đơn vị.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ORION 34 3.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Orion
Về quy trình Mua hàng
Sơ đồ 3.1 Quy trình mua hàng của Công ty
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - Công ty TNHH Orion)
Diễn giải quy trình mua hàng của Công ty từ sơ đồ trên:
Dựa trên lượng hàng tồn kho và đơn đề nghị mua hàng, Bộ phận mua hàng sẽ lập kế hoạch mua hàng và gửi yêu cầu báo giá tới các nhà cung cấp Sau khi nhận báo giá phù hợp, đề nghị mua hàng sẽ được trình lên Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để ký duyệt Khi được phê duyệt, đơn đặt hàng và hợp đồng sẽ được gửi đến nhà cung cấp để chuẩn bị hàng hóa Sau khi nhà cung cấp giao hàng, Công ty sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng và số lượng, sau đó hàng hóa sẽ được nhập kho và phân phối đến khách hàng Cuối cùng, Công ty tiến hành thanh toán và lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ liên quan.
Công ty có 2 phương thức mua hàng:
▪ Mua hàng theo phương thức nhận hàng (mua hàng trực tiếp nhập kho)
Mua hàng theo phương thức gửi hàng cho phép bên bán chuyển hàng trực tiếp đến kho của khách hàng theo địa điểm quy định trong hợp đồng Quá trình này bao gồm việc đề nghị mua hàng, chọn nhà cung cấp và lập đơn hàng hoặc hợp đồng kinh tế.
Nhận hàng, kiểm tra và nhập kho Thanh toán, lưu trữ hợp đồng
Nhiệm vụ của Kế toán phải trả người bán trong quá trình mua hàng bao gồm việc lập kế hoạch thanh toán dựa trên các tài liệu như Hóa đơn GTGT, đơn đề nghị mua hàng, Hợp đồng kinh tế và Phiếu nhập kho Kế toán cần cân nhắc thứ tự thanh toán cho các đối tượng, xác định ai cần được thanh toán trước và ai sau, sau đó tiến hành thực hiện các thủ tục thanh toán.
✓ Trường hợp: Thanh toán bằng tiền mặt
+ Kế toán lập chứng từ phiếu chi gửi Thủ quỹ để được phê duyệt chi tiền
+ Sau đó ghi sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản 331 và sổ nhật ký chung
✓ Trường hợp: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
(Lưu ý: Với các hóa đơn có số tiền ≥ 20.000.000 đồng phải thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng)
+ Kế toán lập chứng từ ngân hàng gửi Ban Giám đốc/ Kế toán trưởng duyệt, tiến hành thanh toán
+ Sau đó ghi sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản 331 và sổ nhật ký chung
✓ Trường hợp: Chưa thanh toán
+ Kế toán ghi vào sổ công nợ để theo dõi tình hình công nợ với người bán.
Về quy trình Bán hàng
Sơ đồ 3.2 Quy trình bán hàng của Công ty
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - Công ty TNHH Orion)
Diễn giải quy trình bán hàng của Công ty từ sơ đồ trên:
Để tìm kiếm khách hàng hiệu quả, bước đầu tiên là sử dụng Dữ liệu công ty, Zalo, Facebook và các kênh giao thương khác Sau đó, cần đánh giá khách hàng dựa trên các tiêu chí như loại hình kinh doanh, quy mô, thời gian thành lập, thị trường mục tiêu, chu kỳ nhập hàng và sản phẩm.
Bước 3: Kết nối với khách hàng thông qua email, gọi điện thoại, hẹn gặp Giới thiệu các sản phẩm mình có thể đáp ứng cho khách hàng
(1) Tìm kiếm khách hàng tiềm năng (2) Đánh giá khách hàng
(3) Kết nối với khách hàng
(7) Cung cấp sản phẩm (8) Chăm sóc khách hàng
Bước 4: Khách hàng đặt hàng
Bước 5 trong quy trình bán hàng là khi bộ phận bán hàng gửi báo giá cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý, chúng ta sẽ tiến hành chốt đơn hàng và ký hợp đồng Ngược lại, nếu khách hàng không đồng ý, bộ phận bán hàng sẽ đưa ra các đề xuất thuyết phục và thương lượng để khách hàng xem xét đặt mua.
Công ty tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, thống nhất các thông tin cần thiết để khách hàng chốt đơn Đồng thời, công ty thu thập thông tin khách hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, địa điểm và thời gian giao hàng, hình thức thanh toán, quy cách đóng gói cùng các yêu cầu đặc biệt khác nhằm lập hợp đồng kinh tế.
- Phòng sales lên hợp đồng Duyệt trình ký
- Gửi bản scan với đầy đủ chữ ký + dấu mộc cho khách hàng
- Thu hồi hợp đồng và lưu trữ: bản scan, bản gốc
Bước 7: Cung cấp sản phẩm đến khách hàng
▪ Nhiệm vụ của các bộ phận liên quan trong khâu cung cấp sản phẩm như sau:
* Phòng kế toán: Cập nhật tình hình kho, Thu hồi cọc và công nợ theo đúng hợp đồng và Xuất hóa đơn sau khi giao hàng cho khách hàng
* Bộ phận Logistics: Căn cứ vào hợp đồng Lên kế hoạch giao hàng Kiểm tra thanh toán Tiến hành giao hàng Báo cáo lại kết quả giao hàng
* Phòng sales: Gửi hợp đồng cho khách hàng; Thu hồi và lưu trữ hợp đồng đã ký
Bước 8: Chăm sóc khách hàng sau khi cung cấp sản phẩm là rất quan trọng Hãy đưa ra những câu hỏi khảo sát để đánh giá ưu và nhược điểm về sản phẩm cũng như dịch vụ mà bạn đã cung cấp Đồng thời, duy trì mối quan hệ thường xuyên với khách hàng sau khi đơn hàng hoàn thành để tạo sự gắn kết và nâng cao trải nghiệm của họ.
