CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
2.3.2. Những tồn tại hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh
❖ Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Máy tính Hồng Anh được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác kế toán tài chính, công ty chưa có bộ phận phân tích báo cáo tài chính và bộ phận kế toán quản trị riêng biệt, công ty chưa thực sự chú trọng vào các lợi ích to lớn mà công tác kế toán quản trị sẽ mang lại cho doanh nghiệp.
Nhân viên kế toán có năng lực về chuyên môn nghiệp vụ kế toán, nhưng chưa có nhiều kiến thức về sản phẩm của công ty, sản phẩm của công ty là những linh kiện, phụ kiện, sản phẩm công nghệ mang tính kỹ thuật cao, nên đôi khi rất khó để phân biệt được chính xác các sản phẩm dẫn đến việc hạch toán sai, chưa chính xác.
❖ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Đây là khâu quan trọng đảm bảo sự chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ, tuy nhiên thực tế tại công ty chưa có quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp, rõ ràng, còn rất nhiều sơ hở. Do đó, các chứng từ sau khi lập có thể chưa được duyệt bởi người có thẩm quyền đã thực hiện xuất hàng, ghi sổ và thực hiện bổ sung cho hợp lệ sau. Việc luân chuyển chứng từ đến kế toán lại nằm ở khâu cuối cùng sau khi đã kho đã xuất hàng xong, nên thực tế kế toán không kiểm soát được giá mặt hàng, do công ty hình thức kinh doanh chủ yếu là bán buôn, giá cả rất linh hoạt nhưng việc bán với giá nào thì chưa có người chịu trách nhiệm duyệt giá bán thường xuyên.
Hơn nữa, chứng từ luân chuyển còn tùy thuộc vào thói quen của kế toán mà dẫn đến nhiều sai sót trong việc xuất hàng không đúng với đơn hàng, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý.
❖ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản của công ty chưa thể đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin, quản lý, lập báo cáo tài chính cho tương lai. Danh mục tài
khoản chi tiết cho các phần hành kế toán được công ty xây dựng khi có nội dung kinh tế phát sinh chứ không phải xây dựng ngay từ đầu nên dẫn đến việc mã hóa và đặt tên tài khoản chưa được khoa học, rõ ràng.
Các tài khoản về phải thu khách hàng và phải trả người bán, công ty vẫn đang hạch toán chung tài khoản chi tiết cấp 1 mà không chi tiết hóa tài khoản theo đối tượng nhà cung cấp.
Đối với tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” công ty chỉ sử dụng tài khoản chi tiết về tài khoản 1121 “Tiền Việt Nam” mà chưa chi tiết đến ngân hàng nào, việc hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn hơn khi kế toán thực hiện đối chiếu với tài khoản ngân hàng.
Phòng kế toán thực hiện hạch toán chi phí phát sinh khi bán hàng còn chưa chính xác tài khoản đối ứng.
Tài khoản 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” công ty đang có hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh chưa hợp lý vào tài khoản này. Với các chi phí phát sinh khi bán hàng qua các sàn thương mại điện từ thì sẽ được hạch toán vào tài khoản 6421
“Chi phí bán hàng”. Các chi phí vận chuyển hàng cho khách, thuê dịch vụ vận chuyển của bên ngoài khi bán hàng cũng sẽ được hạch toán vào tài khoản 6421, tuy nhiên công ty đang hạch toán theo hình thức ghi âm tài khoản 131.
Bảng 2.2: Nghiệp vụ ghi nhận tài khoản chưa chính xác của doanh nghiệp
Tên khách hàng
Ngày hạch toán
Ngày chứng từ
Số chứng
từ Diễn giải Nợ Có Số tiền
Máy tính Thiên Hưng- 096.550.8688
11/04/2020 11/04/2020 BH3344 hỗ trợ phí vận
chuyển 131 5111 (50,000) A Đại CSM -
0941884444 01/03/2020 01/03/2020 BH18606 hỗ trợ phí vận
chuyển 131 5111 (30,000) Công ty Phúc
Nguyên - Ms Linh:
0932.294.898 - 02422 189 888/Ms Thủy 0972.408.334
09/01/2020 09/01/2020 BH15775 hỗ trợ phí vận
chuyển 131 5111 (27,000)
Tên khách hàng
Ngày hạch toán
Ngày chứng từ
Số chứng
từ Diễn giải Nợ Có Số tiền
Công ty Phúc Nguyên - Ms
Linh:
0932.294.898 - 02422 189 888/Ms Thủy 0972.408.334
16/01/2020 16/01/2020 BH16097 hỗ trợ phí vận
chuyển 131 5111 (43,000)
Công ty TNHH phát
triển công nghệ máy tính
Minh Châu*Thúy 0346.15.00.51
03/02/2020 03/02/2020 BH16544 hỗ trợ phí vận
chuyển 131 5111 (40,000)
Công ty TNHH Phân Phối Gia Anh
- 0978 148 325
18/12/2020 18/12/2020 BH27893 B
hỗ trợ phí vận
chuyển 131 5111 (50,000)
HC Computer Sendo (Nguyễn Kỳ
Toàn)
04/03/2020 04/03/2020 NVK021 46
chi phí sendo từ ngày 15/01 đến ngày 25/02, tổng
65k.
