Làm việc cho một tổ chức là… à, đó là công việc. Ngay cả khi bạn có công việc làm những gì mình yêu thích thì vẫn có rất nhiều công việc lặp đi lặp lại, thủ công và tốn thời gian. Bạn có thể phải xử lý các báo cáo hoặc hóa đơn được gửi cho bạn qua email và nhập chúng vào hệ thống kế toán. Hoặc bạn có thể phải điền vào báo cáo chi phí đi lại và gửi cho ai đó để phê duyệt. Hoặc bạn có thể phải lấy các tập tin và thông tin cũ rồi di chuyển chúng đến các vị trí lưu trữ để nhường chỗ cho những thông tin cập nhật hơn. Mọi công việc đều bao gồm việc xử lý thông tin và phân phối nó đến đúng người và đúng địa điểm. Thông thường, những công việc nhàm chán này có thể khiến bạn không thể làm được những phần công việc mà bạn yêu thích hoặc cản trở việc phát triển khả năng của mình bằng cách học hỏi những điều mới.
Chương Microsoft Power Automate gì? Làm việc cho tổ chức là… à, cơng việc Ngay bạn có cơng việc làm u thích có nhiều cơng việc lặp lặp lại, thủ công tốn thời gian Bạn phải xử lý báo cáo hóa đơn gửi cho bạn qua email nhập chúng vào hệ thống kế tốn Hoặc bạn phải điền vào báo cáo chi phí lại gửi cho để phê duyệt Hoặc bạn phải lấy tập tin thông tin cũ di chuyển chúng đến vị trí lưu trữ để nhường chỗ cho thông tin cập nhật Mọi công việc bao gồm việc xử lý thông tin phân phối đến người địa điểm Thơng thường, cơng việc nhàm chán khiến bạn làm phần công việc mà bạn yêu thích cản trở việc phát triển khả cách học hỏi điều Chào mừng bạn đến với phần giới thiệu cách sử dụng Microsoft Power Automate để tự động hóa tác vụ sống cơng việc hàng ngày bạn Bạn thực bước hành trình thay đổi cách bạn xử lý thông tin hàng ngày Nhưng, giống hành trình, cần phải đầu Điều có nghĩa cần hiểu Power Automate phù hợp với hệ sinh thái Microsoft rộng lớn Power Automate ứng dụng dựa đám mây sử dụng để tạo quy trình cơng việc Các quy trình cơng việc (hay cịn gọi luồng) dựa đám mây sử dụng trình kết nối để truy cập thông tin lưu trữ nhiều hệ thống khác Bằng cách sử dụng trình kết nối này, bạn thực tác vụ thủ công chuyển đổi chúng thành quy trình làm việc tự động Đây vài ví dụ cách Power Automate chuyển đổi cơng việc hàng ngày: - Tự động hóa việc thu thập xử lý thông tin - Quản lý q trình phê duyệt tài liệu/thơng tin - Gửi lời nhắc tự động cho nhiệm vụ hạn - Lưu trữ email tệp đính kèm hệ thống lập mục - Tự động hóa tác vụ máy tính tương tác thường thực thủ cơng - Trực quan hóa quy trình theo giai đoạn bao gồm nhiều bước Đây vài số nhiều nhiệm vụ đa dạng mà bạn chuyển đổi Power Automate Giới hạn thực khả sáng tạo bạn liệu trình kết nối có sẵn cho liệu bạn làm việc hay không Power Automate ứng dụng mạnh mẽ chí cịn làm nhiều việc sử dụng với ứng dụng Power Platform khác Đây năm ứng dụng có Power Platform Bốn ứng dụng lại sau: - Power Apps: Cho phép người dùng nhanh chóng xây dựng ứng dụng tùy chỉnh truy cập máy tính cá nhân, máy tính bảng điện thoại di động - Power BI: Cho phép người dùng tạo báo cáo biểu đồ cung cấp thông tin chi tiết dựa liệu để đưa định kinh doanh sáng suốt - Power Virtual Agents: Giúp người dùng dễ dàng xây dựng chatbot để thu hút khách hàng nhân viên cách sử dụng mẫu hội thoại - Power Pages: Cung cấp cho người dùng hướng dẫn cách dễ dàng xây dựng trang web để giới thiệu liệu kinh doanh cho người dùng nội bên ngồi Các ứng