Hợp đồng bán của Công ty Orion quy định nhiều hình thức thanh toán linh hoạt, cho phép người mua lựa chọn giữa thanh toán một lần hoặc chia thành nhiều đợt Thời gian thanh toán được xác định rõ ràng trong hợp đồng, thường từ 30 đến 60 ngày làm việc cho khách hàng thường xuyên và từ 1 đến 15 ngày cho khách hàng lẻ lần đầu với số lượng ít.
Chính sách bán chịu của công ty là một chiến lược quan trọng nhằm thu hút khách hàng, mở rộng thị trường và tăng doanh thu Đây được xem là một yếu tố cạnh tranh thiết yếu, giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm từ công ty Việc áp dụng chính sách bán chịu không chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà còn nâng cao vị thế của công ty trên thị trường.
Mặc dù có 37 ưu điểm, công ty vẫn phải đối mặt với những rủi ro như khách hàng nợ quá hạn và khó khăn trong việc thu hồi nợ, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình tài chính của công ty.
Kế toán công nợ cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro cho các khoản phải thu Công ty áp dụng các biện pháp như yêu cầu khách hàng tạm ứng trước, thanh toán một phần giá trị hợp đồng và trích lập khoản nợ dự phòng Việc xét duyệt từng loại khách hàng trước khi quy định điều khoản thanh toán trong hợp đồng là rất quan trọng Cuối mỗi tháng và mỗi quý, công ty cần đánh giá các khoản nợ quá hạn và có biện pháp xử lý kịp thời.
Công ty đã quy định rõ biện pháp xử lý các khoản nợ quá hạn, áp dụng theo Điều khoản thanh toán của từng loại Hợp đồng với Khách hàng Quy trình bán hàng thu tiền từ Khách hàng và mua hàng trả nợ cho Nhà cung cấp được Ban lãnh đạo và phòng Kế toán quyết định cụ thể.
+ Trước thời hạn thanh toán theo Hợp đồng 5-7 ngày: Gửi email thông báo nhắc nợ đến hạn
Khi đến hạn thanh toán theo hợp đồng, cần thực hiện cuộc gọi để nhắc nhở và yêu cầu thanh toán Nếu sau 60 ngày từ ngày đáo hạn mà vẫn chưa nhận được tiền, cần nhờ đến sự can thiệp của pháp luật để giải quyết vấn đề.
Nhiệm vụ của Kế toán phải thu khách hàng trong quá trình bán hàng bao gồm việc xuất hóa đơn GTGT sau khi nhận Hợp đồng kinh tế/đơn đặt hàng từ bộ phận bán hàng, đồng thời ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu Để thuận tiện trong việc nhận tiền thanh toán, Công ty áp dụng hai hình thức thanh toán phổ biến là thu tiền mặt và chuyển khoản Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán lập phiếu thu; nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng, Kế toán sẽ lập chứng từ ngân hàng.
Để quản lý công nợ hiệu quả, cần thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng nếu họ chưa thanh toán Phối hợp chặt chẽ với bộ phận bán hàng trong việc thu hồi công nợ Đối với các khoản nợ quá hạn, thực hiện các biện pháp xử lý theo quy định của công ty Đối với khoản nợ khó đòi, báo cáo kịp thời với cấp trên để có phương án giải quyết thích hợp.
Thực trạng công tác Kế toán phải thu khách hàng tại Công ty
Khoản phải thu khách hàng của Công ty đại diện cho số tiền mà khách hàng đã cam kết thanh toán cho các giao dịch với Công ty, nhưng Công ty vẫn chưa nhận được Đây là một khoản mục có tỷ trọng lớn, thường xuyên phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
- TK phản ánh các khoản công nợ phải thu và theo dõi tình hình trả tiền của người mua cho Công ty khi bán hàng
- Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng loại hợp đồng, từng nội dung phải thu, kỳ hạn thu hồi
- Kế toán lập sổ theo dõi khách hàng (số tiền chưa thu, đã thu, số tiền nợ quá hạn)
3.2.3 Tài khoản và chứng từ sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng: “Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng”
Công ty theo dõi các khoản phải thu khách hàng qua 2 TK chi tiết:
+ TK 1311: Phải thu khách hàng (VNĐ)
+ TK 1312: Phải thu khách hàng (USD)
▪ Hóa đơn bán ra, Phiếu xuất kho
▪ Phiếu thu, Giấy báo Có
▪ Biên bản bù trừ công nợ
▪ Sổ chi tiết theo dõi khách hàng, Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng
▪ Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng, Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng Chứng từ ghi sổ
▪ Sổ chi tiết tài khoản 111, 112, 131, 333, 511
▪ Sổ tiền gửi ngân hàng
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán để ghi nhận khoản phải thu khách hàng của Công ty như sau:
Kế toán thực hiện việc tiếp nhận và xử lý các chứng từ như hóa đơn, phiếu thu, giấy báo có và phiếu xuất kho, đồng thời kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ này.
