Kỹ năng lập báo cáo kỹ thuật cơ bản

Văn phong kỹ thu t ậtII Tổng quan về báo cáo kỹ thuật 1 Khái niệm báo cáo kỹ thuật - Báo cáo kỹ thuật được chia vào 4 mục chính: 1 Hướng dẫn: Manuals, Instructions, Procedures, ProcessDe

──────── * ───────

BÀI TẬP LỚN

MÔN: Văn phong kỹ thuật

Đề tài : Làm quen với các báo cáo kỹ thuật cơ bản

Sinh viên thực hiện : Đỗ Anh Tuấn

Bùi Văn ToànNguyễn Văn ĐạiChu Đức Lộc

Lê Phương Nam

Hà Nội, tháng 10 năm 2013

Văn phong kỹ thu t ật

I) Mở đầu 3

II) Tổng quan về báo cáo kỹ thuật 4

1) Khái niệm báo cáo kỹ thuật 4

2) Phân loại theo mục đích 5

3) Phân loại theo hình thức truyền tải 5

III) Sơ yếu lí lịch 5

1) Giới thiệu 5

2) Cấu trúc của sơ yếu lí lịch 5

3) Cách viết sơ yếu lí lịch 6

IV) Thư từ 11

1) Giới thiệu 11

2) Cấu trúc của thư từ 11

3) Cách viết thư từ 11

4) Thư điện tử và những điều cần lưu ý 12

V) Bản tóm tắt 16

1) Giới thiệu 16

2) Yêu cầu của bản tóm tắt 16

3) Cách viết bản tóm tắt 16

VI) Bằng sáng chế 18

1) Giới thiệu 19

2) Cấu trúc và đặc điểm bằng sáng chế 19

VII) Bản khảo cứu 23

1) Giới thiệu 23

2) Cấu trúc của bản khảo cứu 23

3) Cách viết bản khảo cứu 23

VIII) Tài liệu tham khảo 28

2 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản

- Các thành viên nhóm:

3 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản

Văn phong kỹ thu t ật

II) Tổng quan về báo cáo kỹ thuật

1) Khái niệm báo cáo kỹ thuật

- Báo cáo kỹ thuật được chia vào 4 mục chính:

1) Hướng dẫn: Manuals, Instructions, Procedures, ProcessDescription

2) Bằng sáng chế: Patent3) Báo cáo: Report (Letters, Memos, email/ notes, survey)4) Luận văn, sách, báo, tạp chí: Books, Articles, Papers,Magazines

- Các thuộc tính chính của báo cáo kỹ thuật:

1) Gắn liền với 1 vấn đề kỹ thuật cụ thể2) Có mục đích cụ thể

3) Có mục tiêu cụ thể4) Truyền tải thông tin/ dữ liệu5) Có tính khách quan

6) Ngắn gọn, súc tích7) Nội dung rõ ràng, không mập mờ, đa nghĩa8) Sử dụng văn phong và định dạng thống nhất9) Cung cấp thông tin có giá trị và có thể sử dụng10) Có ghi nhận đóng góp, trích dẫn của người khác

4 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản

2) Phân loại theo mục đích

• Article (Bài báo): tập trung sâu vào 1 chủ đề cụ thể

• Booklet (Tóm tắt): tổng quan hoặc giới thiệu sơ lược về 1 vấn đề nàođó

• Brochure (Sách hướng dẫn): hướng dẫn, giới thiệu, thuyết phục độcgiả về 1 vấn đề gì đó

• Correspondence (thư từ): giao tiếp với các bên liên quan

• Newsletter (Báo/Tạp chí): cung cấp thông tin về một số các chủ đề cóliên quan đến nhau

• Manual (Hướng dẫn sử dụng): mô tả và hướng dẫn sử dụng sản phẩm

• Report (Báo cáo): trình bày chi tiết về đề xuất cũng như cách giảiquyết 1 vấn đề nào đó

• Investigation report (Báo cáo khảo cứu): trình bày kết quả của nghiêncứu, cách thức giải quyết vấn đề

3) Phân loại theo hình thức truyền tải

• Bản mềm (Soft copy): thông tin được lưu trữ trên máy tính

• Bản cứng (Hard copy): thông tin được lưu trữ trên giấy tờ

III) Sơ yếu lí lịch

1) Giới thiệu

• CV (Curriculum vitae): Sơ yếu lý lịch, giới thiệu về bản thân để xinviệc với nhà tuyển dụng

