LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ, NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Trong bối cảnh đổi mới và phát triển kinh tế mạnh mẽ, hệ thống kế toán Việt Nam đang được cải tiến, bổ sung và hoàn thiện liên tục Hệ thống này từng bước tiếp cận và hòa nhập với các chuẩn mực kế toán quốc tế Kế toán không chỉ là điều kiện cần thiết để quản lý doanh nghiệp mà còn giúp xây dựng các chiến lược phát triển hợp pháp và hiệu quả Để kế toán phát huy tối đa chức năng và nhiệm vụ, doanh nghiệp cần chú trọng tổ chức công tác kế toán một cách hiệu quả.
Theo PGS.TS Đoàn Xuân Tiên trong nghiên cứu “Tổ chức công tác kế toán” (2010), tổ chức công tác kế toán là việc áp dụng các phương pháp kế toán để phân loại, ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo Luật kế toán và các chính sách hiện hành Điều này không chỉ phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà còn đảm bảo thực hiện chế độ kiểm tra kế toán và bảo quản tài liệu Việc nắm bắt và vận dụng linh hoạt các quy định về tổ chức công tác kế toán sẽ mang lại ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc thiết lập mối quan hệ giữa phương pháp, đối tượng và bộ máy kế toán với những kế toán viên có chuyên môn Điều này giúp áp dụng các hình thức kế toán phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp
Vai trò tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp:
Nền kinh tế đa thành phần và cơ chế thị trường tạo ra sự cạnh tranh gay gắt cho doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán một cách linh hoạt, hợp lý và khoa học Điều này có vai trò quan trọng trong công tác điều hành và quản lý, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin tài chính kinh tế đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo doanh nghiệp là rất quan trọng, giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Đảm bảo ghi chép và theo dõi kịp thời các giao dịch tài chính của doanh nghiệp là rất quan trọng để giám sát chặt chẽ, từ đó ngăn chặn thất thoát tài sản và nguồn vốn.
Tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học và phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các kế toán viên phát huy tối đa năng lực của mình Điều này giúp đảm bảo việc thực hiện tốt các quy định, yêu cầu và nhiệm vụ trong bộ máy kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp:
Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cần thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ như: đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính, theo dõi và kiểm soát chi phí, và cung cấp thông tin kịp thời để hỗ trợ quyết định quản lý.
Bộ máy kế toán cần được tổ chức hợp lý và phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp, với sự phân cấp, phân quyền và phân công rõ ràng cho từng thành viên Mỗi kế toán viên cần nắm vững công việc, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình để phối hợp hiệu quả trong việc xử lý công việc.
Để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán của doanh nghiệp, cần áp dụng các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán hiện hành, tuân thủ chế độ kế toán theo quy định của nhà nước, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp và ứng dụng công nghệ khoa học kỹ thuật.
Ban lãnh đạo cần làm rõ mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong doanh nghiệp, nhấn mạnh rằng kế toán là một phần quan trọng hỗ trợ sự phối hợp nhịp nhàng trong việc thu thập và cung cấp thông tin Điều này giúp nhân viên nhận thức được vai trò của kế toán trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc chung.
Áp dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình làm việc Việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính Sự kết hợp này tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường ngày càng phát triển.
NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp:
Tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo tuân thủ các quy định, quyết định, thông tư, chính sách của pháp luật hiện hành
Để đảm bảo sự thống nhất trong bộ phận kế toán, cần thiết lập mối liên kết chặt chẽ giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác trong doanh nghiệp, cũng như giữa công ty mẹ và các công ty con trực thuộc Sự phối hợp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong toàn bộ tổ chức.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phải được điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô và mô hình quản lý của từng doanh nghiệp.
Công tác kế toán trong doanh nghiệp cần được tổ chức sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn của nhân viên, khả năng quản lý và mức độ trang bị các thiết bị hỗ trợ kế toán.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ và chức năng của kế toán, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng.
- Tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí, hiệu quả
1.2 NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để đảm bảo vai trò và chức năng của công tác kế toán, việc tổ chức bộ máy kế toán là rất quan trọng Điều này bao gồm việc xây dựng đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán, xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng nhân viên, cũng như nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán Ngoài ra, cần làm rõ mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán và giữa phòng kế toán với các phòng ban khác trong doanh nghiệp.
Dựa vào đặc điểm doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và trình độ quản lý, cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp Việc áp dụng linh hoạt các quy định chung về hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán là rất quan trọng.
