CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
KSNB bao gồm những đặc điểm chính sau:
KSNB là một quá trình liên tục, diễn ra suốt hoạt động của doanh nghiệp, không chỉ là thủ tục hay chính sách thực hiện ở những thời điểm nhất định.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết kế và vận hành bởi con người, với mục tiêu kiểm soát được xác định bởi HĐQT và các nhà quản trị cấp cao Họ có trách nhiệm thiết lập một văn hóa phù hợp để hỗ trợ quy trình KSNB hiệu quả, đồng thời giám sát liên tục tính hiệu quả của hệ thống này Mọi thành viên trong tổ chức đều tham gia vào quy trình KSNB, góp phần tạo nên một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.
Không thể yêu cầu KSNB thực hiện các mục tiêu một cách tuyệt đối, mà chỉ có thể đảm bảo một mức độ hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu đó Điều này xuất phát từ khả năng tồn tại những yếu kém do sai lầm của con người trong quá trình vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không đạt được mục tiêu đề ra Mặc dù KSNB có thể giúp ngăn chặn và phát hiện các sai phạm, nhưng không thể đảm bảo hoàn toàn rằng sẽ không xảy ra sai sót.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mục tiêu kiểm soát nội bộ có thể chia thành bốn nhóm:
Để nâng cao uy tín và thực hiện hiệu quả các chiến lược kinh doanh, các mục tiêu tầm cao cần phải phù hợp với tầm nhìn của doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các chiến lược này được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả.
Để đảm bảo hệ thống thông tin tài chính hiệu quả, việc kiểm soát nội bộ là rất quan trọng nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin Ban lãnh đạo có trách nhiệm lập và trình bày báo cáo tài chính phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, từ đó nâng cao độ tin cậy của hệ thống tài chính.
- Đảm bảo hoạt động: Kiểm soát nội bộ cần phải giúp đơn vị sử dụng hiệu quả
6 nguồn lực trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định, kiểm soát nội bộ cần đạt được sự đảm bảo hợp lý về việc tuân thủ các quy định nội bộ trong doanh nghiệp Việc thiết kế, thực hiện và duy trì các biện pháp kiểm soát nội bộ sẽ thay đổi tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
1.1.3 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể tồn tại một số hạn chế sau đây:
- Hệ thống kiểm soát nội bộ không được thiết lập tối ưu do giới hạn về chi phí
Các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết kế cho các nghiệp vụ thường xuyên, nhưng sai sót và gian lận thường xảy ra ở các nghiệp vụ không thường xuyên.
Hệ thống kiểm soát không hoạt động hiệu quả do sự thông đồng giữa nhân viên và các nhà quản lý trong công ty, cũng như với bên thứ ba.
- Người thực hiện kiểm soát có thể lạm quyền
Các thủ tục kiểm soát hiện tại không được cập nhật đầy đủ và đã trở nên lạc hậu, dẫn đến việc thiết kế các quy trình kiểm soát không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp.
- Người thực hiện kiểm soát không thực hiện đúng nhiệm vụ của mình do sơ suất hoặc thiếu chú ý, do không nắm vững nhiệm vụ của mình.
Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ
Các yếu tố của môi trường kiểm soát:
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực cùng các giá trị đạo đức là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát Tính chính trực và hành vi ứng xử trong đơn vị phản ánh chuẩn mực đạo đức của tổ chức, cũng như cách thức truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế.
Cam kết về năng lực
Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức về kiểm soát nội bộ Trách nhiệm của họ được quy định rõ ràng trong các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, pháp luật và các quy định liên quan Hơn nữa, ban quản trị còn có nhiệm vụ giám sát thiết kế, xây dựng và vận hành quy trình báo cáo sai phạm cùng các thủ tục đánh giá kiểm soát nội bộ.
