Tính cấp thiết của đề tài
Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, Việt Nam đang trải qua sự chuyển mình mạnh mẽ với tốc độ số hóa vượt trội so với trước đây Để không bị bỏ lại trong cuộc đua phát triển, các doanh nghiệp trong nước cần thích ứng nhanh chóng Việt Nam đã thể hiện sự mở cửa với các nhà đầu tư nước ngoài thông qua việc ký kết hiệp định EVFTA và xem xét triển khai các đặc khu kinh tế Điều này đồng nghĩa với việc thị trường Việt Nam sẽ trở nên cạnh tranh hơn với các tập đoàn quốc tế có kinh nghiệm lâu năm Hơn nữa, đại dịch Covid-19 đã gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp Việt, khiến nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ phải đóng cửa Để giảm thiểu rủi ro, các doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả, phù hợp với thực tế của mình Ban lãnh đạo cần chú trọng phát triển hệ thống KSNB nhằm tiết kiệm chi phí và duy trì sự phát triển bền vững trong bối cảnh khó khăn hiện nay.
Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) đã có gần 30 năm phát triển và nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) mạnh mẽ trong doanh nghiệp Ngay từ những ngày đầu, ban lãnh đạo đã thiết lập một hệ thống KSNB chi tiết để đáp ứng nhu cầu giám sát và quản lý, giúp công ty trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn Mặc dù công ty thường xuyên xem xét và đánh giá hiệu quả của hệ thống, nhưng sự phát triển nhanh chóng của xã hội đã dẫn đến một số thiếu sót trong KSNB mà chưa được khắc phục kịp thời Qua quá trình thực tập tại công ty, tác giả nhận thấy những vấn đề còn tồn tại và đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)” cho bài Khóa luận tốt nghiệp của mình nhằm đánh giá và nghiên cứu các giải pháp cải thiện.
Tổng quan nghiên cứu
Vào đầu thế kỷ XX, khái niệm về KSNB bắt đầu xuất hiện trong tài liệu kiểm toán Đến những năm 1940, các tổ chức kiểm toán và kế toán công tại Mỹ đã phát hành nhiều báo cáo nhằm làm rõ KSNB trong kiểm toán thường niên Năm 1977, Ủy ban Cohen và FEI đã liên tục báo cáo về việc hoàn thiện hệ thống KSNB và kế toán doanh nghiệp Năm 1979, AICPA thành lập Ủy ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ để đưa ra hướng dẫn về thiết kế và đánh giá hệ thống KSNB Sau đó, COSO được thành lập và phát hành báo cáo COSO năm 1992, thống nhất định nghĩa KSNB phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng.
KSNB đang ngày càng phát triển, yêu cầu nghiên cứu sâu sắc hơn, dẫn đến việc nhiều tác giả trên thế giới cho ra các báo cáo và bài nghiên cứu về KSNB tại quốc gia và vùng lãnh thổ của họ Một ví dụ tiêu biểu là nghiên cứu “Đánh giá Hệ thống Kiểm soát Nội bộ: Nghiên cứu Tình huống từ Uganda” của Angella Amudo và Eno L Inanga (2009), trong đó họ đánh giá hệ thống KSNB trong các dự án công được tài trợ bởi Ngân hàng Phát triển châu Phi Nghiên cứu này xem xét các biến độc lập là các thành phần của KSNB, bao gồm cả biến công nghệ thông tin, và cho thấy rằng sự thiếu hụt một số thành phần của KSNB đã dẫn đến hiệu quả vận hành của hệ thống KSNB chưa đạt yêu cầu.
Nghiên cứu của Ahiabor & Collins (2013) về "Kiểm soát tài chính của các nhà thờ tại Greater Accra, Ghana" cho thấy sự tồn tại của các hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) ảnh hưởng đến quản lý và sử dụng hiệu quả quỹ nhà thờ Tương tự, Zipporah (2015) trong nghiên cứu "Tác động của kiểm soát nội bộ đến hiệu suất tài chính của các doanh nghiệp sản xuất tại Kenya" đã chỉ ra rằng các thành phần của hệ thống KSNB có tác động tích cực đến tỷ suất lợi nhuận trên tài sản (ROA), ngoại trừ giám sát có tác động ngược chiều Nghiên cứu của Christanti Widyaningsih (2015) tại các trường tiểu học ở Bandung, Indonesia cũng cho thấy môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát và giám sát có ảnh hưởng đáng kể đến trách nhiệm giải trình tài chính Những nghiên cứu này làm nổi bật tầm quan trọng của KSNB trên toàn cầu, nhưng chưa mở rộng ra toàn đơn vị và chịu ảnh hưởng bởi vị trí địa lý, văn hóa và sắc tộc, do đó, tính khả thi để áp dụng vào Việt Nam còn hạn chế.
Tại Việt Nam, vấn đề kiểm soát nội bộ (KSNB) đang ngày càng thu hút sự chú ý từ các doanh nghiệp và cơ quan liên quan Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện, như bài viết của Nguyễn Thu Hoài (2015) về việc hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng, làm rõ bản chất và các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế và vận hành hệ thống KSNB trong bối cảnh công nghệ thông tin Nghiên cứu của Nguyễn Thị Thanh Huyền (2015) chỉ ra rằng tất cả năm yếu tố của hệ thống KSNB đều tác động tích cực đến hiệu quả thu thuế, trong đó thông tin và truyền thông có ảnh hưởng mạnh nhất Bài viết của Vũ Thị Thanh Thủy (2016) cũng đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống KSNB trong hoạt động kinh doanh dịch vụ tại Bệnh viện Nhi Đồng 1 Tuy nhiên, các nghiên cứu trong nước chủ yếu tập trung vào các đơn vị công và doanh nghiệp sản xuất, chưa có nhiều bài viết nổi bật về lĩnh vực công ty kiểm toán và tư vấn.
Mặc dù có nhiều báo cáo và nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của các loại hình doanh nghiệp và cơ quan liên quan, vẫn chưa có nghiên cứu chi tiết nào về hệ thống KSNB toàn doanh nghiệp, đặc biệt là tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam), một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ kiểm toán và tư vấn Do đó, tác giả quyết định nghiên cứu và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của công ty này, từ đó chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân, yêu cầu và biện pháp cần thiết để hoàn thiện hệ thống KSNB tại Grant Thornton.
Mục tiêu nghiên cứu
Các mục tiêu nghiên cứu chính của bài Khóa luận như sau:
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp bao gồm khái niệm và mục đích của KSNB, các bộ phận cấu thành như môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát kiểm soát, cùng với 10 nguyên tắc thiết kế của KSNB.
Thứ hai, tìm hiểu thực trạng KSNB tại Công ty, từ đó đánh giá ưu điểm, hạn chế của KSNB và chỉ ra nguyên nhân của các hạn chế
Thứ ba, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp định tính là phương pháp chính được sử dụng trong nghiên cứu của bài Khóa luận Qua việc nghiên cứu tài liệu và phân tích dữ liệu thực tế, cùng với kinh nghiệm làm việc và quan sát tại Công ty, bài viết nhằm làm sáng tỏ các khái niệm chính xác về KSNB Do đó, nghiên cứu sẽ cung cấp ý kiến và đánh giá khách quan về tình hình thực tế KSNB cũng như các biện pháp cải thiện hệ thống cho Grant Thornton.
Phương pháp tích lũy, thu thập dữ liệu:
Dữ liệu gốc và dữ liệu sơ cấp được thu thập từ trải nghiệm thực tế tại vị trí thực tập sinh trong phòng tư vấn thuế Những thông tin này được cung cấp bởi các nhân sự có kinh nghiệm lâu năm tại công ty thông qua các dự án chính.
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các giáo trình chuyên sâu về Kiểm soát nội bộ (KSNB), bao gồm giáo trình Kiểm toán Căn bản, cùng với thông tin từ các trang web chính thức của Công ty và các báo cáo, nghiên cứu tổng quan về hệ thống KSNB đã được công bố.
Câu hỏi nghiên cứu
- Công ty đã thiết kế và xây dựng hệ thống KSNB từ khi nào và trong bao lâu?
- Những cơ sở, quy định để xây dựng nên hệ thống KSNB của Công ty là gì?
- Thực trạng về hệ thống KSNB của Công ty đang diễn ra như thế nào?
- Những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hệ thống KSNB tại Công ty là gì?
- Những yêu cầu và biện pháp nào để khắc phục thiếu sót và hoàn thiện hệ thống KSNB dành cho Công ty?
- Những đề xuất và kiến nghị nào nên được nêu ra và áp dụng cho Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)?
Kết cấu Khóa luận
Khóa luận tốt nghiệp bao gồm các phần như lời cam đoan, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, lời mở đầu, nội dung chính, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục Nội dung chính của bài nghiên cứu là phần quan trọng nhất, bao gồm ba chương chính.
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KSNB TRONG DOANH NGHIỆP
Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và mục đích của kiểm soát nội bộ
Từ những ngày đầu của thời kỳ tư bản chủ nghĩa, hệ thống tài chính, kế toán và kiểm toán đã phát triển song song với các doanh nghiệp, cả nhà nước lẫn tư nhân Mặc dù kiểm soát nội bộ được triển khai muộn hơn, nhưng ngày nay nó đang trở thành một yếu tố quan trọng trong hệ thống doanh nghiệp Qua đó, kiểm soát nội bộ (KSNB) đã dần được hoàn thiện và hình thành một hệ thống lý luận tương đối đầy đủ.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315, kiểm soát nội bộ là quy trình được thiết kế và thực hiện bởi Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức Quy trình này tạo ra sự đảm bảo hợp lý về độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan.
Theo luật kế toán năm 2015, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán, nhằm tuân thủ pháp luật Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đảm bảo đạt được các yêu cầu đề ra.
Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là quá trình do quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ, qua đó cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc chống gian lận khi lập báo cáo tài chính.
Theo Hiệp hội Kiểm toán nội bộ (IIA), kiểm soát nội bộ là hệ thống quy trình do quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, đáng tin cậy trong báo cáo tài chính, và tuân thủ các luật lệ và quy định.
Kiểm soát nội bộ, dù có nhiều định nghĩa khác nhau tại Việt Nam và trên thế giới, có thể được tóm gọn lại với các đặc điểm chính như sau:
- Kiểm soát nội bộ là một quy trình, quá trình
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình liên tục, không chỉ là những thủ tục thực hiện ngắt quãng Nó được thiết kế bởi các cấp lãnh đạo và được thực hiện, duy trì bởi tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp.
- Kiểm soát nội bộ được thiết lập bởi các nhà lãnh đạo cấp cao, áp dụng cho toàn doanh nghiệp và tuân thủ theo quy định của pháp luật
Kiểm soát nội bộ được thiết lập bởi lãnh đạo doanh nghiệp mà không có sự can thiệp từ bên ngoài, với các quy định và chính sách dựa trên tình hình hoạt động thực tế Qua thời gian, hệ thống này sẽ liên tục cải tiến và hoàn thiện Tất cả các cấp bậc trong doanh nghiệp đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ đã được đề ra, đảm bảo vận hành đúng theo quy định pháp luật hiện hành.
Kiểm soát nội bộ chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố, đặc biệt là con người, do đó luôn tiềm ẩn rủi ro và sai sót Mặc dù kiểm soát nội bộ được thiết lập để ngăn chặn và giảm thiểu sai phạm, nhưng không thể đảm bảo hoàn toàn không có sai sót xảy ra Các quy định và tiêu chuẩn về kiểm soát phụ thuộc vào sự cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, thời gian và hiệu quả của ban lãnh đạo doanh nghiệp Vì vậy, kiểm soát nội bộ chỉ đảm bảo tính hợp lý chứ không thể đảm bảo chính xác tuyệt đối cho các mục tiêu đề ra Đối với mục tiêu chính, kiểm soát nội bộ đảm bảo rằng ban lãnh đạo và HĐQT sẽ nhận được thông tin đầy đủ và kịp thời về tình hình thực hiện các kế hoạch, mục tiêu, cũng như những điều chỉnh cần thiết.
1.1.1.2 Mục đích của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ đạt hiệu quả tốt khi những mục tiêu sau đây được hoàn thành:
Thông tin kế toán và tài chính cần có độ tin cậy và tính trung thực cao, đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận hợp lệ, kèm theo chứng từ gốc rõ ràng, không sai sót hay gian lận Ban lãnh đạo doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập và công bố Báo cáo tài chính theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Đảm bảo sự tuân thủ là trách nhiệm của ban lãnh đạo doanh nghiệp, với mọi cấp bậc và thành viên phải tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn nội bộ cũng như pháp luật nhà nước, theo hướng kiểm soát nội bộ.
Tài sản doanh nghiệp cần được bảo vệ và duy trì an toàn Chỉ những cá nhân được ủy quyền và giao nhiệm vụ quản lý mới có quyền sử dụng tài sản cũng như truy cập vào hệ thống thông tin giám sát.
Tài nguyên doanh nghiệp cần được sử dụng hiệu quả và tiết kiệm, từ nhân lực đến vật lực, đảm bảo đúng mục đích và kịp thời Việc sử dụng hợp lý giúp tiết kiệm nguồn lực, nâng cao hiệu suất công việc, đạt được mục tiêu kinh doanh và mở rộng thị trường Kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong việc quản lý đa dạng các hoạt động, góp phần vào sự hình thành và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1.1.1.3 Các hạn chế của kiểm soát nội bộ
Nhà lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức bộ máy quản lý cấp cao chịu trách nhiệm thiết kế, áp dụng và kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế tồn tại trong quá trình này.
Mặc dù kiểm soát nội bộ có thể được duy trì hiệu quả tối đa, nó chỉ cung cấp cho doanh nghiệp sự đảm bảo tương đối và hợp lý trong việc thực hiện kế hoạch và báo cáo tài chính Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu phụ thuộc trực tiếp vào những hạn chế của kiểm soát nội bộ, trong đó một phần lớn đến từ sai sót của con người trong quá trình ra quyết định Những sai sót này có thể xuất hiện ở nhiều giai đoạn khác nhau, từ thiết kế đến việc cập nhật các biện pháp kiểm soát.
Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát được thiết kế để bao quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời sẽ thường xuyên được cập nhật, cải tiến và sửa đổi để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Mọi hoạt động nghiệp vụ đều yêu cầu sự tham gia của ít nhất hai cá nhân: một người thực hiện và một người kiểm duyệt Số lượng người tham gia có thể tăng hoặc giảm tùy thuộc vào mức độ sai phạm của hoạt động nghiệp vụ.
Tại một số doanh nghiệp, bộ phận kiểm soát thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên công việc của các bộ phận, trong khi kiểm toán nội bộ định kỳ kiểm tra hoạt động của tất cả các phòng ban Cuối cùng, nhóm làm việc về rủi ro tổ chức họp hàng tháng và hàng năm để thảo luận và tìm ra giải pháp hiệu quả nhằm giải quyết những rủi ro quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Nguyên tắc cân nhắc lợi ích – chi phí là quá trình so sánh giữa lợi ích thu được và chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát, nhằm tối ưu hóa lợi ích cao nhất với chi phí thấp nhất Ban quản lý cần đảm bảo rằng chi phí kiểm tra đạt hiệu quả tối thiểu, tức là phải thấp hơn tổn thất do sai phạm gây ra Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải lúc nào chi phí cũng nhỏ hơn lợi ích từ các hoạt động kiểm soát mà doanh nghiệp nhận được.
• Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong bất kỳ tổ chức nào, việc phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên là rất quan trọng để tránh tình trạng một người gánh vác quá nhiều trong khi người khác lại ít việc Nghĩa vụ và trách nhiệm cần được phân loại và phân bổ cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân, giúp doanh nghiệp đạt được sự chuyên môn hóa cao Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn dễ dàng phát hiện và khắc phục khi có sự cố xảy ra, nhờ vào quy trình phân công và phân nhiệm bài bản.
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Quy định về tách bạch trách nhiệm trong các vụ việc liên đới nhằm ngăn ngừa gian lận và lạm dụng chức vụ là rất quan trọng Nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần được tôn trọng và tuân thủ trong những trường hợp cụ thể để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý.
- Bất kiêm nhiệm trong vấn đề bảo vệ tài sản với kế toán
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê duyệt những nghiệp vụ kinh tế và việc thực hiện những nghiệp vụ đó
- Bất kiêm nhiệm giữa trách nhiệm ghi sổ và việc điều hành
Trong doanh nghiệp, việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng là rất quan trọng Ban quản lý không thể giao cho một cá nhân hoặc bộ phận kiêm nhiệm các nhiệm vụ như phê chuẩn, thực hiện, soát xét, ghi sổ và bảo vệ tài sản Nếu vi phạm nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro cao liên quan đến đạo đức, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động và kết quả kinh doanh.
• Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn
Mọi nghiệp vụ kinh tế cần được phê chuẩn đúng cách để đảm bảo các mục tiêu kiểm soát được thực hiện hiệu quả Tại doanh nghiệp, nếu mỗi cá nhân tự ý làm mọi việc, sẽ dẫn đến tình trạng rối loạn và phức tạp Phê chuẩn là hành động quyết định và giải quyết công việc trong một phạm vi nhất định Có hai loại phê chuẩn cần được xem xét để quản lý hiệu quả.
Việc thực hiện xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể cho nhân viên cấp dưới tuân thủ
Thiết kế và phê duyệt mức lương cơ bản, thưởng cho hiệu suất cao, cùng với quy định về ngày nghỉ phép hàng năm cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế chuyên biệt đều có những phê chuẩn riêng biệt Đối với những nghiệp vụ có giá trị lớn, quan trọng hoặc không xảy ra thường xuyên, sẽ được áp dụng các phê chuẩn cụ thể để đảm bảo tính chính xác và an toàn trong quá trình thực hiện.
Đối với hợp đồng có giá trị nhỏ, Trưởng phòng hoặc Phó giám đốc có thể phê duyệt, trong khi các hợp đồng quan trọng và có giá trị lớn sẽ được Tổng giám đốc hoặc hội đồng cổ đông quyết định.
• Chứng từ và sổ sách đầy đủ
Sao lưu chứng từ đầy đủ là yêu cầu bắt buộc cho các nghiệp vụ phát sinh, giúp kiểm soát hiệu quả sự vận động và dòng chảy tài sản, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong quá trình ghi sổ.
Hóa đơn là tài liệu cần thiết trong các giao dịch mua bán hàng hóa, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu kế toán Việc không lưu giữ hóa đơn và chứng từ đầy đủ có thể dẫn đến rủi ro về đạo đức, tạo điều kiện cho các hành vi sai phạm và gian lận từ kế toán viên cũng như nhân viên quản lý kho.
• Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
Thực hiện để bảo vệ tài sản khỏi vấn đề thất thoát do những nguyên nhân như: hư hại, giảm chất lượng sản phẩm, trộm cắp
Tại các doanh nghiệp, việc bảo quản và bảo an tài sản rất quan trọng, bao gồm việc sử dụng kho bãi, hầm chứa, két sắt chịu nhiệt, và hệ thống an ninh nghiêm ngặt Các quy định về ra vào kho hàng, bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, cũng như kiểm tra tài liệu và dữ liệu nội bộ cần được thực hiện chặt chẽ Việc kiểm tra và đối chiếu số liệu sổ sách với thực tế thường xuyên giúp giảm thiểu tình trạng hao hụt và mất mát tài sản.
Các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp cần phải tách biệt với bộ phận kiểm tra và giám sát để ngăn chặn sự thông đồng giữa các bộ phận Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty
Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) được thành lập từ năm 1993, khi Công ty Bourne Griffiths (Việt Nam) liên doanh với Công ty CONCETTI Đến năm 1999, tên gọi Grant Thornton (Việt Nam) chính thức ra đời Vào ngày 1 tháng 7 năm 2014, Grant Thornton (Việt Nam) đã sáp nhập với Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Nexia ACPA, tiếp tục hoạt động dưới tên Grant Thornton Hiện tại, công ty có 14 chủ phần hùn và 230 nhân viên chuyên nghiệp tại các văn phòng.
Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh Các thông tin chung về Công ty:
Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp: số 0101476557 (ngày 5 tháng 7 năm
2014 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội – Phòng đăng ký kinh doanh cấp) Tên giao dịch tiếng Việt: Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)
Tên giao dịch quốc tế: Grant Thornton Vietnam Co.Ltd
Trụ sở chính: Tầng 18 tháp Quốc tế hòa bình, số 106, đường Hoàng Quốc Việt, Hà Nội
Chi nhánh văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh tọa lạc ở tầng 14, tòa nhà Pearl Plaza, số 561A, đường Điện Biên Phủ, quận Bình Thạnh Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua điện thoại: +84 438 501 686 hoặc truy cập website: http://gt,com.vn.
Mã số thuế: 01 0011 2204 Email: info@vn.gt.com
Hiện nay, Grant Thornton (Việt Nam) có khoảng 230 nhân viên tại 2 khu vực:
Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh có hơn 20 chuyên gia sở hữu chứng chỉ CPA do Bộ Tài chính cấp, cùng với 9 chuyên gia có chứng chỉ CFA Đặc biệt, công ty còn có 5 chuyên gia nước ngoài dày dạn kinh nghiệm, từng làm việc tại nhiều quốc gia trong khu vực Châu Á - Thái Bình Dương, và 22 kiểm toán viên đã được cấp chứng chỉ hành nghề trong năm.
2015 Do vậy, phạm vi hoạt động chính của Công ty là tại Việt Nam và còn mở rộng sang các nước lân cận như Lào và Campuchia
2.1.1.2 Tình hình hoạt động của doanh nghiệp 3 năm gần đây
Mục tiêu của Grant Thornton (Việt Nam) là trở thành nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu khu vực sông Mekong, nổi bật với dịch vụ khách hàng xuất sắc và đội ngũ kiểm toán, tư vấn viên tài năng Dù hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, tư vấn gọi vốn, tư vấn thuế hay tái cấu trúc doanh nghiệp, Grant Thornton (Việt Nam) luôn cam kết đáp ứng mong đợi của khách hàng bằng các giải pháp thực tế, dựa trên giá trị của độ tin cậy, sự trung thực và sự chăm sóc tận tình.
Trong 3 năm gần đây (2019 - 2021), doanh thu của Công ty đều đạt ngưỡng từ 100 tỷ VNĐ trở lên và có đà tăng trưởng duy trì ở mức ổn định Những khoản chi phí chính đến từ tiền lương, thưởng của nhân viên, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và các chi phí khác hàng năm ở mức từ 80 tỷ VNĐ - 90 tỷ VNĐ Lợi nhuận sau thuế của Công ty thường xuyên duy trì ở khá tốt, dao động quanh ngưỡng 10 tỷ VNĐ - 30 tỷ VNĐ thường niên Từ giai đoạn cuối năm 2019, đại dịch Covid – 19 bùng phát có ảnh hưởng tiêu cực đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ - đối tượng khách hàng chính của Công ty, các chi phí phát sinh khác cũng bị đội lên như chi phí xét nghiệm cho nhân viên, chi phí phun khử khuẩn, phí hỗ trợ cho nhân viên mắc bệnh, khiến chi phí tăng lên 11.8% vào năm 2020 và 13.1% vào năm 2021 Mặc dù vậy, doanh thu hoạt động của Công ty vẫn đạt ngưỡng tăng trưởng 18.7% vào năm 2020 và 21.4% vào năm 2021 khi tình hình dịch bệnh tại Việt Nam dần ổn định Hơn nữa, lợi nhuận sau thuế của Công ty vẫn tăng trưởng đều mặc dù chưa có sự đột phá là 6.9% vào năm 2020 và 8.3% vào năm 2021 Nhưng với tình hình dịch bệnh phức tạp tại thời điểm đó, sự tăng trưởng lợi nhuận sau thuế của Công ty đã thể hiện sự cố gắng, nỗ lực làm việc không ngừng của tập thể ban lãnh đạo và nhân viên của Grant Thornton
Sơ đồ 2.1: Doanh thu hoạt động Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) giai đoạn 2019 – 2021 Đơn vị tính: tỷ VNĐ
Nguồn: Báo cáo minh bạch của Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)
Kết quả của Grant Thornton cho thấy công ty đang trên đúng hướng và trở thành đối thủ cạnh tranh với các công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam như PwC, Deloitte, KPMG, EY, AASC, Mazars, được xem là "big 5" trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn Mục tiêu của công ty đến năm 2022 là tăng gấp đôi quy mô và nguồn nhân lực so với năm 2018.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh chính
Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường nội địa về dịch vụ kiểm toán cho doanh nghiệp nhỏ, vừa và tổ chức phi chính phủ Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ tư vấn doanh nghiệp đa dạng như tư vấn thuế, tài chính và quản trị rủi ro Qua đó, Grant Thornton không chỉ nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính mà còn giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động.
Doanh thu hoạt động Công ty TNHH Grant Thornton
Grant Thornton cam kết phát triển bền vững và ổn định tại Việt Nam, không chỉ chú trọng vào thị trường nội địa mà còn mở rộng thị phần sang các quốc gia lân cận.
Công ty cam kết cung cấp dịch vụ hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng dữ liệu trong báo cáo tài chính (BCTC), từ đó tăng cường niềm tin của các nhà đầu tư.
Quản lý nguồn lực hiệu quả và minh bạch trong việc sử dụng vốn, chi phí và doanh thu là điều cần thiết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các chế độ và chính sách pháp luật liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ, đồng thời thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Luật lao động hiện hành.
• Ngành nghề kinh doanh chính
Grant Thornton (Việt Nam) cung cấp một loạt dịch vụ đa dạng, bao gồm kiểm toán, tư vấn thuế, tư vấn tài chính doanh nghiệp, cũng như tư vấn đầu tư và quản lý.
Dịch vụ kiểm toán bao gồm kiểm toán độc lập báo cáo tài chính cho các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, công ty trong nước, cũng như các dự án được tài trợ bởi tổ chức quốc tế và tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.
Dịch vụ tư vấn thuế của Grant Thornton cung cấp các giải pháp sáng tạo giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí thuế và giải quyết các vấn đề thuế tồn đọng Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cơ cấu đầu tư tại Việt Nam và hướng dẫn các hoạt động quốc tế để đầu tư vào những khu vực hoặc lĩnh vực có mức thuế suất thấp, trong bối cảnh hệ thống pháp luật đa dạng.
Dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp bao gồm nhiều lĩnh vực quan trọng như tư vấn cổ phần hóa, cơ cấu chiến lược, định giá doanh nghiệp, hỗ trợ giao dịch, chuẩn bị niêm yết và tài chính dự án.