Những nguyên tắc cần phải đảm bảo khi tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống kế toán đồng bộ, với kế toán trưởng là người đứng đầu Đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc cơ sở, các bộ phận kế toán tại những đơn vị này sẽ được coi là kế toán phụ thuộc.
Người đứng đầu bộ máy kế toán cần đảm bảo sự chỉ đạo thống nhất và toàn diện trong công tác kế toán, thống kê và hạch toán kinh tế, đặc biệt là đối với các vấn đề liên quan đến thông tin kinh tế và kế toán.
Bộ máy kế toán cần được tổ chức một cách khoa học và chuyên môn hóa, phù hợp với năng lực của từng thành viên, đồng thời phải đảm bảo tính gọn nhẹ và tiết kiệm.
Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần phải được tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý Đối với chủ doanh nghiệp, kế toán đóng vai trò là công cụ quản lý, giúp giám sát chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và trung thực Do đó, phòng kế toán được thành lập với những nhiệm vụ quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Thực hiện công tác kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành và quy định của pháp luật
- Lập báo cáo tài chính theo quy định và kiểm tra sự chính xác của báo cáo do các đơn vị kế toán phụ thuộc lập ra
- Hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị kế toán phụ thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ phương pháp kế toán
- Thu thập các thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh và quyết toán với cấp trên
- Hướng dẫn, phổ biến, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi đơn vị
Công tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán là rất quan trọng, đảm bảo quản lý số liệu kế toán thống nhất và tập trung Việc cung cấp thông tin này cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp và các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định là cần thiết để duy trì tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp:
❖ Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo mô hình này, toàn doanh nghiệp chỉ tổ chức 1 phòng kế toán trung tâm tại các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng
Phòng kế toán trung tâm đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện tất cả các công tác kế toán của doanh nghiệp Nơi đây chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán, phục vụ cho việc quản lý kinh tế và tài chính Đồng thời, phòng cũng đảm nhiệm công tác lưu trữ và bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
Các đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện hạch toán ban đầu và kiểm tra chứng từ Định kỳ, nhân viên hạch toán ban đầu tại các đơn vị phụ thuộc sẽ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm để xử lý các công tác còn lại Ưu điểm của quy trình này là đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý tài chính.
Kế toán tập trung là mô hình hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian Thay vì phân chia thành nhiều phòng/chi nhánh, việc tổ chức kế toán tại một phòng duy nhất giúp kiểm soát dễ dàng mọi vấn đề phát sinh và đảm bảo quy trình vận hành thống nhất Điều này không chỉ giảm thiểu lãng phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý nhờ vào sự đồng nhất trong chính sách và kỹ năng của đội ngũ nhân viên.
Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ và dễ vận hành giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn Mỗi doanh nghiệp có những phần hành kế toán khác nhau, với một kế toán có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ tương tự hoặc ngược lại Mô hình tổ chức kế toán tập trung cho phép phân bổ nguồn lực hợp lý, đảm bảo quy trình và thủ tục thống nhất, dễ dàng áp dụng cho toàn bộ nhân viên Trong trường hợp phát sinh vấn đề, việc giải quyết sẽ nhanh chóng và hiệu quả nhờ vào quyền ra quyết định tập trung, không bị phân tán.
NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
1.3.1 Đối tượng sử dụng thông tin
Kế toán đóng vai trò thiết yếu trong doanh nghiệp, cung cấp thông tin tài chính cho cả nội bộ và bên ngoài Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin, công tác kế toán được tổ chức khác nhau ở mỗi doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, người sử dụng thông tin chủ yếu là nhà quản lý và cơ quan thuế, dẫn đến hệ thống kế toán thường đơn giản và báo cáo tài chính ít phức tạp Khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu huy động vốn từ ngân hàng hoặc nhà đầu tư, thông tin kế toán trở nên quan trọng hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận nguồn vốn cần thiết.
Quy mô doanh nghiệp lớn dẫn đến nhu cầu huy động vốn cao hơn, vì vậy doanh nghiệp cần chú trọng đến thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan.
Tổ chức phòng tài chính kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường đơn giản, với kế toán trưởng đứng đầu và có thể kiêm nhiệm vai trò kế toán viên, thực hiện khai báo thuế và lập báo cáo tài chính Nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê kế toán bên ngoài thay vì tổ chức bộ máy kế toán riêng.