Triết lý và phong cách điều hành của ban Giám đốc
Bộ máy công ty hoạt động theo phong cách và triết lý quản lý của ban giám đốc, điều này ảnh hưởng đáng kể đến môi trường kiểm soát tổ chức Sự lãnh đạo này quyết định khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp đảm bảo hệ thống quản lý hiệu quả, từ việc ban hành quyết định đến triển khai và giám sát thực hiện các quyết định trong toàn công ty.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Cách phân công quyền hạn và trách nhiệm trong các hoạt động cần được quy định rõ ràng bằng văn bản, bao gồm việc lập trình hệ thống báo cáo và xác định sự phân chia quyền hạn giữa các cấp Đơn vị phải mô tả công việc một cách chi tiết, quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của từng nhân viên, bộ phận, cũng như cơ chế phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận nhằm đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu suất cao.
Các chính sách và thông lệ nhân sự
Các chính sách và thực tiễn liên quan đến tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến, lương, thưởng và biện pháp khắc phục sai sót có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của các kiểm soát trong tổ chức.
1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro
Mục tiêu của quy trình đánh giá rủi ro:
- Xác định rủi ro kinh doanh liên quan tới mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính
- Ước tính mức độ của rủi ro
- Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro
- Quyết định các hành động thích hợp đối với rủi ro đó
Ban Giám đốc có quyền xây dựng các chương trình, kế hoạch hoặc hành động nhằm xử lý các rủi ro cụ thể, hoặc quyết định chấp nhận rủi ro dựa trên hiệu quả kinh tế và các yếu tố khác Các rủi ro này có thể phát sinh hoặc thay đổi trong những tình huống khác nhau.
Hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm soát xét của các nhà quản lý ở tất cả các cấp, phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và ủy quyền cho những người có thẩm quyền phê duyệt nhiệm vụ một cách hợp lý Ngoài ra, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, kiểm soát tài sản vật chất và thực hiện phân tích rà soát cũng là những yếu tố quan trọng trong quy trình này.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các báo cáo cần thiết cho quản lý và kiểm soát đơn vị Để đạt được hiệu quả, trao đổi thông tin cần diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới và sự phản hồi từ cấp dưới lên cấp trên, cũng như giữa các nhân viên và bộ phận, và cả với bên ngoài trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm.
Hệ thống thông tin cung cấp báo cáo và thông tin về hoạt động, tài chính và tính tuân thủ của doanh nghiệp, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và giám sát chặt chẽ doanh nghiệp.
Trao đổi thông tin là hoạt động thiết yếu trong hệ thống thông tin và truyền thông của doanh nghiệp, bao gồm cả truyền thông nội bộ và bên ngoài Đây là yếu tố quan trọng quyết định sự hiệu quả của một hệ thống thông tin.
Thông tin cần được truyền đạt kịp thời cho những người có liên quan khi được sử dụng để ra quyết định và phục vụ cho chức năng kiểm soát nội bộ.
1.2.4 Giám sát các kiểm soát
Giám sát các kiểm soát có thể phân chia thành giám sát thường xuyên và giám sát tách biệt
Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần bao quát tất cả các nghiệp vụ và hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo kiểm soát toàn diện Đồng thời, hệ thống này cũng cần được cập nhật và điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
1.3.2 Nguyên tắc “bốn mắt” Để phòng ngừa rủi ro, các doanh nghiệp, tổ chức cần phải thiết kế kiểm soát nội bộ sao cho mọi công việc đều được kiểm tra ít nhất 2 người, không để tình trạng mội người vừa làm vừa phê duyệt nhằm đảm bảo an toàn tài sản và hiệu quả công tác
1.3.3 Nguyên tắc cân nhắc lợi ích – chi phí
Khi thực hiện kiểm soát nội bộ, cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí để đảm bảo rằng lợi ích thu được tối đa trong khi chi phí duy trì kiểm soát phải ở mức thấp nhất Điều này có nghĩa là chi phí cho hoạt động kiểm soát không được vượt quá giá trị lợi ích mà nó mang lại.
1.3.4 Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Mỗi cá nhân và bộ phận trong đơn vị cần được phân công công việc một cách rõ ràng và khoa học, đồng thời phải chịu trách nhiệm hợp lý với nhiệm vụ của mình Việc chuyên môn hóa trong thực hiện công việc là cần thiết, và tất cả mọi người cần nhận thức rõ vai trò cũng như trách nhiệm của bản thân trong tổ chức.