131 6422 65,000
HC Computer Shopee (Nguyễn Kỳ
Toàn)
21/01/2020 21/01/2020 NVK013 69
chi phí shopee từ ngày 06/01 đến hết ngày 21/01.
131 6422 267,100
HC Computer Shopee (Nguyễn Kỳ
Toàn)
04/03/2020 04/03/2020 NVK015 54
chi phí shopee từ ngày 30/01 đến hết ngày 25/02.
131 6422 430,849
HC Computer Shopee (Nguyễn Kỳ
Toàn)
23/04/2020 23/04/2020 NVK022 15
chi phí shopee
tháng 3 131 6422 124,092
(Nguồn: Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh)
❖ Tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
Hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp còn chưa đầy đủ do hệ thống tài khoản
còn chưa đầy đủ cho cả quá trình hoạt động doanh nghiệp. Công ty nên mở thêm các loại sổ chi tiết và sổ tổng hợp tương ứng cùng với bổ sung hệ thống tài khoản cho công ty.
Xử lý thông tin bằng máy vi tính đôi khi có thể xảy ra trường hợp máy móc bị hư hại, virut làm mất dữ liệu mà công ty lại chỉ thực hiện in sổ sách kế toán vào cuối năm tài chính.
❖ Tổ chức hệ thống lập và phân tích báo cáo tài chính
Công ty sử dụng báo cáo tài chính cho mục đích cung cấp cho các cơ quan chức năng chứ chưa thực sự sử dụng hết các chức năng của báo cáo tài chính mang lại, công ty chưa có bộ phận kế toán quản tri, chưa thực hiện phân tích báo cáo tài chính làm cơ sở đưa ra quyết định của lãnh đạo công ty, dẫn đến sự lãng phí nguồn thông tin kế toán, nhân viên kế toán thiếu kinh nghiệm trong công tác kế toán quản trị, phân tích báo cáo.
❖ Tổ chức công tác kiểm tra kế toán và kiểm kê tài sản
Việc công tác kiểm tra kế toán chủ yếu do các nhân viên kế toán kiểm tra chéo nhau, do kế toán trưởng và kế toán tổng hợp kiểm tra sau ghi chép nên khó có thể đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Do năng lực của nhân viên kế toán là chưa được cao, vì vậy mà kế toán trưởng sẽ mất nhiều thời gian cho công tác kiểm tra, tìm ra sai sót của các kế toán viên. Xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, một hệ thống kiểm tra kế toán khoa học là một yêu cầu cấp bách đối với công ty.
❖ Ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin trong công tác kế toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán nhưng công ty chưa khai thác hết ưu điểm của phần mềm do nhu cầu cung cấp thông tin của ban lãnh đạo công ty chưa nhiều, cũng như trình độ nhân viên còn hạn chế.
Do cách tính chi trả lương của công ty chưa thống nhất, mà đối với một vài nhân viên sẽ có những cách tính lương riêng nên phần mềm công ty chưa thể hỗ trợ được mà kế toán vẫn thực hiện tính lương thủ công.
Sử dụng phần mềm kế toán nên khi đặt đơn hàng sẽ trực tiếp đến bộ phận xuất kho mà chưa có khâu kiểm duyệt bởi người có thẩm quyền, chính vì vậy mà xảy ra các trường
hợp thất thoát hàng hóa, ghi nhận dữ liệu sau, không đầy đủ, không hợp lệ.
Việc công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa cho phép người dung xử lý trực tuyến, truy cập nhiều nơi, cho nên có khả năng sẽ xảy ra gian lận, bị đánh cắp dữ liệu về thông tin khách hàng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2 của luận văn, tác giả đã tập trung làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh. Qua phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán, tác giả đưa ra những kết quả đạt được trong tổ chức công tác kế toán và những tồn tại hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Máy tính Hồng Anh.
Từ những tồn tại hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Máy tính Hồng Anh là cơ sở để tác giả đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Máy tính Hồng Anh ở chương III.
CHƯƠNG 3