dụng tích hợp Ví dụ: bạn sử dụng Power Automate để gửi báo cáo định kỳ Power BI tạo Hoặc bạn sử dụng Power Apps để tạo ứng dụng sẵn sàng cho thiết bị di động nhằm thu thập thơng tin sau xử lý lưu trữ dịng Chúng ta xem xét tích hợp có chi tiết Chương Bạn đọc thêm ứng dụng lại Power Platform trang web Microsoft Power Automate cơng cụ tích hợp nâng cao kết nối với danh sách ngày tăng gồm 600 nguồn liệu có sẵn, chẳng hạn Google Sheets, Dynamics 365, SharePoint, Salesforce OneDrive Nhiều nguồn liệu bổ sung hàng quý Khi sách viết, có 645 trình kết nối có sẵn Power Automate Microsoft nhà cung cấp bên thứ ba Nếu trình kết nối khơng tồn có API cho hệ thống nhà phát triển tạo trình kết nối tùy chỉnh riêng họ Thậm chí cịn có cách để truy cập thông tin lưu trữ hệ thống cũ mà khơng có trình kết nối API Bạn sử dụng dịng máy tính để bàn Power Automate để tương tác với thông tin cũ giao diện người dùng máy tính thơng thường Chúng tơi đề cập đến luồng máy tính để bàn Power Automate Chương Tất tùy chọn cung cấp cho bạn công cụ quy trình làm việc hoạt động với hầu hết thơng tin lưu trữ hệ thống máy tính, cho dù hệ thống thiết kế Microsoft hay bên thứ ba Bây tiến hành tổng quan cấp cao Power Automate gì, chuyển sang câu hỏi bạn nên sử dụng Power Automate để tự động hóa quy trình thủ cơng Bạn hiểu phần khả cách cải thiện quy trình làm việc giúp việc quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn, không bạn không đọc sách Tuy nhiên, điều quan trọng phải chắn bạn sử dụng giải vấn đề bạn khơng từ thông dụng ngành Tại nên sử dụng Power Automate? Khơng có bí mật trước có internet, lợi nhuận kinh doanh xác định hàng hóa bán Khả sinh lời thay đổi chủ yếu thúc đẩy tài sản kỹ thuật số hồ sơ thông tin, khiến tổ chức phải phụ thuộc vào việc xử lý thông tin hiệu Điều tổ chức dịch vụ, cố vấn tài chính, tập trung vào việc sản xuất thơng tin Nhưng điều công ty sản xuất truyền thống phụ thuộc vào hệ thống máy tính để quản lý hiệu việc thu mua nguyên liệu thơ, giám sát q trình sản xuất đạo việc giao hàng thành phẩm Trong giới ngày nay, tổ chức, mơ hình kinh doanh nào, phụ thuộc vào khả xử lý thông tin nhanh chóng xác Nhưng phụ thuộc lại dẫn đến thách thức Việc tạo chương trình máy tính để xử lý thơng tin cách hiệu thường đòi hỏi nhà phát triển chun nghiệp Nhưng khơng có đủ nhà phát triển chuyên nghiệp để làm tất công việc cần phải làm Tin vui với đời mơi trường phát triển mã/khơng mã Power Automate, phần lớn cơng việc thực “các nhà phát triển thường dân” Mã thấp/khơng mã gì? xác viết Low-code/no-code thuật ngữ sử dụng để mô tả phát triển ứng dụng phần mềm, nói chung dành cho giải pháp kinh doanh mà khơng cần tảng lập trình truyền thống kiến thức ngơn ngữ lập trình Ví dụ: xây dựng quy trình Power Automate, “người tạo” tạo quy trình cách chọn trình kích hoạt hành động từ danh sách Sau đó, họ điền vào chỗ trống trình kích hoạt hành động để định cấu hình chức Khi hành động thực theo thứ tự, quy trình hồn thành theo luồng Ngược lại, mã hóa truyền thống cách tiếp cận phát triển phần mềm lập trình viên chun nghiệp nhóm lập trình viên đào tạo để sử dụng ngơn ngữ lập trình JavaScript C# tuyển dụng để xây dựng phần mềm ứng dụng Khả dành cho người nhà phát triển sử dụng cơng cụ mã ngắn/không mã giúp nhà phát triển chuyên nghiệp tập trung vào