1.3.5 Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm)
Nguyên tắc này quy định việc cách ly trách nhiệm trong thực thi công việc có rủi ro liên quan đến lạm dụng quyền hạn, nhằm đảm bảo sự minh bạch và an toàn trong quản lý.
10 hoặc nhiều bộ phận không thực hiện đầy đủ một nghiệp vụ hoặc không đảm nhận phần lớn các giai đoạn quan trọng của nghiệp vụ từ đầu đến cuối.
1.3.6 Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn
Mọi nghiệp vụ trong doanh nghiệp cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền Do đó, việc xây dựng quy trình phê duyệt cho các nghiệp vụ khác nhau từ cấp trên xuống cấp dưới là rất cần thiết.
1.3.7 Chứng từ và sổ sách đầy đủ
Các nghiệp vụ phát sinh bắt buộc phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản và đảm bảo ghi sổ chính xác
1.3.8 Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
Nguyên tắc này nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát do trộm cắp, thất thoát, hư hỏng hay sử dụng sai mục đích
Quy tắc này yêu cầu người thực hiện công việc phải duy trì sự độc lập trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, không bị ảnh hưởng bởi áp lực từ các cá nhân liên quan hay có quyền lợi Sự độc lập cần được đảm bảo trên các khía cạnh kinh tế, tình cảm và chuyên môn, nhằm cung cấp thông tin trung thực và đáng tin cậy.
Phân tích rà soát là quá trình so sánh dữ liệu từ các nguồn khác nhau để xác định sự khác biệt Việc làm rõ những khác biệt này giúp phát hiện nhanh chóng các sai sót hoặc biến động bất thường, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời và phù hợp.
Trong chương 1, tác giả trình bày các khái niệm cơ bản về Kiểm soát nội bộ, được tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau Tóm lại, kiểm soát nội bộ bao gồm những khái niệm chính như quy trình, mục tiêu và vai trò của nó trong tổ chức.
- Khái niệm về kiểm soát nội bộ, mục tiêu và hạn chế của kiểm soát nội bộ
- Thành phần kiểm soát nội bộ
- Nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ
Hiểu rõ các nguyên tắc Kiểm soát nội bộ giúp tác giả nghiên cứu thực tiễn tại công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life, từ đó xác định những hạn chế tồn tại và đề xuất giải pháp hoàn thiện cho doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM NHÂN THỌ MB AGEAS LIFE
2.1 Tổng quan về công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Bảo hiểm nhân thọ MB Ageas (MB Ageas Life) được thành lập theo Giấy phép thành lập và hoạt động số 74/GP/KDBH vào ngày 21 tháng 07 năm 2020, đánh dấu bước phát triển quan trọng trong lĩnh vực bảo hiểm nhân thọ tại Việt Nam.
MB Ageas Life là một công ty bảo hiểm nhân thọ được thành lập từ sự hợp tác giữa ba đối tác chính: Ngân hàng TMCP Quân đội (MB Bank) của Việt Nam, Tập đoàn Ageas đến từ Bỉ, và Công ty bảo hiểm nhân thọ Muang Thai từ Thái Lan.
MB Ageas Life hướng tới việc trở thành doanh nghiệp bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam, chuyên bảo vệ sức khỏe con người Công ty cam kết mang đến những giải pháp mới mẻ trong việc cung cấp sản phẩm bảo hiểm và các sản phẩm tài chính, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ trong thị trường bảo hiểm nhân thọ Việt Nam.
Kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong 3 năm 2019, 2020 và 2021:
STT Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019
1.1 Doanh thu từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, môi giới bảo hiểm
1.2 Doanh thu từ hoạt động tài chính 73.398 125.991
2.1 Chi phí từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, môi giới bảo hiểm
2.2 Chi phí hoạt động tài chính 865 4.117
2.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 210.143 304.896
4 Thuế thu nhập phải nộp
5 Lợi nhuận sau thuế (306.876) 205.017 Đơn vị: triệu đồng
Hình 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Bảo hiểm
Nhân thọ MB Ageas Life năm 2019
(Nguồn: BCTN năm 2019 của công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life)
Năm 2019 đánh dấu năm thứ ba công ty hoạt động trong lĩnh vực bảo hiểm tại Việt Nam, với sự tăng trưởng mạnh mẽ và bứt phá đáng kể Báo cáo tài chính của MB Ageas Life cho thấy những kết quả ấn tượng trong năm này.