2) Cấu trúc của sơ yếu lí lịch

Trong hồ sơ xin việc bản sơ yếu lý lịch rất quan trọng như một sự quảngcáo, một cơ hội để tiếp thị bản thân với những nhà tuyển dụng tiềm năng Nó cóthể giúp bạn trở thành một ứng viên xuất sắc nhất cho công việc

5 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản

Văn phong kỹ thu t ật

Bản sơ yếu lý lịch là bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng nên nó cầnphải được hoàn thiện tốt

Cấu trúc cơ bản của CV:

- Thông tin cá nhân

- Quá trình học tập/ công tác

- Các kỹ năng, khả năng hiện có

- Kinh nghiệm làm việc, thành tích của bản thân

- Điểm mạnh, điểm yếu của bản thân

- Người giới thiệu

3) Cách viết sơ yếu lí lịch

Hình thức

Hình thức là ấn tượng đầu tiên đập vào mắt người xem Những từ chuyênngành liên quan đến công việc nên được sử dụng nhiều trong CV Sử dụng câuchữ một cách rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, các mục quan trọng nên để chữ đứng,gạch chân hoặc in nghiêng để tạo sự chú ý

Cỡ chữ viết CV nên là 12, có thể dùng font chữ Time New Roman hoặcArial Trình bày hồ sơ trên hai trang giấy Thông thường một hồ sơ không nêndài hơn hai trang giấy, trừ phi bạn có nhiều ưu thế và kinh nghiệm nổi bật

Nội dung

 Thông tin về cá nhân và việc làm:

Mục này dễ viết nhất Tuy nhiên phải lưu ý là bạn cần ghi rõ số điện thoại

và địa chỉ e-mail bạn thường dùng nhất để nhà tuyển dụng có thể liên hệ dễdàng khi bạn trúng tuyển và được tham gia phỏng vấn

 Quá trình học tập của bạn:

 Trường THPT mà bạn đã tốt nghiệp:

Mục này tuy nhỏ nhưng rất quan trọng Nếu bạn không có nhiều kinhnghiệm, hãy nêu những thành tích học tập mà bạn đạt được trong quá trình họcphổ thông chẳng hạn như điểm, xếp loại, làm cán sự lớp, thi đậu kỳ thi học sinhgiỏi toán,… Nếu bạn mô tả hay thì nhà tuyển dụng sẽ lưu ý hồ sơ của bạn nhiều

 Trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp mà bạn học:

Là sinh viên bạn hãy nêu những thành tích của mình trong quá trình họcnhư đã làm cán sự lớp, tham gia nghiên cứu đề tài khoa học, được khen thưởngcấp khoa, cấp trường, nhận học bổng, đoạt giải các kỳ thi lớn, đoàn viên, đảngviên,… Bạn càng nhiều thành tích hãy nêu ra càng nhiều càng tốt Đây sẽ làđiểm nổi trội của bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng đặc biệt đối vớinhững bạn chưa có kinh nghiệm làm việc

6 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản

Các kỹ năng của bạn

 Kỹ năng ngoại ngữ:

Bạn hãy mô tả thêm những kinh nghiệm ngoại ngữ mà bạn đã có như bạn

có khả năng giao tiếp tốt với người nước ngoài, nghe và hát tiếng nước ngoàitốt, viết và đọc tiếng nước ngoài thành thạo,… Bạn cũng nên nêu những bằngcấp mà mình đã đạt được như bằng A, B, C, TOEIC, TOEFL, IELTS,… Đây làđiểm mạnh của bạn so với các ứng viên khác đó

 Kỹ năng tin học:

Kỹ năng tin học là kinh nghiệm trong quá trình sử dụng tin học mà bạnđạt được như đánh máy nhanh, sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng,biết thiết kế web,… Những bằng cấp đạt được như bằng A,B,… Vấn đề tin họcnhà tuyển dụng rất quan tâm tới ứng viên, bạn nên nêu ra đầy đủ

 Kỹ năng mềm:

Ngoài hai kỹ năng trên thì kỹ năng mềm cũng là một kỹ năng quan trọnggiúp bạn tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng Các kỹ năng này rất đặcbiệt thuộc về chính bản thân bạn như khả năng làm việc theo nhóm, giao tiếpkhéo léo, đàm phán, thuyết trình,… Với những kỹ năng xuất sắc, bạn sẽ cónhiều cơ hội được nhà tuyển dụng chú ý trong số hàng trăm ứng viên khác cótrình độ tương đương

