CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÁY TÍNH HỒNG ANH
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Căn cứ vào loại hình doanh nghiệp, quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty, các quy định cụ thể áp dụng dựa trên hướng dẫn của thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016. Căn cứ vào chế độ chứng từ hướng dẫn theo Thông tư của Bộ Tài Chính vận dụng chế độ chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động, nhu cầu thu thập xử lý thông tin cũng như đối tượng kế toán của doanh nghiệp. Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh sử dụng hóa đơn điện tử meinvoice theo nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị quyết 01/NQ-CP, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Qua quan sát thực tế cho thấy Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh sử dụng mẫu từ chứng từ theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016. Nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, ngừa những sai phạm ngay từ khi lập chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty được nhân viên lập chứng từ, sau đó kiểm tra chứng từ về hình thức và nội dung, sau đó là ghi sổ kế toán. Các chứng từ trong công ty gồm 4 loại chính:
- Chứng từ bán hàng, mua hàng:
Theo dõi và thu hồi công nợ sau khi bán hàng, các giấy tờ liên quan đến bán hàng, xuất hóa đơn, thu tiền hàng bán. Đối với nghiệp vụ mua hàng thì gồm các chứng từ như kế hoạch mua hàng, đơn đặt hàng, báo giá, hợp đồng và theo dõi tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp, hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ thanh toán.
Hóa đơn giá trị gia tăng: Công ty sử dụng hóa đơn điện từ đã đăng ký với cơ quan thuế, được tạo ra từ phần mềm kế toán Misa kết hợp với việc in trên máy tính.
Tùy theo nhu cầu thực tế của khách hàng mà công ty sẽ linh hoạt về hình thức gửi hóa đơn là bản PDF hay là chứng từ giấy.
Hình 2.3: Hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh
(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh) - Chứng từ tiền tệ:
Theo dõi tình hình sử dụng tiền của công ty, tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, các khoản tạm ứng, thanh toán trước của công ty nhằm cung cấp các thông tin để kế toán ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế, chủ động về tài chính.
Biên lai thu tiền, phiếu chi tiền: Là căn cứ thủ quỹ thu tiên, chi tiền, ghi sổ quỹ, các sổ có liên quan, thể hiện tiền mặt thực tế của công ty nhập quỹ, xuất quỹ.
Hình 2.4: Phiếu thu tiền
(Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh) Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng: Khi các bộ phận liên quan có nhu cầu sử dụng tiền tạm ứng cho mục đích như đi công tác thì sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng được bộ phận có thẩm quyền ký và kế toán sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng, đồng thời ghi chép hạch toán nghiệp vụ.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, lệnh chuyển tiền, sao kê tài khoản hàng tháng.
Hình 2.5: Phiếu chi tiền
(Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh) - Chứng từ hàng tồn kho:
Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa của công ty, kiểm tra tình hình tiêu thụ hàng hóa, xu hướng tiêu thụ hàng, dự trữ hàng hóa hỗ trợ cho bộ phận mua hàng xây dựng kế hoạch mua hàng trong tương lai. Trong quá trình nhập kho – xuất kho có những chứng từ công ty tự lập như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê, bảng tổng hợp nhập xuất tồn,...và những chứng từ do đơn vị khác lập như biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu giao hàng, hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào.
Hình 2.6: Phiếu nhập kho
(Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh)
Hình 2.7: Phiếu xuất kho
(Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh) - Chứng từ lao động, tiền lương:
Bảng chấm công: Công ty sử dụng máy chấm công vân tay, hàng tháng kế toán lương xuất bảng chấm công vân tay gửi tới nhân viên để đối chiếu. Căn cứ vào đó mà xác định làm bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ với các đối tượng được hưởng làm thêm giờ. Bảng chấm công còn là căn cứ tính các khoản trích nộp các khoản theo lương.
Bảng chấm công làm thêm giờ: Được xây dựng từ dữ liệu trích xuất chấm công
vân tay hàng tháng và chấm công làm thêm giờ giấy đối với các đối tượng đi công tác.
Bảng thanh toán lương: Chứng từ căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập làm thêm giờ cho người lao động và các khoản trích nộp cho các cơ quan Nhà nước.
Hình 2.8: Bảng chấm công Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh
(Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh)
Hình 2.9: Bảng thanh toán lương của Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh (Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh)
Tổ chức chứng từ kế toán Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh đáp ứng được nhu cầu của đơn vị như sau:
+ Về phương diện quản lý: Trên chứng từ gốc đầy đủ thông tin, đối tượng hạch toán kế toán được quản lý chặt chẽ giúp cho các bộ phận có liên quan như các nhà quản trị có được thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
+ Về mặt phương diện pháp lý: Chứng từ kế toán được sử dụng là căn cứ pháp lý chứng minh cho các số liệu kế toán của công ty thể hiện trên tài liệu kế toán, căn cứ cho công tác kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ đạo kinh doanh của ban lãnh đạo, căn cứ xác định các trách nhiệm của các cá nhân hay đơn vị liên quan về nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với công ty, ngoài ra còn là căn cứ giải quyết tranh chấp, khiếu nại phát sinh của đơn vị trước cơ quan pháp luật và thực hiện nghĩa vụ của đơn vị với Nhà nước.
+ Về phương diện kế toán: Chứng từ kế toán được sử dụng đảm bảo đúng nội dung, bản chất kinh tế phát sinh, được ghi chép đầy đủ, rõ ràng. Tuy nhiên, xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ chưa được rõ ràng và còn nhiều thiếu sót.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Khảo sát việc tổ chức và vận dụng chứng từ kế toán tạo Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh thực hiện lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự như sau:
Bước 1: Lâp chứng từ:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ lập chứng từ trên phần mềm theo đúng mẫu biểu quy định của chế độ kế toán hiện hành. Công ty áp dụng phần mềm kế toán Misa nhằm hỗ trợ giảm tải công tác kế toán của công ty vì thế mà chứng từ của công ty đa số là được lập trực tiếp trên máy tính đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh gọn và kịp thời, thuận tiện trong công tác kế toán.
Tuy nhiên, tại công ty vẫn xảy ra một số trường hợp đặc biệt không đúng theo quy định như sau:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, bộ phận bán hàng lập đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, nhưng do trong thời kỳ dịch công ty thực hiện phương án làm việc online nên việc xét duyệt đơn hàng có nhiều khó khăn hơn. Hoặc trong các trường hợp mà trưởng phòng không có mặt tại công ty thì việc xét duyệt đơn hàng chủ yếu là xác nhận thông tin qua điện thoại trước và chứng từ sau đó mới được bổ sung.
Khi bán hàng cho các khách lẻ ở xa sử dụng gửi hàng qua các đơn vị vận chuyển thì khi giao hàng không có phiếu giao hàng mà người nhận ký nhận mà công ty thực hiện xác nhận với khách hàng qua điện thoại.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ và ghi sổ kế toán:
Tại Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu là nghiệp vụ bán hàng với số lượng hàng hóa lớn và giá trị cao nên việc kiểm tra chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác kế toán đơn vị để tránh những sai sót không đáng có. Theo sự phân công của kế toán trưởng, thì kế toán phụ trách phần hành nào sẽ có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra chứng từ nghiệp vụ liên quan đến phần hành đó. Trước khi chứng từ được đẩy sang bộ phận kế toán và trình ký Giám đốc duyệt thì bộ phận phát sinh nghiệp vụ kinh tế phải ký xác nhận nội dung chứng từ, đẩy đủ chữ ký của người đủ thẩm quyền.
Bước 3: Phân loại, lưu trữ và bảo quản chứng từ
Các chứng từ kế toán của công ty sau khi được tập hợp phân loại, sắp xếp theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian phát sinh thì kế toán viên phụ trách từng phần hàng sẽ có trách nhiệm đóng thành từng tập chứng từ, từng file được ghi rõ bên ngoài theo từng tháng, năm, số thứ tự, loại chứng từ nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi, bảo quản chứng từ theo quy định. Sau khi kết thúc ghi sổ kế toán trên máy, các dữ liệu kế toán trên phầm mềm máy tính đều được sao lưu hàng ngày và lưu trữ cẩn thận theo từng năm.
Các chứng từ kế toán hiện nay đang được lưu trữ tại phòng kế toán mà chưa có kho lưu trữ chứng từ theo quy định. Những chứng từ kế toán đã quá thời hạn lưu trữ theo Luật kế toán nhưng chưa làm thủ tục tiêu hủy, ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, bảo quản chứng từ.