Năm 2019, công ty đạt tổng doanh thu hơn 2.422 tỷ đồng, tăng gần gấp đôi so với năm 2018 Doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm đạt hơn 2.295 tỷ đồng, cũng tăng gấp đôi so với cùng kỳ năm trước Lợi nhuận trước thuế đạt hơn 205 tỷ đồng Trong khi thời gian trung bình để các doanh nghiệp bảo hiểm có lãi tại thị trường mới thường là 5 đến 7 năm, MB Ageas Life đã có lãi chỉ sau 3 năm, khẳng định tiềm năng tăng trưởng mạnh mẽ của mình.
STT Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020
1.1 Doanh thu từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, môi giới bảo hiểm
1.2 Doanh thu từ hoạt động tài chính 125.991 190.094
2.1 Chi phí từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, môi giới bảo hiểm
2.2 Chi phí hoạt động tài chính 4.117 5.604
2.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 304.896 372.516
4 Thuế thu nhập phải nộp 5.494
5 Lợi nhuận sau thuế 282.745 259.576 Đơn vị: Triệu đồng
Hình 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Bảo hiểm
Nhân thọ MB Ageas Life năm 2020 (Nguồn: BCTN của công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life)
Trong năm 2020, lợi nhận sau thuế của MB Ageas Life có giảm so với năm
Mặc dù năm 2019 doanh thu vẫn tăng, MB Ageas đã đặt mục tiêu phát triển và tăng cường bán hàng qua kênh đại lý vào năm 2021 Công ty cũng chú trọng vào việc đào tạo và nâng cao chất lượng cán bộ công nhân viên, đặc biệt trong quý IV/2020 Tuy nhiên, năm 2020, dịch bệnh Covid-19 đã gây ra nhiều phức tạp, dẫn đến chi phí phát sinh tăng cao.
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021
1.1 Doanh thu từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, môi giới bảo hiểm
1.2 Doanh thu từ hoạt động tài chính 190.094 301.688
2.1 Chi phí từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, môi giới bảo hiểm
2.2 Chi phí hoạt động tài chính 5.604 25.867
2.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 372.516 508.810
4 Thuế thu nhập phải nộp 5.494 58.130
5 Lợi nhuận sau thuế 259.576 220.675 Đơn vị: triệu đồng
Hình 2.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Bảo hiểm
Nhân thọ MB Ageas Life năm 2021 (Nguồn: BCTN của công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life)
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life bao gồm Hội đồng thành viên, Ủy ban điều hành, Kiểm soát viên, và phòng Kiểm toán nội bộ được tổ chức tách biệt Dưới đây là các khối chức năng như Khối Đại lý, Khối Bancassurance, Khối Công nghệ thông tin, Khối nghiệp vụ, Khối tài chính và đầu tư, Khối định phí, và Khối nhân sự, mỗi khối có từ 50 người trở lên, với các phòng ban phụ trách nhiệm vụ riêng biệt.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB
2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life
2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Để duy trì nề nếp và quy củ trong môi trường công ty, ban lãnh đạo đã thiết lập các nội quy và quy định áp dụng cho tất cả cán bộ công nhân viên Những nội quy này không chỉ là lời nhắc nhở hàng ngày cho nhân viên mà còn góp phần tạo ra một môi trường làm việc kỷ luật và chuyên nghiệp.
Hình 2.5: Bảng nội quy được treo tại văn phòng của MB Ageas Life
Ban lãnh đạo sẽ ban hành các quy định về nghiệp vụ và quy trình kinh doanh dưới dạng văn bản, có đầy đủ chữ ký phê duyệt và dấu công ty Mục tiêu của việc này là hướng dẫn các đơn vị trong công ty thực hiện chính xác các hoạt động nghiệp vụ, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai phạm thông qua việc thiết lập các biện pháp kiểm soát chủ chốt, góp phần vào quản lý và kiểm soát rủi ro tổng thể của công ty.
Hình 2.6: Văn bản ban hành quy trình mua sắm và quản lý tài sản tại công ty
TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life (Nguồn: Công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life)
Việc xây dựng nội quy và quy định giúp ngăn chặn hành vi vi phạm và cung cấp bằng chứng xử lý khi cần thiết Các vi phạm sẽ được xử lý dựa trên mức độ nghiêm trọng của hành vi, với cách xử lý khác nhau cho từng trường hợp Công ty cam kết xử lý đúng người, đúng tội và yêu cầu tất cả nhân viên cũng như khách ra vào công ty phải có thẻ.
Ban lãnh đạo sẽ tổ chức các buổi kiểm tra đột xuất tại từng khối để đánh giá tình hình làm việc và trao đổi về các mục tiêu của công ty, đồng thời động viên kịp thời cán bộ công nhân viên Quy chế lương thưởng được thiết lập rõ ràng nhằm ghi nhận những đóng góp của nhân viên.
Công ty bảo hiểm yêu cầu nhân viên phải có sự trung thực, liêm chính và chính trực Những phẩm chất này không chỉ tạo dựng uy tín với khách hàng mà còn là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp thành công và phát triển bền vững trong tương lai.
Cam kết về năng lực
Nguồn nhân lực chất lượng cao đóng vai trò quyết định trong hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm Nhân viên phải có trình độ đại học trở lên, với yêu cầu kinh nghiệm tùy thuộc vào vị trí ứng tuyển, trong khi nhân viên tư vấn bảo hiểm chỉ cần tốt nghiệp cấp 3 Công tác tuyển dụng tại công ty được thực hiện một cách chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực về năng lực, chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp.
Sau khi tuyển dụng, công ty tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng cho nhân viên mới về văn hóa công ty và yêu cầu công việc cơ bản Để nâng cao chất lượng đội ngũ, công ty thường xuyên tổ chức các chương trình tập huấn, workshop với sự tham gia của diễn giả nổi tiếng hoặc cán bộ quản lý, nhân viên kỳ cựu Với mục tiêu tăng trưởng bền vững, MB Ageas Life đã đầu tư mạnh mẽ vào việc xây dựng học viện đào tạo, sở hữu cơ sở vật chất hiện đại nhằm phát triển năng lực nhân sự.
20 các cấp, đội ngũ kinh doanh, quản lý cũng như đào tạo các đối tác trên thị trường Học viện đào tạo được lập ra với mục đích:
Thúc đẩy khả năng tự học và khả năng thích nghi với những thay đổi trong môi trường kinh doanh đầy biến động là yếu tố quan trọng để nâng cao và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao.
- Đồng hành cùng kinh doanh, nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động lực lượng bán hàng, giữ chân nhân tài
- Tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ 4.0 trong hoạt động đào tạo về bảo hiểm cũng như trong các nghiệp vụ bảo hiểm
- Đưa MB Ageas Life trở thành một tổ chức học tập trong giai đoạn chiến lược
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Giá trị cốt lõi của công ty:
Minh bạch – Tin cậy – Đoàn kết – Đam mê – Năng động
Sứ mệnh của công ty: Đồng hành cùng bạn dựng xây hạnh phúc
Nguồn: https://www.mbageas.life/
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM NHÂN THỌ MB AGEAS LIFE
NHÂN THỌ MB AGEAS LIFE
3.1 Định hướng phát triển và mục tiêu của công ty về kiểm soát nội bộ
Mục tiêu ngắn hạn của MB Ageas Life là lọt vào Top 5 doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ tại Việt Nam, trong khi mục tiêu dài hạn là trở thành doanh nghiệp bảo hiểm hàng đầu trong nước Khẩu hiệu của họ phản ánh cam kết mạnh mẽ đối với sự phát triển bền vững và chất lượng dịch vụ.
MB Ageas Life cam kết "Đồng hành cùng Bạn dựng xây hạnh phúc", với "Bạn" là khách hàng và nhân viên cùng nhau phát triển công ty Chúng tôi hướng tới việc mang đến dịch vụ bảo hiểm nhân thọ chuyên nghiệp, đổi mới và tin cậy tại Việt Nam MB Ageas Life cũng chú trọng xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và hạnh phúc, phát triển văn hóa doanh nghiệp bền vững dựa trên năm giá trị cốt lõi: Năng động, Đam mê, Tin cậy, Minh bạch và Đoàn kết Chúng tôi tin rằng sự hạnh phúc của nhân viên sẽ tạo ra giá trị hạnh phúc cho khách hàng.
MB Ageas Life đặt mục tiêu kiểm soát nội bộ bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin 100% trong các hoạt động kiểm soát Công ty đang sử dụng trí tuệ nhân tạo để giám sát các quy trình kiểm soát, nhằm đạt hiệu quả cao và độ chính xác tốt hơn Hiện tại, MB Ageas Life đang đầu tư nguồn lực và tài chính vào một số dự án kiểm soát tuân thủ.
- Dự án quản lý văn bản quy phạm nội bộ
- Dự án Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ - Governance, Risk and Compliance
- Dự án Phòng chống rủi ro gian lận - Fraud Management
- Dự án định danh khách hàng điện tử - sử dụng công nghệ eKYC để thực hiện các thủ tục xác minh định danh khách hàng ngay trên ứng dụng
3.2 Nguyên tắc hoàn thiện kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life Để hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life thì công ty cần đáp ứng được được các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, KSNB cần gắn với nguyên tắc cân nhắc lợi ích – chi phí
Việc xây dựng chi phí cho kiểm soát nội bộ (KSNB) cần phải đảm bảo không vượt quá lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp Các công ty mới thành lập không nên tiết kiệm chi phí bằng cách bỏ qua hệ thống KSNB, trong khi những doanh nghiệp có tiềm lực tài chính mạnh cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng để tránh lãng phí khi đầu tư quá nhiều vào KSNB mà không có sự cân đối hợp lý giữa thu và chi Hệ thống KSNB cần phải phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, ngay cả khi đã đầu tư nhiều chi phí.
Thứ hai, ứng dụng Công nghệ thông tin trong các hoạt động kiểm soát
Việc ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao độ chính xác trong kiểm soát hệ thống và quy trình nghiệp vụ, đồng thời giảm thiểu rủi ro do sự không trung thực của người kiểm soát Công ty xây dựng văn bản quản trị rủi ro, cho phép lãnh đạo đánh giá sự phù hợp với các tiêu chuẩn quy định thông qua phần mềm công nghệ thông tin.
Thứ ba, KSNB được xây dựng để hạn chế và giảm thiểu được những thiệt hại mà rủi ro gây ra cho công ty
KSNB được thiết kế nhằm giúp Ban lãnh đạo dự đoán và kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động hàng ngày Qua đó, các hành động cần thiết sẽ được thực hiện để giải quyết các rủi ro, đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu và nâng cao năng lực hoạt động.
3.3 Giải pháp hoàn thiện quy trình Kiểm soát nội bộ của công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ MB Ageas Life
3.3.1 Hoàn thiện Môi trường Kiểm soát
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Sau khi tình hình dịch bệnh ổn định, cán bộ công nhân viên sẽ trở lại làm việc trực tiếp Công ty cần thực hiện nghiêm túc việc chấm vân tay khi vào và ra Đồng thời, công ty sẽ tuyên dương và khen thưởng những nhân viên tuân thủ nghiêm chỉnh các quy chuẩn về tính chính trực và giá trị đạo đức Đối với các hành vi vi phạm như đi muộn hay trang phục không phù hợp, công ty cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc hơn Công ty cũng cần ban hành sổ tay quy định về tính chính trực và hành vi đạo đức nơi công sở, với hướng dẫn chi tiết cho cán bộ công nhân viên, nhằm đảm bảo tuân thủ dưới sự giám sát của ban lãnh đạo Các quy định này phải phù hợp với văn hóa công ty và thuần phong mỹ tục của văn hóa Việt Nam.
Tính chính trực là phẩm chất quan trọng trong công việc, thể hiện sự trung thực và đáng tin cậy Đề cao tính chính trực giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và khách hàng, tạo ra môi trường làm việc tích cực Khi mỗi người luôn đặt tính chính trực lên hàng đầu, họ không chỉ nâng cao uy tín cá nhân mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức Tính chính trực còn giúp giảm thiểu xung đột và tăng cường sự hợp tác, từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc.
- Các hành vi đạo đức trong công sở:
Mối quan hệ giữa các nhân viên tại MB Ageas Life cần được xây dựng trên nền tảng tôn trọng lẫn nhau và hợp tác vì lợi ích chung của công ty Mọi hành vi lăng mạ, bất công hay phân biệt đối xử, cả trong không gian mạng lẫn tại văn phòng, đều bị nghiêm cấm Điều này giúp duy trì môi trường làm việc trong sạch, đoàn kết và khuyến khích tinh thần làm việc vui vẻ, năng động của cán bộ nhân viên.
Mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo rất quan trọng trong môi trường làm việc Nhân viên cần tôn trọng các quyết định của ban lãnh đạo, trong khi lãnh đạo nên khuyến khích sự đóng góp ý kiến từ nhân viên thông qua hòm thư tiếp nhận Điều này giúp nhân viên nâng cao ý thức về kiểm soát nội bộ, tự phát hiện các hành vi vi phạm và sai sót cần cải tiến Hơn nữa, lãnh đạo cần thực hiện nghiêm túc những quy định này để làm gương cho nhân viên.
Cam kết năng lực và chính sách về thông lệ về nhân sự
Công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên tham gia nhiều buổi đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng nghề nghiệp Việc khảo sát thời gian có thể tham dự sẽ giúp tổ chức các buổi đào tạo hiệu quả hơn Đối với nhân viên có tiềm năng và mong muốn học thêm chứng chỉ, công ty nên hỗ trợ chi phí học tập để họ có cơ hội phát triển Định kỳ hàng quý, công ty sẽ thực hiện khảo sát nội bộ để đánh giá sự hài lòng của nhân viên, từ đó nhận diện điểm mạnh và điểm yếu, đề xuất phương án cải tiến chất lượng hoạt động Bên cạnh đó, việc lắng nghe ý kiến của nhân viên và đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần sẽ giúp họ yên tâm làm việc, cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Ban giám đốc cần bổ sung nhân lực có kinh nghiệm để tổ chức và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả tại các phòng ban Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quy trình kiểm soát cũng cần được lên kế hoạch, mục tiêu và lộ trình rõ ràng, công bố tới toàn thể nhân viên Đồng thời, cần đẩy mạnh truyền thông để nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, bởi sự thành công của nó phụ thuộc vào ý thức chấp hành của từng cá nhân trong công ty.
Cơ cấu tổ chức tại các phòng ban cần đảm bảo rằng nhân viên thực hiện công việc phù hợp với năng lực của họ, tránh tình trạng nhân viên có kinh nghiệm phải gánh vác phần lớn công việc trong khi những nhân viên ít kinh nghiệm chỉ đảm nhận khối lượng nhẹ hơn Việc phân công và sắp xếp công việc hợp lý, với khối lượng công việc công bằng cho tất cả, sẽ nâng cao chất lượng và năng suất làm việc, đồng thời tạo điều kiện cho các cá nhân học hỏi thêm các nghiệp vụ mới.
Việc các khối, phòng ban hỗ trợ lẫn nhau là cần thiết, nhưng hiện tại sự phối hợp chưa đạt hiệu quả và chưa mang tính khoa học Cán bộ quản lý cần nhắc nhở trực tiếp từng nhân viên về trách nhiệm của họ để đảm bảo tiến độ chung.
3.3.2 Hoàn thiện Quy trình đánh giá rủi ro