 Kỹ năng khác:

Kỹ năng khác là sở trường của bạn về việc nào đó chẳng hạn như hátkaraoke, uống được bia, rượu, khả năng chịu áp lực,… Và nêu lên thời gian bạn

sử dụng chúng Nếu kỹ năng khác bạn đều tốt ngang với các ứng viên khác thì

kỹ năng này bạn sẽ nổi trội hơn họ nếu bạn nêu ra

Mục kinh nghiệm

Mục kinh nghiệm trong bản lý lịch của bạn là nơi nhà tuyển dụng tậptrung sự chú ý nhiều

 Kinh nghiệm làm việc:

Bạn nên nêu rõ các kinh nghiệm làm việc càng chi tiết càng tốt Có thểkinh nghiệm mà bạn đạt được chỉ là trong giai đoạn thực tập sinh, bán thời gianhay nghề tự do Kinh nghiệm làm việc ấn tượng sẽ giúp bạn nổi bật hơn hàngtrăm ứng viên khác Hãy nêu tên tổ chức, vai trò và nêu bật trách nhiệm vàthành công bạn đã đạt được ở những công việc trước đây

7 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản

Văn phong kỹ thu t ật

 Kinh nghiệm hoạt động xã hội:

Đây là kinh nghiệm khi bạn tham gia hoạt động xã hội ở trường, đoàn vàcộng đồng xã hội như cộng tác viên, phụ tá văn thư ở phòng công tác của trườnghoặc làm ban chấp hành chi hội, đoàn trường, làm MC trong trường, tổ chứcchương trình cho sinh viên, tham gia mùa hè xanh,… Bạn hãy kể chi tiết tênhoạt động xã hội, vai trò và thành tích nổi bật của bạn trong quá trình hoạt động

xã hội Đây là điểm mạnh của bạn khi đi xin việc đặc biệt đối với công việc cầnkhả năng này

 Kinh nghiệm, thành tích khác của bạn:

Hãy kể cho nhà tuyển dụng biết những thành tích cũng như các kinhnghiệm khác của bạn như bạn đã từng thi trò chơi “Ô chữ vàng”, tham giachương trình văn nghệ của trường , tham gia diễn thời trang, đoạt giải kỳ thi nào

đó, có kinh nghiệm dẫn chương trình, tổ chức cuộc đi chơi,…

 Điểm mạnh và điểm yếu của bản thân:

Hãy cho nhà tuyển dụng biết điểm mạnh cũng như điểm yếu của bạn.Nên nêu bật điểm mạnh và hạn chế điểm yếu mà ảnh hưởng đến công việc Qua

đó nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng của bạn và xem xét mức độ phù hợpcông việc Đây là mục quan trọng, nhà tuyển dụng rất quan tâm

 Sở thích:

Bạn nên nêu nên sở thích của bản thân mình Đó là những sở thích cụ thểcủa bạn như thích nghe nhạc, thích chơi thể thao, … nhưng đừng đưa quá nhiều

 Người giới thiệu:

Người giới thiệu là người có ấn tượng và có thể đưa nhận xét khách quan

về bạn Bạn hãy mô tả người tham khảo của bạn về họ tên, địa chỉ mail, số điệnthoại, Qua đó nhà tuyển dụng có thể liên lạc với họ khi cần thiết

8 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản

Những việc không nên làm trong CV

 Lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp đó là một trong hai thứ không thể chấp nhậnđối với một CV xin việc, bạn phải kiểm tra phần này thật cẩn thận, nênđọc kỹ lại nhiều lần

 Bạn không nên sử dụng những từ địa phương, tiếng lóng trong CV

 Đừng để những lỗi do cẩu thả như: lem dấu cà phê lên hồ sơ hay in hồ sơtrên giấy tiêu đề của công ty,… làm hỏng bộ hồ sơ được chuẩn bị côngphu của bạn

 Tránh viết tắt, đặc biệt những từ không phổ biến và không được thừanhận Đừng ghi một địa chỉ e-mail lạ như cobedangyeu@hotmail.com bởi nó có

vẻ không chuyên nghiệp

 Đừng che giấu cá tính của mình trong CV và đừng tỏ vẻ rụt rè, nhút nhát,hãy mạnh dạn trình bày trước nhà tuyển dụng những thành tích, kỹ năng

và sự thông minh khéo léo của bạn Nhà tuyển dụng muốn xem bạn cóthực sự thích hợp cho công việc sắp tới của họ hay không Trình bàychúng bằng những hiểu biết của bạn và làm thế nào để đem lại lợi ích chonhững gì họ muốn

