Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, đối với các doanh nghiệp sản xuất, một trong những vấn đề được quan tâm nhất là tổ chức sử dụng tốt các yếu tố đầu vào nhằm sản xuất ra những sảm phẩm có chất lượng tốt với giá thành hạ. Do vậy việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng, quyết định đến toàn bộ quá trình sản xuất trong một doanh nghiệp. Tài liệu này dùng cho ngành kinh tế
ĐẶC ĐIÊM CHUNG CỦA XÍ NGHIỆP VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI VỚI KẾ TOÁN NGHUYÊN VẬT LIỆU
Lịch sử phát triển
Liên hiệp Đường sắt Việt Nam được chia làm 3 khu vực:
Miền Bắc: Xí nghiệp Liên hợp vận tải Đường sắt khu vực I.
Miền Trung : Xí nghiệp vận tải Đường sắt khu vực II.
Miền Nam: Xí nghiệp vận tải Đường sắt khu vực III.
Tên Xí nghiệp : Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội
Giám đốc : Nguyễn Minh Hà Địa chỉ : Số 1 Trần Quí Cáp_ Hà Nội Điện thoại : 04 7321537 – 04 7470303
Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước thuộc Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội, trực thuộc Tổng công ty Đường sắt Việt Nam Doanh nghiệp này có quy mô vừa, với tổng vốn kinh doanh đạt 372.935.809.000 đồng, trong đó vốn lưu động là 164.236.309.000 đồng và vốn cố định là 208.699.500.000 đồng.
Xí nghiệp hiện có hơn 2000 lao động và sở hữu 30 đoàn tàu với tổng số 500 toa xe Trong đó, có 19 đoàn tàu địa phương hoạt động trên các tuyến phía Bắc từ Vinh trở ra, và 11 đoàn tàu Thống nhất chạy trên tuyến đường sắt Bắc-Nam Diện tích tổng thể của Xí nghiệp là 32.000m², bao gồm 15.000m² dành cho khu vực làm việc, 17.000m² cho nhà xưởng, cùng với 6 đường tàu chuyên dụng tại ga Hà Nội để chuẩn bị cho các đoàn tàu trước khi vận hành.
Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội được thành lập theo quyết định số 361QĐ/LH1 vào ngày 24/3/1989 của Tổng cục Đường sắt, hiện nay là Liên hiệp Đường sắt Việt Nam Đây là tiền thân của Xí nghiệp vận dụng toa xe khách, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành các toa xe khách.
Hà Nội là trụ sở của nhà máy toa xe Hà Nội, được thành lập theo chủ trương phân cấp quản lý của Liên hiệp Đường sắt Việt Nam vào năm 1989 Từ đó, Xí nghiệp đã được giao cho Xí nghiệp Liên hiệp Đường sắt khu vực I để trực tiếp quản lý và điều hành.
Vào ngày 7 tháng 7 năm 2003, Liên hiệp đường sắt Việt Nam đã chính thức chuyển đổi thành Tổng công ty 91 theo quyết định số 03QĐ/ĐS của Hội đồng quản trị Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Xí nghiệp đi vào hoạt động từ 1/10/2003 với cơ cấu : Cơ quan cao nhất là Tổng công ty Đường sắt Việt Nam quản lý các công ty con :
Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội.
Công ty vậnh tải hành khách Đường sắt Sài Gòn.
Công ty vận tải hàng hóa Đường sắt.
Đặc điểm hoạt động và tổ chức kinh doanh cuả Xí Nghiệp
Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội chuyên quản lý và khai thác các đoàn tàu khách, cung cấp sản phẩm bao gồm xe/km cho tàu Thống nhất và tàu địa phương Ngoài ra, Xí nghiệp còn chế biến suất ăn sẵn để phục vụ trên tàu và thực hiện khám chữa, bảo trì toa xe cùng với máy móc thiết bị trên tàu.
Các chỉ tiêu cơ bản trong các năm gần đây
TT Chỉ tiêu Đơn vị 2006 2007 2008
1 Xe vận dụng tàu Thống nhất Xe/năm 55.480 59.630 62.278
2 Xe vận dụng tàu Địa phương Xe/năm 64.324 70.891 80.515
3 Xe Km tàu Thống nhất Xe.Km 45.500.000 48.600.000 50.000.000
4 Xe Km tàu Địa phương Xe.Km 21.326.084 22.618.579 26.000.000
5 Suất ăn chế biến sẵn cấp lên tàu Suất 1.550.000 1.580 1.605.000
6 Hành khách lên tàu HK 3.800.203 5.373.494 6.448.192
Tổ chức bộ máy quản lý
PGĐ nội chính Phòng tổ chức lao động Phòng tài chính kế toán PGĐ Kỹ thuật toa xe – Thiết bị Phòng kế hoạch vật tư PGĐ vận tải
Phòng hành chính tổng hợp Phòng quản lý vận dụng Phòng kỹ thuật nghiệp vụ
Trạm y tế Xí nghiệp Đội bảo vệ quân sự Đội dịch vụ I Đội dịch vụ II Đội dịch vụ III
PX Cơ điện lạnh Xưởng chế biến xuất ăn CN Phân đoạn khám chữa chỉnh bị
Trạm thống nhất Trạm Hà Nội Trạm Yên Bái Trạm Thanh Hóa Trạm Vinh
Các tổ sản xuất và các tổ công tác trên tàu Đội tầu HPhòng
Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội được tổ chức theo sơ đồ sau:
Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban:
Ban giám đốc Xí nghiệp bao gồm 1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc, trong đó Giám đốc chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan quản lý và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh Ba phó Giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý và điều hành Xí nghiệp.
Phó giám đốc vận tải: Chỉ đạo công tác sản xuất vận tải phụ trách trực tiếp tầu Thống nhất và tầu Liên vận quốc tế.
Phó giám đốc kỹ thuật toa xe và thiết bị: Trực tiếp điều hành phân đoạn, khám chữa, chỉnh bị.
Phó giám đốc nội chính: Trực tiếp chỉ đạo phòng Tổng hơp và phụ trách tầu địa phương, đồng thời kiêm phó bí thư Đảng ủy.
Phòng Tổ chức lao động
Phòng Tổ chức lao động có vai trò tham mưu cho Giám đốc về mô hình và quản lý sản xuất trong Xí nghiệp Nhiệm vụ của phòng bao gồm việc bố trí hợp lý cán bộ và lao động, đồng thời giải quyết chế độ chính sách cho người lao động cùng các vấn đề liên quan đến họ.