Môi trường pháp lý đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, đảm bảo rằng hoạt động kế toán của doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật Các văn bản chính ảnh hưởng đến kế toán trong doanh nghiệp phân phối bao gồm Luật Kế toán số 88, ban hành ngày 20/11/2015, cùng với hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán Cụ thể, Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, Thông tư số 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, và Thông tư số 132/2018/TT-BTC cho doanh nghiệp siêu nhỏ, đều do Bộ Tài chính ban hành Doanh nghiệp cần lựa chọn áp dụng chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động kế toán.
Doanh nghiệp luôn khao khát một môi trường pháp lý hoàn thiện và ổn định để yên tâm đầu tư và phát triển sản xuất Sự thay đổi trong hệ thống pháp lý có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là công tác kế toán trong doanh nghiệp.
1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán là sử dụng phần mềm vào việc tổ chức, phân tích, xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức Khi áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ thông tin vào kế toán sẽ giảm tải công việc cho nhân viên kế toán, thông tin được truyền đạt nhanh hơn, chính xác hơn, nâng năng suất lao động tăng lên
1.3.4 Các dịch vụ tài chính kế toán
Dịch vụ kế toán hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tuân thủ luật pháp và chế độ tài chính, bao gồm ghi sổ kế toán, tính thuế và lập báo cáo tài chính Các dịch vụ kế toán phổ biến hiện nay bao gồm làm kế toán, lập báo cáo tài chính và dịch vụ thuế Nhiều doanh nghiệp nhận thấy rằng chi phí thuê dịch vụ kế toán thường thấp hơn so với việc duy trì nhân sự nội bộ, trong khi chất lượng công việc vẫn được đảm bảo.
Sự xuất hiện của thị trường dịch vụ kế toán đã tạo ra ảnh hưởng đáng kể đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Trước đây, để thiết lập một hệ thống kế toán, doanh nghiệp thường phải thuê một đội ngũ nhân viên, dẫn đến chi phí cao và tiêu tốn thời gian mà hiệu quả không đảm bảo Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã chuyển hướng sang lựa chọn các công ty cung cấp dịch vụ kế toán để tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.
Chương 1 thể hiện cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp về khái niệm, vai trò, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp Tác giả khái quát về nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp gồm: Tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán, tổ chức hệ thống lập và phân tích báo cáo tài chính, tổ chức công tác kiểm tra kế toán và kiểm kê tài sản, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin trong công tác kế toán Ngoài ra, tác giả đưa ra bốn nhận tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp Việc trình bày lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là rất cần thiết, có ý nghĩa làm cơ sở để triển khai đối chiếu với thực trạng tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH Máy tính Hồng Anh.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÁY TÍNH HỒNG ANH
* Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán
Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, ban hành ngày 26/08/2016, nhằm hướng dẫn kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
* Năm tài chính, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
Năm tài chính của Công ty diễn ra từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm, và đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VND).
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa để thực hiện kế toán trên máy vi tính, áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Hàng tồn kho được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên.
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Máy tính Hồng Anh được tổ chức theo hình thức tập trung, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung và trình tự thời gian Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty thể hiện rõ cấu trúc và quy trình làm việc.
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh)
Kế toán trưởng là người phụ trách phòng kế toán, đảm nhiệm việc điều hành các hoạt động tài chính của công ty Để hỗ trợ cho kế toán trưởng, phòng kế toán bao gồm các vị trí như kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán lương và bảo hiểm xã hội, kế toán bán hàng, kế toán mua hàng và thủ quỹ.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát số liệu chi tiết cũng như tổng hợp trên sổ kế toán, đảm bảo tính chính xác trong các vấn đề tài chính của doanh nghiệp Ngoài ra, họ còn chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế cho doanh nghiệp với cơ quan thuế.
Kế toán thanh toán lương và bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép kịp thời số lượng lao động Hàng tháng, họ thực hiện chấm công, tính lương và hạch toán lương cho nhân viên, đồng thời đảm bảo thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định cho người lao động trong công ty.
Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi chép và phản ánh các hoạt động bán hàng, cập nhật giá sản phẩm vào phần mềm, và quản lý chứng từ cũng như sổ sách liên quan Ngoài ra, họ còn phải thống kê, theo dõi và đốc thúc công nợ của khách hàng, đồng thời hỗ trợ công việc cho kế toán tổng hợp.
Kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và ghi chép kịp thời các hoạt động mua sắm, bao gồm số lượng, chủng loại và quy cách hàng hóa Họ giám sát hoạt động mua hàng theo kế hoạch từ từng nguồn hàng và nhà cung cấp, đồng thời thực hiện kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp Bên cạnh đó, kế toán mua hàng cần cung cấp thông tin chính xác cho lãnh đạo doanh nghiệp về mức dự trữ, giúp dự trù hợp lý cho các hoạt động kinh doanh.
Thủ quỹ quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp, đảm bảo việc thu chi diễn ra suôn sẻ Họ cũng có trách nhiệm lập báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày để theo dõi tình hình tài chính.
Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh hiện chưa có bộ phận kế toán quản trị, chỉ tập trung vào kế toán tài chính Mỗi nhân viên kế toán vừa thực hiện công việc tài chính vừa tổng hợp thông tin theo yêu cầu của kế toán trưởng, giúp tiết kiệm chi phí và thể hiện sự phân công nhiệm vụ rõ ràng Bộ máy kế toán hoạt động theo chế độ hiện hành, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế để phục vụ cho báo cáo tài chính và thuế Tuy nhiên, phòng kế toán chủ yếu cung cấp thông tin cho kế toán tài chính, thiếu nhân lực chuyên trách về kế toán quản trị, dẫn đến thông tin tổng hợp không đủ để hỗ trợ các quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả Mức độ thông tin kế toán quản trị cung cấp cho ban lãnh đạo chưa phản ánh đầy đủ giá trị của kế toán quản trị trong việc ra quyết định.
Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh chuyên cung cấp linh kiện và phụ kiện máy tính, laptop với khối lượng công việc lớn cho kế toán bán hàng Mặc dù lượng hàng hóa xuất ra và công nợ cần theo dõi rất nhiều, công ty hiện chỉ có một kế toán bán hàng hỗ trợ cho cả bộ phận bán buôn và bán lẻ Việc áp dụng công nghệ trong quản lý chứng từ bán hàng đã giúp giảm tải đáng kể khối lượng công việc cho kế toán.
2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Căn cứ vào loại hình doanh nghiệp và quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh áp dụng chế độ chứng từ phù hợp với hoạt động và nhu cầu kế toán Công ty sử dụng hóa đơn điện tử meinvoice theo nghị định 119/2018/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn liên quan Để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ, nhân viên lập chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó kiểm tra hình thức và nội dung trước khi ghi sổ kế toán Các chứng từ trong công ty được phân loại thành 4 loại chính.
- Chứng từ bán hàng, mua hàng:
Theo dõi và thu hồi công nợ sau khi bán hàng bao gồm các giấy tờ liên quan như hóa đơn, thu tiền hàng bán Đối với nghiệp vụ mua hàng, cần có các chứng từ như kế hoạch mua hàng, đơn đặt hàng, báo giá, hợp đồng, và theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp cùng với hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán Công ty sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, được tạo ra từ phần mềm kế toán Misa và in trên máy tính Hình thức gửi hóa đơn sẽ linh hoạt tùy theo nhu cầu thực tế của khách hàng, có thể là bản PDF hoặc chứng từ giấy.
Hình 2.3: Hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh
(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh)
Theo dõi tình hình sử dụng tiền của công ty, bao gồm thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và các khoản tạm ứng, thanh toán trước, nhằm cung cấp thông tin cho kế toán ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp công ty chủ động về tài chính.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
2.3.1 Những kết quả đạt được trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Máy tính Hồng Anh
❖ Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh được thiết kế gọn nhẹ, đáp ứng hiệu quả yêu cầu công việc và phù hợp với quy trình kế toán của công ty Sự vận hành nhịp nhàng của bộ máy kế toán cùng với sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác tạo nên một hệ thống thống nhất cao Việc phân chia công việc kế toán theo từng phần hành không chỉ giảm áp lực công việc mà còn giúp công tác kế toán trở nên gọn nhẹ và chuyên môn hóa hơn.
Nhân viên kế toán cần có năng lực và chuyên môn vững vàng trong lĩnh vực kế toán, cùng với sự nhiệt tình trong công việc Họ phải nắm vững chế độ kế toán và biết cách vận dụng linh hoạt vào thực tế công việc, phù hợp với yêu cầu của công ty.
❖ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh sử dụng các chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế và quy định pháp luật hiện hành, đồng thời áp dụng đầy đủ mẫu chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiện lợi trong phát hành và lưu trữ hóa đơn, tiết kiệm chi phí, dễ dàng trong việc đối chiếu số liệu, và hỗ trợ cho công tác quyết toán thuế với cơ quan thuế.
❖ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 và chi tiết hóa các tài khoản để phù hợp với hoạt động kinh doanh Hệ thống tài khoản được vận dụng linh hoạt nhằm quản lý và theo dõi hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qua đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
❖ Tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
Phần mềm kế toán ghi chép và xử lý thông tin một cách kịp thời và chính xác, giúp cập nhật dữ liệu liên tục Nó hỗ trợ lập các loại sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành.
❖ Tổ chức hệ thống lập và phân tích báo cáo tài chính
Công ty sử dụng hệ thống báo cáo đa dạng thông qua phần mềm kế toán, giúp lập báo cáo phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Hệ thống này hỗ trợ hiệu quả trong công tác quản lý, đảm bảo báo cáo tài chính được lập đúng thời hạn và theo quy định, với đầy đủ biểu mẫu và số liệu phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.
❖ Tổ chức công tác kiểm tra kế toán và kiểm kê tài sản
Công tác kiểm tra kế toán và kiểm kê tài sản được thực hiện thường xuyên và định kỳ, góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của công ty Điều này giúp nâng cao chất lượng hạch toán và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán.
❖ Ứ ng d ụng các phương tiệ n k ỹ thu ậ t x ử lý thông tin trong công tác k ế toán
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán giúp kiểm tra và đối chiếu số liệu nhanh chóng và dễ dàng, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả công việc kế toán Điều này còn hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời.
2.3.2 Những tồn tại hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh
❖ Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Máy tính Hồng Anh chủ yếu tập trung vào kế toán tài chính, chưa có bộ phận phân tích báo cáo tài chính và kế toán quản trị riêng biệt Công ty chưa nhận thức đầy đủ về những lợi ích to lớn mà kế toán quản trị có thể mang lại cho doanh nghiệp.
Nhân viên kế toán thường có chuyên môn vững về nghiệp vụ kế toán, nhưng lại thiếu kiến thức sâu rộng về các sản phẩm công ty, đặc biệt là những linh kiện và phụ kiện công nghệ cao Sự thiếu hiểu biết này có thể dẫn đến khó khăn trong việc phân biệt chính xác các sản phẩm, từ đó gây ra sai sót trong hạch toán và báo cáo tài chính.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu quan trọng để đảm bảo tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế Tuy nhiên, tại công ty hiện nay, quy trình luân chuyển chứng từ chưa rõ ràng và còn nhiều sơ hở, dẫn đến việc chứng từ chưa được duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi xuất hàng Kế toán không kiểm soát được giá mặt hàng do tính chất kinh doanh bán buôn linh hoạt, và không có người chịu trách nhiệm duyệt giá bán thường xuyên Hơn nữa, thói quen của kế toán trong việc luân chuyển chứng từ cũng góp phần gây ra sai sót trong xuất hàng, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý.
❖ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản của công ty hiện tại chưa đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin và quản lý báo cáo tài chính cho tương lai Danh mục tài khoản chi tiết được xây dựng theo từng phần hành kế toán chỉ khi có phát sinh kinh tế, dẫn đến việc mã hóa và đặt tên tài khoản chưa được khoa học và rõ ràng.
Công ty hiện đang hạch toán chung tài khoản chi tiết cấp 1 cho các tài khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán mà chưa phân tách theo từng nhà cung cấp Đối với tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”, công ty chỉ sử dụng tài khoản chi tiết 1121 “Tiền Việt Nam” mà không chỉ rõ ngân hàng cụ thể, điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình đối chiếu với tài khoản ngân hàng.
Phòng kế toán thực hiện hạch toán chi phí phát sinh khi bán hàng còn chưa chính xác tài khoản đối ứng
Tài khoản 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” đang ghi nhận một số nghiệp vụ không hợp lý Các chi phí phát sinh từ việc bán hàng qua sàn thương mại điện tử cần được hạch toán vào tài khoản 6421.
Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí vận chuyển hàng hóa cho khách hàng và phí thuê dịch vụ vận chuyển từ bên ngoài Những chi phí này được hạch toán vào tài khoản 6421, tuy nhiên, công ty hiện đang áp dụng hình thức ghi âm cho tài khoản 131.
Bảng 2.2: Nghiệp vụ ghi nhận tài khoản chưa chính xác của doanh nghiệp
Số chứng từ Diễn giải Nợ Có Số tiền
11/04/2020 11/04/2020 BH3344 hỗ trợ phí vận chuyển 131 5111 (50,000)
0941884444 01/03/2020 01/03/2020 BH18606 hỗ trợ phí vận chuyển 131 5111 (30,000) Công ty Phúc
09/01/2020 09/01/2020 BH15775 hỗ trợ phí vận chuyển 131 5111 (27,000)
Số chứng từ Diễn giải Nợ Có Số tiền
16/01/2020 16/01/2020 BH16097 hỗ trợ phí vận chuyển 131 5111 (43,000)
TNHH phát triển công nghệ máy tính
03/02/2020 03/02/2020 BH16544 hỗ trợ phí vận chuyển 131 5111 (40,000)
B hỗ trợ phí vận chuyển 131 5111 (50,000)
46 chi phí sendo từ ngày 15/01 đến ngày 25/02, tổng 65k
69 chi phí shopee từ ngày 06/01 đến hết ngày 21/01
54 chi phí shopee từ ngày 30/01 đến hết ngày 25/02
(Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh)
❖ Tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÁY TÍNH HỒNG ANH
Trong bối cảnh nền kinh tế biến động do đại dịch Covid-19, xu hướng online hóa trong tiêu dùng, kinh doanh và học tập ngày càng gia tăng Chính phủ cũng thúc đẩy chiến dịch số hóa cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, làm tăng nhu cầu về sản phẩm công nghệ thông tin, đặc biệt là laptop và máy tính để bàn Người tiêu dùng đang tìm kiếm các sản phẩm máy tính xách tay và máy tính để bàn chất lượng cao, với thương hiệu uy tín và chức năng mạnh mẽ cho công việc Đáp ứng nhu cầu này, công ty TNHH Máy tính Hồng Anh đã xác định mục tiêu và định hướng phát triển kinh doanh nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo sự tồn tại lâu dài trong ngành công nghệ thông tin.
Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh tập trung vào việc xây dựng thương hiệu thông qua các sản phẩm và dịch vụ chất lượng Để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, công ty không ngừng hoàn thiện và áp dụng công nghệ tiên tiến trên nền tảng công nghệ mới.
Công ty cam kết đặt khách hàng lên hàng đầu, cung cấp không chỉ sản phẩm chất lượng cao mà còn mang đến các giải pháp công nghệ toàn diện cho khách hàng và đối tác.
Phát triển và mở rộng thị trường bán lẻ, gia tăng các đại lý, đối tác kinh doanh trong và ngoài nước
Để nâng cao trình độ kỹ thuật và phát huy tính sáng tạo của nhân viên, cần tăng cường đào tạo chuyên môn và xây dựng cơ chế đãi ngộ hợp lý nhằm tạo động lực làm việc Đồng thời, việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, ban hành cơ chế điều hành hiệu quả và cải tiến quy trình, quy định nội bộ cũng là những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.
Xây dựng kế hoạch và thực hiện những phương thức quảng cáo hiệu quả nhất để quảng bá hình ảnh và sản phẩm công ty đến khách hàng
Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty
Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, giúp quản lý tài chính hiệu quả Việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý là công cụ thiết yếu cho các nhà quản trị trong việc phân tích, đánh giá và đưa ra quyết định quản lý phù hợp Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Máy tính Hồng Anh, cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định.
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán của công ty đảm bảo rằng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán phải phù hợp với các chỉ tiêu quản lý Công ty thực hiện quy định về tổ chức công tác kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016, bao gồm các mẫu chứng từ, sổ sách, hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính.
Nguyên tắc phù hợp trong tổ chức công tác kế toán là điều cần thiết, nhằm đảm bảo rằng hệ thống kế toán phản ánh đúng lĩnh vực hoạt động và đặc điểm của công ty Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn phải tuân thủ các chế độ, chính sách kế toán và văn bản pháp luật của Nhà nước Đồng thời, tổ chức công tác kế toán cũng cần phù hợp với năng lực và trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên để đạt hiệu quả cao nhất.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả trong tổ chức công tác kế toán yêu cầu đảm bảo hiệu quả quản lý các đối tượng hạch toán dựa trên thông tin chính xác từ kế toán Tổ chức công tác kế toán cần đơn giản, dễ thực hiện và thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra Thông tin kế toán phải đáng tin cậy, chính xác, khách quan, kịp thời và có thể so sánh Xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và kế toán tạo điều kiện cho hệ thống kế toán gọn nhẹ, thông tin được truyền tải nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí, đồng thời vẫn đảm bảo tính khoa học.