- Kế toán tiến hành phân loại và nhập lên phần mềm kế toán Misa tại phân hệ Bán hàng
Mỗi khách hàng giao dịch với công ty sẽ được cấp một mã khách hàng riêng biệt nhằm theo dõi công nợ trên phần mềm Dựa vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng, kế toán sẽ nhập chi tiết thời hạn thanh toán để dễ dàng theo dõi.
Cuối tuần, kế toán cần xuất Sổ theo dõi chi tiết công nợ phải thu của Khách hàng từ phần mềm để theo dõi và thực hiện các biện pháp thu hồi công nợ kịp thời.
- Phân loại và sắp xếp chứng từ để lưu trữ, bảo quản theo quy định
3.2.4 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị
Tài khoản Công ty sử dụng:
TK 1311: Phản ánh khoản phải thu khách hàng VNĐ
TK 1312: Phản ánh khoản phải thu khách hàng USD
TK 51111: Ghi nhận doanh thu về mặt hàng Cao su
TK 51112: Ghi nhận doanh thu về mặt hàng Nhựa
TK 51113: Ghi nhận doanh thu về mặt hàng Hóa chất
TK 51114: Ghi nhận doanh thu về mặt hàng Keo dán
TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
TK 1121: Phản ánh Tiền gửi ngân hàng
* Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải thu khách hàng
Nghiệp vụ 1: Ngày 05/09/2022, theo hợp đồng số HĐKT/ORI-BC/050922 ký ngày
05/09/2022 và đơn đặt hàng số ĐĐH02/ORI-BC/050922, Công ty xuất Cao su tổng hợp
KNB 35L đã bán cho Công ty TNHH Biên Cương với số lượng 1,05 tấn, đơn giá 60.500.000 đồng/tấn chưa bao gồm 10% thuế GTGT Hiện tại, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán Căn cứ vào hóa đơn số
00000158 (Phụ lục 1), kế toán ghi nhận:
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn 00000158, Hợp đồng kinh tế số HĐKT/ORI-BC/050922, Đơn đặt hàng số ĐĐH02/ORI-BC/050922
Nghiệp vụ 2: Ngày 20/09/2022, theo hợp đồng số HĐKT/ORI-TSIMEX/160922 ký ngày 16/09/2022 và đơn đặt hàng số ĐĐH08/ORI-TSIMEX/200922, Công ty xuất
Công ty TNHH TSIMEX Việt Nam đã đặt hàng 280Kg keo dán VULCAN 81 với đơn giá 642.000 đồng/Kg, chưa bao gồm 10% thuế GTGT Hiện tại, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán Theo hóa đơn số 00000167 (Phụ lục 2), kế toán đã ghi nhận giao dịch này.
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn 00000167, Hợp đồng số HĐKT/ORI-TSIMEX/160922, Đơn đặt hàng số ĐĐH08/ORI-TSIMEX/200922
Nghiệp vụ 3: Ngày 21/09/2022, Công ty xuất bán hàng cho Công ty TNHH Đức
Minh Sài Gòn đã cung cấp 850Kg chất xúc tiến lưu hóa CBS (CZ) với đơn giá 81.500 đồng/Kg chưa bao gồm thuế Theo hợp đồng kinh tế ký ngày 20/09/2022 (số HĐKT/ORI-ĐMSG/200922) và đơn đặt hàng số ĐĐH10/ORI-ĐMSG/200922, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán Dựa trên hóa đơn số 00000171 (Phụ lục 3), bộ phận kế toán đã ghi nhận thông tin này.
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn 00000171, Hợp đồng số HĐKT/ORI-ĐMSG/200922, Đơn đặt hàng số ĐĐH10/ORI-ĐMSG/200922
Nghiệp vụ 4: Ngày 24/09/2022, Công ty xuất 160Kg Chất hoãn lưu hóa dùng trong sản xuất cao su PVI đơn giá bán 245.000 đồng/Kg, thuế GTGT 10% cho Công ty
Công ty Cổ phần Hitechsil, theo hợp đồng kinh tế HĐKT/ORI-HITECHSIL/210922 và đơn đặt hàng ĐĐH11/ORI-HITECHSIL/240922, thông báo rằng khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán Dựa trên hóa đơn số 00000174 (Phụ lục 4), kế toán đã ghi nhận tình hình này.
▪ Chứng từ liên quan: Hợp đồng số HĐKT/ORI-HITECHSIL/210922, Đơn đặt hàng số ĐĐH11/ORI-HITECHSIL/240922, Hóa đơn 00000174
Nghiệp vụ 5: Ngày 30/09/2022, theo đơn đặt hàng của Công ty TNHH Trục Cao
Su Việt Roll số ĐĐH15/ORI-VIETROLL/300922 mua 2 tấn Cao su thiên nhiên SVR
Giá đơn vị cho sản phẩm 3L là 35.500.000 đồng/tấn, chưa bao gồm thuế GTGT 5% Khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán theo hợp đồng kinh tế ký ngày 29/09/2022, số HĐKT/ORI-VIETROLL/290922 Dựa trên hóa đơn số 00000178 (Phụ lục 5), kế toán đã ghi nhận thông tin này.
▪ Chứng từ liên quan: Hợp đồng số HĐKT/ORI-VIETROLL/290922, Đơn đặt hàng số ĐĐH15/ORI-VIETROLL/300922, Hóa đơn 00000178
Theo khoản 6 Điều 10 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài Chính, mủ cao su sơ chế như mủ crếp, mủ tờ, mủ bún, mủ cốm và nhựa thông sơ chế phải chịu mức thuế suất thuế GTGT là 5% Các loại cao su được đề cập bao gồm cao su tờ xông khói từ RSS 1 đến RSS 5, cao su định chuẩn kỹ thuật (còn gọi là cao su khối hoặc cao su cốm) với các cấp hạng như SVR L, SVR 3L, SVR 5, SVR 10, SVR 10CV, SVR 20, SVR 20CV, SVR CV60, SVR CV50, cùng với cao su cô đặc HA, LA, XA và HA kem hóa.