Phòng Kế hoạch vật tư
Phòng Kế hoạch vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc Xí nghiệp xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch vật tư và chi phí Phòng này đảm bảo mua sắm và cấp phát đầy đủ, kịp thời các vật tư, phụ tùng, thiết bị và nhiên liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong mọi điều kiện.
Phòng tài chính kế toán
Phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp trong việc quản lý và sử dụng nguồn tiền, vật tư, nhiên liệu và tài sản theo đúng nguyên tắc tài chính kế toán trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời, phòng cũng hỗ trợ Giám đốc và công đoàn trong việc quản lý nguồn tiền cứu trợ và quỹ phúc lợi Ngoài ra, Phòng Tài chính kế toán còn theo dõi, hướng dẫn, giám sát và kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong Xí nghiệp thực hiện đúng các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác tài chính, kế toán.
Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ
Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc và hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra các đơn vị liên quan đến nghiệp vụ chạy tàu, vận chuyển hành khách và hành lý Ngoài ra, phòng cũng đảm nhận công tác phục vụ hành khách, bao gồm dịch vụ ăn uống trên tàu và chế biến xuất ăn Đặc biệt, công tác đảm bảo an toàn trên mọi mặt và duy trì chính quy, văn hóa, an toàn là những yếu tố quan trọng mà phòng luôn chú trọng.
Phòng Tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Xí nghiệp về các công tác văn thư và tạp vụ Bộ phận này quản lý toàn bộ trang thiết bị như ôtô, phòng làm việc, máy móc, dụng cụ văn phòng, cùng hệ thống điện nước của Xí nghiệp Ngoài ra, Phòng còn đảm nhận quản trị hành chính, phục vụ hội nghị, tổ chức thi đua và tuyên truyền khen thưởng, đồng thời tiếp khách đối ngoại.
Trong Xí nghiệp, ban giám đốc và các phòng ban luôn duy trì mối quan hệ chặt chẽ nhằm mục tiêu hoàn thành vượt mức chỉ tiêu do cấp trên giao Sự liên kết này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả công việc mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho Xí nghiệp.
Các trạm công tác trên tàu, đội tàu
Chức năng và nhiệm vụ chính
Quản lý và bảo quản hiệu quả các toa xe và trang thiết bị phục vụ hành khách là nhiệm vụ quan trọng Cần điều hành và chỉ đạo các tổ tàu hoàn thành nhiệm vụ chạy tàu, đảm bảo phục vụ hành khách theo quy định của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam và Công ty Vận tải Hành khách Đường sắt Hà Nội.
+ Đảm bảo an toàn các mặt, nâng cao chất lượng phục vụ hành khách, thực hiện thu đúng, thu đủ, đạt và vượt doanh thu.
Khối chỉnh bị sửa chữa toa xe (Phân đoạn khám chữa chỉnh bị - phân xưởng cơ điện lạnh)
+ Tổ chức thực hiện công tác khám chữa chỉnh bị các đoàn tàu khách tại
Hà Nội - Long Biên đang tiến hành sửa chữa và chỉnh bị các ram tàu do Xí nghiệp quản lý cùng với các ram tàu khác do đơn vị khác khai thác Công tác này bao gồm tổ chức đón khám chữa và chỉnh sửa toa xe, đảm bảo an toàn kỹ thuật cho toa xe, cũng như kiểm tra kỹ thuật điện và máy nổ Bên cạnh đó, đội bảo vệ quân sự, đội dịch vụ và xưởng sản xuất thức ăn chế biến sẵn cũng được huy động để hỗ trợ cho quá trình này.
Xí nghiệp cần tăng cường công tác bảo vệ quân sự và phòng chống cháy nổ, đồng thời đảm bảo an ninh trật tự trên tàu Lực lượng xung kích sẽ chống buôn bán vận chuyển hàng lậu, ngăn chặn tiêu cực và hỗ trợ tổ tàu trong việc chống thất thu Ngoài ra, cần thực hiện công tác quân sự địa phương và huấn luyện tự vệ để đáp ứng yêu cầu của đơn vị đóng quân.
Tham mưu cung cấp suất ăn chế biến sẵn cho các dịch vụ, sản xuất nước tinh lọc, tăm giấy và gia vị cho các đoàn tàu theo kế hoạch, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm Thực hiện quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 và HACCP một cách nghiêm ngặt.
Dựa trên Quyết định số 633-QĐ-CTHK-TCCB-LĐ ngày 11/10/2005 của Tổng Giám đốc Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội, Quy chế tạm thời tổ chức và hoạt động của Xí nghiệp vận dụng toa xe khách đã được phê duyệt.
- Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội, là doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc, trực thuộc Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội thuộc
Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam được phép mở tài khoản ngân hàng và sử dụng con dấu riêng Công ty cũng thực hiện các quy định liên quan đến doanh nghiệp Nhà nước theo sự phân công của Tổng công ty vận tải Đường sắt Việt Nam và Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội.
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, Xí nghiệp cần thực hiện kinh doanh đúng ngành nghề đã được cấp phép trong giấy phép kinh doanh của Công ty Xí nghiệp chịu trách nhiệm trước Công ty và Tổng Công ty về kết quả hoạt động, đồng thời phải bảo đảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ đối với khách hàng cũng như tuân thủ pháp luật Việc chấp hành nghiêm chỉnh sự quản lý điều hành thống nhất từ Công ty và Tổng Công ty là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển bền vững của Xí nghiệp.
* Tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ được giao theo qui định của Tổng Công ty, Công ty.
Công ty chịu trách nhiệm phục vụ vận tải hành khách trên các đoàn tàu khách Thống nhất, liên vận quốc tế và tàu khách địa phương Ngoài ra, công ty còn thực hiện bảo dưỡng, khám chữa và chỉnh bị toa xe cùng các thiết bị kỹ thuật khác Công ty cũng sản xuất suất ăn chế biến sẵn và cung cấp các dịch vụ ngoài sản xuất chính như sản xuất nước tinh lọc, giặt chăn, ga, chiếu, gối, dịch vụ nhà trọ, khai thác các ki ốt, và cung cấp thực phẩm, nước giải khát phục vụ hành khách trên tàu.
Đặc điểm tổ chức kế toán của xí Nghiệp
Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán là bộ phận hỗ trợ Giám đốc Xí nghiệp trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn tiền, tài sản, đồng thời đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán trong quá trình sản xuất kinh doanh Phòng cũng tư vấn cho Giám đốc và công đoàn về quản lý quỹ cứu trợ và phúc lợi Ngoài ra, phòng kế toán có trách nhiệm theo dõi và giám sát các đơn vị trong Xí nghiệp thực hiện đúng các chủ trương, chế độ của Đảng và Nhà nước liên quan đến công tác tài chính kế toán.
Dựa trên kế hoạch sản xuất được phê duyệt, doanh nghiệp cần trực tiếp làm việc với ngân hàng để mở tài khoản thu chi và ứng dụng vốn ngân hàng một cách hiệu quả.
Quyết toán với Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong tháng, quý, năm.
Căn cứ vào yêu cầu thu chi tháng quý, lập kế hoạch xin lấy tiền mặt tại ngân hàng hay lệnh xuất quỹ ra.
Chủ động cùng phòng kế hoạch tạo nguồn vốn chi bổ sung cho kế hoạch đột xuất và thanh toán, thanh lý các hợp đồng kinh tế đã ký.
Vay và thanh toán kịp thời đúng chế độ quy định công trình xây dựng cơ bản, công trình đột xuất ngoài sản xuất chi.
Mở sổ sách theo dõi tài sản cố định là một bước quan trọng trong quản lý tài chính, giúp tính toán khấu hao tài sản cố định một cách chính xác Việc xác định tăng giảm tài sản cố định hàng tháng, hàng quý và hàng năm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Tính lương cho toàn thể công nhân viên trong Xí nghiệp theo chế độ số liệu của phòng tổ chức lao động tiền lương cung cấp
Tính toán và thanh toán tiền bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Cấp phát tiền lương, tiền thưởng và các khoản chi phí khác cho cán bộ công nhân viên kịp thời.
Bảo đảm đúng nguyên tắc quản lý tiền mặt, theo dõi và tổng hợp thu chi tiền mặt và séc, quản lý tốt các chứng từ.
Theo dõi quyết toán các quỹ của Xí nghiệp.
Quản lý, hạch toán và theo dõi nguồn tiền ngoài sản xuất chính.
Thống kê, kiểm thu, kiểm tra các báo cáo vé bán và kế toán công tác doanh thu trên tàu.
Tham gia công tác bảo hộ lao động, tổng hợp cung cấp kinh phí thực hiện kế hoạch bảo hộ lao động đầy đủ đúng thời hạn.
Để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung Ngoài ra, Giám đốc Xí nghiệp cũng có thể giao các nhiệm vụ đột xuất khác khi cần thiết.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý tổng thể, tham gia vào hội đồng giá, lương và thanh lý tài sản cố định của Xí nghiệp Vị trí này cũng tham mưu xây dựng các quy chế, ký kết hợp đồng, và theo dõi tình hình tài chính như tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Ngoài ra, trưởng phòng còn thực hiện việc ký séc ủy nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi, cùng với việc lập các báo cáo chung của phòng và phê duyệt quyết toán Họ cũng có trách nhiệm duy tu xây dựng cơ bản và kiểm tra các hoạt động tài chính.
Phó phòng chịu trách nhiệm thanh toán lương, phân bổ tiền lương vào giá thành và theo dõi chi tiết các loại chi phí liên quan đến lương và chi khác Vị trí này cũng đảm nhận giao dịch của toàn Xí nghiệp, ký phiếu chi và phiếu thu cho các công việc được giao, đồng thời báo cáo và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng Ngoài ra, phó phòng còn theo dõi, đôn đốc kiểm thu vật tư kho, báo cáo hàng tồn kho và hàng không sử dụng để thanh lý Họ cũng theo dõi ký kết các chứng từ thanh toán ăn uống trên tàu và thực hiện các nhiệm vụ thay trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, với sự ủy quyền.
Kế toán tài sản cố định : theo dõi sự biến động, tính và trích khấu hao
TSCĐ được ghi nhận vào khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm, giúp theo dõi sự biến động của TSCĐ trong kỳ Việc này đảm bảo phản ánh trung thực và chính xác các nghiệp vụ phát sinh trên sổ sách kế toán.
Kế toán vật tư là quá trình mở sổ theo dõi mua bán với từng khách hàng, giúp theo dõi tình hình xuất nhập vật tư trong tháng Công việc này phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên sổ kế toán Vào cuối kỳ, kế toán xác định lượng xuất nhập vật tư và tồn kho, đồng thời tính giá thực tế trên sổ kế toán Việc tính giá thực tế của vật tư xuất kho cũng được thực hiện để phân bổ vào các chi phí liên quan.
Kế toán thanh toán là quá trình quản lý và theo dõi chặt chẽ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Nó bao gồm việc ghi nhận các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng vào nhật ký chung và sổ cái Cuối mỗi ngày, kế toán sẽ cùng với thủ quỹ kiểm tra số lượng quỹ tiền mặt và khóa sổ kế toán để chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp.
Kế toán tiền lương là quá trình quản lý bảo hiểm xã hội, tính toán và cấp phát tiền lương cùng các khoản phụ cấp cho cán bộ, công nhân viên Đồng thời, việc phân bổ chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn vào các mục chi phí phù hợp cũng rất quan trọng.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh và tập hợp các chi phí liên quan đến quá trình sản xuất trong kỳ, bao gồm chi phí tiền lương, nguyên vật liệu và các chi phí chi tiết khác.
Nhân viên kinh tế ở trạm
Bộ trợ trên từng khoản mục chi.
Phòng có đội ngũ nhân viên kinh tế tại các trạm, có trách nhiệm thu thập, kiểm tra và xử lý sơ bộ chứng từ Các chứng từ này được gửi về phòng kế toán theo định kỳ để lập báo cáo tài chính.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
1.4.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Xí nghiệp đang áp dụng phương pháp ghi chép sổ nhật ký chung hàng ngày dựa trên các chứng từ gốc đã được kiểm tra Đầu tiên, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó, dựa vào số liệu đã ghi, các thông tin sẽ được chuyển vào sổ cái theo các tài khoản kế toán tương ứng.
Để mở số kế toán chi tiết, cần ghi sổ nhật ký chung và các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ kế toán liên quan Chứng từ gốc sẽ được ghi vào sổ kế toán chi tiết Cuối tháng, cần đối chiếu số liệu tài khoản trên sổ cái hoặc bảng cân đối tài khoản để đảm bảo tính chính xác.
Sổ nhật ký chung là công cụ quan trọng trong việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày Nó được sử dụng khi có nhiều giao dịch diễn ra, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý các chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI
Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu tại Xí nghiệp
2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu
Vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất, là một trong ba yếu tố vật chất cơ bản Việc tổ chức kế toán vật liệu là một phần thiết yếu trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp Để thực hiện công tác kế toán vật liệu hiệu quả, cần nắm rõ các đặc điểm của chúng.
Sản phẩm của Xí nghiệp vận dụng toa xe khách là dịch vụ chất lượng cao, đòi hỏi đầu tư chi phí cho việc bảo trì và sửa chữa đoàn xe Các hoạt động sửa chữa bao gồm bơm mỡ, thay ắc quy, sửa ghế ngồi, giường nằm, và cải thiện hệ thống nước, quạt điện nhằm phục vụ tốt nhất cho hành khách.
Xí nghiệp cung cấp các vật liệu chính phục vụ hành khách trên tàu, bao gồm đèn tai, đèn đuôi, cờ phao, chăn, chiếu và gối Bên cạnh đó, còn có các vật liệu phụ, nhiên liệu và phụ tùng thay thế Để đảm bảo chất lượng cho các vật liệu như chăn, gối, đệm và giường, cần thực hiện biện pháp bảo quản tốt, bao gồm việc có kho chứa thoáng mát, tránh ẩm ướt để ngăn ngừa mốc và mùi hôi, đồng thời thực hiện giặt sấy thường xuyên.
Cần duy trì khối lượng dự trữ nguyên vật liệu để chuẩn bị cho các dịp lễ tết và thời điểm đông khách đi tàu, nhằm đảm bảo cung cấp vật tư phù hợp và nâng cao chất lượng phục vụ hành khách Chi phí vật liệu chính và các nguyên vật liệu khác chiếm khoảng 70% tổng chi phí sản xuất của Xí nghiệp, do đó, bất kỳ biến động nhỏ nào về chi phí vật liệu đều có thể ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, hệ thống vận tải đường sắt đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hành khách, nhờ vào lợi thế có đường đi riêng biệt và khả năng chuyên chở khối lượng lớn hành khách Hơn nữa, hệ thống này còn đảm bảo an toàn cao cho người sử dụng.
2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp Tại Xí nghiệp, các vật liệu chính phục vụ hành khách trên tàu như chăn, chiếu, gối cần được bảo quản cẩn thận và giặt sấy thường xuyên Ngoài ra, các vật liệu cho đoàn xe cũng rất cần thiết, bao gồm đèn tai, đèn đuôi và cờ phao.
Vật liệu được chia thành các nhóm sau:
Nguyên vật liệu phụ (Do đặc điểm của Xí nghiệp không có nguyên vật liệu chính).
Nhóm 1: Các loại hóa chất, dầu mỡ và axit.
Nhóm 2: Sắt thép các loại, ống nước, phụ kiện vật tư toa xe.
Nhóm 3: Các loại đinh, ốc, vít, bulông.
Nhóm 6: Vật tư phục vụ hành khách: chăn, ga, gối, túi nilông, chổi… Nhóm 7: Vật liệu điện, điều hòa không khí: bóng đèn Dây điện, máy phát điện.
Nhóm 8: Bảo hộ lao động, ấn chỉ.
Nhóm 9: Vật tư có khả năng sửa chữa phục hồi: tivi, tủ lạnh.
Xăng dầu, ga đốt và dầu Diezen được sử dụng để vận hành máy phát điện, cung cấp ánh sáng và duy trì hoạt động của các thiết bị bảo quản thực phẩm phục vụ hành khách ăn uống trên tàu.
Nhóm 4: Phụ tùng thay thế toa xe: Trục xe, bánh xe.
Nhóm 5: Vòng bi các loại.
2.1.3 Đánh giá nguyên vật liệu
Nhập kho nguyên vật liệu
Xí nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng, trong đó nguyên vật liệu nhập kho được ghi nhận theo giá thực tế, bao gồm cả chi phí vận chuyển và bốc dỡ Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định là giá không thuế trên hóa đơn giá trị gia tăng do người bán cung cấp.
Xuất kho nguyên vật liệu
Tại Xí nghiệp Vận dụng Toa Xe Khách Hà Nội, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được xác định dựa trên giá bình quân của toàn bộ kỳ dự trữ, căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu.
Để xác định giá bình quân của nguyên vật liệu, cần dựa vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá nhập trong kỳ kế toán Sau đó, dựa vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ cùng với giá bình quân, ta tính toán giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Giá thực tế của Giá bình quân Số lượng nguyên vật liệu = của một x vật liệu xuất kho nguyên vật liệu xuất kho
Giá bình quân của mỗi nguyên vật liệu được tính như sau:
Giá bình quân của nguyên vật liệu được tính bằng tổng giá thực tế nhập trong kỳ cộng với giá thực tế tồn đầu kỳ, chia cho tổng số lượng nhập trong kỳ cộng với số lượng tồn đầu kỳ.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Tại xí nghiệp phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp thẻ song song
2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho, thủ kho ghi nhận sự biến động số lượng nguyên vật liệu trên Thẻ kho Thẻ kho được lập cho từng loại nguyên vật liệu, thể hiện rõ ràng lượng vật liệu nhập, xuất và tồn kho Tồn kho là cơ sở để xác định mức dự trữ hiện vật của nguyên vật liệu Mẫu Thẻ kho được thiết lập theo quy định cụ thể.
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư sản phẩm, hàng hóa: Colie nhựa phi 350 mm ĐVT: Cái
Ký xác nhận của kế toán
Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn
Thủ kho Kế toán trưởng GĐXN
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2 Kế toán tại phòng kế toán Định kỳ 4-5 ngày, kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, ký xác nhận vào thẻ kho, nhận chứng từ nhập trở về phòng kế toán, hoàn thiện chứng từ (Định khoản Nợ, Có, ghi cột giá đơn vị thành tiền).
Kế toán cần điền đơn giá và thành tiền cho mỗi phiếu nhập Đối với các phiếu xuất, kế toán không thể hoàn thành các chỉ tiêu này ngay lập tức; chỉ đến cuối tháng, khi xác định được đơn giá xuất cho từng vật liệu, kế toán mới ghi vào Sổ chi tiết vật liệu.
Tất cả nghiệp vụ nhập vật tư kế toán được tập hợp vào một quyển gọi là “Sổ nhập vật tư”, dưới dạng “Bảng kê chứng từ gốc” Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp các nghiệp vụ nhập của từng loại nguyên vật liệu từ sổ này và chuyển số liệu sang “sổ theo dõi chi tiết vật tư” cho từng loại vật tư Mỗi loại vật tư sẽ có một tờ sổ theo dõi chi tiết riêng.
Với các nghiệp vụ xuất kho vật tư: Kế toán theo dõi trên hai quyển sổ:
Quyển thứ nhất được sử dụng để theo dõi các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu phụ Cuối tháng kế toán, cần tập hợp số liệu cho từng loại nguyên vật liệu và ghi vào dòng cuối của quyển sổ theo dõi.