9 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản

IV) Thư từ

1) Giới thiệu

• Thư từ: sử dụng để giao tiếp và trao đổi thông tin với người khác

2) Cấu trúc của thư từ

- Tiêu đề:

 Người gửi: họ tên và địa chỉ người gửi

 Người nhận: họ tên và địa chỉ người nhận

- Mở đầu:

 Ngày tháng gửi

 Lời chào

 Lí do/ chủ đề viết thư

- Nội dung thư.

- Kết thúc thư: chữ ký, tên người viết.

3) Cách viết thư từ

- Thư từ (letter):

 Sử dụng thư từ trang trọng bên ngoài tổ chức để phản hồi các câuhỏi, thắc mắc cũng như để giải thích và cung cấp các tài liệuhướng dẫn

 Thư trong lĩnh vực kỹ thuật sử dụng định dạng theo khối (block)với 1 dòng giữa các đoạn văn và không có lùi đầu dòng Phần nộidung chính thường là từ 1-5 trang Font chữ thường đơn giản, nộidung được trình bày theo thứ tự trước sau và các mục được đánh

số, kí tự

 Bởi vì thư từ thường để trao đổi thông tin nên phần mở đầu nên ghingày tháng gửi, tên cũng như chức danh của người gửi, địa chỉ gửiđầy đủ , lời chào

 Viết tiêu đề rõ ràng để giúp người nhận xác định được nội dung màchúng ta muốn đề cập đến cũng như để dễ dàng xem xét lại sau vềsau

 Xem xét tất cả các thư từ để đảm bảo tính chính xác về các vấn đềpháp lý trước khi phê duyệt chúng Tóm lược lại những tài liệu phùhợp dựa trên việc xác định : Chữ ký, tên , chức danh

 Những người cần biết về những thư từ mà không liên quan trựctiếp nên được đặt vào một danh sách ở đầu hoặc ở cuối tài liệu

 Hình thức khác nhau bao gồm các dạng: Các bản ghi nhớ, ghi chúcuộc họp báo, báo cáo hay thư Chúng có thể chỉ có một trang hoặcnhiều trang

 Mục đích chính của bản ghi nhớ là “quyết định”, hỗ trợ đưa raquyết định Các mục đích khác của bản ghi nhớ là: Truyền đạtthông tin, thông báo quyết định, thực hiện một yêu cầu, cung cấptrả lời một câu hỏi hay phàn nàn, thắc mắc, trình bày báo cáo chínhthức, đề xuất một giải pháp cho một vấn đề, hoặc đóng vai trò là tàiliệu tham khảo để sử dụng trong tương lai

 Cấu trúc bản ghi nhớ: Bản ghi nhớ nên cung cấp một bản tóm tắt

mạch lạc, rõ ràng Cấu trúc điển hình của bản ghi nhớ cuộc họp baogồm: Bản mô tả chính sách được đề xuất, thông tin cơ bản có liênquan, một cuộc thảo luận về những cân nhắc chính

 Chỉ tiêu chất lượng: Không có một tiêu chuẩn nào để đánh giá

cho một bản ghi nhớ cả, nhưng nó cần đáp ứng được sự súc tích,mạch lạc và chứa đầy đủ thông tin

- Thư điện tử (email)

 Sử dụng email trong trường hợp cần phản hồi nhanh chóng

 Email là hình thức thư tín ngắn, không trang trọng

 Do tốc độ soạn email là nhanh dẫn tới không cẩn thận trong câuchữ, dấu câu, chữ hoa , chữ thường Một email không theo chuẩn

có thể được chấp nhận với riêng cá nhân Nhưng đối với emailtrong lĩnh vực khoa học và kĩ thuật cần tuân theo các tiêu chuẩn đãđược đặt ra

4) Thư điện tử và những điều cần lưu ý

Văn phong kỹ thu t ật

- Trả lời các thư mang tính cá nhân sớm nhất có thể: Điều này là rất

quan trọng để người gửi biết là bạn đã nhận được thư của họ Nếu bạnkhông có gì để trả lời lại thì ít nhất bạn cũng nên gửi một email xácnhận