Dịch vụ tư vấn đầu tư và quản lý bao gồm hỗ trợ thành lập doanh nghiệp, thành lập công ty ở nước ngoài, hoạch định chiến lược kinh doanh, rà soát hoạt động kinh doanh, nghiên cứu khả thi, nghiên cứu thị trường và quản lý dự án.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH GRANT THORNTON (VIỆT NAM) 64 3.1 Định hướng phát triển và phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công
3.1 Định hướng phát triển và phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)
Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) đã trải qua gần 30 năm phát triển, xây dựng uy tín và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng tại thị trường Việt Nam đầy tiềm năng Công ty đã nhận nhiều giải thưởng danh giá như Top nơi làm việc tốt nhất Châu Á và Rồng vàng Với nỗ lực không ngừng, Grant Thornton cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Trong 5 năm tới, công ty hướng tới việc mở rộng thị phần ra ngoài Việt Nam và sang các nước Đông Dương, đồng thời khám phá các thị trường Đông Nam Á Các dịch vụ chính của công ty bao gồm kiểm toán, tư vấn thuế và doanh nghiệp, với kế hoạch mở rộng vào lĩnh vực xác định giao dịch liên kết và tư vấn mua bán sáp nhập doanh nghiệp.
Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) không chỉ theo đuổi các chiến lược dài hạn mà còn triển khai các kế hoạch ngắn hạn nhằm tiếp cận các doanh nghiệp đa quốc gia, tập đoàn lớn và doanh nghiệp FDI mới đầu tư vào thị trường Việt Nam Ban lãnh đạo có mục tiêu đưa Công ty vào Top cạnh tranh với các Công ty Big 4 Để đạt được những mục tiêu này, Công ty đang tích cực cải thiện công nghệ thông tin và nâng cao trình độ chuyên môn của toàn bộ nhân viên.
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ
Công ty cần cải thiện chính sách phúc lợi cho nhân viên và giảm khối lượng công việc trong mùa bận để giảm áp lực Đặc biệt, cần chú trọng đến việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên nữ, nhất là khi họ có kế hoạch lập gia đình Đối với thực tập sinh, công ty nên cử nhân sự dày dạn kinh nghiệm để hướng dẫn và lắng nghe thắc mắc Hàng tháng, thực tập sinh cần tham gia các buổi đào tạo lý thuyết và thực hành để nắm bắt nhịp làm việc Ngoài ra, không nên giao quá nhiều công việc khó cho thực tập sinh mà nên bắt đầu với những nhiệm vụ đơn giản để họ dần làm quen.
Để đảm bảo an toàn thông tin cho Công ty, cần có người giám sát tài liệu quan trọng và ghi chép quyền truy cập Hệ thống công nghệ thông tin và bảo mật cần được nâng cấp thường xuyên Ngoài ra, việc quản lý con dấu của Công ty cần được giám sát chặt chẽ và chỉ định người chịu trách nhiệm rõ ràng.
3.2 Những yêu cầu cần hoàn thiện kiểm soát nội bộ
• Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Mặc dù các nghề như kiểm toán và tư vấn đã có quy chuẩn đạo đức riêng, ban lãnh đạo công ty cần thiết lập thêm các quy chuẩn cốt lõi để nhân viên tuân thủ Tính trung thực, liêm khiết và cẩn thận luôn được đặt lên hàng đầu Ngoài ra, công ty cũng cần quy định rõ ràng về thưởng và phạt, nhằm khuyến khích nhân viên phấn đấu và cảnh cáo khi có sai phạm.
• Cam kết về năng lực
Công ty đã tổ chức nhiều vòng thi tuyển để đánh giá năng lực ứng viên một cách khách quan, nhưng vẫn có rủi ro về khả năng thực tế không đáp ứng mong muốn Đặc biệt với thực tập sinh, vòng kiểm tra kiến thức chuyên ngành không quá nghiêm ngặt và phỏng vấn cá nhân cũng không đảm bảo hiệu suất làm việc tốt Do đó, đối với nhân viên chính thức, công ty nên yêu cầu kinh nghiệm làm việc và theo dõi kỹ trong thời gian thử việc Đối với thực tập sinh, bên cạnh điểm trung bình học tập, công ty cũng nên ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc thực tế, dù không liên quan trực tiếp đến ngành nghề hiện tại, để đảm bảo họ đã có thời gian làm quen với môi trường làm việc.
Grant Thornton hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kiểm toán và tư vấn nhưng chưa có phòng ban riêng cho kiểm soát nội bộ toàn doanh nghiệp Thay vào đó, công ty sử dụng nhân lực cao cấp từ phòng kiểm toán hoặc để ban lãnh đạo tự thiết kế quy trình, lập kế hoạch thực hiện và theo dõi các hoạt động kiểm soát Việc kiêm nhiệm nhiều công việc có thể dẫn đến việc bỏ sót lỗ hổng, từ đó phát sinh những rủi ro không mong muốn.
Trưởng phòng phải gánh vác nhiều trách nhiệm nặng nề từ ban lãnh đạo, dù không trực tiếp thực hiện công việc chuyên môn mà giao cho cấp dưới Họ cần theo sát và đôn đốc công việc, điều này có thể dẫn đến khối lượng công việc lớn từ chuyên môn đến nội bộ Công ty, gây quá tải và dẫn đến một số sơ suất, sai sót trong quá trình làm việc.
Để đảm bảo không thiếu nhân sự trong mùa cao điểm, Công ty cần tuyển đủ nhân viên từ đầu mùa Hợp đồng lao động cần ghi rõ yêu cầu thông báo trước một khoảng thời gian nhất định nếu nhân viên muốn nghỉ việc, nhằm tạo điều kiện cho Công ty sắp xếp nhân sự Nếu nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không tuân thủ thời gian quy định, sẽ áp dụng phí phạt cao để giải phóng hợp đồng.
3.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro
Nhà lãnh đạo cần thiết lập quy chuẩn đánh giá rủi ro phù hợp với doanh nghiệp hàng năm, do tình hình kinh doanh không ngừng biến đổi Việc đánh giá kỹ lưỡng những rủi ro tiềm ẩn là cần thiết để ứng phó kịp thời Dù các nhà lãnh đạo có nhiều kinh nghiệm trong quản lý và định hướng phát triển, họ vẫn cần tổ chức các cuộc họp định kỳ với các trưởng phòng và phó phòng để thảo luận về tình hình hoạt động và các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai gần.
3.2.3 Các hoạt động kiểm soát
• Kiểm soát chất lượng công việc của ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo cần thiết lập quy định chi tiết về đánh giá chất lượng công việc và phổ biến đến toàn bộ nhân viên để mọi người hiểu rõ mong muốn của lãnh đạo Do yếu tố chuyên môn và hợp đồng là ưu tiên hàng đầu, việc thẩm định và kiểm soát hoạt động của Công ty không thể thực hiện hoàn toàn sát sao Vì vậy, Công ty nên thành lập một phòng ban hoặc bộ phận nội bộ để hỗ trợ ban quản lý theo dõi các hoạt động hiệu quả hơn.
• Kiểm soát hệ thống công nghệ thông tin
Công ty nỗ lực tối ưu hóa công nghệ bằng cách mua bản quyền phần mềm mới và cập nhật hệ thống phần mềm quan trọng Tuy nhiên, khối lượng công việc lớn và sự phụ thuộc vào bộ ứng dụng Microsoft Office dẫn đến tình trạng quá tải tệp, làm cho hệ thống trở nên đơ cứng và không vận hành hiệu quả khi xử lý nhiều dữ liệu cùng lúc Để khắc phục, công ty cần giảm bớt sự phụ thuộc vào Microsoft Office và phân chia dữ liệu thành các tệp nhỏ hơn, nhằm tránh tình trạng dồn nén, đảm bảo công việc diễn ra liên tục và giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu.
• Kiểm soát an toàn tài sản, vật chất
Mặc dù văn phòng được trang bị camera theo dõi 24/7, vẫn tồn tại những khu vực mà camera không thể quan sát Hơn nữa, việc kiểm tra lại các đoạn ghi hình chỉ diễn ra khi có sự cố lớn, dẫn đến việc Công ty cần bố trí nhân viên kỹ thuật định kỳ xem xét các video đã ghi để phát hiện những hành vi khả nghi kịp thời.
Thực tập sinh cần được hạn chế quyền truy cập vào các tài liệu quan trọng của Công ty như hợp đồng gốc, giấy tờ làm việc với khách hàng và các hóa đơn, chứng từ đặc biệt Việc này nhằm ngăn chặn rò rỉ thông tin có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến cả Công ty và các đối tác khách hàng.
3.2.4 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Hiện nay, Grant Thornton đang sử dụng hệ thống PMS để tích hợp thông tin về khối lượng công việc, chấm công, xin nghỉ phép và xin tăng ca của nhân viên, nhằm thuận tiện cho phòng nhân sự và kế toán trong việc theo dõi quyền lợi của nhân viên Tuy nhiên, hệ thống vẫn gặp một số vấn đề chưa được giải quyết, như việc khai báo khối lượng công việc tốn thời gian của nhân viên, ảnh hưởng đến tiến độ công việc trong mùa bận Nếu không kịp thời khai báo, nhân viên có nguy cơ không được tính lương cho tháng đó Thêm vào đó, hệ thống PMS đôi khi gặp lỗi, buộc nhân viên phải chờ đợi để khắc phục và khai báo lại từ đầu.