Quyển thứ hai: Kế toán dùng để theo dõi tất cả vật tư khác bao gồm nhiên liệu, phụ tùng thay thế
Nghiệp vụ xuất kho, giống như nghiệp vụ nhập kho, sẽ được ghi chép vào sổ theo dõi chi tiết vật tư của từng loại vào cuối tháng, sau khi đã tính toán được trị giá của nguyên vật liệu xuất.
CÔNG TY VTHKĐS HÀ NỘI Mẫu số: 09-VT
XN VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI Định khoản:
Tên đơn vị lĩnh: Phân đoạn khám chữa chỉnh bị
Lý do lĩnh : Sửa chữa tầu vận dụng
Lĩnh tại kho : Xí nghiệp
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính
Giá đơn vị Thành tiền
Cộng thành tiền( Viết bằng chữ ): Bảy trăm năm hai nghìn tám trăm năm đồng
(Ký, họ tên, đóng dấu)
CÔNG TY VTHKĐS HÀ NỘI
XN VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tên vật tư: Côlie nhựa phi 350mm
SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
Người ghi sổ Kế toán trưởng GĐXN
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ thu thập số liệu từ sổ theo dõi vật tư chi tiết để lập báo cáo vật tư Báo cáo này sau đó sẽ được kế toán trưởng xem xét và đối chiếu với số liệu từ kế toán tổng hợp.
BÁO CÁO XUẤT VẬT TƯ THÁNG 1/2008
Loại vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cuối tháng, kế toán vật tư lập "Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu" để nộp báo cáo vào ngày 05 tháng sau Mẫu "Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu" sẽ được sử dụng để tổng hợp các số liệu liên quan đến nguyên vật liệu.
BÁO CÁO TỔNG HỢP XUẤT – NHẬP – TỒN KHO
Số dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của Xí nghiệp không ghi số lượng từng loại vật liệu, vì đây là báo cáo tổng hợp, không cho phép tính toán số lượng cụ thể.
Tổ chức kế toán thu mua, nhập kho nguyên vật liệu tại Xí nghiệp
Khi cần vật liệu, phòng kế hoạch vật tư sẽ cử cán bộ đi mua Tất cả vật liệu sau khi được mua về Xí nghiệp đều phải trải qua quy trình kiểm nhận và nhập kho.
Bước 1: Tại kho, thủ kho kiểm nhận số thực nhập đồng thời cán bộ KCS kiểm nghiệm chất lượng vật tư.
Bước 2: Tại phòng kế hoạch vật tư, căn cứ vào biên bản kiểm nhận và hóa đơn để viết phiếu nhập kho (3 liên).
Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch vật tư
Liên 2: Thủ kho dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển hóa đơn chứng từ cho kế toán vật tư ghi sổ kế toán
Liên 3: Dùng để thanh toán
Cụ thể: Ngày 21 tháng 3 năm 2008 đơn vị tiến hành mua hàng với hóa đơn giá trị gia tăng được viết như sau:
HÓA ĐƠN(GTGT) Mẫu số 01 CTKT-3LL
Liên 2: Giao khách hàng EE/ 2003N
Ngày 12 tháng 01 năm 2008 0024581 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi Địa chỉ : 12 Tràng Thi Số TK: …… Điện thoại : ……… MS: 0100107437-1
Chị Phương là người mua hàng từ Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội, với địa chỉ tại 01 Trần Quý Cáp, Hà Nội và mã số 0100106264-1 Hình thức thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt.
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Colie nhựa phi 350mm Cái 500 1.040 520.000
05 Bộ tự động điều khiển chỉnh bị điện áp AVR Bộ 02 8.095.238 16.190.476 Cộng tiền hàng:17.017.476
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT:850.874
Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu tám trăm sáu tám nghìn ba trăm năm mươi đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, cán bộ KCS tiến hành kiểm nghiệm vật tư với biên bản kiểm nghiệm được lập như sau:
CÔNG TY VTHKĐS HÀ NỘI Mẫu số: 24/VL
XN VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
CĂn cứ vào hóa đơn số 70373 ngày 12/1/2008 của Công ty Thương mại dịch vụ Tràng Thi
Ban kiểm nghiệm gồm có: Ông: Phan Đình Việt: Trưởng ban
Nguyễn Văn Nam: Ủy viên KCS
Ngô Bích Thủy: Ủy viên KCS
Bà: Nguyễn Kim Thoa: Thủ kho ủy viên
Tên và quy cách vật liệu Đơn vị tính
Số lượng Nhận xét về phẩm chất
350mm Cái 500 500 Đạt yêu cầu sử dụng
Bộ tự động điều khiển chỉnh bị điện áp AVR
- Những vật liệu nhận đúng phẩm chất và quy cách đã được nhập kho theo số lượng kiểm nghiệm (cột 5).
Các vật liệu không đạt tiêu chuẩn sẽ được tạm thời bảo quản riêng Nhà cung cấp sẽ dựa vào các điều khoản trong hợp đồng để thông báo cho người hoặc đơn vị bán hàng và tiến hành biện pháp giải quyết Những vật liệu đã được nhập kho phải đảm bảo đúng quy cách và chất lượng.
(đã ký) Ủy viên (đã ký)
Tại phòng kế hoạch vật tư, căn cứ vào biên bản kiểm nhận và hóa đơn để viết phiếu nhập kho.
PHIẾU NHẬP KHO Số:…Mẫu số 2 V.T Ngày 12 tháng 01 năm 2008 Định khoản
Có … Đơn vị bán: Công ty Thương mại dịch vụ Tràng thi- 12 Tràng Thi – Hà Nội
Chứng từ số: 070373 ngày 12 tháng 01 năm 2008 Biên bản kiểm nghiệm số… ngày 12 tháng 01 năm 2008 Danh điểm vật tư
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính
Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú
Bộ tự động điều khiển chỉnh bị điện áp AVR
Cộng thành tiền (viết bằng chữ):
Mười sáu triệu một trăm chín mươi nghìn bốn trăm bảy sáu đồng.
Thủ trưởng Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Phòng cung tiêu Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
2.3.1Hạch toán xuất nguyên vật liệu
Vật liệu mua về được sử dụng cho sản xuất sản phẩm Khi cần sử dụng vật liệu, các bộ phận phải lập phiếu lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch vật tư Dựa vào nhu cầu hợp lý và số lượng vật liệu tồn kho, phòng cung tiêu sẽ tiến hành thủ tục xuất vật liệu.
Bước 1: Các đơn vị có nhu cầu xin mở phiếu lĩnh vật tư
Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào nhu cầu và số lượng vật tư trong kho để ký duyệt phiếu lĩnh vật tư Sau khi ký duyệt, phiếu sẽ được trả lại cho các đơn vị để tiến hành lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư cần ghi đầy đủ các thông tin như tên, quy cách và đơn vị tính, và được lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch vật tư
Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán
Cụ thể: Ngày 8 tháng 01 năm 2008 (Phân đoạn khám chữa chỉnh bị).
XN VDTX KHÁCH HÀ NỘI Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Phân đoạn khám chữa chỉnh bị Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ
STT Quy cách vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
01 Colie nhựa phi 350mm Cái 630
07 Lò xo Trung ương Ấn 40 Cái 05
08 Lò xo ổ bi Ấn 32 Cái 10
Phụ trách đơn vị Phòng QLVD GĐXN
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
CÔNG TY VTHKĐS HÀ NỘI Mẫu số: 09-VT
XN VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI Định khoản:
Tên đơn vị lĩnh: Phân đoạn khám chữa chỉnh bị
Lý do lĩnh : Sửa chữa tầu vận dụng
Lĩnh tại kho : Xí nghiệp
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính
Giá đơn vị Thành tiền
Cộng thành tiền( Viết bằng chữ ): ……… Phụ trách cung tiêu
Ta thấy rằng cột đơn giá và thành tiền phiếu xuất kho trên bị bỏ trống bởi
Xí nghiệp chưa xác định được giá xuất nguyên vật liệu ngay từ đầu và không áp dụng giá tạm tính trong hạch toán Đến cuối tháng, khi đã tính toán được trị giá nguyên vật liệu xuất, kế toán mới ghi chép vào cột đơn giá và thành tiền.
Phiếu xuất kho là bằng chứng để hàng ngày thủ kho ghi thẻ kho về mặt số lượng.
CÔNG TY VTHKĐS HÀ NỘI Mẫu số: 09-VT
XN VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI Định khoản:
Tên đơn vị lĩnh: Phân đoạn khám chữa chỉnh bị
Lý do xuất : Sửa chữa tầu vận dụng
Lĩnh tại kho : Xí nghiệp
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính
Số lượng Giá đơn vị
Ghi chú Xin lĩnh Thực phát
Cộng thành tiền( Viết bằng chữ ): Bảy trăm năm hai nghìn tám trăm năm đồng
(Ký, họ tên,đóng dấu)
XN VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tên vật tư: Côlie nhựa phi 350mm
Tháng 01/2008 Chứng từ Diễn giải
SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
Người ghi sổ Kế toán trưởng GĐXN
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Cuối tháng, kế toán vật tư thu thập số liệu từ sổ theo dõi chi tiết để lập báo cáo vật tư Báo cáo này sẽ được kế toán trưởng xem xét và đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp.
BÁO CÁO XUẤT VẬT TƯ THÁNG 1/2008
Loại vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cuối tháng, Kế toán vật tư lập “Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu” để nộp báo cáo vào ngày 05 của tháng sau Bảng này giúp tổng hợp thông tin về xuất, nhập và tồn kho nguyên vật liệu.
BÁO CÁO TỔNG HỢP XUẤT – NHẬP – TỒN KHO
Số dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu không ghi số lượng vì đây là báo cáo tổng hợp nhất về các loại nguyên vật liệu của Xí nghiệp Do đó, số lượng từng loại vật liệu không được tính toán để phản ánh vào báo cáo.
Kế toán tổng hợp vật liệu tại Xí nghiệp
2.4.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu
Xí nghiệp ghi nhận sự gia tăng về vật liệu do nhiều nguyên nhân, chủ yếu là từ việc mua sắm bằng vốn của Xí nghiệp, bên cạnh các yếu tố như tự sản xuất, gia công và liên doanh Tất cả vật liệu được mua về đều trải qua quy trình kiểm nghiệm nghiêm ngặt và thực hiện thủ tục nhập kho Sau khi hoàn tất các chứng từ cần thiết, kế toán tiến hành hạch toán vật liệu một cách chính xác.
Vào ngày 24 tháng 01 năm 2008, Lê Thị Hà, cán bộ của Xí nghiệp, đã thực hiện việc mua vật liệu và nhập kho theo hóa đơn số 36706, với hình thức thanh toán trả chậm từ Công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi.
CÔNG TY VTHKĐS HÀ NỘI
XN VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 02 VT
Ngày 24 tháng 01 năm 2008 Số … Đơn vị bán: Công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi ĐK: Nợ …
Chứng từ số: 42011 ngày 24/01/2008 Có …
Biên bản kiểm nghiệm ngày 24/01/2008
Nhập vào kho: Xí nghiệp ĐVT: 1.000 đồng
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT
Thành tiền ( Viết bằng chữ): Một triệu ba trăm sáu năm nghìn đồng chẵn
Thủ trưởng Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Phòng cung tiêu Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
HÀ NỘI CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số Ngày Nợ Có chú
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
2.4.2 Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu tại Xí nghiệp
Khi thực hiện nghiệp vụ xuất kho, do chưa xác định được giá trị vật liệu xuất, kế toán không ghi nhận theo giá tạm tính, dẫn đến việc không có chứng từ ghi sổ hàng ngày Cuối tháng, khi tính toán được trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân dự trữ cả kỳ và dựa vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán sẽ ghi vào chứng từ ghi sổ và sau đó cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có mẫu như sau:
BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Ghi có các TK Đối tượng sử dụng
Nguyên liệu, vật liệu phụ
TK 153(1531,1 532): Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển.
1 TK 621: Chi phí NVL trực tiếp
TK 6211.06c: Chi phí gioăng đệm, phụ tùng thay thế… ở ga đầu cuối tầu Thống nhất 219.137.579 17.994.981
TK 6211.06d : Chi phí gioăng đệm, phụ tùng thay thế… ở ga đầu cuối tầu Địa phương 31.258.640
TK 6211.08b: Chi phí về dầu mỡ, giẻ lau , guốc hãm, các phụ tùng thay thế… ở Toa xe Khách tàu Thống nhất 23.935.621
TK 6211.09a: Chi phí trả tiền nước cấp bổ xung lên toa xe 1.260.585
TK 6211.10a: Chi phí dầu mỡ, giẻ lau, dây điện, bóng đèn… ở Tàu Thống nhất 24.343.382
TK 6211.10b: Chi phí dầu mỡ, giẻ lau, dây điện, bóng đèn … ở Tàu Địa phương 7.346.405
TK 6211.11b: Chi phí cờ, còi, dầu, pháo, biển báo, gioăng đệm, guốc hãm, phụ tùng thay thế… ở tàu khách 641.167.916 13.432.852
TK 6211.12b: Chi phí dụng cụ nấu ăn, bếp ga, tủ lạnh… ở Tàu Địa phương 8.576.580 2.700.000
TK 6211.dv: Chi phí nguyên vật liệu phục vụ các dịch vụ 17.302.177
TK 6212: Chi phí nhiên liệu tại Tàu Thống nhất, Tàu Địa phương 1.861.198.321
2 TK 627: Chi phí sản xuất chung 119.779.855 10.948.329
XNVDTX Khách Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Các nghiệp vụ xuất nhập kho nguyên vật liệu được ghi sổ theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày, tùy thuộc vào khối lượng chứng từ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ được sử dụng để tổng hợp các chứng từ này.
Công ty vân tải hành khách đường sắt Hà Nội
Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ Số tiền
Tên TK: Nguyên liệu, vật liệu phụ
Số hiệu: 1522 Đơn vị tính: VNĐ
Diễn giải TK đối ứng
17 12/01 Hà -mua colie nhựa phi
_ Hà -mua kẹp sắt 20/27 mm 3311.bh02 111.000
_ Hà -mua vít mạ 5*20 3311.bh02 104.000
_ Hà -mua vít mạ 4*30 3311.tg 92.000
- Thăng -mua bộ tự động
20 24/01 Hà -mua Colie phi 32 3311.bh02 245.000
_ Hà -mua Khâu nối chữ T
Tháng 01 năm 2008 Tên TK: Nhiên liệu
Số hiệu: 1523 Đơn vị tính: VNĐ
Diễn giải TK đối ứng
1 10/01 Hà mua dầu Diesel 3311.hx 238.943.976
5 16/01 Hà mua dầu Diesel 3311.hx 240.030.582
Trạm CT3 mua dầu chạy tàu VQ1/2T1/06
Trạm CT3 mua dầu chạy tàu VQ1/2T1/06
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI
Đánh giá thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Xí Nghiệp Vận Dụng Toa Xe Khách Hà Nội .42 3.2 Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội đã trải qua nhiều năm phát triển và trở thành một đơn vị chủ chốt trong ngành đường sắt, chuyên chở hành khách Đơn vị này không ngừng cải tiến thiết bị và nâng cao chất lượng phục vụ, nhận được nhiều lời khen ngợi từ hành khách Nhờ những nỗ lực này, ngành đường sắt đã thu hút được một lượng lớn hành khách đi tàu.
Xí nghiệp luôn chú trọng công tác phục vụ, nâng cao công tác quản lý và tiết kiệm chi phí nhằm giảm chi hạ giá thành.
Dựa trên quá trình thực tập tại phòng kế toán tài chính của Xí nghiệp và việc nghiên cứu công tác hạch toán nguyên vật liệu, tôi xin đưa ra một số đánh giá về hiệu quả và quy trình hạch toán tại đây.
Tất cả nhu cầu sử dụng vật liệu sẽ được phòng cung tiêu xem xét để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ, nhằm tiết kiệm và quản lý hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất.
Phòng kế toán và thủ kho đã phối hợp chặt chẽ trong việc quản lý hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ (CCDC), nhằm đảm bảo sử dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Khâu luân chuyển chứng từ:
Xí nghiệp đã hoàn tất các thủ tục nhập xuất kho, đồng thời phân loại nguyên vật liệu dựa trên vai trò cung ứng của chúng Các loại nguyên vật liệu được chia thành nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, công cụ dụng cụ và phụ tùng thay thế sửa chữa.
Việc sử dụng hệ thống kế toán :
Hiện nay, Xí nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ theo hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mới, phù hợp với việc sử dụng máy vi tính Hình thức kế toán này giúp ghi chép theo trình tự thời gian, giảm thiểu sự trùng lặp trong sổ sách kế toán và đảm bảo tuân thủ quy định về mẫu sổ.
Để sản xuất sản phẩm, Xí nghiệp cần sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu với các tính chất và công dụng khác nhau Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu hiện tại chưa được thực hiện một cách khoa học và hợp lý Để khắc phục điều này, Xí nghiệp đã lập sổ danh điểm vật liệu nhằm đối chiếu giữa kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết để Xí nghiệp tối ưu hóa hiệu quả phục vụ hành khách Đặc điểm sản phẩm của Xí nghiệp liên quan đến việc khai thác và vận dụng đầu xe, doanh thu trên tàu, nhằm thu hút lượng hành khách ngày càng tăng Sự thành công này phụ thuộc vào yếu tố thời vụ, đặc biệt trong các dịp lễ tết và mùa du lịch hè khi nhu cầu đi lại của hành khách tăng cao.
Nguyên vật liệu chủ yếu của Xí nghiệp là những vật tư phục vụ trên tàu, duy tu đoàn xe…
Sự biến động giá cả của một số vật liệu trên thị trường đang ảnh hưởng đến hoạt động của Xí nghiệp Mặc dù vậy, Xí nghiệp chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này không tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho nguyên vật liệu là cần thiết và hợp lý trong mỗi niên độ kế toán Do đó, Xí nghiệp cần xem xét và đề xuất với cấp trên về việc lập dự phòng cho niên độ kế toán theo quy định hiện hành.
Xí nghiệp sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị xuất nguyên vật liệu, dẫn đến việc giá xuất chỉ được tính vào cuối tháng Tuy nhiên, trong quá trình xuất kho, các chứng từ và sổ sách không ghi rõ cột đơn giá và thành tiền, gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời và chính xác Việc định khoản nghiệp vụ xuất vật liệu chỉ được thực hiện vào cuối tháng sau khi đã phân bổ nguyên vật liệu.
Phần mềm kế toán là công cụ quan trọng giúp xí nghiệp giảm thiểu công việc thủ công và tiết kiệm chi phí Việc áp dụng công nghệ vào hạch toán không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc của kế toán viên Để đạt được điều này, xí nghiệp cần trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán và đào tạo kế toán viên có trình độ để thực hiện các công việc đã được tự động hóa.
3.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và lợi nhuận Do đó, việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu là một khâu thiết yếu để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội, một đơn vị thuộc ngành đường sắt, chủ yếu tập trung vào việc vận chuyển hành khách Với gần 3000 chủng loại nguyên vật liệu đa dạng, việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cần được chú trọng hơn để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc hạ giá thành sản phẩm là một cuộc chạy đua quan trọng giữa các doanh nghiệp nhằm tối đa hóa lợi nhuận Nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định trong việc xác định giá thành sản phẩm, đặc biệt là giá vé đi tàu đối với Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Do đó, việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là cần thiết để khắc phục những hạn chế hiện tại Tính cấp thiết này yêu cầu Xí nghiệp cần nâng cao hơn nữa quy trình hạch toán nguyên vật liệu, nhằm củng cố vị thế trở thành đơn vị chủ chốt trong ngành đường sắt.