- Lưu ý về việc chuyển tiếp một thư cá nhân:Hãy nhớ rằng một email

cá nhân đã gửi cho riêng bạn hay là cho một số người trong đó có bạn.Trước khi chuyển tiếp một email cá nhân của người khác gửi chomình cho ai đó, hãy suy nghĩ xem liệu người gửi ban đầu sẽ đồng ýhay không Nếu nghi ngờ thì đừng gửi

- Rà soát kĩ tin nhắn trước khi gửi chúng đi:Một khi một email đã

được gửi, bạn sẽ không thể làm được gì nữa Do đó, hãy đọc cẩn thậncác tin nhắn trước khi bạn gửi cho ai đó Nếu bạn cảm thấy không hợp

lý hay không hài lòng ( quá ngắn, quá thẳng thắn…), hãy hủy thư đó

và viết lại

Giả sử bạn đang làm đồ án tốt nghiệp và thầy hướng dẫn gửi cho

bạn email như sau: Hãy xem báo cáo của Nguyễn Văn A về vấn đề mới nhất của JACL mà tôi đính kèm Tôi nghĩ rằng nó có liên quan đến đề tài của em đấy Em thấy sao ?

Sau khi xem tài liệu thầy gửi, bạn quyết định viết thư trả lời Giả sử bạn có các email trả lời sau:

a Em đã đọc tài liệu của Nguyễn Văn A nhưng em chẳng hiểu gì hết Thầy

có thể giải thích cho em được không ạ? Em rất xin lỗi thầy

Phân tích: email thể hiện là bạn chẳng chịu tìm hiểu kĩ mà chỉ chăm

chăm đi hỏi

Sửa lại: nói rõ ra là chưa hiểu phần nào để thầy dễ giải thích (nếu phần

nào mà bạn cũng không hiểu thì bạn làm sao làm đồ án được)

b Em đã dành ba tiếng để đọc đi đọc lại những tài liệu thầy đã nhắc đến.

Em chảthấy bất kì mối liên quan nào với đề tài của em cả.

Phân tích: Trong email bạn thể hiện rõ sự tức giận của mình (vì bạn nghĩ

bạn bỏ ra đến 3 tiếng đọc tài liệu mà chẳng thu được gì) Thầy hướng dẫn

có kinh nghiệm về lĩnh vực này nên chắc bạn đã bỏ sót điều gì đó

Sửa lại:Em đã đọc rất kĩ tài liệu thầy gửi Nhưng em chưa nhận thấy

được sự liên quan đến đề tài của em Theo thầy thì phần nào trong tài liệu đó có liên quan đến đề tài của em nhất ạ ? Em cảm ơn thầy.

c Cám ơn thầy đã gợi ý đọc những tài liệu của Nguyễn Văn A Em chỉ vừa mới đọc qua nó xong và nó làm thay đổi hoàn toàn đồ án của em Em sẽ viết lại cấu trúc đồ án Liệu ngay hôm nay thầy có thể gặp em được không ạ?

Phân tích: Bạn quá vội vàng và hăm hở, nên có thể mắc nhầm lẫn Email

của bạn cần viết thận trọng hơn

Sửa lại:Em đã đọc tài liệu thầy gửi Báo cáo đó nêu ra nhiều vấn đề mới

mẻ có ảnh hưởng đến đề tài đồ án của em Em thấy cầnphải viết lại cấu trúc đồ án Ý thầy thế nào ạ ? Em cảm ơn thầy.

- Sử dụng tiêu đề mail hiệu quả:Tiêu đề mail giúp người nhận có thể

phân loại mail cũng như dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm Tiêu đềmail cần ngắn gọn và chính xác, khái quát được nội dung mail

- Không lạm dụng phần mở đầu và kết thúc kiểu văn nói: Email là

sự kết hợp giữa văn nói và văn viết Bởi vậy chúng ta thường nhìnthấy mở đầu và kết thúc của email giống như văn nói

Chào A Khỏe không ? B của lớp Tin 2 đây Tớ phải kiểm tra giữa kì vào thứ tư Cho tớ không đến họp nhóm hôm thứ tư nhé Muộn rồi, phải đi đây Bye.

Như thế này, người nhận có thể cảm thấy gần gũi và thu hút hơn Nhưngnếu quá lạm dụng thì bạn có thể trở nên quen với nó, và email nào cũng viếtnhư thế Hệ quả cuối cùng là bạn có vẻ rất trẻ con, thiếu nghiêm túc và thiếuchuyên nghiệp

- Thể hiện lịch sự, nhã nhặn: