CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÁY TÍNH HỒNG ANH
2.2.4. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh thực hiện áp dụng hình thức kế toán trên máy tính theo hình thức Nhật ký chung. Các sổ kế toán công ty sử dụng áp dụng theo hình thức nhật ký chung:
Nhật ký chung: Dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế. Số liệu trên Nhật ký chung dùng để ghi Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Hình 2.10: Sổ Nhật ký chung
(Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh) - Sổ cái: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ và trong niên độ kế toán theo từng tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán. Mẫ sổ cái tài khoản công ty sử dụng được thể hiện tại phụ lục 06.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết như sổ chi tiết TK 331, sổ chi tiết TK 131.
Hình 2.11: Chi tiết công nợ phải thu theo đối tượng khách hàng
(Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện:
Hàng ngày, nhân viên phòng kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra thông tin về hình thức và nội dung, tiến hành nhập dữ liệu liên quan đến phần hành kế toán do mỗi nhân viên quản lý để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán. Căn cứ trên số liệu đã được nhập liệu, kế toán tổng hợp thực hiện kiểm tra và kết chuyển tài khoản, phần mềm kế toán Misa sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký chung và căn cứ ghi sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp với nghiệp vụ.
Định kỳ kế toán vào phần mềm kế toán Misa chọn mục báo cáo để kiểm tra tổng phát sinh Nợ; tổng phát sinh Có trên bảng cân đối đảm bảo bằng tổng phát sinh Nợ;
tổng phát sinh Có trên Nhật ký chung. Sau đó tiến hành lập báo cáo tài chính căn cứ vào số liệu của bảng cân đối phát sinh và sổ cái. Nhìn chung, phần mềm kế toán công ty đang sử dụng đã đáp ứng được yêu cầu về hạch toán kế toán, quản lý của đơn vị.
Hàng năm, công ty thực hiện bảo trì, nâng cấp phần mềm nhằm đảm bảo sự an toàn cho thông tin kế toán và cập nhật sự thay đổi của quy định kế toán hiện hành.
Quy trình ghi sổ chi tiết như sau:
Chứng từ gốc sau khi đã được kiểm tra, cập nhật số liệu trên chứng từ kế toán vào phần mềm kế toán, ghi lại và kiểm tra thông tin thực hiện đã được cập nhật vào sổ chi tiết, sổ các tài khoản liên quan chưa. Phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp, phân loại theo chương trình đã lập trình sẵn. Kế toán có thể thực hiện kết xuất số liệu ở bất cứ thời điểm nào.
Kế toán trưởng thực hiện rà soát kiểm tra lại toàn bộ chứng từ các nghiệp vụ kinh tế trong ngày để xem xét có hạch toán thiếu, hạch toán sai sót nghiệp vụ kinh tế.
Sau đó, kế toán trưởng sẽ thực hiện lựa chọn phương pháp sửa chữa sổ kế toán phù hợp như phương pháp ghi số âm, phương pháp ghi bổ sung.
Tại thời điểm 31/12 hàng năm, kết thúc kỳ kế toán, công ty thực hiện khóa sổ kế toán sau khi lập báo cáo tài chính. Hệ thống phần mềm kế toán Misa đã thiết kế sẵn các loại sổ phục vụ theo nhu cầu công tác kế toán của công ty. Cuối năm, kế toán thực hiện in sổ sách, ký, đóng dấu, đóng quyển theo quy định, thực hiện các nghĩa vụ và thủ tục pháp lý về lưu trữ chứng từ kế toán. Hiện tại, công ty chưa thiết kế mẫu sổ kế toán riêng cho công tác kế toán quản trị, mà vẫn sử dụng chung với mẫu sổ kế toán tài chính.