3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp
Việc đánh giá và định hướng cải tiến công tác quản lý là nhiệm vụ cần thiết cho mỗi đơn vị, nhằm nâng cao trình độ và hiệu quả trong công tác quản lý và hạch toán.
Một số ý kiến đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp
3.3.1 Ý kiến thứ 1: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Để đảm bảo tính liên tục trong sản xuất, công ty cần duy trì một mức dự trữ vật liệu nhất định Cuối kỳ kế toán, công ty sẽ thành lập hội đồng để thẩm định mức giảm giá của vật tư tồn kho, từ đó xác định mức dự phòng cần trích lập Mức dự phòng này được tính dựa trên lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính và chênh lệch giữa giá ghi sổ kế toán với giá thực tế trên thị trường.
Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho cần thực hiện riêng cho từng loại vật tư và tổng hợp lại toàn bộ khoản dự phòng Bảng kê chi tiết sẽ là căn cứ quan trọng để hạch toán vào giá vốn hàng bán của Xí nghiệp.
Việc hạch toán dự phòng giảm giá vật tư tồn kho được thực hiện qua tài khoản TK 159 và các tài khoản liên quan khác: TK 632.
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng giảm giá vật tư tồn kho phải lập vào cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ trước mà chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch này sẽ được ghi nhận.
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá vật tư tồn kho)
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá vật tư tồn kho.
Nếu khoản dự phòng giảm giá vật tư tồn kho vào cuối kỳ kế toán năm nay thấp hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ trước mà chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch sẽ được ghi nhận là nhỏ hơn.
Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá vật tư tồn kho.
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá vật tư tồn kho).
3.3.2 Ý kiến thứ 2: Giá nguyên vật liệu xuất kho tính theo giá tạm tính Để hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu Xí nghiệp nên hạch toán ngay theo giá tạm tính Giá tạm tính có thể được tính bằng giá xuất kho nguyên vật liệu đó tháng trước Cuối tháng khi đã tính được giá bình quân của nguyên vật liệu thì tiến hành điều chỉnh sau, khi đó thông tin đều kịp thời và chính xác.
3.3.3 Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu
Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu giúp đơn giản hóa quá trình ghi chép, tiết kiệm thời gian và giảm bớt khối lượng công việc trong kế toán nguyên vật liệu.
Xí nghiệp có nguồn nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại, quy cách và mẫu mã, với các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, dẫn đến công tác kế toán trở nên phức tạp Do đó, để quản lý hiệu quả và hạch toán chính xác, Xí nghiệp cần phân loại vật liệu một cách hợp lý và khoa học.
Việc phân loại nguyên vật liệu dựa vào nội dung và công dụng kinh tế còn thiếu chi tiết do chưa được cơ giới hóa trong kế toán, gây khó khăn và tốn thời gian cho kế toán viên Để cải thiện quản lý vật liệu, Xí nghiệp cần lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” nhằm đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong công tác quản lý, dễ dàng kiểm tra và phát hiện sai sót Điều này không chỉ giúp hạch toán chính xác hơn mà còn giảm bớt khối lượng công việc kế toán, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu được mở bằng cách ký hiệu từng loại vật liệu dựa trên số lượng và nhóm vật liệu, cùng với quy cách của từng loại Việc này cần được thực hiện kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý nguyên vật liệu.
Dựa vào số hiệu tài khoản của Xí nghiệp, có thể xây dựng bộ mã vật liệu cho Xí nghiệp, bao gồm mã cho các loại vật liệu phụ.
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU PHỤ
Tên nguyên vật liệu phụ Mã số Đơn vị tính Ghi chú
1 Hóa chất, dầu mỡ, axit 1522.01 Lít
Phụ kiện vật tư toa xe.
3 Đinh, ốc vít, bulông 1522.03 Cái
4 Vật tư phục vụ hành khách.
(chăn, ga, gối, túi nilông, chổi) 1522.04 Cái
5.Vật tư điều hòa không khí
Vật tư máy phát điện.
6 Đồ bảo hộ lao động, ấn chỉ 1522.06 Cái, bộ
7 Vật tư có khả năng sửa chữa, phục hồi 1522.07 Cái
3.3.4 Lập lại sổ chi tiết nguyên vật liệu
Xí nghiệp hiện có sổ chi theo dõi chi tiết nguyên vật liệu nhưng chưa phát huy đúng chức năng, đồng thời cũng sử dụng sổ xuất và nhập vật tư Điều này dẫn đến việc quản lý kế toán chi tiết vật tư trở nên phức tạp và kém hiệu quả Do đó, Xí nghiệp cần thiết lập lại sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, trong khi sổ xuất và nhập vật tư có thể được xem như bảng kê các chứng từ liên quan.
Sổ chi tiết vật tư được lập dưới dạng như sau:
CÔNG TY VTHKĐS HÀ NỘI
XN VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tên vật tư: Côlie nhựa phi 350mm
Tháng 01/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá
SH NT SL TT SL TT SL TT
Người ghi sổ Kế toán trưởng GĐXN
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sổ được lập cho từng tài khoản, từng kho và từng loại vật liệu theo mẫu quy định trong quyết định số 15 ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính.
Sổ chi tiết được mở cho loại côlie nhựa phi 350mm, cung cấp thông tin chính xác về tình hình biến động số lượng và giá trị của từng loại vật liệu Nó không chỉ hỗ trợ kế toán vật liệu mà còn cung cấp số liệu cần thiết cho việc tính giá thành, phục vụ cho công tác tính giá Mẫu sổ này thể hiện rõ chức năng của nó trong việc quản lý thông tin vật liệu.
Các đơn vị sử dụng số liệu tồn kho từ sổ chi tiết để lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn Trong khi "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu" theo dõi tổng quát tất cả các loại nguyên vật liệu trong Xí nghiệp, sổ chi tiết nguyên vật liệu lại cung cấp thông tin chi tiết cho từng loại, giúp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song một cách chính xác và hiệu quả hơn.
3.3.5 Kế toán máy tại đơn vị
Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội là một đơn vị chủ chốt trong ngành đường sắt, với quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng, dẫn đến khối lượng công việc kế toán tăng lên Việc thực hiện kế toán thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn thiếu chính xác và không đảm bảo tiến độ, với nhiều nghiệp vụ bị trùng lắp Do đó, áp dụng phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích như nhập và sửa chứng từ dễ dàng, truy cập số liệu nhanh chóng và chính xác, đồng thời giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế toán Xí nghiệp cần thúc đẩy nhanh quá trình vi tính hóa công tác kế toán, lựa chọn phần mềm phù hợp và đào tạo nhân viên kế toán để nâng cao hiệu quả làm việc.