LA kem hóa; chủng loại khác như skim, crếp, mủ latex…)
* Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu
Vào ngày 05/09/2022, Công ty nhận được Giấy báo có (GBC) từ Ngân hàng TMCP Á Châu, thông báo rằng Công ty TNHH Biên Cương đã thanh toán 70% giá trị đơn hàng theo hóa đơn số 00000158, với số tiền 69.877.500 đồng Dựa trên GBC này, kế toán đã tiến hành ghi nhận giao dịch.
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn số 00000158, Giấy báo Có, Hợp đồng kinh tế số HĐKT/ORI-BC/050922
Nghiệp vụ 2: Ngày 09/09/2022, nhận được GBC của Ngân hàng TMCP Á Châu thông báo về Công ty TNHH sản xuất Thương mại Dịch vụ RPS thanh toán tiền hàng
Chất xúc tiến lưu hóa cao su số lượng 325Kg, số tiền 13.871.000 đồng, theo hóa đơn
00000139 ngày 18/07/2022 (Phụ lục 6) Căn cứ vào GBC, kế toán ghi nhận:
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn số 00000139, Giấy báo Có, Hợp đồng kinh tế số HĐKT/ORI-RPS/150722
Vào ngày 19/09/2022, Công ty TNHH Cao Su Kỹ Thuật Việt Nhật đã nhận thông báo từ Ngân hàng Á Châu về việc thanh toán theo hóa đơn số 00000168, với số tiền 351.750.000 đồng, dự kiến thực hiện vào ngày 21/09/2022 Dựa trên thông báo này, kế toán đã tiến hành ghi nhận giao dịch.
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn số 00000168, Giấy Báo Có, Hợp đồng kinh tế số HĐKT/ORI-VIETNHAT/180922
Vào ngày 22/09/2022, Ngân hàng TMCP Á Châu đã nhận GBC để thu tiền cho 10 tấn hàng Cao su thiên nhiên SVR 10 từ Công Ty Cổ Phần Thái Dương theo hóa đơn 00000157 ngày 29/08/2022, với tổng số tiền là 372.750.000 đồng Dựa trên GBC này, kế toán đã thực hiện ghi nhận giao dịch.
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn số 00000157, Giấy báo Có, Hợp đồng kinh tế số HĐKT/ORI-THAIDUONG/290822
Vào ngày 29/09/2022, Ngân hàng TMCP Á Châu đã gửi thông báo GBC về việc Công ty TNHH Cao su Nhựa kỹ thuật Hưng Thịnh Phát thực hiện chuyển khoản thanh toán cho 4,2 tấn Cao su tổng hợp KNB 35L theo hóa đơn số 00000170 ngày 21/09/2022, với tổng số tiền là 248.556.000 đồng Dựa trên thông tin từ GBC, bộ phận kế toán đã tiến hành ghi nhận giao dịch này.
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn số 00000170, Giấy báo Có, Hợp đồng kinh tế số HĐKT/ORI-HTP/190922.
Biểu mẫu 3.1 Sổ chi tiết TK 131 – Phải thu khách hàng tháng 09/2022
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Orion)
Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi tại Công ty
Tại Công ty, khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được thiết lập để bảo vệ trước các tổn thất từ những khoản nợ không thể thu hồi, bao gồm các khoản đã quá hạn thanh toán hoặc khi khách nợ không còn khả năng thanh toán.
Thực trạng công tác Kế toán phải trả người bán tại Công ty
Khoản phải trả người bán của Công ty là số tiền mà Công ty cần thanh toán cho người bán từ các giao dịch mua hàng Trong suốt quá trình kinh doanh, khoản nợ này thường xuyên phát sinh và đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của Công ty.
- TK phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của Công ty cho các nhà cung cấp khi mua hàng
- Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp
- Kế toán lập sổ sách theo dõi đối tượng nhà cung cấp (số tiền chưa trả, số tiền đã trả)
3.3.3 Tài khoản và chứng từ sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng: “Tài khoản 331 – Phải trả người bán”
Công ty theo dõi khoản phải trả người bán qua 2 TK chi tiết:
+ TK 3311: Phải trả người bán (VNĐ)
+ TK 3312: Phải trả người bán (USD)
▪ Hóa đơn thuế GTGT (Hóa đơn mua vào), Phiếu nhập kho
▪ Phiếu chi, Giấy báo nợ của ngân hàng, Uỷ nhiệm chi
▪ Biên bản bù trừ công nợ
▪ Sổ chi tiết theo dõi đối tượng nhà cung cấp, Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp
▪ Hợp đồng kinh tế, Đơn đề nghị mua hàng, Biên bản nghiệm thu thanh lý
▪ Sổ chi tiết tài khoản 111, 112, 133, 156, 331
▪ Sổ tiền gửi ngân hàng
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán để ghi nhận khoản phải trả của Công ty:
Kế toán thực hiện việc tiếp nhận và xử lý các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu chi, giấy báo nợ, và phiếu nhập kho Đồng thời, họ cũng kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ này để đảm bảo tính chính xác trong quá trình ghi chép và báo cáo tài chính.
- Kế toán tiến hành phân loại và nhập lên phần mềm kế toán Misa tại phân hệ Mua hàng
Mỗi Nhà cung cấp giao dịch với Công ty sẽ được cấp một mã riêng để theo dõi công nợ trên phần mềm Dựa vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng, kế toán sẽ nhập chi tiết thời hạn thanh toán nhằm thuận tiện cho việc theo dõi.
Cuối tuần, kế toán cần xuất Sổ theo dõi chi tiết các khoản phải trả cho Nhà cung cấp và lập Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả Điều này giúp Công ty có phương hướng giải quyết và thanh toán đúng hạn cho Nhà cung cấp.
- Phân loại và sắp xếp chứng từ để lưu trữ, bảo quản theo quy định
3.3.4 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị
Tài khoản Công ty sử dụng:
TK 3311: Phản ánh Phải trả cho người bán (VNĐ)
TK 3311: Phản ánh Phải trả cho người bán (USD)
TK 1561: Phản ánh giá mua hàng hóa
TK 1331: Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 64211: Chi phí bán hàng
TK 64221: Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 1121, 1122: Phản ánh Tiền gửi ngân hàng
* Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải trả nhà cung cấp
Vào ngày 07/09/2022, Công ty đã thực hiện giao dịch mua 10 tấn Cao su thiên nhiên SVR 3L từ Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Cao su Phước Lộc theo Hợp đồng ký ngày 05/09/2022, số PL-ORI.M25-2022, do Trần Văn Bửu giao hàng Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thanh toán cho nhà cung cấp và hàng hóa đã được nhập kho theo phiếu nhập số NK003/09-22 Giá trị hàng mua được ghi nhận theo hóa đơn GTGT số 00000100 ngày 07/09/2022.
- Giá mua: 10 tấn x 33.000.000 đồng/tấn = 330.000.000 đồng
Căn cứ vào hóa đơn số 00000100 (Phụ lục 11), kế toán ghi nhận:
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn số 00000100, Phiếu nhập kho số NK003/09-22, Hợp đồng kinh tế PL.M25-2022
Vào ngày 14/09/2022, Công ty đã thực hiện giao dịch mua 1.050Kg Cao su tổng hợp KNB 35L từ Công ty TNHH Trục Chà Lúa Tân Lúa Vàng theo Hợp đồng số M32/TLV-ORION/2022 ký ngày 12/09/2022 Tuy nhiên, công ty chưa thanh toán tiền cho Tân Lúa Vàng và đã nhập kho hàng hóa này theo phiếu nhập số NK004/09-22 Trị giá hàng mua được ghi nhận theo hóa đơn GTGT số 640 ngày 14/09/2022.
- Giá mua: 1.050Kg x 53.000 đồng/Kg = 55.650.000 đồng
Căn cứ vào hóa đơn số 640 (Phụ lục 12), kế toán ghi nhận:
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn mua vào số 640, phiếu nhập kho số NK004/09-22, Hợp đồng kinh tế M32/TLV-ORION/2022
Nghiệp vụ 3: Ngày 22/09/2022, Công ty sử dụng dịch vụ vận chuyển của Công ty
Công ty TNHH Một thành viên Mạnh Cường Quân đã thực hiện hợp đồng vận chuyển số 022/200922/MCQ-ORI, giao lô hàng đến kho của khách hàng Tổng cước vận chuyển là 7.560.000 đồng, đã bao gồm 8% thuế GTGT, theo hóa đơn số 50.
47 ngày 22/09/2022, Công ty chưa thanh toán cho đơn vị vận chuyển Căn cứ vào hóa đơn số 50 (Phụ lục 13), kế toán ghi nhận:
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn số 50, Hợp đồng vận chuyển số 022/200922/MCQ-ORI
Nghiệp vụ 4: Ngày 28/09/2022, Công ty Cổ phần giải pháp an ninh Công Nghệ
Theo Hợp đồng số 220502/HĐTVP/ORI, Công ty thông báo số tiền thuê văn phòng từ ngày 01/09/2022 đến 30/09/2022 là 6.533.000 đồng, chưa bao gồm 10% thuế GTGT, theo hóa đơn GTGT số 00000466 phát hành ngày 28/09/2022.
00000466 (Phụ lục 14), kế toán ghi nhận:
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn số 00000466, Hợp đồng số 220502/HĐTVP/ORI
Vào ngày 30/09/2022, Công ty đã sử dụng dịch vụ vận chuyển của Chi nhánh Công ty Cổ phần Transimex tại Hà Nội theo hợp đồng vận chuyển số 12/HĐVC/HNTRAN-ORI để chuyển lô hàng đến kho của mình Tổng phí giao nhận hàng hóa, bao gồm 8% thuế GTGT, là 7.992.000 đồng, được ghi trên hóa đơn số 00009568 ngày 30/09/2022 Hiện tại, Công ty vẫn chưa thực hiện thanh toán số tiền này.
00009568 (Phụ lục 15), kế toán ghi nhận:
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn mua vào số 00009568, hợp đồng vận chuyển số 12/HĐVC/HNTRAN-ORI
* Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải trả nhà cung cấp
Vào ngày 05/09/2022, theo Hợp đồng kinh tế số HDMB22/CSPL-ORION ký ngày 29/08/2022, Công ty đã thực hiện chuyển khoản ứng trước số tiền 55.125.000 đồng cho đơn hàng 1,5 tấn Cao su thiên nhiên SVR 3L, theo hóa đơn 00000099 từ Công ty TNHH sản xuất thương mại Cao su Phước Lộc.
Căn cứ vào GBN, kế toán ghi nhận:
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn bán hàng số 00000099, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, Hợp đồng kinh tế HDMB22/CSPL-ORION
Nghiệp vụ 2: Ngày 05/09/2022, Công ty chuyển khoản trả tiền đơn hàng mua Chất phòng lão (Chống Oxy hóa) cho Wuxi Synwell Materials Co.,Ltd theo tờ khai hải quan
Theo Phụ lục 17, số tiền 25.000 USD được quy đổi theo tỷ giá ghi nhận nợ trước đó là 23.030 đồng/USD, trong khi tỷ giá xuất ngoại tệ là 23.660 đồng/USD Dựa trên GBN, kế toán sẽ ghi nhận các khoản mục này.
(Cuối kỳ, Kế toán tiến hành đánh giá lại nghiệp vụ theo tỷ giá cuối kỳ)
▪ Chứng từ liên quan: Tờ khai hải quan 104785238021, Giấy nộp tiền nhà nước, Giấy Báo Nợ, Ủy nhiệm chi
Vào ngày 06/09/2022, Công ty Orion đã thực hiện bù trừ công nợ với Công ty Cổ phần Hitechsil theo các biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ Trong năm 2021, số công nợ phải thu từ Hitechsil là 27.565.000 đồng Năm 2022, Orion có giao dịch với Hitechsil qua hóa đơn bán ra số 00000091 ngày 05/05/2022 trị giá 1.205.556.000 đồng và hóa đơn mua vào số 00000011 ngày 04/03/2022 trị giá 676.200.000 đồng Sau khi bù trừ, số tiền Hitechsil còn nợ Orion là 556.921.000 đồng Dựa trên các biên bản và hóa đơn đã lập, kế toán ghi nhận số liệu tương ứng.
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn bán ra số 00000091, Hóa đơn đầu vào số 00000011, Biên bản bù trừ công nợ, Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ
Nghiệp vụ 4: Ngày 21/09/2022, Công ty thanh toán một phần tiền vận chuyển cho
Công Ty TNHH Một Thành Viên Mạnh Cường Quân đã thực hiện thanh toán theo hóa đơn 98 (Phụ lục 19) vào ngày 02/07/2022 với số tiền 4.000.000 đồng qua tài khoản Ngân hàng Á Châu Số tiền còn lại là 644.000 đồng sẽ được thanh toán cho cước phí vận chuyển lô hàng sau Kế toán đã ghi nhận thông tin này dựa trên Giấy báo nợ (GBN).
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn đầu vào 98, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi
Nghiệp vụ 5: Ngày 22/09/2022, Công ty trả tiền cho Công Ty TNHH Hoá Chất
Mega Việt Nam theo hóa đơn 00001837 (Phụ lục 20) số tiền 10.560.000 đồng Căn cứ vào GBN, kế toán ghi nhận:
▪ Chứng từ liên quan: Hóa đơn đầu vào 00001837, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi.
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Orion)
Biểu mẫu 3.2 Sổ chi tiết TK 331 – Phải trả người bán tháng 09/2022
Đánh giá tình hình Công nợ của Công ty TNHH Orion
Tác giả đã thu thập dữ liệu về tình hình tổng công nợ phải thu từ khách hàng liên quan đến các giao dịch phát sinh của Công ty Orion trong quý 3 năm 2022.
Biểu đồ 3.1 Phân tích tình hình công nợ Quý 3 Năm 2022 của Công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Orion)
Theo số liệu thu thập, tình hình quản lý thu hồi công nợ của Công ty khá ổn định, với tỷ trọng cao của chỉ tiêu “Nợ bình thường”, cho thấy sự phát triển trong kinh doanh Tuy nhiên, chỉ tiêu “Nợ quá hạn” vượt quá 3 tỷ đồng, đòi hỏi kế toán cần theo dõi chi tiết các đối tượng nợ này để đôn đốc và thu hồi kịp thời Đặc biệt, chỉ tiêu “Nợ khó đòi” với số tiền 1.459.571.650 đồng đã kéo dài 2 năm, cần có biện pháp xử lý thích hợp.
Kế toán cần báo cáo lên Ban lãnh đạo để đánh giá tình hình hiện tại giữa hai Công ty, nhằm tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng và kịp thời cho khoản tiền này.
Thị trường cao su đã trải qua nhiều biến động do đại dịch Covid-19, dẫn đến giá cả giảm mạnh do thặng dư Mặc dù gặp khó khăn trong kinh doanh, công ty vẫn nỗ lực bảo toàn nguồn vốn Để đảm bảo ngân sách chi trả cho các hoạt động, việc thu hồi các khoản phải trả từ khách hàng là rất quan trọng Để đạt được lợi nhuận cao, công ty cần tăng cường các hoạt động kinh doanh và đầu tư.
Chương 3 của bài viết tập trung vào thực trạng công tác kế toán công phải thu và phải trả tại Công ty TNHH Orion, nêu rõ các nghiệp vụ thực tế phát sinh cùng phương pháp hạch toán áp dụng Trong chương tiếp theo, tác giả sẽ đánh giá các ưu và nhược điểm của công ty dựa trên các cơ sở đã trình bày, từ đó đề xuất những giải pháp kiến nghị nhằm cải thiện tình hình kế toán tại doanh nghiệp.
Nợ bình thường Nợ quá hạn Nợ khó đòi
BIỂU ĐỒ PHÂN TÍCH CÔNG NỢ
Công ty TNHH Orion, Phân tích theo: Loại nợ phải thu
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH ORION
Cơ sở đưa ra nhận xét
Tác giả đưa ra nhận xét dựa vào:
▪ Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện đang được Công ty Orion áp dụng: Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài chính
▪ Tình hình tổ chức quản lý bộ máy và nhân sự tại Công ty Orion
▪ Tình hình tổ chức quản lý trong công tác kế toán tại Công ty Orion.
Nhận xét
Orion được thành lập trong bối cảnh ngành Cao su – Nhựa – Hóa chất và Keo dán tại Việt Nam còn đang phát triển Sau hơn 7 năm hoạt động và xây dựng thương hiệu, Công ty hiện đã ổn định và khẳng định được vị thế trên thị trường.
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, tôi đã có cơ hội quan sát và nghiên cứu các hoạt động quản lý, kinh doanh và kế toán Dựa trên những quan sát và kiến thức của mình về công ty, tôi xin trình bày một cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của đơn vị.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ tuổi, từ 22 đến 40, với 100% nhân viên có bằng cấp đại học Đội ngũ này thể hiện sự nhiệt huyết, thái độ chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của công ty.
- Nhân viên giữ các chức vụ quan trọng có trình độ kỹ năng chuyên môn cao
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thiết kế hợp lý và khoa học, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động, từ đó giúp hỗ trợ công tác kinh doanh diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
Các phòng ban được tổ chức và quy định rõ ràng về chức năng cùng nhiệm vụ, nhằm hỗ trợ lẫn nhau trong công tác quản lý Điều này giúp đáp ứng kịp thời các yêu cầu của Ban lãnh đạo.
- Công ty có các chính sách tuyên dương, khen thưởng tạo động lực khuyến khích tinh thần làm việc hiệu quả cho nhân viên
Xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp nhân văn và môi trường làm việc cởi mở là yếu tố quan trọng Ban lãnh đạo luôn lắng nghe và chia sẻ những khó khăn của nhân viên, tạo điều kiện cho sự gắn kết và phát triển bền vững trong tổ chức.
Công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh; một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thường cho thấy rằng họ đã thiết lập được hệ thống kế toán ổn định và hiệu quả.
Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được thiết kế theo mô hình kế toán tập trung, cho phép tất cả các giao dịch được xử lý tại phòng kế toán, đảm bảo tính thống nhất trong quản lý Quy trình vận hành được thực hiện một cách trơn tru, nhờ vào sự phối hợp ăn ý giữa các nhân viên trong phòng kế toán, tạo ra một hệ thống quản lý tài chính hiệu quả cho công ty.
Mặc dù số lượng nhân viên kế toán không lớn, nhưng phần lớn trong số họ đều có kinh nghiệm dày dạn, kiến thức chuyên môn vững vàng và trình độ nghiệp vụ cao Họ cũng thành thạo trong việc sử dụng tin học văn phòng, giúp cho công việc của phòng kế toán được thực hiện một cách kịp thời và không bị trì hoãn.
Về hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy vi tính với sổ ghi theo dạng nhật ký chung, phù hợp với quy trình tổ chức kế toán Hình thức này đơn giản và dễ thực hiện, kết hợp chặt chẽ giữa ghi chép theo thời gian và hệ thống, giúp công tác tổng hợp và chi tiết trở nên hiệu quả hơn Nhờ đó, việc kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo cần thiết trở nên thuận lợi.
Phần mềm kế toán Misa giúp giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận Kế toán, cho phép xử lý thông tin một cách kịp thời và nhanh chóng Hệ thống công nghệ thông tin toàn diện hỗ trợ ghi chép và theo dõi công việc, đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ đầy đủ và đúng quy định.
Về chứng từ, sổ sách sử dụng
- Công ty áp dụng và sử dụng đúng mẫu hệ thống chứng từ, sổ sách theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành vào ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính
Hệ thống chứng từ và sổ sách của Công ty được tổ chức lưu trữ một cách khoa học Mỗi tháng, các chứng từ gốc liên quan được thu thập và sắp xếp thành bộ chứng từ hợp lệ Sau khi kết thúc năm tài chính, các chứng từ đã được hạch toán được bảo quản cẩn thận để thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
Về công tác kế toán công nợ tại Công ty
- Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến kế toán công nợ được kế toán theo dõi và ghi chép kịp thời
- Kế toán thường xuyên cập nhật những thay đổi mới nhất của Bộ Tài chính áp dụng theo quy định mà Bộ Tài chính đã ban hành
Theo dõi thường xuyên tình hình công nợ phải thu và phải trả chi tiết với từng khách hàng, nhà cung cấp là rất quan trọng để kịp thời nắm bắt sự tăng giảm của các khoản mục này Điều này không chỉ đảm bảo công tác thu hồi công nợ mà còn giúp thanh toán các khoản nợ đến hạn, tạo niềm tin cho các nhà cung cấp Đồng thời, cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để cập nhật điều khoản thanh toán trong hợp đồng với người mua và nhà cung cấp Việc làm việc với bộ phận logistics cũng rất cần thiết để thu thập các chứng từ thanh toán cho các lô hàng xuất – nhập khẩu từ nước ngoài và lưu trữ chúng một cách hợp lý.
Kế toán lập khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm bảo vệ giá trị tài sản của Công ty trước những khoản nợ quá hạn hoặc có khả năng không thu hồi được Điều này giúp Công ty chuẩn bị tốt hơn cho các chiến lược kinh doanh trong tương lai.
4.2.2 Hạn chế còn tồn tại
1 Công ty chuyên phân phối và cung cấp các sản phẩm về lĩnh vực Cao su – Nhựa – Hóa chất, ngoài những khách hàng công ty trao đổi trực tiếp thì công ty còn bán hàng từ xa thông qua gọi điện thoại nên có ít sự tương tác trực tiếp với khách hàng, tạo ra thử thách cho nhân viên về sự am hiểu sản phẩm do sản phẩm có tính chất về các thông số kỹ thuật để tư vấn Một số nhân viên kinh doanh tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị kinh doanh nên về kiến thức liên quan đến các sản phẩm chuyên về hóa học còn nhiều hạn chế, đa phần đều là những anh/ chị vừa mới ra trường nên chưa có nhiều kinh nghiệm
Dễ dẫn đến việc gửi sai mẫu sản phẩm đến những khách hàng xa sẽ tốn chi phí gửi hàng
Kiến nghị
1 Tổ chức các buổi đào tạo để trang bị kỹ càng các kiến thức về sản phẩm, các kỹ năng mềm cho nhân viên kinh doanh nói riêng và các cán bộ công nhân viên của Công ty nói chung để đem lại hiệu quả trong việc bán sản phẩm Với các nhân viên làm việc có thâm niên, có thành tích cho công ty nên cử đi tham dự các khóa học để nâng cao năng lực quản lý, từ đó đào tạo hướng dẫn các nhân viên thành thạo công việc
2 Công ty nên tuyển thêm nhân viên để có thể hoạt động hiệu quả lâu dài, tránh một nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí dễ gây ra áp lực trong công việc đồng thời dễ gây gian lận, biển thủ
1 Tăng cường xây dựng, quảng bá hình ảnh các sản phẩm của Công ty thông qua các kênh trực tuyến như Facebook, tham gia các buổi hội chợ doanh nghiệp, … để giới thiệu sản phẩm của Công ty đến rộng rãi các khách hàng có nhu cầu sử dụng
2 Công ty nên xây dựng các chính sách bán hàng để ưu đãi cho khách hàng như được hưởng mức chiết khấu thương mại khi mua số lượng trên bao nhiêu, giảm giá tiền hàng khi mua càng nhiều, giá càng ưu đãi để thu hút và khuyến khích khách hàng mua hàng, tăng doanh thu cho Công ty
3 Đầu tư trang thiết bị tại văn phòng, hỗ trợ các thiết bị cần thiết cho nhân viên
4 Công ty nên sử dụng phần mềm để chấm công thay vì sử dụng excel, vừa giảm áp lực cho nhân viên hành chính, vừa tiết kiệm được thời gian
4.3.3 Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán công nợ phải thu và phải trả nói riêng
1 Tuyển thêm nhân viên Kế toán nội bộ/ Thực tập sinh Kế toán hỗ trợ công việc cho phòng ban
2 Phân loại và sắp xếp các hóa đơn, chứng từ đã hạch toán tiến hành đem đi lưu
58 trữ, để vào các thùng có đánh số để bảo quản và dễ tìm kiếm khi cần thiết
Để nâng cao hiệu quả làm việc, cần đầu tư thêm trang thiết bị văn phòng và bố trí hợp lý cho nơi lưu trữ hóa đơn, chứng từ do số lượng lớn Ngoài ra, lắp đặt camera giám sát trong phòng làm việc của thủ quỹ là cần thiết, bởi đây là khu vực trực tiếp thu chi các khoản tiền của đơn vị.
3 Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ: Để việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận với phòng kế toán được nhanh chóng và tránh mất mát Công ty nên lập Sổ sách giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ qua các phòng ban và bắt buộc có chữ ký của các bên Đồng thời nâng cao trách nhiệm trong việc bảo quản chứng từ Mẫu Sổ giao nhận chứng từ có thể tham khảo mẫu sau:
BẢNG KÊ THEO DÕI GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Bảng 4.1 Mẫu Bảng kê theo dõi nhận chứng từ tham khảo
4 Giải pháp tăng cường quản lý khoản dự phòng phải thu khó đòi cho Công ty:
Kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt “Thông tư 48/2019/TT-BTC” ban hành ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính, hướng dẫn quy trình trích lập và xử lý các khoản dự phòng liên quan đến giảm giá hàng tồn kho, tổn thất đầu tư, nợ phải thu khó đòi, cũng như bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và công trình xây dựng tại doanh nghiệp.
Để đảm bảo tài chính của Công ty hoạt động trơn tru và hiệu quả, việc quản lý công nợ phải thu khách hàng cần được thực hiện định kỳ hàng tuần, hàng tháng và hàng quý.
5 Kế toán công nợ mở sổ theo dõi chi tiết khoản phải thu người mua và phải trả người bán có các mục thể hiện rõ nợ trong hạn, nợ quá hạn và thời hạn thanh toán Cuối mỗi tháng, Kế toán nên lập Báo cáo về tuổi nợ khách hàng và nhà cung cấp để Ban lãnh đạo dễ giám sát và theo dõi để có biện pháp xử lý Đối với khoản phải trả cho người bán, việc lập Báo cáo tình hình công nợ với nhà cung cấp trình lên Giám đốc để công ty sắp xếp tình hình tài chính và có kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp nào trước, nhà cung cấp nào sau tránh kéo dài tình trạng nợ, bị nhắc nợ liên tục làm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh uy tín của đơn vị
Trong Chương 4, tác giả đã đánh giá ưu điểm và hạn chế của đơn vị dựa trên các yếu tố như đội ngũ nhân viên, công tác quản lý và kế toán Từ những hạn chế này, tác giả đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kế toán, đặc biệt là trong việc quản lý công nợ phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp của Công ty.