ứng dụng yêu cầu sử dụng mơi trường mã hóa phức tạp hơn, C# JavaScript Nhà phát triển thường dân (citizen developers) ai? Các nhà phát triển thường dân ai? Theo bảng thuật ngữ Công nghệ thông tin Gartner, nhà phát triển thường dân là: “Một nhân viên tạo khả ứng dụng cho họ người khác sử dụng, sử dụng công cụ không bị đơn vị CNTT đơn vị kinh doanh cấm Nhà phát triển thường dân cá nhân, chức danh hay vai trị Họ báo cáo cho đơn vị kinh doanh phận chức khác ngồi CNTT.” Điều có nghĩa nhà phát triển thường dân người có kiến thức kinh doanh mà nhà phát triển chuyên nghiệp phận CNTT khơng có Mặc dù họ không đào tạo để thực loại phát triển giống chuyên gia, nhà phát triển thường dân đạt nhiều thành tựu với mơi trường mã/khơng mã đơn giản Power Automate Ví dụ: đại diện bán hàng sử dụng Power Automate để hợp báo cáo bán hàng hàng tháng (được nhận dạng tệp đính kèm Excel vào email) thành báo cáo toàn diện để gửi qua email cho quản lý cấp cao Đại diện bán hàng hiểu báo cáo bán hàng họ thường xuyên làm việc với chúng Trong đó, nhà phát triển cần giải thích ý nghĩa số liệu để tóm tắt chúng cho báo cáo Lợi ích chi phí việc sử dụng nhà phát triển thường dân đáng kể Về bản, doanh nghiệp không cần phải thuê nhiều nhà phát triển chuyên nghiệp có chuyên môn việc xây dựng ứng dụng doanh nghiệp mở rộng Các nhà phát triển chuyên nghiệp với mức độ kinh nghiệm nguồn lực có hạn đắt đỏ Việc sử dụng nhà phát triển thường dân cho suất cá nhân ứng dụng phịng ban mở rộng việc sử dụng số lượng nhà phát triển chuyên nghiệp để đáp ứng nỗ lực phát triển doanh nghiệp thiết yếu địi hỏi trình độ chun mơn cao Nhưng có lợi ích đáng kể cho nhà phát triển thường dân Bằng cách sử dụng công cụ Power Automate, nhà phát triển thường dân tự động hóa tác vụ lặp lặp lại mà trước họ phải hàng nỗ lực thủ cơng Việc tự động hóa tác vụ lặp lặp lại cải thiện độ tin cậy cho phép nhà phát triển thường dân tập trung thời gian vào nỗ lực thú vị hiệu Bằng cách tự thực nhiệm vụ này, thay chờ đợi nhà phát triển chuyên nghiệp, họ cải thiện trình phân phối ứng dụng Sự tham gia họ đảm bảo thiết kế quy trình làm việc xác nhà phát triển thường dân mong muốn Việc sử dụng phương pháp phát triển low-code/no-code cải thiện hợp tác phận nội cách loại bỏ vai trò trung gian nhà phát triển chuyên nghiệp Các nhà phát triển thường dân nói ngơn ngữ kinh doanh làm việc để triển khai giải pháp cho vấn đề kinh doanh chung Kết tổ chức hoạt động hiệu truy cập thơng tin cần thiết nhanh Trong hầu hết trường hợp, việc tận dụng nhà phát triển thường dân điều tích cực cho tổ chức nhà phát triển thường dân Di chuyển từ SharePoint Designer sang Power Automate Power Automate khơng phải cơng cụ xử lý quy trình làm việc mã/khơng mã Microsoft SharePoint Designer (SPD) ứng dụng thiết kế web ngừng hoạt động, sử dụng để xây dựng tùy chỉnh sites SharePoint Một khả bổ sung thêm vào SPD trình thiết kế quy trình làm việc mã/khơng mã tự động hóa việc xử lý thơng tin page, list library SharePoint Power Automate thay thức cho quy trình cơng việc SPD, khơng phải kết hợp hồn hảo Theo số cách, Power Automate mạnh khơng giới hạn việc xử lý liệu SharePoint Nhưng tích hợp chặt chẽ SPD với SharePoint khiến trở nên dễ sử dụng SPD thực số việc mà Power Automate Vì vậy, nhà phát triển thường dân nên sử dụng dịng Power Automate với SharePoint thay dịng cơng việc SPD thiết lập lâu hơn? Tại khơng sử dụng quy trình làm việc SPD? Kể từ giới thiệu, có hai phiên khác công cụ xử lý luồng công việc mã thấp/không mã SPD Phiên gốc gọi SPD 2010 chạy bối cảnh phần mềm SharePoint Điều khiến dễ bị chậm trang SharePoint bạn gặp phải cố liên quan đến tải Phiên hơn, gọi SPD 2013, chạy dạng quy trình song song, riêng biệt Nó khơng gặp phải vấn đề hiệu suất vốn có quy trình làm việc SPD 2010 Vì dịng cơng việc SPD 2013 khơng chứa tất hành động có sẵn dịng cơng việc SPD 2010 nên khả gọi dịng cơng việc 2010 từ dịng cơng việc 2013 thêm vào SPD công cụ xử lý công việc thiết lập cho SharePoint nhiều năm Nhưng vào ngày tháng năm 2020, Microsoft thông báo tất quy trình làm việc SPD khơng cịn dùng Việc ngừng sử dụng đặt câu hỏi khả tồn quy trình cơng việc SPD dạng giải pháp quy trình cơng việc Bạn đọc lịch trình ngừng sử dụng tài liệu Microsoft Hiện khơng có tiện ích di chuyển quy trình cơng việc SPD có sang Power Automate Vì vậy, việc di chuyển quy trình cơng việc q trình thủ cơng Điều khiến tổ chức buộc phải chuyển sang Power Automate sớm tốt, thay chờ đợi tạo quy trình cơng việc SPD bổ sung cần viết lại vào năm 2026 hỗ trợ SPD kết thúc Các hạn chế cách giải Power Automate Có số điều mà quy trình làm việc SPD thực cịn Power Automate khơng, điều ngược lại Power Automate sản phẩm rộng truy cập nhiều thứ ngồi SharePoint dạng nguồn liệu Nó làm nhiều việc với liệu mà truy cập Nhìn chung, Power Automate cải tiến quy trình làm việc SPD Tuy nhiên, có số hạn chế mà bạn cần lưu ý số giải pháp hữu ích bạn chuyển đổi từ quy trình làm việc SPD sang Power Automate Bảng 1-1 tóm tắt hạn chế cung cấp số cách giải tiềm Bảng 1-1 Các hạn chế cách giải Power Automate Hạn chế Giải thích Các giải Thời gian chờ 30 ngày Các phiên luồng hết thời gian chờ dừng sau 30 ngày Luồng cơng việc SPD chạy vô thời hạn Xây dựng luồng với trình kích hoạt lặp lại lưu trữ trạng thái chúng nguồn liệu lập lại định kỳ để xử lý HTTP connecto r Các gọi đến dịch vụ web, REST, yêu cầu giấy phép cao cấp chúng không SharePoint Luồng cơng việc SPD thực gọi HTTP mà không cần cấp phép bổ sung Thay đổi cấp phép phản ánh phạm vi rộng Power Automate Một cách để giảm thiểu chi phí sử dụng Tài khoản dịch vụ có giấy phép cao cấp cho luồng cần thực lệnh gọi HTTP chung Luồng tái sử dụng Với SPD, bạn tạo dịng để sau thêm vào nhiều SharePoint list Tuy nhiên, kết nối Power Automate liên kết với nguồn liệu cụ thể chúng tạo Vì vậy, bạn Khơng có cách dễ dàng để nhân đơi luồng tái sử dụng Nhưng Power Automate có chức Save As, chức sử dụng để lưu Hạn chế Giải thích Các giải khơng thể có luồng hoạt động với nhiều kết nối động mẫu chép sửa đổi danh sách khác Workflow history SPD lưu trữ lịch sử dịng cơng việc 60 ngày danh sách ẩn trang SharePoint nơi dịng cơng việc chạy Power Automate lưu trữ lịch sử quy trình làm việc 28 ngày bảng Dataverse Bạn tạo luồng chuyển định kỳ lịch sử quy trình làm việc từ Dataverse sang vị trí lưu trữ mà bạn chọn Mạo danh (bảo mật) Dịng cơng việc SPD 2010 bao gồm bước mạo danh cho phép bạn chạy loạt hành động với quyền nâng cao Power Automate không hỗ trợ mạo danh luồng đám mây Bạn tạo luồng cách sử dụng Tài khoản dịch vụ có quyền cần thiết để chạy hành động cần có quyền nâng cao